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NTC GP 1000:2009

1
1.1
1.2

Introduccin.
Generalidades.
Principios de gestin de la calidad para la Rama
ejecutiva del Poder Pblico y otras Entidades
Prestadoras de Servicios
a) Enfoque hacia el cliente: la razn de ser de las
entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a
sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las
entidades comprendan cules son las necesidades
actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus
requisitos y que se esfuercen por exceder sus
expectativas.
b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad
implica que la alta direccin de cada entidad es capaz
de lograr la unidad de propsito dentro de sta,
generando y manteniendo un ambiente interno
favorable, en el cual los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas puedan
llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la entidad.
c) Participacin activa de los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas: es el
compromiso de los servidores pblicos y/o de los
particulares que ejercen
funciones pblicas, en todos los niveles, el cual permite
el logro de los objetivos de la entidad.
d) Enfoque basado en procesos: en las entidades existe
una red de procesos, la cual, al trabajar
articuladamente, permite generar valor. Un resultado
deseado se alcanza ms eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan
como un proceso.
e) Enfoque del sistema para la gestin: el hecho de
identificar, entender, mantener, mejorar y, en general,

NTC OHSAS 18001:2007

NTC ISO 14001:2004

gestionar los procesos y sus interrelaciones como un


sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad
de las entidades en el logro de sus objetivos.
f) Mejora continua: siempre es posible implementar
maneras ms prcticas y mejores para entregar los
productos o prestar servicios en las entidades. Es
fundamental que la mejora continua del desempeo
global de las entidades sea un objetivo permanente
para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de
decisiones: en todos los niveles de la entidad las
decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos
y la informacin, y no simplemente en la intuicin.
h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los
proveedores de bienes o servicios: las entidades y sus
proveedores son interdependientes; una relacin
beneficiosa, basada en el equilibrio contractual
aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
i) Coordinacin, cooperacin y articulacin: el trabajo
en equipo, en y entre entidades es importante para el
desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y
que permitan emplear de una manera racional los
recursos disponibles.
j) Transparencia: la gestin de los procesos se
fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras;
por tanto, es importante que las entidades garanticen
el acceso a la informacin pertinente de sus procesos
para facilitar as el control social.
1.3.1

Compatibilidad con el Sistema de Control interno y de


Desarrollo Administrativo
En el caso especfico de la administracin pblica
colombiana se encuentran principalmente, tres
herramientas que orientan el desarrollo de la gestin
pblica de las entidades estatales: el Sistema de Control
Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el

Sistema de Gestin de la Calidad, del cual se ocupa


especficamente esta norma. Tanto los Sistemas de
Gestin como los de Control Interno son herramientas
que tienen como propsito central contribuir al
fortalecimiento de la accin de las diversas
organizaciones que los implementen.
Los tres Sistemas permiten fortalecer los procesos y
optimizar los recursos dentro del contexto de las
entidades del Estado. Por lo anterior, la planeacin y
formulacin articulada debe ser coherente con el uso
de herramientas para evitar la duplicidad de acciones
para el logro de los objetivos comunes.
Al articular estas herramientas, se fortalece la
capacidad administrativa, el desempeo institucional, y
la gestin de los principales recursos de la entidad:
humanos, materiales y financieros.
El Sistema de Desarrollo Administrativo centra su
propsito en la planeacin de la gestin estatal del
orden nacional; el Sistema de Control Interno se orienta
a la configuracin de estructuras de control de la
gestin; y el Sistema de Gestin de la Calidad se enfoca
a la administracin y definicin de acciones para
mejorar el desempeo de las entidades.
As mismo, es necesario resaltar que la articulacin
entre estos tres sistemas est caracterizada por la
adopcin de un modelo basado en la gestin por
procesos y la mejora continua de los mismos mediante
la aplicacin del ciclo PHVA.
1.3.2

Compatibilidad con otros sistemas de gestin, normas


y polticas
El Sistema de Gestin de la Calidad se puede integrar
tambin con otros sistemas en la entidad, tales como
los relacionados con la gestin ambiental, la salud y la
seguridad ocupacional, entre otros. Igualmente, los
requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad

2
2.1

especificados en esta norma son compatibles con los


requisitos especficos para los productos y/o servicios,
definidos bien sea a travs de reglamentacin
especfica (vase Anexo A) o de Normas Tcnicas de
aplicacin voluntaria (por ejemplo: NTC-ISO 17020,
NTC-ISO 17025, en el caso de entidades que prestan
servicios de evaluacin de la conformidad).
Esta compatibilidad se evidencia cuando las normas o
polticas comparten objetivos en forma total o parcial
con los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad,
los cuales en conjunto, buscan dirigir y evaluar el
desempeo institucional, con miras a mejorar la calidad
de los productos y/o servicios que ofrece la entidad
para satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes. En este marco, y a modo de ilustracin el
Sistema de Gestin de la Calidad promueve la
transparencia y la comunicacin con el cliente,
garantizando el fcil acceso a la informacin. Estos
objetivos estn orientados en la misma direccin de la
poltica de racionalizacin de trmites consagrada en la
Ley 962 de 2005, que busca facilitar las relaciones de
los particulares con la Administracin Pblica, de tal
forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella
para el ejercicio de actividades, derechos o
cumplimiento de obligaciones se desarrollen de
conformidad con la Constitucin Nacional.
Objeto y campo de aplicacin.
Objetivo
Esta norma especfica los requisitos para un Sistema de
Gestin de la Calidad aplicable a entidades a que se
refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una
herramienta de gestin que permite dirigir y evaluar el
desempeo institucional, en trminos de calidad y
satisfaccin social con el suministro de productos y/o
con la prestacin de los servicios a cargo de las
entidades

Objeto y campo de aplicacin.

Objeto y campo de aplicacin.

2.2

Aplicacin.
Todos los requisitos de esta norma son genricos, y se
busca que sean aplicables a todas las entidades dentro
del alcance de la Ley 872 de 2003, sin importar su tipo,
tamao, producto o servicio suministrado
Referencias normativas.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia
en coherencia con su plan de desarrollo institucional se
compromete con el mantenimiento y mejora continua
del Sistema Integrado de Gestin Acadmico
Administrativo SIGMA.

Referencias normativas.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia en coherencia con su plan de
desarrollo
institucional
establece
y
documenta un sistema de seguridad, salud
ocupacional,
comprometiendo
sus
esfuerzos
en
la
implementacin,
mantenimiento y mejora del mismo de
acuerdo a lo establecido en la norma
tcnica NTC - OHSAS 18001:2007, dado su
inters con la proteccin de sus servidores
pblicos.

Referencias normativas.
La Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia en
coherencia con su plan de desarrollo
institucional establece y documenta
un sistema gestin ambiental,
comprometiendo sus esfuerzos en la
implementacin, mantenimiento y
mejora del mismo de acuerdo a lo
establecido en la norma tcnicas ISO
14001:2004, dado su inters con la
proteccin del medio ambiente.

3
4

Trminos y definiciones.
Sistema de Gestin de la Calidad (slo ttulo).

3
4

Trminos y definiciones.
Requisitos del Sistema de Gestin de S Y
SO (slo titulo).
Requisitos generales.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia, documenta, implementa y
mantiene un sistema de seguridad y salud
ocupacional, asegurando los recursos
humanos, fsicos y financieros necesarios
para su implementacin; mediante la
planificacin, operacin y actividades de
seguimiento y mejora continua.
El aseguramiento de los recursos a
disposicin del proceso de Planeacin
Institucional,
permite
garantizar
la
ejecucin de actividades en busca de

3
4

Trminos y definiciones.
Requisitos del Sistema de Gestin
Ambiental (Slo titulo).
Requisitos generales.
La Universidad Pedaggica y
Tecnolgica
de
Colombia,
documenta, implementa y mantiene
un sistema de gestin ambiental,
asegurando los recursos humanos,
fsicos y financieros necesarios para
su implementacin; mediante la
planificacin,
operacin
y
actividades de seguimiento y mejora
continua.
El aseguramiento de los recursos a
disposicin
del
proceso
de

4.1

Requisitos generales.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia
adopt el Mapa de Procesos (Ver Mapa de Procesos),
esquema que integra los veintisis (26) procesos que se
desarrollan en la Institucin y su interaccin dentro del
Sistema
Integrado
de
Gestin
Acadmico
Administrativo SIGMA-, de conformidad con los
requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO
9001:2008, , NTC-ISO/IEC 17025:2005, La Gua Tcnica
Colombiana GTC 180 Responsabilidad Social, el Modelo
Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y el
Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA. . Ver
Matriz de Correlacin.

4.1

4.1

5.5

CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS.


La caracterizacin de procesos es la herramienta por la
cual la Institucin evidencia la interaccin de los
procesos plasmados en el Mapa de Procesos. En esta
ficha de caracterizacin se registra el objetivo, alcance y
el responsable del proceso; los proveedores y partes
interesadas con sus respectivas entradas, la descripcin
de las etapas y las salidas con sus respectivos usuarios y
dems partes interesadas; se hace mencin a las
normas NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, NTCISO/IEC 17025:2005, NTC- ISO 14001: 2004, NTC OHSAS
18001:2007, el Modelo Estndar de Control Interno
MECI 1000:2005, el Sistema de Desarrollo
Administrativo SISTEDA y la Gua Tcnica Colombiana
GTC 180 Responsabilidad Social, siendo stas las que
integran el Sistema Integrado de Gestin Acadmico
Administrativo-SIGMA-; tambin se nombran los
documentos que pertenecen al proceso y el nombre y
la frmula de los indicadores que permiten la medicin
del proceso.

5.5.1

Responsabilidad, Autoridad y comunicacin.


Responsabilidad y Autoridad Ver Roles, Cargos y
Responsabilidades

5.1
5.3
8.5.1
5.4
5.2

Compromiso de la direccin Ver Poltica y Objetivos.


Poltica de calidad.
Mejora continua.
Planificacin (slo ttulo).
Enfoque al cliente.
Caracterizacin de Procesos

7.2.1

Determinacin de los requisitos relacionados con el


producto y/o la prestacin de los servicios.

mejorar continuamente las condiciones de


seguridad y salud de sus funcionarios.

4.2

4.3
4.3.1

Poltica de SYSO. Ver Poltica y Objetivos.

Planificacin (slo ttulo).


Identificacin de peligros, valoracin de
riesgos y determinacin de los controles.
La metodologa diseada para la
documentacin y control de peligros y
riesgos en seguridad y salud ocupacional, se

Planeacin Institucional, permite


garantizar
la
ejecucin
de
actividades en busca de mejorar
continuamente el cuidado ambiental
en el entorno de la Universidad

4.2

Poltica ambiental. Ver Poltica y


Objetivos.

4.3
4.3.1

Planificacin (slo ttulo).


Aspectos ambientales.
La identificacin de aspectos y
valoracin de impactos de tipo
ambiental se cuenta con el
procedimiento
identificacin
y

Procesos Misionales
7.2.2

5.2

7.2.1

asegura mediante el procedimiento


identificacin de peligros, valoracin de
riesgos y determinacin de controles ASYSO-P01, teniendo como referencia la
aplicacin de la GTC 45 - Gua para la
Identificacin de los Peligros y la Valoracin
de los Riesgos en Seguridad y Salud
Ocupacional. La implementacin de este
criterio organizacional se ve reflejada en la
Matriz de identificacin de peligros y riesgos
A-SYSO-P01-F01, desarrollada para cada
una de las seccionales y actividades que
realiza la Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia.

Revisin de los requisitos relacionados con el


producto y/o servicio.
Procesos Misionales

Enfoque al cliente.
Caracterizacin de Procesos
Auditoras Internas
Determinacin de los requisitos relacionados con el
producto y/o Servicio. Ver matriz de servicios y
requisitos.

4.3.2

La Gestin del cambio, relacionado a las


actividades y proyectos nuevos a
desarrollarse en la Universidad, cambios en
la estructura organizacional o dinmica y
estructura
de
los
procesos,
son
considerados en la identificacin de
peligros, riesgos, aspectos e impactos, con
el nimo de detectar los controles asociados
y necesarios para su puesta en marcha.
Requisitos legales y otros.
Manteniendo la dinmica de la Universidad,
y teniendo en cuenta la variada legislacin
en materia de seguridad, salud ocupacional
y proteccin ambiental; se adopta el
Normograma Institucional
como una
herramienta de identificacin y control
legal, relacionada a estos sistemas, que
permite junto con la directriz de
identificacin y evaluacin de requisitos
legales , el acceso a la legislacin de todo
tipo aplicable a la Universidad.

valoracin de aspectos e impactos


ambientales A-SGAM-P01, basado
en la metodologa para la Revisin
Ambiental Inicial de la Gua Tcnica
Colombiana
GTC
93:2007
y
valoracin
de
los
impactos
ambientales con fundamentos en el
mtodo de Vicente Conesa, la cual
se materializa en la Matriz de
aspectos e impactos ambientales ASGAM-P01-F03 de la Universidad.

4.3.2

Requisitos legales
y otros
requisitos.
De igual forma y relacionado a la
gestin ambiental se cuenta con un
inventario y control de licencias,
permisos y autorizaciones de tipo
ambiental que debe cumplirse a
nivel de la Universidad y controlado
a travs del procedimiento A-SGAMP09.

5.4.1
5.4.2
8.5.1

Objetivos de calidad.
Planificacin del Sistema Ver Anexo de planificacin
de SIGMA de Gestin de la Calidad.
Mejora continua.

4.3.3

Para lo anterior se cuenta con controles


para determinar cambios normativos,
legales e institucionales que permitan la
gestin eficaz y la comunicacin de los
mismos a nivel de la Universidad y otras
partes interesadas.
Objetivos y programa (s).
-Programas:
Como herramienta estratgica que hace
parte de la planificacin SySO, se cuenta
con programas en SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL, documentados con base en
la priorizacin de peligros y riesgos,
aspectos e impactos significativos, de
acuerdo a la metodologa definida en el
Procedimiento
FORMULACIN
DE
PROGRAMAS EN SySO A-SYSO-P07.
A continuacin se relacionan los programas
desarrollados por la Universidad en materia
de SySO:
Programas de Seguridad y salud
Ocupacional (Guas):
Programa de proteccin contra cadas
A-SYSO-P06-G01.
Programa para la prevencin del riesgo
osteomuscular A-SYSO-P07-G02.
Programa para la prevencin del riesgo
psicosocial A-SYSO-P07-G03.
Programa para la promocin del auto
cuidado y vida saludable A-SYSO-P07G04.
Programa para la promocin de la salud
visual A-SYSO-P07-G08.
Programa manejo seguro de mquinas

4.3.3

Objetivos, metas y programas.


-Programas:
Como herramienta estratgica que
hace parte de la planificacin
Ambiental de la Universidad, se
cuenta con programas en GESTIN
AMBIENTAL, documentados con
base en la priorizacin de aspectos e
impactos significativos, de acuerdo a
la metodologa definida en el
Procedimiento A-SGAM-P01.
A continuacin se relacionan los
programas desarrollados por la
Universidad en materia de Gestin
Ambiental:
Programas Ambientales:
Gestin Integral de residuos
peligrosos y especiales.
Gestin Integral de residuos no
peligrosos.
Uso eficiencia y uso racional de
agua y energa.
Control y monitoreo de
vertimientos.
Cuidado y conservacin de la
biodiversidad de la flora y fauna.

y herramientas A-SYSO-P07-G09.
Programas Integrados:
Programa para el mantenimiento y
adecuacin de instalaciones A-SYSOP07-G01.
Programa de riesgo Biolgico A-SYSOP07-G05.
Programa para el manejo seguro y
ambientalmente
aceptable
de
sustancias qumicas A-SYSO-P07-G06.
Programa de orden y aseo A-SYSO-P07G07.
De igual forma y en coherencia con el
sistema de seguridad y salud ocupacional
se articulan las actividades de los
programas anteriormente mencionados al
Programa macro de seguridad y salud
ocupacional de la Universidad y a los
sistemas de vigilancia epidemiolgica.
7
5.1
5.5.1
5.5.2
6.1
6.3

Realizacin del producto o prestacin del servicio


(slo ttulo).
Compromiso de la direccin.
Responsabilidad y autoridad.
Representante de la direccin.
Provisin de recursos.
Infraestructura.
GESTIN DE LOS RECURSOS:
El Proceso de Planeacin Institucional, define la
metodologa como se identifican, presupuestan y
asignan los recursos necesarios para los procesos del
SIGMA.
a) Recursos Humanos:
El proceso Gestin del Talento Humano, establece los

4.4
4.4.1

Implementacin y operacin (slo ttulo).


Recursos, funciones, responsabilidad,
rendicin de cuentas y autoridad.
A continuacin se describe desde los
diferentes roles del sistema de seguridad y
salud ocupacional, los diferentes cargos con
su nivel de responsabilidad, autoridad y
dinmica de rendicin de cuentas. Ver
Roles, Cargos y Responsabilidades

4.4
4.4.1

Implementacin y operacin (slo


ttulo).
Recursos,
funciones,
responsabilidad, rendicin
de
cuentas y autoridad.
A continuacin se describe desde los
diferentes roles del sistema gestin
ambiental, los diferentes cargos con
su
nivel
de
responsabilidad,
autoridad y dinmica de rendicin
de cuentas. Ver Roles, Cargos y
Responsabilidades

lineamientos para asegurar que el personal que


interviene en el SIGMA de la Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia es competente para cumplir
sus responsabilidades, a travs de la matriz de roles y
cargos del personal cubierto por el sistema.
b) Competencia, Formacin y Toma de Conciencia:
La Universidad debe asegurarse de:
a. Determinar la competencia necesaria de los
servidores pblicos y/o particulares que ejercen
funciones pblicas o que realizan trabajos que afectan
la conformidad con los requisitos del producto y/o
servicio.
b. Proporcionar formacin o tomar otras acciones para
lograr la competencia necesaria cuando se requiera.
c. Evaluar las acciones tomadas en trminos de su
efecto sobre la eficacia, eficiencia o efectividad del
SIGMA.
d. Asegurarse de que los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas son
conscientes de la pertinencia e importancia de sus
actividades y de cmo contribuyen al logro de los
objetivos de la calidad.
e. Mantener los registros apropiados de la Educacin,
formacin, habilidades y experiencia de los servidores
pblicos y/o particulares que ejercen funciones
pblicas.
c) Infraestructura:
El proceso de Planeacin Institucional Gestin de
servicios Generales Institucionales, establecen los
criterios y mtodos para determinar, proporcionar y
mantener la infraestructura necesaria para lograr la
conformidad con los requisitos de los servicios
ofrecidos a travs del SIGMA.
d) Ambiente de Trabajo:
La Universidad determinara y gestionara el ambiente
de Trabajo, para lograr la conformidad, con los

6.2.1
6.2.2

requisitos del producto y/o servicio.


Es poltica de los Laboratorios de extensin acreditados
garantizar que las condiciones ambientales no invaliden
los resultados o afecten de manera adversa la calidad
requerida para cualquier medicin; realizara el
seguimiento, control y registro de las condiciones
ambientales segn lo requieren las especificaciones,
mtodos y procedimientos correspondientes, o cuando
stas pueden influir en la calidad de los resultados.
En la fichas de caracterizacin de los procesos no se
incluirn los tems del numeral 6. Gestin de los
Recursos, ya que este es transversal y aplica todos los
procesos del Sistema Integrado de Gestin Acadmico
Administrativo SIGMA.
Generalidades
(Proceso Gestin de Talento humano)
Competencia, toma de conciencia y formacin.
(Proceso Gestin de Talento humano)

4.4.2

Competencia, formacin y toma de


conciencia.
Con respecto a la capacitacin y formacin
se cuenta con un procedimiento
documentado por el proceso de Gestin del
talento humano, donde a partir de la
identificacin
de
necesidades
de
capacitacin, se planifica y ejecuta el plan
anual de capacitacin relacionado con el
sistema integrado de gestin; adems, se
conservan los registros de asistencia, y
evaluacin de la eficacia de la capacitacin
efectuada.
De igual forma y para garantizar el
conocimiento y divulgacin del sistema
integrado de gestin, dentro de la
metodologa de induccin y re induccin se
cuenta con formacin virtual relacionada,
comit SIGMA de cada proceso y
actividades de formacin lideradas por los
Lderes del proceso.

4.4.2

Competencia, formacin y toma de


conciencia.
Con respecto a la capacitacin y
formacin se cuenta con un
procedimiento documentado por el
proceso de Gestin del talento
humano, donde a partir de la
identificacin de necesidades de
capacitacin, se planifica y ejecuta el
plan
anual
de
capacitacin
relacionado con el sistema integrado
de gestin; adems, se conservan los
registros de asistencia, y evaluacin
de la eficacia de la capacitacin
efectuada.
De igual forma y para garantizar el
conocimiento y divulgacin del
sistema integrado de gestin, dentro
de la metodologa de induccin y re
induccin se cuenta con formacin
virtual relacionada, comit SIGMA

de cada proceso y actividades de


formacin lideradas por los Lderes
del proceso.

Para contribuir a generar mecanismos de


toma de conciencia, se realizan campaas,
boletines, cartillas, formacin virtual,
mensajes a travs de la emisora de la
Universidad, correo electrnico, intranet,
actividades de sensibilizacin, entre otras,
que aportan a la consolidacin de prcticas
seguras y ambientalmente aceptables al
interior de la Universidad.

5.5.3

Comunicacin interna
Proceso de Comunicacin Publica
Ver matriz de Comunicacin.

7.2.3

Comunicacin con el Cliente.


Proceso Electoral, documental y de peticiones

4.4.3

Comunicacin, Participacin y consulta.


Ver matriz de Comunicacin.
Los mecanismos de comunicacin externa
definidos por la Universidad son los
establecidos por el proceso estratgico
Comunicacin Pblica: pgina web,
programas radiales, Emisin de cuas y
campaas, magazn Institucional, campaas
institucionales, rendicin de cuentas,
reuniones con la comunidad y dems partes
interesadas,
publicaciones,
Folletos,
cartillas, afiches, entre otros.
La Universidad pedaggica y Tecnolgica de
Colombia identifica y divulga internamente
sus aspectos ambientales significativos, sin
embargo
ante
solicitudes
externas,
analizara la pertinencia de su divulgacin
dado que no contempla como tal una
comunicacin formal
externa de los

4.4.3

Para
contribuir
a
generar
mecanismos de toma de conciencia,
se realizan campaas, boletines,
cartillas, formacin virtual, mensajes
a travs de la emisora de la
Universidad, correo electrnico,
intranet,
actividades
de
sensibilizacin, entre otras, que
aportan a la consolidacin de
prcticas seguras y ambientalmente
aceptables al interior de la
Universidad.
Comunicacin.
Ver matriz de Comunicacin.
Los mecanismos de comunicacin
externa definidos por la Universidad
son los establecidos por el proceso
estratgico Comunicacin Pblica:
pgina web, programas radiales,
Emisin de cuas y campaas,
magazn Institucional, campaas
institucionales, rendicin de cuentas,
reuniones con la comunidad y
dems
partes
interesadas,
publicaciones, Folletos, cartillas,
afiches, entre otros.
La Universidad pedaggica y
Tecnolgica de Colombia identifica y
divulga internamente sus aspectos
ambientales
significativos,
sin
embargo ante solicitudes externas,

mismos.
Ver mecanismos de
consulta para S&SO.

participacin

analizara la pertinencia de su
divulgacin dado que no contempla
como tal una comunicacin formal
externa de los mismos.

4.2.1

(Gestin documental) Generalidades


Sistema SIGMA digital

4.4.4

Documentacin.
Se asegura que la documentacin cumple
con los requisitos de la norma NTC - OHSAS
18001:2007 y es apropiada al control de los
peligros y riesgos, identificados en la
Universidad pedaggica y Tecnolgica de
Colombia. Ver listado maestro de
documentos.

4.4.4

Documentacin.
Se asegura que la documentacin
cumple con los requisitos de la
norma NTC - ISO 14001:2004 y es
apropiada al control de los aspectos
e
impactos
ambientales
identificados en la Universidad
pedaggica y Tecnolgica de
Colombia. Ver listado maestro de
documentos.

4.2.3

Control de documentos.
Ver procedimiento Elaboracin y control de
documentos P-DS-P04, Gua aspectos generales de la
documentacin P-DS-P04-G01 y las diferentes
directrices para elaborar los tipos de documentos
existentes en la Universidad.

4.4.5

Control de documentos.
Los documentos necesarios para la
operacin del sistema de seguridad y salud
ocupacional
son
armonizados,
mantenindose
control
sobre
su
elaboracin,
identificacin,
revisin,
actualizacin, aprobacin y disposicin de
los mismos en el sistema de informacin
SIGMA, garantizndose su divulgacin a los
niveles pertinentes de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de Colombia. Para
lo anterior se cuenta con el procedimiento
Elaboracin y control de documentos P-DSP04, Gua aspectos generales de la
documentacin
P-DS-P04-G01
y las
diferentes directrices para elaborar los tipos
de
documentos
existentes
en
la
Universidad. De igual forma son controlados
los documentos externos y obsoletos.

4.4.5

Control de documentos.
Los documentos necesarios para la
operacin del sistema de gestin
ambiental
son
armonizados,
mantenindose control sobre su
elaboracin, identificacin, revisin,
actualizacin,
aprobacin
y
disposicin de los mismos en el
sistema de informacin SIGMA,
garantizndose su divulgacin a los
niveles pertinentes de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia. Para lo anterior se cuenta
con el procedimiento Elaboracin y
control de documentos P-DS-P04,
Gua aspectos generales de la
documentacin P-DS-P04-G01 y las
diferentes directrices para elaborar
los tipos de documentos existentes
en la Universidad. De igual forma

son controlados los documentos


externos y obsoletos.
7.1

Planificacin de la realizacin del producto y/o


prestacin del servicio.
Debido a la configuracin y alcance del SIGMA, en las
fichas de caracterizacin de los procesos se describen
los objetivos de cada uno, se describe el ciclo PHVA, los
documentos asociados y los mecanismos de
verificacin, validacin, seguimiento, medicin,
inspeccin y ensayo, as como los criterios para la
aceptacin de ste, dejando los registros que sean
necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de realizacin del producto y /o servicio
resultante cumplen los requisitos.
7.1 Las partes interesadas del Sistema Integrado de
Gestin Acadmico Administrativo -SIGMA- son:
a. Representantes de la organizacin como directivos,
aliados y gremios.
b. Trabajadores, sus familias y sus organizaciones.
c. Clientes y consumidores y sus organizaciones.
d. Competidores
e. Estado, sus representantes e instituciones.
f. Comunidades, tanto locales como regionales segn el
mbito de operacin de la Universidad, incluidas
familias, minoras y diferentes formas de organizacin
social.
g. Proveedores de todo tipo como insumos, capital,
servicios, conocimiento, tecnologa y otros que resulten
relevantes para la Universidad, como la Academia, los
medios de comunicacin.
Sus necesidades y expectativas, cumpliendo la
normatividad vigente, se encuentran incluidas en la
ficha de caracterizacin.

4.4.6

Control operacional.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia,
implementa
controles
operacionales diseados en funcin de la
identificacin de peligros y riesgos, aspectos
e impactos, identificacin de requisitos
legales en seguridad y salud ocupacional y
cuidado ambiental, procesos de cambio,
retroalimentacin de participacin y
consulta, as como tambin otros requisitos
derivados de sus diferentes actividades y
servicios; lo anterior, a fin de garantizar la
gestin
los riesgos e impactos en
cumplimiento con su poltica integrada de
gestin.
Los controles operacionales permiten
minimizar, evitar y/o eliminar riesgos e
impactos, fundamentados en la prevencin
de la contaminacin y de lesiones y
enfermedades profesionales basados en:
Adecuacin y mantenimiento de
instalaciones.
Uso de procedimientos e instrucciones
de trabajo adecuados.
Permisos de trabajo.
Chequeo de equipos previo a la
realizacin del trabajo.
Lugares
y
condiciones
de
almacenamiento de materiales y
sustancias.
Uso y disponibilidad de equipos de
emergencia.

4.4.6

Control operacional.
La Universidad Pedaggica y
Tecnolgica
de
Colombia,
implementa controles operacionales
diseados en funcin de la
identificacin de peligros y riesgos,
aspectos e impactos, identificacin
de requisitos legales en seguridad y
salud ocupacional y cuidado
ambiental, procesos de cambio,
retroalimentacin de participacin y
consulta, as como tambin otros
requisitos
derivados
de
sus
diferentes actividades y servicios; lo
anterior, a fin de garantizar la
gestin los riesgos e impactos en
cumplimiento con su poltica
integrada de gestin.
Los
controles
operacionales
permiten minimizar, evitar y/o
eliminar riesgos e impactos,
fundamentados en la prevencin de
la contaminacin y de lesiones y
enfermedades
profesionales
basados en:
Adecuacin y mantenimiento de
instalaciones.
Uso
de
procedimientos
e
instrucciones
de
trabajo
adecuados.
Permisos de trabajo.
Chequeo de equipos previo a la

Los requisitos del Servicio, se encuentran definidos en


la Matriz de servicios y requisitos.
7.2 Validacin de los procesos de la prestacin del
servicio: para el SIGMA, se lleva a cabo de la siguiente
manera:
a. Se establecen criterios para la revisin y aprobacin
de procesos que solo pueden ser controlados una vez
sea efectuada la prestacin del servicio.
b. La calibracin de los equipos, constituye una forma
de validacin de los servicios prestados.
c. Los requisitos de los registros de la prestacin de los
servicios se han establecido en cada uno de los
procesos.

Mantenimiento
peridico
de
instalaciones, maquinaria y equipos.
Suministro, control, mantenimiento y
reposicin de elementos de proteccin
personal.
Inspecciones.
Seleccin, evaluacin, reevaluacin y
seguimiento
a
proveedores
y
contratistas.
Sealizacin.
Seguridad vial y transporte.
Protocolos de seguridad en el manejo de
sustancias qumicas.
Reporte de actos y condiciones
subestandar.
Investigacin de incidentes y accidentes
laborales y ambientales.
Control sobre trmites, licencias,
permisos y autorizaciones ambientales.
Cabe anotar que los controles operaciones
son revisados peridicamente para su
continua adecuacin y eficacia.

realizacin del trabajo.


Lugares
y
condiciones
de
almacenamiento de materiales y
sustancias.
Uso y disponibilidad de equipos
de emergencia.
Mantenimiento peridico de
instalaciones,
maquinaria
y
equipos.
Suministro,
control,
mantenimiento y reposicin de
elementos
de
proteccin
personal.
Inspecciones.
Seleccin,
evaluacin,
reevaluacin y seguimiento a
proveedores y contratistas.
Sealizacin.
Seguridad vial y transporte.
Protocolos de seguridad en el
manejo de sustancias qumicas.
Reporte de actos y condiciones
subestandar.
Investigacin de incidentes y
accidentes
laborales
y
ambientales.
Control sobre trmites, licencias,
permisos
y
autorizaciones
ambientales.
Cabe anotar que los controles
operaciones
son
revisados
peridicamente para su continua
adecuacin y eficacia.

7.2
7.2.1

Procesos relacionados con el cliente.


Determinacin de los requisitos relacionados con el

7.2.2

7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.3.7

7.4.2

producto y/o Servicio. Caracterizacin de procesos


Revisin de los requisitos relacionados con el
producto y/o servicio. Procedimiento para la
elaboracin y control de documentos
Planificacin del diseo y desarrollo. Procesos
Misionales
Elementos de entrada para el diseo y desarrollo.
Procesos Misionales
Resultados del diseo y desarrollo. Procesos
Misionales
Revisin del diseo y desarrollo. Procesos Misionales
Verificacin del diseo y desarrollo. Procesos
Misionales
Validacin del diseo y desarrollo. Procesos Misionales
Control de los cambios del diseo y desarrollo.
Procesos Misionales
Proceso de adquisicin de bienes y servicios.
Desarrollado por el Proceso de apoyo Gestin de
adquisicin de bienes y servicios.
Informacin para la adquisicin de bienes y servicios.
Desarrollado por el Proceso de apoyo Gestin de
adquisicin de bienes y servicios.

7.4.3

Verificacin de los productos y/o servicios adquiridos.


Desarrollado por el Proceso de apoyo Gestin de
adquisicin de bienes y servicios.

7.5

Produccin y prestacin del servicio. Procesos


Misionales
Control de la produccin y de la prestacin del
servicio. Procesos Misionales
Validacin de los procesos de la produccin y de la
prestacin del Servicio. Procesos Misionales

7.5.1
7.5.2

7.5.5
8.3

8
7.6
8.1
8.2.3
8.2.4

Preservacin del producto y/o servicio.


Procesos Misionales
Control del producto y/o Servicio no conforme. Ver
Procedimiento para el Control del Servicio No
Conforme (V-EI-P05).

Medicin, anlisis y Mejora (slo ttulo) Ver Anexo.


Medicin Anlisis y Mejora.
Control de los equipos de seguimiento y medicin.
Procesos Misionales
Generalidades.
Seguimiento y medicin de los procesos. Talleres de
evaluacin de la Gestin
Seguimiento y medicin del producto o la prestacin

4.4.7

Preparacin y respuesta ante emergencias.

4.4.7

Para la adecuada atencin de emergencias


ambientales y de seguridad y salud
ocupacional, la Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia cuenta con un
Plan de Emergencias por cada seccional,
encaminado a proteger la integridad de las
personas, as como los bienes materiales y
el medio ambiente, que incluye anlisis de
vulnerabilidad, identificacin de amenazas y
valoracin del riesgo. De igual forma se
conformaron Brigadas de emergencia,
compuesta por personas motivadas,
entrenadas y capacitadas, que asumen la
ejecucin
de
procedimientos
administrativos u operativos necesarios
para prevenir o controlar la emergencia.

Preparacin y
emergencias.

respuesta

ante

Para la adecuada atencin de


emergencias ambientales y de
seguridad y salud ocupacional, la
Universidad
Pedaggica
y
Tecnolgica de Colombia cuenta con
un Plan de Emergencias por cada
seccional, encaminado a proteger la
integridad de las personas, as como
los bienes materiales y el medio
ambiente, que incluye anlisis de
vulnerabilidad, identificacin de
amenazas y valoracin del riesgo. De
igual forma se conformaron Brigadas
de emergencia, compuesta por
personas motivadas, entrenadas y
capacitadas,
que
asumen
la
ejecucin
de
procedimientos
administrativos
u
operativos
necesarios para prevenir o controlar
la emergencia.

4.5

Verificacin (slo ttulo).

4.5

Verificacin (slo ttulo).

4.5.1

Seguimiento y medicin.
Los mecanismos de medicin y seguimiento
del desempeo en seguridad y salud
ocupacional, as como el desempeo
ambiental se enuncian a continuacin:
Indicadores que miden el cumplimiento

4.5.1

Seguimiento y medicin.
Los mecanismos de medicin y
seguimiento del desempeo en
seguridad y salud ocupacional, as
como el desempeo ambiental se
enuncian a continuacin:

8.4

8.2.3
8.2.4

el servicio. Procesos Misionales


Anlisis de datos. Talleres de evaluacin de la Gestin

Seguimiento y medicin de los procesos


Seguimiento y medicin del producto y/o servicio.

de la poltica.
Indicadores que miden el cumplimiento
de programas de seguridad, salud
ocupacional, gestin ambiental
y
programas integrados.
Auditoras internas al sistema para
verificar la conformidad con los
requisitos de las normas ISO 9001:2008,
NTC GP 1000:2009 , NTC OHSAS
18001:2007 y NTC ISO 14001:2004 y
dems
criterios
organizacionales
definidos.
Medicin de la eficacia de controles
operacionales implementados.
Medicin
de cumplimiento de
cronogramas.
Revisin por la Direccin.
Evaluacin de requisitos legales y otros.
Resultados de inspecciones.
Encuesta de percepcin y evaluacin de
satisfaccin de servidores.
Evaluacin de las actividades de
capacitacin y formacin.

4.5.2

Evaluacin del cumplimiento legal y otros.


De acuerdo Directriz para la identificacin,
acceso, evaluacin, actualizacin y
comunicacin de los requisitos legales
(normograma), se efecta evaluacin al
cumplimiento legal en materia de
seguridad,
salud ocupacional y medio

4.5.2

Indicadores que miden el


cumplimiento de la poltica.
Indicadores que miden el
cumplimiento de programas de
seguridad, salud ocupacional,
gestin ambiental y programas
integrados.
Auditoras internas al sistema
para verificar la conformidad con
los requisitos de las normas ISO
9001:2008, NTC GP 1000:2009 ,
NTC OHSAS 18001:2007 y NTC ISO
14001:2004 y dems criterios
organizacionales definidos.
Medicin de la eficacia de
controles
operacionales
implementados.
Medicin de cumplimiento de
cronogramas.
Revisin por la Direccin.
Evaluacin de requisitos legales y
otros.
Resultados de inspecciones.
Encuesta de percepcin y
evaluacin de satisfaccin de
servidores.
Evaluacin de las actividades de
capacitacin y formacin.
Evaluacin del cumplimiento legal.
De acuerdo Directriz para la
identificacin, acceso, evaluacin,
actualizacin y comunicacin de los
requisitos legales (normograma), se
efecta evaluacin al cumplimiento
legal en materia de seguridad, salud

ambiente en la Universidad, con base en la


legislacin y otros requisitos establecidos en
el Normograma institucional .
De igual forma y a travs de la ejecucin
sistemtica de Auditoras Internas (V-EIP03) realizado por el proceso de evaluacin
independiente, se evala el cumplimiento
legal en materia de HSE. Los resultados de
inspecciones, entrevistas, anlisis de
resultados,
observaciones,
tambin
constituyen mecanismos vlidos para
detectar y hacer evaluacin de requisitos
legales.

4.5.3

ocupacional y medio ambiente en la


Universidad, con base en la
legislacin y otros requisitos
establecidos en el Normograma
institucional .
De igual forma y a travs de la
ejecucin sistemtica de Auditoras
Internas (V-EI-P03) realizado por el
proceso
de
evaluacin
independiente,
se
evala
el
cumplimiento legal en materia de
HSE. Los resultados de inspecciones,
entrevistas, anlisis de resultados,
observaciones, tambin constituyen
mecanismos vlidos para detectar y
hacer evaluacin de requisitos
legales.

Investigacin
de
incidentes,
no
conformidades, acciones correctivas y
preventivas.

Investigacin de incidentes, no
conformidades, acciones correctivas
y preventivas.

La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de


Colombia, cuenta con la metodologa
descrita en el procedimiento Reporte de
actos y condiciones subestandar A-SYSOP02 y formatos asociados.

La investigacin de incidentes
ambientales se efecta de acuerdo a
lo contemplado en el procedimiento
Reporte e
investigacin de
incidentes y accidentes ambientales
A-SGAM-P02-F01
y
formatos
asociados, con el fin de asegurar la
oportuna y correcta intervencin
ante la ocurrencia de este tipo de
eventos. De igual forma cuenta con
la Gua Actuacin ante incidentes y
accidentes ambientales A-SGAMP02-G01.

El reporte de accidentes e incidentes


laborales se realiza como lo indica el
procedimiento A-SYSO-P03 Investigacin de
incidentes o accidentes laborales.

8.3
8.4
8.5.2
8.5.3

4.2.4

Control del producto y/o servicio no conforme.


Anlisis de datos.
Accin correctiva. Ver procedimiento Acciones
Correctivas y Preventivas (V-EI-P04).
Accin preventiva.

4.5.3

No conformidad, accin correctiva y accin


preventiva.
Ante la identificacin de no conformidades
reales o potenciales, anlisis de causas y
formulacin de planes de mejoramiento
correctivos y preventivos apropiados a la
naturaleza y magnitud de los problemas y
proporcional a los riesgos syso se cuenta
con el procedimiento Acciones Correctivas y
Preventivas (V-EI-P04).

4.5.3

No conformidad, accin correctiva y


accin preventiva.
Ante la identificacin de no
conformidades reales o potenciales,
anlisis de causas y formulacin de
planes de mejoramiento correctivos
y preventivos apropiados a la
naturaleza y magnitud de los
problemas y proporcional a los
impactos ambientales encontrados,
se cuenta con el procedimiento
Acciones Correctivas y Preventivas
(V-EI-P04).

Control de los registros. Ver procedimiento Control de


registros A-ED-P01.

4.5.4

Control de los registros.

4.5.4

Control de los registros.

Para la identificacin, almacenamiento,


proteccin, recuperacin, tiempo de
retencin y correcta disposicin de registros
utilizados en el sistema de seguridad, salud
ocupacional de la Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia, se cuenta con el
procedimiento Control de registros A-EDP01.

8.2.2

Auditora interna. Ver procedimiento de Auditoria


Interna V-EI-P03.

4.5.5

Auditora interna.
Mediante el procedimiento de Auditoria
Interna V-EI-P03 la Universidad Pedaggica
y Tecnolgica de Colombia, realiza un
examen y evaluacin al desempeo y
eficacia del sistema de seguridad y salud
ocupacional.

Para
la
identificacin,
almacenamiento,
proteccin,
recuperacin, tiempo de retencin y
correcta disposicin de registros
utilizados en el sistema de gestin
ambiental de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia, se cuenta con el
procedimiento Control de registros
A-ED-P01.
4.5.5

Auditora interna.
Mediante el procedimiento de
Auditoria Interna V-EI-P03 la
Universidad
Pedaggica
y
Tecnolgica de Colombia, realiza un
examen y evaluacin al desempeo
y eficacia del sistema de gestin
ambiental.

5.1
5.6

5.6.1
5.6.2
5.6.3
8.5.1

Compromiso de la direccin.
Revisin por la direccin. Ver Procedimiento Revisin
por la Direccin P-DS-P01.
Generalidades.
Informacin de entrada para la revisin.
Resultados de la revisin.
Mejora continua. Ver Anexo Medicin, Anlisis y
Mejora.

4.6

Revisin por la direccin.


Para asegurar la conveniencia, adecuacin y
eficacia del sistema de seguridad, salud
ocupacional,
se
cuenta
con
el
procedimiento Revisin por la Direccin PDS-P01 y Gua Revisin por la Direccin PDS-P01-G01, donde se determinan los
elementos de entrada y la metodologa de
revisin, incluyendo la evaluacin de
oportunidades de mejora y la necesidad de
efectuar cambios que permitan optimizar el
desempeo en la Universidad.

4.6

Revisin por la direccin.


Para asegurar la conveniencia,
adecuacin y eficacia del sistema
gestin ambiental, se cuenta con el
procedimiento Revisin por la
Direccin P-DS-P01 y Gua Revisin
por la Direccin P-DS-P01-G01,
donde se determinan los elementos
de entrada y la metodologa de
revisin, incluyendo la evaluacin de
oportunidades de mejora y la
necesidad de efectuar cambios que
permitan optimizar el desempeo en
la Universidad.

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