MANEJO DE

FORMAS EN LAS
ORGANIZACIONES

OBJETIVOS

Desarrollar los lineamientos fundamentales para

el anlisis, diseo, elaboracin y control de
formas en su concepcin ms sencilla
Simplificar
el
manejo
de
formas
para
homogeneizar y racionalizar las actividades que,
en forma cotidiana, atiende una organizacin

Concepto

Objeto de su utilizacin

Fuentes de informacin

Requerimientos para su uso

Diseo

Alternativas para su elaboracin

Utilizacin

Responsables de su manejo y control

Concepto
Herramienta de comunicacin
impresa a travs de medios
de reproduccin grfica que
contiene infromacin escrita
fija y espacio para informacin
variable

Objeto de su utilizacin
Transmitir datos e informacin
de la organizacin de la
manera ms sencilla, clara y
funcional

FUENTES DE INFORMACIN

Preparadas por la organizacin

Producto de un consultor externo

De uso comercial comn

Provenientes de instancias externas

Elaboradas por un diseador profesional

Requerimientos para su uso

Internos
De acuerdo con su instrumento legal de
creacin
En funcin de las estrategias,objetivos,
metas, procedimientos y programas
establecidos

Externos
Por condiciones del entorno
Atendiendo a un esquema de globalizacin
En atencin a sus clientes y proveedores

Diseo
Preparacin de una forma atendiendo a su objeto, uso,
contenido, forma de llenado, usuario y resultados
esperados
Elementos funcionales
Identificacin: logotipo, titulo, fecha, nmero de hoja,
nombre de quin elabora, revisa y autoriza
orden de componentes: secuencia de datos, flujo del
trabajo, cuerpo(datos principales) e instrucciones
condiciones de llenado: manual, en mquina de escribir e
impresoras de equipo de cmputo

SECUENCIA DE DATOS
11
22

11
22

33

33
44

44

INSTRUCCIONES
DETERMINACIN
DETERMINACINDEL
DELINGRESO
INGRESOACUMULABLE-VALORES
ACUMULABLE-VALORESRENTA
RENTAFIJA
FIJA
VARIABLE
VARIABLE
INGRESOS
INGRESOSACUMULABLES-PRODUCTOS
ACUMULABLES-PRODUCTOSDEL
DEL
TRABAJO
TRABAJOYYPRODUCTOS
PRODUCTOSOORENDIMIENTOS
RENDIMIENTOS
DEL
DELCAPITAL
CAPITALYYOTROS
OTROSINGRESOS
INGRESOS

dd

CUANDO
CUANDOLA
LACANTIDAD
CANTIDADDE
DEdd SEA
SEASUPERIOR
SUPERIOR
AA$150,000.00
$150,000.00ANOTE
ANOTELA
LACANTIDAD
CANTIDADDE
DEccEN
EN
f,f,DE
LOS
CONTRARIO
RESTE
LA
CANTIDAD
DE LOS CONTRARIO RESTE LA CANTIDADDE
DE
LA
LACANTIDAD
CANTIDADCONSIGNADA
CONSIGNADAEN
ENdd
RESULTADO
RESULTADO

$150,000.00
$150,000.00
dd
ee
pp

INGRESO
INGRESOACUMULABLE
ACUMULABLE
ANOTE
ANOTEESTOS
ESTOSTOTALES
TOTALESEN
ENEL
ELCUADRO
CUADROVIVIPAG.
PAG.33

Clases de formas
De:
Lnea
Casillas
Combinadas

FORMATO DE LNEA
RECADO TELEFNICO

PARA____________________________________
HORA____________

FECHA________________

EL SR____________________________________

ASUNTO__________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________

RECIBI

DISPOSICIN DE COLUMNAS
Y RENGLONES
ZONA
REPARTO

ESTACIN
No. ECON

GERENCIA DE CARGA
LISTA DE REPARTO
Y CONTROL EN REZAGO

CH

No. DE
GUIA

CH

PIEZAS

AL INICIO DEL REPARTO

ENTREGADO POR

RECIBIDO POR

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA

CONSIGNATARIO

FLETES

FECHA
DEVOLUCIONES

AL TERMINAR EL REPARTO
RECIBI
EN EFECTIVO
COPIAS DE GUIAS
COPIAS DE RECIBOS

NOMBRE Y FIRMA

CAUSA

UTILIZACIN DE CUADROS Y
CASILLAS

COMBINACIN DE CASILLAS Y BLOQUES

PROGRAMAS INSTITUCIONALES

HOJA
DE
FECHA

PROGRAMA

OBJETIVO(S):

FECHA
No.

SUBPROGRAMAS

OBSERVACIONES:

ACTIVIDADES

METAS

INICIO

TERMINO

RESPONSABLE(S)

RECURSOS
NECESARIOS

COORDINACI
N

Visualizacin
Para que una forma facilite su utilizacin
y comprensin debe cubrir los siguientes
requisitos:

Unidad
Divisin modular
Claridad
Agrupacin y jerarquizacin
Saturacin
Movimiento
Ritmo
Imagen residual

UNIDAD

DIVISIN MODULAR

CLARIDAD

AGRUPACIN Y JERARQUIZACIN

SATURACIN

MOVIMIENTO

RITMO

IMAGEN RESIDUAL

Imagen Residual

Seleccin de productos y presentacin

Hojas extras

Hojas simples sin papel carbn sueltas o en block

Juegos engomados
Conjuntos individuales de dos o ms partes engomadas con
hojas de papel carbn intercaladas
Juegos individuales con papel carbn intercalado
Conjunto de dos o mas copias engomadas con un taln
Formas continuas
Formas usualmente utilizadas en equipos de cmputo,
con o sin papel carbn intercalado

Elementos materiales
Papel

Tintas y carbones
De expresin

Alternativas para su elaboracin

Offset
Proceso a travs del cual un negativo fotogrfico se pasa a una placa
metlica que se imprime mediante una prensa
Mimeografo
Proceso que emplea estnciles o plantillas hechas con mquina de
escribir
Tipografa
Formacin de lneas con letras hasta completar los textos
Fotograbado
Proceso mediante el cual de un negativo fotogrfico se revela con
luz y tintas en una placa metlica a la que se aplica cido para fijar
la imagen
Mquina de escribir y Computadora

Utilizacin
Uso normal
Empleo o cambios operativos que no requieren

de muchos estudios o autorizaciones

Cambios
Ajuste cuando de presentan modificaciones

radicales en las estructuras organizacionales

o condiciones de trabajo

Responsables de su manejo y control

Operativamente

Todas las reas de la organizacin

En forma especializada
Nivel directivo
Unidades de apoyo tcnico
Unidades encargadas de la administracin
de los recursos

Instrumentos de control
Cuestionario para el anlisis de formas
Documento que contiene en forma ordenada y
secuencial la relacin de componentes de una
forma

Catlogo de formas
Compendio de todas y cada una de las formas
que se usan en una organizacin

CATLOGO DE FORMAS
NOMBRE DE LA FORMA
VIAJE

CUENTA DE GASTO DE

CDIGO:
DEPENDENCIA QUE LA USA:

COMUN A TODAS
INSTRUCCIONES

ESPECIFICACIONES
TAMAO:

CARTA

DIMENSIONES:

21.3 x 28 CMS.

COLOR DEL PAPEL:

BLANCO

COLOR DE TINTA:

NEGRA

NUMERO DE COPIAS: DOS

COLOR DE COPIAS:

1a. BLANCA, 2a. VERDE

PESO:

24 KGS.
F L U X O G R A M A

CUENTA DE GASTOS DE VIAJE

DEPARTAMENTO
INTERESADO (1)

ARCHIVO
0
1

2
CONTROL

CAJA

CAJA (2)
ARCHIVO