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Manual de Usuario

Manual de Operaciones de Cuentas por Pagar


AC MUF Cuentas por
Pagar 070604.doc

Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Manual de Operaciones de Cuentas por Pagar


Cuentas por Pagar
Manual de Usuario
Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero

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Tabla de contenido
1

CUENTAS POR PAGAR ....................................................................................0


1.1 INGRESO DE FACTURAS ................................................................................................................. 0
1.2 NOTAS DE DBITO Y CRDITO ........................................................................................................ 0
1.3 VALIDACIN DE FACTURAS ............................................................................................................. 0
1.4 RESOLUCIN DE RETENCIONES DE FACTURA .................................................................................. 0
1.5 IMPORTACIN DE REPORTE DE GASTOS ......................................................................................... 0
1.6 REGISTRO DE REEMBOLSO ............................................................................................................ 0
1.7 TRANSFERENCIA DEL LIBRO MAYOR GENERAL (GL)........................................................................ 0
1.8 ANTICIPOS .................................................................................................................................... 0
1.9 PAGOS INDIVIDUALES .................................................................................................................... 0
1.10 PAGOS CON CHEQUE POR LOTES ................................................................................................. 0
1.11 PAGOS POR TRANSFERENCIA ELECTRNICA. ................................................................................ 0
1.12 FORMATO DE ENTRADA DEL PROVEEDOR. ................................................................................... 0
1.13 IMPORTACIN DE INTERFAZ ABIERTA ............................................................................................ 0
1.14 PAGOS DE IMPUESTOS LOCALES CON CHEQUE ............................................................................. 0
1.15 AUDITORIA DEL PROVEEDOR ........................................................................................................ 0
1.16 SUSPENSIN Y CANCELACIN DE PAGOS ..................................................................................... 0

BITCORA DE ACTUALIZACIONES ..........................................................................0

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1 CUENTAS POR PAGAR


1.1 Ingreso de Facturas
Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Ingresar Facturas

Objetivo:

Ingresar facturas asociadas y no asociadas y cubrir condiciones de


procesamiento especiales

Prerrequisitos:

Orden de compra ingresada en Compras de Oracle (Oracle Purchasing)


(para factura asociada).

Ingresar Lotes de Factura


Navegar por:

Facturas>Asiento>Lotes de facturas(Invoices>Entry>Invoice Batches)

Puede utilizar lotes para:

Ingresar opciones predeterminadas en la factura al nivel de lote que ignore las opciones
predeterminadas del sistema o del sitio de proveedores para todas las facturas en el lote.

Ubicar fcilmente un lote en lnea y revisar el nombre de la persona que cre el lote y la fecha en que
se cre.

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Ingresar un lote de factura:


1. En la ventana de Lotes de Factura (Invoice Batch) ingresar el Nombre de Lote (Batch Name) que se
muestra en la Hoja de Control de Lote de Factura (Invoice Batch control Sheet). La convencin
recomendada para asignar el nombre es Usuario_iniciales(dos caracteres)-Fecha (mes, da y ao)Numero de secuencia diaria (User_Initials (2 caracteres) Date (MMDDYY) - Daily_Sequence_No.
(ejemplo: TD-111900-01)). Este nombre aparecer en sus reportes y le ayudar a localizar el lote en
lnea. Si archiva documentos fsicos por nombre de lote, una convencin de nombramiento
sistemtico le facilitar la recuperacin.
2. Tambin puede utilizar una nomenclatura que permita agrupar facturas para efectos del pago de tal
forma que no tenga que estar seleccionando y des-seleccionando facturas del lote de pagos, lo cual
resulta ms fcil y cmodo.
Seleccione:

Botn de Facturas (Invoices) para ingresar las facturas en el lote.

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Ingreso de Facturas Bsicas


Factura Bsica (No Asociada o Pago Directo) con Distribucin de Impuesto de Ventas.
Utilice este procedimiento para ingresar una factura comercial que obtenga de un proveedor si la factura es
bsica (no se corresponder con una orden de compra.)
Ingreso de una factura bsica
1. En la ventana de Facturas (Invoices) seleccione Estndar (Standard) o Combinada para el Tipo de
Factura (Mixed for the Invoice Type).
2. Ingresar el Proveedor (Supplier) o Nmero de Proveedor (Supplier Number).
3. Ingrese la sucursal del Proveedor (Supplier Site) al que enviar el pago de la factura. El mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) imprimir la direccin para este sitio en el pago.
4. Ingrese la Fecha de la Factura (Invoice Date) o acepte las que el modulo de Cuentas por Pagar
(Payables) tiene predeterminadas (por ejemplo: con fecha de hoy) seleccionando [Tab] (Tabulador).
Si ingresa la fecha de un perodo futuro, el modulo de Cuentas por Pagar pondr la factura en una
Retencin de Perodo Futuro (Future Period) durante la Validacin (Approval). El modulo de Cuentas
por Pagar (Payables) puede utilizar la fecha de factura que usted ingres como Fecha de Trminos
(Terms Date) y Fecha de Libro Mayor General (GL Date) predeterminada para una factura,
dependiendo de cmo estn establecidas sus Opciones en el mdulo de Cuentas por Pagar y
predeterminados (Payables Options and Defaults). Si su Opcin del mdulo de Cuentas por Pagar
base es con fecha del Libro Mayor General se encuentra en Factura (Invoice) (Fecha), debe ingresar
una fecha de factura que se encuentre en un perodo abierto o futuro.
5. Ingrese el Nmero de Factura (Invoice Number) de la factura que le envo el proveedor o acepte el
predeterminado del modulo de Cuentas por Pagar (fecha de hoy) al elegir [Tab] (Tabulador). El
mdulo de Cuentas por Pagar no le permitir ingresar nmeros duplicados de factura para el mismo
proveedor.
Sugerencia: Es posible que desee utilizar una convencin para designar el nmero de factura que
minimiza el riesgo de separar entradas de la misma factura bajo diferentes nmeros de factura. Por
ejemplo, si ingresa de manera consistente nmeros de factura alfanumricos en maysculas ingresar un
nmero de factura nicamente como ABC123, y no lo har tambin como abc123.
6. Ingrese la Cantidad de Factura (Invoice Amount) incluyendo cargos de impuesto flete y varios.
Nota: Para el caso especifico de ASA se ha incluido un flexfield descriptivo a nivel de cabecera de factura
para que se ingrese el nmero de contrarecibo asignado a dicha factura. Este numero puede repetirse
dependiendo de las necesidades de ASA, y sobre todo se debe tomar en cuenta que el campo es
alfanmerico.
7. Ingrese la Descripcin (Description) de su factura. Esto aparecer en su documento de
aparecer en su libro mayor general.

pago y puede

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8. Ingrese la Fecha de Libro Mayor General (GL Date). Observe que la fecha de contabilidad del Libro
Mayor General ahora se encuentra almacenada en la parte superior de la factura y el lote de la factura en
vez de ser un campo predeterminado para la creacin de nuevas lneas de distribucin de las facturas.
Almacenar la fecha de Contabilidad en la parte superior de la factura y el lote de factura permite un mayor
control para los usuarios que necesiten realizar cambios a una factura pocos das despus de que la
factura se ingres. El usuario quiere asegurarse de que la fecha del Libro Mayor General (GL Date) de
distribucin de la factura es la misma que en la fecha del Libro Mayor General (GL Date) de la parte
superior de la factura. Puede cambiar la fecha del Libro Mayor General (GL Date) de la parte superior de
la factura y esta se predeterminar para cualquier nueva distribucin que ingrese.
10. El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) programa automticamente el pago de la factura utilizando
Cantidad de Factura (Invoice Amount), Trminos de Pago (Payment Terms) y Fecha de Trminos (Terms
Date). Ingrese o revise las predeterminaciones para estos campos seleccionando el Botn de Pagos
(Payments Button).
11. Ingrese las distribuciones automticamente ingresando un Conjunto de Distribucin (Distribution Set), o
Elegir el Botn de Distribuciones (Distributions Button) e ingrese las lneas de manera manual; ver la
explicacin ms adelante.
13. Guarde su trabajo.
Ingrese manualmente las distribuciones
Navegar por:

Facturas>Asiento>Facturas (invoice>Entry>invoice)

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1. Seleccione su factura en la ventana de Facturas (Invoices) y elija el botn de Distribuciones


(Distributions) para navegar al Resumen de Distribuciones (Distributions Summary).

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2. Elija un Tipo de distribucin. Elija el Artculo (Item) para bienes o servicios que orden. Elija Miscelneos
(Miscellaneous) para otros gastos sobre una factura que no sean de flete o impuesto.
Ingrese la Cantidad de distribucin y la Cuenta de Libro Mayor General (GL Account).
Si ingresa una Cuenta de tipo activo, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) habilita
automticamente la casilla de Buscar como Activo (Track as Asset) y no puede cambiarlo. Si ingresa una
cuenta de gastos y desea importar esta distribucin a los Activos de Oracle, habilite la casilla.
3. La distribucin de la Fecha de Libro Mayor General (GL Date) se predetermina a partir de la Fecha de
Libro Mayor General de la factura que ingres. Puede ignorar lo predeterminado y cambiar la Fecha de
Libro Mayor General (GL Date) de distribucin a cualquier fecha en un perodo abierto o futuro. El mdulo
de Cuentas por Pagar (Payables) utiliza la Fecha de Libro Mayor General para determinar cundo crear
una
entrada
diaria
para
la
distribucin.

4. Ingrese cualquier distribucin adicional de la misma manera.

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Si la suma de las distribuciones no es igual al total de la factura, la cantidad en total de distribucin estar
en Rojo y el mdulo Cuentas por Pagar (Payables) tendr a la factura en Retencin de Variacin de
Distribucin (Distribution Variante) durante la Autorizacin inicial de la factura.
Nota: Se habilito un flexfiled descriptivo a nivel lneas de distribucin de facturas, los datos que deben ser
ingresados son los siguientes: S o Nulo, S cuando es una factura con anticipo por obra pblica o
simplemente dejar en blanco cuando sea una factura normal.
El siguiente campo debe de llevar el nmero de contrato para hacer referencia al mismo. O simplemente
en blanco cuando el campo anterior es nulo.
5. Guarde su trabajo.

Ingrese las Facturas Asociadas con la Orden de Compra.


Cuatro maneras de asociar una factura con la distribucin de Impuesto (IVA) (Tax Sales) de lnea
nica.
Puede asociar una factura con una orden de compra de cuatro diferentes maneras:

Asociacin de envo de la orden de compra. Basndose en el Importe Facturado (Quantity Billed), el


modulo de Cuentas por Pagar (Payables) prorratea el Importe de Asociacin (Match Amount) en todas
las distribuciones de orden de compra que no estn completamente facturadas, asociado con los envos
de orden de compra. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea automticamente distribuciones
de facturas basndose en las distribuciones de orden de compra.
Usted puede asociar envos individuales de orden de compra o puede ingresar Tipo de Factura
QuickMatch (QuickMatch Invoice) y el modulo de Cuentas por Pagar completar automticamente la
correspondencia para todos los envos de orden de compra. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
crea automticamente distribuciones de factura basndose en las distribuciones de orden de compra.

Asociacin de distribucin de orden de compra. Puede asignar el importe de correspondencia a


distribuciones de Ordenes de Compra especficas. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea
automticamente distribuciones de factura basndose en las distribuciones de orden de compra con las
que est asociado.

Correccin de precio. Puede utilizar una correccin de precio para ajustar el precio unitario facturado
del envo de orden de compra que se asoci previamente o las distribuciones sin ajustar el importe
facturado. Puede utilizar una correccin de precios cuando un proveedor enva una factura para un
cambio en el precio unitario para una factura que ya ha hecho corresponder con una orden de compra.
Puede registrar un incremento de precio para un envo de orden de compra o distribucin de orden de
compra. Tambin puede ingresar una Nota de Crdito o Dbito para registrar una disminucin de precio
para un envo de orden de compra o distribucin de orden de compra.
Nota: se tiene que ingresar la informacin de los flexfields descriptivos de la misma forma que el ingreso
de distribuciones de lnea manuales.

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Asociar una factura con todos los envos de orden de compra (QuickMatch)
1. Ingrese el Tipo de factura QuickMatch en el Resumen de Facturas (Invoices Summary) o la ventana de
detalles de Facturas (Invoices). Le aparecer la pantalla Numero OC en la cual anotar el nmero de
orden de compra con la que se asociar dicha factrura de forma automtica.

Ingrese toda la informacin de facturas bsica (ver: Ingresar Facturas Bsicas) (Entering Basic Invoices),
pero no ingrese las distribuciones de manera manual.
2. Seleccione el botn de Aceptar(OK) para que el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) navegue
hacia la ventana de Corresponder con una Orden de Compra (Match to PO) y lo har automticamente
por usted. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) asocia completamente la factura con todas las
distribuciones no facturadas de los envos con los que se hizo la asociacin y crea automticamente
distribuciones de factura.
Puede ajustar cualquiera de las correspondencias al ignorar las
predeterminaciones.
Revise los Trminos de Pago (Payment Terms) del programa cliente y cambie de manera opcional los
Trminos de Pago (Payment Terms) de la factura en el Resumen de Factura ((Invoices Summary) o en la
ventana de detalle de Facturas (Invoices).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) utiliza los trminos de pago de la factura para programar el
pago de la misma.
3. Elija el botn de Asociar (Match) en la ventana Asociar con la Orden de Compra (Match to PO) para
guardar su correspondencia.
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Asociar una factura con el envo de orden de compra o distribucin


1. Ingrese el Tipo de factura Estndar (Standard), Orden de Compra Predeterminada denominada Valor por
defecto OC (PO Default) o Combinada (Mixed) en el Resumen de Facturas (Invoices Summary).

Si ingres un Tipo de Orden de Compra Predeterminado (PO Default Type), el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) le sugiere que ingrese el Nmero de Orden de Compra, posteriormente el mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) predetermina automticamente el Proveedor (Supplier), Nmero de
Proveedor (Supplier Number), Sucursal (Site) y Divisa (Currency).
Ingrese toda la informacin bsica de factura (ver: Ingresar Facturas Bsicas) (Entering Basic Invoices),
pero no ingrese manualmente las distribuciones.

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2. Elija el botn Asociar (Match). Solicite la orden de compra con la que desee asociar la factura y le
aparecer la pantalla de Encontrar Orden de Compra para Asociacin.

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Oprima en botn de Encontrar (Submit) y le aparecer la pantalla de Asociar a Orden de Compra.

3. En la ventana de Asociar con Orden de Compra (Match to PO) revise los Trminos de Pago (Payment
Terms) de la Orden de Compra (PO) y cambie de manera opcional los Trminos de Pago (Payment
Terms) de la factura en el Resumen de Facturas (Invoices Summary) o la ventana de detalles de
Facturas. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) utiliza los trminos de pago de factura para
programar el pago correspondiente.
4. Cree las distribuciones de factura al asociar una orden de compra. Para cada envo que desee asociar,
seleccinelo haciendo clic en la casilla de Asociar (Match) e ingrese dos opciones de las siguientes:
Cantidad Facturada (Quantity Inoviced), Precio Unitario (Unit Price) o Asociar Cantidad (Match Amount).
Cuando ingresa un campo, el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) calcula automticamente el
campo restante (Cantidad Facturada x Precio Unitario = Cantidad de Correspondencia). Puede cambiar
de manera opcional el Precio Unitario, que se predetermina desde el precio unitario de envo de orden de
compra.
Si desea realizar una correspondencia con ms detalles, puede hacer corresponder las distribuciones de
orden de compra al Elegir el botn de Distribuir (Distribute). Para cada distribucin de orden de
compra que desee asociar, seleccione las distribuciones de orden de compra e ingrese ya sea la Cantidad
Facturada (Quantity Invoiced) o Asociar Importe (Match Amount).
El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) calcula automticamente e ingresa el campo restante
basndose en el Precio Unitario. (Cantidad Facturada x Precio Unitario = Asociar Importe) (Quantity
Invoiced x Unit Proce = Match Amount). El Precio Unitario (Unit Price) se predetermina desde la
asociacin que se hizo en la ventana de Asociar con Orden de Compra (Match to PO).
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5. Elija Asociar (Match) para guardar su correspondencia.


6. Revise las Cuentas por Pagar (Payables) de las distribuciones de la factura creadas seleccionar el botn
Distribuciones (Distributions) del Resumen de Facturas (Invoices Summary) o la ventana de detalles
de las Facturas (Invoices).
Aparecer la lnea de distribucin con correspondencia.

Agregar una lnea de Impuesto.


Si la lnea del Artculo (Item) no muestra un Cdigo de Impuestos (Tax Code) y necesita agregar una lnea de
Impuesto (Sales Tax), o si el Cdigo de Impuesto no es correcto para la factura, agregue el Cdigo de
Impuesto correcto (Sales Tax Code) en el campo de Cdigo de Impuestos (Tax Code).
Agregue una lnea de distribucin para el Impuesto (Sales Tax). Cambie el Tipo a Impuesto (Tax), ingrese
la cantidad de impuesto as como el Cdigo de Impuesto correcto para que se cargue y cambie el campo
flexible (flexfield) de contabilidad a la cuenta correcta para debitar el impuesto.
NOTA:

La cuenta predeterminada de impuesto debe cambiar.

El Cdigo de Impuesto (Tax Code) para la lnea del Artculo (Item) y la lnea de Impuesto (Tax) deben ser el
mismo, de otra manera la factura estar en Retencin (Hold) para una excepcin de Variacin de Impuesto
(Tax Variante).
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Autorizacin de Factura
Las facturas individuales y / o lotes pueden autorizarse en lnea durante la entrada o validarse ms adelante
mediante el lote por parte de Administrador del modulo de Cuentas por Pagar. A menos que la factura
necesite un pago expedido, se recomienda que deje la autorizacin al Gerente de Cuentas por Pagar ya que
ser su responsabilidad resolver cualquier Retencin colocada en la factura.
Vea la documentacin por separado para el procedimiento de Validar Facturas.
Caso Especial - Series de Distribuciones
Para facturas que no corresponden con rdenes de compra, puede utilizar una Serie de Distribucin
(Distribution Set) con lneas de distribucin predefinidas, en lugar de ingresar cada lnea de Elemento (Item)
de manera manual.
Despus de ingresar la informacin de factura, [Tab] (tabulador) en el campo de Serie de Distribucin y elija
en la columna Juego de Distribucin predefinida que requiere de la lista de valores y seleccione el botn de
Aceptar (OK).

Guarde su trabajo.

Seleccione

botn

de

Distribuciones

(Distributions).

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Se mostrarn las lneas de distribucin generadas por la Serie de Distribucin (Distribution Set). Si la serie de
distribucin se defini con porcentajes, las cantidades individuales en lnea se calculan y deben verificarse. Si
se trata de un bosquejo de una serie de distribucin, las cuentas se proporcionarn pero tendr que ingresar
los importes.

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Caso Especial Mtodo de Pago


El mtodo de pago para todas las facturas ser segn el Mtodo de Pago (Payment Method) predeterminado
establecido en las Opciones Financieras (Financial Options) durante el establecimiento del sistema a menos
que el mtodo de pago a nivel del Proveedor (Supplier) se haya cambiado por algn otro.
Si el mtodo de pago de una factura tiene que cambiarse, por ejemplo si al proveedor del Cheque (Check) se
le pagar una vez mediante Transferencia Electrnica, el procedimiento es como sigue:
Despus de ingresar la informacin de la factura, [Tab] (tabulador) de la columna Mtodo de Pago (Payment
Method) seleccione el Mtodo de Pago (Payment Method) predefinido de la lista de valores que requiere y
seleccione el botn de Aceptar (OK).

Contine con la asociacin de factura con una Orden de Compra (PO) o ingrese las distribuciones de la
factura.

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Caso Especial Elementos de Activo Fijo


Puede ingresar facturas para elementos de activo en el modulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle
Payables) y posteriormente importar distribuciones especficas en una tabla de interfase en los Activos de
Oracle. Despus puede crear activos desde las distribuciones en los Activos de Oracle.

Si la factura es para un elemento de activo fijo, el indicador de Rastrear como Activo (Track as Asset) para
cada lnea de distribucin debe establecerse en S (Yes). La lnea de Elemento de la factura se marcar
automticamente de manera correcta, si la Orden de Compra (PO) para el elemento de activo fijo se carg
adecuadamente a una cuenta de activo. Ya que la lnea del Elemento nicamente mostrar la cuenta de
Acumulacin en el Campo Flexible (Flexfield) de Contabilidad, siempre es bueno confirmar que el indicador de
Rastrear como Activo (Track as Asset) es correcto.
Si est ingresando un elemento de capital cargado a una cuenta de Gasto que se ha buscado como un activo,
debe flexionar la casilla de Buscar como Activo en S (Yes).

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Registrar una distribucin de factura como un Activo (Asset):


1. Ingresar distribuciones automticamente al ingresar una Serie de Distribucin (Distribution Set) o al hacer
corresponder una orden de compra, o elegir Distribuciones (Distributions) e ingresar las distribuciones de
manera manual.

2. Ingresar o revisar la descripcin de la distribucin. Esta distribucin se importar en los Activos de


Oracle.

3. Habilitar la casilla de Buscar como Activo (Track as Asset) para la distribucin. El modulo de Cuentas por
Pagar (Payables) habilita de manera automtica la casilla si usted ha ingresado una cuenta de tipo Activo
(Asset). La cuenta debe establecerse para una categora de activo existente y debe ser una cuenta
transitoria de activo o una cuenta transitoria que est en proceso de construccin (CIP, constructionin
process).

Si ingresa subsecuentemente las lneas de Impuesto (Tax) para la factura, esas lneas tambin debern
cargarse a la misma cuenta del Activo (Asset) como la Orden de Compra para el Artculo (Item). Si una
cuenta de Activo (Asset) se selecciona en el Campo Flexible de contabilidad, la casilla de Buscar como Activo
(Track as Asset) se seleccionar automticamente.
Caso Especial Impuesto.
Caso: El Proveedor indica la tasa correcta de impuesto de ventas en la factura, pero la cantidad del
impuesto de ventas cargado no es el correcto (por ejemplo, el proveedor ha cometido un error
aritmtico).
Si verifica manualmente los clculos del impuesto de ventas sobre las facturas, se dar cuenta de que esta
situacin existe antes de que usted ingresa la factura. Sin embargo, la prctica recomendada es que permita
que el modulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables) hagan la revisin por usted. Si la cantidad
del impuesto es incorrecta para la tasa de impuesto ingresada y est fuera de la tolerancia fiscal de 5%, la
factura se colocar en reserva mediante el proceso de Auto Validacin (AutoApproval). En este caso usted
tiene solo una opcin:
- Contacte al proveedor y llegue a un acuerdo para corregir la factura o solicite un reemplazo de factura al
proveedor. Si la factura ya se ha ingresado en el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables),
puede permanecer en reserva hasta que se reciba la factura correcta.
NOTA:
Un Tipo de Lnea (Line Type) de Miscelneo (Miscellaneous) se recomienda para todas las lneas de
Impuesto de Uso (Use Tax) por diversas razones:

Un tipo de lnea del Elemento (Item) no puede utilizarse si el impuesto de uso tiene que prorratearse en
diversas lneas del Elemento (Item);

Se distinguen claramente las lneas del Impuesto de Uso (Use Tax) de las lneas genuinas del Artculo
(Item) e Impuesto de Ventas (Sales Tax).

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1.2 Notas de Dbito y Crdito


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Notas de Crdito, Notas de Dbito Devolucin al proveedor

Objetivo:

Ingresar una Nota de crdito o dbito para registrar una devolucin o


diferencia en precio para bienes o servicios comprados

Prerrequisitos:

Facturas ingresadas

Descripcin General
Oracle no proporciona un vnculo directo entre las aplicaciones del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) y
Cuentas por Cobrar (Accounts Receivables). Cuando a un cliente se le debe un reembolso, y se crea una
Nota de Dbito por parte del departamento de Cuentas por Cobrar (Accounts Receivable) existe la necesidad
de comunicar esa informacin al departamento de contabilidad de Cuentas Por Pagar (Payables).
Es importante asegurarse de que las transacciones se realicen contra una cuenta transitoria de reembolso.
Reporte Neto de Cliente-Proveedores (Customer-Suppliers Netting Report) le ayudar con la conciliacin.
Las Notas de Crdito / Dbito tienen netos con facturas bsicas al momento del pago.
Notas de Crdito (Credit Memo) - Factura con una cantidad negativa creada por un proveedor y enviada a
usted para notificarle su crdito.
Notas de Dbito (Debit Memo)- Factura con una cantidad negativa creada por usted y enviada al proveedor
para notificarle el crdito que est registrando. Generalmente se enva con una nota explicando la Nota de
Dbito.

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Ingresar Notas de Crdito / Dbito


Navegar por:

Facturas> Asiento> Facturas (Invoice>Entry>Invoice)

Aparecer la pantalla Encontrar Facturas, anote los datos del proveedor o la factura a la que va a aplicar las
Notas de Crdito o Dbito, oprimir el botn de Encontrar (Submit) y le aparecer la pantalla Facturas:

En la pantalla de Facturas (Invoices Summary) ingrese en la columna de Tipo lo que corresponda: Tipo de
Factura Nota de Crdito (Credit Memo) o Tipo de Factura de Nota de Dbito (Debit Memo Invoice Type).
Ingrese una cantidad negativa de la factura en la columna de Importe Factura y toda la informacin bsica de
la misma que se solicita en las dems columnas de la pantalla.
Ingresar trminos de pago (Immediate Payment Terms), si as conviene, dentro de la columna Trminos y que
corresponden al nmero de das de crdito otorgado por el proveedor.

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Ingresar distribuciones de manera automtica en una de las siguientes maneras:

Manualmente.

Al Ingresar un Juego de Distribucin (Distribution Set).

O al hacer coincidir la factura original que introdujo (Ver: Asociar las Notas de Crdito / Dbito con las
rdenes de Compra y las Facturas, que se muestran ms adelante).

Guarde su trabajo.

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Asociar las Notas de Crdito / Dbito con las rdenes de Compra y las Facturas
Cuando usted ingrese una Nota de Crdito / Dbito, puede asociarlo con las facturas existentes para que el
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) copie de manera automtica la informacin contable y cree
distribuciones de factura para la Nota de Crdito / Dbito.
Puede asociar la Nota de Crdito con facturas mltiples y a diferentes niveles de detalle. Sus opciones
disponibles dependen de que la factura que se origine coincida con una orden de compra.
Por ejemplo, si recibe un crdito para artculos que regres al proveedor, puede ingresar una Nota de Crdito
y asociarlo con la factura original que ingres para asegurarse de que el importe de dicha Nota de Crdito se
distribuya a la misma cuenta originalmente cargada.

Opciones de asociacin cuando la factura original no corresponde a una orden de compra (factura
bsica).
En este caso puede elegir entre uno de los siguientes puntos:

Asociar con una factura. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) prorratea la cantidad de su
crdito basndose en las cantidades de distribucin de la factura original. El mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) crea automticamente las distribuciones de la factura para la Nota de Crdito / Dbito
basndose en las distribuciones de la factura original.

Asociar las distribuciones de factura especficas. Puede asignar la cantidad de crdito a las
distribuciones de factura especficas de la factura original. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
crea automticamente las distribuciones de la factura para la Nota de Crdito / Dbito basndose en la
distribucin de la factura original que seleccione. Por ejemplo, puede ordenar tres sillas para tres
diferentes departamentos y regresar una. Puede asociar una Nota de Crdito / Dbito con la distribucin
original en la factura para ese departamento y asegurarse que el crdito corresponde al cargo.

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Opciones de asociacin cuando la factura original corresponde a una orden de compra.


En este caso puede elegir entre uno de los siguientes puntos:
Asociar con las distribuciones de la factura especficas. Puede asignar la cantidad de crdito para las
distribuciones especficas de la factura original. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea
automticamente las distribuciones de la factura para la Nota de Crdito / Dbito basndose en las
distribuciones de la factura original que seleccion.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) actualiza la cantidad facturada para cada uno de los recibos que
se asociaron originalmente con la orden de compra y sus distribuciones correspondientes por la cantidad de
crdito que usted ingres. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) tambin actualiza la cantidad facturada
sobre las distribuciones de orden de compra.
Asociar con los recibos de orden de compra. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) prorratea,
basndose en la cantidad facturada, su cantidad de crdito a travs de todas las distribuciones de compra
asociadas con el recibo de orden de compra con el que hizo coincidir la Nota de Crdito / Dbito. El mdulo
de Cuentas por Pagar (Payables) crea automticamente las distribuciones de factura para la Nota de Crdito
/ Dbito basndose en las distribuciones de orden de compra asociada.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) actualiza la cantidad facturada para cada recibo de orden de
compra y sus distribuciones correspondientes por la cantidad de la Nota de Crdito / Dbito. El mdulo de
Cuentas por pagar (Payables) tambin actualiza la cantidad facturada en las distribuciones de orden de
compra originalmente correspondientes.
Registro de una Correccin de Precio. Utilice una correccin de precio cuando un proveedor enva una
factura para un cambio en precio unitario, para una factura que ha asociado con una orden compra. Puede
registrar una correccin de precio verificando la Correccin de Precio (Price Correction) cuando asocie la Nota
de Crdito / Dbito con un recibo de orden de compra o una orden de compra que corresponde con la
distribucin de la factura. Cuando registra una correccin de precio para una Nota de Crdito / Dbito, est
registrando una disminucin de precio de la factura original.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) actualiza el precio unitario facturado del recibo de orden de
compra previamente asociado o las distribuciones sin ajustar la cantidad facturada, de manera que puede
rastrear variaciones de precio; El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) tambin actualiza la cantidad
facturada en las distribuciones de orden de compra que se asociaron originalmente.

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Asociar una Nota de Crdito / Dbito con una factura, distribucin de factura.
Ingresar en la pantalla de Facturas en la columna de Tipo: Nota de Crdito (Credit Memo) o Nota de Dbito
(Debit Memo). Ingresar una cantidad negativa y toda la informacin bsica de la factura pero no hacerlo
manualmente con las distribuciones.
En la lista de valores que aparece del lado derecho del botn Asociar (Match), seleccione Factura
(Invoice) y posteriormente seleccione el botn Asociar (Match).

En la ventana de Encontrar Facturas para Asociacin (Find Invoices to Match), indique el nmero de la
factura que desea asociar y seleccione el botn de Encontrar (Find). Si la Nota de Crdito / Dbito
pertenece a una factura que coincide con una cierta orden de compra y desea ver todas las facturas que le
corresponden a la misma, indquelo por medio del nmero de orden de compra.

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En el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) navegue en la ventana de Asociar a Facturas (Match to
Invoice).

Elija de manera opcional el botn de Generalidades Factura (Invoice Overview) para revisar ms
informacin acerca de una factura.
Cree las distribuciones de factura al asociar con una o ms facturas oprimiendo el botn Distribuir...
(Distribute). Si usted est seleccionando una factura (bsica) que corresponde con una orden de compra,
seleccione la factura e ingrese el importe del Crdito (Credit Amount).
Si desea seleccionar con mayor detalle, contine
(General Invoice):

oprimiendo el botn de

Generalidades Factura

Para regresar a la pantalla de Asociar Facturas solamente cierre la ventana u oprima el botn de Facturas
(Invoice).

Para seleccionar las distribuciones de factura, seleccione en la pantalla Asociar a Facturas (Match to
Invoices) la casilla Asociar (Match) de la factura que quiere hacer corresponder e introduzca el importe del
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Crdito (Credit Amount). Posteriormente seleccione el botn Distribuir... (Distribute). Le aparecer la


pantalla Asociar Distribuciones de Facturas

Elija el botn Asociar (Match) para crear las distribuciones de la factura para la Nota de Crdito / Dbito
basndose en las asociaciones que hizo.
Si desea revisar las nuevas distribuciones de factura, debe volver a la pantalla de Facturas y seleccione el
botn Distribuciones (Distributions).

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Asociar una Nota de Crdito / Dbito con una Orden de compra


Dentro de la pantalla de Facturas ingrese una factura y anote en la columna de: Tipo Nota de Crdito (Credit
Memo) o Nota de Dbito (Debit Memo).
Ingrese una cantidad negativa de factura y toda la informacin bsica de la factura, pero no ingrese las
distribuciones de manera manual.
En la lista de valores que aparece a la derecha del botn Asociar (Match) seleccione Orden de Compra
(Purchase Order) y despus seleccione el botn Asociar (Match).

En la pantalla Encontrar rdenes de Compra para Asociacin (Find Purchase Orders for Matching):
Si desea registrar una devolucin al proveedor - Ingresar el criterio de bsqueda de orden de compra
(PO).
Si quiere registrar una correccin de precio - Marcar la casilla de Correccin de Precio (Price Correction) y
escoger el nmero de factura para la que desea corregir el precio.

Seleccionar el botn Encontrar (Find) y aparecer la pantalla Asociar a Ordenes de Compra:

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Para cada lnea con la que quiere asociar, seleccione la lnea marcado la casilla Asociar (Match) e ingrese ya
sea una Cantidad Facturada (Quantity Invoiced) o una Cantidad Asociada (Match Amount). El mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) calcula automticamente el campo restante (Cantidad Facturada (Quantity
Invoiced) x Precio Unitario (Unit Price) = Asociar Importe (Match Amount)). Opcionalmente, puede cambiar
Precio Unitario (Unit Price), que se predetermina a partir de la orden de compra.

Aprobar facturas relacionadas al registrar Notas de Crdito / Dbito:


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Ir a la pantalla de Facturas de acuerdo con la navegacin antes descrita.

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En la pantalla de Facturas (Invoices Summary) elija el botn de Procesos...1 (Actions) y le aparecer la


pantalla Procesos de Factura:

Marque la casilla de Validar Facturas Relacionadas (Approve Related Invoices) y seleccione el botn de
Aceptar (OK) para que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicie automticamente la Validacin
(Approval) para cualquiera de las facturas asociadas con una Nota de Crdito / Dbito.
Borrar una Nota de Crdito o Dbito.
Puede borrar una Nota de Crdito o Dbito que haya ingresado y que ya no necesite. Por ejemplo, un
proveedor le enva efectivo en lugar de mandarle una Nota de Crdito y usted ya ha ingresado una Nota de
dbito. Puede ingresar una factura con una cantidad positiva para equilibrar el registro de la Nota de Crdito /
Dbito.
Ingrese una factura de tipo Estndar (Standard) para la cantidad positiva de la Nota de Crdito / Dbito. Por
ejemplo, si ingres un crdito por -$10, ingrese una nueva factura por $10.
Excepto la cantidad y el nmero de la factura, ingrese toda la misma informacin bsica de la factura que
ingres en la Nota de Crdito / Dbito.
Es posible que desee ingresar una cuenta que borre el efectivo o las cuentas por cobrar en la distribucin a la
que enviar el efectivo.
Si la Nota de Crdito / Dbito coincidi con una orden de compra, asocie la nueva factura con la orden de
compra para corregir la informacin de la misma.
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Cree un pago con cantidad cero en el momento del pago para tener una ganancia neta en la nueva factura
con el Crdito / Dbito y borre ambas de su Expiracin de Factura (Invoice Aging).
RESTRICCIONES DE NOTAS DE CRDITO / DBITO:
CANTIDAD DE FACTURA = DISTRIBUCIN TOTAL. Cuando se encuentra en la ventana de Asociar con
Factura (Match to Invoice), El importe de la Factura (Invoice Amount) y la Distribucin Total (Distribution Total)
debe ser igual antes de que pueda guardar.

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1.3 Validacin de Facturas


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Validar Factura

Objetivo:

Validar facturas y lotes de factura en lnea y mediante solicitud


concurrente

Prerrequisitos:

Facturas ingresadas y lote de impresiones devueltas para su validacin.

Descripcin General
Antes de que pueda pagar o enviar una factura, incluyendo los anticipos, deber presentar la Validacin
(Approval) para la factura de una de las siguientes tres maneras:

En lnea: Al utilizar la ventana de Acciones (Actions) del rea de la Factura (Invoice Workbench).

En lnea: Al utilizar el botn de Validar (Approve) en el Resumen de Lotes de Factura (Invoice Batches
Summary).

Por lote: Al presentar el programa de Validacin de las Cuentas por Pagar (Payables Approval) desde la
ventana de Presentar Solicitudes (Submit Requests).

La validacin aprueba la informacin de correspondencia, impuesto, perodo, tipo de cambio y distribucin


para las facturas que ingres. As miso, aplica automticamente las retenciones (hold) para las facturas con
alguna excepcin. Si una factura tiene una retencin (hold), usted puede liberar la retencin (hold) al corregir
la excepcin que ocasion que la Validacin (Approval) aplicar dicha retencin (hold) (por ejemplo, corregir
las excepciones al actualizar la factura o la orden de compra, o cambiar sus tolerancias de factura) y
posteriormente vuelva a presentar la Validacin (Approval).

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) libera automticamente las facturas de las retenciones (holds)
cuando la excepcin ya no representa un problema. Puede liberar de manera manual ciertas retenciones
(holds) de factura, incluso si no ha resuelto la condicin de retencin (hold) correspondiente. Puede hacerlo
en la ventana de Retenciones (Holds) del rea de Factura (Invoice Workbench).
Los usuarios autorizados siempre pueden corregir una factura, incluso si han validado, pagado o creado
asientos de diario para la factura. Ver tambin: Ajustar Facturas (Adjust Invoices).
El mdulo de Cuentas por Pagar puede identificar todas las facturas que todava no han sido Validadas
(Approval) al presentar el Registro de Factura (Invoice Register) para nicamente Facturas No Validadas
(Approval). Puede verificar el estado de Validacin (Approval) de una factura en lnea en la ventana de
Facturas (Invoices) o en la ventana de Lotes de Factura (Invoices Batches).
Presentar Validacin (Approval) en lnea para facturas
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Navegar por:

Facturas>Asiento>Lotes
Batches>Invoices).

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de

facturas>Facturas

(Invoices>Entry>

En la ventana de Facturas (Invoices), encuentre la factura para la que desea presentar la Validacin
(Approval). Para seleccionar facturas individuales, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic con el mouse
en cada lnea, observe que el nmero mostrado en el botn de Procesos...1 (Actions) representa el
nmero de lneas elegidas.
Elija:
Seleccione:

Botn de Procesos...1 (Actions)


Validar (Approve)

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Si est Validando una Nota de Crdito o Dbito, seleccione Validar Facturas Relacionadas (Approve Related
Invoices) para presentar Validacin (Approval) en lnea para facturas asociadas con la misma.
Botn de Aceptar (Ok)

Elija:

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra mensajes acerca del nmero de retenciones (holds)
aplicadas y liberadas durante este ciclo de Validacin (Approval).

Presentar Validacin (Approval) en lnea para lotes de facturas.


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En la ventana de Lotes de Factura, busque el (los) lote(s) de factura que contengan facturas por las que
desee presentar a Validacin (Approval). Si desea presentar Validacin (Approval) para lotes mltiples,
seleccinelos de la siguiente manera.
Seleccione:

Ver (View), Preguntar mediante Ejemplos (Query by Example), Ingresar


(Enter) (F11).
Ingrese el criterio de bsqueda, por ejemplo: %Bach prueba% para todos los
lotes ingresados con ese nombre.

Seleccione:

Ver (View), Preguntar mediante Ejemplos (Query by Example), Ejecutar


(Run) (Ctrl+F11)

Seleccione los lotes de factura que desee Validar (Approval).

Elija:

Botn de Validar 1 (Approve)

NOTA: Para seleccionar lotes individuales, mantenga presionada la tecla de [Ctrl] y haga clic con el mouse en
cada lnea en el campo de Nombre de Lote (Batch Name). Para seleccionar todos los lotes, seleccione
Edicin (Edit): Seleccione todo desde la barra del men. El nmero mostrado en el botn de Procesos...1
(Actions) representa el nmero de lneas escogidas.

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Para cancelar la seleccin de un lote, mantenga oprimida la tecla [Ctrl] y haga un clic con el mouse en la lnea
del campo Nombre de Lote (Batch Name). Para cancelar una seleccin de todos los lotes, seleccione Editar
(Edit): Cancelar seleccin de Todo (All) desde la barra del men.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) presenta Validacin (Approval) para revisar cada factura
contenida en cada lote que seleccion.

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En la ventana de Retenciones (Invoice Holds) de la pantalla de Facturas (Invoice Workbench), puede revisar
cualquiera de las retenciones (holds) y Despachos (liberaciones) de factura que aplica en el mdulo de
cuentas por pagar.

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Presentar Validacin de Lote


Navegar por:
Seleccionar:
Nombre de Solicitud:

Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica (Single Request), Aceptar (OK)
Validacin de factura (Payables Approval)

Parmetros:
Automticamente aparecer la pantalla de Parmetros y antelos de acuerdo con las siguientes indicaciones:

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Opcin (Option):

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Las opciones que utiliza el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) para
seleccionar las facturas no aprobadas para su Validacin son:
Todo: Presenta Validacin para todas las facturas.
Pagar (Payables) revisa todas las distribuciones de
(Approval) no ha aprobado todava o que usted no ha
desde el control correspondiente utilizando la ventana
rea de la Factura (Invoice Workbench).

El mdulo de Cuentas por


facturas que la Validacin
liberado de manera manual
de Retenciones (Holds) del

Nuevo: Procesa nicamente las distribuciones de facturas que usted ingres


despus de la ltima Validacin (Approval). La Validacin (Approval) nicamente
revisa las distribuciones de factura que la Validacin (Approval) no ha puesto o ha
examinado todava. Cuando usted presenta una solicitud para nuevas facturas, la
Validacin (Approval) todava no emite distribuciones de facturas con control.

Sugerencias: Ingrese Todo (All) para asegurar que se libera cualquier control
existente en las facturas as como el poner nuevos controles. Presente Validacin
(Approval) justo antes de hacer los pagos automticos para actualizar el estado de
autorizacin en todas las facturas.
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Nombre del Lote de El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) revisa las facturas que se encuentran
El mdulo de
Factura
(Invoice en el lote de factura (Invoice Batch) que usted seleccion.
Cuentas por Pagar (Payables) le permite ingresar a este campo nicamente si tiene
Batch Name):
habilitada la opcin Usar Cuentas por Pagar del Control de Lote (Use Batch Control
Payables). Ver las Opciones de Cuentas por Pagar (Payables).
Inicio
(Start)
/ Una fecha de inicio / final para el margen de facturas que desea validar. La
Fecha Final de la Validacin (Approval) revisa las facturas que tienen una fecha de factura en
Factura
(End el margen que usted especifica.
Invoice Date):
Nombre
del El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente revisa las facturas
Proveedor
para el proveedor que usted selecciona.
(Supplier Name):
Grupo de Pago El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente revisa las facturas en el
(Payment Group): Grupo de Pago (Payment Group) que usted selecciona.

Nmero de Factura El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente revisa las facturas que
(Invoice Number): usted selecciona.

Ingresado
(Entered By)

Por: El nombre de usuario de la persona que ingres las facturas. El mdulo de


Cuentas por Pagar (Payables) revisa todas las facturas ingresadas por esa
persona.

Seleccionar (Cose): El botn de Encontrar (Submit) para presentar su solicitud

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1.4 Resolucin de Retenciones de Factura


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Resolver Retenciones de Factura

Objetivo:

Investigar y resolver retenciones de autorizacin colocadas en facturas

Prerrequisitos:

Factura(s) ingresada(s) con condiciones para producir retenciones


generadas por el sistema

Ejecutar Reportes de Retenciones


Navegar por:

Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)

Le aparecer una pantalla: Ejecutar una Nueva Solicitud. Elija: Solicitud nica.

Presentar la Factura en Retencin y los Reportes del Informe de Detalle de Retencin de Asociacin
para revisar la informacin detallada de compra y cuentas por pagar de dicha factura.

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Estos reportes pueden ejecutarse antes de cada lote de pago para identificar las facturas que puedan
emitirse con retencin.

Anotar los parmetros.


Revisar Reportes y Acciones Recomendadas para Resolver Retenciones.
Revisar la Retencin de la Factura determinada y el Informe de Detalle de Retencin de Asociacin. Realizar
cualquier comentario directamente en los reportes y, para cada retencin, recomendar una accin para:
Corregir el problema que ocasion la retencin (y enviar mediante Auto validacin (AutoApproval)
subsecuente) o emitir la retencin de forma Manual (QuickRelease).
Por ejemplo, una retencin se emite frecuentemente de manera manual si se requiere del pago
inmediato o si existe autorizacin escrita o verbal del Administrador de Cuentas por Pagar (AP
Manager) para que se emita la retencin.
Todas las retenciones definidas por el usuario deben emitirse de manera manual. La configuracin inicial
contiene nicamente una retencin -- Transferencia Electrnica (Wire Transfer), pero las retenciones
adicionales definidas por el usuario pueden configurarse segn se requiera.
Ver Retenciones; Razones para su Resolucin al final de este documento para ms detalles de todas las
retenciones posibles, las razones de stas y una breve descripcin de cmo resolverlas.

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Despacho de Retenciones.
Despachar Retenciones desde las facturas para permitir el pago y registro de las mismas. Puede ver las
retenciones en la factura ya sea en la ventana de Generalidades de la Factura (Invoice Overview) dentro de
funcin Facturas o en la ventana de Retenciones (Holds) del rea de Factura (Invoice Workbench). Puede
ver el nmero de retenciones de una factura en la nica regin de muestra de la Ventana de Facturas
(Invoices Window). Identifique facturas en retencin con el reporte de Facturas en Retencin (Invoices On
Hold) y el reporte de Detalle de Retencin de Asociacin (Matching Hold Detail). Estos reportes le ayudan a
despachar retenciones desde las facturas.
Despus de que despach retenciones de las facturas no es necesario que vuelva a presentar Validacin
(Approval) antes de que pueda pagar o registrar las facturas, a menos que est utilizando contabilidad de
gravamen o control presupuestario. Si est utilizando cualquiera de estas contabilidades, debe presentar
Validacin(Approval) despus de despachar las retenciones, ya que el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) grava fondos durante la Validacin (Approval) de la factura. Esta operacin no pondr las
facturas en el mismo tipo de retencin que usted emiti manualmente.
Debe emitir de manera manual todas las reservas que apliquen de esta forma. El mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) no emite automticamente retenciones que usted aplica para las facturas. Durante la
Validacin (Approval), el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha automticamente retenciones
por sistema (cualquier otra menos las retenciones definidas por el usuario que usted asigne) de las facturas
con condiciones de excepcin corregidas. Por ejemplo, usted fija una variacin de distribucin en una factura,
vuelva a presentar la Validacin (Approval) y el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha
automticamente la retencin de Variacin de Distribucin (Distribution Variance).

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) aplica algunas retenciones que usted no puede despachar.
Puede utilizar la ventana de Retenciones (Holds) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench)
para ver las facturas con estas retenciones, pero no puede despacharlas de manera manual. Debe corregir la
excepcin que ocasion que la Validacin (Approval) pusiera la retencin en la factura, posteriormente vuelva
a presentar la validacin (Approval) para despachar las retenciones. Puede corregir las excepciones al
actualizar la factura o la orden de compra o al cambiar sus Tolerancias de Factura (Invoice Tolerances).
Existen tres tipos de retenciones que usted puede despachar de manera manual:
Retencin de Factura (Invoice Hold). Puede emitir una o ms Autorizaciones de Razn de la Retencin de
Factura (Invoice Hold Reason Approvals) ("retenciones") de una factura utilizando la ventana de Retenciones
de Factura (Invoice Holds) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench). Puede despachar
mltiples retenciones de facturas desde varias facturas a la vez utilizando el botn de Procesos...1
(Actions) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench). Ver: Emisin de Retenciones Desde una
Factura (Releasing Holds From an Invoice), y Emitir Retenciones desde Facturas Mltiples (Releasing Holds
from Multiple Invoices).

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Retencin de Pago Programado (Scheduled Payment Hold). Usted puede emitir una retencin de pago
programado en la ventana de Pagos Programados (Scheduled Payments) del rea de Asistencia de la
Factura (Invoice Workbench). Ver: Emisin de Retenciones de Pago Programado (Releasing Scheduled
Payment Holds).
Reserva de Sitio de Proveedor (Supplier Site Hold). Emita la opcin de Retencin Todos los Pagos
(Hold All Payments) para una sucursal del proveedor al seleccionar la opcin de Retener Todos los
Pagos (Hold All Payments) en la sucursal de proveedor en la ventana de Proveedores (Suppliers). Las
retenciones que resulten deben despacharse desde las facturas en la ventana de Retenciones de
Factura (Invoice Holds) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench): la opcin de
Retencin Facturas Futuras (Hold Future Invoices) (retencin de Proveedor), la opcin Retencin de
Asociacin Facturas sin Correspondencia (Hold Unmatched Invoices), se requiere Retencin de
Asociacin (Matching Required), y el Lmite de Cantidad de la Factura (Invoice Amount Limit) (reserva
de Cantidad). Ver ms adelante: Emisin de Retenciones desde una Factura (Releasing Holds From an
Invoice).

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Emisin de Retenciones desde una Factura.


Navegar por:

Facturas>Asiento>Lotes
Batches>Invoices)

de

Facturas.

(Invoices>Entry>Invoice

En la Ventana de Lote de Facturas (Invoices Window) seleccione el lote en donde se encuentre la factura de
la que desea despachar las retenciones y oprima el botn de Facturas (Invoice).

Escoja el botn de Retenciones (Holds) para navegar a la ventana de Retenciones de Factura (Invoice
Holds). Despache una retencin al seleccionar un Nombre de Despacho (Release Name).

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Puede seleccionar desde cualquier Validacin de Factura (Invoice Approval) definido con el tipo de Razn de
Emisin de Factura (Invoice Release Reason).
Para ver las retenciones de Facturas y su tipo de cdigos seleccionar el botn de Retenciones (Holds).

En esta pantalla puede visualizar el motivo de la retencin para poder corregirla. Oprima el botn de
Liberar y aparecer la siguiente pantalla:

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Para despachar mltiples retenciones a la vez, seleccione todas las lneas que desee despachar
(manteniendo oprimida la tecla CTRL al momento que da un clic con el mouse en la lnea) elija el botn
de Liberar...1 (Release) y seleccione un Nombre de Despacho (Release Name). Puede seleccionar a
partir de todas las Validaciones de Factura (Invoice Approvals) definidas con el tipo Razn de Emisin
Rpida de Factura (Invoice Quick Release Reason).
Cuando guarde su trabajo, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) asigna automticamente el
nombre de despacho para todas las retenciones que se pueden emitir.
Elija el botn de Aceptar (OK).
Despachar Retenciones de Facturas Mltiples.
En la Ventana de Facturas (Invoices Window), utilice la venta de Encontrar (Find) para solicitar las facturas un
proveedor particular del que desea que se emitan retenciones. No es necesario ingresar un Nombre de
Retencin (Hold Name) particular en la regin de Retenciones (Holds) de la ventana de Encontrar Facturas
(Find Invoices). En la Ventana de Facturas (Invoices Window) seleccione todas las facturas para las que
desee despachar reservas.
Escoja el botn de Procesos...1 (Actions) para navegar a la ventana de Procesos de Factura (Invoice
Actions). Seleccione todas las lneas que desee despachar (manteniendo oprimida la tecla de CTRL al
momento de que da un clic con el mouse en la lnea).
Seleccionar Retenciones de Emisin (Release Holds).
En el campo de Nombre de la Retencin (Hold Name), seleccione el nombre de un tipo de retencin que
desee despachar, o acepte la predeterminacin de Todo (All) para despachar todas las retenciones para cada
factura.
Seleccione un Nombre de Emisin (Release Name). Puede seleccionar cualquier de las Validaciones de
Factura (Invoice Approvals) definidas con el tipo de Razn de Despacho Rpido de Retencin (Hold Quick
Release Reason). Cuando el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha las retenciones, stas
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asignan automticamente el nombre de despacho para todas las retenciones que se puedan despachar para
todas las facturas. Ignore de manera opcional la razn de despacho asociada con el Nombre de Despacho
(Release Name).

Elija el botn de Aceptar (OK). El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha automticamente
todas las retenciones y asigna el nombre de despacho para todas las retenciones despachadas a travs de
las facturas mltiples que usted seleccion. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) tambin imprimen el
Reporte de Despacho Rpido de Autorizacin de Factura (Invoice Approval Quick Release Report).
Guarde su trabajo.
Despachar Retenciones de Pago Programado.
En la Ventana de Facturas (Invoices Window) en el botn de Retenciones (Holds), seleccione el botn de
Pagos Programados (Scheduled Payments).

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Seleccione el botn de Retenciones (Hold) para despachar la retencin de un pago programado.


Guarde su trabajo.
Despacho de Retencin de Proveedor.
Para despachar Retenciones de Proveedor, Correspondencia Requerida y de Cantidad desde una factura,
vea lo anterior: Despachar Retenciones desde una Factura (Releasing Holds from an Invoice). Para
despachar la opcin de Retener Todos los Pagos (Hold All Payments) para una sucursal de proveedor,
simplemente seleccione la opcin en la ventana de Sucursales de Proveedor (Supplier Sites).

Registro en el Libro Mayor General.


Cuide que las retenciones puedan controlar el registro de las lneas de distribucin de factura en el Libro
Mayor General. Los usuarios pueden crear sus propias retenciones e identificarlas como retenciones
registrables o no registrables. La mayora de las retenciones enviadas de Oracle permiten el registro en el
Libro Mayor General.
Restricciones de Despacho de Retenciones.
Botn de Encontrar (Find): Cuando utiliza el botn de Encontrar (Find) para colocar las facturas de las
que desea despachar retenciones, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha nicamente las
retenciones que corresponden con los criterios de encontrar factura.
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Retenciones del Sistema (System Holds): El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) aplica algunas
reservas que usted no puede despachar. Puede utilizar la ventana de Retenciones de Factura (Invoice Holds)
del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench) para ver las facturas con estas retenciones, pero no
puede despachar estas retenciones. Debe localizar el problema que ocasion que la Validacin (Approval)
pusiera la retencin en la factura y posteriormente volver a presentar Validacin (Approval) para despachar
las retenciones. Usted no puede despachar las siguientes retenciones:
Variacin de Distribucin (Dist Variance).
cantidades de distribucin de la factura.

La cantidad de la Factura no es igual a la suma de las

Sin Tasa (No Rate). La factura de divisa extranjera no tiene una tasa de cambio asignada a ella.
No Puede Financiar un Cheque (Can't Funds Check). El presupuesto no existe para el periodo de
contabilidad de la factura o la cuenta de distribucin de la factura no es igual a la cuenta de distribucin de la
orden de compra. Esta retencin la utiliza el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente si usted
utiliza la cuenta de gravamen y el mtodo absoluto o de advertencia de control presupuestario.
Periodo Futuro (Future Period). El periodo de contabilidad de factura tiene un estado futuro en la forma de
Controlar Estados de Periodo (Control Period Statuses).
Correspondencia Final (Final Matching). La factura tiene una o ms distribuciones correspondientes con
una orden de compra cerrada permanentemente.
No Puede Intentar Cerrar una Orden de Compra (Can't Try PO Close). La factura tiene una
correspondencia final con la orden de compra, pero la Valoracin (Approval) coloc una o ms retenciones en
la factura durante la autorizacin. Una retencin sobre una factura que se hizo corresponder con una orden
de compra evita que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) cierre permanentemente la orden de
compra.
Invalidacin de Cuenta de Distribucin (Dist Acct Invalid). La distribucin de la factura tiene una cuenta
no vlida. Una cuenta no vlida evita que usted registre una factura o pago en su libro mayor general.
Utilice estos reportes para revisar y aprobar todas las retenciones despachadas usando Despachos
Rpidos (QuickReleases). Estos reportes, clasificados por proveedor, ponen en una lista todas las facturas
retenidas despachadas as como las no despachadas. Los criterios de seleccin ingresados en la ventana de
Encontrar (Find) tambin se imprime en una pgina por separado al principio del reporte. Un reporte se
genera para cada Despacho Rpido (QuickRelease) en lnea.
Ejecutar Reporte de Notificacin de Agente de Retencin Correspondiente.
Este reporte opcional puede presentarse para informar a un agente de compras cualquiera de las retenciones
de correspondencia debido a la variacin entre una factura y la orden de compra del agente. Se generar una
notificacin para cada agente de compra que haya emitido una orden de compra que tenga una variacin con
la factura de correspondencia.
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E mails de Advertencia para el Comprador / Solicitante.


Se proporcionan cuatro advertencias automticas en la configuracin inicial:

Facturas sobre Retencin de Precio (Invoices on Price Hold): Esta advertencia peridica y semanal
solicita a la base de datos las facturas actualmente sobre la Retencin de Precio (Price Hold) y le notifica al
agente de compras que lo origin cada factura retenida. Cuando un agente de compras nico tiene dos o
ms facturas por Retenciones de Precio (Price Holds), nicamente se enva un mensaje describiendo cada
factura retenida.

Facturas sobre Retencin de Cantidad Ordenada (Invoices on Quantity Ordered Hold): Esta advertencia
peridica y semanal busca facturas sobre Retenciones de Cantidad Ordenada (Quantity Ordered Hold). Si
hay excepciones, se enva un mensaje de resumen para cada agente de compras responsable solicitndole
que resuelva las retenciones ocasionadas por una diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad
ordenada.

Retencin de Cantidad Recibida (Quantity Received Hold): Esta advertencia peridica y semanal busca
facturas en Retencin de Cantidad Recibida (Quantity Received Hold) y notifica al agente de compras que lo
origin cada factura retenida. El mensaje de resumen describe cada factura retenida y solicita al agente que
resuelva la(s) retencin(s).

Retencin de Recibo (Receipt Hold): Esta advertencia peridica y semanal busca artculos atrasados que
no han sido recibidos. Si hay excepciones, se enva un Email al solicitante original pidindole el
reconocimiento del recibo en Compras de Oracle (Oracle Purchasing).

Retenciones - Sus razones y Resolucin


A continuacin hay una lista de las posibles retenciones, sus razones y una breve descripcin de cmo
resolverlas.
Retenciones de Factura (Invoice Holds)
Nombre:

Cantidad

Razn:

Cantidad de factura > lmite de cantidad de factura especfico para un sitio de


proveedor.

Resolver:

Ajustar cantidad de factura en la forma de Validacin de Factura (Invoice


Approval).

Nombre:

Impuesto Retenido.

Razn:

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) de Oracle no pueden realizar


retenciones automticas de impuesto.

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Resolver:

Corregir el error que ocasion la falla automtica de la retencin del


impuesto.

Nombre:

Proveedor.

Razn:

Habilitar la opcin de Retencin Facturas Futuras para una sucursal de


proveedor.

Resolver:

Evitar retenciones futuras, ingresar No en el campo de Retenciones Facturas


Futuras (Hold Future Invoices) en la forma de proveedor de Ingreso (Enter).

Nombre:

Orden de Compra Nula

Razn:

Hacer corresponder una factura con una orden de compra no aprobada o


nula.

Resolver:

Revocar las lneas de distribucin que tienen correspondencia (ver


procedimiento de Facturas - Ajustes) y hacer corresponder una Orden de
Compra vlida o solicitar que Compras (Purchasing) corrija la Orden de
Compra nula.

Nombre:

Impuesto de Cuenta Natural (Natural Account Tax).

Razn:

Usted asign un Nombre Fiscal (Tax Nombre) para un gasto o cuenta de


activo en la ventana de Opciones de Impuesto (Tax Options), y habilit la
opcin de Reforzar el Impuesto en el mdulo de Cuentas por Pagar (Enforce
Tax From Accounts Payable) y el nombre fiscal no corresponde con la
cuenta.

Resolver:

Cambiar el nombre fiscal por el nombre fiscal correcto.

Retenciones de Correspondencia
Nombre:

No Puede Intentar Cerrar la Orden de Compra.

Razn:

La acumulacin de recibo en lnea habilitado en el mdulo de Compras de


Oracle (Oracle Purchasing) y la cantidad de la orden de compra entregada no
es igual a la cantidad recibida.

Resolver:

Solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que resuelva la


informacin de entrega de la orden de compra.

Nombre:

No Puede Intentar un Cierre Final.

Razn:

Factura (final correspondiente con la orden de compra) ubicada en retencin).

Resolver:

Despachar la retencin de la factura .

Nombre:

Diferencia de Divisa.

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Razn:

La divisa de la factura no corresponde con la divisa de la orden de compra.

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento de Facturas - Ajustes (o solicitar


al departamento de Compras (Purchasing) que corrija la Orden de Compra).

Nombre:

Correspondencia Final.

Razn:

La factura se hizo corresponder con la orden de compra permanentemente


cerrada.

Resolver:

Revocar la factura correspondiente con la orden de compra cerrada.

Nombre:

Correspondencia Requerida.

Razn:

La factura no corresponde con la orden de compra.

Resolver:

Hacer corresponder la factura con la orden de compra.

Nombre:

Cantidad Ordenada Mxima (Max Qty Ord)

Razn:

La cantidad facturada es mayor que la suma de la cantidad ordenada.

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o ajustar


tolerancia (o solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que corrija la
Orden de Compra).

Nombre:

Cantidad Mxima Recibida (Max Qty Rec)

Razn:

La cantidad facturada es mayor que la suma de la cantidad recibida.

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o ajustar


tolerancia (o solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que corrija la
Orden de Compra).

Nombre:

Cantidad de Tasa Mxima (Max Rate Amount)

Razn:

La variacin del tipo de cambio excede la tolerancia de cantidad.

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o ajustar


tolerancia (o solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que corrija la
Orden de Compra).

Nombre:

Cantidad Mxima de Envo (Max Ship Amount)

Razn:

La variacin entre la cantidad de la factura y la cantidad de envo excede el


lmite de tolerancia de cantidad.

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07 Junio 2004

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o ajustar


tolerancia (o solicitar al departamento de compras Compras (Purchasing) que
corrija la Orden de Compra).

Nombre:

Cantidad Total Mxima (Max Total Amount)

Razn:

Suma de la factura y las variaciones del tipo de cambio exceden el lmite de


tolerancia de cantidad.

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o ajustar


tolerancia (o solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que corrija la
Orden de Compra).

Nombre:

Orden de Compra No Aprobada (PO Not Approved)

Razn:

La orden de compra con asociacin no se aprob

Resolver:

Solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que apruebe la Orden de


Compra.

Nombre:

Precio (Price)

Razn:

El precio unitario de la factura es mayor que el precio unitario de la orden de


compra multiplicado por la suma de 1 ms el porcentaje de tolerancia.

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o ajustar


tolerancia (o solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que corrija la
Orden de Compra).

Nombre:

Cantidad Ordenada (Qty Ord)

Razn:

La cantidad facturada es mayor que la cantidad ordenada multiplicada por la


suma de 1 ms el porcentaje de tolerancia.

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o ajustar


tolerancia (o solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que corrija la
Orden de Compra).

Nombre:

Cantidad Recibida (Qty Rec)

Razn:

La cantidad facturada es mayor que la cantidad recibida multiplicada por la


suma de 1 ms el porcentaje de tolerancia.

Resolver:

Solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que se ponga en contacto


con el solicitante e ingrese el recibo o ajuste la tolerancia.

Nombre:

Calidad (Quality)

Razn:

La cantidad facturada excede la cantidad aceptada.

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Resolver:

Solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que resuelva la excepcin


y actualice la Orden de Compra.

Nombre:

Excepcin de Recibo (Rec Exception)

Razn:

El recibo de la orden de compra indica una excepcin.

Resolver:

Solicitar al departamento de Compras (Purchasing) que resuelva la excepcin


y actualice la Orden de Compra.

Nombre:

Diferencia de Impuesto (Tax Difference)

Razn:

El nombre fiscal de la factura no es igual al nombre fiscal de la orden de


compra, o son iguales pero el marcador gravable est establecido en No para
los Envos de Orden de Compra (No for PO Shipments).

Resolver:

Corregir la factura mediante el procedimiento Facturas - Ajustes o solicitar al


departamento de Compras (Purchasing) que corrija la Orden de Compra.

Reservas de Variacin
Nombre:

Variacin de Distribucin (Dist Variance)

Razn:

La cantidad de la factura no es igual a la suma de las cantidades de la lnea


de distribucin.

Resolver:

Ajustar las lneas de distribucin de la factura o la cantidad de la factura


mediante el procedimiento de Facturas - Ajustes.

Nombre:

Margen de Cantidad de Impuesto (Tax Amount Range)

Razn:

La cantidad del impuesto es menor que [(la tasa de impuesto multiplicada por
el total de la lnea de distribucin gravable) menos la cantidad de tolerancia] o
la cantidad de impuesto mayor a [(la tasa de impuesto multiplicada por el total
de la lnea de distribucin gravable) ms la cantidad de tolerancia].

Resolver:

Ajustar la tasa de impuesto para el nombre fiscal, cambiar el nombre fiscal en


las lneas de distribucin de la factura o ajustar la tolerancia de impuesto.
Los ajustes de la factura se procesan mediante el procedimiento de Facturas
- Ajustes.

Nombre:

Variacin de Impuesto (Tax Variance)

Razn:

La cantidad del impuesto es menor que [(la tasa de impuesto multiplicada por
el total de la lnea de distribucin gravable) multiplicada por (1 menos el
porcentaje de tolerancia)] o la cantidad de impuesto es mayor que [(la tasa de
impuesto multiplicada por el total de la lnea de distribucin gravable)
multiplicado por (1 ms el porcentaje de tolerancia)]

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Resolver:

07 Junio 2004

Ajustar la tasa de impuesto para el nombre fiscal, cambiar el nombre fiscal en


las lneas de distribucin de la factura o ajustar la tolerancia de impuesto.
Los ajustes de la factura se procesan mediante el procedimiento de Facturas
- Ajustes.

Retenciones Varias
Nombre:

Periodo Futuro (Future Period)

Razn:

Una o ms distribuciones de lnea de factura con una fecha de Libro Mayor


General en un periodo de cuenta con un estado de Futuro.

Resolver:

Solicitar al Administrador del mdulo de Cuentas por Pagar (AP Manager)


que cambie el estado del periodo (forma de Control de Estados de Periodo
(Control Period Statues)).

Nombre:

Sin Tasa.

Razn:

No hay tipo de cambio para la factura de divisa extranjera.

Resolver:

Ingresar la tasa de cambio o presentar AutoRate.

Nombre:

Todos los Pagos - *especial* (All Payments - *special*)

Razn:

Retener Todos los Pagos (Hold All Payments) habilitado para una sucursal
del proveedor. Nota: mientras no se coloque ninguna retencin, la opcin
habilitada evita el pago de las facturas de la sucursal del proveedor.

Resolver:

Solicitar al Gerente del rea de Cuentas por Pagar (AP Manager) que ingrese
No en el campo de Retener Todos los Pagos (Hold All Payments) en la forma
de Ingresar Proveedor (Enter Vendor) para un sitio de proveedor. De manera
alternativa, procese y registre un pago manual.

Retencin de Cuenta
Nombre:

Distribucin de cuenta invalida

Razn:

Lnea de distribucin de factura distribuida al flexfield de cuenta nulo.

Resolver:

Corregir el flexfield de contabilidad mediante el procedimiento de Facturas Ajustes.

Nombre:

Cuenta ERV (Variacin de Tipo de Cambio) Nulo (ERV Acct Invalid)

Razn:

Invalidar la cuenta de Variacin de Tipo de Cambio (Exchange Rate


Variance) utilizada en la distribucin de la factura. Esto puede hacerse

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nicamente si se encuentra habilitado Compensaciones Automticas


(Automatic Offsets).
Resolver:

Corregir la cuenta y volver a presentar la Validacin (Approval).

Nombre:

Cuenta de Pasivo Nula (Liab Acct Invalid)

Razn:

Invalidar la cuenta de Pasivo utilizada en la distribucin de la factura. Debe


hacerse nicamente si se encuentra habilitado Compensaciones Automticas
(Automatic Offsets).

Resolver:

Corregir la cuenta y volver a presentar la Validacin (Approval).

Nombre:

No Puede Financiar Cheques (Cant Funds Check)

Razn:

No existe presupuesto para la cuenta en el periodo contable de la factura. La


cuenta de la factura no es igual a la cuenta de la orden de compra.

Resolver:

Crear un presupuesto en el Libro Mayor General y volver a presentar o


ingresar una cuenta diferente para la distribucin de factura.

Nombre:

Fondos Insuficientes (Insufficient Funds)

Razn:

La cantidad de distribucin de la factura excede los fondos disponibles.

Resolver:

Para resolver la retencin ingresar una cuenta diferente para la distribucin


de factura o transferir fondos o habilitar al usuario en el Libro Mayor General
para que ignore el control de fondos o emitir manualmente en la ventana de
Retenciones de Factura (Invoice Holds).

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1.5 Importacin de Reporte de Gastos


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Importar Reportes de Gastos

Objetivo:

Importar, como facturas, Reportes de Gastos (Expense Reports)


ingresados en el mdulo de Cuentas por Pagar Oracle (Oracle Payables).

Prerrequisitos:

1. Empleados ingresados, con sus ubicaciones y direcciones de gastos.


2. Plantilla(s) de Reporte de Gastos definidas
3. Anticipo para empleado procesado

Descripcin General.
Despus de ingresar los Reportes de Gastos (Expense Reports), debe importarlos en el mdulo de Cuentas
por Pagar Oracle (Oracle Payables).
Esto tiene como objetivo registrar contablemente los gastos de viajes de los empleados.

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Importar reportes de gastos ingresados en el mdulo de Cuentas por Pagar Oracle (Oracle Payables)
como facturas.
Navegar por:

Otros>Solicitudes>Ejecutar>Solicitud
(Other>Requests>Run>Request Single)

Seleccionar:

Programa de Importacin de informe de gastos

nica

Ingresar Parmetros:
Nombre de Lote (Batch
Name):

Ingresar un nombre nico de lote.


Usar la misma convencin de
designacin de nombre en cuanto a las facturas, Usuario_Siglas_Fecha
(Da, Mes y Ao)_ Secuencia diaria numero:
(User_Initials-Date
(MM/DD/YY)-Daily_Sequence_No). y agregar RG al final para denotar los
Reportes de Gastos (por ejemplo, GL111900-01RG)

Resumir
informe
(Summarize Report):

Establezca No para obtener los Reportes de Importacin (Import Reports)


por medio del reporte de gastos.

Origen (Source):

Seleccionar el predeterminado Reportes de Gastos por Cuentas por Pagar


(Payables Expense Reports).

Fecha

contable

(GL

Ingresar la fecha actual o la que usted seleccione.

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Date):
Fecha de Depuracin
(Purge Date):

Djelo en blanco. Los Reportes de Gastos (Expense Reports) se depuran


como parte de un proceso separado de administracin de depuracin.

Transferir el Flexfield
descriptivo
(Transfer
Descriptive FlexField):

Acepte el No predeterminado, a menos que los Flexfields descriptivos del


cliente se hayan establecido en la forma de Reportes de Gastos (Expense
Reports).

Seleccionar:

Botn de Aceptar (OK) y oprimir Ejecutar.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea facturas con los siguientes atributos:

Reporte de Tipo de Gastos.

Nmero de Factura del Reporte de Gastos.

Distribuciones de la factura basadas en los Artculos del gasto.

Pagos programados basados en los trminos de pagos definidos en la ventana de Opciones por Pagar
(Payables Options).

Mtodo de Pago definido en la ventana de Opciones Financieras (Financials Options).

A los empleados se les dar un nmero de proveedor despus de que el Programa de Importacin de Factura
por Pagar (Payables Invoice Import Program) se ha ejecutado de manera exitosa.
Cuando el programa est completo, puede solicitar las nuevas facturas en la Mesa de Trabajo de Facturas
(Invoice Workbench). Las nuevas facturas estn listas para su aprobacin y pago.

Revisin de los Reportes AP


El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) produce automticamente los siguientes reportes, de manera que
usted puede revisar las facturas que cre de manera exitosa Importacin de Facturas (Invoice Import), y las
facturas que Importacin de Facturas (Invoice Import) no fue capaz de importar.
Reporte de Importacin de Facturas (Invoice Import Report)
Use este reporte para revisar la informacin detallada para cada factura con importe durante la Importacin de
Factura por Pagar. Tambin puede revisar el nmero total y la cantidad de facturas que el mdulo de
Cuentas por Pagar import de manera exitosa de los Reportes de Gastos (Expense Reports). Puede
presentar el Reporte de Importacin de Factura (Payables Invoice Import) en un resumen o en detalle,
utilizando el parmetro de Reporte de Resumen (Summarize Report) al presentar la Importacin de Factura
por Pagar (Payables Invoice Import). El reporte de resumen muestra nicamente el nmero total y la cantidad
de las facturas importadas.
Reporte de Excepciones e Importacin de Factura (Invoice Import Prepayments Applied Report)
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07 Junio 2004

Utilice este reporte para revisar las excepciones que ocurrieron durante el procedimiento de Importacin de
Factura por Pagar. Si se importan los reportes de gastos, el mdulo de Cuentas por Pagar pone en la lista al
empleado y la informacin de reporte de gastos, para cada reporte de gastos por los que el mdulo de
Cuentas por Pagar no cre una factura y la razn por la que una factura no puede crearse.
Reporte Aplicado de Anticipos de Importacin de Factura (Invoice Import Prepayments Applied
Report)
Utilice este reporte para revisar los anticipos aplicados a los reportes de gastos que import en el modulo de
Cuentas por Pagar (Payables). El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprimen en una lista todos los
anticipos que se aplicaron durante la Importacin de Factura (Invoice Import).
Registro de Factura para el Lote Importado
Adems, Ejecute y Revise el Registro de Factura (Invoice Register), particularmente las cuentas cargadas de
Gastos (Expense) y apruebe el lote.

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07 Junio 2004

1.6 Registro de Reembolso


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Registro de Reembolso

Objetivo:

Registrar un reembolso recibido de un proveedor o un empleado.

Prerrequisitos:

1. Existencia de un saldo acreedor pendiente del proveedor o el


empleado.
2. Una cuenta bancaria para el reembolso que va a depositarse

Descripcin General
Una funcin del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) le permite registrar reembolsos recibidos de
proveedores o empleados.
Puede usar la funcin de reembolso para cerrar los saldos acreedores pendientes.
Un reembolso es un nuevo tipo de pago usado en la Mesa de Trabajo de Pagos (Payment Workbench).
Cuando registra un reembolso, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) debita o carga a su efectivo o su
cuenta de caja transitoria y abona a su cuenta de pasivos (o cuenta de gastos en caso de usarse cuenta de
caja).

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Registro de reembolso cuando existe saldo acreedor (pasivo).


Navegar por:

Pagos >Asiento> Pagos (Payments>Entry>Payments)

Aparecer la pantalla pagos

Tipo (Type):

De las opciones seleccione Rembolsar (Refund)

Cuenta Bancaria (Bank Seleccione la Cuenta Bancaria (Bank Account)


Account):
Documento

Forma de pago.

Nm. De Documento Ingrese nmero de documento.


(Document Num.):
Fecha
Date):

Pago (Payment Ingrese la fecha de pago o determnela por medio del calendario de seleccin
que aparecer oprimiendo el seleccionador del lado derecho del campo.

Importe Pago (Payment Ingrese el importe del reembolso de forma negativa.


Amount):
Continuando con los dems campos de la pantalla pagos llnelos segn instrucciones

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07 Junio 2004

(Supplier Ingrese nombre del proveedor o seleccinelo por medio del resumen de
proveedores que aparecer oprimiendo el seleccionador [:::] del lado derecho
del campo.

Proveedor
Name):

Nmero del Proveedor Ingrese nmero del proveedor o aceptar el predeterminado.


(Supplier Number)
Sucursal
Proveedor Ingrese la sucursal del Proveedor (Supplier Site or type) [Opcin] ([Tab]) o
aceptar lo predeterminado.
(Supplier site):

Elija:
Seleccione:

Ingresar / Ajustar Facturas (Enter/Adjust Invoices Button)


Seleccione las facturas que desee pagar

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Puede elegir una notificacin de abono / cargo o cualquier combinacin de facturas, reportes de gastos,
notificaciones de saldo y abono, ya que la suma total es negativa e igual a la misma cantidad de reembolso.
Guarde su trabajo.
Registro de un reembolso cuando no existe saldo acreedor
Si su proveedor le enva un reembolso cuando no hay saldo acreedor, deber registrar una notificacin de
cargo y pagarlo con un reembolso.
Registro de un reembolso para Anticipo
Si su proveedor le enva un reembolso para un prepago (por ejemplo, un reembolso para un depsito)
necesita seguir los siguientes pasos:
1.

Ingresar una Factura y aplicarla al prepago.

2.

Ingresar una notificacin de cargo para la factura.

3.

Pagar la notificacin de cargo con un reembolso

Cancelacin de Reembolsos
Puede cancelarse un reembolso de la misma manera en que se cancela cualquier otro pago.
Ver el documento Suspensin y Cancelacin de Pagos (AP Stop and Void Payments Training) para ms
detalles.
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07 Junio 2004

1.7 Transferencia del Libro Mayor General (GL)


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Transferencia del Libro Mayor General (GL)

Objetivo:

Transferir informacin de la factura y pago desde el mdulo de Cuentas


por Pagar (Payables) (AP) para crear registros diarios en el Libro Mayor
General (GL)

Prerrequisitos:

1. Las facturas se aprueban o estn en una retencin de registro.


2. Los pagos se confirman

Descripcin General
Desde el momento en el que las facturas y los pagos efectuados por el modulo de Cuentas por Pagar
(Payables) (AP) tengan un impacto en la contabilidad, la informacin tiene que transferirse al Libro Mayor
General (GL). El procedimiento incluye:

Crear registros contables en el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables).

Verificar los movimientos no contabilizados.

Revisar y repasar todos los movimientos contables del mdulo de contabilidad, en caso de ser
necesario.

Verificar si las transacciones tienen retenciones de registro que les evitan ser transferidas al Libro
Mayor, y en consecuencia resolver dichas retenciones.

Transferir la informacin de contabilidad al Libro Mayor.

Revisar el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) (AP) y la informacin de contabilidad del Libro
Mayor General (GL)

Creacin de registros contables.


El beneficio de crear los movimientos contables en el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) (AP) es que
da la posibilidad de revisar y repasar los registros contables antes de que se transfieran al Libro Mayor
General (GL).
Navegar por:
Seleccionar:
Nombre de Solicitud:

Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica>Aceptar(Single Request>OK)
Proceso Contable de Payables (Cuentas por Pagar)(Payables Accounting
Process)

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07 Junio 2004

Los parmetros del Procedimiento de Contabilidad del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
son:
Desde Fecha de Cuenta
(Account From Date):

Ingresar las fechas de inicio del movimiento contable para el que desee
crear los registros de contabilidad.

Hasta Fecha de Cuenta


(Account to Date):

Ingresar las fechas finales del movimiento contable para el cual desea crear
los registros de contabilidad.

Clase de Documento
(Document Class):

Facturas (Invoices), Pagos (Payments) o Todo (All)

Ejecutar Transferencia
a GL (Submit Transfer
to GL):

Elegir si desea iniciar el programa de Transferencia al Libro Mayor General


(GL) inmediatamente despus de la creacin de los movimientos contables.

Ejecutar Importacin de
Asientos
(Submit
Journal Import):

Elegir si desea iniciar el programa de Importacin de Diario (Journal Import)


inmediatamente despus de la Transferencia del mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) al Libro Mayor General (GL) (Payables to GL Transfer).

Validar
Cuentas
(Validate Accounts):

Elegir si desea que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) (AP)


confirmen que cuentas creadas son cuentas vlidas en el Libro Mayor
General (GL).

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Resumir
Informe
(Sumarize Report):

07 Junio 2004

Elegir si desea resumir el Reporte. Si elige un reporte detallado y crea la


contabilidad para varias transacciones, este reporte debe resultar
demasiado largo.

Aunque se recomienda utilizar este proceso de lote para crear los registros contables de manera centralizada
del mdulo de Cuentas por Pagar, es posible crear registros contables diarios en lnea para transacciones
especficas mediante el uso de los botones Crear contabilidad (Create accounting) en algunas de las
formas de facturas y pagos.

Nota: Para el caso del mtodo contable de Cash, solo muestra lel proceso de crear contabilidad para los
pagos, ya que hablando de las facturas solo muestra las lneas de visualizar compromisos.

Verificar los registros contables no contabilizados.


Utilice el Reporte de Transacciones No Contabilizadas (Unaccounted Transactions Report) para identificar las
transacciones no contabilizadas y resolver cualquiera de los problemas que evitan la creacin de registros
contables.
Navegar por:
Seleccionar:
Nombre de Solicitud:

Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar.
Informe Transacciones No Contabilizadas (Unaccounted Transactions
Report)

Revisar y verificar los registros de contabilidad.


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07 Junio 2004

Puede revisar los registros de contabilidad del mdulo de Cuentas por Pagar y ajustarlas.
Si el Estado de Contabilidad (Accounting Status) sobre los asientos registrados es Error, es posible ajustar la
Cuenta (Account) y los campos de Descripcin (Description).
Si el Estado de Contabilidad (Accounting Status) sobre los asientos registrados es Contabilizado
(Accounted), es posible ajustar nicamente el campo de Descripcin (Description).

Navegar por:

Contabilidad>Actualizar
Accounting Entries)

Asientos

Contables

(Accounting>Update

Esta le permite ver los asientos contables registrados y actualizar los campos permitidos.

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Es posible ver la informacin de contabilidad de dos maneras adicionales: Cuentas T (T Accounts) y Resumen
de Actividad (Activity Summary). Esto puede hacerse siguiendo los pasos:
Seleccione

Botn de Visualizar Contabilidad (View Accounting)

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Botn de Cuentas T (T Accounts)

Elegir:

Y elegir entre los botones Cuentas T (T Accounts) y el Resumen de Actividad (Activity Summary).

Tambin es posible ver los registros contables si usted sigue el siguiente paso:
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Navegar:

Contabilidad>Visualizar
Accounting Lines)

07 Junio 2004

Lneas

Contables

(Accounting>View

Pero esta forma no le permite ver directamente la informacin de contabilidad en los formatos de Cuentas T (T
Accounts) y Resumen de Actividad (Activity Summary).

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07 Junio 2004

Transferir al Libro Mayor General (GL)


El proceso de Transferencia de Cuentas por Pagar (Payables) al Libro Mayor General (GL) (Payable Transfer
to General Ledger) enva la cuenta de cargo de la factura y la distribucin de pago al Libro Mayor General
(GL). Si el procedimiento se ejecuta de manera exitosa, las distribuciones de la factura y las distribuciones
de pago que se han enviado al Libro Mayor General (GL) se marcan como Contabilizado (Posted). Esto
evita que las facturas y los lotes de factura se enven al Libro Mayor General (GL) ms de una vez.
Navegar por:
Seleccionar:
Nombre
requerimiento:

del

Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Transferencia de Cuentas por Pagar a General Ledger (Payables Transfer
to General Ledger).

Los parmetros de Transferencia de Cuentas por Pagar (Payables) al Libro Mayor General (GL) son:

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Nombre del Juego de


Libros (Seto f Books
Name):

Este un campo requerido. Si nicamente es una serie de libros, aceptar


predeterminado.

Transferir
Libros.

Aceptar No, utilizado con MRC.

juegos

de

Nombre de Lote (Batch


Name):

Este un campo opcional. Deje en blanco para que el procedimiento


seleccione las transacciones idneas para enviar al Libro Mayor General
(GL) desde todos los lotes.

Desde
Date):

De manera opcional, ingrese la fecha de inicio del perodo del mdulo de


Cuentas por Pagar (Payables) (AP) que desee enviar al Libro Mayor
General (GL).

Fecha

(From

Hasta Fecha (To Date):

De manera opcional, ingrese la fecha final del perodo del mdulo de


Cuentas por Pagar (Payables) (AP) que desee enviar al Libro Mayor
General (GL).

Categora de
(Journal
Category):

Puede aceptar lo que est predeterminado como TODO (ALL).

Asiento
Entry

Validar
Cuentas
(Validate Accounts):

Aceptar Predeterminado.

Transferir Interface GL
(Libro
Mayor
General)(Transfer to GL
Interface):

Aceptar Predeterminado.

Ejecutar Importacin de
Asientos
(Submit
Journal Import):

Si est listo para transferir al Libro Mayor General (GL) elija la


predeterminacin de S (Yes).

NOTA IMPORTANTE: El proceso Concurrente (Transferencia del mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) al Libro Mayor General (GL)) (Payables Transfer to General Ledger) crea el Reporte de
Ejecucin de Importacin de Diarios (Journal Import Execution Report). Reviselo y confirme que la
columna de Estado (Status) contiene la palabra EXITOSO (SUCCES). Cualquier error encontrado
durante la transmisin se pondr en una lista en el reporte. Contacte al Administrador de Libro Mayor
General (GL) para resolver cualquiera de las excepciones (por ejemplo, una cuenta temporalmente
inhabilitada).
Vuelva a presentar el procedimiento de Transferencia del Mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) al Libro
Mayor General (GL) para enviar la informacin de contabilidad nueva y ajustada al Libro Mayor General (GL).
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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Revisar informacin de contabilidad del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) transferida al Libro
Mayor General (GL)
El Registro de Factura Contabilizada (Posted Invoice Register) muestra la informacin de la factura que usted
ha transferido al Libro Mayor General (GL) para crear registros contables diarios. Usted transfiri la factura y
la informacin del pago a su Libro Mayor General (GL) cuando present la solicitud concurrente de
Transferencia del Mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) al Libro Mayor General (GL). Despus de
registrar los asientos, puede utilizar este reporte para verificar que la cantidad total de la factura es igual a la
cantidad total de distribucin de la misma. Si existe una variable, puede comparar la cantidad de cada factura
con el total de las lneas de distribucin de la factura para identificar su cuenta. Las variaciones resultan de
las entradas corregidas.

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Cuentas por Pagar

Navegar por:
Seleccione:
Nombre
Requerimiento:

del

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Otro>Solicitudes>ejecutar(Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Registro de Factura Contabilizada (Posted Invoice Register)

El Registro de factura contabilizada tiene los siguientes parmetros:


Periodo:

Aceptar Predeterminado.

Contexto
de
Informacin (Reporting
Context):

Aceptar Predeterminado.

Hasta Fecha Contable


(To Accounting Date):

Ingrese la fecha final del perodo del mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) que desea enviar al Libro Mayor General (GL).

Cuenta Pasivo

Opcional.

Incluir Lote de Asientos


Diarios

Seleccione Si o No.

Lote de Asiento Diario

Opcional.

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(Journal Entry Batch):

Ordenar Por (Order By):

Elija entre el Lote de Entrada Diario (Journal Entry Batch) o Divisa Ingresada
(Entered Currency).

El reporte de Registro de Pagos (Posted Payments Register) se utiliza para revisar los pagos registrados en
un periodo particular. Utilice este reporte para revisar la actividad del pago para cada cuenta bancaria utilizada
durante el perodo. Los pagos en cero no se muestran en este reporte. Para todos los dems pagos que
usted registra en un lote de registros contables diarios, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestran
la cantidad del pago y la cantidad de descuento tomada en la divisa que utiliz para pagar.
Utilice estas cantidades al conciliar los pagos con sus cuentas bancarias.
Navegar por:
Seleccione:
Nombre del reporte:

Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Registro de Pago Contabilizado (Posted Payments Register)

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Periodo:

Poner periodo contable.

Contexto
de
Informacin (Reporting
Context):

Aceptar Predeterminado.

Desde Fecha Contable


(From
Accounting
Date):

Ingrese la fecha de inicio del perodo contable del mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) que desee enviar al Libro Mayor General (GL).

Hasta Fecha Contable


(To Accounting Date):

Ingrese la fecha final del perodo contable del mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) que desee enviar al Libro Mayor General (GL).

Nombre de la Cuenta
Bancaria.
(Name
of
Bank Account)

Anotar nombre del banco y cuenta bancaria.

Cuenta Pasivo (Liability


account)

Opcional.

Incluir Lote de Asientos


Diarios

Opcional.

Lote
de
Asientos
Diarios (Journal Diary
Entry):

Opcional.

Clasificar
Contabilizados
(Order By):

Elija entre Lote de Entrada Diario o Divisa Ingresada

Pagos
Por

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Crear altas Masivas.


El proceso de Creacin de Altas Masivas (Mass Additions Create) enva distribuciones por pagar a los
Activos Fijos de Oracle (Oracle Fixed Assets) para revisarlos como posibles Activos (Assets).
Navegar por:
Seleccionar:
Nombre del reporte:

Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Informe Crear Altas Masivas (Mass Additions Create)

Los parmetros de solicitud de Crear Adiciones Masivas (Create Mass Additions) son:

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Libro (Book):

07 Junio 2004

Serie de Libros (Book) que enva a estas lneas de distribucin en Activos.

El proceso concurrente selecciona nicamente las lneas de distribucin de factura que cumplen con los
criterios que usted ingres en los dos campos anteriores. Cuando realice un pago para una de este tipo de
facturas y hace un descuento en ese pago, el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables)
envan las lneas de descuento, de manera que el pago real de la cantidad para un activo se refleja en los
Activos de Oracle. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) enva lneas de descuento para pagos
parciales y pagos totales. Si las lneas de distribucin de la factura asociadas con un descuento no se han
transferido o si el procedimiento concurrente no enva las lneas de distribucin de la factura, las lneas de
descuento asociadas nos envan a los Activos de Oracle (Oracle Assets).
Nota: Con el fin de que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) transfiera las lneas de distribucin a los
Activos Fijos de Oracle durante el procedimiento de Crear Altas Masivas, usted ha de haber cargado las
lneas de distribucin de la factura a una cuenta transitoria de activos, una cuenta transitoria de construccin
en proceso o una cuenta de gastos que haya asignado a una categora de activo en los Activos Fijos de
Oracle.
Cuando usted carga una lnea de distribucin de la factura a una cuenta de gastos, tambin debe asignar el
artculo como un activo en el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) al establecer el campo Buscar como
Activo (Track as Asset) a S (Yes) cuando ingresa una factura.
Si el proceso concurrente Crear Altas Masivas (Create Mass Additions) se completa de manera exitosa, se
imprime un reporte (Mass Additions Create Report) que pone en una lista las altas masivas creadas. Revisar
el reporte de Crear Altas Masivas (Mass Additions Create) para verificar que el proceso concurrente se
complet exitosamente y para examinar las lneas de distribucin de la factura enviadas desde el mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) a los Activos Fijos de Oracle (Oracle Fixed Assets).
Cuando ambas transferencias se realizaron se completaron exitosamente, ejecute bien el Registro de Factura
Contabilizado (Posted Invoice Register) y el Registro de Pagos Contabilizado (Posted Payments Register).

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1.8 Anticipos
Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Crear Factura de Anticipo

Objetivo:

Crear el anticipo en el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables).

Prerrequisitos:

1. Establecer un nuevo proveedor o utilizar un proveedor existente


2. Recibir solicitudes, por escrito o de manera electrnica (mediante un
formato de solicitud de cheque) para un anticipo

Descripcin General
Un anticipo es un tipo de factura que usted ingresa para pagar un adelanto de pago a un proveedor o un
empleado. Realice un anticipo casi de la misma manera en la que realiza una factura regular.
Revise el reporte de Estado del anticipo (Prepayment Status) para revisar los pagos no aplicados o no
pagados o las facturas pagadas parcialmente para los proveedores / empleados.

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07 Junio 2004

Ingreso de un Anticipo
Navegar por:
Oprimir:
Seleccionar:
Elegir:

Facturas>Asiento>Lotes de facturas (Invoices>Entry>Invoice Batches)


Icono de Encontrar (lmpara) y mostrar todos los nombres de los lotes.
Nombre del lote en donde se encuentre el anticipo o crear un lote.
Botn de Facturas (Invoices)

Le aparecer la pantalla de Facturas:

Tipo (Type):

Seleccionar Anticipo (Prepayment) como el Tipo de Factura (Invoice Type).

Ingrese los campos restantes como lo hiciera para una factura Estndar (Standard) excepto para los
siguientes campos especiales:

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Cuentas por Pagar

Tipo
de
Anticipo
(Prepayment Type):

07 Junio 2004

Seleccionar Temporario (Temporary) o Permanente (Permanent) el Tipo de


Anticipo (Prepayment Type).
El Tipo de Anticipo Temporal (Prepayment Type Temporary) se utiliza si
desea aplicar el anticipo a una factura o el adelanto a un reporte de gastos
de empleado.
El Tipo de Anticipo Permanente (Prepayment Type Permanent) se
utiliza si no desea aplicar el anticipo a una factura. Si no ha aplicado
ninguno de los anticipos, puede cambiar el Tipo de Anticipo
(Prepayment Type) de Permanente (Permanent) a Temporal
(Temporary) si decide aplicarlo ms adelante a una o ms facturas.

Fecha de Liquidacin
(Settlement Date):

Acepte el Predeterminado (Default) o cmbiela. El modulo de Cuentas por


Pagar (Payables) utiliza la Fecha de Liquidacin (Settlement Date) para
evitar que usted aplique un anticipo temporal a una factura hasta o despus
de la Fecha de Liquidacin del anticipo. No ingrese una Fecha de

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07 Junio 2004

Liquidacin para anticipos permanentes ya que no puede aplicar anticipos


permanentes a facturas. Cuando ingresa un anticipo para un proveedor, el
modulo de Cuentas por Pagar (Payables) ingresa la fecha actual como la
Fecha de Liquidacin predeterminada. Puede especificar cuntos das
agregar a la fecha del sistema para crear una Fecha de Liquidacin en los
adelantos del empleado (ver Definir Opciones de Sistema y
Predeterminados) (Define System Options, Defaults). Puede anular la
Fecha de Liquidacin predeterminada para cualquier anticipo o adelanto.
Puede establecer una asociacin Orden de Compra para su anticipo al ingresarlo al sistema. Si asocia un
anticipo con una orden de compra, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) le permite aplicar el anticipo
nicamente a las facturas que corresponden a la orden de compra asociada.
Si est utilizando diversos tipos de moneda, puede ingresar un anticipo en cualquier moneda que haya
definido. nicamente puede aplicar un anticipo a una factura en la misma moneda.
Seleccione:

Botn de Distribuciones (Distributions).

El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea una lnea de distribucin de manera automtica cuando
usted ingresa un anticipo. El modulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables) debita el Flexfield
Campo Flexible de Contabilidad de anticipos (Prepayment Accounting Flexfield) del sitio del proveedor, pero
usted deber llenar el campo de Cantidad (Amount). Si usted ingresa un nombre de impuesto en un anticipo,
el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) tambin crea una lnea de distribucin de impuesto.

El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) debita el Campo Flexible de Contabilidad de Impuesto (Tax
Accounting Flexfield) para el nombre de impuesto y carga esta cuenta al importe de impuesto que se ingres.
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) carga el Campo Flexible de Contabilidad de Anticipo
(Prepayment Accounting Flexfield) para la diferencia entre la cantidad de impuesto y la cantidad del dicho
anticipo.
Despus de completar el formato de Facturas (Invoices).
Seleccione:

El botn de Procesos...1 (Actions) para Validar (Approve) el anticipo.

Validar:
Escoger:

Seleccione la casilla de Validar (Approve).


Botn de Aceptar (OK)

Durante el procedimiento de Validacin (Approval), el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) verifica
la distribucin, impuesto y moneda para el anticipo. El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) ubica
uno o ms controles en el anticipo en caso de ser necesario. Despus de que present el anticipo
para Validacin (Approval), el Estado (Status) de su anticipo debe ser Pendiente de Pago, sin
Retenciones (Holds).

Cancelacin de un Anticipo
Si el estado del anticipo es No Validado o Pendiente de Pago (Unapproved or Unpaid), puede cancelar el
anticipo. Si elige cancelar un anticipo en estado No Validado o Pendiente de Pago (Unapproved or Unpaid),
el estado se actualiza a Cancelado (Cancelled) y el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) reduce
automticamente la cantidad de anticipo a cero. No puede aplicar un anticipo cancelado a una factura o un
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reporte de gastos. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea automticamente una lnea de
distribucin de reversin para el anticipo basado en la cantidad del anticipo que usted aplica.
Pago de un Anticipo
Debe pagar por completo un anticipo antes de aplicarlo a la factura. Una vez que el anticipo se ha realizado
usted puede volver a solicitar la pantalla de Facturas (Invoices) para ver el campo actualizado de Cantidad
Pagada (Amount Paid) y el campo actualizado de Estado (Status).
Cuando realiza el anticipo, el estado se actualiza Disponible (Available). El anticipo se encuentra ahora
disponible para aplicarlo a la factura.
Seleccione:

Ver el proceso de Pagos Rpidos 1.9

Le aparecer la pantalla de Procesos Factura:

Revise:
Seleccione:

La casilla Pagar Totalmente (Pay in Full).


Botn de Aceptar (OK)

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Aplicar un Anticipo
Navegar por:
Seleccione:

Facturas>Asiento>Lote de facturas (Invoices>Entry>Invoice Batches)


Botn de Facturas (Invoices)

En el momento que usted ingrese una factura para un proveedor con anticipos destacados,
el
modulo de Cuentas por Pagar (Payables) notifica la existencia de cualquier Anticipo con el mensaje:
Los anticipos 1 estn disponibles para aplicacin a facturas de este proveedor. El mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) le permite saber si el anticipo se encuentra disponible para aplicarlo a
una factura o si un adelanto se encuentra disponible para aplicarlo a un reporte de gastos de
empleado.
Aplique el anticipo al ingresar o seleccionar una o ms facturas a las cuales desea aplicarlo. Puede
seleccionar el anticipo y aplicarlo a una o ms facturas o puede seleccionar una factura y aplicar uno o ms
anticipos para sta.

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07 Junio 2004

Complete la introduccin de la factura para la que se aplicar el (los) anticipo(s), valide (apruebe) la(s)
facturas(s) y / o seleccione la(s) factura(s) validadas y completa (s).
Escoger:

Botn de Acciones (Actions)

Anotar la casilla:
Seleccione:

Imputar / No imputar Anticipos (Apply/Unapply)


Botn de Aceptar (OK)

Aparecer la pantalla de Imputar / No imputar Anticipos:


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07 Junio 2004

El formato Imputar / no imputar (Apply/Unapply) anticipos le permite aplicar, validar (Approval) e imprimir
anticipos as como desactivar anticipos existentes.
Con el ingreso del formato verifique la(s) lnea(s) de anticipos que se aplicar (n) e ingrese la cantidad que
desee aplicar. A medida que aplica un anticipo, el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) reduce la
cantidad del anticipo por la cantidad aplicada. El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea lneas
inversas de anticipos en dicho anticipo a medida que lo aplica. Una vez que aplic completamente un
anticipo, su cantidad es $0, y su Estado (Status) est Completamente Aplicado (Fully Applied).

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07 Junio 2004

Desactivar un Anticipo
Desactive Anticipos en el formato Imputar / no imputar Anticipos (Apply/Unapply Prepayments) al verificar la
casilla continua a cualquiera de los Anticipos Existentes (Existing Prepayments) que desee desactivar y lleve
a cabo la transaccin. Puede revertir completamente cualquier aplicacin de Anticipo.

Nota: Debe desactivar por completo un Anticipo antes de que pueda anular o detener un pago sobre un
documento con anticipo. Revise el reporte de Estado de Anticipos (Prepayment Status) (seleccionar
Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)) para revisar los pagos desactivados o pendientes de
pago o las facturas parcialmente pagadas para los proveedores / empleados. Este reporte puede utilizarse
para comparar las facturas y anticipos, para que los proveedores y empleados determinen si existen anticipos
destacados que puedan aplicarse para las facturas pendientes de pago.
Para la aplicacin de anticipos o adelantos a los reportes de gastos de empleado, consulte el documento de
Capacitacin para el Reporte de Gastos AP (AP Expense Report Training).

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1.9 Pagos Individuales


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Pagos Expedidos

Objetivo:

Pagar una factura con Pagos Rpidos (Quick Payments), para registrar
un Pago Manual (Manual Payment) o una Transferencia Electrnica (Wire
Transfer).

Prerrequisitos:

1. La(s) factura(s) que se pagar(n) debe ingresarse, aprobarse, no


estar cancelada, sin controles (holds), y debe tener la misma divisa
para el pago.
2. La orden de compra ingresada en el mdulo de Compra Oracle
(Oracle Purchasing) (para factura correspondiente).

Descripcin General del Proceso de Pagos Expedidos


Debe utilizar este procedimiento para crear pagos nicos generados por computadora para los
proveedores, en lugar de un lote entero de pago, con la finalidad de acelerar el procedimiento de la
generacin de un pago o para registrar un pago manual creado fuera del mdulo de Cuentas por Pagar
(por
ejemplo,
una
transferencia
electrnica
o
un
cheque
manual).

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07 Junio 2004

Pago de Una Factura o Anticipo con Pagos Rpidos (Quick Payments)


Navegar por:

Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)

Tipo (Type):

Seleccione: Rpido

Cuenta del Banco (Bank Seleccionar la Cuenta del Banco (Bank Account)
Account):
Nombre del Documento Seleccionar el Nombre del Documento (Document Name). El mdulo de
Cuentas por Pagar le permitir seleccionar nicamente los Documentos
(Document Name):
Generados por Computadora o Pago Combinado asociado con la Cuenta del
Banco seleccionada.
Nmero de Documento El mdulo de Cuentas por Pagar reservar el Nombre del Documento
(Document Name) en este punto. Le aparecer en la pantalla una leyenda
(Document Number):
indicndolo, Elija Aceptar (OK) para acuse de recibo de la Nota de
Cuentas por Pagar (Payables).
Fecha de Pago (Payment
Date):
Concepto
del
Pago
(Payment Description)

Ingrese la fecha de pago o el tipo [Opcin] (Tab) para aceptar la fecha


predeterminada del da actual.
Estan habilitados 3 flexfields descriptivos para el concepto del cheque, por lo
que se debera de ingresar manualmente dicho concepto. Este concepto
aparecera impreso en el formato del cheque.

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Contine con los dems campos de la pantalla:

Nombre del Proveedor Ingresar el nombre del proveedor.


(Supplier Name) o
Nmero de Proveedor Ingresar el nmero del proveedor.
(Supplier Number):
Sucursal del Proveedor Ingresar la sucursal del Proveedor o [Tab] para aceptar lo predeterminado.
(Supplier Site):
Puede autorizar otra informacin tal como la direccin de pago en caso de ser necesario.

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Para seleccionar las facturas que se pagarn por medio de este cheque:

Elegir:
Seleccionar:

Botn Ingresar /Ajustar Facturas (Enter/Adjust Invoices)


Seleccionar las facturas que quiere pagar (El mdulo de Cuentas por Pagar
nicamente permitir seleccionar las facturas que tengan un tipo de pago por
Cheque asociado, y que tengan la misma divisa para el documento del pago)

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07 Junio 2004

Guarde su trabajo y regrese a la ventana Pagos (Payments).


El mdulo de Cuentas por Pagar ingresa de manera automtica la cantidad del pago.

Impresin de un Cheque
Escoger:
Seleccionar

Botn Procesos...1 (Actions)


Casillas de Formatear e Imprimir Ahora

Seleccionar el nombre de la impresora

Impresora:

Cargar el inventario del cheque (check stock) en la impresora del cheque


Seleccionar:
Seleccionar:
Seleccionar:

Botn Aceptar (OK)


Ver, solicitudes, botn de Encontrar (Submit)
La Solicitud del Formato de Pagos

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Nota: Si desea Primero verificar si el cheque se imprime de manera correcta, puede utilizar papel en blanco
para llevar a cabo el paso antes mencionado.

Despus de que Verific que el cheque se imprimi de manera correcta en el papel en blanco siga los
siguientes pasos:
Herramientas, reimprimir

Elegir:

Cargar el inventario de cheque en la impresora de cheques


Botn de Aceptar (OK)

Escoger:

Registro del pago manual o de una transferencia electrnica


Este procedimiento debe utilizarse para registrar un pago creado fuera del mdulo de Cuentas por Pagar
(Transferencias
Electrnicas,
Cheques
Manuales,
etc.)
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Al registrar un pago manual, el mdulo de Cuentas por Pagar le permite evitar algunos controles de pago:

Un pago nico puede registrarse para facturas mltiples de Pago nico (Pay Alone).
Los pagos pueden registrarse para los proveedores que tengan habilitada la opcin de Guardar Todos
los Pagos (Hold All Payments)

Navegar por:

Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)

Tipo (Type):

Seleccione: Manual

Cuenta del Banco (Bank Seleccionar la Cuenta del Banco


Account)

Documento
Name):

(Document Seleccionar el Nombre del Documento. El mdulo de Cuentas por Pagar le


permitirn seleccionar nicamente los Documentos registrados asociados
con la Cuenta del Banco seleccionada.

Nmero de Documento El mdulo de Cuentas por Pagar reservar el Nombre del Documento en
este punto. Seleccione Aceptar (OK) para reconocer la Nota de las
(Document Number):
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Fecha de Pago (Payment Ingresar la fecha de pago tipo [Opcin] para aceptar la fecha predeterminada
del da actual.
Date):
Concepto
del
Pago Estan habilitados 3 flexfields descriptivos para el concepto del cheque, por lo
que se debera de ingresar manualmente dicho concepto. Este concepto
(Payment Description)
aparecera impreso en el formato del cheque.

Nombre del Proveedor Ingresar el nombre del proveedor.


(Supplier Name) o
Nmero de Proveedor Ingresar el nmero del proveedor.
(Supplier Number):
Sucursal del Proveedor Ingresar la sucursal del Proveedor o [Tab] para aceptar lo predeterminado.
(Supplier Site):

Puede actualizar otra informacin tal como direccin de pago en caso de ser necesario.
Para seleccionar las facturas que se pagaron por medio de pago manual:
Elegir:
Seleccionar:

Ingresar)/Ajustar Facturas (Enter/Adjust Invoices)


Seleccionar las facturas que se pagaron por medio de este documento. El

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mdulo de Cuentas por Pagar seleccionar las facturas que estn asociadas
con cualquier tipo de mtodo de pago, excepto Electrnico y que tengan la
misma moneda para el documento de pago.

Guarde su trabajo

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1.10 Pagos con Cheque por Lotes


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Verificacin de Pagos

Objetivo:

Pagar un lote de facturas a varios proveedores

Prerrequisitos:

La(s) factura(s) que se pagarn debern ingresarse, aprobarse, estar


canceladas, sin controles y deben tener la misma divisa para el pago

Creacin de Pagos con Cheque


Los lotes de pago se utilizan para generar cheques para el lote de las facturas de varios proveedores. Existe
una serie de pasos que debern seguirse para imprimir cheques con un Lote de Pago. La mayora de los
pasos se inician a partir de la ventana Acciones de Lote de Pago (Payment Batch Actions). Los pasos son:

Iniciar el Lote de Pago.

Seleccionar Factura / Verificar el Registro de Pago.

Modificar Pagos.

Formatear de Pagos.

Imprimir Cheques.

Confirmar Lote de Pago

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Iniciar Lotes de Pago


Navegar por:

Pagos> Asiento> Lote de Pagos (Payments>Entry>Payment Batches)

Aparecer la pantalla de Lote de Pagos en la cual debe ingresar los datos de los pagos con sus proveedores.

La designacin de nombre
Nombre del Lote (Batch Ingresar el Nombre del Lote de Pago.
recomendada es Iniciales del usuario y fecha (User_Initials-Date
Name):
(MMDDYY)). Este nombre aparecer en sus reportes y le ayudar a ubicar el
lote que se encuentra en lnea. Usted archiva documentos fsicos segn el
nombre del lote, una designacin de nombre sistemtico facilitar la
recuperacin.
Fecha de Pago (Payment Verificar la Fecha de Pago. Esta es la fecha que el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) imprimir en el pago.
Date):
Grupo de Pago (Payment Seleccione de manera opcional un Grupo de Pago (Payment Group). El
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) seleccionar las facturas con este
Group):
Grupo de Pago.
Contine por el desplegado de la pantalla y anote los datos en los dems campos.

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Cuenta Bancaria (Bank Cambia de manera opcional la Cuenta de Banco.


Account):
Documento
(Payment Selecciona el Documento de Pago.
Document):
Verifica el Pago segn la fecha. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
Pagar segn la fecha:
seleccionar las facturas con un descuento o con una fecha de vencimiento o
antes de esa fecha
Lmites
de
Payment Limits:

Pago Revisa de manera opcional o ajusta los lmites de pago. Los Pagos
Mximos/Mnimos (Maximum/Minimum Payments) definen el margen de
cantidades de pago permitidas para un pago nico en un lote de pago. El
mdulo de Cuentas por Pagar (Cuentas por Pagar) no pagar cualquiera de
las facturas para una Sucursal (Site) del Proveedor (Supplier) si el total de
las facturas para el Proveedor (Supplier) es ms o menos que el Pago
Mximo/Mnimo (Maximum/Minimum Payments). Existen otras opciones
disponibles tales como desembolso mximo (maximum outlay), permitir
pagos en cero (allow zero payments) y prioridades de pago altas y bajas (hi &
low payment priorities) para restringir el lote.

Seleccionar Facturas / Verificar que el Registro del Pago sea Correcto


Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

El Botn de Procesos...1 (Actions)


Seleccionar Facturas, Crear Pagos e Imprimir el Registro Preliminar
Botn de Aceptar (OK)

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El mdulo de Cuentas por Pagar iniciar tres procedimientos concurrentes, Auto seleccionar (AutoSelect),
Hacer Pagos (Build Payments) e Imprimir Registro Preliminar (Preliminary Payment Register).
El Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) se imprime cuando las facturas se seleccionan
y los pagos se hacen. Deber usarse para revisar los pagos que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
crear cuando usted formatee los pagos para las facturas en un Lote de Pagos (Payment Batch).

Deber revisar el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para ver a qu facturas y
proveedores se les pagar, y la cantidad total pagada a cada proveedor.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) agrupa las facturas por Sucursal (Site) del proveedor e
imprime el total para cada pago.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime asteriscos y una razn de no pago para las
facturas seleccionadas en el lote de pago, en virtud de que no cumple con los requerimientos del pago.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no crea pagos para facturas de la Sucursal (Site) del
proveedor si el total de las facturas seleccionadas exceden la cantidad de pago mxima o si es menor a la
cantidad de pago mnima que usted especific para el lote de pago, o la cantidad total de pago para una
Sucursal (Site) del proveedor es menor o igual a cero.

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Verifique el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para asegurarse de que todas
las facturas que necesiten pago estn incluidas en el registro. Asimismo, deber verificar que no se
generarn pagos para las facturas que no deban pagarse.
Despus de que la solicitud concurrente se haya terminado tendr que consultar la ventana de Lotes de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambie a construir (Built) y el botn de Pagos
(Payments) se active deber realizar el siguiente paso.

Modificar Pagos
Despus de revisar en Registro Preliminar (Preliminary Register) puede modificar el Lote de Pago (Payment
Batch) al:

Cambiar la cantidad del pago de una factura.

Evitar el pago a un proveedor.

Evitar el pago de una factura particular.

Agregar una factura que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no seleccion.

Con el fin de modificar un Lote de Pago deber crearse el estado. (por ejemplo, el Lote de Pago
(Payment Batch) debe iniciarse pero no puede tener pagos formateados).

Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Pagos>Asiento>Lotes de Pago (Payments>Entry>Payment Batches)


Ver, Encontrar (Find)
Seleccionar el Lote de Pago adecuado
El Botn de Pagos (Payments)

Usted puede navegar entre los diversos proveedores seleccionados para pagarles, al hacer un clic en las
teclas Re Pg / Av Pg (PgUp/PgDn) mientras el cursor se encuentra en el campo de Proveedor
(Supplier).

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Agregar una factura a un Lote de Pago

Borrar el formato y posteriormente introducir el nombre del Proveedor (Supplier) y Sucursal (Site).

Seleccionar Si (Yes) para pagar al proveedor.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas aprobadas para la Sucursal (Site)
del proveedor.

Seleccionar S (Yes) para la factura de Pago para cada factura que quiera agregar al Lote de Pago
(Payment Batch).

Quitar una factura del Lote de Pago

Buscar o seleccionar el nombre del Proveedor (Supplier) y la Sucursal (Site).

Seleccionar una Razn de No Pago para su registro (Opcional).

Seleccionar No para pagar al Proveedor.

Quitar todas las facturas para una Sucursal (Site) particular de Proveedor (Supplier) de un Lote de
Pago
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Buscar o seleccionar el nombre del Proveedor (Supplier) y la Sucursal (Site).

Seleccionar una Razn de No Pago (Non-Payment Reason) para su registro (Opcional).

Seleccionar No para pagar al Proveedor.

Cambio de pago para una factura seleccionada

Buscar o Seleccionar el nombre del Proveedor (Supplier) y la Sucursal (Site).

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas para la Sucursal (Site) del Proveedor
(Supplier) que fueron seleccionadas para el lote.

Modificar el pago para la factura.


Botn de Crear (Built) para guardar su trabajo.

Elegir:

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) iniciar el procedimiento concurrente de Realizacin de Pagos.
Una vez que el procedimiento de Realizar Pagos se complete deber revisar los cambios al imprimir un nuevo
Registro de Pago Preliminar.

Para imprimir el Registro de Pago Preliminar:


Navegar por:

Pagos>Asiento>Lote de Pagos (Payments>Entry>Payments)

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Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar :
Seleccionar:
Elegir:

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Ver (View), Encontrar (Find)


Seleccionar el Lote de Pago (Payment Batch) adecuado
Botn Procesos...1 (Actions)
Formatear Pago e Imprimir Ahora (Format Payments & Print Now)
Imprimir Registro de Pago Preliminar (Print Preliminary Payment Register)
Botn Aceptar (OK)

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Formateo e Impresin de Pagos


Una vez que se ha verificado el Registro de Pago Preliminar.
Navegar por:

Pagos>Asiento>Lote de Pagos (Payments>Entry>Payment Batches)

Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Ver, Encontrar (Find)


Seleccionar el Lote de Pago adecuado
Botn de Procesos...1 (Actions)
Imprimir Registro de Pago Preliminar (Print Preliminary Payment Register)
Botn de Aceptar (OK)

Nota: Si por alguna razn primero prefiere formatear los pagos, deber hacerlo de esa manera marcando
nicamente la casilla de verificacin de Formateo de Pagos.

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Despus de que se complet el formateo de manera exitosa podr imprimir el cheque utilizando el siguiente
mtodo:
Seleccionar:
Seleccionar:
Elegir:

Ver, Solicitudes, botn de Encontrar (Find)


Solicitud del Registro Preliminar de Pagos
Herramientas, Reimprimir

Preparar los cheque dentro de la impresora.


Botn Aceptar (OK)

Elegir:

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Confirmar Lote de Pago


Despus de que se finaliz con el Formateo y la Impresin, necesitar solicitar la pantalla de Lote de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambia a Formateado (Formatted), usted debe de
realizar el siguiente paso:
Necesitar confirmar si todos los cheques se imprimieron de manera correcta, o si hay algn papel daado o
que se haya omitido.

Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Botn de Acciones (Actions)


Confirmar Lote de Pago (Confirm Payment Batch)
Botn de Aceptar (OK)

En la ventana de Confirmar Lote de Pago (Confirm Payment Batch) ingresar el margen de Cheques:

Impreso
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Omitido si existiera

Daado si existiera

Elegir:

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Botn Confirmar (Confirm)

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicia dos procesos concurrentes, Confirmar Lote de Pago
(Confirm Payment Batch) y Registro Final de Pago (Final Payment Register).
Ahora su procedimiento de Lote de Pago (Payment Batch) est completo, y el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) emite el Documento de Pago (Payment Document) que utiliz este lote. Otros Lotes de Pago o
Pagos Expedidos pueden utilizar ahora este documento de pago.

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Series de Lotes de Pago


Una nueva funcionalidad permite al usuario iniciar ms de un lote de pago con una presentacin nica del lote
de pago. Usted establece un lote de pago que agrupa varios lotes de pago juntos, de manera que pueda
presentar simultneamente la seleccin, realizacin o proceso de formateo para cada lote de pago en la serie.
Esto simplifica el proceso de presentacin de lotes de pago mltiples para sus cuentas bancarias. Esta
caracterstica tambin soporta las necesidades mltiples de pago en moneda.
Nota: Para cada serie de lote de pago, defina un documento de pago separado en la ventana de Documentos
de Pago. Cada lote de pago en la serie debe utilizar un documento nico de pago.

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1.11 Pagos por Transferencia Electrnica.

Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Verificacin de Pagos

Objetivo:

Pagar un lote de facturas a varios proveedores por medio de


transferencias electrnicas

Prerrequisitos:

La(s) factura(s) que se pagarn debern ingresarse, aprobarse, no estar


canceladas, sin controles y deben tener la misma divisa para el pago

Creacin de Pagos por Transferencia Electrnica


Los lotes de pago se utilizan para generar Transferencias Electrnicas para el lote de las facturas de varios
proveedores. Existe una serie de pasos que debern seguirse para efectuar transferencias con un Lote de
Pago. La mayora de los pasos se inician a partir de la ventana Acciones de Lote de Pago (Payment Batch
Actions). Los pasos son:

Iniciar el Lote de Pago.

Seleccionar Factura / Verificar el Registro de Pago.

Modificar Pagos.

Formatear de Pagos.

Efectuar las Transferencias Electrnicas.

Confirmar Lote de Pago.

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Iniciar Lotes de Pago


Navegar por:

Pagos> Asiento> Lote de Pagos (Payments>Entry>Payment Batches)

Aparecer la pantalla de Lote de Pagos en la cual debe ingresar los datos de los pagos con sus proveedores.

La designacin de nombre
Nombre del Lote (Batch Ingresar el Nombre del Lote de Pago.
recomendada es Iniciales del usuario y fecha (User_Initials-Date
Name):
(MMDDYY)). Este nombre aparecer en sus reportes y le ayudar a ubicar el
lote que se encuentra en lnea. Usted archiva documentos fsicos segn el
nombre del lote, una designacin de nombre sistemtico facilitar la
recuperacin.
Fecha de Pago (Payment Verificar la Fecha de Pago. Esta es la fecha que el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) imprimir en el pago.
Date):
Grupo de Pago (Payment Seleccione de manera opcional un Grupo de Pago (Payment Group). El
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) seleccionar las facturas con este
Group):
Grupo de Pago.
Contine por el desplegado de la pantalla y anote los datos en los dems campos.

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Cuenta Bancaria (Bank Cambia de manera opcional la Cuenta de Banco.


Account):
Documento
(Payment Selecciona el Documento de Pago (Transferencia Electrnica)
Document):
Verifica el Pago segn la fecha. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
Pagar segn la fecha:
seleccionar las facturas con un descuento o con una fecha de vencimiento o
antes de esa fecha
Lmites
de
Payment Limits:

Pago Revisa de manera opcional o ajusta los lmites de pago. Los Pagos
Mximos/Mnimos (Maximum/Minimum Payments) definen el margen de
cantidades de pago permitidas para un pago nico en un lote de pago. El
mdulo de Cuentas por Pagar (Cuentas por Pagar) no pagar cualquiera de
las facturas para una Sucursal (Site) del Proveedor (Supplier) si el total de
las facturas para el Proveedor (Supplier) es ms o menos que el Pago
Mximo/Mnimo (Maximum/Minimum Payments). Existen otras opciones
disponibles tales como desembolso mximo (maximum outlay), permitir
pagos en cero (allow zero payments) y prioridades de pago altas y bajas (hi &
low payment priorities) para restringir el lote.

Seleccionar Facturas / Verificar que el Registro del Pago sea Correcto


Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

El Botn de Procesos...1 (Actions)


Seleccionar Facturas, Crear Pagos e Imprimir el Registro Preliminar
Botn de Aceptar (OK)

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El mdulo de Cuentas por Pagar iniciar tres procedimientos concurrentes, Auto seleccionar (AutoSelect),
Hacer Pagos (Build Payments) e Imprimir Registro Preliminar (Preliminary Payment Register).
El Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) se imprime cuando las facturas se seleccionan
y los pagos se hacen. Deber usarse para revisar los pagos que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
crear cuando usted formatee los pagos para las facturas en un Lote de Pagos (Payment Batch).

Deber revisar el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para ver a qu facturas y
proveedores se les pagar y la cantidad total pagada a cada proveedor.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) agrupa las facturas por Sucursal (Site) del proveedor e
imprime el total para cada pago.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime asteriscos y una razn de no pago para las
facturas seleccionadas en el lote de pago, en virtud de que no cumple con los requerimientos del pago.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no crea pagos para facturas de la Sucursal (Site) del
proveedor si el total de las facturas seleccionadas exceden la cantidad de pago mxima o si es menor a la
cantidad de pago mnima que usted especific para el lote de pago, o la cantidad total de pago para una
Sucursal (Site) del proveedor es menor o igual a cero.

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Verifique el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para asegurarse de que todas
las facturas que necesiten pago estn incluidas en el registro. Asimismo, deber verificar que no se
generarn pagos para las facturas que no deban pagarse.
Despus de que la solicitud concurrente se haya terminado tendr que consultar la ventana de Lotes de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambie a construir (Built) y el botn de Pagos
(Payments) se active deber realizar el siguiente paso.

Modificar Pagos
Despus de revisar en Registro Preliminar (Preliminary Register) puede modificar el Lote de Pago (Payment
Batch) al:

Cambiar la cantidad del pago de una factura.

Evitar el pago a un proveedor.

Evitar el pago de una factura particular.

Agregar una factura que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no seleccion.

Con el fin de modificar un Lote de Pago deber crearse el estado. (por ejemplo, el Lote de Pago
(Payment Batch) debe iniciarse pero no puede tener pagos formateados).

Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Pagos>Asiento>Lotes de Pago (Payments>Entry>Payment Batches)


Ver, Encontrar (Find)
Seleccionar el Lote de Pago adecuado
El Botn de Pagos (Payments)

Usted puede navegar entre los diversos proveedores seleccionados para pagarles, al hacer un clic en las
teclas Re Pg / Av Pg (PgUp/PgDn) mientras el cursor se encuentra en el campo de Proveedor
(Supplier).

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Agregar una factura a un Lote de Pago

Borrar el formato y posteriormente introducir el nombre del Proveedor (Supplier) y Sucursal (Site).

Seleccionar Si (Yes) para pagar al proveedor.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas aprobadas para la Sucursal (Site)
del proveedor.

Seleccionar S (Yes) para la factura de Pago para cada factura que quiera agregar al Lote de Pago
(Payment Batch).

Quitar una factura del Lote de Pago

Buscar o seleccionar el nombre del Proveedor (Supplier) y la Sucursal (Site).

Seleccionar una Razn de No Pago para su registro (Opcional).

Seleccionar No para pagar al Proveedor.

Quitar todas las facturas para una Sucursal (Site) particular de Proveedor (Supplier) de un Lote de
Pago
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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Buscar o seleccionar el nombre del Proveedor (Supplier) y la Sucursal (Site).

Seleccionar una Razn de No Pago (Non-Payment Reason) para su registro (Opcional).

Seleccionar No para pagar al Proveedor.

Cambio de pago o descuento de cantidades para una factura seleccionada

Buscar o Seleccionar el nombre del Proveedor (Supplier) y la Sucursal (Site).

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas para la Sucursal (Site) del Proveedor
(Supplier) que fueron seleccionadas para el lote.

Modificar el pago o las cantidades de descuento para la factura.


Botn de Crear (Built) para guardar su trabajo.

Elegir:

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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) iniciar el procedimiento concurrente de Realizacin de Pagos.
Una vez que el procedimiento de Realizar Pagos se complete deber revisar los cambios al imprimir un nuevo
Registro de Pago Preliminar.
Para imprimir el Registro de Pago Preliminar:
Navegar por:

Pagos>Asiento>Lote de Pagos (Payments>Entry>Payments)

Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar :
Seleccionar:
Elegir:

Ver (View), Encontrar (Find)


Seleccionar el Lote de Pago (Payment Batch) adecuado
Botn Procesos...1 (Actions)
Formatear Pago e Imprimir Ahora (Format Payments & Print Now)
Imprimir Registro de Pago Preliminar (Print Preliminary Payment Register)
Botn Aceptar (OK)

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07 Junio 2004

Formateo e Impresin de Pagos


Una vez que se ha verificado el Registro de Pago Preliminar.
Navegar por:

Pagos>Asiento>Lote de Pagos (Payments>Entry>Payment Batches)

Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Ver, Encontrar (Find)


Seleccionar el Lote de Pago adecuado
Botn de Procesos...1 (Actions)
Imprimir Registro de Pago Preliminar (Print Preliminary Payment Register)
Botn de Aceptar (OK)

Nota: Si por alguna razn primero prefiere formatear los pagos, deber hacerlo de esa manera marcando
nicamente la casilla de verificacin de Formateo de Pagos.

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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Confirmar Lote de Pago


Despus de que se finaliz con el Formateo necesitar solicitar la pantalla de Lote de Pago (Payment
Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambia a Formateado (Formatted), usted debe de realizar el
siguiente paso: Seleccione el botn de Procesos (Actions) seleccione las casillas de Confirmar Lote de
Pago e Imprimir Reporte Final. Aparecer la pantalla de Confirmar Lote de Pago

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicia dos procesos concurrentes, Confirmar Lote de Pago
(Confirm Payment Batch) y Registro Final de Pago (Final Payment Register). Oprima el botn Confirmar
(Confirm)
Ahora su procedimiento de Lote de Pago (Payment Batch) est completo, y el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) emite el Documento de Pago (Payment Document) que utiliz este lote. Otros Lotes de Pago o
Pagos Expedidos pueden utilizar ahora este documento de pago.

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07 Junio 2004

Series de Lotes de Pago


Una nueva funcionalidad permite al usuario iniciar ms de un lote de pago con una presentacin nica del lote
de pago. Usted establece un lote de pago que agrupa varios lotes de pago juntos, de manera que pueda
presentar simultneamente la seleccin, realizacin o proceso de formateo para cada lote de pago en la serie.
Esto simplifica el proceso de presentacin de lotes de pago mltiples para sus cuentas bancarias. Esta
caracterstica tambin soporta las necesidades mltiples de pago en moneda.
Nota: Para cada serie de lote de pago, defina un documento de pago separado en la ventana de Documentos
de Pago. Cada lote de pago en la serie debe utilizar un documento nico de pago.
Nota: Se puede ingresar el concepto de las transferencias para cada una de estas, simplemente recuperando
el nmero de transferencia y posicionandose en el flexfield de concepto del pago.

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07 Junio 2004

1.12 Formato de Entrada del Proveedor.


Este formato nicamente pone en una lista los campos que necesitan ingresarse, confirmarse o
considerarse (en donde sean opcionales) para los proveedores estndar.
Observe que los proveedores especiales pueden necesitar informacin adicional para un establecimiento
completo. Ingrese todos los valores en MAYSCULAS.
NOTA: Los campos en color amarillo son obligatorios.
Navegar por:

Proveedores>Asiento(Suppliers>Register)

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07 Junio 2004

Ingrese en la pantalla del Proveedor, la informacin Principal:


Campo
Pantalla

de

la Valor
Valor Requerido
Comentario
Predetermi diferente del predeter
nado
.NICAMENTE MAYSCULAS
Nombre Proveedor
. Anotar nombre completo segn Registro
Federal de Contribuyentes
. Campo Obligatorio.
Nombre Alterno

. Nombre corto con el que se identificara al


proveedor. Opcional.

ID Contribuyente

Registro Federal de Contribuyentes.


Nulo

Inactivo hasta

Nmero
proveedor

. Este campo puede inactivar al proveedor


hasta cierta fecha determinada por el
usuario.

de Nmerico
Secuencial

Valor nmerico que asigna el sistema en


forma automatica.
. No aplica.

Nmero de registro
impositivo

Regin de Clasificacin:

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Pagar 070604.doc

Campo
Pantalla
Tipo

Nombre
empleado

Cuentas por Pagar

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

07 Junio 2004

Comentario

Obra Pblica

Este Tipo, se utiliza para efectos de


reportes.

del De la lista de
Valores

Seleccionar el nombre del empleado que


ser proveedor.

Una vez

Nulo

Permite realizar la operacin una solo


una vez.

SIC

Nulo

Standard Industry Code. No aplica en


Mxico.

Propiedad
minora

de Nulo

Es una agrupacin para proveedores y


se designa desde el mdulo de
Compras.

Negocios
pequeos

Nulo

Se puede usar esta asignacin para


proveedores que son considerados

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Pagar 070604.doc

Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

07 Junio 2004

Comentario

negocios pequeos.
Propiedad
femenina

Nulo

Es utilizado para negocios en donde los


dueos son mujeres.

Nmero

Nmero de
Empleado

Numero que asocia al empleado con el


registro como proveedor.

Regin de Contabilidad:
Campo
Pantalla

de

Juego
distribuciones

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

de Seleccionar de la
Lista de Valores

Comentario

Nombre del juego de distribucin para


todas las facturas de este proveedor.

Pasivo

No aplica a nivel de
Cabecera

Cuenta contable referente al Pasivo. No


aplica con el mtodo contable cash.

Anticipo

No aplica a nivel de

Cuenta contable referente al Anticipo.

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Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la Valor
Predeterminado

07 Junio 2004

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

Comentario

Cabecera
fecha No aplica para
ASA.

Pago con
factura

Cuenta contable que se utilizar para


pagos futuros. No aplica para ASA.

Regin de Control:
Campo
Pantalla
Limite
factura

de

la

Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

Comentario

Se ingresa el limite de importe de


factura, para efectos de retener el
pago de esta, cuando sea excedido.

importe

Opcin Asociacin Orden de Compra


Facturas

Opcin de amarrar la factura con la


orden de compra.

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Pagar 070604.doc

Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la

Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

07 Junio 2004

Comentario

Retener todos los


pagos

Retiene todos los pagos y ninguna


factura se podr seleccionar para
pago.

Retener
facturas
no asociadas

Esta opcin, retiene facturas que no


estn asociadas a una orden de
compra.

Retener
facturas
no validadas
Motivo
de
retencin de pago

Aplica retencin a todas las facturas


que no estn validadas
Lista de valores de motivos de
retencin de pago

Regin de Pago:
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Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar

de

la Valor
Predeterminado

07 Junio 2004

Valor Requerido (Si Comentario


es diferente del
predeterminado)
Trminos en das, usados para pago
de facturas.

Trminos

20 DIAS NETO

Grupo pago

Externos

Grupo de
proveedor.

Prioridad de pago

99

Un numero entre 1(alto) y 99(bajo),


representa la prioridad de pago para
este proveedor.

Bases fecha plazos

Recepcin de
Facturas

Datos de los cuales se programar el


pago al proveedor
Factura
Recepcin de Factura
Recepcin de Mercadera
Sistema

Base fecha de pago Debido

pago

asignado

un

Determina las fechas de pago para un


proveedor
Descuento
Debido

Mtodo de pago

Cheque

El mtodo utilizado para el pago de


las facturas del proveedor
Cheque
Electrnico

Divisa factura

MXP

Tipo de Moneda utilizada por default


para el pago de las facturas.

Divisa pago

MXP

Tomar descuento Nulo


siempre

este

de Nulo

Cuentas
por
Pagar
extrae
automticamente el monto del flete
del descuento.

facturas Nulo

Calcula los intereses moratorios de


las facturas.

Nulo

Esta opcin esta disponible para una


factura, crea pagos separados por
factura.

Excluir flete
descuento

Autorizar
inters

Toma el descuento que


disponible para ese proveedor.

Pago
Independiente

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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Regin de Cuentas Bancarias: De preferencia a nivel de sucursal y solo utilizar con pagos electronicos.
Campo
Pantalla

de

la

Valor
Predeterminado

Nombre

Valor Requerido (Si Comentario


es diferente del
predeterminado)
Nombre de la cuenta del Banco que
se usa para este proveedor.
Obligatorio.

Nmero

Numero de la cuenta bancaria.


Obligatorio.

Divisa

Moneda que se usa de acuerdo a la


cuenta del Banco.

Primario

Usa esta cuenta de forma automtica,


cuando el pago es electrnicamente.

Desde (fecha)

A partir de que fecha puedo utilizar


esta informacin bancaria.

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Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la

Valor
Predeterminado

Hasta (fecha)

07 Junio 2004

Valor Requerido (Si Comentario


es diferente del
predeterminado)
Limita hasta que fecha puedo utilizar la
informacin bancaria.

Banco (nombre)

Nombre de la institucin bancaria que


se usar para hacer los pagos al
proveedor.

Banco (nmero)

Numero de Banco.

Sucursal (nombre)

Nombre de la sucursal del banco.

Sucursal (nmero)

Numero de la sucursal del banco.

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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Regin de EDI (Electronic Data Interchange): No Aplica Para ASA.


Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es
diferente
del
predeterminado)

Comentario

Mtodo de pago

Como
ser
electrnico.

hecho

el

Formato de pago

Indica el tipo de informacin que


ser transmitida.

Mtodo remesa

Responsable de enviar la remesa al


beneficiario.

1.12.1.1.1 Instrucc
in
remesa

Instruccin adicional de mtodo de


remesa.

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Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la Valor
Predeterminado

07 Junio 2004

Valor Requerido (Si


es
diferente
del
predeterminado)

Comentario

Cdigos estndar de transacciones


EDI
Cdigos:
C: Pago acompaa avisos remesa
D: Hacer solo pago
I: Solo informacin de remesa
U: Pago y Remesa fraccionado
Z: Otro manejo

Manejo transaccin

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07 Junio 2004

Regin de Impuesto Factura:


Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Cdigo
de Nulo a nivel de
Cabecera
impuesto factura

Valor Requerido (Si Comentario


es
diferente
del
predeterminado)
Representa las cargas de impuesto
en factura.

Usar impuestos de Nulo.


compensacin
Nivel de clculo

Se
puede
asociar
compensados.

Lnea

impuestos

Es el nivel que se requiere que


Cuentas por Pagar calcule los
impuestos del proveedor.
Cabecera
Cdigo de impuesto
Lnea
Ninguno.

Activar el check
Autorizar
sustitucin nivel de Box.
clculo

Aplica para el calculo a nivel de


impuesto.

Regla de redondeo

Ms Proximo

Redondea
automticamente
acuerdo a :
Mas prximo
Abajo
Arriba

Importes
distribucin
incluyen impuesto

Ms prximo

Si se utiliza el calculo automtico


de impuesto en el nivel cdigo o
lnea de impuesto y se quiere que
las cantidades por pagar restaran el
impuesto
calculado
de
distribuciones
cuando
las
cantidades
por
pagar
crean
automticamente distribuciones de
impuesto

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07 Junio 2004

Regin de Retencin de impuesto:


Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

Comentario

Autorizar retencin Nulo


impuesto

Permite retener impuesto al proveedor.


Aplica para Amortizaciones, PenalizaCiones, retenciones.

Grupo retencin de Nulo


impuesto

Asigna un grupo de retencin de


impuesto a las facturas del proveedor

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07 Junio 2004

Regin de informacin tributaria:


Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

1.12.1.1.2 Federal

Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)

Nulo

Comentario

Si el tipo de impuesto es federal se


selecciona esta casilla.

Tipo de impuesto a Nulo


las ganancias

En Mxico no aplica.

Estado (B)

Nulo

Si el tipo de impuesto tambin es


estatal.

Sucursal Informe

Nulo

Sucursal del pago de impuestos.

Nombre
informacin

de Nulo

Tipo de impuesto a pagar.

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Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)

07 Junio 2004

Comentario

Control Nombre

Nulo

Algn tipo de nombre que designe el


usuario para le control de los
impuestos.

Fecha Verificacin

Nulo

Fecha de revisin de impuestos.

Tipo
organizacin

de Nulo

Tipo de organizacin predeterminada


por el usuario.

Regin de Compra:
Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Direccin de envo

Direccin

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

ASA OF.
GENERALES

Comentario

Direccin a la cual se recibe la


mercanca.

de ASA OF.

Direccin ala cual se recibe la factura.

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Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

07 Junio 2004

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

Comentario

facturacin

GENERALES

1.12.1.1.3 Envo
va
FOB

Nulo

Medio de envo.

Nulo

Libre a Bordo (Free-on-Board)

1.12.1.1.4 Termino
de flete

Pagado

Los trminos que se negociaron para


pago de flete por parte nuestra o del
proveedor.

Crear nota debito Nulo


desde transaccin
RTS

Se crea una nota de debito


automticamente cuando se le hace al
proveedor una devolucin y se ingresa
al sistema (Return To Supplier).

Orden Nulo

Retiene la orden de compra del


proveedor.

Motivo
retencin Nulo
de compra

Es un campo informativo y muestra la


razn de la retencin.

Retencin
de Compra

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07 Junio 2004

Regin de Recepcin:
Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es
diferente
del
predeterminado)

Imponer direccin Ninguno


de envo

Determina si la direccin de
recepcin debe ser igual a la de
envo y hay tres opciones:
Ninguno
Advertencia
Rechazar

Standard Receipts

Ruteo recibos

Comentario

Ruteos de recepcin asignados a las


mercancas:
Recibos
estndar
(Standart
Receipts)
Inspeccin
Required)

requerida

(Inspection

Entrega directa (Direct Delivery)


Asociar nivel de apro 2 Direcciones

Tolerancia
cantidad recibida

Si se tiene integrado el modulo de


compras, se puede amarrar la
factura con la orden de compra y
puede ser de:
2 Direcciones
3 Direcciones
4 Direcciones

10%

Porcentaje de tolerancia
cantidades recibidas.

para

Excepcin a la Advertencia
cantidad recibida

Manejo de la tolerancia
recepcin:
Ninguno
Advertencia
Rechazar

5
Recepcin
temprana
autorizada
Recepcin tarda aut 5

Cantidad autorizada para recepcin


temprana

Excepcin
recepcin

en

la

Cantidad autorizada para recepcin


tarda.

fecha Advertencia

Tolerancia para numero de das de


recepcin temprana o tarda:

Ninguno

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Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la Valor
Predeterminado

07 Junio 2004

Valor Requerido (Si


es
diferente
del
predeterminado)

Comentario

Autorizar recibos
sustitutos (G)

Nulo

Advertencia
Rechazar

Autorizacin para
artculos sustitutos.

Autorizar recibos Activar Check Box


no pedidos (J)

recepcin

de

Autorizacin de recibir pedidos no


solicitados

Pantalla de Sucursales del Proveedor:

Si tiene ms de una sucursal para el proveedor anteriormente mencionado, complete todas las secciones
restantes para cada sucursal en las hojas mltiples.
Las lneas sombreadas y en cursivas indican informacin del sitio del proveedor que es opcional.

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Campo
Pantalla

Cuentas por Pagar


de

la

Valor
Predeterminado

07 Junio 2004

Valor Requerido (Si


es
diferente
del
predeterminado)

Comentario

Nombre Sucursal

ASA-NOMBRE
ALTERNO

Utilice el Nombre de la Ciudad de la


Direccin. Obligatorio. Utilizar una
nomenclatura adecuada.

Pas

Mxico

Pas de la sucursal del proveedor

Domicilio

Calle y Nmero

Direccin de la Sucursal
Mximo 4 lneas para la direccin
No exceda los 35 caracteres por
cada lnea.

Ciudad

Nombre de la Ciudad donde se


encuentra la sucursal.

Provincia

Nombre de la Provincia.

Idioma

No aplica.

Estado

Nombre del Estado


encuentra la sucursal.

donde

se

Nombre del Distrito


encuentra la sucursal.

donde

se

Opcional

Distrito

Cdigo Postal de la sucursal.

Cdigo Postal
Inactivo hasta

Nulo

Fecha limite para el uso de la


sucursal.

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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Regin General:
Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

Se debe seleccionar la casilla para dejar


la instruccin de que se harn pagos.

Se debe seleccionar la casilla para dejar


la instruccin de que se harn compras.

1.12.1.2 Casilla de
Pago
Casilla de Compra

Comentario

Si se tiene el dato proporcionado por el


proveedor.

Nmero de cliente

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Regin de Contactos:
Campo de la Pantalla
Ingrese Campos segn se requiera. Utilice Casilla de Correo para direccin Email.

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Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

Regin de Contabilidad:
Campo
Pantalla

de

Juego
Distribuciones
Pasivo

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

de Seleccionar de la
Lista de valores
01.00.101.0000.21
000000.0000.0000

Utilizar el que ms se acople a sus


Necesidades.
Cuenta contable para su provisin. No
aplica para el mtodo contable cash.
Pero el sistema requiere una cuenta en
forma obligatoria.
Cuenta contable opcional si existe un
anticipo.

01.20.332.1210.11
105001.0000.0000

Anticipo

Pago con
Futura

Comentario

Fecha Nulo

No aplica para ASA.

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Regin de Control:
Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido
diferente
predeterminado)

Asociacin
de Orden de Compra
Facturas
Retenciones
de Nulo
Facturas
(Retener todos los
pagos)
Retener fa cturas no
asociadas)
Retener facturas no
validadas)

Comentario

Este valor fue definido previamente en la


Cabecera.
Cambiar a SI, para retener pagos de los
Proveedores.

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Regin de Pago:
Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido
diferente
predeterminado)

Comentario

20 DIAS NETO

Se anotar el nmero de das de crdito.

Grupo de Pago

Externos

Se debe
proveedor.

Divisa de la Factura

MXP

Moneda en que se haya facturado.

Divisa de Pago

MXP

Moneda en que se vaya a pagar

Mtodo de Pago

Cheque

Seleccionar una opcin.


1. Cheque
2. Electrnico

1.12.1.3 Trminos
seleccionar

el

tipo

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Regin de Cuentas Bancarias:


Anotar los datos de las cuentas bancarias del proveedor para efectuar la transferencia electrnica.
Primero tiene que ser dada de alta la cuenta en el men de configuracin de bancos, para que desde ah
pueda ser asignada al proveedor.

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07 Junio 2004

Regin de Impuestos factura:


Anotar los datos de impuestos segn factura.
Regin de Pago:
Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido
diferente
predeterminado)

I.V.A. 15

Aparecer por default en todos los


proveedores, pero puede ser modificado
por proveedor.

Lnea

Para ASA se determino que sea lnea

Cdigo de Impuesto
de Factura
Nivel de calculo

Comentario

SI
Autorizar
Sustitucin a nivel
de calculo
Reglas de Redondeo Ms Prximo

Para que se pueda modificar el calculo


del impuesto.
Opciones:
1. Arriba
2. Abajo
3. Ms Prximo

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Regin de Compra:
Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Direccin de envo

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

ASA OF.
GENERALES

Direccin a la cual se recibe la


mercanca.

Direccin
de ASA OF.
GENERALES
facturacin
Nulo
1.12.1.3.1 Envo
va
Nulo
FOB
1.12.1.3.2 Termino
de flete

Comentario

Direccin ala cual se recibe la factura.


Medio de envo.
Libre a Bordo (Free-on-Board)

Pagado

Los trminos que se negociaron para


pago de flete por parte nuestra o del
proveedor.

Crear nota debito Nulo


desde transaccin
RTS

Se crea una nota de debito


automticamente cuando se le hace al
proveedor una devolucin y se ingresa
al sistema (Return To Supplier).

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Cuentas por Pagar

Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

07 Junio 2004

Comentario

Orden Nulo

Retiene la orden de compra del


proveedor.

Motivo
retencin Nulo
de compra

Es un campo informativo y muestra la


razn de la retencin.

Retencin
de Compra

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07 Junio 2004

Regin de Retencin de impuesto:


Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido (Si


es diferente del
predeterminado)

Comentario

Autorizar retencin Nulo


impuesto

Permite retener impuesto al proveedor.


Aplica para Amortizaciones, PenalizaCiones, retenciones.

Grupo retencin de Nulo


impuesto

Asigna un grupo de retencin de


impuesto a las facturas del proveedor

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Regin de informacin tributaria:


Campo
Pantalla

de

la Valor
Predeterminado

1.12.1.3.3 Federal

Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)

Nulo

Comentario

Si el tipo de impuesto es federal se


selecciona esta casilla.

Tipo de impuesto a Nulo


las ganancias

En Mxico no aplica.

Estado (B)

Nulo

Si el tipo de impuesto tambin es


estatal.

Sucursal Informe

Nulo

Sucursal del pago de impuestos.

Nombre
informacin

de Nulo

Tipo de impuesto a pagar.

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Pantalla

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de

la Valor
Predeterminado

Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)

07 Junio 2004

Comentario

Control Nombre

Nulo

Algn tipo de nombre que designe el


usuario para le control de los
impuestos.

Fecha Verificacin

Nulo

Fecha de revisin de impuestos.

Tipo
organizacin

de Nulo

Tipo de organizacin predeterminada


por el usuario.

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1.13 Importacin de Interfaz Abierta


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Importacin de Interfaz Abierta

Objetivo:

Importar informacin de factura que no es de Oracle a las Tablas de


Facturas por Pagar

Prerrequisitos:

1. Crear el archivo plano de factura que contenga la informacin que


desee importar en el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle.
2. Ejecutar SQL*Loader
3. Definir QuickCode por Pagar para identificar la fuente de las Facturas
4. Ingresar Proveedores y Sucursales de Proveedores
5. Ingresar combinaciones de cdigo para todos los gastos y
obligaciones en la forma Definir Combinacin Flexfield (campo
flexible) de Contabilidad

Descripcin General
El mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables) utiliza el programa de Importacin de Factura
por Pagar (Payables Invoice Import) para crear las facturas por Pagar desde las facturas de sistemas de
contabilidad externos. Puede entonces utilizar el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables)
para pagar estas facturas y crear los asientos contables en el libro mayor general para su registro.
Se ha creado un archivo plano que consta de informacin detallada desde su sistema existente de
contabilidad. Una parte de la informacin incluida puede ser el nombre del proveedor, nmero de factura,
fecha de factura, trminos de factura y distribucin de gastos. Se ha creado el programa SQL*Loader para
tomar ese archivo plano, con la informacin y cargarlo dentro de las Tablas Temporales de Interfaz de
Importacin de Factura de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables Invoice Import Interface Tables).
Se deben ejecutar los siguientes pasos para cargar la informacin en las Tablas de Interfaz de Importacin de
Facturas por Pagar y cargarlas en el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables).
Presentar Importacin de Facturas por Pagar

Navegar por :
Seleccionar:

Otros>Solicitudes>Ejecutar>Solicitud
nica
(Other>Requests>Run
Request)
Importacin de interfase abierta de Cuentas por Pagar (Payables Open
Import)

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Parmetros:
Anote los parmetros adecuados a la funcin o deje los preestablecidos

Origen (Source):

Ingresar el origen de las facturas. stas se definen en los QuickCodes de


Cuentas por Pagar.

Grupo (Group):

Ingresar la Identificacin de Grupo (Group ID) para limitar la importacin a las

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facturas con una Identificacin de Grupo (Group ID) particular.


La
Identificacin de Grupo (Group ID) debe corresponder exactamente al
GROUP_ID cargado en las tablas de Interfaz Abierta de Cuentas por Pagar
(Payables Open Interface).
Nombre de Lote de El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) agrupar estas facturas que
Factura (Invoice Batch usted importe y crear un lote de factura con el nombre del lote que usted
ingrese. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) verifica que este
Name):
nombre de lote sea nico.
Nombre de
(Hold Name):

Retencin D un Enter si desea poner todas las facturas bajo control al momento de la
importacin.

Motivo
de
retencin El mdulo de Cuentas por Pagar muestra la descripcin del control (hold).
(Hold Reason):
Fecha contable (GL Date) D un Enter si desea asignar una fecha especfica de Contabilidad (GL) en
todas las facturas. En caso contrario, el sistema asignar una fecha de
Contabilidad (GL) basndose en la opcin del mdulo de Cuentas por Pagar
con Fecha de Contabilidad (GL Date Payables).
Depuracin (Purge):

D un Enter en s (yes) si desea que Cuentas por Pagar (Payables) eliminen


todos los registros de las facturas que ya se han importado y que tengan una
seal que se pueda distinguir establecida en S (Yes) en las Tablas de
Interfaz de Importacin de Factura por Pagar (Payables Invoice Import
Interface Tables).

Despus de seleccionar OK, se ejecutar el proceso Importar Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open
Interface Import).

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07 Junio 2004

Reporte de Auditoria de Interfaz Abierta por Pagar


Despus de que se complet el proceso de Importacin de Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open
Interface Import), se crea el Reporte de Auditoria de Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open Interface
Audit) de manera automtica. Es muy importante que revise este reporte cada vez que se ejecuta este
procedimiento para verificar que se complet y verificar tambin ya sea que las facturas se importaron de
manera exitosa o que hubo errores que necesitan corregirse. Adems, este reporte le informar si no hubo
registros para la interfaz.
Si el proceso Importacin de Interfaz Abierta (Open Interface Import) se completa de manera exitosa e importa
facturas, el reporte mostrar lo siguiente:
4. Nmero de Proveedor (Supplier Number)
5. Nombre de Proveedor (Supplier Name)
6. Nmero de Factura (Invoice Number)
7. Fecha de Factura (Invoice Date)
8. Cantidad de Factura (Invoice Amount)
9. Nmero de Distribucin (Distribution Number)
10. Cantidad de Distribucin (Distribution Amount)
11. Fecha de Contabilidad (Accounting Date)

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07 Junio 2004

Si el procedimiento de Importacin de Interfaz Abierta (Open Interface Import) no importa ninguna factura,
usted puede revisar el Reporte de Rechazo de Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open Interface Rejections
Report) que tambin se produce automticamente despus de que se complet el proceso. Este reporte le da
un informe de las Facturas (Invoices) que tienen un error y qu lo ocasion.

Resolucin de Rechazos de Importacin de Interfaz Abierta por Pagar


Algunas veces la informacin no se importa de manera adecuada por diversas razones, incluyendo un nmero
de factura duplicado o un nombre de proveedor no vlido.
Cuando presenta el proceso Importacin de Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open Interface Import), el
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime automticamente el Reporte de Interfaz Abierta por Pagar
(Payables Open Interface Report) y en el caso de ocurrir cualquier error, estas facturas aparecern en el
Reporte de Rechazos (Rejections Report). Es muy importante que este reporte se revise cada vez que se
ejecute el proceso de Importacin de Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open Interface Import).
El Reporte Rechazos de Interfaz Abierta del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables Open Interface
Rejections Report) le permite revisar los rechazos que ocurrieron durante el proceso de Importacin de
Interfaz Abierta de Cuentas por Pagar (Payables Open Interface Import). Tambin muestra la razn de
porqu el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no cre una factura desde el sistema de contabilidad
externo.
Para corregir estos rechazos, puede utilizar ya sea la ventana Facturas de Interfaz Abierta (Open Interface
Invoices) para realizar cambios en las tablas Interfaz Abierta de Cuentas por Pagar (Payables Open Interface)
o puede depurar los registros rechazados y cargar un nuevo archivo plano dentro de la tabla. Posteriormente
puede volver a presentar la Importacin de Interfaz Abierta de Cuentas por Pagar (Payables Open Interface
Import).
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07 Junio 2004

Correccin Realizada en la Ventana de la Factura de Interfaz Abierta (Open Interface Inovice)


Navegar por:
Facturas>Asiento>Abrir facturas de interface (Invoices>Entry> Open
Interface Invoices)

Anotar los datos a corregir en los campos correspondientes de acuerdo con las facturas seleccionadas.

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07 Junio 2004

Ver Facturas Importadas


Navegar por:

Facturas>Asiento>Facturas (Invoices>Entry>Invoices)

Despus de completar el proceso Importacin de Interfaz Abierta de Cuentas por Pagar (Payables Open
Interface Import), puede solicitar nuevas facturas en el rea de Factura (Invoice). Las nuevas facturas estn
listas para el proceso normal de aprobacin y pago.
Miscelneo
Este proceso tambin puede utilizarse para importar facturas abiertas durante la conversin. Deber crear un
archivo plano con todos los archivos requeridos de las facturas abiertas desde un sistema heredado. Los
pasos para importar estas facturas son los mismos que para importar facturas desde un sistema de
contabilidad externo.

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07 Junio 2004

1.14 Pagos de Impuestos Locales con Cheque


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Verificacin de Pagos de Impuestos Locales

Objetivo:

Pagar un lote de recibos de impuestos a las autoridades estatales y / o


municipales

Prerrequisitos:

Los recibos de impuestos que se pagarn debern ingresarse, aprobarse,


estar cancelados, sin controles y deben tener la misma divisa para el
pago

Creacin de Pagos de Impuestos Locales con Cheque


Los lotes de pago se utilizan para generar cheques para el lote de recibos de impuestos locales y / o
municipales. Existe una serie de pasos que debern seguirse para imprimir cheques con un Lote de Pago.
La mayora de los pasos se inician a partir de la ventana Acciones de Lote de Pago (Payment Batch Actions).
Los pasos son:

Iniciar el Lote de Pago.

Seleccionar Recibo / Verificar el Registro de Pago.

Modificar Pagos.

Formatear de Pagos.

Imprimir Cheques.

Confirmar Lote de Pago.

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07 Junio 2004

Iniciar Lotes de Pago


Navegar por:

Pagos> Asiento> Lote de Pagos (Payments>Entry>Payment Batches)

Aparecer la pantalla de Lote de Pagos en la cual debe ingresar los datos de los pagos a sus acreedores
fiscales.

La designacin de nombre
Nombre del Lote (Batch Ingresar el Nombre del Lote de Pago.
recomendada es Iniciales del usuario y fecha (User_Initials-Date
Name):
(MMDDYY)). Este nombre aparecer en sus reportes y le ayudar a ubicar el
lote que se encuentra en lnea. Usted archiva documentos fsicos segn el
nombre del lote, una designacin de nombre sistemtico facilitar la
recuperacin.
Fecha de Pago (Payment Verificar la Fecha de Pago. Esta es la fecha que el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) imprimir en el pago.
Date):
Grupo de Pago (Payment Seleccione de manera opcional un Grupo de Pago (Payment Group). El
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) seleccionar los recibos de
Group):
impuestos con este Grupo de Pago.
Contine por el desplegado de la pantalla y anote los datos en los dems campos.

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07 Junio 2004

Cuenta Bancaria (Bank Cambia de manera opcional la Cuenta de Banco.


Account):
Documento
(Payment Selecciona el Documento de Pago.
Document):
Verifica el Pago segn la fecha. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
Pagar segn la fecha:
seleccionar los recibos de pagos de impuestos con un descuento o con una
fecha de vencimiento o antes de esa fecha
Lmites
de
Payment Limits:

Pago Revisa de manera opcional o ajusta los lmites de pago. El pago deber ser
exacto y sin mximos ni mnimos. Existen otras opciones disponibles tales
como permitir pagos en cero (allow zero payments) y prioridades de pago
altas y bajas (hi & low payment priorities) para restringir el lote.

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07 Junio 2004

Seleccionar Facturas / Verificar que el Registro del Pago sea Correcto


Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

El Botn de Procesos...1 (Actions)


Seleccionar Facturas, Crear Pagos e Imprimir el Registro Preliminar
Botn de Aceptar (OK)

El mdulo de Cuentas por Pagar iniciar tres procedimientos concurrentes, Auto seleccionar (AutoSelect),
Hacer Pagos (Build Payments) e Imprimir Registro Preliminar (Preliminary Payment Register).
El Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) se imprime cuando los recibos de pago de
impuestos se seleccionan y los pagos se hacen. Deber usarse para revisar los pagos que el mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) crear cuando usted formatee los pagos para los recibos de pago de
impuestos en un Lote de Pagos (Payment Batch).

Deber revisar el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para ver a qu recibos
de pago de impuestos y acreedores fiscales se les pagar, los descuentos tomados y la cantidad total
pagada a cada acreedor fiscal.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) agrupa los recibos de impuestos por pagar por Sucursal
(Site) del acreedor fiscal e imprime el total para cada pago.

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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime asteriscos y una razn de no pago para los
recibos de pago de impuestos seleccionados en el lote de pago, en virtud de que no cumple con los
requerimientos del pago.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no crea pagos para los recibos de pago de impuestos de
la Sucursal (Site) del acreedor fiscal si el total de los recibos de pago de impuestos seleccionados exceden
la cantidad de pago mxima o la cantidad total de pago para una Sucursal (Site) del acreedor fiscal es
menor o igual a cero.

Verifique el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para asegurarse de que todos
los recibos de pago de impuestos que necesiten pago estn incluidos en el registro. Asimismo,
deber verificar que no se generarn pagos para los recibos de pago de impuestos que no deban
pagarse.
Despus de que la solicitud concurrente se haya terminado tendr que consultar la ventana de Lotes de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambie a construir (Built) y el botn de Pagos
(Payments) se active deber realizar el siguiente paso.

Modificar Pagos
Despus de revisar en Registro Preliminar (Preliminary Register) puede modificar el Lote de Pago (Payment
Batch) al:

Cambiar la cantidad del pago de un recibo de pago de impuesto.

Evitar el pago a un acreedor fiscal.

Evitar el pago de un recibos de pago de impuestos particular.

Agregar un recibo de pago de impuestos que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no
seleccion.

Con el fin de modificar un Lote de Pago deber crearse el estado. (por ejemplo, el Lote de Pago
(Payment Batch) debe iniciarse pero no puede tener pagos formateados).

Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Pagos>Asiento>Lotes de Pago (Payments>Entry>Payment Batches)


Ver, Encontrar (Find)
Seleccionar el Lote de Pago adecuado
El Botn de Pagos (Payments)

Usted puede navegar entre los diversos proveedores seleccionados para pagarles, al hacer un clic en las
teclas Re Pg / Av Pg (PgUp/PgDn) mientras el cursor se encuentra en el campo de Proveedor
(Supplier).

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Agregar un recibos de pago de impuestos a un Lote de Pago

Borrar el formato y posteriormente introducir el nombre del acreedor fiscal (Supplier) y Sucursal (Site).

Seleccionar Si (Yes) para pagar al acreedor fiscal.

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas aprobadas para la Sucursal (Site)
del acreedor fiscal.

Seleccionar S (Yes) para recibos de pago de impuestos que quiera agregar al Lote de Pago (Payment
Batch).
Quitar un recibo de pago de impuestos del Lote de Pago

Buscar o seleccionar el nombre del acreedor fiscal (Supplier) y la Sucursal (Site).

Seleccionar una Razn de No Pago para su registro (Opcional).

Seleccionar No para pagar al acreedor fiscal.

Quitar todos los recibos de pago de impuestos para una Sucursal (Site) particular del acreedor fiscal
(Supplier) de un Lote de Pago

Buscar o seleccionar el nombre del acreedor fiscal (Supplier) y la Sucursal (Site).

Seleccionar una Razn de No Pago (Non-Payment Reason) para su registro

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(Opcional).

Seleccionar No para pagar al acreedor fiscal.

Cambio de pago o descuento de cantidades para un recibo de pago de impuestos seleccionado

Buscar o Seleccionar el nombre del acreedor fiscal (Supplier) y la Sucursal (Site).

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra los recibos de pago de impuestos para la
Sucursal (Site) del acreedor fiscal (Supplier) que fueron seleccionados para el lote.

Modificar el pago o las cantidades de descuento para los recibos de pago de impuestos.
Botn de Crear (Built) para guardar su trabajo.

Elegir:

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) iniciar el procedimiento concurrente de Realizacin de Pagos.
Una vez que el procedimiento de Realizar Pagos se complete deber revisar los cambios al imprimir un nuevo
Registro de Pago Preliminar.

Para imprimir el Registro de Pago Preliminar:


Navegar por:

Pagos>Asiento>Lote de Pagos (Payments>Entry>Payments)

Elegir:

Ver (View), Encontrar (Find)

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Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar :
Seleccionar:
Elegir:

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Seleccionar el Lote de Pago (Payment Batch) adecuado


Botn Procesos...1 (Actions)
Formatear Pago e Imprimir Ahora (Format Payments & Print Now)
Imprimir Registro de Pago Preliminar (Print Preliminary Payment Register)
Botn Aceptar (OK)

Formateo e Impresin de Pagos


Una vez que se ha verificado el Registro de Pago Preliminar.
Navegar por:

Pagos>Asiento>Lote de Pagos (Payments>Entry>Payment Batches)

Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Ver, Encontrar (Find)


Seleccionar el Lote de Pago adecuado
Botn de Procesos...1 (Actions)
Imprimir Registro de Pago Preliminar (Print Preliminary Payment Register)
Botn de Aceptar (OK)

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Nota: Si por alguna razn primero prefiere formatear los pagos, deber hacerlo de esa manera marcando
nicamente la casilla de verificacin de Formateo de Pagos.
Despus de que se complet el formateo de manera exitosa podr imprimir el cheque utilizando el siguiente
mtodo:
Seleccionar:
Seleccionar:
Elegir:

Ver, Solicitudes, Encontrar (Find)


Solicitud del Registro Preliminar de Pagos
Herramientas, Reimprimir

Preparar los cheque dentro de la impresora.


Botn Aceptar (OK)

Elegir:

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Confirmar Lote de Pago


Despus de que se finaliz con el Formateo y la Impresin, necesitar solicitar la pantalla de Lote de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambia a Formateado (Formatted), usted debe de
realizar el siguiente paso:
Necesitar confirmar si todos los cheques se imprimieron de manera correcta, o si hay algn papel daado o
que se haya omitido.

Elegir:
Seleccionar:
Elegir:

Botn de Acciones (Actions)


Confirmar Lote de Pago (Confirm Payment Batch)
Botn de Aceptar (OK)

En la ventana de Confirmar Lote de Pago (Confirm Payment Batch) ingresar el margen de Cheques:

Impreso

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Omitido si existiera

Daado si existiera

Elegir:

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Botn Confirmar (Confirm)

El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicia dos procesos concurrentes, Confirmar Lote de Pago
(Confirm Payment Batch) y Registro Final de Pago (Final Payment Register).
Ahora su procedimiento de Lote de Pago (Payment Batch) est completo, y el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) emite el Documento de Pago (Payment Document) que utiliz este lote. Otros Lotes de Pago o
Pagos Expedidos pueden utilizar ahora este documento de pago.

Series de Lotes de Pago


Una nueva funcionalidad permite al usuario iniciar ms de un lote de pago con una presentacin nica del lote
de pago. Usted establece un lote de pago que agrupa varios lotes de pago juntos, de manera que pueda
presentar simultneamente la seleccin, realizacin o proceso de formateo para cada lote de pago en la serie.
Esto simplifica el proceso de presentacin de lotes de pago mltiples para sus cuentas bancarias. Esta
caracterstica tambin soporta las necesidades mltiples de pago en moneda.
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Nota: Para cada serie de lote de pago, defina un documento de pago separado en la ventana de Documentos
de Pago. Cada lote de pago en la serie debe utilizar un documento nico de pago.

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1.15 Auditoria del Proveedor


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Auditoria del Proveedor

Objetivo:

Auditar datos del proveedor, ejecutar verificacin de impuestos y fusionar


proveedores duplicados

Prerrequisitos:

Los proveedores deben estar ingresados / actualizados

Descripcin General.
Con la funcionalidad de los reportes que Oracle emite para analizar el historial de los proveedores, usted
podr dar mantenimiento a los mismos y podr determinar un catlogo unificado y actualizado mediante
fusiones de proveedores duplicados.
Ejecutar Auditoria del Proveedor y Reportes de Anlisis
Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:

Otros>Solicitudes> Ejecutar(Other>Requests>Run)
Solicitud nica (Single Request)
Informe de proveedores

Parmetros: Anote los correspondientes al proveedor o deje los preseleccionados.


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Despus de anotar los parmetros seleccione el botn de Aceptar (OK) y en la pantalla de Ejecutar
Solicitud oprima el botn de Ejecutar (Submit) y se generar el reporte Informe del Proveedor:

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07 Junio 2004

Utilice este reporte para revisar informacin detallada que ingres de un proveedor en la ventana de
Proveedores (Suppliers) y Sucursales del Proveedor (Supplier Sites).
Este reporte tambin muestra si un proveedor se encuentra en Retencin de Orden de Compra (PO Hold).
sta es una versin modificada del Reporte del Proveedor estndar, que le permite auditar proveedores,
agregados o actualizados dentro de un rango de fecha establecido. Puede utilizarse para una auditoria
mensual de adiciones o cambios de proveedor.
Por medio del reporte Informe Proveedores puede revisar sus nuevos proveedores o nuevas sucursales del
mismo. El mdulo de Cuentas por Pagar proporciona informacin detallada que incluye quin ingres un
nuevo proveedor o sucursal del mismo, el grupo de pago, los trminos, la fecha de creacin y si se trata de
una sucursal para pagarle.

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07 Junio 2004

Reporte de Informe de Auditoria de Proveedor.


Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:

Otros>Solicitudes> Ejecutar(Other>Requests>Run)
Solicitud nica (Single Request)
Informe de Auditoria de Proveedor

Parmetros: Anote los correspondientes al proveedor o deje los preseleccionados. Despus de anotar los
parmetros seleccione el botn de Aceptar (OK) y en la pantalla de Ejecutar Solicitud oprima el botn de
Ejecutar (Submit) y se generar el reporte Informe de Auditoria de Proveedor:

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07 Junio 2004

Utilice este reporte para ayudar a identificar los proveedores potenciales que pudieran estar duplicados.
Revisar los detalles del Proveedor (Supplier) y corregir si as se requiere, de acuerdo con el procedimiento de
Mantenimiento de Proveedores (Maintain Suppliers).

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07 Junio 2004

Ejecutar el Reporte de la Carta de Verificacin de Informacin Fiscal


Navegar por:
Escoger:
Seleccionar:

Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica (Single Request)
Carta de Verificacin de la Informacin de Impuestos

Parmetros: Anote los correspondientes al proveedor o deje los preseleccionados. Despus de anotar los
parmetros seleccione el botn de Aceptar (OK) y en la pantalla de Ejecutar Solicitud oprima el botn de
Ejecutar (Submit) y se generar el reporte Carta de Verificacin de Informacin de Impuestos:
Este programa imprime cartas para cada proveedor que no tenga un Registro Federal de Contribuyentes
(Taxpayer Id) ingresado en el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables). El programa puede ejecutarse en
una base mensual.

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07 Junio 2004

Ejecutar una Fusin de Proveedor


Navegar por:

Proveedores>Fusin de proveedores (Suppliers>Supplier Merge)

Utilizar Fusin de Proveedor (Supplier Merge) para combinar dos o ms proveedores que identifique como
duplicados. Puede actualizar las rdenes de compra y las facturas para identificar al antiguo proveedor y al
nuevo proveedor. La ventana de Fusin de Proveedor (Supplier Merge) tambin le permite fusionar las
sucursales del proveedor de manera que cualquiera de las sucursales asignadas a un antiguo proveedor
pueda reasignarse al nuevo proveedor.
Cuando fusiona proveedores transfiere facturas, rdenes de compra o ambas as como su sucursal o
sucursales de un proveedor antiguo a otro proveedor nuevo. nicamente puede transferir a un
nuevo proveedor las sucursales, facturas pendientes de pago o todas las facturas (incluyendo
facturas retenidas y parcialmente retenidas). El mdulo de Cuentas por Pagar no transferir facturas
si la fusin crea una factura duplicada para el proveedor.

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07 Junio 2004

Para obtener mejores resultados de auditoria del proveedor, transfiera tanto las facturas pagadas como las
pendientes de pago a un nuevo proveedor y sucursal de manera que pueda identificar fcilmente los pagos
por duplicado. Adems, transfiera las rdenes de compra y las facturas a un nuevo proveedor y sucursal, de
manera que toda la informacin de la factura y la orden de compra se consulten con el mismo proveedor.
Despus de haber fusionado los proveedores, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime de
manera automtica el Reporte de Actualizaciones para el Encabezado de la Orden de Compra y el Reporte de
Fusin de Proveedor como un seguimiento de auditoria de su actividad de fusin de proveedor. El Reporte de
Fusin de Proveedor tambin pone en una lista las facturas duplicadas que no fusion, en caso de tener
alguna.
Posteriormente puede actualizar el nmero de factura si sta no se ha pagado o enviado.

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07 Junio 2004

1.16 Suspensin y Cancelacin de Pagos


Mdulo:

Cuentas por Pagar (AP)

Proceso:

Suspender Cancelar Pagos

Objetivo:

Suspender o Cancelar un Pago

Prerrequisitos:

1.

La(s) factura(s) debe (n) ingresarse y pagarse.

2.

Para Cancelar Pagos debe obtenerse el pago o prueba de que el


documento de pago ha sido destruido.

3.

Debe haberse obtenido aprobacin para cancelar un pago.

4.

Para Suspender Pagos debe recibir solicitud para de suspensin.


Llamar al banco para iniciar la Suspensin del Pago.

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Suspensin de un pago
Navegar por:

Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)

Aparecer la pantalla de Pagos:

Seleccionar de la barra Ver (View), Encontrar (Find)


de iconos:
Ingresar criterio de bsqueda (Enter search criterion)
Botn Encontrar (Find)
Elegir:
Seleccionar el (los) pago(s) para la suspensin del pago.

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07 Junio 2004

Nota:

Para seleccionar registros mltiples, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada registro
deseado.

Para seleccionar un rango de registros, haga clic en el primer registro del rango
deseado y posteriormente mantenga oprimida la tecla Shift y haga clic en el ltimo registro del rango
deseado para destacar el rango seleccionado.

Para seleccionar todos los registros, seleccione Editar (Edit) de la barra de mens y elija Seleccionar
Todo (Select All).

Para deseleccionar todos los registros, elija Editar (Edit) de la barra de men y seleccione
Deseleccionar Todo (Deselect All).

Para deshacer la seleccin de un registro nico, mantenga oprimida la tecla Ctrl y haga clic en el
registro en el que desee quitar la seleccin.

Seleccione:

Botn Proces...1 (Actions)

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07 Junio 2004

En la ventana de Proceso de Pago (Payment Actions):


Seleccione:

Iniciar Cancelacin (Initiate Stop) para la suspensin de un pago.

El mdulo de Cuentas por Pagar registrar y mostrar la fecha y la hora de la accin Iniciar Cancelacin
(Initiate Stop).
El mdulo de Cuentas por Pagar le preguntar si est seguro que desea suspender el pago sobre el nmero
de solicitudes que ha presentado.

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Botn de Aceptar (OK) para continuar.

Elija:

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07 Junio 2004

En la columna: Estado (Status) en el formato de Pagos (Payments) cambiar a: Detencin Iniciada (Stop
Initiated).
Despus de suspender un pago puede liberar la suspensin o cancelarla.
Emisin de una suspensin de pago
Navegar por:

Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)

Aparecer la pantalla Pagos.


Seleccione:
Seleccione:

Ver (View), Encontrar (Find)


Ingresar criterio de bsqueda
Botn Encontrar (Find)

Seleccione el (los) pago(s) para emitir la suspensin.

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Seleccione:

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Botn Procesos...1 (Actions)

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En la ventana Procesos de Pago (Payment Actions)

Marque la casilla de Iniciar cancelacin (Release Stop)

El mdulo de Cuentas por pagar muestra y registra la fecha y hora de la actividad para liberar la
suspensin.

El sistema de Cuentas por Pagar le pedir que confirme la solicitud para liberar la suspensin del
nmero de solicitudes que ha presentado.
Botn de Aceptar (OK) para continuar el procedimiento de liberar la susp
pagos

Elija:

.
Nota: Existe un Reporte de Suspensin de Pagos disponible para revisar todos los pagos
suspendidos.

Cancelacin de un pago
Puede realizarse ya sea mediante un pago Negociable o Suspendido
Navegar por:

Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)

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Aparecer la pantalla Pagos.


Ver (View), Encontrar (Find)
Ingresar criterios de bsqueda
Botn Encontrar (Find)

Seleccionar:
Elija:

Seleccionar el (los) pago(s) para cancelar el pago.


Botn de Procesos (Actions)

Elija:

En la ventana Procesos de Pago (Payment Actions).

Marque la casilla de Anular (Void).

El mdulo de Cuentas por Pagar muestra y le permiten actualizar los siguientes campos:

Fecha
de
(Void Date)

Anulacin La fecha en la que desea que el mdulo de Cuentas por Pagar registre la
transaccin de cancelacin.

Fecha contable

La fecha de transaccin en que desea que el libro mayor general (GLGeneral Ledger) registre cundo se envan las entradas de la cancelacin del
pago.

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Proceso
de
Factura La accin que desea que se efecte el mdulo de Cuentas por Pagar en las
facturas pagadas por ese pago cancelado. Puede elegir el ubicar las
(Invoice Action)
facturas bajo control, cancelar las facturas o no hacer nada con ellas. Si no
lleva a cabo una accin sobre las facturas, el mdulo de Cuentas por Pagar
quita todas las facturas del pago, lo que las hace idneas para el pago de
otro lote de pago.

El mdulo de Cuentas por Pagar le pedir que confirme la solicitud de emitir anulacin para el nmero
de solicitudes que ha presentado.

Botn de Aceptar (OK) para continuar el procedimiento de emitir la suspen


pagos.

Escoger:

Nota:

No puede revocar la cancelacin sobre una cancelacin de pago.

Recuerde tener el pago que desea cancelar en su posesin o que tenga la prueba de que se ha
destruido antes de haberlo registrado como cancelado.

Tambin puede desear la revisin de las facturas pagadas por ese pago antes de cancelarlo. Puede
revisar esas facturas en el formato Facturas (Invoices).

No puede cancelar un documento de pago que realice un pago aplicado a las facturas. Primero
deben deshacer la aplicacin de los anticipos y posteriormente cancelar el pago.

Hay un Registro de Cancelacin de Pagos disponible para revisar los pagos cancelados.

Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero

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Elabor: Administracin del Cambio

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Vigencia: 2004

Manual de Usuario propiedad de ASA, prohibida su reproduccin o uso fuera de la empresa.

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Manual de Operaciones de Cuentas por Pagar
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Pagar 070604.doc

Cuentas por Pagar

07 Junio 2004

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Creacin del documento

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