FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Universidad de Antioquia

REGISTRO DE ENTRADA

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretara General

AO

MES

DIA

OFICINA PRODUCTORA : Departamento de Administracin Documental

OBJETO: Transferencia Primaria

NT= Numero de transferencia

El formato de inventario documental ser devuelto a la dependencia, con la ubicacin, una vez haya sido verificada la transferencia.
Carpeta
Nro.

Cdigo
Centro de
costo

Serie

Subserie

Nombre de la subserie
documental

Fechas Extremas

Inicial

Final

Unidad de Conservacin
Caja

Carpeta Tomo

Otro

Nro. de
Folios

Soporte

Frecuencia
de consulta

Notas:

Elaborado por: ___________________________

Cargo: ____________________

Firma:______________________

Extensin: ____

Recibido por: ____________________________

Cargo:_____________________

Firma:______________________

Extensin: ____

TRADA
NT

ferencia

n: ____

n: ____

Signatura y/o
ruta

Ayuda para diligenciar el Formato de Inventario Documental

A. Tenga en cuenta las siguientes referencias para diligenciar el formato de inventario documental:
Entidad Productora
Unidad Administrativa
Oficina Productora
Objeto
Registro de Entrada
Carpeta Nro.
Cdigo
Nombre de las subserie
documental
Fechas Extremas
Inicial
Final
Unidad de Conservacin
No de folios
Soporte
Frecuencia de consulta
*Signatura y/o Ruta
Nota

Se escribe el nombre de la Institucin, en nuestro caso Universidad de Antioquia

Registre la seccin a la cual pertenece, el departamento o la oficina.
Registre el nombre de la dependencia o de la oficina que est realizando la transferencia primaria.
Describa el tipo de transferencia que se va a realizar, en este caso Transferencia Primaria
Este campo es diligenciado por el Departamento de Administracin Documental.
Identifique cada una de las carpetas que transfiera con un nmero consecutivo comenzando desde el nmero 1.
Esta informacin la consulta en el Cuadro de Clasificacin Documental.
Escriba el centro de costo en el campo Centro de Costo
Escriba el cdigo de la serie y el cdigo de la sub-serie en los campos correspondientes
Debe escribirse el nombre completo de la unidad documental (carpeta).
En estas casillas se deben indicar la fechas (da/mes/ao) del primer y del ltimo documento que conforman la unidad
documental (carpeta).
se registra la fecha del primer documento que esta archivado en la carpeta
se registra la fecha del ltimo documento que esta archivado en la carpeta
Es el cuerpo que contiene de forma adecuada una unidad archivstica, para los documentos fsicos se selecciona carpeta y
para los electrnicos otro, en caso de que el expediente sea hbrido (documentos fsicos y electrnicos) se deben seleccionar
ambar casillas.
Se indica el nmero de folios que contiene la unidad documental (carpeta); en el caso de los expedientes hbridos, se debe especificar el total de los folios
fsicos y electrnicos, respectivamente, separados por un guin.
Se indica el soporte en el cual estn contenidos los documentos: Papel, en caso de los expedientes hbridos Papel/Electrnico
Se debe indicar la frecuencia de consulta de la unidad documental (carpeta). Indicar: Alta, Media o Baja
Este campo es diligenciado por el Departamento de Administracin Documental.
Indique alguna observacin en caso de ser necesario.

Registre el nombre completo, cargo, firma y extensin de la persona responsable de la transferencia.

La siguiente imagen es un ejemplo de un formato de inventario documental diligenciado:

B. Diligencie el formato en medio electrnico y envelo al correo gestiondocumental@udea.edu.co, indicando el nombre del responsable de la
transferencia, la oficina o departamento y el nmero de la extensin.
C. Anexe dos copias impresas del formato a la transferencia que va a realizar.
Nota: