San Vicente de Chucuri (Santander) 17 Junio 2014

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Curso
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL No. 766097
Tutor
Correo electrnico yvelez@misena.edu.co
Oficina
Regional Antioquia
Complejo Tecnolgico Minero Agro empresarial.
Ciudad
Oficina Calle 50 Barrio La Malena Puerto Berrio

ACTIVIDAD SEMANA 2

Desarrollo:

Dato,Informacin y Documento;as como su naturaleza, extensin y clasificacin.

DATO:Es considerado una unidad pequea y elemental y de gran importancia,
con cada dato, podemos obtener mayor fluidez, claridad, solidez y precisin de la
informacin.
Por el contrario sin los datosno tendramos informacin y tendramos dificultad
para la claridad y fluidez, solidez y precisin de la informacin. Adems, un dato
puede ser representado a travs de un smbolo, letra o nmero para as identificar
una cualidad o una cantidad es decir que son una representacin simblica
(numrica, alfabtica, algortmica), etc. de un atributo o variable cuantitativa. Los
datos describen hechos empricos, sucesos y entidades y existen tres etapas
evaluadas de la siguiente manera.
RECOLECCION DE DATOS:es el uso de las tcnicas utilizadas por un analista
para poder utilizarlas en los sistemas de informacin, dichas tcnicas pueden ser
como encuestas, cuestionarios y observacin de diagramas.
PROCESAMIENTO DE DATOS:tiene que ver con el manejo de los datos de
manera til incluyendo operaciones por medio de una maquina u ordenador o
tambin de forma manual (clculos numricos) transmisin de datos de un lugar a
otro.

TRANSFORMACION DE LOS DATOS:es la capacidad para efectuar clculos de

acuerdo con una secuencia de operaciones, estos clculos pueden efectuarse con
datos introducidos recientemente.

CLASES DE DATOS
Los datos se clasifican de la siguiente manera segn su funcionalidad.
Los numricos:Son aquellos que nos permiten estimar una calificacin,
una medida, un porcentaje o una operacin que lleva implcita una funcin
de tipo matemtico o estadstico.
La Cadena:denominado de manera general porque estn incluidos en un
texto y permiten que ste tenga una secuencia lgica dentro del contenido.
Se distinguen porque estn representados con un smbolo en
representacin de una funcin, o encerrados entre comillas, en signos de
admiracin, con apostrofes, entre otros.
Lgicos:Estos permiten emitir un juicio en razn ya que puede estar el
contenido en uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una
encuesta se pide determinar una sola respuesta (SI o No, 20/45/ 65, etc.).

ETAPAS DE UN DATO:Para que un dato tenga efectividad en su contenido

requiere pasar por los siguientes pasos: Recoleccin De Datos, Procesamiento De
Los Datos, Transformacin de Los Datos. En este proceso se recolectan y
procede a realizar un procesamiento de los datos obtenidos y se conviertan los
datos en informacin a travs de la obtencin de conjuntos de datos, debidamente
organizados, que apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad,
investigacin o estableciendo de manera comparativa o situacin o un fenmeno.
La Informacin: Puedo identificar que es un conjunto de datos, debidamente
organizados, que apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad, una
investigacin o estableciendo de manera comparativa una situacin o un
fenmeno y cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir
tomar una decisin, tanto a nivel personal como empresarial que conllevar a un
punto de dificultad, pero a su vez a una solucin. De acuerdo a lo anterior, se
puede entender que la informacin es un cuerpo que se concreta y se compacta
como se observa en la siguiente grfica.

TIPOS DE INFORMACION

Los Tipos De Informacinson:

1) PERSONAL.
2) INSTITUCIONAL.
3) DOCUMENTAL.
Al igual que los datos, la Informacin cuenta con una caracterizacin diferente,
dependiendo de la naturaleza de su contenido que nos da a conocer ciertos
rasgos de un personaje o personajes especficos, cualidades, sentimientos y
actuaciones. Institucionalrene en sus contenidos aportes acerca de las
acciones de tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad.
Documental permite y facilita informacin acerca de uno o varios
documentos.

DOCUMENTO

Un documento:El documento recopila la informacin necesaria para lograr

transmitir una informacin en la gestin empresarial. Objeto o instrumento que
contiene y ofrece informacin necesaria para realizar la transmisin del
conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una
circunstancia o situacin facilitando el acceso a temas especficos."como un
escrito que sirve de prueba o informacin de un evento" "todo elemento de
conocimiento o fuente de informacin registrada, materialmente susceptible de ser
utilizada para consulta, estudio o prueba etc.

CUL SERA LA CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS MENCIONADOS

SEGN EL SOPORTE?

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SEGN SU DIFUSIN EN EL TIEMPO.
Es importante tener en cuenta que no todos los documentos tienen una vigencia
indefinida, sino que por el contrario, algunos han sido diseados exclusivamente
para cumplir una funcin que tiene un principio y un final en el tiempo, como se
observa
a
continuacin:
Vitales: Se constituyen como documentos que constantemente son fuente de
consulta, informacin y soporte de una accin actual, como por ejemplo las
escrituras,
las
nminas
y
diseos.
Importantes: Son aquellos, cuya informacin a pesar del paso de los aos siguen
constituyendo una reserva de gran valor. Se pueden llegar a conservar de 5 a 6

aos.

Un

caso

de

ellos

son

los

soportes

contables.

tiles: Son aquellos que por lo general tienen vigencia y apoyan la gestin de los
procesos diarios que ocurren dentro y fuera de la organizacin. En este aspecto
juega
un
papel
fundamental
la
unidad
de
correspondencia.
No esenciales: Son aquellos que pasado un trmino superior a los seis meses
pierden su valor, por ejemplo las circulares, cartas y boletines que en un momento
dado fueron informativos, pero que su vigencia y aplicabilidad prescribi pasado
este tiempo.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

La descripcin de lo que puede concebirse como documento de archivo, se deben
tener en cuenta una serie de caractersticas, necesarias y fundamentales que
hacen parte esencial de la naturaleza de los documentos de archivo. Estas
caractersticas se pueden agrupar de la siguiente manera:
CARACTERSTICAS
Entidad Productora:
Orgenes Funcionales:
Fecha y Lugar de Produccin:
Contenido sustantivo o substancial:
TEXTUALES
Notas
Borradores
Apuntes rpidos
NO TEXTUALES
Cintas

Magnticas
Mapas
Dibujos
Planos
Fotografas
Cuadros
Videos
Discos
Duros, etc.

Externas (su aspecto formal):

Materia rescriptoria o soporte.
Formato
Signos especiales y visibles.
Forma
Internas (definitorias del contenido)
Origen funcional
Lengua empleada
Autor y destinatario
Formulario y clusula
Fecha y lugar
Contenido y mensaje"
De esta manera he clasificado los documentos segn su soporte en textuales y no
textuales, estos documentos contienen informacin la cual podemos tanto leer, or
y tambin la podemos manipular para obtener un conocimiento.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Un Documento De Archivo permite recopilar, conservar y archivar un registro de

las actividades realizadas en un rea. Se define como un soporte u objeto de
conservacin que registra evidencias de diferentes ndoles propias de una
organizacin, que giran en torno a la funcin administrativa, y son producto de una
gestin de orden cultural, jurdico, histrico, entre otros.
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Segn su Productor o Autor:
Hace referencia a la empresa o persona que elabore el documento y la funcin a
la
cual
se
destine
y
se
clasifican
en:
Pblicos: Se entiende por documento pblico a aquel instrumento que se tramita
ante un funcionario pblico, que cumple una funcin que atae directamente al
Estado y tiene carcter representativo. Estos pueden ser registrales, judiciales y
notariales.
Privados: Son aquellos que se realizan sin la intervencin de un funcionario estatal,
por lo general con un formato libre y propio de las partes que intervienen para su
realizacin, as como con el asunto o actividad que estimen conveniente.

ESCRIBA LAS CUATRO TIPOLOGAS DOCUMENTALES QUE SE

PRESENTAN EN EL CONTENIDO Y EXPONGA LA IMPORTANCIA DE CADA
UNA DE ELLAS EN EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL.

Importancia de cada una de las Tipologas Documentales son:

1 La Correspondencia Comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos

de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y
as como de los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa.
2 La Documentacin Contable son tipos de documentos con los cuales la
empresa puede en un momento dado justificar en que se invierte en dinero y si se
est haciendo un uso adecuado del mismo, por este motivo es de vital importancia
este tipo de documentacin.
3 Por sus condiciones especiales podemos decir que los Documentos
Especiales son importantes por el hecho que nos brindan la posibilidad de
guardad informacin de muchos tipos en poco espacio.
4 La importancia de los Documentos Legales radica en que estos documentos
contienen la informacin que prueba la existencia de hechos que generan actos
legales y que son muy importantes tanto para las administraciones como para los
ciudadanos en general.

DESCRIPCIN: de estudio, reflexin acerca de aspectos claves de la temtica

planteada acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un
proceso archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
La Diferencia y Caracterstica de: Dato, Informacin, Documento:
Es la representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica, etc.) de un
atributo o variable cuantitativa.
Los Datos unidad de manera elemental y de gran importancia describen y
determinar a gran escala hechos empricos, sucesos y entidades.
La informacin: est constituida por un grupo de datos ya supervisados y
ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenmeno o
ente. La informacin permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su
aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Documentos: Es una pieza clave para poder dar el curso adecuado a la gestin
de los Documento y archivos que ofrece informacin de "todo escrito que sirve de
prueba o informacin de un evento" "todo elemento de conocimiento o fuente de
informacin registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta,
estudio o prueba.

DOCUMENTO ELECTRNICO
El documento electrnico almacena la informacin, producto de la funcin
administrativa en dispositivos electrnicos es aquel que est constituido por la
informacin que se genera, recopila, analiza e incluso se enva a travs de
dispositivos de carcter digital o electrnico, previamente seleccionado y seriado,
acorde con los datos contenidos en l. Adems se origina de una fuente de su
misma naturaleza, como por ejemplo el internet, los correos, el tlex, telefax, chips
de memorias, entre otros.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes porque recopilan, conservan, y difunden informacin

registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en funcin de las
actividades que realizan.

CULES PODRAN SER LAS POSIBLES FALLAS QUE EXISTEN EN EL

PROCESO GENERAL DEL DOCUMENTO ARCHIVSTICO.

A B C D Epara despus evitarnos dolores de cabeza

Por esta razn es necesario hacer esto. A B C D E G Hetc.

CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la

norma para los documentos a causa de la ubicacin, el entorno, el fuego, el agua,
los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo.
Rentable y con poco coste energtico, valorado para toda su vida planificada
(mnima de 20 aos) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones ms all
de la duracin planificada.
Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnologa
para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre
correctamente.
Donde exista una estrategia global de proteccin contra incendios,
preferentemente con un sistema de extincin automtico mediante rociadores de
agua o un gas homologado.
Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada que queden
minimizados todos los riesgos de incendios e inundaciones, especialmente los
derivados de las salas de mquinas de los sistemas de climatizacin.
Donde cada tipo de material se almacene en el entorno ms apropiado (requisitos
especficos para los materiales fotogrficos, sobre todo respecto a su aclimatacin
antes de una consulta).

EJERCICIO INTERACTIVO DENOMINADO

MIS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS

Aqu podemos observar el proceso que se lleva a cabo cuando queremos
transformar los datos en informacin til que nos pueda llevar al conocimiento,
l7os DATOS por si solos no dicen nada, por eso en el primer lugar es el de la
RECOLECCIN,aqu podemos ver que los DATOS estn en desorden tienen
sentido, en el segundo paso podemos observar que los DATOS ya tienen cierto
orden, se puede decir que hemos ordenado, clasificado, en fin llevo a cabo un
PROCESAMIENTO,y por ultimo podemos observar la TRANSFORMACION de los
datos ordenados en INFORMACION que nos puede servir para tomar decisiones
o llevar a cabo alguna actividad.
Gracias Sena
Gracias Dios Los Bendiga Siempre!
Cordialmente;

Aprendiz: Moises Poveda Malaver