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1
1.1
1.2
Introduccin.
Generalidades.
Principios de gestin de la calidad para la Rama
ejecutiva del Poder Pblico y otras Entidades
Prestadoras de Servicios
a) Enfoque hacia el cliente: la razn de ser de las
entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a
sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las
entidades comprendan cules son las necesidades
actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus
requisitos y que se esfuercen por exceder sus
expectativas.
b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad
implica que la alta direccin de cada entidad es capaz
de lograr la unidad de propsito dentro de sta,
generando y manteniendo un ambiente interno
favorable, en el cual los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas puedan
llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la entidad.
c) Participacin activa de los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas: es el
compromiso de los servidores pblicos y/o de los
particulares que ejercen
funciones pblicas, en todos los niveles, el cual permite
el logro de los objetivos de la entidad.
d) Enfoque basado en procesos: en las entidades existe
una red de procesos, la cual, al trabajar
articuladamente, permite generar valor. Un resultado
deseado se alcanza ms eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan
como un proceso.
e) Enfoque del sistema para la gestin: el hecho de
identificar, entender, mantener, mejorar y, en general,
2
2.1
2.2
Aplicacin.
Todos los requisitos de esta norma son genricos, y se
busca que sean aplicables a todas las entidades dentro
del alcance de la Ley 872 de 2003, sin importar su tipo,
tamao, producto o servicio suministrado
Referencias normativas.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia
en coherencia con su plan de desarrollo institucional se
compromete con el mantenimiento y mejora continua
del Sistema Integrado de Gestin Acadmico
Administrativo SIGMA.
Referencias normativas.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia en coherencia con su plan de
desarrollo
institucional
establece
y
documenta un sistema de seguridad, salud
ocupacional,
comprometiendo
sus
esfuerzos
en
la
implementacin,
mantenimiento y mejora del mismo de
acuerdo a lo establecido en la norma
tcnica NTC - OHSAS 18001:2007, dado su
inters con la proteccin de sus servidores
pblicos.
Referencias normativas.
La Universidad Pedaggica y
Tecnolgica de Colombia en
coherencia con su plan de desarrollo
institucional establece y documenta
un sistema gestin ambiental,
comprometiendo sus esfuerzos en la
implementacin, mantenimiento y
mejora del mismo de acuerdo a lo
establecido en la norma tcnicas ISO
14001:2004, dado su inters con la
proteccin del medio ambiente.
3
4
Trminos y definiciones.
Sistema de Gestin de la Calidad (slo ttulo).
3
4
Trminos y definiciones.
Requisitos del Sistema de Gestin de S Y
SO (slo titulo).
Requisitos generales.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia, documenta, implementa y
mantiene un sistema de seguridad y salud
ocupacional, asegurando los recursos
humanos, fsicos y financieros necesarios
para su implementacin; mediante la
planificacin, operacin y actividades de
seguimiento y mejora continua.
El aseguramiento de los recursos a
disposicin del proceso de Planeacin
Institucional,
permite
garantizar
la
ejecucin de actividades en busca de
3
4
Trminos y definiciones.
Requisitos del Sistema de Gestin
Ambiental (Slo titulo).
Requisitos generales.
La Universidad Pedaggica y
Tecnolgica
de
Colombia,
documenta, implementa y mantiene
un sistema de gestin ambiental,
asegurando los recursos humanos,
fsicos y financieros necesarios para
su implementacin; mediante la
planificacin,
operacin
y
actividades de seguimiento y mejora
continua.
El aseguramiento de los recursos a
disposicin
del
proceso
de
4.1
Requisitos generales.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia
adopt el Mapa de Procesos (Ver Mapa de Procesos),
esquema que integra los veintisis (26) procesos que se
desarrollan en la Institucin y su interaccin dentro del
Sistema
Integrado
de
Gestin
Acadmico
Administrativo SIGMA-, de conformidad con los
requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO
9001:2008, , NTC-ISO/IEC 17025:2005, La Gua Tcnica
Colombiana GTC 180 Responsabilidad Social, el Modelo
Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y el
Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA. . Ver
Matriz de Correlacin.
4.1
4.1
5.5
5.5.1
5.1
5.3
8.5.1
5.4
5.2
7.2.1
4.2
4.3
4.3.1
4.2
4.3
4.3.1
Procesos Misionales
7.2.2
5.2
7.2.1
Enfoque al cliente.
Caracterizacin de Procesos
Auditoras Internas
Determinacin de los requisitos relacionados con el
producto y/o Servicio. Ver matriz de servicios y
requisitos.
4.3.2
4.3.2
Requisitos legales
y otros
requisitos.
De igual forma y relacionado a la
gestin ambiental se cuenta con un
inventario y control de licencias,
permisos y autorizaciones de tipo
ambiental que debe cumplirse a
nivel de la Universidad y controlado
a travs del procedimiento A-SGAMP09.
5.4.1
5.4.2
8.5.1
Objetivos de calidad.
Planificacin del Sistema Ver Anexo de planificacin
de SIGMA de Gestin de la Calidad.
Mejora continua.
4.3.3
4.3.3
y herramientas A-SYSO-P07-G09.
Programas Integrados:
Programa para el mantenimiento y
adecuacin de instalaciones A-SYSOP07-G01.
Programa de riesgo Biolgico A-SYSOP07-G05.
Programa para el manejo seguro y
ambientalmente
aceptable
de
sustancias qumicas A-SYSO-P07-G06.
Programa de orden y aseo A-SYSO-P07G07.
De igual forma y en coherencia con el
sistema de seguridad y salud ocupacional
se articulan las actividades de los
programas anteriormente mencionados al
Programa macro de seguridad y salud
ocupacional de la Universidad y a los
sistemas de vigilancia epidemiolgica.
7
5.1
5.5.1
5.5.2
6.1
6.3
4.4
4.4.1
4.4
4.4.1
6.2.1
6.2.2
4.4.2
4.4.2
5.5.3
Comunicacin interna
Proceso de Comunicacin Publica
Ver matriz de Comunicacin.
7.2.3
4.4.3
4.4.3
Para
contribuir
a
generar
mecanismos de toma de conciencia,
se realizan campaas, boletines,
cartillas, formacin virtual, mensajes
a travs de la emisora de la
Universidad, correo electrnico,
intranet,
actividades
de
sensibilizacin, entre otras, que
aportan a la consolidacin de
prcticas seguras y ambientalmente
aceptables al interior de la
Universidad.
Comunicacin.
Ver matriz de Comunicacin.
Los mecanismos de comunicacin
externa definidos por la Universidad
son los establecidos por el proceso
estratgico Comunicacin Pblica:
pgina web, programas radiales,
Emisin de cuas y campaas,
magazn Institucional, campaas
institucionales, rendicin de cuentas,
reuniones con la comunidad y
dems
partes
interesadas,
publicaciones, Folletos, cartillas,
afiches, entre otros.
La Universidad pedaggica y
Tecnolgica de Colombia identifica y
divulga internamente sus aspectos
ambientales
significativos,
sin
embargo ante solicitudes externas,
mismos.
Ver mecanismos de
consulta para S&SO.
participacin
analizara la pertinencia de su
divulgacin dado que no contempla
como tal una comunicacin formal
externa de los mismos.
4.2.1
4.4.4
Documentacin.
Se asegura que la documentacin cumple
con los requisitos de la norma NTC - OHSAS
18001:2007 y es apropiada al control de los
peligros y riesgos, identificados en la
Universidad pedaggica y Tecnolgica de
Colombia. Ver listado maestro de
documentos.
4.4.4
Documentacin.
Se asegura que la documentacin
cumple con los requisitos de la
norma NTC - ISO 14001:2004 y es
apropiada al control de los aspectos
e
impactos
ambientales
identificados en la Universidad
pedaggica y Tecnolgica de
Colombia. Ver listado maestro de
documentos.
4.2.3
Control de documentos.
Ver procedimiento Elaboracin y control de
documentos P-DS-P04, Gua aspectos generales de la
documentacin P-DS-P04-G01 y las diferentes
directrices para elaborar los tipos de documentos
existentes en la Universidad.
4.4.5
Control de documentos.
Los documentos necesarios para la
operacin del sistema de seguridad y salud
ocupacional
son
armonizados,
mantenindose
control
sobre
su
elaboracin,
identificacin,
revisin,
actualizacin, aprobacin y disposicin de
los mismos en el sistema de informacin
SIGMA, garantizndose su divulgacin a los
niveles pertinentes de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de Colombia. Para
lo anterior se cuenta con el procedimiento
Elaboracin y control de documentos P-DSP04, Gua aspectos generales de la
documentacin
P-DS-P04-G01
y las
diferentes directrices para elaborar los tipos
de
documentos
existentes
en
la
Universidad. De igual forma son controlados
los documentos externos y obsoletos.
4.4.5
Control de documentos.
Los documentos necesarios para la
operacin del sistema de gestin
ambiental
son
armonizados,
mantenindose control sobre su
elaboracin, identificacin, revisin,
actualizacin,
aprobacin
y
disposicin de los mismos en el
sistema de informacin SIGMA,
garantizndose su divulgacin a los
niveles pertinentes de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia. Para lo anterior se cuenta
con el procedimiento Elaboracin y
control de documentos P-DS-P04,
Gua aspectos generales de la
documentacin P-DS-P04-G01 y las
diferentes directrices para elaborar
los tipos de documentos existentes
en la Universidad. De igual forma
4.4.6
Control operacional.
La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia,
implementa
controles
operacionales diseados en funcin de la
identificacin de peligros y riesgos, aspectos
e impactos, identificacin de requisitos
legales en seguridad y salud ocupacional y
cuidado ambiental, procesos de cambio,
retroalimentacin de participacin y
consulta, as como tambin otros requisitos
derivados de sus diferentes actividades y
servicios; lo anterior, a fin de garantizar la
gestin
los riesgos e impactos en
cumplimiento con su poltica integrada de
gestin.
Los controles operacionales permiten
minimizar, evitar y/o eliminar riesgos e
impactos, fundamentados en la prevencin
de la contaminacin y de lesiones y
enfermedades profesionales basados en:
Adecuacin y mantenimiento de
instalaciones.
Uso de procedimientos e instrucciones
de trabajo adecuados.
Permisos de trabajo.
Chequeo de equipos previo a la
realizacin del trabajo.
Lugares
y
condiciones
de
almacenamiento de materiales y
sustancias.
Uso y disponibilidad de equipos de
emergencia.
4.4.6
Control operacional.
La Universidad Pedaggica y
Tecnolgica
de
Colombia,
implementa controles operacionales
diseados en funcin de la
identificacin de peligros y riesgos,
aspectos e impactos, identificacin
de requisitos legales en seguridad y
salud ocupacional y cuidado
ambiental, procesos de cambio,
retroalimentacin de participacin y
consulta, as como tambin otros
requisitos
derivados
de
sus
diferentes actividades y servicios; lo
anterior, a fin de garantizar la
gestin los riesgos e impactos en
cumplimiento con su poltica
integrada de gestin.
Los
controles
operacionales
permiten minimizar, evitar y/o
eliminar riesgos e impactos,
fundamentados en la prevencin de
la contaminacin y de lesiones y
enfermedades
profesionales
basados en:
Adecuacin y mantenimiento de
instalaciones.
Uso
de
procedimientos
e
instrucciones
de
trabajo
adecuados.
Permisos de trabajo.
Chequeo de equipos previo a la
Mantenimiento
peridico
de
instalaciones, maquinaria y equipos.
Suministro, control, mantenimiento y
reposicin de elementos de proteccin
personal.
Inspecciones.
Seleccin, evaluacin, reevaluacin y
seguimiento
a
proveedores
y
contratistas.
Sealizacin.
Seguridad vial y transporte.
Protocolos de seguridad en el manejo de
sustancias qumicas.
Reporte de actos y condiciones
subestandar.
Investigacin de incidentes y accidentes
laborales y ambientales.
Control sobre trmites, licencias,
permisos y autorizaciones ambientales.
Cabe anotar que los controles operaciones
son revisados peridicamente para su
continua adecuacin y eficacia.
7.2
7.2.1
7.2.2
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.3.7
7.4.2
7.4.3
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.5
8.3
8
7.6
8.1
8.2.3
8.2.4
4.4.7
4.4.7
Preparacin y
emergencias.
respuesta
ante
4.5
4.5
4.5.1
Seguimiento y medicin.
Los mecanismos de medicin y seguimiento
del desempeo en seguridad y salud
ocupacional, as como el desempeo
ambiental se enuncian a continuacin:
Indicadores que miden el cumplimiento
4.5.1
Seguimiento y medicin.
Los mecanismos de medicin y
seguimiento del desempeo en
seguridad y salud ocupacional, as
como el desempeo ambiental se
enuncian a continuacin:
8.4
8.2.3
8.2.4
de la poltica.
Indicadores que miden el cumplimiento
de programas de seguridad, salud
ocupacional, gestin ambiental
y
programas integrados.
Auditoras internas al sistema para
verificar la conformidad con los
requisitos de las normas ISO 9001:2008,
NTC GP 1000:2009 , NTC OHSAS
18001:2007 y NTC ISO 14001:2004 y
dems
criterios
organizacionales
definidos.
Medicin de la eficacia de controles
operacionales implementados.
Medicin
de cumplimiento de
cronogramas.
Revisin por la Direccin.
Evaluacin de requisitos legales y otros.
Resultados de inspecciones.
Encuesta de percepcin y evaluacin de
satisfaccin de servidores.
Evaluacin de las actividades de
capacitacin y formacin.
4.5.2
4.5.2
4.5.3
Investigacin
de
incidentes,
no
conformidades, acciones correctivas y
preventivas.
Investigacin de incidentes, no
conformidades, acciones correctivas
y preventivas.
La investigacin de incidentes
ambientales se efecta de acuerdo a
lo contemplado en el procedimiento
Reporte e
investigacin de
incidentes y accidentes ambientales
A-SGAM-P02-F01
y
formatos
asociados, con el fin de asegurar la
oportuna y correcta intervencin
ante la ocurrencia de este tipo de
eventos. De igual forma cuenta con
la Gua Actuacin ante incidentes y
accidentes ambientales A-SGAMP02-G01.
8.3
8.4
8.5.2
8.5.3
4.2.4
4.5.3
4.5.3
4.5.4
4.5.4
8.2.2
4.5.5
Auditora interna.
Mediante el procedimiento de Auditoria
Interna V-EI-P03 la Universidad Pedaggica
y Tecnolgica de Colombia, realiza un
examen y evaluacin al desempeo y
eficacia del sistema de seguridad y salud
ocupacional.
Para
la
identificacin,
almacenamiento,
proteccin,
recuperacin, tiempo de retencin y
correcta disposicin de registros
utilizados en el sistema de gestin
ambiental de la Universidad
Pedaggica y Tecnolgica de
Colombia, se cuenta con el
procedimiento Control de registros
A-ED-P01.
4.5.5
Auditora interna.
Mediante el procedimiento de
Auditoria Interna V-EI-P03 la
Universidad
Pedaggica
y
Tecnolgica de Colombia, realiza un
examen y evaluacin al desempeo
y eficacia del sistema de gestin
ambiental.
5.1
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
8.5.1
Compromiso de la direccin.
Revisin por la direccin. Ver Procedimiento Revisin
por la Direccin P-DS-P01.
Generalidades.
Informacin de entrada para la revisin.
Resultados de la revisin.
Mejora continua. Ver Anexo Medicin, Anlisis y
Mejora.
4.6
4.6