EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

PROCEDIMIENTO

Revis:
Asesor SSMA

08

ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Versin

Aprob:
Gerente SSMA

Abril2013

PR-SIGRES-04
Casa Matriz

INDICE

1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDAD
5. E.P.P, EQUIPO y MATERIALES
6. DESCRIPCIN DEL PROCESO
7. REFERENCIAS
8. REGISTROS

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

9. BITACORA DE ACTUALIZACIONES

Pgina 1 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

PROCEDIMIENTO

Versin
ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI
1

Revis:
Asesor SSMA

08

Aprob:
Gerente SSMA

Abril2013

PR-SIGRES-04
Casa Matriz

OBJETIVO

Establecer la metodologa para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de
Gestin de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional (SGI), asegurando su revisin, aprobacin,
actualizacin, legibilidad e identificacin y prevencin de obsolescencia.
2

ALCANCE

Aplica a todos los documentos y registros del Sistema de gestin integrado del Grupo Resiter, incluyendo en los
casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestacin del servicio y
los procesos de apoyo para el sistema.
El control de documentos, determina que, si el cliente aplica a sus subcontratos procedimientos, registros,
instructivos, etc; mandatorios, Resiter acatar y no realizar duplicidad de documentos.

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

DEFINICIONES

Registro

Documento que establece resultados alcanzados o proporciona evidencia de actividades

efectuadas.

Procedimiento

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivo de trabajo

Documento que es parte de un procedimiento y que especifica las operaciones necesarias

para realizar alguna actividad.

Usuario

Persona que recibe el documento actualizado, o aviso de su actualizacin.

Registros

Documento que representa una evidencia objetiva de la actividad consultada o del

resultado obtenido.

Suscriptor

Persona que recibe el documento actualizado, o aviso de su actualizacin.

Copia controlada

Copia destinada a los Departamentos Operativos, sometida a un proceso de distribucin

controlado, de modo que asegura que es la ltima versin del documento, eliminacin de
copias obsoletas, edicin peridica de revisin en vigor, procedimiento informtico o
procedimiento escrito.

Copia no controlada

Copia de carcter informativo, de distribucin no controlada.

Documento

Aplica a la definicin de procedimiento Instructivo o registro descrito en este procedimiento.

Documentos
Operacional

Documento de alcance a una unidad de Negocio Especifica.

Documento Interno

Informacin o datos que posee y elabora la empresa a travs de papel, disco magntico,
ptico o electrnico y/o fotografas.

Documento Externo

Informacin o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa

a travs de papel, disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas. Este documento
sirve de gua o apoyo para el desarrollo de las actividades.

Pgina 2 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

PROCEDIMIENTO

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Aprob:
Gerente SSMA

Abril2013

PR-SIGRES-04
Casa Matriz

Documento obsoleto

Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas
versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el
SGC.

Versin

Estado de los documentos en trminos de actualidad.

Sistema Documental

Plataforma y herramienta Informtica para la gestin de documentos que permite:

Almacenamiento
Gestin de los documentos y registros

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

Revis:
Asesor SSMA

08

ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Versin

RESPONSABILIDAD

Gerentes:
Es responsabilidad del Gerente, aprobar los documentos generados en su gerencia o rea. Si este no los
aprobara podr realizarlo, la jefatura directa del creador del documento.

Coordinador SGI:
Es responsabilidad del coordinador SGI, actualizar el presente procedimiento con el fin de adecuar los
procesos y control de documentos a la realidad de la organizacin.

Experto en Prevencin de Riesgos (EPR):

Es responsabilidad del EPR, revisar los procedimientos del tipo operacional, con el fin de que estos
contengan todos los requisitos en temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Administrador de contrato:
Es responsabilidad del Administrador de Contrato, mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos
y Registros de la Unidad de Negocio (UN).

5
EPP, EQUIPO Y MATERIALES
PC conexin web

6
DESCRIPCION DEL PROCESO
6.1
Elaboracin de Procedimientos e instructivos.
6.1.2 Estructura de los Procedimientos

Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo tienen la estructura que se describe en el anexo 1.
Cuando uno de estos puntos no aplique al documento, se debe dejar la frase No Aplica.

El texto del documento debe estar estructurado en prrafos y subprrafos. La letra a utilizar debe ser ARIAL,
en tamao 10.

Se debe utilizar la misma numeracin y orden en la estructura de los procedimientos, y cuando alguna
seccin de la estructura no sea aplicable se escribe No aplica en la seccin correspondiente.

Cuando se utilicen trminos en idiomas distintos al espaol, se debe mantener el idioma original indicando
la traduccin entre parntesis, siempre y cuando esta accin no confunda la comprensin del usuario.

Pgina 3 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

Versin

PROCEDIMIENTO

ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Revis:
Asesor SSMA

08
Abril2013

PR-SIGRES-04

Aprob:
Gerente SSMA

Casa Matriz

6.1.3 Encabezado del Procedimiento.

Todos los procedimientos y documentos de Trabajo son confeccionados en la siguiente estructura, la cual es utilizada
en la parte superior de todas las pginas del documento.
EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A

Versin

PROCEDIMIENTO

Ult. Revisin

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CODIGO SGI

Elabor:

Revis:

Aprob:

ALCANCE

Para completar el encabezado se debe seguir los pases indicados en el punto 6.3 del presente procedimiento.
6.2
Estructura de Registros.
En la estructura de los registros, es mandatorio tener la versin del registro en el encabezado (el cual no tiene una
estructura definida). Respecto a los cdigos, estos no son mandatorios.

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

6.3

Cdigo SGI

La identificacin o Referencia del documento es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestin Integrado.
El cual debe escribirse en el recuadro CODIGO SGI ubicado en el sector inferior derecho del formato el cual contiene
la siguiente estructura:

TIPO DE DOCUMENTO (PG/ITG/OP/IT/REG)- CODIGO AREA O UNIDAD EMISORA- NUMERO

6.3.1 Tipo de Documento

PG
ITG
OP
IT
REG

Tipo de documento
Procedimiento y Programas de Gestin, SOLO son generados
en Casa Matriz y son a nivel corporativo.
Instructivo de Gestin, SOLO son generados en Casa Matriz y
son a nivel corporativo.
Procedimientos Operacionales/Gestin generados en las
Unidades de Negocio.
Instructivos generados en las Unidades de Negocio o reas de
Casa Matriz.
Registros generados en las Unidades de Negocio o reas de
Casa Matriz.

Pgina 4 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

PROCEDIMIENTO

6.3.2

Revis:
Asesor SSMA

08

ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Versin

Aprob:
Gerente SSMA

Abril2013

PR-SIGRES-04
Casa Matriz

Cdigo rea o Unidad de Negocio emisora

Cdigo rea o Unidad de Negocio emisora

Resiter

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

Minera

Industrial

Casa Matriz

UN/ rea
COLLAHUASI
CERRO COLORADO
EL ABRA
ESPERANZA
MINISTRO HALES
SPENCE
RADOMIRO TOMIC
ESCONDIDA
ESCONDIDA PATIOS
BHP PROYECTOS
ZALDIVAR
EL PEON
LOMAS BAYAS
MANTOS BLANCOS
CASERONES
CANDELARIA
CANDELARIA
CONCENTRADORA
CERRO NEGRO
ANDACOLLO
EL SOLDADO
LOS BRONCES
LOS BRONCES
PLANTA
ANTOFAGASTA
SANTIAGO
FRIOSA
ANDINA
MOLYMET
AUTOPISTA
AGROSUPER
ARAUCO
HORCONES
VALDIVIA
N.ALDEA
LOS LAGOS
MAGALLANES
Casa Matriz

Codificacin
RMIN_CMDIC
RMIN_CC
RMIN_ABR
RMIN_ESP
RMIN_DMH
RMIN_SPC
RMIN_RT
RMIN_MEL
RMIN_MELP
RMIN_BHP
RMIN_ZAL
RMIN_PEN
RMIN_LBAY
RMIN_MBLA
RMIN_CAS
RMIN_CAND
RMIN_CANDC
RMIN_CAP
RMIN_AND
RMIN_SOL
RMIN_LB
RMIN_LBP
RIND_AFTA
RIND_STGO
RIND_FRIO
RIND_AND
RIND_MOLY
RIND_AUTP
RIND_AGR
RIND_ARHOR
RIND_ARVAL
RIND_ARNAL
RIND_DOR
RIND_MAG
SIGRES

La Gerencia de Administracin y Finanzas (Procesos de facturacin, cobranzas, etc) no se encuentra normado por
el presente procedimiento, por ende puede utilizar sus cdigos y sus formatos y no adecuarse al presente.

6.3.3

Alcance
Pgina 5 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

PROCEDIMIENTO

Revis:
Asesor SSMA

08

ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Versin

Aprob:
Gerente SSMA

Abril2013

PR-SIGRES-04
Casa Matriz

Indica el alcance donde aplica el documento a generar. Puede ser un documento que aplica a una empresa y a todas
las unidades de negocio o un documento que aplica a una unidad de negocio en particular.

6.3.4 Numero
Indica el nmero correlativo del documento. En el caso de los registros, el nmero har referencia al nmero del
procedimiento el cual origina dicho registro, seguido de un punto y del nmero asignado a ese registro.
Ejemplo: Un documento con referencia ref: PG-SIGRES-02, indica que se trata del procedimiento N 2 del Sistema
de Gestin Integrado, que aplica al Grupo Resiter. Un registro con referencia: REG-PG-02.1, indica que se trata
del registro N1 originado por el procedimiento N2 del Sistema de Gestin Integrado.
6.3.5 Primera edicin
Para todos los procedimientos e instrucciones de trabajo que se emiten por primera vez, se escribe 00 en el recuadro
superior derecho N VERSION.

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

6.4
Revisin y aprobacin de documentos
Al realizar o actualizar un Procedimiento e Instructivo, este debe pasar por revisin para para luego aprobarlo el
Gerente del rea donde se gener el documento, para ello solo basta la aprobacin verbal entre el ejecutor y el
aprobador. Cuando el Gerente no se encuentre, la responsabilidad de aprobar los documentos quedar bajo la
Jefatura/Administrador de Contrato.
6.5
Distribucin de los documentos
La Distribucin de los documentos se realiza en forma electrnica a travs del Sistema Documental BBS. Si este no
se encuentra disponible, su distribucin se generar va e-mail.
6.6
Almacenamiento de documentos
6.6.2 Documentos de origen externo
Los documentos de origen externo tales como, normas, reglamentos, instructivos y procedimientos (que el Mandante
o Cliente imponga) que sean aplicables o que hayan creado en la Unidad de Negocio o rea para cumplir con lo
exigido y en el marco del Sistema de Gestin Integrado, deben ser incorporados al Listado Maestro de Documentos
y Registros .Los documentos que deben ser incorporados al Listado Maestro de Documentos y Registros, solo
son los aplicables a cada Unidad o rea.
La informacin sobre la actualizacin de la vigencia de los documentos de origen externo, es responsabilidad de los
Jefes de rea/Administrador de Contrato y de comunicarla al Coordinador del Sistema de gestin.
6.6.3 Documentos de origen interno
Los documentos de origen interno a nivel organizacional, se mantendrn identificados en el Listado Maestro de
Documentos y Registros, en conde se deben incorporar los documentos creados en su UN/Area (no es necesario
incorporar los documentos que son organizacionales, ya que estos se encuentran en el Listado Maestro de
Documentos y Registros del SGI (Casa Matriz). Adems se utilizar el Sistema Documental BBS, para almacenar
los siguientes documentos:

Procedimientos
Instructivos.
Formatos de documentos.

Cada Unidad/ rea, deber tener un control de los documentos manteniendo actualizado el Listado Maestro de
Registros y su Espacio en el Sistema BBS.
6.6.4

Control de Registros
Pgina 6 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

Versin

PROCEDIMIENTO

ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Revis:
Asesor SSMA

08
Abril2013

PR-SIGRES-04

Aprob:
Gerente SSMA

Casa Matriz

La identificacin, lugar de almacenamiento, tiempo de retencin, medio y recuperacin de los documentos y

registros son indicados en el Listado Maestro de Documentos y Registros
Cada Unidad de negocio es responsable de la actualizacin de este listado.

6.7
Actualizacin de Documentos
Los documentos generados dentro de la empresa, solo se revisaran en el momento que se establezcan algn cambio
en el proceso, responsabilidades y formatos.
Dejando bajo responsabilidad al rea generadora de cualquier cambio a producirse.
Los documentos actualizados tendrn vigencia desde el momento en que se publica en el BBS o se enva correo
masivo, no siendo el documento, formato y/o registro retroactivo en el tiempo.
6.8 Adecuacin.
Para la adecuacin de nuevos cdigos, formatos, etc., determinados en nuevas versiones del presente
procedimiento, se dar un plazo mximo de 02 meses a toda las Unidades de Negocio/reas para la aplicacin de
este.

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

REFERENCIAS

Norma ISO 9001:2008

Norma ISO 14001:2004
Norma OHSAS 18001:2007
Manual Sistema de Gestin Integrado Resiter

REGISTROS
Identificacin

Cdigo

Listado Maestro de Registros

REG-PG-04.1

BITACORA DE ACTUALIZACIONES
FECHA

VERSIN

DESCRIPCIN

REALIZADO POR

06/nov/2006

00

Elaboracin inicial (cambio de sistema documental)

Jefe Control de Gestin

15/ene/2007

01

Incorporacin anlisis de riesgo previo

implementacin de actividades

Jefe Control de Gestin

10/03/10

02

Adecuacin estructura

Jefe Control de Gestin

25-03-10

03

Adecuacin Control de Registros Copias

Controladas papel

Jefe Control de Gestin

Sep-2010

04

Actualizacin norma ISO 9001:2008

Coordinador SGI

05

Incorporacin de Formato e identificacin de

documentos. Responsables del Listado Maestro de
Documentos Externos. Se elimina la revisin de
documentos con fecha lmite y se establece que se

Coordinador SGI

Enero-2012

Pgina 7 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

PROCEDIMIENTO

Revis:
Asesor SSMA

08

ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Versin

Aprob:
Gerente SSMA

Abril2013

PR-SIGRES-04
Casa Matriz

Nov-2012

06

Se deja estipulado que el BBS, slo es un medio de

respaldo de los siguientes documentos:
Procedimientos, Instructivos y formatos de
documentos.
Adems se agrega a la Codificacin la UN.
Molymet.

Feb-2013

07

Se realizan modificaciones a codificacin, formato,

tiempo de adecuacin, flexibilidad de control de
documentos, etc.

Coordinador SGI

Abril-2013

08

Se incorporan las siguiente Unidades: Cerro

Colorado, Candelaria Concentradora y Los Bronces
Planta.

Coordinador SGI

Coordinador SGI.

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

revisarn cada vez que exista un cambio en el

procedimiento.

Pgina 8 de 9

EMPRESA DE RESIDUOS RESITER S.A.

PROCEDIMIENTO

Versin
ltima Revisin

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:
Coordinador SGI

Revis:
Asesor SSMA

08

Aprob:
Gerente SSMA

Abril2013

PR-SIGRES-04
Casa Matriz

ANEXO 1 Estructura de los Procedimientos e Instrucciones de trabajo

1.

OBJETIVO

Se debe indicar para qu se hace el procedimiento, cual es su propsito (No es necesario para instructivos o
documentos especficos).
2.

ALCANCE

Indicar la(s) rea(s) que aplican el documento. No es necesario considerar en instructivo.

3.

DEFINICIONES

Definir trminos necesarios para aclarar las actividades descritas en el documento.

4.

RESPONSABILIDADES

reproduccin, uso o difusin, sin el permiso expreso del propietario

Documento Propiedad de RESITER S.A. No est permitida su

Indicar el cargo responsable por la aplicacin del procedimiento. En caso de instructivo indicar cargo que ejecuta la
actividad descrita.
5.

EPP, EQUIPOS Y MATERIALES.

Indica los implementos necesarios para llevar a cabo el documento.

6.

PROCESO

Describir en forma secuencial la actividad que da origen al procedimiento o Instruccin de trabajo, tomando en
cuenta quienes participan, qu hacen, como se hace, cuando y dnde se hace.
Los Instructivos slo describen en forma detallada el COMO se realiza una actividad especfica.
En los Instructivos, se pueden adjuntar registros o formatos tipos, los cuales deben ser llenados solamente si es
necesario.
7.

REFERENCIAS

Listar otros documentos que se requieran para realizar la actividad descrita o forman parte de consideraciones
legales aplicables. Referencias.
(Ej.: otros procedimientos, normas aplicables, etc.)
8.

REGISTROS

Listar aquella documentacin que se genera como resultado de la actividad descrita y que permite demostrar la
ejecucin de la misma. Ejemplos: planillas, formatos, monitoreos, rdenes de compra, etc.
9.

BITACORA DE ACTUALIZACIONES

Se informa (n) la(s) modificacin(es) que el documento ha sufrido producto de lo cual se emite una nueva revisin.
Slo aplicable a partir de la primera modificacin.
Pgina 9 de 9