Manual de Access para Geólogos

Microsoft Access Fernando Linares Quiroa
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TABLA DE CONTENIDOS.
1 ASPECTOS BSICOS DE MICROSOFT ACCESS. ....................................................4
1.1 SISTEMA ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS..........................................................4
1.2 ELEMENTOS DE UN SISTEMA ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS. ...........................5
1.3 COMO TRABAJ A ACCESS..........................................................................................6
1.4 INICIANDO ACCESS...................................................................................................7
1.5 LA PANTALLA DE INICIO DE ACCESS..........................................................................7
1.6 TRABAJ ANDO CON MENS........................................................................................8
1.7 USO DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS (TOOLBARS). .............................................9
1.8 PERSONALIZANDO LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS.................................................10
1.9 USO DE LA AYUDA (HELP) EN ACCESS. ...................................................................10
2 BASE DE DATOS CONCEPTOS. ...........................................................................12
2.1 COMO MICROSOFT ACCESS ALMACENA LOS DATOS................................................12
2.2 EL CASO PROPUESTO............................................................................................13
2.3 DEFINICIN DE LOS OBJ ETIVOS. .............................................................................13
2.4 ANALIZANDO LOS REQUERIMIENTOS DE LOS DATOS. ...............................................14
2.5 CREANDO UNA TABLA DE MUESTRA........................................................................15
2.6 PROBLEMAS CON LA TABLA. ...................................................................................15
2.7 CREACIN DE TABLAS PEQUEAS (NORMALIZACIN). .............................................15
3 CREACIN DE TABLAS DE DATOS. .......................................................................19
3.1 LOS NOMBRES DE LOS CAMPOS. ............................................................................19
3.2 TIPOS DE DATOS....................................................................................................20
3.3 TAMAO DE LOS CAMPOS DE TEXTO.........................................................................1
3.4 CREACIN DE LAS CLAVES PRIMARIAS....................................................................22
3.5 CREACIN DE UNA NUEVA TABLA. ..........................................................................23
4 AADIENDO REGISTROS.........................................................................................25
4.1 AADIENDO REGISTROS A UNA TABLA DESDE EL TECLADO. .....................................25
4.2 AADIENDO REGISTROS MEDIANTE EL USO DE UN FORMULARIO. ............................26
4.3 IMPORTACIN DE DATOS DESDE UNA HOJ A DE CLCULO.........................................26
4.4 IMPORTACIN DE ARCHIVOS ASCII (ARCHIVOS DE TEXTO)......................................26
4.5 IMPORTACIN DE DATOS DESDE OTRA BASE DE DATOS...........................................26
4.6 VINCULACIN DE UNA TABLA PROVENIENTE DE OTRA BASE DE DATOS.....................27
5 CAMBIANDO LAS PROPIEDADES. ..........................................................................28
5.1 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS. .............................................................................28
5.2 VALIDACIN DEL INGRESO DE DATOS......................................................................32
6 TRABAJANDO CON TABLAS. ..................................................................................33
6.1 MOVINDOSE POR LA TABLA...................................................................................33
6.2 CAMBIANDO EL ANCHO DE LAS COLUMNAS..............................................................34
6.3 SELECCIN DE LOS DATOS CONTENIDOS EN REGISTROS Y CAMPOS........................35
6.4 IMPRESIN DE UNA TABLA. .....................................................................................35
6.5 CAMBIANDO LAS LNEAS DE LA CUADRCULA. ..........................................................35
6.6 OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS..........................................................................35
6.7 CAMBIANDO LAS FUENTES......................................................................................36
6.8 BSQUEDA DE REGISTROS.....................................................................................36
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6.9 BORRADO DE UNA TABLA........................................................................................36
6.10 COPIADO DE UNA TABLA.........................................................................................36
7 TRABAJANDO CON LOS DATOS.............................................................................38
7.1 USO DEL COMANDO DATA ENTRY (INGRESO DE DATOS). .........................................38
7.2 BORRADO DE REGISTROS. .....................................................................................38
7.3 USANDO EL COMANDO SEARCH AND REPLACE. (BSQUEDA Y REEMPLAZO). ...........39
7.4 ORDENANDO REGISTROS........................................................................................39
7.5 FILTRANDO LOS DATOS. .........................................................................................40
8 MANTENIMIENTO DE LAS TABLAS.........................................................................42
8.1 RELACIONANDO TABLAS.........................................................................................42
8.2 INDEXACIN...........................................................................................................44
8.3 CAMBIANDO LA ESTRUCTURA DE LA TABLA. ............................................................46
8.4 IMPRESIN DE LAS DEFINICIONES DE LA TABLA. ......................................................46
9 CONSULTAS. .............................................................................................................48
9.1 CONSULTANDO SUS DATOS. ...................................................................................48
9.2 ABRIR UNA CONSULTA EN VISTA DISEO. ...............................................................49
9.3 TCNICAS DE SELECCIN DE CAMPOS. ...................................................................51
9.4 ARRASTRANDO VARIOS CAMPOS............................................................................51
9.5 SELECCIN DE REGISTROS ESPECFICOS USANDO CRITERIOS. ...............................51
9.6 SELECCIN DE DATOS ENTRE RANGOS. .................................................................52
9.7 ESPECIFICANDO EL OPERADOR CONDICIONAL OR. .................................................52
9.8 GUARDANDO UNA CONSULTA. ................................................................................52
10 TCNICAS PARA CONSULTAS. ...........................................................................53
10.1 ORDENANDO EL RESULTADO DE UNA CONSULTA.....................................................53
10.2 SELECCIONANDO TODOS LOS CAMPOS. ..................................................................53
10.3 CONSULTAS USANDO CARACTERES COMODN. .......................................................53
10.4 USANDO EL OPERADOR NOT. ................................................................................53
10.5 CONSULTAS EN TABLAS RELACIONADAS. ................................................................53
11 OTRAS CONSULTAS. ............................................................................................55
11.1 CONSULTAS CALCULADAS. .....................................................................................55
11.2 CREACIN DE CAMPOS CALCULADOS. ....................................................................55
11.3 CLCULOS QUE REALIZAN RESMENES (CONSULTAS DE TOTALES). ........................56
11.4 CONSULTAS DE ACTUALIZACIN (UPDATE QUERIES). ..............................................57
11.5 CONSULTAS DE PARMETROS (PARAMETER QUERIES)............................................57
12 INFORMES (REPORTS). ........................................................................................59
12.1 CREACIN DE REPORTES.......................................................................................59
12.2 CREACIN DE INFORMES RPIDOS. ........................................................................60
12.3 CREACIN DE UN INFORME COLUMNAR...................................................................61
12.4 CREACIN DE UN INFORME TABULAR. .....................................................................61
12.5 IMPRESIN DE INFORMES. ......................................................................................62
12.6 USANDO EL ASISTENTE PARA INFORMES. (REPORT WIZARDS). ...............................62
12.7 CREACIN DE ETIQUETAS POSTALES......................................................................64
12.8 CREACIN DE UN INFORME RESUMEN.....................................................................65
13 FORMULARIOS. .....................................................................................................68
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13.1 UTILIZACIN DE LOS FORMULARIOS. .......................................................................68
13.2 CREACIN DE UN FORMULARIO...............................................................................69
14 MACROS. ................................................................................................................72
14.1 UTILIZACIN DE LAS MACROS. ................................................................................72
14.2 CREACIN DE UNA MACRO SENCILLA......................................................................72
14.3 CREACIN DE MACROS MS COMPLEJ AS................................................................73

Pg. 3
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1 ASPECTOS BSICOS DE MICROSOFT ACCESS.
Es importante saber como puede usarse Access y como funciona, en este captulo
aprender:
Que es una base de datos y que es un sistema administrador de bases de datos.
Como se inicia una seccin en Access.
Como obtener ayuda en Access.
Como abrir una base de datos e identificar las partes en la pantalla de la base de
datos.
Como cerrar una base de datos.
Como salir de Access y regresar a Windows
1.1 Sistema Administrador de Base de Datos.
Access est definido como un Sistema Administrador de Bases de Datos
(SABD).
Una base de datos es un archivo con estructura interna que contiene informacin
que es almacenada en tablas y presentada en filas y columnas, esta definicin es
parecida a la que se usa para una hoja de clculo.
La diferencia entre una base de datos y una hoja de clculo, es que las tablas de
una base de datos pueden ser manejadas de una manera ms sencilla y eficiente
usando la variedad de herramientas con las que viene provisto un sistema
administrador de base de datos, de modo que los datos pueden ser presentados y
reorganizados de distintas maneras. La presentacin de los datos se hace por
medio de informes (reports) y consultas (queries).
Muchos de nosotros hemos utilizado archivadores donde almacenamos los formatos
de logueos y los ordenamos en los cajones segn la zona de la cual provengan y
por el nmero de taladro, esto es el ejemplo de una base de datos manual.
Una base de datos computarizada es similar en principio, se tiene un cajn o una
tabla de datos en la cual pueden colocarse la informacin de los logueos en
registros.
Una vez que estos datos han sido llenados como registros dentro de la tabla pueden
realizarse bsquedas para un valor especfico, por ejemplo las leyes de cobre total
que sean mayores de 0.8%, producir informes especiales de los taladros por zonas
o producir las estadsticas bsicas para los valores de cobre oxidado.
En el computador, la base de datos es almacenada en un archivo dentro de su disco
duro, por lo que no puede ser manipulado fsicamente como si fuesen papeles sino
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que tiene que emplearse un software que se encargue de administrar la base de
datos.
Access es un sistema administrador de bases de datos que le permite construir su
propia base de datos y luego administrar estos datos, permitindole realizar
bsquedas especficas y producir informes.
Access tambin puede ser usado para el seguimiento de una amplia variedad de
datos y sus aplicaciones son prcticamente ilimitadas.
1.2 Elementos de un Sistema Administrador de Base de Datos.
Cuando se trabaja con una hoja de clculo, como por ejemplo Excel, se comienza
con una hoja en blanco sobre la pantalla y luego se ingresan las etiquetas, valores y
frmulas para construir una hoja de clculo modelo.
Cuando se trabaja con un procesador de textos como Word, tambin escribe una
carta, un memo o lo que fuese en un documento en blanco sobre la pantalla.
Sin embargo los paquetes de base de datos son algo diferentes, estos no estn
provistos de un formato o tabla en blanco dentro del cual se pueda empezar a
escribir los datos, dentro de una base de datos usted es el responsable de definir la
estructura dentro de la cual sus datos sern almacenados, esta estructura es
representada como una tabla.
Un sistema administrador de base de datos esta conformado por los siguientes
cuatro elementos:
Elemento Descripcin
Tablas
(Tables)
Las tablas son estructuras que se usan para
almacenar los datos. Las tablas estn organizadas
en filas y columnas parecido a una hoja de clculo.
Consultas
(Queries)
Las consultas son un grupo de instrucciones que
muestran los datos seleccionados extrados de una o
ms tablas, p. e. los taladros perforados en Chabuca
Este.
Formularios
(Forms)
Los formularios son como las fichas que muestran
una fila o registro a la vez. Los formularios pueden
ser usados para mostrar los datos o para el ingreso
de estos.
Informes
(Reports)
Los informes, generalmente impresos, presentan los
datos extrados de las tablas en un formato que es el
apropiado a sus necesidades.
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1.3 Como Trabaja Access.
Access trabaja de una manera diferente a otras bases de datos, en Access todos
los elementos estn incluidos dentro de un solo archivo base de datos.
Los archivos base de datos en Access tienen extensin mdb y contienen:
Tablas (tables)
Consultas (queries)
Formularios (forms)
Informes (reports)
Macros
Mdulos (modules)
Adems de los cuatro elementos estndar de Access, este incluye dos elementos
ms que son los macros y los mdulos, estos seis elementos son descritos a
continuacin.
Elemento de Access Descripcin
Tablas
(Tables)
Almacena datos en filas y columnas, Access permite
hasta 32,768 tablas en cada base de datos y se
pueden abrir 254 tablas a la vez.
Consultas
(Queries)
Muestran los datos seleccionados que se encuentran
almacenados en las tablas.

Formularios
(Forms)
Se usan para mostrar, editar, aadir y borrar los datos
que contienen las tablas, los formularios tambin
pueden mostrar figuras y botones que le ayuden a
trabajar dentro de las tablas.
Informes
(Reports)
Imprimen los datos de las tablas en consulta de la
manera que a usted le agrade.

Macros
Permiten la automatizacin de operaciones rutinarias
y repetitivas. Con las macros se pueden crear
aplicaciones totalmente funcionales sin la necesidad
de conocimientos de programacin.
Mdulos
(Modules)
Contienen cdigos de programacin de Access Basic
para realizar operaciones que no pueden ser
manejadas con macros.
Si bien obtenemos una serie de ventajas al trabajar todos los elementos dentro de
un archivo, tambin hay ciertas desventajas, la ms importante es la posibilidad de
que nuestro archivo se corrompa. No importa cuan cuidadosos seamos con nuestra
computadora y sus archivos, los desastres inevitablemente ocurren, por esto
siempre debemos hacer copias de seguridad regularmente de nuestros archivos de
base de datos.
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1.4 Iniciando Access.
Access se inicia desde Windows, si se ha instalado correctamente Microsoft Access
se encuentra en el grupo de Programas (Programs) del men Inicio (Start).
Para iniciar Microsoft Access siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botn Inicio en la barra de tareas de Windows, con esto aparece
el men Inicio.
2. Seleccione Programas, con lo que aparece el men programas que se
encuentra instalado en su computadora.
3. Haga clic en Microsoft Access, con esto se inicia Access y aparece la caja de
dilogo inicial de Access que puede ser usada para crear una nueva base de
datos o trabajar con una existente, tal como se muestra en la siguiente figura:
Figura 1.1: La caja de dilogo inicial de Microsoft Access
1.5 La Pantalla de Inicio de Access.
Access tiene tres modos bsicos de operar: Inicio, Diseo y Ejecucin.
La pantalla de Inicio de Access se presenta relativamente vaca, con muy pocas
opciones del men y aun menos opciones en la barra de herramientas como se
muestra en la figura 1.2, como puede ver la pantalla de inicio de Access es bastante
exigua.
El men Archivo le proporciona varias opciones con las cuales puede crear, abrir y
reparar archivos de bases de datos, el procedimiento normal para usar una de estas
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opciones es abrir una base de datos con la que haya trabajado antes, crear una
nueva o reparar una base de datos daada.
Figura 1.2: La Pantalla Inicial de Access
Como veremos ms tarde, hay cambios muy significativos cuando trabaja en modo
diseo o en modo ejecutar; el modo Diseo le permite hacer cambios en varios
elementos de la base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y
mdulos, el modo Ejecutar le permiten realizar operaciones con esos elementos.
Barra del Ttulo
Barra del Men
Barra de Estado
Barra de Herramientas
1.6 Trabajando con Mens.
Las opciones de los mens de Access cambian segn se trabaje en los diferentes
modos; el sistema de mens trabaja conforme a las convenciones de Windows,
cada tem de la barra del men muestra un men desplegable con opciones que
pueden ser seleccionadas.
Los puntos suspensivos () que siguen a una opcin del men indican que a
continuacin aparecer una caja de dilogo.
Una cabeza de flecha en una opcin de un men desplegable indica que se
mostrar a continuacin otro men desplegable secundario.
Cuando las opciones de los mens aparecen en color gris significa que actualmente
no se encuentran disponibles para su uso y que necesitan que se ejecute algn otro
comando u operacin para que esta opcin est disponible.
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1.7 Uso de las Barras de Herramientas (ToolBars).
La barra de herramientas se encuentra debajo de la barra del men, en la parte
superior de la pantalla y est provista de botones que proporcionan atajos a las
opciones ms usadas de los mens, realizan exactamente la misma operacin que
estos pero tienen un acceso ms rpido y conveniente.
Las barras de herramientas, a lo igual que los mens, son dinmicas y cambian
constantemente, dependiendo del elemento de la base de datos que se este usando
y del modo en que se est trabajando ya sea en modo de diseo o en modo de
ejecucin.
Microsoft Access contiene 19 barras de herramientas incluidas dentro del programa,
como se describen a continuacin, pero tambin permite construir barras
personalizadas con las herramientas que usamos frecuentemente.
La mayora de las barras son de vista especfica, lo que significa que estn
amarradas a un determinado elemento de su base de datos, p. e. tabla en modo
diseo o un informe en vista preliminar.
Cuando una barra de herramientas es activada manualmente est aparecer en
todas las vistas, por ejemplo si se encuentra en Diseo de Tabla y activa la barra
de herramientas Tabla Hoja de Datos esta ltima barra estar disponible en todas
las vistas.
Nombre Vista
Especfica
Funcin
Base de datos Si Le permite acceder a las diferentes opciones
de la base de datos
Relaciones Si Proporciona las herramientas para relacionar
tablas
Tablas:
Vista Diseo
Si Proporciona las herramientas requeridas para
crear y modificar la estructura de una tabla
Tablas: vista Hoja
de Datos
Si Se utiliza para ver, agregar, eliminar y
modificar datos de una tabla.
Consultas: vista
Diseo
Si Proporciona las herramientas necesarias que
le ayudaran en la creacin de consultas
Consultas: vista
Hoja de Datos
Si Le permite mostrar y trabajar con los datos de
una consulta
Formulario: vista
Diseo
Si Proporciona las herramientas necesarias que
le ayudaran en la creacin de formularios
Formulario: vista
Formulario
Si Le permite agregar o modificar los datos de
las tablas.
Filter/Sort Si Proporciona las herramientas para seleccionar
y ordenar los datos
Report Design Si Proporciona las herramientas para disear
reportes
Print Preview Si Le permite tener una vista preliminar de los
datos de un reporte
Toolbox Le permite crear controles en formularios y
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reportes
Formatting (Form
Report Design)
Le permite cambiar el color y la apariencia de
los controles en formularios y reportes
Formatting
(Datasheet)
Le permite cambiar el color y la apariencia de
los controles en las tablas de las bases de
datos
Macro Si Proporciona las herramientas necesarias para
crear y trabajar con macros
Visual Basic Si Proporciona las herramientas que le asistirn
en su trabajo con Access Basic
Microsoft Le permite acceder a otras aplicaciones de
Microsoft
Utility 1 Reservada para que construya su propia barra
de herramientas que no estar asociada a
ninguna vista
Utility 2 Igual que la anterior
1.8 Personalizando las Barras de Herramientas.
Access le permite personalizar las barras de herramientas de varias maneras:
Se pueden cambiar las herramientas existentes que vienen con Access
Crear una nueva barra de herramientas
Crear barras de herramientas especficas para una base de datos, usando las
tablas, consultas, formularios e informes presentes en la actual base de datos.
Por lo general no es muy buena idea cambiar las barras de herramientas que vienen
construidas dentro de Access ya que estas pueden ser fcilmente restablecidas a
su forma original por cualquier otro operador, limpindolas de todas las
herramientas y arreglos que haya creado con tanta dedicacin, para evitar esto es
mejor que cree sus propias barras de herramientas.
Una de las caractersticas ms apreciadas de Access es la capacidad de crear
barras de herramientas asignadas a una base de datos especfica, este tipo de
barras de herramientas le permiten asignar tablas, formularios, informes, macros,
etc. de la base de datos a las herramientas de la barra.
1.9 Uso de la Ayuda (Help) en Access.
Se puede obtener ayuda en Access:
Seleccionando el comando Help del men principal
Presionando en cualquier momento la tecla de funcin F1
Haciendo un clic en el botn de ayuda de la barra de herramientas
Con frecuencia la bsqueda de ayuda involucra la respuesta a preguntas tales como
Como Crear una tabla? o Como usar las consultas? Para ayudarlo a responder
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estas preguntas Access tiene un asistente de nombre Clipsito y que siempre est
presente y dispuesto a asistirnos en cualquier tarea que queramos emprender.
La ayuda que proporciona Access al presionar la tecla de funcin F1 es sensible al
contexto, esto significa que nos proporcionar ayuda sobre el comando o elemento
de Access en el cual nos encontremos trabajando en ese momento.

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2 BASE DE DATOS CONCEPTOS.
En este captulo se aprendern las operaciones bsicas de Microsoft Access, es
ahora el momento de definir el caso que estudiaremos y con el que trabajaremos
durante este curso, en este captulo aprender:
Como Microsoft Access almacena los datos.
Tener una idea general del caso que estudiaremos y usaremos durante este
curso.
Como estructurar una tabla dentro de la base de datos.
Como se relacionan las tablas.
Como normalizar una base de datos dentro de las tablas relacionadas.
Como crear un archivo base de datos dentro de Microsoft Access.
2.1 Como Microsoft Access Almacena los Datos.
La mayora de los sistemas como Microsoft Access almacenan los datos en tablas,
que son similares a las hojas de clculo donde la informacin se guarda en filas y
columnas, pero se diferencian en que las tablas a las columnas se les conoce como
campos y a las filas como registros.
Figura 2.1: Las partes de una Tabla de una Base de Datos
Registro
Nombre del campo
Campo
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Cada registro en la base de datos es similar a una tarjeta de un fichero, por
ejemplo si usa un fichero para anotar las citas bibliogrficas de los libros que son de
su inters, deber ubicar cada libro en una tarjeta separada, de modo parecido en
una tabla cada libro ser colocado en una fila separada o registro.
Cada campo en la base de datos contiene el mismo tipo de informacin para cada
registro, por ejemplo, un campo en la base de datos bibliogrfica mencionada puede
contener el ttulo del libro, otro el nombre del autor, otro la casa editorial, etc.
Cada campo tiene un nombre con el cual se le puede identificar, este aparece en la
parte superior de cada columna en la hoja de datos.
2.2 El Caso Propuesto.
La mejor manera de aprender como usar un producto como Microsoft Access es
desarrollando un sistema de administracin de base de datos.
Nosotros usaremos Microsoft Access para construir un sistema de administracin de
los datos provenientes de la perforacin que se realiza en Tintaya en sus diferentes
proyectos o reas.
Primero construiremos las tablas de la base de datos, luego ingresaremos los datos
y utilizaremos distintos elementos de Access para ayudarnos a buscar informacin
especfica, realizar consultas y producir informes en la impresora.
Sin embargo, primero necesitamos pasar por el proceso de analizar y disear el
sistema.
2.3 Definicin de los Objetivos.
Deseamos construir un sistema que administre la informacin proveniente de la
perforacin que se realiza en los distintos proyectos de la Mina Tintaya, pero hay
que preguntarnos Qu es lo que realmente necesitamos que el sistema haga por
nosotros?.
Antes de intentar construir cualquier sistema debemos tener una idea clara de lo
que el sistema producir para nosotros, esto puede definirse como los objetivos
generales.
En nuestro caso el sistema que vamos a desarrollar deber:
Ser capaz de exportar los datos necesarios y en el formato apropiado para que
sean posteriormente procesados por el programa MEDSYSTEM (Mineral
Evaluation and Design System) que es el estndar que usa BHP Tintaya.
Guardar los datos de los collares de los taladros
Almacenar la informacin proveniente del logueo geolgico, de los anlisis
qumicos y datos geotcnicos
Producir informes de los taladros perforados por rea
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Obtener el total de metros perforados
Realizar anlisis estadsticos bsicos, como por ejemplo las litologas o las
alteraciones ms abundantes por reas.
Estos sern, entre otros, los objetivos de nuestro sistema.
2.4 Analizando los Requerimientos de los Datos.
Ahora que tenemos una idea de lo que el sistema har por nosotros, podemos
determinar que datos se necesitan registrar para que satisfagan los objetivos
planteados anteriormente.
La mejor manera de hacer esto es tomndose un tiempo para pensar, en
colaboracin con las personas que usaran y se beneficiaran con el sistema.
Bsicamente lo que necesitamos preguntarnos es: Que informacin necesito
capturar en la base de datos para que se cumplan los objetivos planteados?.
Despus de haber pensado seriamente y con los objetivos definidos probablemente
terminaremos con una lista de los campos similar a esta.
Nombre del Taladro
Fecha de inicio
Fecha de trmino
Longitud final
Tipo de perforacin
Coordenada Este
Coordenada Norte
Elevacin
Inclinacin
Nro. De muestra
Azimut
Intervalo
De
A
Tipo de roca
Tipo de alteracin
Tipo de mineralizacin
Estructuras
% Cobre total
% Cobre soluble
% Cobre oxidado
ppm Ag
ppm Au
% Molibdeno
RQD
Gravedad Especfica
Work Index
% de Recuperacin
Dureza
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2.5 Creando una Tabla de Muestra.
En esta etapa ya se tiene una buena idea de los objetivos y los campos de los datos
que necesita incluir en sus tablas.
Ahora lo que necesita es probar la integridad de los anlisis, una manera de hacer
esto es hacer una tabla de prueba, pero usando papel y lpiz hasta que obtenga
ms experiencia con Microsoft Access.
Crear una tabla de ejemplo, dibujando una tabla en un papel cuadriculado e
ingresando algunos datos.
La tentacin natural es ir directamente a Access y crear su sistema y sus tablas de
datos, Access hace que el construir tablas inmediatamente sea una labor sencilla,
sin embargo, los problemas en el diseo de su sistema no emergern hasta que no
haya empezado a ingresar los datos.
Siempre podr cambiar la estructura de su tabla posteriormente, pero es mejor
comenzar correctamente la primera vez en lugar de tener que hacer cambios en el
sistema cuando esta ya est en operacin, de modo que la recomendacin es
tomarse primero un tiempo para el planeamiento de la base de datos.
2.6 Problemas con la Tabla.
Despus de haber probado la tabla manualmente es claro que hay una cantidad
significativa de datos duplicados y/o redundantes.
Cada vez que el registro de una corrida es ingresado en la tabla se tienen que
escribir las coordenadas Este y Norte de modo que esta informacin se repite para
todo el taladro, siendo este el mismo.
Similares detalles se repiten a travs de todo el sistema, hay un nmero de
problemas asociados a los datos redundantes:
Se emplea una cantidad de tiempo innecesario escribiendo los mismos datos
Se gasta espacio en el disco
Existe una gran probabilidad de que datos incorrectos sean ingresados debido a
errores de escritura.
2.7 Creacin de Tablas Pequeas (Normalizacin).
La respuesta a todos estos problemas est en la organizacin de los datos en
varias tablas pequeas en lugar de una sola grande.
Nosotros hemos identificado varios tems, tales como datos del collar de los
taladros, datos geolgicos, datos provenientes de los anlisis, etc.
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La divisin de una gran tabla en otras ms pequeas tiene que ver con la
identificacin de las entidades para luego extraer los campos que pertenezcan a
esas entidades dentro de sus propias tablas.
Una vez que conocemos esas entidades necesitamos preguntarnos qu campos
pertenecen solamente a los collares de los taladros? o qu campos pertenecen a
los resultados del laboratorio? o qu campos pertenecen a geologa?
Una vez que estas pequeas tablas han sido identificadas y creadas pueden ser
unidas o relacionadas entre si usando campos comunes.
Estas son algunas consideraciones generales, sin embargo cuando se crea un
sistema multi-tabla debe tenerse encuentra las siguientes reglas:
Regla 1: Cada campo en la tabla debe tener un nico tipo de informacin.
Se deben dividir los campos complejos y evitar la repeticin de grupos
de informacin, por ejemplo, los campos con datos complejos, como el
campo de mineraloga en la tabla de geologa, deben ser separados en
campos sencillos y crearse una nueva tabla independiente para
eliminar la repeticin de informacin
Regla 2: Cada tabla debe tener un nico identificador o clave primaria, que
este formado por uno o ms campos de la tabla.
Cada tabla debe contener un campo obvio que ser usado como una
clave primaria de modo que los datos puedan ser fcilmente
referenciados. Las claves primarias son campos nicos en la tabla y
son usados para que cada registro sea reconocido por el sistema como
una parte distinta y separada de cualquier otro registro.
Regla 3: Para cada valor nico de la clave principal, los valores de las
columnas de datos deben estar relacionados y deben describir
completamente el contenido de la tabla.
Esta regla opera de dos formas, primero no debe existir ningn dato
que no sea relevante para el tema o materia de la tabla, segundo los
datos de la tabla deben describir completamente la materia de la que
trata la tabla.
Regla 4: Debe ser posible realizar cambios en cualquier campo que no
forme parte de la clave principal sin que para ello se vea afectado
cualquier otro campo.
Esta cuarta regla facilita la identificacin de los cambios que quiz
realizo cuando aplico las otras reglas, en nuestro caso indica que
debemos incluir otras tablas en el diseo, por ejemplo una tabla de
Mineraloga independiente.
Adems cuando se unen las tablas debemos tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
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Las tablas que son unidas deben compartir un campo en comn (por ejemplo, el
campo NomTaladro puede ser usado como campo comn entre las tablas
TTaladros y TEnsayes).
Las tablas deben usar campos primarios o secundarios antes de que puedan ser
unidas o relacionadas a otras tablas.
Los campos usados para unir las tablas, deben usar integridad referencial para
asegurarse que los valores repetidos en las tablas sean los mismos (por ejemplo,
cuando se ingresa el nombre del taladro en TTaladros el sistema debe
asegurarse que el nombre sea el mismo que el encontrado en la tabla
TTopografa).
Teniendo estas recomendaciones en mente, nuestras tablas pueden ser divididas
como el modelo mostrado a continuacin:

Clave primaria de la tabla
TTaladros
ID_Taladros
NomTaladro
Coord_E
Coord_N
Elevacin
Azimut
Inclinacin
LongTotal
Zona
F_Inicio
F_Trmino
TEnsayes
ID_Corrida
NomTaladro
NroMuestra
CuTotal
CuSoluble
CuOxidado
Au_ppb
Ag_ppm
Moly
Observaciones
TCorridas
ID_Corrida
NomTaladro
NroMuestra
De
A
Intervalo
Anlisis
TTopografa
ID_Taladro
NomTaladro
Desde
Hasta
LongTaladro
Rumbo
Buzamiento

Figura N 2.2: Modelo para la base de datos Taladros Tintaya
Vea como las uniones de una tabla a otra se hacen a travs de la clave primaria.
Por ejemplo, la tabla TTaladros est unida a la tabla TCorridas usando el campo
NomTaladro, en este escenario habr muchos registros para el campo
NomTaladro en la tabla de corridas pero tendr un solo registro correspondiente en
la tabla de taladros, a este tipo de relacin se le conoce como una relacin uno a
varios, la tabla de varios usa la tabla de uno para buscar detalles relevantes
correspondientes a las corridas.
Este modelo le permite ingresar la mayora de los detalles una sola vez, por ejemplo
si necesita ingresar las coordenadas y la altitud de cada taladro, esto se har solo
una vez en la tabla de taladros, pero como tambin necesita ingresar las corridas de
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cada taladro lo har en la tabla de corridas y solo necesita ingresar en esta tabla el
nombre del taladro. El sistema luego ser capaz de tomar el nombre y emparejarlo
con el nombre que est en la tabla de corridas y mostrar los detalles apropiados del
taladro en la pantalla.
Podemos hacer lo mismo con detalles de la topografa del taladro, usando el campo
con en nombre del taladro que hemos aadido en la tabla taladros, esto servir para
que el sistema encuentre los detalles apropiados de los taladros en la tabla de
taladros.
Se puede acceder a los detalles de los ensayes a partir de la tabla de ensayes
usando el nmero de identificacin que hemos usado cuando ingresamos los
detalles para una nueva corrida en la tabla de corridas.
El diseo de la estructura bsica para un sistema administrador de los taladros de
perforacin para Tintaya est ahora finalizado.
Regla 1: Cada campo en la tabla debe tener un nico tipo de informacin.
Regla 2: Cada tabla debe tener un nico identificador o clave principal, que este
formado por uno o ms campos de la tabla.
Regla 3: Para cada valor nico de la clave principal, los valores de las columnas
de datos deben estar relacionados y deben describir completamente el
contenido de la tabla.
Regla 4: Debe ser posible realizar cambios en cualquier campo que no forme
parte de la clave principal sin que para ello se vea afectado cualquier
otro campo.

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3 CREACIN DE TABLAS DE DATOS.
En los ltimos captulos hemos diseado la estructura de nuestro sistema,
especialmente las tablas de datos, ahora necesitamos trasladar la teora a la realidad,
en este captulo aprender:
Los diversos tipos de campos disponibles en Microsoft Access.
A determinar los nombres de los campos y sus anchos.
Como usar y aplicar las claves indexadas.
Como crear las estructuras de las tablas en Microsoft Access.
3.1 Los Nombres de los Campos.
Una tabla contiene los datos y est conformada por columnas o campos de datos,
cada columna debe tener un nombre nico que la identifique.
Es importante dar nombres significativos a los campos dentro de la tabla de datos,
sin embargo hay ciertas reglas que regulan la creacin de campos dentro de
Microsoft Access que deben ser tomados en cuenta, estas reglas son las siguientes:
Los nombres de los campos pueden tener hasta 64 caracteres (mientras ms corto
sea el nombre, ms fcil ser escribirlo).
Los nombres de los campos pueden tener espacios en blanco (esto hace que los
nombres sean ms fcil de leer).
Algunos caracteres como las comillas , los corchetes [ ], los parntesis ( ), las
llaves {}y ciertas combinaciones de otros caracteres especiales (->) pueden ser
usados, pero es una buena idea usar slo caracteres alfabticos o numricos en los
nombres de los campos para evitar posibles problemas.
Los nombres de los campos dentro de las tablas deben ser nicos, no puede haber
dos campos con el mismo nombre dentro de la misma tabla.
En la Figura N 2.2, puede verse que los nombres de los campos estn duplicados
pero en diferentes tablas, por ejemplo, NomTaladro se encuentra en las tablas
TTaladros, TCorridas, TTopografa y TEnsayes, esto es vlido, de hecho cuando
relacionamos las tablas se usan los campos en comn y es buena idea adoptar el
mismo nombre en las tablas. Esto hace ms fcil comprender la lgica en las
operaciones de unin de tablas.
Vea que se usan abreviaciones o nombres cortos, por ejemplo, por qu escribir
Nombre del Taladro, cuando NomTaladro es una adecuada abreviacin?
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3.2 Tipos de Datos.
Lo siguiente decisin es elegir el apropiado tipo de datos para los campos, Microsoft
Access le permite elegir dentro de 9 diferentes tipos de campos, que a continuacin
se detallan:
Tipo Descripcin
Texto Usado para los datos alfanumricos, un campo de texto
puede tener hasta 255 caracteres, por defecto tiene 50
caracteres
Memo Los campos memo pueden tener hasta 64,000 caracteres,
pero no se puede colocar ndices a un campo memo.
Nmero Usado para los datos numricos, los diferentes subtipos
de campos numricos se proporcionan en la subsiguiente
tabla.
AutoNmero Se usa cuando se requiere en la tabla un campo con un
nmero nico que incremente su valor, es generado
automticamente por Access y est restringido a 2
millones de registros por tabla.
Si/No
(Yes/No)
Usado como un campo lgico para situaciones de si/no,
por defecto est establecido en 1 que equivale a Si, el 0
es igual a No
Monetario
(Currency)
Campo con formato especial fijo, puede mostrar hasta
cuatro decimales.
Fecha/Tiempo
(Date/Time)
Usado para almacenar fechas y horas
Objeto OLE Usado para grficos de mapas de bits, dibujos de tipo
vector, archivos de sonido y otros datos que pueden ser
creados por aplicaciones de servidores OLE (Object
Linked Embedded).
Hipervnculo Usa una direccin de vnculo a un documento o archivo en
el Word Wide Web, en una intranet, en una red de rea
local (LAN) o en su computadora local.
Existe tambin un campo especial llamado Asistente de Bsqueda (Lookup
Wizard), que le permite usar otra tabla o lista para buscar e insertar valores dentro
del campo.
Ahora necesitamos decidir que tipos de datos se asignarn a los campos de
nuestras tablas.
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Como para hacernos la vida un poco ms interesante Microsoft Access, tambin
tiene varios subtipos para los datos numricos, estos se describen en la tabla a
continucacin, los subtipos se especifican usando la opcin Tamao del campo
(FieldSize) dentro de las propiedades del campo.
Tamao del Campo
Field Size
Rango de Valores Decimales
Byte De 0 a 255 Ninguno
Entero (Integer) De -32,768 a 32,768 Ninguno
Entro Largo
(Long Integer)
De 2,147,483,648
a 2,147,483,648
Ninguno
Simple (Single) De 3.4 x 10
38
a 3.4 x 10
38
7
Doble (Double) De -1.797 x 10
308
a 1.797 x 10
308
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Tambin hay un campo especial llamado Id Rplica (Replication ID) de 16 bytes
con el cual se asignan claves nicas globales que nos permiten hacer copias de una
base de datos principal para que luego pueda ser modificada slo desde las copias
o rplicas pero no se puede alterar la base de datos principal directamente, se
utiliza en redes de rea local y de una mquina a otra.
No siempre es fcil seleccionar el tipo de datos apropiados para cada uno de los
campos, sin embargo unas cuantas recomendaciones pueden ayudarle en su
eleccin:
Los campos del tipo fecha le permiten realizar clculos con las fechas, aunque
inicialmente no necesite de estos clculos, siempre defina los campos que
contienen fechas como tipo fecha (date).
Use formatos numricos para los campos que contendrn slo nmeros y donde
los nmeros sern usados para realizar clculos (por ejemplo para las leyes de
cobre total, cobre soluble y cobre oxidado). Por otra parte, aunque los campos
que contienen los nmeros de las muestras y cdigos de rocas pueden contener
slo nmeros, defnalos como alfanumricos para evitar posibles problemas
futuros.
Defina un campo de texto como campo memo cuando este vaya a contener
informacin diversa como texto, alfanumricos o nmeros (por ejemplo los
campos para las observaciones o comentarios deben ser definidos como campos
memo).
Basados en la informacin anterior nuestras tablas sern definidas como se ve en el
siguiente cuadro:

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Tipo
AutoNumber
Text
Number
Number
Number
Number
Number
Tipo
AutoNumber
Text
Number
Number
Number
Number
Yes/No
Tipo
AutoNumber
Text
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Memo
Tipo
AutoNumber
Text
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Date/Time
Date/Time
TTopografa
ID_Taladro
NomTaladro
Desde
Hasta
LongTaladro
Rumbo
Buzamiento
TCorridas
ID_Corrida
NomTaladro
NroMuestra
De
A
Intervalo
Anlisis
TEnsayes
ID_Corrida
NomTaladro
NroMuestra
CuTotal
CuSoluble
CuOxidado
Au_ppb
Ag_ppm
Moly
Observaciones
TTaladros
ID_Taladros
NomTaladro
Coord_E
Coord_N
Elevacin
Azimut
Inclinacin
LongTotal
Zona
F_Inicio
F_Trmino
3.3 Tamao de los Campos de Texto.
En la mayora de los otros sistemas administradores de base de datos, le piden que
especifique el tamao de los campos de texto, esto se hace porque an los campos
vacos consumen espacio en el disco duro, por ejemplo si define un campo de 200
caracteres de ancho y luego slo usa 10 caracteres, los otros 190 caracteres
ocupan un espacio en el disco, esto multiplicado por unos cuantos miles de
registros pueden ocupar un gran espacio desperdiciado.
Microsoft Access usa slo el espacio ocupado por los datos, el tamao especificado
para el texto en una tabla Access es en realidad el espacio mostrado en la pantalla,
por esto Access le proporciona por defecto 50 caracteres para cada nuevo campo
de texto que defina.
La definicin del tamao del campo en Microsoft Access, se hace para evitar la
escritura innecesaria dentro del campo, por ejemplo el cdigo para los nombres de
los taladros tienen como mximo 10 caracteres, esto hace absurdo proveer al
usuario con 50 caracteres para el ingreso de los datos y puede tambin conducir a
errores de escritura.
Los campos de texto son dimencionados definiendo el ancho de los caracteres en
las propiedades del campo; las propiedades son los atributos de un campo.
3.4 Creacin de las Claves Primarias.
Las tablas son administradas ms eficientemente cuando estn indexadas, un
ndice en una tabla es como un ndice en un libro.
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Los ndices en los libros le permiten buscar datos o informacin ms rpidamente
sealndonos el nmero de pgina apropiado, sin un ndice probablemente tenda
que hojear todo el libro, desde el principio para localizar la informacin deseada.
Los ndices en la computadora trabajan de la misma manera, colocan punteros para
la informacin, luego se puede buscar la informacin deseada usando estos
punteros.
Microsoft Access crea ndices basado en la clave primaria, la cual lleva a cabo
cuatro funciones:
Mantienen los datos en el orden especificado en el campo o campos primarios.
Permiten la bsqueda de datos.
Permiten el uso de una tabla como una tabla de bsqueda (lookup) de otra.
Previenen el ingreso de valores duplicados en la tabla.
Aprenderemos ms sobre los ndices ms tarde, por ahora debemos decidir si
colocaremos ndices primarios en nuestras tablas, si la respuesta es si a cualquiera
de las siguientes preguntas entonces debemos crear claves primarias para nuestras
tablas.
Es importante evitar los datos duplicados dentro de un campo en particular?
(Por ejemplo, no podemos tener dos taladros con el mismo nombre dentro del
campo NomTaladro de la tabla TTaladros.
Es importante mantener en un orden especfico la tabla inicial?
La tabla va a ser usada como una tabla de referencia por otra tabla? (esta
tabla es llamada tabla de bsqueda porque la otra tabla usa la primera para
localizar cierta informacin contenida en esta).
En Microsoft Access las claves primarias son creadas sealando el campo o los
campos con el smbolo de una llave, esto se hace seleccionando el campo y luego
haciendo un clic en el botn de la Clave Primaria (Primary Key).
En nuestras tablas la clave primaria esta sealada con una estrella al lado del
campo, como puede verse en la Figura N 2.2, la tabla TTaladros usa un solo
campo como clave primaria, la tabla de TCorridas usa dos campos para las claves
primarias, a esto se le conoce como ndice compuesto.
3.5 Creacin de una Nueva Tabla.
Las nuevas tablas pueden ser creadas con el comando New del men Archivo o
haciendo un clic en el botn cuando las tablas son mostradas dentro de
la ventana Base de datos.
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En Access puede definir la estructura usted mismo o utilizar el asistente (wizard) el
cual contiene varios ejemplos construidos dentro de Access; en nuestros ejercicios
utilizaremos ambas tcnicas.
En los ejercicios se debe especificar la informacin del campo, como el nombre tipo
y descripcin, luego especificar el tamao para los campos de texto y la clave
primaria, puede hacerlo en este orden o tambin especificar el tamao y las claves
primarias al tiempo que ingresa el nombre del campo y luego escribir la descripcin
de los detalles.
La creacin de campos del tipo numrico requieren especificar varios detalles ms
como si son nmeros enteros o decimales, el formato y el nmero de decimales.
Como una recomendacin general, debe guardar los nombres de la tablas con una
T inicial en maysculas, por ejemplo TTaladros y con una Q inicial en maysculas
para las consultas (Queries), por ejemplo QEnsayes, para as poder distinguirlos
unos de otros ms tarde.

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4 AADIENDO REGISTROS.
En este captulo crearemos las estructuras de las tablas que contendrn nuestros
datos.
Los datos se pueden aadir a una tabla existente ya sea escribindolos o
importndolos de otros sistemas, en este captulo aprender:
Aadir registros a una tabla escribindolos desde el teclado.
Como solucionar los problemas de ingreso de datos asociados a violaciones de la
clave primaria.
Como importar datos desde una hoja de clculo (MS Excel, por ejemplo).
Como importar datos desde un archivo ASCII.
Como importar datos desde una base de datos compatible.
Como vincular una tabla a otra base de datos.
4.1 Aadiendo Registros a una Tabla desde el Teclado.
El mtodo elemental para aadir registros a una tabla es escribindolos desde el
teclado, existen dos mtodos de ingresar datos a una tabla:
Desde la vista Hoja de datos (DataSheet View), donde la tabla es presentada en
filas y columnas.
Desde un Formulario (Form), donde un registro es mostrado a la vez.
Cuando se aaden datos desde la vista Hoja de datos, los nuevos registros son
ingresados en la parte final de la tabla existente, tambin se puede usar el comando
Record del men Data Entry que oculta los registros existentes para dar la
apariencia de que se tiene una tabla vaca para los nuevos registros.
La clave primaria, entre otras cosas, mantiene los registros en orden, cuando se
ingresan nuevos registros estos son aadidos al final de la tabla, pero la siguiente
vez que se abra la tabla estos registros se mostrarn ordenados de acuerdo a la
clave primaria, por ejemplo en la tabla TTaladros, la siguiente vez que se abra esta
tabla, los registros aparecern ordenados por el nombre del taladro.
Puede que algunas veces tenga problemas al momento de ingresar sus datos
provocados por la clave primaria, ya que otra de sus funciones es la de asegurarse
que no aparezcan en la tabla ingresos duplicados, puede probar esto tratando de
ingresar un nombre de taladro existente dentro de la tabla TTaladros, esto es una
violacin a la clave y ser sealada por Microsoft Access.
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4.2 Aadiendo Registros Mediante el Uso de un Formulario.
Algunas personas prefieren ingresar sus datos a travs de un formulario el cual
muestra un registro a la vez.
Microsoft Access le proporciona un comando conocido como Autoformulario
(AutoForm), el cual le permite crear un formulario instantneo que puede usarse
para ver y trabajar con los datos.
Los programas de bases de datos como Access, guardan o graban los datos
mientras los escribe, esto ocurre cuando se mueve de un registro a otro cuando la
tabla est abierta, en Access puede verse un icono con la figura de un lpiz a la
izquierda de la fila mientras se est ingresando los datos, cuando se mueva al
siguiente registro los cambios que haya hecho quedan grabados dentro de la tabla.
4.3 Importacin de Datos desde una Hoja de Clculo.
Microsoft Access puede trabajar con datos provenientes de una amplia variedad de
formatos, esto hace que sea ms fcil la actualizacin desde sistemas antiguos que
fueron desarrollados en las etapas iniciales de las bases de datos y de las hojas de
clculo.
Access le permite importar muy fcilmente los datos provenientes de las dos hojas
de clculo ms populares Lotus 1-2-3 y Microsoft Excel.
Cuando se importa datos desde una hoja de clculo debe tenerse una clara idea de
lo que se est importando y de cmo se presentan los datos en la hoja de clculo,
comprobando que la primera fila de la hoja de clculo, que contiene los nombres de
las columnas, coincida con los nombres de los campos en la tabla Access y que el
orden de las columnas sea el mismo que el de los campos en la tabla.
4.4 Importacin de Archivos ASCII (Archivos de Texto).
Muchas organizaciones almacenas sus datos en grandes computadoras
corporativas conocidas como mainframes y el mtodo ms fcil de importar una
base de datos desde el mainframe a la computadora personal es a travs de un
archivo ASCII.
La mayora de los sistemas mainframe pueden exportar datos en formato ASCII.
Una vez que los datos se encuentran en formato ASCII delimitado por caracteres,
donde el texto est encerrado entre comillas y cada campo est separado por un
carcter tal como una coma, es muy fcil importar los datos dentro de Microsoft
Access.
4.5 Importacin de Datos desde otra Base de Datos.
Microsoft Access le permite importar datos desde otros programas administradores
de bases de datos, especialmente de dBase y de Paradox.
Puede creerse que importar una base de datos desde otras aplicaciones sea tan
fcil como importar una hoja de clculo o un archivo ASCII, pero no es as, ya que
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requiere un poco ms de trabajo, esto se debe a las discrepancias que hay entre los
diferentes tipos de datos disponibles en todos los paquetes y las diversas reglas
para dar nombres a los campos.
Cuando se importa datos desde otra base de datos, Microsoft Access no importa los
datos dentro de una tabla existente, sino que crea una tabla separada, luego se
tiene que exportar los datos a un archivo delimitado ASCII y luego importarlo
nuevamente dentro de la tabla apropiada.
En nuestro caso importaremos datos de dBase a nuestra tabla TTaladros, la base
de datos en dBase se encuentra en el archivo Taladros.dbf.
4.6 Vinculacin de una Tabla Proveniente de otra Base de Datos.
Microsoft Access nos ofrece una interesante alternativa a la importacin, en vez de
importar una tabla podemos vincularla a una base de datos en Access.
El vnculo no altera la estructura de la tabla, sino que simplemente hace que est
disponible para su uso dentro de Access, esto se hace con la intencin de que
Microsoft Access sea el frente final de los datos que provengan de distintas fuentes.
La vinculacin de tablas ofrece las siguientes ventajas:
No se necesita reescribir una aplicacin que ya existe simplemente para que sus
datos puedan ser usados en Access, los vnculos permiten que el archivo de
datos contine siendo usado en su propia aplicacin como tambin en Access.
El vnculo tambin le permite usar los archivos subsidiarios tales como ndices y
archivos memos.
Otros usuarios no tienen que actualizar sus aplicaciones simplemente porque ha
decidido usar Access.
Por lo general se debe vincular una tabla cuando esta tabla est siendo usada por
otros sistemas o productos y se debe importar la tabla cuando ya no se tengan que
usar las tablas o sus datos en su programa original, sin embargo hay que tener en
cuenta que las tablas vinculadas se ejecutan ms lentamente que las tablas
originales de Access.

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5 CAMBIANDO LAS PROPIEDADES.
Las propiedades en Microsoft Access se refieren a los atributos de un objeto, en este
captulo aprender:
Una breve descripcin del concepto de propiedades.
Acerca de los diferentes tipos de propiedades que poseen los campos.
Como especificar un valor por defecto.
Como aplicar las reglas de validacin a las tablas.
Como especificar el nmero de lugares decimales.
Como especificar maysculas.
5.1 Propiedades de los Campos.
Microsoft Access usa un diccionario de datos para acceder a las tablas y a los
datos, con un diccionario de datos las especificaciones de los campos, incluyendo
todas las reglas que gobiernan que es vlido y como deben aparecer los datos son
especificados independientemente de los datos mismos, en Microsoft Access la
pantalla de diseo donde usted personaliza su tabla es su diccionario de datos.
Uno de los papeles ms importantes del diccionario es almacenar informacin
acerca de las propiedades de los campos. Las propiedades se refieren a las
caractersticas de los diversos objetos en Access, estas caractersticas incluyen
informacin como el nombre, descripcin, tamao, formato, color, tipo de texto, etc.
En Access cuando cambia la apariencia o caractersticas de un objeto, como por
ejemplo una tabla o un campo, est cambiando sus propiedades.
Hace poco, en captulos anteriores ya hemos trabajado con algunos objetos de
campos, en este captulo ajustaremos el tamao del texto en los campos y
estableceremos tipos y subtipos para los datos numricos y las fechas, en todas
estas acciones se trabajar con las propiedades de los campos que aparecen en la
esquina superior izquierda de la caja de dilogo de la tabla.
Cuando se trabaja con la caja de dilogo para las tablas, hay dos reas principales
con las que puede trabajar, estas son:
1. Las propiedades para la tabla misma, la cual aparece en una caja de dilogo
separada cuando se hace un clic en el botn de Propiedades de la barra de
herramientas.
2. Las propiedades de los campos individuales, la cual aparece en la parte inferior
de la caja de dilogo cuando un campo es seleccionado.

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Las propiedades del Campo le permiten cambiar la apariencia y la operacin de los
campos en la tabla.
Mientras que las propiedades de la tabla le permiten cambiar la operacin y como
se mostrarn los datos en la tabla.
Como mencionamos anteriormente, las propiedades determinan como los datos
sern mostrados, por ejemplo en captulos anteriores el formato de los campos
F_inicio y F_trmino de la tabla TTaladros, ha sido cambiado a Fecha media (e. g.
23-jun-96), donde quiera que se muestre este campo sea en una tabla, formulario o
reporte, la fecha se ver en el formato de Fecha media.
En este captulo nos enfocaremos en las propiedades de los campos.
Las propiedades de los campos de la siguiente lista se encuentran disponibles en
Microsoft Access.
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Propiedad del campo Descripcin
Tamao de campo Le permite especificar el ancho con el cual se mostrarn
los campos.
Formato Le permite especificar como sern presentados los
campos numricos y de fechas.
Lugares decimales Muestra un nmero especfico en lugares decimales en los
campos del tipo numrico y monetario.
Mscara de entrada Le permite mostrar los datos en los campos de una
manera especfica, p. e. en maysculas, slo nmeros,
con caracteres especiales, etc.
Ttulo Especifica un ttulo para los campos que ser usado en
lugar del nombre del campo en la tabla, se usa para hacer
que los nombres de los campos sean ms presentables en
formularios e informes.
Valor por defecto Le permite establecer un valor por defecto que ser
mostrado en el campo para cada nuevo registro, lo
interesante de esta propiedad es que el valor puede ser
ingresado como texto o puede ser una expresin calculada
(p. e., la expresin del sistema para la fecha =DATE()
puede ser usado en los campos de fechas para mostrar la
fecha del da de hoy).
Regla de Validacin Le permite ingresare una expresin que le dice a Access
que es un ingreso vlido (p. e., escribir en un campo
numrico la expresin >50 slo permitir ingresar
cantidades mayores a 50).
Texto de Validacin Permite especificar un mensaje para el usuario cuando
este trata de ingresar datos invlidos dentro de un campo
como ha sido definido por la Regla de Validacin.
Requerido Establece que un campo debe contener datos
obligatoriamente
Permitir Longitud
Cero
En los campos memo y texto permite establecer cadenas
de longitud cero ()
Indexado Permite especificar si el campo ser indexado o no y por lo
tanto si permitir ingreso de datos duplicados
Las propiedades de los campos slo pueden especificarse o cambiarse cuando la
tabla est en vista Diseo.
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En la lista anterior Mascara de Entrada y Formato nos permite ingresar cdigos
especiales que controlan datos pueden ser ingresados dentro del campo y la
manera como los datos sern mostrados.
La opcin Formato es usada en los campos numricos y fecha, opera de manera
similar que los cdigos de formato disponibles para dar formato a los numricos en
los programas de hojas de clculo.
Los cdigos usados son similares a los usados en Excel, como en este programa se
pueden especificar formatos personalizados los que le dan un gran control sobre la
apariencia de los datos.
La opcin mscara de Entrada nos permita controlar como sern ingresados los
datos en una serie de caracteres especiales que se encuentran disponibles para
estos cdigos como se muestran en la siguiente lista:
Carcter Usado para:
0
Mostrar dgitos numricos, el ingreso de datos es obligatorio.
9
Mostrar dgitos numricos, el ingreso de datos no es obligatorio.
#
Ingresar dgitos y algunos signos aritmticos (+ -)
L
Aceptar slo letras y el ingreso de datos es obligatorio.
?
Aceptar slo letras y el ingreso de datos no es obligatorio.
A
Aceptar letras o dgitos y su ingreso es obligatorio.
A
Aceptar letras o dgitos y su ingreso no es obligatorio.
&
Aceptar cualquier carcter y su ingreso es obligatorio.
C
Aceptar cualquier carcter y su ingreso no es obligatorio.
. , : ; - /
Separar datos numricos y de fechas.
<
Forzar que los caracteres a la izquierda del smbolo se conviertan
en maysculas.
>
Forzar que los caracteres a la derecha del smbolo se conviertan en
maysculas.
!
Forzar que los datos sean ingresados de derecha a izquierda en el
campo.
\ Hacer que el carcter que le sigue sea aceptado en el campo como
un carcter literal en lugar de como parte real de los datos.
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Pueda que el uso de estos cdigos no sea muy claro, adems que frecuentemente
realizan operaciones que usan una de varias de las opciones de las propiedades,
por ejemplo algunos de los cdigos de la tabla anterior pueden usarse para crear
mscaras de entrada que requieren que los datos sean ingresados
obligatoriamente, esto mismo puede realizarse utilizando la propiedad de
Requerido (Required).
5.2 Validacin del Ingreso de Datos.
Los valores predeterminados y las validaciones nos permiten controlar e influenciar
como sern ingresados los datos en un campo.
Los valores predeterminados sirven para colocar los valores iniciales dentro de un
campo, el cual aparece cuando un nuevo registro es aadido, por ejemplo en
nuestro sistema de control para la perforacin diamantina, la mayora de los taladros
son verticales as que asumiremos como -90 el valor por defecto para el ngulo de
inclinacin.
Las validaciones nos permiten especificar las reglas que deben seguirse antes de
que los datos sean aceptados dentro del campo, por ejemplo todos los taladros se
perforan con inclinaciones no menores de 90 ni mayores de 30, por lo que
usaremos las reglas de validacin para prevenir que se introduzcan ngulos de
inclinacin menores de 90 ni mayores que 30.
Otra caracterstica que podemos alterar es el Ttulo el cual se usa para reemplazar
el nombre del campo definido en la tabla, lo que nos permite usar un nombre ms
descriptivo para el encabezado de la columna.
Tambin puede hacer que su sistema de base de datos sea ms sensible y que
oriente a los usuarios con mensajes claros usando la propiedad Validacin de
texto, por ejemplo Nmero invlido! es un mensaje terrible, deben escribirse
mensajes que le digan al usuario que es vlido o l porque su dato est equivocado,
por ejemplo El ngulo de inclinacin de un taladro debe de estar entre 90 y 30
grados, este mensaje es ms informativo que Nmero invlido!.

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6 TRABAJANDO CON TABLAS.
Una vez que los datos estn en la tabla tenemos a nuestra disposicin una serie de
caractersticas y facilidades para trabajar con las tablas y con los datos contenidos en
ella, en este captulo aprender:
Como moverse por la tabla.
Como modificar el ancho de las columnas de la tabla.
Como seleccionar los datos y los registros de una tabla.
Como imprimir los datos de una tabla.
Como cambiar las caractersticas del diseo.
Como ocultar las columnas que no se usan.
Como cambiar las fuentes.
Como localizar registros.
Como borrar tablas que ya no se usan.
Como copiar la estructura de una tabla.
6.1 Movindose por la Tabla.
Una tabla en Microsoft Access se comporta, en muchas cosas, de la misma manera
que una hoja de clculo de Microsoft Excel.
Ambas tienen columnas y filas aunque en Access se les conoce como campos y
registros y los mtodos empleados para moverse en ambos son muy similares.
En Access puede moverse por la hoja de datos usando las teclas del teclado o con
los botones para moverse por los registros que se encuentran en la base de la
pantalla, sobre la barra de estado.
Las teclas de movimientos del cursor hacen diferentes cosas dependiendo si se
est en el modo de editar un campo o un registro. En el modo de editar un campo el
cursor se muestra ms delgado entre el texto o valores que se encuentran dentro
del campo, aqu las teclas Home y End por ejemplo, sirven para moverse entre el
inicio y el final del campo.
Puede que encuentre que es ms sencillo utilizar el teclado en lugar del ratn para
moverse a travs de la hoja de datos, especialmente si est introduciendo nuevos
datos.
En la siguiente tabla se listan algunos mtodos abreviados del teclado para
desplazarse por la hoja de datos.
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Teclas Accin
Ctrl + Home Mueve el cursor a la esquina superior izquierda de la hoja
de datos, al primer campo del primer registro.
Ctrl + End Mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la hoja de
datos, al ltimo campo del ltimo registro.
Home Mueve el cursor al primer campo del registro activo, lado
izquierdo de la pantalla.
End Mueve el cursor al ltimo campo del registro activo, lado
derecho de la pantalla.
Ctrl + Al inicio de la columna activa.
Ctrl + Al final de la columna activa.
Tab o Enter Al siguiente campo a la derecha.
Shift + Tab Al campo anterior a la izquierda.
F5 Al recuadro del nmero de registro.

Barra de Registros
6.2 Cambiando el Ancho de las Columnas.
De igual modo que en una hoja de clculo, las columnas y las filas en la hoja de
datos pueden ser ampliadas simplemente arrastrando el ratn entre los botones de
seleccin de campos y registros (los botones de seleccin de campos y registros
son los cuadros grises que aparecen a la izquierda y en la parte superior de la hoja
de datos).
Cuando se mueve el puntero del ratn entre dos botones de seleccin este cambia
a una flecha con dos cabezas:
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6.3 Seleccin de los Datos Contenidos en Registros y Campos.
Access nos permite seleccionar registros o datos por lo que es importante aprender
como seleccionar registros y campos de las diversas maneras en que puede
hacerse en Access.
Para seleccionar todo el registro, hacer un clic en uno de los botones de
seleccin que se encuentran numerados en la parte izquierda de la hoja de
datos.
Para seleccionar toda la columna, hacer un clic en uno de los botones grises
que contienen el nombre del campo que se encuentran en la parte superior de la
hoja de datos.
Para seleccionar varias filas o varias columnas, hacer un clic en uno de los
botones de seleccin y luego arrastrar el puntero del ratn sobre las filas o
registros que se desea seleccionar.
Para seleccionar un solo campo hacer un doble clic sobre el campo que se
desea seleccionar.
6.4 Impresin de una Tabla.
Se puede imprimir los datos contenidos en una tabla en cualquier momento, usando
las diversas opciones para imprimir que se encuentran dentro del men Archivo o
con la herramienta Print Preview (Vista preliminar), la impresin es muy til para
obtener un rpido listado de los datos.
Las facilidades de impresin estn disponibles para la mayora de las operaciones y
proporcionan un rpido acceso a los datos impresos contenidos en la hoja de datos
que son creadas con las tablas o con las consultas.
6.5 Cambiando las Lneas de la Cuadrcula.
La impresin muestra las preferencias actuales establecidas en la hoja de datos,
pero el comando Cell del men Format, le permite remover las lneas de la
cuadrcula de la hoja de datos, lo que le proporciona una superficie limpia de lneas
al imprimir sus datos.
Para realizar esto, seleccione el men Format y luego el comando Cell, haga clic
en Vertical y vea que las lneas verticales son removidas, luego haga clic en
Horizontal, para hacer lo mismo con las lneas horizontales.
6.6 Ocultar y Mostrar Columnas.
Algunas veces no se necesita ver todos los campos de la hoja de datos, por ejemplo
puede desear imprimir los datos de la tabla TTaladros sin que aparezcan los
campos que contienen las fechas de inicio y trmino.
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Esto puede hacerse creando una consulta (query) o tambin puede hacerse usando
los comandos Hide Columns (Ocultar columnas) y Unhide Columns (Mostrar
columnas) del men Format para realizar la operacin de mostrar y ocultar
columnas especficas.
6.7 Cambiando las Fuentes.
Access le permite cambiar la fuente o tipo de letra usando la hoja de datos mediante
el comando Font (Fuente) del men Format.
Este comando puede utilizar todas las fuentes que se encuentren instaladas en
Windows dentro de su computadora.
6.8 Bsqueda de Registros.
El comando Find (Buscar) del men Edit le permite localizar sus datos en la hoja de
datos o en un formulario.
Esta operacin tambin puede realizarse usando el botn Find la Barra de
Herramienta.
Para efectuar una bsqueda sencilla sobre un nico campo, selecciones en primer
lugar ese campo y despus abra la caja de dilogo Find, en el cuadro de texto
escriba los datos que quiera que Access localice y luego haga clic en el botn Find
First (Buscar primero).
6.9 Borrado de una Tabla.
Algunas veces se necesita borrar una tabla de la base de datos, esto es tan simple
y fcil que se debe tener mucho cuidado al realizar esta operacin.
Para borrar una tabla seleccione la tabla que desea borrar en la ventana base de
datos, luego seleccione el comando Delete del men Edit o simplemente presione
la tecla Del , Access mostrar luego un mensaje de advertencia, para confirmar el
borrado de la tabla haga clic en el botn Yes.
6.10 Copiado de una Tabla.
Antes de realizar cambios en el diseo de una tabla, lo ms recomendable es hacer
una copia de seguridad de la misma, utilice el siguiente procedimiento para copiar la
estructura de la tabla (el contenido de la ventana Tabla en vista Diseo), los datos
de la tabla (el contenido de la ventana Tabla en vista Hoja de datos) o la estructura
y los datos juntos:
Seleccione la ficha Tables de la ventana Base de datos.
Haga clic en el nombre de la tabla que desea copiar.
Use el comando Copy del men Edit o haga clic sobre el botn Copy de
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la barra de Herramientas para copiar la tabla completa al portapapeles.
Luego use el comando Paste (Pegar) del men Edit o haga clic en el botn Paste de
la barra de herramientas, con esto Access muestra la caja de dilogo Paste Table As
(Pegar tabla como).
En el recuadro para texto, escriba el nuevo nombre de la tabla, luego escoja una de
las opciones de pegar, por ejemplo solo la estructura.
Haga clic en el botn Aceptar (Aceptar).

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7 TRABAJANDO CON LOS DATOS.
Una vez que los datos estn en las tablas necesita saber como hacer cambios en las
tablas, este es un captulo miscelneo en el cual aprender:
Como aadir registros a una tabla usando las caractersticas especiales para el
ingreso de datos.
Como borrar registros.
Como hacer cambios globales en los datos usando la orden de bsqueda y
reemplazo.
Como ordenar y filtrar registros en una tabla.
7.1 Uso del Comando Data Entry (Ingreso de datos).
En captulos anteriores hemos aprendido como aadir registros simplemente
anexando los nuevos registros al final de la tabla.
Una alternativa a esto es el uso del comando especial Data Entry que se encuentra
en el men Records (Registros) cuando una tabla est abierta en el modo hoja de
datos.
La principal ventaja del comando Data Entry es que limpia la pantalla de datos
innecesarios y da la apariencia de que se trata de una nueva tabla para el ingreso
de datos, esto le ahorra la molestia de desplazarse hasta el final de la tabla para
aadir un nuevo registro.
El comando Data Entry acta como un filtro donde todos los registros existentes
son ocultados, para ver nuevamente los registros necesita usar el comando
Remove Filter/Sort (Remover Filtro/Ordenar) el cual se encuentra en el men
Records.
7.2 Borrado de Registros.
El borrado de registros de una tabla es tan drstico como borrar una tabla de la
base de datos, para borrar un registro:
1. Seleccione el registro que desea borrar.
2. Seleccione el men Edit y luego Delete o simplemente presione la tecla Del .
3. Con esto desaparece el registro de la tabla y aparece una ventana con un
mensaje de advertencia, para borrar el registro permanentemente haga clic en el
botn Yes.
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7.3 Usando el Comando Search and Replace. (Bsqueda y Reemplazo).
Microsoft Access le proporciona la facilidad de bsqueda y reemplazo la cual se usa
para realizar cambios globales en sus datos. La opcin bsqueda y reemplazo est
a su disposicin mediante del comando Replace del men Edit.
Para realizar una operacin de bsqueda y reemplazo, haga lo siguiente:
1. Con la tabla abierta en modo hoja de datos, seleccione la opcin del men Edit
y luego el comando Replace, con esto se muestra la caja de dilogo Replace.
2. Escriba en el recuadro de texto Find What el texto o valor que desea encontrar.
3. Haga clic en el recuadro Replace With y escriba el texto o valor que
reemplazar al anterior.
4. Haga clic en Search Only Current Field (Buscar solo en el campo activo) para
remover la marca de verificacin.
5. Haga clic en el botn Replace All con lo que Access muestra un mensaje de
advertencia que le indica que esta operacin no se puede deshacer.
6. Haga clic en el botn Yes para realizar los cambios.
7. Por ltimo un clic en el botn Cerrar para cerrar la caja de dilogo.
7.4 Ordenando registros.
Dentro de Access hay dos convenientes maneras de ordenar los registros ya sea
usando el comando Quick Sort (ordenar rpido) del men Records o usando las
dos herramientas que hay para ordenar en la barra de herramientas.
Orden ascendente (de A a Z)
Orden descendente (de Z a A)
Est opcin le permite ordenar rpidamente toda la tabla basada en el campo
actual, por ejemplo si quiere ordenar la tabla por el Nombre del Taladro, entonces
necesita hacer un clic en cualquier parte de la columna NomTaladro y luego elegir la
apropiada herramienta o el comando ordenar.
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Tambin puede ordenar por ms de un campo a la vez usando filtros o consultas,
en realidad en el ejemplo anterior el comando Quick Sort slo se usa para
operaciones sencillas de ordenacin por un solo campo, aprender como realizar
operaciones de ordenacin ms complejas en los captulos correspondientes a
consultas.
7.5 Filtrando los Datos.
Access le permite filtrar sus datos de modo que slo vea los registros que coincidan
con los criterios especificados, por ejemplo puede que quiera ver slo los registros
de los taladros correspondientes a la zona 5, para esto el criterio con el que
filtramos nuestros datos sera Zona igual a 5.
Por ahora un filtro realiza la misma labor que una consulta (query), excepto que
este corre a partir de una tabla abierta en vez de un panel de consulta en la ventana
base de datos.
En Access 97, se puede filtrar los datos de dos maneras: filtro por seleccin y
filtro por formulario.
Con el filtro por seleccin puede usar los datos que ya han sido ingresados en la
tabla para usarlos como ejemplo de que es lo que desea filtrar, por ejemplo si desea
ver solamente los taladros verticales, es decir los que tienen un ngulo de
inclinacin 90; solo tiene que hacer un clic sobre el nmero 90 en el campo
Inclinacin y usar el dato seleccionado como criterio de filtrado.
Con el filtro por formulario, tendr que usar la cuadricula para el ingreso de
datos, que es muy parecida a la estructura de la tabla misma, se puede usar esta
cuadrcula para insertar criterios de ejemplo, Access intentar hacer coincidir el
criterio con los datos de la tabla original; este mtodo le permite realizar bsquedas
mucho ms complejas que las que se puedan realizar usando el filtro por seleccin.
En Access estn disponibles facilidades de filtrado ms avanzadas, sin embargo
debe saber hasta donde debe llegar ya que si est planeando realizar bsquedas
ms sofisticadas usando filtros debe considerar usar queries (consultas) en vez de
filtros.
La manera ms fcil de trabajar con filtros en Access es a travs de la barra de
herramientas, hay varios botones en la barra de herramientas Table DataSheet que
le permite trabajar con filtros.
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Herramienta Nombre Funcin
Filtro por seleccin
(Filter by Selection)
Filtra de acuerdo a los datos seleccionados
en la tabla
Remover Filtro
(Remove Filter)
Remueve la condicin de filtro, tambin es
usado para ver los datos cuando el filtrado
est usando un formulario
Filtro por formulario
(Filter by Form)
Proporciona una cuadrcula de criterios para
los datos de ejemplo que sern usados
como base del filtrado
Limpiar cuadrcula
(Clear Grid)
Limpia los criterios de la cuadrcula de
criterios
Desde luego hay un gran nmero de mtodos que puede usar para trabajar con
filtros, como veremos en los ejercicios correspondientes, no escatimaremos
informacin de cmo trabajar con los caracteres comodn (*.?), los operadores
lgicos OR, AND, BEETWEN y los smbolos >(mayor que) y <(menor que).
Como hemos mencionado anteriormente es mejor usar un query en vez de un filtro
para realizar bsquedas ms complejas, por ahora lo dejaremos aqu con la
promesa de tratar las consultas en detalle prximamente.

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8 MANTENIMIENTO DE LAS TABLAS.
En los captulos anteriores ya hemos aprendido ha construir tablas y a manipular los
datos que estas contienen, adems de esto Microsoft Access tiene algunas
importantes caractersticas que se usan para el mantenimiento de las tablas y que
necesita conocer; en este captulo aprender:
Como relacionar tablas.
Como crear ndices para las tablas.
Como cambiar la estructura de una tabla.
Como imprimir las definiciones de una tabla.
8.1 Relacionando Tablas.
En el captulo que trat sobre el diseo de la base de datos, por razones de
eficiencia, decidimos partir nuestra base de datos en cuatro tablas: TTaladros,
TCorridas, TTopografa, y TEnsayes, ahora ha llegado el momento de juntar
nuevamente estas tablas de modo que puedan compartir sus datos entre ellas para
posteriormente crear reportes y consultas en captulos posteriores.
Generalmente hay dos tipos principales de relaciones que necesita conocer:
Relacin uno a varios, donde un registro de la tabla primaria est asociado con
varios registro en la tabla relacionada, por ejemplo, en nuestro caso para cada
registro de la tabla TTaladros hay varios registros asociados en la tabla
TCorridas; en la tabla TTaladros hay un registro por taladro, pero en la tabla
TCorridas hay varias corridas para cada taladro.
Relacin uno a uno, donde slo un registro en la tabla primaria puede estar
asociado con slo un registro en la tabla relacionada.
Bsicamente, hay dos buenas razones para relacionar nuestras tablas antes de
crear reportes, consultas y formularios, estas son:
Access usa estas uniones cuando desarrolla consultas basadas en ms de una
tabla, tambin se puede crear una unin especfica para las consultas, pero esto
es tedioso.
Access le permite crear formularios y subformularios especiales con tablas
relacionadas, en este tipo de formularios puede disearse de modo que el
registro primario aparezca en la parte superior de la pantalla y todos los registro
dependientes en la parte inferior, por ejemplo podemos ver los datos del collar
de un taladro en la parte superior y todas sus leyes por corridas en la parte
inferior.
Antes de intentar unir o relacionar sus tablas es una buena idea dibujar un mapa
que muestre las relaciones entre las tablas.
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La forma ms comn de relacin es de uno a varios y es el tipo de relacin ms
usado en todas las uniones de nuestras tablas, como puede verse en el siguiente
diagrama:
Figura N 8.1: Nuestro modelo de relaciones
Cuando relacionamos tablas en Access, primero determinamos cual ser la tabla
primaria y luego cuales tablas sern las dependientes, en nuestro caso la nica
tabla que contiene registros nicos, es decir que no se repiten, es la tabla TTaladros
y es la que ser usada como tabla primaria.
Access tambin cuenta con una caracterstica para forzar la integridad referencial
durante el ingreso y borrado de datos.
Aplicar la Integridad Referencial a sus tablas es una importante decisin a
considerar ya que con la integridad referencial:
Si se aade un nuevo registro a una tabla dependiente, primero debe existir un
registro coincidente en la tabla primaria, por ejemplo no se puede aadir una
nueva corrida para un taladro que an no ha sido ingresado en la tabla de
taladros.
Tampoco se puede borrar un registro de la tabla primaria si existen registros
dependientes en tablas relacionadas.
Access le permite a usted tomar la decisin de aplicar o no la integridad referencial
a sus tablas, para esto necesita considerar los pros y los contras cuidadosamente.
Esto es una caracterstica perfecta para aplicarse a nuestros datos, no es una gran
cosa que no podemos aadir nuevas corridas para un taladro que an no se ha
perforado y por lo tanto no existen en la tabla TTaladros?. Sin embargo, antes de
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aplicar la integridad referencial debe planearse cuidadosamente las relaciones entre
las tablas.
En nuestro caso estamos interesados en almacenar, de la manera correcta y con
los mnimos errores, todos los datos generados en un programa de perforacin
diamantina y evitar ingresar leyes o corridas que no existen, estos errores se
evitarn con el uso de la integridad referencial.
Como puede verse en la ventana de Relationship (relaciones) Access nos
proporciona un modelo grfico de nuestra base de datos, este modelo puede
abrirse en cualquier momento con el comando Relationship que se encuentra
en el men Tool o haciendo clic en la herramienta de la barra de
herramientas.
Si se necesita romper una unin entre dos tablas, haga clic en la lnea que las
conecta para seleccionarla y luego presionar la tecla DEL
8.2 Indexacin.
Los ndices son un medio de aumentar la velocidad de acceso a sus datos y una
manera de ordenarlos de una manera especfica, tambin se usan para evitar que
se ingresen datos duplicados en las tablas.
Cuando indicamos que campos sern las claves primarias en nuestras tablas,
tambin estamos creando los ndices primarios para cada una de las tablas.
Access permite crear dos tipos ndices adicionales para sus tablas, que son:
Indices de campo nico, esto se hace en el cuadro de propiedades del campo
que se desea indexar.
Indices de campos mltiples, esto se hace en la ventana de propiedades de la
tabla cuyos campos se van a indexar.
En cualquier tabla de Microsoft Access se pueden crear hasta 32 ndices, 5 de los
cuales pueden ser ndices de campos mltiples, un ndice de campo mltiple puede
contener hasta 10 campos en su expresin.
En Access los ndices trabajan detrs del escenario, no hay una caja de dilogo, ni
un mensaje en la barra de estado que nos diga que est haciendo el ndice, este
simplemente existe para acelerar las operaciones de bsqueda y ordenacin de los
datos.
Para crear un ndice de campo nico, haga lo siguiente:
1. Abra la ventana Base de datos y haga clic en la ficha Tables.
2. Haga clic sobre el nombre de la tabla en la cual quiere crear un ndice.
3. Abra la tabla en vista Diseo
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4. Haga clic sobre el campo que desea indexar.
5. Otro clic en el recuadro de texto de la opcin Indexed de la ventana Field
Properties en la parte inferior de la pantalla.
6. Un clic en la flecha abajo, a la derecha del recuadro de texto.
7. Un ltimo clic en Yes [Duplicates Aceptar], con lo que queda indexada la tabla
por el campo seleccionado.
La creacin de ndices de campos mltiples es un proceso ms complejo y
requiere del uso de la ventana Indexes. Haga lo siguiente para crear un ndice de
campos mltiples:
1. Haga clic en la herramienta Indexes con lo que aparece en pantalla
la caja de dilogo Indexes tal como se muestra en la siguiente figura.
2. Haga clic en la siguiente fila en blanco.
3. Escriba un nombre para el nuevo ndice de campos mltiples y presione Enter.
4. Haga clic en la flecha abajo en Field Name y selecciones el nombre del campo
que desea para el primer ndice.
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5. Haga clic en la columna Sort Orden y asegrese que muestre Ascending.
6. Haga clic en el siguiente espacio en blanco de la columna Field Name y repita
los pasos 4 y 5 para los campos que sern el segundo, tercero, etc. ndices,
con esto Access asume que todos los campos que no tengan nombre son los
ndices mltiples del primer ndice.
7. Haga nuevamente clic en la herramienta Indexes, esto cierra la caja de
dilogo.
8. Selecciones Archivo y luego Cerrar y guarde la tabla cuando se lo pregunte.
Los ndices son de gran ayuda para acelerar los procesos de bsqueda en las
bases de datos grandes, sin embargo demasiados ndices pueden tener un efecto
adverso sobre las operaciones en la base de datos ya que cada vez que es borrado
un registro o se aade uno nuevo, los ndices de la tabla tambin necesitan ser
actualizados.
Si bien los ndices aceleran los procesos de bsqueda y ordenacin, si se realizan
muchas operaciones de borrado e ingreso de nuevos registros, encontrar que los
ndices en vez de ser de ayuda se convierten en un verdadero dolor de cabeza.
Como regla general slo cree ndices para los campos que son ordenados o
buscados con regularidad.
8.3 Cambiando la Estructura de la Tabla.
No importa que tambin haya planeado su sistema siempre habr que realizar
inevitables cambios en la estructura de sus tablas.
Afortunadamente es fcil cambiar la estructura de una tabla, aun despus de que
los datos han sido ingresados en la tabla.
Los cambios en la estructura de la tabla pueden incluir operaciones tales como
insertar un nuevo campo, cambiar el nombre de un campo, cambiar la clave
principal, borrar un campo, cambiar el tipo de dato, cambiar el orden de los campos,
etc.
Todos estos cambios se realizan cuando la tabla est en vista de Diseo y es
necesario guardar la tabla para que estos cambios tomen efecto.
8.4 Impresin de las Definiciones de la Tabla.
Una de las caractersticas ms sobresalientes de Access es su capacidad de
documentar las definiciones de la tabla y de otras caractersticas de la base de
datos.
La documentacin es la clave para un efectivo y continuo mantenimiento de su base
de datos, si no conoce bien la estructura de sus tablas, incluyendo las propiedades
de los campos, ndices, etc. se hace ms difcil realizar los cambios adecuados.
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Se puede crear una gran variedad de sistemas de documentacin usando la opcin
Base de datos Documentor (Documentador de base de datos). Para documentar
una base de datos:
1. Asegrese que la ventana Base de datos aparezca en la pantalla.
2. Seleccione el men Tools y luego el comando Analyze (Analizar)
3. Seleccione la opcin Documentor (Documentador), con lo que aparece la
ventana Base de datos Documentor, tal como se ve en la Figura 8.2.
4. Haga clic en el botn Select All para seleccionar todas las tablas.
5. Haga clic en Aceptar, despus de unos instantes aparecer un reporte con la
definicin del objeto, este reporte se muestra en modo Print Preview (Vista
preliminar), puede ver el nmero de pginas y revisarlo en pantalla, pero lo
recomendable es obtener una copia impresa.
6. Para salir, haga clic en Cerrar.
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9 CONSULTAS.
En captulos anteriores hemos estudiado algunas tcnicas para localizar datos en las
tablas, adems de estas tcnicas Microsoft Access viene provisto de una poderosa y
excepcional herramienta que realiza bsquedas complejas de los datos, en los
siguientes cuatro captulos aprenderemos como usar esta herramienta. Ahora
aprenderemos:
Que son y para que se usan las consultas.
Como seleccionar los campos que sern mostrados por la consulta.
Como especificar los criterios para las consultas.
Como especificar un rango como criterio para las consultas.
Como usar los operadores relacionales AND y OR en las consultas.
Como borrar un criterio.
Como guardar una consulta para su uso futuro.
Como ejecutar una consulta guardada.
9.1 Consultando sus Datos.
Ya hemos aprendido como buscar datos mediante el comando Find del men Edit,
este comando est bien para bsquedas simples, pero se queda corto al momento
de producir listas de registros que coincidan con lo que desea.
Microsoft Access le permite realizar bsquedas mucho ms complejas para sus
datos usando las consultas.
A las consultas se les conoce formalmente como Querry by Example (Consulta por
ejemplo) o simplemente QBE, por sus siglas en ingles, una consulta es como un
reporte basado en los datos de una tabla.
Cuando usa una consulta debe especificar que campos y que datos se mostrarn,
esto se hace dndole a Access algn criterio de bsqueda, por ejemplo todos los
taladros que tengan -60 en el campo Inclinacin o todos los taladros terminados en
1998 de la tabla TTaladros.
Una vez que los campos y los criterios han sido seleccionados Access buscar por
toda la informacin y producir una tabla que coincida con lo que desea de sus
datos.
Esencialmente las consultas encuentran los datos para usted, sin embargo
Microsoft Access va ms all de este concepto y le permite actualizar y borrar los
datos de las tablas usando las consultas.
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En Access bsicamente se pueden realizar dos tipos de consultas, la primera y ms
sencilla es la consulta de seleccin, que simplemente selecciona informacin de
las tablas y de otras consultas y la consulta de accin, que actualiza, inserta o
elimina datos de las tablas.
El proceso de crear una consulta involucra los siguientes pasos:
1. Abrir una consulta en vista diseo.
2. Seleccionar la tabla o tablas a partir de las cuales realizaremos la consulta.
3. Escoger los campos que usaremos en la consulta.
4. Ingresar los criterios de bsqueda.
5. Ejecutar la consulta.
9.2 Abrir una Consulta en Vista Diseo.
El primer paso para crear una consulta es abrir una ventana que contenga una
consulta en vista diseo luego especificar que tabla desea consultar y que tipo de
consulta desea realizar.
Access le ofrece cinco tipos de consultas:
Tipo Descripcin
Design View Le permite disear una consulta en una ventana nueva
sin la ayuda de un asistente.
Simple Query Wizard Le permite crear una consulta simple que selecciona los
registros de acuerdo a los datos especificados.
Crosstabs Query Wizard Le permite crear una consulta que compara dos grupos
de criterios, los datos se muestran en filas y columnas
como en una hoja de clculo.
Find Duplicates Query
Wizard
Le permite localizar registros duplicados en una tabla.
Fund Unmatched
Querry Wizard
Le permite localizar registros en una tabla que no
tengan un registro igual correspondiente en una tabla
relacionada.
Los asistentes para crear consultas lo guiarn paso a paso en el proceso de
desarrollar consultas especficas.
En los siguientes tres captulos crearemos nuestras propias consultas desde el
principio.
Para abrir una ventana de consultas en Vista Diseo:
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1. Asegrese que la ventana Base de datos est abierta y aparezca en la pantalla.
2. Haga un clic en la ficha Queries, con esto aparece una lista con los nombres de
las consultas previamente creadas.
3. Haga clic en New, ahora tiene que decidir si usar un asistente para la creacin
de la consulta o si la crear desde el inicio usando la Vista Diseo.
4. Por ahora haga clic en el botn Disign View.
5. Otro clic en Aceptar, ahora aparece una ventana de consultas y en esta una
caja que contiene los nombres de las tablas que se consultarn.
6. Haga clic en la tabla que desea consultar y luego en el botn Add, con lo que la
tabla ser aadida a la ventana de consultas en la parte superior de la pantalla.
7. Haga clic en Cerrar, con lo que su pantalla se ve ahora como la Figura 9.1
Figura 9.1: La pantalla Query Design.
La pantalla para las consultas est dividida en dos secciones:
La parte superior de la pantalla es usada para mostrar las listas con los nombres de
los campos de las tablas que han sido seleccionadas para la consulta, hasta el
momento nuestra consulta tiene una sola tabla, sin embargo pueden aadirse ms
tablas en cualquier etapa.
A la parte inferior de la cuadrcula se le conoce como cuadrcula QBE, es aqu
donde se especifica que campos se mostrarn en la consulta, en que orden sern
mostrados los datos, si se realizar algn clculo, etc.
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9.3 Tcnicas de Seleccin de Campos.
Para realizar una consulta se necesita seleccionar los campos de las tablas
correspondientes, puede escribir directamente el nombre del campo en la cabecera
de la columna en la cuadrcula QBE, sin embargo es ms conveniente si
arrastramos el campo desde la lista de campos o tambin puede usar la flecha
abajo que aparece a la derecha del recuadro que contiene el nombre del campo
cuando este es seleccionado.
9.4 Arrastrando Varios Campos.
Ya hemos visto en captulos anteriores como los productos de Microsoft nos
permiten seleccionar ms de un tem usando las teclas Ctrl y Shift, estas mismas
tcnicas pueden ser usadas cuando seleccionamos los campos para una consulta.
9.5 Seleccin de Registros Especficos Usando Criterios.
La seleccin de los campos mostrar todos los registros de la tabla, pero slo usa
los campos especificados en la cuadrcula QBE, pero si desea ser ms selectivo
con los datos que sern mostrados, se pueden especificar criterios debajo del
campo o campos en la cuadrcula en la fila correspondiente, estos criterios pueden
ser muy simples o involucrar una serie de clculos complejos.
Por ejemplo si slo desea ver los datos del taladro MTTO-63, lo que tiene que hacer
es aadir debajo del nombre de campo NomTaladro, en la lnea de Criteria: MTTO-
63, con esto Access slo mostrar los datos correspondientes a este taladro.
Los textos de los criterios deben estar entre comillas y las fechas dentro de signos
de numerales (#), sin embargo si no coloca estos smbolos en el criterio, Access lo
har por usted.
Por esto sus datos aparecen con caracteres adicionales cuando regresa a la hoja
de datos o hace un clic en cualquier otra parte de la cuadrcula, si Access lo hace
por nosotros, para que darnos la molestia de escribirlos?.
Cuando ingresa ms de un dato en los campos est creando un operador
condicional AND, por ejemplo cuando ingresa 90 en el campo Inclinacin de la
tabla TTaladros, le est preguntando a Access por todos los taladros verticales
perforados.
Cuando ingresa >01/01/97 en el campo F_Trmino, -90 todava se mantiene en el
campo Inclinacin, esto le pregunta a Access por todos los taladros verticales
perforados y (and) que su fecha de trmino sea posterior a 1997, en otras palabras
todos los taladros verticales perforados desde 1997 a la fecha.
Mientras ms criterios ingresen a la cuadrcula, las condiciones de bsqueda se
harn ms cerradas (menos datos a mostrar).
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9.6 Seleccin de Datos Entre Rangos.
Frecuentemente necesita seleccionar registros que estn dentro de un rango de
datos, por ejemplo pueda que quiera conocer cuales son los taladros que se han
perforado con inclinaciones entre 45 y 60 grados, o los que fueron perforados en
el segundo semestre de 1997 o sea entre 01/06/97 y el 31/12/97.
Esto se hace escribiendo los criterios del prrafo anterior en la lnea para los
criterios pero separados por la palabra AND.
9.7 Especificando el Operador Condicional OR.
Otro tipo de consulta que puede hacer es una consulta usando el operador lgico
OR, por ejemplo puede tener una lista con todos los taladros perforados en la zona
5 o en la zona 7.
Las consultas OR pueden realizarse usando las lneas or adicionales que se
encuentran al final de la cuadrcula o usando el operador especial OR.
9.8 Guardando una Consulta.
Las consultas que son usadas con regularidad pueden guardarse pata su posterior
empleo y pueden usarse directamente desde la ventana Base de datos.
Para guardar una consulta haga clic en el botn Guardar de la barra de
herramientas.
Si est guardando la consulta por primera vez, escriba un nombre que siga las
reglas para dar nombre a objetos de Microsoft Access en el cuadro de dilogo
Guardar Como y a continuacin, elija Aceptar.
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10 TCNICAS PARA CONSULTAS.
En el ltimo captulo hemos aprendido como trabajar con las consultas, pero dentro
de Access se pueden utilizar varias tcnicas para que sus consultas sean ms
productivas, en este captulo aprender:
Como ordenar el resultado que produce una consulta.
Como seleccionar todos los campos de una tabla fcilmente.
Como usar los caracteres comodn en los criterios.
Como excluir datos en una consulta.
Como hacer consultas a travs de tablas relacionadas.
Como crear listas que contengan slo registros nicos.
10.1 Ordenando el Resultado de una Consulta.
No siempre es deseable ver los resultados en el mismo orden en que aparecen en
su respectiva tabla, por esto Access le permite ordenar el resultado de sus
consultas, esto se hace usando la propiedad Sort de la cuadrcula QBE.
Cuando elige esta caracterstica puede escoger entre un orden ascendente o
descendente.
10.2 Seleccionando Todos los Campos.
Usando el campo asterisco puede crear consultas de criterios rpidamente y con
un mnimo esfuerzo.
10.3 Consultas Usando Caracteres Comodn.
Microsoft Access le permite usar caracteres comodn para la bsqueda de datos,
estos caracteres son los mismos que probablemente ha visto en el DOS, el
asterisco es usado para reemplazar todos los caracteres subsiguientes, mientras
que el signo de interrogacin es usado para substituir un solo carcter a la vez.
10.4 Usando el Operador NOT.
Se le puede preguntar a Access para que muestre todos los registros excepto
aquellos que coincidan con el criterio, mediante el uso del operador NOT.
10.5 Consultas en Tablas Relacionadas.
Se puede incluir ms de una tabla en el diseo de una consulta, esto se hace
simplemente seleccionando tablas adicionales al mismo tiempo que se aade una
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tabla a la consulta o puede hacerse posteriormente usando el comando Show
Table del men Query.
Las conexiones entre las tablas se dibujan conectando lneas entre los campos
comunes que comparten las tablas.
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11 OTRAS CONSULTAS.
Las consultas realizadas hasta la fecha han sido todas consultas de seleccin,
donde estas le dicen a Microsoft Access que seleccione registros de una tabla
basado en los campos y criterios especificados. Pero Access tambin cuenta con otro
tipo de consultas conocidas como consultas de accin, las cuales permiten hacer
clculos y cambios en los datos de la tabla, en este captulo aprender:
Como crear campos calculados.
Como producir consultas resmenes.
Como crear consultas de accin que alteren los datos en las tablas originales.
Como crear consultas de parmetros.
11.1 Consultas Calculadas.
Microsoft Access le permite crear consultas calculadas, este tipo de consultas le
proporcionan dos operaciones adicionales:
Campos calculados, son campos nuevos dentro de la cuadrcula QBE, que son
utilizados para realizar operaciones aritmticas con datos que ya existen en la
tabla, por ejemplo puede usar los campos CuTotal e Intervalo para crear un
nuevo campo que calcule un promedio ponderado.
Resumen de datos, se usa para preparar un resumen de los datos contenidos
en la tabla, por ejemplo podemos totalizar el nmero de metros perforados,
contar el nmero de registros, hallar leyes promedios, etc.
11.2 Creacin de Campos Calculados.
Las consultas le permiten crear campos adicionales (columnas) las que son
calculadas usando los valores existentes en los campos de sus tablas.
El uso ms comn de estos campos es para realizar sumas o multiplicaciones de
los valores que existen en los campos para producir un nuevo valor, por ejemplo en
la tabla TEnsayes se puede tener un campo para la ley de cobre total y otro para la
longitud del intervalo muestreado, luego puede usarse una consulta para que
multiplique estas dos cantidades y crear un campo calculado que contenga un
nuevo valor ponderado.
Si tenemos una tabla con un campo llamado CuTotal y otro campo llamado
Intervalo, para multiplicarlos a ambos necesitamos de la siguiente frmula:
CuTotal * Intervalo
Los siguientes operadores aritmticos estn disponibles en Access para las
consultas calculadas:
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Signo Operacin
*
Multiplica dos expresiones numricas.
/
Divide la primera expresin numrica entre la segunda.
+
Suma dos expresiones numricas.
-
Resta la segunda expresin numrica de la primera.
^
Eleva la primera expresin numrica a la potencia indicada por la
segunda.
&
Crea una cadena de texto concatenando la primera cadena con la
segunda.
Las frmulas en Access trabajan de acuerdo a la regla de Prioridad de
Operadores, realizando primero potenciaciones y radicaciones, luego
multiplicaciones y divisiones y por ltimo sumas y restas, para variar este orden es
necesario colocar la operacin entre parntesis ya que estas operaciones tienen
prioridad uno, como se demuestra en el siguiente ejemplo:
3 +2 x 5 =13
(3 +2) x 5 =25
Una de las ventajas de los campos calculados es que los campos son dinmicos,
cuando el resultado de una consulta aparece en la pantalla, los clculos se realizan
como en las hojas de clculo, si se realiza un cambio en uno de los valores
dependientes, los clculos se actualizan automticamente.
11.3 Clculos que Realizan Resmenes (Consultas de Totales).
Las consultas tambin pueden usarse para resumir sus datos, esto se hace
aadiendo una fila para los Totales en la cuadrcula QBE, en esta fila se pueden
usar operadores especiales para resumir sus datos y son los siguientes:
Operador Clculo que Realiza
Sum Suma todos los valores en este campo.
Avg Calcula la media aritmtica de todos los valores en el campo.
Min Devuelve el valor mnimo encontrado en la columna.
Max Devuelve el valor mximo encontrado en la columna.
Count Cuenta el nmero de valores no nulos encontrados en el campo.
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StDev Calcula la desviacin estndar de todos los valores en este campo.
Var Calcula la varianza de todos los valores en este campo.
First Devuelve el valor del primer registro.
Last Devuelve el valor del ltimo registro.
Existe otra operacin especial llamada Group By (Agrupar por) la cual le permite
crear subtotales por grupos de valores en un campo.
Para calcular los totales dentro de una consulta, haga clic en el botn Totals
de la barra de herramientas en Vista Diseo para abrir la fila Total en la cuadrcula
de diseo.
11.4 Consultas de Actualizacin (Update Queries).
Las consultas con las que hemos trabajado hasta ahora, se les conoce como
consultas de seleccin, ya que los registros se seleccionan sobre la base de los
criterios que especificamos.
Microsoft Access cuenta tambin con otras consultas conocidas como consultas de
accin que actualizan o cambian los datos en las tablas originales, estas consultas
son muy tiles para realizar cambios globales en la tabla son la necesidad de
modificar registros individuales.
Las consultas de actualizacin son creadas de la misma manera que las consultas
de seleccin excepto que su operacin es cambiada usando uno de los comandos
que hay en el men Query antes de ejecutarlo.
En el siguiente ejercicio usaremos una consulta de actualizacin para cambiar los
valores negativos de las leyes de Cu total, que son usadas en MEDSYSTEM, a
valores nulos para poder realizar clculos estadsticos en Access.
11.5 Consultas de Parmetros (Parameter Queries).
Otro tipo de consultas muy tiles son las consultas de parmetros, hasta ahora
para ver los registros que coincidan con un criterio especfico tenia que ingresar un
valor en la propiedad de criterios en la cuadricula QBE, sin embargo usando una
consulta de parmetros puede hacer que antes que se ejecute la consulta le
pregunte por un valor o un texto que ser como criterio de bsqueda; una vez
creada la consulta de parmetros, esta puede ejecutarse desde la ventana Base de
datos.
Esto le permite disear la consulta pero dndole al usuario la opcin de especificar
el criterio de bsqueda al momento de correr la consulta, este tipo de trabajo nos da
una buena aproximacin para las consultas que son estndares en su planeamiento
y diseo pero que necesitan correrse contra un grupo de criterios variables.
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Por ejemplo, si deseamos consultar por los detalles de los collares de cada taladro,
tendramos que crear una consulta que nos permita ingresare el nombre del taladro
como parmetro de bsqueda para hacer esto.

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12 INFORMES (Reports).
La verdadera fortaleza de un sistema administrador de base de datos est en su
capacidad de tomar datos de las tablas y luego modificarlos para presentarlos en
cualquier estilo que le agrade, este captulo se enfoca en la creacin de informes en
Microsoft Access, ahora aprenderemos:
El proceso de la creacin de informes.
Como crear informes columnares e informes tabulares.
Como crear informes por grupos usando el Report Wizard (Asistente de informes).
Como crear etiquetas para correo mltiple.
Como crear un informe resumen.
12.1 Creacin de Reportes.
Todos los sistemas de las bases de datos de hoy en da vienen con un generador
de informes para ayudarle a disear sus reportes e informes.
Los informes son creados generalmente como plantillas, cuando se ejecuta un
informe la plantilla es usada para combinar la informacin ms reciente de la tabla,
por esto los informes en las bases de datos involucran dos principales elementos en
su diseo.
Las definiciones de los campos, que le indican a la plantilla que campos sern
usados y de donde provienen.
El diseo del reporte, que le dice a la plantilla como presentar los datos.
Ya que los usuarios de las bases de datos exigen mucho de sus datos, todos los
fabricantes de bases de datos para computadoras vienen provistos con un mtodo
fcil para generar todos los tipos de reportes que pueda desear.
Sin embargo Microsoft Access va a la cabeza al crear un generador de informes
ms fcil de usar que en otros paquetes, en Access se puede crear informes:
Usando el Asistente para informes (Report Wizard), que lo lleva paso a paso
por el proceso de crear un informe usando plantillas predefinidas.
Desde el inicio, en Vista Diseo (Design View), especificando que campos usar
y donde ubicarlos.
Usando el Asistente para informes, para crear las partes bsicas del informe y
luego mejorarlo usando las facilidades de la vista diseo.
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Como nuevo usuario es mejor que se familiarice con el proceso de crear informes
usando el Asistente para informes, y permita que Access lo lleve paso a paso
durante este proceso.
Cuando crea un nuevo informe se encontrar con una caja de dilogo que le ofrece
seis maneras de crear un informe.
Mtodo Descripcin
Design View
(Vista Diseo)
Le permite crear un informe completo desde el principio,
antes de usar este mtodo es recomendable que
construya varios reportes usando las otras tcnicas.
Report Wizard
(Asistente para informes)
Lo gua a travs del proceso de crear un informe
preguntndole por los campos, diseo, estilo y ttulos que
se requieren para el informe.
AutoReport: Columnar
(Autoinforme: columnar)
Crea un informe rpido, donde cada campo es
presentado verticalmente a lo largo de la pgina en una
sola columna.
AutoReport: Tabular
(Autoinforme: tabular)
Crea un informe rpido donde cada campo es presentado
horizontalmente a travs de la pgina en una nica fila,
como en una hoja de clculo.
Chart Wizard
(Asistente para grficos)
Le permite crear un informe que produce un grfico con
los datos de una tabla o consulta.
Label Wizard
(Asistente para etiquetas)
Le permite crear un informe con etiquetas postales
tomando los datos de una tabla o consulta.
Conforme se vuelva ms hbil podr crear muchos de sus informes desde el
principio, sin ninguna asistencia; la manera ms rpida de obtener lo que desea es
saber exactamente lo que est haciendo en cada paso.
Sin embargo, a medida que adquiera ms experiencia, probablemente usar un
Asistente para informes para crear la estructura bsica del informe y luego
mejorarlo puntualmente. Despus de todo quin desea comenzar un informe
desde el principio todas las veces?
En este curso se usarn los asistentes para informes para producir varios informes,
luego crear un informe usando cualquiera de las tcnicas mencionadas
anteriormente, luego se le requerir para que seleccione el origen de los datos para
su informe, este puede ser una tabla o una consulta, lo que le proporciona una gran
flexibilidad para producir los resultados que necesita.
12.2 Creacin de Informes Rpidos.
Access cuenta con dos mtodos que le facilitan crear informes rpidamente: el
Autoinforme Columnar y el Autoinforme Tabular a partir de una tabla o una consulta,
el modo de operar de ambos es totalmente idntico excepto que los reportes
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Columnares presentan los datos verticalmente a lo largo de la pgina, mientras que
los reportes Tabulares presentan los datos horizontalmente a travs de la pgina.
12.3 Creacin de un Informe Columnar.
Para crear un informe rpido columnar de los pasos siguientes:
1. Asegrese que la ventana Base de datos est abierta y aparezca sobre la
pantalla.
2. Haga clic en la ficha Reports.
3. Otro clic en el botn New, con lo cual aparece en su pantalla la caja de dilogo
New Report.
4. Haga clic en AutoReport: Columnar, en este momento tenemos que escoger la
fuente de nuestros datos.
5. Haga un clic sobre la tabla o consulta donde se encuentran los datos que usar
para crear el informe.
6. Un clic en Aceptar, con lo que en pocos momentos aparecer un reporte
columnar en su pantalla en modo preview (vista preliminar).
7. Haga clic en los botones siguiente, ltima, previa y primera pgina y examine el
diseo de su reporte.
8. En esta etapa puede imprimir su reporte si desea, pero por ahora lo dejaremos
para ms tarde.
9. Clic en Cerrar, ahora se presenta en la pantalla la ventana Report Design
(Diseo de informe) que le permite cambiar los campos, ubicacin de los
campos, el estilo de su reporte, etc.
10. Para guardar este reporte selecciones el men Archivo y luego el comando
Guardar.
11. Escriba un nombre para el informe y haga clic en Aceptar.
12. Por ltimo seleccione Archivo y luego Cerrar.
12.4 Creacin de un Informe Tabular.
Los informes Tabulares son creados de la misma manera que los informes
Columnares, con la nica diferencia que en Paso 4 del procedimiento anterior hay
que escoger Tabular en vez de Columnar.
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12.5 Impresin de Informes.
La impresin de un informe puede hacerse cuando el informe es creado por primera
vez o posteriormente siempre y cuando la plantilla del informe haya sido guardada.
1. Asegrese que la ficha Reports se encuentre activa.
2. Haga clic en el nombre del informe que quiere imprimir.
3. Es recomendable ver el informe primero en la pantalla antes de imprimirlo en
papel, haga clic en Preview.
4. Seleccione Archivo y luego Page Setup, con lo que aparece la caja de dilogo
Page Setup.
5. Haga un clic en la ficha Page, esta le permite cambiar la orientacin y tamao
del papel.
6. Haga clic en la ficha Layout, esto le permite manipular el tamao y el
espaciamiento del informe impreso.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Asegrese que la impresora este encendida y con papel.
9. Seleccione Archivo y luego Print, con esto aparece la caja de dilogo Print que
le permite especificar la impresora a usar y como se imprimirn las pginas del
informe.
10. Haga clic en Aceptar, espere algunos momentos y su impresora imprimir su
informe.
11. Seleccione Archivo y luego Cerrar.
12.6 Usando el Asistente Para Informes. (Report Wizards).
Los dos ltimos informes que ha creado fueron relativamente sencillos, pero ahora
ha llegado el momento crear informes ms complejos.
Los asistentes para informes son ideales para construir informes ms intrincados ya
que obligan a responder preguntas claves sobre el diseo del informe de una
manera lgica.
Usaremos el Asistente para informes para crear un informe por grupos, donde
los taladros de nuestra base de datos estarn agrupados por zonas, adems los
nombres de los taladros estarn ordenados alfabticamente dentro de cada zona.
Los asistentes para informes son de gran ayuda para construir informes, sin
embargo como ha podido ver, dar respuestas a ciertas preguntas puede resultar
algo engorroso, por lo que es recomendable primero disear en papel un esquema
general del informe que desea.
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Este mtodo lo forzar a responder preguntas claves que necesitan ser respondidas
antes de que intente crear el informe en la computadora, como p. ej. Qu campos
necesito?, Cmo estarn agrupados?, En qu orden estarn los datos?, Cmo
desea que los encabezados sean presentados?, etc.
Para crear un informe por grupos:
1. Asegrese que la ficha Reports est activa.
2. Haga un clic en el botn New, con esto aparece la caja de dilogo New Report.
3. Un clic en Report Wizard.
4. Haga un clic en la flecha abajo y elija la tabla o la consulta de donde
provendrn los datos para su informe.
5. Clic en TTaladros.
6. Clic en Aceptar, con esto se muestra la primera pantalla del Asistente, en la
cual tendr que escoger que campos sern usados en su informe.
7. Seleccione los campos que desea que aparezcan en su informe, Zona,
NomTaladro, Coord_E, Coord_N y Azimut.
8. Clic en el botn Next, con esto aparece la segunda pantalla del Asistente,
ahora se le preguntar para que especifique como estar agrupado el informe.
9. Haga un doble clic en Zona, con esto cambia la parte superior de la vista
preliminar que tiene a la derecha de la pantalla.
10. Haga clic en el botn Next, aparece la siguiente pantalla del Asistente y se le
preguntar por como quiere que sus datos sean ordenados dentro de los
subgrupos.
11. Haga clic en la flecha abajo 1, con lo que aparece la lista de campos del
informe.
12. Seleccione NomTaladro, para que los subgrupos estn ordenados por este
campo.
13. Clic en Next, en la siguiente pantalla tendr que seleccionar el diseo de su
reporte, el diseo determina como se presentarn los registros en la pgina.
14. Haga clic en los diferentes diseos y observe como cambia la vista preliminar
15. Haga clic en Block.
16. Clic en Next, en esta pantalla el Asistente le permite seleccionar el estilo para
su informe.
17. Haga clic en los diversos estilos y observe los cambios en el panel de la
izquierda.
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18. Seleccione el estilo Corporate con un clic.
19. Clic en Next, en la pantalla final del Asistente se le pregunta por el ttulo que
tendr su informe, este sirve para dos propsitos, primero servir de
encabezado para su informe y segundo ser usado como el nombre con el cual
Access guardar el informe en el panel de Reports en la ventana Base de
datos.
20. Escriba Lista de Taladros por Zonas.
21. Un ltimo clic en Finish, con lo que su reporte aparece en la pantalla en Vista
preliminar (Preview).
12.7 Creacin de Etiquetas Postales.
Una de las formas ms comunes de informe es el informe de etiquetas postales, en
este tipo de informe los campos son mezclados en un diseo que est compuesto
por el tamao de etiqueta que ha elegido o especificado.
En el siguiente ejercicio disearemos y crearemos etiquetas que sern colocadas en
los sobres de las contramuestras de las pulpas enviadas al laboratorio y al archivo,
debe tener informacin que incluya el nombre del taladro, el nmero de la muestra,
el intervalo muestreado y la fecha de emisin, estos datos se encuentran en las
tablas TCorridas y TEnsayes.
Para crear informe tipo etiquetas postales:
1. Asegrese que la ficha Reports este activada.
2. Clic en New, con lo que aparece la caja de dilogo New Report.
3. Haga clic en Label Wizard (Asistente para etiquetas).
4. Clic en la flecha abajo y elija la tabla o la consulta de la cual se tomaran los
datos para su informe.
5. Clic en la consulta QEtiquetas, previamente creada.
6. Clic en Aceptar, hasta aqu hemos repetido el procedimiento anterior, ahora
aparece la primera pantalla del Asistente para etiquetas, la informacin que se le
pide es acerca del tipo de etiqueta que usar, como ver dentro de Access ya
vienen los tamaos de las etiquetas comerciales ms comunes.
7. Clic en Metric para las unidades de medida.
8. Muvase por la lista de etiquetas y haga clic sobre la L7563.
9. Clic en Next, en la segunda pantalla el Asistente le preguntar por el tamao de
la fuente y el estilo para las etiquetas.
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10. Seleccione la fuente tipo Arial y el tamao 10 para sus etiquetas.
11. Clic en Next, la siguiente pantalla le preguntar que especifique el diseo de los
campos dentro de la etiqueta.
12. Clic en el campo NomTaladro y luego sobre el botn flecha derecha y Enter
para pasar a la siguiente lnea.
13. Doble clic en el campo NroMuestra y luego en Enter para pasar a la siguiente
lnea.
14. Doble clic en el campo De y Enter luego doble clic sobre el campo A y Enter.
15. Por ltimo un doble clic en el campo Fecha.
16. Clic en Next, en la siguiente pantalla del asistente se le preguntar como sern
ordenadas las etiquetas, nosotros las ordenaremos por el nombre del taladro.
17. Doble clic en el campo NomTaladro.
18. Clic en Next, en esta ltima pantalla se le preguntar por el nombre del informe.
19. Escriba Etiquetas para Envo de Muestras.
20. Clic en Finish, ahora el informe aparece en modo vista preliminar.
12.8 Creacin de un Informe Resumen.
La verdadera fuerza de los informes reside en el hecho de que los datos pueden
provenir ya sea de una tabla o de una consulta.
En el siguiente ejercicio crearemos una consulta que selecciona un subgrupo de
datos para luego crear un informe con estos datos.
Primero crearemos una consulta que muestre el nombre del taladro y el intervalo a
partir de las tablas TTaladros y TCorridas.
1. Asegrese que la ventana de la base de datos Taladros aparezca en la
pantalla.
2. Clic en la ficha Queries.
3. Clic en New.
4. Clic en Design View y luego en el botn Aceptar.
5. Clic en la tabla TTaladros y luego en el botn Add.
6. Clic en la tabla TCorridas y luego en el botn Add.
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7. Clic en el botn Cerrar.
8. Arrastre el campo NomTaladro de la tabla TTaladros y el campo Intervalo de
la tabla TCorridas.
9. Seleccione Archivo y luego Guardar.
10. Escriba Corridas por Taladro.
11. Clic en Aceptar.
13. Ahora el Informe, clic en la ficha Reports.
14. Clic en New, aparece la caja de dilogo New Report.
15. Clic en Report Wizard.
16. Clic en la flecha abajo y elija la tabla o la consulta de la cual se tomaran los
datos para su informe.
17. Clic en QReporteIntervalo.
18. Clic en Aceptar, con lo que aparece la primera pantalla del Asistente.
19. Doble clic en los campos NomTaladro e Intervalo.
20. Clic en Next, en esta pantalla se le preguntar como desea ver organizados sus
datos.
21. Clic en by TCorridas y vea como cambia el panel de vista preliminar.
22. Clic en by TTaladros para restaurar la vista previa anterior.
23. Clic en Next, en la siguiente pantalla se le preguntar por el orden en que
aparecern los datos, por ahora no seleccione ningn orden.
24. Clic en Summary Options, ahora aparece la caja de dilogo correspondiente.
25. Haga un clic en cada una de las casillas de verificacin para Sum, Avg, Min y
Max.
26. En el recuadro Show un clic en la opcin Summary Only, esto para que
veamos slo un resumen estadstico por taladro en vez del detalle de cada
corrida.
27. Clic en Aceptar, con esto se regresa a la ventana para establecer el orden de
los datos.
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28. Clic en Next, ahora se le preguntar por la manera en que sern distribuidos sus
datos y por la orientacin de la pgina.
29. Clic en Block en Layout.
30. Clic en Next, escoja un estilo en la siguiente pantalla.
31. Seleccione Bold en Style.
32. Clic en Next, finalmente se le pregunta por un ttulo para su informe.
33. Escriba Resumen Estadstico por Corridas.
34. Un clic en Finish, con esto aparece su informe en la pantalla de vista preliminar.
35. Muvase a travs del informe usando los botones en la parte inferior de la
pantalla.
36. Seleccione Archivo y luego Cerrar, con esto se regresa a la ventana Base de
datos.

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13 FORMULARIOS.
Los formularios nos permiten trabajar con un registro en la pantalla a la vez, en este
captulo aprender:
Como trabajar los formularios y como se usan.
Como crear un formulario que contenga un subformulario.
13.1 Utilizacin de los Formularios.
Los formularios nos proporcionan otro mtodo de acceder a los datos,
tradicionalmente los formularios han sido usados para el ingreso de datos, sin
embargo en Access juegan un role mucho ms importante y pueden ser usados
como:
Una pantalla para el ingreso de datos.
Un informe donde puede verse un registro a la vez en la pantalla.
Un frente final para el complejo manejo de los datos de sus tablas con mens,
botones y otras secuencias de control.
Un formulario es bsicamente como una tarjeta de un sistema Kardex ya que
generalmente muestra un registro a la vez en la pantalla, al contrario de las tablas
que muestran muchos registros sobre la pantalla.
En Access sus formularios pueden tambin incluir subformularios, estos ltimos
contienen frecuentemente datos dependientes, por ejemplo si en la base de datos
taladros, puede que quiera ver los datos del collar del taladro en el formulario y los
datos de la topografa del mismo en la parte inferior de la pantalla en un
subformulario.
En nuestro caso usaremos un subformulario para crear una pantalla de ingreso para
los collares de los taladros y en la base de la pantalla ser mostrada la topografa
del taladro, si este es inclinado, en un subformulario.
Los formularios son creados usando las mismas tcnicas que se usan para los
informes:
Usando un asistente para formularios (Form Wizard) que lo guiar a travs del
proceso de definir la fuente de los datos y el diseo del formulario.
Desde el inicio, en vista diseo (Design View), donde especifica las ubicaciones de
los campos para todos los datos, relaciones y caractersticas del diseo.
Usando el asistente para formularios para crear la estructura bsica para luego
mejorar el resto con las opciones de diseo de los formularios.
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13.2 Creacin de un Formulario.
Cuando crea un nuevo formulario ser confrontado con una caja de dilogo que le
ofrece 7 maneras de crear un formulario:
Mtodo Descripcin
Vista Diseo
(Design View)
Se usa para crear un formulario desde el inicio,
deber usar este mtodo slo despus de que
haya construido varios formularios usando las
otras tcnicas.
Asistente para Formularios
(Form Wizard)
Lo lleva a travs del proceso de crear un
formulario preguntndole por los campos,
disea estilo y ttulos requeridos para el
informe.
Autoformulario: Columnar
(AutoForm: Columnar)
Crea un formulario rpidamente donde cada
campo es presentado verticalmente a lo largo
de la pgina y en una sola columna.
Autoformulario: Tabular
(AutoForm: Tabular)
Crea un formulario rpidamente donde cada
campo es presentado horizontalmente a travs
de la pgina como en una hoja de clculo.
Autoformulario: Hoja de Datos
(AutoForm: DataSheet)
Crea una hoja de datos sobre un formulario
existente, se usa para crear subformularios
donde los datos de ms e una tabla puede ser
vinculadas y referenciadas unas a otras
Asistente para grficos
(Chart Wizard)
Permite crear un formulario que tenga un
grfico incluido dentro de l.
Asistente para tablas dinmicas
(Pivote Tables Wizard)
Permite crear un formulario que contiene una
tabla dinmica creada en Microsoft Excel
donde dos campos de datos sirven de
referencia cruzada.
Ahora usaremos el asistente para formulario para construir nuestros formularios.
Para crear un formulario:
1. Asegrese que la ventana Base de datos aparezca en la pantalla.
2. Haga clic en la ficha Form.
3. Clic en New, ahora aparece la caja de dilogo New Form.
4. Haga clic en los diversos tems que aparece a la derecha y lea la descripcin
que aparece a la izquierda para cada uno de estos.
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5. Clic en Form Wizard (asistente para formularios), ahora se tiene que
seleccionar la fuente de los datos.
6. Clic en la flecha abajo, y elija la tabla la tabla o consulta de donde provendrn
los datos para construir los objetos del formulario.
7. Clic en TTaladros.
8. Clic en Aceptar, con esto aparece la primera pantalla del asistente, aqu es
necesario seleccionar los campos que se usarn en el formulario.
9. Seleccione todos los campos con el botn
Ahora necesitamos seleccionar los campos para el subformulario que se
encuentran en otra tabla.
10. Clic en la flecha abajo para Tables/Queries.
11. Haga un clic sobre Table: TCorridas, con esto aparecen los campos de esta
tabla en el recuadro para campos disponibles.
12. Seleccione los campos De, A, Intervalo, CuTotal, CuSol y CuOx.
13. Clic en Next, la siguiente ventana le permite especificar como es que desea que
los datos sean presentados, ya que los campos de las dos tablas, TTaladros y
TCorridas, estn en el formulario, Access debe saber como es que controlar la
tabla.
14. Clic en by TCorridas para ver como cambia la vista preliminar, sin embargo lo
que deseamos es ver las corridas y las leyes de cada taladro, de modo que la
tabla TTaladros ser la que controle el formulario.
15. Clic en by TTaladros.
16. Clic en Next, la pantalla que aparece ahora le permite escoger el diseo para el
subformulario, generalmente el diseo de hoja de clculo es con el que se
trabaja ms fcilmente y le permite desplazarse por mltiples registros.
17. Clic en Next, la siguiente pantalla le permite escoger el estilo.
18. Haga clic en los diversos estilos y observe el resultado en la vista preliminar.
19. Elija el estilo que ms le agrade.
20. Clic en Next, en la pantalla final necesitar dar los ttulos a los formularios.
21. Escriba FTaladros en el recuadro para Form.
22. Escriba FCorridas en el recuadro Subform.
23. Clic en Finish, con lo que el formulario aparece ahora en la pantalla tal como se
muestra en la siguiente figura.
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24. Clic en los botones para los registros en la base de la ventana y vea como
cambian las leyes cuando se mueve a travs de los taladros.
24. Clic en los botones para los registros en la base de la ventana y vea como
cambian las leyes cuando se mueve a travs de los taladros.
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14 MACROS.
Una vez que haya creado sus tablas, informes, consultas y formularios, est listo
para automatizar algunas de las ms tediosas y repetitivas operaciones y
procedimientos, esto puede hacerse usando las macros de Access o el lenguaje de
programacin Visual Basic; este captulo se enfoca en los macros y en l aprender:
Para que se utilizan las macros.
Como crear una macro simple.
Como crear una macro con la tcnica de arrastrar y soltar.
Como asignar una macro a un botn dentro de un formulario.
14.1 Utilizacin de las Macros.
Las macros le proporcionan un poderoso mecanismo para automatizar las
operaciones de su base de datos, las macros pueden usarse para:
Unir sus formularios e informes para que puedan usarse en conjunto.
Controlar el ingreso de datos y asegurar su exactitud.
Automatizar los procesos de transferencia de datos.
Personalizar los mens usados en sus formularios, entre otros.
Las macros llevan a cabo tareas basadas en la lista de acciones disponibles para
las macros. Las acciones son rdenes especiales con las que Access ha sido
implementado para que las use, tambin puede usar sus propias macros como
acciones.
Puede especificar condiciones para las acciones, las que le proporcionan control
adicional sobre como trabajaran las macros; las acciones tambin tienen
propiedades que se usan frecuentemente para determinar sobre que objeto tomar
efecto una accin.
Todo esto puede sonar muy complicado y lo es, toma algn tiempo explorar y
comprender totalmente a los macros, este captulo le dar una breve introduccin a
una parte de Access extremadamente flexible y compleja.
14.2 Creacin de una Macro Sencilla.
En el siguiente ejercicio crear una macro sencilla que abre las principales tablas de
su base de datos, con esta macro demostraremos el proceso fundamental en la
construccin de una macro.
Para crear una macro simple:
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1. Asegrese que la base de datos Taladros est abierta y aparezca en pantalla.
2. Clic en la ficha Macros.
3. Clic en Nuevo, con esto aparece la ventana macro.
4. Clic en la flecha abajo en Accin, esto muestra la lista de las acciones
disponibles.
5. Muvase hacia abajo en la lista y haga un clic en AbrirTabla.
6. Clic en la caja de texto Nombre de la Tabla que se encuentra en la parte
inferior de la ventana.
7. Clic en la flecha abajo y otro clic en TTaladros.
8. Clic en Comentario, en la parte superior izquierda de la ventana.
9. Escriba Abre la tabla TTaladros y luego presione Intro.
10. Repita los pasos 4 a 9 para las tablas restantes: TCorridas, TEnsayes y
TTopografa.
11. Aada los comentarios correspondientes para cada una de las tablas.
12. Seleccione Archivo y luego Guardar, ahora aparece la caja de dilogo Guardar.
13. Escriba Abre todas las tablas.
14. Clic en Aceptar.
La ejecucin del macro se hace desde la ventana Base de datos.
16. Clic en Abre todas las tablas.
17. Clic en Ejecutar.
18. Cierre todas las ventanas hasta que slo quede la ventana base de datos.
14.3 Creacin de Macros ms Complejas.
Naturalmente que se pueden hacer mucho ms cosas con los macros que
simplemente abrir tablas, en el siguiente ejercicio crear una macro que correr un
informe, luego le asignar la macro a un botn sobre un formulario de modo que el
informe puede ser abierto haciendo un clic sobre el botn cuando el formulario est
abierto sobre la pantalla.
Este ejercicio es como un juego pero sirve para demostrar el poder y la flexibilidad
de las macros.
Pg. 73
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2. Clic en New, aparece la ventana macro.
3. Seleccione Ventana y luego Mosaico vertical, con esto se mira en la pantalla
las ventanas macro y Base de datos.
4. Clic en la ficha Report en la ventana Base de datos, con esto se muestra la lista
de informes que se han creado hasta la fecha.
5. Clic en el informe Lista de Taladros y haga un arrastre hasta la primera lnea de
accin en la ventana macro.
6. Clic en la ventana macro para seleccionarla nuevamente.
7. Seleccione Archivo y luego Guardar.
8. Escriba Lista de Taladros y haga clic en Aceptar.
10. Seleccione el men Ventana y luego Cascada para ver la ventana Base de
datos.
11. Clic en la ficha Forms.
12. Clic en FTaladros y luego clic en el botn Design, este es el formulario que fue
creado en el captulo anterior.
13. Seleccione Ventana y luego Mosaico vertical para ver en la pantalla la ventana
Form y Base de datos.
15. Clic en Lista de Taladros y arrstrelo dentro de la ventana Fomulario, esto le
dice a Access que desea correr el macro Lista de Taladros desde el formulario
FTaladros, para hacer esto Access coloca un botn en el formulario el cual
activar el macro cuando se haga un clic sobre el.
16. Clic sobre el formulario para seleccionarlo.
17. Seleccione Archivo y luego Guardar, esto guarda el formulario.
19. Seleccione Ventana y luego Cascada, ahora ejecute el macro.
20. Clic en la ficha Forms.
21. Clic en FTaladros.
Pg. 74
____________________________________________________________________________
22. Clic en Abrir.
23. Maximise el formulario.
24. Clic en el botn Lista de Taladros para ejecutar el informe.
25. Clic en la herramienta Cerrar.
FIN DEL CURSO.

Pg. 75

Manual de Access para Geólogos

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