Aula 26 - No Ções de Arquivologia - Aula 02 PDF

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL
CARGO ESCRIVO PACOTE TEORIA E EXERCCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES
AULA 02 O Gerenciamento da Informao e a Gesto de Documentos
Ol, mais uma vez, concurseiros! Tudo bem? Ainda animados com os
estudos?
Espero que sim, pois a luta continua, e o grande dia se aproxima cada
vez mais! Vamos erguer a cabea manter-nos concentrados no objetivo e na
meta! Foco nos estudos!
Por falar em estudos, vamos a nossa aula de hoje. Como j disse, vamos
estudar algumas atividades e ferramentas da Gesto de Documentos. Nada de
muito difcil, sendo apenas a parte da Gesto de Documentos pedida no edital.
Ento teremos como contedo para esta aula o seguinte:
Protocolos;
Classificao de documentos de arquivo;
Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo;
Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo.
Como sempre, estarei disponvel no e-mail e no frum do curso para

ajud-los: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm sempre com meu
apoio!
Ento vamos comear, pois o caminho longo e o tempo curto!
Prof. Mayko Gomes

Julho/2012
Prof. Mayko Gomes
www.pontodosconcursos.com.br

Gesto de Documentos
Em uma comparao simples, na aula anterior ns conhecemos os
arquivos: vimos suas definies, seus conceitos e sua classificao, assim
como a dos seus documentos. Vamos falar agora das atividades dos arquivos.
Como dito na aula anterior, a funo dos arquivos tornar os documentos e
informaes disponveis a quem deles precise. O arquivo ento deve existir
para atender s necessidades de determinado usurio. E para atender da
melhor forma possvel esse usurio, deve dispor de recursos e capacidades
para faz-lo.
Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoria
das Trs Idades e seu funcionamento.
Na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificao quanto aos
estgios de sua evoluo. Vimos que essa Teoria das Trs Idades pode ser
chamada tambm de Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de Evoluo dos
Arquivos; portanto tenham bastante ateno a essas expresses: caso aparea
alguma delas, trata-se do mesmo assunto. Essa teoria afirma que os arquivos
podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que
so a corrente, a intermediria e a permanente. Vamos estudar tambm cada
uma delas, conforme nosso plano de estudos.
importante saber que todos os documentos, quando so criados ou
recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor
primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos
objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que
mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram
sua criao.
Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primrio; se no
fosse assim, no seriam sequer criados. Esse valor temporrio, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas
ao contrrio, nem todos os documentos possuem o valor secundrio. Este valor
depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente,
ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para
sempre (o valor).
Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele
est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo
principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que
guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam
destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua
o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado
permanentemente.
Prof. Mayko Gomes

Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos,
diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico:
Corrente
Intermedirio
Permanente
Descarte
Transferncia
Recolhimento
Descarte
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao

arquivo permanente, ele no pode ser descartado.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos
permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente
possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica
correspondente esfera de competncia do rgo.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de
valor permanente (valor secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE ALGUMA, devem
ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.
Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um
arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente
confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar
errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama
transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama
recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo,
mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para
saber a qual arquivo se refere.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.
Resoluo
O item est incorreto. A passagem de documentos para o arquivo
intermedirio denomina-se transferncia.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos

documentos ao arquivo permanente.
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Resoluo
O item est incorreto. A conduo
permanente denomina-se recolhimento.
dos documentos ao
arquivo
Dica de prova: Notem ainda que no existe a obrigatoriedade de o

documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so
recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser
descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos
em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo
permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum
em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber.
Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs
Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.
O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O
documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da
instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua
finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor
secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades,
como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais.
O segundo documento uma requisio de transporte para um
funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A
referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao:
possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo,
perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio,
no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da
histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido
para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor
secundrio: ser descartado.
Essas so noes introdutrias de Ciclo Vital dos Documentos. No foi
pedido explicitamente no concurso anterior, mas como eu disse, to
importante que vamos precisar dela para prosseguir com nosso estudo. No
vou me estender muito mais nesse assunto, mas vou colocar algumas
questes sobre isso na lista de exerccios e tambm comentar alguns no fim da
nossa aula.
importante saber estas noes por que a Gesto de Documentos tem
todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades
buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor
primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em
Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os
documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo
permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte
de pesquisa histrica, por exemplo.
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A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto
de Documentos PARA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo
intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou
guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao
uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda
permanente.
Resoluo
O item est correto. exatamente o que preceitua o texto da Lei
8.159/91, transcrito acima.
A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se
justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so mais
utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso em
seu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos
(massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a
responsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procura
reduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos
e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quando
necessrio.
A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo,
a utilizao e a destinao. Vamos tratar de cada uma delas.
A
fase
de
produo
onde
os
documentos
so
criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da
instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de
documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres,
verificao da necessidade do documento, etc.
(STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios,
cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e
participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica.
Resoluo
O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so realizadas
atividades que viabilizem a criao do documento, como a elaborao de
normas, padres, estudos formulrios, ferramentas, etc. Inclui tambm a
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definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitao, seus
conhecimentos e aptides.
A fase de utilizao a onde os documentos so utilizados com a
finalidade principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos
tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o
caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As
atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do
documento (avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras.
(AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao
de documentos.
Resoluo
O item est correto. A fase de utilizao abriga as atividades de controle
sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e
recuperao. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontramse nesta fase.
A fase de destinao onde os documentos sofrem o fim que lhes
determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos
quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo
intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste
arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de
Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois
destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento
para o arquivo permanente.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de
documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta
pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e
equipamentos, e normatizao do acesso documentao.
Resoluo
O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de subsidiar a
criao dos documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase
de destinao engloba atividades que do o devido fim ao documento de
acordo com sua importncia. So elas: a avaliao (que estudaremos adiante),
a elaborao de Tabela de Temporalidade, a determinao de listas e editais
de eliminao, de modos e mtodos de eliminao de documentos, a
possibilidade de doao dos documentos, etc.
E depois dessas consideraes sobre a Gesto de Documentos, vamos ao
primeiro contedo.
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Protocolo
Foi primordial que aprendssemos, antes de tudo, algo sobre a Gesto
de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante, nesta
aula, so algumas de suas atividades. Lembrando que a Gesto de
Documentos o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dos
documentos, desde sua produo at sua destinao.
Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que um conjunto de
atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos.
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam
controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra
protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
O nmero atribudo ao documento quando capturado
pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de
protocolo o nmero de registro que o documento
recebe. Este nmero ser a identificao do
documento dentro da instituio. muito utilizado
em processos.
Documento com
n de protocolo
Protocolo para
recebimento e envio
de documentos
O caderno, ou outro equivalente, onde se

registra as movimentaes internas do documento.
Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas
as
anotaes
sobre
a
movimentao
do
documento. O espao destinado para anotaes
como o nmero do documento, a data de
recebimento e a assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela

distribuio
e
movimentao
de
documentos dentro da instituio. O
protocolo a porta de entrada e sada de
documentos da instituio. Todos os
documentos so recebidos, registrados e
distribudos aos destinatrios. O mesmo
Setor de Protocolo:
ocorre com as movimentaes internas:
responsvel pelo
recebimento, distribuio e
antes de seguir de um setor a outro, o
envio de documentos.
documento deve passar pelo protocolo
antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm
antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a
expedio como atividade de protocolo, mas infelizmente no podemos afirmar
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a posio da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando
uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona
nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.
As atividades de recebimento e classificao so as seguintes:
Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.
As atividades de registro e movimentao so as que tratam da
distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio.
As atividades de expedio tratam da sada de documentos e
correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial,
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve
cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio.
Um cuidado muito importante que se deve ter o de associar as
atividades de protocolo s funes de arquivo corrente! Pelas suas
caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso
freqente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo
de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam
induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo
tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente.
Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo
somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e
controle de documentos dentro da instituio.
Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo,
Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento
importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do
setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.
(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes
e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de
antecedentes.
Resoluo
O item est correto. Segundo os procedimentos descritos, as
correspondncias ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao
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dos documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e
enviadas a seus destinatrios atravs do registro e movimentao.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de

responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo
intermedirio para a realizao dessa atividade.
Resoluo
O item est incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou
central) e setorial so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo
corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est correto.
Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao arquivo corrente, e
no ao intermedirio e permanente.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do

protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite
documental.
Resoluo
O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos Correios, tentando
induzir ao mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de
Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo
intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente
vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os documentos do
arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem utilidade
administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma ligao entre
protocolo e arquivo permanente.
(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no

protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na
organizao.
Resoluo
O item est correto. Os metadados so os dados do documento, como
nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo,
etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de
controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de
controlar seu trmite.
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Classificao de Documentos de Arquivo
Antes de iniciarmos, importante que no confundam a Classificao dos
Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar
agora. O que vamos estudar agora so as atividades de Classificao de
Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um cdigo que
corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituio.
E tambm a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma
das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A
classificao do documento feita no momento em que este chega ao
protocolo e pelo profissional que o recebeu.
(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao
entendida como identificao do assunto no documento, localizao do
assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para
posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas.
Resoluo
O item est incorreto. A classificao do documento realizada por
qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. no momento de sua
entrada ali que o mesmo recebe o cdigo de classificao.
A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao
documento de acordo com o assunto de que ele trate.
O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela
Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por
profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio.
Como vimos tambm, quando se tratar de documento ou
correspondncia de carter ostensivo, a classificao deve ser realizada no
setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar
conhecimento de seu contedo e de seu destinatrio, proceder classificao e
encaminhar os documentos ao destinatrio. Ateno para que as bancas
tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuio de classificar
os documentos do arquivista, como na questo acima, o que no verdade:
responsabilidade do setor de protocolo.
O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a
serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e
ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o
mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que
interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as
necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para
assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podem
ocorrer.
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Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso
constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir dois critrios: o estrutural,
ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da
instituio; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as
atividades desenvolvidas pela instituio.
Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio
de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha
optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda
vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por
exemplo. Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a
estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois
seu objetivo foi definido no momento de sua criao.
Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro
classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os
produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de
que tratam, independente da rea de atuao da instituio.
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Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com
a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e
tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.
Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular.

(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional
pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo.
Resoluo
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O item est incorreto. Vimos que a opo pelo critrio estrutural
pressupe o agrupamento pela estrutura da organizao, ou pelo assunto.
Muito importante que saiba tambm que, por fora da Resoluo
CONARQ n 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR) devem adotar o Cdigo de Classificao para documentos da
atividade meio, institudo para eles, e ainda elaborar um cdigo para
documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a
atividade meio.
Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e entidades
pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns privados que integram
o sistema) devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o
Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada
instituio dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o
mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio. o
caso da Polcia Federal.
A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este
fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so:
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe
correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o
contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao
assunto de que trata o documento.
E as rotinas de classificao so as seguintes:
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundrio(s) de acordo com seu contedo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de
arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios.
Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo
Resoluo CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o
seu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a
todos a responder muitos itens sobre o assunto.
(Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a
partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio
elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.
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Resoluo
O item est correto. Os documentos, nos dois arquivos, tm a mesma
funo: servir administrao. A nica diferena vai ser a freqncia de uso
entre eles. Assim, tambm devem ter a mesma classificao. A classificao
pode ser alterada quando o documento recolhido ao arquivo permanente,
pois agora sua funo outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que
respeitado o princpio da Provenincia (aula 01), nada impede a
reclassificao, ou arranjo do conjunto documental.
Essa Resoluo do CONARQ estabelece que a classificao dos
documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez
classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Ento temos,
segundo a resoluo:
Classe
Classe
Classe
Classe
Classe
Classe
Classe
Classe
Classe
Classe
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 j foram destinadas

aos documentos da atividade meio, cabendo a cada rgo e entidade
desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades
fim. A classe 000 est destinada a Administrao Geral, e a 900 est destinada
a generalidades, ou a documentos cujo assunto no se encontra no cdigo.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o
cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas
atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela
instituio arquivstica pblica federal.
Resoluo
O item est incorreto. A parte que nos interessa est certa, pois as
entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades
fim. Contudo, o item est incorreto por que afirma que esse desenvolvimento
deve ser aprovado pela instituio arquivstica federal, no caso o Arquivo
Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituio arquivstica na
respectiva esfera de competncia (federal, estadual, do DF ou municipal,
conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do
desenvolvimento das classes para a Polcia Federal deve sim ser aprovado pelo
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Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes
para a Polcia Civil de um determinado estado fica sujeito aprovao do
arquivo pblico deste estado.
Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo

O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a
vertical.
Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os
outros, deitados, dentro do mobilirio (pilha). indicado para arquivos
permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e
dobras nos mesmos.
Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos
outros dentro do mobilirio (fileira). indicado para arquivos correntes, pois
facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos.
Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos
considerar tantos os mtodos quanto os sistemas.
Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou
no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. No fiquem
alarmados, o nome grande, mas o conceito fcil! Tudo o que isso quer
dizer apenas se precisa ou no de uma ferramenta (ndice, tabela ou
qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo.
Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de
busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e
geogrfico, que estudaremos nesta aula.
Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de
busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que no aparece em
provas, mas que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico, que
estudaremos adiante. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da
utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma
tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou
prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de
forma direta.
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Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos, pois tm
relao com o assunto da aula de hoje, os Mtodos de Arquivamento. Agora
vamos a eles.
Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca
dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento
so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir
com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar deles
detalhadamente.
Os mtodos de arquivamento, como j dito, se dividem em duas classes,
que so os mtodos bsicos e os mtodos padronizados.
Por sua vez, pertencem classe dos bsicos quatro mtodos:
alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados
pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex,
mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
MTODOS BSICOS
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MTODO ALFABTICO
O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais
cobrado em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um
arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio
seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse
mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o
examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras.
Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo
baixo, de fcil implantao e assimilao.
Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do
arquivamento.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas
para recuperao da informao/documento.
A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou
palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no
exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De
Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome e
preferencialmente em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois
critrios:
Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as

regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que vocs
as tenham decorado. Apesar da quantidade (treze), vero que memoriz-las
no difcil, e naturalmente, ao resolver alguns exerccios, elas viro mente.
Vamos a elas:
Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
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Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica
considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem
antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA
Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem
alfabtica do prenome.
Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel
Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem
antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.
Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou
ligados por hfen no se separam.
Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique
Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur
Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no
se separam.
Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney
Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos
Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos
Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S.
Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro
Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo
Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO
SO considerados parte integrante do ltimo nome.
Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d
Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d
Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto
e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO
considerados na ordenao alfabtica.
Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura
Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo
Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar
Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila
Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na
ordenao analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R
de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.
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Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro
elemento para fazer a ordenao alfabtica.
Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato
Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato
Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato
Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de
FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de
SOBRINHO.
Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles
devem ficar entre parnteses aps o nome completo.
Ex: Ministro Guido Mntega ------------------ MNTEGA, Guido (Ministro)
Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor)
Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)
Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so
considerados pelo ltimo sobrenome.
Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles
John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John
Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill
Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser
consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome
quando comeadas com letra maiscula.
Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di
Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra
Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta
July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July
Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,
que indica a famlia do pai.
Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches
Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria
Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez
Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes)
so registrados exatamente como se apresentam.
Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED
Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG
Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD
Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os
ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes
devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.
Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE
Fundao So Martinho ------------------ FUNDAO SO MARTINHO
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O Globo ----------------------------------- GLOBO (O)
The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)
El Pas ------------------------------------ PAS (El)
Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e
assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem
aparecer no fim, entre parnteses.
Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3)
XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)
Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona)
Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor
atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas,
registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva.
Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO)
Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)
MTODO GEOGRFICO
Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao da
informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por
usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local;
portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem.
Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar.
Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas
para busca e recuperao.
Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas.
Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por
estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as
cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica.
Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo
Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge
Acre Capixaba SANTANA, Joo
Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas
Bahia Salvador SANGALO, Ivete
Bahia gua Fria AMADEO, Srgio
So Paulo Campinas DOLORES, Maria
Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em
ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Como no
exemplo acima, Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado,
e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo.
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Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a
ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome.
Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto
Bahia Salvador GIL, Preta
Bahia Salvador VELOSO, Caetano
Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por
cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as
capitais.
Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio
Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto
Ilhus Bahia SILVA, Joo
So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo
Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos
pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as
demais cidades.
Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O)
Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel
Portugal Coimbra VAZ, Joaquim
Esse mtodo muito simples. Mesmo nas questes de provas no
apresentam dificuldades:
O mesmo procedimento deve ser adotado para os outros critrios de
arquivamento (lembre-se que no critrio CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE
no obrigatrio priorizar as capitais).
MTODO NUMRICO
Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao
da informao/documento.
Vantagens: diminui os erros de arquivamento.
Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a
agilidade na busca e recuperao da informao.
Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas
para recuperao da informao (tabela ou ndice).
Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e
dgito terminal. Vamos a eles.
Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando
arquivar os documentos em orem numrica. Deve-se apenas cuidar de
elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo
nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial
(ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu
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21

rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham
a vagar (ficar sem uso).
Ex:
1026 518
(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o
seqencial dentro da pasta)
Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e
recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em
sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em seqncia
cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro
que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data.
Ex:
01-02-2001/027
(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento.
Lembrando que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do
seqencial ou de forma reduzida, por exemplo)
Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como
elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande
volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um
nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como
j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura.
O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da
direita para a esquerda.
Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples).
O nmero de arquivamento ser: 25-67-41
41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta
67 grupo secundrio, indicando a guia
25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia
(posio).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio.
Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo
secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for
repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento.
Ex:
O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O
GT GS GP
GS 85 MENOR DO QUE O GS 92, POR ISSO VEM
25
85
95
PRIMEIRO.
86
92
95
APRESAR
DO
GT
06
E
DO GS 07 SEREM OS MENORES,
06
07
98
DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E
POR ESSA RAZO EST POSTERIOR AOS DEMAIS.
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22

MTODO IDEOGRFICO
Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No
to freqente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas
subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno.
Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado
principalmente em arquivos especializados.
Desvantagens: muitas subdivises
Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois
sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada.
O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a
alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas
subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica
est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a
unitermo. Vamos observar o esquema:
Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados

em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento
principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo
alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de
ordenao, enquanto este considera o assunto.
Ex:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
Arquivo Permanente
Compras
Distribuio
Estoque
Informtica
Livros
Manuais
Manuteno de Computadores
Protocolo
Publicaes
Como se v, os assuntos so divididos em ordem alfabtica por assunto.
Esses assuntos so colocados na guia que separa os documentos.
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23

Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com
a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O
ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem
alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao.
Ex:
ARQUIVO CORRENTE
Protocolos
ARQUIVO INTERMEDIRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE
Compras
Distribuio
INFORMTICA
Manuteno de computadores
PUBLICAES
Livros
Manuais
O concursando dever ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode
ser difcil realizar essa atividade. A idia escolher uma classe que seja
comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se
referem a materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque
como a classe comum s outras.
Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico.
No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico
antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada
de classes.
Ex:
1. ARQUIVO CORRENTE
1-1. Protocolos
2. ARQUIVO INTERMEDIRIO
3. ARQUIVO PERMANENTE
4. ESTOQUE
4-1. Compras
4-2. Distribuio
5. INFORMTICA
5-1. Manuteno de computadores
6. PUBLICAES
6-1. Livros
6-2. Manuais
Vocs devem se atentar para o acrscimo da notao numrica. Os
nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse,
pertencendo a uma classe maior.
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Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil
Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX.
conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber
humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento
geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas
em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e
se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso),
ela pode ou no existir.
Ex: Classes
0 Geral
1 Departamento Pessoal
2 - Arquivo
Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:
100 DEPARTAMENTO PESSOAL
110 Admisso
111 Exame mdico
112 Documentos
112.1 Documentos recebidos
112.2 Documentos pendentes
113 Assinatura do contrato
120 Frias
130 Demisso
200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2
Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao de
apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das
atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho.
Vocs tambm devem saber que esse o mtodo adotado em TODA A
ADMINISTRAO PBLICA A NVEL FEDERAL, por fora da Resoluo n 14 do
Conselho Nacional de Arquivo CONARQ.
Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao
coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos
especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e
atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos
uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que
se refere.
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So Paulo
0
15
4
55
5
18
24
7
32
8
26
14
9
05
23
26
6
95
RAMOS, Edson, Carvalho
1
55
07
2
25
48
4
17
5
33
47
Admisso
1
58
2
95
4
12
6
06
7
01
9
15
82
Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse

mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a
dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas.
Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95
(destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao
com outros assuntos.
Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao
tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes
mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o
mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros
mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo
unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico.
Podemos perceber que o mtodo de arquivamento agrupa os assuntos do
geral para o especfico. O mtodo que se baseia nesse critrio o
enciclopdico, indicado na alternativa de letra A.
MTODO ALFANUMRICO
O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo
alfabtico com a rapidez do mtodo numrico.
Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo
numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao
sistema semidireto.
Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se
preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das
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26

informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que
combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.
MTODOS PADRONIZADOS
Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do

concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se
enquadram. Vamos a eles;
Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se
acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns
procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.
Ex:
MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq:
A D e abreviaes = ouro ou laranja
E H e abreviaes = rosa ou amarelo
I N e abreviaes = verde
O Q e abreviaes = azul
R Z e abreviaes = palha ou violeta
O concursando no precisa decorar essa tabela. Alm dessas definies
de cores no serem definitivas (so cambiveis de acordo com as
convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma
questo que trate desse assunto.
Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico,
apenas acrescentando cores.
Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma
combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com
sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios
fornecedores e clientes.
Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da
semelhana sonora entre eles.
Ex:
FERREIRA, Paulo Duque.
PEREIRA, Ricardo Santos.
Prof. Mayko Gomes
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Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora
(tambm conhecida como rima). Por isso ficam arquivados prximos.
Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por
combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos,
cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o
objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da
informao.
Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona
da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores.
Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos
padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo
automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica,
somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil,
apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico
e rneo eram usados com freqncia, mas ficaram obsoletos com os avanos
tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE
CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM
CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO
APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso
chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO
O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o
concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe
pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos.
(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do
tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos que o tipo horizontal adequando para
arquivos permanentes, pois ali no h freqncia em consulta a documentos, e
para documentos em grandes dimenses, pois ajuda na sua preservao.
(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem

alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema
numrico.
Resoluo
O item est incorreto. O mtodo alfabtico no considera de forma
alguma nenhum sistema numrico para sua ordenao. Ainda, o mtodo que
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considera o assunto o ideogrfico. O alfabtico considera apenas o nome do
correspondente.
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente

ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santos Cruz, Antnio.
Resoluo
O item est correto. A ordenao dos nomes est de acordo com o que
ditam as regras de alfabetao.
(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de

documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra
nomes de pessoas.
Resoluo
O item est incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituies
e nomes de eventos.
(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoo do mtodo de arquivamento

geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federao, na
seqncia so ordenadas as capitais seguidas dos demais municpios.
Resoluo
O item est correto. Nas formas 01 e 03 h a necessidade de priorizar as
capitais para a ordenao dos documentos.
Prof. Mayko Gomes
29

Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
Mais uma vez precisaremos da Gesto de Documentos para continuar os
nossos estudos. Lembrando que a Gesto de Documentos composta por
atividades e se divide em trs fases: produo, utilizao e destinao.
Vamos passar agora fase de destinao de documentos, onde
realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Esta
atividade, como j estudamos na Classificao de Documentos, realizada
pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser
formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito,
administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham
diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada
quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao,
assim como quando for necessrio implementar mudanas nessas ferramentas.
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so
resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao.
Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da
Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela
determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como
sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivo
permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais uma vez o
esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no incio da aula.
Novamente voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de
Temporalidade para os documentos da atividade meio j est definida,
cabendo aos rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da
atividade fim.
Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ
Observem que a Tabela traz o assunto, o cdigo de classificao, o prazo

de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final.
Prof. Mayko Gomes
30

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a
organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
para a sua recuperao.
Resoluo
O item est correto. A partir da classificao, podemos ter noes da
disposio fsica dos mobilirios no arquivo para melhor organizar os
documentos.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade

deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por
determinado rgo.
Resoluo
O item est incorreto. O que deve basear-se nas funes e atividades,
como vimos, o Plano de Classificao de Documentos.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda

e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de
avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da
atividade-meio.
Resoluo
O item est incorreto. O instrumento que determina os prazos a Tabela
de Temporalidade de Documentos.
(MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de

destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao
de documentos.
Resoluo
O item est correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os
prazos em relao aos documentos, e tambm sua destinao.
(STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela

de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.
Prof. Mayko Gomes
31

Resoluo
O item est correto. Pela observao do exemplo da figura acima, que
uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos
arquivos corrente e intermedirio so expressos em anos. Mesmo com a
ocorrncia, em alguns casos, do termo enquanto vigora, o tempo ainda
considerado em anos. A utilizao desse termo s explica pela incapacidade de
se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poder
permanecer no arquivo corrente. Ento, caso algum documento deixe de ter
freqncia em seu uso na metade do perodo de ano, ele ainda ser corrente
at que se feche o ciclo do ano.
Vale lembrar ainda que o prazo de guarda dos documentos comea a
contar da data da sua produo. No arquivo corrente, que onde o documento
criado, o prazo de guarda comea a contar de sua produo, mesmo que
ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No
arquivo intermedirio, o prazo de guarda comea a contar do momento da sua
transferncia.
E mais importante ainda: a Tabela no define prazos de guarda no
arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser
mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm disso,
sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de
Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de
Documentos pra no arquivo intermedirio.
(STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de
temporalidade, so precedidos das unidades de classificao.
Resoluo
O item est correto. Vimos que os elementos da tabela so: o assunto, o
cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermedirio, e sua destinao final.
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Exerccios
01 - (INSS/2008 Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor

mediato corresponde a valor primrio ou administrativo.
02 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um
instrumento de destinao que determina prazos para transferncia,
recolhimento e eliminao de documentos.
03 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que
indica a destinao final dos documentos apresenta as possibilidades de
eliminao, de guarda eventual e de guarda permanente.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da
segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto
quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a
administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial.
Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda
restrito, como experincia, a poucos pases.
Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos.
Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes).
Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de
documentos, julgue os itens que se seguem (04 a 07).
04 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos surgiu com o
objetivo de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor
primrio dos arquivos permanentes das organizaes pblicas e privadas.
05 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os documentos que formam os
arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os
setores de trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade
de terem valor administrativo, tcnico ou legal.
06 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A implantao de um sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a
manuteno das atividades tpicas de um protocolo.
07 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos
documentais e seu ndice de acumulao anual tm pequena ou quase
nenhuma influncia na deciso de eliminao ou preservao permanente dos
documentos de arquivo.
08 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A fase de utilizao e manuteno dos
documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das
atividades mais complexas dessa gesto: a avaliao.
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09 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de
informao e de tecnologia da informao so os responsveis, em todos os
nveis, pela produo e pelo uso dos documentos arquivsticos, de acordo com
o programa de gesto de documentos.
10 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A gesto documental e a proteo a
documentos de arquivo so deveres do poder pblico definidos na legislao
brasileira porque tais documentos, alm de teis como instrumento de apoio
administrao, so elementos de prova e informao, valiosos para a cultura e
o desenvolvimento cientfico.
11 - (STM/2011 Cespe/UnB) Fatores ligados preservao devem ser
considerados na produo documental. Por exemplo, documentos de valor
permanente devem ser produzidos em papel alcalino.
12 - (MS/2010 Cespe/UnB) Nos rgos ou instituies pblicas,
protocolo geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento,
expedio, registro, distribuio e controle da movimentao de documentos
em trmite.
13 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O setor de protocolo tambm
responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos
documentos.
14 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O registro, uma das operaes tcnicas
do sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos de arquivo,
desenvolvido pelo setor de protocolo.
15 - (MPU /2010 Cespe/UnB) A tramitao uma atividade
desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda contida nos
documentos, no sendo uma atividade de protocolo.
16 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A correspondncia particular recebida
nos servios de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuda ao
destinatrio.
17 - (MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de
classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta aos
documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de documentos
com a finalidade de localizar um especfico; os critrios mais utilizados so o
temtico, o alfabtico, o cronolgico e o numrico.
18 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos
documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental.
19 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificao arquivstica uma
sequncia de operaes que visa organizar os documentos de um arquivo ou
de uma coleo segundo um plano de classificao.
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20 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento
de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so
indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido.
21 - (MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm
documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos
correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do
tipo unitermo.
22 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de
arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice
ou de um cdigo.
23 - (MEC/2009 Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite
consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos.
24 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo
mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
25 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O recolhimento a passagem dos
documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem
como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos
documentos, liberando espaos e economizando recursos materiais.
26 - (STM/2011 Cespe/UnB) Gesto de documentos o sistema de
controle sobre a produo e manuteno de documentos nas fases corrente e
intermediria, por meio de registros, listagens, ndices e planos de
arquivamento.
27 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os mtodos bsicos de arquivamento so
alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.
28 - (STM/2011 Cespe/UnB) O mtodo alfanumrico um mtodo do
sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde
este se encontra guardado.
29 - (STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos documentos a
partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.
30 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples determina
a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs
grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
31 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na ordenao geogrfica de
documentos relativos correspondncia com outros pases, deve-se alfabetar
em primeiro lugar o pas, seguido da cidade e do correspondente. Por
exemplo: Frana Paris - Duchein, Michel.
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32 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de
arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice
ou de um cdigo.
33 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Os documentos relativos s atividadesmeio no constantes da tabela de temporalidade de documentos, elaborada
pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), devem ser submetidos s
comisses permanentes de avaliao de documentos dos rgos envolvidos,
que estabelecero os prazos de guarda e destinao, a serem aprovados pelo
Arquivo Nacional.
Prof. Mayko Gomes
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Gabarito Comentado
Item
Resposta
Comentrio
01
Errado
02
Certo
03
Errado
04
Errado
05
Certo
06
Errado
07
Errado
08
Errado
09
Errado
10
Certo
11
Certo
12
Certo
13
Certo
14
Errado
15
Errado
16
Errado
17
Errado
18
Errado
19
Errado
20
Certo
21
Errado
22
Errado
23
Errado
24
Certo
25
Errado
26
Certo
27
Certo
28
Errado
29
Errado
30
Errado
31
Certo
32
Errado
33
Errado
O valor primrio est ligado aos objetivos de sua criao, portanto imediato. O valor mediato est ligado
aos objetivos diferentes daqueles de sua criao.
A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos de guarda dos documentos, alm da sua
destinao.
Quanto destinao, somente h duas possibilidades: a eliminao ou a guarda permanente. Portanto
no h guarda eventual na Tabela de Temporalidade.
Os documentos de arquivo permanente no mais possuem valor primrio, servindo apenas de fonte de
pesquisa.
Os documentos de arquivo corrente esto sempre muito prximos de seu produtor, tendo a classificao
de setoriais.
O protocolo jamais vai deixar de existir. Os sistemas informatizados so apenas ferramentas que auxiliam
os trabalhos do mesmo, mas no os substitui.
Esses so fatores que influenciam muito no momento de decidir por guardar ou no um documento. Por
mais q a informao seja importante, no preciso ter em excesso.
A avaliao sim a atividade mais complexa da Gesto de Documentos, pois deve atribuir valor aos
documentos. Contudo est na fase de destinao.
A Gesto de Documentos um sistema complexo, que abrange toda a instituio. Assim, tem vrios
responsveis, sendo o principal a alta direo da instituio.
Esses so deveres do Estado, definidos na Constituio (arts. 215 e 216), alm da Lei 8.159/91 (Lei de
Arquivos).
Na fase de produo devem ser considerados os fatores de criao de documentos. Os de valor
permanente devem ter papel alcalino, pois estes tm pH neutro e duram mais.
Uma das definies para o termo protocolo exatamente a unidade ou setor responsvel por controlar o
trmite de documentos.
O protocolo responsvel pelo recebimento, movimentao e sada de todos os documentos de uma
instituio.
O registro sim uma das operaes do protocolo. Contudo, no necessariamente deve ser informatizado.
A ferramenta informatizada opo nos servios de protocolo.
A tramitao de responsabilidade do protocolo, uma vez que controlar a movimentao dos documentos
o seu principal objetivo.
Segundo as rotinas descritas, as correspondncias particulares no devem entrar nos sistemas da
instituio, devendo ser enviadas do mesmo modo como so recebidas.
A afirmao do item est correta, contudo no existe o mtodo temtico nos mtodos de classificao, e
sim o ideogrfico.
A classificao de documentos deve considerar a organizao da instituio ou as suas atividades, pois o
objetivo refletir a sua identidade.
A classificao arquivstica no se aplica a documentos colecionados, que pertencem ao conjunto
documental de bibliotecas e tm classificao prpria.
As datas-limite indicam o ano em que os documentos entraram em determinado arquivo e at que ano
deve permanecer ali.
O mtodo que utiliza o nome do correspondente para fazer o arquivamento de documentos o alfabtico.
O unitermo considera elementos comuns em diferentes critrios.
Nesse sistema a busca e recuperao de documentos feita de forma objetiva, dispensando o uso de
qualquer ferramenta.
No arquivamento horizontal os documentos ficam dispostos uns sobre os outros, portanto deve haver a
remoo de outros para consulta de um.
O mtodo duplex, por adicionar um ndice numrico ao assunto, possibilita a abertura ilimitada de classes
para organizao dos documentos.
O recolhimento a passagem para os arquivos permanentes. A transferncia que a passagem para os
arquivos intermedirios.
A Gesto de Documentos o conjunto de atividades que busca controlar todo o fluxo de documentos em
uma instituio, durante sua tramitao.
Esses so os mtodos que se enquadram na classificao de bsicos. Os padronizados so variadex,
rneo, automtico, mnemnico e soundex.
O mtodo alfanumrico combina a facilidade do alfabtico com a agilidade do numrico. Assim, pertence
ao sistema semi-direto ou semi-indireto.
O mtodo duplex a combinao de um ndice numrico associado ao assunto. Aquele que utiliza os
nomes de cidades e estados o geogrfico.
O mtodo numrico simples utiliza o nmero do documento na forma como este se apresenta. Do jeito
que o item prope utilizado o mtodo dgito-terminal.
Uma das formas de arquivamento geogrfico pas-cidade-correspondente. Lembrando que a capital deve
ser priorizada nessa forma.
Nos mtodos do sistema direto, no h a necessidade de qualquer ferramenta, podendo a busca e
recuperao ser feito de forma objetiva.
Esses documentos devem ser classificados na categoria 900 (Assuntos Diversos) e seguir a temporalidade
da mesma.
Prof. Mayko Gomes
37

Pois bem, queridos Escrives, ficamos por aqui nesta aula.
Espero que tenham percebido que este contedo est um pouco mais
extenso que o da aula anterior, cheio de detalhes e regras que devem
memorizar para no escorregar na hora da prova.
Mesmo assim, nada que seja difcil! Nada que um pouco de dedicao
no resolva. E caso precisem de ajuda, estarei sempre por aqui para responder
suas perguntas. Fora e nimo, pois o grande dia est chegando!
Quero aproveitar para agradecer a vocs pelos muitos emails que estou
recebendo! Peo desculpas pela demora em responder, mas so muitos emails.
Procuro responder sempre no mesmo instante para no acumular, ou tirar uma
hora apenas para fazer isto, mas mesmo assim no suficiente. Por outro lado
fico particularmente satisfeito em perceber o interesse de vocs pela disciplina,
que parece estar indo alm de resolver provas de concurso. Ento caso
tenham mandado mensagem e ainda no tenham a resposta, no se
preocupem: eu vou responder a todos!!!
Lembro mais uma vez a todos que podem contar com meu apoio. Espero
receber as crticas e sugestes de todos vocs para elaborar um trabalho que
realmente os ajude. Estarei disponvel para soluo de dvidas no frum do
curso e tambm no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br.
Forte abrao a todos, meus desejos de que as bnos de Deus estejam
presentes em suas vidas!
Bons estudos e aguardo a todos em nossa prxima aula!
Prof. Mayko Gomes

Julho/2012
Prof. Mayko Gomes
38

Exerccios Resolvidos na Aula
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos

permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente
possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica
correspondente esfera de competncia do rgo.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos
documentos ao arquivo permanente.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao
uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda
permanente.
(STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios,
cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e
participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica.
(AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao
de documentos.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de
documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta
pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e
equipamentos, e normatizao do acesso documentao.
(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes
e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de
antecedentes.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo
intermedirio para a realizao dessa atividade.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do
protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite
documental.
Prof. Mayko Gomes
39

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no
protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na
organizao.
(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao
entendida como identificao do assunto no documento, localizao do
assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para
posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas.
(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional
pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo.
(Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a
partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio
elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o
cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas
atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela
instituio arquivstica pblica federal.
(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do
tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.
(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem
alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema
numrico.
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente
ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santos Cruz, Antnio.
(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra
nomes de pessoas.
(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoo do mtodo de arquivamento
geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federao, na
seqncia so ordenadas as capitais seguidas dos demais municpios.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a
organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
para a sua recuperao.
Prof. Mayko Gomes
40

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade
deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por
determinado rgo.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda
e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de
avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da
atividade-meio.
(MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de
destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao
de documentos.
(STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela
de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.
(STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de
temporalidade, so precedidos das unidades de classificao.
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41

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CARGO ESCRIVO PACOTE TEORIA E EXERCCIOS

Como sempre, estarei disponvel no e-mail e no frum do curso para

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Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos

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Dica de prova: Notem ainda que no existe a obrigatoriedade de o

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O caderno, ou outro equivalente, onde se

A unidade ou setor responsvel pela

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(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de

(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no

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Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular.

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Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 j foram destinadas

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Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo

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Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as

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Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados

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RAMOS, Edson, Carvalho

Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse

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Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do

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(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem

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(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente

(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de

(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoo do mtodo de arquivamento

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