You are on page 1of 130

Modelo de Comunicacin Pblica,

Organizacional e Informativa

MCPOI

Manual

de Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicaciones, Manual de Estilo y Manual de Identidad Grfica

Elaborado por: Oficina Asesora de Comunicaciones


Luz Marina Arboleda Mesa Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
Comunicadores: Carolina Pelez Cardona, Jorge Lopera Yepes
Juan Carlos Arias Ramrez
Diseadora:Carolina Carvajal Restrepo

ndice

Plan Estratgico de Comunicacin


Presentacin
Gestin de la comunicacin organizacional
Poltica de direccin 1
Poltica Operativa 1
Poltica Operativa 2
Poltica Operativa 3
Gestin de la comunicacin informativa
Poltica de direccin 1
Poltica Operativa 1
Poltica de direccin 2
Poltica Operativa 1
Poltica Operativa 2
Poltica de direccin 3
Poltica Operativa 1
Poltica de direccin 4
Poltica Operativa 1
Poltica de direccin 5
Poltica Operativa 1
Poltica de direccin 6
Poltica Operativa 1
Poltica de direccin 7
Poltica Operativa 1

9
10
10
10
12
13
14
14
14
16
16
17
20
20
20
21
23
23
25
25
26
26

Manual de Estilo
Introduccin
Objetivos
Presentacin

30
31
32

ndice

Normas generales de ortografa y redaccin


Acentuacin
Puntuacin
Uso de la coma
Uso del punto
Uso del punto y coma
Uso de los dos puntos
Uso de los puntos suspensivos
Uso de signos de admiracin y de interrogacin
Abreviaturas
Siglas y acrnimos
Uso de maysculas
Concordancia de gnero y nmero
Expresiones de enlace y conectores
Uso del verbo poner y colocar
Uso del prefijo ex
Para evitar el dequeismo
Normas generales para la redaccin de comunicaciones escritas del Municipio de Envigado
Carta, cartas iguales
Memorandos
Circulares
Notas internas
Notas
Decretos
Resoluciones
Constancias
Autorizaciones, delegaciones y poderes
Correo electrnico o e-mail
Mensajes de agradecimiento, condolencia, solidaridad o felicitacin
Tarjetas de invitacin
Boletines de prensa
Sobres
Otras comunicaciones insitucionales

33
34
39
40
42
43
43
45
46
46
47
48
51
52
53
54
55
55
56
64
66
68
68
69
70
71
72
73
75
76
77
79
80

ndice

Pautas para las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado


Pautas de forma
Pautas de gramtica y ortografa
Recomendaciones para escribir mejor

81
81
82
85

Manual de Identidad Grfica


Presentacin
Consideraciones iniciales
Poltica
Construccin del logo
Geometrizacin del logo
Tipografa
Usos inadecuados de la tipografa
Aplicaciones de color en el logo
Usos del logo sobre fondos y fotografas
Aplicacin del logo con las secretaras
Aplicacin del logo con otras entidades
Escalas y reduccin
Usos inadecuados del logo
Ubicacin del logo en el contexto de un impreso
Ubicacin del logo en presentaciones power point
Uso del logo en piezas publicitarias

90
91
92
93
96
97
98
99
101
103
105
106
107
109
115
116

Plan Estratgico

Plan Estratgico

de Comunicacin

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

Presentacin
La versin resumida del Plan Estratgico de Comunicacin que a continuacin se presenta, tiene un doble propsito. De una
parte, socializar con los usuarios de este documento las polticas y acciones de comunicacin que se adelantan en el actual
perodo de gobierno y, de la otra, convertirlo en herramienta de trabajo y consulta permanente, para facilitar la gestin coordinada
de todas las instancias gubernamentales con la orientacin de la Oficina Asesora de Comunicaciones del Municipio.
Este Plan existe como consecuencia del carcter estratgico que la actual administracin le otorga a la comunicacin y en l se
establecen, como sus principales fines: a) aportar al cumplimiento de los objetivos misionales, b) lograr una interaccin
permanente e ininterrumpida con la comunidad, c) fortalecer la cultura organizacional. Una gestin que, en sntesis, se desarrolla
en dos mbitos: informativo y organizacional.
La estructura de este Plan se basa en la propuesta metodolgica que para tal efecto define el MECI, el cual indica una gestin de la
comunicacin en los mbitos informativo, y organizacional sugiriendo la definicin de por lo menos una poltica de direccin por
cada uno de aquellos, as como, tantas polticas operativas, actividades y corresponsables, como sea necesario.
Se define como corresponsables aquellas reas que tienen una tarea directa para lograr el cumplimiento de la poltica de
direccin o de la poltica operativa. Garantizar su cumplimiento est bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora de
Comunicaciones que verificar su buen cumplimiento y acompaar en todo momento que sea necesario.
Para la gestin de la comunicacin en el mbito organizacional, se estableci una poltica de direccin y tres polticas operativas;
en tanto que en el mbito informativo, son siete las polticas de direccin y para cada una de stas se precisan entre una y dos
polticas operativas.

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

1. Gestin de la Comunicacin Organizacional


1.1.

Poltica de Direccin 1: La comunicacin organizacional est orientada a fortalecer el sentido de pertenencia y la


bsqueda constante de relaciones de dilogo y colaboracin entre las servidoras y servidores pblicos del Municipio.
Poltica Operativa 1
La gestin de la comunicacin en la Alcalda de Envigado estimular entre las servidoras y servidores de la Administracin
Municipal, el conocimiento e interiorizacin de los Planes de Desarrollo y otras disposiciones legales o polticas sectoriales,
segn su competencia. Los grupos primarios de cada dependencia sern el vehculo para la divulgacin, comprensin y
seguimiento de la aplicacin en la prctica diaria.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
Los secretarios de despacho incluirn en la agenda de
reuniones ordinarias de grupo primario y en las
espordicas con toda la secretara, espacios para la
promocin del conocimiento e interiorizacin del Plan
de Desarrollo y los objetivos institucionales.

CORRESPONSABLES

PLANEACIN Y CONTROL INTERNO

A travs del Outlook y el Boletn Interno se darn


orientaciones tiles, sobre cmo realizar reuniones
efectivas y a travs de stas generar buenos flujos de
informacin.

10

Modelo Estndar de Control Interno para las Entidades del Estado.

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES
Al comienzo de cada nueva administracin, se har uso
de los medios de comunicacin existentes, para
divulgar los
espacios de participacin, en la
construccin del nuevo plan de desarrollo.
El boletn interno es un medio impreso cuya circulacin
entre las servidoras y servidores de la Administracin,
permite fortalecer el conocimiento de las polticas,
acontecimientos, planes y proyectos.

CORRESPONSABLES
PLANEACIN

TODAS LAS DEPENDENCIAS

Peridicamente se realizar la publicacin del boletn


interno, que tendr espacio para que todas las
secretaras difundan sus programas, campaas,
proyectos y polticas.

11

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

Poltica Operativa 2
En la Alcalda de Envigado el dilogo, la colaboracin y la participacin sern la base de las relaciones, para la promocin del
trabajo en equipo y la cooperacin entre las dependencias. La gestin de la comunicacin garantizar el flujo
multidireccional de la informacin, para propiciar la toma acertada de decisiones.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 2:

ACCIONES

CORRESPONSABLES

En la Alcalda de Envigado se generarn espacios,


campaas y programas de motivacin al trabajo
colectivo, el dilogo, la participacin y flujos
permanentes de informacin.
TODAS LAS DEPENDENCIAS
Cada ao, el Alcalde sostendr reuniones y espacios de
socializacin con las servidoras y servidores pblicos
del Municipio, ya sea para trabajar un tema especfico o
para hacer rendicin de cuentas de una gestin de la
cual ellos tambin son responsables.

12

Plan Estratgico Comunicacin

Plan
Estratgico
de Comunicacin
Plan
Estratgico
de Comunicacin
Municipio
de Envigado
2008-2001 2008-2011
Municipio
de Envigado

Poltica Operativa 3
Para lograr una adecuada comunicacin interna se propondrn mecanismos y procedimientos que garanticen un adecuado
alineamiento de las servidoras y servidores pblicos con respecto al plan de desarrollo.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 3

ACCIONES

CORRESPONSABLES

En el programa de induccin para las servidoras y


servidores pblicos en el cual deben participar todas
las personas que se vinculen con la Administracin
Municipal- se incluir, adems de los temas ordinarios
de carcter laboral, disciplinario y legal, un espacio para
la socializacin del plan de desarrollo, su misin, visin,
valores y principios que rigen la gestin pblica de la
entidad.
Los programas de induccin y re-induccin del
Municipio, incluirn siempre informacin que permita
asociar la estructura organizacional con las metas y
responsabilidades de cada quien, segn lo establecido
en el plan de desarrollo vigente.

SECRETARA ADMINISTRATIVA

Las servidoras y servidores pblicos vinculados con la


Alcalda de Envigado, participarn al menos una vez al
ao en un programa de re-induccin estratgica, con el
propsito de lograr su adecuada alineacin con los
resultados, avances, enfoques y desarrollo de la
gestin.

13

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

2. Gestin de la Comunicacin Informativa


2.1. Poltica de Direccin 1: La informacin es un bien colectivo indispensable para que la ciudadana tenga conocimiento
de los procesos internos de la Administracin Municipal y de la manera cmo puede acceder a servicios, programas y derechos
que le ofrece el Municipio, en cumplimiento de su misin institucional, as como los deberes de la ciudadana.
Poltica Operativa 1: Se fomentar la produccin y circulacin fluida de informacin, mediante la implementacin de
estrategias de comunicacin que acerquen el ciudadano a la gestin de la Alcalda.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
Emitir programas por medios masivos de comunicacin
que garanticen cubrimiento en la zona urbana y rural de
Envigado, para dar a conocer informacin sobre la
gestin de la Alcalda y las oportunidades de
participacin que tienen los ciudadanos.
Realizar un inventario e implementar un sistema de
vallas exteriores en los lugares estratgicos del
municipio, en los cuales sea ms impactante la
ubicacin de stas. As se tendr mayor posibilidad de
acertar en la distribucin de mensajes, y conocimiento
por parte del pblico al cual van dirigidos stos.

14

CORRESPONSABLES

TODAS LAS DEPENDENCIAS

PLANEACIN

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES
Se difundirn, por medio de la pgina web del Municipio
de Envigado (www.envigado.gov.co) contenidos
institucionales e informativos, como los boletines de
prensa que se emiten diariamente, informacin
especfica sobre cada despacho, banner con
informacin importante y de inters para la comunidad,
el plan de desarrollo vigente, informacin histrica de la
ciudad, entre otros. As mismo, se publicar la
informacin relativa a todos los procesos de
contratacin que adelante la Alcalda para hacer
evidente la transparencia y pulcritud administrativa y
fomentar la participacin de muchos oferentes.

CORRESPONSABLES

DIRECCIN DE INFORMTICA

Actualizar permanentemente desde las diferentes


secretarias la informacin para publicar en la pgina
web.

15

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES
Producir impresos institucionales especiales de
distribucin gratuita, con el objetivo de informar sobre
los avances de programas, proyectos y procesos que
adelanta la Administracin para beneficio de la
ciudadana y en paralelo hacer rendicin pblica de
cuentas a la comunidad.

2.1.

CORRESPONSABLES

PLANEACIN Y CONTROL INTERNO

Poltica de Direccin 2:

La rendicin de cuentas es un eje fundamental para dar cumplimiento a los principios de publicidad, probidad y transparencia,
mediante procesos comunicacionales que generen una relacin respetuosa y equitativa con la ciudadana.

Poltica Operativa 1
La comunicacin con la comunidad se har bajo los principios de respeto, integridad y equidad, garantizando la prestacin
de un servicio de atencin a la ciudadana con excelente calidad, a la ciudadana.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
El Alcalde y su equipo de trabajo atendern a la
ciudadana directamente en la zona donde sta reside,
para conocer de primera mano sus necesidades, las
quejas, reclamos y sugerencias, que tengan para hacer
sobre la gestin de la Administracin Municipal.

16

CORRESPONSABLES
TODO EL GABINETE

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES
A travs del programa El Alcalde en su Casa se realizarn
peridicamente recorridos por las diferentes zonas del
municipio. En las reuniones participarn las diferentes
secretarias y otras dependencias pblicas.

CORRESPONSABLES
TODO EL GABINETE

Poltica Operativa 2
Para dar cumplimiento a los principios de probidad, publicidad y transparencia, la Alcalda de Envigado informar
peridicamente a la ciudadana sobre los resultados de su gestin a travs de los medios de comunicacin.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 2:

ACCIONES
Se producirn medios impresos para difundir
masivamente los resultados de la gestin de la
Administracin Municipal, con la informacin necesaria
para que los ciudadanos puedan hacerle seguimiento al
plan de desarrollo vigente.

CORRESPONSABLES

PLANEACIN

Adicional a las publicaciones especiales que se


realizarn para la rendicin de cuentas, tambin se
producirn algunas publicaciones sobre temas
especficos.

17

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES

CORRESPONSABLES

En la plataforma de medios propios se entregar


informacin permanente sobre los avances del Plan de
Desarrollo.
El sistema de carteleras de la Administracin Municipal
servir de soporte para difundir informacin
permanente sobre los avances en la ejecucin del Plan
de Desarrollo.

PLANEACIN

Se disear un plan de eventos anuales para hacer


rendicin de cuentas en doble sentido (interno y
externo), enfatizando la corresponsabilidad de todos
los actores sociales en el cumplimiento de las metas
establecidas en el Plan de Desarrollo.
El contenido de los discursos del Alcalde llevar, en lo
posible, informacin que d cuenta permanentemente
de su gestin y los avances en el cumplimiento del plan
de desarrollo

18

ALCALDE

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES
Anexar a las facturas de Industria y Comercio e
Impuesto Predial, un impreso pedaggico con los
principales avances en la gestin municipal, utilizando
un lenguaje sencillo y de fcil comprensin para la
mayora de sus destinatarios.
Los medios de comunicacin comunitarios se
aprovecharn como espacios para el acercamiento
entre la Administracin y la ciudadana envigadea,
mediante la publicacin de contenidos sobre asuntos
de inters, relacionados con la gestin adelantada por la
Administracin en cada zona.

CORRESPONSABLES

HACIENDA

BIENESTAR SOCIAL

En los medios comunitarios se publicarn insertos con


informacin de la Administracin Municipal.
Se har perifoneo en las zonas del municipio, para
convocar a una reunin mensual donde se abrir el
espacio para socializar los informes acerca de los
avances de la gestin. Esta reunin se organizar a
travs de las juntas de accin comunal y se llevar a
cabo en espacios fsicos pertenecientes a cada zona. A
travs de la rendicin de cuentas, cada semestre, se
cubrirn dichas zonas.

PLANEACIN

19

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

2.3.

Poltica de Direccin 3:

La comunicacin con los contratistas y proveedores de la Alcalda de Envigado, estar enmarcada por la aplicacin de los
principios de igualdad, imparcialidad y transparencia, dando cumplimiento al Decreto nacional 2474 de 2008 y dems normas de
contratacin vigentes.

Poltica Operativa 1
Se informar de manera amplia, oportuna y suficiente, a travs de la pgina web (www.envigado.gov.co) y los medios
masivos de comunicacin, la informacin sobre apertura de los diferentes procesos de contratacin.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
Los proyectos de pliegos de condiciones o de trminos
de referencia, en los casos de licitacin o concurso
pblico, se publicarn en la pgina web de la entidad.

2.4.

CORRESPONSABLES
TODO EL GABINETE

Poltica de Direccin 4:

La Alcalda de Envigado tendr voceros institucionales en los temas estratgicos y crticos de su gestin, acerca de los cuales
debe expresarse ante los medios y las diferentes audiencias y grupos sociales.

20

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

Poltica Operativa 1
El Alcalde y cada secretario de despacho, sern voceros institucionales de la Administracin Municipal de Envigado. En
circunstancias extraordinarias, cada secretario de despacho delegar dicha funcin en la servidora o servidor pblico
directamente implicado en el proceso a tratar, teniendo muy presente que sta o ste tenga dominio del tema, seguridad y
fluidez verbal para interactuar con los medios de comunicacin. La Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones ser
vocera cuando ni el Alcalde o los secretarios de despacho puedan asumir la relacin con los medios de comunicacin.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
El Alcalde ser el principal vocero de la Administracin
Municipal de Envigado y segn la trascendencia del
tema l delegar, pasando desde los secretarios de
despacho hasta los coordinadores de los programas
que se divulgan o sobre los cuales reclamen
explicaciones los medios de comunicacin.

CORRESPONSABLES

ALCALDE Y TODOS LOS SECRETARIOS DE


DESPACHO

En caso de tratarse de un tema de carcter tcnico u


operativo, el secretario, gerente o directivo, segn el
caso, definir discrecionalmente, a la servidora o
servidor ms adecuado de su equipo de trabajo, para
hacer las veces de vocero a partir del nivel de
conocimiento de la informacin y el dominio que tenga
del tema.

21

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES

CORRESPONSABLES

Los voceros designados tendrn la competencia de


expresarse en los temas que sean de su conocimiento y
dominio, pero en ningn caso sobre otro asuntos de la
gestin administrativa que no sean de su competencia.
Los voceros institucionales acatarn los criterios de
tratamiento de la informacin, uso de la imagen
corporativa y niveles de confidencialidad, sobre los
cuales orientar la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Los voceros oficiales o designados verificarn la
informacin antes de dar cualquier declaracin,
relacionada con un tema determinado e informarn al
respecto a su jefe inmediato o secretario de despacho.
Esta poltica sobre el manejo de las voceras, se
socializ en el Consejo de Gobierno.

22

ALCALDE Y TODOS LOS SECRETARIOS DE


DESPACHO

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

2.5.

Poltica de Direccin 5:

La relacin de la Alcalda de Envigado con los medios de comunicacin tendr carcter institucional y estar basada en principios
de veracidad, libertad y publicidad; que garanticen un adecuado nivel de confianza e imparcialidad, mediante el suministro de
informacin a todos los medios masivos en igualdad de condiciones de acceso y oportunidad. La adjudicacin de la pauta
institucional ser de acuerdo con criterios tcnicos.

Poltica Operativa 1
La relacin de la Alcalda de Envigado con los medios de comunicacin tendr carcter institucional, de acuerdo con los
intereses municipales y con criterios de objetividad, transparencia y cooperacin.

Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
El suministro de informacin a los medios de
comunicacin se har en igualdad de condiciones,
permitiendo el acceso a la misma sin preferencias
especiales por ninguno de ellos, cuando haya
informacin noticiosa para divulgar.

CORRESPONSABLES

TODAS LAS DEPENDENCIAS

Las pautas institucionales, adems de contribuir al


fortalecimiento de la buena imagen de la Alcalda
Municipal de Envigado, deben brindar datos puntuales
que informen al pblico objetivo sobre logros y avances
en temas o procesos especficos.

23

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES

CORRESPONSABLES

La Oficina Asesora de Comunicaciones definir el


medio apropiado para difundir la pauta institucional, con
criterios tcnicos y segn el pblico al que le interesa
llegar con cada mensaje.
Las pautas institucionales deben ceirse a las
condiciones que rigen a las entidades pblicas.
Mediante gestin de medios (Free Press) se ocuparn
espacios importantes como editoriales, notas
informativas o informes especiales en los principales
diarios de la regin y el pas. Se ha de tener en cuenta la
prensa local, ya que sta tiene un importante impacto
sobre el pblico objetivo.
Cuando la noticia o informacin que se remita a los
medios de comunicacin logre gran impacto, ser
importante brindarles a los representantes de los
medios de comunicacin espacios de interaccin con la
Administracin Municipal, a travs de ruedas y
conferencias de prensa y entrevistas acompaadas por
la Oficina Asesora de Comunicaciones y el vocero oficial
del asunto en cuestin.

24

TODAS LAS DEPENDENCIAS

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

2.6.

Poltica de Direccin 6:

La interaccin informativa de la Alcalda de Envigado con los organismos de control del orden nacional, departamental o
municipal, estar enmarcada por el respeto y el principio de separacin, autonoma e independencia de las ramas del poder
pblico.
Se acogern los requisitos de presentacin establecidos en la normatividad, acorde con los requisitos del MECI-1000 Resolucin
078 del 2005 de la Contralora Municipal de Envigado, en cuanto a forma, perodo, contenido y firmas. Adems, acoger toda la
normatividad vigente sobre el tema.
Los fundamentos de la informacin enviada a los rganos de control, sern el Plan de Desarrollo Municipal y las actuaciones
relacionadas con el manejo de fondos, bienes y recursos pblicos.

Poltica Operativa 1
Las secretaras de despacho y las instituciones descentralizadas, presentarn a los rganos de control del orden nacional,
departamental y municipal, en especial a la Contralora Municipal, la informacin correspondiente a la ejecucin del Plan de
Desarrollo y rendicin de cuentas en dos momentos distintos, a saber: Un informe intermedio (semestral) y un informe
consolidado final (anual).
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
La Oficina Asesora de Comunicaciones apoyar la
produccin del material informativo que se requiera
para la difusin de la informacin que debe entregarse
a los entes de control.

CORRESPONSABLES
TODAS LAS DEPENDENCIAS

25

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

2.7.

Poltica de Direccin 7:

La comunicacin con los dems entes de orden local, regional y nacional ser oportuna, pertinente y en beneficio de los intereses
municipales, para lo que se establecern canales y procedimientos que garanticen fluidez y claridad en las interacciones
comunicativas.

Poltica Operativa 1
La gestin de la comunicacin en la Alcalda de Envigado direccionar las interacciones con los dems entes del entorno
local, regional, nacional e internacional, hacia la construccin de un trabajo concertado y colaborativo con beneficios
bilaterales. Adems con ello se contribuir a la proyeccin de la buena imagen institucional.
Acciones y corresponsables de la poltica operativa 1:

ACCIONES
La gestin de la comunicacin propiciar que todas las
dependencias de la Administracin Municipal sean
parte activa en los diferentes escenarios de dilogo y
trabajo interinstitucional, que permiten la visibilizacin
del ejercicio de la funcin pblica en el mbito interno y
externo, con entidades del orden pblico y privado. A su
vez, para formar alianzas, convenios y acuerdos que
beneficien a la comunidad envigadea.

26

CORRESPONSABLES

TODAS LAS ENTIDADES

Plan Estratgico Comunicacin

Plan Estratgico de Comunicacin


Municipio de Envigado 2008-2011

ACCIONES

CORRESPONSABLES

Garantizar la elaboracin, difusin y seguimiento del


Manual de Imagen Grfica y el Manual de Estilo entre las
diferentes dependencias de la Administracin, con el
fin de crear unidad en la comunicacin con los
diferentes pblicos.
Asesorar y en ocasiones se responsabilizar del diseo
de la comunicacin publicitaria de la Alcalda, que se
ejecuta mediante campaas que utilizan piezas
promocionales a travs de diversos medios.

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

Asesorar y har parte de equipos para la organizacin


de eventos, con el fin de mantener una misma forma y
estilo de comunicacin, que identifique la
Administracin Municipal.
Mantendr un archivo fotogrfico y audiovisual de las
actividades de la Alcalda, que de cuenta de la gestin y
el cumplimiento del Plan de Desarrollo.

27

Manual de

Es

Manual de

Estilo Corporativo

Introduccin

Construir contenidos de calidad, que acerquen la Administracin a la ciudadana, hacindola partcipe de los programas que
aquella adelanta, requiere de un ejercicio juicioso que vele tanto por el fondo como por la forma de las piezas escritas que emite el
Municipio de Envigado.
Compartir un mismo idioma no es garanta de una comunicacin efectiva. Por ello, se hace necesario recoger en un documento
los direccionamientos generales que caracterizan la comunicacin escrita del Municipio, imprimiendo as identidad desde las
mismas piezas comunicacionales al pensamiento y trabajo de la Administracin y de quienes la integran.
Ese es precisamente el objetivo principal de este manual: orientar el estilo de toda comunicacin escrita que sea emitida por el
Municipio, consolidando la imagen de claridad, respeto y coherencia que se quiere proyectar en todas las actuaciones de las
servidoras y los servidores de la Administracin.
Cuando la produccin de textos de una organizacin no est centralizada, sino que debe hacerse desde todas las dependencias
por la misma dinmica del da a da, es importante contar con orientaciones claras que contribuyan a formar y respaldar esa
identidad de la que se habla, y as minimizar los errores que se pueden cometer por el mismo afn de comunicar oportunamente
una decisin que afecta a una o varias personas.
El Manual de Estilo Corporativo del Municipio de Envigado es una herramienta que ofrece, a todas los funcionarios, pautas
concretas para hacer de las comunicaciones escritas un instrumento efectivo que respalda los programas y planes de la Alcalda y
sus secretaras.

30

Manual de Estilo Corporativo

Objetivos

Orientar las comunicaciones escritas de la Administracin Municipal de Envigado, de tal manera que reflejen una imagen de
claridad, coherencia y respeto.
Ofrecer a las servidoras y servidores del Municipio de Envigado, pautas bsicas para la produccin de diferentes piezas de
comunicacin escrita que respeten tanto el estilo propio del Municipio como las reglas generales de ortografa, sintaxis y
gramtica, dictadas por la Real Academia Espaola.

31

Presentacin

Este Manual contiene cinco captulos: el primero recoge los objetivos y recomendaciones generales para su uso. El Manual de
Estilo Corporativo del Municipio de Envigado contiene las caractersticas de forma que se emplean en las comunicaciones
escritas emitidas por la Administracin.
El segundo recopila algunas de las normas de ortografa y redaccin del espaol como la acentuacin, uso de abreviaturas,
maysculas y puntuacin, entre otras; que dicta la Real Academia Espaola, como instancia que elabora reglas y trabaja por la
unidad del idioma espaol en todos los territorios donde ste se habla.
El tercero contiene las normas generales para la redaccin de las comunicaciones del Municipio de Envigado en sus diferentes
formas: cartas, circulares, constancias, poderes, correos electrnicos, mensajes de agradecimiento, condolencia, felicitacin y
boletines de prensa.
El cuarto contempla pautas de forma, para todas las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado, tales como fuente,
alineacin, uso de negrilla y cursiva, modo de escritura de los nmeros, entre otros aspectos.
El quinto ofrece algunas recomendaciones generales para lograr una escritura ms clara, sencilla, coherente, directa y efectiva.

32

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Normas generales de ortografa y redaccin


Acentuacin
Puntuacin
Abreviaturas
Siglas y Acrnimos
Uso de maysculas
Concordancia de gnero y nmero
Expresiones de enlace, conectores
Uso del verbo poner
Uso de la expresin de que
Uso del prefijo ex

La escritura de una lengua tiene normas de ortografa y gramtica que son los acuerdos universales definidos para facilitar su
correcto uso y la comprensin de las ideas que se quieren transmitir. Transgredirlos no slo afecta la imagen que el perceptor
puede hacerse del emisor de la comunicacin, que en el caso de los asuntos oficiales involucra a la institucin en s y no
nicamente a la persona que enva el escrito, sino que puede dificultar la comprensin del mensaje que se quiere transmitir e
incluso darle un sentido contrario al mismo.
Es por esto que el manejo del idioma debe ser impecable en lo que al uso de la gramtica y la ortografa se refiere, pues as se
proyecta la seriedad de la organizacin que emite el mensaje, en este caso el Municipio de Envigado y las personas que la
integran.

33

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Acentuacin
El acento es la mayor intensidad con que se pronuncia una slaba dentro de una palabra. Donde recae el acento se conoce como
slaba tnica, las dems son slabas tonas.
Si bien todas las palabras se acentan, no todas se tildan. Esta representacin grfica del acento aparece de acuerdo con normas
claras que se aplican segn la ubicacin de la slaba tnica. Segn esta regla existen cuatro clases de palabras:
Agudas: llevan el acento en la ltima slaba y se tildan cuando terminan en N, S o vocal. Ejemplos: reloj, motor, amistad, avin,
adems, jugu.
Graves: llevan el acento en la penltima slaba, pero slo se tildan cuando terminan en una consonante diferente a N o S.
Ejemplos: fuerza, necesitan, cabello, ngel, rbol, Hctor, lbum.
Esdrjulas: llevan el acento en la antepenltima slaba y siempre se tildan. Ejemplos: Sbado, murcilago, helicptero, rpido,
escndalo.
Sobresdrjulas: llevan el acento en la slaba transantepenltima y siempre se tildan. Ejemplos: dgamelo, llveselo, cmetelo.

El siguiente cuadro ilustra si una palabra lleva tilde o acento ortogrfico y se recomienda consultarlo siempre que haya dudas.

34

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Palabras terminadas en

Sobresdrjula

Vocal
Consonante que
no sea N o s

Esdrjula

Grave

Aguda

No

No

La clasificacin anterior pertenece a las palabras formadas por dos o ms slabas. En el caso de las palabras formadas por una
slaba, la regla general es que no se tildan, a no ser que se trate de palabras homnimas, que tengan significados diferentes. A esta
acentuacin se le conoce como tilde diacrtica.
Sin tilde

Con tilde

El: artculo. No encontr el zapato

l: pronombre personal. El zapato era de l

Mi: posesivo. No se acord de mi nombre

M: pronombre personal. No se acord de m

Tu: posesivo. Esta es tu clave

T: pronombre personal. T eres el mejor msico que conozco

De: preposicin. Una manera de abordarlo

D: forma del verbo dar. Espero que me d una razn

Se: pronombre. No se dio cuenta quin era. Se perdieron varios das


xxxxxxxxxx

S: forma del verbo saber o ser. No s dnde estabas ayer. S bueno


con tus compaeros

Te: pronombre personal. No te sent llegar


xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

T: sustantivo, bebida aromtica. No me gusta el t. Te dej el t en


la mesa

Mas: conjuncin adversativa. Se acost temprano, mas no pudo


dormirse

Ms: adverbio. Tu gato es ms viejo que el mo. Dame ms leche. No


quiero ms

Si: conjuncin o nota musical. Si vienes temprano, podremos comer


juntos. Esa meloda es en si menor

S: adverbio de afirmacin y cuando remplaza el nombre. Te dije que


s quera. Despus de cinco minutos volvi en s

Aun: cuando se utiliza con el mismo significado que hasta, tambin,


incluso, aunque. Aun los que no vinieron, entendieron el concepto.
Aun cuando no lo llames, l vendr

An: cuando puede sustituirse por todava. An no he podido


llamarte. An te espero

35

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

As mismo, deben tildarse las palabras qu, quin, cul, cundo, cun, cunto, dnde en aquellos casos en los que se usen en
preguntas o exclamaciones.
Ejemplos:
Qu quiso decir? Lo que quiso decir fue que estaba
satisfecho.
Qu hermosa fue la velada! No hay duda que fue
emocionante.
Le pregunt qu estaba haciendo all.
No s qu pas ayer en el Parque Principal.
Quin lleg con usted ayer?
Quin lo creyera!
No s a quin le corresponde hacer el anlisis hoy.
Quines seran los que vinieron a la oficina ayer?
Julin es quien responde las peticiones que llegan.
Cul es su nombre?
Por cul oferta debemos decidirnos? Por la que nos ofrezca
mejor calidad y precio.
Cules son sus expectativas?
l no supo cul era su vehculo.

36

Cundo llegaste? Llegu cuando estabas dormido.


Cundo ser que deja de llover!
Cun importante es ponernos de acuerdo.
Cun de acuerdo est usted con esta propuesta?
Cunto demorar el arreglo?
Tendr una respuesta cuanto antes.
Dnde ocurri el incidente ayer? Donde nos encontramos
hace una semana.
Para dnde se llevarn los peridicos que recogen
diariamente?

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Casos especiales
Slo, solo. Nunca tiene tilde cuando se refiere a adjetivo, pero s debe tildarse cuando en una frase se puede interpretar como
adjetivo o adverbio.
Ejemplo:
?
Estar solo un mes (como no tiene tilde, se asume que es adjetivo, es decir, que estar sin compaa un mes).
?
Estar slo un mes (quiere decir que solamente estar un mes).
O, . Esta conjuncin slo se tilda cuando va entre nmeros o entre nmero y letras.
Ejemplo:
?
34
?
Tres 4
Otras normas
Las palabras con diptongo (dos vocales que se pronuncian en una misma slaba) llevan tilde cuando lo exigen las normas
generales de la acentuacin en palabras agudas, graves y esdrjulas.
Ejemplos:
?
Recin, vienen, nutico.
Cuando el diptongo est formado por una vocal abierta (a, e, o) y una cerrada (i, u), la tilde va en la abierta.
Ejemplos:
?
Adis, murcilago, cambi.
Cuando est formado por vocales cerradas, la tilde va en la segunda vocal.
Ejemplos:
?
Lingstico, cudate.

37

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Las palabras con hiatos (dos vocales juntas que no se pronuncian en una misma slaba) formadas por dos vocales iguales o por
dos vocales abiertas, se tildan cuando as lo estiman las reglas generales de la acentuacin grfica de palabras agudas, graves
y esdrjulas.
Ejemplos:
?
Catico, bacalao, len.
Los hiatos formados por una vocal abierta que no lleva el acento ms una vocal cerrada con acento o una vocal cerrada con
acento ms una vocal abierta sin acento siempre se tildan las vocales cerradas, independientemente de lo que digan las
normas generales de acentuacin.
Ejemplos:
?
Pas.
?
Raz, rer, or (agudas y terminan en consonante diferente a N o S).
?
Pe, mo, ro, caa (graves y terminan en vocal).

En las palabras compuestas, unidas por guin, cada componente conserva el acento.
Ejemplos:
?
rabe israel, Histrico crtico.
?
Aquellas

compuestas, pero no unidas por guin, se comportan como una sola, por lo tanto siguen las normas generales de
acentuacin
Ejemplos:
?
Traspis (palabra aguda, terminada en S).
?
Baloncesto (palabra grave, terminada en vocal).
?
Decimosptimo (palabra esdrjula).

38

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Los demostrativos (ese, este, aquel) no se tildan en sus formas neutras.


Ejemplos:
?
Esto no me huele bien
?
Aquello no era cierto
Cuando se usan como pronombres, deben llevar la tilde siempre que exista riesgo de ambigedad.
Ejemplos:
?
Estos son los mejores trabajadores
?
Los mejores trabajadores son stos
?
ste regresar en la tarde (para referirse al sujeto)
?
Esta tarde regresar el trabajador

Puntuacin
La coma (,)
El punto (.)
El punto y coma (;)
Los dos puntos (:)
Los puntos suspensivos ()

Signos de interrogacin?
Raya Comillas

Se escriben sin dejar espacio con respecto a la palabra o el signo que les
precede y dejando un espacio de la palabra o signo que sigue.

Los que abren -(- se separan con un espacio de la palabra o signo que les
precede: Pero les gust? y no hay espacio con respecto a la palabra que
les sigue les gust? Para los que cierran -?!-, aplica lo contrario.

39

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Uso de la coma
Separar enumeraciones, excepto los elementos precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u.
Ejemplos:
?
Las secretaras de Hacienda, Educacin y Tesorera no podrn llegar a tiempo a la jornada de integracin.
?
Los interesados en el concurso de mritos pueden acreditar estudios superiores, asistencia a eventos de educacin continua,
experiencia superior a 10 aos o trabajos de investigacin avalados por el Ministerio de Educacin.
Separar frases gramaticalmente equivalentes, exceptundose los casos que de por medio haya una conjuncin como y, e, ni, o, u.
Ejemplo:
?
Para la rendicin de cuentas pida informacin a todas las dependencias, revise los compromisos adquiridos, destaque los
avances en cada uno de ellos y exponga las dificultades con las cuales se ha encontrado.
Separar los elementos de una relacin que a su vez estn separados por punto y coma.
Ejemplo:
?
Jos Diego Gallo, Alcalde; Claudia Mara Rodrguez, Secretaria Administrativa; Paula Andrea Taborda, Secretaria de Desarrollo
Econmico; Luz Mara Restrepo, Secretaria de Gobierno.
Aislar el vocativo del resto de la oracin.
Ejemplo:
?
Envigado, el municipio ms transparente de Colombia.
?
Jos Diego Gallo, Alcalde de Envigado.
Separar las oraciones que interrumpen una oracin, cuya funcin es aclarar o ampliar su contenido.
Ejemplo:
?
Envigado, el municipio ms transparente de Colombia, cuenta con un portal nico de contrataciones.

40

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Separar proposiciones adversativas que generalmente se introducen con: pero, mas, aunque, sino.
Ejemplo:
?
Le dieron el mximo reconocimiento a su labor, aunque ya estaba por fuera de su cargo.
Separar proposiciones consecutivas introducidas por conjunciones como: as que, de manera que, as las cosas.
Ejemplo:
?
El arreglo del acueducto tardar varias horas, de manera que ser necesario enviar tanques de agua para proveer a la poblacin
del lquido.
Separar del resto de la oracin expresiones de enlace como: esto es, es decir, o sea, en fin, por ltimo, sin embargo, no obstante,
en caso tal, por lo tanto, en primer lugar, en cambio, adems, por consiguiente.
Ejemplo:
?
Por lo tanto, aquellos que accedieron al crdito educativo en el primer semestre de 2009 debern renovarlo antes del 3 de julio,
es decir, no queda automticamente renovado.
Separar algunos adverbios o expresiones que modifican oraciones como: generalmente, posiblemente, efectivamente,
finalmente, en definitiva, por regla general, quiz.
Ejemplo:
?
Finalmente, consigui lo que esperaba
Cuando se omite un verbo, porque ha sido mencionado anteriormente o porque se sobreentiende.
Ejemplo:
?
Los secretarios salieron temprano del despacho; el Alcalde, a altas horas de la noche.
Separar el lugar de la fecha de expedicin de una comunicacin.
Ejemplo:
?
Envigado, 23 de junio de 2009

41

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Separar los trminos invertidos del nombre completo de una persona, generalmente, en listas de bibliografas.
Ejemplo:
?
GONZLEZ, Fernando. El Remordimiento.
Se usa coma antes de la conjuncin y , cuando la secuencia de frases que la precede, se refiere a un asunto diferente.
Ejemplo:
?
Matricul el carro, pag los impuestos, compr el seguro, y sali a recorrer la ciudad en su nuevo vehculo.
Su funcin es vincular con toda la proposicin anterior y no con el ltimo elemento.
Ejemplo:
?
Encontr papeles, botellas, rastros de comida, y nadie quien le diera una explicacin al respecto.

Uso del punto


Seala pausa al final de un enunciado. Hay tres clases de punto: punto seguido, punto aparte y el punto final.
Punto y seguido: separa enunciados en un mismo prrafo, de una misma idea.
Punto y aparte: separa dos prrafos distintos que se desarrollan dentro de un texto, y expresan diferentes ideas.
Punto final: cierra el texto.
Otros usos:
?
Despus de abreviaturas: Dr., Sra., Aprox. Es importante aclarar que en las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado
se evitar al mximo el uso de las abreviaturas, para garantizar la fcil comprensin de las comunicaciones escritas.
?
Despus de punto siempre se escribe mayscula, excepto cuando ste se utiliza al final de una abreviatura y con dicha
abreviatura no termina el prrafo.

42

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Cuando un texto se cierra con comillas o parntesis el punto se pone despus de stos, pero no se escribe punto despus de los
signos de admiracin ni de interrogacin.
?
Ejemplos:
?
Al final de la jornada, el Alcalde declar: Envigado demuestra, una vez ms, su compromiso con la transparencia y uso eficiente
de los recursos.
?
Luego de los juegos qu sigue para la deportista antioquea?

Uso del punto y coma


Separar enumeraciones cuando se trata de expresiones que incluyan comas.
Ejemplo:
?
Jos Diego Gallo, Alcalde; Claudia Mara Rodrguez, Secretaria Administrativa; Paula Andrea Taborda, Secretaria de Desarrollo
Econmico; Luz Mara Restrepo, Secretaria de Gobierno.
Separar proposiciones yuxtapuestas (oraciones relacionadas entre s, pero que carecen de conjuncin o preposicin),
especialmente cuando se ha usado la coma. Si bien en estos casos podran usarse otros signos como el punto seguido o los dos
puntos, el uso del punto y coma depende de la vinculacin semntica entre una oracin y otra. Mientras mayor sea, ms se
privilegia el punto y coma.
Ejemplo:
?
Al ver a los ciudadanos frente al edificio municipal, colg el telfono y se dispuso a escucharlos; atender sus inquietudes era lo
principal para el Alcalde.

Uso de los dos puntos


Detienen el discurso para llamar la atencin sobre lo que se dir. La palabra que sigue a los dos puntos siempre inicia con
minscula, excepto en aquellos casos en los que se trata de una cita textual, un nombre propio o cuando los dos puntos hacen
parte de la frmula de saludo en una comunicacin escrita.

43

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Luego de anunciar una enumeracin.


Ejemplo:
?
La primera feria artesanal, organizada por adultos mayores, cuenta con el respaldo de dos secretaras: Bienestar Social y
Comunitario y Desarrollo Econmico.
Para conectar oraciones relacionadas entre s, sin necesidad de usar otro nexo.
Ejemplos:
?
La convocatoria de docentes fue un xito: llegaron profesionales excelentes, comprometidos con la educacin.
Separar la ejemplificacin del resto de la oracin.
Ejemplo:
?
En el Plan de Desarrollo Municipal de Envigado, la tercera edad tiene un espacio importante: se contemplan acciones de cultura
ciudadana para reconocer la condicin del adulto mayor, ampliacin de cobertura en subsidios econmicos para esta poblacin
y fortalecimiento de los espacios de atencin e intervencin.
Para anunciar citas textuales. En este caso, la primera palabra se escribe con mayscula inicial.
Ejemplo:
?
En la presentacin del Plan de Desarrollo, el alcalde Jos Diego Gallo dijo: Nuestro sueo como envigadeos es el de ser una
sociedad desarrollada integralmente, sostenible y competente.
Luego de las frmulas de saludo en las cartas. Tambin en este caso, la palabra que sigue a los dos puntos tiene mayscula inicial
y, por lo general, va en un rengln aparte.
Ejemplo:
?
Respetada seora:
En nuestra ltima reunin...

44

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Uso de los puntos suspensivos


Suponen la interrupcin de la oracin o un final impreciso. Luego de los puntos suspensivos, cuando stos cierran un enunciado,
se escribe con mayscula inicial la primera palabra. Cuando no cierran el enunciado, la palabra que sigue va en minscula.
Al final de enumeraciones abiertas o incompletas, con el mismo valor de la palabra etctera.
Ejemplo:
?
A l le gustan todas las flores: margaritas, azucenas, orqudeas, girasoles,....
Para expresar duda, temor o vacilacin antes de lo que sigue. Tambin para sorprender al lector con lo inesperado de la salida.
Ejemplos:
?
Tal vez fueron cinco minutos o una hora Todo fue tan confuso que no me percat del tiempo.
?
Las 30 personas invitadas a la reunin confirmaron el mismo da su asistencia cuatro de ellas llegaron a la junta.
Cuando se reproduce una cita textual, sentencia o refrn, omitiendo una parte.
Ejemplo:
?
Aunque la oferta era interesante, pens: Agua que no has de beber y declin la invitacin a presentarme en esa convocatoria.
Se escriben tres puntos dentro de parntesis () cuando al transcribir literalmente un texto, se omite parte de l.
Ejemplo:
?
Fortalecer la democracia constituye un elemento clave del Plan de Desarrollo. Para ello es necesario garantizar, fomentar y
robustecer los procesos de participacin ciudadana (), esta es una de las estrategias de gestin del Plan de Desarrollo del
Municipio de Envigado.

45

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Uso de signos de admiracin y de interrogacin


Encierran enunciados que interrogan o exclaman.
Siempre se escriben los dos: el de apertura ( ) y el de cierre (? !).
Nunca se escribe punto despus del signo de cierre.
El signo de apertura se ubica donde inicie la pregunta o exclamacin, aunque con sta no comience el enunciado.
Ejemplo:
Para los jvenes del municipio qu alternativas de financiacin educativa existen?
Cmo la disfrutamos! La jornada de integracin de los servidores y servidoras del Municipio fue muy entretenida.

Abreviaturas
Surgen de la necesidad de escribir con ms rapidez y utilizar menor espacio, y se utilizan con el empleo de una o varias de las
letras de una palabra. Sin embargo, en las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado se evitar al mximo su uso, para
garantizar la fcil comprensin de las comunicaciones escritas.
Por regla general, luego de las abreviaturas se escribe un punto, excepto en los smbolos de elementos qumicos, en las unidades
de medida y en los puntos cardinales.
Los grupos ms comunes de abreviaturas son:
De cortesa y tratamiento: Dr. = Doctor; Dra. = Doctora; Sr. = Seor; Ing. = Ingeniero,; Gral. = General; atte. = Atentamente
De nombre: J uanjo, Caro, Sofi, Lili, Adri, Mauro
De cantidad: m = Metro, g = Gramo, min = Minuto
De modo: Aprox. ; Att.

46

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Siglas y Acrnimos
Las siglas son expresiones formadas por la letra inicial de cada una de las palabras que componen una denominacin y que
constituyen un vocablo nuevo. Las siglas no son abreviaturas.
Ejemplo:
?
Organizacin de Naciones Unidas, ONU
?
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF
En las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado, siempre se explican las siglas cuando aparecen por primera vez,
independientemente de si son muy conocidas o no.
?
Se escriben sin punto despus de cada letra.
?
Si tienen menos de tres letras van con maysculas: OEA, ONU. Pero si tienen ms de tres, van en mayscula inicial y minsculas,
excepto si no tienen vocales: Unesco, UNDCP, ICBF, Adida
?
No tienen plural y conservan el gnero de la entidad a la cuales se refieren: Las ONG Las TIC
Los acrnimos son palabras que se forman combinando las letras iniciales o primera slaba de la expresin a la cual se refieren, y
slo la inicial se escribe con mayscula.
Ejemplos:
?
Icetex, Instituto Colombiano de Crdito y Estudios Tcnicos en el Exterior
?
Ecopetrol: Empresa Colombiana de Petrleo
?
Unaula: Universidad Autnoma Latinoamericana
?
Sisbn: Sistema de Identificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales
?
nder: Instituto de Deporte y Recreacin

47

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Uso de maysculas
El empleo de la mayscula no exime de poner tilde cuando as lo exijan las normas de acentuacin.
?
Ejemplos: lvaro, frica

Se escriben con mayscula inicial:


La primera palabra de un escrito o la que vaya despus de punto y despus de puntos suspensivos, si estos se usaron para
concluir en suspenso un enunciado.
Ejemplos:
?
La lluvia empez despus del medio da. A las cuatro de la tarde no haba parado de llover.
?
Se levant, se ba, desayun Ya estaba listo para salir a la oficina.
La palabra que sigue a un signo de exclamacin de apertura o cierre, si antes de este no hay coma, punto y dos puntos.
Ejemplos:
?
Dnde estaban los documentos? En el archivo municipal.
?
Las preguntas ms frecuentes son: cmo acceder al crdito educativo?, qu papeles debo anexar al formulario oficial?,
cunto tiempo toma la decisin de los seleccionados?
La palabra que va despus de dos puntos, si se refiere a la frmula del encabezado.
Ejemplo:
?
Respetado Alcalde:
Durante la sesin del Concejo de ayer

48

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Los nombres geogrficos. Cuando el artculo forme parte del nombre oficial, ambas palabras van en mayscula inicial. De igual
manera, cuando el nombre propio del lugar est compuesto por dos o ms palabras.
Ejemplos:
?
Envigado, Antioquia, El Santuario, La Habana, Costa Rica, Ciudad de Mjico.
Nombres de constelaciones, estrellas, astros y planetas, pero no el fenmeno derivado de ellos.
Ejemplos:
?
Alrededor del Sol gira nuestro sistema planetario
?
Para tomar el sol es importante tener en cuenta ciertas precauciones
Los signos zodiacales, cuando se refiere a ellos como tal.
Ejemplos:
?
El signo Aries est representado por un carnero.
?
Mauricio es cncer.
Los nombres de los puntos cardinales. Pero si se refieren a la orientacin, no.
Ejemplos:
?
El Occidente de Antioquia es un productor importante de frutas
?
Para llegar a Bello, debe dirigirse al norte del Valle de Aburr.
Nombres de las festividades religiosas o civiles.
Ejemplos:
?
Navidad, Da de la Independencia, Asuncin.
Nombres de divinidades y libros sagrados.
Ejemplos:
?
Jess, Al, Buda, el Corn, la Biblia, el Talmud.

49

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Nombres de marcas comerciales.


Ejemplos:
?
Peldar, xito, Renault, Argos.
Los sobrenombres que designan algunas personas. El artculo que los acompaa, va en minscula.
Ejemplos:
?
El Tenor de Amrica, el Bolillo Gmez, el Libertador.
Los apelativos, cuando no se menciona el nombre propio.
Ejemplos:
?
El Alcalde presidi la ceremonia de grado.
?
La Secretaria de Gobierno, junto con el Alcalde, atendieron los venteros ambulantes.
Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos, partidos polticos, ...
Ejemplos:
?
La Corte Suprema de Justicia, la Casa de la Cultura Miguel Uribe Restrepo, el Ejrcito Nacional.
El nombre de pocas y acontecimientos histricos.
Ejemplos:
?
La Segunda Guerra Mundial, el Renacimiento.
Los nombres, cuando significan entidad o colectividad como organismo determinado.
Ejemplos:
?
El Municipio ha concertado con las comunidades implicadas.
?
El Estado est llamado a trabajar por la equidad.

50

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Los ttulos, nombres o cargos de dignidad, cuando no aparece el nombre propio de la persona.
Ejemplos:
?
El Papa visit los Pases Bajos en dos das
?
El papa Benedicto XVI fue elegido en abril de 2005

Concordancia de gnero y nmero


Se refiere a la equivalencia de gnero y nmero entre el adjetivo o el artculo, con el sustantivo. As como a la del nmero y la
persona entre el verbo y el sujeto.
Artculo

El

Los

La

Las

Sustantivo

Decreto

ciudadanos

Alcalda

marchas

Verbo

Fue

acudieron

es

son

Adjetivo

Respetado

masivamente

abierta

pacficas

Concordancia de gnero
Del artculo

Masculino

Masculino

Femenino

Femenino

Del sustantivo

Masculino

Masculino

Femenino

Femenino

Concordancia de nmero
Del verbo

Singular

Plural

Singular

Plural

Del artculo

Singular

Plural

Singular

Plural

Del adjetivo

Singular

Plural

Singular

Plural

Del sustantivo

Singular

Plural

Singular

Plural

51

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Expresiones de enlace y conectores


Algunas sirven para sumar (as mismo, adems, igualmente ...) otras sirven para restar (sin embargo, no obstante ) y otras, para
dar resultado final (por lo tanto, finalmente ).
Las de signo +, en el siguiente cuadro, se usan para unir dos oraciones que estn en la misma lnea argumentativa.
Si en su prrafo usted comienza con una aseveracin cualquiera, positiva o negativa, y quiere luego plantear la contraparte, puede
unir las oraciones contrapuestas con algunas de las expresiones que en el siguiente cuadro tienen el signo
Cuando en el prrafo usted saca una conclusin, puede unirla con alguna expresin de signo =

(+)

52

(-)

(=)

Adems, Ahora,

Sin embargo,

Por lo tanto, De tal suerte,

As mismo,

No obstante,

Pues, As las cosas,

Asimismo,

Por el contrario,

O sea, De esa manera,

De igual manera,

De otra parte,

En consecuencia,

En esa lnea,

Por otro lado,

En conclusin,

As pues,

Pero,

Por ende, Segn esto,

Igualmente,

Aunque, De otro modo,

As pues, Por consiguiente,

En ese orden de ideas,

Empero,

Entonces, De ah que,

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Ejemplo:
Aunque el Plan de Desarrollo de Envigado contiene, adems de las lneas estratgicas, los indicadores y metas anuales, cada una
de las secretaras incluy en sus planes de trabajo otros, propios de su gestin, que aportan al seguimiento de los objetivos
generales. De ah que, a la hora de ejecutarlo, un programa descrito en el Plan puede contar con ms indicadores que los
reportados en el documento pblico del Plan de Desarrollo.

Uso de los verbos poner y colocar


Si bien hay algunos casos en los que los verbos poner y colocar son sinnimos, existen muchas otras acepciones que requieren
de precisin para la buena utilizacin de los mismos.
Mientras la Real Academia Espaola le otorga al verbo colocar cinco significados, a poner le atribuye 44, lo que evidencia la
preponderancia de este ltimo.
Colocar: las acepciones que le da la Real Academia Espaola son ubicar a alguien o algo en un lugar; invertir dinero; relativo al
empleo, y encontrar mercado para algn producto.
Ejemplos:
Colocar los libros en la biblioteca
Coloc las acciones en tiempo record
Se coloc en una buena empresa
Pudo colocar el producto en almacenes de cadena

53

Normas generales de ortografa


y redaccin en espaol

Poner: entre las acepciones ms comunes se encuentran: situar a alguien o algo en el lugar adecuado, disponer algo para un fin,
escribir algo en el papel, establecer, prestar apoyo a una persona o a una causa, ejercer una determinada accin, hacer adquirir a
alguien una condicin o estado, vestirse, comenzar a ejecutar una accin.
Ejemplos:
Lo puso en su lugar.
Voy a poner la mesa.
Lo que pusiste en la carta fue grosero.
Puso un negocio.
Me puse en su lugar.
Puso en duda lo que le dije.
Tu comentario lo hizo poner rojo.
Se puso el saco gris.
No quiere ponerse a estudiar.

Uso del prefijo ex


Se antepone a sustantivos o adjetivos con referente de persona para significar que sta ha dejado de ser lo que el sustantivo o
adjetivo denotan. Siempre se escribe separado de la palabra a la que se refiere y sin guin, segn lo expresa la Real Academia
Espaola.
Ejemplos:
?
La ex esposa de Juan se volvi a casar
?
El ex presidente Csar Gaviria habl ayer
El prefijo ex se escribe con maysculas cuando inicia un prrafo, cuando va despus de punto o cuando hace referencia a la
persona a la que se alude en el texto mencionado. En este caso, slo lleva mayscula la primera letra del prefijo, es decir la E inicial.
Ejemplo:
?
El Ex presidente de la Compaa confirm su asistencia a la ceremonia.

54

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Para evitar el Dequeismo


Un tema de capital importancia en la elaboracin de escritos es el relacionado con el controvertido, DE QUE. Es importante
conocer el uso adecuado de esta expresin y la manera como podemos evitar su indebida aplicacin, en tanto vicio sintctico.
Puede utilizarse el DE QUE, despus de las siguientes palabras o expresiones: Acordarse, alegrarse, asegurarse, avisar,
convencerse, cerciorarse, convencer, darse cuenta, ya era tiempo, tener informacin, informarse, depender, tener conocimiento
o la idea, dudar, estar seguro, hablar, llegar a la conclusin, preocuparse, la esperanza, la impresin, se trata, hasta el punto, entre
otras.
En cuanto el uso incorrecto hemos de plantear que slo se utiliza la preposicin DE (sin la conjuncin QUE), despus de las
palabras o expresiones: creer, decir, opinar, pensar, explicar, considerar, comprobar, pretender, saber, ser importante, ser
interesante, ser perjudicial, ser estupendo, indicar, notar, imaginar, sospechar, sostener, pedir, recordar, valer la pena, entre otras.
Hay una tcnica que nos puede ser til para evitar el nocivo dequeismo. Consiste en convertir la frase enunciativa en una
interrogativa. Si la pregunta requiere la preposicin DE, entonces la oracin enunciativa igualmente la necesita. As:
l
De qu puedo estar seguro? Puedo estar seguro de que....
l
De qu te has dado cuenta? Te has dado cuenta de que...

Normas generales para la redaccin de las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado
Cartas, cartas iguales
Memorandos
Circulares
Nota interna
Notas
Decretos
Resoluciones
Constancias
Autorizaciones, delegaciones y poderes
Correos electrnicos
Mensajes de agradecimiento, condolencia, solidaridad o felicitacin

55

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Tarjetas de invitacin
Boletines de prensa
Sobres
Otras comunicaciones institucionales
Este apartado hace referencia a comunicaciones escritas para envo fsico o electrnico, teniendo este ltimo, una mencin
especial debido a su frecuente utilizacin.

Clasificacin de las comunicaciones


De acuerdo con sus destinatarios las comunicaciones se clasificarn as:
Comunicaciones oficiales externas: aquellas que se dirigen a personas naturales o jurdicas diferentes a las dependencias de la
Alcalda municipal de Envigado.
Comunicaciones oficiales internas: aquellas que se dirigen entre las diferentes dependencias de la Alcalda municipal de
Envigado.

Cartas
Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales. Para la Alcalda de
Envigado ser el medio utilizado por las dependencias o funcionarios, en las cuales se emiten conceptos y decisiones a fin de
atender a determinada solicitud o trmite planteado por personas naturales o jurdicas, a la administracin municipal.
Cartas iguales: Comunicaciones que tienen exactamente el mismo contenido y van dirigidas a diferentes destinatarios. En
nuestro caso utilizamos la carta matriz con el propsito de ahorrar papelera y radicados a un mismo documento.
Se deben elaborar en papel preimpreso o diseado en el computador en original y dos copias.
Las mrgenes sern as: la superior incluido el logotipo de la alcalda municipal debe ser de 7 a 8 interlineas en la copia que
lleva el logo. En las dems copias ser: Superior 4 centmetros, izquierda 4 centmetros, derecha 3 centmetros, inferior 3
centmetros.

56

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Si se presenta el caso de que al terminar la primera pgina de una comunicacin no cuenta con el espacio suficiente para la
despedida, la firma y otros, debe reorganizar los prrafos si va a utilizar una sola pgina o modificar los mrgenes superior e
inferior hasta mnimo 3 cm.
Cuando el texto requiera la utilizacin de una segunda pgina, tenga en cuenta que sta debe contener mnimo un prrafo
completo ms la despedida, firma y otros campos. No se radicarn documentos cuyas segundas pginas slo contengan la
despedida, firma y otros.
Tenga en cuenta que toda pgina adicional dependiendo de la extensin del texto, debe contener el cdigo de la dependencia al
extremo superior izquierdo (tal y como identific la primera hoja) y en el margen superior derecho el nmero de la(s) pgina(s)
correspondiente(s). Ejemplo: 1100-250- 2
Las cartas se elaborarn en original y dos copias. El original se elaborar con logotipo y las copias restantes en papel bond sin
logo.
Todos los ejemplares de una comunicacin deben estar firmados por el funcionario autorizado. No se permite el uso de facsmil.
En caso de utilizar ste o sello de original firmado, debe estar debidamente autorizado a travs de resolucin motivada.
Distribucin de copias
Original para el destinatario.
Primera copia para el consecutivo numrico-cronolgico que conforma el Centro de Administracin documental en la
subserie cartas enviadas. Este consecutivo ser cronolgico y numrico ascendente.
Segunda copia para la oficina productora, incorporandola en la serie documental o asunto correspondiente.
Las copias extras solo se elaboran cuando sean estrictamente necesarias para informar del asunto a otra entidad o persona
natural, jurdica, o dependencias de la Administracin Municipal.

57

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Estas copias deben quedar debidamente anunciadas en el margen inferior izquierdo a dos espacios de la nota de "anexos" y
deben allegarse al Centro de Administracin Documental para su radicacin con los sobres, cuando se trate de copia para
persona natural o jurdica externa.
Ejemplo:
Copia: Doctor Carlos Alberto Ramrez Arenas Gerente ALMACENES XITO.
Codificacin de las dependencias: cada dependencia tendr asignado un cdigo que puede ser slo numrico para las
Secretaras y alfanumrico para las secciones que dependan de stas, de manera tal que se facilite el manejo de la
correspondencia y la bsqueda de registros en el Centro de Administracin Documental.
El cdigo de la dependencia debe ir en la parte superior izquierda a dos interlneas luego del logo. Ejemplo: 1100Si se le est dando respuesta a una comunicacin que, por ejemplo, cuando lleg a la administracin municipal se le asign el
radicado No.250, se relacionar en la carta este nmero luego del cdigo de la dependencia y a continuacin un guin para que
all se estampe el nmero de radicacin que asignar la administracin de documentos al radicar la carta.
Ejemplo:
XXXXXX-Radicado Interno (dejando dos interlineas).
1100-250-

Encabezado: est compuesto por ciudad y fecha, datos del remitente, asunto, saludo o vocativo.
Ciudad y Fecha: quien elabora la carta solamente escribir la palabra Envigado seguido de una coma, ya que la fecha se le
coloca por parte del Centro de Documentacin Documental, C.A.D., con el fechador una vez se radique, pues no siempre la
fecha de elaboracin del documento coincide con la del despacho de la correspondencia.
Ejemplo:
Envigado, 12 de octubre de 2010

58

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Datos del destinatario: los datos del destinatario se anotarn en lneas separadas y en forma completa, sin abreviar. Es
importante escribir los nombres completos del destinatario con sus cargos (cuando as se requiera), telfono y ciudad de
destino, as:
Tratamiento (Doctor, Seor, Seora, Ingeniero, etctera.)
Nombre y Apellidos en mayscula sostenida (no negrilla)
Cargo si lo tiene en mayscula la letra inicial y no las dems.
Nombre de la empresa si la tiene en mayscula sostenida
Telfono
Ciudad
Cuando se trate de correspondencia a nivel nacional, se identifica la ciudad por su nombre y separado por una coma el
departamento. Ejemplo: Envigado, Antioquia.
Si la correspondencia va dirigida al exterior, se anotar el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad separado por una coma
o en la lnea siguiente, dependiendo de la extensin de los datos.
Asunto: El asunto se ubica a dos interlneas de los datos del destinatario, es la indicacin resumida en breves palabras (mximo
cuatro) del tema que trata la correspondencia o a la que se est dando respuesta especfica. Cuando se est contestando una
solicitud que trae nmero de radicado o referencia, anotar estos datos adems del asunto.
Ejemplo:
Asunto: Derecho de peticin radicado No 2567 de Julio 16 de 2003.
Tenga en cuenta que el nmero o referencia que aqu se menciona, es el asignado por la entidad que est enviando el
documento, no el que le asigna el centro de administracin documental, cuando se recibe en la alcalda municipal.
Saludo o vocativo: se emplearn palabras sencillas de saludo, seguidas de dos puntos, partiendo del margen izquierdo, a dos
interlneas del asunto. Estas expresiones se abrevian y debe evitarse el uso de demostraciones de afecto exagerado.

59

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Cuando se trata de comunicaciones ms formales y en especial si hay menos confianza con las personas, es recomendable
utilizar la frmula:
Cordial saludo:
Para el caso especfico de las cartas abiertas que se enven a la ciudadana, se usa:
Estimados ciudadanos y ciudadanas:
Cuando est dirigida a un alto funcionario del gobierno, las Fuerzas Armadas o autoridad eclesial, se recomienda adjetivo +
seor - seora + cargo
Ejemplos:
Respetada seora Ministra:
Excelentsimo seor Arzobispo:
Respetado seor Brigadier General Ocampo:
Ejemplo encabezamiento completo:
Envigado, 26 de mayo de 2010

RADICADO: XXX

Comunicadora
PAULA VELSQUEZ GARCA
Profesional Universitaria
Medelln
Asunto: reunin informativa manejo logo rea Metropolitana
Estimada comunicadora Velsquez:

60

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Texto o Cuerpo: es el contenido de la carta y debe tenerse en cuenta que para una mejor comprensin del mismo, no debe
tratarse ms de un tema principal, y tener en cuenta que la comunicacin debe ser breve, concisa, con normas de cortesa y
respeto hacia nuestro lector.
Introduccin: su propsito es indicar el motivo de la comunicacin. Si existe correspondencia previa, es importante hacer
referencia a sta. Debe ser corta y clara.
Ncleo: se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante pensar en el destinatario antes de redactar, puesto que lo
fundamental es que ste entienda el mensaje. Por ello, se debe tener especial cuidado con el lenguaje tcnico o especializado,
y slo usarlo cuando hay certeza de que el destinatario lo domina.
Conclusin: se precisa el requerimiento, se plantean alternativas de solucin, o se anuncian medidas a tomar, como
consecuencia de lo expuesto, se establecen compromisos y ultiman detalles finales.
Si bien no existen modelos nicos para la redaccin de cartas, y cada comunicacin responde a unas necesidades particulares,
hay algunas recomendaciones claves que pueden hacer ms efectivo este medio escrito:
Los prrafos no deben exceder las 6 lneas.
Se recomienda usar frases cortas y una oracin por idea. En la medida de lo posible, evitar las frases explicativas o cuando se
deban usar garantizar el cierre de la idea.
Regla de oro para redactar: sujeto + verbo + complemento.

Cierre: est compuesto por despedida, datos del remitente, firma, relacin de anexos y copias. En aquellos casos en los que la
carta no fue escrita por quien la firma, deben escribirse las iniciales de quien la redact al final de la misma (despus de la relacin
de copias).
Despedida: es una frase final que debe guardar concordancia con el saludo, segn el grado de familiaridad, pero sin repetir las
expresiones. Es decir, si al principio se escribi Cordial saludo, la despedida no puede tener la misma expresin. La despedida
va tres lneas despus del punto final del cuerpo. Algunas palabras o frases que se emplean en esta parte de la carta son:
Cordialmente, Atentamente, Con gratitud, Estoy atento a sus inquietudes, Espero una respuesta de su parte.
La despedida viene dos interlneas despus del final del texto, seguida de una coma.

61

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Datos del remitente: la correspondencia debe ser firmada por el personal autorizado en los procedimientos establecidos al
interior de la administracin municipal. Los datos del remitente se escribirn en maysculas fijas, ingresando nombres y
apellidos completos de quien firma, y el cargo en mayscula inicial. stos van cuatro interlneas despus de la despedida.
Ejemplo:
Atentamente,
OLGA PATRICIA CASTRILLN DAZ
Profesional Universitaria
Oficina Asesora de Comunicaciones
Anexos: cuando se requiere enviar anexos, stos se pueden enunciar en el texto mismo o al final de la carta. En el margen
inferior izquierdo se anota la palabra Anexos seguida de dos puntos (:) y se indica la cantidad anotando la cantidad de anexos y
el nmero de folios o el tipo de anexo.
Ejemplo: cuando en el texto se enuncia claramente los anexos se anotar de la siguiente manera:
Anexos: Lo anunciado.
Si en el texto se listan los anexos se anotar de la siguiente manera:
Anexos: Lo enunciado.
Cuando no se relaciona en el texto sino que se describirn en la lnea de anexos, se anotar de la siguiente manera:
Anexos: Cuatro (10 folios)
Quiere decir esto que est enviando cuatro documentos que en total suman 10 folios.
Anexos: Dos (1 folio y 1 disquete).

62

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Nota: Recuerde que cuando enva anexos, dejar copia de los mismos en el consecutivo del Centro de Administracin de
Documentos, para posteriores consultas. Se exceptan copias de documentos que ya se encuentren en el archivo central
como por ejemplo: decretos, resoluciones, memorando y otros.
Es importante que cuando los relacione en el oficio enviado, quede especificado cul documento es el que est remitiendo para
diferenciar en que casos no se hace necesaria la conservacin de copia del anexo en el archivo central.
Los anexos de los cuales debe dejar copia, son aquellos documentos elaborados por primera vez y que no se tiene forma de
recuperarlos en el archivo central, porque no existe copia de los mismos.
Copias: se emplea cuando requerimos que otra u otras personas se enteren del contenido del documento, pero no implica que
lo deban resolver.
Se relaciona contra el margen izquierdo a dos interlneas de los datos del remitente o de la lnea de anexos (cuando los haya),
seguido de dos puntos y a dos espacios se relacionan los destinatarios indicando tratamiento, nombre, cargo e institucin o
empresa.
Ejemplo:
Copia: Doctor LUIS ALFONSO ESCOBAR TRUJILLO, Director General CORANTIOQUIA.
Doctor PEDRO JUAN LPEZ SIERRA, Gerente CORTOLIMA
Cuando se requiere enviar un documento con copia a destinatarios externos y es necesario enviarlo a un funcionario de la
administracin, se relacionar as:
Copia: Doctor LUIS ALFONSO ESCOBAR TRUJILLO, Director General CORANTIOQUIA.
Doctor PEDRO JUAN LPEZ SIERRA, Gerente CORTOLIMA
Doctor JOS DIEGO GALLO RIAO, Alcalde MUNICIPIO DE ENVIGADO
Cuando la copia slo va para funcionarios de la Administracin Municipal, se relacionar as:
Copia: Doctor JOS DIEGO GALLO RIAO, Alcalde.

63

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Datos del transcriptor: a dos interlneas del ltimo rengln escrito se anota en tamao de 9 puntos, quien proyect y quien
transcribi el documento, y al lado su rbrica para garantizar que el contenido es correcto.
Ejemplo:
Proyect: Andrea Uribe Lpez.
Elabor: Carolina Escobar Vlez.
Cuando quien proyecta es el mismo que elabora:
Proyect y Elabor: Andrea Uribe Lpez
* Ver la plantilla para la elaboracin de las cartas en el servidor institucional en la ruta: CALIDAD en KALE, Alcalda Envigado, Formatos de
calidad.

Memorandos
Comunicacin de carcter interno, destinado a transmitir informacin, orientar, recordar, solicitar, dar instrucciones y pautas a las
dependencias o funcionarios que tengan relacin laboral y agilice la gestin administrativa.
Se deben elaborar en papel preimpreso o diseado en el computador, en original y dos copias.
Las mrgenes sern as: la superior incluido el logotipo de la Alcalda Municipal debe ser de 7 a 8 interlneas en la copia que
lleva el logo. En las dems copias ser: Superior 4 centmetros, izquierda 4 centmetros, derecha 3 centmetros, inferior 3
centmetros.
Despus del logotipo se dejan dos interlneas y se ubica la palabra MEMORANDO en mayscula sostenida y centrada.
(Se dejan dos interlneas).
Cdigo Dependencia: 1110-Radicado (asignado por el C.A.D.)

64

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Ciudad y fecha: Envigado, (fecha por parte del C.A.D.).


Para: dependencia o nombres y apellidos completos del destinatario. En este caso las letras iniciales van en maysculas (se
dejan dos interlneas).
De: dependencia de origen en mayscula sostenida (se dejan dos interlneas)
Asunto: de tres a cuatro palabras mximo (se dejan dos interlneas)
Texto o contenido: se dejan dos interlneas.
Despedida: se dejan de 4 a 6 interlneas para firma del remitente.
Datos del remitente: debe de ir en mayscula sostenida y el nombre del cargo en la parte inferior. (dejamos dos interlneas).
Lnea de Anexos: cuando se requiera.
Lnea de copia: (cuando se requiera). Cuando se necesite enviar copia de un memorando a una persona externa a la entidad, se
tendrn en cuenta las mismas caractersticas anotadas para la carta enviada. Si este es el caso, debe enviar el sobre elaborado
al Centro de Administracin de Documentos, al momento de la radicacin.
Para el caso de los memorandos aplican las mismas condiciones de las cartas en lo relacionado con: texto, despedida, datos
del remitente, lnea de anexos, copias y transcriptor.
Si el memorando requiere pasar a una segunda hoja o ms copias extras tanto de la primera pgina como las subsiguientes, se
procede de igual manera que con las cartas enviadas. Tener en cuenta que en los memorandos no existe el saludo como en las
cartas enviadas, ya que son comunicaciones de carcter interno.
* Ver la plantilla para la elaboracin de los memorandos en el servidor institucional, la ruta CALIDAD en KALE, Formatos de calidad.

65

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Circulares
Las circulares son instrucciones de carcter informativo-normativo, que se emiten con el mismo texto o contenido dirigido a
varios destinatarios. Tienen como propsito aclarar la aplicacin de normas, reglamentos y procesos, comunicar situaciones
relacionadas con administracin de personal (horarios, licencias, vacaciones, y otros), o reglamentar el uso de inmuebles,
equipos, elementos y servicios.
Se deben elaborar en papel preimpreso o diseado en el computador en original y dos copias.
Tenga en cuenta que a travs de una circular no se podrn aprobar normas o reglamentos, ni tomar determinaciones que
modifiquen otros documentos como Actas, resoluciones y decretos. El fin de una circular es comunicar e informar decisiones
aprobadas a travs de otro medio. La circular no lleva saludo.
Las mrgenes sern as: la superior incluido el logotipo de la Alcalda Municipal debe ser de 7 a 8 interlneas en la copia que
lleva el logo. En las dems copias ser: Superior 4 centmetros, izquierda 4 centmetros, derecha 3 centmetros, inferior 3
centmetros.
Despus del logotipo, se dejan dos interlneas y se escribe centrada la palabra CIRCULAR en mayscula sostenida.
Cdigo Dependencia: 1110-Radicado (asignado por el C.A.D.)
Ciudad y fecha: Envigado, fecha. El radicado se coloca por parte del C.A.D. (se dejan dos interlneas)
Para: dependencia o grupo de personas a quienes est dirigido el mensaje (en mayscula sostenida, se dejan dos interlneas)
De: Dependencia de origen, (en mayscula sostenida, se dejan dos interlneas)
Asunto: De tres a cuatro palabras mximo, (se dejan dos interlneas)
Texto: (se dejan dos interlneas)

66

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Despedida: (se dejan de 4 a 6 interlineas) para firma del remitente.


Datos del Remitente: deben ir en mayscula sostenida y debajo el cargo (se dejan dos interlneas)
Anexos: (si los tiene)
Copia: no se utiliza en las circulares.
Datos del transcriptor: nombre completo de quien elabor el documento. El tamao del texto es de 9 puntos.
* Ver la plantilla para la elaboracin de las circulares en el servidor institucional, la ruta CALIDAD en KALE, Formatos de calidad.

Ejemplo:
Envigado, 26 de septiembre de 2010

1110-Radicado

CIRCULAR INFORMATIVA
PARA: EMPLEADOS DEL MUNICIPIO DE ENVIGADO
Asunto: jornada de integracin
Jornada de integracin el da 15 de diciembre de 2010 a las 9:00
de la maana, en el hall de la Alcalda.
Cordialmente,
JOS DIEGO GALLO RIAO
Alcalde de Envigado

67

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Nota interna
Es una comunicacin interna que se diligencia a mano y se utiliza para contenidos intrascendentes, equivalentes a una razn
escrita y puede dirigirse a todos los funcionarios de la administracin municipal. Este documento ser utilizado para la recoleccin
de firmas de un mismo documento, mientras ste se encuentra en trnsito.
Se tramitar a travs del Centro de Administracin Documental.
Fecha: registrar fecha de envo en el orden: da, mes y ao.
Para: nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
De: nombre de la dependencia que remite la nota.
Cuadro de opciones: seleccionar y marcar con X donde corresponda.
Observaciones: describa brevemente las observaciones que considere pertinentes.
Firma: slo podr ser firmada por el funcionario autorizado para tal fin, segn lo regulado en el manual de procedimientos de la
respectiva entidad.
Datos de recibo: consignar los datos del funcionario que recibe la nota.
* Ver la plantilla para la elaboracin de nota interna en el servidor institucional, la ruta CALIDAD en KALE, Formatos de calidad.

Nota
En caso de que una carta o un memorando deban ser firmados por varias dependencias, deben relacionarse los cdigos de stas
en la identificacin del documento, tal y como se establece en el instructivo correspondiente. Cada vez que enve un documento
relacionado con un proceso que est plenamente identificado, indique en el asunto a cul corresponde y en caso que deba
enviarse copia, aclarando el tema especfico.

68

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Ejemplo:
- Cuando se elabora un memorando relacionado con la designacin de Interventora para un contrato:
ASUNTO: Designacin como interventor del contrato 08-2009-17-08
- Cuando elabore un documento que cuya copia debe incorporarse en un expediente:
Copia: Contrato No. 08-2009-17-08
* Ver la plantilla para la elaboracin de nota interna en el servidor institucional, la ruta CALIDAD en KALE, Formatos de calidad.

Decretos
Son documentos que establecen polticas y normas internas de mxima jerarqua, expedidos por el despacho del Alcalde o de
algunos cuya funcin est debidamente delegada a travs de acto administrativo.
Se deben elaborar en original y copia, en papelera preimpresa o diseada en computador, papel bond blanco, tamao oficio, con
recuadro y logotipo que identifique la Alcalda municipal de Envigado, respetando el diseo institucional para la papelera de
correspondencia.
Denominar el documento: a partir del margen superior, se deja de dos a tres interlneas y se ubica la palabra DECRETO en
mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar. Dejar espacio para el nmero (referencia). La
numeracin de los decretos es consecutiva. Se inician y cierran cada ao calendario y lo asigna la unidad de correspondencia o
la encargada de su radicacin y registro.
Fecha: la unidad de correspondencia o la encargada de la radicacin de los decretos, estampar la fecha con el respectivo
fechador al momento de entregar para su radicacin.
Registrar expresin Por medio del cual: se deja una a dos interlneas despus de la identificacin del documento y se
escribe dicha expresin entre parntesis, acompaada de una sntesis del objeto del decreto. Luego de tres interlineados
vienen los considerandos, seguidos de 3 interlineados y la enumeracin de la parte donde se decreta. Luego son tres
interlineados para finalizar con la firma del funcionario en facsmil y debajo su nombre completo y cargo.

69

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Organizar consecutivo de Decretos: los originales de los decretos se conservarn en el Archivo Central donde se debe
conformar un consecutivo numrico y cronolgico. Para facilitar la consulta se deben elaborar ndices por consecutivo y objeto
o tema. Se dispondr en el aplicativo designado o base de datos o registro manual, para ingresar los datos correspondientes a
cada decreto tales como nmero de radicacin, fecha y asunto.
* Ver la plantilla para la elaboracin de Decreto en el servidor institucional, la ruta CALIDAD en KALE, Formatos de calidad.

Resoluciones
Son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que facilitan el cumplimiento de los decretos expedidos por el
Alcalde, definen asuntos de carcter administrativo de la Alcalda Municipal de Envigado.
Se deben elaborar en original y copia, en papelera preimpresa o diseada en computador, papel bond blanco, tamao oficio, con
recuadro y logotipo que identifique la Alcalda municipal de Envigado, respetando el diseo institucional para la papelera de
correspondencia. La fuente que se utiliza es monotype cursiva en tamao de 14 puntos.
Denominar el Documento: a partir del margen superior, se baja dos a tres interlneas y se ubica la palabra RESOLUCIN en
mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
Fecha: La unidad de correspondencia o la encargada de la radicacin de la resolucin, estampar la fecha con el respectivo
fechador al momento de entregar para su radicacin.
Registrar expresin Por medio de la cual: se deja una a dos interlneas despus de la identificacin del documento y se
escribe dicha expresin entre parntesis, acompaada de una sntesis del objeto de la resolucin. Luego de tres interlineados
vienen los considerandos, seguidos de tres interlineados y la enumeracin de la parte donde se decreta. Luego son tres
interlineados para finalizar con la firma del funcionario en facsmil y debajo su nombre completo y cargo.
* Ver la plantilla para la elaboracin de Resolucin en el servidor institucional, la ruta CALIDAD en KALE, Formatos de calidad.

70

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Constancias
Documento de carcter probatorio en el que se establecen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Se deben
elaborar en la misma papelera que se emplea para las comunicaciones oficiales, en original y copia.
No requiere saludo ni despedida
El destinatario se indica de manera genrica, centrado y en maysculas sostenidas A QUIEN PUEDA INTERESAR. En caso
que el interesado en obtener la constancia lo precise, se especifican los datos del mismo, de igual manera que se hace en las
cartas.
El cuerpo se resuelve por lo general en un slo prrafo, en el cual se indican la relacin que la persona en mencin tiene o ha
tenido con la entidad o dependencia que emite el certificado o constancia, el tiempo de duracin y, en la medida de lo posible,
una descripcin breve de esa relacin.
La ciudad y fecha se anotan al final de la comunicacin, antes de la firma de quien suscribe la certificacin o constancia y con la
misma secuencia que se hace en las cartas (Ciudad, da + mes + ao).
En la firma, despus del nombre, se debe anotar el cargo de quien la suscribe y un nmero telefnico, para que el destinatario
pueda contactarle y verificar su validez.
Ejemplo:
A QUIEN PUEDA INTERESAR
En mi condicin de Rector de la Institucin Universitaria de Envigado certifico que el profesor XXXXXXX, identificado con
cdula de ciudadana XXXXXX, ha estado vinculado a la Facultad de Derecho y Ciencias Polticas y Jurdicas desde el ao
2000, destacndose como uno de los mejores docentes en las evaluaciones realizadas por los alumnos y liderando
importantes procesos de investigacin en el rea de Derecho Laboral.
Envigado, 26 de mayo de 2010
CARLOS ALBERTO RAMREZ BENTEZ
Rector
Telfono (574) 339 10 10

71

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Autorizaciones, delegaciones y poderes


Se usan para delegar en otra persona una tarea determinada o para autorizarla a realizar una accin especfica. Incluye los datos
completos (nombre o razn social y nmero de identidad ciudadana o tributaria) tanto de quien delega como de quien es
autorizado para representarle. En muchos casos, estos documentos tienen validez nicamente si son autenticados en una
Notara.
Las autorizaciones, delegaciones y poderes no requieren saludo ni despedida. En lo posible se deben precisar los datos del
destinatario, en las mismas condiciones que se hace para las cartas. De lo contrario, se emplea el genrico A QUIEN INTERESE,
en mayscula sostenida, sin negrilla y centrado.
El cuerpo se resuelve en un solo prrafo, que enuncia la condicin de quien suscribe esta comunicacin (cargo, relacin o vnculo
por el cual el destinatario puede identificarle), y la autorizacin o poder (delimitado o ilimitado, segn el caso) a una persona natural
o jurdica definida para ejecutar una accin determinada.
Ejemplo:
Seores
REA METROPOLITANA
Medelln
En mi calidad de Alcalde del Municipio de Envigado, autorizo a XXXXXX XXXXX XXXX identificada con la cdula de ciudadana
xxxxxxx para que me represente con voz y voto, en la reunin del prximo viernes 5 de junio en las instalaciones de su entidad.
Envigado, 1 de junio de 2010
JOS DIEGO GALLO RIAO
Cdula XXXXXXXXXXXXX
_______________________________

______________________________

Firma de la persona que autoriza

Firma de la persona autorizada

72

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Correo electrnico o e-mail


Medio escrito de comunicacin que permite enviar y recibir mensajes rpidamente y de manera simultnea para y desde
diferentes destinatarios - emisarios. Si bien es una herramienta que optimiza el tiempo, debe conservar las caractersticas de toda
comunicacin escrita: claridad, coherencia, ortografa, respeto.
Partes del correo electrnico: est conformado por destinatario, copias y asunto, en el encabezado. El mensaje, propiamente
dicho, tiene saludo, contenido y despedida.

Destinatario y copias: enve el correo a las personas que realmente necesitan saber la informacin. Cuando se trate de listas de
distribucin muy largas, escriba los destinatarios en la lnea de Copia oculta (CCO), con el fin de que no se generen cadenas de
respuesta interminables y que puedan perturbar a quienes recibieron el primer mensaje. Slo en estos casos es bien vista la copia
oculta.

Asunto: es indispensable usar palabras claves y cortas que inviten a leer el mensaje. Muchas personas deciden qu leer por el
asunto. Las palabras Urgente e Importante, slo se deben usar cuando el mensaje contenga informacin realmente urgente o
importante. Escriba el asunto de tal manera que la otra persona entienda claramente cual es el contenido del mensaje.

Saludo: aunque el correo electrnico es un medio gil, es importante un saludo corto y amable . Siempre se debe saludar con la
temporalidad en la que se escribe:
Buenas noches ingeniero Gonzlez,
Buenos das Mariana,
Contenido: la brevedad y la claridad son importantes a la hora de escribir un correo electrnico. ste no remplaza nunca una
conversacin, por tal razn, si se trata de asuntos extensos y que requieren de discusin, es preferible concretar una cita personal
o tratar el tema por telfono. El correo electrnico puede servir para introducir la conversacin. Al final del mensaje, es importante
precisar lo que se espera generar con l:
Espero una respuesta suya
?
No es necesaria su respuesta
?
Favor contestarme antes de
?
73

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Despedida: debe ser corta y estar acompaada de la firma del remitente, con todos los datos necesarios para ser localizado por
parte del destinatario, en caso de que ste necesitara hacerlo. Con el fin de homologar las firmas en el Municipio de Envigado,
todas deben llevar la siguiente informacin y en el orden indicado:
Nombre:
Cargo:
Dependencia:
Telfono:
Direccin electrnica:
Avancemos con toda seguridad
Recomendaciones generales:
Sea breve y claro. No enve correos largos innecesarios.
?
Salvo una verdadera urgencia, no enve mensajes solicitando respuestas inmediatas o con plazos de tiempos muy cortos.
?
Evite usar maysculas sostenidas, pues stas dificultan la lectura y tienen una connotacin de agresividad.
?
Respete las reglas de ortografa, incluyendo las tildes. Un correo electrnico no est exento de stas.
?
Evite tratar ms de un tema. En caso de ser necesario, enumrelos con el fin de facilitar la respuesta.
?
Tenga precaucin
?

al enviar archivos adjuntos. Si son muy pesados, comprmalos pues esto puede volver lento el correo del
destinatario.
En el Municipio de Envigado est prohibido reenviar cadenas de mensajes; as mismo, est restringida la autorizacin para el
?
envo de correos masivos (ms de 10 destinatarios simultneamente) o envo de archivos adjuntos cuyo peso sea superior a
7 megas.

74

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Mensajes de agradecimiento, condolencia, solidaridad o felicitacin


En aquellos casos para los cuales se quiere enviar un mensaje de agradecimiento, condolencia, solidaridad o felicitacin sin la
extensin de una carta, pero con la cercana que tiene implcita una comunicacin escrita impresa. En el Municipio de Envigado se
diligencia una comunicacin en tarjeta lord (tamao de 17,5 centmetros x 12,5 centmetros). Al igual que en las dems
comunicaciones escritas, en stas se emplea la fuente Arial, tamao 12 y el interlineado de 1,15 milmetros. Las mrgenes
utilizadas son de 2,5 centmetros en las partes superior e izquierda, y de dos centmetros en las partes inferior y derecha. Los
textos estarn justificados en ambos lados.
En el encabezado de la tarjeta lord va el nombre de la persona a quien se dirige la comunicacin. Debe corresponder al tratamiento
que se empleara en una carta convencional, pero en lugar del apellido del destinatario, se emplea el primer nombre con el fin de
hacer la comunicacin ms cercana.
Ejemplo:
Estimada ingeniera Claudia:
En el primer prrafo, y de manera muy concreta, se debe redactar el
asunto a tratar. ste no debe superar las cuatro lneas.
Ejemplo:
Hoy, cuando culmina una etapa ms en su desarrollo personal y
profesional, le expreso sinceras felicitaciones y la gratitud que
siento de contar con personas comprometidas como usted en este
equipo de trabajo.
En el ltimo prrafo, se cierra el mensaje con no ms de dos lneas
en las que se refuerza lo dicho inicialmente. Luego se escribe la
despedida y a rengln seguido, el nombre y cargo de quien enva la
tarjeta. Un espacio ms abajo del cargo, y alineado a la derecha, se
escribe la ciudad y fecha en la que se emiti la tarjeta.

Ejemplo:
Apreciado lvaro:
Es grato para el Municipio de Envigado contar con
servidores que como usted demuestran cada da un
compromiso decidido con su labor y el inters
constante de mejorar su preparacin personal y
profesional.
Me uno hoy a todas las manifestaciones de felicitacin
por su grado y le auguro un futuro lleno de
satisfacciones por los logros obtenidos.
Jos Diego Gallo Riao
Alcalde
Envigado, 22 de marzo de 2010

75

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Tarjetas de invitacin
Al igual que los mensajes de agradecimiento, condolencia, solidaridad o felicitacin, las invitaciones en el Municipio de Envigado
se imprimen en tarjetas lord, y conservan las caractersticas generales de las comunicaciones escritas emitidas por la entidad,
como la fuente Arial, tamao 12 y el interlineado de 1,15 milmetros. Las mrgenes utilizadas son de 2,5 centmetros en las partes
superior e izquierda, y de dos centmetros en las partes inferior y derecha. El texto se justifica en ambos lados.
En el encabezado de las invitaciones va el nombre de quien invita, en el primer rengln, y en el siguiente el cargo. Ambas lneas
van centradas, y el nombre en negrilla.
En el nico prrafo de la tarjeta, se indica cul es el evento al que se quiere invitar y una breve descripcin del mismo.
Por ltimo, la informacin general de da, lugar y hora de la actividad.
Ejemplo:

Jos Diego Gallo Riao


Alcalde
Le invita a la presentacin del programa de atencin integral a la
tercera edad del Municipio de Envigado, iniciativa que cuenta con
componentes econmico, cultural, sicosocial y familiar.

Fecha: 23 de marzo de 2010


Lugar: Casa de la Cultura Miguel Uribe Restrepo
Hora: 10 de la maana

76

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Boletines de prensa
Un boletn de prensa es una comunicacin escrita que tiene como fin principal dirigir, a travs de los periodistas, informacin a las
audiencias de los medios de comunicacin masiva (radio, prensa, televisin). Por ello, a la hora de redactar esta pieza, es
importante tener en cuenta la lgica noticiosa de los periodistas, pues su posible publicacin depende de la valoracin que le den
al boletn o comunicado.
En el Municipio de Envigado slo se emiten y divulgan boletines de prensa desde la Oficina Asesora de Comunicaciones, nica
dependencia autorizada para tal fin.
Los boletines de prensa se escriben en hoja con membreteada del Municipio de Envigado y se ajustan a las indicaciones de forma
de las otras comunicaciones escritas:
Alineacin: textos justificados en ambos mrgenes
Fuente: Arial
Tamao: 18 puntos en el titular, 12 puntos en el resto del texto
No se usan maysculas sostenidas en ningn caso
Cursiva: se escribe en cursiva la entradilla o lead de los boletines de prensa.
Interlineado: 1,15 milmetros
Negrilla: se utiliza en el encabezado y en la frase, Mayores informes
Las mrgenes son de tres centmetros en los lados superior e izquierdo y dos centmetros en lados derecho e inferior.
El contenido del boletn de prensa siempre se escribe en tercera persona. Para referirse a la Alcalda, siempre se cita como la
Administracin Municipal.

Partes del boletn de prensa: est formado por el encabezado, el titular, la entradilla o lead, el cuerpo y la informacin de
contacto.

Encabezado: los boletines de prensa del Municipio de Envigado tienen como encabezado la expresin Boletn de prensa,
seguida del nmero consecutivo que le corresponda. En la lnea siguiente siempre va la ciudad de origen del boletn, en este
caso Envigado, seguido por la fecha de emisin del boletn en Arial de 12 puntos. Ambas frases van alineadas a la izquierda.

77

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Ejemplo:
Boletn de prensa 450
Envigado, 23 de junio de 2009

Titular: separado del encabezado por un espacio, se escribe el titular en letra Arial de 18 puntos y centrado. El titular debe
recoger la esencia de la noticia, y de su redaccin depende, en gran medida, que la informacin sea considerada para
reproducir por algn medio de comunicacin masiva. Es importante destacar que no toda la informacin que produzca el
Municipio es susceptible de convertir en comunicado de prensa, pues para eso existen otras formas de comunicacin escrita.
Ejemplos:
Disminuy desescolaridad en Envigado
en el primer semestre de 2009
Cierre de la Loma del Chocho
por reparaciones en la va
Finanzas del Municipio de Envigado:
entre las mejor calificadas

Entradilla o lead: es el primer prrafo de la noticia o boletn de prensa. Entre sus propsitos principales est facilitar la lectura
del boletn y entregar, en pocos elementos, lo ms relevante de la informacin ampliando, de esta manera lo que ya se dijo en el
titular. En el caso de los boletines del Municipio de Envigado, la entradilla o lead se escribe en cursiva, pero los dems
elementos respetan la forma de cualquier comunicacin escrita. Las entradillas no sobrepasan un prrafo.
Ejemplo:
Con una reduccin de tres puntos, la desescolaridad del Municipio de Envigado se ubic, durante este primer semestre de
2009, en los niveles ms bajos de los ltimos diez aos. La ampliacin de los cupos escolares, la inclusin de metodologas
pedaggicas y el estmulo a las familias que mantienen a sus hijos dentro del sistema escolar, son algunas de las estrategias
que han contribuido con este logro.

78

Manual de Estilo Corporativo

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Informacin de Contacto
Ejemplo:
Mayores informes:
Oficina Asesora de Comunicaciones
Telfono: 339 40 00 extensin 4038
Fax: 339 40 76
E mail: comunicaciones@envigado.gov.co

Sobres
El sobre se debe elaborar en forma centrada, as:
Cdigo dependencia
Tratamiento
Datos destinatario completos: nombre y apellidos en mayscula sostenida
Cargo si lo tiene en mayscula inicial
Nombre de la empresa si se tiene, en mayscula sostenida
Direccin
Telfono
Ciudad
Cuando enve la carta plegada (tipo sobre de ventanilla) no es necesario elaborar sobre, pero s es importante tener en cuenta que
todos estos datos quedarn consignados en la misma.
Cuando una carta copia (tipo sobre de ventanilla) va dirigida a un destinatario, se elabora un sticker que contenga los datos de ste.
Cuando es en sobre normal, deber estar diligenciado en su totalidad como se ya se ha indicado.
* Ver la plantilla para la elaboracin de sobres en el servidor institucional, la ruta CALIDAD en KALE, Formatos de calidad.

79

Normas generales para la redaccin


de las comunicaciones escritas

Otras comunicaciones institucionales


Acta
Documento cuyo principal objetivo es relacionar lo que se debate o acuerda en una reunin.

Certificado
Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que permite asegurar un hecho o acto. Generalmente implica registro o
autenticacin, siguiendo los procedimientos preceptuados por la Ley. Se deben elaborar en la misma papelera que se emplea
para las comunicaciones oficiales, en original y copia.
Certificados, informes tcnicos, actos administrativos y actas: se deben elaborar de acuerdo con las mrgenes anteriormente
descritas para cartas, incluyendo los datos del transcriptor de los documentos.
Se deben elaborar en papel bond, tamao carta en original y copia. La presentacin debe ser impecable sin borrones, ni repisados.
Para estos tipos de comunicaciones institucionales, la fuente y el tamao de la letra facilitarn la lectura del texto, por lo que se
recomienda el Arial en 12 puntos.
Los Contratos y convenios: son formatos ya definidos por la oficina jurdica y no se incluyen en este manual.

80

Manual de Estilo Corporativo

Pautas para las comunicaciones


escritas del Municipio de Envigado

Pautas para las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado


La claridad y respeto por el perceptor son los fundamentos de toda comunicacin escrita emitida por cualquier servidora o
servidor del Municipio de Envigado. Con la adecuada comunicacin escrita se debe generar confianza en la Administracin y
nunca, de manera intencional, llevar a la confusin.
El medio o forma seleccionada depender de la intencin y prioridad de la comunicacin escrita, pero cualquiera sea la eleccin
nunca se olvidarn las reglas ortogrficas y las normas de cortesa.

Pautas de forma
Todas las comunicaciones escritas que salgan del Municipio de Envigado deben ceirse a las siguientes caractersticas:
Alineacin: textos justificados en ambos mrgenes.
Fuente: Arial.
Tamao: 12 puntos.
Uso de mayscula sostenida: slo se emplea para escribir el nombre del destinatario, la frase A QUIEN PUEDA INTERESAR,
o el ttulo CIRCULAR INFORMATIVA.
Cursiva: se emplea en las palabras y expresiones en otro idioma, que deben evitarse en lo posible y usarse nicamente
cuando no exista traduccin exacta al espaol. Tambin se emplea en la entradilla o lead de los boletines de prensa.
Interlineado: es el espacio que hay entre un rengln y otro o entre una lnea escrita y la siguiente. En las comunicaciones
escritas del Municipio de Envigado se emplea 1,15 milmetros.
Negrilla: se utiliza slo si es indispensable y precisando, de manera posterior, la razn por la que se hizo.

81

Pautas para las comunicaciones


escritas del Municipio de Envigado

Ejemplo:
Le solicito tener en cuenta el argumento que resalt en negrilla a la hora de presentar la solicitud ante el Concejo Municipal.
Las mrgenes para las comunicaciones escritas, que vayan impresas, son de tres centmetros en mrgenes superior e izquierda y
dos centmetros en mrgenes derecha e inferior.
Para las comunicaciones oficiales del Municipio de Envigado, siempre se emplea papelera membreteada de la Alcalda. Sin
embargo, y siendo coherentes con la poltica del uso racional de los recursos, se privilegian las comunicaciones virtuales
cuando el asunto, la oficialidad requerida (necesidad de contar con certificacin de recibido) y el pblico al que vayan dirigidas, lo
permitan.
Independiente del grado de cercana o familiaridad entre el emisario y el perceptor de las comunicaciones oficiales del Municipio
de Envigado, descritas en este manual, siempre se emplea el pronombre usted, que nunca va en mayscula, a menos de que se
escriba despus de punto, dos puntos o que se inicie un prrafo con ella.
Ejemplo:
No culpamos a su institucin del retraso en la obra. Usted conoce nuestra posicin al respecto y sabe que puede contar con
nuestro apoyo para superar los obstculos que se han presentado.
Usted, que ha acompaado desde el inicio este proceso, es parte fundamental de su ejecucin.
A pesar de las dificultades, usted siempre estuvo presente.

Pautas de gramtica y ortografa:


Preposiciones en las referencias territoriales: no se debe usar la preposicin de para referirse a una entidad territorial, a
menos que la comunicacin sea sobre el carcter administrativo de sta.
Ejemplo:
El Municipio de Sabaneta (cuando se refiere a la Alcalda de esta localidad). El Departamento de Antioquia (cuando se trata de
la Gobernacin).
En Sabaneta no rige la medida de pico y placa.
En Antioquia se desarrollan importantes proyectos de infraestructura.

82

Manual de Estilo Corporativo

Pautas para las comunicaciones


escritas del Municipio de Envigado

Uso de abreviaturas: en las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado se evita, en lo posible, el uso de
abreviaturas con el fin de garantizar la comprensin por parte del lector. En caso de utilizarlas, es preciso respetar su escritura.
Algunas de las abreviaturas ms comunes son:
Tonelada
t
Kilogramo
kg
Gramo
g
Minuto
min
Hora
h
Segundo
s
Kilmetro
km
Metro
m
Metro cuadrado
m2
Centmetro
cm
Las abreviaturas de ttulo no se usan en las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado (Dr., Dra., Sr., Ing., Mr., Mrs.),
excepto cuando se trata de especificar el perceptor de una copia; tampoco las de nombre (Tavo, Caro, Sofi, Lili, Adri, JJ.) ni las
de modo (aprox.).
Nmeros: En las comunicaciones escritas del Municipio de Envigado, los nmeros del cero al nueve se escriben con letras.
Ejemplo:
Cero, cinco, siete, nueve
As mismo, aquellos nmeros con los que se inicia una frase.
Ejemplo:
Ciento veinte das hbiles faltan para terminar el ao 2009.

Abreviaturas tomadas del Sistema Legal de Unidades en Colombia, del Centro de Metrologa adscrito a la Superintendencia de Industria y Comercio.

83

Pautas para las comunicaciones


escritas del Municipio de Envigado

De la norma anterior se exceptan los boletines de prensa para los cuales, en caso de querer destacar la cantidad y con ella
iniciar el titular de la noticia, se puede escribir con nmeros.
Ejemplo:
1.250 millones de pesos se destinarn este ao para mejorar las instalaciones de los centros educativos de Envigado.
Del 10 en adelante, se escriben en nmeros.
Ejemplo:
12, 26, 48, 69, 106, 1.500, 4.800, 10.640, 99.900
Para referirse a cifras en millones y billones se usan las palabras respectivas con el fin de reemplazar los ceros
correspondientes, y hacer legibles las cifras grandes.
Ejemplo:
96 millones, 19 billones
En los casos para los cuales los nmeros no son mltiplos exactos, se escribe el nmero completo.
Ejemplo:
15.856.778
Cuando va punto (.) despus de una cifra, se deja un espacio entre el ltimo dgito y el signo de puntuacin.
Ejemplo:
Los alumnos inscritos en el ltimo ao ascendieron a 1.574.302 .
La separacin entre millares, millones y billones se hace con punto (.) La coma (,) slo se usa para nmeros decimales.
Los nmeros que hacen alusin a fechas (aos) no tienen punto. Tampoco los decretos o disposiciones legales.
Ejemplo:
Decreto 1088 de 2009
Los nmeros telefnicos se separan con espacios, de la siguiente manera: (57+4) 339 39 39 extensin 2122
El nmero de identificacin personal o tributario se escribe separando con punto, de derecha a izquierda, los millares.
Ejemplo:
1.042.160.217 32.397.330 - NIT 850.210.636-1

84

Manual de Estilo Corporativo

Pautas para las comunicaciones


escritas del Municipio de Envigado

Cuando las cifras que se van a mencionar en una comunicacin escrita del Municipio de Envigado se refieren a dinero, no se
escribe el signo de la respectiva moneda (, $, U$) sino que se indica la palabra correspondiente.
Ejemplo:
17 millones de pesos. 3.000 euros. 500 dlares.
Para documentos legales como cuentas de cobro, facturas y otros similares, la cifra se expresa en nmeros, precedida del
signo pesos ($) y tambin en letras.
Ejemplo:
$1.500,80 (mil quinientos pesos con ochenta centavos)
La hora se escribe con nmeros. Cuando se trata de hora exacta, la expresin de la maana, de la tarde, de la noche, va
inmediatamente despus del nmero y no se escriben dos puntos ni ceros despus de la hora que se indica.
Ejemplo:
Correcto: 10 de la maana. No es correcto: 10:00 de la maana ni tampoco 10:00 a.m.
Cuando la hora que se va a indicar tiene fraccin, s se anotan los dos puntos para separar la hora de los minutos.
Ejemplo:
5:25 de la tarde.

Recomendaciones para escribir mejor


Aunque no existen frmulas mgicas para escribir bien, s hay algunas recomendaciones que pueden facilitar el proceso de
escritura y garantizar que el mensaje que se quiere dar con cualquier comunicacin escrita, sea entendido de la manera en la
que el emisor lo requiere.
A continuacin encontrar algunas pautas que le ayudarn en su proceso de escritura:
Lo primero que debe considerar cuando va a generar un documento es quin o quines son los destinatarios del mismo y cul
es el propsito de la comunicacin, con el fin de elegir el modo ms adecuado.
Otras preguntas antes de empezar a redactar son:
Qu sabe o saben los perceptores sobre el tema a tratar?

85

Pautas para las comunicaciones


escritas del Municipio de Envigado

En qu aspectos se debe hacer ms nfasis y cules son aquellos que no se pueden pasar por alto?
As mismo, es importante tener un esquema o plan que facilite el desarrollo del escrito y garantice que todos los elementos
requeridos son tenidos en cuenta.
El primer prrafo de todo escrito (sea cual fuere su forma) debe contener el propsito de la comunicacin y responder, de
manera concreta, al menos cuatro de las siguientes preguntas: qu, quin, cmo, cundo, dnde, por qu, para qu.
Los prrafos siguientes deben detallar cada una de las preguntas anteriores, con claridad y precisin.
Al final de cada escrito, es necesario tener un remate o prrafo final, que concluya las ideas desarrolladas en el cuerpo.
Si bien cada comunicacin tiene sus particularidades, es preferible escribir en tercera persona, es decir, evitar el uso de la
primera persona (yo), pues lo usual es que las comunicaciones corporativas se hacen en nombre de la entidad y no de una
persona en particular.
Es importante leer varias veces lo escrito con el fin de evitar palabras o expresiones repetidas, errores de ortografa o de
digitacin.
Es preferible escribir frases cortas, sin muchas explicaciones, pero nunca como un telegrama. Utilice el modo directo para
evitar las frases explicativas.
Los adjetivos y gerundios se deben usar con cuidado. No se trata de que los eliminemos de la comunicacin, pero s de ser
precavidos y austeros en su uso.
El ahorro tambin se emplea en el lenguaje: lo que se puede decir en cinco palabras, no se dice en seis.
Aunque cada prrafo desarrolla una idea diferente, es importante que haya conexin entre uno y otro.
Escriba claramente lo que desea expresar. No deje mensajes entre lneas que se presten para dobles interpretaciones.

86

Manual de Estilo Corporativo

Pautas para las comunicaciones


escritas del Municipio de Envigado

Unbuen informe es eficaz no slo cuando est bien escrito y cuando se lee con gusto, sino tambin cuando brinda conocimientos
o contribuye con la toma de decisiones eficaces.
Evite utilizar tecnicismos o palabras poco comunes en comunicaciones escritas dirigidas a un pblico amplio, pues esto puede
dificultar la comprensin del mensaje.
Se recomienda que todas las comunicaciones emitidas en nombre del Municipio de Envigado se redacten con equidad de
gnero. Es ideal usar el trmino genrico que los incluya a ambos (masculino y femenino) y, en caso de no encontrarlo, escribir las
dos palabras: en femenino y masculino, iniciando siempre por el femenino.
Ejemplos:
La juventud de Envigado se siente orgullosa de su patria chica (juventud incluye femenino y masculino)
Las servidoras y los servidores pblicos del Municipio estn comprometidos con la campaa Corazn Envigado.

87

Manual de

1x1

Manual de

Identidad Grfica

Presentacin

Para lograr posicionamiento y recordacin clara y directa, se requiere garantizar que todos los miembros de la entidad realicen un
adecuado uso del nombre, el logotipo, el eslogan, los colores y dems elementos visuales que constituyen la identidad grfica de
la Alcalda de Envigado.
A modo de instructivo, hemos preparado este Manual de Identidad Grfica, que permitir hacer un buen uso de la imagen
institucional en cada una de las secretaras y dependencias de la Administracin Municipal y las empresas y entidades
descentralizadas del orden municipal.
Por lo tanto, este manual debe ser la gua en el momento de elaborar elementos y piezas que requieran la aplicacin de la identidad
grfica del Municipio de Envigado. Esta accin se realiza sobre la base de los principios de austeridad, transparencia, eficiencia y
comunicacin pblica que asume la administracin que lidera el alcalde Jos Diego Gallo Riao.
Contamos con el apoyo y compromiso de todos ustedes para el uso adecuado de la identidad grfica municipal. Esto servir para
generar, de manera consistente, una sola imagen en todos nuestros pblicos, especialmente en la ciudadana de Envigado que
requiere una comunicacin directa, clara y confiable con el gobernante y su equipo de trabajo.
Es la Oficina Asesora de Comunicaciones la dependencia responsable de orientar y autorizar el uso, cambios y aplicaciones de la
identidad grfica del Municipio de Envigado.

90

Manual de Identidad Grfica

Consideraciones iniciales

El siguiente Manual de Identidad Grfica permitir que sea clara y directa la relacin diaria que lidera la Alcalda de Envigado, a
travs de sus medios de comunicacin impresos y audiovisuales, con los diferentes pblicos: ciudadana, empresarios,
autoridades, instituciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales, organismos multilaterales y organizaciones
sociales, entre otras.
La finalidad es homogenizar todas las publicaciones manejando un mismo estilo, que identifique el ciudadano, y lo asuma
cualquier servidor pblico siempre en el marco de la normatividad de la Administracin Pblica. Pretende ser una gua de diseo
con pautas claras y fciles de interpretar por cualquier persona que asuma la realizacin de una pieza de comunicacin de la
Alcalda de Envigado.
Para llegar a la identidad corporativa, que aqu les presentamos, hemos realizado una revisin minuciosa de los usos que hasta la
fecha se ha hecho de la imagen durante la actual administracin, as como las aplicaciones en diversas piezas promocionales y de
informacin. Lo hallado muestra que no hay una imagen clara y consistente que le permita presencia a la Alcalda en los
numerosos eventos que organiza y en las comunicaciones que genera con sus pblicos. Por ello, la importancia de un manual que
unifique el uso de la identidad y propicie una relacin difana con sus destinatarios.

91

Polticas

A partir de la entrega de este Manual de Identidad Grfica se prohibe la creacin de logos u otras imgenes que pretendan
identificar a las secretaras o dependencias de la Alcalda de Envigado. Se asume que la Alcalda es una sola, con una estructura
organizacional identificada y expresada con una sola imagen que brinda unidad y cohesin.
El nombre de la secretara aparecer incluido dentro de la imagen institucional de la Alcalda, haciendo uso de la tipografa (fuente
de letra) y sin imgenes propias, diferentes a las ya definidas (escudo de Envigado y el eslogan de la Administracin).
Para sus respectivas campaas publicitarias, las secretaras podrn hacer uso de referencias grficas y mensajes directos que le
indiquen al lector el sentido del mensaje publicitario, pero en ningn momento se construirn nuevos eslogans o mensajes tipo
marca, que compitan con el que caracteriza a la administracin actual.
Solamente se permite que el Programa CORAZN ENVIGADO utilice su imagen grfica en campaas que motiven nuevos
comportamientos ciudadanos favorables para un municipio en donde la convivencia y la identidad, son ejes claves en todas las
actividades que se llevan a cabo.
Este programa se asume como un objetivo superior de la actual administracin y como tal har las veces de marca sombrillaque
acoger acciones, campaas y estrategias que ayuden a la incorporacin de un comportamiento ciudadano basado en el
AMOR por la vida, lo pblico, la familia y las relaciones humanas e institucionales. Por ello este manual indicar en el punto
correspondiente a piezas publicitarias, que todas las campaas de la Alcalda debern incluir la imagen Corazn Envigado en sus
elementos, ubicando el logo en un sitio notable y visible de la publicidad.
Ser la Oficina Asesora de Comunicaciones de la Alcalda, la encargada de asesorar, revisar, acompaar y autorizar los mensajes
publicitarios que deseen o requieran emitir las dependencias. Los profesionales de esta dependencia son los guardianes de la
identidad grfica del Municipio y de manera especial son responsables de la claridad de la interaccin de la administracin con la
ciudadana.

92

Manual de Identidad Grfica

Construccin del logo

El logo de la Alcalda de Envigado, est constituido por el escudo de armas del Municipio de Envigado, que fue ideado por el
Presbtero Julio Csar Jaramillo Restrepo y adoptado oficialmente por el Concejo Municipal mediante el Acuerdo N 019 de
diciembre de 1994, aunque de manera extraoficial se utilizaba desde la dcada de los sesenta.
El Escudo de armas tiene forma gtica espaola terciada en bandas de colores y esmaltes. En l se inscribe en campo azul, el perfil
de las torres del Templo de Santa Gertrudis la Magna. En la banda interior en color rojo, de arriba hacia abajo, se encuentran los
smbolos de la medicina, una espada de guerreros, un bonete (gorra usada por los eclesisticos), un bastn de mando y una
pluma. En el campo inferior, sobre el esmalte de oro, hay una colina con un valle por donde corre un riachuelo en azul y una ceiba
con ramaje. Tiene pues su inspiracin en la realeza, seoro, valor, intrepidez, riqueza, fuerza, fe y progreso de su gente; de un
municipio que se ha ganado el apelativo de Envigado, Ciudad Seorial de Antioquia.
El texto que lleva el logo es la razn social de la Institucin, Alcalda de Envigado, va en color verde y est ubicado a la derecha del
escudo de armas en letra Zurich Cn BT negrita en mayscula sostenida.
El eslogan estar ubicado siempre debajo del nombre de la Alcalda, en letra Zurich Cn BT negrita. El eslogan abre con un
smbolo, tipo esquinero, en color naranja, que indica avanzar e inmediatamente inicia el texto: AVANCEMOS con toda
SEGURIDAD. La primera palabra en mayscula sostenida, luego dos palabras en minscula y cierra el eslogan con mayscula
sostenida.
Como se ver ms adelante el logo de la actual administracin tendr dos usos diferentes, uno para el material publicitario y otro
unificado para la papelera institucional. En ningn caso se permitir ubicar ms frases o mensajes que generen un nuevo eslogan,
solamente se autoriza la identificacin del nombre de cada secretara, inmediatamente debajo del eslogan como se explica en
este manual.

93

Construccin del logo

Nombre o razn social

Smbolo

Eslogan

Escudo de Envigado

94

Manual de Identidad Grfica

Construccin del logo


con secretara

Secretara de Bienestar Social y Comunitario

Secretara de Salud

95

Geometrizacin del logo

A continuacin se identifican las medidas de nuestro logo en una cuadrilla o malla. Es necesario cumplir con las indicaciones aqu
dadas en la reproduccin del logo, porque otros usos daan la imagen y por lo tanto generan confusin entre los lectores.

2 cms

9 cms

3,5 cms
0,78 cms

96

Tamao mnimo del logo

Manual de Identidad Grfica

Tipografa

La fuente usada para el logo hace parte de las Sans Serif o Etruscas, se caracteriza por no tener remates en sus extremos (sin
serif), sus vrtices son rectos y los trazos uniformes. Las fuentes que se usan en nuestro logo no pueden cambiarse y se deben
respetar en todas sus aplicaciones.

Fuente institucional del logo de la Alcalda: Zurich Cn BT Negrita

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
0123456789

97

Usos inadecuados
de la tipografa

Para mayor claridad indicamos aqu los usos de otros tipos de letra que pueden distorsionar el logo. Evite usar una fuente diferente
a la indicada.

Usar la fuente: Zurich Cn BT itlica

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ / abcdefghijklmnopqrstuvwxyz / 0123456789


Usar la fuente: Zurich Cn BT regular

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ / abcdefghijklmnopqrstuvwxyz / 0123456789


Usar fuentes diferentes

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ / abcdefghijklmnopqrstuvwxyz

/ 0123456789

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ / abcdefghijklmnopqrstuvwxyz

/ 0123456789

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ / abcdefghijklmnopqrstuvwxyz / 0123456789

98

Manual de Identidad Grfica

Aplicaciones de color en el logo

Es importante que los usuarios tengan en cuenta los usos de los colores y los tipos de tinta autorizados. Esto garantizar unidad en
los usos de nuestra Identidad Institucional.

C:80 M:0 Y:100 K:20


Pantone 362 C
R:20 G:139 B:41
Web: 148B29
C:0 M:60 Y:100 K:0
Pantone 1495 C
R:238 G:127 B:0
Web: ee7f00

99

Aplicaciones de color en el logo

En ocasiones es necesario utilizar nuestro logo en fondos, blanco y negro, invertido, color a una tinta o escala de grises.
Presentamos el uso recomendado.
Blanco y negro

Escala de grises

Sobre fondo
(ste se usara en prendas institucionales)

100

Invertido

Una tinta

Manual de Identidad Grfica

Usos del logo


sobre fondos y fotografas

Cuando sea necesario ubicar el logo sobre un fondo a color o una fotografa, se debe utilizar una reserva blanca horizontal a lo largo
del formato como se muestra a continuacin. En prendas institucionales como camisetas, chalecos, gorras y dems, el logotipo y
el smbolo pueden variar en el color.

logotipo
y smbolo

Fondo a color una tinta

Fondo a color

Prenda institucional

101

Usos del logo


sobre fondos y fotografas

Fondo con fotografa

102

Fondo con fotografa y con


logo de otra entidad

Manual de Identidad Grfica

Aplicaciones del logo


con las secretaras

A continuacin se muestra el logo al cual se le aplica el nombre de cada una de las secretaras.

Despacho Alcalde

Secretara de Control Interno

Secretara Administrativa

Secretara de Desarrollo Econmico

Secretara de Equidad de Gnero para la Mujer

Secretara de Educacin para la Cultura

Secretara de Bienestar Social y Comunitario

Secretara de Gobierno

103

Aplicaciones del logo


con las secretaras

Secretara de Hacienda

Oficina Asesora Jurdica

Secretara del Medio Ambiente y Desarrollo Rural

Oficina Asesora de Comunicaciones

Secretara de Obras Pblicas

Oficina Asesora de Planeacin

Secretara de Salud

Oficina de Control Disciplinario

Secretara de Transportes y Trnsito

104

Tesorera Municipal

Manual de Identidad Grfica

Aplicacin del logo


con otras Entidades

A continuacin se muestra el logo de la Alcalda, acompaado con el de una entidad descentralizada. Los ejemplos que aqu se
indican son vlidos para cualquiera de ellas.

105

Escalas y reduccin

Las reducciones o ampliaciones se hacen siempre por la diagonal para conservar la proporcin del logo. La reduccin mnima
debe ser de 3.5 cms de ancho. La proporcin del logo en un diseo va desde el 30% como mnimo hasta el 50% como mximo,
segn el ancho del arte.
Recomendaciones para ampliar o reducir el logo: el manejo de un logo tiene unas caractersticas especiales para garantizar la
claridad y unidad. En las piezas grficas publicitarias, el logo de la Alcalda de Envigado se ubica, la mayora de las veces, en la
parte inferior central. Por ello, siempre se debe ampliar o reducir por las esquinas y nunca desde la mitad del cuadro. Como aqu lo
indicamos, es la manera adecuada para aumentar o reducir el tamao del logo.

106

Manual de Identidad Grfica

Usos inadecuados del logo

No se permite manipular el logo para generarle espacios internos a otros logos de entidades descentralizadas o empresas del
Municipio. Tampoco se puede cambiar el orden de sus componentes para acomodarlos en una pieza publicitaria, ni se pueden
crear nuevos mensajes que hagan las veces de eslogan o idea publicitaria de recordacin, porque generara confusin entre los
perceptores que lean o vean el logo en un aviso o pieza de campaa.
Es muy importante mantener el logo tal como se ha definido, porque es la base simblica de la relacin de la Alcalda con la
ciudadana. El uso correcto evidencia la adecuada presencia del ente municipal en eventos, obras, actividades y contenidos en los
cuales estn invertidos recursos pblicos.
Para mayor claridad, se muestran a continuacin los errores ms frecuentes en la utilizacin del logo y lo que no se permite hacer
en cuanto su manejo.

Tamao menos de 3,5 cms de ancho

Estirar el logo horizontalmente

Quitar el smbolo y eslogan

Cambiar el color del nombre de la Alcalda, eslogan u otra


de las piezas que hacen parte de este logo.

Estirar el logo verticalmete

Achatar el logo

107

Usos inadecuados del logo

Cambiar de posicin alguna pieza del logo

Utilizar recuadros para enmarcar el logo

X
Rotar el logo a cualquier posicin diferente a la original

108

X
Crear perspectivas en cualquier direccin

ALCALDA DE ENVIGADO

Cambiar la fuente de los textos que


aparecen en el logo.

X
Cambiar algn elemento que
compone el escudo.

Manual de Identidad Grfica

Ubicacin del logo en el


contexto de un impreso

A continuacin se identificarn los usos ms frecuentes y las formas correctas de aplicar el logo en impresos y otras piezas que
son utilizadas en las actividades rutinarias de cada una de las dependencias de la Alcalda. Tambin se mostrar el logo cuando
haga parte de un evento o actividad en la cual se presentan los logos de otras entidades.
Papelera de la Alcalda de Envigado:
Con el fin de atender el principio de austeridad en la gestin pblica, la papelera del Municipio se imprimir en cada dependencia,
haciendo uso de sus impresoras y no bajo la modalidad de hacer tirajes en litografa o tipografa que generan costos por
almacenamiento, trmites administrativos y contratacin
Se usar la plantilla que entrega la Oficina de Comunicaciones tal como aqu se indica y sin hacer ninguna modificacin.

Despacho Alcalde

Secretara de Gobierno

Premio Nacional Alta Gerencia

Premio Nacional Alta Gerencia

Premio Nacional Alta Gerencia

Carrera 43 38 Sur 35 Palacio Municipal


PBX: 339 40 00

Carrera 43 38 Sur 35 Palacio Municipal - piso 2


PBX: 339 40 00 extensiones 4017 4018

Carrera 43 38 Sur 35 Palacio Municipal piso 5


PBX: 339 40 31

www.envigado.gov.co

www.envigado.gov.co

www.envigado.gov.co

Membrete Alcalda 21x28 cms

Membrete Alcalda con Secretara 21x28 cms

109

Ubicacin del logo en el


contexto de un impreso

Premio Nacional Alta Gerencia

Sobre carta

Premio Nacional Alta Gerencia


Carrera 43 38 Sur 35 Palacio Municipal - piso 5
PBX: 339 40 38
e-mail: comunicaciones@envigado.gov.co

www.envigado.gov.co

Boletn de prensa 21x28 cms

110

Manual de Identidad Grfica

Ubicacin del logo en el


contexto de un impreso

Este diseo aplica para los dems tamaos de sobres.

Premio Nacional Alta Gerencia

Sobre blanco tamao carta

Sobre de manila tamao carta

111

Ubicacin del logo en el


contexto de un impreso

Certificados para eventos y capacitaciones: se recomienda seguir estas dos opciones de modelos de certificados aqu
indicados.
Opcin 1: se usar cuando la Alcalda de Envigado es la
organizadora del evento o capacitacin.

Opcin 2: cuando es un certificado otorgado por varias


entidades, incluyendo la Alcalda de Envigado.

La Secretara xxxxxxxxxxx

Certifican que:

Certifica que:

Xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx

Certificado (opcin 1) 28x21 cms

112

Xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx

Certificado (opcin 2) 28x21 cms

Manual de Identidad Grfica

Ubicacin del logo en el


contexto de un impreso

Tarjeta lord
Opcin 1: se usar cuando la Alcalda de Envigado es la que invita.

Fecha: xxxxxxxxxx
Hora: xxxxxxxxxxxx
Lugar: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Premio Nacional Alta Gerencia

Tarjeta 17.5x12.5 cms

Sobre lord 17.5x12.5 cms

113

Ubicacin del logo en el


contexto de un impreso

Opcin 2: Se presenta la invitacin cuando sta es realizada por varias entidades. En el caso del sobre, es preferible dejarlo en
blanco y solamente se marcar el destinatario.

Fecha: xxxxxxxxxx
Hora: xxxxxxxxxxxx
Lugar: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Premio Nacional Alta Gerencia

Tarjeta 17.5x12.5 cms

114

Sobre lord 17.5x12.5 cms

Manual de Identidad Grfica

Ubicacin del logo en


presentaciones Power Point

Plantilla de presentacin en formato Power Point: Presentamos el fondo que debe utilizarse en todas las presentaciones que
realicen servidoras y servidores pblicos de la Alcalda de Envigado, tanto en eventos propios como en certmenes externos. El
archivo podr descargarse de la pgina web.
Se recuerda que para lograr un buen impacto con este software, el tamao de las letras debe ser mnimo de 20 puntos, fuente Arial
y hasta 7 lneas de texto (cantidad mxima recomendada). Es clave usar la regla del contraste: Texto claro sobre fondo totalmente
oscuro o texto oscuro sobre fondo claro.

Plantilla texto

Plantilla inicial

Plantilla final

115

Uso del logo en piezas


publicitarias

El uso del logo de la Alcalda de Envigado en las campaas de promocin y difusin debe ser coherente con lo anteriormente
sealado. Por ello nos permitimos indicar algunos ejemplos que ofrecen mayor claridad al lector, sobre los usos aprobados.
Seguramente quedarn por fuera algunas aplicaciones y por ello ser siempre la Oficina Asesora de Comunicaciones la
dependencia encargada de orientar el adecuado uso de la imagen, para alcanzar el objetivo de comunicacin propuesto.

Grfica

El logo de Corazn
Envigado va ubicado en el
rea indicada como
grfica, en cualquiera de
sus extremos. El tamao
es proporcional al espacio
de la misma.

Secretara de Hacienda

Slo de la Alcalda

Grfica
Secretara de Hacienda

Alcalda y otra entidad

116

Valla 12x4 m

Manual de Identidad Grfica

Uso del logo en piezas


publicitarias

Como se indic anteriormente, en el logo se debe manejar de un tamao proporcional al ancho del rea de trabajo, que puede
estar entre un 30% y un 50%. En las piezas publicitarias, el logo siempre va centrado en la parte inferior, dejando una franja blanca
que hace parte de esta imagen.
Recomendamos ubicar siempre un espacio para mayor informacin, con los nmeros telefnicos y direcciones electrnicas de la
entidad responsable de la informacin. En todo momento se debe incluir en ese espacio del portal de la Alcalda de Envigado:
www.envigado.gov.co.

Grfica

Grfica

Mayores informes xxxxxxxxxxxxxxxxx Telfono: xxxxxxxx


www.envigado.gov.co

Secretara Equidad de Gnero para la Mujer

Slo de la Alcalda

Secretara Equidad de Gnero para la Mujer

Alcalda y otra entidad


Afiche 35x50 cms

117

Uso del logo en piezas


publicitarias

Slo de la Alcalda

Alcalda y descentralizado
Pasacalles

Pendn 1.50x2.00 m

118

Manual de Identidad Grfica

Uso del logo en piezas


publicitarias

Secretara de Salud

Pendn institucional de 1.50x2.00 m

Pendn institucional de 1.50x2.00 m, con secretara

119

Uso del logo en piezas


publicitarias

Grfica

Grfica
Grfica

Slo la Alcalda

Alcalda y otra entidad


Volante 14x21 cms

120

Volante 21x14 cms

Manual de Identidad Grfica

Uso del logo en piezas


publicitarias

Contraportada

Slo la Alcalda

Portada

Contraportada

Portada

Alcalda y entidad descentralizada


Plegable 2 cuerpos

121

Uso del logo en piezas


publicitarias

Contraportada

Portada

Slo la Alcalda

Contraportada

Plegable 3 cuerpos

122

Alcalda y entidad descentralizada

Portada

Manual de Identidad Grfica

Uso del logo en piezas


publicitarias

Este es el uso recomendado para ubicar el logo en cuadernos, agendas, cartillas y en piezas publicitarias similares.

Contraportada

Slo la Alcalda

Portada

Contraportada

Portada

Alcalda y una entidad descentralizada

123

Uso del logo en piezas


publicitarias

Es importante tener en cuenta la ubicacin del logo de la Alcalda y el eslogan en una camiseta. Se recomienda que el estilo
de la camiseta sea cuello tipo polo o redondo.

Secretara Equidad de Gnero

Camiseta

124

Camiseta Logo Alcalda con Secretara

Manual de Identidad Grfica

Uso del logo en piezas


publicitarias

Secretara Equidad de Gnero

Camiseta Logo Alcalda con descentralizados


Camiseta fondo color

125

Uso del logo en piezas


publicitarias

Gorra

Chaleco

126

Manual de Identidad Grfica

Uso del logo en piezas


publicitarias

Souvenir

127

Uso del logo en piezas


publicitarias

Avisos de ley: Se utilizan para anunciar el pago de prestaciones sociales a familiares de un funcionario fallecido, as como para
licitaciones, convocatorias y avisos; que por exigencia y obligacin legal, deban publicarse. El tamao depender del texto a
publicar y del presupuesto disponible con que cuenta la dependencia interesada. Ir el escudo de armas de la Alcalda de
Envigado con nombre y eslogan centrado en la parte superior y para cerrar el aviso se indicar la direccin y a continuacin la
informacin que hace parte de la Imagen Institucional: telfono, e-mail y pgina web.

La Secretara de Obras Pblicas informa que:


VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV
VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV

128

Manual de Identidad Grfica

Uso del logo en piezas


publicitarias

Todas las piezas publicitarias de la Alcalda de Envigado que promuevan determinado programa de alguna secretara, debern
utilizar el smbolo del corazn, a continuacin la palabra Envigado con el texto de la campaa o el mensaje promocional. No estn
autorizadas nuevas imgenes grficas, ni mensajes promocionales para programas que sean permanentes.

129

Manual

de Comunicacin
Modelo de Comunicacin Pblica, Organizacional e Informativa - MCPOI