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Manual de Usuario

MANUAL DE USUARIO PARA


LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA
DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y
CONTROL DE APRENDICES “SIRCA”

© Miguel Mellado.
© Leonardo Romero.
Introducción

El SISTEMA DE INFORMACIÒN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE


APRENDICES “SIRCA”, es una herramienta para la administración y control de las
notas y asistencia de los aprendices que se encuentran adscritos al Departamento de
Formación de Aprendices INCES en la Compañía Holcim, C.A. de San Sebastián de
los Reyes Edo. Aragua, el cual es utilizado como instrumento de ayuda para el
registro, resguardo y consulta de notas, materias, datos de los aprendices, periodos
académicos, asistencias y reportes de notas, aprendices, materias y asistencias.

El Sistema Automatizado SIRCA ofrece:

• Registro de los Datos Personales, Académicos y Familiares de los diferentes


aprendices.

• Búsqueda de aprendices por Cedula, Nombres o Apellidos, así como también


ver el listado de todos los registros para su edición o eliminación.

• Registro de las Materias a cursar, donde se especifica el código, nombre,


descripción, especialidad y año.

• Búsqueda de las materias por código, nombres, especialidad o año, así como
también ver el listado de todas las materias registradas para su edición o
eliminación.

• Administración de los periodos académicos, donde se pueden registrar, ver el


listado de todos los registros, editar los registros o eliminar.
• Carga, edición y eliminación de notas por aprendices, donde se especifica la
especialidad, el año y la materia.

• Asistencias Diarias y por Materias.

• Reporte de los aprendices registrados, materias y de notas por aprendiz.

• Manejo, Control y Seguridad para los usuarios del sistema.

• Facilidad para la expansión del sistema.


Conocimientos Esenciales

El usuario del SIRCA, no tiene porque ser una persona con amplios
conocimientos de computación, debido a que esta aplicación no lo requiere, solo es
necesario poseer conocimientos básicos para operar Windows en cualquiera de sus
versiones, y navegación en páginas Web.

Para el diseño del SIRCA, siempre se tomo en cuenta todo tipo de usuarios, es
decir, se tiene el usuario de personas inexpertas y poco familiarizadas con equipos de
computación, un sistema fácil de utilizar sin mayor complejidad. Por otro lado, otro
usuario con amplios conocimientos de computación se les resulta sencillo y practico.
Requisitos del Sistema

Para poder utilizar el SIRCA, es necesario tener instalado un navegador Web


Mozilla Firefox y el paquete XAMPP (Apache, php, MySQL).

Apertura del Sistema

Abra su navegador de Internet, y en la Barra de Direcciones, escriba siguiente


dirección http://localhost/sirca.

Al iniciar el sistema aparecerá la Fig. 1.1, esta pantalla hace referencia al


inicio de sesión de usuario, donde se debe colocar el usuario y el password asignado
para ingresar al sistema. En la parte superior se muestra un menú de navegación para
aquellos que no tienen acceso al sistema.

Fig. 1.1 - Pantalla de Inicio de Sesión.


A través de esta pantalla (Fig. 1.2) se muestra una breve descripción de las
funcionalidades del Sistema y el propósito que tiene el mismo dentro de la empresa
Holcim, C.A.

Fig. 1.2 - Pantalla Principal.

Esta pantalla (Fig. 1.3) se muestra una breve descripción de las


funcionalidades del Sistema y el propósito que tiene el mismo dentro de la empresa
Holcim, C.A.

Fig. 1.3 - Pantalla de Información de la empresa Holcim, C.A.


A través de esta pantalla se muestra una breve descripción del Inces, tales
como su misión, visión, organigrama y breve reseña histórica.

Fig. 1.4 - Pantalla de Información Inces.

En esta pantalla los aprendices deberán introducir su cedula y el periodo


académico que cursan y podrán consultar su notas por materias o definitivas,
obteniendo un reporte físico en formato pdf.

Fig. 1.5 - Pantalla de Consulta de Notas de los aprendices


En link de notas mostrado en la Fig. 1.5, obtendrán un reporte en
formato pdf de las notas detalladas por materia.

Fig. 1.6 – Reporte de Notas

Y el link de Ver Todas las Materias , mostrado en la


Fig. 1.5, obtendrán un reporte en formato pdf de las notas por materia y el promedio
del Año.

Fig. 1.7 – Reporte de Notas por Materias


A través de esta pantalla (Fig. 1.8) se resaltan las informaciones de interés y
relacionadas con el proyecto, para dar una mejor perspectiva y mantener a los
usuarios informados y actualizados.

Fig. 1.8 - Pantalla de Información

Luego de Introducir el Usuario y Password correctos ingresamos al sistema


SIRCA en la pantalla de Inicio (Fig. 1.9) la cual nos da un breve resumen del sistema
y nos señala la fecha y hora actual, así como también el usuario que ingreso al
sistema.

Fig. 1.9 - Pantalla Inicial del Sistema SIRCA


Este formulario (Fig. 1.10) nos permite ingresar los datos Personales,
Académicos y Familiares de los aprendices al sistema.

Fig. 1.10 - Pantalla para ingresar los datos del aprendiz

Esta imagen (Fig. 1.11) nos muestra el listado de los aprendices registrados y
nos permite modificar o eliminar la información seleccionada.

Fig. 1.11 - Pantalla para modificar o eliminar aprendices


La Figura 1.12, nos muestra una pantalla de introducción de datos de las
materias, donde se debe especificar el código, nombre, descripción, especialidad y
año.

Fig. 1.12 – Registro de Materias.

Esta imagen (Fig. 1.13) muestra el listado de las materias registradas y nos
permite modificar o eliminar la información de la materia seleccionada.

Fig. 1.13 - Pantalla Edición y Eliminación de Materias.


La pantalla siguiente (Fig. 1.14) muestra la fase de administración de los
periodos académicos, en el cual se puede agregar un nuevo periodo, editar los
periodos existentes o eliminar.

Fig. 1.14 - Pantalla para la Administración de los Periodos Académicos.

La pantalla de la Figura 1.15 muestra la opción para cargar notas donde se


debe seleccionar la especialidad y el año, luego se despliegan todas las materias de la
especialidad y el año escogidos y se selecciona la materia a la cual se le va a cargar
las notas, al seleccionar la materia aparece la pantalla del listado de aprendices,
después seleccionamos el aprendiz y aparece la pantalla (Fig. 1.16) donde colocamos
la nota y una descripción de la misma.

Fig. 1.15 – Cargar Notas de los aprendices.


Fig. 1.16 - Pantalla para Cargar las Notas de los aprendices.

Para modificar o eliminar las notas ingresadas debemos ir al menú de


modificar notas, seleccionar la especialidad y el año, escoger la materia y el aprendiz
y luego guardar los cambios realizados o eliminar las notas ingresadas.

Fig. 1.17 - Pantallas para Modificar o Eliminar las Notas de los aprendices.
Pantalla (Fig. 1.18) para registrar las asistencias diarias, donde se debe
ingresar la fecha de la asistencia a cargar y el año que cursan los aprendices, luego de
esto seleccionamos los aprendices presentes y presionamos el botón cargar.

Fig. 1.18 - Pantalla para cargar las Asistencias Diarias.

La Figura 1.19 muestra la pantalla para registrar las asistencias por materias,
donde se debe ingresar la fecha de la asistencia a cargar y el año de la materia,
después se escoge la materia y luego de esto seleccionamos los aprendices presentes y
presionamos el botón cargar.

Fig. 1.19 - Pantalla para cargar las Asistencias por Materias.


El menú de reportes nos ofrece la opción de realizar diferentes reportes, la
primera pantalla (Fig. 1.20) muestra el listado de aprendices registrados por año y
especialidad.

Fig. 1.20 – Listado de aprendices

La opción de Reportes por Materias muestra el listado de las materias


ingresadas en el sistema por especialidad y año.

Fig. 1.21 – Listado de Materias


El Reporte de Notas (Fig. 1.22), en esta pantalla se debe seleccionar la cedula
del aprendiz y el periodo académico que se va a consultar, al procesar la información
podremos ver las notas de cada materia detalladas o las definitiva de todas las
materias .

Fig. 1.22 – Reporte de Notas

Fig. 1.23 – Reporte de Notas Definitiva y de Todas las Materias.


El Reporte de Asistencias diarias (Fig. 1.24), este tipo de reporte son
divididos es dos filtros uno donde colocamos la fecha inicial y final del periodo a
consultar y otro donde se especifica por aprendiz. Luego de especificar estos datos
presionamos el link para obtener el reporte en formato pdf.

Fig. 1.24 – Reporte de Asistencias Diarias por fecha y por aprendiz.

Fig. 1.25 – Reporte de Asistencias Diarias por fecha y


por aprendiz formato pdf.
El Reporte de Asistencias por materias mostrado en la Fig. 1.26, debemos
indicar la materia a consultar, luego seleccionamos la fecha inicial y final y se
despliegan los aprendices, al presionar la imagen , obtendremos el
reporte en formato pdf.

Fig. 1.26 – Reporte de Asistencias por Materias.


La opción control de usuarios (Fig. 1.27) de Sistema SIRCA, nos permite
administrar los usuarios que inician sesión en nuestro sistema, en esta parte se pueden
agregar, editar o eliminar usuarios.

Fig. 1.27 – Control de Usuario

En la Figura 1.28, se muestra el menú principal del sistema, donde se resalta


la opción cerrar sesión la cual el la que se utilizada para salir del sistema, al
presionarla aparece un mensaje indicando que ha salido de la aplicación.

Fig. 1.28 – Menú Principal, Cerrar Sesión.