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Manual de Operaciones de Cuentas por Pagar
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Proceso:
Ingresar Facturas
Objetivo:
Prerrequisitos:
Ingresar opciones predeterminadas en la factura al nivel de lote que ignore las opciones
predeterminadas del sistema o del sitio de proveedores para todas las facturas en el lote.
Ubicar fcilmente un lote en lnea y revisar el nombre de la persona que cre el lote y la fecha en que
se cre.
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pago y puede
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8. Ingrese la Fecha de Libro Mayor General (GL Date). Observe que la fecha de contabilidad del Libro
Mayor General ahora se encuentra almacenada en la parte superior de la factura y el lote de la factura en
vez de ser un campo predeterminado para la creacin de nuevas lneas de distribucin de las facturas.
Almacenar la fecha de Contabilidad en la parte superior de la factura y el lote de factura permite un mayor
control para los usuarios que necesiten realizar cambios a una factura pocos das despus de que la
factura se ingres. El usuario quiere asegurarse de que la fecha del Libro Mayor General (GL Date) de
distribucin de la factura es la misma que en la fecha del Libro Mayor General (GL Date) de la parte
superior de la factura. Puede cambiar la fecha del Libro Mayor General (GL Date) de la parte superior de
la factura y esta se predeterminar para cualquier nueva distribucin que ingrese.
10. El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) programa automticamente el pago de la factura utilizando
Cantidad de Factura (Invoice Amount), Trminos de Pago (Payment Terms) y Fecha de Trminos (Terms
Date). Ingrese o revise las predeterminaciones para estos campos seleccionando el Botn de Pagos
(Payments Button).
11. Ingrese las distribuciones automticamente ingresando un Conjunto de Distribucin (Distribution Set), o
Elegir el Botn de Distribuciones (Distributions Button) e ingrese las lneas de manera manual; ver la
explicacin ms adelante.
13. Guarde su trabajo.
Ingrese manualmente las distribuciones
Navegar por:
Facturas>Asiento>Facturas (invoice>Entry>invoice)
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2. Elija un Tipo de distribucin. Elija el Artculo (Item) para bienes o servicios que orden. Elija Miscelneos
(Miscellaneous) para otros gastos sobre una factura que no sean de flete o impuesto.
Ingrese la Cantidad de distribucin y la Cuenta de Libro Mayor General (GL Account).
Si ingresa una Cuenta de tipo activo, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) habilita
automticamente la casilla de Buscar como Activo (Track as Asset) y no puede cambiarlo. Si ingresa una
cuenta de gastos y desea importar esta distribucin a los Activos de Oracle, habilite la casilla.
3. La distribucin de la Fecha de Libro Mayor General (GL Date) se predetermina a partir de la Fecha de
Libro Mayor General de la factura que ingres. Puede ignorar lo predeterminado y cambiar la Fecha de
Libro Mayor General (GL Date) de distribucin a cualquier fecha en un perodo abierto o futuro. El mdulo
de Cuentas por Pagar (Payables) utiliza la Fecha de Libro Mayor General para determinar cundo crear
una
entrada
diaria
para
la
distribucin.
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Si la suma de las distribuciones no es igual al total de la factura, la cantidad en total de distribucin estar
en Rojo y el mdulo Cuentas por Pagar (Payables) tendr a la factura en Retencin de Variacin de
Distribucin (Distribution Variante) durante la Autorizacin inicial de la factura.
Nota: Se habilito un flexfiled descriptivo a nivel lneas de distribucin de facturas, los datos que deben ser
ingresados son los siguientes: S o Nulo, S cuando es una factura con anticipo por obra pblica o
simplemente dejar en blanco cuando sea una factura normal.
El siguiente campo debe de llevar el nmero de contrato para hacer referencia al mismo. O simplemente
en blanco cuando el campo anterior es nulo.
5. Guarde su trabajo.
Correccin de precio. Puede utilizar una correccin de precio para ajustar el precio unitario facturado
del envo de orden de compra que se asoci previamente o las distribuciones sin ajustar el importe
facturado. Puede utilizar una correccin de precios cuando un proveedor enva una factura para un
cambio en el precio unitario para una factura que ya ha hecho corresponder con una orden de compra.
Puede registrar un incremento de precio para un envo de orden de compra o distribucin de orden de
compra. Tambin puede ingresar una Nota de Crdito o Dbito para registrar una disminucin de precio
para un envo de orden de compra o distribucin de orden de compra.
Nota: se tiene que ingresar la informacin de los flexfields descriptivos de la misma forma que el ingreso
de distribuciones de lnea manuales.
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Asociar una factura con todos los envos de orden de compra (QuickMatch)
1. Ingrese el Tipo de factura QuickMatch en el Resumen de Facturas (Invoices Summary) o la ventana de
detalles de Facturas (Invoices). Le aparecer la pantalla Numero OC en la cual anotar el nmero de
orden de compra con la que se asociar dicha factrura de forma automtica.
Ingrese toda la informacin de facturas bsica (ver: Ingresar Facturas Bsicas) (Entering Basic Invoices),
pero no ingrese las distribuciones de manera manual.
2. Seleccione el botn de Aceptar(OK) para que el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) navegue
hacia la ventana de Corresponder con una Orden de Compra (Match to PO) y lo har automticamente
por usted. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) asocia completamente la factura con todas las
distribuciones no facturadas de los envos con los que se hizo la asociacin y crea automticamente
distribuciones de factura.
Puede ajustar cualquiera de las correspondencias al ignorar las
predeterminaciones.
Revise los Trminos de Pago (Payment Terms) del programa cliente y cambie de manera opcional los
Trminos de Pago (Payment Terms) de la factura en el Resumen de Factura ((Invoices Summary) o en la
ventana de detalle de Facturas (Invoices).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) utiliza los trminos de pago de la factura para programar el
pago de la misma.
3. Elija el botn de Asociar (Match) en la ventana Asociar con la Orden de Compra (Match to PO) para
guardar su correspondencia.
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Si ingres un Tipo de Orden de Compra Predeterminado (PO Default Type), el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) le sugiere que ingrese el Nmero de Orden de Compra, posteriormente el mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) predetermina automticamente el Proveedor (Supplier), Nmero de
Proveedor (Supplier Number), Sucursal (Site) y Divisa (Currency).
Ingrese toda la informacin bsica de factura (ver: Ingresar Facturas Bsicas) (Entering Basic Invoices),
pero no ingrese manualmente las distribuciones.
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2. Elija el botn Asociar (Match). Solicite la orden de compra con la que desee asociar la factura y le
aparecer la pantalla de Encontrar Orden de Compra para Asociacin.
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3. En la ventana de Asociar con Orden de Compra (Match to PO) revise los Trminos de Pago (Payment
Terms) de la Orden de Compra (PO) y cambie de manera opcional los Trminos de Pago (Payment
Terms) de la factura en el Resumen de Facturas (Invoices Summary) o la ventana de detalles de
Facturas. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) utiliza los trminos de pago de factura para
programar el pago correspondiente.
4. Cree las distribuciones de factura al asociar una orden de compra. Para cada envo que desee asociar,
seleccinelo haciendo clic en la casilla de Asociar (Match) e ingrese dos opciones de las siguientes:
Cantidad Facturada (Quantity Inoviced), Precio Unitario (Unit Price) o Asociar Cantidad (Match Amount).
Cuando ingresa un campo, el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) calcula automticamente el
campo restante (Cantidad Facturada x Precio Unitario = Cantidad de Correspondencia). Puede cambiar
de manera opcional el Precio Unitario, que se predetermina desde el precio unitario de envo de orden de
compra.
Si desea realizar una correspondencia con ms detalles, puede hacer corresponder las distribuciones de
orden de compra al Elegir el botn de Distribuir (Distribute). Para cada distribucin de orden de
compra que desee asociar, seleccione las distribuciones de orden de compra e ingrese ya sea la Cantidad
Facturada (Quantity Invoiced) o Asociar Importe (Match Amount).
El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) calcula automticamente e ingresa el campo restante
basndose en el Precio Unitario. (Cantidad Facturada x Precio Unitario = Asociar Importe) (Quantity
Invoiced x Unit Proce = Match Amount). El Precio Unitario (Unit Price) se predetermina desde la
asociacin que se hizo en la ventana de Asociar con Orden de Compra (Match to PO).
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El Cdigo de Impuesto (Tax Code) para la lnea del Artculo (Item) y la lnea de Impuesto (Tax) deben ser el
mismo, de otra manera la factura estar en Retencin (Hold) para una excepcin de Variacin de Impuesto
(Tax Variante).
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Autorizacin de Factura
Las facturas individuales y / o lotes pueden autorizarse en lnea durante la entrada o validarse ms adelante
mediante el lote por parte de Administrador del modulo de Cuentas por Pagar. A menos que la factura
necesite un pago expedido, se recomienda que deje la autorizacin al Gerente de Cuentas por Pagar ya que
ser su responsabilidad resolver cualquier Retencin colocada en la factura.
Vea la documentacin por separado para el procedimiento de Validar Facturas.
Caso Especial - Series de Distribuciones
Para facturas que no corresponden con rdenes de compra, puede utilizar una Serie de Distribucin
(Distribution Set) con lneas de distribucin predefinidas, en lugar de ingresar cada lnea de Elemento (Item)
de manera manual.
Despus de ingresar la informacin de factura, [Tab] (tabulador) en el campo de Serie de Distribucin y elija
en la columna Juego de Distribucin predefinida que requiere de la lista de valores y seleccione el botn de
Aceptar (OK).
Guarde su trabajo.
Seleccione
botn
de
Distribuciones
(Distributions).
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Se mostrarn las lneas de distribucin generadas por la Serie de Distribucin (Distribution Set). Si la serie de
distribucin se defini con porcentajes, las cantidades individuales en lnea se calculan y deben verificarse. Si
se trata de un bosquejo de una serie de distribucin, las cuentas se proporcionarn pero tendr que ingresar
los importes.
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Contine con la asociacin de factura con una Orden de Compra (PO) o ingrese las distribuciones de la
factura.
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Si la factura es para un elemento de activo fijo, el indicador de Rastrear como Activo (Track as Asset) para
cada lnea de distribucin debe establecerse en S (Yes). La lnea de Elemento de la factura se marcar
automticamente de manera correcta, si la Orden de Compra (PO) para el elemento de activo fijo se carg
adecuadamente a una cuenta de activo. Ya que la lnea del Elemento nicamente mostrar la cuenta de
Acumulacin en el Campo Flexible (Flexfield) de Contabilidad, siempre es bueno confirmar que el indicador de
Rastrear como Activo (Track as Asset) es correcto.
Si est ingresando un elemento de capital cargado a una cuenta de Gasto que se ha buscado como un activo,
debe flexionar la casilla de Buscar como Activo en S (Yes).
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3. Habilitar la casilla de Buscar como Activo (Track as Asset) para la distribucin. El modulo de Cuentas por
Pagar (Payables) habilita de manera automtica la casilla si usted ha ingresado una cuenta de tipo Activo
(Asset). La cuenta debe establecerse para una categora de activo existente y debe ser una cuenta
transitoria de activo o una cuenta transitoria que est en proceso de construccin (CIP, constructionin
process).
Si ingresa subsecuentemente las lneas de Impuesto (Tax) para la factura, esas lneas tambin debern
cargarse a la misma cuenta del Activo (Asset) como la Orden de Compra para el Artculo (Item). Si una
cuenta de Activo (Asset) se selecciona en el Campo Flexible de contabilidad, la casilla de Buscar como Activo
(Track as Asset) se seleccionar automticamente.
Caso Especial Impuesto.
Caso: El Proveedor indica la tasa correcta de impuesto de ventas en la factura, pero la cantidad del
impuesto de ventas cargado no es el correcto (por ejemplo, el proveedor ha cometido un error
aritmtico).
Si verifica manualmente los clculos del impuesto de ventas sobre las facturas, se dar cuenta de que esta
situacin existe antes de que usted ingresa la factura. Sin embargo, la prctica recomendada es que permita
que el modulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables) hagan la revisin por usted. Si la cantidad
del impuesto es incorrecta para la tasa de impuesto ingresada y est fuera de la tolerancia fiscal de 5%, la
factura se colocar en reserva mediante el proceso de Auto Validacin (AutoApproval). En este caso usted
tiene solo una opcin:
- Contacte al proveedor y llegue a un acuerdo para corregir la factura o solicite un reemplazo de factura al
proveedor. Si la factura ya se ha ingresado en el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables),
puede permanecer en reserva hasta que se reciba la factura correcta.
NOTA:
Un Tipo de Lnea (Line Type) de Miscelneo (Miscellaneous) se recomienda para todas las lneas de
Impuesto de Uso (Use Tax) por diversas razones:
Un tipo de lnea del Elemento (Item) no puede utilizarse si el impuesto de uso tiene que prorratearse en
diversas lneas del Elemento (Item);
Se distinguen claramente las lneas del Impuesto de Uso (Use Tax) de las lneas genuinas del Artculo
(Item) e Impuesto de Ventas (Sales Tax).
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Facturas ingresadas
Descripcin General
Oracle no proporciona un vnculo directo entre las aplicaciones del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) y
Cuentas por Cobrar (Accounts Receivables). Cuando a un cliente se le debe un reembolso, y se crea una
Nota de Dbito por parte del departamento de Cuentas por Cobrar (Accounts Receivable) existe la necesidad
de comunicar esa informacin al departamento de contabilidad de Cuentas Por Pagar (Payables).
Es importante asegurarse de que las transacciones se realicen contra una cuenta transitoria de reembolso.
Reporte Neto de Cliente-Proveedores (Customer-Suppliers Netting Report) le ayudar con la conciliacin.
Las Notas de Crdito / Dbito tienen netos con facturas bsicas al momento del pago.
Notas de Crdito (Credit Memo) - Factura con una cantidad negativa creada por un proveedor y enviada a
usted para notificarle su crdito.
Notas de Dbito (Debit Memo)- Factura con una cantidad negativa creada por usted y enviada al proveedor
para notificarle el crdito que est registrando. Generalmente se enva con una nota explicando la Nota de
Dbito.
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Aparecer la pantalla Encontrar Facturas, anote los datos del proveedor o la factura a la que va a aplicar las
Notas de Crdito o Dbito, oprimir el botn de Encontrar (Submit) y le aparecer la pantalla Facturas:
En la pantalla de Facturas (Invoices Summary) ingrese en la columna de Tipo lo que corresponda: Tipo de
Factura Nota de Crdito (Credit Memo) o Tipo de Factura de Nota de Dbito (Debit Memo Invoice Type).
Ingrese una cantidad negativa de la factura en la columna de Importe Factura y toda la informacin bsica de
la misma que se solicita en las dems columnas de la pantalla.
Ingresar trminos de pago (Immediate Payment Terms), si as conviene, dentro de la columna Trminos y que
corresponden al nmero de das de crdito otorgado por el proveedor.
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Manualmente.
O al hacer coincidir la factura original que introdujo (Ver: Asociar las Notas de Crdito / Dbito con las
rdenes de Compra y las Facturas, que se muestran ms adelante).
Guarde su trabajo.
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Asociar las Notas de Crdito / Dbito con las rdenes de Compra y las Facturas
Cuando usted ingrese una Nota de Crdito / Dbito, puede asociarlo con las facturas existentes para que el
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) copie de manera automtica la informacin contable y cree
distribuciones de factura para la Nota de Crdito / Dbito.
Puede asociar la Nota de Crdito con facturas mltiples y a diferentes niveles de detalle. Sus opciones
disponibles dependen de que la factura que se origine coincida con una orden de compra.
Por ejemplo, si recibe un crdito para artculos que regres al proveedor, puede ingresar una Nota de Crdito
y asociarlo con la factura original que ingres para asegurarse de que el importe de dicha Nota de Crdito se
distribuya a la misma cuenta originalmente cargada.
Opciones de asociacin cuando la factura original no corresponde a una orden de compra (factura
bsica).
En este caso puede elegir entre uno de los siguientes puntos:
Asociar con una factura. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) prorratea la cantidad de su
crdito basndose en las cantidades de distribucin de la factura original. El mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) crea automticamente las distribuciones de la factura para la Nota de Crdito / Dbito
basndose en las distribuciones de la factura original.
Asociar las distribuciones de factura especficas. Puede asignar la cantidad de crdito a las
distribuciones de factura especficas de la factura original. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
crea automticamente las distribuciones de la factura para la Nota de Crdito / Dbito basndose en la
distribucin de la factura original que seleccione. Por ejemplo, puede ordenar tres sillas para tres
diferentes departamentos y regresar una. Puede asociar una Nota de Crdito / Dbito con la distribucin
original en la factura para ese departamento y asegurarse que el crdito corresponde al cargo.
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Asociar una Nota de Crdito / Dbito con una factura, distribucin de factura.
Ingresar en la pantalla de Facturas en la columna de Tipo: Nota de Crdito (Credit Memo) o Nota de Dbito
(Debit Memo). Ingresar una cantidad negativa y toda la informacin bsica de la factura pero no hacerlo
manualmente con las distribuciones.
En la lista de valores que aparece del lado derecho del botn Asociar (Match), seleccione Factura
(Invoice) y posteriormente seleccione el botn Asociar (Match).
En la ventana de Encontrar Facturas para Asociacin (Find Invoices to Match), indique el nmero de la
factura que desea asociar y seleccione el botn de Encontrar (Find). Si la Nota de Crdito / Dbito
pertenece a una factura que coincide con una cierta orden de compra y desea ver todas las facturas que le
corresponden a la misma, indquelo por medio del nmero de orden de compra.
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En el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) navegue en la ventana de Asociar a Facturas (Match to
Invoice).
Elija de manera opcional el botn de Generalidades Factura (Invoice Overview) para revisar ms
informacin acerca de una factura.
Cree las distribuciones de factura al asociar con una o ms facturas oprimiendo el botn Distribuir...
(Distribute). Si usted est seleccionando una factura (bsica) que corresponde con una orden de compra,
seleccione la factura e ingrese el importe del Crdito (Credit Amount).
Si desea seleccionar con mayor detalle, contine
(General Invoice):
oprimiendo el botn de
Generalidades Factura
Para regresar a la pantalla de Asociar Facturas solamente cierre la ventana u oprima el botn de Facturas
(Invoice).
Para seleccionar las distribuciones de factura, seleccione en la pantalla Asociar a Facturas (Match to
Invoices) la casilla Asociar (Match) de la factura que quiere hacer corresponder e introduzca el importe del
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Elija el botn Asociar (Match) para crear las distribuciones de la factura para la Nota de Crdito / Dbito
basndose en las asociaciones que hizo.
Si desea revisar las nuevas distribuciones de factura, debe volver a la pantalla de Facturas y seleccione el
botn Distribuciones (Distributions).
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En la pantalla Encontrar rdenes de Compra para Asociacin (Find Purchase Orders for Matching):
Si desea registrar una devolucin al proveedor - Ingresar el criterio de bsqueda de orden de compra
(PO).
Si quiere registrar una correccin de precio - Marcar la casilla de Correccin de Precio (Price Correction) y
escoger el nmero de factura para la que desea corregir el precio.
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Para cada lnea con la que quiere asociar, seleccione la lnea marcado la casilla Asociar (Match) e ingrese ya
sea una Cantidad Facturada (Quantity Invoiced) o una Cantidad Asociada (Match Amount). El mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) calcula automticamente el campo restante (Cantidad Facturada (Quantity
Invoiced) x Precio Unitario (Unit Price) = Asociar Importe (Match Amount)). Opcionalmente, puede cambiar
Precio Unitario (Unit Price), que se predetermina a partir de la orden de compra.
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Marque la casilla de Validar Facturas Relacionadas (Approve Related Invoices) y seleccione el botn de
Aceptar (OK) para que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicie automticamente la Validacin
(Approval) para cualquiera de las facturas asociadas con una Nota de Crdito / Dbito.
Borrar una Nota de Crdito o Dbito.
Puede borrar una Nota de Crdito o Dbito que haya ingresado y que ya no necesite. Por ejemplo, un
proveedor le enva efectivo en lugar de mandarle una Nota de Crdito y usted ya ha ingresado una Nota de
dbito. Puede ingresar una factura con una cantidad positiva para equilibrar el registro de la Nota de Crdito /
Dbito.
Ingrese una factura de tipo Estndar (Standard) para la cantidad positiva de la Nota de Crdito / Dbito. Por
ejemplo, si ingres un crdito por -$10, ingrese una nueva factura por $10.
Excepto la cantidad y el nmero de la factura, ingrese toda la misma informacin bsica de la factura que
ingres en la Nota de Crdito / Dbito.
Es posible que desee ingresar una cuenta que borre el efectivo o las cuentas por cobrar en la distribucin a la
que enviar el efectivo.
Si la Nota de Crdito / Dbito coincidi con una orden de compra, asocie la nueva factura con la orden de
compra para corregir la informacin de la misma.
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Cree un pago con cantidad cero en el momento del pago para tener una ganancia neta en la nueva factura
con el Crdito / Dbito y borre ambas de su Expiracin de Factura (Invoice Aging).
RESTRICCIONES DE NOTAS DE CRDITO / DBITO:
CANTIDAD DE FACTURA = DISTRIBUCIN TOTAL. Cuando se encuentra en la ventana de Asociar con
Factura (Match to Invoice), El importe de la Factura (Invoice Amount) y la Distribucin Total (Distribution Total)
debe ser igual antes de que pueda guardar.
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Proceso:
Validar Factura
Objetivo:
Prerrequisitos:
Descripcin General
Antes de que pueda pagar o enviar una factura, incluyendo los anticipos, deber presentar la Validacin
(Approval) para la factura de una de las siguientes tres maneras:
En lnea: Al utilizar la ventana de Acciones (Actions) del rea de la Factura (Invoice Workbench).
En lnea: Al utilizar el botn de Validar (Approve) en el Resumen de Lotes de Factura (Invoice Batches
Summary).
Por lote: Al presentar el programa de Validacin de las Cuentas por Pagar (Payables Approval) desde la
ventana de Presentar Solicitudes (Submit Requests).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) libera automticamente las facturas de las retenciones (holds)
cuando la excepcin ya no representa un problema. Puede liberar de manera manual ciertas retenciones
(holds) de factura, incluso si no ha resuelto la condicin de retencin (hold) correspondiente. Puede hacerlo
en la ventana de Retenciones (Holds) del rea de Factura (Invoice Workbench).
Los usuarios autorizados siempre pueden corregir una factura, incluso si han validado, pagado o creado
asientos de diario para la factura. Ver tambin: Ajustar Facturas (Adjust Invoices).
El mdulo de Cuentas por Pagar puede identificar todas las facturas que todava no han sido Validadas
(Approval) al presentar el Registro de Factura (Invoice Register) para nicamente Facturas No Validadas
(Approval). Puede verificar el estado de Validacin (Approval) de una factura en lnea en la ventana de
Facturas (Invoices) o en la ventana de Lotes de Factura (Invoices Batches).
Presentar Validacin (Approval) en lnea para facturas
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Navegar por:
Facturas>Asiento>Lotes
Batches>Invoices).
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de
facturas>Facturas
(Invoices>Entry>
En la ventana de Facturas (Invoices), encuentre la factura para la que desea presentar la Validacin
(Approval). Para seleccionar facturas individuales, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic con el mouse
en cada lnea, observe que el nmero mostrado en el botn de Procesos...1 (Actions) representa el
nmero de lneas elegidas.
Elija:
Seleccione:
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Si est Validando una Nota de Crdito o Dbito, seleccione Validar Facturas Relacionadas (Approve Related
Invoices) para presentar Validacin (Approval) en lnea para facturas asociadas con la misma.
Botn de Aceptar (Ok)
Elija:
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra mensajes acerca del nmero de retenciones (holds)
aplicadas y liberadas durante este ciclo de Validacin (Approval).
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En la ventana de Lotes de Factura, busque el (los) lote(s) de factura que contengan facturas por las que
desee presentar a Validacin (Approval). Si desea presentar Validacin (Approval) para lotes mltiples,
seleccinelos de la siguiente manera.
Seleccione:
Seleccione:
Elija:
NOTA: Para seleccionar lotes individuales, mantenga presionada la tecla de [Ctrl] y haga clic con el mouse en
cada lnea en el campo de Nombre de Lote (Batch Name). Para seleccionar todos los lotes, seleccione
Edicin (Edit): Seleccione todo desde la barra del men. El nmero mostrado en el botn de Procesos...1
(Actions) representa el nmero de lneas escogidas.
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Para cancelar la seleccin de un lote, mantenga oprimida la tecla [Ctrl] y haga un clic con el mouse en la lnea
del campo Nombre de Lote (Batch Name). Para cancelar una seleccin de todos los lotes, seleccione Editar
(Edit): Cancelar seleccin de Todo (All) desde la barra del men.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) presenta Validacin (Approval) para revisar cada factura
contenida en cada lote que seleccion.
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En la ventana de Retenciones (Invoice Holds) de la pantalla de Facturas (Invoice Workbench), puede revisar
cualquiera de las retenciones (holds) y Despachos (liberaciones) de factura que aplica en el mdulo de
cuentas por pagar.
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Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica (Single Request), Aceptar (OK)
Validacin de factura (Payables Approval)
Parmetros:
Automticamente aparecer la pantalla de Parmetros y antelos de acuerdo con las siguientes indicaciones:
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Opcin (Option):
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Las opciones que utiliza el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) para
seleccionar las facturas no aprobadas para su Validacin son:
Todo: Presenta Validacin para todas las facturas.
Pagar (Payables) revisa todas las distribuciones de
(Approval) no ha aprobado todava o que usted no ha
desde el control correspondiente utilizando la ventana
rea de la Factura (Invoice Workbench).
Sugerencias: Ingrese Todo (All) para asegurar que se libera cualquier control
existente en las facturas as como el poner nuevos controles. Presente Validacin
(Approval) justo antes de hacer los pagos automticos para actualizar el estado de
autorizacin en todas las facturas.
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Nombre del Lote de El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) revisa las facturas que se encuentran
El mdulo de
Factura
(Invoice en el lote de factura (Invoice Batch) que usted seleccion.
Cuentas por Pagar (Payables) le permite ingresar a este campo nicamente si tiene
Batch Name):
habilitada la opcin Usar Cuentas por Pagar del Control de Lote (Use Batch Control
Payables). Ver las Opciones de Cuentas por Pagar (Payables).
Inicio
(Start)
/ Una fecha de inicio / final para el margen de facturas que desea validar. La
Fecha Final de la Validacin (Approval) revisa las facturas que tienen una fecha de factura en
Factura
(End el margen que usted especifica.
Invoice Date):
Nombre
del El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente revisa las facturas
Proveedor
para el proveedor que usted selecciona.
(Supplier Name):
Grupo de Pago El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente revisa las facturas en el
(Payment Group): Grupo de Pago (Payment Group) que usted selecciona.
Nmero de Factura El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente revisa las facturas que
(Invoice Number): usted selecciona.
Ingresado
(Entered By)
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Le aparecer una pantalla: Ejecutar una Nueva Solicitud. Elija: Solicitud nica.
Presentar la Factura en Retencin y los Reportes del Informe de Detalle de Retencin de Asociacin
para revisar la informacin detallada de compra y cuentas por pagar de dicha factura.
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Estos reportes pueden ejecutarse antes de cada lote de pago para identificar las facturas que puedan
emitirse con retencin.
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Despacho de Retenciones.
Despachar Retenciones desde las facturas para permitir el pago y registro de las mismas. Puede ver las
retenciones en la factura ya sea en la ventana de Generalidades de la Factura (Invoice Overview) dentro de
funcin Facturas o en la ventana de Retenciones (Holds) del rea de Factura (Invoice Workbench). Puede
ver el nmero de retenciones de una factura en la nica regin de muestra de la Ventana de Facturas
(Invoices Window). Identifique facturas en retencin con el reporte de Facturas en Retencin (Invoices On
Hold) y el reporte de Detalle de Retencin de Asociacin (Matching Hold Detail). Estos reportes le ayudan a
despachar retenciones desde las facturas.
Despus de que despach retenciones de las facturas no es necesario que vuelva a presentar Validacin
(Approval) antes de que pueda pagar o registrar las facturas, a menos que est utilizando contabilidad de
gravamen o control presupuestario. Si est utilizando cualquiera de estas contabilidades, debe presentar
Validacin(Approval) despus de despachar las retenciones, ya que el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) grava fondos durante la Validacin (Approval) de la factura. Esta operacin no pondr las
facturas en el mismo tipo de retencin que usted emiti manualmente.
Debe emitir de manera manual todas las reservas que apliquen de esta forma. El mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) no emite automticamente retenciones que usted aplica para las facturas. Durante la
Validacin (Approval), el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha automticamente retenciones
por sistema (cualquier otra menos las retenciones definidas por el usuario que usted asigne) de las facturas
con condiciones de excepcin corregidas. Por ejemplo, usted fija una variacin de distribucin en una factura,
vuelva a presentar la Validacin (Approval) y el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha
automticamente la retencin de Variacin de Distribucin (Distribution Variance).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) aplica algunas retenciones que usted no puede despachar.
Puede utilizar la ventana de Retenciones (Holds) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench)
para ver las facturas con estas retenciones, pero no puede despacharlas de manera manual. Debe corregir la
excepcin que ocasion que la Validacin (Approval) pusiera la retencin en la factura, posteriormente vuelva
a presentar la validacin (Approval) para despachar las retenciones. Puede corregir las excepciones al
actualizar la factura o la orden de compra o al cambiar sus Tolerancias de Factura (Invoice Tolerances).
Existen tres tipos de retenciones que usted puede despachar de manera manual:
Retencin de Factura (Invoice Hold). Puede emitir una o ms Autorizaciones de Razn de la Retencin de
Factura (Invoice Hold Reason Approvals) ("retenciones") de una factura utilizando la ventana de Retenciones
de Factura (Invoice Holds) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench). Puede despachar
mltiples retenciones de facturas desde varias facturas a la vez utilizando el botn de Procesos...1
(Actions) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench). Ver: Emisin de Retenciones Desde una
Factura (Releasing Holds From an Invoice), y Emitir Retenciones desde Facturas Mltiples (Releasing Holds
from Multiple Invoices).
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Retencin de Pago Programado (Scheduled Payment Hold). Usted puede emitir una retencin de pago
programado en la ventana de Pagos Programados (Scheduled Payments) del rea de Asistencia de la
Factura (Invoice Workbench). Ver: Emisin de Retenciones de Pago Programado (Releasing Scheduled
Payment Holds).
Reserva de Sitio de Proveedor (Supplier Site Hold). Emita la opcin de Retencin Todos los Pagos
(Hold All Payments) para una sucursal del proveedor al seleccionar la opcin de Retener Todos los
Pagos (Hold All Payments) en la sucursal de proveedor en la ventana de Proveedores (Suppliers). Las
retenciones que resulten deben despacharse desde las facturas en la ventana de Retenciones de
Factura (Invoice Holds) del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench): la opcin de
Retencin Facturas Futuras (Hold Future Invoices) (retencin de Proveedor), la opcin Retencin de
Asociacin Facturas sin Correspondencia (Hold Unmatched Invoices), se requiere Retencin de
Asociacin (Matching Required), y el Lmite de Cantidad de la Factura (Invoice Amount Limit) (reserva
de Cantidad). Ver ms adelante: Emisin de Retenciones desde una Factura (Releasing Holds From an
Invoice).
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Facturas>Asiento>Lotes
Batches>Invoices)
de
Facturas.
(Invoices>Entry>Invoice
En la Ventana de Lote de Facturas (Invoices Window) seleccione el lote en donde se encuentre la factura de
la que desea despachar las retenciones y oprima el botn de Facturas (Invoice).
Escoja el botn de Retenciones (Holds) para navegar a la ventana de Retenciones de Factura (Invoice
Holds). Despache una retencin al seleccionar un Nombre de Despacho (Release Name).
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Puede seleccionar desde cualquier Validacin de Factura (Invoice Approval) definido con el tipo de Razn de
Emisin de Factura (Invoice Release Reason).
Para ver las retenciones de Facturas y su tipo de cdigos seleccionar el botn de Retenciones (Holds).
En esta pantalla puede visualizar el motivo de la retencin para poder corregirla. Oprima el botn de
Liberar y aparecer la siguiente pantalla:
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Para despachar mltiples retenciones a la vez, seleccione todas las lneas que desee despachar
(manteniendo oprimida la tecla CTRL al momento que da un clic con el mouse en la lnea) elija el botn
de Liberar...1 (Release) y seleccione un Nombre de Despacho (Release Name). Puede seleccionar a
partir de todas las Validaciones de Factura (Invoice Approvals) definidas con el tipo Razn de Emisin
Rpida de Factura (Invoice Quick Release Reason).
Cuando guarde su trabajo, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) asigna automticamente el
nombre de despacho para todas las retenciones que se pueden emitir.
Elija el botn de Aceptar (OK).
Despachar Retenciones de Facturas Mltiples.
En la Ventana de Facturas (Invoices Window), utilice la venta de Encontrar (Find) para solicitar las facturas un
proveedor particular del que desea que se emitan retenciones. No es necesario ingresar un Nombre de
Retencin (Hold Name) particular en la regin de Retenciones (Holds) de la ventana de Encontrar Facturas
(Find Invoices). En la Ventana de Facturas (Invoices Window) seleccione todas las facturas para las que
desee despachar reservas.
Escoja el botn de Procesos...1 (Actions) para navegar a la ventana de Procesos de Factura (Invoice
Actions). Seleccione todas las lneas que desee despachar (manteniendo oprimida la tecla de CTRL al
momento de que da un clic con el mouse en la lnea).
Seleccionar Retenciones de Emisin (Release Holds).
En el campo de Nombre de la Retencin (Hold Name), seleccione el nombre de un tipo de retencin que
desee despachar, o acepte la predeterminacin de Todo (All) para despachar todas las retenciones para cada
factura.
Seleccione un Nombre de Emisin (Release Name). Puede seleccionar cualquier de las Validaciones de
Factura (Invoice Approvals) definidas con el tipo de Razn de Despacho Rpido de Retencin (Hold Quick
Release Reason). Cuando el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha las retenciones, stas
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asignan automticamente el nombre de despacho para todas las retenciones que se puedan despachar para
todas las facturas. Ignore de manera opcional la razn de despacho asociada con el Nombre de Despacho
(Release Name).
Elija el botn de Aceptar (OK). El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) despacha automticamente
todas las retenciones y asigna el nombre de despacho para todas las retenciones despachadas a travs de
las facturas mltiples que usted seleccion. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) tambin imprimen el
Reporte de Despacho Rpido de Autorizacin de Factura (Invoice Approval Quick Release Report).
Guarde su trabajo.
Despachar Retenciones de Pago Programado.
En la Ventana de Facturas (Invoices Window) en el botn de Retenciones (Holds), seleccione el botn de
Pagos Programados (Scheduled Payments).
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Retenciones del Sistema (System Holds): El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) aplica algunas
reservas que usted no puede despachar. Puede utilizar la ventana de Retenciones de Factura (Invoice Holds)
del rea de Asistencia de la Factura (Invoice Workbench) para ver las facturas con estas retenciones, pero no
puede despachar estas retenciones. Debe localizar el problema que ocasion que la Validacin (Approval)
pusiera la retencin en la factura y posteriormente volver a presentar Validacin (Approval) para despachar
las retenciones. Usted no puede despachar las siguientes retenciones:
Variacin de Distribucin (Dist Variance).
cantidades de distribucin de la factura.
Sin Tasa (No Rate). La factura de divisa extranjera no tiene una tasa de cambio asignada a ella.
No Puede Financiar un Cheque (Can't Funds Check). El presupuesto no existe para el periodo de
contabilidad de la factura o la cuenta de distribucin de la factura no es igual a la cuenta de distribucin de la
orden de compra. Esta retencin la utiliza el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) nicamente si usted
utiliza la cuenta de gravamen y el mtodo absoluto o de advertencia de control presupuestario.
Periodo Futuro (Future Period). El periodo de contabilidad de factura tiene un estado futuro en la forma de
Controlar Estados de Periodo (Control Period Statuses).
Correspondencia Final (Final Matching). La factura tiene una o ms distribuciones correspondientes con
una orden de compra cerrada permanentemente.
No Puede Intentar Cerrar una Orden de Compra (Can't Try PO Close). La factura tiene una
correspondencia final con la orden de compra, pero la Valoracin (Approval) coloc una o ms retenciones en
la factura durante la autorizacin. Una retencin sobre una factura que se hizo corresponder con una orden
de compra evita que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) cierre permanentemente la orden de
compra.
Invalidacin de Cuenta de Distribucin (Dist Acct Invalid). La distribucin de la factura tiene una cuenta
no vlida. Una cuenta no vlida evita que usted registre una factura o pago en su libro mayor general.
Utilice estos reportes para revisar y aprobar todas las retenciones despachadas usando Despachos
Rpidos (QuickReleases). Estos reportes, clasificados por proveedor, ponen en una lista todas las facturas
retenidas despachadas as como las no despachadas. Los criterios de seleccin ingresados en la ventana de
Encontrar (Find) tambin se imprime en una pgina por separado al principio del reporte. Un reporte se
genera para cada Despacho Rpido (QuickRelease) en lnea.
Ejecutar Reporte de Notificacin de Agente de Retencin Correspondiente.
Este reporte opcional puede presentarse para informar a un agente de compras cualquiera de las retenciones
de correspondencia debido a la variacin entre una factura y la orden de compra del agente. Se generar una
notificacin para cada agente de compra que haya emitido una orden de compra que tenga una variacin con
la factura de correspondencia.
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Facturas sobre Retencin de Precio (Invoices on Price Hold): Esta advertencia peridica y semanal
solicita a la base de datos las facturas actualmente sobre la Retencin de Precio (Price Hold) y le notifica al
agente de compras que lo origin cada factura retenida. Cuando un agente de compras nico tiene dos o
ms facturas por Retenciones de Precio (Price Holds), nicamente se enva un mensaje describiendo cada
factura retenida.
Facturas sobre Retencin de Cantidad Ordenada (Invoices on Quantity Ordered Hold): Esta advertencia
peridica y semanal busca facturas sobre Retenciones de Cantidad Ordenada (Quantity Ordered Hold). Si
hay excepciones, se enva un mensaje de resumen para cada agente de compras responsable solicitndole
que resuelva las retenciones ocasionadas por una diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad
ordenada.
Retencin de Cantidad Recibida (Quantity Received Hold): Esta advertencia peridica y semanal busca
facturas en Retencin de Cantidad Recibida (Quantity Received Hold) y notifica al agente de compras que lo
origin cada factura retenida. El mensaje de resumen describe cada factura retenida y solicita al agente que
resuelva la(s) retencin(s).
Retencin de Recibo (Receipt Hold): Esta advertencia peridica y semanal busca artculos atrasados que
no han sido recibidos. Si hay excepciones, se enva un Email al solicitante original pidindole el
reconocimiento del recibo en Compras de Oracle (Oracle Purchasing).
Cantidad
Razn:
Resolver:
Nombre:
Impuesto Retenido.
Razn:
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Resolver:
Nombre:
Proveedor.
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Retenciones de Correspondencia
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Diferencia de Divisa.
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Razn:
Resolver:
Nombre:
Correspondencia Final.
Razn:
Resolver:
Nombre:
Correspondencia Requerida.
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
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Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Precio (Price)
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Calidad (Quality)
Razn:
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Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Reservas de Variacin
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
La cantidad del impuesto es menor que [(la tasa de impuesto multiplicada por
el total de la lnea de distribucin gravable) menos la cantidad de tolerancia] o
la cantidad de impuesto mayor a [(la tasa de impuesto multiplicada por el total
de la lnea de distribucin gravable) ms la cantidad de tolerancia].
Resolver:
Nombre:
Razn:
La cantidad del impuesto es menor que [(la tasa de impuesto multiplicada por
el total de la lnea de distribucin gravable) multiplicada por (1 menos el
porcentaje de tolerancia)] o la cantidad de impuesto es mayor que [(la tasa de
impuesto multiplicada por el total de la lnea de distribucin gravable)
multiplicado por (1 ms el porcentaje de tolerancia)]
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Resolver:
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Retenciones Varias
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Sin Tasa.
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Retener Todos los Pagos (Hold All Payments) habilitado para una sucursal
del proveedor. Nota: mientras no se coloque ninguna retencin, la opcin
habilitada evita el pago de las facturas de la sucursal del proveedor.
Resolver:
Solicitar al Gerente del rea de Cuentas por Pagar (AP Manager) que ingrese
No en el campo de Retener Todos los Pagos (Hold All Payments) en la forma
de Ingresar Proveedor (Enter Vendor) para un sitio de proveedor. De manera
alternativa, procese y registre un pago manual.
Retencin de Cuenta
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
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Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
Nombre:
Razn:
Resolver:
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Manual de Operaciones de Cuentas por Pagar
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07 Junio 2004
Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Descripcin General.
Despus de ingresar los Reportes de Gastos (Expense Reports), debe importarlos en el mdulo de Cuentas
por Pagar Oracle (Oracle Payables).
Esto tiene como objetivo registrar contablemente los gastos de viajes de los empleados.
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Importar reportes de gastos ingresados en el mdulo de Cuentas por Pagar Oracle (Oracle Payables)
como facturas.
Navegar por:
Otros>Solicitudes>Ejecutar>Solicitud
(Other>Requests>Run>Request Single)
Seleccionar:
nica
Ingresar Parmetros:
Nombre de Lote (Batch
Name):
Resumir
informe
(Summarize Report):
Origen (Source):
Fecha
contable
(GL
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Date):
Fecha de Depuracin
(Purge Date):
Transferir el Flexfield
descriptivo
(Transfer
Descriptive FlexField):
Seleccionar:
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea facturas con los siguientes atributos:
Pagos programados basados en los trminos de pagos definidos en la ventana de Opciones por Pagar
(Payables Options).
A los empleados se les dar un nmero de proveedor despus de que el Programa de Importacin de Factura
por Pagar (Payables Invoice Import Program) se ha ejecutado de manera exitosa.
Cuando el programa est completo, puede solicitar las nuevas facturas en la Mesa de Trabajo de Facturas
(Invoice Workbench). Las nuevas facturas estn listas para su aprobacin y pago.
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Utilice este reporte para revisar las excepciones que ocurrieron durante el procedimiento de Importacin de
Factura por Pagar. Si se importan los reportes de gastos, el mdulo de Cuentas por Pagar pone en la lista al
empleado y la informacin de reporte de gastos, para cada reporte de gastos por los que el mdulo de
Cuentas por Pagar no cre una factura y la razn por la que una factura no puede crearse.
Reporte Aplicado de Anticipos de Importacin de Factura (Invoice Import Prepayments Applied
Report)
Utilice este reporte para revisar los anticipos aplicados a los reportes de gastos que import en el modulo de
Cuentas por Pagar (Payables). El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprimen en una lista todos los
anticipos que se aplicaron durante la Importacin de Factura (Invoice Import).
Registro de Factura para el Lote Importado
Adems, Ejecute y Revise el Registro de Factura (Invoice Register), particularmente las cuentas cargadas de
Gastos (Expense) y apruebe el lote.
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Proceso:
Registro de Reembolso
Objetivo:
Prerrequisitos:
Descripcin General
Una funcin del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) le permite registrar reembolsos recibidos de
proveedores o empleados.
Puede usar la funcin de reembolso para cerrar los saldos acreedores pendientes.
Un reembolso es un nuevo tipo de pago usado en la Mesa de Trabajo de Pagos (Payment Workbench).
Cuando registra un reembolso, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) debita o carga a su efectivo o su
cuenta de caja transitoria y abona a su cuenta de pasivos (o cuenta de gastos en caso de usarse cuenta de
caja).
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Tipo (Type):
Forma de pago.
Pago (Payment Ingrese la fecha de pago o determnela por medio del calendario de seleccin
que aparecer oprimiendo el seleccionador del lado derecho del campo.
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(Supplier Ingrese nombre del proveedor o seleccinelo por medio del resumen de
proveedores que aparecer oprimiendo el seleccionador [:::] del lado derecho
del campo.
Proveedor
Name):
Elija:
Seleccione:
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Puede elegir una notificacin de abono / cargo o cualquier combinacin de facturas, reportes de gastos,
notificaciones de saldo y abono, ya que la suma total es negativa e igual a la misma cantidad de reembolso.
Guarde su trabajo.
Registro de un reembolso cuando no existe saldo acreedor
Si su proveedor le enva un reembolso cuando no hay saldo acreedor, deber registrar una notificacin de
cargo y pagarlo con un reembolso.
Registro de un reembolso para Anticipo
Si su proveedor le enva un reembolso para un prepago (por ejemplo, un reembolso para un depsito)
necesita seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
Cancelacin de Reembolsos
Puede cancelarse un reembolso de la misma manera en que se cancela cualquier otro pago.
Ver el documento Suspensin y Cancelacin de Pagos (AP Stop and Void Payments Training) para ms
detalles.
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Descripcin General
Desde el momento en el que las facturas y los pagos efectuados por el modulo de Cuentas por Pagar
(Payables) (AP) tengan un impacto en la contabilidad, la informacin tiene que transferirse al Libro Mayor
General (GL). El procedimiento incluye:
Revisar y repasar todos los movimientos contables del mdulo de contabilidad, en caso de ser
necesario.
Verificar si las transacciones tienen retenciones de registro que les evitan ser transferidas al Libro
Mayor, y en consecuencia resolver dichas retenciones.
Revisar el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) (AP) y la informacin de contabilidad del Libro
Mayor General (GL)
Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica>Aceptar(Single Request>OK)
Proceso Contable de Payables (Cuentas por Pagar)(Payables Accounting
Process)
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Los parmetros del Procedimiento de Contabilidad del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
son:
Desde Fecha de Cuenta
(Account From Date):
Ingresar las fechas de inicio del movimiento contable para el que desee
crear los registros de contabilidad.
Ingresar las fechas finales del movimiento contable para el cual desea crear
los registros de contabilidad.
Clase de Documento
(Document Class):
Ejecutar Transferencia
a GL (Submit Transfer
to GL):
Ejecutar Importacin de
Asientos
(Submit
Journal Import):
Validar
Cuentas
(Validate Accounts):
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Resumir
Informe
(Sumarize Report):
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Aunque se recomienda utilizar este proceso de lote para crear los registros contables de manera centralizada
del mdulo de Cuentas por Pagar, es posible crear registros contables diarios en lnea para transacciones
especficas mediante el uso de los botones Crear contabilidad (Create accounting) en algunas de las
formas de facturas y pagos.
Nota: Para el caso del mtodo contable de Cash, solo muestra lel proceso de crear contabilidad para los
pagos, ya que hablando de las facturas solo muestra las lneas de visualizar compromisos.
Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar.
Informe Transacciones No Contabilizadas (Unaccounted Transactions
Report)
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Puede revisar los registros de contabilidad del mdulo de Cuentas por Pagar y ajustarlas.
Si el Estado de Contabilidad (Accounting Status) sobre los asientos registrados es Error, es posible ajustar la
Cuenta (Account) y los campos de Descripcin (Description).
Si el Estado de Contabilidad (Accounting Status) sobre los asientos registrados es Contabilizado
(Accounted), es posible ajustar nicamente el campo de Descripcin (Description).
Navegar por:
Contabilidad>Actualizar
Accounting Entries)
Asientos
Contables
(Accounting>Update
Esta le permite ver los asientos contables registrados y actualizar los campos permitidos.
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Es posible ver la informacin de contabilidad de dos maneras adicionales: Cuentas T (T Accounts) y Resumen
de Actividad (Activity Summary). Esto puede hacerse siguiendo los pasos:
Seleccione
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Elegir:
Y elegir entre los botones Cuentas T (T Accounts) y el Resumen de Actividad (Activity Summary).
Tambin es posible ver los registros contables si usted sigue el siguiente paso:
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Navegar:
Contabilidad>Visualizar
Accounting Lines)
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Lneas
Contables
(Accounting>View
Pero esta forma no le permite ver directamente la informacin de contabilidad en los formatos de Cuentas T (T
Accounts) y Resumen de Actividad (Activity Summary).
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del
Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Transferencia de Cuentas por Pagar a General Ledger (Payables Transfer
to General Ledger).
Los parmetros de Transferencia de Cuentas por Pagar (Payables) al Libro Mayor General (GL) son:
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Transferir
Libros.
juegos
de
Desde
Date):
Fecha
(From
Categora de
(Journal
Category):
Asiento
Entry
Validar
Cuentas
(Validate Accounts):
Aceptar Predeterminado.
Transferir Interface GL
(Libro
Mayor
General)(Transfer to GL
Interface):
Aceptar Predeterminado.
Ejecutar Importacin de
Asientos
(Submit
Journal Import):
NOTA IMPORTANTE: El proceso Concurrente (Transferencia del mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) al Libro Mayor General (GL)) (Payables Transfer to General Ledger) crea el Reporte de
Ejecucin de Importacin de Diarios (Journal Import Execution Report). Reviselo y confirme que la
columna de Estado (Status) contiene la palabra EXITOSO (SUCCES). Cualquier error encontrado
durante la transmisin se pondr en una lista en el reporte. Contacte al Administrador de Libro Mayor
General (GL) para resolver cualquiera de las excepciones (por ejemplo, una cuenta temporalmente
inhabilitada).
Vuelva a presentar el procedimiento de Transferencia del Mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) al Libro
Mayor General (GL) para enviar la informacin de contabilidad nueva y ajustada al Libro Mayor General (GL).
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Revisar informacin de contabilidad del mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) transferida al Libro
Mayor General (GL)
El Registro de Factura Contabilizada (Posted Invoice Register) muestra la informacin de la factura que usted
ha transferido al Libro Mayor General (GL) para crear registros contables diarios. Usted transfiri la factura y
la informacin del pago a su Libro Mayor General (GL) cuando present la solicitud concurrente de
Transferencia del Mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) al Libro Mayor General (GL). Despus de
registrar los asientos, puede utilizar este reporte para verificar que la cantidad total de la factura es igual a la
cantidad total de distribucin de la misma. Si existe una variable, puede comparar la cantidad de cada factura
con el total de las lneas de distribucin de la factura para identificar su cuenta. Las variaciones resultan de
las entradas corregidas.
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Navegar por:
Seleccione:
Nombre
Requerimiento:
del
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Otro>Solicitudes>ejecutar(Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Registro de Factura Contabilizada (Posted Invoice Register)
Aceptar Predeterminado.
Contexto
de
Informacin (Reporting
Context):
Aceptar Predeterminado.
Ingrese la fecha final del perodo del mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) que desea enviar al Libro Mayor General (GL).
Cuenta Pasivo
Opcional.
Seleccione Si o No.
Opcional.
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Elija entre el Lote de Entrada Diario (Journal Entry Batch) o Divisa Ingresada
(Entered Currency).
El reporte de Registro de Pagos (Posted Payments Register) se utiliza para revisar los pagos registrados en
un periodo particular. Utilice este reporte para revisar la actividad del pago para cada cuenta bancaria utilizada
durante el perodo. Los pagos en cero no se muestran en este reporte. Para todos los dems pagos que
usted registra en un lote de registros contables diarios, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestran
la cantidad del pago y la cantidad de descuento tomada en la divisa que utiliz para pagar.
Utilice estas cantidades al conciliar los pagos con sus cuentas bancarias.
Navegar por:
Seleccione:
Nombre del reporte:
Otro>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Registro de Pago Contabilizado (Posted Payments Register)
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Periodo:
Contexto
de
Informacin (Reporting
Context):
Aceptar Predeterminado.
Ingrese la fecha de inicio del perodo contable del mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) que desee enviar al Libro Mayor General (GL).
Ingrese la fecha final del perodo contable del mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) que desee enviar al Libro Mayor General (GL).
Nombre de la Cuenta
Bancaria.
(Name
of
Bank Account)
Opcional.
Opcional.
Lote
de
Asientos
Diarios (Journal Diary
Entry):
Opcional.
Clasificar
Contabilizados
(Order By):
Pagos
Por
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Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica, Aceptar (Single Request, OK)
Informe Crear Altas Masivas (Mass Additions Create)
Los parmetros de solicitud de Crear Adiciones Masivas (Create Mass Additions) son:
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Libro (Book):
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El proceso concurrente selecciona nicamente las lneas de distribucin de factura que cumplen con los
criterios que usted ingres en los dos campos anteriores. Cuando realice un pago para una de este tipo de
facturas y hace un descuento en ese pago, el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables)
envan las lneas de descuento, de manera que el pago real de la cantidad para un activo se refleja en los
Activos de Oracle. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) enva lneas de descuento para pagos
parciales y pagos totales. Si las lneas de distribucin de la factura asociadas con un descuento no se han
transferido o si el procedimiento concurrente no enva las lneas de distribucin de la factura, las lneas de
descuento asociadas nos envan a los Activos de Oracle (Oracle Assets).
Nota: Con el fin de que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) transfiera las lneas de distribucin a los
Activos Fijos de Oracle durante el procedimiento de Crear Altas Masivas, usted ha de haber cargado las
lneas de distribucin de la factura a una cuenta transitoria de activos, una cuenta transitoria de construccin
en proceso o una cuenta de gastos que haya asignado a una categora de activo en los Activos Fijos de
Oracle.
Cuando usted carga una lnea de distribucin de la factura a una cuenta de gastos, tambin debe asignar el
artculo como un activo en el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) al establecer el campo Buscar como
Activo (Track as Asset) a S (Yes) cuando ingresa una factura.
Si el proceso concurrente Crear Altas Masivas (Create Mass Additions) se completa de manera exitosa, se
imprime un reporte (Mass Additions Create Report) que pone en una lista las altas masivas creadas. Revisar
el reporte de Crear Altas Masivas (Mass Additions Create) para verificar que el proceso concurrente se
complet exitosamente y para examinar las lneas de distribucin de la factura enviadas desde el mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) a los Activos Fijos de Oracle (Oracle Fixed Assets).
Cuando ambas transferencias se realizaron se completaron exitosamente, ejecute bien el Registro de Factura
Contabilizado (Posted Invoice Register) y el Registro de Pagos Contabilizado (Posted Payments Register).
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1.8 Anticipos
Mdulo:
Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Descripcin General
Un anticipo es un tipo de factura que usted ingresa para pagar un adelanto de pago a un proveedor o un
empleado. Realice un anticipo casi de la misma manera en la que realiza una factura regular.
Revise el reporte de Estado del anticipo (Prepayment Status) para revisar los pagos no aplicados o no
pagados o las facturas pagadas parcialmente para los proveedores / empleados.
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Ingreso de un Anticipo
Navegar por:
Oprimir:
Seleccionar:
Elegir:
Tipo (Type):
Ingrese los campos restantes como lo hiciera para una factura Estndar (Standard) excepto para los
siguientes campos especiales:
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Tipo
de
Anticipo
(Prepayment Type):
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Fecha de Liquidacin
(Settlement Date):
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El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea una lnea de distribucin de manera automtica cuando
usted ingresa un anticipo. El modulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables) debita el Flexfield
Campo Flexible de Contabilidad de anticipos (Prepayment Accounting Flexfield) del sitio del proveedor, pero
usted deber llenar el campo de Cantidad (Amount). Si usted ingresa un nombre de impuesto en un anticipo,
el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) tambin crea una lnea de distribucin de impuesto.
El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) debita el Campo Flexible de Contabilidad de Impuesto (Tax
Accounting Flexfield) para el nombre de impuesto y carga esta cuenta al importe de impuesto que se ingres.
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) carga el Campo Flexible de Contabilidad de Anticipo
(Prepayment Accounting Flexfield) para la diferencia entre la cantidad de impuesto y la cantidad del dicho
anticipo.
Despus de completar el formato de Facturas (Invoices).
Seleccione:
Validar:
Escoger:
Durante el procedimiento de Validacin (Approval), el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) verifica
la distribucin, impuesto y moneda para el anticipo. El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) ubica
uno o ms controles en el anticipo en caso de ser necesario. Despus de que present el anticipo
para Validacin (Approval), el Estado (Status) de su anticipo debe ser Pendiente de Pago, sin
Retenciones (Holds).
Cancelacin de un Anticipo
Si el estado del anticipo es No Validado o Pendiente de Pago (Unapproved or Unpaid), puede cancelar el
anticipo. Si elige cancelar un anticipo en estado No Validado o Pendiente de Pago (Unapproved or Unpaid),
el estado se actualiza a Cancelado (Cancelled) y el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) reduce
automticamente la cantidad de anticipo a cero. No puede aplicar un anticipo cancelado a una factura o un
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reporte de gastos. El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea automticamente una lnea de
distribucin de reversin para el anticipo basado en la cantidad del anticipo que usted aplica.
Pago de un Anticipo
Debe pagar por completo un anticipo antes de aplicarlo a la factura. Una vez que el anticipo se ha realizado
usted puede volver a solicitar la pantalla de Facturas (Invoices) para ver el campo actualizado de Cantidad
Pagada (Amount Paid) y el campo actualizado de Estado (Status).
Cuando realiza el anticipo, el estado se actualiza Disponible (Available). El anticipo se encuentra ahora
disponible para aplicarlo a la factura.
Seleccione:
Revise:
Seleccione:
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Aplicar un Anticipo
Navegar por:
Seleccione:
En el momento que usted ingrese una factura para un proveedor con anticipos destacados,
el
modulo de Cuentas por Pagar (Payables) notifica la existencia de cualquier Anticipo con el mensaje:
Los anticipos 1 estn disponibles para aplicacin a facturas de este proveedor. El mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) le permite saber si el anticipo se encuentra disponible para aplicarlo a
una factura o si un adelanto se encuentra disponible para aplicarlo a un reporte de gastos de
empleado.
Aplique el anticipo al ingresar o seleccionar una o ms facturas a las cuales desea aplicarlo. Puede
seleccionar el anticipo y aplicarlo a una o ms facturas o puede seleccionar una factura y aplicar uno o ms
anticipos para sta.
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Complete la introduccin de la factura para la que se aplicar el (los) anticipo(s), valide (apruebe) la(s)
facturas(s) y / o seleccione la(s) factura(s) validadas y completa (s).
Escoger:
Anotar la casilla:
Seleccione:
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El formato Imputar / no imputar (Apply/Unapply) anticipos le permite aplicar, validar (Approval) e imprimir
anticipos as como desactivar anticipos existentes.
Con el ingreso del formato verifique la(s) lnea(s) de anticipos que se aplicar (n) e ingrese la cantidad que
desee aplicar. A medida que aplica un anticipo, el modulo de Cuentas por Pagar (Payables) reduce la
cantidad del anticipo por la cantidad aplicada. El modulo de Cuentas por Pagar (Payables) crea lneas
inversas de anticipos en dicho anticipo a medida que lo aplica. Una vez que aplic completamente un
anticipo, su cantidad es $0, y su Estado (Status) est Completamente Aplicado (Fully Applied).
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Desactivar un Anticipo
Desactive Anticipos en el formato Imputar / no imputar Anticipos (Apply/Unapply Prepayments) al verificar la
casilla continua a cualquiera de los Anticipos Existentes (Existing Prepayments) que desee desactivar y lleve
a cabo la transaccin. Puede revertir completamente cualquier aplicacin de Anticipo.
Nota: Debe desactivar por completo un Anticipo antes de que pueda anular o detener un pago sobre un
documento con anticipo. Revise el reporte de Estado de Anticipos (Prepayment Status) (seleccionar
Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)) para revisar los pagos desactivados o pendientes de
pago o las facturas parcialmente pagadas para los proveedores / empleados. Este reporte puede utilizarse
para comparar las facturas y anticipos, para que los proveedores y empleados determinen si existen anticipos
destacados que puedan aplicarse para las facturas pendientes de pago.
Para la aplicacin de anticipos o adelantos a los reportes de gastos de empleado, consulte el documento de
Capacitacin para el Reporte de Gastos AP (AP Expense Report Training).
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Pagos Expedidos
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Pagar una factura con Pagos Rpidos (Quick Payments), para registrar
un Pago Manual (Manual Payment) o una Transferencia Electrnica (Wire
Transfer).
Prerrequisitos:
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Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)
Tipo (Type):
Seleccione: Rpido
Cuenta del Banco (Bank Seleccionar la Cuenta del Banco (Bank Account)
Account):
Nombre del Documento Seleccionar el Nombre del Documento (Document Name). El mdulo de
Cuentas por Pagar le permitir seleccionar nicamente los Documentos
(Document Name):
Generados por Computadora o Pago Combinado asociado con la Cuenta del
Banco seleccionada.
Nmero de Documento El mdulo de Cuentas por Pagar reservar el Nombre del Documento
(Document Name) en este punto. Le aparecer en la pantalla una leyenda
(Document Number):
indicndolo, Elija Aceptar (OK) para acuse de recibo de la Nota de
Cuentas por Pagar (Payables).
Fecha de Pago (Payment
Date):
Concepto
del
Pago
(Payment Description)
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Para seleccionar las facturas que se pagarn por medio de este cheque:
Elegir:
Seleccionar:
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Impresin de un Cheque
Escoger:
Seleccionar
Impresora:
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Nota: Si desea Primero verificar si el cheque se imprime de manera correcta, puede utilizar papel en blanco
para llevar a cabo el paso antes mencionado.
Despus de que Verific que el cheque se imprimi de manera correcta en el papel en blanco siga los
siguientes pasos:
Herramientas, reimprimir
Elegir:
Escoger:
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Al registrar un pago manual, el mdulo de Cuentas por Pagar le permite evitar algunos controles de pago:
Un pago nico puede registrarse para facturas mltiples de Pago nico (Pay Alone).
Los pagos pueden registrarse para los proveedores que tengan habilitada la opcin de Guardar Todos
los Pagos (Hold All Payments)
Navegar por:
Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)
Tipo (Type):
Seleccione: Manual
Documento
Name):
Nmero de Documento El mdulo de Cuentas por Pagar reservar el Nombre del Documento en
este punto. Seleccione Aceptar (OK) para reconocer la Nota de las
(Document Number):
Cuentas por Pagar.
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Fecha de Pago (Payment Ingresar la fecha de pago tipo [Opcin] para aceptar la fecha predeterminada
del da actual.
Date):
Concepto
del
Pago Estan habilitados 3 flexfields descriptivos para el concepto del cheque, por lo
que se debera de ingresar manualmente dicho concepto. Este concepto
(Payment Description)
aparecera impreso en el formato del cheque.
Puede actualizar otra informacin tal como direccin de pago en caso de ser necesario.
Para seleccionar las facturas que se pagaron por medio de pago manual:
Elegir:
Seleccionar:
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mdulo de Cuentas por Pagar seleccionar las facturas que estn asociadas
con cualquier tipo de mtodo de pago, excepto Electrnico y que tengan la
misma moneda para el documento de pago.
Guarde su trabajo
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Proceso:
Verificacin de Pagos
Objetivo:
Prerrequisitos:
Modificar Pagos.
Formatear de Pagos.
Imprimir Cheques.
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Aparecer la pantalla de Lote de Pagos en la cual debe ingresar los datos de los pagos con sus proveedores.
La designacin de nombre
Nombre del Lote (Batch Ingresar el Nombre del Lote de Pago.
recomendada es Iniciales del usuario y fecha (User_Initials-Date
Name):
(MMDDYY)). Este nombre aparecer en sus reportes y le ayudar a ubicar el
lote que se encuentra en lnea. Usted archiva documentos fsicos segn el
nombre del lote, una designacin de nombre sistemtico facilitar la
recuperacin.
Fecha de Pago (Payment Verificar la Fecha de Pago. Esta es la fecha que el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) imprimir en el pago.
Date):
Grupo de Pago (Payment Seleccione de manera opcional un Grupo de Pago (Payment Group). El
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) seleccionar las facturas con este
Group):
Grupo de Pago.
Contine por el desplegado de la pantalla y anote los datos en los dems campos.
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Pago Revisa de manera opcional o ajusta los lmites de pago. Los Pagos
Mximos/Mnimos (Maximum/Minimum Payments) definen el margen de
cantidades de pago permitidas para un pago nico en un lote de pago. El
mdulo de Cuentas por Pagar (Cuentas por Pagar) no pagar cualquiera de
las facturas para una Sucursal (Site) del Proveedor (Supplier) si el total de
las facturas para el Proveedor (Supplier) es ms o menos que el Pago
Mximo/Mnimo (Maximum/Minimum Payments). Existen otras opciones
disponibles tales como desembolso mximo (maximum outlay), permitir
pagos en cero (allow zero payments) y prioridades de pago altas y bajas (hi &
low payment priorities) para restringir el lote.
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El mdulo de Cuentas por Pagar iniciar tres procedimientos concurrentes, Auto seleccionar (AutoSelect),
Hacer Pagos (Build Payments) e Imprimir Registro Preliminar (Preliminary Payment Register).
El Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) se imprime cuando las facturas se seleccionan
y los pagos se hacen. Deber usarse para revisar los pagos que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
crear cuando usted formatee los pagos para las facturas en un Lote de Pagos (Payment Batch).
Deber revisar el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para ver a qu facturas y
proveedores se les pagar, y la cantidad total pagada a cada proveedor.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) agrupa las facturas por Sucursal (Site) del proveedor e
imprime el total para cada pago.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime asteriscos y una razn de no pago para las
facturas seleccionadas en el lote de pago, en virtud de que no cumple con los requerimientos del pago.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no crea pagos para facturas de la Sucursal (Site) del
proveedor si el total de las facturas seleccionadas exceden la cantidad de pago mxima o si es menor a la
cantidad de pago mnima que usted especific para el lote de pago, o la cantidad total de pago para una
Sucursal (Site) del proveedor es menor o igual a cero.
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Verifique el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para asegurarse de que todas
las facturas que necesiten pago estn incluidas en el registro. Asimismo, deber verificar que no se
generarn pagos para las facturas que no deban pagarse.
Despus de que la solicitud concurrente se haya terminado tendr que consultar la ventana de Lotes de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambie a construir (Built) y el botn de Pagos
(Payments) se active deber realizar el siguiente paso.
Modificar Pagos
Despus de revisar en Registro Preliminar (Preliminary Register) puede modificar el Lote de Pago (Payment
Batch) al:
Agregar una factura que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no seleccion.
Con el fin de modificar un Lote de Pago deber crearse el estado. (por ejemplo, el Lote de Pago
(Payment Batch) debe iniciarse pero no puede tener pagos formateados).
Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Usted puede navegar entre los diversos proveedores seleccionados para pagarles, al hacer un clic en las
teclas Re Pg / Av Pg (PgUp/PgDn) mientras el cursor se encuentra en el campo de Proveedor
(Supplier).
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Borrar el formato y posteriormente introducir el nombre del Proveedor (Supplier) y Sucursal (Site).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas aprobadas para la Sucursal (Site)
del proveedor.
Seleccionar S (Yes) para la factura de Pago para cada factura que quiera agregar al Lote de Pago
(Payment Batch).
Quitar todas las facturas para una Sucursal (Site) particular de Proveedor (Supplier) de un Lote de
Pago
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas para la Sucursal (Site) del Proveedor
(Supplier) que fueron seleccionadas para el lote.
Elegir:
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) iniciar el procedimiento concurrente de Realizacin de Pagos.
Una vez que el procedimiento de Realizar Pagos se complete deber revisar los cambios al imprimir un nuevo
Registro de Pago Preliminar.
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Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar :
Seleccionar:
Elegir:
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Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Nota: Si por alguna razn primero prefiere formatear los pagos, deber hacerlo de esa manera marcando
nicamente la casilla de verificacin de Formateo de Pagos.
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Despus de que se complet el formateo de manera exitosa podr imprimir el cheque utilizando el siguiente
mtodo:
Seleccionar:
Seleccionar:
Elegir:
Elegir:
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Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
En la ventana de Confirmar Lote de Pago (Confirm Payment Batch) ingresar el margen de Cheques:
Impreso
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Omitido si existiera
Daado si existiera
Elegir:
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicia dos procesos concurrentes, Confirmar Lote de Pago
(Confirm Payment Batch) y Registro Final de Pago (Final Payment Register).
Ahora su procedimiento de Lote de Pago (Payment Batch) est completo, y el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) emite el Documento de Pago (Payment Document) que utiliz este lote. Otros Lotes de Pago o
Pagos Expedidos pueden utilizar ahora este documento de pago.
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Mdulo:
Proceso:
Verificacin de Pagos
Objetivo:
Prerrequisitos:
Modificar Pagos.
Formatear de Pagos.
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Aparecer la pantalla de Lote de Pagos en la cual debe ingresar los datos de los pagos con sus proveedores.
La designacin de nombre
Nombre del Lote (Batch Ingresar el Nombre del Lote de Pago.
recomendada es Iniciales del usuario y fecha (User_Initials-Date
Name):
(MMDDYY)). Este nombre aparecer en sus reportes y le ayudar a ubicar el
lote que se encuentra en lnea. Usted archiva documentos fsicos segn el
nombre del lote, una designacin de nombre sistemtico facilitar la
recuperacin.
Fecha de Pago (Payment Verificar la Fecha de Pago. Esta es la fecha que el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) imprimir en el pago.
Date):
Grupo de Pago (Payment Seleccione de manera opcional un Grupo de Pago (Payment Group). El
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) seleccionar las facturas con este
Group):
Grupo de Pago.
Contine por el desplegado de la pantalla y anote los datos en los dems campos.
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Pago Revisa de manera opcional o ajusta los lmites de pago. Los Pagos
Mximos/Mnimos (Maximum/Minimum Payments) definen el margen de
cantidades de pago permitidas para un pago nico en un lote de pago. El
mdulo de Cuentas por Pagar (Cuentas por Pagar) no pagar cualquiera de
las facturas para una Sucursal (Site) del Proveedor (Supplier) si el total de
las facturas para el Proveedor (Supplier) es ms o menos que el Pago
Mximo/Mnimo (Maximum/Minimum Payments). Existen otras opciones
disponibles tales como desembolso mximo (maximum outlay), permitir
pagos en cero (allow zero payments) y prioridades de pago altas y bajas (hi &
low payment priorities) para restringir el lote.
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El mdulo de Cuentas por Pagar iniciar tres procedimientos concurrentes, Auto seleccionar (AutoSelect),
Hacer Pagos (Build Payments) e Imprimir Registro Preliminar (Preliminary Payment Register).
El Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) se imprime cuando las facturas se seleccionan
y los pagos se hacen. Deber usarse para revisar los pagos que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables)
crear cuando usted formatee los pagos para las facturas en un Lote de Pagos (Payment Batch).
Deber revisar el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para ver a qu facturas y
proveedores se les pagar y la cantidad total pagada a cada proveedor.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) agrupa las facturas por Sucursal (Site) del proveedor e
imprime el total para cada pago.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime asteriscos y una razn de no pago para las
facturas seleccionadas en el lote de pago, en virtud de que no cumple con los requerimientos del pago.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no crea pagos para facturas de la Sucursal (Site) del
proveedor si el total de las facturas seleccionadas exceden la cantidad de pago mxima o si es menor a la
cantidad de pago mnima que usted especific para el lote de pago, o la cantidad total de pago para una
Sucursal (Site) del proveedor es menor o igual a cero.
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Verifique el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para asegurarse de que todas
las facturas que necesiten pago estn incluidas en el registro. Asimismo, deber verificar que no se
generarn pagos para las facturas que no deban pagarse.
Despus de que la solicitud concurrente se haya terminado tendr que consultar la ventana de Lotes de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambie a construir (Built) y el botn de Pagos
(Payments) se active deber realizar el siguiente paso.
Modificar Pagos
Despus de revisar en Registro Preliminar (Preliminary Register) puede modificar el Lote de Pago (Payment
Batch) al:
Agregar una factura que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no seleccion.
Con el fin de modificar un Lote de Pago deber crearse el estado. (por ejemplo, el Lote de Pago
(Payment Batch) debe iniciarse pero no puede tener pagos formateados).
Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Usted puede navegar entre los diversos proveedores seleccionados para pagarles, al hacer un clic en las
teclas Re Pg / Av Pg (PgUp/PgDn) mientras el cursor se encuentra en el campo de Proveedor
(Supplier).
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Borrar el formato y posteriormente introducir el nombre del Proveedor (Supplier) y Sucursal (Site).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas aprobadas para la Sucursal (Site)
del proveedor.
Seleccionar S (Yes) para la factura de Pago para cada factura que quiera agregar al Lote de Pago
(Payment Batch).
Quitar todas las facturas para una Sucursal (Site) particular de Proveedor (Supplier) de un Lote de
Pago
Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas para la Sucursal (Site) del Proveedor
(Supplier) que fueron seleccionadas para el lote.
Elegir:
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) iniciar el procedimiento concurrente de Realizacin de Pagos.
Una vez que el procedimiento de Realizar Pagos se complete deber revisar los cambios al imprimir un nuevo
Registro de Pago Preliminar.
Para imprimir el Registro de Pago Preliminar:
Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar :
Seleccionar:
Elegir:
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Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Nota: Si por alguna razn primero prefiere formatear los pagos, deber hacerlo de esa manera marcando
nicamente la casilla de verificacin de Formateo de Pagos.
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicia dos procesos concurrentes, Confirmar Lote de Pago
(Confirm Payment Batch) y Registro Final de Pago (Final Payment Register). Oprima el botn Confirmar
(Confirm)
Ahora su procedimiento de Lote de Pago (Payment Batch) est completo, y el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) emite el Documento de Pago (Payment Document) que utiliz este lote. Otros Lotes de Pago o
Pagos Expedidos pueden utilizar ahora este documento de pago.
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Proveedores>Asiento(Suppliers>Register)
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de
la Valor
Valor Requerido
Comentario
Predetermi diferente del predeter
nado
.NICAMENTE MAYSCULAS
Nombre Proveedor
. Anotar nombre completo segn Registro
Federal de Contribuyentes
. Campo Obligatorio.
Nombre Alterno
ID Contribuyente
Inactivo hasta
Nmero
proveedor
de Nmerico
Secuencial
Nmero de registro
impositivo
Regin de Clasificacin:
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Campo
Pantalla
Tipo
Nombre
empleado
de
la Valor
Predeterminado
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Comentario
Obra Pblica
del De la lista de
Valores
Una vez
Nulo
SIC
Nulo
Propiedad
minora
de Nulo
Negocios
pequeos
Nulo
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Campo
Pantalla
la Valor
Predeterminado
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Comentario
negocios pequeos.
Propiedad
femenina
Nulo
Nmero
Nmero de
Empleado
Regin de Contabilidad:
Campo
Pantalla
de
Juego
distribuciones
la Valor
Predeterminado
de Seleccionar de la
Lista de Valores
Comentario
Pasivo
No aplica a nivel de
Cabecera
Anticipo
No aplica a nivel de
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Campo
Pantalla
la Valor
Predeterminado
07 Junio 2004
Comentario
Cabecera
fecha No aplica para
ASA.
Pago con
factura
Regin de Control:
Campo
Pantalla
Limite
factura
de
la
Valor
Predeterminado
Comentario
importe
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Campo
Pantalla
la
Valor
Predeterminado
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Comentario
Retener
facturas
no asociadas
Retener
facturas
no validadas
Motivo
de
retencin de pago
Regin de Pago:
Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero
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Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
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Trminos
20 DIAS NETO
Grupo pago
Externos
Grupo de
proveedor.
Prioridad de pago
99
Recepcin de
Facturas
pago
asignado
un
Mtodo de pago
Cheque
Divisa factura
MXP
Divisa pago
MXP
este
de Nulo
Cuentas
por
Pagar
extrae
automticamente el monto del flete
del descuento.
facturas Nulo
Nulo
Excluir flete
descuento
Autorizar
inters
Pago
Independiente
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Regin de Cuentas Bancarias: De preferencia a nivel de sucursal y solo utilizar con pagos electronicos.
Campo
Pantalla
de
la
Valor
Predeterminado
Nombre
Nmero
Divisa
Primario
Desde (fecha)
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Campo
Pantalla
la
Valor
Predeterminado
Hasta (fecha)
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Banco (nombre)
Banco (nmero)
Numero de Banco.
Sucursal (nombre)
Sucursal (nmero)
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AC MUF Cuentas por
Pagar 070604.doc
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de
la Valor
Predeterminado
Comentario
Mtodo de pago
Como
ser
electrnico.
hecho
el
Formato de pago
Mtodo remesa
1.12.1.1.1 Instrucc
in
remesa
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pago
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Pagar 070604.doc
Campo
Pantalla
la Valor
Predeterminado
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Comentario
Manejo transaccin
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Pagar 070604.doc
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de
la Valor
Predeterminado
Cdigo
de Nulo a nivel de
Cabecera
impuesto factura
Se
puede
asociar
compensados.
Lnea
impuestos
Activar el check
Autorizar
sustitucin nivel de Box.
clculo
Regla de redondeo
Ms Proximo
Redondea
automticamente
acuerdo a :
Mas prximo
Abajo
Arriba
Importes
distribucin
incluyen impuesto
Ms prximo
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de
la Valor
Predeterminado
Comentario
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Pagar 070604.doc
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de
la Valor
Predeterminado
1.12.1.1.2 Federal
Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)
Nulo
Comentario
En Mxico no aplica.
Estado (B)
Nulo
Sucursal Informe
Nulo
Nombre
informacin
de Nulo
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Campo
Pantalla
la Valor
Predeterminado
Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)
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Comentario
Control Nombre
Nulo
Fecha Verificacin
Nulo
Tipo
organizacin
de Nulo
Regin de Compra:
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
Direccin de envo
Direccin
ASA OF.
GENERALES
Comentario
de ASA OF.
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Pagar 070604.doc
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
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Comentario
facturacin
GENERALES
1.12.1.1.3 Envo
va
FOB
Nulo
Medio de envo.
Nulo
1.12.1.1.4 Termino
de flete
Pagado
Orden Nulo
Motivo
retencin Nulo
de compra
Retencin
de Compra
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Regin de Recepcin:
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
Determina si la direccin de
recepcin debe ser igual a la de
envo y hay tres opciones:
Ninguno
Advertencia
Rechazar
Standard Receipts
Ruteo recibos
Comentario
requerida
(Inspection
Tolerancia
cantidad recibida
10%
Porcentaje de tolerancia
cantidades recibidas.
para
Excepcin a la Advertencia
cantidad recibida
Manejo de la tolerancia
recepcin:
Ninguno
Advertencia
Rechazar
5
Recepcin
temprana
autorizada
Recepcin tarda aut 5
Excepcin
recepcin
en
la
fecha Advertencia
Ninguno
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Campo
Pantalla
la Valor
Predeterminado
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Comentario
Autorizar recibos
sustitutos (G)
Nulo
Advertencia
Rechazar
Autorizacin para
artculos sustitutos.
recepcin
de
Si tiene ms de una sucursal para el proveedor anteriormente mencionado, complete todas las secciones
restantes para cada sucursal en las hojas mltiples.
Las lneas sombreadas y en cursivas indican informacin del sitio del proveedor que es opcional.
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Campo
Pantalla
la
Valor
Predeterminado
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Comentario
Nombre Sucursal
ASA-NOMBRE
ALTERNO
Pas
Mxico
Domicilio
Calle y Nmero
Direccin de la Sucursal
Mximo 4 lneas para la direccin
No exceda los 35 caracteres por
cada lnea.
Ciudad
Provincia
Nombre de la Provincia.
Idioma
No aplica.
Estado
donde
se
donde
se
Opcional
Distrito
Cdigo Postal
Inactivo hasta
Nulo
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Regin General:
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
1.12.1.2 Casilla de
Pago
Casilla de Compra
Comentario
Nmero de cliente
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Regin de Contactos:
Campo de la Pantalla
Ingrese Campos segn se requiera. Utilice Casilla de Correo para direccin Email.
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Regin de Contabilidad:
Campo
Pantalla
de
Juego
Distribuciones
Pasivo
la Valor
Predeterminado
de Seleccionar de la
Lista de valores
01.00.101.0000.21
000000.0000.0000
01.20.332.1210.11
105001.0000.0000
Anticipo
Pago con
Futura
Comentario
Fecha Nulo
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Regin de Control:
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
Valor Requerido
diferente
predeterminado)
Asociacin
de Orden de Compra
Facturas
Retenciones
de Nulo
Facturas
(Retener todos los
pagos)
Retener fa cturas no
asociadas)
Retener facturas no
validadas)
Comentario
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Regin de Pago:
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
Valor Requerido
diferente
predeterminado)
Comentario
20 DIAS NETO
Grupo de Pago
Externos
Se debe
proveedor.
Divisa de la Factura
MXP
Divisa de Pago
MXP
Mtodo de Pago
Cheque
1.12.1.3 Trminos
seleccionar
el
tipo
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Pagar 070604.doc
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de
la Valor
Predeterminado
Valor Requerido
diferente
predeterminado)
I.V.A. 15
Lnea
Cdigo de Impuesto
de Factura
Nivel de calculo
Comentario
SI
Autorizar
Sustitucin a nivel
de calculo
Reglas de Redondeo Ms Prximo
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Regin de Compra:
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
Direccin de envo
ASA OF.
GENERALES
Direccin
de ASA OF.
GENERALES
facturacin
Nulo
1.12.1.3.1 Envo
va
Nulo
FOB
1.12.1.3.2 Termino
de flete
Comentario
Pagado
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Pagar 070604.doc
Campo
Pantalla
de
la Valor
Predeterminado
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Comentario
Orden Nulo
Motivo
retencin Nulo
de compra
Retencin
de Compra
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de
la Valor
Predeterminado
Comentario
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de
la Valor
Predeterminado
1.12.1.3.3 Federal
Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)
Nulo
Comentario
En Mxico no aplica.
Estado (B)
Nulo
Sucursal Informe
Nulo
Nombre
informacin
de Nulo
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Pagar 070604.doc
Campo
Pantalla
la Valor
Predeterminado
Valor Requerido
(Si es diferente
del
predeterminado)
07 Junio 2004
Comentario
Control Nombre
Nulo
Fecha Verificacin
Nulo
Tipo
organizacin
de Nulo
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Descripcin General
El mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables) utiliza el programa de Importacin de Factura
por Pagar (Payables Invoice Import) para crear las facturas por Pagar desde las facturas de sistemas de
contabilidad externos. Puede entonces utilizar el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables)
para pagar estas facturas y crear los asientos contables en el libro mayor general para su registro.
Se ha creado un archivo plano que consta de informacin detallada desde su sistema existente de
contabilidad. Una parte de la informacin incluida puede ser el nombre del proveedor, nmero de factura,
fecha de factura, trminos de factura y distribucin de gastos. Se ha creado el programa SQL*Loader para
tomar ese archivo plano, con la informacin y cargarlo dentro de las Tablas Temporales de Interfaz de
Importacin de Factura de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables Invoice Import Interface Tables).
Se deben ejecutar los siguientes pasos para cargar la informacin en las Tablas de Interfaz de Importacin de
Facturas por Pagar y cargarlas en el mdulo de Cuentas por Pagar de Oracle (Oracle Payables).
Presentar Importacin de Facturas por Pagar
Navegar por :
Seleccionar:
Otros>Solicitudes>Ejecutar>Solicitud
nica
(Other>Requests>Run
Request)
Importacin de interfase abierta de Cuentas por Pagar (Payables Open
Import)
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AC MUF Cuentas por
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07 Junio 2004
Parmetros:
Anote los parmetros adecuados a la funcin o deje los preestablecidos
Origen (Source):
Grupo (Group):
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Retencin D un Enter si desea poner todas las facturas bajo control al momento de la
importacin.
Motivo
de
retencin El mdulo de Cuentas por Pagar muestra la descripcin del control (hold).
(Hold Reason):
Fecha contable (GL Date) D un Enter si desea asignar una fecha especfica de Contabilidad (GL) en
todas las facturas. En caso contrario, el sistema asignar una fecha de
Contabilidad (GL) basndose en la opcin del mdulo de Cuentas por Pagar
con Fecha de Contabilidad (GL Date Payables).
Depuracin (Purge):
Despus de seleccionar OK, se ejecutar el proceso Importar Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open
Interface Import).
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07 Junio 2004
Si el procedimiento de Importacin de Interfaz Abierta (Open Interface Import) no importa ninguna factura,
usted puede revisar el Reporte de Rechazo de Interfaz Abierta por Pagar (Payables Open Interface Rejections
Report) que tambin se produce automticamente despus de que se complet el proceso. Este reporte le da
un informe de las Facturas (Invoices) que tienen un error y qu lo ocasion.
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Anotar los datos a corregir en los campos correspondientes de acuerdo con las facturas seleccionadas.
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07 Junio 2004
Facturas>Asiento>Facturas (Invoices>Entry>Invoices)
Despus de completar el proceso Importacin de Interfaz Abierta de Cuentas por Pagar (Payables Open
Interface Import), puede solicitar nuevas facturas en el rea de Factura (Invoice). Las nuevas facturas estn
listas para el proceso normal de aprobacin y pago.
Miscelneo
Este proceso tambin puede utilizarse para importar facturas abiertas durante la conversin. Deber crear un
archivo plano con todos los archivos requeridos de las facturas abiertas desde un sistema heredado. Los
pasos para importar estas facturas son los mismos que para importar facturas desde un sistema de
contabilidad externo.
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Modificar Pagos.
Formatear de Pagos.
Imprimir Cheques.
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Aparecer la pantalla de Lote de Pagos en la cual debe ingresar los datos de los pagos a sus acreedores
fiscales.
La designacin de nombre
Nombre del Lote (Batch Ingresar el Nombre del Lote de Pago.
recomendada es Iniciales del usuario y fecha (User_Initials-Date
Name):
(MMDDYY)). Este nombre aparecer en sus reportes y le ayudar a ubicar el
lote que se encuentra en lnea. Usted archiva documentos fsicos segn el
nombre del lote, una designacin de nombre sistemtico facilitar la
recuperacin.
Fecha de Pago (Payment Verificar la Fecha de Pago. Esta es la fecha que el mdulo de Cuentas por
Pagar (Payables) imprimir en el pago.
Date):
Grupo de Pago (Payment Seleccione de manera opcional un Grupo de Pago (Payment Group). El
mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) seleccionar los recibos de
Group):
impuestos con este Grupo de Pago.
Contine por el desplegado de la pantalla y anote los datos en los dems campos.
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AC MUF Cuentas por
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Pago Revisa de manera opcional o ajusta los lmites de pago. El pago deber ser
exacto y sin mximos ni mnimos. Existen otras opciones disponibles tales
como permitir pagos en cero (allow zero payments) y prioridades de pago
altas y bajas (hi & low payment priorities) para restringir el lote.
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El mdulo de Cuentas por Pagar iniciar tres procedimientos concurrentes, Auto seleccionar (AutoSelect),
Hacer Pagos (Build Payments) e Imprimir Registro Preliminar (Preliminary Payment Register).
El Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) se imprime cuando los recibos de pago de
impuestos se seleccionan y los pagos se hacen. Deber usarse para revisar los pagos que el mdulo de
Cuentas por Pagar (Payables) crear cuando usted formatee los pagos para los recibos de pago de
impuestos en un Lote de Pagos (Payment Batch).
Deber revisar el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para ver a qu recibos
de pago de impuestos y acreedores fiscales se les pagar, los descuentos tomados y la cantidad total
pagada a cada acreedor fiscal.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) agrupa los recibos de impuestos por pagar por Sucursal
(Site) del acreedor fiscal e imprime el total para cada pago.
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime asteriscos y una razn de no pago para los
recibos de pago de impuestos seleccionados en el lote de pago, en virtud de que no cumple con los
requerimientos del pago.
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no crea pagos para los recibos de pago de impuestos de
la Sucursal (Site) del acreedor fiscal si el total de los recibos de pago de impuestos seleccionados exceden
la cantidad de pago mxima o la cantidad total de pago para una Sucursal (Site) del acreedor fiscal es
menor o igual a cero.
Verifique el Registro de Pago Preliminar (Preliminary Payment Register) para asegurarse de que todos
los recibos de pago de impuestos que necesiten pago estn incluidos en el registro. Asimismo,
deber verificar que no se generarn pagos para los recibos de pago de impuestos que no deban
pagarse.
Despus de que la solicitud concurrente se haya terminado tendr que consultar la ventana de Lotes de Pago
(Payment Batch), cuando el campo de Estado (Status) cambie a construir (Built) y el botn de Pagos
(Payments) se active deber realizar el siguiente paso.
Modificar Pagos
Despus de revisar en Registro Preliminar (Preliminary Register) puede modificar el Lote de Pago (Payment
Batch) al:
Agregar un recibo de pago de impuestos que el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) no
seleccion.
Con el fin de modificar un Lote de Pago deber crearse el estado. (por ejemplo, el Lote de Pago
(Payment Batch) debe iniciarse pero no puede tener pagos formateados).
Navegar por:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Usted puede navegar entre los diversos proveedores seleccionados para pagarles, al hacer un clic en las
teclas Re Pg / Av Pg (PgUp/PgDn) mientras el cursor se encuentra en el campo de Proveedor
(Supplier).
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Borrar el formato y posteriormente introducir el nombre del acreedor fiscal (Supplier) y Sucursal (Site).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra las facturas aprobadas para la Sucursal (Site)
del acreedor fiscal.
Seleccionar S (Yes) para recibos de pago de impuestos que quiera agregar al Lote de Pago (Payment
Batch).
Quitar un recibo de pago de impuestos del Lote de Pago
Quitar todos los recibos de pago de impuestos para una Sucursal (Site) particular del acreedor fiscal
(Supplier) de un Lote de Pago
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(Opcional).
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) muestra los recibos de pago de impuestos para la
Sucursal (Site) del acreedor fiscal (Supplier) que fueron seleccionados para el lote.
Modificar el pago o las cantidades de descuento para los recibos de pago de impuestos.
Botn de Crear (Built) para guardar su trabajo.
Elegir:
El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) iniciar el procedimiento concurrente de Realizacin de Pagos.
Una vez que el procedimiento de Realizar Pagos se complete deber revisar los cambios al imprimir un nuevo
Registro de Pago Preliminar.
Elegir:
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Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar :
Seleccionar:
Elegir:
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Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
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Nota: Si por alguna razn primero prefiere formatear los pagos, deber hacerlo de esa manera marcando
nicamente la casilla de verificacin de Formateo de Pagos.
Despus de que se complet el formateo de manera exitosa podr imprimir el cheque utilizando el siguiente
mtodo:
Seleccionar:
Seleccionar:
Elegir:
Elegir:
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Elegir:
Seleccionar:
Elegir:
En la ventana de Confirmar Lote de Pago (Confirm Payment Batch) ingresar el margen de Cheques:
Impreso
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Omitido si existiera
Daado si existiera
Elegir:
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El mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) inicia dos procesos concurrentes, Confirmar Lote de Pago
(Confirm Payment Batch) y Registro Final de Pago (Final Payment Register).
Ahora su procedimiento de Lote de Pago (Payment Batch) est completo, y el mdulo de Cuentas por Pagar
(Payables) emite el Documento de Pago (Payment Document) que utiliz este lote. Otros Lotes de Pago o
Pagos Expedidos pueden utilizar ahora este documento de pago.
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Pagar 070604.doc
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Nota: Para cada serie de lote de pago, defina un documento de pago separado en la ventana de Documentos
de Pago. Cada lote de pago en la serie debe utilizar un documento nico de pago.
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
Descripcin General.
Con la funcionalidad de los reportes que Oracle emite para analizar el historial de los proveedores, usted
podr dar mantenimiento a los mismos y podr determinar un catlogo unificado y actualizado mediante
fusiones de proveedores duplicados.
Ejecutar Auditoria del Proveedor y Reportes de Anlisis
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Solicitud nica (Single Request)
Informe de proveedores
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07 Junio 2004
Despus de anotar los parmetros seleccione el botn de Aceptar (OK) y en la pantalla de Ejecutar
Solicitud oprima el botn de Ejecutar (Submit) y se generar el reporte Informe del Proveedor:
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Utilice este reporte para revisar informacin detallada que ingres de un proveedor en la ventana de
Proveedores (Suppliers) y Sucursales del Proveedor (Supplier Sites).
Este reporte tambin muestra si un proveedor se encuentra en Retencin de Orden de Compra (PO Hold).
sta es una versin modificada del Reporte del Proveedor estndar, que le permite auditar proveedores,
agregados o actualizados dentro de un rango de fecha establecido. Puede utilizarse para una auditoria
mensual de adiciones o cambios de proveedor.
Por medio del reporte Informe Proveedores puede revisar sus nuevos proveedores o nuevas sucursales del
mismo. El mdulo de Cuentas por Pagar proporciona informacin detallada que incluye quin ingres un
nuevo proveedor o sucursal del mismo, el grupo de pago, los trminos, la fecha de creacin y si se trata de
una sucursal para pagarle.
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Otros>Solicitudes> Ejecutar(Other>Requests>Run)
Solicitud nica (Single Request)
Informe de Auditoria de Proveedor
Parmetros: Anote los correspondientes al proveedor o deje los preseleccionados. Despus de anotar los
parmetros seleccione el botn de Aceptar (OK) y en la pantalla de Ejecutar Solicitud oprima el botn de
Ejecutar (Submit) y se generar el reporte Informe de Auditoria de Proveedor:
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Utilice este reporte para ayudar a identificar los proveedores potenciales que pudieran estar duplicados.
Revisar los detalles del Proveedor (Supplier) y corregir si as se requiere, de acuerdo con el procedimiento de
Mantenimiento de Proveedores (Maintain Suppliers).
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Otros>Solicitudes>Ejecutar (Other>Requests>Run)
Solicitud nica (Single Request)
Carta de Verificacin de la Informacin de Impuestos
Parmetros: Anote los correspondientes al proveedor o deje los preseleccionados. Despus de anotar los
parmetros seleccione el botn de Aceptar (OK) y en la pantalla de Ejecutar Solicitud oprima el botn de
Ejecutar (Submit) y se generar el reporte Carta de Verificacin de Informacin de Impuestos:
Este programa imprime cartas para cada proveedor que no tenga un Registro Federal de Contribuyentes
(Taxpayer Id) ingresado en el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables). El programa puede ejecutarse en
una base mensual.
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Utilizar Fusin de Proveedor (Supplier Merge) para combinar dos o ms proveedores que identifique como
duplicados. Puede actualizar las rdenes de compra y las facturas para identificar al antiguo proveedor y al
nuevo proveedor. La ventana de Fusin de Proveedor (Supplier Merge) tambin le permite fusionar las
sucursales del proveedor de manera que cualquiera de las sucursales asignadas a un antiguo proveedor
pueda reasignarse al nuevo proveedor.
Cuando fusiona proveedores transfiere facturas, rdenes de compra o ambas as como su sucursal o
sucursales de un proveedor antiguo a otro proveedor nuevo. nicamente puede transferir a un
nuevo proveedor las sucursales, facturas pendientes de pago o todas las facturas (incluyendo
facturas retenidas y parcialmente retenidas). El mdulo de Cuentas por Pagar no transferir facturas
si la fusin crea una factura duplicada para el proveedor.
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Para obtener mejores resultados de auditoria del proveedor, transfiera tanto las facturas pagadas como las
pendientes de pago a un nuevo proveedor y sucursal de manera que pueda identificar fcilmente los pagos
por duplicado. Adems, transfiera las rdenes de compra y las facturas a un nuevo proveedor y sucursal, de
manera que toda la informacin de la factura y la orden de compra se consulten con el mismo proveedor.
Despus de haber fusionado los proveedores, el mdulo de Cuentas por Pagar (Payables) imprime de
manera automtica el Reporte de Actualizaciones para el Encabezado de la Orden de Compra y el Reporte de
Fusin de Proveedor como un seguimiento de auditoria de su actividad de fusin de proveedor. El Reporte de
Fusin de Proveedor tambin pone en una lista las facturas duplicadas que no fusion, en caso de tener
alguna.
Posteriormente puede actualizar el nmero de factura si sta no se ha pagado o enviado.
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Proceso:
Objetivo:
Prerrequisitos:
1.
2.
3.
4.
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Suspensin de un pago
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Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)
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Nota:
Para seleccionar registros mltiples, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada registro
deseado.
Para seleccionar un rango de registros, haga clic en el primer registro del rango
deseado y posteriormente mantenga oprimida la tecla Shift y haga clic en el ltimo registro del rango
deseado para destacar el rango seleccionado.
Para seleccionar todos los registros, seleccione Editar (Edit) de la barra de mens y elija Seleccionar
Todo (Select All).
Para deseleccionar todos los registros, elija Editar (Edit) de la barra de men y seleccione
Deseleccionar Todo (Deselect All).
Para deshacer la seleccin de un registro nico, mantenga oprimida la tecla Ctrl y haga clic en el
registro en el que desee quitar la seleccin.
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El mdulo de Cuentas por Pagar registrar y mostrar la fecha y la hora de la accin Iniciar Cancelacin
(Initiate Stop).
El mdulo de Cuentas por Pagar le preguntar si est seguro que desea suspender el pago sobre el nmero
de solicitudes que ha presentado.
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En la columna: Estado (Status) en el formato de Pagos (Payments) cambiar a: Detencin Iniciada (Stop
Initiated).
Despus de suspender un pago puede liberar la suspensin o cancelarla.
Emisin de una suspensin de pago
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Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)
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El mdulo de Cuentas por pagar muestra y registra la fecha y hora de la actividad para liberar la
suspensin.
El sistema de Cuentas por Pagar le pedir que confirme la solicitud para liberar la suspensin del
nmero de solicitudes que ha presentado.
Botn de Aceptar (OK) para continuar el procedimiento de liberar la susp
pagos
Elija:
.
Nota: Existe un Reporte de Suspensin de Pagos disponible para revisar todos los pagos
suspendidos.
Cancelacin de un pago
Puede realizarse ya sea mediante un pago Negociable o Suspendido
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Pagos>Asiento>Pagos (Payments>Entry>Payments)
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Seleccionar:
Elija:
Elija:
El mdulo de Cuentas por Pagar muestra y le permiten actualizar los siguientes campos:
Fecha
de
(Void Date)
Anulacin La fecha en la que desea que el mdulo de Cuentas por Pagar registre la
transaccin de cancelacin.
Fecha contable
La fecha de transaccin en que desea que el libro mayor general (GLGeneral Ledger) registre cundo se envan las entradas de la cancelacin del
pago.
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Proceso
de
Factura La accin que desea que se efecte el mdulo de Cuentas por Pagar en las
facturas pagadas por ese pago cancelado. Puede elegir el ubicar las
(Invoice Action)
facturas bajo control, cancelar las facturas o no hacer nada con ellas. Si no
lleva a cabo una accin sobre las facturas, el mdulo de Cuentas por Pagar
quita todas las facturas del pago, lo que las hace idneas para el pago de
otro lote de pago.
El mdulo de Cuentas por Pagar le pedir que confirme la solicitud de emitir anulacin para el nmero
de solicitudes que ha presentado.
Escoger:
Nota:
Recuerde tener el pago que desea cancelar en su posesin o que tenga la prueba de que se ha
destruido antes de haberlo registrado como cancelado.
Tambin puede desear la revisin de las facturas pagadas por ese pago antes de cancelarlo. Puede
revisar esas facturas en el formato Facturas (Invoices).
No puede cancelar un documento de pago que realice un pago aplicado a las facturas. Primero
deben deshacer la aplicacin de los anticipos y posteriormente cancelar el pago.
Hay un Registro de Cancelacin de Pagos disponible para revisar los pagos cancelados.
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2 Bitcora de actualizaciones
Versin
Fecha
Pginas
07/Junio/04
198
Descripcin
Creacin del documento
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