MANUAL

ONBASE
NDICE
PANTALLAINICIAL.....................................................................................................................2
DOCUMENTOS...........................................................................................................................3
RECUPERACINDEDOCUMENTOS...................................................................................3
GRUPODETIPOSDEDOCUMENTOS.................................................................................4
TIPOSDEDOCUMENTOS...................................................................................................4
CAMPOSDEBSQUEDA(PALABRASCLAVES)..................................................................5
RECOMENDACINBSQUEDA.........................................................................................7
CONSULTASPERSONALIZADAS........................................................................................10
NUEVOFORMULARIO......................................................................................................11
FORMULARIOINTERNO...................................................................................................11
RECEPCINMEMO/OFICIO...........................................................................................13
RECEPCINFACTURA......................................................................................................15
FORMULARIODEASIGNACIN.......................................................................................17
WORKFLOW.............................................................................................................................18
DESCRIPCINDELOSBOTONESENELWORKFLOW...........................................................19
BANDEJADEENTRADA....................................................................................................19
BANDEJADESALIDA........................................................................................................19
ORDENAMIENTOBANDEJAS...........................................................................................20
ENLUTARDOCUMENTO..................................................................................................21
SEESCOGELABANDEJAYPRESIONATRANSICIN.....................................................................21
CMOGENERARUNMEMOUOFICIO?....................................................................................22
CMOCONTESTARUNMEMO/OFICIO/ASIGNACINRECIBIDACONUNAASIGNACIN?......34
CMOCONTESTARUNAASIGNACIN?....................................................................................40
CMOCONTESTARUNMEMO/OFICIO/ASIGNACINRECIBIDACONOTRODOCUMENTO?...44

ONBASE
PANTALLA INICIAL(Bsquedadetodotipodedocumento)

CerrarSesin:Sedebeutilizarsiempreeste
botnparasalirdelsistemaOnBase,conelfin
denobloquearunalicencia.

Lasopcionesmsutilizadashastaelmomentoson(DocumentoyWorkflow)

Bsquedadedocumentos
Flujodedocumentos.
Estaopcinpermiteenviaryrecibirmemos,oficiosy
asignaciones.

DOCUMENTOS
Significadodelosbotonesypantallasmsutilizadas.
Lasopcionesmsutilizadashastaelmomentoson(Recuperacindedocumentosyconsultas
personalizadas)

Permitebuscarportipodedocumentos(solomemos,
oficios,anexosyms).Esunabsquedamsespecfica.
Permitebuscarpornmerodetrmite(todolorelacionado
alnmerodetrmite),porasignaciones(todaslas
asignacionesemitidasaunusuario),yms.Esunabsqueda
msgeneral.
Permitecrearunnuevomemouoficio.

Recuperacin de documentos
EnlaPantallainicialdeONBASE,seleccionelaopcinRecuperacindedocumentos

Seutilizaparaconsultarorecuperarcualquiertipodedocumentodeacuerdoalosparmetros
seleccionados.

GrupodeDocumentosaBuscar

TipodeDocumentosaBuscar

Grupodetiposdedocumentos
SepuedeespecificarelGRUPODETIPOSDEDOCUMENTOS,seleccionandoelgrupoquese
requieraporejemploOSIoespecificandoALL,sinosedesearealizaralgnfiltroaqu.

Tiposdedocumentos
De acuerdo a lo seleccionado en Grupo de Tipos de Documentos, aparecern los datos del
siguientefiltroTIPOSDEDOCUMENTOS,deloscualestambinsepuedeescogerlosquese
deseen, para definir los siguientes datos para continuar con la bsqueda. Si se desea
seleccionar ms de un tipo de documento se debe presionar la tecla control mientras se
presionanlostiposdedocumentos.


Camposdebsqueda(PALABRASCLAVES)
Dependiendodeltipodedocumentoseleccionadosepuedenapreciardistintoscamposde
bsqueda(palabrasclaves).
Amedidaqueseingreseinformacinenloscampo(palabrasclaves),serestringelabsqueda,
por lo que se recomienda utilizar mximo tres campos para encontrar el documento con
facilidad.
Elcarcter* sirvedecomodndentrodelcampodebsquedacuandonoseescribeeltexto
completo.Ejemplo:

Esta forma de ingresar en el campo busca todos los trmites o

documentos, dependiendo del tipo de documento escogido, que en el asunto incluya las
palabrasESTIMATIVOY101.

Palabras claves o distintas formas de busqueda

Inicio de Busqueda

DescripcindeCampos:

Rangodefechadeelaboracindelolosdocumentos

No.DeMemouOficioEnviado(Deacuerdoaloescogidoentipodedocumentos)

No.DeMemouOficioRecibido(Deacuerdoaloescogidoentipodedocumentos)

FechaespecficadeelaboracindelDocumento

Remitente:Usuarioquehizoeldocumento.Apareceentodoslostiposde
documentos.

Procedencia:(Todos)

Destinatario:Usuario/osalqueseenvaeldocumento.Apareceentodoslostiposde
documentos.

UnidaddeProcedencia.Apareceentodoslostiposdedocumentos.

UnidadRelacionada.Apareceentodoslostiposdedocumentos.

DocumentoRelacionado:Documentorelacionadoconeltrmite.Apareceentodoslos
tiposdedocumentos.

Asunto:DescripcindelAsuntoalqueserefiereelDocumentooTrmite.(Todos)

UbicacinFsica:Lugarfsicodondesearchivanlosdocumentos.Puedensernombres
decarpetas.(Todos)

NmeroIngreso:Nmeroquesegeneraalhacerelformularioyconelcualseva
identificareltrmite.(Todos)

NmeroIngresoRelacionado:Nmeroqueserelacionaaltrmitepuededebeserel
mismonmerodeIngresogenerado.(Todos)

Lassiguientespalabrasclavesseencuentrandentrode

Hacerclickparaque
sedesplieguelos
camposinformativos.

NombreDestinatarioCo.:Nombredeldestinatarioalquesedeseaenviarunacopia.
Puedesermsdeuno.

ApellidosDestinatarioCo.:Apellidosdeldestinatarioalquesedeseaenviarunacopia.
Puedesermsdeuno.

CargoDestinatarioCopia:Cargodeldestinatarioalquesedeseaenviarunacopia.
Puedesermsdeuno.

RecomendacinBsqueda

Paralabsquedarpidadetodoslosdocumentosdeuntrmiteserecomiendaquesebusque
suformulariointernoenWFLTRAMITEDOCUMENTARIO.

EnTiposdeDocumentosseleccionamos:WFLFORMULARIOINTERNO.


Las palabras claves ms importantes del WFL FORMULARIO INTERNO al momento de
buscaruntrmitesonlassiguientes:

NombredeRemitente

ApellidosdeRemitente

Asunto

CargoRemitente

NmeroIngreso

Luego de ingresar los campos de bsqueda o palabras claves para realizar la bsqueda se
visualizartodoslosdocumentosrelacionadosaloscamposespecificadosenlabsqueda,por
loqueunavezidentificadoeltrmitesedadobleclicksobreelmismo,paraverlo.


UnavezencontradoelFormularioInterno,presionamoselbotnBuscarDocs.Paravertodos
losdocumentosoformulariosrelacionadosconesetrmite

Documentosoformulariosrelacionadosconeltrmitebuscado.

Documentosrelacionadosaltrmite

Consultas personalizadas
EnlaPantallainicialdeONBASE,seleccionelaopcinConsultasPersonalizadas
Estemtododebsquedasirvesiempreycuandosetengaelnmerodetrmite.

Nmerodeingreso

*Significatodo,porlotantoestaramos
buscandotodoalaizquierdaquecontenga
despusel303luegotodoenelcentroquele
sigaOPRyluegotodoaladerecha.

Esdecirel*esuncomodnqueayudaenlasbsquedascuandonoseconocelapalabraofrase
completaypuedeserutilizadoantesy/odespusdeunaovariaspalabras

10

Nuevo Formulario
Nos permite generar nuevos trmites, estos pueden ser la recepcin de trmites externos
comolacreacindetrmitesinternos.
FORMULARIOINTERNO
Este formulario nos permite generar un nuevo trmite interno (memorando con sus
respectivosanexos).
Se debe tener en cuenta que cuando es una contestacin a otro trmite, se debe poner la
REFERENCIA(NmerodeTrmiteRecibido),estoayudaarelacionartodoslosdocumentosque
seanpartedelmismoasunto.

Seloutilizasiemprequesevayaagenerar
unnuevomemouoficio.

11

CAMPOSDELFORMULARIOINTERNO

readelaGerenciadeOleoducto:Estecamponospermitehacer
unabsquedadeunfuncionariodeacuerdoalreaalque
pertenece.SirveparaelPARAylaCOPIAyestrelacionadocon
elbotndebsqueda .
CampodeldestinatarioPARA
SiserequiereagregarMs
DestinatariosoCopias
CampodeldestinatarioCOPIA
Automticamenteseingresaydependedela
personaqueesthaciendoeltrmite.

Grabaydevuelveunnuevonmero
detrmite.Despusdegrabarel
formulariointernovahaciael
WORKFLOWenlacarpetausuarios.

Estecampoesnecesariollenarcuandohace
referenciaaotrostrmites.Casocontrario
hayquedejarloenblanco,porejemplo,
cuandoseiniciauntrmite.
Debencolocarsenicayexclusivamentelos
nmerosentregadosporelsistemaOnBase.
Eltipodedocumento,esdeacuerdoalrea
queestgenerandoeldocumentopor
ejemploOSIMemosenviadosuOSIOficios
enviados,paraquelafirmapuedaser
insertadaeneldocumento.

Despusdegrabareldocumentoelsistemaentregaunnmerodetrmiteyenvaeltrmitea
laBANDEJADESALIDA

12

RECEPCINMEMO/OFICIO
Esteformularionospermiteingresaralsistematodoslosdocumentosexternosrecibidospor
laGerenciadeOleoducto(MesadeEntrada).

Seloutilizasiemprequeserecibeenla
MesadeEntradaunnuevoMemouOficio.

13

CAMPOSDELRECEPCINMEMO/OFICIO

14

RECEPCINFACTURA
EsteformularionospermiteingresaralsistematodaslasfacturasrecibidasporlaGerenciade
Oleoducto(MesadeEntrada).

Seloutilizasiemprequeserecibeenla
MesadeEntradaunaFactura.

15

CAMPOSDELRECEPCINFACTURA

16

FORMULARIODEASIGNACIN
Este formulario reemplaza la anterior sumilla o nota escrita en un memo u oficio, nos
permiteasignarodelegaruntrabajoaunaovariaspersonas.

Porlogeneralsecolocalomismoqueenformulariointernoyes
importantecolocarloparalabsqueda(Noesautomtico)

DescribeeltrabajoGENERALdelaasignacin.

Estecampodeterminaelreaalacualperteneceelreceptor
respectivo.Solopermitebuscaralusuario.

Permitebuscarlapersonaalaqueseleestasignando
eltrabajo.Ellistadodepersonasaparecerdeacuerdo
alAREAescogida.
Fechadeplazoparalafinalizacindeltrabajoespecfico.
Dasdeatraso(Elsistemacolocaautomticamente)
Estadodelaasignacin(Elsistemacolocaautomticamente)
Trabajoespecficoquedebe
realizarelreceptorrespectivo.

Grabayenvalaasignacindirectamenteala
carpetadeusuariosdetodoslosreceptores.

Deexistiralgnerrorenlaasignacinse
puedecorregirygrabardenuevoparaque
acepteloscambiosrealizados.
Sepuedeutilizarcualquieradelosdos
botonessealados

17

WORKFLOW

Espaciodonde
sevisualizael
contenidode
cadatrmite.

Espaciodondesealmacenanlostrmites.

Espaciodondesevisualizanlostrmitesy
documentos.

AquSERECIBEtodoslosdocumentostanto
internoscomoexternosyasignacionesdirigidasal
usuarioconelqueseingresalonbase.

AquSETIENEtodoslostrmiteselaboradosporel

usuarioconectadoalOnbaseyqueestnpor
despachar

18

DESCRIPCIN DE LOS BOTONES EN EL WORKFLOW

BandejadeEntrada

AquSERECIBEtodoslosmemorandos,oficiosocualquiertipodedocumentointerno
yexterno,ascomotambinlasasignacionesdirigidasalusuarioqueestconectado
alOnbase.

Estebotnseloocupasiemprequeeltrmiterecibidotengafsicosqueno
sepuedendigitalizar,comoporejemplo,libros,manuales,cds,equipos,etc.Coneste
botnseaceptalarecepcindelfsico.

Este botn permite contestar un documento recibido tanto interno

comoexterno,yasignacionesconotromemouoficiodeserelcaso.

Estebotnpermiteasignaruntrabajoaunusuario.Muchasvecespara
contestarunmemouoficiorecibidoseasignaeltrabajoaotrapersona,anteriormente
selohacamedianteunnotainserta(sumilla).

Este botn archiva el documento despus de que el usuario haya

conocido del trmite, y adems en el caso de ser una asignacin la responde
automticamente. Se recomienda dar click en este botn siempre y cuando haya
terminadopor completo la asignacin ya que nos sirve de recordatorio del trabajo y
tambin cuando un trmite haya sido atendido totalmente y se quiera archivar para
queyanoseencuentredentrodelaBANDEJADEENTRADA.

EstebotnseloocupaparadevolveruntrmitealusuarioRemitente,en
elcasodehaberlorecibidoporequivocacin.

BandejadeSalida

AquSETIENEtodoslostrmiteselaboradosporelusuarioconectadoalOnbaseyque
estnpordespachar

Este botn nos permite anexar memos u oficios a un trmite

documentario.Porejemplo:OPRMemosenviadosoOPROficiosenviados

19

Estebotnnospermiteanexardocumentosquepuedenserdedistintos
tiposdearchivos,porejemploylosmsutilizados,.jpg,.bmp,.tif,.pdf,.xls,.doc,etc,
auntrmitedocumentario.WFLAnexos/Sustentos

Este botn firma el Formulario Interno y el anexo que lleve el tipo de

documento que tiene dicho formulario, por ejemplo, si el campo tipo de
documento del formulario interno lleva como tipo de documento OPR Memos
enviados al momento de cargar un memo tiene que ser necesariamente de este
mismotipoparaquelafirmaseaanexada.CASOCONTRARIONOSEAADELAFIRMA

Este botn se lo ocupa siempre que se requiere que un documento

searevisadoporotrapersonaoquedichotrmiteseaparalafirmadeotrousuario.
Prcticamenteseocupaentrmitesborradores.

Al momento de redireccionar, la persona que recibe el trmite es dueo total del

trmite.

Este botn permite enviar el trmite interno (memo enviado) a los

usuariospertinentes.EnvauncorreoatodoslosPARAyCOPIASdeformulariointerno.

Estebotnanulaeltrmitedocumentarioquitndolodelflujo,sinborrarlo
porcompleto.

OrdenamientoBandejas

TantolaBANDEJADESALIDAcomolaBANDEJADEENTRADApermitenordenarlos
trmitesporlasdiferentescolumnashaciendoclickenlarespectivacabecera.

20


EnlutarDocumento

Siserequierequeuntrmitepasedeunabandejaaotra,enelmismousuario:
seleccioneeltrmite,clickderechoydelmencontextualseleccionarEnrutar
Documento

SeescogelabandejaypresionaTransicin.

21

CMO GENERAR UN MEMO U OFICIO?

Ingresamos al OnBase, escogemos NUEVO FORMULARIO y damos un click sobre
FORMULARIOINTERNO

Empezamos a llenar los campos, recuerde que todos los campos deben ser escritos en
maysculasycontildes.

Estebotnpermitebuscaralfuncionariodependiendodel
reaescogida.

22

Despus de grabar, el sistema entrega un nmero nuevo de trmite que se almacena en la

BANDEJADESALIDAdelworkflow.

Damosclickenaceptar.

SideseamosseguirgenerandomstramitesdamosclickenSI,casocontrarioenNO.
Luego,nosdirigimosalWORKFLOW,alaBANDEJADESALIDAyallseobservaelformulario
quesegener.

23

Enlaparteinferiordelformulariointerno,escogemosGENERARMEMO/OFICIOENWORD,
es muy importante hacerlo de esta manera porque el botn mencionado presenta una
plantillaconlacualinternamenteelsistemacolocalafirmadigitalyposteriormentegenerala
imagen

Escogemoselformatoa
utilizar(MEMO/OFICIO)

Esperamosunmomentodebidoaqueseabre
WordconlosdatosingresadosenelFormulario
Interno.

24

Guardamoselarchivolocalmente,
enunlugardondepodamos
encontrarloconfacilidad,al
momentodecargarlo.

Borramosestoyempezamosaescribirel
textoSOLOENELAREAINDICADA.
Terminadoeltexto,guardamoseneldisco
durolocal,EscritoriooMis
documentospuedeser,paraluego
cargarloalsistema.

Esteejemploesguardadoenel
escritorioparalocalizarloconfacilidad.

25

DespusdeguardareldocumentocerramosWordyregresamosalWORKFLOWBANDEJADE
SALIDA.EndondeescogemoselbotnCargarMemo/Oficio.

Damosclickparaadjuntarel
memoguardadoendiscolocal.

Buscamoselarchivo.

26

Examinadoeldocumento,escogemoseltipodedocumento,ELCUALDEBESERELMISMOQUE
SEESCOGIENELFORMULARIO

Tiposdedocumentos,DEBESER
EXACTAMENTEIGUALALQUESE
ESCOGIENELFORMULARIO

DeacuerdoalejemplosedebeescogerOSIMEMOSENVIADOS,quefueelmismotipoque
seutilizalhacerelformulario.
Estogeneraenelladoderechounlistadodecamposypalabrasclavesquedebenserllenadas
conmaysculasycontilde,delamismaformaqueselohacealingresarelformulario.
Nota:HayquetenerencuentaqueelTipodearchivoseaelindicado,paranuestrocasopor
serundocumentoenWordelqueanexamosesMSWordDocument(.doc).
Ademssepuedeobservarquealladoderechoaparecelalistadecamposopalabrasclaves,
algunasdelascualessellenanautomticamente.

27

UbicacinFsicadondesearchivael
documentoporejemplo:OSIMEMOS
ENVIADOS2008

Segeneraautomticamente,tiene
relacinconelnmerodetrmitealque
estaadjuntado.
UsuarioyUnidaddelapersonaque
realizaelmemouoficio,
respectivamente.Segenera
automticamente

Personaalaquevadirigidoelmemou
oficio.Segeneraautomticamente
Unidadrelacionadaalaqueperteneceel
destinatario,porejemplo,OPR
SUPERINTENDENCIADEOPERACIONES
Segeneraautomticamente,eslafecha
queesanexadoeldocumento.
Asuntodeldocumento.Generacin
automtica
Generacinautomtica,sinotiene
ningndocumentorelacionadoselodeja
enblanco
Nmerodeldocumentoquesegener

conelformulario.Generacin
automtica

Aclaracionesyrecomendacionesalllenarloscampos:
Tengaencuentaqueeltecladoseencuentreenmaysculas.

En cada uno de los campos es preferible utilizar los valores ya ingresados al sistema, por
ejemplo, es muy distinto poner: VSALVADOR, V_SALVADOR, V SALVADOR. De no existir lo
ingresadoenelcampoelsistemacreaunoadicionaldificultandolabsquedadeldocumento
posteriormente.Acontinuacinseindicacomoescogerlosvaloresyaingresados.

28

EnelcampodeUbicacinFsicavallenosiempreycuandoselleveaneldocumentofsicoy
sedebeponerexactamenteelnombredelacarpetadondeestnalmacenandofsicamenteel
documento
Llenadotodosloscamposdeindexacin,procedemosacargareldocumento.

Estebotnnospermite
anexareldocumentoal
trmite.

Estebotnnospermiteregresara
lavisualizacindetodoslos
trmitessinanexareldocumento.

Despusdecargareldocumento,fjesebienqueeldocumentoseencuentrecargado.
Escoja el memo adjunto y verifique que el documento adjunto sea el indicado antes de
firmarlo.

29


Si se requiere adjuntar documentos a este trmite, seleccione primero el trmite y luego de
clickenelbotnAdjuntarSustentos.

Estebotnpermite
adjuntaranexos.

Se ocupa el mismo procedimiento de cmo se adjunt el memo, con la diferencia que en el

tipodedocumentoesWFLAnexos/Sustentos.Porlogenerallosdocumentosadjuntosel
tipodearchivoes.pdfy.tif

30

Archivoadjuntotipo
TIF

Archivoadjuntotipo
PDF

Laspalabrasclavesseaadenautomticamente.
Recuerdeeltipodearchivo:
.tifImageFileFormat(.???)
.pdfPDF(.pdf)

Cargamoseldocumentoaltrmiteconelbotncargar

Luegoverificamosquelosdocumentoshayansidoanexadosaltrmite.

31

Anexo2
Anexo1
Memorando
FormularioInterno(BasedelTrmite)

BotnFirmar

Verificadoquetodoslosdocumentoshayansidoanexados,procedemosafirmareltrmite.
Damosclickenelbotndefirmar.

Ingreselacontraseaconlaque
abre lasesinenelcomputador.

Apareceestaformadeautentificarqueelusuariovaafirmareldocumento.
DespusdedarclickenACEPTAR,tenemosqueescogerquetipodefirmaqueremosincluir.

32


Paraestecasoescogemoslasdosfirmas.
ObservemosqueenelformularioydocumentoapareceunaimagenconlapalabraFIRMADO
conjuntamenteconelCdigodeBarrasquecontieneelNombredela personaquefirm,el
nmerodedocumentoylafechayhoradelaltimamodificacin.

FirmaanexadaenelFormularioInternoyeneldocumento
Verificado que los documentos estn firmados, procedemos a enviarlos con el botn
FINALIZAR

nicamente cuando presionamos el botn FINALIZAR el documento se convierte en una

imagenquecontendrlaFIRMAdelFUNCIONARIO.
EstebotnenvaeldocumentoalaBANDEJADEENTRADAdetodoslosUSUARIOSqueestn
ingresadosenelPARAysusCOPIAS.Adems,envaunmensajealcorreoelectrnico.

33

CMO CONTESTAR UN MEMO/OFICIO/ASIGNACIN

RECIBIDA CON UNA ASIGNACIN?
IngresamosalOnBase,escogemosWORKFLOW

EscogemoslaBandejadeEntrada

34

Memorecibido

DamosclickenelbotnAsignarAtencin

DeestarsegurosdamosclickenYES

35


Segeneraunnuevoformulariodeasignacin

Llenamoslaasignacindependiendodeltrabajoylosreceptores.

Porlogeneralsecolocalomismoqueen
formulario interno (No es automtico)
DescribeeltrabajoGENERALdela
asignacin.

Estecampodeterminaelreaalacualperteneceelreceptor
respectivo.Solopermitebuscaralusuario.

Seleccionamoselreadeunusuariocadavezquesenecesiteescogerunreceptor.
Seleccionadoelreaalaqueperteneceelusuario,damosunclick
receptordeltrabajo.

parabuscarelusuario

36


ParaesteejemploaparecelalistadefuncionariosquepertenecenalreaSuperintendenciade
Operaciones.
Presionandolasteclascontrol+f,podemosobtenerunaventanaquenospermitebuscara
lapersonaconmayorfacilidad.

Luegoescribimosenelcampobuscaralapersonaquedeseamosencontrar.

YpresionamoselbotnBuscarsiguiente

37


Automticamentesevaescogiendoalaspersonasquetenganesapalabraclave.
Presionamos en la tecla cancelar de la ventana Buscar y sobre el nombre del usuario
receptordamosunclickparaqueseaseleccionado.

EnelReceptor1podemosnotarquelapersonaseleccionadahasidoingresada.
Luegoescogemosunafechacomoterminacindeltrabajo.Damosunclickksobreelbotn
paraquesedespliegueelcalendario.

38


Escogemoslafechaapropiada,anotamosenelcampodetrabajoespecficoloquetieneque
hacerelreceptorrespectivo.

De ser necesario asignar ms trabajos a otras personas, realizamos el proceso anterior en la

filadelsiguientereceptor.
Luegoprocedemosagrabarelformulariodeasignacin,dandounclicken

Esto permite que todas las personas asignadas (receptoras) se enteren del trabajo que les
corresponde.
Seleccionado el MEMO/OFICIO/ASIGNACIN recibida; si no se requiere responder de otra
formaeltrmiteysiyanosedeseadarseguimientoalaasignacinrealizadaprocedemosa
darclickenelbotnConocimientoyArchivo

39

CMO CONTESTAR UNA ASIGNACIN?

IngresamosalOnBase,escogemosWORKFLOW

Escogemos la Bandeja de Entrada, en donde se almacenan siempre todas las asignaciones

(FormulariodeAsignacin).

AsignacinRecibida

Damosunclicksobreelformulariodeasignacinyrevisamoseltrabajoespecficoasignado.

40

Trabajoespecficoasignado

Revisadoeltrabajoysinecesitamosvertodaladocumentacinrelacionadaaestetrabajo,nos
dirigimosalaparteencolormoradoyescogemosReferenciaCruzada

Aparecentodoslosdocumentos,formulariosylasecuenciatotaldeltrmite.
Tenga en cuenta que la organizacin por fechas de la documentacin est en sentido
Ascendente(Deabajohaciaarriba).

41


Porlotantoobservamosdeunoenunotodoslosdocumentosparatenerconocimientoydar
seguimientoaltrmite.
Por ejemplo, deseamos ver el memo con el que se origin este trmite, damos doble click
sobre

Yseabreeldocumento.
Una vez revisado toda la documentacin y realizado el trabajo que le fue asignado,
insertamosunanotaelformulariodeasignacinparadejarconstanciadeltrabajorealizadoy
luego escogemos la asignacin y damos click en el botn conocimiento y archivo
.

42

Darclickenestebotn
siempreycuandoeltrabajo
hayasidoconcluido,debido
aquedesaparecedela
BandejadeEntrada

AlmomentoquesedaclicksobreelbotndeConocimientoyArchivo,seenvauncorreoal
asignante,emitindolequeeltrabajoyafuerealizado.

43

CMO CONTESTAR UN MEMO/OFICIO/ASIGNACIN

RECIBIDA CON OTRO DOCUMENTO?
IngresamosalOnBase,escogemosWORKFLOW

EscogemoslaBandejadeEntrada

MemoRecibido

44

DamosclickenelbotnGenerarunformularioderespuesta

DamosunclickenYESysegeneraautomticamenteunnuevoformulariointernoquedebe
serGUARDADOparaqueelsistemanosentregueunnuevonmerodetrmite.

45


Luego nos dirigimos a la Bandeja de Salida para ingresar todos los datos del destinatario,
recuerdequeenelcampodereferenciatieneelnmerodeltrmitequeestrespondiendo,
estopermiteenlazarlosdocumentosydarleuncompletoseguimiento.

Campodereferencia

Llenamosloscamposrespectivos

Seleccionamoseltipodedocumentoconelqueseva
aresponder.

46

Cada vez que se haga un cambio en el formulario interno es necesario grabar para que los
cambiostenganefecto.

Nmerodetrmite

Darclick

DamosclicksobreelbotnGenerarMemo/OficioenWord.

Existendostiposdeformatos
MEMORANDOSyOFICIOS

Escogemoselformatoquevamosautilizar(memo), damosclick enACEPTARyesperamos

unmomentomientrasseabreundocumentoenWordlistoparaingresareltexto(contenido
delmemo).

47

Segeneraautomticamente
dependiendodeloscampos
llenadosenelformulario
interno.

Esnecesariollenareltextoenesta
reaporquecuandosecreala
imagen(.TIF)sepuedeperderel
texto.

Llenamoselcontenidodelmemorandoyledamosformaaldocumento.
Guardamosestedocumentoeneldiscodurolocal,puedealmacenarloenunarchivopersonal
(duplicareldocumento),comopuedeguardarloenunlugardondelopodamosencontrarcon
facilidad y posteriormente borrarlo ya que este documento despus de cargarlo al sistema
OnBasequedaalmacenadoenunabasededatos.
Guardar

Luegoregresamosalworkflow(Tramitedocumentario).

48

Procedemosacargarelmemo.

DamosclickenelbotnCargarMemo/Oficio

Nosaparecelasiguienteseccin:

DamosclickenExaminarparabuscareldocumento(memo)quegrabamos.

49


Para este caso el documento que vamos a anexar es MEMO.doc que fue guardado en el
escritorioparaluegoborrarlo.

LuegoescogemoselTipodeDocumento,porejemploseescogeOPRMemosEnviados

50

Enlapartederechaaparecenlaspalabrasclavesqueayudanaindexarelmemorandoquese
estadjuntado.

Tenga muy en cuenta que su teclado est el maysculas, ya que todos los campos de
indexacin deben ser ingresados con maysculas como una forma de estandarizacin, esto
ayudamuchoenunabsquedafutura.
SellenaelcampoUbicacinFisica,siempreycuandoseestellevandoanelfsico.Elvalor
quesetienequeponereseldelacarpetadondesealmacenanfsicamentelosdocumentos.
AdemsesimportantellenarelcampoUnidadRelacionada,endondeseescribelaUnidadala
cualvadirigidoeldocumento.
Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba
primerolasprimerasinicialesyluegosedunclicken paraescogeralapersona.Deno
existirlapersonaenellistadoprocedaaingresarallistado

51


Llenadosloscamposprocedemosacargareldocumentoconelbotn

Cargadoeldocumentoverificamosqueesteingresado.

Desernecesario,sideseacargaranexosaltrmite,seguimoslossiguientespasos
Damosclickenelbotn

ysepresentalasiguientepantalla.

52


DamosclickenExaminarparabuscarelsustentodeltrmite.

EscogemoselarchivoquesevaadjuntarydamosclickenAbrir

53


Examinadoeldocumento,cogemoseltipodedocumento,paralocualsiempretienequeser
elegidoWFLAnexos/Sustentos

LuegodehaberescogidoelTipodeDocumento,enlapartederechaaparecenlaspalabras
clavesqueayudanaindexarelmemorandoqueseestadjuntado.
Enlapartederechaaparecenlaspalabrasclavesqueayudanaindexarelmemorandoquese
estadjuntado.

54


Tenga muy en cuenta que su teclado est el maysculas, ya que todos los campos de
indexacin deben ser ingresados con maysculas como una forma de estandarizacin, esto
ayudamuchoenunabsquedafutura.
SellenaelcampoUbicacinFisica,siempreycuandoseestellevandoanelfsico.Elvalor
quesetienequeponereseldelacarpetadondesealmacenanfsicamentelosdocumentos.
AdemsesimportantellenarelcampoUnidadRelacionada,endondeseescribelaUnidadala
cualvadirigidoeldocumento.
Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba
primerolasprimerasinicialesyluegosedunclicken paraescogeralapersona.Deno
existirlapersonaenellistadoprocedaaingresarallistado

Llenadosloscamposprocedemosacargareldocumentoconelbotn

.
55

Cargadoeldocumentoverificamoseldocumentoadjuntosehayaingresado

Una vez cargado todos los documentos procedemos a firmar el trmite dando un click en el
botn

Luegoaparecelasiguienteventanaendondeprocedemosacolocarelpasswordconelquese
ingresaalcomputador.

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Contraseaconlaseingresaal
computador

Luego escogemos el tipo de firma que queremos que se anexe al trmite, puede ser ambos
tipocomosolounodelosdos.

DamosclickenAceptar
VerificamosquelasfirmassehayananexadotantoenelFormulariocomoeneldocumento.
RecuerdequeparaquelafirmasehayaanexadoenelmemorandoelTipodeDocumento
(OPR Memos Enviados) tiene que coincidir con el Tipo de Documento del formulario
interno.

FirmaAnexada

Despus de haber verificado que todas las firmas estn correctas, procedemos a enviar al
documentoconelbotnFinalizar

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