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REVISTA Universidad EAFIT
Vol. 41. No. 139. 2005. pp. 46-56
Propuesta metodolgica
10
de
octubre
de
2004
Aceptacin:
20
de
agosto
Resumen
El siguiente artculo presenta la elaboracin de una propuesta
metodolgica para el mejoramiento de procesos, siguiendo el
Enfoque Harrington para el mejoramiento de procesos y la Norma
ISO 9004 versin 2000, en una compaa de Servicios. Basados en
estas dos metodologas se construye un esquema de mejoramiento
para el proceso de las rdenes de Trabajo.
En la parte nal del informe se presentan las conclusiones acerca
del proceso de mejoramiento desarrollado y se plantean algunas
recomendaciones para hacer del mejoramiento una herramienta
generadora de nuevas oportunidades de progreso.
Palabras Clave
Mejoramiento
Procesos
Diagnstico
Puntos Crticos
de
2005
PREZ O., G.; SOTO C., A. M. | Propuesta metodolgica para el mejoramiento de procesos
Key words
Improvement
Processes
Diagnosis
Tactically important points
Introduccin
l mejoramiento de procesos aparece
hoy como una de las herramientas
utilizadas por las organizaciones, no
slo con el n de aumentar la calidad
de sus productos o servicios y satisfacer a
plenitud las necesidades de sus clientes, sino
para autoevaluar continuamente sus factores
clave competitivos e identicar oportunidades de
mejora. Adems, los procesos de mejoramiento
pueden aumentar las posibilidades de incrementar
resultados nancieros y operativos a las empresas
que lo utilizan.
1. El mejoramiento de procesos
Por proceso se entiende cualquier actividad
o grupo de actividades que emplee un insumo,
le agregue valor y suministre un producto a
un cliente externo o interno (Harrington, 1993,
p. 121), de esta manera todas las actividades
presentes en el desarrollo de un proceso deben
realizarse sincronizadamente y deben tener un
propsito comn orientado a la satisfaccin de las
necesidades del cliente.
Los constantes cambios originados en el
ambiente que envuelve a las organizaciones
limitan su desarrollo y crecimiento institucional,
obligndolas a elevar su capacidad de adaptacin
para poder sobrevivir en l. Segn Chiavenato
(1999, p. 467) todo cambio genera un problema
que debe solucionarse racional y ecientemente,
de modo tal que los cambios no se dejen al
azar o a la improvisacin, sino que se planeen
de forma ordenada y consecuente con la razn
de ser de la institucin. De esta manera el
mejoramiento de procesos en una empresa se
convierte en una metodologa de solucin a los
problemas que enfrenta, constituyndose en una
herramienta importante a la hora de dinamizarla y
modernizarla.
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Fase II:
Conocimiento del
proceso.
Fase III:
Modernizacin del
proceso.
Mejoramiento
continuo.
PREZ O., G.; SOTO C., A. M. | Propuesta metodolgica para el mejoramiento de procesos
La Norma ISO 9001:2000 contempla, entre sus ocho (8) principios de la gestin de calidad, el de la mejora
continua, y ampla las directrices para el mejoramiento del desempeo en la ISO 9004:2000 (ICONTEC,
2003).
1.
Organizarse para
el mejoramiento
2.
Conocimiento del
proceso
3.
Revisin de los
problemas del proceso
6.
Mediciones y
controles para
el proceso
5.
Mejoramiento
del
proceso
4.
Identicacin de
oportunidades de
mejoramiento
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Formato Apertura
Cotizaciones
Inconsistencias encontrada
-
Se cargan como tiempo de Mano de Obra (M.O) los tiempos utilizados para
elaboracin de informes, preparacin de viajes, devolucin de herramientas
tcnicos
Las tarjetas de campo se reciben sin nombre y rma del representante del
cliente
Retrabajos
En general
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Segmentacin de los
trabajos
Acciones
- Utilizar rdenes
prototipo
- Segmentar segn
especicaciones
Responsables
- Administradora de
taller
- Asesores
Implicaciones
- Adecuado pago
comisiones
- Control trabajos de los
tcnicos
- Medicin eciencia
tcnicos
Elaboracin de
cotizaciones
- Disminucin tiempo de
O.T.
- El da tcnico se cobrar
en su totalidad
Diligenciamiento
formato de apertura
- Tcnicos
- Herramientero
- Administradora de
taller
- Respaldo de lo
consignado en las tarjetas
- Registros reales de
tiempos trabajados
- Comunicar a los
tcnicos la forma
correcta de llenar las
tarjetas de tiempo
Marcacin y registro de
tiempos de los tcnicos - Destinar tarjetas para
marcar tiempos de
elaboracin informes,
preparacin de viajes
Tiempo de facturacin
Programacin de los
tcnicos
- Utilizar formatos
para evaluaciones
y elaboracin de
informes
- Estandarizacin, orden
y relevancia de la
informacin
- Utilizar Formatos de
informe de servicio
Informes de los
tcnicos
- Tcnicos
- Jefe de taller
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Puntos Crticos
Acciones
- Seguimiento semanal
del indicador
- Utilizar informes
Monitoreo de Estimado
generados en el
vs. Gastado
Sistema
Requisicin de
suministros
Contabilizacin de
Retrabajos
Responsables
- Asesores
- Gerente de
Repuestos
- Administradora de
taller
- Gerente de
servicios
Implicaciones
- Asesores al tanto del
avance de la O.T.
- Autorizacin de gastos
adicionales
- Actualizacin de gastos
adicionales
- Recibir facturas y
rdenes de compra junto
con el pedido.
- Archivar toda la
documentacin de las
O.T.
- Determinar la
responsabilidad de los
tcnicos en los retrabajos
que se realicen
- Administradora de
taller
- Asesores
- Jefe de taller
- Tcnicos
- Herramientero
Conclusiones y Recomendaciones
La adopcin de un programa de mejoramiento de procesos, utilizando conjuntamente las metodologa
desarrolladas por Harrington y siguiendo las directrices de la normatividad ISO, puede llevar una
organizacin a desarrollar constantemente planes de mejoramiento, a interiorizar el concepto de que
siempre es posible hacer las cosas de mejor manera y a estar en funcin de alcanzar ese desempeo
superior. Todo esto se ver retribuido en la plena satisfaccin de las necesidades de sus clientes, en
aumentos de su rentabilidad y en mejores posiciones competitivas en el mercado.
La utilizacin de Entrevistas en profundidad, la Lluvia de ideas, el Anlisis de Pareto y el Diagrama
causa-efecto son herramientas de gran ayuda en los procesos de mejoramiento, pues permiten
la recoleccin de la informacin necesaria para llevar a cabo la revisin del proceso a mejorar, la
elaboracin del diagnstico y la identicacin de los puntos crticos. A travs de ellas se logra una
dinmica de socializacin entre las personas, alcanzando altos niveles de colaboracin y de trabajo
en equipo.
La aplicacin del esquema de mejoramiento propuesto para el proceso de las Ordenes de trabajo,
recoge entre sus aspectos ms relevantes el conocimiento del proceso y la revisin de sus problemas,
pues es a travs de ello como se consigue una visin preliminar del proceso y el levantamiento de su
diagnstico, constituyndose en la base para la identicacin de las oportunidades de mejoramiento.
El diagnstico est basado fundamentalmente en problemas de ndole administrativo en el manejo
del proceso, con lo cual se da la oportunidad para redimensionar la labor administrativa que se est
llevando a cabo e implementar medidas encaminadas a su mejoramiento, haciendo uso de cantidad de
elementos disponibles que estn subutilizados.
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La identicacin de los puntos crticos arroja tres actores importantes relacionados con la correcta
administracin de las rdenes de trabajo, estos son: los asesores comerciales, la administracin de
taller y los tcnicos. El desempeo de cada uno de estos actores tiene incidencia directa en el manejo
de las rdenes de trabajo y debe ser desarrollado en coordinacin y apoyo de sus respectivos jefes
inmediatos, siendo la labor de stos el reejo de la organizacin y responsabilidad con que se maneja
el proceso.
Las medidas cuantitativas no son sucientes a la hora de evaluar un proceso de mejoramiento, puesto
que en l van inmersos muchos otros factores de carcter cualitativo que juegan un papel importante
dentro del proceso y tienen incidencia signicativa en l, por lo tanto sera recomendable tener en
cuenta factores como la resistencia al cambio que experimentan las personas involucradas en el
proceso y cuyo trabajo se ve afectado por las modicaciones propuestas; las tensiones en el ambiente
de trabajo, generadas por la idea de estar en constante evaluacin; las relaciones entre los empleados
y su dinmica de grupo, entre otros. Todos estos aspectos sufren alteraciones; en ste sentido se hace
necesario inuenciar y orientar las personas hacia las buenas relaciones con los dems individuos,
al mismo tiempo que se exalte la importancia del cambio y de los benecios que traera, con el n de
propiciar un clima positivo y favorable para las buenas relaciones en la empresa.
El impacto de una propuesta de mejoramiento para el proceso de las rdenes de trabajo no slo
tiene incidencia dentro del departamento de servicios, sino que tambin trasciende hacia los otros
departamentos de la organizacin, afectando su funcionamiento. Se hace necesario evaluar este
impacto en las dems reas de la organizacin para determinar el grado de sinergia que genera la
propuesta de mejoramiento y si las relaciones de solidez, integracin y comunicacin entre ellos ayudan
realmente a la produccin de un sistema mucho ms eciente.
Bibliografa
Alexander, A. (1994). La Mala Calidad y su
Costo. Estados Unidos: Addison-Wesley
Iberoamericana. 107 p.
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ISO. International organization for standardization. (2002). The Year 2000 Revisions of
ISO 9001 and ISO 9004. From: <www.iso.
ch> (Consulta: 7 de Febrero de 2004).