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1.

GESTIN DE INFORMACIN

1.1. INGRESAR
INFORMACION
MEDIANTE UN FORMULARIO

En esta unidad se trabajan conjuntos de datos en


tablas utilizando las diferentes facilidades que
ofrece Excel para manejar y administrar la
informacin o datos componentes de las mismas.

Aunque para llenar una tabla, solo basta con


desplazarnos a una fila en blanco y escribir los
datos de cada una de las columnas, tambin lo
podemos hacer utilizando la orden Form

Una tabla es una coleccin de datos que se


representa en una hoja de clculo a lo largo de la
misma, se compone de filas y columnas. A travs
de las columnas se identifican los campos que
tienen datos con iguales caractersticas, tales
como, texto, nmeros, fechas, etc. A travs de las
filas se encuentran los registros, representados
por la coleccin de campos componentes de las
columnas, e identifican un elemento especfico de
la tabla.

ulario de Excel, que presenta la lista de fila en fila.


Para usar esta orden, seleccionamos alguna celda
de nuestra lista y elegimos Formulario de la
barra de herramientas de acceso rpido, si no
se encuentra la opcin para agregarla, pulse el
botn Personalizar Barra de acceso rpido
seleccionamos Ms comandos y en cuadro de
dialogo seleccionamos Comandos que no estn
en la cinta de opciones y all ubicamos
Formularios y clic en el botn Agregar.

Para trabajar en forma efectiva con tablas en


Excel, la tabla debe tener ciertas caractersticas:

Cada columna debe contener la misma clase


de informacin. Por ejemplo, en una tabla de
personal de una empresa, se debe dedicar una
columna para la identificacin del trabajador,
otra para el primer apellido, otra para el
nombre,
otra
para
el
cargo
y
as
sucesivamente.
La primera o dos primeras lneas deben ser los
rtulos, esto es los ttulos de cada columna
que describen la informacin que esta
contenga.
Debe evitarse dejar columnas o filas en
blanco.
Por lo general se deja que la tabla ocupe una
hoja del libro solo para ella, sin embargo si
resuelve dejar otra informacin, deje por lo
menos una fila o columna en blanco para
separarla.

Ejemplo
A continuacin se muestra un ejemplo de una
tabla de 7 columnas. Los encabezados aparecen
en negrilla para distinguirlos, se puede utilizar
bordes o colores para resaltarlos, recuerde no
dejar filas en blanco para separarlos.

El formulario muestra el nmero de fila que


contiene informacin, no se tiene en cuenta la fila
de los encabezados.
El formulario permite cambiar la informacin
contenida en cada campo, en caso de que los
datos estn calculados el formulario no permitira
la edicin. Para agregar un nuevo registro, oprima
el botn Nuevo, digite la informacin y por ltimo
el botn Cerrar, esta informacin se aadir al
final de la tabla.
Podemos utilizar el botn Criterio, para buscar
informacin en la tabla y los botones Buscar
anterior y Buscar siguiente, para encontrar
todas las posibilidades que se ajusten al criterio.

1.2. ORDENAR DATOS


Cuando se desea ordenar una lista con referencia
a un campo o columna, se hace clic en el botn
cuando
ascendente
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el
y

ordenamiento
en

el

botn

es

creciente

cuando

el

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 1

ordenamiento es decreciente o descendente.


Estos botones estn localizados en el grupo
Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
Valores

El botn Ordenar campos teniendo en


cuenta ms de un criterio. Aparece la
siguiente ventana:

Tomando el criterio de ordenamiento ascendente,


descendente o personalizado como muestra la
figura anterior.
Color de celda

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente


a un rango de celdas o a una columna de tabla,
por color de celda.
Color de fuente

Utilizando el botn
se puede
agregar los niveles o campos de ordenamiento
que se requieran a la tabla. Si se desea eliminar
algn nivel de ordenamiento, basta ubicar el
cursor sobre l y hacer clic en el botn

Icono de celda

.
El botn
permite hacer un
duplicado del campo anterior, cuando se desea un
ordenamiento teniendo dos o ms criterios.
Cuando se va a ordenar una tabla, hay que tener
en cuenta la orientacin del ordenamiento y dando
clic en el botn
cuadro:

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente


a un rango de celdas o a una columna de tabla,
por color de la fuente.

aparece el siguiente

Este puede ser de arriba hacia abajo o de


izquierda a derecha.

Puede ordenar por un conjunto de iconos creado


mediante un formato condicional.

1.3. FILTRO AUTOMATICO/AUTOFILTRO


Un filtro permite seleccionar determinados datos
de una tabla teniendo en cuenta ciertos criterios
especficos.
Para hacer filtros en una base de datos
o tabla, se hace clic en el botn Filtro
del grupo Ordenar y filtrar en la ficha
Datos. Tambin puede hacer clic en el
botn Filtro del grupo Modificar en la
ficha Inicio. Se activa en cada una de
las celdas que contienen los encabezados un botn
desplegable como muestra la figura:

En la lista despegable de Ordenar segn


aparecen las siguientes opciones, dependiendo del
ordenamiento que se desee as:
2

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CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Los botones de filtro permiten


determinados datos de la columna.

visualizar

Por ejemplo, si selecciona el botn de filtro de la


celda B1, que corresponde al campo CIUDAD.
Se desplegar un men con la lista de criterios
que puede seleccionar para filtrar los datos de la
tabla:

Filtros de nmero, si el formato que contiene


las celdas es de tipo numrico o moneda, parece
el siguiente men:

Ejemplo:
Si se quiere mostrar solamente los registros de
BOGOTA. Active solamente el botn BOGOTA,
desactivando el resto, para eso basta hacer clic en
Seleccionar todo y hacer clic en el botn
respectivo.
Por ejemplo, se necesita ver todos los registros
cuyo campo EDAD sea mayor o igual a 25 y menor
o igual a 37 aos.
Procedimiento:

Aparecern
los
seleccionado:

registros

con

el

criterio

Activar el botn desplegable del campo de


EDAD.
Seleccionar cualquier opcin del men Filtro
de nmero.
Aparece
la
ventana
de
Autofiltro
personalizado:

Repitiendo el procedimiento anterior en cualquiera


de las dems columnas, se puede filtrar la base de
datos de acuerdo con los criterios que determine
el usuario.
1.3.1. AUTOFILTRO PERSONALIZADO
Algunas veces se requiere visualizar registros que
estn relacionados con una serie de criterios
definidos por el usuario, dependiendo de la
informacin del campo, la opcin Filtros de
texto o Filtros de nmeros. Si la informacin es
de texto, aparece el siguiente men:
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Se seleccionan los criterios en los cuadros


desplegables de la izquierda y se seleccionan o
se escriben los valores en los cuadros de la
derecha.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 3

Una vez definido los criterios, Excel muestra los


registros que cumplen con la condicin como
muestra la figura:

Menor

>

Mayor

<=

Menor o igual

>=

Mayor o igual

<>

Diferente

Se puede realizar Autofiltros personalizado en


varios campos a la vez y establecer ms de un
criterio a la vez.

Cuando es igual no se utiliza nada.

Para quitar un filtro seleccione el botn


del grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos.
Tambin se puede seleccionar el botn de filtro del
campo que tiene aplicado filtro y la opcin Borrar
Filtro de.

Y: si estn en la misma fila

1.3.2. FILTROS AVANZADOS


Como ya se mencion, los filtros avanzados se
utilizan cuando se requiere extraer en otro lugar
los elementos de una tabla que cumplan con una
serie de criterios o cuando se desea filtrar o
eliminar duplicados de ella.
Cuando se utiliza los filtros avanzados se emplean
dos o tres reas, as:

Rango de la Lista: hace referencia a la


ubicacin de los datos originales, es la tabla
sobre la que se va a aplicar el filtro.
Rango de criterios: es el lugar de la hoja
donde se encuentran los parmetros y
criterios de seleccin.
Copiar a: Es el rango donde se duplican los
elementos de la lista que cumplen con los
criterios.

Al hacer uso de esta herramienta se pueden


emplear una de estas acciones:

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: al


seleccionar esta accin se ocultan las filas que
no cumplan con los criterios.
Copiar a otro lugar: al utilizar esta
alternativa se duplican en otro lugar las filas
de la tabla que avalan los criterios
seleccionados.

CREACION DE CRITERIOS:
Para elaborar los criterios en un filtro avanzado se
utilizan por lo menos 2 celdas, la superior con el
nombre del campo o encabezado de columna y el
criterio correspondiente:
ESTADO
CIVIL
<>S

<

CIUDAD
BOGOTA

Operadores Lgicos: se emplean dos Y O


aunque no se escriben explcitamente si se
establecen en el rea de criterios, as:

O: si estn en filas diferentes.


Ejemplo:
ESTADO
CIVIL
<>S

CIUDAD

EDAD

BOGOTA

>=23

Como estn en la misma fila los tres criterios,


quiere decir que se filtran las filas que tiene
ESTADO CIVIL diferente de S, CIUDAD igual a
BOGOTA y EDAD mayor o igual a 23.
Los
registros
seleccionados,
cumplen
las
tres
condiciones.
Ejemplo:
CIUDAD
BOGOTA
IBAGUE
En este caso como estn en diferente fila, se
seleccionan los registros que tengan como
CIUDAD BOGOTA IBAGUE.
COMO CONTRUIR UN FILTRO AVANZADO:
Para emplear un Filtro Avanzado es necesario
antes de ingresar al men construir el rea de
criterios de la forma que se mostr anteriormente
y continuar con los siguientes pasos:

Ubquese en una de las celdas que hacen


parte de la tabla que se va a filtrar.
En el men Datos en el grupo Ordenar y
Filtrar seleccione la opcin Avanzada, esto
nos lleva al siguiente un cuadro de dialogo

Nombre del Campo


Criterio

Operadores de Comparacin: Para construir


los criterios se emplean los operadores
comparacin:

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Seleccione la Accin entre Filtrar la lista sin


moverla o copiar de acuerdo con lo que
necesite.
En Rango de la Lista, si no parece seala el
rea mrquela y verifique que hace parte de la
misma la fila donde estn los nombres de los
campos o columnas.
En Rango de criterios, marque el rea de la
hoja donde construyo los criterios de
seleccin.
Si en accin selecciono Copiar a otro lugar,
marque la celda inicial, donde se le repetirn
los registros.
Presione el botn Aceptar.

1.4. SUBTOTALES

En el cuadro Para cada cambio en:,


seleccione el nombre de la columna que
contenga los grupos cuyos subtotales desee
calcular, en este caso CIUDAD. Deber ser la
misma columna por la que se haya ordenado
la lista en el paso 1.
En el cuadro Usar funcin:, seleccione la
funcin que desee emplear para calcular los
subtotales, en este caso Promedio.
En el cuadro Agregar subtotal a:, active las
casillas de verificacin correspondientes a las
columnas que contengan los valores cuyos
subtotales desee extraer en este caso EDAD.
Activar la casilla Resumen debajo de los
datos y finalmente hacer clic en Aceptar.

Permite de manera fcil realizar un


resumen a una tabla. Los subtotales
toman una seleccin de una tabla,
aplican una funcin como SUMA a un
campo seleccionado y muestran los
resultados.
1.4.1. INSERTAR
LISTA

SUBTOTALES

EN

UNA

Antes de insertar subtotales a una tabla, es


importante ordenarla por la columna cuyos
subtotales desea calcular.
Por ejemplo, se desea calcular el promedio de la
EDAD por CIUDAD.
Procedimiento:

Se organiza la tabla por CIUDAD


Haga clic en una celda de la tabla.
Haga clic en Subtotal del grupo Esquema de
la de la ficha Datos.

Niveles del Esquema. Permite visualizar como


estn agrupados los resumen de los datos en una
tabla, una vez aplicado un ordenamiento. Se
utiliza niveles de esquema para mostrar filas o
columnas de resumen, o para revelar los datos de
detalle para cada grupo.
Los esquema pueden ser: de filas (como se
muestra en el ejemplo siguiente), de columnas o
de filas y columnas
Los niveles estn representados por nmeros
ordenados en forma creciente
niveles internos corresponden a
superior.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

un

. Los
nmero

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 5

En la figura presenta un esquema de fila de tres


niveles en el que se muestra un agrupamiento de
los datos de una tabla del promedio de la edad de
las encuestas hechas por ciudades.
El nivel 1 es externo y contiene el promedio
general todas las encuestas.

El nivel 2 contiene el promedio de las encuestas


para cada CIUDAD.
En la configuracin del cuadro de dilogo, indique
el tipo de dato y el rango de valores que desea
permitir.
El nivel 3 contiene las filas de detalle.
Para expandir o contraer datos en el esquema,
haga clic en los smbolos de esquema
y
.

En la ficha Mensaje, oriente al usuario en los datos


que puede ingresar:

1.4.2. QUITAR SUBTOTALES DE UNA TABLA


Al quitar subtotales de una tabla, Microsoft Excel
tambin eliminar el esquema y todos los saltos
de pgina que se hayan insertado en la tabla al
insertar los subtotales, para esto:

Haga clic en una celda de la tabla que


contenga los subtotales.
Haga clic en Subtotal del grupo Esquema de
la ficha Datos.
En el cuadro de dilogo haga clic en Quitar
todos.

En la ficha Mensaje de error le permite dar el


mensaje cuando se introduce un dato errado:

1.5. VALIDACIN DE LA ENTRADA DE


DATOS
La orden Validacin del men Datos de Excel, le
permite establecer criterios para validar datos en
la entrada de la informacin. Por ejemplo puede
especificar que un determinado dato est en un
rango de valores especficos, como por ejemplo
nmeros enteros entre 1 y 5 o puede preparar una
lista de valores aceptables como los nombres de
una sucursal y hacer que Excel cree una lista
desplegable de dichos valores.

Otra forma muy utilizada para validar informacin


es usar una lista desplegable, que permita
seleccionar el valor del dato. Por ejemplo si se
desea seleccionar la ciudad de la cual proviene la
encuesta, cree una lista con las opciones posibles
en otro sitio de la hoja:

Para definir criterios de validacin de datos,


seleccione el rango de celdas en el que desea
aplicar el criterio, seleccione Validacin del men
Datos y llene el cuadro de dilogo que a
continuacin se muestra:

A continuacin seleccione la columna en donde va


a establecer el criterio e ingrese por Validacin del
men Datos y en criterio de validacin seleccione
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UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Lista, en origen escriba el rango de la lista como


se muestra a continuacin:

La lista tendr la siguiente apariencia cuando


usted trata de ingresar un dato:

Dependiendo del criterio que se desee aplicar,


se selecciona la opcin.

Si se utiliza la alternativa Resaltar reglas de


celdas, presenta las siguientes opciones:

1.6. FORMATO CONDICIONAL

Un formato condicional cambia el aspecto de una


celda o un rango de celdas en funcin de una
condicin (o criterio). Es una forma de mostrar
visualmente el comportamiento de los datos. Se
puede utilizar tanto un cambio de apariencia como
barras de datos, escala de colores o iconos. El
formato condicional se puede aplicar tanto a una
tabla o grupo de celdas como a una tabla
dinmica.
Para aplicar un formato condicional, se procede de
la forma siguiente:

Entre
las
opciones
se
selecciona el criterio Es mayor que para aplicar
formato condicional a un rango de celdas, se escoge
el color del texto o un formato personalizado.

Seleccione el rango de celdas a las que va a


designar el formato.
Hacer clic en la opcin Formato Condicional
del grupo Estilo de la ficha Inicio.

Al utilizar formato personalizado el cuadro de


dilogo que aparece es el de formato de celda en
l se puede, en este se puede modificar o crea un
formato que variar en la pestaa:
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2. FUNCIONES
2.1. FUNCIONES DE TEXTO
Una hoja de clculo est pensada para manejarse
dentro del mundo de los nmeros, pero Excel
tambin tiene un conjunto de funciones especficas
para la manipulacin de texto.
CARACTER
Sintaxis:
=CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter especificado por el nmero
CODIGO
Sintaxis:
=CODIGO(texto)

Numero:
cualquier
personalizados.

formato

hasta

los

Fuente: estilo y color de letra y en los efectos


solo negrita, cursiva, subrayado y tachado.
Bordes: cualquier estilo y color.
Relleno: colores y tramas.
El formato condicional puede emplear varias
reglas de manera simultnea, a un rango o a
diferentes rangos de la hoja, para realizar alguna
de estas tareas se utiliza:

Devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del


texto
CONCATENAR
Sintaxis:
=CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unin
DECIMAL
Sintaxis:
=DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_
millares)

Nueva Regla: para aadir una mas a las ya


existentes en la hoja o rango de celas.

Redondea un nmero pasado como parmetro

Borrar reglas: esta alternativa se emplea para


eliminar reglas existentes del rango seleccionado
a de la hoja activa.

Sintaxis:

Administrar reglas: se utiliza para crear,


borrar o modificar reglas en la seleccin, la hoja
activa o las dems hojas del libro.
Las otras alternativas de formato condicional:
Barras de datos: se utiliza para aadir a la
celda una barra coloreada del color seleccionado
cuyo tamao est de acuerdo con el valor
contenido en la celda.
Escala de color: se utiliza para asignar a la
celda como relleno un degradado entre dos o
tres colores de acuerdo con el valor de la celda.
Conjunto de iconos: se utiliza para colocar al
lado izquierdo de la celda el elemento del grupo
seleccionado que se ajuste al valor de la celda.

DERECHA

=DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados
ENCONTRAR
Sintaxis:
=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto
;nm_inicial)
Devuelve la posicin inicial del texto buscado
ESPACIOS
Sintaxis:
=ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE
Sintaxis:
=EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_
caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una cadena

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HALLAR
Sintaxis:
=HALLAR(texto_buscado;dentro_del_
texto;nm_inicial)
Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL
Sintaxis:

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra


REPETIR
Sintaxis:
=REPETIR(texto;nm_de_veces)
Repite el texto
SUSTITUIR
Sintaxis:

=IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)
IZQUIERDA
Sintaxis:
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados
LARGO
Sintaxis:
=LARGO(texto)
Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR
Sintaxis:
=LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC
Sintaxis:
=MAYUSC(texto)
Convierte a maysculas
MINUSC
Sintaxis:
=MINUSC(texto)
Convierte a minsculas
MONEDA

=SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;
nm_de_ocurrencia)
Reemplaza el texto con texto nuevo
T
Sintaxis:
=T(valor)
Comprueba que el valor es texto
TEXTO
Sintaxis:
=TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT
Sintaxis:
=TEXTOBAHT(nmero)
Convierte un nmero a texto tailands (Baht)
VALOR
Sintaxis:
=VALOR(texto)
Convierte un texto a nmero
Ejemplos:
= CODIGO(A1)
Devuelve el cdigo ASCII del carcter coma (,).

Sintaxis:
=MONEDA(nmero;nm_de_decimales)
Convierte a moneda
NOMPROPIO
Sintaxis:

=CARACTER(A1)
Devuelve el carcter , del cdigo ASCII.

=NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayscula la primera letra del texto
REEMPLAZAR
Sintaxis:
=REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm
_de_caracteres;texto_nuevo)
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=CONCATENAR(A1;C1;" de ";B1;" de ";D1)


Devuelve una cadena de caracteres con la unin
de 4 cadenas.
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CONSULTAV

Busca un valor especfico en la primera columna y


devuelve el valor en la misma fila de una columna
especificada en la tabla. Se utiliza cuando los
valores de comparacin se encuentren en una
columna situada a la izquierda de los datos que
desea encontrar.

=NOMPROPIO(CONCATENAR(A1;B1;C1))

Sintaxis:
Devuelve una cadena de caracteres con la unin
de las tres cadenas, iniciando cada una con
mayscula.
=IGUAL(A1;B1)

Devuelve la comprobacin si dos valores son


exactamente iguales.
=ENCONTRAR("@";A1)

Devuelve la posicin en la que se encuentra un


valor dentro de una cadena de texto.
=IZQUIERDA(A2;4)

Devuelve cuatro caracteres de la celda A2,


empezando a contar desde la parte izquierda de la
cadena de texto.
=LARGO(A2)

=CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;
indicador_columnas; [ordenado])
La sintaxis de la funcin CONSULTAV tiene los
argumentos con las siguientes caractersticas:
valor_buscado Es obligatorio.
Corresponde
al
valor que se va a buscar en la primera columna de
la tabla o rango. El argumento valor_buscado
puede ser un valor o una referencia. Si el valor
que proporcione para el argumento valor_buscado
es inferior al menor valor de la primera columna
del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV
devuelve al valor de error #N/A.
matriz_buscar_en Es obligatorio. Corresponde al
rango de celdas que contiene los datos. Puede
usar una referencia a un rango o un nombre de
rango. Los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos. Las maysculas y
minsculas del texto son equivalentes.
indicador_columnas Es obligatorio. Corresponde
a un nmero de columna del argumento
matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el
valor
coincidente.
Si
el
argumento
indicador_columnas es igual a 1, la funcin
devuelve el valor de la primera columna del
argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor
de la segunda columna de matriz_buscar_en y as
sucesivamente.
Si el argumento indicador_columnas es:
Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de
error #VALOR!.

Retorna 18 que es la cantidad de caracteres que


tiene la cadena de texto de la celda A2.
=MINUSC(A2) obtenemos todo el contenido de
la celda en minsculas.

2.2. FUNCIONES
REFERENCIA

DE

BSQUEDA

La aplicacin de funciones de bsqueda y


referencias son de mucha importancia cuando se
requiere buscar valores en listas o tablas o se
necesita buscar la referencia de una celda.
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UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Superior
al
nmero
de
columnas
de
matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor
de error #REF!.
Ordenado Opcional.
Un
valor
especifica si CONSULTAV va a
coincidencia exacta o aproximada:

lgico
buscar

que
una

Si ordenado se omite o es VERDADERO, se


devolver una coincidencia exacta o aproximada.
Si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolver el siguiente valor ms alto inferior a
valor_buscado.
Importante Si ordenado se omite o es
VERDADERO, los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en deben estar clasificados segn
CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

un criterio de ordenacin ascendente; en caso


contrario, es posible que CONSULTAV no devuelva
el valor correcto.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los
valores
de
la
primera
columna
de
matriz_buscar_en.
Si el argumento ordenado es FALSO, CONSULTAV
slo buscar una coincidencia exacta. Si hay dos o
ms valores en la primera columna de
matriz_buscar_en que coinciden con el argumento
valor_bsqueda, se usar el primer valor
encontrado. Si no se encuentra una coincidencia
exacta, se devolver el valor de error #N/A.
Ejemplos

Valor_buscado puede ser un


referencia o una cadena de texto.

nmero,

una

Matriz_buscar_en, es obligatorio y corresponde al


conjunto de informacin donde se buscan los
datos.
Indicador_filas, es obligatorio y corresponde al
nmero de fila de matriz_buscar_en desde la
cual debe devolverse el valor coincidente.
Ordenado es ocional y corresponde a un valor
lgico si desea que la funcin CONSULTAH busque
un valor igual o aproximado al valor especificado.
Si el argumento ordenado es VERDADERO o se
omite, la funcin devuelve un valor aproximado,
es decir, si no encuentra un valor exacto,
devolver el valor inmediatamente menor que
valor_buscado.
Si
ordenado
es
FALSO,
CONSULTAH devuelve el valor buscado.

Ejemplos

= CONSULTAH(5;Datos;2) es igual a "Naranja"


En la hoja de clculo anterior, donde el rango
A3:C11 se denomina RANGO:

=
CONSULTAH(5,77;Datos;3;VERDADERO)
igual a 0,56

es

Los valores

=
CONSULTAH(4,14;Datos;2;VERDADERO)
igual a Rojo.

es

=CONSULTAV(1;RANGO;1;VERDADERO) es igual
a 0,946.
=CONSULTAV(1;RANGO;2;VERDADERO) es igual
a 2,17.
=CONSULTAV(1;RANGO;3;VERDADERO) es igual
a 100.
=CONSULTAV(0,746;RANGO;3;FALSO) es igual a
200
=CONSULTAV(0,1;RANGO;3;VERDADERO)
es
igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el
menor valor de la columna A.
=CONSULTAV(2;RANGO;2;VERDADERO) es igual
a 1,71.

CONSULTAH

Busca un valor especfico en la primera fila y


devuelve el valor en la misma columna de una fila
especificada en la tabla. La H de CONSULTAH
significa Horizontal.
Sintaxis:
CONSULTAH(valor_buscado;
indicador_filas; [ordenado])

matriz_buscar_en;

Valor_buscado, es Obligatorio y corresponde al


valor que se busca en la primera fila de la tabla.
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2.3. FUNCIONES LGICAS


Las funciones lgicas son de gran utilidad para
evaluar si una o varias condiciones son ciertas o
falsas. Por ejemplo, puede utilizarse la funcin SI
para determinar si una condicin es verdadera o
falsa. Si la condicin es verdadera, se devolver
un valor y si la condicin es falsa, se devolver
otro.
SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Utilice SI para realizar pruebas
condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si
_falso)
Prueba_lgica: es cualquier valor o expresin que
puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero:es el valor que se devuelve si
el argumento prueba_lgica es VERDADERO.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 11

Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el


argumento prueba_lgica es FALSO.
Ejemplo
Si A2:A7 contiene las notas 2,5,4,8,7. Y
necesitamos determinar si la nota de A2 es mayor
a 6 mostrar en la celda A7 APRUEBA en caso
contrario PIERDE.

Valor_logico1;valor_logico2;: son de 1 a 255


condiciones que desea comprobar y que pueden
ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben ser
expresiones
que
pueden
VERDADERO o FALSO.

deben valores o
evaluarse
como

Ejemplos:
=O(VERDADERO;FALSO)
VERDADERO

es

igual

Si
A1:A3
contiene
los
valores:
VERDADERO; FALSO y VERDADERO,
Entonces:
O(A1:A3)
VERDADERO.
En este ejemplo =SI(A2>6;APRUEBA;PIERDE)
el resultado es PIERDE, porque el valor de A2 es
2.
Observaciones

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y


valor_si_falso se evalan, la funcin SI
devuelve el resultado de la ejecucin de las
instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es
una matriz, cada elemento de la matriz se
evaluar cuando se ejecute la instruccin SI.

Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos
son VERDADEROS; devuelve FALSO si uno o ms
argumentos son FALSO.
Sintaxis: Y(valor_logico1:valor_logica2;)
Valor_logico1;valor_logico2; son de 1 a 255
condiciones que desea comprobar y que pueden
ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben ser
expresiones
que
pueden
VERDADERO o FALSO.

deben valores o
evaluarse
como

Ejemplos:
=Y(VERDADERO;VERDADERO) es VERDADERO
=Y(VERDADERO;FALSO) es igual a FALSO
Si B1:B3 contiene los valores: VERDADERO,
FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es
igual a FALSO.
O
Devolver
VERDADERO
si
alguno
de
los
argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si
todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_logico1:valor_logica2;)

12

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

es

igual

2.4. FUNCIONES DE BASE DE DATOS


Cuando sea necesario analizar si los valores de
una lista cumplen una condicin determinada, o
criterio, pueden utilizarse funciones de base de
datos de la hoja de clculo.
Por ejemplo, en una lista que contiene informacin
acerca de ventas, pueden contarse todas las filas
o registros en las que el importe de las ventas sea
mayor que 100 pero menor que 2.500.
Algunas funciones de base de datos y de
administracin de listas de la hoja de clculo
tienen nombres que comienzan por la letra "BD",
por esto se les conoce tambin como funciones
BD.
Estas funciones tienen tres argumentos: (base de
datos, campo y criterios).
El argumento base de datos es el rango que
contiene la lista. Debe incluirse la fila que
contenga los rtulos de columna en el rango.
El argumento campo es el rtulo de la columna
que se desea resumir. El nombre de campo puede
ser texto con el rtulo encerrado entre dobles
comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o
como un nmero que represente la posicin de la
columna en la lista: 1 para la primera columna, 2
para la segunda y as sucesivamente.
El argumento criterios es el rango que contiene la
condicin que se especifique. Puede utilizar
cualquier rango en el argumento criterios mientras
ste incluya por lo menos un rtulo de columna y
por lo menos una celda debajo del rtulo de
columna que especifique una condicin de
columna.

BDMAX

Devuelve el valor mximo de las entradas


seleccionadas de una base de datos que coinciden
con los criterios.
CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Sintaxis:
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;cri
terios)

BDCONTAR

Cuenta las celdas que contienen un nmero en


una columna de una lista o base de datos y que
concuerdan con los criterios especificados.
Sintaxis:
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_camp
o;criterios)
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si
se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los
registros de la base de datos que coinciden con los
criterios.

BDEXTRAER

Extrae un nico valor de la columna de una lista o


base de datos que concuerde con las condiciones
especificadas.
Sintaxis:
BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_camp
o;criterios)

Devuelve
el
promedio
de
las
entradas
seleccionadas de una base de datos que coinciden
con los criterios.
Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_ca
mpo;criterios)

3. GRFICOS EN EXCEL
Una de las posibilidades que ofrece Excel es la de
poder mostrar los datos en forma grfica.
Podemos crear grficos en barras, lneas,
circulares, burbujas, etc.
En este captulo vamos a explicar en una forma
breve, como representar datos grficos sencillos y
el procedimiento para crearlo o modificarlo.

3.1. CREACIN DE GRFICOS


Cuando se desea representar una serie de datos
en un grfico, se procede de la siguiente forma:

Si ningn registro coincide con los criterios,


BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR!

En la hoja de clculo, organice los datos que


desea trazar en un grfico.
Seleccione las celdas que contienen los datos
que desea utilizar en el grfico (ver cmo
seleccionar celdas, rangos, filas y columnas).

Si ms de un registro coincide con los criterios,


BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM!

3.1.1. ELECCIN DEL TIPO DE GRFICO

En el grupo Grficos de la ficha Insertar, siga


uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de grfico y, a


continuacin, haga clic en el subtipo de grfico
que desea utilizar.

BDCONTARA

Cuenta el nmero de celdas que no estn en


blanco dentro de los registros de la base de datos
que cumplen con los criterios especificados.
Sintaxis:
BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_cam
po;criterios)

BDMIN

Devuelve el valor mnimo de una columna en una


lista o base de datos que concuerde con las
condiciones especificadas.
Sintaxis:
BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;crit
erios)

BDSUMA

Suma los nmeros de una columna de una lista o


base de datos que concuerden con las condiciones
especificadas.
Sintaxis:
BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;c
riterios)

BDPROMEDIO

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 13

La ficha Diseo se utiliza para mostrar las series


de datos por filas o por columnas, realizar
cambios en el origen de datos del grfico,
cambiar la ubicacin del mismo, cambiar el tipo
de grfico, guardarlo como una plantilla o
seleccionar opciones de diseo y formato
predefinidas.

Presentacin

La ficha Presentacin se utiliza para cambiar la


disposicin de los elementos del grfico, como los
ttulos del grfico o los datos, utilizar
herramientas de dibujo o agregar cuadros de
texto e imgenes al grfico.

Para ver todos los tipos de grficos disponibles,


haga clic en el indicador del cuadro de dilogo
o en el subtipo de grfico que desea utilizar.

Formato

La ficha Formato se utiliza para agregar colores


de relleno, cambiar estilos de lnea o aplicar
efectos especiales.
Se puede aplicar un diseo y un estilo predefinido
o cambiar manualmente el diseo y el estilo de
cada uno de los elementos del grfico o el
formato del grfico.

Para mostrar el cuadro de dilogo Insertar


grfico; por ltimo, haga clic en las flechas para
desplazarse por todos los tipos y subtipos de
grficos disponibles y haga clic en los que desea
utilizar.

Seleccionar
predefinido

un

estilo

de

grfico

Haga clic en el grfico al que desea dar


formato. Se mostrarn las Herramientas de
grficos con las fichas Diseo, Presentacin y
Formato.

En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de


diseo, haga clic en el estilo que desee
utilizar. Para ver todos los estilos y diseos de
grficos disponibles, haga clic en Ms

3.1.2. MODIFICACIN DE UN GRFICO


Despus de crear un grfico, puede cambiar su
aspecto de forma instantnea. Para eso debe
hacer doble clic sobre l para que aparezca las
fichas de Herramientas de Grficos, y se
muestran las fichas: Diseo, Presentacin y
Formato
Puede utilizar los comandos de estas fichas, para
modificar el grfico con el fin de que presente los
datos de la forma que desea.

14

Diseo

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Cambiar manualmente el diseo de


elementos
de
grfico:
Para cambiar
manualmente elementos tales como el rea
CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

del grfico, relleno del fondo, contorno, tipo de


letra, se procede de la siguiente forma:

Haga clic en el grfico para mostrar las


Herramientas de grficos.

En el grupo Seleccin actual de la ficha


Formato, haga clic en la flecha situada junto al
cuadro Elementos de grfico y a continuacin,
haga clic en el elemento que desee modificar.

Se mostrarn las Herramientas de grficos con las


fichas Diseo, Presentacin y Formato.

En la ficha Presentacin, siga uno o varios de


estos procedimientos:

En el grupo Etiquetas, haga clic en la opcin


de diseo de etiqueta que desee.

En el grupo Ejes, haga clic en la opcin de eje


o de lnea de divisin que desee.

En el grupo Fondo, haga clic en la opcin de


diseo que desee.

El siguiente grfico corresponde al ingreso bruto,


costo de las ventas y margen bruto de una
compaa durante el primer trimestre.
Vamos a modificar algunos elementos del grfico
as:

Modificar relleno del grfico en formato


3D.

Al hacer clic en Aplicar formato a la seleccin,


nos aparece el siguiente cuadro:

Las opciones de diseo que seleccione se


aplicarn al elemento que haya seleccionado. Por
ejemplo, si tiene seleccionado todo el grfico, las
etiquetas de datos se aplicarn a todas las series
de datos. Si tiene seleccionado un nico punto de
datos, las etiquetas de datos se aplicarn
solamente a la serie de datos o al punto de datos
seleccionado.

Cambiar manualmente
elementos de grfico

el

estilo

de

Haga clic en el grfico. Se mostrarn las


Herramientas de grficos con las fichas
Diseo, Presentacin y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Seleccin


actual, haga clic en la flecha del cuadro
Elementos de grfico y, a continuacin,
seleccione el elemento de grfico al que desea
dar formato.

En el grupo Seleccin actual, haga clic en


Aplicar formato a la seleccin y, a
continuacin, seleccione las opciones de
formato que desee.
Tambin puede aplicar un estilo rpido a cada
uno de los elementos, o hacer clic en Relleno
de forma, Contorno de forma y Efectos de
formas en el grupo Estilos rpidos de forma
de la ficha Formato y, a continuacin,
seleccionar las opciones de formato que desee.

En la opcin Relleno, seleccionamos Relleno


degradado, Tipo: Radial, Direccin: el segundo
de izquierda a derecha (desde la esquina) y con
una Transparencia del 70%.
Aplicamos Formato3d con Bisel superior
inferior en 6 puntos y con Iluminacin fra.

Si seleccionamos el grfico, podemos tambin


aplicarle por ejemplo el Formato3d

Ejemplo

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 15

Guardar un grfico como una plantilla de


grfico

Haga clic en el grfico que desea guardar como


plantilla.

En la ficha Diseo, de la Herramienta de


Grficos en el grupo Tipo, haga clic en
Guardar como plantilla.

datos que desea graficar y en Ubicacin, la


celda donde quedar el minigrfico.

Aparece el siguiente cuadro:

En la celda
seleccionado.

E2

quedar

el

minigrfico

3.2.2. MODIFICACION DE UN MINIGRFICO


Despus de crear un minigrfico, puede cambiar
su aspecto de forma instantnea. Para eso debe
seleccionar la celda donde se encuentra el
minigrfico para que aparezca la ficha de
Herramientas de Minigrfico, Diseo.

Seleccione la carpeta donde desea guardar el


grfico.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un


nombre adecuado para la plantilla de grfico,
asegrese que lo guard en un archivo como
plantilla de grficos (*.crtx). Hacer clic en
Guardar.

3.2. MINIGRAFICOS
Los minigrficos son grficos pequeos que se
colocan en una sola celda y se utilizan para
mostrar tendencias de datos. Por lo general se
ubican cerca de los datos.

En el grupo Minigrfico, permite


ubicacin y los datos del minigrfico.

editar

la

Para modificar el tipo de grfico, emplee el grupo


Tipo.
El grupo Mostrar, permite visualizar los diferentes
puntos del minigrfico.
El grupo Estilo, ofrece una galera de estilos que
puede aplicar al minigrfico, y herramientas para
cambiar el color del minigrfico y sus marcadores.
El
grupo
Agrupar,
permite
cambiar
la
configuracin de los ejes y borrar minigrficos
existentes.

3.2.1. CREACION DE UN MINIGRFICO

16

En la hoja de clculo, organice los datos que


desea trazar en un minigrfico.
En el grupo Minigrficos de la pestaa
Insertar, seleccione el tipo de minigrfico
(Lnea, Columna o Prdida y Ganancia).

4. TABLAS DINMICAS

En el cuadro de dilogo Crear grupo de


minigrfico, seleccione o asigne el Rango de

Para manipular la informacin a travs de las


tablas dinmicas se requiere una lista de datos

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Cuando se maneja una gran cantidad de


informacin en forma de lista de datos, es posible
administrarla con el fin de crear informes o
grficos a travs de la poderosa utilidad de
Tablas Dinmicas. Estas permiten generar casi
cualquier reporte con los datos almacenados en
una hoja de Excel o en bases de datos soportadas
por el mismo.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

como la presentada en la Figura 1, con stas se


podran resolver preguntas como:

Cuntos empleados pertenecen al signo de


piscis?

Cunto es el total por salarios para los


empleados que ganan ms de $1500.000?

Cules son gerentes y cunto ganan? etc.

Cunto ganan en promedio los empleados que


tienen ms de 23 aos?

Nombre

Apellidos

Edad

Salario

Juan

Signo

Dependencia

Cargo

Prez

18

$ 1.564.230

Piscis

Ventas

Gerente

Mario

Gmez

24

$ 1.245.635

Leo

Sistemas

Analista

Ins

Luna

23

$ 1.856.932

Sagitario

Financiera

C ontador

Johanna

Ros

22

$ 1.986.325

C ncer

Ventas

Vendedor

Andrea

Acero

21

$ 1.234.568

Tauro

Sistemas

Vendedor

Jennifer

C aicedo

24

$ 1.598.632

Leo

Ventas

Operario

Liliana

Porras

25

$ 1.985.362

Sagitario

Sistemas

Gerente

Nathali

Roa

23

$ 1.986.325

Libra

Financiera

Economista

Tatiana

Ros

25

$ 2.451.368

Tauro

Ventas

Vendedor

Nicols

Zapata

24

$ 2.654.895

C ncer

Financiera

C ontador

Alba

Prieto

22

$ 2.986.532

Piscis

Ventas

Vendedor

Juan

Acero

19

$ 1.548.965

Leo

Financiera

Economista

Mario

C aicedo

20

$ 1.542.369

Sagitario

Ventas

Vendedor

Figura 1Tabla de datos


Con la tabla dinmica se pueden generar informes
cuya informacin resultante permite hacer una
buena toma de decisiones.
Un informe de tabla dinmica es una tabla
interactiva que se puede utilizar para resumir

rpidamente grandes volmenes de datos. Podr


girar sus filas y columnas para ver diferentes
resmenes de los datos de origen, filtrar los datos
mostrando diferentes pginas o mostrar los
detalles de determinadas reas de inters.

Figura 2Ejemplo de un informe de tabla dinmica simple


Los datos de origen se encuentran en la lista de la
izquierda.
Cundo utilizar un informe de tabla dinmica.
Un informe de tabla dinmica se debe aplicar
cuando
se
requieran
comparar
totales
relacionados, especialmente cuando se tenga una
larga lista de nmeros para resumir y se quieran
realizar comparaciones distintas con cada nmero.
Mediante tabla dinmica Microsoft Excel 2010
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

realiza automticamente ordenamientos y el


clculo de subtotales y totales. En la Figura 2 se
puede ver claramente cmo en el tercer trimestre
las ventas de golf en la celda F5 son superiores a
las ventas de cualquier otro deporte o trimestre.
Como los informes de tablas dinmicas son
interactivos, otros usuarios pueden cambiar la
presentacin de los datos para ver ms detalles o
calcular diferentes resmenes.
CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 17

4.1. ESPECIFICAR UN
TABLA DINMICA

INFORME

DE

Se puede utilizar el Asistente para tablas


dinmicas como gua para buscar y especificar los
datos de origen que desea analizar y para crear el
marco del informe. Para crear un informe de Tabla
Dinmica se debe seleccionar la opcin Tabla
Dinmica
del grupo Tablas de la cinta Insertar.
La Figura 3 presenta un panel de campos que se
activa al seleccionar una tabla dinmica mientras
que la Figura4 presenta los paneles de campos
que se activan al seleccionar un grfico dinmico.

Figura 5Diseo de tabla dinmica


Desde el panel Lista de campos de tabla dinmica,
se pueden organizar los datos dentro de dicho
marco.
Un informe de tabla dinmica predeterminado
tiene el siguiente aspecto:

Se puede crear un informe de grfico dinmico


para ver los datos grficamente. Asimismo, puede
colocar un informe de tabla dinmica en la Web
utilizando una lista de tabla dinmica en una
pgina Web. Cuando se publica un informe de
tabla dinmica de Microsoft Excel 2010 en una
lista de tabla dinmica, otros usuarios pueden ver
los datos e interactuar con ellos desde sus
exploradores Web.
Figura 3Panel de Tabla Dinmica

4.2. DATOS DE ORIGEN


Datos de origen para un informe de tabla
dinmica. Es posible crear un informe de tabla
dinmica desde una lista de Microsoft Excel
2010, una base de datos externa, varias hojas de
clculo de Excel u otro informe de tabla dinmica.
Para el resto de los informes de ejemplo de este
tema se utilizan los datos de origen de la Figura 6
de manera que se puedan comparar distintas
presentaciones de los mismos datos.

Figura4Paneles de Grficos Dinmicos


La Figura 5 presenta otra manera de crear la tabla
dinmica arrastrando los campos directamente
sobre la hoja en los espacios nombrados como:
Campos de pgina, Campos de columna, Campos
de fila y Campo de datos.

Figura 6Ejemplo de datos para un informe de


tabla dinmica

Lista

Serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que


contiene datos relacionados, como una base de
datos de facturas o un conjunto de nombres y
nmeros de telfono de clientes. Una lista puede
18

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

utilizarse como una base de datos, en que las filas


corresponden a los registros y las columnas a los
campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos
de columna.

Configurar los datos de origen

Los datos de origen de listas de Microsoft Excel


2010 y de la mayora de las bases de datos se
organizan en filas y columnas. Los datos de origen
deben tener hechos similares en la misma
columna. En el ejemplo, la regin de ventas est
siempre en la columna E y la cantidad vendida en
la columna D.

4.3. ORGANIZAR
DATOS
EN
LOS
INFORMES DE TABLA DINMICA
Un informe de tabla dinmica contiene campos,
cada uno de los cuales corresponden a una
columna de los datos de origen y resume varias
filas de informacin de los datos de origen. Los
campos de un informe de tabla dinmica
enumeran elementos de datos en filas o en
columnas. Las celdas situadas en la interseccin
de una fila y una columna muestran los datos
resumidos de los elementos de la parte superior
de la columna y de la izquierda de la fila.
Campo. Es una categora de datos derivada de un
campo de una lista de origen, una tabla o una
base de datos. Por ejemplo, el campo Mes de un
origen de datos se convertir en el campo Mes de
un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico. Los elementos de la lista o tabla de
origen (como mayo, junio, etc.) se convertirn en
rtulos de fila, en rtulos de columna o en
elementos de campo de pgina en la tabla
dinmica, o bien en series de datos, en categoras
o en elementos de campo de pgina en un informe
de grfico dinmico.
Elemento. Subcategora de un campo de tabla
dinmica o de grfico dinmico. Los elementos de
un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico se derivan de las entradas exclusivas en
un campo de la base de datos o de los valores
exclusivos en una columna de la lista. Por
ejemplo, un campo denominado Mes puede tener
los elementos mayo, junio y as sucesivamente.
En un informe de tabla dinmica, los elementos
aparecen como rtulos de columna o fila o en las
listas de los campos de pgina. En un informe de
grfico dinmico los elementos aparecen como
rtulos de categoras o nombres de series en la
leyenda o en las listas de los campos de pgina.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

En este informe de tabla dinmica, el campo


Destino contiene los elementos Bogot, Cali y
Medelln.
Un campo de Datos, como Suma de Tarifas,
proporciona los valores que estn resumidos en el
informe de tabla dinmica. En el ejemplo, la celda
C5 muestra el total de las ventas de productos
Bebidas de Bogot, es decir, la suma de las cifras
de Tarifas de todas las filas de los datos de origen
que contienen Bebidas en Bogot.
Normalmente, un campo de datos contiene datos
numricos, como estadsticas o importes de
ventas, pero tambin puede contener texto. Los
datos de un campo de datos se resumen en el
rea de datos de un informe de tabla dinmica o
de grfico dinmico. Para resumir los valores de
los campos de datos, los informes de tabla
dinmica utilizan funciones de resumen como
Suma, Contar o Promedio. Estas funciones
proporcionan tambin subtotales y totales
generales
automticamente,
si
opta
por
mostrarlos. En este ejemplo, los datos de la
columna Ventas de la lista de origen estn
resumidos con Suma, mostrando los subtotales de
los meses y los totales generales de las filas y las
columnas.
En la mayora de los informes de tabla dinmica se
podrn ver las filas de detalle de los datos de
origen que conforman el valor de resumen de una
celda de datos en concreto, por ejemplo,
seleccionando la opcin Mostrar Detalles del men
contextual
. Esta opcin presenta
0

una tabla resumen en una nueva hoja.

Los campos de los datos de origen se pueden


arrastrar entre reas cambiando as la estructura
tanto de una tabla como de un grfico dinmico.
En los grficos dinmicos se pueden arrastrar los
botones de Campo de Eje o de Campo de Leyenda
al rea de Valores para resumir los datos.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 19

De igual manera se pueden arrastrar de Rtulos


de Fila y Rtulos de Columna al rea de Valores
en las tablas dinmicas o tambin hasta el rea de
Filtro de Informe para mostrar los datos, elemento
a elemento. En el ejemplo presentado en la Figura
7 el campo Vendedor es arrastrado del rea
Rtulos de Fila al rea Rtulos de Columna.

4.4. ELEMENTOS DE UN INFORME DE


TABLA DINMICA
Cuando se genera un informe de tabla dinmica
aparecen en l diferentes elementos, tales como
los Rtulos de fila, Rtulos de columna, Filtro de
Informe y Valores que permiten interpretar el
resultado que arroja la misma. Estos elementos
son:

Figura 7reas de Campos de Tablas y Grficos


Dinmicos
Arrastrando un botn de campo de un rea del
informe de tabla dinmica a otra, se podrn ver
los datos de distintas formas y calcular distintos
valores resumidos. Por ejemplo, se pueden ver los
nombres de los vendedores en las columnas o en
las filas.

Rtulos de fila.

Campos de los datos de origen subyacentes que


se asignan a una orientacin de fila en un informe
de tabla dinmica. En la Figura Origen y Tipo de
Carga son rtulos de fila. Un informe de tabla
dinmica que tenga ms de un campo de fila tiene
un rtulo de fila interior (Tipo de Carga, en el
ejemplo), que es el ms prximo al rea de datos.
Cualquier otro rtulo de fila se considera un
campo de fila exterior. Los rtulos de fila
interiores y exteriores tienen atributos diferentes.
Los elementos del campo de fila exterior ms
lejano se muestran slo una vez, pero los
elementos del resto de los campos se repiten
tantas veces como sea necesario.

Figura 8 Descripcin de Tabla Dinmica

20

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Rtulo de columna

Campo que se asigna a una orientacin de


columna en un informe de tabla dinmica. En el
ejemplo anterior, Ciudad es un campo de
columnas con dos elementos, Bogot, Cali y
Medelln. Un informe de tabla dinmica puede
tener varios rtulos de columna del mismo modo
que puede tener varios rtulos de fila.

Elemento

Una subcategora o integrante de un campo de


tabla dinmica. En el ejemplo anterior, Bogot,
Cali y Medelln son elementos del campo Ciudad.
Los elementos representan entradas nicas en el
mismo campo o columna en los datos de origen.
Los elementos aparecen como rtulos de columna
o de fila, o aparecen en las listas desplegables de
los campos.

Campo de pgina

Un campo que se asigna a una orientacin de


pgina o filtro. En el ejemplo, Empresa es un
campo de pgina que puede utilizarse para filtrar
el informe por Empresas. Con el campo Empresa,
se pueden mostrar datos resumidos slo de la
empresa La Rosa, slo de la empresa Margarita o
de otras Empresas. Si hace clic en otro elemento
de un campo de pgina, todo el informe de tabla
dinmica cambiar para mostrar slo los datos
resumidos asociados a ese elemento.

Elemento del campo de pgina

Cada entrada o valor exclusivos del campo o


columna de la lista de origen o de la tabla ser un
elemento en la lista de campos de pgina. En el
ejemplo, Este es el elemento actualmente
seleccionado en el campo de pgina Empresa y el
informe de tabla dinmica muestra los datos
resumidos de la empresa Margarita.

Campo de datos

a los orgenes de datos OLAP se debe seleccionar


la
opcin
Herramientas
OLAP
del
grupo
Herramientas de la cinta Opciones.

rea de datos

La parte de un informe de tabla dinmica que


contiene datos de resumen. Las celdas del rea de
datos muestran los datos resumidos de los
elementos de los campos de fila y de columna. Los
valores del rea de datos representan un resumen
de los datos procedentes de filas o registros de
origen.
En el ejemplo anterior, el valor de la celda C6 es
un resumen de la tarifa/kilo de Alimentos
Vendidos en Cali, es decir, el resumen de las
tarifas por kilo de alimentos enviados a Cali de
cada registro o fila en los datos de origen que
contiene los elementos tarifa/kilo, Alimentos y
Ciudad de destino Cali.
Suma de Peso Kg Rtulos de columna
Rtulos de fila
Cali
Total general
Bogot
527
527
Alimentos
527
527
Medelln
1060
1060
Alimentos
1060
1060
Total general
1587
1587

Flecha de la lista desplegable del campo

La flecha situada a la derecha de cada campo


.
Se debe hacer clic sobre la flecha para seleccionar
los elementos que se quieren mostrar. Una vez
seleccionados, el cono de flecha cambia al cono
de filtro .

Indicador de expansin

El indicador
o
que aparece junto a los
elementos de un campo. Se debe dar clic en el
indicador de un elemento para mostrar u ocultar
los detalles de ese elemento.

Un campo de una lista o tabla de origen que


contiene datos que se van a resumir. En el
ejemplo, Suma de Tarifa/kilo es un campo de
datos que resume las entradas del campo o
columna Tarifa/kilo, en los datos de origen.
Normalmente, un campo de datos resume datos
numricos, como estadsticas o cifras de ventas,
pero tambin puede contener texto. De manera
predeterminada, Microsoft Excel 2010 resume
los datos de texto utilizando la funcin de
resumen Contar y resume datos numricos con la
funcin Suma. En los informes de tabla dinmica
basados en datos de origen OLAP (Procesamiento
analtico en Lnea), no se puede cambiar la
funcin
de
resumen
de
un
campo:
El
administrador del sistema OLAP selecciona las
funciones de resumen y se precalculan en el
servidor OLAP.
Para trabajar con las tablas dinmicas conectadas
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

4.5. CREAR UN
DINMICA

INFORME

DE

TABLA

Para crear una tabla dinmica nueva, se debe


seleccionar Tabla Dinmica de la opcin Tabla
Dinmica del grupo Insertar.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 21

Aparece la ventana de dilogo Crear tabla


Dinmica desde la cual se puede Seleccionar los
datos que se desean analizar y Elegir dnde se
desea colocar el informe de tabla dinmica.
Al seleccionar el rango de datos Excel
automticamente le pone el nombre de Tabla 1,
en este caso.

Los formatos de Subtotales usados son:

No mostrar subtotales
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

Mostrar todos los subtotales en la parte


inferior del grupo
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Total Bogot

En la hoja de clculo aparece delimitada un rea


sobre la cual se crear el informe de tabla
dinmica. Adicionalmente se abre el panel de Lista
de campos de tabla dinmica desde el cual se
crear el informe.

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
246820000 224980000 308498000

Mostrar todos los subtotales en la parte


superior del grupo
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

246820000 224980000 308498000


113740000 82015000 90200000
127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000

Los formatos de Totales Generales usados son:

Desactivado para filas y columnas


Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

Al ir arrastrando los campos desde la lista hacia


cada una de las secciones: Filtro de informe.
Rtulos de columna, Rtulos de fila y valores, se
va creando el informe.

Activado para filas y columnas


Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Total general

285955000
299410000
53850000
141083000
780298000

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000

285955000
299410000
53850000
141083000

Activado slo para columnas


Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Total general

22

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
246820000 224980000 308498000

Activado slo para filas


Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
246820000 224980000 308498000

4.6. GRUPO DISEO

Los formatos de Diseo de Informe usados son:

El formato de la tabla se puede cambiar desde el


grupo Diseo de la cinta de opciones Diseo, el
cual permite formatear los Subtotales, Totales
Generales, Diseo de informe y Filas en Blanco.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Mostrar en forma compacta.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Cali
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Total general

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000
522552000 276080000 943063000

Este permite formatear la tabla usando o


deshabilitando Encabezados de Fila, Encabezados
de Columna, Filas con bandas, Columnas con
Bandas

Mostrar en forma de esquema

Suma de Valor
Origen
Bogot

Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000

Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000
522552000 276080000 943063000

Cali

Total general

Cali

Total general

Mostrar en formato tabular


Bogot

Cali

Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

Total general

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000
522552000 276080000 943063000

Tipo de Carga
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

Destino
Bogot
Cali
113740000 82015000
127680000 7700000
39000000
5400000 96265000
82800000
5640000 51100000
63582000
123710000
522552000 276080000

4.8. GRUPO
ESTILOS
DINMICAS

DE

Medelln
90200000
164030000
14850000
39418000
210825000
269090000
119445000
35205000
943063000

TABLAS

Este grupo permite cambiar el estilo a la tabla


completa, segn formatos predefinidos.

Los formatos de Filas en Blanco usados son:

Insertar lnea en blanco despus de cada


elemento.
Bogot

Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000

Cali

Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000

Total general

522552000 276080000 943063000

Quitar lnea en blanco despus de


elemento
Bogot

Cali

Total general

Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

cada

113740000 82015000 90200000


127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000
522552000 276080000 943063000

4.9. CAMBIO DEL DISEO DE


INFORME DE TABLA DINMICA

UN

Las tablas dinmicas permiten un cambio casi


absoluto de la misma. Simplemente moviendo los
campos de lugar, cambia la estructura de la tabla.

4.7. GRUPO OPCIONES DE ESTILO DE


TABLA DINMICA
El estilo de la tabla se puede cambiar desde el
grupo Opciones de Estilo de Tabla Dinmica de la
cinta de opciones Diseo.

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CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 23

Suma de Valor
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Cali
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa

Bogot
Cali
Medelln
246820000 224980000 308498000
113740000 82015000 90200000
127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
275732000 51100000 634565000
82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000

El grfico dinmico presenta su propio panel de


campos.

Suma de Tarifa Kilo


CopiDrogas
Drogas la Garanta
Jugos Tropicales
La Rosa
Lcteos La Colina
Margarita
Pepe Ganga
Textil Moda

Alimentos
BebidasDrogas Ropa
24800
38850
106100
48350
57400
115500
93650
30350

Para dar formato al grfico dinmico se debe


elegir la cinta Diseo, que presenta los grupos:
Tipo, Datos, Diseo de Grficos, Estilos de diseo
y Ubicacin.

Tipo, desde el cual se puede cambiar el tipo


de grfico o guardarlo como plantilla.

Datos, permite seleccionar los datos y cambiar


los datos entre columnas y filas.

Diseos de Grfico, permite cambiar el diseo


al grfico.

Estilos de Diseo, permite seleccionar los


datos e cambiar los datos entre columnas y
filas.

4.10. GRFICOS DINMICOS


Para crear una grfico dinmico nuevo, se debe
seleccionar Grfico Dinmico de la opcin Tabla
Dinmica del grupo Insertar.

Si ya existe un informe de tabla dinmica, se


puede seleccionar cualquier estilo de grfico del
grupo Grficos de la cinta Insertar.
Para dar formato a un grfico dinmico, se debe
dar clic sobre la opcin Grfico dinmico del grupo
Herramientas de la cinta Opciones.

Se despliega una ventana que permite elegir el


tipo de grfico.

24

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Seleccione la celda que contiene el comentario al


que se le va a dar formato.
Presione el botn Modificar comentario del
grupo Comentarios de la ficha Revisar.

Ubicacin, permite mover el grfico a otro


lugar del libro.

La ventana que se despliega permite elegir la


nueva ubicacin.

Seleccione el texto, haga clic con el botn


alterno del ratn, en el men alterno seleccione
la alternativa Formato del comentario, el cual
activa el cuadro de dialogo:

5. COLABORACION Y SEGURIDAD
5.1. COMENTARIOS
Los comentarios se emplean en un libro de Excel
para agregar notas o documentar determinados
aspectos en las hojas de clculo.
Para crear un comentario, se procede de la forma
siguiente:
Seleccione la celda a la que va agregar el
comentario.
Utilice el botn Nuevo comentario del grupo
Comentarios de la ficha Revisar.
Utilice dentro de l las opciones que requiera.
Es importante resaltar que las opciones Color de la
fuente y Color de relleno no se activan porque no se
pueden modificar en los comentarios.
Ingrese el texto.

Para modificar un comentario, se procede de la


forma siguiente:
Seleccione la celda en la que se encuentra el
comentario que se desea editar.

Para eliminar un comentario, se procede de la


forma siguiente:
Seleccione la celda a la que va eliminar el
comentario.

Presione el botn Modificar comentario del


grupo Comentarios de la ficha Revisar.
Presione
el
botn
Eliminar
Comentarios de la ficha Revisar.

Realice las modificaciones pertinentes.

Para dar formato un comentario, se procede de la


forma siguiente:
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

del

grupo

Para mover un comentario o modificar su tamao,


se procede de la forma siguiente:
Seleccione la celda a la que va agregar el
comentario.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 25

Presione el Mostrar u ocultar comentario del


grupo Comentarios de la ficha Revisar

Seleccione el borde del comentario y cuando


aparezcan los marcadores de posicin

Para cambiar el nombre predeterminado en los


comentarios nuevos, se procede de la forma
siguiente:
Seleccione la ficha Archivo
alternativa Opciones.

Se puede arrastrar del borde para ubicarlo en la


posicin que se desee o modificar su tamao.

en

ella

la

En la ventana que se activa dentro de la


categora General,
seleccione el cuadro de
texto que aparece debajo de Personalizar la
copia de Microsoft Excel, escriba el nombre
que se desea aparezca en los nuevos
comentarios.

Para copiar un comentario en otras celdas, se


procede de la forma siguiente:
Seleccione la celda a la que va agregar el
comentario.
Utilice cualquier forma de copiado de celdas, que
guarde la informacin en el portapapeles:
presione
el
botn
Copiar
del
grupo
Portapapeles de la ficha Inicio, o haga clic con
el botn alterno del mouse y seleccione Copiar,
o cualquier otra alternativa.
Seleccione la celdas o grupo de celdas
receptoras de los comentarios y luego la
alternativa Pegado Especial (dentro de las
opciones de pegado) y en el cuadro que aparece
a continuacin a marque la casilla comentarios:

5.2. PROTECCIN DE CELDAS Y LIBROS


DE TRABAJO
Cuando se desea mantener cierta informacin
oculta a la vista o proteger la informacin de
cambios no deseados, podemos ocultar y proteger
datos en Excel.
5.2.1. OCULTAR VENTANAS DE UN LIBRO DE
TRABAJO
Cuando se desea ocultar la ventana de un libro de
trabajo, se debe seleccionar la opcin Ocultar del
grupo Ventana de la cinta Vista

Para revisar todos los comentarios de un libro, se


procede de la forma siguiente:
Seleccione la hoja donde desee iniciar la revisin
de los comentarios.
Presione los botones Anterior o Siguiente del
grupo Comentarios de la ficha Revisar

26

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Para ver de nuevo la ventana se debe pulsar el


botn:

El cuadro de dilogo Mostrar, relaciona el listado


de ventanas.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

5.2.2. PROTECCIN DE ARCHIVOS


Podemos proteger archivos mediante palabras
claves, que pueden contener nmeros, letras
maysculas y minsculas de mximo 15
caracteres.
Al asignar una clave a un archivo y cerrarlo, Excel
nos pide que la introduzcamos antes de volver a
abrirlo de nuevo.
Seleccione Guardar de la cinta Archivo, pulse el
botn Herramientas del cuadro de dilogo y la
orden Opciones generales:

Si deseamos dejar algunas celdas para introducir


datos, antes de proteger una hoja, seleccionamos
las celdas que deseamos mantener desbloqueadas
y desde el men Formato, seleccionamos celdas y
en la ficha Proteger, marcamos sobre la casilla de
verificacin Bloqueada:

Elija las opciones que desea utilizar y si es


necesario la contrasea y el botn aceptar.

5.2.3. PROTECCIN DE CELDAS

5.3. COMPARTIR LIBROS

Excel ofrece varias rdenes que nos permiten


proteger los libros de trabajo, las estructuras de
los mismos, celdas individuales, imgenes,
grficos, escenarios y ventanas frente al acceso o
modificacin por parte de otros usuarios.

Microsoft Excel permite compartir libros es decir


crear libros que pueden ser vistos y modificados
por varios usuarios de manera simultnea.

Cuando selecciona Proteger hoja, puede sealar


que elementos desproteger:

Para hacerlo es necesario ubicar el archivo en una


posicin de red desde donde todos lo puedan
tomar. Los libros compartidos tienen restricciones
para edicin y manejo de informacin, como crear
tablas de Excel, modificar o crear tablas
combinadas, eliminar bloques de celdas, modificar
o agregar formatos condicionales o proteccin y
validacin de celdas entre otras.
Para compartir un libro se procede de la siguiente
forma:
Abrir un libro ya existente o crear un nuevo con
la informacin que se desea compartir.
Presione el botn Compartir libro del grupo
Cambios de la ficha Revisar.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 27

texto que aparece debajo de Personalizar la


copia de Microsoft Excel, escriba alli el
nombre que se desea utilizar para identificar su
trabajo en el libro compartido.
En la pestaa Modificacin del cuadro de
dialogo Compartir libro active la casilla
Permitir la modificacin por varios usuarios
a la vez. Esto tambin permite combinar
libros.

Para modificar el contenido libro compartido se


procede de la misma forma que si fuera de un
propietario exclusivo, para ver los cambios
realizados por los otros usuarios y los efectuados
en el guarde el libro de manera normal y si
aparece el cuadro de dialogo Resolucin de
Conflictos, acepte o rechace los que considere
necesarios.

5.4. CONTROL DE CAMBIOS.


En la pestaa Uso Avanzado del cuadro de
dialogo
Compartir
libro,
modifique
las
alternativas que considere necesarias:

El control de cambios se emplea para guardar el


historial de los cambios realizados en un libro
compartido cada vez que este se guarda, resulta
til adems cuando se desea combinar los
comentarios de una o ms copias de un libro,
incorporando los cambios y comentarios.
El control de cambios se realiza sobre el contenido
de las celdas pero no se aplica sobre las
caractersticas que no se pueden modificar en los
libros compartidos.
Para activar el control de cambios en un libro se
procede de la siguiente forma:
Se comparte el libro y en la pestaa Uso
Avanzando en el espacio Control de Cambios
seleccione Guardar historial para cambios
durante, all especifique el nmero de das.
Cuando el programa pregunte si desea guardar
el libro realice esta accin.
Cuando se activa el control de cambios se pueden
realizar varias acciones:

Ver las marcas de revisin


Aceptar y rechazar cambios
Guarde el libro empleando Guardar como y
seleccionando la ubicacin de red a la que
tengan acceso las personas que van a compartir
el libro.
Para abrir un libro compartido se procede de la
siguiente forma:
Abrir un libro (utilizando la alternativa Abrir de
la pestaa Archivo), busque la ubicacin de
archivo y seleccione el archivo.
Seleccione la ficha Archivo
alternativa Opciones.

en

ella

Para Resaltar los cambios realizados, o ver las


marcas de revisin en un libro compartido se
procede de la siguiente forma:
En la ficha Revisar en el grupo Cambios,
presione Control de cambios, y las opciones
que
se
despliegan
seleccione
Resaltar
cambios.

la

En la ventana que se activa dentro de la


categora General,
seleccione el cuadro de
28

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

Seleccione en el cuadro de dialogo:

Para aceptar o rechazar los cambios en rango


de celdas especfica seleccione Donde y marque
el rango.

6. HIPERVNCULOS
AUTOMATICAS

MACROS

6.1. HIPERVNCULOS

Para determinar si quiere todos, desde la ltima


vez que se guard o desde una fecha especfica,
seleccione Cuando, y en el men desplegable la
alternativa deseada.
Para ver los cambios en grupo de celdas
especfica seleccione Donde y marque el rango.
Para ver los cambios de un usuario especfico
marque Quien y seleccione el usuario.
Para determinar cmo desea ver los cambios
utilice Resaltar cambios en pantalla para
verlos en su posicin al ubicar el puntero del
ratn sobre la celda. O utilice Mostar cambios
en una hoja nueva, para crear una hoja con el
historial de cambios del libro.

Un hipervnculo en Microsoft Excel tiene el mismo


concepto que en las pginas Web, nos sirve para
ir a otra parte del libro o incluso, enviar e-mail,
abrir una pgina Web o abrir cualquier otro tipo de
archivo. De la misma forma tambin podemos
hacer un hipervnculo en una celda, una imagen,
grfico o cualquier otro objeto que tengamos en el
libro.
6.1.1. CREAR HIPERVNCULOS
La manera de hacer un hipervnculo a una celda,
imagen o cualquier otro objeto es la misma, lo
primero que se debe de hacer es pulsar clic
derecho en el objeto que se le aplicar el
hipervnculo, luego seleccionamos Hipervnculo y
nos aparecer la ventana donde podemos
especificar la opciones de nuestro nuevo
hipervnculo.

Para Aceptar o rechazar los cambios realizados en


un libro compartido se procede de la siguiente
forma:
En la ficha Revisar en el grupo Cambios,
presione Control de cambios, y las opciones
que se despliegan seleccione Aceptar o
rechazar cambios.
En ese momento es necesario guardar el libro si
no lo ha hecho Excel solicita realizar esta accin.

6.1.2. TIPOS DE HIPERVNCULOS


Archivo o pgina Web existente: Sirve para
hacer el vnculo a una pgina web de las que
hayamos
visitado
previamente
o
tambin
podemos agregar la direccin de otra web.
Lugar de este documento: Aqu podemos hacer
un link a otra hoja de libro, incluso especificar la
celda, la sintaxis se puede poner en cuadro que se
llama texto: nombre de hoja ! celda, ejemplo para
que se desplace a la celda G6 de la hoja 2,
tendramos que poner: hoja2!G6.

Para determinar el control sobre fechas


especficas o desde la ltima revisin seleccione
Cuando.
Para aceptar o rechazar los cambios de un
usuario especifico seleccione Quien.

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Crear nuevo documento: Sirve para que crear


un nuevo de Office incluso pginas Web, debemos
pulsar en el botn Cambiar y indicar la ruta y
nombre que tendr el nuevo archivo.
Direccin de correo electrnico: Por ltimo
tenemos la opcin de hacer un hipervnculo a un
correo electrnico, lo que debemos incluir es la
CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 29

direccin de e-mail del destinatario. Pero hay que


tener en cuenta que esto solo funciona cuando
tenemos instalado algn programa de correo
electrnico, como por ejemplo el Outlook.
6.1.3. COMO ACCEDER
HIPERVNCULOS

A LOS TIPOS DE

3. Crear nuevo documento


Seleccione el texto o grfico que desea utilizar
para representar el hipervnculo, haga clic con el
botn secundario del mouse, y a continuacin,
haga clic en la opcin Hipervnculo en el men
contextual.

1. Archivo o pgina Web existente


Seleccione el texto o grfico que desea utilizar
para representar el hipervnculo. Haga clic con el
botn secundario del mouse, y a continuacin,
haga clic en la opcin Hipervnculo en el men
contextual.

En la ventana Insertar Hipervnculo, en la opcin


Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de
dilogo, haga clic en Archivo o pgina Web
existente.
Luego dependiendo de hacia dnde se desea
realizar el hipervnculo, se selecciona alguno de
los botones carpeta actual, pginas consultadas,
archivos recientes y seleccione el archivo o pgina
Web a la cual desea dirigir el hipervnculo.
2. Lugar de este documento
Seleccione el texto o grfico que desea utilizar
para representar el hipervnculo, haga clic con el
botn secundario del Mouse, y a continuacin,
haga clic en la opcin Hipervnculo en el men
contextual.

Seleccione el botn Crear nuevo documento.


Escriba el nombre del nuevo documento en
Nombre del Nuevo documento en Ruta de acceso
completo en el botn cambiar seleccione el lugar
donde desea guardar el nuevo documento, en
cuando modificar indique si desea anexar
informacin a su documento en este momento o
despus y luego haga clic en Aceptar.
4. Direccin de correo electrnico
Es necesario para su funcionamiento que tenga
instalado un programa de correo electrnico tal
como el Outlook, para que permita enviar los
mensajes. Para crear un hipervnculo a una
direccin de correo electrnico, seleccione el
objeto con el botn secundario del mouse, haga
clic en la opcin hipervnculo y en la ventana
Insertar Hipervnculo luego en Vincular a
seleccione el botn Direccin de correo electrnico
y enseguida en el cuadro de texto direccin de
correo electrnico escriba la direccin con la cual
desea hacer el vnculo.

6.2. MACROS
Una macro es un conjunto de instrucciones que
sirven para automatizar procesos.

En la ventana Insertar Hipervnculo, en la opcin


Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de
dilogo, haga clic en lugar en este documento en
la ventana inferior observe que puede seleccionar
la hoja sobre la cual se encuentra la referencia a
la celda y por ltimo aceptar.
30

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Si en Excel se realiza frecuentemente una misma


accin, como disear un cuadro para ingreso de
informacin, donde se debe seleccionar un rango
para aplicarle negrita, cambiar de fuente, centrar,
ampliar columnas y aplicacin de bordes, en lugar
de hacer estas acciones manualmente, se puede
elaborar una macro e invocarla para que ejecute
los procesos automticamente.
En Excel se pueden crear macros automticas o
macros de usuario.

CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

6.2.1. MACROS AUTOMTICAS


Algunas de las entradas de datos y formatos que
realiza en Microsoft Excel pueden ser repetitivas.
Por ejemplo, podra disear la mayora de sus
hojas con los mismos ttulos de encabezados en
las columnas o aplicarles a todos los encabezados
el mismo formato. En lugar de realizar la misma
secuencia de tareas una y otra vez, se puede
crear una macro automtica.
Una macro automtica consta de una serie de
instrucciones escritas en el lenguaje VBA (Visual
Basic para Aplicaciones), que se generan con la
grabadora de macro.
A continuacin se presenta la secuencia para crear
una macro, utilizando la grabadora de macros de
Excel:

Entrar a Excel

Seleccionar la opcin Grabar Macro del grupo


Macro de la cinta Vista

Aparecer el siguiente cuadro de dialogo, el


cual debemos llenar:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

hacerreporte
HACERREPORTE
hacer_reporte
HACER_REPORTE
Hacer_Reporte
HacerReporte

Comnmente, se usa la opcin 5 o 6 pues parecen


ms claras de leer y entender.

Mtodo abreviado

Esta opcin sirve para relacionar una combinacin


de teclas con la macro que estamos grabando y
ejecutarla con solo presionar dichas teclas, cuando
se requiera. Por lo general se combina las teclas
CTRL + SHIFT + una letra que el usuario
selecciona para ejecutarla.

Guardar macro en

Las macros son informacin y ocupan lugar por


tanto hay que guardarlas dentro del archivo. Se
guardan las instrucciones en un lugar especial que
se llama mdulo, que aprenderemos a dominar. Si
observas la imagen, tenemos un Cuadro de lista
desplegable o ComboBox (as se llama este
"objeto") que tiene tres opciones: Libro de macros
personal, Libro nuevo y Este libro, como veras, los
tres son libros o sea, archivos de Excel, las
macros de Excel solo pueden estar dentro de
archivos de Excel. Para el ejemplo seleccione la
opcin Este libro.

Descripcin

Escriba la informacin que considere conveniente


acerca de la macro, su funcin ms til, es
comentar brevemente cual es el propsito de la
macro. Si desea coloque la fecha y el nombre del
autor.
Damos un clic en el Botn de Comando Aceptar.
En cuanto empieza la grabacin de una macro el
botn Grabar macro se convierte en:

Donde:

Nombre de la macro

Le asignamos un nombre a la macro que nos


permita identificarla. Con este nombre la podemos
"ejecutar" y "llamar" desde otras macros. Por
defecto Excel le asigna como nombre Macro1 la
primera vez y, si no cambia este nombre, a las
sucesivas macros las ir nombrando Macro2,
Macro3, Macro n, etc., asignarle Nombre
Mi_Primera_Macro
Se recomienda usar un nombre corto, pero
suficientemente claro en relacin con la tarea o
tareas que har la macro, NO use espacios, por
ejemplo, si tiene una macro que realiza un
reporte, podra llamarla:
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

A partir de este momento, casi cualquier accin


que se realice sobre la ventana de Excel, se
grabar en la macro, por eso antes de grabar una
macro, se hacen las siguientes recomendaciones:

Planear lo que har su macro ya que las


correcciones que hagan, tambin se grabarn.

Casi nunca una macro queda a la primera, no


importa que repita de nuevo los pasos, pero
debe hacerse bien, una vez se aprende a
editarlas, se ver cmo quitar lo que no sirve.

En lo posible, no grabar demasiadas


instrucciones, es mejor grabar pequeas
macros y despus llamarlas desde otras o
entre s.

Vamos a grabar lo que nos muestra la figura:


CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010 31

Crear: Pasa al editor de Visual Basic para generar


el cdigo correspondiente de la nueva macro.
Para esto hacemos los siguientes pasos:

En una hoja de un libro de Excel, seleccionar


la celda A1

Escribir "Esta es mi primera macro".

Presionar Enter, si su seleccin se movi abajo


(normalmente), entonces vuelva a seleccionar
la celda A1

Aplicar formato de Negritas, Cursiva, cambiar


el tamao de la fuente, el estilo de la fuente y
por ltimo dar color azul oscuro de la fuente.
Al final se obtiene algo muy similar a la figura
anterior.

Por ltimo, pulsar el botn Detener Grabacin.

Eliminar: Borra la macro seleccionada.


Opciones: Asigna la macro seleccionada a una
tecla de mtodo abreviado. Tambin puede
agregar o modificar la descripcin de la macro
seleccionada.

Para ejecutar la macro, ubique el cursor en la


opcin:

Aparecer una ventana que mostrar la lista de


las macros disponibles en los libros de Excel
abiertos. Para ejecutar una macro, es necesario
que el libro que la contiene est abierto.

A continuacin se describe el cuadro de dilogo:


Nombre de la macro: Se escribe el nombre de la

macro. En este ejemplo aparece el nombre:


Mi_primera_macro, con el cual se va a trabajar.
Ejecutar: Ejecuta la macro seleccionada
Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo sin guardar
los cambios realizados.
Paso a Paso: Ejecuta la macro seleccionada lnea
a lnea.
Modificar: Abre la macro seleccionada en el
editor de Visual Basic, para modificaciones.
32

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CURSO DE EXCEL AVANZADO 2010

1.

GESTIN DE INFORMACIN ......................................................................................................................... 1

1.1.

INGRESAR INFORMACION MEDIANTE UN FORMULARIO ....................................................................... 1

1.2.

ORDENAR DATOS..................................................................................................................................... 1

1.3.

FILTRO AUTOMATICO/AUTOFILTRO........................................................................................................ 2

1.3.1.

AUTOFILTRO PERSONALIZADO ........................................................................................................ 3

1.3.2.

FILTROS AVANZADOS ...................................................................................................................... 4

1.4.

SUBTOTALES ............................................................................................................................................ 5

1.4.1.

INSERTAR SUBTOTALES EN UNA LISTA ............................................................................................ 5

1.4.2.

QUITAR SUBTOTALES DE UNA TABLA.............................................................................................. 6

1.5.

VALIDACIN DE LA ENTRADA DE DATOS ................................................................................................ 6

1.6.

FORMATO CONDICIONAL ........................................................................................................................ 7

2.

FUNCIONES ................................................................................................................................................... 8

2.1.

FUNCIONES DE TEXTO ............................................................................................................................. 8

2.2.

FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA ........................................................................................... 10

2.3.

FUNCIONES LGICAS ............................................................................................................................. 11

2.4.

FUNCIONES DE BASE DE DATOS ............................................................................................................ 12

3.
3.1.

GRFICOS EN EXCEL ...................................................................................................................................13


CREACIN DE GRFICOS ....................................................................................................................... 13

3.1.1.

ELECCIN DEL TIPO DE GRFICO................................................................................................... 13

3.1.2.

MODIFICACIN DE UN GRFICO ................................................................................................... 14

3.2.

MINIGRAFICOS ...................................................................................................................................... 16

3.2.1.

CREACION DE UN MINIGRFICO ................................................................................................... 16

3.2.2.

MODIFICACION DE UN MINIGRFICO ........................................................................................... 16

4.

TABLAS DINMICAS ....................................................................................................................................16

4.1.

ESPECIFICAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ................................................................................. 18

4.2.

DATOS DE ORIGEN................................................................................................................................. 18

4.3.

ORGANIZAR DATOS EN LOS INFORMES DE TABLA DINMICA .............................................................. 19

4.4.

ELEMENTOS DE UN INFORME DE TABLA DINMICA ............................................................................ 20

4.5.

CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ........................................................................................... 21

4.6.

GRUPO DISEO...................................................................................................................................... 22

4.7.

GRUPO OPCIONES DE ESTILO DE TABLA DINMICA ............................................................................. 23

4.8.

GRUPO ESTILOS DE TABLAS DINMICAS ............................................................................................... 23

4.9.

CAMBIO DEL DISEO DE UN INFORME DE TABLA DINMICA .............................................................. 23

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4.10.
5.

COLABORACION Y SEGURIDAD .................................................................................................................. 25

5.1.

COMENTARIOS....................................................................................................................................... 25

5.2.

PROTECCIN DE CELDAS Y LIBROS DE TRABAJO ................................................................................... 26

5.2.1.

OCULTAR VENTANAS DE UN LIBRO DE TRABAJO .......................................................................... 26

5.2.2.

PROTECCIN DE ARCHIVOS ........................................................................................................... 27

5.2.3.

PROTECCIN DE CELDAS ............................................................................................................... 27

5.3.

COMPARTIR LIBROS ............................................................................................................................... 27

5.4.

CONTROL DE CAMBIOS. ......................................................................................................................... 28

6.
6.1.

HIPERVNCULOS Y MACROS AUTOMATICAS ............................................................................................. 29


HIPERVNCULOS ..................................................................................................................................... 29

6.1.1.

CREAR HIPERVNCULOS ................................................................................................................. 29

6.1.2.

TIPOS DE HIPERVNCULOS ............................................................................................................. 29

6.1.3.

COMO ACCEDER A LOS TIPOS DE HIPERVNCULOS ....................................................................... 30

6.2.
6.2.1.

34

GRFICOS DINMICOS .......................................................................................................................... 24

MACROS................................................................................................................................................. 30
MACROS AUTOMTICAS ............................................................................................................... 31

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