MANUALES DE OFIMATICA

Microsoft Excel 2010

TABLA DE CONTENIDOS
FUNDAMENTOS DE EXCEL 2010 .............................................................. 5
INTRODUCCIN ........................................................................................................... 6
Novedades Excel 2010 ....................................................................................... 7
Cinta de opciones mejorada ............................................................................ 7
Vista backstage de Microsoft Office ................................................................ 7
Recuperar versiones anteriores ...................................................................... 8
Vista Protegida ................................................................................................ 8
Realizar comparaciones rpidas y eficaces de listas de datos ........................ 8
Caractersticas actualizadas de formato condicional ....................................... 8
Tablas dinmicas y Grficos dinmicos mejorados ......................................... 8
Entorno Excel 2010 ............................................................................................. 9
Iniciar Excel 2010 ............................................................................................ 9
Salir de Excel 2010 ....................................................................................... 10
Pantalla inicial Excel 2010 ............................................................................. 11
UTILIZACIN DE LA HOJA DE CLCULO ............................................................................ 11
Edicin o modificacin del contenido de celdas ................................................ 11
Ingreso de Datos ........................................................................................... 11
Modificar Datos ............................................................................................. 14
Formato de Celda .......................................................................................... 15
Copiar, Cortar y Pegar ...................................................................................... 17
Copiar ............................................................................................................ 18
Cortar ............................................................................................................ 18
Pegar ............................................................................................................. 18
Opciones de Pegado ..................................................................................... 18
Borrar (Contenido, Formato, Comentario o Todo) ............................................ 20
Relleno y autorrelleno ....................................................................................... 21
Gestin de Hojas de Calculo............................................................................. 21
Insertar Hojas ................................................................................................ 21
Eliminar Hoja ................................................................................................. 22
Cambiar Nombre ........................................................................................... 23
Aplicar color a las etiquetas ........................................................................... 24
FRMULAS ............................................................................................................... 25
Conceptos fundamentales para la creacin de frmulas .................................. 25
Operadores Matemticos .................................................................................. 25
Jerarqua ....................................................................................................... 25
Crear frmulas .................................................................................................. 26
Utilizar Referencias ....................................................................................... 26
Utilizar Nombres ............................................................................................ 26
Errores tpicos en la creacin de frmulas .................................................... 27
Desplazamiento en las Hojas ............................................................................ 28
Seleccionar varias Hojas ............................................................................... 28
Desplazarse por las Hojas ............................................................................. 28
Insertar Hojas ................................................................................................ 29
Eliminar Hojas ............................................................................................... 29
Cambiar nombre de Hojas ............................................................................. 29
Mover o Copiar Hojas ................................................................................... 30

Seleccin de Celdas ...................................................................................... 30

Seleccionar celdas no contiguas ................................................................... 30
Seleccin de una columna o fila .................................................................... 31
Seleccionar celdas de una hoja entera.......................................................... 31
Funciones bsicas ............................................................................................ 31
Conceptos bsicos sobre funciones .............................................................. 31
Categoras de las funciones .......................................................................... 31
Formato............................................................................................................. 32
Formato del Texto ......................................................................................... 32
Formato de Nmeros..................................................................................... 32
Formato de Fechas y Horas .......................................................................... 33
Formatos Personalizados .............................................................................. 33
Colocar Bordes a las celdas ............................................................................. 34
Copiar Formato ................................................................................................. 35
Insertar Comentarios ........................................................................................ 35
Formato Condicional ......................................................................................... 36
Referencia de Celdas ....................................................................................... 37
Sumar un rango de celdas automticamente.................................................... 38
FUNCIONES ........................................................................................................... 40
Esquema de una funcin .................................................................................. 40
asistente de funciones ...................................................................................... 40
FUNCIONES ESTADSTICAS .................................................................................... 42
FUNCIONES MATEMTICAS .................................................................................... 46
FUNCIONES DE FECHA Y HORA .............................................................................. 49
FUNCIONES DE TEXTO .......................................................................................... 50
FUNCIONES LGICAS Y BSQUEDA ........................................................ 51
Funciones lgicas ............................................................................................. 52
Funcin SUMAR.SI ....................................................................................... 52
Funcin SI ..................................................................................................... 53
RANGOS .................................................................................................................. 54
Direcciones de celda ......................................................................................... 54
Direcciones de bloque de celda ........................................................................ 55
Operadores de Referencia ................................................................................ 55
Crear nombres de rango a travs el cuadro de nombres .................................. 55
Asignar nombre a una celda ............................................................................. 55
Asignar nombre a un Rango de celda ............................................................... 57
Eliminar un nombre de Rango de celda ............................................................ 58
FUNCIN DE BSQUEDA .............................................................................................. 58
Funcin ConsultaV ............................................................................................ 58
Buscar valores especficos ............................................................................... 60
Buscar valores aproximados ............................................................................. 60
GRFICOS E IMPRESIN ..................................................................... 61
EL PROCESO DE IMPRESIN .......................................................................................... 62
Vista preliminar o Vista previa ........................................................................... 63
DISEO DE PGINA .................................................................................................... 63
Orientacin .................................................................................................... 64
Escala (Ajuste de Escala).............................................................................. 64

Tamao del papel .......................................................................................... 65

Calidad de Impresin..................................................................................... 65
Opciones de impresora ................................................................................. 66
Mrgenes ...................................................................................................... 67
Encabezado y Pies de Pagina ....................................................................... 68
Hoja ............................................................................................................... 71
Configurar la Impresin ................................................................................. 71
GRFICOS ................................................................................................................ 73
Crear grficos ................................................................................................... 73
Aadir una serie de datos ................................................................................. 74
Caractersticas y formato del grfico ................................................................. 76
Modificar el tamao y distribucin de un grfico ............................................... 79
Modificar la posicin de un grfico .................................................................... 79
Los minigrficos ................................................................................................ 80

Sesin

1
Fundamentos de Excel 2010
En esta sesin trataremos:

Introduccin

Utilizacin de la hoja de clculo

Formulas

Funciones Bsicas

Excel 2010

Introduccin
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar
formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para tomar decisiones
mejor fundadas. La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la visualizacin de datos
enriquecida y las vistas de tabla dinmica permiten crear, de un modo ms sencillo, grficos
de aspecto profesional y fcil uso. Office Excel 2010, en combinacin
combinacin con Excel Services (una
nueva tecnologa incluida en Microsoft Office SharePoint Server 2010), ofrece mejoras
significativas para compartir datos con ms seguridad. Pueden compartir informacin
confidencial de la empresa de un modo ms amplio y seguro con sus compaeros de trabajo,
clientes y socios empresariales
empresariales.
Al compartir una hoja de clculo con Office Excel 2010 y Excel Services, podr explorar,
ordenar, filtrar e introducir parmetros, e interactuar con las vistas de tabla dinmica
directamente
mente en el explorador de Web. Para resumir y registrar resultados de hojas de
clculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de
clculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de clculo maestra o
en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea ms
fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o especfica.

Ilustracin 1

Excel 2010

Novedades Excel 2010

Tener acceso a las herramientas correctas en el momento adecuado.
adecuado
Las caractersticas nuevas y mejoradas pueden ayudarle a ser ms productivo, pero slo si
sabe encontrarlas cuando las necesita. Al igual que con otros programas de Microsoft Office
2010, Excel 2010 incluye la interfaz de Microsoft Office Fluent, que consiste en un sistema
visual personalizable de herramientas y comandos.
Cinta de opciones mejorada

Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la interfaz de
usuario de Office Fluent (introducida
(introducida en Excel 2007 por primera vez) orientada a
obtener resultados de Office Excel 2010. Segn el trabajo que deba realizar, ya
sea crear una tabla o escribir una frmula (lo que antes se inclua en complejos
menus y barras de herramientas), Office Excel 2010
2010 le muestra los comandos
necesarios cuando los necesite.

Ilustracin 2

Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a una barra de herramientas
de acceso rpido, el usuario no poda agregar sus propias fichas o grupo
grupos en la
cinta de opciones.
opciones Sin embargo, en Excel 2010 el usuario puede crear sus propias
fichas y grupos, as como cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos
integrados.

Vista backstage de Microsoft Office

La vista backstage, una nueva incorporacin en los programas de Microsoft Office

2010, es la innovacin ms reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office
Fluent y es una caracterstica complementaria de la cinta de opciones.

Ilustracin 3

Excel 2010

Recuperar
erar versiones anteriores

Excel 2010 permite recuperar las versiones de los archivos que se han cerrado sin
guardar. Resulta til cuando el usuario olvida guardar manualmente el archivo,
cuando se guardan cambios que no quera guardar o cuando desea volver a una
versin anterior del libro.

Vista Protegida

Excel 2010 incluye una vista protegida para que pueda tomar decisiones fundadas
antes de exponer el equipo a posibles vulnerabilidades.
vulnerabilidades

Ejemplo: Los documentos que proceden de un origen de Internet se abren en la

vista protegida de manera predeterminada
predeterminada. Cuando esto ocurre, se muestra una
advertencia en la barra de mensajes, junto a la opcin de habilitar edicin.

Realizar comparaciones rpidas y eficaces de listas de datos

Las nuevas caractersticas de

de Excel 2010, como los minigrficos (grficos muy
pequeos que se ajustan dentro de una celda) y la segmentacin de datos, y las
mejoras de las tablas dinmicas u otras caractersticas existentes, permiten
detectar patrones o tendencias en los datos que pueden
pueden ayudar a tomar
decisiones mejor fundadas.
fundadas

Caractersticas actualizadas de formato condicional

En Office Excel 2010, puedes utilizar el formato condicional para comentar

visualmente los datos con fines analticos y de presentacin. Para encontrar
fcilmente
ilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede
implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un
formato visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y
conjuntos de iconos a los
lo datos que cumplan dichas reglas. En la ficha Insertar, las
galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general
del documento.

Tablas dinmicas y Grficos dinmicos mejorados

En Office Excel 2010, utilizar tablas dinmicas es mucho ms fcil que en

versiones anteriores de Excel.

Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinmica, la informacin que desea ver
sobre sus datos est a su disposicin con slo hacer clic unas cuantas veces; ya no
tiene que arrastrar datos hasta zona
zonass de colocacin que no son siempre un
destino fcil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que
desea ver en una nueva lista de campos de la tabla dinmica.

Excel 2010

Mejoras en el Rendimiento, etiquetas de tablas dinmicas, filtrado mejorado, comp

compatibilidad
con reescritura, caracterstica mostrar valores como, mejoras de tablas dinmicas,
segmentacin de datos, complemento solver mejorado, entre otras mejoras nos tiene el
Excel 2010.

Entorno Excel 2010

Iniciar Excel 2010
1. Clic en el Botn Inicio
Inicio.
2. Luego clic en Todos los programas
programas.
3. Ahora hacer clic en el grupo de programas Microsoft Office.
Office
4. Inmediatamente se mostrar el contenido del grupo de programas. Busque
Microsoft Office Excel 2010 y haga clic sobre l.

Ilustracin 4

Excel 2010

Salir de Excel 2010

Puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
a) Clic en el botn cerrar, que se encuentra situado en la parte superior derecha de
la ventana de Excel.

Ilustracin 5

b) Cerrar la ventana activa, esto se realiza mediante la combinacin de teclas ALT +

F4.
c) Clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

Ilustracin 6

Excel 2010

Pantalla inicial Excel 2010

A partir de la versin 2007 se utiliza la Interfaz de Usuario Orientada a los Resultados

(interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent) que ayuda a simplificar enormemente
el trabajo en esta aplicacin.

Ilustracin 7

Podr utilizar por ejemplo la Fichas Orientadas a Tareas con comandos y

caractersticas de uso especialmente desarrolladas para cada grupo de actividades.

Utilizacin de la Hoja de Clculo

Edicin o modificacin del contenido de celdas
Ingreso de Datos

Excel dispone de diversas tcnicas para la introduccin de datos en una hoja de

clculo.

A continuacin se resumen las tcnicas para ingreso de datos:

Excel 2010

Mtodo

Insercin
directa

Accin
Digite directamente en la celda seleccionada o en la barra de
frmulas y pulse ENTER.
Puede ingresar nmeros, fechas, texto, valores lgicos, frmulas y
funciones.

Autorrellenar

Introduzca el primer valor de una serie que el programa reconozca y

utilice el controlador de relleno para completar la serie.

Rellenar serie

Introduzca los dos primeros valores de una serie y utilice el

controlador de relleno para completarla.

Autocompletar

Escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor

similar en la misma columna, Excel sugerir el valor existente.

Haga clic con el botn secundario en una celda y, en el men

Elegir de la lista contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.
Aparecer una lista con los valores de la columna de la celda.

Ingreso de datos

Excel permite introducir textos o valores en cualquier celda. Para ello solo tiene que
escribir el dato en la celda y Presionar la tecla Enter o las teclas direccionales.
Nota: Los nmeros, fechas, horas y frmulas son considerados por Excel como valores.
Por defecto, Excel alinea los datos de tip
tipo
o texto hacia la izquierda de la celda, mientras
que los valores los alinea hacia la derecha.

Introducir los datos en un rango

Si desea ingresar un conjunto de datos en un rango

vertical, siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar las Celdas

Excel 2010

2. Escribir el dato en la primera celda

3. Presionar Enter
4. Continuar ingresando los dems datos

Introducir el mismo valor en todo el rango

Si desea escribir un mismo dato en varias celdas,

siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar las Celdas
2. Escribir el dato en la primera
primer celda
3. Presionar Ctrl + Enter

Tipos de datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros, fechas, horas
o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern:
Texto
Digitar el texto deseado, Presionar Enter o flecha
flechass de direccin para ingresar el dato en la
celda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado,
esto se debe a que la celda es muy angosta.

Nmeros
Digitar los valores tal como deban mostrarse, Presionar Enter o flechas de direccin para
ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de
frmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del
teclado numrico. Para que un nmero se considere texto, utilice un apstrofe como
primer carcter.

Excel 2010

Fechas y Horas
Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27
27-22009 o 18 Enero 1958 ser considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM ser considerado
como horas, Las fechas son una serie numrica que comienza el 01/01/1900 que
equivale a 1, por ello son consideradas dentro del tipo nmero.
Las fechas y horas son tratados como los nmeros por lo tanto se podrn sumar, restar o
aadir a otras.

Logicos
Si digitamos Verdadero o falso nos devuelve un dato logico que se va a centrar en la
celda correspondiente donde se ingresa el dato; tambien puede ser una respuesta de
una funcion logica

Ilustracin 8

Modificar Datos

Excel 2010

Al ingresar datos podemos cometer errores. Se pueden modificar al mismo tiempo que
se est escribiendo o despus de haber ingresado el dato.
a) En la misma celda a modificar, haciendo clic en ella y presionando a continuacin
la tecla F2.
b) Haciendo clic en la celda a modificar y luego haciendo clic en la Barra de
frmulas.

Ilustracin 9

Formato de Celda

Modifique el estilo de sus fuentes, logre efectos ms atractivos e interesantes.

Desde la Ficha Inicio en el grupo Fuente o usando el comando formato del grupo
Celdas y tambin usando el cuadro de dialogo Formato de Celdas del grupo
Fuente, o el men contextual se pueden aplicar estos
estos formatos.

Ilustracin 10

Excel 2010

Ilustracin 11

Aplique bordes personalizados, modifique el estilo, color y grosor a sus lneas, tal
como la figura:

Ilustracin 12

Adems de aplicar Bordes a sus celdas, podemos tambin elegir Relleno, Estilos
de lnea y Color de las mismas. Para disear bordes:
1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar el formato
2. Elija la opcin Formato de Celdas... del Grupo Celdas, coman
comando Formato
3. En la ficha Bordes o Relleno, modifique las opciones que necesite

Excel 2010

Ilustracin 13

Ilustracin 14

Copiar, Cortar y Pegar

Para copiar o cortar celdas, grficos e imgenes, use el portapapeles de Office, hasta
con 24 objetos que pueda coleccionar.

Para el manejo ms eficiente de estas operaciones utilice la seccin Portapapeles de

la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.
Ex

Ilustracin 15

Excel 2010

Copiar
1. Seleccione un rango de celdas
2. Use el botn Copiar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio
3. o pulse CTRL + C

Cortar
1. Seleccione un rango de celdas
2. Use el botn Cortar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio
3. o pulse CTRL + X

Pegar
1. Haga clic en la celda donde desea pegar
2. Use el botn Pegar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V.
Cuando pulse sobre el botn Pegar, hgalo en la imagen del portapapeles tal
como se muestra en la siguiente imagen

Opciones de Pegado

Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir al

usuario los distintos modos de pegar algn objeto del portapapeles. As, usted
puede vincular celdas o slo copiar el formato de las mismas.

Ilustracin 16

En la siguiente figura observe algunas opciones elegidas:

Excel 2010

Ilustracin 17

Copiar Formato
Puede usar Copiar formato para copiar el formato (como rellenos o bordes) de
objetos texto o celdas de una hoja de clculo.

Ilustracin 18

Pegado especial
1. En una hoja nueva ingrese los siguientes datos y luego sele
seleccinelos.

Ilustracin 19

2. Haga clic en el botn COPIAR de la ficha Inicio presione (CTRL+C)

3. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones haga clic en la flechita que apunta
hacia abajo del botn Pegar, y del men elija la opcin requerida.

Excel 2010

Ilustracin 20

Ilustracin 21

Borrar (Contenido, Formato, Comentario o Todo)

Use esta herramienta para borrar los formatos de celda, comentario, hipervinculo o
todo su contenido, es decir: formato de fuentes, alineacin, bordes, sombreados,
tramas, etc.

Ilustracin 22

Excel 2010

1. Seleccione la celda o rango de celdas que desea borrar.

2. De la Ficha Inicio, del grupo Modificar elija el comando Borrar.
3. Elija la opcin requerida.

Relleno y autorrelleno

Relleno, ingresar un mismo valor en otras celdas

de una misma fila o columna.

Autorrelleno (Serie), ingresar valores

consecutivos o elementos de una lista en
otras celdas de una misma fila o columna.

Ilustracin 23

En ambos casos de usar el controlador de relleno de la celda activa.

Comando Rellenar, tambin podemos rellenar series usando el comando Rellenar y

dentro de l la opcin Series que posee diversas opciones.

Ilustracin 24

Ilustracin 25

Gestin de Hojas de Calculo

Insertar Hojas
Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El nmero mximo de hojas que
usted puede insertar est limitado slo por la memoria de su equipo.

Excel 2010

Para insertar una Hoja de clculo puede hacer clic en la pestaa Insertar hoja de
clculo ubicada al final
final derecho de las pestaas de las hojas existentes o tambin
presionar la combinacin de teclas Mayusc+F11.

Ilustracin 26

Eliminar Hoja
Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, as como
las referencias hacia ella.

En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la seccin CELDAS la

lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opcin ELIMINAR HOJA.

Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa de
la hoja y elegir del men emergente la opcin Eliminar.

Ilustracin 27

Excel 2010

Ilustracin 28

Cambiar Nombre
Por defecto Excel asigna a sus hojas nmeros correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted
puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en
blanco, aunque es recomendable usar nombres ms cortos y sin espacios.

Ilustracin 29

Haga doble clic sobre la pestaa de la hoja,

hoja, digite el nombre y pulse Enter.

Ilustracin 30

O tambin puede usar el men Contextual haciendo clic con el botn secundario
del mouse sobre la pestaa de la hoja y eligiendo la opcin Cambiar nombre.

Ilustracin 31

Excel 2010

Aplicar color a las etiquetas

Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un cdigo
de color a las pestaas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia gama de
colores para organizar las secciones de un libro de trabajo.

Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija
del men emergente la opcin Color de etiqueta, el cual le mostrar
inmediatamente una lista de colores del tema y colores estndar,
estndar, elija de ellos el
color que requiera.

Ilustracin 32

Excel 2010

Frmulas
Conceptos fundamentales para la creacin de frmulas
Una frmula es una operacin, referencia o interpretacin de las celdas de una hoja. Para el
ingreso de una frmula se debe tener en cuenta lo siguiente:

Una frmula se ingresa en la misma forma en que se ingresa cualquier otro tipo de
informacin en una celda.

Toda frmula debe empezar con el signo igual ( = )

Slo se permite usar parntesis para

para agrupar operaciones. Los corchetes y llaves no
estn permitidos.

Operadores Matemticos
Estos operadores ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o
multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.
Jerarqua

Microsoftt Excel calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo
igual (=). El orden en que se ejecutan las operaciones depende de la jerarqua o de la
manera en que se agrupan a travs de parntesis.

Por ejemplo: la siguiente frmula da un resultado

resultado de 11 porque Excel calcula la
multiplicacin antes que la suma (jerarqua de operadores). La frmula multiplica 2
por 3 (resultando 6) y, a continuacin le suma 5, dando como resultado 11.
=5 + 2 * 3

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en

primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5 + 2) * 3

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin.
OPERADOR ARITMTICO

SIGNIFICA QUE

EJEMPLO

^ (acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

% (porcentaje)

Porcentaje

20%

* (asterisco)

Multiplicacin

3*3

/ (barra oblicua)

Divisin

3/3

+ (signo ms)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta

31

La multiplicacin y la divisin tienen la misma jerarqua, igual que la suma y la resta.

Excel 2010

Cuando hay varios operadores con la misma jerarqua en una frmula se resuelve de
izquierda a derecha.

Pueden realizarse frmulas utilizando valores literales como los nmeros: 1, 2, 3, etc.
o celdas tales como: B1, C5, D2, etc., o incluso una mezcla de ellos.

Crear frmulas
Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual
igu
(El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula).
Una formula sencilla puede constar de solo constantes y operadores, por ejemplo:
=345 + 250
=8 - 3
=4 * 3
=5 ^ 2
Utilizar Referencias

Tambin pueden contener referencias a celdas o rangos, por ejemplo:

=A5 + B3
=Hoja1!B2 + C3

Utilizar Nombres

Tambin pueden contener nombres de rangos, por ejemplo:

=COSTO * IGV
=INGRESOS EGRESOS

Rangos con nombres.

Se pueden asignar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados y
pueden ser usados en frmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro o
incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como ya lo vimos, las
referencias de rango son A5:A20 o B5:C10. Una celda puede ser
er considerada como
rango con la siguiente referencia A5:A5.
As las siguientes frmulas podran ser vlidas:
=Total * 19%
= Sueldo + Bonificacin.
Para la creacin, modificacin y administracin de los nombres de celdas puede
utilizar la seccin Nombres
No
definidos de la ficha Frmulas.

Excel 2010

Ilustracin 33

Cuadro de Nombres de la barra de frmulas.

frmulas
En los siguientes ejercicios se detallar las formas de crear nombres de Rango. Los
nombres de rango deben ser cortos y sin espacios en blanco.
1. Seleccione el rango (en nuestro caso las celdas B3:C5)
2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba un nombre, en este ejemplo
TABLA

Ilustracin 34

3. Termine el ingreso presionando ENTER

Errores tpicos en la creacin de frmulas

Puede que al introducir la frmula nos aparezca un error como contenido de la celda con
un smbolo de nmero adelante (#Mensaje), siendo Mensaje un valor que puede
cambiar dependiendo del tipo de error.
#Mensaje

Descripcin o causa

###################

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

utiliza una fecha o una hora negativa
Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando
incorrecto.

#VALOR!
Por ejemplo al sumar una celda que contenga texto, con otra que contenga
un nmero.
Se produce cuando se escriben valores numricos no vlidos en una
frmula o una funcin.
#NUM!
Un ejemplo se observa al realizar una operacin que da un resultado muy
grande, como la siguiente frmula =9999^9999.

Excel 2010
#DIV/0!
#NOMBRE?

Cuando se divide un nmero por cero.

Cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A

Cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. Por lo

general las funciones de bsqueda que no logran devolver un resultado
devuelven este tipo de error.

#REF!

Se produce cuando una referencia de celda no es vlida. Ocurre con

frecuencia cuando se eliminan datos y stos eran utilizados en frmulas
existentes en otras partes de la hoja de clculo.

#NULO!

Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan. El

operador de interseccin es el espacio entre referencias. Ejemplo =A1 A2

Desplazamiento en las Hojas

Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas,
eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.
Seleccionar varias Hojas
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ella
ellas
simultneamente, como podra ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los
mismos datos en varias hojas a la vez.
Para seleccionar varias hojas:
1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja
2. Mantener presionada la tecla Ctrl
3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.
O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic
en la ltima hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar
se encuentran contiguas.
Desplazarse por las Hojas
Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hoja
activa se mostrar en negrita.
Si el Libro posee muchas hojas, la manera ms sencilla de desplazarse es utilizando los
botones de desplazamiento,
desplazamient como se muestra en la siguiente figura:

Excel 2010

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia la

izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la ltima (d) hoja del libro.
Insertar Hojas
Un Libro contiene inicialmente tres
tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La
cantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la memoria disponible.

Para insertar ms hojas a un libro utilice uno de los siguientes mtodos:

Hacer clic en el cono Insertar hoja de clculo situado a la derecha de la

ltima hoja del libro.

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar  Insertar Hoja

Teclado:

Men contextual en la etiqueta  Insertar

Shift + F11

Automticamente se insertar una nueva hoja, con un nuevo nmero.

Eliminar Hojas
Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes mtodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar  Eliminar Hoja

Men contextual en la etiqueta  Eliminar

Cambiar nombre de Hojas

Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de los siguientes
siguien
mtodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato  Cambiar el nombre

de la Hoja

Excel 2010

Men contextual en la etiqueta  Cambiar nombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la
hoja que aparece en la parte inferior
infer de la pantalla.

Mover o Copiar Hojas

Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra a la
posicin deseada.
Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar
Tambin se puede Ocultar,
ultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiqueta utilizando
el Men contextual en la etiqueta o a travs de la Ficha Inicio, Grupo Celdas, opcin Formato
y eligiendo la opcin deseada.
Seleccin de Celdas
Utilizando el teclado:
Posicionar el puntero en la celda inicial

Presionar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango

Utilizando el Mouse:
Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial

Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

Celdas:

B4:D9

Seleccionar celdas no contiguas

Columnas: B,D Filas: 4, 9

Excel 2010

Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios

Seleccin de una columna o fila
Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

Columnas: B y C
Filas: 4 a 9

Seleccionar celdas de una hoja entera

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el encabezado de la
columna A y el de la fila 1.

Funciones bsicas
Conceptos bsicos sobre funciones

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores
especficos o argumentos.

Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

Toda funcin devolver un resultado hacia la celda en que fue digitada.

Microsoft Excel dispone de un conjunto de funciones organizadas por categoras,

las cuales permiten resolver problema especficos de diversas disciplinas como
estadsticas, matemticas, financieras, etc.

Puede introducir funciones directamente en la celda o a travs de un asistente:

Insertar funcin.

Para el uso de funciones puede utilizar la Biblioteca de Funciones de la ficha

Frmulas.

Categoras de las funciones

Excel organiza las funciones a travs de categoras a fin de que puedan ser localizadas
con una mayor facilidad. Y las categoras empleadas son:
1.
2.
3.

Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas

Excel 2010

4. Estadsticas
5. Bsqueda y referencia
6. Base de datos
7. Texto
8. Lgicas
9. Informacin
10. Ingeniera
11. Cubo
12. Compatibilidad
mpatibilidad

Formato
En esta sesin vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual no solo
hace ms agradable la lectura, sino que adems permite resaltar algunos resultados para
llamar la atencin sobre ellos. Adems, se mostrar la forma de crear frmulas para realizar
diversos tipos de clculos con los datos almacenados en la hoja.
Formato del Texto
Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar
2. En la Fichaa Inicio, Grupo Fuente y Alineacin hacer uso de los botones
apropiados.

Formato de Nmeros

Excel 2010

Los Nmeros contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras. Para
cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar las celdas que contienen los
nmeros
2. En la Ficha Inicio, Grupo Nmero hacer uso de
los botones apropiados

Formato de Fechas y Horas

Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

Formatos Personalizados
Nmeros con "texto"

Si desea mostrar unidades de medida en una celda con

contenido numrico, y a la vez ste deba mostrar texto,
sin perder su condicin de nmero, deber realizar lo
siguiente:

Excel 2010

1. Seleccionar la celda o celdas

2. Abrir el grupo de Nmero y elegir la categora
categ
Personalizada
3. Realice las acciones indicadas
Anteponer "ceros"
Se tiene la concepcin general de que
"cero a la izquierda no vale", pero se
dan casos en que estos ceros tienen un
valor significativo, por ejemplo, los
cdigos numricos (001, 002,).
1. Seleccione la celda(s)
2. Abrir el grupo de Nmero y
elegir la categora
Personalizada
3. Realice las acciones
indicadas

Colocar Bordes a las celdas

Para el trazado de bordes, seguir el siguiente
procedimiento:

1. Seleccionar las celdas a las cuales desea

aplicar los bordes
2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic
en el botn de Bordes. Se mostrarn las
opciones de bordes.
3. Seleccionar el tipo de borde que desea
aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes

Excel 2010

Nota: Tambin puede dibujar los bordes, seleccionando

seleccionando primero el color de lnea y el estilo
de lnea y luego trazar con el "lpiz" (el cursor toma esta forma) el borde deseado sobre las
celdas

Copiar Formato
Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente,
puede
de utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:
1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el botn

Copiar Formato
3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el formato.

Insertar Comentarios
Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en alguna parte
de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirn documentar el libro
de trabajo, por ejemplo
lo podemos indicar de dnde procede el dato, qu frmula se ha
aplicado, etc., tal como lo apreciamos en la imgen.

1. Clic derecho en la celda que tendr el comentario

2. Opcin Insertar comentario

Excel 2010

3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda
(La esquina superior derecha de la celda, mostrar un marcador de color rojo).

Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda.

Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con comentario, y elegir
opcin: modificar o eliminar comentario.

Formato Condicional
En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el
contenido de la celda o su procedencia.
procedencia. En el formato condicional, los atributos debern
aplicarse de manera automtica, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se
tiene el siguiente caso:

1. Seleccionar las celdas C3:C6

2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional
3. Definir
nir los criterios apropiados

Excel 2010

Referencia de Celdas
Cuando se crea una frmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizar en la
operacin, segn su localizacin en la hoja de clculo. Esta localizacin puede ser una
referencia relativa, absoluta o mixta.

Referencia Relativa:

Excel 2010

Significa que los valores empleados en una frmula cambian respecto a la celda activa. Es
decir, si se copia una frmula en una fila o columna diferente, los parmetros de la frmula
cambian de forma automtica. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=B8+C8)
Referencia Absoluta:
Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una frmula en
otra celda. La forma de indicar esto es colocando el smbolo de dlar ($) delante de la letra
de la columna y del nmero de fila. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5)
Referencia Mixta:
Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la direccin de una columna ( $F5) o solo
la direccin de la fila (F$5)
Cuando escriba una
na frmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda que va
a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otra celda.
Puede usar la tecla F4 al momento de escribir o sealar la celda, para cambiar la refer
referencia
entre relativa (F5), absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

Sumar un rango de celdas automticamente

Si se desea sumar en forma rpida y automtica, un rango de celdas que
contienen nmeros, se puede hacer uso del botn Autosuma.

Por ejemplo, si deseamos sumar todos lo nmeros que se encuentran entre las celdas A1 y
D5 y colocar el resultado en la celda C7, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea obtener la suma (Celda C7).

2. Hacer clic en el botn Autosuma
3. El programa incluir el signo = y las referencias o rango que se sumar.
4. Si el rango no es el correcto, proceder a seleccionarlo con el mouse.
5. Para terminar presionar la tecla Enter.

Excel 2010

Una forma de comprobar si el resultado obtenido es el correcto, es seleccionar

selec
los nmeros
que desea sumar y observar la barra de estado. En l se muestra el promedio, la cantidad de
nmeros y su suma.

El siguiente ejemplo nos muestra como obtener la suma horizontal y vertical de un conjunto
de nmeros en una forma ms rpida
rp y en un solo paso.

1. Seleccionar todos los nmeros a sumar e incluir las celdas donde se mostrarn los
totales, es decir de B2:F8
2. Presionar el botn Autosuma

Excel 2010

FUNCIONES
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comnmente,
como una sumatoria, un promedio, etc. Adems Excel 2007 cuenta con funciones diversas,
tales como: estadsticas, financieras, matemticas, etc., que resuelven las nece
necesidades ms
frecuentes de distintas disciplinas profesionales.

ESQUEMA DE UNA FUNCIN

Una Funcin debe tener la siguiente sintaxis:
=<Nombre_Funcin> (<Argumentos>)
El nmero y tipo de argumentos requeridos vara de una funcin a otra, los cuales pueden
ser:

Nmeros

Texto

Valores lgicos

Referencias

Matrices

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la direccin de una

celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el smbolo de dos puntos (:) para
separar la celda
elda inicial y final.
Ejm. =SUMA(A5:A10)

Cuando una funcin posee ms de un argumento, stos deben ser separados por un punto y
coma (;) o coma (,).
Ejm =SUMA(A1;A5;A10)
=SUMA(C1:C5;B10:B20)

suma las tres celdas indicadas

suma los dos rangos indicados.

ASISTENTE DE FUNCIONES
En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parmetros que conforman una funcin,
para ello, podemos acudir al asistente de funciones, el cual va solicitando los componentes
correctos.
Las funciones se comportan como frmulas, se pueden agrupar con parntesis, se pueden
hacer las combinaciones que ms convengan.
Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:
1.
2.

Seleccionar la celda donde desee insertar la funcin

En la Ficha Frmulas, hacer clic en el botn Insertar Funcin

Excel 2010

3.

Aparece el siguiente cuadro de dilogo, seleccione las opciones adecuadas.

Seleccione una categora ( si

lo
desconoce
seleccione

Seleccione una

Sintaxis de la funcin

4.

Luego, deber indicar los argumentos que conforman la funcin

5.

Por ltimo, al dar clic en Aceptar se tendr el resultado deseado.

Excel 2010

FUNCIONES ESTADSTICAS
FUNCIN SUMA
Calcula la suma de los valores especificados.
Sintaxis: =SUMA(nmero1, nmero2,.)
nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener.
Ejemplo:
Hallar la suma de las cuotas de la siguiente
tabla.
1.
Ubicar el puntero en la celda donde
desee obtener la suma (B10).
2.
Escribir la Funcin: =suma(
3.
Seleccionar los valores a sumar (B2:B8)
4.
Dar Enter
El resultado obtenido es igual a 90 ya que las
celdas vacas se consideran con un valor igual a 0.
FUNCIN PROMEDIO
Permite calcular el promedio de los valores especificados
Sintaxis: =PROMEDIO(nmero1, nmero2,.)
nmero1, nmero2 pueden ser valores o expresiones numricas o referencias a celdas o
rangos numricos.
Ejemplo: Hallar el promedio de cada alumno.

Excel 2010

FUNCIN CONTAR
Cuenta la cantidad de valores numricos que hay en un rango especificado.
Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,.)
rango1, rango2 son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255 argumentos y
no cuenta las celdas vacas o que contengan textos.
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que tienen notas.
no

FUNCIN CONTARA
Cuenta las celdas no vacas que hay en un rango especificado.
Sintaxis: =CONTARA(rango1, rango2,.)
rango1, rango2 son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255 argumentos.
Los rangos pueden ser de cualquier tipo.
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos.

Excel 2010

FUNCIN CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco que hay en un rango especificado.
Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(rango)
Rango : es el rango donde se desea contar el nmero de celdas en blanco.
Ejemplo:
emplo: Contar la cantidad de alumnos que no tienen la nota 2

FUNCIN CONTAR.SI
Cuenta las celdas que cumplan un criterio determinado.
Sintaxis: =CONTAR.SI(rango,criterio)
Rango : es el rango donde estan las celdas que sern contadas.
Criterio: es la condicin que debe cumplirse.
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos aprobados en cada examen.

Excel 2010

FUNCIN MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,)
nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mximo.
Ejemplo: Hallar la mxima nota de cada examen tomado.

FUNCIN MIN
Devuelve el mnimo valor de un conjunto de valores.
Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,)
nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea
desea encontrar el valor mnimo.
Ejemplo: Hallar la mnima nota de cada examen tomado.

Excel 2010

FUNCIONES MATEMTICAS
FUNCIN ENTERO
Devuelve la parte entera del nmero que se especifica.
Sintaxis: =ENTERO(valor)
Valor es el nmero o una expresin numrica cualquiera
Ejemplo:

La suma de los valores obtenidos mediante la funcin Entero es $12 ya que no suma ningn
decimal. La suma de los valores obtenidos mediante el formato de celdas es $14 ya que
suma los decimales existentes ocultos.
FUNCIN REDONDEAR
Redondea un nmero a una cantidad determinada de decimales.
Sintaxis: =REDONDEAR(numero,decimales)
Numero y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera
Ejemplo:

El valor de la celda A2 es 4.584596. Al aplicar la funcin Redondear con 2 decimales se

obtiene 4.58 y con 4 decimales se obtiene 4.5846

Excel 2010

FUNCIN POTENCIA
Eleva un nmero a una potencia especificada.
Sintaxis: =POTENCIA(numero,potencia)
numero :es el nmero base. Puede ser cualquier nmero real.
potencia : es el exponente al que se desea elevar el nmero base.
Ejemplo: Hallar el volumen de un cubo

La funcin Potencia tambin permite calcular races. Por ejemplo, para calcular una raz
cbica, se indica como exponente: 1/3.
FUNCIN RCUAD
Calcula la raiz cuadrada del nmero especificado
Sintaxis: =RCUAD(numero)
numero : Puede ser cualquier nmero real positivo.
Ejemplo: Hallar la raiz cuadrada del nmero 144

=RCUAD(B1)

La funcin RCUAD devuelve siempre un nmero positivo.

No se puede sacar raiz de numeros negativos.

Excel 2010

FUNCIN SUMAR.SI
Calcula la suma de un rango considerando solamente aquellas celdas que satisfagan un
criterio especificado.
Sintaxis: =SUMAR.SI(rango de criterio,criterio,rango a sumar)
rango de criterio :es el rango que contiene
c
los valores a evaluar.
criterio : es la condicin que deben de cumplir los valores.
rango a sumar : es el rango que se sumar.
Ejemplo: Calcular los totales por Editorial

En ls columna F se calculan la suma de los importes por editorial.

FUNCIN SUMA.CUADRADOS
Calcula la suma de de los cuadrados de los valores especificados
Sintaxis: =SUMA.CUADRADOS(valor1,valor2,)
valor1, valor2,.. pueden ser nmeros o expresiones numricas
Ejemplo: Hallar la suma de los cuadrados

La suma del cuadrado de 5, el cuadrado de 4 y el cuadrado de 6 es igual a 77

Excel 2010

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Fecha

AO

Devuelve el ao correspondiente a una fecha

Sintaxis: =AO
AO(fecha)

MES

Devuelve el mes correspondiente a una fecha

Sintaxis: =MES
MES(fecha)

DIA

Devuelve el nmero de da correspondiente a una fecha

Sintaxis: =DIA
DIA(fecha)

DIASEM

Devuelve el da de la semana correspondiente a una fecha

Sintaxis: =DIASEM
DIASEM (fecha)

HOY

Devuelve la fecha actual del sistema

Sintaxis: =HOY
HOY()

AHORA

Devuelve la fecha y hora actual del sistema.

Sintaxis: =AHORA
AHORA()

Excel 2010

FUNCIONES DE TEXTO
En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Texto

MAYUSC

Convierte el texto a maysculas

Sintaxis: =MAYUSC
MAYUSC(Texto)

MINUSC

Convierte el texto a minsculas

Sintaxis: =MINUSC
MINUSC(Texto)

NOMPROPIO Nompropio convierte el texto que cada palabra comience con mayscula
Sintaxis: = NOMPROPIO(Texto)
LARGO

Devuelve la longitud de una cadena

Sintaxis: =LARGO
LARGO(Texto)

DERECHA

Extrae caracteres del extremo derecho de un texto.

Sintaxis: =DERECHA
DERECHA(Texto, Num caracteres)

IZQUIERDA

Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto.

Sintaxis: =IZQUIERDA
IZQUIERDA(Texto, Num caracteres)

MED

Med un nmero de caracteres del texto.

Sintaxis: =MED
MED(Texto, Posic inic; Num caracteres)

Sesin

2
Funciones Lgicas y Bsqueda
En esta sesin trataremos:

Funciones lgicas

Rangos

Funcin de Bsqueda

Funciones Lgicas y Bsqueda

Funciones lgicas
Funcin SUMAR.SI
FUNCIN

DESCRIPCIN
Suma las celdas que cumplan con una condicin. Se evala el primer rango y se suman
las celdas coincidentes en RangoSuma

Sintaxis
SUMAR.SI(Rango;Condicin;RangoSuma)

Ejemplo: =SUMAR.SI(A2:A10;>200;B2:B10)

=SUMAR.SI(C4:C8; <=300;E4:E8)

SUMAR.SI

Ilustracin 35

Las funciones lgicas permiten resolver problemas especficos de clculo. Adems, en

este captulo se utilizarn funciones de informacin que permitan conocer el tipo y
contenido de los datos de una celda.

Valores lgicos
Una de las principales tareas que podr
podr desarrollar con una hoja de clculo es el
anlisis de la informacin a travs de expresiones que devuelvan un resultado de
verdadero o falso. Es por eso que utilizaremos funciones que analicen expresiones
de devuelvan valores lgicos.

Funciones Lgicas y Bsqueda

Los valores lgicos:

VERDADERO / FALSO
Estas palabras tienen un significado y uso especial en Excel, tal como veremos a
continuacin.

Funcin SI
SI(prueba_lgica;val
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor

val si
dicho argumento es FALSO.

Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el
valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contr
contrario,
ario, la expresin se evala como FALSO. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin
comp
(>, <,
>=,<=,<>).

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba

lgica es VERDADERO. Por ejemplo, tomando el ejemplo anterior so A10 es
igual a 100 entonces se podra devolver el resultado de una operacin como
A10*19%, o simplemente un valor numrico o de texto, si ees de texto debe
entre comillas.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es

FALSO.. Por ejemplo, para el caso anterior si A10 no era igual a 100 entonces
se podria devolver el resultado de una operacin como A10*17%, o
simplemente un valor numrico o de texto, si es de texto debe entre
comillas.

Se tiene la hoja jornales:

Ilustracin 36

Funciones Lgicas y Bsqueda

Calcular el Monto
El Monto se determina de acuerdo al Tipo. Si el trabajador es Estable tendr
un Monto fijo de 190 mientras que Destajo se pagar 0.5 por unidad
producida.

Solucin:
Puede construir la funcin a travs del Asistente o digitando directamente en
la celda la frmula.

Ilustracin 37

Argumentos

Valores

Prueba_lgica

Tipo = Estable

Valor_si_verdadero (expr1)

190

Valor_si_Falso (expr2)

D5 * 0.5

Entonces la frmula ser:

=SI(B5 = Estable; 190 ; D5 * 0.5)

Rangos
Direcciones de celda
La direccin de una celda est constituida por el nombre de la pgina a la cual pertenece,
seguida de la letra de la columna y el nmero de la fila en la cual se encuentra. Por ejemplo:
Hoja1!F4
Celda que se encuentra en la columna F, fila 4 de la hoja de clculo Hoja1.
Enero!G16
Celda que se encuentra en la columna G, fila 16 de la hoja de clculo Enero.
A9
Celda que se encuentra en la columna A, fila 9 de la hoja de clculo actual.

Funciones Lgicas y Bsqueda

Para hacer referencia a celdas que estn en la misma hoja de clculo, no es necesario
escribir el nombre de la hoja, pues esto sera redundante.

Direcciones de bloque de celda

Un bloque de celdas es un conjunto de celdas adyacentes que forman una rregin
rectangular. La direccin de un bloque se obtiene haciendo referencia a la direccin de una
celda que est en una esquina del bloque, y la direccin de la celda que est en la esquina
opuesta. Ambas direcciones deben ir separadas por el smbolo : (dos
(dos puntos ortogrficos).
Por ejemplo:
A4:B6

Bloque de celdas de dos columnas y tres filas.

B8:B12

Bloque de celdas de una columna y cuatro filas.

A7:A7

Bloque de celdas de una sola celda.

Operadores de Referencia
Microsoft Excel usa dos puntos (B12:C36)
(B12:C36) para designar un rango. Se pueden usar comas
para seleccionar rangos mltiples (B12:C36,F14:H26) en muchas funciones.

Crear nombres de rango a travs el cuadro de nombres

Como ya hemos visto, las frmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen men
mencin a
celdas o tambin a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un rango de celdas es
mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces lo ms prctico es darle un
nombre a este rango, y de all en adelante en vez de escribir las coordenadas de celda,
mejor se escribe el nombre de rango que le hemos dado. Para nosotros ser ms fcil
recordar el nombre de rango que las coordenadas de celda de ese rango.
Un vez nombrado un rango, este podr ser usado de all en adelante en cualquier frmula o
en cualquier orden de men de Excel cuando se tenga que hacer referencia a ese rango.

Asignar nombre a una celda

1. Crear el siguiente diseo

Funciones Lgicas y Bsqueda

Ilustracin 38

2. Asignar a la celda F9 el nombre TCAMBIO

Cuadro
de
nombres

Ilustracin 39

Clic en la celda F9

Clic en Cuadro de nombres

Escribir TCAMBIO [Enter]

3. Para resolver el problema

Funciones Lgicas y Bsqueda

Ilustracin 40

Clic en la celda F13

Escribir la frmula: =E13 * TCAMBIO

Luego, copiar la frmula

Observar y analizar los resultados!

Asignar nombre a un Rango de celda

1. Crear el siguiente diseo
Cuadro
de
nombres

Ilustracin 41

Funciones Lgicas y Bsqueda

2. Asignar nombres de rangos

- Seleccionar el rango C14:C20 y asignarle en cuadro de nombres:
TCANTIDAD
- Seleccionar el rango P14:P20 y asignarle en cuadro de nombres: TPRECIO
3. Para resolver el problema
- Clic en la celda R14
- Escribir la frmula: = TCANTIDAD * TPRECIO
- Luego, copiar la frmula y observar los resultados!

Eliminar un nombre de Rango de celda

- Hacer clic en la ficha Frmulas, Administrar nombres
- Luego seleccionar el nombres de rango a eliminar

Ilustracin 42

Funcin de bsqueda
Si es necesario buscar valores en listas o tablas o si se necesita buscar la referencia de una
celda, pueden utilizarse las funciones de consulta y referencia. Por ejemplo, para buscar un
valor en una tabla que coincida con un valor en la primera columna de otra tabla, utilice la
funcin CONSULTAV.

Funcin ConsultaV
=CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

Funciones Lgicas y Bsqueda

Argumentos

Valor_buscado
Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en
Es una tabla donde se buscan los datos, la cual debe estar ordenado en
forma ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos.

Indicador_columnas
Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente.
Si el argumento indicador_columnas es igual a 2, la funcin devuelve el
valor de la segunda columna de la matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 3, devuelve el valor de la tercera columna
de matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si indicador_columnas es menor que 1, CONSULTAV
CONSULTAV devuelve el valor de
error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de
columnas de matriz_de_comparacin, CONSULTAV devuelve el valor de
error #REF!

Ordenado
Es un valor lgico que indica si desea que la funcin CONSULTAV busque
un valor igual o aproximado al valor especificado.
Si el argumento es VERDADERO la funcin devuelve el valor
inmediatamente menor que valor_buscado.
Si ordenado es FALSO, CONSULTAV devuelve el valor buscado. Si no
encuentra ningn valor, devuelve el valor de error
error #N/A.
Si CONSULTAV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO,
devuelve el valor de error #N/A.

Funciones Lgicas y Bsqueda

Buscar valores especficos

1. Crear el siguiente diseo

Ilustracin 43

2. Establecer un nombre de rango TABLA1 a las celda C3:D6

3. Ubicarse en la celda F10 y escribir la frmula
=CONSULTAV(E10;TABLA1;2)
4. Copiar la frmula y Observar lo que ha sucedido.

Buscar valores aproximados

1. Crear el siguiente diseo

Ilustracin 44

2. Establecer un nombre de rango TABLA1 a las celda B2:C3

3. Ubicarse en la celda G9 y escribir la frmula
=CONSULTAV(D9;TABLA2;2)*F9
4. Copiar la frmula y Observar lo que ha sucedido.

Sesin

3
Grficos e Impresin
En esta sesin trataremos:

Impresin

Grficos

Impresin y Grficos

El proceso de impresin
Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta
automticamente. Adems, usted podr modificar las caractersticas de su hoja (tamao,
orientacin, mrgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora.
Para
ra imprimir Excel manipula 3 vistas: La NORMAL, la VISTA DISEO DE PAGINA y la VISTA
PREVIA DE SALTO DE PGINA. Estas vistas le ayudaran en el proceso de imprimir.
Las herramientas de vistas y diseo de pgina se encuentran en la seccin VISTAS DE LIBRO
de la ficha VISTA.

Ilustracin 45

Es importante anotar que para probar estas caractersticas debe tener alguna impresora
instalada, local o de Red.
Use el Panel de Control Hardare
Ha
y sonidoImpresora y configure una imp
impresora.

Impresin y Grficos

Microsoft Office tambin ha incorporado una Impresora llamada Microsoft Office

Document Image Writer, que enva la impresin a un archivo, igual que en un proceso de
escaneo.

Vista preliminar o Vista previa

Esta vista muestra su tabla antes de imprimirla. Aqu usted podr controlar las opciones y
caractersticas de la impresin.
Para tener una vista previa de lo que usted va a imprimir, puede realizar cualquiera de las
siguientes acciones:
1. Clic en Archivo, Imprimir

Ilustracin 46

Diseo de pgina
Por defecto Excel usa una pgina predeterminada para imprimir su tabla: tamao de
papel (A4), encabezados y pies, etc.
Puede controlar la apariencia, o diseo, de las hojas de clculo impresas utilizando la
ficha DISEO DE PGINA y las opciones contenidas en ella.
Las hojas de clculo pueden imprimirse en orientacin vertical u horizontal; tambin
pueden usarse diferentes tamaos de papel.

Impresin y Grficos

Los datos de la hoja pueden centrarse entre los

los mrgenes izquierdo y derecho o
superior e inferior, etc.

Ilustracin 47

Orientacin
Esta opcin le permitir elegir entre la pgina vertical y horizontal.

Ilustracin 48

Escala (Ajuste de Escala)

Esta opcin le permite ajustar el contenido de la hoja de clculo de tal forma que
pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite.
Para ajustar la escala de impresin ingrese a la ventana Configurar pgina y en la
ficha Pgina encontrar las siguientes opciones:

Ilustracin 49

Impresin y Grficos

Ajuste de Escala: Donde podr elegir entre:

Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje

establecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100
100%. Si usted
desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor o
uno mayor para que se imprima ms grande de lo normal

Ajustar a, usted podr reducir una tabla que ocupa 4 pginas a slo 2 o
una tabla que ocupa 2 pginas a slo 1.

Tamao del papel

Esta opcin permite elegir tamaos de papel entre una lista predeterminada, o
tambin accediendo a la ventana Configurar pgina por medio de la opcin Ms
tamaos de papel.

Ilustracin 50

Calidad de Impresin
Si se utiliza una resolucin alta de puntos por pulgada (ppp) para la impresin se
obtienen resultados de impresin de calidad, pero imprimir puede llevar ms
tiempo.
Puede cambiar la configuracin de la resolucin a un valor ppp inferior, en funcin
del tipo de impresora que use. Si la impresora que utiliza admite la impresin de

Impresin y Grficos

calidad de borrador, puede especificar la calidad de borrador para una impresin

ms rpida.

Ilustracin 51

Opciones de impresora
En el cuadro Impresora del cuadro de dialogo IMPRIMIR Especifique la impresora a
usar.
Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como:

Tamao del Papel

Orientacin

Calidad de Impresin

Si la impresin ser a color o blanco y ne

negro, etc.

Pero muchas de estas opciones dependern del tipo de impresora que tenga
instalado.

Impresin y Grficos

Ilustracin 52

Mrgenes
En la opcin mrgenes encontrar configuraciones de mrgenes predeterminados

Ilustracin 53

Impresin y Grficos

Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opcin Mrgenes

personalizados y se mostrar la ventana Configurar Pgina en el cual podr realizar
los ajustes necesarios.

Ilustracin 54

Encabezado y Pies de Pagina

Cuando tiene activada la vista Diseo de pgina podr agregar de manera directa un
encabezado y pi de pgina a la hoja de impresin

Ilustracin 55

Impresin y Grficos

Tambin puede acceder a las opciones de Encabezado y Pi de pgina por medio de

la ventana Configurar Pgina y la ficha Encabezado y pi de Pgina

Ilustracin 56

Los encabezados y pies de pgina se muestran en la parte superior e inferior de sus

pginas impresas. Usted puede usar alguno de los encabezados o pies incorporados
o crear uno personalizado.
En esta ficha puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel: haga
clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botones de
Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de pgina a usar.

Ilustracin 57

Impresin y Grficos

Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su
encabezado y Pie. En la siguiente
siguiente tabla observe los botones y la utilidad de c/u de
ellos.
BOTN

UTILIDAD

Modifica el formato de fuente del texto seleccionado. Fuente, tamao, estilo y

efectos.

Inserta el nmero de pgina de la hoja a imprimir.

Inserta el nmero total de pginas a imprimir.

Inserta la fecha del sistema.

Inserta la hora del sistema.

Inserta la ubicacin y el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre de la hoja.

Insertar Imagen
Use este botn para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el
encabezado de pgina

Formato de la imagen
Para modificar el tamao de la imagen, recortarla o modificar los
formatos establecidos de la misma.

Impresin y Grficos

Hoja
rea de impresin
Es uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no
se desea imprimir la hoja de clculo completa. Si una hoja de clculo incluye
un rea de impresin, slo se imprime dicha rea.
Si imprime una seleccin especfica de la hoja de clculo con frecuencia,
puedee definir un rea de impresin que incluya slo esa seleccin. Cuando
imprima la hoja de clculo despus de haber definido un rea de impresin,
slo se imprimir esta rea. Puede agregar celdas para ampliar el rea de
impresin segn sea necesario y puede borrar el rea de impresin para
volver a imprimir la hoja de clculo completa.
Saltos de Pgina
Los saltos de pgina marcan la hoja de clculo indicando cada una de las
pginas a imprimir. Estos saltos se insertan de acuerdo a las especificaciones
de laa configuracin de pgina: tamao de papel, escala, mrgenes, etc.
Insertar y Retirar
Los saltos de pgina pueden ser horizontales y verticales y se muestran en su
hoja de clculo como lneas punteadas.
Configurar la Impresin
Si usted configuro su pgina se imprimir con las opciones elegidas.

Ilustracin 58

Impresin y Grficos

Si desea configurar las opciones para imprimir, dirjase al botn de office y elija la
opcin Imprimir y luego nuevamente Imprimir en la parte derecha de la ventana:
Excel muestra la siguiente caja de dialogo Imprimir que presenta caractersticas
similares al de cualquier programa (tal como MS Word), pero adicionalmente
muestra opciones especiales como los de la seccin Imprimir:

valo de pginas a imprimir

Intervalo
En el cuadro Intervalo de pginas
Indique si desea imprimir todas las pginas de su tabla o slo alguna pgina en
particular.

Objetos a imprimir
En el cuadro Imprimir
Seleccione la opcin Hojas Activas para imprimir su rea de impresin o las hojas
seleccionadas.

Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opcin Todo el Libro.
Si elija la opcin Seleccin, Excel ignora el rea de impresin e imprime el rango de
celdas seleccionados.

Nmero de Pginas (Cantidad d

de copias)
En el cuadro Copias
Indique la cantidad de copias que necesite.

El cuadro Intercalar
Organiza las pginas numeradas al imprimir varias copias de un documento.
Si la casilla esta prendida, se imprimir una copia completa del primer documento
antes de que se imprima la primera pgina de la siguiente copia.
Si la casilla est apagada, y usted quiere 5 copias, se imprimir primero 5 copias de la
pgina 1, luego 5 copias de la pgina 2, etc.

Impresin y Grficos

Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.

Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo.
La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A
menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:

Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal

normal como cualquier otro
objeto.

Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Ilustracin 59

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en
el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el
grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que
solicita.

Ilustracin 60

Impresin y Grficos

Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
dispo
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico.
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que
se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

Ilustracin 61

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de
grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.

Ilustracin 62

Aadir una serie de datos

Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que
aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy
tiles relacionadas con los
Datos:

Ilustracin 63

Impresin y Grficos

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro
de dilogo:
En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarn
en cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen,
imagen, hemos englobado de la celda C7 a
la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botn y
seleccionar las celdas en la hoja.

Ilustracin 64

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan
ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en
cambio, (como
o el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar para modificar el literal que se mostrar en la leyenda de series del
grfico, o el rango de celdas de las series o categoras.

Ilustracin 65

Impresin y Grficos

El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categoras y
viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un grfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.

Caractersticas y formato del grfico

En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
grfico. Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir
Lneas de la cuadrcula para leer mejor los resultados.

Ilustracin 66

En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales. Y
para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si
los ejes tendrn o no etiquetas descriptivas, o qu escala de valores manejarn, entre otras.
Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin "Ms opciones
de...".

Ilustracin 67

Impresin y Grficos

En la seccin Etiquetas podrs establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico o

configurar la Leyenda:

Ilustracin 68

Pulsando el botn Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las

opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).
Tambin puedes elegir Ms opciones de leyenda. De esta forma se abrir una ventana que
te permitir configurar, adems de la posicin, el aspecto esttico: relleno, color y estilo de
borde, el sombreado y la iluminacin.
Si lo que quieres es despl
desplazarlos,
azarlos, slo debers seleccionarlos en el propio grfico y
colocarlos donde desees.

Ilustracin 69

Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el

modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales.
Cuadro Grfico,
fico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles
Puedes dar un estilo rpidamente a tu grfico utilizando la pestaa Diseo. En funcin del
tipo de grfico que hayas insertado (lneas, barras, columnas, etc.) te propondr unos u
otros.

Ilustracin 70

Estos estilos rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al

al grfico, situar la leyenda en
uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio grfico, etc.

Impresin y Grficos

Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la

seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin
tambin ms adelante para enriquecer la
visualizacin de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.

Ilustracin 71

Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.

Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus
componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo
que buscas.
Tambien puedes seleccionar en el propio grfico el elemento que quieres modificar, o bien
seleccionarlo
ccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentacin o en la de Formato.

Ilustracin 72

En la imagen vemos que est seleccionada el rea de trazado.

A continuacin, podemos pulsar el botn Aplicar formato a la seleccin.

Impresin y Grficos

Modificar el tamao y distribucin de un grfico

Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.

Ilustracin 73

Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao mantiendo
el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms
grande o pequeo.

Ilustracin 74

Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el cursor sobre
cualquier objeto seleccionado, podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.

Modificar la posicin de un grfico

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Para ello:
1. Selecciona el grfico.
2. Sitate en la pestaa Diseo de las Herramientas de grficos.
3. Pulsa sobre el botn Mover grfico que encontrars en la seccin Ubicacin.

Impresin y Grficos

Ilustracin 75

4. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Ilustracin 76

La primera opcin te permite establecer el grfico como una Hoja nueva.

Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs
contrastar los datos nmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del
formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y
pulsa Aceptar.

Eligiendo Objeto
jeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si
utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la
posicin y con el tamao que t eligas. sta es la forma en que se inserta por
defecto, cuando se genera un nuevo grfico.

Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o bien a
otra.

Los minigrficos
Ahora que ya sabes cmo utilizar grficos, vamos a hablar de los minigrficos. Se trata de
una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeo grfico representantivo en
una nica celda que representar a una nica serie de datos. De esta forma podrs ver de
una ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.
El grupo Minigrficos se encuentra tambin en la pestaa
pestaa Insertar de la cinta de opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de grfico: de lnea, de columna y de ganancia o prdida.

Impresin y Grficos

Ilustracin 77

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta:

Herramientas para minigrfico. En ella encontrars la ficha Diseo que te permitir realizar
acciones bsicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de
grfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera
cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos,
o remarcar determinados puntos (el ms alto, el ms bajo...).

Ilustracin 78

A pesar de que el minigrfico se contiene en una nica celda, no es posible borrarlo

seleccionndola y pulsando SUPR, como haramos con otro tipo de contenido. Para ello,
debemos utilizar la opcin Borrar que se encuentra en la pestaa Diseo de las
Herramientas para minigrfico. Seleccionaremos el minigrfico o minigrficos a eliminar
paraa que aparezca la barra y pulsaremos el botn Borrar.
Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automticamente al tamao de la celda, por
lo que, si consideramos que es demasiado pequeo, slo debemos aumentar el ancho de la
columna que lo contiene para darle ms ancho o modificar la altura de la fila para darle ms
altura. Si lo que quieremos es cambiar el grosor de la lnea, por ejemplo, podremos hacerlo
desde sus herramientas de estilo.