ALCAl.

DiA Mf>YOR
DE BOGOT D...C.
:'i\.::..UD

Doctora:
VIVIANA MEN ESES
Gerente
HOSPITAL SIMON SOLlVAR

REF:
ESTUDIOS
PREVIOS
PARA
CONTRATAR
ADQUISICJON
DE
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALlZACION Y CONSULTA EXTERNA
En el presente

escrito expongo para su conocimiento el estudio referencia do as:

1. DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER

CON LA CONTRATACiN:
El Hospital Simn Bolvar 111Nivel ESE requiere contratar a adquisicin de
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITAUZACION y CONSULTA EXTERNA, que
se conciba bajo los parmetros de Buenas Prcticas de Manufactura, Registros
Sanitarios, Cdigo nico de Medicamentos, Regulaciones Farmacuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
En la actualidad el Hospital no dispone suficiente cantidad de medicamentos para la
atencin de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir con lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolucin 1403 de 2007 y Resolucin 0444
de 2008, en. aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de
eficiencia, oportunidad y calidad.
.
Disponer de MEDICAMENTOS que cumplan con los requisitos normativos, propende
por brindar mayor seguridad al usuario,
por mantener la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de Josmismos, aportando en pro d garantizar una rnejor :
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especial impactar en
la seguridad del paciente como pilar fundamental para ,el logro de calidad propuestos
por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para
implementar los estndares de Acreditacin dentro de! Sistema Obligatorio de
Garantfa de Calidad.
2. DEFINICION TECNICA DE LA
SATISFACER SU NECESIDAD

FORMA

EN QUE LA

ENTIDAD

PUEDE

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de

proveedores para la adquisicin de medicamentos para El Hospital como parte del
cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de
las buenas prcticas clnicas.
Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia el cumplimiento
de los estndares de habllitacin y acreditacin que garanticen las condiciones de
calidad de los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboracin teniendo

ALCA.lJJA. M.A.YOR.
DE BOGOT o,c,

en cuenta la importancia de la seguridad de los medicamentos

teraputica implementada a los pacientes.

usados en la

Desde el Servicio Farmacutico se ha realizado la verificacin y evaluacin del las

necesidades de recurso humano; saneamiento, higiene y salud ocupacional,
infraestructura flsica, dotacin, productos devueltos, documentacin, sistema de
gestin de calidad, quejas, contratos, auditoras internas, sistema de informacin y
farmacovigilancia, sistema de tratamiento de aguas, requisitos especifico s para el
reempaque y reenvase, elaboracin de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administracin parenteral, mezclas ylo
ajustes de concentraciones de dosis de medicamentos
oncolgicos, distribucin
embalaje y transporte, para el cumplimiento de la - Resolucin 0444-08 y dems
normas relacionadas.
3. CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACION A CELEBRARSE
3.1. OBJETO El HOSPITAL SIMON BOLlVAR 111 NIVEL E.S.E., est interesado en
contratar proveedores especializados para realizar la adquisicin de medicamentos
necesarios para la utilizacin a nivel del rea de hospitalizacin y consulta externa,
bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.
El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los
medicamentos para el rea del Servicio Farmacutico requeridos por el Hospital
Simn Bolvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo.
3.1.1

ESPECIFICACIONES TCNICAS REQUERIDAS

a. En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los medicamentos

segn la programacin o requerimientos establecidos' por el Hospital, los cuales
para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que
es interna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso, la entrega de medicamentos. requeridos por el
Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro' de ras
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata.
b. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolvar Empresa Social de! Estado, en la Bodega Principal del Servicio Farmacutico y en
el horario establecido en el eventual contrato, el cual ser de lunes a sbados de
8am a 12m y de 1pm a 6pm, domingos y festivos de 8am a 3pm. En caso de
urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en el rea de
dispensacin previa autorizacin de la Subgerencia Administrativa y/o delegado.
c. El proveedor se compromete a realizar la reposicin de productos y/o
medicamentos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacuticos hasta setenta y dos (72) t-'::F2S siguientes a la recepcin
del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.

.'

ALCALOiA

MA.YOR

DE BOGOT

O-c-

d. El proveedor no podr negarse a entregar los insumos aduciendo motivos de

empaque o presentacin de los mismos, adems no podr retrasar o cancelar las
entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trmites aduaneros y/o de importacin, licencias, vacaciones colectivas o
variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que
impida la entrega del medicamento, el Proveedor deber realizar todas las
gestiones necesarias para la consecucin y entrega del rnedicarnento al Hospital.
e. El medicamento y/o producto entregado por el Proveedor deber tener como
mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
til fijado en el.Reqlstro Invima sea inferior a dieciocho (18) meses, el cotizante
debe notificar 'por escrito de ello al Hospital,' mediante una comunicacin
denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el
cambio de! medicamento y/o producto cuando est cercano a la fecha de
vencimiento. Los elementos entregados al hospital, la fecha de expiracin NO
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida til aprobada por ellNVIMA en registro
sanitario.
f.

Por polticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin a la fecha de
vencimiento del medicamento y/o producto se notificar al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepcin y cambio del medicamento y/o producto reportado,
incluyendo los de cadena de fria y control especial. En caso de distribuidores no
se aceptan polticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.

g. El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de medicamentos

de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato,
incluyendo los de cadena de frio y de control especial.
h. El oferente deber contar con una experiencia minima de tres (3) aos en el
suministro de medicamentos, para tal efecto deber aportar certificacin y relacin
de contratos suscritos durante los tres (3) ltimos anos, expedidas por las
empresas que hayan celebrado con el proponente, con indicacin del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.
i.

El eventual proveedor deber garantizar que los productos y/o medicamentos

entregados estn marcados con el respectivo registro sanitario, lote, fecha de
vencimiento, va de administracin, concentracin y nombre del principio activo en
el empaque primario y secundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 677 de
abril de '1995.

j.

Considerando que las cantidades del medicamento, aqu previstas, dependen de

las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles de
variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva
deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los tems contratados,
siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces, obligado
el PROVEEDOR como lo acepta en el momento de suscribir el contrato, a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aqui
contemplados.
"

,'

ALCALDiA. fl.A.YOR.
DE BOGOT Ue.
sgub

k.

Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de medicamentos. y/o
cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no
sobrepase el valor presupuesta!.

1.

Todo producto

debe facturarse

por unidad.

m. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total o por producto, en

forma parcial.
segn las negociaciones
y precios
ofrecidos
y evaluacin
adelantada.

n.

El Hospital Simn Bolvar E.SE,

realizar en primer trmino una evaluacin
tcnica sobre Ids productos farmacuticos
cotizados
sern objeto de evaluacin
econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables y que no
hayan sido reportados ante el INVIMA por posibles fallos teraputicos efectos o
reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo, todo protocolizado dentro
de! programa Nacional de Farrnacovpilancla.

o.

Con la presentacin de la cotizacin. se entiende que el oferente acepta de forma

integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn
sea el caso. con el Hospital.

p. El oferente deber cotizar todos y cada uno de los tems solicitados en la presente
so pena de rechazo de la oferta.
q.

El proveedor
deber entregar al Hospital Simn Bolvar siempre que sean
necesario durante la recepcin tcnica y administrativa
del CERTIFICADO
DE
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA
vigente en la fecha de la presentacin
de la cotizacin.
En caso de depsitos y/o distribuidores
mayoristas presentar
concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salud o secretara de
salud del lugar de procedencia del oferente. dicho registro deber autorizarlo-para
la venta y distribucin mayorista de medicamentos
y/o productos farmacuticos,
adems anexar copia de BPM (Buenas Prcticas de Manufacira)
del laboratorio
fabricante en medio magntico.

r. Se deben especificar

las caractersticas
tcnicas de los elementos, unidad de
medida, marca, pas de origen, valor unitario, si est gravado por el impuesto de
valor agregado (IVA), % del IVA o si son exentos de VA y los dems datos
estipulados por la institucin.

s.

SOPORTE TCNICO-CIENTFICO:
El Proveedor (tanto como para el Laboratorio
fabricante como para los Distribuidores)
suministrar
apoyo tcnico- cientfico
sobre el tem ofrecido, cuando as! lo requiera el Hospital. Con cada producto
contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al
Hospital Simn Bolvar E.S.E con cada uno de los despachos realizados.

Experiencia
o similares,

u.

REGISTROS

mnima de dos (2) aos en la distribucin

SANITARIOS

DE INVIMA

de los elementos

requeridos

y FICHAS TCNICAS:
"

t.!...CAUJoA M"-Y::-~
DE BOGOT o.e,

El Proveedor deber relacionar el registro sanitario de! lnvima por cada uno de
los Iterns ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de
la cotizacin. Los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se
encuentran vigentes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho
de verificar la informacin
relacionada
con (a vigencia de dichos registros
sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del
mismo registro para alguno de los items ofrecidos, este no ser tenido en
cuenta.

El Proveedordeber
presentar con la oferta copia. legible del registro sanitario,
adems deber presentar en CD-ROM, documentos escaneados o en formato
POF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS y de
las fichas tcnicas en una carpeta denominada
FICHAS de cada uno de los
medicamentos cotizados.

El Proveedor
deber
presentar
los correspondientes
registros sanitarios
vigentes y las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los ltems ofrecidos,
dentro del trmino de cinco (5) das siguientes a la legalizacin del contrato, en
caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones
administrativas,
contractuales y efectividad de las plizas constituidas y el tem
se le asignar al cotizante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.

DEPSITOS
Y/O DISTRIBUIDORES:
En caso de que el proveedor sea
Depsito y/o Distribuidor,
deben presentar
la misma documentacin
que
solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin
de los medicamentos
ofrecidos. En caso de no presentarla no se realizar el
estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin.

de

v .. El proveedor
deber' entregar
al hospital carta expresa
aceptacin de
. condiciones
de recepcin,
aceptacin
y reposicin
de productos
y/o
medicamentos deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepcin tcnica
y administrativa de los medicamentos suministrados segn manual de normas
tcnicas de calidad - gula tcnica de anlisis INVllvIA).

w. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa aceptando

proveedores.
Dicha evaluacin se tendr cuenta para posteriores
para la continuidad o no del eventual contrato.
x.

la evaluacin de
invitaciones y/o

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de

entrega de los productos solicitados LEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y
recepcin
del producto
en nuestras
instalaciones),
donde el oferente se
comprometa
a fa entrega de productos y/o medicamentos
solicitados en un
mximo de 48 horas.

"

AL~M"'-YOR
DE BOGOr o.e,
G,),-:.,.UD

y. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte ftem por
ltem las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente pliego
en las condiciones comerciales.
z. Verificacin de las polticas y procedimientos para el manejo de devoluciones.
aa. CDIGO NICO DE MEDICAfvlEt-JTOS:

El cotizante deber relacionar, el Cdigo nico de Medicamento (CUM)

asignado por el lnvima por cada uno de los tems ofrecidos, garantizando el
respectivo expediente y consecutivo.
\"

bb. El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la

vigencia de dicho Cdigo nico de Medicamento. En el evento de encontrar la falta
de expedicin o de vigencia del mismo cdigo para alguno de los tems ofrecidos,
este no ser tenido en cuenta en la evaluacin.

3.2 DESCRIPCION DE LOS BIENES O SERVICIOS A ADQUIRIR

Lo mencionado e incluido en los literales 2 y 3 de este documento.
3.3 PLAZO DE EJECUCiN
El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la
Subgerencia Administrativa, Comit de compras y adicionales.
LUGAR DE EJECUCION

3.4.

En las sedes del hospital ubicadas en la:

3.5.

Carrera 7 Na 165-00
Sede ubicada en la calle 104 No 47 -51

PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO

Los recursos con que cuenta el HOSPITAL SIMON BOLlVAR, para respaldar
econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de los
recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia

3.6.

FORMA DE PAGO

La forma de pago y los requisitos inherentes sern los definidos por las Subgerencias
Administrativa y Financiera.
.

"

ALCA1..DiA

;;r,A.YOR

DE BOGOT D-CG""~Ub

Previa presentacin
de la factura
correspondiente,
suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditacin

certificado de cumplimiento
de pagos parafiscales de. Ley.

4. GARANTIA UNICA
En cumplimiento
de la normatividad vigente se exigir al contratista la constitucin a
favor del HOSPITAL
SIMON BOLlVAR de una garantfa nica expedida por una
Compaa
de Seguros legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est
debidamente
aprobada
por la Superintendencia
Financiera
y que ampare los
siguientes riespos: '; \

Definidos

por el rea de contratacin

y relacionados.

En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento

en que fuere necesario, el CONTRATISTA
se obliga a modificar las garantas.
Igualmente, se pactaran en el contrato
derecho comn y las excepcionales
unilateral, as! como la de caducidad.

5.

las clusulas de multas y penal pecuniaria del

de terminacin
interpretacin
y modificacin

SUPERVISOR DEL CONTRATO

La supervisin
en la ejecucin del contrato estar a cargo del PROFESIONAL
ESPECJALlZADO
QUIMICa FARMACEUTICO
del HOSPITAL SIMON BaLlVAR quien
velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, y certificar ef cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones contractuales.

Por la atencin y colaboracin,

gracia.

Atentamente,

'P/ ~liiii/7:~7J-JEAN iA~~CA

ORTIZ

Profesional
Especializado
Qumico Farmacutico
HOSPITAL SIMON BOLlVAR

Proyect: O.F Jean Carlo MaGhuca Ortiz-

Profesional EspeGializado

"