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ORGANIZACIN DE EVENTOS
ASIGNATURA
Emprendimiento y Creacin de Empresas
DOCENTE
Ernesto Alessandro Leo Rossi
INTEGRANTES
Evelyn Velarde Torres
Christian Rodrguez Almonte
Alejandro Cuba Gamio
Benjamn Paz Martell
FECHA DE PRESENTACIN
25 - 05 - 14
NDICE
RESUMEN EJECUTIVO _____________________________________________________ i
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA _____________________________________________ 1
Informacin de la empresa ____________________________________________________ 1
Misin ___________________________________________________________________________
Objetivos ________________________________________________________________________
Mercado objetivo __________________________________________________________________
Estructura legal de la empresa _______________________________________________________
Propietarios de la empresa y experiencia _______________________________________________
Visin ___________________________________________________________________________
Planes a futuro ____________________________________________________________________
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RESUMEN EJECUTIVO
Nuestro proyecto surge de la necesidad de brindar un servicio y espacios para la
realizacin de Eventos en general y dentro de nuestros servicios ofrecidos consideramos
a las fiestas temticas como nuestro servicio estrella que van ms all de una temtica
en decoracin, hoy ofrecemos convertir a una linda quinceaera en la estrella principal
de la entrega de los premios Oscar o a un aficionado al cine en el actor principal de
TITANIC, la pelcula, nos diferenciamos con un espectculo que refuerce y marque
impacto que transporta a sus invitados al motivo principal del evento siendo cada uno
tratado como parte del reparto y cuya experiencia sea inolvidable.
Uno de los elementos que se toman para decidir la implementacin y operacin de este
tipo de actividad empresarial es que an no se ha explotado eficientemente en la ciudad
de Tacna. A pesar de que el mercado es amplio, debido a la estructura poblacional de la
zona, y se tiene acceso a factores de competencia como la ubicacin, la innovacin, la
calidad, los precios y un servicio garantizado.
Nuestro mercado objetivo ms que todo va dirigido a personas u organizaciones que
buscan una empresa de confianza que logre superar sus expectativas con un servicio de
calidad para sus celebraciones, eventos y recepciones, que tengan un ingreso
econmico elevado, y deseen una planeacin impecable de su evento a celebrar.
El saln de eventos se encontrara ubicado en la esquina de General Suarez y Coronel
Bustios. Cuenta con todos los servicios bsicos como: agua, energa elctrica,
alcantarillado. Las vas de acceso a nuestro saln son avenidas conocidas en nuestra
ciudad.
Para el perfecto funcionamiento de nuestro proyecto, se contara con las siguientes
reas de distribucin: rea de oficina para atencin al pblico, rea de estacionamiento
vehicular, rea de sala de recibimiento para invitados, rea del saln de eventos,
dividido en pista de baile y zona de mesas, rea de baos, rea de servicio para los
alimentos, rea externa de terraza. El personal para iniciar el proyecto consta de un
administrador jurdico legal, un jefe de marketing y publicidad, un jefe de organizacin
y planeacin de los eventos, finalmente un jefe de logstica y abastecimiento en general.
ORGANIZACIN DE EVENTOS
25-5-2014
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
Nuestra empresa est orientada a organizar y
llevar a cabo la realizacin de eventos, segn los
requerimientos del cliente; dentro de nuestros
servicios tenemos las fiestas temticas como el
servicio estrella; todos los eventos se realizan
con un diseo estructurado en interiores,
logstica y una puesta en escena (show) que
trasladen la mente de los asistentes al tema
seleccionado por nuestros clientes; obteniendo
la sensacin de satisfaccin mediante la perfeccin en cada uno de los detalles, siendo
responsables del 100% de la xito del evento.
Nuestros servicios constan de: alquiler del saln, decoracin, servicio de msica, efectos,
show buffet y servicio de atencin.
Informacin de la empresa
Misin
Planear e integrar todos los detalles que requiere un evento exitoso, con el objetivo
principal de que el cliente disfrute de su evento como un invitado ms, sintindose en
cada momento 100% satisfecho con los resultados
Objetivos
-
Mercado objetivo
Nuestro mercado objetivo ms que todo va dirigido a personas u organizaciones que
buscan una empresa de confianza que logre superar sus expectativas con un servicio de
calidad para sus celebraciones, eventos y recepciones, que tengan un ingreso
econmico elevado, y deseen una planeacin impecable de su evento a celebrar.
Visin
Ser un referente en las fiestas temticas a nivel regional, nacional e internacional.
Planes a futuro
Alcanzar y superar las expectativas de cada uno de nuestros clientes con una actitud de
compromiso, integridad y responsabilidad, ofreciendo las mejores opciones con tica,
para que todos los clientes queden satisfechos, y vuelvan a contratar nuestros servicios.
Ventaja Competitiva
Saln exclusivo con infraestructura moderna y elegante
Socios clave efectivos y responsables
Ser unicos en el servicio de fiestas temticas espectaculares.
Ofertas de paquetes de acuerdo a la ocasin.
Realizacin de motivos especiales, acompaados de show en vivo, baile y msica.
Reinventndonos ofertando un servicio distinto a los dems logrando que cada
evento que organicemos perdure en el tiempo como un evento inolvidable.
EQUIPO DE TRABAJO
Administrador jurdico - legal
Responsable de las negociaciones con los socios clave, paras la realizacin de los
eventos. ( coordinar directamente con nuestros proveedores )
Elaborar un calendario de eventos.
Coordinar con el Jefe de logstica los requerimientos extras (que se encuentren
fuera del alcance de nuestra cartera de proveedores).
PLAN DE MERCADEO
Anlisis del mercado
TECNOLGICO
Consumo Mensual Aparente del Mercado: Las personas basaron su consumo una vez al
ao, 2 veces al ao y ms de 2 veces al ao.
Demanda potencial a corto, mediano y largo plazo:
A corto plazo.
Satisfacer las necesidades de los consumidores, as mismo posicionarse del
mercado distinguindose la calidad y servicio.
Mediano plazo:
Satisfacer la demanda en las temporadas ms altas. Es la primavera e invierno, ya
que la gente recibe su reparto de utilidades y su aguinaldo.
Largo plazo:
Contar una variada gama de servicios para todos los gustos y ocasiones, llegando
la posibilidad de crear otro saln en lugar para ampliar nuestro mercado.
Anlisis de la competencia
Competidores existentes:
Nivel de Aceptacin
Empresas
Competidoras
Alta
Quinta
San
Fernando
Regular
Tipo de
cliente que
atiende
Por qu
razn la
elijen?
Quinceaeros
Porque son
los
nicos
lugares con
espacio
amplio
y
dan
el
servicio
completo.
A qu
precio lo
venden?
En
el
Paladar
7000a
12000
( depende
de
cuantas
personas
sean)
Poca
Bodas
Dnde se
comercializa
el producto?
Bautizos
Eventos
general
en
Ya
est
posicionado
en
el
mercado.
Quinceaeros
Club Unin
Bodas
Porque est
ubicado en
una
zona
cntrica
En el
Unin
Club
10000- a
18000
( depende
de
cuantas
personas
sean)
Competidores potenciales:
Nivel de Aceptacin
Tipo de
cliente que
atiende
Empresas
Competidoras
Alta
Regular
Fiestas
Infantiles
Fiestas
Temticas
Quinceaeros
Le Buffet y
Fiestas
Premium
A qu
precio lo
venden?
Cuentan con
lugares
de
amplio
espacio
y
alianzas
estratgicas.
12000- a
20000
( depende
de
cuantas
personas
sean)
Poca
Evento
Empresarial
P&S
Productores
de Eventos
SAC
Por qu
razn la
elijen?
Bodas
Eventos
Empresariales
Cuentan con
ms de 9
locales
internacionalmente
9800a
13500
( depende
de
cuantas
personas
sean)
Competidores Sustitutos
Si bien es cierto que un producto sustituto no podra igualar a un producto real pero de
igual manera constituye una amenaza en el mercado porque pueden alterar la oferta o
la demanda. Por lo tanto debemos estar alertas e informados sobre las empresas.
Estos son constituidos por las Mypes de Alquiler de Telas, Tortas, Catering y Buffet, etc.
Proveedores
Nuestro proveedores principales seran las alianzas con floristeras, pasteleras, buffet,
casas musicales (luces, efectos, sonido), casa de disfraces, para tercerizar algunos de
nuestros servicios ofrecidos o alquiler de sus productos segn la especialidad, porque
an estamos en la etapa de introduccin, ahorramos tiempo y dinero.
Consumidor
A todos nos gusta salir a divertirnos, relajarnos y disfrutar de una fiesta con nuestros
amigos y a fines. Y es por eso que hoy en da se siguen celebrando eventos y es
necesario que existan lugares para llevarlos a cabo y que gente que lo pueda costear
pueda tener acceso a esto.
Mercado objetivo
Caractersticas Principales:
Tener un nivel socioeconmico alto
Ellos tienen el deseo de buscar algo diferente a travs de nuestra idea de
negocio.
Y ms que todo buscan una buena experiencia en su vida, algo inolvidable.
A personas de estilos de vida: Modernas y Afortunados
Dirigido a personas entre las edades de 25 a 54 aos de edad, ya que en esa
edad son responsables de su toma de decisiones.
Estrategia de promocin
Realizaremos un evento de inauguracin, donde se invitara a los gerentes de las
principales empresas de Tacna (nuestros futuros clientes potenciales)
Redes sociales, porque gran parte de nuestro pblico objetivo est conectado al
Facebook, Twitter y por ese medio podemos llegar a ellos.
Pgina Web, ya que ser un portal donde el futuro cliente puede ver fotos, o
fiestas temticas antes ofrecidas por nuestra empresa, para que pueda tener una
mejor experiencia. Y tambin hacer que el cliente participe en un foro dentro de
nuestra pgina donde diga si le gusto o no el servicio que le dimos. Y as todos
puedan interactuar a travs de la pgina.
Se aplicaran descuentos del 2% por pronto pago a todos nuestros clientes.
Descuentos del 3% por eventos con elevada cantidad de asistentes (de 300 a 350
asistentes).
Estrategia de precio
Nuestra demanda es inelstica, pues nuestros clientes aceptan los precios altos,
por la variedad y calidad en el servicioLos precios son en funcin del tema, la
exclusividad y cuanto estara dispuesto a pagar el cliente.
Minimizar los costos y usar los precios psicolgicos.
Estrategia post-venta
Si el cliente contrata nuestros servicios, por lo menos 3 veces al ao. Se har
acreedor a una membreca de cliente distinguido y gozar de descuentos y
grandes beneficios
SISTEMA DE NEGOCIO
Ofertamos nuestros servicios en redes
sociales, contactamos a nuestros clientes y
cerramos citas en nuestros propio local,
para que el cliente compruebe la
diferencia en infraestructura, finos
acabados y seguridad garantizada para su
evento, cliente tiene que entregar el 10%
del costo toal del evento para reservar las
instalaciones de Cuarzo.
Cultura corporativa
Valores:
Confianza
Trabajo en Equipo
Honestidad
Responsabilidad
Puntualidad
Compromiso
ANLISIS DE RIESGO
Riesgos Internos
Que no contemos con el tiempo necesario para la realizacin de los eventos.
Que no se cuente con personal comprometido. No desempeando un buen trabajo.
Que se desvincule algn miembro jefe de algn rea de la empresa.
Que acontezca un acto fortuito en la realizacin del evento que dae la infraestructura o
la integridad de los participantes.
Riesgos Externos
Que algn proveedor no sea puntual con la entrega del material.
Que otras empresas consideradas como competidores existentes presenten precios ms
asequibles.
Que se d por terminado la relacin con alguno de nuestros principales proveedores.
Que acontezca un desastre natural que dae la infraestructura.
Que no se realicen la cantidad de eventos previstos en un periodo.
10
Tendremos una segunda alternativa que brinde la misma calidad de producto que
nuestro anterior proveedor.
Infraestructura antissmica.
Identificar el factor que llevo a la disminucin de produccin de eventos y tomaremos
medidas en reunin ejecutiva.
PLAN DE IMPLEMENTACIN
1.- Jefe de Marketing y Publicidad : administrador de la publicidad en redes sociales
dirigidas, acceder a redes empresariales y buscar contacto directo con clientes para
primera entrevista, desde el primer contacto realizado va virtual, tiene 48 horas para
concretar primera cita con el posible cliente, el asesoramiento ir de acuerdo al cliente
contactado, si es una empresa ir acompaado de nuestro encargado legal y de todo el
material visual concreto posible, cliente elegir la temtica del evento y los posibles
bebidas, cena, bocaditos, torta, mantelera y cristalera realizando la separacin del
local con el 10% como adelanto.
2.- Jefe de Planeacin y Organizacin: encargado de dirigir la segunda cita del cliente, en
la que presentaremos las alternativas seleccionadas como decisin final, esta eleccin
debe hacerse efectiva en una sola cita, con las degustaciones a cargo de nuestros
proveedores seleccionados para dicho evento, el asesoramiento de la mano con el Jefe
de marketing quien tiene amplio conocimiento de gastronoma para dar soporte a que
las elecciones sean las ms adecuadas al cliente en cuanto a combinacin con bebidas a
entregar el da del acontecimiento, adecuando colores y texturas a la temtica del
evento.
3.- Jefe de Planeacin y Organizacin: Empieza a hacer efectivo el desarrollo del evento,
iniciando dicha accin con la designacin de cada uno de nuestros proveedores,
separando agenda con ellos para la fecha pactada mediante contrato, este paso se
11
PLAN FINANCIERO
Errores comunes:
Una idea no solo ser exitosa si es genial. (se debe hacer un estudio preevio)
Contrastar mi idea con amigos o familia.
12
CONCLUSIONES
1.