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ORDEN DE REQUISICION:
Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente impresa segn las
especificaciones de cada compaa, la mayor parte de los formatos incluye:
-
Numero de requisicin
Nombre del departamento o persona que solicita
Cantidad de artculos solicitados
Identificacin del nmero de catlogo
Descripcin del artculo
Precio unitario
Precio total
Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
Costo total de requisicin
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Firma autorizada.
INFORME DE RECEPCIN
Cuando se despachan los artculos ordenados, el departamento de recepcin los
desempaca y los cuenta. Se revisan los artculos para tener la seguridad de que no
estn daados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la
lista de empaque. Luego el departamento de recepcin emite un informe de
recepcin. Este formato contiene
- Nombre del proveedor
- Nmero de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripcin de los artculos
- Diferencia con la orden de compra ( artculos daados )
- Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepcin. Las copias se envan al
departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las copias
tambin se envan al departamento de contabilidad y al empleado de almacn que
inici la requisicin de compra, adems se adjunta una copia de los materiales que
van al almacn.
Ejemplo de Informe de Recepcin
EMPRESA DE RADIODIFUSION
CONCEPTO: Conjunto de medios y procedimientos para llevar a cabo esa emisin
ya sea emisin de noticias, msica y otros programas por medio de ondas
radioelctricas con destino al pblico en general.
DOCUMENTOS INTERNOS:
En una Empresa de Radiodifusin los documentos que se utilizan son:
DIARIO DE COMPRAS: Es un diario especial utilizado para registrar todas las
compras a crdito de inventarios, suministros y otros activos.
COMPROBANTE DE INGRESOS: Resume las operaciones relacionadas con la
recepcin de efectivo o documento que lo representa.
COMPROBANTE DE EGRESOS:
Se utiliza cuando se desea llevar un registro de los egresos de la compaa en un
tiempo determinado, adems permite discriminar
si el pago se hace en efectivo o en cheque.
FACTURA
I. DEFINICIN
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial
obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de
mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso
o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto
General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el
comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto
tributario y en el caso de operaciones de exportacin.
Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de
Registro nico de Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en
operaciones de exportacin.
COMPROBANTES DE RETENCION.- Son comprobantes de retencin los documentos
que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retencin
en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Rgimen Tributario Interno, este
reglamento y en las resoluciones que, para el efecto, dictar el Director General del
Servicio de Rentas Internas.
NOTA DE DBITO
I. DEFINICIN
sus socios. Tenga en cuenta que el informe del ejemplo fue elaborado para una
emisora internacional, para reportes a pequeas emisoras locales es recomendable
utilizar un toque ms personal como el mostrado en la pgina sobre diexismo
latinoamericano ya que el personal de la misma puede no estar familiarizado con
los estndares que se utilizan en para las grandes estaciones de Onda Corta.
De:
David Michaelson
Box 456
Wellington
Nueva Zelanda
Septiembre 20, 1992
a:
Media Network
Servicio en Ingls
Radio Netherlands
P.O. Box 222
1200 JG Hilversum,
Holanda
Estimados seores,
A continuacin les detallo un informe de recepcin sobre sus emisiones en ingls
dirigidas a Australia y Nueva Zelanda en las bandas de 31 y 25 metros.
|Fecha |Hora UTC |Frecuencia |S |I |O |Comentarios |
|13 Sep. |07:30 hs. |9715 KHz |4 |3 |3 |interferencia de Radio Japn a las 09:00 |
|14 Sep. |07:30 hs. |9715 KHz |4 |3 |3 |interferencia de Radio Japn a las 09:00 |
|14 Sep. |07:32 hs. |11895 KHz |4 |4 |4 |la seal fue fuerte y estable |
|16 Sep. |07:30 hs. |9715 KHz |4 |3 |3 |interferencia de Radio Japn a las 09:00 |
|17 Sep. |07:30 hs. |9715 KHz |4 |3 |3 |interferencia de Radio Japn a las 09:00 |
|17 Sep. |07:32 hs. |11895 KHz |3 |4 |4 |la seal fue dbil pero estable. |
|18 Sep. |07:30 hs. |9715 KHz |4 |3 |3 |interferencia de Radio Japn a las 09:00 |
|19 Sep. |07:30 hs. |9715 KHz |4 |3 |3 |interferencia de Radio Japn a las 09:00 |
|19 Sep. |07:32 hs. |11895 KHz |4 |4 |4 |la seal fue fuerte y estable |
Detalles del programa: para el 14 de septiembre: Media Network, fue presentado
por Jonathan Marks. Comentario sobre la feria de audio y video de Amsterdam; con
noticias sobre nuevos receptores de onda corta. Media news con Victor Goonetilleke
con una introduccin al desarrollo de las comunicaciones en el Medio Oriente.
Comentarios sobre el programa: Mi principal inters es en telecomunicaciones, as
que prefiero temas sobre las ondas cortas. Me gusto mucho su emisin musical
dedicada a la msica clsica en Holanda.
Receptor: Duo Muesen FRG-545. Tipo comunicaciones.
Antena: Hilo largo de 10 metros.
Espero que encuentren mi reporte de utilidad y si los detalles son correctos les
agradecera lo verifiquen con una de sus tarjetas QSL. Si es posible me gustara
tambin recibir alguna calcomana de su emisora.
Cordialmente,
David Michaelson.
Son aquellos que describen el quehacer de la empresa y que son generados al
interior de la dependencia.
AVISOS Y ANUNCIOS
Informaciones o noticias de carcter general que afecta a la organizacin y, por
tanto, al personal de la empresa. Se suele colocar en el tabln de anuncios. Debe
confeccionarse de forma clara y concisa, expresando el anuncio con claridad.
BOLETN O REVISTA
Suele confeccionarse en imprentas y contiene informacin referente al ocio y a la
cultura ligadas directamente con la empresa que la edita.
Portadas de la revista Ambienta, publicada por el Ministerio de Medio Ambiente.
MEMORIAS
Redaccin de las actividades que se han llevado a cabo del programa de principio
de temporada. Reflejan los datos y actividades llevados a cabo por la empresa,
suele hacerse con carcter anual.
No debemos confundir este tipo de memorias con las memorias de cuentas anuales
que son anotaciones contables que forman parte del libro de cuentas anuales.
Cubierta de una memoria y una hoja del interior.
NOTA INTERIOR
La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos de una
empresas se comuniquen entre si incidencias, peticiones, etc.
Partes de las que consta:
- Inicio: nombre de la empresa y fecha en formato corto. La palabra DE: y a
continuacin el cargo de la persona que emite la nota. La palabra A: y el cargo y
departamento de la persona a la que va dirigido. La palabra ASUNTO: y un
resumen del motivo del documento.
- Contenido: se especifica el motivo de la nota, su redaccin debe ser breve y
concisa. La exposicin del documento ha de ser directa.
- Final: firma de la persona que enva el mensaje.
o
o
o
CURRCULUM VITAE
Datos Personales:
Nombre:
Apellidos:
Domicilio:
Fecha y lugar de nacimiento:
Telfono:
e-mail:
Formacin Acadmica:
Titulacin:
Centro:
Fecha:
Formacin Complementaria:
Cursos realizados:
Organismo:
Horas:
Experiencia Profesional:
Puesto de trabajo:
Empresa:
Fecha:
Idiomas:
Nivel:
Informtica:
Otros datos de inters
Ejemplo:
MEMORNDUM
Firmado
E. SALUDA:
Es una comunicacin breve de cortesa, que se utiliza para comunicar hechos de
carcter social.
Ejemplo:
SALUDA
AVISO
individuales para cada clase de producto elaborado. Estas fichas tienen el mismo
objetivo que la anterior, y se confecciona de forma similar. En ellas se registran las
entradas, las salidas y las existencias en el depsito.
Orden de produccin
En este documento se detallan el producto a elaborar y todos los factores
que intervienen en el o los procesos implicados en la elaboracin del mismo.
Esos factores pueden ser tipo, cantidad, destinatario, fechas de terminacin real y
prevista. Tambin se detallan los materiales clase y el presupuesto del mismo como
as tambin cantidades de retiro con sus respectivas fechas. Otro detalle es la
cantidad, clase y fecha de entrega de los productos terminados. Y tambin lleva
detallado los datos de contabilidad es decir la hoja de costo que corresponde a esta
orden de produccin.
Hoja de costo
Este documento complementa la orden de produccin cuantificando lo producido,
calculando as el costo total y unitario del o los productos elaborados.
Orden de trabajo
Este documento es utilizado en industrias que producen productos no
estandarizados, por ejemplo una carpintera que se dedica a realizar diversos
trabajos.
Generalmente en una industria de produccin en serie o masa este
documento es utilizado en el departamento de mantenimiento para realizar las
tareas de conservacin y reparacin de maquinas, equipos e instalaciones.
La emisin de la orden de trabajo es previa a la ejecucin de la tarea de
mantenimiento, solo se acepta una orden verbal en caso de suma urgencia, pero
con el compromiso de confeccionar de inmediato la orden escrita.
Las rdenes de trabajo se originan como consecuencia de:
Por las inspecciones realizadas por el departamento de mantenimiento.
Por solicitud de algn departamento de la empresa, que necesite el servicio de
mantenimiento.
Por modificaciones a introducir en la empresa, por orden de la gerencia.
A continuacin detallaremos un modelos de orden de trabajo, para tareas de
mantenimiento, si la orden es utilizada en tareas de produccin pueden variar
algunos tems.
Hoja de instruccin
Es un documento que tiene por finalidad, suministrar al trabajador; toda la
informacin tcnica indispensable, de una determinada operacin, para la
fabricacin de un producto.
Comprende el detall pormenorizado y permanente de la tarea estandarizada, es
decir es la receta de cmo realizar una operacin determinada. Las hojas de
instruccin se confeccionan para una determinada unidad de produccin.
A continuacin podemos ver un ejemplo de una hoja de instruccin utilizada
en una panificadora: