Curso Proyecto Ingenieria de Sistemas II - UTP

Curso de Proyecto de Ingeniera de
Sistemas II
Parte 07
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
Carrera Profesional de Ingeniera de Sistemas
Profesor: Ing. Scrates Angeles
c13130@grupoutp.edu.pe
socrates.angeles@telefonica.com
01 Gestin de Proyectos
DESARROLLO
(Proyecto)
DE
LA
Planificacin del Proyecto
Ejecucin del Proyecto
Seguimiento del Proyecto
Cierre del Proyecto
Universidad Tecnolgica del Per

Facultad de Ingeniera Industrial y Sistemas
APLICACIN/SISTEMAS
Ciclo de Vida del Proyecto
$
Costo
de los
cambios
Influencia
de los
Interesados
Cierre
Planeamiento
Inicio

Ejecucin
Seguimiento y Control
Tiempo
Inicio
Se crea la idea.
Se identifica a los interesados del proyecto (stakeholders)
internos o externos.
Se desarrolla y aprueba el acta de constitucin del proyecto
(Project Charter).
Es preferible identificar al director del proyecto.
Se comprometen los recursos financieros iniciales.

Ejecucin.
Dirigir y Ejecutar de manera coordinada lo planificada.
Aseguramiento de calidad.
Adquirir el equipo del proyecto.
Desarrollar y dirigir al equipo del proyecto.
Distribuir la informacin.
Gestionar las expectativas de los Stakeholders.
Ejecutar las adquisiciones.

Seguimiento y Control.
Supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeo del
proyecto, as como gestionar los cambios.
Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para
anticipar posible problemas.
Dar seguimiento a las actividades del proyecto,
comparndolas con el plan (lnea de base) Informes de
desempeos Valor Ganado.
Influir en los factores que puedan eludir el control de cambios
formal.

Cierre
o Completar formalmente el proyecto de acuerdo a lo acordado
(obligaciones contractuales).
Obtener la aprobacin del cliente o del patrocinador.
Realizar una evaluacin tras el cierre del proyecto.
Documentar las lecciones aprendidas.
Registro del archivo del proyecto data histrica.
Cierre con proveedores.
Cierre administrativo del proyecto.

Procesos Fases vs. Areas de Conocimiento

Patrocinador
Seguimiento y Control
Entradas
del
Inicio
Proyecto
Planeamiento
Usuarios
finales
Entregables
del Proyecto
Cierre
Ejecucin
Registros
del Proyecto
Activos de
procesos



Integracin
Inicio
Planeamiento
Ejecucin
Control
Cierre
Desarrollo del Acta
Desarrollo del Plan
Direccin de
la ejecucin
Control
y
Seguimiento.
Integracin
del
Control
de Cambio
Verificacin
del Alcance
Control
del
Alcance
Control
del
Cronograma
Cierre
del
Proyecto o de
una fase.
Calidad
Levantar
requerimientos
Definir Alcance
Crear el EDT
Definir Actividades
Secuencia
de
Actividades
Estimar recursos
Estimar Duracin
Desarrollo
del
cronograma
Estimar Costos
Presupuesto
Plan Calidad
Recursos
Humanos
Plan de Desarrollo
del RRHH
Alcance
Tiempos
Costos
Comunicaciones
Identificar a
interesados
Riesgos
Adquisicin
Universidad Tecnolgica
del Per
los
Plan
Comunicaciones
Aseguramie
nto Calidad
Adquisicin
del Equipo
Desarrollo
del Equipo
Gestin del
Equipo
Distribucin
de
la
Informacin
Gestin de
las
expectativas
de
los
interesados
Plan Riesgos
Identificar Riesgos
Anlisis Cualitativo
Anlisis
Cuantitativo
Plan de respuesta
Plan de compras
10
Control
Costos
Control
Calidad
Reporte
Avance
de
Control
y
gestin
de
los riesgos
Dirigir
las
compras
Administrar
las compras
Cierre de las
compras
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
Misin
Objetivos
Metas
Definir el
problema
Criterios Tcnicos
Organigrama
PORQU
Procesos
Iniciacin
GERENCIA
GENERAL
Plan
Estratgico
INGENIERA
MARKETING
PRODUCCION
PROYECTOS
PLAN DEL
PROYECTO
Procesos
Planificacin
CMO
NOS VA
Proyecto 1
Objetivo
y
Alcance
Incorporar
75%
Equipo
Proyecto
EDT
QU
PROYECTO
Ampliacin
1.- PLANEAMIENTO
AMPLIACION
1.1. Control de
Ingeniera
1.2.- Desarrollo
de Ingeniera
2.- EJECUCION
AMPLIACION
2.1.- Modificacin
zona de carga
Proyecto 2
CMO
CUNTO
Proyecto 3
QUIN
PRESUPUESTO
Personal
Materiales
Equipamiento
Procesos
Subtareas
Asignar
Responsabilidades
Control
COSTOS
TIEMPO
DESEMPEO
RIESGOS
Procesos
Ejecucin
CUMPLIMOS
Programacin
CUNDO
2.2.- Control de
Efectividad
PLANIFICACIN
Procesos
Cierre
CIERRE

11
Interesados del Proyecto
PROYECTO: ______________________________
INTERESADOS:
Nombres y Apellidos
Rol/cargo
Tipo de decisin/funcin
1. ____________________________________
2. ____________________________________
3. ____________________________________
4. ____________________________________
5. ____________________________________
6. ____________________________________
7. ____________________________________
12
01
Gestin
Proyectos
Numeracin
de lade
EDT
Nivel 1
Proyecto
Nivel 2
Entregas
PROYECTO IMAGEN
1.0 ESPECIFICACIONES
Nivel 3
Tareas
1.1 Crear descripcin

del sistema
1.2 Desarrollar
especificaciones
funcionales de alto
nivel
1.3 Desarrollar las
especificaciones de los
componentes
1.4 Realizar revisiones
de las especificaciones
2.0 PANTALLA
LCD
2.1 Verificar los
requerimientos de la
LCD
2.2 Disear la pantalla
LCD
2.3 Generar esquema

de pantalla
2.4 Crear los planos
del prototipo de LCD

inicial
2.5 Pedir los
componentes del
prototipo de LCD
2.6 Recibir los
componentes del
prototipo de LCD
2.7 Montar los
componentes del
prototipo de LCD
2.8 Desarrollar los
casos de ensayo de la
LCD
Nivel 4
Subtareas
1.2.1
Desarrollar la lista de
caractersticas
Nivel 5
1.2.2.1
Redactar las
Paquetes
Universidad
Per
descripciones
de las
de
trabajoTecnolgica del
Facultad de Ingeniera Industrial
y Sistemas
caracteristicas.
3.0 SISTEMA
PTICO
3.1 Verificar los

requisitos pticos
3.2 Disear el embalaje

de la ptica
3.3 Revisar el
documento de control de
las especificaciones
pticas
3.4 Redactar el
documento de
especificaciones
externas para el
conjunto de la lente
3.5 Redactar el
documento de
especificaciones
externas para el
conjunto del visor
4.0 CASETE DE
PELCULA
4.1 Verificar los
requisitos del casete de
1.2.2.2
Revisar las
descripciones de las
caractersticas
13
13
pelcula
5.1 Disear el sistema

de flash
5.2 Seleccionar el
4.2 Revelar el casete
de pelcula
contratista del sistema
4.3 Desarrollar el
5.3 Revisar las

especificaciones
internas de producto de
la electrnica del
sistema de flash
de flash
indicador de estado del

casete
4.4 Formular la
emulsin de la pelcula
4.5 Probar el
almacenamiento e
intercambio de la
informacin
3.6 Revisar las

especificaciones internas
del automatismo de la
ptica
1.2.2 Desarrollar las

descripciones funcionales
para cada caracterstica
5.0 SISTEMA
DEL FLASH
1.2.3 Desarrollar las

caractersticas de las
necesidades y criterios de las
interfaces.
1.2.2.3
Finalizar las
descripciones de las
caractersticas
5.4 Revisar las

especificaciones
externas del sistema de

flash
5.5 Abastecer el
sistema de flash
5.6 Desarrollar el
prototipo del sistema

de flash
5.7 Realizar el ensayo
de duracin del sistema

de flash
1.2.4 Finalizar el documento
de especificaciones
funcionales de alto nivel
Gestin de Proyectos
01
Elementos de un Sistema de Calendarizacn
Los Cronogramas
efectivos DEBEN:
Poder traducirse en accin
Tener una lgica seguible
Ser visibles
Ser manejables

14
Cronograma Tpico

Imagen
15
Cronograma Tpico
Relaciones de dependencia entre tareas
Fin-a-Inicio
Una tarea puede
solamente iniciar
despus de que una
tarea previa ha
finalizado.
Ejemplo: Un contrato
debe ser firmado antes
de que el embarque del
proveedor pueda iniciar.
Inicio-a-Inicio
Las tareas empiezan al mismo
tiempo.
Ejemplo: Las pruebas y la
correccin de errores inician
el mismo da.

16
16
Fin-a-Fin
Las tareas finalizan al
mismo tiempo.
Ejemplo: Las
especificaciones para
el ensamblaje de
lentes se completan
al mismo tiempo que
las especificaciones
del ensamblaje del
visor.
Hitos
Definicin
Un punto o evento significativo que no tiene duracin.

Elementos en el cronograma con los cuales se medir el
progreso del proyecto.
Utilizado
para
1. Mostrar la finalizacin de una entrega.

2. Producir un cronograma de nivel resumido para los
ejecutivos.
3. Mostrar que las revisiones fueron realizadas
4. Resaltar el cierre de negociaciones
5. Indicar la finalizacin de una fase
6. Controlar las compras externas

17
Hitos
Ejemplos
1. Documento del diseo final aprobado.

2. Lista de Equipo y rdenes de Compra enviados al
proveedor.
3. Contratos con proveedores aprobados por el
Departamento Legal.
4. Documentos y pruebas aprobados por el Director de

Calidad.
5. Conexin Sitio A con Sitio B operativa
Tip: todos los entregables deberan tener al menos un hito
18
Costo del Proyecto
Empleado
de Cargo
Directo
Trabajo #0002

+ Trabajo #0015
19
Cuenta de
Administracin
42 horas
mnimo
Gestin de Proyectos
01
Control del Presupuesto
Estructura Financiera
Proyecto
XXXX-000
(Entregable A)
XXXX-001
(Entregable B)
XXXX-002
(Entregable C)
XXXX-003
(Entregable D)
XXXX-004
Costo laborales
MOD,Viajes
Equipos
Licencias
Arriendos
Otros
Costo laborales
MOD,Viajes
Equipos
Licencias
Arriendos
Otros
Costo laborales
MOD,Viajes
Equipos
Licencias
Arriendos
Otros
Costo laborales
MOD,Viajes
Equipos
Licencias
Arriendos
Otros

20
20
Mano de Obra
Interna
(Horas)
Entregable
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
8.0
9.0
10.0
11.0
12.0
13.0
14.0
15.0
16.0
17.0
18.0
19.0
20.0
21.0
22.0
23.0
24.0
25.0
Especificacin
Pantalla LCD
Sistema ptico (lente, disparador, cuerpo)
Rollo de Pelcula
Sistema de Flash
Almacenamiento de Datos
PCB
Zoom 5x
Autofoco
Avance y Retroceso Automtico de la Pelcula

Cuerpo de la Cmara
Embalaje para Minorista
Stand en Ferias Comerciales
Pgina Web
Lista de Materiales
Procedimientos de Montaje
Diagramas de Flujo
Exposicin en Puntos de Venta
Anuncios en TV
Publicidad en Revistas
Folleto del Producto
Distribuidores
Cursos de Capacitacin
Canales de Ventas
Manual del Usuario
Total del Proyecto:

Hoja de Costo
Mano de
Obra
Interna
(Dlares)
573
400
1.458
2.414
1.440
1.242
820
2.590
1,396
1.879
426
705
647
1.068
308
282
320
120
600
978
560
676
1.256
878
910
77.355
54.000
196.830
325.890
194.400
167.670
110.700
349.650
188,460
253.665
57.510
95.175
87.345
144.180
41.580
38.070
43.200
16.200
81.000
132.030
75.600
91,260
169.560
118.530
122.850
23.946
3.232.710
21
Honorarios
del Contratista
($)
Otros No
Imputables a
Mano de Obra
($)
5.000
15.000
600
6.600
5.600
2.600
85.000
20.600
2.000
150.000
15.000
27.000
600
1.200
6.600
1.800
7.615
3.500
10,000
78.000
25.000
324.000
145.315
TOTAL
77.355
59.600
218.430
331.490
197.000
167.670
216.300
349.650
189,060
254.865
66.110
96.975
87.345
144.180
41.580
38.070
43.200
23.815
234.500
147.030
102.600
101,260
247.560
118.530
147.850
3.702.025
Matriz de Comunicaciones
Utilizar para proyectos medianos y grandes

Es responsabilidad del Director del Proyecto establecerla
Su propsito es identificar fcil y claramente:
Qu es la comunicacin?
Quin la recibe?
Cundo es entregada?
Revisar con QUIN confirmar sus expectativas

Colocar en la seccin de Administracin del Plan del Proyecto
22
Matriz de Comunicaciones - Ejemplo
Informes de Estado
Presupuesto Distribuido en el
Tiempo
Utilizacin de Recursos
M
M
Riesgos/Supuestos
Memos del Proyecto/Notas
Diccionario de Acrnimos
I
I
Bitcora/Diario del Proyecto
Documentos Miscelneos
23
Leyenda
Mensajes Correo Electrnico

Cundo
Bitcora Asuntos/Problemas
Contratos
Quin
Minutas Reuniones Estado

Pronosticado vs. Actual
Cuaderno
del Proyecto
Cliente
Contratista
Resumen Ejecutivo
Miembros
de Equipo
Gerentes
VP Ing.
Plan de Proyecto
CFO
CEO
Patrocinador
Qu
I
M
S
T
Inmediato/Actualizado
Mensual
Semanal
Trimestral
Gestin de Proyectos
01
Gestin del Riesgo
Paso 1: Identificacin
del Riesgo
Riesgos conocidos
Nuevos
Riesgos
Nuevos
Riesgos
Nuevos
Riesgos

Paso 2: Evaluacin
del Riesgo
Evaluacin del riesgo
Paso 3: Desarrollo de
respuesta al Riesgo
Plan de administracin del riesgo
Paso 4: Control de
respuesta al Riesgo
24
Gestin de Proyectos
01
Evaluacin del Riesgo
0%
Probabilidad de Ocurrencia
100 %
Segura
Nula
Impacto
Plazo
Costo
Alcance
Calidad
Valor Esperado (VE) = Probabilidad x Impacto

25
Forma de Evaluacin del Riesgo
Ejemplo: actualizacin de Windows Office a Windows Vista

Evento de Riesgo
Probabilidad
Impacto
Valor Esperado
Problemas con la interfaz
16
Congelamiento del
Sistema
10
Respuesta negativa del

usuario
12
Mal funcionamiento del

hardware

26
Gestin de Proyectos
01
Matriz de Gravedad del Riesgo
Probabilidad
5
Respuesta
negativa del
usuario
Problemas con
la interfaz
3
2
Congelamiento
del sistema
Mal
funcionamiento
del hardware
3
Impacto
Riesgo Mayor
Riesgo Moderado
Riesgo Menor
27
Paso 3: Desarrollo de la Respuesta al Riesgo

1. Desarrollar una estrategia para reducir los daos posibles.
2. Desarrollar planes de contingencia.
3. Las respuestas son:

Mitigar el riesgo
Evitar el riesgo
Transferir el riesgo
Asumir el riesgo

28
Mitigar el Riesgo
1. Hay dos estrategias para mitigar el riesgo:
Reducir la probabilidad de que el evento se presente y/o
Disminuir el efecto que el evento adverso podra tener en el proyecto.
Ejemplo: (Sistema de Informacin)
El equipo del proyecto era el responsable de instalar un nuevo sistema
operativo en su empresa matriz. Antes de poner el proyecto en prctica, el
equipo prob el nuevo sistema en una red aislada ms pequea. Al hacerlo
descubrieron una diversidad de problemas y pudieron obtener soluciones
antes de la ejecucin. El equipo todava se top con algunos problemas de
instalacin, pero su cantidad y gravedad se redujeron mucho.

29
Evitar el Riesgo
1. Evitar el riesgo es modificar el plan del proyecto para eliminar la contingencia
o situacin.
2. Aunque resulta imposible eliminar todos los eventos de riesgo, es posible
evitar algunos peligros especficos antes de iniciar el proyecto.
Ejemplo:
La adopcin de tecnologa probada y no la experimental puede excluir las
fallas tcnicas.
Elegir un proveedor conocido (Brasil) y no uno de Indonesia, descartara casi
por completo las posibilidades de una crisis poltica interrumpida por el
suministro de materiales bsicos.

30
Transferencia del Riesgo

1. Es comn transferir el riesgo a otra parte; este traslado no cambia el riesgo.
2. Hacerlo casi siempre resulta en que se paga una prima por esta exencin.
Ejemplo:
Contratacin de uno o ms componentes (entregables y/o tareas) a un
contratista a un precio conocido.

31
Asumir el Riesgo
1. En algunos casos se toma una decisin de aceptar el riesgo de que ocurra
un evento.
2. Mientras mayor esfuerzo se haga para responder al riesgo antes de que el
proyecto se inicie, mayores sern las posibilidades de minimizar sorpresas
en el proyecto.
Tip: solamente en caso de considerar esta respuesta a un riesgo, la accin a
tomar ser confeccionar un Plan de Contingencia (ver ejemplo a
continuacin)

32
Plan para Contingencias

1. Un plan de contingencias es una alternativa que se utilizar si un evento de
riesgo previsto y posible se convierte en realidad.
2. Acciones que reducirn o mitigarn el efecto negativo del evento de riesgo.
3. Responde a los cuestionamientos de qu, dnde, cundo y cunta accin se
llevar a cabo.
4. Escritos para tomar en cuenta las partes de alto riesgo del cronograma.
5. Se disean para ofrecer desempeo a tiempo.
6. No se muestran en el cronograma del proyecto.
7. El cronograma muestra el Evento de Activacin del Plan de Contingencia
(EAPC) en la columna Supuestos.
33
Plan para Contingencias

Ejemplo
Planes de Contingencia
Puesta en Marcha Automtica del Almacn
Propsito:
Cumplir los cronogramas diarios de embarques durante la puesta en marcha automtica del
almacn a pesar de averas del hardware y el software que impidan su funcionamiento.
Autoridad:
Bill Clancy, el Director de Distribucin, tomar la decisin para poner el plan en marcha.
Disparador:
Seis horas de inactividad continua.
Notificacin de la Lista de Gerentes de Distribucin

Tom Kalama
Directorio de llamadas para tendido manual
427-6513
Alex Chang
Camiones para la renta de escaleras de mano de

Smiths Rentals
427-6520
Mary Garcia
Revisiones diarias de los reflectores y encendido
427-6515
Ernie Jones
Carretillas
elevadoras
propias/externas
427-6570
Adele Rosen
Recoleccin y suministro de registros manuales
427-6580
Rich Norbun
Comprobacin del estado cada hora
427-6585

en
las
instalaciones
34
Matriz de respuesta al riesgo
Respuesta
Plan de
Contingencia
Disparador
Quin es el
responsable
Reducir
Darle la vuelta
hasta que llegue
ayuda
No se resuelve en
24 horas
Juan
Reducir
Reinstalar el SO
Sigue congelado
despus de una
hora
Alberto
Respuesta negativa del

usuario
Reducir
Aumentar el
soporte del
personal
Se recibe una
llamada de la alta
direccin
Mara Isabel
Mal funcionamiento del

equipo
Transferir
Ordenar una marca

distinta
El reemplazo no
funciona
Juan Carlos
Evento del Riesgo

Problemas con la
interfaz
Congelamiento del
sistema

35

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Profesor: Ing. Scrates Angeles

Planificacin del Proyecto

Ejecucin del Proyecto

Seguimiento del Proyecto

Cierre del Proyecto

Universidad Tecnolgica del Per

Ciclo de Vida del Proyecto

Universidad Tecnolgica del Per

Ciclo de Vida del Proyecto

Universidad Tecnolgica del Per

Ciclo de Vida del Proyecto

Universidad Tecnolgica del Per

Ciclo de Vida del Proyecto

Universidad Tecnolgica del Per

Ciclo de Vida del Proyecto

Universidad Tecnolgica del Per

Procesos Fases vs. Areas de Conocimiento

Universidad Tecnolgica del Per

Procesos Fases vs. Areas de Conocimiento

Universidad Tecnolgica del Per

Procesos Fases vs. Areas de Conocimiento

Desarrollo del Acta

Desarrollo del Plan

Universidad Tecnolgica del Per

1.1 Crear descripcin

2.3 Generar esquema

del prototipo de LCD

3.1 Verificar los

3.2 Disear el embalaje

requisitos del casete de

5.1 Disear el sistema

4.2 Revelar el casete

contratista del sistema

5.3 Revisar las

indicador de estado del

3.6 Revisar las

1.2.2 Desarrollar las

1.2.3 Desarrollar las

5.4 Revisar las

externas del sistema de

prototipo del sistema

de duracin del sistema

Universidad Tecnolgica del Per

Universidad Tecnolgica del Per

Relaciones de dependencia entre tareas

Universidad Tecnolgica del Per

Un punto o evento significativo que no tiene duracin.

1. Mostrar la finalizacin de una entrega.

Universidad Tecnolgica del Per

1. Documento del diseo final aprobado.

4. Documentos y pruebas aprobados por el Director de

Universidad Tecnolgica del Per

Universidad Tecnolgica del Per

Avance y Retroceso Automtico de la Pelcula

Total del Proyecto:

Utilizar para proyectos medianos y grandes

Revisar con QUIN confirmar sus expectativas

Memos del Proyecto/Notas

Bitcora/Diario del Proyecto

Mensajes Correo Electrnico

Universidad Tecnolgica del Per

Minutas Reuniones Estado

Universidad Tecnolgica del Per