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REPUBLIC OF CAMEROON
----------
UNION EUROPEENNE
EUROPEAN UNION
----------
MANUEL DE PROCEDURES
FINANCEMENT DE LUNION EUROPEENNE (PASAPE)
Avril 2012
ANNEXE
AVANT PROPOS
Le prsent manuel dcrit l'organisation, les procdures de gestion administrative,
financire et comptable des Centres de Gestion Agrs (CGA). La mise en place des
procdures formalises rpond aux objectifs ci-aprs :
DATE DAPPROBATION
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11 04 - 2012
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
SOMMAIRE
TITRE 1
I
1.1
a. 1.2
1.3
Pages
6
7
7
7
8
II
2.1
2.2
2.3
2.4
LE CADRE JURIDIQUE
Le cadre juridique
La description du CGA
Implantation gographique
Documentation juridique
10
10
10
11
12
III
3.1
3.2
ORGANISATION DU CGA
Organigramme et fonctionnement du CGA
13
13
IV
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
16
17
20
23
25
27
POUVOIRS
32
4.6
4.7
V
VI
6.1
6.2
6.3
TITRE 2
29
31
DATE DAPPROBATION
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11 04 - 2012
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
41
1.1
1.2
A
A-1
A.2
A.3
A.4
B
B.1
b.2
B.3
B.4
Rgles de gestion
Composantes de la trsorerie
COMPTES COURANTS
Ouverture et dpt initial
Rglement de Factures par Banque
RETRAITS
i. REAPPROVISIONNEMENT
COMPTE SPECIAL
Ouverture
i. Dpt initial
Rapprovisionnement
Contrles
41
42
43
43
44
45
47
49
49
51
53
54
1.3
ANNEXES
64
II
2.1
A
B
2.2
2.3
2.4
67
67
67
67
68
84
86
2.5
ANNEXES
87
TITRE 3
PROCEDURES BUDGETAIRES
98
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1. PRINCIPES BUDGETAIRES
Organes de l'elaboration du budget
Calendrier du processus budgetaire
Processus d'elaboration du budget
Execution du budget
Paiement des depenses
Suivi et revision budgetaire
ANNEXES
99
100
100
101
103
106
106
107
II
2.1
PROCEDURES COMPTABLES
Organisation comptable
114
114
DATE DAPPROBATION
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11 04 - 2012
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
ANNEXE
DATE DAPPROBATION
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11 04 - 2012
115
118
119
122
124
128
129
129
131
132
ANNEXE
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ANNEXE
1. PRESENTATION DU CGA
a. OBJECTIF :
Le manuel des procdures formalise les principales procdures de gestion
administrative, financire et comptable. Il a pour objectifs de :
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ANNEXE
DATE DAPPROBATION
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ANNEXE
personnel. La dcision de modification des procdures existantes est prise sur son
initiative.
1. MTHODOLOGIE DE MISE JOUR
Lorsque la dcision de modification de procdures existantes est envisage, le
Prsident du CGA convoque une runion laquelle doivent participer tous les
agents susceptibles d'tre concerns par ces modifications.
Cette runion doit dbattre de l'opportunit de la modification propose et des
solutions adopter.
A l'issue de cette runion un procs-verbal est tabli indiquant les lments
suivants
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10
ANNEXE
2. LE CADRE JURIDIQUE
2.1- Le cadre juridique
Les centres de gestion agrs font l'objet d'une rflexion depuis 1996 qui est loin
d'tre termine, ce qui explique les modifications apportes aux textes juridiques
ci-aprs qui rgissent les CGA :
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11
ANNEXE
La comptabilit,
Les finances,
L'administration.
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12
ANNEXE
LIVRES
REGISTRES JURIDIQUES :
REGISTRES SOCIAUX :
REGISTRES COMPTABLES :
DOCUMENTS INSTITUTIONNELS :
Registres
des
dcisions
des
Assembles,
Registres des P.V. des dlibrations
du conseil administration du CGA.
Registre de l'employeur,
Registre de la paie.
Livre d'inventaire,
Balance gnrale des comptes,
Livre journal,
Grand-livre.
Manuel
de
procdures
administratives,
financires
et
comptables,
Tout autre document juridique
indispensable.
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13
ANNEXE
3 - ORGANISATION DU CGA
Elle est constitue :
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14
ANNEXE
Un Prsident qui est investi de tous pouvoirs pour engager le CGA, dans la
limite des attributions qui ne relvent pas du Bureau Directeur ;
Un pool des fiscalistes qui analyse des documents comptables et font les
dclarations mensuelles, annuelles.
LE PRSIDENT DU CGA
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15
ANNEXE
Pour la mise en uvre des activits du CGA, le Prsident du CGA est assist par un
Directeur Excutif et des Experts (Inspecteur des Impts et Expert Comptable) dont
les attributions sont prcises par arrt ministriel.
LE DIRECTEUR EXECUTIF
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IV-
16
ANNEXE
On trouvera ci-aprs des fiches dcrivant les postes cls du CGA. Une fiche a t
labore pour chaque poste cl. Chaque fiche comprend les mmes rubriques :
Titre du poste,
Suprieur hirarchique,
Subordonns,
Rle,
Tches.
g. Assistants Fiscal
h. Secrtaire Administratif
i. Agent Administratif.
Chacune des fiches doit tre duplique pour tre remise l'Agent occupant le
poste concern afin qu'il puisse la consulter en permanence et chaque fois que
ncessaire.
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ANNEXE
a. LE PRSIDENT DU CGA
TITRE
POSTE
Suprieur
hirarchique
Subordonns
Directeur
Financier
Rle
Excutif,
Experts,
Responsable
Administratif
et
Administration gnrale
Gestion financire
il arrte et prsente au
Conseil d'Administration
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pour
18
ANNEXE
Gestion technique
Administration du personnel
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19
ANNEXE
Suivi et contrle
Le PDT supervise toutes les activits de contrle et de suivi menes
au sein du CGA. Il veille ce que les organes de contrle extrieurs
au CGA exercent leur mission sans entraves, etc.
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20
ANNEXE
b. LE DIRECTEUR EXCUTIF
TITRE DU POSTE
Suprieur
hirarchique
PDT
Subordonns
Rle
Tches
Supervision
Sous la responsabilit du PDT, le Directeur Excutif devra :
matriser lensemble des engagements (contrats) ainsi que les
dpenses ligibles dans le cadre du budget arrt par le CA,
matriser ltat dexcution des programmes de travail et des
budgets annuels y affrents, y compris les indicateurs de
performance du CGA,
suivre les facturations effectues dans le cadre des activits
pour sassurer quelles sont conformes aux livrables aux
prestations attendues des adhrents. A cet effet, il veillera ce
que les dcomptes soumis pour la facturation dans le cadre des
contrats reoivent pralablement toutes les validations techniques
et financires,
suivre lexcution des activits comptables et fiscales selon les
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21
ANNEXE
Gestion administrative
Suivi du fonctionnement
il informe le PDT sur les faits d'ordre interne et externe dont la
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22
ANNEXE
Gestion de l'organisation
Rapports
DATE DAPPROBATION
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23
ANNEXE
SUPERIEUR
HIERARCHIQUE
DE
SUBORDONNE
Assistants Comptable,
Assistants fiscal, Secrtaire
administratif et Agent Administratif.
ROLE
TACHES
Gestion Administrative
Gestion technique
DATE DAPPROBATION
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24
ANNEXE
Gestion financire
Suivi et contrle
Gestion de l'organisation
DATE DAPPROBATION
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25
ANNEXE
Rapport
EXPERTS (EXP)
Suprieur hirarchique
PDT, DE
Subordonns
Rle
DATE DAPPROBATION
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26
ANNEXE
REDACTEUR
11 04 - 2012
27
ANNEXE
Suprieur hirarchique
Subordonns
NEANT
Rle
Tches
DATE DAPPROBATION
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28
ANNEXE
Gestion administrative
DATE DAPPROBATION
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29
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
Adhrents
qu'il
Rapport financier
L'Assistant assiste le DE et le RAF dans la production
selon les priodicits convenues (trimestre, semestre,
anne) des rapports et les statistiques sur les
adhrents du CGA.
Suprieur hirarchique
RAF, DE
Subordonns
Nant
Rle
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ANNEXE
DATE DAPPROBATION
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30
ANNEXE
f. Agent Administratif
TITRE DU POSTE
Suprieur hirarchique
DE
Subordonns
Nant
Rle
Tches
Distribution du courrier
DATE DAPPROBATION
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31
V-
32
ANNEXE
POUVOIRS
Signataires
Dlgations
Pices de dpenses et
autres documents
internes
Directeur Excutif du
CGA + visa RAF
Directeur Excutif ou
Expert assurant l'intrim du
Prsident + visa du RAF
bons de
commande
marchs
salaires
etc
Chques et virements
Uniquement
pour
des
dpenses dont la nature
et le plafond ont t fixs
par note de service du
PDT.
Prsident +
Directeur
Excutif+ RAF
Directeur Excutif +
l'intrim du
Prsident + RAF
Uniquement
pour
des
dpenses dont le plafond
est fix par note de
service du PDT.
DATE DAPPROBATION
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33
ANNEXE
a. Codification de l'information
Les postes de travail sont galement codifis pour identifier rapidement les
personnes tant l'origine d'informations ou en tant destinataires. Les codes des
fonctions correspondent aux abrviations de postes figurant au tableau ci-aprs :
CODE
LIBELLE
PDT
Prsident du CGA
DE
Directeur Excutif
EXPC
Expert Comptable
EXPF
Expert Fiscal
RAF
Responsable Administratif et
Financier
AFISC
Assistant Fiscal
ACOM
Assistant Comptable
SA
Secrtaire Administratif
AD
Agent Administratif
CENTRES DE RESPONSABILITE
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34
ANNEXE
Prsidence du CGA
DE
Directeur Excutif
EXP
RAF
Responsable Administratif et
Financier
Le dficit d'information en temps rel de tous les acteurs qui pourrait en rsulter
sera combl par la tenue rgulire des Comits de Direction et la communication
interne permanente.
Courrier arrive
Tout courrier destin au CGA est rceptionn par le
SA. Le courrier rcupr par l'AD est galement
rceptionn par le SA. Il en est de mme pour tout
courrier remis directement tout personnel du CGA.
Le cas chant, le SA accuse rception en visant le
registre de transmission du service expditeur. La
dcharge comporte au moins les mentions suivantes
: date, heure de rception et la signature ou le visa.
L'intrt de cette disposition est la centralisation
systmatique de tout le courrier du CGA afin d'viter
les omissions et les duplications des documents
censs traiter des mmes objets.
Rception
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35
ANNEXE
Dpouillement
courrier priv,
courrier confidentiel,
courrier administratif.
Le courrier priv est remis en main propre par le SA.
Le courrier confidentiel est transmis au DE ou au
PDT en main propre. Il ouvre le courrier
administratif.
Il appose le cachet courrier-arrive sur chaque
courrier.
Le courrier confidentiel est identifi par l'apposition
du cachet CONFIDENTIEL sur l'enveloppe.
DATE DAPPROBATION
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36
ANNEXE
Traitement
Classement
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37
ANNEXE
Courrier dpart
Le courrier du CGA destin l'extrieur est
soumis la signature du DE quel que soit le
rdacteur.
Les documents expdier sont placs, en trois
exemplaires au moins, dans le parapheur du
centre de responsabilit et transmis au DE pour
signature.
Les rfrences porter sur le courrier dpart
comprennent les mentions suivantes :
Collecte
Le code du signataire : DE ;
Le code du rdacteur : par exemple :
RAF
L'anne d'mission du courrier ; par
exemple : 2012
Le numro d'ordre chronologique : 056.
Exemple : DE/RAF/2012/056
Le numro peut tre port au moyen d'un
tampon numroteur ou saisi directement sur
l'ordinateur aprs renseignement auprs du SA
pour viter les duplications de rfrences.
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ANNEXE
dpart
;
porte
ventuellement le numro d'ordre s'il
n'est pas port par informatique.
Enregistrement
Classement
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38
39
ANNEXE
arrive .
1. Courrier lectronique
Un volume de plus en plus important de documents ou de messages est dsormais
transmis ou reu par le CGA au moyen du rseau Internet sous la forme de fichiers
informatiques. Le foisonnement de ces informations implique une gestion
rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents.
Les logiciels de messagerie sont bien adapts la gestion du courrier lectronique.
Courrier reu
Courrier envoy
Chaque agent quip d'un micro-ordinateur peut envoyer des messages partir de
son poste.
a. Circulation de l'information interne
La circulation de l'information au sein du CGA est assure et renforce par des
runions priodiques (bimensuelles) du CODIR et des runions ad hoc au moins une
fois par mois entre les responsables et leurs collaborateurs.
Les runions bimensuelles (CODIR) permettent:
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ANNEXE
de faire le point sur l'tat d'avancement des dossiers confis chaque Centre
de Responsabilit,
La runion du CODIR se tient jour fixe, soit le vendredi et sont prsides par le
DE. Le RAF est dsign pour assurer le secrtariat du CODIR. Le procs-verbal de la
prcdente runion est rappel au dbut de chaque nouvelle runion afin
d'acclrer l'analyse des problmes et d'assurer la continuit du suivi.
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ANNEXE
Les fonds verss un Compte bancaire CGA ne doivent pas tre utiliss
d'autres fins que ceux qui entrent dans le cadre des activits du CGA.
Le Prsident du CGA est le seul signataire autoris en dehors des deux cidessus mouvementer les comptes bancaires du CGA.
DATE DAPPROBATION
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
La trsorerie du CGA est constitue par l'ensemble des sommes disponibles dans :
le compte courant ne peut tre ouvert que dans une banque commerciale ;
il est soumis aux investigations du Commissaire aux comptes ;
les recettes du CGA (cotisations d'adhsion, frais de formation, subventions,
etc) ne peuvent tre dposes que sur ce compte courant.
il est ouvert pour recevoir les fonds destins aux investissements et ne peut
tre mouvement que dans ce but.
A) COMPTES COURANTS
a.1- Ouverture et dpt initial
Squence Priode
Intervenants Description
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ANNEXE
Demande l'ouverture
du compte courant
dans une banque
commerciale
Le DE
La banque
Ouvre le compte et
en informe le CGA
Le DE
Transmet
au
SA
l'identit du compte
bancaire,
le
spcimen
des
signatures dposes.
Le DE
Ds
la Le RAF
rception
de
la
pice
DATE DAPPROBATION
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43
44
ANNEXE
APPLICATION DE LA PROCEDURE
Les factures relatives aux travaux doivent tre certifies par le DE.
Les factures relatives des contrats doivent porter les numros des contrats
correspondants.
Les factures de montant infrieur Cent Mille (100 000) Francs CFA peuvent
tre rgles par la caisse.
DATE DAPPROBATION
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CENTRES DE GESTION AGREES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ANNEXE
4.
a.3-RETRAITS
Squence Priode
Selon
l'chancier
de paiement
Intervena Description
nts
narrative des
tches
Le RAF
remplit
les
chques
de
paiement
de
dpenses
partir
des
pices
justificatives
(factures,
dcomptes de
marchs, PV de
rception),
signe
et
transmet
les
liasses au DE
Le DE
Vrifie
le
dossier, signe et
DATE DAPPROBATION
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ANNEXE
transmet
le
dossier au SA
pour
transmission au
AD
Le SA
Le RAF
DATE DAPPROBATION
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47
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
bancaire
Une fois par Le DE ou Vrifie la bonne
mois
le PDT
comptabilisation
des oprations
de retrait du
compte courant
A.4-REAPPROVISIONNEMENT
Squence Priode
Intervena
nts
Description
narrative des
tches
Suivant la Le DE
rception
des fonds
soit
en
espces ou
par
chques
arrive et le
transmet au SA pour
enregistrement
et
transmission au RAF.
Le SA
Enregistre le chque
dans le cahier des
chques , remplit
les bordereaux de
remise de chque,
porte les mentions
du compte au dos du
chque, fait la copie
du chque et la
transmet au RAF.
Joint le chque au
bordereau et les
transmet du DE
Le DE
A rception
DATE DAPPROBATION
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ANNEXE
retourne le tout au
SA.
Le SA
Transmet le chque
et le bordereau
l'AD pour dpt la
banque
A rception
L'AD
A rception
Le RAF
Dpose le chque
la banque et tourne
avec une dcharge
du bordereau de
remise de chque.
Transmet la
dcharge du
bordereau de remise
de chque
estampille
l'ACOM.
Agrafe une fiche
d'imputation la
copie du chque + la
dcharge
du
bordereau de remise
de chque, procde
son imputation
saisit la pice dans
le
journal
des
recettes et
la classe dans le
classeur des recettes
et des clients.
informe le CGA par
un avis de crdit de
d'opration
La banque
A rception
Le DE
transmet
l'avis
d'opration au RAF
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
pour traitement
A rception
Le RAF
Agrafe l'avis la
fiche d'imputation,
impute la pice
saisit dans le journal
du compte bancaire
et
classe la liasse dans
le chrono des pices
du compte banque
Une
fois Le DE ou Vrifie la bonne
par mois
le PDT
comptabilisation des
oprations
de
rapprovisionnement
du compte
B) Compte spcial
b.1- Ouverture
Squence
Priode
Intervenants Description
narrative des
tches
Avant
le Le PDT
dbut du
paiement
des
impts,
taxes
et
cotisations.
Autorise
l'ouverture du
compte spcial
dans
une
banque
commerciale
pour les fonds
mis
la
disposition du
CGA par les
adhrents pour
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ANNEXE
le paiement de
leurs impts.
Avant
dpt
initial
le Le DE
La banque
A
la Le DE
rception
de la lettre
d'ouverture
de compte
Le SA
Prend contact
avec la banque
identifie
et
fournit tous les
renseignements
ncessaires
l'ouverture du
compte spcial
Ouvre
le
compte
et
dlivre
une
lettre
mentionnant le
numro
de
compte
Transmet aux
adhrents
le
relev
d'identit
du
compte
bancaire,
Transmet une
copie de ces
documents au
RAF
pour
renseigner
le
systme
de
gestion
informatis.
Fait une copie
pour
ses
archives,
Transmet
la
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
copie au RAF.
Chaque
mois
Le RAF
Le DE
Vrifie chaque
mois la tenue
du
compte
spcial.
Priode
Dans les
dix
premiers
jours du
mois.
Adhrent
Le DE
Reoit
l'avis
virement
l'adhrent et
de
de
le
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
transmet au RAF
Le RAF
Le RAF
Agrafe
une
fiche
d'imputation,
procde
son
imputation et sa
saisie
saisit dans le journal
du compte spcial
classe la liasse dans
le chrono des pices
du compte spcial.
b.3 - Rapprovisionnement
Squence
Priode
Dtermine le montant
des impts, taxes et
cotisations
CNPS
DATE DAPPROBATION
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11 04 - 2012
53
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CENTRES DE GESTION AGREES
diffrents
justificatifs
ANNEXE
tats
A
Le RAF
rception
Vise
les
tats
et
transmet une Demande
d'Appel de Fonds (DAF)
l'adhrent au moyen
d'un bordereau
A
La banque
rception
des fonds
A
Le DE
rception
de l'avis
A
Le RAF
rception
de
la
pice
Agrafe l'avis la
fiche
d'imputation,
impute la pice
saisit dans le
journal
du
compte spcial
classe la liasse
dans le chrono
des pices du
compte spcial
Une fois Le DE ou le Vrifie
la
bonne
par mois PDT
comptabilisation
des
oprations
de
rapprovisionnement du
compte spcial
b.4 - Contrles
DATE DAPPROBATION
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11 04 - 2012
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CENTRES DE GESTION AGREES
prpare
un
tat
de
rapprochement
de
banque
(compte
courant
et
compte
spcial)
partir
du
compte tenu
dans
la
comptabilit
du CGA et du
relev de la
banque
commerciale
et le transmet
au DE ou au
PDT.
ANNEXE
Le DE ou le contrle, vise,
PDT
donne
des
instructions
pour suivre les
oprations non
dnoues
et
retourne l'tat
au RAF.
Le COMPT
classe la liasse
dans le chrono
des tats de
rapprochement
pour
les
besoins
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
55
ANNEXE
ultrieurs
(tablissement
de DAF, audit
des comptes,
etc).
Lors de L'EXPF
l'audit
Vrifie
les
tats
de
rapprochement
des
comptes
courant
et
spcial lors de
l'audit
i. Caisse :
Le CGA dispose d'une petite caisse pour assurer le paiement en numraire des
petites dpenses courantes de son fonctionnement.
Les mesures de scurit doivent tre prises pour la conservation des fonds dans les
locaux du CGA.
1. LA PROCDURE DE GESTION
a. OBJET DE LA PROCEDURE
Assurer le fonctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et
rigoureuse.
b. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procdure s'applique toute caisse dtenue par le CGA. La procdure est
applicable ds que le niveau des fonds en caisse atteint Cent Cinquante Mille (150
000) Francs CFA.
c. REGLES DE GESTION
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
56
ANNEXE
Arrt de la caisse,
OBJET DE LA PROCEDURE
APPLICATION DE LA PROCEDURE
REGLES DE GESTION
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
57
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
Seules les factures d'un montant infrieur Cent Mille (100 000) Francs CFA
sont rgls par la caisse.
4.
Intervenants Description
narrative des
tches
Sur
Le RAF
instructions
du
PDT
donnes
par note de
service
prpare un chque
d'approvisionnement
(au nom de l'AD) qui
constitue
le
montant initial de la
caisse ;
prpare 2 pices
comptables: 1 pice
de
recettes
de
caisse et 1 pice de
dpenses de banque
transmet la liasse
au DE pour contrle
et signature
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
ANNEXE
Le DE
Signe le chque et
transmet la liasse
au
SA
pour
signature du PDT
Le PDT
Signe le chque et
transmet la liasse
au SA pour remise
l'AD pour la banque
Le SA
LE RAF
L'AD
Le SA
constate l'entre de
fonds
dans
son
brouillard de caisse
menues dpenses et
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
58
59
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
Intervenants Description
narrative
des tches
Quotidiennement Le SA
dcaisse les
sommes en
espces sur
prsentation
des pices
justificatives
dment
autorises
par Le DE ou
Le PDT (ou
toute autre
personne
dsigne par
une note de
service
du
PDT
par
dlgation)
Chaque
opration
Le SA
tablit une
pice
de
caisse
dpense et
la fait signer
par
le
bnficiaire
Le SA
enregistre la
dpense
dans
son
brouillard et
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
60
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
classe
la
liasse dans
un classeur
Quotidiennement Le SA
arrte
la
caisse
de
menues
dpenses et
vrifie que
son encaisse
correspond
bien son
solde
de
brouillard de
caisse
1. CONTROLES
Squence
Priode
Intervenants Description
A
narrative des tches
vrifie la caisse de
menues dpenses au
moyen
d'un
inventaire physique
des
espces
en
caisse
Le RAF
dresse un PV de
contrle de caisse,
signe et fait signer
par la SA
et
transmet
1
exemplaire au DE
pour information et
ventuellement
dcision prendre
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
61
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
en cas d'cart de
caisse
Au
Le RAF
moins
une fois
par
mois
effectue un contrle
inopin de la caisse
et fait dresser un PV
de contrle de caisse
; il communique un
exemplaire
du
rapport de contrle
au DE
Priode
Lorsque le Le SA
solde de la
caisse
atteint un
montant
minimum
(
dterminer
par Le PDT
dans une
note
de
service)
A
rception
impute
les
pices
justificativesprsentes,
prpare une pice unique
d'imputation et la saisit
dans le journal de caisse
prpare
un
chque
Le RAF
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
62
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
A
rception
Le DE
Le PDT
A
rception
Le SA
A
rception
Le RAF
A
rception
L'AD
Le SA
ANNEXE
d'approvisionnement qui
reconstitue le montant de
l'encaisse initiale;
prpare
2
pices
comptables : 1 pice de
recettes de caisse et 1
pice de dpenses de
banque
transmet la liasse au DE
pour signature
signe
le
chque
et
transmet la liasse au SA
pour signature au PDT
signe
le
chque
et (
transmet la liasse au SA
prend copie du chque,
transmet le chque l'AL
et la copie l'ACOM.
Prpare 1 pice unique de
banque-dpenses
Agrafe la liasse une
fiche
d'imputation
et
impute la pice
Saisit la pice dans le
journal de banque et dans
le journal de caisse
et classe la pice de
caisse dans le classeur des
pices de caisse et la
pice de banque dans le
classeur des pices du
compte
banque
concern.
Encaisse le chque et
verse les fonds au SA
Reoit le versement de
l'AL, constate l'entre de
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
rception
63
ANNEXE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
ANNEXE
RAPPEL
Un exemplaire de la prsente pice de recette
doit tre obligatoirement remis la partie versante titre de reu
NOMBRE
sous-total A :
B. PIECES
MONTANT
VALEUR
FACIALE
NOMBRE
MONTANT
sous-total B :
C : TOTAL en
caisse (A + B)
REDACTEUR
11 04 - 2012
64
Dont autres
encaissements
F : Dcaissements :
dpenses
65
ANNEXE
SIGNATURE ET
OBSERVATIONS DU
VERIFICATEUR
autres
G : Solde Livre de
caisse
H : Ecart de caisse
Justification des carts ventuels :
Dcision du DE ou du PDT en cas d'cart :
RAPPEL :
Le total C des sommes en caisse doit tre gal au solde
G du livre de caisse. La ligne H doit donc tre normalement gale 0
(nulle). Tout cart positif ou ngatif apparaissant en ligne G doit tre
justifi et doit faire l'objet d'une dcision de rgularisation du DE.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
66
ANNEXE
1. OBJECTIFS POURSUIVIS
Il est ncessaire d'assurer la correcte gestion des biens car de la qualit de la
gestion de ces biens dpendra le maintien du potentiel d'activit du CGA, ainsi que
la matrise de ses cots de fonctionnement. Les procdures de gestion des biens
visent les objectifs suivants :
Les consommations,
Le renouvellement,
REDACTEUR
11 04 - 2012
67
ANNEXE
le
le
le
le
le
matriel de bureau,
matriel informatique,
matriel bureautique,
mobilier de bureau,
matriel de transport,
la nature du bien,
la dsignation du bien,
la date d'acquisition,
la localisation du bien,
l'affectation,
le numro d'ordre du bien.
la
priode
REDACTEUR
11 04 - 2012
68
ANNEXE
information n'est porte qu'une fois et n'est pas modifiable. En consquence, les
informations susceptibles de modifications ne sont pas portes sur l'tiquette
d'identification ; mais elles sont mentionnes dans la fiche d'immobilisation et dans
le registre des biens. Figurent sur l'tiquette les renseignements suivants :
1.
2.
3.
4.
la nature du bien,
la dsignation du bien,
la date d'acquisition,
le numro d'ordre du bien.
position 2
position 3
position 4
Nature
dsignation
date
Numro d'ordre
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
69
ANNEXE
CLIM:
1. CAS SPECIFIQUES
o Matriel composite :
Dans le cas spcifique du matriel informatique composite, le numro d'ordre est
complt par un caractre alphabtique prcisant les parties pouvant tre
remplaces tout en gardant les autres lments du matriel comme suit :
A pour le moniteur,
C pour le clavier,
D pour la souris.
A dsignant le ventilateur,
B dsignant le compresseur.
o Bien livr en plusieurs units :
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
70
ANNEXE
la fiche d'immobilisation,
la fiche d'inventaire,
1. L'inscription au registre :
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
71
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
1. Le code d'identification,
2. La date d'entre du bien,
3. La dsignation du bien,
4. La marque,
5. Le type,
6. Le nom du fournisseur,
7. Le service utilisateur (la localisation),
8. Le prix d'acquisition,
9. La date de sortie du bien,
10. Les observations.
Le registre des biens durables est tenu par le RAF. Une fiche d'immobilisation
relative chaque immobilisation est cre lors de l'inscription du bien dans le
registre.
b) PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS
Squence
Priode
Acteurs
A la date Le RAF
de
rception
de
tout
bien ou lot
de biens
Description
des tches
narrative A
tablit
en
un
exemplaire
un
bon
d'entre (BE) du bien
partir du procs-verbal
de rception dress par
la
commission
de
rception
des
commandes,
porte la nomenclature
sur le BE et sur les
autres
pices
justificatives (factures,
marchs)
soumet
le
BE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
72
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
Le RAF
Sur
instruction
s du RAF
Le RAF
Le RAF
Le DE
Ds
que Le RAF
les biens
sont
prpars
Le RAF
ANNEXE
accompagn de la liasse
(facture, march, bon
de commande) au RAF
pour vrification et
signature.
vrifie la conformit du
BE avec la liasse
(facture - march) et le
signe pour le valider
puis le retourne au
COMP
avec
les
instructions
pour
l'affectation ;
prpare
en
deux
exemplaires
le
bordereau d'affectation
du matriel (BAM) au vu
des instructiondu DE et
lui
transmet
pour
signature
vrifie la conformit du
BAM ses instructions,
signe et le transmet au
DE
s'assure de la rgularit
de l'opration, appose
son visa pour l'autoriser
et le retourne au RAF
pour excution
informe par tout moyen
les bnficiaires de la
disponibilit
du
matriel
dont
ils
peuvent
prendre
livraison
appose les tiquettes
d'identification sur les
biens et les met la
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
73
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
Au
bnfici
moment
aires
de
l'affectatio
n des biens
ANNEXE
disposition
des
bnficiaires
contresignent les BAM,
en
prennent
un
exemplaire
et
rcuprent les biens qui
leur sont affects
Priode
Acteurs
A la date Le RAF
de
rception
de
tout
bien ou lot
de biens
Description narrative A
des tches
tablit
en
un
exemplaire un bon
d'entre (BE) du bien
partir
du
procsverbal de rception
dress
par
la
commission
de
rception
des
commandes,
Porte la nomenclature
sur le BE et sur les
autres
pices
justificatives
(factures, marchs)
Vrifie
le
BE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
74
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CENTRES DE GESTION AGREES
Le RAF
Sur
instruction
s du DE
Le RAF
Le RAF
Le DE
Ds
que Le RAF
les biens
sont
prpars
ANNEXE
accompagn de la
liasse
(facture,
march,
bon
de
commande)
et
signature.
vrifie la conformit
du BE avec la liasse
(facture - march) et
le signe pour le valider
puis le retourne au DE
pour les instructions
pour l'affectation ;
prpare
en
deux
exemplaires
le
bordereau
d'affectation
du
matriel (BAM) au vu
des instructions du DE
et lui transmet pour
signature
vrifie la conformit
du
BAM
ses
instructions, signe et
le transmet au DE
s'assure
de
la
rgularit
de
l'opration,
appose
son
visa
pour
l'autoriser
et
le
retourne au RAF pour
excution
informe
par
tout
moyen
les
bnficiaires de la
disponibilit
du
matriel
dont
ils
peuvent
prendre
livraison
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
75
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
Le RAF
Au
bnfici
moment
aires
de
l'affectatio
n des biens
Le RAF
Au moins Le DE
une
fois
par an
ANNEXE
REDACTEUR
11 04 - 2012
76
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
du moment o ils ont t affects des agents prcis. Chaque agent est responsable de
l'utilisation du matriel qui lui a t affect. D'autres biens exigent, au contraire, un suivi
trs rapproch afin de leur assurer une dure de vie raisonnable. Il s'agit du matriel
informatique et des photocopieurs.
3. UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE
Squence
Priode
Tous
jours
Acteurs
les Agents
quips
Description
des tches
narrative A
En
cas Tout
d'incident agent
Tous
jours
les Tout
agent
Tous
jours
les Agents
quips
d'un
poste
D'un
poste
A
la Agents
fermeture quips
des
D'un
bureaux
poste
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
77
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
Au moins Le RAF
1 fois par
bimestre
veille ce
maintenance du
soit effectue
prestataire de
informatiques
que la
matriel
par un
services
En cas de Le RAF
besoin
En cas de Le DE
besoin
Autorise le remplacement
du matriel
Priode
Acteurs
Description
narrative
tches
des
A la mise en LE DE
service du
bien
dsigne
responsable
s'occuper
l'utilisation
l'quipement
un
pour
de
de
Tous
jours
Vrifie
l'quipement
fonctionne
correctement
que
s'assure
que
l'quipement n'a pas
atteint son niveau
les Le RAF
Aux
dates Le RAF
prtablies
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
78
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
d'utilisation partir
duquel un contrle
est
ncessaire
;
sinon
il
fait
intervenir
le
prestataire
de
maintenance.
inopinment Le RAF
Contrle le respect
des
prescriptions
d'utilisation de ces
biens
l'entretien priodique,
les rparations.
L'entretien permanent est, en gnral, apport par l'utilisateur lui-mme qui veille
assurer un fonctionnement quotidien rgulier du matriel mis sa disposition. Il
se manifeste par les dispositions de vrifications effectuer quotidiennement.
L'entretien priodique est l'ensemble des contrles de fonctionnement effectuer
des dates prcises ou aprs un nombre d'heures de fonctionnement gnralement
fix par le fabricant. Les rparations sont l'ensemble des interventions effectues
sur les biens pour les remettre dans un tat de fonctionnement correct. Ils sont
effectus par des services extrieurs au CGA.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
79
ANNEXE
la vidange,
le graissage,
REDACTEUR
11 04 - 2012
80
ANNEXE
La date de sortie,
Le BDT est un bon de commande pour service de rparation. Tous les BDT sont
signs par le DE/PDT ou le RAF par dlgation. Dans tous les cas, celui-ci vrifie
avant de signer le BDT si le bien bnficie d'une garantie du constructeur. Dans
l'affirmative il vrifie galement la nature et la porte de cette garantie afin de ne
pas faire prendre en charge par Le CGA des travaux imputables aux fournisseurs. Le
BDT est tabli en quatre exemplaires.
Ces quatre exemplaires seront ventils comme suit :
REDACTEUR
11 04 - 2012
81
ANNEXE
Le RAF.
Lorsque les travaux sont effectus, Le DE vise une seconde fois pour constater la
bonne excution des travaux demands. Le rparateur doit joindre un des deux
exemplaires de BDT sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera
constate par un bordereau de livraison du rparateur dment vis par Le DE.
Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT.
L'exemplaire du bon de travail retenu par le RAF est class dans le dossier
individuel du bien.
i. PROCEDURE D'INVENTAIRE DES BIENS
2. OBJECTIF DE L'INVENTAIRE
L'inventaire a pour but le contrle physique des biens durables. Cette opration
permet de :
3. RESPONSABILITE DE L'INVENTAIRE
Les oprations d'inventaire sont effectues une fois par anne et sont places sous
la supervision du RAF. Les oprations matrielles sont excutes par une quipe
d'inventaire comprenant, outre le COMP, l'AD et ventuellement d'autres agents
dsigns par le RAF.
4. PROCEDURE DE PRISE D'INVENTAIRE
La russite de la procdure de prise d'inventaire ncessite la mise en place des
dispositions suivantes :
REDACTEUR
11 04 - 2012
82
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
sont ensuite exploites avec les registres pour complter les informations qui ne
sont pas matrialises sur les biens.
A la fin de l'opration, un procs verbal d'inventaire physique des immobilisations
est tabli et sign par les membres de l'quipe d'inventaire. Les conclusions de
l'inventaire consignes dans le procs verbal sont communiques par le RAF au
DE/PDT pour les dcisions ventuelles prendre, soit :
pour sanctionner les agents n'ayant pas correctement utilis ou entretenu les
biens,
Les cessions et les mises au rebut d'immobilisations ne peuvent intervenir que dans
les conditions ci aprs :
o Les mises au rebut doivent faire l'objet d'un PV prcisant les motifs de la
mise au rebut.
Squence Acteurs
1.
Dans le cadre
de l'inventaire
physique
des
immobilisations
en
fin
d'exercice,
l'quipe
Description
tches
narrative
des A
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
2.
ANNEXE
d'inventaire
pour examen.
La commission
de
reforme,
compose du
RAF, du DE et
d'un ExpC
3.
PDT
4.
Commission de
reforme
Etudie le dossier
Porte ventuellement
sur le dossier des
observations
Autorise la reforme
Transmet
la
liste
approuve
la
commission de reforme
pour excution de la
dcision.
Porte
la
connaissance
du
personnel, par voie
d'affichage, la liste des
immobilisations
reformer.
Prcise le dlai de
soumission
Vrifie que les offres
sont bien reues sous
pli ferm
Ouvre les offres en
prsence de tous les
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
83
84
ANNEXE
membres de
la
commission de reforme
pour attester de la
rgularit
du
dpouillement.
Rdige un PV de
dpouillement
Transmet le PV au
PDT.
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou
archivage et conservation).
Le papier,
Les encres,
Stylos, blocs-notes,
la fiche d'inventaire,
REDACTEUR
11 04 - 2012
85
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
RAF, un exemplaire garder dans le carnet et 1 ex pour le SA qui prend en charge les
fournitures livres. Il enregistre dans chaque fiche de stock les quantits reues et
range les articles dans les locaux de rangement rservs cet effet. Ces locaux de
rangement doivent tre ferms clef.
Acteurs
1.
Agent
Demande des
demandeur
consommables
aprs visa du
responsable de
Centre
de
responsabilit
2.
SA
fournitures
Livre
les
quantits
demandes et autorises
- Dlivre un bon de sortie
en 2 exemplaires raison
d'un exemplaire pour le
demandeur et 1 exemplaire
qu'il conserve dans le
carnet
- Il constate la sortie de
fournitures dans le registre
des fournitures.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
Agent
demandeur
3.
86
ANNEXE
au renouvellement du stock,
vol,
Incendie,
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
87
ANNEXE
responsabilit civile.
Le CGA peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de
la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des
polices d'assurances sont conservs dans un coffre au bureau du DE. Des
exemplaires sont utiliss pour la tenue de la comptabilit. Le DE est responsable du
renouvellement dans les dlais des polices d'assurances des biens. A l'occasion des
renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunits
susceptibles d'optimiser les cots des primes.
Par ailleurs, les responsables et agents du CGA doivent, en permanence, veiller la
scurit des biens placs sous leur responsabilit ou mis leur disposition. Ils
doivent ainsi personnellement s'assurer que ces biens ne puissent tre ni vols, ni
perdus, ni dgrads. La scurit des locaux et leur gardiennage font ainsi partie
des mesures de scurit lmentaires.
2.5- ANNEXES
1
Bon d'entre
Bon de sortie
Modle de
durables
Fiche
d'immobilisations
registre
des
biens
d'inventaire
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
10
ANNEXE
1. BON D'ENTREE
Bon d'entre N
DU
DESIGNATION
REFERENCE
Le RAF
UNITE
QUANTITE
Observations
LE DE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
88
ANNEXE
2. BON DE SORTIE
Bon de sortie N
DU
DESIGNATION
REFERENCE
UNITE
Le RAF
QUANTITE
Observations
Le bnficiaire
Visa du DE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
89
ANNEXE
REFERENCE
UTILISATEUR
Le RAF
CODIFICATION
Le responsable du service
utilisateur
Visa du DE
Visa du PDT
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
90
91
ANNEXE
Da
te
Descri Allotiss
ption ement
Val
eur
Com
man
de
Four
nisse
ur
Mouve
ments
Affect
ation
da
te
nat
ure
total reporter
total reporter
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
destin obser
ation vatio
ns
ANNEXE
5. FICHE D'IMMOBILISATION
Fiche N
DU
N de compte
Codification
Description
Affectation
Fournisseur
Date de mise en service
Date de sortie
Motif
Dtail du cot
DESIGNATION
MONTANT (devises)
MONTANT (monnaie
locale)
Cot total
Quantits
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
92
93
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
Cot unitaire
Le Comptable
Le DE
Eta
t
Date
d'acquisitio
n
Valeur
d'acquisitio
n
Financeme
nt
report
total ( reporter)
Le chef d'quipe
d'inventaire
Le responsable du
service utilisateur
Visa
Du DE
REDACTEUR
11 04 - 2012
Observat
ions
94
ANNEXE
S'assurer que les biens recenss sont proprit du CGA ou mis sa disposition
7. CARNET DE BORD DE VEHICULE
N de folio
N du vhicule
Nom du chauffeur
Date Destination
Km
Km
Total km quantit quantit Entretien Rparation
dpart arrive parcourus carburant lubrifiant
8. BON DE TRAVAIL
Bon N
DU
PRESTATAIRE
Nom ou raison sociale
Adresse
Tel
Devis ou proforma du
REDACTEUR
11 04 - 2012
Obse
vation
DETAIL DE
LA
PRESTATION
Codification
QUANTITE
95
ANNEXE
PRIX
UNITAIRE
TOTAL
Signature RAF
Signature du DE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
96
ANNEXE
Nature du bien
Localisation
N de compte
Rfrence Description
Unit
QUANTITE QUANTITE
thorique physique
Le RAF
Ecarts
Observations
Le DE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
97
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
N
BE
ou
BS
Descriptio
n de
l'opratio
n
Bnficiai
re
QUANTIT
E entre
QUANTI
TE
sortie
Stock
thoriqu
e.
Total du
folio
prcdent
Total
reporter
REDACTEUR
11 04 - 2012
Stock
physiqu
e.
Ecar Emarge
ts
98
ANNEXE
1 Procdures budgtaires
2 Systme comptable
1. PROCEDURES BUDGETAIRES
a. PRINCIPES BUDGETAIRES
DEFINITIONS
Le budget du CGA est la reprsentation chiffre de ses activits. Ces activits
incluent donc aussi bien :
au
fonctionnement
du
CGA
(personnel,
Budget d'investissement
En gnral les investissements sont envisags plus long terme que le
budget annuel de fonctionnement (modernisation et gros entretien de
l'quipement et des machines). Le contrle budgtaire incorpore dans les
prvisions la tranche annuelle de ces investissements.
Budget d'exploitation
Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits
attendus pendant l'exercice. Ce budget est un compte d'exploitation
prvisionnel prsentant les charges et les produits ainsi que le rsultat
d'exploitation de l'exercice.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
99
ANNEXE
Budget de trsorerie
II rcapitule l'ensemble des dpenses et recettes pour permettre l'quilibre
permanent de la trsorerie sur une priode donne. Il est indispensable de
l'laborer pour :
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
100
ANNEXE
le PDT,
le DE,
le RAF,
D'autres structures qui participent aux activits du CGA peuvent tre sollicites.
c. CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE
Le processus d'laboration du budget annuel doit tre totalement achev avant le
dbut de l'exercice budgtaire pour ne pas bloquer le fonctionnement du CGA et
permettre l'engagement des dpenses budgtises.
Au cours d'un exercice budgtaire donn, le processus d'laboration du budget de
l'exercice suivant doit donc tre lanc suffisamment tt pour :
pouvoir tre termin une date permettant son examen et son adoption au
plus tard en dcembre par l'Assemble Gnrale (AG).
laisser aux Adhrents, des dlais suffisants pour se prononcer sur les projets
que le CGA leur prsente et qu'il faudra financer.
Etapes du processus
Instructions
du budget
Dates limites
Propositions budgtaires
15 septembre
Responsable
PDT
DE, EXPERTS, RAF
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
Consolidations budgtaires
25 septembre
DE
30 septembre
PDT
DE
Amendements
consolidations
Conseil
d'Administration
et
101
ANNEXE
Approbation du budget
Avant 30 dcembre
AG
30 dcembre ds DE
notification
du
budget retenu et
approuv
Les instructions prparatoires ont pour objectif d'aider les responsables mieux
prparer leur budget annuel.
Elles sont labores, partir de l'exploitation des diffrents rapports et des
programmes d'activits, et transmises sous la forme de note de service prpare
par le DE et signe par Le PDT.
REDACTEUR
11 04 - 2012
1.4.3-
102
ANNEXE
Une fois consolides, les propositions sont examines par le staff : PDT, DE,
EXPERTS, RAF.
Des amendements peuvent tre faits par les participants.
1.4.5- ETABLISSEMENT DU PROJET DE BUDGET
Le DE dresse le projet de budget partir des amendements faits par la runion
d'arbitrage.
1.4.6- APPROBATION DU BUDGET
Le projet de budget annuel est soumis au Conseil d'Administration qui l'examine et
l'arrte.
Le projet de budget gnral est approuv par les Adhrents au cours de
l'Assemble Gnrale (AG).
a. EXECUTION DU BUDGET
1.5.1- PRINCIPE D'EXECUTION BUDGETAIRE
REDACTEUR
11 04 - 2012
103
ANNEXE
L'engagement est l'acte par lequel le PDT cre ou constate l'encontre du CGA une
obligation dont rsultera une dpense. Seul le PDT/DE est habilit engager les
dpenses budgtises.
L'engagement des dpenses se fait suivant les procdures d'acquisition de biens,
fournitures et services dcrites ci-dessous.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
104
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
FORME DE L'ENGAGEMENT
Frais de personnel
Excution de travaux
Oprations immobilires
contrat de travail,
dcisions prises concernant la
situation de chaque agent ou
les missions et travaux dont il
est charg
tablissement
d'une
commande,
passation d'un march
passation d'un march
Frais de gestion
dcisions du PDT/DE
dcisions du PDT/DE
Autres dpenses
dcisions du PDT/DE
ou
Tout agent souhaitant faire engager une dpense doit au pralable s'assurer de la
disponibilit des crdits budgtaires correspondants. Cette information est
disponible auprs du DE ou dans les tats budgtaires
1.5.5-
Les efforts pour tablir un budget prvisionnel seraient vains si l'on n'y
adjoignait le contrle assurant la fonction de comparaison des ralisations aux
prvisions.
Le contrle budgtaire exige logiquement trois sries d'intervention :
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
105
ANNEXE
REDACTEUR
11 04 - 2012
106
ANNEXE
Nature de dpenses
Service comptent
Dpenses de travaux
EXPERTS ; DE
Autres dpenses
Le RAF
Cette activit de suivi budgtaire est assure par le DE. Pour assurer une grande
efficacit, le suivi budgtaire sera ralis trimestriellement.
1.7.2- REVISION BUDGETAIRE
Les carts ainsi constats peuvent conduire entreprendre une rvision budgtaire
visant radapter les crdits ouverts aux cots et aux activits mener.
Les rvisions budgtaires sont normalement approuves par les mmes organes que
ceux qui ont approuv le budget, c'est--dire le Conseil d'Administration.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
107
ANNEXE
Modles d'instructions
prparatoires
budgtaires
Modle
de
fiche
d'laboration
budgtaire
3
Modle de tableau de
consolidation
budgtaire
Modle de fiche de
rvision budgtaire
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
108
ANNEXE
A. RESPONSABILITE
Veuillez noter que chaque service porte l'entire responsabilit de la qualit de la
prparation du budget dont elle assure l'excution. Votre responsabilit est
engage par cet exercice de programmation qui doit viter aussi bien les excdents
que les insuffisances de crdits au cours de l'exercice venir.
B. DIRECTIVES
(Prciser ici les aspects sur lesquels l'accent devrait tre spcialement mis au cours
de l'exercice venir pour les activits mis en uvre par les structures d'excution).
C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS
Chaque service utilisera les formulaires (fiches d'laboration budgtaires) prvues
cet effet pour la prparation des propositions. L'valuation des dpenses repose sur
:
Les activits non termines en fin d'exercice doivent tre reconduites. Les
nouvelles activits devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. Les
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
109
ANNEXE
valorisations doivent inclure les taux prvisionnels d'inflation, ainsi que les
augmentations ou les diminutions pouvant concerner les activits.
D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS
Les propositions budgtaires doivent tre finalises au plus tard le 15 septembre,
dlai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions ncessaires pour
respecter ce dlai. Toute proposition parvenue aprs cette date exposera le
service des sanctions rglementaires (prvoir une liste de sanctions en la
matire).
<nom du PDT>
LE PRESIDENT DU CGA
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
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PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
EXERCICE :
PROJET
Centre de Responsabilit
ACTIVITE
FINANCEMENT
POSTE Budgtaire
TOTAL DEPENSE
DETAIL DE LA DEPENSE
( distinguer par nature de dpenses)
DESIGNATION UNITE
QUANTITE
PRIX
MONTANT
TOTAL DE LA PROPOSITION
IMPREVUS
Le Responsable
Responsabilit
du
Centre
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REDACTEUR
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de
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ANNEXE
Activits
excute
s
Financeme
nt
post
e1
post
e2
post
e3
post
e4
post
e5
des
activits
TOTAL CONSOLIDATION
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
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post
e6
Cumu
l
ANNEXE
DETAIL DE LA REVISION
( distinguer par nature de dpenses)
DESIGNATION
UNITE
QUANTITE
PRIX
MONTANT
TOTAL DE LA REVISION
Le responsable du Centre de
Responsabilit
Le DE du CGA
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
112
113
ANNEXE
Le RAF
REVISION
BUDGET
REVISE
COMMENTAIRE
LE DE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
114
ANNEXE
2. PROCEDURES COMPTABLES
a. - ORGANISATION COMPTABLE
2.1.1- REFERENTIEL COMPTABLE
La comptabilit du CGA est tenue selon les rgles du plan comptable OHADA : c'est
le rfrentiel comptable.
Ce rfrentiel est adapt aux activits du CGA et la normalisation comptable
internationale.
i.
Le systme comptable doit tre un instrument utilis par les gestionnaires du CGA
pour les aider planifier, contrler et valuer l'excution et les cots des
oprations.
Pour assurer une information fiable sur ses activits, le CGA tient :
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
115
ANNEXE
Les principes comptables ci-aprs doivent tre notamment respects dans la tenue
de la comptabilit :
REDACTEUR
11 04 - 2012
116
ANNEXE
2. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION
Ce principe repose sur le fait que l'entreprise est considre comme tant en
activit et devant continuer l'tre dans un futur raisonnablement prvisible. La
dfinition du plan d'amortissement des biens durables dcoule de l'application de
ce principe.
3. COUT HISTORIQUE
La comptabilit est tenue suivant le principe du cot ce qui signifie que les biens
sont pris en comptabilit leur date d'entre dans le patrimoine et leur cot
d'acquisition exprim en units montaires courantes. Les biens du CGA sont ainsi
comptabiliss leur cot historique d'acquisition qui est compos du prix d'achat
augment des frais accessoires d'achat.
4. PRUDENCE
Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires
l'apprciation raisonnable des consquences prvisibles des vnements et des
oprations marquant la vie de la structure. Ce principe vise viter de transfrer
sur les exercices ultrieurs des risques ns durant un exercice donn et
susceptibles d'entraner des pertes futures (par exemple on provisionnera ds
l'anne en cours les dommages et intrts que le CGA pourrait tre amen payer
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
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117
ANNEXE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
118
ANNEXE
toute information d'ordre comptable n'est saisie qu'en une seule fois partir
d'une seule et mme pice justificative ;
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
119
ANNEXE
SUPPORTS COMPTABLES
Les pices externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les rfrences
des transactions auxquelles elles se rapportent pour tre prises en considration
(contrat, commande, abonnement, etc...).
Les pices externes sont toujours des originaux et il en va de mme des justificatifs
qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non lgalises) de pices
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
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PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
justificatives sont prohibes et peuvent tout au plus servir constituer des copies
de dossiers comptables.
2. PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES
Les pices justificatives internes sont revtues des visas prvus pour avoir force
probante ; elles comprennent, par exemple :
3. IMPRIMES COMPTABLES
Une liste des imprims ayant une utilisation comptable doit tre dresse en
mentionnant les rfrences de normalisation pour viter les confusions de
documents. Un exemple d'une liste de ce type est donn ci-aprs :
Nature de l'imprim
Rfrence
FIC
Bon de commande
BDC
Pice de caisse
PDC
ERB
Etat
de
rapprochement
compte spcial
Date
d'entre
vigueur
de ERS
Etat de salaires
EDS
Bulletin de paie
BDP
OVB
DRF
FEB
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
en
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ANNEXE
Le livre-journal,
Le grand-livre,
La balance gnrale des comptes,
Le livre d'inventaire,
Le livre de paie.
Journaux
Journaux
Journaux
Journaux
Journaux
de banques
de caisses
des achats
de paie
des oprations diverses
Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut
tre facilite par la tenue des comptes auxiliaires des :
Fournisseurs ordinaires
Fournisseurs d'investissements
Personnel
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
122
ANNEXE
Bien qu'il ne soit pas lgalement obligatoire, le registre des immobilisations qui
concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour
permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des
factures d'achat de biens durables, les comptes d'immobilisations sont
mouvements. Cette opration se traduit par la cration d'une fiche
d'immobilisation reprenant les renseignements suivants :
Numro du compte,
Numro d'identification de l'immobilisation,
Valeur,
Date d'acquisition,
Fournisseur,
Localisation,
Financement,
Poste budgtaire,
Taux d'amortissement.
REDACTEUR
11 04 - 2012
123
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
Pour chacune des tables susvises, il est cr une codification comportant un code
de caractres alphanumriques et un libell associ. Ces listes sont mises jour au
fur et mesure des besoins de codifications.
Pour chaque activit confie au CGA, le RAF cre une codification analytique. Les
journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, et les correspondances
budgtaires sont mises jour si la nouvelle activit le justifie.
REGISTRES COMPTABLES
Les codifications des registres comptables comportent
alphanumriques. Il est cr un code par journal comptable.
des
caractres
COMPTES GENERAUX
Les codifications des comptes gnraux sont conformes aux dispositions du
rfrentiel comptable applicable.
CODIFICATIONS AUXILIAIRES
A certains comptes de tiers sont associs des codes auxiliaires permettant
d'individualiser les oprations traites avec eux. Les comptes gnraux qui font
l'objet d'un suivi auxiliaire sont reprs par la mention d'une rfrence
reprsentant la catgorie de tiers.
F, pour Fournisseurs,
P, pour Personnel,
T, autres Tiers,
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
Une correspondance est tablie entre les lignes budgtaires et les comptes par
nature. La liste de ces correspondances doit tre rgulirement tenue jour
a. SCHEMAS COMPTABLES
2.6.1- OPERATIONS D'ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS, D'ACHATS ET DE
SERVICES EXTERIEURS
Le RAF impute la facture d'acquisition d'immobilisation selon le schma ci-aprs :
Imputation
Compte
Dbit
Crdit
Analytique
retenues
de
Compte
Dbit
60 / 61 / 62 ou 63
Crdit
Analytique
retenues
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
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de
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CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
NB : Les achats sont enregistrs TTC. Lors du rglement, les champs analytiques ne
sont pas actifs et ne doivent recevoir aucune imputation.
Compte
Dbit
forfaitaires
verses
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
au
Crdit
126
ANNEXE
Analytique
Imputation
Compte
Dbit
664Charges sociales
Crdit
Analytique
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
127
ANNEXE
Compte
Dbit
Crdit
5711 Caisse
Compte
Dbit
Crdit
Compte
Dbit
Crdit
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
128
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES
ANNEXE
a.
AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS
LES AMORTISSEMENTS
Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES
Imputation
Compte
Dbit
68xxx
(comptes
amortissements)
Crdit
28xxx
(compte
immobilisations)
Analytique
de
dotation
aux
d'amortissements
des
LES PROVISIONS
Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES
Imputation
Compte
Dbit
Crdit
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
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ANNEXE
tiers)
Analytique
Compte
Dbit
521xx (Banque X)
OU
571xx (Caisse)
585xx (Mouvement de fonds)
Crdit
Compte
Dbit
Crdit
521xx (Banque X)
OU
571xx(Caisse)
REDACTEUR
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ANNEXE
REDACTEUR
11 04 - 2012
131
ANNEXE
Avec l'utilisation d'un systme informatique, les ditions des documents comptables
sont disponibles en temps rel ; c'est--dire que ces documents sont disponibles ds
la validation des critures. Ce qui permet d'obtenir des ditions selon la priodicit
souhaite (journalire, mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces ditions
comprennent :
les journaux,
le grand-livre des comptes gnraux,
le grand-livre des comptes auxiliaires,
la balance gnrale des comptes,
les balances auxiliaires
les tats analytiques et budgtaires.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
132
ANNEXE
Ces quatre (4) documents sont indissociables car ils se compltent les uns les
autres.
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
11 04 - 2012
ANNEXE
DATE DAPPROBATION
REDACTEUR
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