Professional Documents
Culture Documents
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones bsicas, tales como qu tipo de acto
se quiere realizar, a quin va dirigido, qu objetivo se quiere conseguir o qu fecha sera la idnea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparacin, que son todas las acciones que han de realizarse
antes de la ejecucin del acto para que ste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase ms costosa porque hay que
encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organizacin
de un evento dtecpende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podramos enumerar algunas de
las acciones ms habituales:
6. No dependas slo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque
suelen estar muy dispuestos a ayudar, tambin necesitars un equipo de profesionales curtidos
y de confianza.
7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas
personas quieren de veras hacerse or por encima del fragor; y no organices programas sociales
sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
8. No improvises el da del evento; casi nadie te lo agradecer.
9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la
informacin basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminar seguramente en la
papelera.
10. No olvides de realizar un seguimiento despus del eventos; la retroalimentacin es vital para
poder subsanar errores y planificar futuros eventos.
Por qu organizar el evento?
Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y celebracinde
un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms
sensatos. Huelga decir que un congreso o reunin mal organizado desacreditar a todos los
implicados. Por esta razn, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su
planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms rpida, fcil y
barata de transmitir al pblico objetivo tu mensaje de la manera ms eficiente y personal posible.
Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos
resultados, tales como realizar una videoconferencia o un evento hbrido, combinando elementos
tanto presenciales como virtuales. A pesar de la rpida consolidacin del fenmeno de los
eventos virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial
por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos,
las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente como
"team building"), o los eventos organizados por motivos puramente ldicos.
Planificacin y organizacin del evento
Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo vas organizar
t mismo, sea en solitario o como coordinador de un comit de planificacin, o si sera mejor
contratar a una agencia de organizacin o a un experto externo.
Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo t mismo, hay
literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones mvilesdisponibles
actualmente y muchas ms en vas de desarrollo para facilitarte el trabajo.
Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con los
conocimientos prcticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas
agencias, empresas o profesionales que trabajan en el sector organizadores profesionales de
congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestin de
destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones
y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios
tcnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Sea cual sea tu eleccin, es
siempre una buena solucin si los empleados de la empresa "propietaria" del evento no estn
familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t mismo todas las tareas, lo que por
muy econmico que parezca puede tener consecuencias drsticas.
Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organizacin de un evento es que sigue
habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto, procura elegir bien. Las
agencias y profesionales cualificados suelen ser socios de asociaciones profesionales, tales
como MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel
Executives), SpainDMCs (Asociacin Espaola de Destination Management
Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andaluca, OPC
Spain, UNAV (Unin Nacional de Agencias de Viajes) o la ICCA(Asociacin Internacionales de
Congresos y Convenciones).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos profesionales
o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin o que te hayan sido
recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas
el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial
intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte informacin til
sobre lugares de celebracin y proveedores, as como una serie de servicios de cortesa, como
traslados y vistas tursticas guiadas.
Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres contratar a
una agencia o a un experto externo, debers constituir un comit. El perfil que buscas es de una
persona fiable, responsable y flexible que est acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada
para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador est implicado en el
proceso de seleccin, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos,
incompetentes o conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona
importante, es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente
necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a organizar el
evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si eliges la primera opcin, debes
identificar a los miembros del equipo encargado de la organizacin (desde una sola persona hasta
un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto
con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos.
En caso de elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls,
Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico
objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las estadsticas de experiencias
anteriores, de ser posible, etc.
Formato del evento
Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas interrelacionadas, que han
de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros
profesionales,cursos, jornadas de formacin o talleres, viajes de
incentivos, conferenciascientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades de team
perodo vacacional, quiz sea necesario permitir laasistencia de cnyuges e hijos, con los
problemas adicionales de organizacin y, en su caso, un gasto extra.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a lderes de taller (a veces con mucha
antelacin), que quiz cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, requiran
los servicios de un intrprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, tales
como personalidades/celebridades o representantes de los medios de comunicacin.
En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias, convenciones,
conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras de asistencia pueden fluctuar
de una edicin a otra segn el destino y el clima econmico, entre otros factores, es esencial
aprovechar, con mucha antelacin, el enorme potencial para el marketing de las nuevas
tecnologas y las redes sociales, con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice
con frecuencia y que sea fcil de usar y compatible con los entornos mvil y tableta, adems de
crear perfiles en Facebook,Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de herramientas
alojadas en la Web y aplicaciones mviles ya disponibles para los organizadores. Si se aprovecha
el poder de los medios sociales, el organizador/propietario no slo podr llegar a un pblico ms
amplio antes de la celebracin del evento, sino tambin prolongar su vida despus, adems de
generar una retroalimentacin muy valiosa.
Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que depender
de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa "propietaria" del evento, si es
que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quiz sea ocasional, lo que es
probablemente la alternativa ms barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso
de eventos deportivos o torneos, nunca se debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a
voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de
muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de
personalidades/celebridades. Por ltimo, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes
con minusvalas.
Presupuesto
tan conciso (cualquier lugar de celebracin dentro de un radio de 35km de Mlaga), o bastante
impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente
accesible: cerca de una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen
en vuelos intercontinentales, los participantes llegarn con jetlag y la ltima cosa que les apetecer
hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre
el aeropuerto y el lugar de celebracin, es decir, a no ms de dos horas en cualquier modo de
transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento
que se est organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos
del pblico objetivo antes de decidir dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se
debe elegir. Debido a la actual tendencia hacialugares de celebracin ms innovadores, hay
cada vez ms margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha
impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga que ser poco
imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares
los museos, edificios histricos, jardines botnicas, haciendas, teatros, yates o bodegas por
enumerar slo unos pocos.
Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de
lugares de celebracin, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge
del Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es
aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.
Y hablando de Internet, la red inalmbrica de un lugar de celebracin puede significar el xito o el
fracaso de un evento. Hoy en da, sea un evento de alta o baja tecnologa, es esencial que
disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas clave que los organizadores deben hacer
a la direccin del lugar de celebracin a fin de evitar cualquier sorpresa desagradable. Tambin
debe haber un equipo de tcnicos disponible in situ durante todo el evento.
Lectura interesante
Proveedores Eventos
Actividades
Agencias de Organizacin
Catering
Comunicacin
Entretenimiento
Escenarios y Decoracin
Informacin Profesional
Organizacin Tcnica
Servicios Audiovisuales
Servicios Profesionales
Transporte