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Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin
es una de Las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a
utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de
Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el
reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de
ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que
hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos
vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un
tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas.
Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver
este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una
sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera
dinmica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy
complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes,
la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican
adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan
trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el
presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un
principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas dinmicas.
Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender
fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te
har ms productivo.
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos
que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla
dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en
la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de
la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y
resumidos en la tabla dinmica:
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin
obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo
es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de
datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.
En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con
Excel para dejar claro el concepto.
Cmo crear una tabla dinmica Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por
su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las
columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo
crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva
tabla dinmica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la
ficha Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar
el
rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica
en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la
nueva
tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la
lista
de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de
todos los
campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos
los
campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo
Ventas.
Formato de valores en una tabla dinmica En esta ocasin te mostrar cmo dar
formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla dinmica de manera de
puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica: