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FACULTAD DE INGENIERIA
DE SISTEMAS E INFORMTICA
INFORME DE INGENIERIA
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE TRMITE
DOCUMENTARIO PARA LA FACULTAD DE INGENIERIA DE
SISTEMAS E INFORMATICA DE LA UNSM
INGENIERO DE SISTEMAS
Presentado por el Bachiller:
JOEL OLORTEGUI CULQUIPOMA
Asesor:
______________________________________
Ing. CARLOS ENRIQUE LOPEZ RODRIGUEZ
Tarapoto - Per
2011
DEDICATORIA
Daz
Renee
y aliento en los
momentos difciles
a lo largo
de la realizacin de mi carrera.
Resumen
Summary
The following report proposes the analysis and designs a system for processing
documents via Intranet, which can be implemented in any institution organized in
units.
The organization of this document guides the reader in gradual awareness of the
problem, the analysis and design of the alternative solution. Thus, in the first part
presents the definition and conceptual framework of the problem, and describes and
supports the alternative solution. In the second chapter details the methodology
used, the requirements identified and the analysis thereof. In the third chapter, the
alternative design solution. Finally, the fourth chapter, include findings, conclusions
and recommendations.
The system provides the following features:
Register of documents in the Intranet institution through a user-friendly
interface and intuitive, generating what would henceforth call "document
processing" flow is defined here to be followed by approval document.
Registration scanned document, which is attached to the document
processing, to avoid transit through the offices of the institution for
approval.
Adoption of document processing at each level of flow, in charge of the
drive.
Return processing document, if any of the information is wrong, or when
the flow is following the document should be changed.
Inhibition of processing of the document if the document should not
continue the process and should be returned.
Interface documentary treated the institutional system, which will reveal
the state of the processing of documents in the system.
Document search process, according to the profile of each user.
Search lots of documents, according to the profile of each user.
NDICE
INTRODUCCIN----------------------------------------------------------------------------6
I.-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA-----------------------------------------------7
1.1. Definicin del Problema ------------------------------------------------------------7
1.2. Justificacin de Estudio ------------------------------------------------------------8
II.-MARCO TERICO----------------------------------------------------------------------9
2.1 Antecedentes del Problema------------------------------------------------------9
2.2 Bases Tericas-----------------------------------------------------------------------12
2.2.1 Definiciones----------------------------------------------------------------------12
2.2.2 Sistemas de Informacin-----------------------------------------------------13
2.2.3 Las entrevistas -----------------------------------------------------------------18
2.2.4 Joint Application Development (JAD) ------------------------------------19
2.2.5 Lenguaje Unificado de Modelado------------------------------------------20
2.2.6 Proceso Unificado--------------------------------------------------------------24
2.2.7 Arquitectura Web---------------------------------------------------------------29
2.2.6 PostgreSQL----------------------------------------------------------------------31
2.2.8 PHP--------------------------------------------------------------------------------34
2.2.9 Apache WebServer------------------------------------------------------------35
III.-OBJETIVOS -----------------------------------------------------------------------------37
3.1 Objetivo General-----------------------------------------------------------------------37
3.2 Objetivos Especficos ----------------------------------------------------------------37
IV.- METODOLOGA------------------------------------------------------------------------38
4.1 Metodologa Aplicable----------------------------------------------------------------38
4.2 Tcnicas y Herramientas ------------------------------------------------------------39
V DESARROLLO DE LA PROPUESTA-----------------------------------------------39
5.1 Alcance-----------------------------------------------------------------------------------40
5.3 Requerimientos del Sistema--------------------------------------------------------40
5.4 Disposiciones Generales------------------------------------------------------------43
5.5 Disposiciones Especficas-----------------------------------------------------------44
5.6 Anlisis de Solucin-------------------------------------------------------------------46
5.7 Diseo------------------------------------------------------------------------------------82
5.7.1 Presupuesto---------------------------------------------------------------------84
5.7.2 Anlisis Costo/Beneficio------------------------------------------------------85
VI RESULTADOS---------------------------------------------------------------------------88
6.1 Presentacin y discusin de resultados-----------------------------------------88
6.1 Evaluacin de resultados------------------------------------------------------------89
VII CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES-----------------------------------90
7.1 Conclusiones---------------------------------------------------------------------------90
7.1 Recomendaciones---------------------------------------------------------------------91
VIII REFERENCIAS BIBLIOGRAFCAS-----------------------------------------------92
IX ANEXOS----------------------------------------------------------------------------------93
INTRODUCCION
A medida que se dan los avances tecnolgicos, las instituciones deben buscar las
herramientas y tcnicas que la tecnologa proporciona para satisfacer sus
necesidades, obteniendo beneficios tanto en el mbito operativo como en el
econmico, ya sea otorgando valor agregado a sus productos y servicios o creando
ventajas competitivas que le permitan desarrollarse en medio de los competidores.
1.2
de
documentos
internos
tales
como,
memorando,
proyectos,
10
Menciona que los documentos por naturaleza nos orientan donde y como
estos necesitan ser visualizados, impresos y almacenados.
La identificacin de requerimientos y procesos relacionados se encuentra en
el quehacer diario de las empresas, normalmente cuando llegamos a la
oficina y nos preparamos para trabajar, podramos hacer alguna de las
actividades: Leer o identificar algunos documentos, enviar por fax uno o ms
documentos, llamar a alguien y discutir acerca de un documento, mantener
uno de los documentos en un archivo de pendientes, etc.
Describe la eficiencia de los documentos: Quiz es la tendencia de mayor
importancia por ser la ms vigente. La creciente necesidad de comunicar y de
obtener una respuesta favorable de esa comunicacin, ha establecido un
requerimiento de eficiencia en la generacin, visualizacin, almacenamiento y
acceso al documento.
La eficiencia tiene su origen en la necesidad de mejorar los siguientes
factores: Costo, tiempo (respuesta rpida para atender necesidades de
urgencia), ubicacin (la ubicacin no debe de ser importante, se debe de
poder enviar desde cualquier localidad).
Sistema de Informacin de Trmite Documentario en el Instituto Nacional
de Investigacin y Capacitacin de Telecomunicaciones
Software en el mercado: El Instituto Nacional de Investigacin y Capacitacin
de Telecomunicaciones (INICTEL) viene realizando investigaciones y
desarrollos con software libre (Open Source), a travs de La Divisin de
Informtica, Es as que se cuenta en la actualidad con una serie de Sistemas
en Software Libre bajo entorno Web.
Entre ellos destaca el Sistema de Informacin de Trmite Documentario
(SITRAM), que tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite
documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados
que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.
11
12
2.2
BASES TEORICAS
2.2.1 DEFINICIONES
Remitente: Persona que realiza un trmite documentario mediante una
solicitud, memorando, invitacin, etc. Por tal motivo, posteriormente
pedira un servicio a la organizacin para estar pendiente del estado
del trmite documentario presentado.
Dependencia: Es la persona a la cual va dirigida un trmite,
generalmente esta persona tiene a su cargo un rea de la institucin.
Trmite: Es el objeto que un remitente presenta fsicamente (impreso)
o virtualmente (digitalizado) a una Dependencia. Este objeto puede
tener atributos como el nombre del remitente, el nombre del
destinatario (dependencia), la direccin del remitente, la fecha en la
que se entrega el trmite, el motivo o contenido del trmite, etc.
Tiempo de proceso por trmite: Es el tiempo transcurrido desde que
se presenta un trmite hasta saber su resultado final. Por ejemplo, si es
una solicitud, desde su presentacin hasta saber su aprobacin o
desaprobacin. Si es de otro tipo, desde su presentacin hasta llegar a
su destinatario respectivo (dependencia).
Tiempo de respuesta a los solicitantes: Es el tiempo que el
encargado de una dependencia demora para satisfacer una consulta
del solicitante.
13
14
Entrada de Informacin
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos
que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser
manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de
otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces
automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos
de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado
y el mouse, entre otras.
15
Procesamiento de Informacin
Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de
los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin
que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible,
entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general de un ao base.
Almacenamiento de informacin
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms
importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta
propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la
seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en
estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de
almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Salida de Informacin
La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la
informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es
importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede
constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo.
16
Hardware
Los dispositivos electrnicos que proporcionan la capacidad de
computacin y que proporcionan las funciones del mundo exterior.
Base de Datos
Una base de datos es una coleccin de informacin organizada de
forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rpidamente los
fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de
archivos electrnico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y
archivos. Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es
un sistema completo de campos; y un archivo es una coleccin de
registros. Por ejemplo, una gua de telfono es anloga a un archivo.
Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres
campos: nombre, direccin, y nmero de telfono.
Cerrados
Son auto contenido, no interactan con el medio ambiente.
17
18
Un sistema de informacin
oficinas
personales
corporativas. Aunque
los
sistemas de
sistemas
de
informacin
gerencial
por
la
cuestin
profesional. La entrevista
determinada,
es la
teniendo
comunicacin
un propsito
interpersonal
condicin,
situacin, personas,
19
sus
conductas,
opiniones,
deseos,
actitudes,
trabajo.
La gente entrenada en Tecnologas de la Informacin tiene la
20
oleada de mtodos de
ambigua,
aunque
programacin como
correspondencia
no
sea
Java o
permite
lo
Visual
que
se
un
lenguaje
Basic,
denomina
de
esta
como
21
son
las
correctamente un sistema,
UML
ofrece
una
en
clases,
22
los
componentes
que
se
encargaran
del
objetos
de
de
ejecucin
23
UML(Unified
Modeling
de cmputo.
Mediante UML es posible establecer la serie de requerimientos
y estructuras necesarias para
plasmar un sistema de
programadores.
f) BENEFICIOS DEL UML
24
Unificado es el Proceso
de
trabajo
extensible
que
puede
ser adaptado a
conjunto de
2.6.2.2. Caractersticas
un
incluir
trabajo
en
casi
todas
las disciplinas, el
25
del proyecto.
Dirigido por los casos de uso: En el Proceso Unificado los
casos de uso se utilizan para capturar los
funcionales y para definir los
contenidos
requisitos
de las iteraciones.
Unificado
que
describirn a continuacin.
Fase 1: Preparacin Inicial.
Su objetivo principal es
26
riesgos que
acumulando la
informacin
construccin y
necesaria
para
el
plan
de
la
las
27
28
modelar
el
hardware
utilizado
en
las
3.2. Implementacin
3.2.1. Modelo de Implementacin
3.2.1.1. Diagrama de Componentes
Un diagrama de componentes representa cmo un
sistema de software es dividido en componentes y
muestra
las
dependencias
entre
estos
cabeceras,
bibliotecas
compartidas,
29
4.1.2 Despliegues
4.1.2.1 Manual de Instalacin
4.1.2.2 Manual de Usuario.
Venta de productos.
Servicios online.
30
Lenguajes de programacin.
Bases de datos.
31
Los
arquitectos
Web
especialistas
en
posicionamiento
son
2.2.8.
PostgreSQL
a) Definicin
Surgi como un manejador de pequeas bases de datos, rpidas y
giles. Con el paso del tiempo y la reciente incorporacin del cdigo
de la reconocida base de datos SapDB, se ha sumado al mercado
de las bases de datos profesionales. PostgreSQL es un sistema de
administracin de una base de datos con soporte para mltiples
usuarios.
Una de sus principales ventajas es que es soportada por la mayora
de los proveedores de alojamiento web (webhosting), por lo cual se
encuentra instalada en casi todos los servidores web de Internet.
PostgreSQL usa el lenguaje SQL estandarizado para el
almacenamiento, actualizacin y acceso a informacin. PostgreSQL
es muy rpido y capaz de almacenar grandes cantidades de datos.
PostgreSQL soporta muchos lenguajes de programacin distintos
como: C, C++, Eiffel, Java, Perl, PHP, Python y TCL. Tambin tiene
la opcin de proteccin mediante contrasea, la cual es flexible y
segura.
PostgreSQL es muy utilizado en aplicaciones web, como phpBB, en
plataformas (Linux/Windows Apache PostgreSQL PHP / Perl /
Python), y por herramientas de seguimiento de errores como
Bugzilla. Su popularidad como aplicacin web est muy ligada a
PHP, que a menudo aparece en combinacin con PostgreSQL.
PostgreSQL es una base de datos muy rpida en la lectura cuando
utiliza el motor no transaccional MyISAM, pero puede provocar
problemas de integridad en entornos de alta concurrencia en la
modificacin. En aplicaciones web hay baja concurrencia en la
modificacin de datos y en cambio el entorno es intensivo en lectura
32
Soporte a multiplataforma.
Procedimientos almacenados.
Disparadores (triggers).
Cursores.
Vistas actualizables
Soporte a VARCHAR
Motores de almacenamiento independientes
Soporte para SSL
Soporte completo para Unicode
Usa GNU Automake, Autoconf, y Libtool para portabilidad
Uso de multihilos mediante hilos del kernel.
Tablas hash en memoria temporales
Completo soporte para operadores y funciones en clusulas
select y where.
Completo soporte para clusulas group by y order by, soporte de
funciones de agrupacin
Seguridad: ofrece un sistema de contraseas y privilegios seguro
mediante verificacin basada en el host y el trfico de
memoria compartida.
PostgreSQL contiene su propio paquete de pruebas de
rendimiento proporcionado con el cdigo fuente de la distribucin
de PostgreSQL.
33
concurrencia.
Con los ndices evitamos que PostgreSQL tenga que hacer
lecturas secuenciales.
Los ndices nos permiten una mayor rapidez en la ejecucin de
las consultas tipo SELECT lo que sea WHERE.
d) Desventajas de PostgreSQL
tablas
en las consultas.
Tampoco son muy aconsejables cuando pretendemos que la
tabla sobre la que se aplica devuelva una gran cantidad de datos
en cada consulta.
Ocupan espacio y en determinadas ocasiones incluso ms
espacio que los propios datos.
2.2.8 PHP
a) Definicin
PHP es el lenguaje ms utilizado en su actualidad para el desarrollo
de aplicaciones web. Entre sus principales ventajas, se encuentran el
soporte por parte de casi todos los proveedores de alojamiento web y
la gran cantidad de cdigo desarrollado. PHP es, actualmente, la
mejor opcin para desarrollar sistemas o sitios de pequea
envergadura.
PHP es una buena herramienta que debe ser utilizada con cuidado:
es indispensable realizar un buen diseo (preferentemente, orientado
34
b) Ventajas
Es un lenguaje multiplataforma.
35
a) Definicin
El servidor web Apache, utilizado en ms del 60% de los servidores
de Internet, es la mejor eleccin para alojar un sitio o sistema web.
Con soporte de todas las tecnologas estndares existentes (desde
PHP hasta Java Servlets), se ejecuta en las plataformas de software
ms difundidas. Apache es apto an en sistemas con alta demanda
de servicio.
Apache tiene amplia aceptacin en la red: desde 1996, Apache, es el
servidor HTTP ms usado. Alcanz su mxima cuota de mercado en
2005 siendo el servidor empleado en el 70% de los sitios web en el
mundo, sin embargo ha sufrido un descenso en su cuota de mercado
en los ltimos aos.
36
III. OBJETIVOS
3.1.
OBJETIVO GENERAL
3.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Elaborar el anlisis y diseo del sistema que cubra todos los
requerimientos establecidos que ser implementado bajo una
arquitectura Web.
Disear un sistema que brinde las facilidades para realizar los flujos
de la tramitacin (recepcin, registro, derivacin, observacin y
archivamiento) de documentos dentro de la institucin en cualquier
momento, evite la prdida y/o deterioro de los documentos fsicos y
evite la duplicidad de documentos a tramitar.
Desarrollar la alternativa de solucin considerando que deber
controlar el tiempo
documentario.
de
respuesta
de
atencin
del
trmite
37
IV. METODOLOGIA
4.1.
Metodologa Aplicable
La metodologa utilizada en el desarrollo del presente informe de ingeniera es
la Investigacin Aplicada, puesto que, parte de los conocimientos adquiridos,
aadiendo la informacin de distintas fuentes, todos ellos referidos a la
gestin de documentos que sern aplicados para la facultad de ingeniera de
sistemas e informtica UNSM.
38
V. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
39
Alcance.
de
40
Secretara de la FISI.
Encargado de Oficina.
Usuario Genrico.
Alumno.
5.3.3 Demografa.
Los usuarios pueden utilizar el sistema desde dentro o fuera de la institucin.
El nico requisito es que el computador que utilicen para acceder al sistema
cuente con conexin a la red Local LAN (Local Area Network) de la institucin
o conexin a Internet.
41
Requerimiento
RF01
Descripcin
El registrador es un perfil de un nivel de registro, debe
ingresar la informacin del documento en el sistema y si
es posible adjuntar el documento digitalizado.
RF02
RF03
RF04
42
RF05
RF06
RF07
RF08
RF09
RF10
RNF03
Descripcin
El sistema debe tener una interfaz de usuario amigable e
intuitivo.
Se debe poder acceder al sistema desde cualquier
computador, sin importar el sistema operativo o
navegador de Internet.
El tiempo de respuesta del sistema no debe exceder el
time-out que el navegador WEB tiene para respuestas
HTTP, y debe estar dentro de los lmites de la intranet
institucional.
43
se
mantiene
en
custodia,
cuando
el
procedimiento ha concluido.
Toda dependencia que enva una documentacin a otra dependencia interna
o externa debe registrarlo y derivarlo en el sistema de trmite documentario,
en caso contrario el documento no debe ser recibido fsicamente.
5.5 DISPOSICIONES EXPECIFICAS
Documentacin que ingresa a la FISI.
El rea de Secretaria realizar las siguientes acciones:
Recepcin de los documentos
44
45
CUADRO: N 03 Actores
Actor
Descripcin
46
Encargado de
Unidad
Registrador
Usuario
Genrico
Alumno
Secretara de la FISI.
Jefe de Oficina.
Usuario Genrico.
Alumno.
Gestionar Expediente.
Gestionar Usuarios.
Gestionar reas.
Reportes.
47
48
Usuario Generico
Gestionar Expedientes
Alumno
Secretaria de la FISI
Reportes
Jefe de rea
Gestionar Usuarios
Gestionar reas
Descripcin
Es un proceso fundamental que permite mantener
actualizado el registro, las modificaciones y el listado
de los diversos Tipos de Tramites que se pueden
realizar en la Facultad de Ingeniera de Sistemas e
Informtica de la UNSM, este, este proceso es
fundamental para el funcionamiento del Sistema de
49
50
c. Gestionar Usuarios.
Descripcin
Este Proceso del sistema permite registrar los tipos de
usuarios y los usuarios propiamente dichos que harn
uso del sistema, dentro de estos datos destacan.
-Datos de los tipos de usuarios que se pueden
registrar en el Sistema de Tramite Documentario.
Estos pueden ser:
51
Secretaria
de
la
FISI:
Encargada
de
Alumno de la FISI-UNSM.
Objetivos
- Mantener el registro de los tipos de usuarios del
sistema.
- Mantener actualizado el registro de usuarios que
harn uso del sistema.
Responsable
d. Gestionar reas.
Descripcin
52
Objetivos
e. Reportes.
Descripcin
Responsable
53
Gestion de Tipos
de tramite
Registrar, Modificar
Gestionar Tipo de Tramite
(f rom Business Use-Case Model)
Etapa de Tramite
Gestionar
Expediente
Expediente
Registrar, Modificar, Buscar, Derivar, Observar, Archivar
Buscar, Seleccionar
Buscar
Tipo de Tramite
Gestor de Expedientes
Usuario
54
Gestionar
Usuarios
Usuario
Buscar
Administrador
Tipo Usuario
rea
rea
Administrador
MON Reportes
Figura No. 06. Diagrama MON Reportes.
55
Reportes
Expedientes
Buscar
Buscar
Area
Buscar
Generador de Reportes
Generar, Imprimir
Usuario
Reporte
56
Area
Modelo de
Dominio
1
0..*
Adjuntos
*
Tramite
Expediente
1
1
TipoDocumento
TipoUsuario
Usuario
Destino
1
0..*
1
1
EtapaTramite
TipoTramite
1
0..*
57
5.6.2.1.
Glosario
de
Trminos
del
Negocio
FISI
Facultad de Ingeniera de Sistemas e Informtica.
UNSM.
Universidad Nacional de San Martin.
TUPA.
Texto nico de Procedimientos Administrativos.
Documentos Adjuntos
Son documentos que se envan junto a otro documento.
Documento de Referencia
Son documentos que son tomados como referencia por
otros documentos, siendo este ultimo el documento
principal.
Tramite
Un trmite es un proceso, diligencia, solicitud o entrega
de informacin que las personas hacen frente a una
dependencia, bien sea para cumplir obligaciones o para
obtener beneficios o servicios.
Expediente. Herramienta administrativa cuya finalidad es
reunir la documentacin necesaria para sustentar un acto
administrativo.
58
5.6.3.
REQUERIMIENTOS.
Registrar
Expediente
Buscar Expediente
Secretara de la Fisi
Buscar Tipo Documento
<<include>>
<<include>>
Jef e de Of icina
Registrar Expediente
<<include>>
Buscar Tipo Tramite
<<include>>
Usuario Generico
Buscar Expediente
Secretara de la Fisi
<<include>>
Deriv ar Expediente
<<include>>
Buscar Usuario Destino
Jef e de Of icina
59
Secretara de la Fisi
<<inc lude>>
Observ ar Expediente
<<inc lude>>
Bus car Usuario Destino
J ef e de Of icina
Secretara de la Fis i
Jef e de Of icina
Archiv ar Expediente
<<include>>
Buscar Expediente
Usuario Generico
60
Archivar
Expediente
Usuario Generico
Alumno
Seguimiento Expediente
<<include>>
Secretara de la Fisi
Buscar Expediente
Jefe de Oficina
61
Archivar
Expediente
<<include>>
<<include>>
Buscar Usuario
Registrar Expediente
<<include>>
Alumno
<<include>>
Tipo Tramite
Buscar Expediente
<<include>>
Usuario Generico
Seguimiento Expediente
<<include>>
Archivar Expediente
<<include>>
Jefe de Oficina
Derivar/Observar Expediente
Secretara de la Fisi
62
Gestionar Tipos
de Trammite
<<include>>
<<include>>
Administrador del Sistema
<<include>>
Gestionar Areas y
Usuarios
Registrar Areas
<<include>>
Buscar Areas
<<include>>
Administrador del Sistema
Registrar Usuarios
<<include>>
Buscar Usuarios
63
Registrar reas
Administrador Del Sistema
Mantener actualizado el registro de Proyectos.
Permite mantener actualizado y registrado las reas existentes
en la Facultad de Ingeniera de Sistemas.
PRECONDICIN
Buscar
rea (A1)
FLUJO
INCLUSIN
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
CASO DE USO
Registrar Usuario
64
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
usuarios.
PRECONDICIN
1. Crear un nuevo usuario
Buscar
rea (A1)
Buscar
Usuario..(A2)
bsqueda.
EXTENSIN
INCLUSIN
FLUJO
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
PASO
E1
ACCIN
Mensaje1: No existe el rea
E2
B: Gestin de Tramites
b.1. ECUR Registrar Tipo de Tramite.
Cuadro N 06: ECUR Registrar Tipo de Trmite
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
65
Buscar
Tipo
Tramite.
(A1)
de
Tramite
FLUJO
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
no
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
PRECONDICIN
FLUJO BSICO
Buscar
trmite.
Tipo
(A1)
de
Tramite
66
Trmite.
Buscar
Etapa de Tramite.
(A2)
ACCIN
Mensaje1:
E1
Tipo
de
Trmite
no
encontrado
EXCEPCIN
E2
encontrado
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
PRECONDICIN
FLUJO BSICO
1.
Crear
un
nuevo
Tipo
de
Buscar
Documento
Tipo
(A1)
Documento
3. Modificar datos del Tipo de
Documento
67
FLUJO
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
C: Gestin de Expedientes
C.1. ECUR Registrar Expediente.
Cuadro N 09: ECUR Registrar Expediente
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
PRECONDICIN
FLUJO BSICO
Registrar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea, Usuario Genrico.
Tener actualizado los documentos o expedientes que se
tramitan en la FISI.
Permite mantener actualizado y registrado los expedientes
que se tramitan en la FISI.
Buscar
Tipo
Documento (A1)
Buscar
Tipo
quienes
(A2)
expediente)
est
dirigido
de
el
de
Tramite
Buscar
68
Usuarios(A3)
Buscar
Expedientes(A4)
Buscar
Usuario:
Buscar
Usuario
Mensaje2:
Tipo
de
Tramite
no
encontrado
E3:
E4:
Mensaje4:
encontrado
Expediente
no
69
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
Derivar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea.
Derivar los expedientes a para que estos puedan continuar
con su trmite correspondiente.
Permite la derivacin de documentos hacia otras reas o
usuarios para su respectivo trmite.
PRECONDICIN
1. Adjuntar Expediente.
2. Referenciar Expediente.
FLUJO BSICO
Expedientes (A1)
est
dirigido
Buscar
el
Buscar
Usuarios(A2)
expediente).
EXTENSIN
INCLUSIN
FLUJO
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
derivado (E2).
PASO
E1:
ACCIN
Mensaje1: Usuario no encontrado
E2:
Mensaje2:
encontrado
Expediente
no
70
RESUMEN
Observar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea.
Observar los expedientes que no estn conformes para
continuar su respectivo tramite.
Permite la devolucin o el registro de observaciones por las
cuales un determinado expediente no puede continuar con
su trmite.
PRECONDICIN
1. Registrar observaciones.
FLUJO BSICO
ser
devuelto
Buscar
Usuarios(A1)
el
FLUJO
expediente).
EXTENSIN
INCLUSIN
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
71
Archivar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea, usuario Genrico.
Archivar los expedientes que ya han concluido su tramite o
PROPSITO
RESUMEN
PRECONDICIN
FLUJO BSICO
1. Derivar Expediente.
Buscar
FLUJO
2. Buscar Expediente
EXTENSIN
INCLUSIN
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
Archivado (E1).
PASO
E1:
Expedientes (A1)
ACCIN
Mensaje1:
Expediente
encontrado
Seguimento de Expedientes
no
72
ACTORES
Alumno.
Realizar seguimiento a los expedientes, para saber su
PROPSITO
PRECONDICIN
FLUJO BSICO
1. Seguimiento de Expedientes.
Buscar
Expedientes (A1)
FLUJO
EXTENSIN
INCLUSIN
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
Expediente
no
encontrado
D: Gestin de Reportes
D.1. ECUR Generar Reportes.
Cuadro N 14: ECUR Generar Reportes
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
Generar Reportes
Secretara de la FISI, Jefe de rea, Usuario Genrico.
Generar Reportes de las operaciones realizadas y que
73
RESUMEN
PRECONDICIN
1. Generar Reporte de Tramites
en Proceso.
FLUJO BSICO
2.
ALTERNATIVO
EXCEPCIN
Generar
Reporte
Reporte
Expedientes Observados.
EXTENSIN
INCLUSIN
PASO
Buscar
Expedientes.
de
FLUJO
Generar
ACCIN
de
74
75
76
77
PANTALLA GESTION DE EXPEDIENTES.
Figura No. 24. Pantalla Gestin de Expedientes
78
79
80
5.7 Diseo.
5.7.1 Arquitectura del Sistema.
81
En esta seccin se muestran la arquitectura WEB, el patrn de diseo y
el esquema de comunicacin WEB que sern utilizados para el
desarrollo del sistema y para
cumplir
con
los
requerimientos
establecidos.
5.7.2 Arquitectura Web.
Para este proyecto se va a utilizar una arquitectura WEB basada en una
arquitectura de aplicaciones de tres capas, en donde se separa la
presentacin, la lgica del negocio y el acceso a los datos, las cuales se
describen a continuacin:
Descripcin
Presentacin
Lgica del
Negocio
Acceso a
Datos
82
83
5.7.1. PRESUPUESTO.
RUBROS
I. INVERSION FIJA
A. HARDWARE
Computadora
Impresora
Cartuchos impresora
Memoria USB
TOTAL HARDWARE
B. SOFTWARE
Sistema Operativo Windows XP
Profesional
Gestor de Base de Datos PostgreSQL
Herramientas de Programacin Web
Rational Rose Enterprise
Estudios Previos
TOTAL SOFTWARE
TOTAL INVERSION FIJA
II. CAPITAL DE TRABAJO
A. RECURSOS HUMANOS
Bach. Ingeniera de Sistemas
TOTAL RECURSOS HUMANOS
B. OTROS
Energa Elctrica
Servicio de Internet
Papel Bond A4
Fichas Bibliogrficos
Movilidad
Saldo Celular
Imprevistos
TOTAL OTROS
TOTAL CAPITAL DE TRABAJO
TOTAL I + II
U.M.
IMPORTE
(S/.)
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
1
1
1
1
1500.00
120.00
30.00
40.00
1500.00
120.00
30.00
40.00
1690.00
Instalador
Instalador
Instalador
Instalador
1
1
1
1
1
380.00
0.00
0.00
1350.00
500.00
380.00
0.00
0.00
1350.00
500.00
2230.00
3,920.00
Bach.
0.00
3800.00
3800
,00
Costo/mes
Costo/mes
Millares
Centenar
Galn/Gas.
Saldo S/. 10
3
3
2
1
6
3
20.00
120.00
10.00
10.00
10.00
20.00
60.00
360.00
20.00
10.00
60.00
60.00
200.00
770.00
4570,00
8,490.00
84
5.7.2. ANLISIS COSTO / BENEFICIO
85
tienen algn documento pendiente o saber el estado del trmite
que estn realizando. Este ahorro se deber a que el personal
podr revisar sus documentos desde cualquier lugar con acceso a
internet.
En el siguiente cuadro N (14), se hace un anlisis comparativo
entre el gasto en material de escritorio utilizado.
Material de Escritorio
SITUACION ACTUAL
SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
AHORRO DE MATERIAL DE
(S/.
Mensual)
200.00
50.00
150
ESCRITORIO
Fuente: Elaboracin Propia
TOTAL
(S/. Ao)
2400.00
600.00
1800.00
TRASLADO DE PERSONAL
MES
(S/.)
01
02
SITUACION ACTUAL
SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
AHORRO EN TRASLADO
TOTAL / AO
(S/.)
150.00
1800.00
35.00
420.00
115.00
1380.00
86
A continuacin se puede observar en el cuadro N (15), el anlisis
costo/beneficio estimado desde 2011 hasta 2013.
2011
S/.
2012
S/.
2013
S/.
COSTOS
Hardware
1690.00
Software
2230.00
3800.00
0.00
0.00
770.00
0.00
0.00
Otros Gastos
SUBTOTALES / COSTO
0.00
8490.00
BENEFICIOS
Ahorro en Materiales de escritorio
1800.00
1800.00
1800.00
1380.00
1380.00
1380.00
SUBTOTALES / BENEFICIOS
3180.00
3180.00
3180.00
-5310.00
3180.00
3180.00
BENEFICIOS TOTALES
5.7.2.4. BENEFICIARIOS
Los beneficiarios directos sern los usuarios pertenecientes a la
facultad de ingeniera de sistemas e informtica, que harn uso del
sistema para la tramitacin de sus documentos, cabe recalcar que
no solo se ver beneficiado el personal administrativo encargado de
la gestin de documentos si no tambin las personas interesadas.
VI RESULTADOS
87
6.1
88
determinar el tiempo que ah demorado un usuario en dar trmite a
un determinado documento.
6.2
EVALUACION DE RESULTADOS
6.2.1 Reduccin del tiempo
Actualmente el proceso de tramite documentario es lento debido a
que la persona encargada de gestionar los documentos tiene que
localizar dichos documentos de forma manual, y con el riesgo de
que algunos se pueden extraviar.
Mediante el uso del sistema se espera agilizar este proceso
incluyendo diferentes opciones de bsqueda y poder localizar los
documentos de una manera ms rpida y eficaz, tambin se
podr saber la cantidad de documentos que tiene bajo su custodia
segn
su
estado
del
tramite
(Documentos
por
atender,
89
VIICONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1 CONCLUSIONES
Como consecuencia del trabajo realizado se ha llegado a las siguientes
conclusiones:
7.1.1 Se ha cumplido con el objetivo de realizar el anlisis y diseo de
un sistema de Trmite de Documentos para la Facultad de
Ingeniera de Sistemas e Informtica de la UNSM va Intranet, con
el fin de apoyar el proceso de trmite documentario.
7.1.2 Se realiz el anlisis y diseo del sistema en base a los procesos
principales del negocio. Los requerimientos se determinaron a
travs del levantamiento de informacin con el personal
involucrado en los procesos del negocio de cada unidad, y fueron
refinados con la participacin de ellos en el diseo de los
prototipos. La participacin de los stakeholders y futuros
usuarios del sistema durante el proceso de desarrollo de software
90
es de suma importancia para alcanzar los propsitos de la
institucin.
7.1.3 Se logr brindar la funcionalidad que permite la creacin de flujos
de aprobacin de documentos de acuerdo a las necesidades de la
institucin,
de
manera
flexible,
quedando
criterio
la
7.2 RECOMENDACIONES
7.2.1 Se recomienda para una mejor gestin de los documentos
establecer flujos de trmite documentario que permitan eliminar
procedimientos innecesarios y orienten al personal de la
institucin sobre los procedimientos que deben cumplir.
7.2.2
91
92
IX. ANEXOS
93
NDICE DE CUADROS
CUADRO: N 01 Requerimientos Funcionales
CUADRO: N 02 Requerimiento no Funcional
CUADRO: N 03 Actores
Cuadro N 04: ECUR Registrar reas
Cuadro N 05: ECUR Registrar Usuario
Cuadro N 05: ECUR Registrar Tipo de Trmite
Cuadro N 06: ECUR Registrar Etapas de Tramite
Cuadro N 07: ECUR Registrar Tipo Documento
Cuadro N 08: ECUR Registrar Expediente
Cuadro N 09: ECUR Derivar Expediente
Cuadro N 10: ECUR Observar Expediente
Cuadro N 11: ECUR Archivar Expediente
Cuadro N 12: ECUR Seguimento de Expediente
Cuadro N 13: ECUR Generar Reportes
Cuadro N 14. Arquitectura WEB
Cuadro N 15. PRESUPUESTO
42
43
46
63
64
65
66
67
68
70
71
72
73
74
82
85
94
NDICE DE FIGURAS.
Figura No. 01: Modelo de Caso de Uso del Negocio
48
53
53
54
54
55
56
58
58
59
59
60
61
62
62
75
75
76
76
76
77
77
77
78
78
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80
80
81
81
83