PROYECTO DE SISTEMATIZACIN DEL ALMACN CALZACOSTA

CAMILA ROCIO SOTO BRAVO

ANDREA PAOLA GUEVARA CALLE
ANA MARIA GONZLEZ LPEZ

DOCENTE: DEISY DEL CARMEN PESTANA CONTRERAS

Lic. Tecnologa e informtica

INSTITUCIN EDUCATIVA MONSEOR GERARDO PATIO

CCERES- ANTIOQUIA

GRADO 11A
2014

PROYECTO DE SISTEMATIZACIN DEL ALMACN CALZACOSTA

CAMILA ROCIO SOTO BRAVO

ANDREA PAOLA GUEVARA CALLE
ANA MARIA GONZALEZ LOPEZ

DOCENTE: DEISY DEL CARMEN PESTANA CONTRERAS

Lic. Tecnologa e informtica

INSTITUCIN EDUCATIVA MONSEOR GERARDO PATIO

GRADO 11A
2014

INTRODUCCIN
Muchos son los procesos que operan en el almacn calza costa, pero no de todos
se tiene estricto control, incurriendo al propietario

en constantes prdidas de

tiempo y dinero de las que, a veces, ni se da cuenta. La sistematizacin optimiza

los procesos administrativos del almacn calza costa y ayuda a evidenciar puntos
crticos.
La rutina diaria hace que las nicas actividades que se registren juiciosamente
sean las relacionadas con la facturacin, descuidando aspectos como inventarios,
compras, logstica, comunicacin y atencin al cliente. Para contrarrestar esta
realidad existe la sistematizacin, una herramienta que permite administrar
procesos ordenadamente, haciendo ms eficiente

Sistematizar el negocio implica adentrarse a la era digital, a travs de un software

o programa que reemplaza los cuadernos, tan utilizadas en el pasado se agilizan
procesos y son ms precisos. Las ventajas son muchas. Poder facturar ms
rpido, ahorrar tiempo, establecer canales de comunicacin fluidos con los
diferentes pblicos, as como atender los requerimientos del cliente al instante,
prestndole no solo un servicio eficaz sino tambin aumentando la productividad
del almacn.

Tabla de contenido
1.

2.

DESCRIPCION DE LA EMPRESA ........................................................................................ 7

1.1.

UBICACIN....................................................................................................................... 7

1.2.

RAZN SOCIAL ............................................................................................................... 7

1.3.

RESEA HISTRICA...................................................................................................... 7

1.4.

TAMAO DE LA EMPRESA .......................................................................................... 7

1.5.

MISION DE LA EMPRESA ............................................................................................. 8

1.6.

VISIN DE LA EMPRESA .............................................................................................. 8

1.7.

ANLISIS ........................................................................................................................... 8

PROBLEMTICA...................................................................................................................... 9
2.1.

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA ................................................................................. 9

2.2.

DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL ..................................................................... 9

2.3.

JUSTIFICACIN............................................................................................................... 9

2.4.

OBJETIVOS ...................................................................................................................... 9

2.4.1.

OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 9

2.4.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................. 9

2.5.
3.

MATRIZ DOFA ................................................................................................................ 10

MARCO TEORICO ................................................................................................................. 10

3.1. FUNDAMENTACION TERICA .................................................................................... 10
3.2. DEFINICIN DE TRMINOS .......................................................................................... 12

4.

PLANEACIN ......................................................................................................................... 15
4.1. RIESGOS DEL PROYECTO ........................................................................................... 15
4.2. FACTIBILIDAD ................................................................................................................... 15
4.2.1. Factibilidad tcnica ..................................................................................................... 15
4.2.2. Factibilidad operativa ................................................................................................. 15
4.2.3. Factibilidad legal ........................................................................................................ 15
4.2.4. Factibilidad econmica .............................................................................................. 15

5.

ETAPAS DE DISEO ............................................................................................................ 16

5.1. MODELO ENTIDAD-RELACIN ..................................................................................... 16

5.2. MODELO RELACIONAL .................................................................................................. 17

5.3. DISEO DE TABLAS........................................................................................................ 17
5.4. DISEO DE FORMULARIOS.......................................................................................... 25
5.4.1. Formulario de ingreso de datos ................................................................................... 26
5.4.2. Formulario de modificacin y borrado de datos ........................................................ 26
5.5. DISEO DE CONSULTAS .............................................................................................. 28
5.6. DISEO DE INFORMES ................................................................................................... 28
6.

CONLUCIONES...................................................................................................................... 29

7.

CIBERGRAFIA ........................................................................................................................ 30

8.

ANEXOS .................................................................................................................................. 31

1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA

1.1.

UBICACIN

El almacn Calzacosta est ubicado en la calle Santander frente al Baratillo el

Rey.

1.2.

RAZN SOCIAL

Compra y venta de mercanca en calzado.

1.3.

RESEA HISTRICA

Este almacn naci el 23 de Diciembre del 2013, con la intencin de vender

calzados para la poca decembrina generando ingresos en la familia.
Con tan slo el capital de 500 mil pesos invirtieron y compraron mercanca la cual
es evaluada en 18 pares de zaparos de alta gama.
1.4.

TAMAO DE LA EMPRESA

Este almacn es de una sola planta, la cual es bastante pequea pero

sustanciosa, cuenta con un solo empleado y dueo. Y mide de 3 m de largo por 6
m de ancho.

1.5.

MISION DE LA EMPRESA

Somos un almacn orientado en todo momento a lograr que nuestros productos

cuenten con la elegancia, moda, tendencia y calidad que nuestros clientes ms
exigentes merecen tener, fomentar la legalidad y la buena calidad del calzado
comercializado en la comunidad Cacerea.
1.6.

VISIN DE LA EMPRESA

Ser una empresa reconocida, distinguida, renombrada y demandante, en el mundo

del calzado enfocada a la elegancia y vanguardia gracias la buena reputacin y
distincin adquirida por nuestros productos de gran calidad siempre en contacto
con la tendencia y moda, para el ao 2018 se desea tener varios almacenes
localizadas en Taraza, Jardn y Guarumo.
1.7.

ANLISIS

Se presentan ciertas desventajas como:

-El difcil acceso a las cuentas ya que utilizan un proceso manual
- El difcil acceso a las ganancias y prdidas
Pero las cuales se pueden mejorar creando la base de datos sistematizada
complementando el almacn Calza Acosta para hacer de este local ms rentable y
confiable

2. PROBLEMTICA

2.1.

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Hay mucha dificultad para llevar un registro detallado de toda la compra y venta de
mercanca que se realiza cada da.
2.2.

DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL

La contabilidad se lleva manualmente, en el cual se anota en un cuaderno la

referencia del calzado y su precio, este sistema tiene la ventaja de ser ms rpido
en el momento de la compra, pero no se lleva un registro ms detallado y al final
del da se pierde ms tiempo haciendo cuentas de la venta diaria.

2.3.

JUSTIFICACIN

Este proyecto es importante porque facilitara el registro de la informacin

detalladamente, adems ser ms fcil llevar una contabilidad del dinero que se
invierte y las ganancias obtenidas respectivamente al final de cada jornada laboral.

2.4.

OBJETIVOS

2.4.1. OBJETIVO GENERAL

Disear una base de datos para sistematizar el almacn Calzacosta ubicado en la
Cabecera municipal de Cceres

2.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Disear el modelo entidad relacin donde se va a almacenar la informacin
2. Facilitar al propietario tener un mejor registro de sus cuentas

2.5.

MATRIZ DOFA
El poco interes del
administrador
El corto tiempo dedicado
al proyectol
Dificultad en realizar el
diagrama de flujo

El negocio adquirira
mas conocimientos y
sistematizacin
Despertar interes en
los demas negocios

La contribucin para
el almacen con la
tecnologia
Aprender a manejar
una base de datos

DO
F A

No poder culminar el
proyecto
El tiempo no nos alcance
El administrador se
desinterese por terminar
el proyecto

3. MARCO TEORICO
3.1. FUNDAMENTACION TERICA
Por qu sistematizar su almacn?
El uso de la tecnologa en cualquier negocio es una ventaja que puede tener para
el control y eficiencia en sus procesos. En estos tiempos la tecnologa ms que
un gasto es una necesidad, convirtindose en una buena oportunidad para crecer
"El tiempo es oro es la frase que ms se utiliza cuando se tiene un negocio.

Beneficios: Los grandes negocios inicialmente fueron pequeos y en algn

momento de su existencia decidieron cambiar. La mejor forma de empezar a
crecer es conocer los beneficios que traen la tecnologa, los cambios que le
pueden generar y las ganancias que puede traer. Desde que se implement el
sistema en calzacosta, el manejo de inventarios ha mejorado, la revisin en
salidas y entradas de productos es ms transparente, los costos y gastos estn
ms controlados, la facturacin ha permitido soportar la inversin general, el
resumen de ventas diarias permite revisar el da que ms se vende en la semana
y por supuesto conocer las ganancias y prdidas generadas durante un periodo
especfico Los clientes se sienten atrados al ver el control de los productos,
muchos de ellos nos indagan y nosotros respondemos al inters de la clientela

Sistematizacin de Productos

La sistematizacin resulta ser llamativa al momento de adquirir el programa debido

al fcil registro de productos. A travs del cdigo de barras que tienen la mayora
de productos, se hace el registro y se digita el cdigo de cada uno, asignndole un
valor comercial. En cuanto a los artculos que no tienen cdigo de barras se le
asigna un nmero que el sistema identificara previamente. Cuando los clientes
observan su progreso y su inters por brindarles un mejor servicio, hace que ellos
creen lazos comerciales, se fidelicen y se acerquen con ms frecuencia.
Ahorre tiempo y Gane clientes: Las antiguas tcnicas de hacer cuentas en
calculadora y hacer el registro de los productos en un cuaderno ya no son tan
confiables si su inters est en hacer que su negocio crezca. Cada vez en
diferentes sectores la tecnologa est jugando un papel importante, sin lugar a
dudas el negocio de las tiendas no se est quedando atrs. La tecnologa se ve en
muchas ocasiones como un lujo y se puede percibir lejos del alcance, pero cuando
se enfoca a las necesidades y se suplen por aparatos tecnolgicos, las actividades
realizadas a diario pueden verse impactadas de forma positiva, permitiendo

ocupar menos tiempo en procesos que representaban mucho tiempo. Un negocio

debe tener una relacin estrecha con el cliente, independientemente de su razn
de ser. Cuando los clientes observan su progreso y su inters por brindarles un
mejor servicio, hace que ellos creen lazos comerciales, se fidelicen y se acerquen
con ms frecuencia a la tienda.
Licencia del proveedor
Es necesario que el propietario de una tienda de venta de calzado obtenga una
licencia de proveedores del estado donde se encuentra fsicamente la tienda de
zapatos. Se requiere una licencia de un proveedor cuando una empresa vende o
arrienda productos o mercancas.
Licencia general de negocios
El dueo de la tienda de zapatos tambin deber obtener una licencia de negocios
en general, en funcin de cmo se maneje la tienda de zapatos y en qu estado
se encuentre. Obtener una licencia comercial de la cmara de comercio puede
aumentar la credibilidad de la empresa, aun cuando no es estrictamente necesaria
por la ley.

3.2. DEFINICIN DE TRMINOS

La contabilidad: Es una disciplina que se encarga de estudiar, medir y analizar
en forma terico-cientfica la realidad econmica, financiera, social y ambiental de
una empresa u organizacin, con el fin de interpretar las situaciones econmicas
que se derivan de transacciones monetarias, facilitando la toma de decisiones
encaminadas hacia el mejoramiento de la productividad, gestin de la empresa u
organizacin.
Un registro: Es un reconocimiento de una determinada situacin que se
considera de relevancia. El trmino puede referir a un nmero extenso de
circunstancias que tienen en comn el hecho de dejar asentado un determinado

fenmeno con sus particularidades especficas con la finalidad de que exista un

conocimiento al respecto para terceros o para un control.
La Jornada de Trabajo: Ordinaria de Trabajo es el tiempo al que se compromete
un trabajador, a laborar al servicio de un empleador, dentro de una relacin
laboral. El cdigo sustantivo del trabajo regula de forma muy precisa la jornada de
trabajo mxima que debe cumplir un trabajador, jornada mxima que en principio
es de 8 horas diarias y 48 semanales.
Base de datos: Una base de datos es una coleccin de informacin organizada
de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rpidamente los
fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos
electrnico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y
archivos.
Sistematizacin: Se denomina sistematizacin al proceso por el cual se pretende
ordenar una serie de elementos, pasos, etapas, etc., con el fin de otorgar
jerarquas a los diferentes elementos.
Diseos de consulta: La palabra diseo se refiere a un boceto, bosquejo o
esquema que se realiza, ya sea mentalmente o en un soporte material, antes de
concretar la produccin de algo. La vista Diseo de consulta permite la creacin y
edicin de consultas de bases de datos.
Diseo de informacin: es un amanera de trabajar en el diseo para la solucin
de problemas de informacin hacia el entendimiento debido al poco conocimiento
de la disciplina no solo entre el pblico general.
Modelo Relacional: El modelo relacional constituye una alternativa para la
organizacin y representacin de la informacin que se pretende almacenar en
una base de datos. Se trata de un modelo terico matemtico que, adems de
proporcionarnos los elementos bsicos de modelado.
Modelo entidad-relacin: Es un modelo de datos basado en la percepcin del
mundo real que consiste en un conjunto de objetos llamados bsicos llamados

entidades relaciones entre estos objetos implementando en forma grfica a travs

del diagrama entidad relacin.
Un diagrama de flujo: Es una representacin grfica de un proceso. Cada paso
del proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve
descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso
estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.
Factibilidad: Se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a
cabo los objetivos o metas sealados. Generalmente la factibilidad se determina
sobre un proyecto.
Factibilidad operativa: Esta factibilidad comprende una determinacin de la
probabilidad de que un nuevo sistema se use como se supone. Deberan
considerarse cuatro aspectos de la factibilidad operacional por lo menos. Primero,
un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la
organizacin o los operadores del sistema. Segundo, un sistema puede hacer que
los usuarios se resistan a l como consecuencia de una tcnica de trabajo, miedo
a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones.
Factibilidad tcnica: El anlisis de factibilidad tcnica evala si el equipo y
software estn disponibles (o, en el caso del software, si puede desarrollarse) y si
tiene las capacidades tcnicas requeridas por cada alternativa del diseo que se
est considerando. Los estudios de factibilidad tcnica tambin consideran las
interfaces entre los sistemas actuales y nuevos.

4. PLANEACIN

4.1. RIESGOS DEL PROYECTO

Presupuesto: El administrador cuenta con lo necesario para apoyar el proyecto de
sistematizacin
Planificacin temporal: Es que el cronograma de actividades no se cumplan las
tareas en las fechas establecidas
4.2. FACTIBILIDAD
4.2.1. Factibilidad tcnica:
El negocio Calzacosta cuenta con todos los equipos necesarios para llevar a cabo
este proyecto
4.2.2. Factibilidad operativa:
Este almacn maneja una serie de informacin de sus cuentas y nosotros vamos
a recopilarla en una base de datos para hacerla ms accesible.

4.2.3. Factibilidad legal:

Para llevar a cabo este proyecto se requiere utilizar un software de Microsoft
Office Access 2013, dispone de una serie de caractersticas mejoradas que
simplifican el proceso de creacin de nuevas bases de datos.

4.2.4. Factibilidad econmica

El almacn Calzacosta cuenta con todas las capacidades econmicas para
ejecutar el proyecto.

5. ETAPAS DE DISEO
5.1. MODELO ENTIDAD-RELACIN

REFERENCIA
PRECIO

FECHA DE
VENTA

TELEFONO

APELLIDO
TALLA

MARCA

PRODUCTO

N: N

N
CLIENTE

COMPRA

ID_CLIENTE
SUMINISTRADO

DIRECCION

1.1

NOMBRE

PROVEDOR

FECHA DE
TELEFONO

ENTREGA

NDE PRODUCTOS

CDIGO
NOMBRE

5.2. MODELO RELACIONAL

CLIENTE

Nombre, apellido, direccin, telfono, id-cliente.

PRODUCTO

Precio, referencia, marca, talla, fecha de venta.

PROVEDOR

Nombre, NIT, referencia, fecha de entrega, telfono, Nde productos.

5.3. DISEO DE TABLAS

5.4. DISEO DE FORMULARIOS

5.4.1. Formulario de ingreso de datos

5.4.2. Formulario de modificacin y borrado de datos

5.5. DISEO DE CONSULTAS

5.6. DISEO DE INFORMES

6. CONLUCIONES
Hoy en da, en un mundo globalizado, de alta incertidumbre y competitivo, la
gestin de la informacin se convierte en una forma de marcar la diferencia y
hacer ventaja competitiva. En este sentido, simples formatos y registros son
calificados como herramientas bsicas de recopilacin de informacin, en especial
de necesidades de clientes, de quejas, reclamos e incluso de nuevos servicios
solicitados. Esto ayuda tambin a la incorporacin de factores de innovacin en
las empresas.

Ya con el almacn calza costa sistematizado se busca analizar y comprender las

cuentas y de ese modo poder enfrentar y prepararse para la competencia.
Llevar registros de sus actividades, ventas, procesos, o lo que considere de
utilidad guardar y tener almacenado para una posterior consulta les permite definir
nuevos mtodos, procesos, y productos y servicios.

7. CIBERGRAFIA

Por

qu

sistematizar

su

tienda?

Sper

tiendas,

bajado

de:

http://www.supertiendas.com.co/ediciones-2013/edicion-20/perfil-2/por-quesistematizar-su-tienda.htm Mircoles 22 de octubre del 2014, Hora: 4:00

P.M.

Glosario,

Wikipedia;

bajado

de:

https://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada, Mircoles 22 de octubre del

2014, Hora: 5:00P.M

8. ANEXOS