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GESTIN DE INFORMACIN
1.1. INGRESAR
INFORMACION
MEDIANTE UN FORMULARIO
Ejemplo
A continuacin se muestra un ejemplo de una
tabla de 7 columnas. Los encabezados aparecen
en negrilla para distinguirlos, se puede utilizar
bordes o colores para resaltarlos, recuerde no
dejar filas en blanco para separarlos.
el
y
ordenamiento
en
el
botn
es
creciente
cuando
el
Utilizando el botn
se puede
agregar los niveles o campos de ordenamiento
que se requieran a la tabla. Si se desea eliminar
algn nivel de ordenamiento, basta ubicar el
cursor sobre l y hacer clic en el botn
Icono de celda
.
El botn
permite hacer un
duplicado del campo anterior, cuando se desea un
ordenamiento teniendo dos o ms criterios.
Cuando se va a ordenar una tabla, hay que tener
en cuenta la orientacin del ordenamiento y dando
clic en el botn
cuadro:
aparece el siguiente
visualizar
Ejemplo:
Si se quiere mostrar solamente los registros de
BOGOTA. Active solamente el botn BOGOTA,
desactivando el resto, para eso basta hacer clic en
Seleccionar todo y hacer clic en el botn
respectivo.
Por ejemplo, se necesita ver todos los registros
cuyo campo EDAD sea mayor o igual a 25 y menor
o igual a 37 aos.
Procedimiento:
Aparecern
los
seleccionado:
registros
con
el
criterio
Menor
>
Mayor
<=
Menor o igual
>=
Mayor o igual
<>
Diferente
CREACION DE CRITERIOS:
Para elaborar los criterios en un filtro avanzado se
utilizan por lo menos 2 celdas, la superior con el
nombre del campo o encabezado de columna y el
criterio correspondiente:
ESTADO
CIVIL
<>S
<
CIUDAD
BOGOTA
CIUDAD
EDAD
BOGOTA
>=23
1.4. SUBTOTALES
SUBTOTALES
EN
UNA
un
. Los
nmero
Entre
las
opciones
se
selecciona el criterio Es mayor que para aplicar
formato condicional a un rango de celdas, se escoge
el color del texto o un formato personalizado.
2. FUNCIONES
2.1. FUNCIONES DE TEXTO
Una hoja de clculo est pensada para manejarse
dentro del mundo de los nmeros, pero Excel
tambin tiene un conjunto de funciones especficas
para la manipulacin de texto.
CARACTER
Sintaxis:
=CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter especificado por el nmero
CODIGO
Sintaxis:
=CODIGO(texto)
Numero:
cualquier
personalizados.
formato
hasta
los
Sintaxis:
DERECHA
=DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados
ENCONTRAR
Sintaxis:
=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto
;nm_inicial)
Devuelve la posicin inicial del texto buscado
ESPACIOS
Sintaxis:
=ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE
Sintaxis:
=EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_
caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una cadena
HALLAR
Sintaxis:
=HALLAR(texto_buscado;dentro_del_
texto;nm_inicial)
Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL
Sintaxis:
=IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)
IZQUIERDA
Sintaxis:
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres especificados
LARGO
Sintaxis:
=LARGO(texto)
Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR
Sintaxis:
=LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC
Sintaxis:
=MAYUSC(texto)
Convierte a maysculas
MINUSC
Sintaxis:
=MINUSC(texto)
Convierte a minsculas
MONEDA
=SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;
nm_de_ocurrencia)
Reemplaza el texto con texto nuevo
T
Sintaxis:
=T(valor)
Comprueba que el valor es texto
TEXTO
Sintaxis:
=TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT
Sintaxis:
=TEXTOBAHT(nmero)
Convierte un nmero a texto tailands (Baht)
VALOR
Sintaxis:
=VALOR(texto)
Convierte un texto a nmero
Ejemplos:
= CODIGO(A1)
Devuelve el cdigo ASCII del carcter coma (,).
Sintaxis:
=MONEDA(nmero;nm_de_decimales)
Convierte a moneda
NOMPROPIO
Sintaxis:
=CARACTER(A1)
Devuelve el carcter , del cdigo ASCII.
=NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayscula la primera letra del texto
REEMPLAZAR
Sintaxis:
=REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm
_de_caracteres;texto_nuevo)
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
CONSULTAV
=NOMPROPIO(CONCATENAR(A1;B1;C1))
Sintaxis:
Devuelve una cadena de caracteres con la unin
de las tres cadenas, iniciando cada una con
mayscula.
=IGUAL(A1;B1)
=CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;
indicador_columnas; [ordenado])
La sintaxis de la funcin CONSULTAV tiene los
argumentos con las siguientes caractersticas:
valor_buscado Es obligatorio.
Corresponde
al
valor que se va a buscar en la primera columna de
la tabla o rango. El argumento valor_buscado
puede ser un valor o una referencia. Si el valor
que proporcione para el argumento valor_buscado
es inferior al menor valor de la primera columna
del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV
devuelve al valor de error #N/A.
matriz_buscar_en Es obligatorio. Corresponde al
rango de celdas que contiene los datos. Puede
usar una referencia a un rango o un nombre de
rango. Los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos. Las maysculas y
minsculas del texto son equivalentes.
indicador_columnas Es obligatorio. Corresponde
a un nmero de columna del argumento
matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el
valor
coincidente.
Si
el
argumento
indicador_columnas es igual a 1, la funcin
devuelve el valor de la primera columna del
argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor
de la segunda columna de matriz_buscar_en y as
sucesivamente.
Si el argumento indicador_columnas es:
Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de
error #VALOR!.
2.2. FUNCIONES
REFERENCIA
DE
BSQUEDA
Superior
al
nmero
de
columnas
de
matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor
de error #REF!.
Ordenado Opcional.
Un
valor
especifica si CONSULTAV va a
coincidencia exacta o aproximada:
lgico
buscar
que
una
nmero,
una
Ejemplos
=
CONSULTAH(5,77;Datos;3;VERDADERO)
igual a 0,56
es
Los valores
=
CONSULTAH(4,14;Datos;2;VERDADERO)
igual a Rojo.
es
=CONSULTAV(1;RANGO;1;VERDADERO) es igual
a 0,946.
=CONSULTAV(1;RANGO;2;VERDADERO) es igual
a 2,17.
=CONSULTAV(1;RANGO;3;VERDADERO) es igual
a 100.
=CONSULTAV(0,746;RANGO;3;FALSO) es igual a
200
=CONSULTAV(0,1;RANGO;3;VERDADERO)
es
igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el
menor valor de la columna A.
=CONSULTAV(2;RANGO;2;VERDADERO) es igual
a 1,71.
CONSULTAH
matriz_buscar_en;
deben valores o
evaluarse
como
Ejemplos:
=O(VERDADERO;FALSO)
VERDADERO
es
igual
Si
A1:A3
contiene
los
valores:
VERDADERO; FALSO y VERDADERO,
Entonces:
O(A1:A3)
VERDADERO.
En este ejemplo =SI(A2>6;APRUEBA;PIERDE)
el resultado es PIERDE, porque el valor de A2 es
2.
Observaciones
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos
son VERDADEROS; devuelve FALSO si uno o ms
argumentos son FALSO.
Sintaxis: Y(valor_logico1:valor_logica2;)
Valor_logico1;valor_logico2; son de 1 a 255
condiciones que desea comprobar y que pueden
ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben ser
expresiones
que
pueden
VERDADERO o FALSO.
deben valores o
evaluarse
como
Ejemplos:
=Y(VERDADERO;VERDADERO) es VERDADERO
=Y(VERDADERO;FALSO) es igual a FALSO
Si B1:B3 contiene los valores: VERDADERO,
FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es
igual a FALSO.
O
Devolver
VERDADERO
si
alguno
de
los
argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si
todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_logico1:valor_logica2;)
12
es
igual
BDMAX
Sintaxis:
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;cri
terios)
BDCONTAR
BDEXTRAER
Devuelve
el
promedio
de
las
entradas
seleccionadas de una base de datos que coinciden
con los criterios.
Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_ca
mpo;criterios)
3. GRFICOS EN EXCEL
Una de las posibilidades que ofrece Excel es la de
poder mostrar los datos en forma grfica.
Podemos crear grficos en barras, lneas,
circulares, burbujas, etc.
En este captulo vamos a explicar en una forma
breve, como representar datos grficos sencillos y
el procedimiento para crearlo o modificarlo.
BDCONTARA
BDMIN
BDSUMA
BDPROMEDIO
Presentacin
Formato
Seleccionar
predefinido
un
estilo
de
grfico
14
Diseo
Cambiar manualmente
elementos de grfico
el
estilo
de
Ejemplo
En la celda
seleccionado.
E2
quedar
el
minigrfico
3.2. MINIGRAFICOS
Los minigrficos son grficos pequeos que se
colocan en una sola celda y se utilizan para
mostrar tendencias de datos. Por lo general se
ubican cerca de los datos.
editar
la
16
4. TABLAS DINMICAS
Nombre
Apellidos
Edad
Salario
Juan
Signo
Dependencia
Cargo
Prez
18
$ 1.564.230
Piscis
Ventas
Gerente
Mario
Gmez
24
$ 1.245.635
Leo
Sistemas
Analista
Ins
Luna
23
$ 1.856.932
Sagitario
Financiera
C ontador
Johanna
Ros
22
$ 1.986.325
C ncer
Ventas
Vendedor
Andrea
Acero
21
$ 1.234.568
Tauro
Sistemas
Vendedor
Jennifer
C aicedo
24
$ 1.598.632
Leo
Ventas
Operario
Liliana
Porras
25
$ 1.985.362
Sagitario
Sistemas
Gerente
Nathali
Roa
23
$ 1.986.325
Libra
Financiera
Economista
Tatiana
Ros
25
$ 2.451.368
Tauro
Ventas
Vendedor
Nicols
Zapata
24
$ 2.654.895
C ncer
Financiera
C ontador
Alba
Prieto
22
$ 2.986.532
Piscis
Ventas
Vendedor
Juan
Acero
19
$ 1.548.965
Leo
Financiera
Economista
Mario
C aicedo
20
$ 1.542.369
Sagitario
Ventas
Vendedor
4.1. ESPECIFICAR UN
TABLA DINMICA
INFORME
DE
Lista
4.3. ORGANIZAR
DATOS
EN
LOS
INFORMES DE TABLA DINMICA
Un informe de tabla dinmica contiene campos,
cada uno de los cuales corresponden a una
columna de los datos de origen y resume varias
filas de informacin de los datos de origen. Los
campos de un informe de tabla dinmica
enumeran elementos de datos en filas o en
columnas. Las celdas situadas en la interseccin
de una fila y una columna muestran los datos
resumidos de los elementos de la parte superior
de la columna y de la izquierda de la fila.
Campo. Es una categora de datos derivada de un
campo de una lista de origen, una tabla o una
base de datos. Por ejemplo, el campo Mes de un
origen de datos se convertir en el campo Mes de
un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico. Los elementos de la lista o tabla de
origen (como mayo, junio, etc.) se convertirn en
rtulos de fila, en rtulos de columna o en
elementos de campo de pgina en la tabla
dinmica, o bien en series de datos, en categoras
o en elementos de campo de pgina en un informe
de grfico dinmico.
Elemento. Subcategora de un campo de tabla
dinmica o de grfico dinmico. Los elementos de
un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico se derivan de las entradas exclusivas en
un campo de la base de datos o de los valores
exclusivos en una columna de la lista. Por
ejemplo, un campo denominado Mes puede tener
los elementos mayo, junio y as sucesivamente.
En un informe de tabla dinmica, los elementos
aparecen como rtulos de columna o fila o en las
listas de los campos de pgina. En un informe de
grfico dinmico los elementos aparecen como
rtulos de categoras o nombres de series en la
leyenda o en las listas de los campos de pgina.
Rtulos de fila.
20
Rtulo de columna
Elemento
Campo de pgina
Campo de datos
rea de datos
Indicador de expansin
El indicador
o
que aparece junto a los
elementos de un campo. Se debe dar clic en el
indicador de un elemento para mostrar u ocultar
los detalles de ese elemento.
4.5. CREAR UN
DINMICA
INFORME
DE
TABLA
No mostrar subtotales
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
285955000
299410000
53850000
141083000
780298000
285955000
299410000
53850000
141083000
22
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Cali
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Total general
Suma de Valor
Origen
Bogot
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000
522552000 276080000 943063000
Cali
Total general
Cali
Total general
Cali
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Total general
Tipo de Carga
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Destino
Bogot
Cali
113740000 82015000
127680000 7700000
39000000
5400000 96265000
82800000
5640000 51100000
63582000
123710000
522552000 276080000
4.8. GRUPO
ESTILOS
DINMICAS
DE
Medelln
90200000
164030000
14850000
39418000
210825000
269090000
119445000
35205000
943063000
TABLAS
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Cali
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000
Total general
Cali
Total general
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
cada
UN
Suma de Valor
Bogot
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Cali
Alimentos
Bebidas
Drogas
Ropa
Bogot
Cali
Medelln
246820000 224980000 308498000
113740000 82015000 90200000
127680000 7700000 164030000
39000000 14850000
5400000 96265000 39418000
275732000 51100000 634565000
82800000
210825000
5640000 51100000 269090000
63582000
119445000
123710000
35205000
Alimentos
BebidasDrogas Ropa
24800
38850
106100
48350
57400
115500
93650
30350
24
5. COLABORACION Y SEGURIDAD
5.1. COMENTARIOS
Los comentarios se emplean en un libro de Excel
para agregar notas o documentar determinados
aspectos en las hojas de clculo.
Para crear un comentario, se procede de la forma
siguiente:
Seleccione la celda a la que va agregar el
comentario.
Utilice el botn Nuevo comentario del grupo
Comentarios de la ficha Revisar.
Utilice dentro de l las opciones que requiera.
Es importante resaltar que las opciones Color de la
fuente y Color de relleno no se activan porque no se
pueden modificar en los comentarios.
Ingrese el texto.
del
grupo
en
ella
la
26
en
ella
la
6. HIPERVNCULOS
AUTOMATICAS
MACROS
6.1. HIPERVNCULOS
A LOS TIPOS DE
6.2. MACROS
Una macro es un conjunto de instrucciones que
sirven para automatizar procesos.
Entrar a Excel
1.
2.
3.
4.
5.
6.
hacerreporte
HACERREPORTE
hacer_reporte
HACER_REPORTE
Hacer_Reporte
HacerReporte
Mtodo abreviado
Guardar macro en
Descripcin
Donde:
Nombre de la macro
1.
1.1.
1.2.
ORDENAR DATOS..................................................................................................................................... 1
1.3.
FILTRO AUTOMATICO/AUTOFILTRO........................................................................................................ 2
1.3.1.
1.3.2.
1.4.
SUBTOTALES ............................................................................................................................................ 5
1.4.1.
1.4.2.
1.5.
1.6.
2.
FUNCIONES ................................................................................................................................................... 8
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3.
3.1.
3.1.1.
3.1.2.
3.2.
MINIGRAFICOS ...................................................................................................................................... 16
3.2.1.
3.2.2.
4.
4.1.
4.2.
DATOS DE ORIGEN................................................................................................................................. 18
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
GRUPO DISEO...................................................................................................................................... 22
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
5.
5.1.
COMENTARIOS....................................................................................................................................... 25
5.2.
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
5.3.
5.4.
6.
6.1.
6.1.1.
6.1.2.
6.1.3.
6.2.
6.2.1.
34
MACROS................................................................................................................................................. 30
MACROS AUTOMTICAS ............................................................................................................... 31