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CONTEDO DE ESTUDO
Conceitos Bsicos
Caractersticas dos Documentos
Tipos de Documentos
Classificao dos Arquivos
Avaliao dos Documentos
Arquivos Permanentes e Instrumentos de Pesquisa
Introduo aos Mtodos de Arquivamento
Protocolo
Provas e Exerccios
O Gerenciamento da informao e a Gesto de Documentos
Automao aplicada aos arquivos: polticas, planejamento e tcnicas
Conservao e Restaurao de Documentos Arquivsticos
Microfilmagem
Glossrio
Provas e Exerccios
MATEMTICA
ARQUIVOLOGIA
Professora
Juliana
Godoy
Professor
Marcos
Rangel
Fox Drumond
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Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Slon Buck
CONCEITO COMPLEMENTAR:
(...) acumulao ordenada dos documentos em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa,
no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que
podero oferecer no futuro.
Marilena Leite Paes
No Brasil, a instituio arquivo definida pelo artigo 2o, Captulo I da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispe sobre a poltica nacional de arquivos e entidades privadas e d outras providncias e conceitua:
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituiesde carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
1- Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente;
2- Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em
considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
3- Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da
instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas.
DESTAQUE: Cespe-UNB
Alm dessas funes principais, pode-se destacar outras:
- Expedio de correspondncia;
- Criao dos modelos para os documentos;
- Criao das normas de gesto documental da instituio.
A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base de
conhecimento da histria. Tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob a sua guarda.
Portanto, o arquivamento no consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para
toda a administrao, servindo de base para tomadas de decises.
Tipo de
suporte
Tipo de
conjunto
ARQUIVO
BIBLIOTECA
Manuscritos,
impressos,
audiovisuais,
exemplar nico.
Impressos,
manuscritos
audiovisuais,
exemplares
mltiplos.
Fundos
Documentos
unidos pela
origem.
Coleo
Documentos
unidos pelo
contedo.
MUSEU
CENTRO DE
DOCUMENTAO
Objetos bi/tridimensionais,
exemplar nico.
Audiovisuais
(reprodues),
exemplar nico ou
exemplares
mltiplos.
Coleo Documentos
unidos pelo contedo ou
pela funo.
Coleo
Documentos
unidos pelo
contedo.
MATEMTICA
ARQUIVOLOGIA
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Professora
Juliana
Godoy
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Rangel
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Produtor
Pessoa fsica ou
jurdica no
exerccio de suas
atividades.
Atividade
humana
individual e
coletiva. Exs:
Trabalhos
acadmicos,
obras literrias
etc.
Atividade humana:
Exs: Normalizao
de documentos,
editorao,
elaborao de
bibliografias etc.
Fins de
produo
Administrativos,
jurdicos,
funcionais, legais.
Culturais,
cientficos,
tcnicos,
artsticos,
educativos.
Culturais, artsticos,
funcionais.
Cientficos
Objetivo
Provar,
testemunhar.
Instruir, informar.
Informar, entreter.
Instruir, informar.
Entrada dos
documentos
Passagem natural
de fonte geradora
nica.
Compra, doao,
permuta, de
fontes mltiplas.
Compra, doao,
permuta
Processament
o tcnico
Registro, arranjo,
descrio
Pblico
Administrador e
pesquisador.
Tombamento,
classificao,
catalogao (em
fichrios ou online) e indexao.
Grande pblico e
pesquisador.
Tombamento, classificao,
inventrios, catlogos.
Grande pblico e
pesquisador.
Tombamento,
classificao,
catalogao (em
fichrios ou online) e indexao
Pesquisador
(
01. C
11. C
02. C
12. C
03. E
04. C
GABARITO
05. C
06. C
07. C
08. E
09. E
10. E
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4- Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises. Ex: traslado, certido, atestado,
copia autenticada ou idntica.
5- Atos de ajuste: so representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou
municipal e parte. Ex: tratado, convnio, contrato.
6- Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Ex: aviso, oficio,
carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, tele
fax, alvar, circular.
SRIE 2- QUESTES DE CONCURSOS
01. Cespe-UnB/STJ Analista Jud. / 2004. Quanto ao genro, na categora de documentos iconogrficos,
inserem-se os desenhos, os negativos, os dispositivos, as fotografias e as gravuras
02. Cespe-UnB/MEC/2005As espcies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatrios.
03. Cespe-TRT 16 Regio/2005 Iconogrficos so documentos em suporte filmco resultante da microreproduo
de imagens com dimenses e rotaes variveis, contendo registros de imagens no estticas.
04. Cespe-TRT 16 Regio/2005 Documentos Cartogrficos so representao geogrficas contendo imagens
estticas de suportes sintticos e podem ser constitudos por documentos escritos ou textuais
datilografados ou impressos com formatos e dimenses e rotaes variveis.
05. Cespe- Censipan/2006 Os documentos em formato eletrnico (ou digital) no so considerados
documentos de arquivo.
06. Cespe-UnB/MEC/2005 As espcies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatrios.
07. Cespe-UnB/Min.Meio Amb/2003 Os arquivos so formados por documentos colecionados de fontes
diversas, adquiridos por compra ou doao.
08. Cespe-MDIC/2006 Quanto a extenso de atuao, os arquivos podem ser clasificados em pblicos,
institucionais, comerciais e pessoais.
(
01. C
02. C
03. E
04. E
GABARITO
05. E
06. C
07. E
08. E
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Arquivo Corrente
Setorial
Arquivo
Intermedirio
Central
Ativo
1 Idade
Semi-ativo
2 Idade
Arquivo Permanente
Arquivo Nacional;
Arquivo Histrico
Inativo
3 Idade
AVALIAO DE DOCUMENTOS
o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a
destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Cria-se a TABELA DE
TEMPORALIDADE, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
no arquivo corrente que se efetiva (tem incio) a aplicao de critrios de avaliao para distinguir no s os
documentos de eventual valor, como tambm aqueles que detm valor informativo ou probatrio.
Critrios da avaliao:
elaborao de um cdigo de assuntos;
avaliao pelo assunto do documento, e no por espcie de documento;
anlise e levantamento dos grupos documentais do setor;
elaborao por setor de proposta sobre o prazo administrativo de cada grupo de documentos;
para os prazos legais, consulta ao assessor jurdico, que examinar sobre a caducidade, prescrio e decadncia;
para os prazos fiscais, consulta ao Tribunal de Contas;
depois dos estudos, constituio para propor a Tabela de Temporalidade, que ser aprovada e assinada por
todos os participantes e dever ter o aval da autoridade mxima competente da instituio.
Etapas do processo de Avaliao:
1- Anlise Estudo dos documentos recebidos.
2- Seleo Triagem dos Documentos que devem permanecer no arquivo.
3- Avaliao Verificao do valor probatrio (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e
estabelecimentos dos prazos de vida dos documentos.
4- Destinao Final
4.1. Eliminao Destruio, doao ou venda de documentos julgados destitudos de valor para guarda
permanente, feita pela Comisso Permanente de Avaliao.
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Prazo de guarda
Suporte Legal
10 anos
Dec.3.048/99, Art.225
90 dias
05 anos*
Contrato de estgio
05 anos
Const.Federal, Art.7
05 anos
Const.Federal, Art.7
Extrato bancrio
Declarao de informaes econmicas e fiscais da pessoa
jurdica - DIPJ (Imposto de Renda)
Nota fiscal
05 anos*
10 anos
05 anos*
05 anos*
05 anos
Const.Federal, Art.7
*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no ms de
maro/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2004.
Ateno
Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como referncia os prazos de guarda
estabelecidos pelas legislaes, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.
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SRIES
DOCUMENTAIS/ASSUNTO
Ata
Balancete
Edital de convocao
Estatuto Associao de
Secretrios Estaduais da Sade
DESTINAO
FINAL
Arquivo
Corrente
Arquivo
Central
5 anos
15 anos
Permanente
At
aprovao
das contas
15 anos
Eliminao
5 anos
15 anos
Permanente
Enquanto
vigora
15 anos
Permanente
Guia de encaminhamento de
processo
1 ano
Eliminao
Lista de
bipartite
4 anos
Eliminao
presena
reunio
Moes
Nominata
conselheiro
2 anos
e
endereo
15 anos
Enquanto
vigora
OBSERVAES
(cpia)
Sistema informatizado
Permanente
Eliminao
5 anos
15 anos
Permanente
De cumprimentos
2 anos
3 anos
Eliminao
De mero encaminhamento
2 anos
3 anos
Eliminao
De pedidos diversos
5 anos
5 anos
Eliminao
De rotinas administrativas
5 anos
5 anos
Eliminao
Organograma
Enquanto
vigora
Pauta reunio
2 anos
Planejamento
sade
pluri-anual
de
15 anos
Permanente
Se existir originais no
planejamento
descartar
Eliminao
2 anos
4 anos
Eliminao
Portaria (produzida)
5 anos
15 anos
Permanente
Proposies
5 anos
15 anos
Permanente
Regimento
5 anos
15 anos
Permanente
Relatrio
5 anos
15 anos
Permanente
Resoluo
5 anos
15 anos
Permanente
(cpia)
DESTAQUE: Cespe-UNB
Durante o processo de avaliao de documentos, atravs da tabela de temporalidade possvel determinar:
Prazo de guarda do documento;
Transferncia do documento;
Recolhimento do documento;
Eliminao do documento;
Guarda permanente;
Reproduo do documento;
Mudana de suporte do documento.
ARQUIVOS
PERMANENTES E OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA
(
No arquivo permanente, ficam os documentos de valor histrico cuja guarda definitiva foi indicada no
processo de avaliao, Esses documentos uma vez recolhidos, passam a integrar o chamado patrimnio
arquivstico municipal, estadual ou nacional.
Os documentos presentes nos arquivos correntes e intermedirios permitem acesso apenas aos seus
rgos produtores. Em contrapartida, os arquivos da terceira idade, ou permanentes, so de acesso pblico,
por excelncia.
Logo, esses documentos s podem ser consultados no local, ou seja, no h
mais qualquer modalidade de emprstimo.
Uma vez que os documentos do arquivo permanente so de acesso pblico, cabe aos arquivistas,
bibliotecrios e demais profissionais da informao tornar esse acervo um atrativo para a populao. Para que
o arquivo permanente cumpra de forma plena a funo de atender ao pblico, preciso proceder a descrio
dos documentos, que pode resultar em diferentes instrumentos de pesquisa.
A descrio de documentos realizada com fundamento na Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica (Isad) que estabelece diretrizes para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em
conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.
Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele,
tendo a funo de orientar a consulta e de determinar com exatido quais so e onde esto os documentos.
Esses instrumentos se referem ao acesso e ao controle do acervo, geralmente permanente, que possuem pelo
menos uma identificao ou organizao mnima, mas a sua funo principal disponibilizar os documentos
para consulta. Logo, almejam grande difuso e so publicados em meio impressos ou eletrnicos, sempre que
a instituio responsvel dispuser de recursos para isso (LOPEZ,2002,p.13).
Os instrumentos de pesquisa podem ser guias, inventrios, catlogos, repertrio e ndices.
* Guia Normalmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo, pois permite
um mapeamento panormico do acervo e oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um
servio de arquivo ou de um organismo, apresentando o funcionamento e a regulamentao, de modo a
orientar o investigador.
Tecnicamente, o guia se divide em duas partes distintas. A primeira traz os dados gerais sobre a instituio e
sobre as condies de consulta. A segunda parte descreve sucintamente os fundos e as colees.
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ARQUIVOLOGIA
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* Inventrio Pela ordem hierrquica dos nveis de classificao, o inventrio o instrumento que antecede o
guia e identifica as unidades de arquivamento ou de uma de suas divises. Ao contrrio do guia, os inventrios
devem, necessariamente, abordar os conjuntos documentais com algum nvel de organizao do ponto de
vista da classificao arquivstica. Como os inventrios se referem aos conjuntos documentais classificados,
tm, ao contrrio do guia, uma vida mais til e mais longa. Porm, suas informaes devero ser atualizadas
sempre que novas incluses forem feitas.
ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS
ARQUIVO
ARQUIVO MACHADO DE ASSIS
INVENTRIO
1. Academia Brasileira de Letras Arquivos. 2. Machado de Assis Arquivos. I. Ttulo. II. Srie.
SUMRIO Arquivo MACHADO DE ASSIS
FUNDO ARQUIVSTICO
Srie 1 Comodato UFRJ/UNIRIO/ABL
Srie 2 Correspondncia Pessoal
Srie 3 Correspondncia de Terceiros
Srie 4 Diversos
Srie 5 Documentos Familiares
Srie 6 Documentos Pessoais
Srie 7 Iconografia
Srie 8 Presidncia da ABL.
Srie 9 Produo Intelectual
Srie 10 Produo Intelectual de Terceiros
COLEO DE DOCUMENTOS
Srie 1 Audiovisual
Srie 2 Comisso Machado de Assis 1958
Srie 3 Diversos
Srie 4 Documentos Institucionais
Srie 5 Hemeroteca
Srie 6 Homenagens
Srie 7 Iconografia
* Catlogo um instrumento voltado para a localizao especfica de unidades documentais. Ele dar
continuidade a descrio iniciada com o inventrio, com a diferena de que agora o catlogo se deter em
cada documento, respeitando ou no a ordenao destes documentos dentro da srie.
O catlogo um instrumento de descrio documental de ordem geral que apresenta a informao por ordem
alfabtica.
* Repertrio Descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Atualmente, o
repertrio chamado de Catlogo Seletivo.
* ndice (onomstico,geogrfico ou por assunto) e lista cronolgica Listagem ordenada de nomes de pessoas,
de locais, de assuntos ou matrias ou ainda de datas que permite aceder rapidamente informao contida
numa unidade arquivstica.
* Tabela de equivalncia Mostra a equivalncia entre as antigas notaes e as novas adotadas.
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MATEMTICA
ARQUIVOLOGIA
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NVEL
BASE DE DESCRIO
Conjuntos documentais Amplos
Sries
Assunto recorte temtico
Instituio
Fundos, grupos, colees
Unidades documentais
selecionados
SRIE 3- QUESTES DE CONCURSOS
(
01. C
02. E
03. E
04. C
GABARITO
05. C E C 06. E
07. C E E
Classificao e Arquivamento
Existem vrias formas de se organizar os documentos, antes de determinar qual o sistema mais adequado
preciso conhecer a documentao a ser tratada. O melhor mtodo de arquivamento depender
exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo e pela estrutura da instituio.
A Classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de
suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para a sua recuperao.
Existem basicamente trs mtodos de classificao:
Estrutural: conforme a estrutura administrativa da entidade produtora;
Funcional: conforme as funes desempenhadas pela entidade produtora;
Por assunto: conforme o contedo dos documentos e suas relaes com as atividades desempenhadas pela
entidade produtora.
Os instrumentos utilizados no processo de classificao so:
1. O Plano de Classificao - utilizado para arquivos correntes e intermedirios;
2. Quadro de Arranjo utilizado para arquivos permanentes.
Ambos so representados hierarquicamente, atravs da diviso dos conjuntos de elementos em nveis e subnveis (classes, sub-classes, grupos, sub-grupos, sries, sub-sries, dossis...)
DESTAQUE Cespe-UNB
Classificao pode ser considerada como o conjunto de mtodos utilizados por uma instituio para o
arquivamento de seus documentos, ou representar o mtodo ideogrfico que classifica os documentos por
assunto.
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados,
visando sua localizao futura.
Existem dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto
Sistema Direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
Sistema Indireto: aquele em que para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou
um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.
Existem alguns mtodos mais comuns para organizar arquivos ou fichrios:
Mtodo alfabtico: organiza a partir de nomes
Mtodo numrico: numrico simples: organiza por um nmero relativo ao documento. Ex: cronolgico
organizado por data.
Mtodo geogrfico: pelo local de produo.
Mtodo ideogrfico: pelo assunto do documento.
Mtodo Numrico Cronolgico
Organiza-se os documentos tomando por base uma data, podendo ser a data de produo do documento ou o
perodo a que se refere. Mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balanos, balancetes), contas a
pagar/ a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor.
Mtodo Numrico
Quando o principal elemento a ser considerado seu NMERO.
Alfabetao
Organizao de forma alfabtica.
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MATEMTICA
ARQUIVOLOGIA
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Regras:
1. Nome de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome:
Eliane Cristina Grando
Felipe Arajo
Paulo Rogrio Campos
Arquivam-se:
Arajo, Felipe
Campos, Paulo Rogrio
Grando, Eliane Cristina
1.1. Quando os sobrenomes forem iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome:
Eliane Cristina Grando
Adalvanio Rodinei Grando
Silvia Oneide Grando
Graziela de Ftima Grando
Arquivam-se:
Grando, Adalvanio Rodinei
Grando, Eliane Cristina
Grando, Graziela de Ftima
Grando, Silvia Oneide
2. Sobrenomes compostos de substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam:
Fbio Bom Tempo
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Bom Tempo, Fbio
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
3. Sobrenomes compostos com as palavras Santo, Santa, So no se separam:
Paulo Santa Catarina
Joana Santa Rita
Ricardo Santa Maria
Arquivam-se:
Santa Catarina, Paulo
Santa Maria, Ricardo
Santa Rita, Joana
4. Iniciais abreviativas de prenomes precedem na classificao de sobrenomes iguais.
E. Grando
Edvaldo Grando
Edson Grando
Arquivam-se:
Grando, E.
Grando, Edson
Grando, Edvaldo
5. Artigos e preposies no so considerados. (a, o, de, d, da, do, e, um, uma):
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia de Cmara
Arnaldo do Couto
(
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Ou ainda,
Jos Ferreira Silva
Jos dos Santos Silva
Arquivam-se:
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser
transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Edison Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Miranda Neto, Osrio
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Coronel Emrson Pontes
Doutor Raimundo Torres
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emrson (Coronel)
Torres, Raimundo (Doutor)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e
orientais (ver tambm regras n.os 10 e 11).
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler
Arquivam-se:
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo
sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Enrico Gutierrez Salazar
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez
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ARQUIVOLOGIA
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Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se apresentam.
Li Yutang -> (chins)
Osama Bin Laden -> (rabe)
Sasazaki Yonoyama -> (japons)
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parnteses aps o nome.
Embratel Antonio Silva & Cia.
Fundao Bradesco
A Tentao
The Washington Post
Companhia Petrolfera Nacional
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel
Fundao Bradesco
Pas (El)
Tentao (A)
Washington Post (The)
12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos,
romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
II Encontro Nacional de Arquivistas
Quinto Congresso de Biblioteconomia
3. Curso de Cincias Contbeis
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3.)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico do sistema direto, pois a busca feita diretamente ao documento. Esse mtodo
preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenaes geogrficas so:
1. Nome do Estado, cidade e correspondente.
2. Nome da Cidade, Estado e correspondente.
1- Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais dever
ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabtica em relao s demais
cidades, que deveram estar dispostas aps as capitais.
Neste caso h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos estados.
Exemplo:
Estado
CIDADE
CORRESPONDENTE
Amazonas
Manaus (capital)
Sobreira, Letcia
Amazonas
Itacoatiara
Santos, Antonio J.
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro (capital)
Rodrigues, talo
Rio de Janeiro
Campos
Almeida, Joo de
So Paulo
So Paulo (capital)
Corra, Gilson
So Paulo
Lorena
Silva, Mateus
3- Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de identificao a cidade e no o
estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.
CIDADE
Campos
Itacoatiara
Lorena
Manaus
Rio de Janeiro
So Paulo
ESTADO
Rio de Janeiro
Amazonas
So Paulo
Amazonas
Rio de Janeiro
So Paulo
CORRESPONDENTE
Almeida, Joo de
Santos, Antonio J.
Silva, Mateus
Sobreira, Letcia
Rodrigues, talo
Corra, Gilson
Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so
guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel porm, que as pastas tragam os nomes dos
estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo:
Braslia (Distrito Federal) Silva, Herculano
Braslia (Minas Gerais) Costa, Marcos
Correspondncia com outros pases.
Alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero
alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
PAS
Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal
CIDADE
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (Capital)
Coimbra
Porto
CORRESPONDENTE
Unesco
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Albuquerque, Santiago
Ferreira, Maria
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PROTOCOLO
o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a
assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso a informao. A atividade de
protocolo tpica da fase corrente.
O protocolo realiza as seguintes atividades:
Recebimento
a etapa de recebimento dos documentos tanto os produzidos internamente quantos os encaminhados a
instituio por outras empresas.
Registro e Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual).
O registro tem quatro elementos necessrios e obrigatrios:
1. Nmero progressivo
2. Data de recebimento ou de sada
3. Remetente ou destinatrio
4. Regesto, ou seja, breve resumo do contedo da correspondncia.
Cassificao (Quanto ao nvel de sigilo)
Uma vez recebido os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos
e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados a seus
destinatrios.
Documentos particulares ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados) devero ser
encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade se serem protocolizados ou
classificados pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos.
Expedio e Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando
interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.
Controle da Tramitao e Movimentao
Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuper-los com rapidez
quando necessrio.
PROVAS DE CONCURSOS e Exerccios
01. (Cespe/TSE/2007) Julgue os itens abaixo, relativos a documentos pblicos.
I. So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no
exerccio de suas atividades.
II. A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
III. A gesto e o recolhimento dos documentos pblicos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio
federal de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.
Assinale a opo correta.
a) Nenhum item est certo.
b) Apenas os itens I e II esto certos.
02. (Cespe/TSE/2007) O arquivo intermedirio uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo.
Constitui objetivo do arquivo intermedirio:
a) evitar a manuteno de documentos por um longo perodo nos escassos espaos dos setores de trabalho.
b) guardar os documentos histricos.
c) diminuir os custos com a duplicao de documentos.
(
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e) Controle da Movimentao
17. (Cespe/Antaq/2005) Acerca dos mtodos de arquivamento adotados pela arquivstica julgue os itens que se seguem.
( ) Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de classes.
( ) No mtodo de arquivamento alfabtico, adota-se a consulta de ndices para a localizao de documentos.
( ) Os mtodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoo de um ndice alfabtico.
( ) O mtodo numrico simples e de consulta indireta pelo fato de adotar um ndice onomstico para as
atividades de arquivamento.
( ) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecem uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de
maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico.
18. (Cespe/Antaq/2005) Com base no conhecimento arquivstico sistematizado, julgue os itens a seguir.
( ) Nas organizaes, os servios de protocolo devem ser responsveis pelo controle do trmite de documentos.
( ) Os documentos considerados de valor secundrio so eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediria.
( ) O plano de classificao o instrumento que determina prazos para a transferncia, recolhimento,
eliminao e mudana de suporte de documentos.
( ) Os documentos arquivsticos que apresentam grau de sigilo secreto e ultra-secreto devero ser
armazenados em arquivos de segurana.
( ) Para identificao das caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrogrficas e esferogrficas pois
esmaecem com rapidez.
19. (Cespe/DPF-DF/2004) A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no tratamento
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tcnico de acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem.
( ) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao.
( ) A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico.
( ) A avaliao documental provoca necessariamente, aumento de recursos humanos e materiais.
( ) Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a
estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada.
( ) A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.
20. (Cespe/DPF-DF/2004) A organizao dos arquivos correntes do DPF e de outros rgos pblicos e privados
pressupe atividades indispensveis para a recuperao e a preservao da informao. Considerando
esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
( ) O responsvel pela guarda dos documentos nos arquivos correntes no pode emprest-los a outros
setores do prprio rgo; por isso dever copi-los quando houver algum pedido de informao.
( ) Nos arquivos correntes, so guardados os documentos utilizados com muita freqncia pelos funcionrios do rgo.
( ) Para melhor preservao dos documentos, deve-se guarda-lo em caixas ou pastas suspensas,
acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e devem-se utilizar espaos fsicos que recebam
diretamente a luz solar.
( ) Para bem ordenar os documentos, o responsvel pelo arquivo dispe de vrios mtodos, como o
geogrfico, o alfabtico e o numrico-cronolgico.
( ) Os funcionrios responsveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuao, o controle da
tramitao, a distribuio e a expedio dos documentos sob sua guarda.
21. (Cespe/STJ-DF/2004) Acerca da produo e do trmite de documentos, julgue os itens.
( ) Para que a produo documental se d de forma racionalizada, recomendvel evitar a reproduo
desnecessria de documentos.
( ) Documentos originais no devem ser desmembrados de seus compostos (princpio da unidade).
( ) Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados.
( ) A principal funo de um setor de protocolo deve ser o emprstimo de documentos.
( ) O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituies como o STJ
denomina-se folha de autuao.
22. (Cespe /STJ-DF/2004) Ao implantar um programa de gesto documental, o arquivo do STJ far uso de
instrumentos auxiliares. Com referncia a esses instrumentos e s prticas arquivistas, julgue os itens.
( ) A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de 3 idade.
( ) O plano de classificao visa possibilitar o arquivamento e a recuperao de documentos.
( ) O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos.
( ) As minutas de documentos devem receber classificao individualizadas em funo do prazo de guarda a
elas atribudo.
( ) Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente,
aqueles que no forem descartados devem ser recolhidos fase intermediria.
23. (Cespe/Funcap-PA/2004) Os arquivos podem ser divididos em trs fases, que so conhecidas como as trs
idades: corrente, intermediria e permanente. Quanto aos arquivos correntes, julgue os itens a seguir.
( ) Arquivo de primeira idade ou corrente constitudo de documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, sejam objetos de consultas freqentes.
( ) Recebimento, registro, movimentao e classificao de documentos, so atividades relacionadas a
arquivos correntes.
( ) So armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histrico.
( ) Os arquivos correntes so formados apenas por correspondncias e processos.
24. (Cespe/Funcap-PA/2004) Julgue os itens seguintes em certos ou errados.
( ) O protocolo no faz parte das atribuies dos arquivos correntes.
( ) Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou
em dependncias prximas, de forma a facilitar o seu acesso.
( ) Todo documento, aps o perodo de permanncia em um arquivo corrente, pode ser eliminado,
transferido a um arquivo intermedirio ou recolhido a um arquivo permanente.
(
( ) desenhos.
GABARITO
01. B
02. A
03. A
04. C
05. D
06. C
07. A
08. A
09. B
10. D
11. VVV
12. VFVVF
13. FVFVV
14. FFVV
15. D
16. B
17. VFVVF
18. VFFFV
19. FVFVV
20. VFVFV
21. *
22. FVFFF
23. VFFF
24. VCVFF
25. *
26. *
27. FFVVV
28. FFVVF
29. VVFFF
30. VFVVF
* 21 V V V F F
* 25 V V F V F
* 26. V V V F F
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Os Sistemas GED, quando observam a metodologia arquivstica de gesto de documentos, so mais do que
simples sistemas de gerenciamento de arquivos, pois programam categorizao de documentos e tabelas de
temporalidade, controlam nveis de segurana etc., tornando-se vitais para a manuteno das bases de
informao e conhecimento das empresas.
A evoluo do GED confirma sua importncia. No princpio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a
digitalizao, feita por um escner, de um documento gerado em papel. No entanto, atualmente, a maioria
das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que j nascem eletrnicos (arquivos Word ou
Excel, e-mails).
CONSERVAO
E RESTAURAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
(
Assim como o homem, os livros e documentos sofrem alteraes resultantes de agentes tais como
microorganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do
papel (amido, gelatina, etc) e a poluio atmosfrica que causa a oxidao da celulose.
Umidade, temperatura e luminosidade inadequadas e alteraes qumicas das substncias que entram na
composio do papel tambm causam a sua degradao. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados
aos livros e documentos so os decorrentes de acidentes e dos maus tratos que recebem por parte do homem
que dele se utiliza.
Documentos em caixas
Documentos em pastas
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O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se tome deciso
no sentido de criar condies favorveis de armazenagem em uso para reduzir ao mximo os fatores
causadores de sua degradao.
Todos os materiais orgnicos so extremamente frgeis e facilmente deteriorveis por agentes fsicos,
qumicos e biolgicos.
O arquivista bibliotecrio, historiador etc. responsvel pela conservao e pela preservao do acervo
que lhe conferido encontra grandes dificuldades (controle de temperatura, momento adequado para
restaurao, intervalos regulares para higienizao etc.), em funo do desconhecimento das causas que
provocam a deteriorao dos materiais.
Conceito de Conservao e restaurao
Dentro de um arquivo, uma biblioteca, ou museu, duas sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao.
Conservao um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs idias:
preservao, proteo e manuteno.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc.) defender esses bens da ao dos
agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam.
O principal objetivo da conservao, portanto, o de estender a vida til dos materiais, dando a eles o
tratamento correto. Para isso, necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, do manuseio e
do armazenamento.
A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural, e consiste na conservao desses patrimnios
em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causados pela umidade,
por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismos. A manuteno e a limpeza
peridica so a base da preservao.
A higienizao corresponde a limpeza da superfcie, isto , retirada de poeira e de outros resduos estranhos
aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, em intervalos regulares de tempo. (SERIPIERRI, p.33)
Restaurao Tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A
restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor arte, pois, nessa
seo, praticam-se verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais.
Agentes exteriores que danificam os documentos:
Agentes Fsicos:
* Luminosidade A luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais
bibliogrficos.
* Temperatura O papel se deteriora com o tempo, mesmo que as condies de conservao sejam boas. A
cor original se altera e se torna frgil, a isso se chama envelhecimento natural.
* Umidade O excesso de umidade estraga muito mais o papel do que a deficincia de gua.
Agentes Qumicos
* Acidez do papel Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH5, em mdia) e,
portanto, uma permanncia duvidosa.
* Poluio atmosfrica A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais
favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica.
Tintas A tinta um dos compostos mais importantes na documentao.
Agentes Biolgicos
* Insetos O ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees e
documentos preciosos. Alguns exemplos de insetos:
- Anobideos (brocas ou carunchos)
-Thysanura (traa)
- Blatta orientalis (barata)
- Fungos
- Roedores
(
Agentes Ambientais
* Ventilao A falta de ventilao um outro fator que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos
quando h pouca aerao.
* Poeira Um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais
grficos a presena de p.
* Humanos O homem, ao lados dos insetos e microorganismos, um outro inimigo dos livros e documentos,
embora devssemos imaginar que ele deveria ser um cuidadoso guardio.
A melhor estratgia preventiva para evitar a presena de insetos e roedores:
- manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos;
- evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo;
- evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda do acervo;
- retirar o lixo do dia aps o final do expediente, evitando o pernoite do lixo;
- substituir os vidros quebrados das janelas;
- arejar os armrios onde os livros estejam guardados. abrindo suas portas por algumas horas.
Cuidados gerais na conservao dos documentos:
1- Documentos em papel:
- as estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem);
- deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
- evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos:
- no utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de urr.
volume em degradao, Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicados:
- no escrever nos documentos;
- no dobrar as pginas;
- no apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
- no umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
- para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova
circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento;
- para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo;
- durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos;
- quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel
quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio.
2- Fotografias:
- devem receber proteo individual de boa qualidade;
- devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao;
- no forar a separao de uma fotografia da outra;
- escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.
3- Diapositivos:
- utilizar materiais de acondicionamento adequados (carteias flexveis de polietileno ou polipropileno);
- utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees frequentes.
4- Microfilmes:
- devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas
umidade;
- devem ser feitas duplicatas;
- a sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.
5- Disquetes e CD-ROM:
- usar os disquetes de boa qualidade;
- manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
- usar programas antivrus;
- proteger o CD contra arranhes e poeira.
6- Caixas de arquivo:
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- utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas
a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas
estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessrio,
calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas;
- na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, evitando-se a
utilizao de canetas hidrogrficas ou esferogrficas, pois estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo.
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a
limpeza, pois higiene e limpeza so fatores essenciais de preservao e devem ser realizados em todas as
fases do arquivamento.
7- Limpeza do assoalho:
- para se evitar a possibilidade dos documentos serem molhados, o que traz danos irreversveis para os
mesmos, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do
mesmo, por pano mido e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua;
- a remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento
para a superfcie das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxlio de
aspirador de p, pois assim evita-se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou
espanadores corno na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um
local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura revestida de pano
levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra
rea do acervo;
- em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado. Para saber se est no
ponto correio de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar nenhum excesso de lquido. Ao ficar
saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar
apenas o deslocamento de sujidade de uma rea para outra.
RESTAURAO DE DOCUMENTOS
Entende-se por restaurao de documentos a aplicao de tcnicas que permitam recuperar o estado fsico do
documento, de modo a eliminar, ou pelo menos minimizar, o desgaste provocado plos inmeros fatores de
deteriorao existentes. As principais tcnicas de conservao e restaurao aplicadas aos arquivos so as
descritas a seguir.
1- Desinfestao
Consiste no mtodo de combate a insetos. O mais eficiente a fumigao, que consiste em introduzir os
documentos numa cmara especial para este fim, onde se faz o vcuo e se aplicam produtos qumicos por
um prazo de 48 a 72 horas, destruindo completamente os insetos.
2- Limpeza
Em pases desenvolvidos h instalaes especiais para a operao de limpeza, que a fase posterior
fumigao. Na falta dessas instalaes usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
3- Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao, expondo-os ao do ar com forte percentagem
de umidade, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha
por folha, em mquinas eltricas.
4- Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no
prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
5- Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A
durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
(
6- Silking
Este mtodo utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas, devido ao uso de
adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade so
pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo e cuja matria-prima de alto custo.
7- Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose, colocando-se numa prensa hidrulica, sob presso e alta temperatura. O documento
se torna imune ao de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso pode ser removida com
gua e sabo.
8- Laminao manual
E um processo semelhante laminao, mas que no utiliza calor nem presso, que so substitudos pela
acetona. Oferece como vantagem um menor custo para sua aplicao, por dispensar os equipamentos
mecanizados.
9- Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado
entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fitas adesiva nas duas faces. A
encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.
MICROFILMAGEM
A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.
A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao.
O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da
imagem de um documento qualquer.
Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel, que serviu de base para sua criao, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.
Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios, como mostrado na figura a seguir. Para permitir a localizao dos
documentos, cada rolo dever conter um ndice. Por fora das gavetas, so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam,
tormando muito fcil a consulta. Naturalmente, dever haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.
ARQUIVO DE MICROFILMES
Benefcios para o uso da microfilmagem:
Validade Legal - a microfilmagem um processo repro-grfico autorizado pela Lei n 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n l
.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original;
Reduo sensvel de espao;
Acesso fcil e rpido, consequncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao,
comparativamente aos arquivos convencionais em papel;
Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo
microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana),
protegido de sinistros (essa cpia de segurana dever, obrigatoriamente, estar em local separado da cpia de trabalho);
Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao;
Durabilidade - respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos
microfilmados podem ser conservados indefinidamente. A Resoluo n 10 do Conarq apresenta os smbolos a serem utilizados
em casos especiais durante a microfilmagem:
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Incio do rolo.
Beginning of roll.
0076 (*)
Fim do rolo.
End of roll.
0075 (*)
2) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao tenha continuidade:
Original ilegvel.
Texto deteriorado.
Encadernao defeituosa.
Damaged text.
Wrong binding.
0078 (8)
(
Numerao incorreta.
Data incorreta.
Incorrect numbering.
Incorrect date.
0079 (*)
Original em cores.
Original in colour.
0488 (*)
Repetio de imagem.
Repetition of imagem.
0080 (*)
Missing pages
And/or issues
0081 (*)
(*) Nmeros de refncia da Norma ISO 7000/1984, includos na ISo 9878/1990.
Obs.: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no item
1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os smbolos
indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte ARIAL, usar letras e
nmeros no seriados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milmetros
para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 3
e 7 milmetros.
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Voto - Pronunciamento de cada membro do rgo colegiado a respeito de matria submetida a deliberao do plenrio.