EXCEL AVANZADO

TABLAS DE DATOS
Las tablas de datos forman parte de una serie de comandos a veces
denominados herramientas de anlisis Y si.
Es un rango de celdas que muestra cmo afecta el cambio de algunos valores
de las frmulas a los resultados de las mismas.
Constituyen un mtodo abreviado para calcular varias versiones en una sola
operacin, as como una manera de ver y comparar los resultados de todas las
variaciones distintas en la hoja de clculo.
Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una variable y tablas de dos
variables.

TABLAS DE DATOS DE UNA VARIABLE

Los valores de entrada aparezcan en una columna (orientacin por columnas)
o en una fila (orientacin por filas).
Las frmulas que se utilicen en la tabla de una variable debern hacer
referencia a una celda de entrada (celda en la que se sustituye cada valor de
entrada de una tabla de datos).
Escriba la lista de valores que desea sustituir en la celda de entrada debajo de
una columna o en una fila.
Ejercicio:
Se desea saber qu pasara con la Utilidad si el costo de produccin varia a
S/.30000, S/. 25000 y S/. 60000.
Platear el Problema y calcular la Utilidad

Utilidad:
Venta Neta Total Gastos

Dato a
Reemplazarse

Ingresar los valores cambiantes

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

Cambios en
el costo de
Produccin

Seleccionar el rango de datos a analizar

Incluir celda que

contiene el valor de
las utilidades.

Seleccionar la opcin Tabla de Datos de la Ficha Datos:

Si la tabla de datos est orientada por columnas, escriba la referencia de la

celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (columna).
Si la tabla de datos est orientada por filas, escriba la referencia de celda de la
celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (fila).
En nuestro ejemplo, los datos estn ordenados en Columnas, pues en una
columna se muestran los Costos de Produccin cambiados y en otra columna
se desea mostrar las utilidades respectivas. Por lo tanto para nuestro caso
debemos ingresar la Celda de Entrada (el costo de produccin inicial) en
Columna.

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

La tabla llena con los nuevos datos de utilidades sera:

TABLAS DE DATOS DE DOS VARIABLES

Las tablas de datos de dos variables solamente utilizan una con dos listas de
valores de entrada.
La frmula deber hacer referencia a dos celdas de entrada la que se sustituye
cada valor de entrada de una tabla de datos.
Inserte una lista de la segunda variable a lado de la frmula.
Ejercicio:
Ejemplo: Al ejemplo anterior agregarle la variable de deudas con los cambios
de 10,000 y 8,000.
Seleccione el rango de celdas que contenga la frmula y los valores de fila y de
columna.

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

Cambios en las
Deudas

Ingresar los valores cambiantes

Cambios en el costo de
Produccin
Seleccionar el rango de datos a analizar

Incluir celda que

contiene el valor de
las utilidades.

Seleccionar la opcin Tabla de Datos de la Ficha Datos:

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

Ingresar las referencias de las Celdas.

La tabla llena con los nuevos datos de utilidades sera:

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

BUSCAR OBJETIVO
Permite determinar el valor de una celda o rango de celdas, de tal manera que
se llegue a cumplir un objetivo.
Ejemplo:
Qu valor debe tener las deudas y los costos de produccin, para que mi
utilidad sea de S/. 60,000?
Plantear los Datos

Valor a
Ajustar

Datos que se
busca cambiar

Seleccionar la Funcin Buscar Objetivo de la Ficha Datos:

Valor a
Ajustar

Ingresar el valor Objetivo.

Celda
Objetivo

Valor
Objetivo
Celdas
Cambiantes
SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

El resultado sera:

Nuevo Valor
para Costo
Nuevo Valor
para Deudas

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

SOLVER
Es una opcin que permite en un modelo construido en una hoja de Excel, encontrar una meta ptima
considerando ciertas restricciones sobre celdas preseleccionadas.
Si se ha concluido la construccin de una hoja de clculo estructurada adecuadamente con celdas de ingreso
de informacin, en el cual se ha planteado un problema con una determinada celda que arroja una
informacin de salida; este dato puede maximizarse, minimizarse o reemplazarse con un valor determinado,
cambiando los valores de una celda o rango de celdas de referencias para alcanzar un resultado deseado.
Adems, es posible agregar restricciones , , = o entero, o los valores de determinadas celdas de referencia
que influirn en el resultado esperado en la celda de salida. De esta manera, se pueden resolver problemas de
optimizacin o de programacin lineal.
Para disponer de esta herramienta en Excel, debe hacer lo siguiente:
1.

Clic en el botn de Office

2.

Clic en el botn Opciones de Excel

3.

Clic en la opcin Complementos

4.

Clic en el botn Ir

5.

Clic en la casilla Solver

6.

Clic en Aceptar

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

Despus que esta herramienta ha sido instalada, Excel lo agregar en la ficha Datos, al final de la cinta de
opciones.
Ejemplo 18: Utilizando la herramienta Solver, desarrolle la siguiente aplicacin:

1.

Seleccione la ficha Datos, grupo Anlisis, opcin Solver

2.

En el cuadro Celda objetivo,

seleccione la celda I22 (esta celda

debe contener el nuevo punto de
equilibrio)
3.

Clic en el botn Valores de,

e ingrese el valor de 75.

4.

En el cuadro Cambiando las

celdas, debemos indicar qu celdas

van cambiar de valor para obtener el
resultado deseado, en este caso son
las celdas I19 (precio unitario) y E25
(sueldos).

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

EXCEL AVANZADO

Pero estas celdas estn sujetas a ciertas restricciones.

5.

Para agregar las restricciones, haga clic en el botn Agregar

6.

En

restriccin,

la

ventana

ingrese

la

Agregar
primera

restriccin: el precio unitario (celda

I19) debe ser menor o igual a 35.

Luego haga clic en el botn Agregar

para ingresar la segunda restriccin:
Los sueldos (celda E25) deben ser
mayor o igual a 1100.
Ahora, haga clic en el botn Aceptar.

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

10

EXCEL AVANZADO

7.

Finalmente, haga clic en el botn Resolver.

El resultado ser el siguiente:

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

11

EXCEL AVANZADO

CONTROLES DE FORMULARIOS
Una de las opciones ms interesantes que tiene Excel es la de utilizar los controles de
Formularios. Estos controles se usan para crear verdaderos programas que pueden
ser mucha utilidad.
Para poder tener acceso a estos controles de Formularios, hacer lo
siguiente:
1.

Clic en el botn de Office que se encuentra en la esquina

superior izquierda.
Clic en el botn Opciones de Excel

2.
3.
4.

Clic en la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones

5.
6.
7.

Clic en el botn Aceptar

Clic en la ficha Programador
Clic en la opcin Insertar

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

12

EXCEL AVANZADO

Controles de Formularios
Los botones, las casillas de verificacin y otros controles de Formularios disponibles
proporcionan opciones cuando se utiliza un formulario. La mayora de los controles
tienen propiedades que pueden modificarse; sin embargo, solamente pueden
cambiarse las propiedades de formato de los botones de comando y los controles de
rtulo.

Tipo de control
Rtulo

Cuadro
grupo

Descripcin
Texto agregado a una hoja de clculo o formulario
para proporcionar informacin acerca de un control,
de una hoja de clculo o de un formulario.
Un borde y un rtulo que agrupa los controles
relacionados, como los botones de opcin o las
casillas de verificacin.
Un botn que ejecuta una macro cuando se hace clic
en l.

de

Botn

Casilla
de
verificacin
Botn de opcin

Cuadro de lista

Cuadro
combinado

SESIN 3

Un botn que activa o desactiva una opcin. Puede

seleccionarse ms de una casilla de verificacin a la
vez en una hoja o en un grupo.
Un botn que selecciona un grupo de opciones
contenido en un cuadro de grupo. Solamente puede
seleccionarse un botn de opcin en un grupo. Los
botones de opcin se utilizan cuando se permite una
de varias posibilidades.
Un cuadro que contiene una lista de elementos.

Un cuadro con una lista desplegable. El elemento

que se seleccione en el cuadro de lista aparecer en
el cuadro de texto.
MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

13

EXCEL AVANZADO

Barra
desplazamiento

de Un control que sirve para desplazarse a travs de un

rango de valores cuando se hace clic en las flechas
de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de
desplazamiento. Puede desplazarse por una pgina
de valores haciendo clic entre el cuadro de
desplazamiento y una flecha de desplazamiento.
Control de nmero
Un botn que tiene una flecha arriba y otra abajo
que puede adjuntarse a una celda. Para aumentar un
valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir un
valor, haga clic en la flecha abajo.

Agregar controles a una hoja con la barra de herramientas Formularios

1. Abra la hoja de clculo a la que desee agregar controles.

2. En el cuadro de Controles de Formularios, haga clic en el control que
desee agregar.
3. En la hoja de clculo, arrastre el control hasta que tenga el tamao que
desee.
Nota

Si se agrega un control a una hoja de clculo, nicamente estar disponible

cuando la hoja de clculo est abierta.

Propiedades de control de las casillas de verificacin

Propiedad

Descripcin

Valor

Determina el estado de la casilla de verificacin; es decir, si

est activada (Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna
de las dos (Mixto).

Vincular
Refleja el estado de la casilla de verificacin. Si la casilla de
con la celda verificacin est activada, en el cuadro Vincular con la celda
aparecer el valor lgico VERDADERO. Si est desactivada, en
la celda aparecer el valor lgico FALSO. Si el estado es mixto,
en la celda aparecer el valor lgico #N/A. Si la celda vinculada
est vaca, Microsoft Excel interpreta el estado de la celda como
FALSO.

Propiedades de control de los botones de opcin

Propiedad

Descripcin

Valor

Determina el estado del botn de opcin; es decir, si est

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

14

EXCEL AVANZADO

activado (Verificado) o desactivado (Sin verificar).

Vincular
Refleja el botn de opcin activado. Dado que un botn de
con la celda opcin se utiliza para elegir una opcin entre un grupo de
opciones, coloque los botones de opcin que estn relacionados
en un cuadro de grupo y, a continuacin, vincule cada botn de
opcin con la misma celda de la hoja de clculo mediante el
cuadro Vincular a la celda. Una vez seleccionado un botn de
opcin, la celda incluir el nmero del botn de opcin en el
grupo. Este nmero puede utilizarse en una frmula para
devolver un resultado basndose en la opcin seleccionada.

Propiedades de control de los cuadros de lista

Propiedad

Descripcin

Rango de entrada

Hace referencia a una lista de valores en una hoja de

clculo. Este rango facilita los valores en el cuadro de
lista.

Vincular
celda

con

la Una celda que devuelve un valor que representa el elemento

seleccionado en la lista. Este nmero puede utilizarse en una
frmula para devolver un resultado basndose en el elemento
seleccionado en la lista.

Tipo de seleccin

Especifica el modo en que pueden seleccionarse los

elementos de la lista. Si se define el tipo de seleccin
como Mltiple o Extendida, la celda especificada en
el cuadro Vincular con la celda no se tendr en
cuenta.

Propiedades de control de los cuadros combinados

Propiedad

Descripcin

Rango de entrada

Hace referencia a una lista de valores en una hoja de

clculo. Este rango facilita los valores en la lista
desplegable.

Vincular
celda

con

Lneas
de
verticales
SESIN 3

la Una celda que devuelve un valor que representa el

elemento seleccionado en la lista. Este nmero puede
utilizarse en una frmula para devolver un resultado
basndose en el elemento seleccionado en la lista.

unin Especifican el nmero de lneas que aparecer en la

lista desplegable.
MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

15

EXCEL AVANZADO

Propiedades de control de las barras de desplazamiento

Propiedad

Descripcin

Valor actual

Representa la posicin relativa de ste dentro de la

barra de desplazamiento.

Valor mnimo

Representa la posicin ms prxima a la parte

superior de una barra de desplazamiento vertical o
al
extremo
izquierdo
de
una
barra
de
desplazamiento horizontal.

Valor mximo

Representa la posicin ms lejana a la parte

superior de una barra de desplazamiento vertical o
al extremo derecho de una barra de desplazamiento
horizontal.

Incremento

El tamao del espacio que se desplazar el cuadro de

desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en
cualquier extremo de la barra de desplazamiento.

Cambio de pgina

El tamao del espacio que se desplazar el cuadro

de desplazamiento cuando se haga clic entre el
cuadro de desplazamiento y una de las flechas de
desplazamiento.

Vincular con la celda

Devuelve
el
valor
actual
del
cuadro
de
desplazamiento. Este nmero puede utilizarse en
una frmula para devolver un resultado basndose
en la posicin del cuadro de desplazamiento.

Propiedades de control de los controles numricos

Las propiedades de control de un botn de nmero son las mismas que las de una
barra de desplazamiento, excepto que los botones de nmero no tienen la propiedad
de Cambio de pgina.

FUNCIN INDICE
Es una funcin de bsqueda que devuelve un valor o la referencia a un valor
de una tabla o rango.
Sintaxis:
INDICE(Rango, Nm_fila, Nm_columna)
Rango
Nm_fila

SESIN 3

rango de celdas
Selecciona en el rango, la fila desde la cual se devolver
un valor.
MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

16

EXCEL AVANZADO

Nm_columna

Selecciona en el rango, la columna desde la cual se

devolver un valor. Si se omite, toma el valor de 1.

EJEMPLO 1
La siguiente aplicacin hace uso de uno de los controles ms tiles que tiene la
barra de herramientas de Formularios, este es el Cuadro Combinado.
PASO 1
Escriba los siguientes datos

PASO 2
Inserte un Cuadro Combinado

PASO 3
Seleccione
Controles)

el

botn

Propiedades

de la cinta de opciones (grupo

Tambin se puede hacer clic derecho sobre el control insertado y

seleccionar Formato de control
En la propiedad Rango de Entrada seleccione el rango que contenga los
datos que desea mostrar en el cuadro combinado, para este caso A2:A6
SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

17

EXCEL AVANZADO

En la propiedad Vincular con la celda seleccione la celda E1. Esta celda

almacenar la posicin del elemento seleccionado en el cuadro combinado.
Clic en el Aceptar

Salga del modo diseo y pruebe el ejemplo. Podr comprobar que en el Cuadro
Combinado se encuentran los datos del rango especificado.

Seleccione un curso de la lista, por ejemplo Diseador Web. En la celda E1 se

mostrar el nmero ordinal de la lista, para este caso, el nmero 3.
Si quisiramos a partir de este nmero ordinal, determinar la Duracin (horas)
e Inversin correspondiente al curso seleccionado, tendramos que usar la
funcin INDICE.
SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

18

EXCEL AVANZADO

Cuadro Combinado
Recuerde que esto se aplica tanto a un Cuadro Combinado o a un Cuadro de
Lista.

Cuadro de Lista

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

19

EXCEL AVANZADO

PRCTICA DE REFORZAMIENTO
En la Hoja 2 ingrese los siguientes datos:

Asigne los siguientes nombres de rangos:

Nombre de rango

Rango

LAPTOP

A2:B5

ESCANER

A8:B10

IMPRESORA

A13:B17

MONITOR

A20:B23

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

20

EXCEL AVANZADO

Asigne los siguientes nombres de rangos:

Nombre de rango

Rango

MEMORIA

D2:E5

MOUSE

D8:E10

PROYECTOR

D13:E16

ANTIVIRUS

D20:E22

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

21

EXCEL AVANZADO

En la Hoja 1, disee la siguiente interfaz, aadiendo controles de formularios: casillas de

verificacin y cuadros combinados.

En la celda B5, ingrese la funcin HOY() y aplique formato personalizado.

Configuracin de controles
CONTROL

PROPIEDAD

Casilla de verificacin 1

Vincular con la celda: G1

Casilla de verificacin 2

Vincular con la celda: G2

Casilla de verificacin 3

Vincular con la celda: G3

Casilla de verificacin 4

Vincular con la celda: G4

Casilla de verificacin 5

Vincular con la celda: G5

Casilla de verificacin 6

Vincular con la celda: G6

Casilla de verificacin 7

Vincular con la celda: G7

Casilla de verificacin 8

Vincular con la celda: G8

Cuadro combinado 1

Rango de entrada: LAPTOP

Vincular con la celda: H1

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

22

EXCEL AVANZADO

Cuadro combinado 2

Rango de entrada: ESCANER

Vincular con la celda: H2

Cuadro combinado 3

Rango de entrada: IMPRESORA

Vincular con la celda: H3

Cuadro combinado 4

Rango de entrada: MONITOR

Vincular con la celda: H4

Cuadro combinado 5

Rango de entrada: MEMORIA

Vincular con la celda: H5

Cuadro combinado 6

Rango de entrada: MOUSE

Vincular con la celda: H6

Cuadro combinado 7

Rango de entrada: PROYECTOR

Vincular con la celda: H7

Cuadro combinado 8

Rango de entrada: ANTIVIRUS

Vincular con la celda: H8

Ingrese las siguientes frmulas:

Celda

Frmula

E10

=SI(G1,INDICE(LAPTOP,H1,2),0)

E11

=SI(G2,INDICE(ESCANER,H2,2),0)

E12

=SI(G3,INDICE(IMPRESORA,H3,2),0)

E13

=SI(G4,INDICE(MONITOR,H4,2),0)

E14

=SI(G5,INDICE(MEMORIA,H5,2),0)

E15

=SI(G6,INDICE(MOUSE,H6,2),0)

E16

=SI(G7,INDICE(PROYECTOR,H7,2),0)

E17

=SI(G8,INDICE(ANTIVIRUS,H8,2),0)

E18

=SUMA(E10:E17)

El resultado ser el siguiente:

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

23

EXCEL AVANZADO

SESIN 3

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

24