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Mdulo 4
Clase 9
Documento
Duracin
Objetivo General
Familiarizar a los alumnos con las funciones bsicas que Excel tiene
disponibles y ensearles cmo usarlas para manipular los datos de una tabla.
Objetivos Especficos
Utilizar funciones para realizar clculos con Excel
Utilizar la funcin Suma
Usar la funcin de Autofiltro
Ordenar una lista por categora en orden alfabtico o numrico
Manipular una lista de datos
Tema
5 minutos
2 minutos
Introduccin
8 minutos
10 minutos
10 minutos
10 minutos
10 minutos
Cierre
Repaso
En la clase anterior hablamos sobre una de las utilidades ms importantes del programa
Excel, las frmulas que se emplean para realizar clculos en una hoja de clculo. Una
frmula puede constar de cualquiera combinacin de los siguientes: signos de
operaciones, valores (textos, nmeros, valores lgicos), referencias a otras celdas, y
funciones de hoja de clculo. Todas las frmulas se inician con un signo igual = al
terminar de ingresarlas es necesario oprimir la tecla Enter en su teclado. Las referencias
a otras celdas se pueden escribir manualmente pero tambin es posible ingresarlas
haciendo clic sobre la celda que se quiere incluir en la frmula o desplazando a la misma
con las teclas direccionales en el teclado. Para ingresar una frmula en una celda de otra
manera, se puede hacer clic sobre el signo = que aparece en la barra de frmulas para
abrir la paleta de frmulas. La ventaja de usar la paleta de frmulas es que sta permite
ver el desarrollo de la frmula a medida que la ingresa. Tambin hablamos de los posibles
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mensajes de error que nos puede devolver una frmula si se escribe incorrectamente.
Para eliminar el mensaje de error, slo se necesita corregir la frmula (o corregir la celda
a la que se hace referencia).
Cuerpo de la Clase
Introduccin
En la clase anterior se habl sobre la importancia y la utilidad de las frmulas en una hoja
de clculo de Excel. Adems de las frmulas, Excel cuenta con una herramienta llamada
las funciones. Para no confundir el nombre de esta herramienta con la palabra que
utilizamos para describir a otros aspectos de Excel, tales como la funcin de
Autocompletar, o la funcin de bordes, en esta clase cuando nos referiremos a la
herramienta la escribiremos en cursivo as: funcin. Las funciones de Excel nos ofrecen la
posibilidad de reemplazar a series de frmulas que se utilizan comnmente, tales como
una sumatoria, un promedio, etc. Adems de estas funciones matemticas, tambin son
posibles las funciones financieras, estadsticas, trigonomtricas, etc., expandiendo as su
utilidad para incluir a muchas disciplinas diferentes. En esta clase se ensear a usar
algunas de las funciones ms bsicas pero les invitamos a los estudiantes que aprenden
ms de su propia cuenta de otras funciones que podran utilizar para realizar operaciones
que les interese a cada uno.
=SUMA(A1:A200;100)
Signo igual
Nombre de la funcin
(figura 1)
Argumentos
Piense en un argumento como una pieza de informacin que aclara lo que debe hacer la
funcin. En el ejemplo de arriba, se sumar todo el rango A1:A200 y se apartar el
nmero 100. Es decir, que dentro de los parntesis que forman el contenido de la funcin,
hay dos argumentos a sumar. La mayor parte de las funciones de hoja de clculo, aunque
no todas, usan uno o ms argumentos, encerrados entre parntesis.
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Nombres de funcin
Algunas de las funciones ms comunes incluyen:
SUMA(nmero1:nmero 2...)
PROMEDIO(nmero 1:nmero 2...)
Mximo(nmero 1:nmero 2...)
Mnimo(nmero 1:nmero 2...)
AHORA()
HOY()
Para dar un ejemplo, digamos que se quiere sumar los datos contenidos en el rango
compuesto por las celdas B2 a B8 de una hoja de clculo. Si creramos una frmula para
sumar estos 7 datos como aprendimos a hacer en la clase anterior, en la barra de frmula
aparecera algo parecido a =B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2. Una funcin, sin embargo,
puede simplificar esta formula de la siguiente manera: =SUMA(B2:B8). Esta funcin es
especialmente til cuando se est sumando un rango de celdas grande, de 10 a 30
celdas, por ejemplo.
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Marzo
Abril
Mayo
Juan Gonzlez
2001
10
2002
(figura 2)
En esta clase, ensearemos a usar el Asistente de Funciones y despus cuando ya
conozcan los nombres de las funciones bsicas podrn empezar a escribirlas
manualmente.
Para ingresar una funcin usando el Asistente de Funciones, primero se selecciona la
celda que contendr la funcin. Para este ejercicio, debe seleccionar la celda E2, justo
a la derecha de la primera fila de datos.
Luego, escoja una de las siguientes dos maneras para abrir el Asistente de Funciones:
o Haga clic sobre la opcin Insertar en la barra del men y en seguida se abrir
un men entre el cual deber encontrar y seleccionar la opcin Funcin.
o Haga clic sobre el siguiente botn:
en la barra de herramientas.
El Asistente de Funciones, consiste de 2 pasos. El primer paso permite seleccionar el tipo
de funcin que desea utilizar. A la izquierda a una lista de Categoras de las funciones y
a la derecha est la lista de funciones que se encuentran dentro de cada una de estas
categoras. Si est seleccionada la categora Usadas recientemente, a la derecha se
presenta una lista de las funciones ms usadas por el usuario. Seleccionando a otras
categoras, se podrn ver otras opciones de funciones posibles. Si no sabe a que
categora pertenece una funcin, puede elegir la categora Todas, que presenta a la
derecha, una lista de todas las funciones existentes en Excel, ordenadas alfabticamente.
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El botn Autosumar
La funcin SUMA es tan comn que tiene su propio botn en la barra de herramientas,
llamado Autosumar. Con el botn Autosumar ni siquiera es necesario usar el Asistente
de Funciones o escribir la funcin directamente para sumar un rango de datos. Usarla es
tan simple como hacer clic sobre el botn con el icono
de la barra de herramientas.
Excel automticamente detecta cules son las celdas que se van a incluir en la funcin.
La funcin PROMEDIO
Gua prctica III: Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la
funcin PROMEDIO
A parte de SUMA otra funcin muy comn en Excel es la de PROMEDIO.
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A
1
2
3
4
5
Marzo
Abril
2001
2002
8
4
(figura 3)
Para guardar, haga clic sobre la opcin Archivo en la barra del men. Elige Guardar.
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(figura 1)
3. Aparecern unas flechas desplegables en las cabeceras de las columnas.
4. Si se hace clic sobre una de las flechas para se desplegar un men de varios
criterios de filtro posibles.
5. Para este ejercicio, haga clic sobre la flecha de la columna Empresa y luego elija
el criterio Empresa B.
(figura 2)
6. Excel oculta todas las filas excepto aqullas que incluyen el elemento
seleccionado. En otras palabras, la lista se filtra por el elemento seleccionado,
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o
o
o
1. Para mostrar de nuevo la lista haga clic sobre Datos en la barra del men. En seguida
seleccione Filtro, y al final haga clic en Mostrar todo.
2. Para salirse del modo filtro automtico y eliminar las flechas de los campos,
seleccione de nuevo el comando Datos, el comando Filtro, y del submen Autofiltro.
4.
Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese ordenar una lista de datos por
diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc.). Una manera rpida de lograr esto es a
travs de los botones de orden ascendente y orden descendente.
Los dos botones funcionan de exactamente la misma manera, slo que uno ordena los
datos en una direccin contraria a la otra. Se utilizan de la siguiente manera:
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Slo se puede ordenar datos verticalmente. Por ejemplo una serie de datos escritos
en una sola fila no se pueden ordenar.
Los nmeros se ordenan de la misma manera que las palabras. En columnas mixtas
(cuando hay algunas celdas con nmeros y otras con texto), los botones de
ordenamiento pondrn todos los nmeros primero y despus el texto.
5. Cierre
Funciones
Las funciones de una hoja de clculo, sobre las cuales acabamos de hablar en esta clase,
nos ofrecen la posibilidad de reemplazar a series de frmulas que se utilizan
comnmente, tales como una sumatoria, un promedio, etc. Tal como las frmulas que
vimos en la clase anterior, todas las funciones se inician con un signo =. Las otras partes
requeridas de una funcin son: el nombre de la funcin el argumento. Un argumento es
como una pieza de informacin que aclara lo que debe hacer la funcin.
Entre todas las diferentes funciones posibles, en esta clase hablamos especficamente
sobre dos de las ms comunes son la funcin SUMA y la funcin PROMEDIO. La
funcin SUMA es tan comn que tiene su propio botn en la barra de herramientas:
Todas las otras funciones de Excel se ingresan manualmente o a travs del Asistente de
funciones. ste se abre desde el men Insertar en la barra de men, seleccionando a la
opcin Funcin. El Asistente de Funciones, consiste de 2 pasos. El primer paso permite
seleccionar el tipo de funcin que desea utilizar. A la izquierda a una lista de Categoras
de las funciones y a la derecha est la lista de funciones que se encuentran dentro de
cada una de estas categoras. En el segundo paso del Asistente de Funciones se puede
especificar los argumentos que se utilizarn en la funcin. Muchas veces Excel puede
anticipar correctamente el grupo de argumentos que se deberan incluir en la funcin. En
este caso, lo nico que se necesita hacer es hacer clic sobre el botn Aceptar.
Autofiltro
En esta clase hablamos de los aspectos de Excel que le permite cumplir algunas
de las funciones de los programas de base de datos. En Excel se pueden crear
listas de datos para almacenar una gran cantidad de informacin. Para hacer
estas listas ms manejables, la funcin de filtro permite seleccionar slo ciertas
entradas de esta lista que cumplen algn criterio especificado por el usuario. As
que es muy fcil manipular una lista con miles de entradas de tal manera que slo
demuestre la informacin que a uno le interesa ver en el momento. Existen dos
clases de filtros, los autofiltros (los cuales son los nicos que se ensearon a usar
en esta clase) y los filtros personalizados. Ambos se pueden acceder a travs de
la barra de men una vez que una celda dentro de la lista est seleccionada.
Seleccionando la opcin autofiltro har aparecer flechas en las cabeceras de cada
las columnas de la tabla. Haciendo clic en estas flechas se puede desplegar un
men de criterios para un filtro de los datos. Es posible realizar un filtro usando
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