CURSO EXCEL AVANZADO I

UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS
Uso de la Herramienta Vista personalizadas
Esta herramienta es muy til cuando en un libro EXCEL tenemos que trabajar alternando informacin
entre celdas distantes en ubicacin como de distintas Hojas de Calculo, pero siempre que sean del
mismo libro EXCEL. Como su nombre mismo lo dice, nos permite seleccionar variedad de vistas del
libro EXCEL, las cuales podremos llegar a ellas mediante su seleccin a travs del botn
.
Inicialmente debemos escoger nuestras vistas, y para ello presionamos la opcin Ver de nuestro
Men. Luego seleccionamos la opcin Vistas personalizadas.

Al seleccionar Vistas personalizadas, aparecer una ventana la cual a travs del botn agregar
podremos seleccionar la vista que nos muestra la pantalla en aquel momento.

Al presionar el botn agregar, aparecer una ventana denominada Agregar vista, en donde daremos
un nombre a la vista que nos muestra en aquel momento la pantalla. Luego damos Aceptar y
terminamos la operacin. Repetimos cuantas veces sean necesarios estos pasos, segn el numero de
vistas deseadas.

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Uso de la Herramienta Validacin

Una de las funciones de esta opcin, es permitirnos crear una lista que se activar en una o un grupo de
celdas preestablecidas por nosotros, para seleccionar algn dato del contenido de esta.
Importante-. Antes de seleccionar Validacin, debe sombrearse las celdas donde uno quiere que
aparezca la opcin de lista que obtenemos con esta herramienta.
Para emplear esta herramienta vamos al Men Datos y seleccionamos Validacin.
Aparecer la siguiente pantalla:

Donde dice Permitir seleccionaremos Lista

Donde dice Origen podemos escribir los nombres que queremos aparezcan en la lista, o seleccionar
un grupo de celdas que contengan la data de la lista. Para este ejemplo consideraremos que se
escribiran las palabras: EXCEL, Word, Access, Power Point en Origen. Una vez hecho estos pasos,
terminamos con el proceso de programar la lista.
Al poner el cursor en alguna de las celdas que sombreamos al inicio de este proceso, aparecer un
botn, que al presionarlo aparecer la lista anteriormente descrita:

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Esta herramienta es muy til cuando se trata de establecer clasificacin de informacin en funcin a
determinados patrones.
Uso de la Herramienta Buscar objetivo o Goal Seek
Esta es una muy excelente herramienta cuando de querer determinar un numero tal en funcin a otro.
Por ejemplo, que numero multiplicado por 0.9578 nos da 23.7569.
Pongamos que en la Hoja de Calculo tenemos que 0.9578 * 1 = 0.9578

Entonces, nos posesionamos en la celda G6 donde queremos un resultado de 23.7569.

Esto lo vamos a obtener modificando la celda G4.
Ahora pasamos a usar la herramienta Buscar objetivo
Seleccionamos la opcin Buscar objetivo
con lo cual aparecer la siguiente pantalla:

donde dice con el valor ponemos nuestro valor objetivo que es 23.7569,
y en donde dice para cambiar la celda ponemos la celda que ser modificada: G4

Luego damos Aceptar

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Finalmente, obtenemos el resultado esperado.

EMPLEO DE LA FORMULAS
FORMULA BUSCARV / VLOOKUP
Hablar en idioma EXCEL es hablar indefectiblemente en idioma de formulas.
La hoja EXCEL viene a representar una Hoja de Calculo, la cual tiene la facilidad de efectuar
operaciones matemticas mediante el empleo de frmulas.
El tema de frmulas es bastante amplio, y requerir al menos un conocimiento de nivel bsico para
tratar el uso de la formula BUSCARV. No obstante, para aquellos que se inician en EXCEL, espero
les sea comprensible lo que trataremos, permitindoles si fuese as, iniciarse en el empleo de las
frmulas de uso en EXCEL. La formula BUSCARV, nos permite identificar datos iguales en texto y
formato entre dos bases de datos localizados en distinta ubicacin; pudiendo encontrarse estas en una
misma Hoja de Calculo, en Hojas de Calculo distintas e incluso en diferentes libros de EXCEL. Al
momento que BUSCARV localiza el dato semejante, podremos trasladar informacin relacionada a
aquel dato, de una base de datos a la otra.
FORMULA SI / IF
Es una formula de tipo condicional que permite obtener un valor en base a un criterio pre-establecido.
FORMULA ESPACIOS / TRIM
Es una formula que permite extraer los espacios que pueda tener el valor o texto contenido en una
celda. Estos espacios no son visibles, lo que suele traer inconvenientes al momento de usar la formula
Vlookup. Supongamos para fines didcticos un ejemplo en el cual el asterisco nos representa los
espacio en blanco, entonces, a simple vista la palabra EXCEL la visualizaremos exactamente igual
a la palabra EXCEL**. Acurdense que para este caso estamos suponiendo que los asteriscos
representan espacios en blanco y por tanto no son visibles.
De lo anterior podremos determinar que ambas palabras no tiene el mismo formato a pesar que se
visualizan igual, y por tanto no sern reconocidas por el VLOOKUP. Usando la frmula ESPACIOS
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extraeremos todos los espacios en blanco que pueda tener un texto o valor, tanto sean espacios
contenidos al inicio o al final.
FORMULA EXTRAE / MID
Esta frmula permite extraer o determinar el nmero de caracteres que se quiera tengan las celdas a las
cuales se aplica la frmula.
Por ejemplo:
Tenemos la palabra Ferrocarril, esta tiene 11 caracteres; supongamos que la palabra se encuentra en
la celda A1. Aplicando la frmula EXTRAE pondremos en una celda lo siguiente: =extrae(A1,6,6)
y nos dar como resultado la palabra carril.
Analicemos la lgica empleada:
a.- aplicamos la frmula =extrae(A1,6,6) a la palabra contenida en la celda A1,
b.- mediante esta frmula estamos diciendo que queremos obtener solamente aquellos caracteres que
empiecen a partir del carcter sexto (6), lo cual en nuestro ejemplo representa la letra c.
c.- y luego para finalizar, terminamos el mensaje lgico indicando que a partir del carcter sexto (letra
c) incluido este, queremos nos muestre los 6 siguientes caracteres, con lo que obtenemos la palabra
carril.
De esta manera como opera la lgica de esta frmula.
FORMULA AMPERSAM &
El smbolo & nos permite unir el contenido de una celda con otra.
Por ejemplo,
en la celda A1 tenemos la palabra hoja y
en la celda A2 tenemos la palabra membreteada.
Nos ponemos en una tercera celda que puede ser la A3
Ah escribimos =A1&A2 con lo cual obtendremos hojamembreteada
Sin embargo queremos que las palabras se muestren separadas, entonces redactaremos la frmula del
siguiente modo =A1& &A2 y esto har que el resultado muestre hoja membreteada.
FORMULA SI(ESERROR) / IF(ISERROR)
Suele a veces suceder que al aplicar una frmula, de ella obtengamos un resultado de error, el cual ser
identificado como tal porque el resultado nos mostrara alguno de los siguientes valores de error: #N/A,
#VALOR, #REF , #DIV/0 , #NUM , #NOMBRE?, #NULO.
Esto no necesariamente quiere decir que hemos equivocado en la frmula, porque si empleamos la
frmula = 20/0 que quiere decir, veinte dividido entre cero, el resultado ser #DIV/0.
As tambin si empleamos la frmula VLOOKUP y en su bsqueda no encuentra la palabra o nmero
buscado, tambin no mostrar un resultado de error, que en este caso ser #N/A.
Entonces para evitar que aparezca el resultado de error, podremos combinar esta frmula, de tal forma
de sustituir el valor de error por el que nosotros establezcamos.
Por ejemplo, diremos SI(ESERROR(20/0),0,(20/0)) , lo que quiere decir:
a.- si, es error dividir veinte entre cero, entonces muestre como resultado un cero,
b.- si no es error, que muestre el resultado de la divisin.
MIGUEL ALARCO BOGGIO

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