Pl-gbs-01 Plan de Mantenimiento Vehicular

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
CDIGO: PL-GBS-01
VERSIN: 01 PGINA: 1 de 14
PROCESO GESTION DE BIENES Y SERVICIOS FECHA: 16/09/2013
PLAN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR VIGENCIA: 2013

ELABORO: Lisette Natalia Ariza
Pacheco
REVISO: Jaime Oscar Gutirrez
Tamayo
APROB: Claudio Javier Criollo R.
CARGO: Asistente Administrativo
Servicios Generales
CARGO: Jefe Servicios Generales
CARGO: Representante de la Alta
Direccin
FIRMA FIRMA FIRMA

Al imprimir este documento se convierte en copia no controlada del SIG y su uso es responsabilidad directa del usuario

PLAN DE MANTENIMIENTO
VEHICULAR

UNIVERSIDAD DE
LOS LLANOS
-SERVICIOS GENERALES-

CDIGO: PG-GBS-01


TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS.................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 3
3. REFERENCIAS NORMATIVAS .................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 4
5. CONDICIONES GENERALES ...................................................................................................... 4
6. PROCEDIMIENTOS ..................................................................................................................... 5
6.1. MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS. ................................................................................... 5
6.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO. ....................................................................................... 7
6.3. HOJAS DE VIDA VEHCULOS. ............................................................................................. 8
7. FLUJOGRAMAS ......................................................................................................................... 12
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................ 14
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................. 14
9. HISTORIAL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 14

CDIGO: PG-GBS-01


1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer los procedimientos y mecanismos necesarios para realizar mantenimientos preventivos y
correctivos de los vehculos de la Universidad de los Llanos adscritos a la dependencia de Servicios
Generales, con el objeto de mantener dichas unidades en ptimas condiciones de operacin y as
brindar un servicio de calidad a la comunidad acadmico administrativo.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Definir las polticas que regirn el accionar y proceder en los mantenimientos preventivos y
correctivos de los vehculos de la Universidad de los Llanos a cargo de la dependencia de
servicios Generales.
Establecer los mantenimientos preventivos por periodo de realizacin para los vehculos de la
Universidad de los llanos.
Establecer el procedimiento y formato de seguimiento de los mantenimientos preventivos por
kilometraje de cada vehculo.
Definir el procedimiento para los mantenimientos correctivos de los vehculos.
Realizar descripcin de cada uno de los vehculos que sern tenidos en cuenta en el plan de
mantenimiento (hojas de vida de cada vehculo).

2. ALCANCE

Dicho programa aplica a todas las dependencias y sedes de la Universidad de los Llanos.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

El presente programa se ajusta y rige de acuerdo a la Ley 872 de 2003 Por el cual se crea el
Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades
prestadoras del servicio en donde el Artculo 1estipula que se debern crear Sistemas de Gestin
de la Calidad para las entidades del Estado en el que se enmarquen planes estratgicos y desarrollo
de las entidades enfocado a procesos. A su vez, el Artculo 4 literal f establece la necesidad de
documentar los procesos que contribuyan a garantizar la calidad del Servicio.

De acuerdo a los anterior el Decreto 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualizacin
de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica estipula que la Norma Tcnica de Calidad
para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 es de obligatorio cumplimiento para las entidades
enmarcadas en la Ley 872, las cuales deben hacer los ajustes necesarios para adaptar sus procesos
a la aplicacin de la norma.

Por otro lado dentro la Universidad de los Llanos en su actual Plan de Desarrollo Institucional PDI
2013-2021 este Programa de Mantenimiento Vehicular se enmarca en cumplimiento de lo all

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dispuesto en el Objetivo 2 Concreta la solidez acadmico- administrativo con base en el
aseguramiento de la calidad bajo el enfoque por procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de
evaluacin, segn marcos normativos vigentes, Estrategia 2.4 Optimizar el espacio fsico:
funcionalidad de las reas, Programa 2.4.1 Construccin, mejoramiento y mantenimiento de
la infraestructura fsica de la Universidad, Subprograma 2.4.1.4 Mantenimiento institucional cuya
Meta es realizar y ejecutar programa general de mantenimiento de las sedes de la Universidad, por
periodo Rectoral.

4. DEFINICIONES

MANTENIMIENTO. Toda accin que tienen como objetivo mantener un artculo o restaurarlo a un
estado en el cual pueda llevar a cabo alguna funcin requerida.
MANTENIMIENTO CORRECTVO. Es toda accin de mantenimiento que se realiza luego que
ocurra una falla o avera en el equipo que por su naturaleza no pueden planificarse en el tiempo.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Es toda accin de mantenimiento planificado cuyo objeto es
evitar o mitigar las consecuencias de los fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antes
de que estas ocurran.
CONDUCTOR. Persona encargada de conducir un vehculo de motor para transportar a personas
o elementos.
KILOMETRAJE. Distancia medida en kilmetros.
TALLER. Hace referencia al taller mecnico que es aqul en que se reparan mquinas averiadas
(vehculos). Los cuales pueden ser de dos clases, la primera hace referencia al taller oficial de
una marca, es decir, un concesionario el cual est vinculado a una marca de vehculos, y se
dedica a la reparacin y mantenimiento, dentro o fuera del perodo de garanta, de las unidades
vendidas de esa marca; y la segunda es el taller libre o multimarca que es aquel que no est
vinculado a ninguna marca y trabaja con unidades de cualquier marca.

5. CONDICIONES GENERALES

La dependencia de servicios generales en cabeza de su jefe (o quien haga sus veces) ser quien
velara y coordinara que el parque automotor de la Universidad cumpla con las condiciones necesarias
para suplir todos los requerimientos de transporte de la Institucin.

Cada vehculo se entregara de manera inventariada a su respectivo conductor, para determinar el
estado en el que se entrega cada uno. Despus de la entrega el conductor debe velar porque el
automotor mantenga como mnimo el estado de entrega.

Todo mantenimiento correctivo ser notificado de manera escrita por el conductor a la dependencia
de servicios generales, quien se encargara de realizar todas las gestiones para que el dao notificado
pueda ser subsanado y quien dar la orden para autorizar dicho servicio con la cual el conductor se
presentar ante la empresa prestadora del servicio.

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Se definir un cronograma mensual y semestral de los mantenimientos preventivos los cuales se
notificaran a cada conductor de manera escrita la programacin de cada uno de estos por cada cinco
mil kilmetros recorridos con el vehculo. La oficina de servicios generales ser la responsable de
hacer dichas notificaciones.

Cada conductor cuando se presente al taller externo para realizar los mantenimientos preventivos o
correctivos deber entregar el vehculo con mnimo un del tanque de combustible en existencia,
combustible que servir para realizar pruebas o trabajos por el prestador del servicio.

Cada vez que se entregue un trabajo de mantenimiento correctivo o preventivo al conductor, este
deber notificar de manera verbal al jefe de la oficina de servicios generales del trabajo realizado,
para que este pueda cumplir como supervisor y verificador de las labores realizadas las cuales fueron
solicitadas con anterioridad.

La unidad de servicios generales se encargara de reunir la documentacin soporte correspondiente a
cada trabajo realizado a los vehculos. Entre ellas puede haber fotos, y cuando se cambien piezas de
los vehculos el taller quien realiza el trabajo deber hacer llegar las piezas involucradas a esta
dependencia.

A cada conductor se le creara una hoja por vehculo donde se llevara un control por kilometraje de los
mantenimientos preventivos que se le harn a los vehculos por cada 5000 kilmetros, este
documentos servir para que el conductor lleve un registro y est pendiente de gestionar ante la
oficina de Servicios Generales cuando sea necesario dichos mantenimientos.

A cada conductor se le entregara un recibo de combustible para que realice el tanqueo del vehculo
en la estacin de servicio autorizada. Cuando este servicio se haya realizado el conductor deber
entregar la copia del recibo de combustible con los soportes entregados en la estacin de servicio,
junto con el reporte del kilometraje que presenta el vehculo a la fecha. Este reporte servir para
conocer cuando los vehculos cumplen los 5000 kilmetros y de esta forma programar los
mantenimientos preventivos.

A continuacin se describe y se detallan cada una de las actividades a realizar en los mantenimientos
preventivos para cada uno de los vehculos de la Universidad de los Llanos.

6. PROCEDIMIENTOS

6.1. MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS.

Cuando se habla de mantenimiento preventivo se propone tomar en cuenta las recomendaciones del
fabricante del vehculo y se determinan espacios de tiempo para realizar actividades de
mantenimiento bsicas necesarias para sostener la vida til del mismo. Pretende reducir la

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reparacin o mantenimientos correctivos mediante una rutina de inspecciones peridicas y la
renovacin de elementos daados.

La Universidad de los Llanos cuenta con automotores de
distinto kilometraje por ende su vida til difiere, razn por la cual
los mantenimientos preventivos para la Unillanos constara en
llevar los vehculos al Taller cada 5.000km de recorrido, donde
se realizarn trabajos que van desde cambios de aceite,
revisin de frenos, mantenimiento de suspensin y motor, entre
otros
1
.

Para ello se definir unas actividades de mantenimiento bsicas por periodos de tiempo (mensual y
semestral) que se debern realizar a cada uno de los vehculos y se registrara estas actividades en el
Formato planilla de control de mantenimiento preventivo por vehculo (FO-GBS-25) tabla por
vehculo segn el kilometraje que este lleve, para as llevar un registro de los mantenimientos
realizados a cada uno en el intervalo de kilometraje recorrido (esta tabla la llevara cada uno de los
conductores y deber entregar copia de esta a la Oficina de Servicios Generales al final de cada
semestre como requisito).

A continuacin se definen las actividades de mantenimiento a manera general por periodos de tiempo
mensual y semestral:

Mantenimientos mensuales:

Cambios de aceite
Cambio de filtros
Revisin de lquidos: frenos, batera, hidrulico.
Engrase

Mantenimientos Semestrales:

Revisin frenos
Engrase Rodamiento
Revisin sistema elctrico, arranque, alternador y cableado fusibles.
Revisin Batera y Radiador
Revisin Aire Acondicionado
Revisin cauchos, balineras, crucetas y cardan
Cambio valvulinas
Revisin correas

1
CHEVROLET (S.F). Plan de Mantenimiento Preventivo. Revisado el 1 de !"lio de #$1% en
&tt'())***.+&evrolet.+om.e+)'osventa)mantenimiento$)ins'e++ion,1,'"ntos.&tml.

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6.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO.

El mantenimiento correctivo se ocupa de la reparacin una vez se ha producido el fallo y el paro
sbito de la maquina o vehculo
2
. Razn por la cual cuando ocurran dichos percances, el conductor
notificara, de manera escrita la reparacin mediante el Formato de solicitud de mantenimiento y/o
reparacin de vehculos (FO-GBS-23) a la dependencia de Servicios Generales, para que esta
evalu la solicitud, y si es pertinente autorice, programe y realice la Orden de Servicio
correspondiente al caso, mediante el Formato de orden de trabajo de mantenimiento y/o reparacin
de vehculo (FO-GBS-24). Una vez dada la autorizacin el conductor se presentara al taller asignado
para que se realice el mantenimiento solicitado.

Cuando el conductor se encuentre viajando en el vehculo y se presente alguna falla en el mismo que
sea prioritario solucionar para culminar el servicio requerido, se notificara de manera verbal al Jefe de
Servicios Generales de dicho percance el cual autorizara la realizacin de las reparaciones
pertinentes al caso. Para ello el conductor cuando haya llegado del viaje informara de manera escrita
a la Dependencia de Servicios Generales y entregara los soportes que den certeza de dicho
mantenimiento correctivo. A su vez, es importante aclarar que del rubro de donde sale el dinero para
su realizacin es el denominado Imprevistos, los cuales son solicitados por el conductor antes del
viaje. Dado el caso en el que dicho rubro no sea suficiente, se informara al Jefe de Servicios
Generales quien tramitara el avance ante la dependencia de Vicerrectora de Recursos y girara el
valor correspondiente al conductor del vehculo.

#
-.SE/O PL01 -E M01TE1.M.E1TO. %. 1. %. % Mantenimiento +orre+tivo. Revisado en l2nea el #3 de !"lio de #$1%
&tt'())ds'a+e."'s.ed".e+)4itstream)1#%56783)11#6)5)Ca'it"lo9#$%.'d:.

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6.3. HOJAS DE VIDA VEHCULOS.

Con el fin de contar con un adecuado registro de las actividades de mantenimiento preventivo y
correctivo de los vehculos, dichas labores son registradas en el formato de hoja de vida de vehculo
(FO-GBS-22). La Universidad de los Llanos cuenta con 12 (doce) vehculos propios, los cuales se
relacionan a continuacin:

Bus: OSG637
PLACA: OSG637 MARCA: CHEVROLET MODELO: 1989
CLASE
VEHICULO:
PASAJEROS COLOR: BLANCO SERVICIO: PUBLICO
CARROCERIA
TIPO:
PASAJEROS N PUERTAS: 1 N MOTOR: M909311L86
CILINDRAJE: 5200 cc.
FECHA DE
EXPEDICCIN:
27/03/1996 EDAD: (aos) 24
N CHASIS: BM909311 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 32
N
KILOMETROS:
NO TIENE LINEA: B60218MTGSL4X2

Microbs: DXW412
PLACA: DXW412 MARCA: NISSAN MODELO: 1998
CLASE
VEHICULO:
MICROBUS COLOR: BLANCO SERVICIO: PARTICULAR
CARROCERIA
TIPO:
CERRADO N PUERTAS: 4 N MOTOR: TD27599493
FECHA DE
EXPEDICCIN:
28/12/1998 EDAD: (aos) 15
N CHASIS: JN1TC4E24Z0601269 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 15
N
KILOMETROS:
LINEA: DISEL

Bus: OCD707
PLACA: OCD707 MARCA: CHEVROLET MODELO: 2007
CLASE
VEHICULO:
BUS COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
CERRADA N PUERTAS: 2 N MOTOR: 377249
FECHA DE
EXPEDICCIN:
27/10/2006 EDAD: (aos) 6
N CHASIS: 9GCNPR7117B009083 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 29
N
KILOMETROS:
206.411 LINEA: NPR-729

CDIGO: PG-GBS-01

Bus: OCD708
PLACA: OCD708 MARCA: CHEVROLET MODELO: 2007
CLASE
VEHICULO:
BUS COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
CERRADA N PUERTAS: 2 N MOTOR: 377245
FECHA DE
EXPEDICCIN:
27/10/2006 EDAD: (aos) 6
N CHASIS: 9CCNPR7137B009084 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 29
N
KILOMETROS:
225.118 LINEA: NPR-729

Camin: OQF488
PLACA: OQF 488 MARCA: MITSUBISHI MODELO: 2002
CLASE
VEHICULO:
CAMION COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
ESTACAS N PUERTAS: 2 N MOTOR: 4D34-J02506
FECHA DE
EXPEDICCIN:
22/03/2002 EDAD: (aos) 11
N CHASIS: FE649EA42785 CAP.TON: 5 CAP.PSJS: 2
N
KILOMETROS:
149.807 LINEA: CANTER

Van OJT130
PLACA: OJT 130 MARCA: CHEVROLET MODELO: 2011
CLASE
VEHICULO:
CAMION COLOR:
BLANCO LUZ DE
LUNA
SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
VAN N PUERTAS: 4 N MOTOR:
LAQ8A9251
1027
FECHA DE
EXPEDICCIN:
30/12/2010 EDAD: (aos) 2
N CHASIS: L2WACAGA7B4003860 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 7
N
KILOMETROS:
LINEA: N200

Campero: QFZ129
PLACA: QFZ 129 MARCA: MITSUBISHI MODELO: 1999
CLASE
VEHICULO:
CAMPERO COLOR: ROJO ORIENTAL SERVICIO:
PARTICULA
R
CARROCERIA
TIPO:
CABINADO N PUERTAS: 2 N MOTOR: 6G72GY2308
FECHA DE
EXPEDICCIN:
14/06/2007 EDAD: (aos) 14
N CHASIS: 9FJONV130X0001478 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 5
N
KILOMETROS:
LINEA: NV13VNA

CDIGO: PG-GBS-01

Vehculo: OIX 103
PLACA: OIX 103 MARCA: DAEWOO MODELO: 2002
CLASE
VEHICULO:
VEHICULO COLOR: GRIS TORMENTA SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
SEDAN N PUERTAS: 4 N MOTOR: A15SMS381805B
FECHA DE
EXPEDICCIN:
16/07/2002
EDAD:
(aos)
11
N CHASIS: KLATF69YE2B665033 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 5
N
KILOMETROS:
307.189 LINEA: SIN LINEA

Microbs: OIX161
PLACA: OIX 161 MARCA: NISSAN MODELO: 2011
CLASE
VEHICULO:
MICROBUS COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
CERRADA N PUERTAS: 5 N MOTOR: ZD302552217K
FECHA DE
EXPEDICCIN:
22/09/2010
EDAD:
(aos)
2
N CHASIS: JN1MG4E25Z0793941 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 14
N
KILOMETROS:
76.472 LINEA: URVAN

Campero: OJT083
PLACA: OJT 083 MARCA: HYUNDAI MODELO: 2008
CLASE
VEHICULO:
CAMPERO COLOR: NEGRA SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
CABINADO N PUERTAS: 4 N MOTOR: G4GC7058807
FECHA DE
EXPEDICCIN:
27/12/2007
EDAD:
(aos)
5
N CHASIS: KMHJM818P8U804684 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 5
N
KILOMETROS:
170.180 LINEA: TUCSON

Vehculo: OSG665
PLACA: OSG665 MARCA: CHEVROLET MODELO: 1991
CLASE
VEHICULO:
AUTOMOVIL COLOR: GRIS PLOMO SERVICIO: PARTICULAR
CARROCERIA
TIPO:
SEDAN N PUERTAS: 0 N MOTOR: G10330481
CILINDRAJE: 1
FECHA DE
EXPEDICCIN:
08/05/1996
EDAD:
(aos)
22
N CHASIS: MP800528 CAP.TON: 5 PTOS CAP.PSJS: 5
N
KILOMETROS:
0 LINEA: SPRINT

CDIGO: PG-GBS-01

Camioneta OQF 558
PLACA: OQF558 MARCA: NISSAN MODELO: 2013
CLASE
VEHICULO:
PICKUP DOBLE COLOR: PLATA SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
DOBLE CABINA N PUERTAS: 2 N MOTOR: KA24607522A
FECHA DE
EXPEDICCIN:
30/04/2013
EDAD:
(aos)
0
N CHASIS: 3N6DD23W3ZK919396 CAP.TON: 22 CAP.PSJS: 5
N KILOMETROS: 0 LINEA: D22 FRONTIE

Campero OQF 557
PLACA: OQF557 MARCA: TOYOTA MODELO: 2013
CLASE
VEHICULO:
CAMPERO COLOR: PLATA METALICO SERVICIO: OFICIAL
CARROCERIA
TIPO:
WAGON N PUERTAS: 4 N MOTOR: 1GRA542680
FECHA DE
EXPEDICCIN:
03/03/2013
EDAD:
(aos)
0
N CHASIS: JTEBU9FJXD5038129 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 7
N KILOMETROS: 0 LINEA: PRADO

CDIGO: PG-GBS-01

7. FLUJOGRAMAS

Ilustracin 1: Diagrama de flujo- Procedimiento Mantenimiento Preventivo

CDIGO: PG-GBS-01


Ilustracin 2: Diagrama de flujo- Procedimiento Mantenimiento Correctivo

CDIGO: PG-GBS-01

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

FO-GBS-22 Formato hoja de vida de vehculos
FO-GBS-23 Formato de solicitud de mantenimiento y/o reparacin de vehculo
FO-GBS-24 Formato de orden de trabajo de mantenimiento y/o reparacin de vehculo
FO-GBS-25 Formato planilla de control de mantenimiento preventivo por vehculo

BIBLIOGRAFIA

RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL (2007). Procedimiento
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a vehculos utilitarios. Pg. 5-9.

CHEVROLET (S.F). Plan de Mantenimiento Preventivo. Revisado el 18 de Julio de 2013 en
http://www.chevrolet.com.ec/posventa/mantenimiento0/inspeccion_18_puntos.html

DISEO PLAN DE MANTENIMIENTO. 3. 1. 3. 3 Mantenimiento correctivo. Revisado en lnea el
29 de Julio de 2013 http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/1125/4/Capitulo%203.pdf

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Cambio Nueva Revisin
04/08/13 Documento nuevo 01

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE VEHICULO

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