Manual de Usuario Comprador

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Mdulo de Pedido de Materiales

Descripcin General
Pedido de Materiales es un mdulo que permite a las obras o centros de
gestin generar sus requerimientos de materiales en bodega, en un formato
nico de listado de lneas de productos.
Una
vez
que
han
sido
generados, estos son sometidos a un flujo de aprobacin para solicitar
el visto bueno de un supervisor o profesional de obra, de manera que el
requerimiento quede disponible para gestionar la compra.
Segn la estructura de la constructora, centralizada o descentralizada, el
comprador se puede encontrar en la obra o bien en oficina central de la
constructora.
En este ltimo caso, el centro de abastecimiento se
encarga de administrar el pedido, enviando los requerimientos a cotizar
o a comprar directamente. En ambos casos, los datos de la solicitud
son traspasados al mdulo de cotizaciones o de compras, segn la
opcin seleccionada.
Para trabajar con Pedido de Materiales es necesario contar con
un Maestro de Materiales, que cuente con cdigos de productos,
descripcin de material y unidad de medida. Por otro lado, si la empresa
constructora realiza distribucin de cuentas costos, stas
deben
estar
cargadas en el sistema de Iconstruye para poder realizar esta
operacin.
Este mdulo, permite a la organizacin que lo utilice agilizar y
registrar todas las solicitudes a travs del mismo sistema, evitando errores a
la hora de realizar la compra.

Configuracin
1. ATRIBUTOS DE EMPRESA
1) Ver Precio de Pedido de Materiales:
Al aprobar pedido de materiales, el usuario podr revisar el pedido valorizado,
de acuerdo
a la ltima compra que se genero por este tem, adems de valorizado
este dato se totalizara, siempre y cuando todos los tem tengan un
precio de compra registrados por Iconstruye.
2) Recibir Oferta Anticipada:
La empresa que cuente con este atributo podr recibir ofertas de proveedores
integrados en Pedido de Materiales. Por tanto, un pedido de materiales
que se encuentre en estado de adquisiciones, podr ser consultado por los
proveedores integrados a iConstruye.
3) Carga por Defecto Por Lneas:
Al consultar o administrar los pedidos de materiales, la vista por defecto es por
lnea del documento, por lo que se podrn agrupar diferentes lneas de distintos
pedidos y/o centros de gestin.
4) Motivo de Rechazo Obligatorio:
Este atributo permite a la empres que lo solicite, hacer obligatorio el
comentario al rechazar un Pedido de Materiales.
5) Resolver PM con Stock Bodega Central:
Para las empresas que operan con una central de compras esta opcin les
permite administrar un Pedido de Materiales con el despacho del stock de los
recursos solicitados disponibles en la Bodega Central de la empresa.
2. ROLES DE USUARIO
1) PM Crear pedidos de materiales:
Permite crear requerimiento de materiales. Ingresa: material, cantidad,
cuenta costo o cdigo de control, (informacin obligatoria) fechas de
entrega, comentarios adicionales por material o por pedido de materiales.
2) PM Consultar pedido de materiales:
Opcin para Consultar Estado de Pedidos, muestra listado de todos los
pedidos creados por obra a las que tiene acceso, con el respectivo estado de la
solicitud.

3) PM - Aprobador de pedidos de materiales:

Permite aceptar o rechazar un Pedido de Materiales, de acuerdo a un flujo de
aprobacin, previamente configurado. En esta instancia el aprobador podra
cambiar cantidades, o cdigos de control de cuenta de costo asignada
inicialmente, adems permite eliminar lneas de un pedido de materiales.
4) PM Sper administrador de pedidos de materiales:
Faculta al usuario asignar tem de materiales a un administrador de PM, es
decir, seleccionar quien generar la accin de cotizacin y/o compra de
materiales, como as tambin administrar el mismo los pedidos.
5) PM Administrador de pedidos de materiales:
El administrador tiene la herramienta para traspasar las lneas a
compras o a
Cotizaciones, dependiendo de esta accin, las solicitudes (PM) cambian de
estado.

Funcionalidades

1. CREAR PEDIDO DE MATERIALES

Para crear un pedido de materiales Ingrese al Men Pedido de materiales y
seleccione crear pedido de materiales como se muestra en la Imagen:

Al seleccionar Crear Pedido de materiales, acceder a la siguiente Pantalla:

Esta pgina est compuesta por tres sectores:

Encabezado
Ingreso de informacin relativa a los productos a solicitar.
Listado de productos ya Ingresados.

Encabezado:
1. Fecha de creacin: corresponde a la fecha en que el usuario accedi a
crear el pedido de materiales.
2. Centro de Gestin: (obra) en el que se genera el requerimiento.
3. Nombre: espacio disponible para que el usuario digite un nombre que le
permita identificarlo. Por ejemplo, materiales varios
4. Urgente: el check box permite identificar los pedidos que son urgentes.
Esto se reflejar con un icono de color rojo (!) en la consulta y
administracin de pedido de materiales.
5. Anexos: permite acceder a la funcionalidad que se utiliza para adjuntar
archivos. Al hacer clic en el botn adjuntar, se abre una ventana para
que busque el archivo que desea incorporar.
6. Notas: campo de texto disponible para que el usuario digite alguna
informacin relativa al pedido de materiales.

Ingreso de los productos a solicitar:

Para armar el listado de materiales requeridos, debe completar la siguiente
informacin:
1. Ingresar el producto a solicitar: el campo cdigo de producto es un
campo de texto que cuenta con la funcionalidad de carga rpida de
cdigo de producto, es decir, si el usuario conoce el cdigo del producto,
basta con que lo digite y al hacer clic en la lupa, se cargar la
descripcin del producto.
Si desconoce el cdigo, al dejar el campo en blanco y pinchar la lupa, se abre
una ventana de bsqueda de cdigo de producto, donde Ud. puede aplicar
algunos filtros para encontrar el cdigo que est buscando.

Los filtros disponibles son:

- Filtro de cdigo: el buscador ejecuta la consulta en los cdigos de
producto que
comiencen con lo que haya digitado en ese campo.
- Filtro de Descripcin: el buscador ejecuta la consulta en productos
cuya descripcin comiencen con lo que haya digitado en ese campo.
El botn buscar ejecuta la bsqueda y entrega un listado de los
productos con la
siguiente informacin:
o
o
o
o
o

Cdigo
Descripcin
Partida contable asociada al producto (solo si la empresa
compradora opera con esta modalidad).
Stock en bodega
Unidad

o Seleccionar:
Permite seleccionar el cdigo buscado.
Permite acceder a la ventana de consulta del presupuesto por recurso
del material consultado.
Una vez seleccionado el cdigo, debe continuar completando la informacin del
producto a solicitar.
1) Cantidad: espacio disponible para que digite la cantidad de productos
que va a solicitar.
2) Unidad: unidad definida para el producto seleccionado en el maestro de
materiales.
3) Descripcin: descripcin del producto en el maestro de productos. Esta
informacin carga automticamente cuando selecciona el cdigo de
producto.
4) Cuenta de costo: la cuenta de costo es la cuenta contable en donde se
cargara la compra de este material una vez finalizado el proceso de
compra, se debe distribuir obligatoriamente en nuestro pedido de
materiales, sin embargo, este dato puede ser editado por el aprobador
el pedido o bien en la edicin de la orden de compra

5) Glosa: campo para que el usuario digite alguna informacin relativa al

producto solicitado, por ejemplo especificaciones de modelo, color, etc.
6) Fecha de entrega: este es un dato referencial para que registre la fecha
en la cual necesita recibir el material solicitado en la obra.
7) Comentarios: espacio disponible para que digite algn comentario
relativo a la lnea del pedido de materiales.
8) Anexos: el botn permite acceder a una ventana de bsqueda para
seleccionar el Archivo a adjuntar, de la misma forma en que se describi
para el encabezado del pedido.

9) Cuenta de Costo: campo para que digite el cdigo de la cuenta de costo

para la cual desea registrar la futura compra. Si no conoce el cdigo,
puede buscarlo haciendo clic en el botn distribuir, y se abrir una
ventana donde Ud. puede aplicar algunos filtros para encontrar el cdigo
de la cuenta de costo que est buscando.
Una vez completada la informacin asociada al producto que desea solicitar,
debe agregar la lnea, haciendo clic en el botn Agregar 1. Con esto se
cargar la informacin del producto solicitado como se indica en la figura.

10)
Para ingresar ms productos, debe repetir la operacin tantas
veces como productos desee solicitar.
11)
Una vez que haya completado todos los datos, debe hacer clic en
el botn verificar 2 como se indica en la figura.

Los otros botones son:

Limpiar: borra la informacin de la lnea que esta creando
Maestro: permite acceder a una ventana donde se listan cdigos de productos de la empresa. En ella se
puede seleccionar ms de un producto en forma simultnea.
Excel: permite descargar una plantilla en la cual puede ingresar los cdigos de los productos solicitados con
cantidades, para hacer una carga masiva.

Botones del pie de pgina:

Eliminar: Borra el pedido de materiales completo, sin dejar registro en el sistema.
Editar Lneas: Permite modificar en forma masiva Cantidad, Fecha Entrega, Fecha de Devolucin, Glosa y
Cuentas de Costos.
Guardar: Permite guardar la informacin ingresada y continuar en otro momento.
Verificar: permite acceder a la pantalla siguiente, donde puede revisar la informacin completa del pedido,
antes de enviarlo para su resolucin.

12)
Al verificar se llega a una nueva pgina donde se muestra el
listado de productos solicitados, adems del flujo de aprobaciones. Para
enviar el pedido a aprobacin debe hacer clic en el botn enviar, como
se indica en la figura:

Una vez enviado el pedido de materiales este queda pendiente de

aprobacin del usuario definido por configuracin.

2. EDITAR PEDIDO DE MATERIALES.

Esta funcionalidad permite visualizar todos los Pedidos de Materiales
(PM) que se encuentran en estado Guardado, para que el usuario los
complete y enve a aprobacin o administracin segn corresponda.
Para acceder a la edicin de pedido de materiales debe seleccionar la
opcin que se indica en la figura a continuacin:

Al seleccionar editar pedido de materiales acceder a la pgina que se

muestra a continuacin:

La pgina est compuesta por 2 secciones:

1. Encabezado: en l se encuentran una serie de filtros que
permiten buscar pedidos de materiales especficos:
Nmero Pedido de Materiales.
Nombre Pedido de Materiales.
Solicitante.
Urgente.
Fecha Creacin.
Cdigo Producto.
Palabra Clave Producto.
Centro de Gestin.

2.

Listado: listado de pedidos en estado guardado:

N.
Nombre.
Fecha Creacin.
Cantidad de Lneas.
Centro Gestin.
Solicitante.
Estado.
Opciones:
Editar Pedido de Materiales: Abre el PM guardado para
terminarlo o modificarlo y enviarlo al aprobador.
Eliminar Pedido de Materiales: El pedido de materiales por
estar en estado guardado, puede ser eliminado por el usuario, sin
dejar registro en el sistema.
Copiar Pedido de Materiales: Da la opcin de copiar el pedido,
dentro del mismo centro de gestin o en otro, al que se tenga
acceso y la opcin de crear PM
Historial de Pedido de Materiales: Permite consultar el detalle
de los usuarios que participaron en el proceso de creacin y
resolucin o administracin de pedido de materiales indicando n
de documento, estado, comentarios, etc.

Para editar un pedido de materiales y enviarlo a aprobacin, debe hacer

clic en el icono
con esto acceder a la pgina de creacin de pedido
de materiales descrita en el captulo anterior, para que complete la
informacin y enve el documento.

3. CONSULTAR PEDIDOS DE MATERIALES:

La pgina de consulta de pedido de materiales es un listado de todos los
productos solicitados en todos los centros de gestin en los cuales el
usuario tiene rol de consultar pedido de materiales, para que pueda
conocer en qu etapa del proceso se encuentra. El listado se muestra
agrupado por pedido o detallado por lnea (Atributo de Empresa).
Los estados del pedido de materiales estn definidos por el estado del
proceso en el cual se encuentra el requerimiento:

Guardado: el pedido de materiales se encuentra en proceso de

creacin y an no se ha enviado al flujo de aprobaciones.
Espera aprobacin: el pedido de materiales esta a la espera del
VB de los aprobadores.
Rechazado: pedido rechazado por alguno de los aprobadores del
flujo.
Cancelado por solicitante: pedido cancelado por la persona que lo
cre.
Cancelado: se anulo y ya no quedar pendiente de resolver.
Cerrado: parte del pedido se resolvi y el saldo que estaba
pendiente deja de estarlo.
Cotizando: a partir del pedido de materiales, se cre una
cotizacin por la totalidad de los productos solicitados en el
pedido.
Comprando: a partir del pedido de materiales, se cre ms de una
orden de compra por la totalidad de los productos solicitados en el
pedido y ambas rdenes de compra se encuentran en distintos
estados.
Estados mixtos: a partir de un pedido de materiales se crearon
varios documentos (ordenes de compras y cotizaciones) y todos
se encuentran en distintos estados.
OC enviada a proveedor: a partir del pedido de materiales, se cre
una orden de compra a un proveedor integrado por el total
solicitado y esta se encuentra en estado enviada a proveedor.
OC enviada por fax: a partir del pedido de materiales, se cre una
orden de compra por el total solicitado a un proveedor no
integrado y esta se encuentra en estado enviada por fax.
OC en proceso: a partir del pedido de materiales, se cre una
orden de compra por el total solicitado, la cual fue enviada a un
proveedor integrado y ste ya la ha revisado.
OC Aceptada: a partir del pedido de materiales, se cre una orden
de compra por el total solicitado y el proveedor integrado ha
aceptado el documento.
OC Cancelada: a partir del pedido de materiales, se cre una
orden de compra por el total solicitado y esta se encuentra en
estado cancelada.

Para Acceder a la Consulta de pedido de materiales Ud., debe

seleccionar la siguiente opcin del men:

Con esto acceder a una nueva pgina donde podr consultar en que
etapa del proceso se encuentran sus solicitudes de productos. La
consulta se puede hacer por pedido o por el detalle de las lneas. En
ambos casos, la pgina cuenta con un encabezado donde se encuentran
los filtros que permiten acotar la bsqueda y un listado con los registros
que coinciden con los filtros definidos en el encabezado:
Los criterios de bsqueda de esta pgina son:
1. Nmero de Solicitud de Producto: en este campo Ud. puede
digitar el n del pedido de materiales que desea buscar. El listado
de productos que resultar de la bsqueda, son todos los que
comiencen con en valor que Ud. haya digitado en el campo.
2. Nombre: permite buscar por el nombre asignado al pedido de
materiales.
3. Solicitante: Busca por el usuario que cre el pedido.
4. Fecha de Creacin: Fecha en que el usuario solicitante cre el
pedido de materiales.
5. Fecha de Entrega: fecha especificada por el usuario al crear el
pedido de materiales y que indica cuando necesita que el producto
sea despachado a la obra.
6. Cdigo de Producto: campo que permite buscar por un cdigo
especfico de producto. Si lo desconoce, puede acceder a la
ventana de bsqueda de cdigo de producto haciendo clic en el
icono .
7. Palabra Clave: campo de texto, que permite buscar todos los
productos que Ud. haya solicitado y que comiencen con el texto
que haya ingresado en dicho espacio.
8. Estado del pedido: el combo permite seleccionar un estado
especfico.
9. Centro de Gestin: permite buscar los pedidos de un centro de
gestin especfico o de todos los centros de gestin a los cuales el
usuario tiene acceso a consultar pedido de materiales.

Consulta de pedido de materiales por lnea:

La informacin que entrega el listado de pedido de materiales por lnea

es la siguiente:
1. N Lnea.
2. Nombre.
3. Centro de Gestin.
4. Fecha Aprobacin.
5. Solicitante.
6. Cdigo.
7. Descripcin.
8. Glosa.
9. Fecha Entrega.
10.Unidad.
11.Cantidad Solicitada.
12.Cantidad en Compra.
13.Saldo Pendiente.
14.Estado.
15.Opciones:
Ver detalle de la lnea:
Ventana que muestra un detalle de la
informacin relativa a la lnea de pedido
de materiales:

La informacin que muestra es:

Centro de Gestin: donde se gener el PM.
N pedido/ Lnea: N del PM y nmero de la lnea a la que
corresponde la informacin.
Cdigo: del recurso.
Descripcin.
Glosa.
Comentarios.
Cantidad.
Unidad de medida.
Fecha de entrega.
Cdigo Cuenta de Costo.
Cuenta de Costo.
Estado de la lnea.
Historial de la Lnea del pedido de materiales

El historial de la lnea del pedido de materiales es una ventana donde se

refleja el registro de todos los procesos por los cuales ha pasado la lnea
del pedido de materiales.
La informacin que se muestra es:
Documento.
N Lnea.
N Documento.
Estado.
Fecha.
Usuario.
Comentarios

Consulta de pedido de materiales por pedido:

La informacin que entrega el listado de pedido de materiales por lnea

es la siguiente:
1. N: del PM.
2. Nombre.
3. Fecha de Creacin.
4. Cantidad de Lneas.
5. Centro de Gestin.
6. Solicitante.
7. Estado.
8. Opciones:
Ver el Pedido de Materiales:

Editar el Pedido de Materiales.

Eliminar el Pedido de Materiales.
Copiar el PM.
Ver el Historial del PM.

4. APROBAR PEDIDO DE MATERIALES.

Para aprobar pedido de materiales, debe seleccionar la siguiente opcin
desde el men:

El usuario acceder a un listado de todos los pedidos, que tiene

pendiente de aprobacin:

El listado contiene la siguiente informacin:

N: nmero del pedido de materiales.
Nombre.
Centro de Gestin:
Solicitante: Usuario que cre el pedido de materiales.
Notas: comentario ingresado por el solicitante al enviar el pedido a
aprobacin.
Fecha de recepcin: fecha en que se envi el pedido a aprobacin.
Fecha de creacin: fecha en que el solicitante ingreso a crear el pedido
de materiales.
Opciones:
Permite acceder a ver el detalle del pedido a aprobar, cuyo detalle se
describe a continuacin.
Permite acceder al historial del pedido de materiales donde se puede
ver todos los usuarios que han intervenido en la creacin del documento.
Para aprobar el pedido, el usuario debe hacer clic en el icono
para
acceder al detalle de la informacin como se indica a continuacin:

4
5

La pgina contiene la informacin ingresada por el usuario en la creacin

del pedido de materiales.
Las acciones que puede ejercer el aprobador son:
1. Modificar la Cantidad.
2. Modificar la Cuenta de Costo
3. Eliminar lneas.
4. Modificar el flujo de aprobaciones para incorporar otros usuarios.
5. Ingresar Comentarios: campo disponible para que el aprobador
ingrese algn mensaje referente al pedido para que pueda ser
consultado en el Historial de la lnea.
6. Rechazar: Rechaza el pedido de materiales, para que el solicitante
lo modifique.
7. Aprobar: aprueba el documento.
Los botones de pie de pgina son:
Volver: vuelve al listado de pedidos de productos en espera de
aprobacin.
Imprimir: imprime la pgina en el mismo formato que se ve.
Guardar: guarda la informacin modificada por el usuario aprobador, sin
modificar el estado del pedido, por ejemplo, el cambio de cuenta de
costo o de cantidad solicitada.

5. ADMINISTRACION DE PEDIDOS DE MATERIALES.

La administracin de pedido de materiales es un listado de todos los
pedidos de materiales pendientes de comprar en los centros de costo
donde el usuario tiene acceso. Para acceder a esta funcionalidad debe
seleccionar la opcin administracin de pedido de materiales, como se
indica en la figura.

La administracin de los pedidos de materiales puede ser por pedido o

por lnea. En ambos casos, la pgina cuenta con un encabezado donde
se encuentran los filtros que permiten acotar la bsqueda y un listado
con los registros que coinciden con los filtros definidos en el encabezado.
Las opciones de bsqueda son:
N Pedido de Materiales.
Nombre Pedido de Materiales.
Solicitante.
Centro de Gestin.
Urgente.
Fecha de Entrega.
Fecha de Creacin.
Cdigo Producto.
Palabra Clave Producto.
Estado del Proceso.
Estado de la Lnea.
La informacin que aparezca por defecto depende de los roles asignados
al usuario:
Si el usuario tiene rol de sper-administrador de pedido de materiales,
ver todos los pedidos pendientes de los centros de gestin en los cuales
el usuario tenga el rol. Si en cambio solo tiene rol de administrador, ver
los pedidos que el sper administrador le haya asignado.

Administracin de pedido de materiales por lnea:

El listado de lneas de pedido de materiales pendientes entrega la

siguiente informacin:
1. N Lnea.
2. Nombre.
3. Centro de Gestin.
4. Fecha Aprobacin.
5. Solicitante: usuario que cre el pedido.
6. Cdigo: cdigo del producto en el maestro de materiales.
7. Descripcin: descripcin del producto en el maestro de materiales.
8. Glosa.
9. Fecha Entrega.
10.Unidad.
11.Cantidad solicitada: cantidad solicitada por el usuario que cre el
pedido.
12.Cantidad en compra: si se ha comprado parte de la cantidad
solicitada, en esta columna se indica que cantidad es la que ya se
ha comprado.
13.Saldo pendiente: cantidad solicitada cantidad en compra.
14.Estado: del proceso de administracin.

15.Opciones:
Permite modificar el producto solicitado por el usuario. Al hacer
clic en
este icono, se accede a una nueva pgina donde
podr modificar:
Cdigo
Cantidad
Glosa (detalle)
Fecha Entrega
Comentarios
Cuenta de Costo

Ver detalle de la lnea del pedido.

Historial de la lnea del pedido.
Cancelar la lnea del pedido, es decir, no ser administrado.
Cerrar: cuando la lnea del pedido tiene un saldo pendiente, y
no se
quiere continuar con el proceso de compra, la opcin
cerrar permite que
el pedido deje de estar pendiente.
Convenio: este icono solamente se visualiza cuando hay un
convenio
activo en el centro de costo solicitante, para el cdigo
de material que se
est administrando.
Cmo crear un a cotizacin a partir de lneas de pedidos de
materiales
En el listado de lneas de pedido de materiales hay una columna con un
check box para que el usuario seleccione los productos que desee
cotizar. Para cotizar debe hacer seleccionar los productos a necesarios y
hacer clic en el botn cotizar como se indica en la figura.

Al presionar el botn Cotizar pasar a una nueva pgina donde deber

ingresar un nombre para la cotizacin que se va a crear:

Ingrese el nombre de la cotizacin y haga clic en generar. Con esto se

crear una cotizacin en estado guardada, la cual deber editar para
enviar a los proveedores3.
Cmo crear una orden de compra a partir de lneas de pedidos de
materiales
En el listado de lneas de pedido de materiales hay una columna con un
check box para que el usuario seleccione los productos que desee
cotizar. Para cotizar debe hacer seleccionar los productos a comprar y
hacer clic en el botn comprar como se indica en la figura.

En el manual de cotizaciones, se indica como enviar una cotizacin a los proveedores integrados

Al comprar ingresar a una nueva pgina donde debe ingresar el nombre

de la orden de compra que se va a crear; adems se listan los productos
seleccionados y tiene la posibilidad de modificar la cantidad a comprar
de los productos solicitados.

Ingrese el nombre de la orden de compra y haga clic en generar. Se

crear una orden de compra en estado guardada la cual deber
completar para enviar al proveedor4.
Administracin de pedido de materiales por pedido
En este caso la informacin se presenta agrupada por pedido de
materiales:

4 En el manual de orden de compra, se indica como enviar una orden de compra.

La informacin que entrega el listado es

Nmero del PM.
Nombre.
Fecha Creacin.
Cantidad Lneas.
Centro de Gestin.
Solicitante.
Estado.
Opciones:
Ver detalle del pedido.
Historial del pedido.
Cancelar el pedido.
Para cotizar o comprar los productos del pedido, Ud. debe ingresar a ver
el detalle de este haciendo clic en el icono
.

Es esta pgina se presenta un detalle de la informacin contenida en el

pedido de materiales, con un encabezado donde se indica la informacin

general, adems del listado de productos solicitados, indicando la

siguiente informacin:
Cdigo.
Descripcin.
Glosa.
Cantidad.
Fecha Entrega.
Estado.
Opciones.
Permite modificar el producto solicitado por el usuario.
Ver detalle de la lnea del pedido.
Historial de la lnea del pedido.
Cancelar la lnea del pedido.
Observaciones: este espacio permite que el usuario sper-administrador
del pedido ingrese una observacin para el administrador del pedido de
materiales.
Cmo crear una cotizacin desde un pedido de materiales
En el detalle del pedido de materiales hay una columna con un check
box para que el usuario seleccione los productos que desee cotizar. Para
hacerlo debe seleccionar los productos a cotizar y hacer clic en el botn
cotizar como se indica en la figura.

Al cotizar pasar a una nueva pgina donde deber ingresar un nombre

para la cotizacin que se va a crear

Ingrese el nombre de la cotizacin y haga clic en generar. Con esto se

crear una cotizacin en estado guardada, la cual deber editar para
enviar a los proveedores5.
Cmo crear una orden de compra a partir de un pedido de
materiales
En el detalle del pedido de materiales hay una columna con un check
box para que el usuario seleccione los productos que va a comprar,
luego debe hacer clic en el botn comprar como se indica en la figura.

Al comprar ingresar a una nueva pgina donde debe ingresar el nombre

de la orden de compra que se va a crear; adems se listan los productos
seleccionados y tiene la posibilidad de modificar la cantidad a comprar
de los productos solicitados.

Ingrese el nombre de la orden de compra y haga clic en generar. Se

crear una orden de compra en estado guardada la cual deber
completar para enviar al proveedor6.
Consolidacin de lneas

En el manual de cotizaciones, se indica como enviar una cotizacin a los proveedores integrados
6 En el manual de orden de compra, se indica como enviar una orden de compra.

La consolidacin
de los pedidos de materiales es solo por lnea
pendiente de compra En bsqueda para este caso puede ser por lneas,
fecha, o por compra del ltimo proveedor siempre y cuando
anteriormente se haya realizado compra del material
Si buscamos por cdigo de recurso aparecern todas las lneas
pendientes de compra por pedido de materiales. Si la lnea est
pendiente de solicitud en ms de un pedido esta aparecer tantas veces
haya sido solicitado.
La compra o cotizacin se realizara al proveedor que aparece en la
columna de proveedor. Y esta quedara en estado guardado con los datos
automticamente del proveedor a quien la ltima vez enviamos a
comprar.
Si queremos enviar a compra a otro proveedor debemos editar la orden
de compra que est guardada

Para poder enviar a comprar o cotizar

.
1. Debemos seleccionar el cdigo que queremos comprar o cotizar y
luego buscar.
2. Pinchar en el cuadro de la lnea
3. Luego debemos pinchar en el botn de lo que queremos hacer

Debemos colocar el nombre del documento que enviaremos a guardar.

Para poder hacer ms fcil la bsqueda del documento. La lnea no
desaparece ya que quedara en la consolidacin de lneas para poder
siempre recurrir a ella cuando necesitemos cotizar o comprar un recurso.

Mensajera
Dentro del modulo de pedido de materiales est considerada la
generacin de mensajes de alerta que informa a los usuarios sobre los
procesos por los cuales est pasando un Pedido de Materiales. Los
mensajes enviados se generan sobre las siguientes instancias:
1. Envo a aprobacin: se genera un mensaje al aprobador indicndole
que tiene un pedido de materiales pendiente de aprobacin.
2. Rechazo: informa al solicitante de un pedido de materiales que su
solicitud fue rechazada por el aprobador.
3. Eliminacin de una lnea: si el aprobador elimina una lnea del pedido,
se enva un mensaje al solicitante indicando que se rechazo una lnea
del pedido de materiales.
4. Pedido en lista de administracin: una vez que el pedido ha sido
aprobado por todos los usuarios que intervienen en el flujo, se genera
un correo a todos los usuarios con el rol de super-adminsitrador de
pedido de materiales en el centro de gestin que cre el pedido.
Preguntas Frecuentes
1. Cuntos tems se pueden ingresar en un Pedido de Materiales?
Si bien la cantidad de tem que se puede ingresar en un pedido de
materiales no tiene un lmite especfico, el nmero finalmente va a
depender de la conexin y el trfico de esta, por lo mismo, se
recomienda un mximo de 50 tems. Se puede definir a nivel de
configuracin, que el sistema no permita ms de una cierta cantidad
determinada por la empresa compradora.
2. El Pedido de Materiales, tiene Precios?

No, el pedido de Materiales no tiene precios. Sin embargo, al verificar un

pedido para enviarlo a aprobacin y en la misma pgina donde el
aprobador le da el visto bueno al pedido, existe una columna que
muestra el precio de ltima compra (Atributo de Empresa), con un link
al detalle de las ltimas compras registradas para ese producto. Este
dato es solo de carcter informativo.

3. Puede el aprobador eliminar una lnea del pedido o modificar la

cantidad solicitada?
Si, el sistema permite eliminar tems desde la aprobacin de pedido de
materiales y ante este evento, el sistema, genera un e-mail al solicitante
que indica el tem eliminado.
Si el aprobador modifica la cantidad, esta informacin queda registrada
en el historial de la lnea del pedido de materiales.
4. Si se cancela una orden de compra asociada a un pedido de
materiales, es posible retomar la lnea para generar una nueva
orden de compra desde la administracin de pedido de
materiales?

S. El sistema es capaz de identificar los pedidos que no han sido

resueltos para que puedan retomarse desde la administracin de pedido
de materiales, para generar una nueva orden de compra. Esto considera
las siguientes opciones:
OC cancelada.
OC no aceptada por el proveedor.
Cotizando.
5. Es posible generar una orden de compra o cotizacin desde la
administracin de pedido de materiales con lneas de distintos
centros de costo?
NO, el sistema no permite mezclar informacin de diferentes centros de