Para entrar en materia concretamos algunas definiciones de inters para un mejor entendimiento de lo

que es y hace esta rea

Definiciones
Compras: Es la operacin que se propone suministrar bienes o servicios en los trminos, normas o
especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en las mejores condiciones
de calidad, precio y servicio a cambio de dinero
Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de una compra de un bien
o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenecen a la empresa.
Por lo tanto, el rea de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la organizacin, como
son; materiales para construccin, servicios (subcontratos y similares de obra), y otras adquisiciones de
operacin (no aplicadas a obra directamente), en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.
El proceso de compras est compuesto por una serie de actividades y procedimientos bien definidos,
comienza por una requisicin y termina con la entrega de materiales para su aplicacin en obra o para lo
que fue adquirido, esto en lo que se refiere al aspecto tcnico, y en el aspecto administrativo termina
cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del rea, ya
que muchas veces se compromete o incluye en susfunciones la supervisin de la aplicacin real de lo
comprado, cuestin de polticas y procesos de cada organizacin.

Objetivos del rea de compras

a) Generar utilidades en base a la reduccin de costos en todo el proceso de compra (incluyendo la

compra misma) respetando los estndares de calidad que demanda el proyecto, con el fin de mantener
la empresa competitivamente en operacin.
b) Contribuir con la ejecucin y operacin de los trabajos de construccin en tiempo y forma generada por
la planeacin estratgica de adquisiciones en su proceso total.
c) Relacin con proveedores que generen un desarrollo compartido por medio de negocios, alianzas
y capacitacin, entre otros.
d) Generar imagen ocasionada por las buenas prcticas comerciales basado en valores ticos y morales

Funciones del rea de compras

a) Investigacin, evaluacin y seleccin de proveedores y precios.

b) Relaciones comerciales
c) Desarrollo del rea y del personal (compras - control de inventarios)
d) Recepcin, anlisis y registro de requisiciones
e) Elaboracin, emisin y envo de solicitudes de cotizacin
f) Seleccin de proveedores
a) Elaboracin, emisin, envo y seguimiento de rdenes de compra
b) Coordinacin de los sistemas de recepcin, almacenaje, cuidados y entrega de materiales.
c) Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida)
d) Concretar convenios y contratos con proveedores
e) Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisin y pagos)
f) Levantamiento de inventarios
g) Auditora interna administrativa (procesos, actividades y documentos)
h) Supervisin de almacenes y bodegas
i) Investigacin de mercados
j) Prever situaciones de mercados
k) Minimizar o eliminar la interrupcin de los procesos de construccin por falta de materiales
l) Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

Responsabilidades del rea de compras

a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma

b) Elegir, tratar y negociar con proveedores
c) Investigar, cotizar, analizar y actualizacin de precios.
d) Poner en circulacin rdenes de compra y su seguimiento
e) Recepcin, revisin custodia y entrega de adquisiciones
f) Aseguramiento de la calidad
g) Medios de transporte (bsqueda de soluciones y costos)

h) Control de proveedores (cuentas por pagar)

i) Control de inventarios y almacenes
j) Logstica de compras y almacenes
k) Otros menores

La estructura del rea de compras

En la empresa constructora
El organigrama es un marco y campo de accin, el cual define tareas, organiza actividades (divisin
del trabajo) refleja autoridad, obligacin y responsabilidades, define el tramo de control y est sujeto a
procesos y procedimientos de trabajo en la organizacin para el logro de los objetivos y metas generales.
El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay factores que marcan
su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el tamao de la empresa, la necesidad de
compactar funciones en pocas reas, los criterios de considerar a esta rea tcnica o administrativa o
ambas, el asignar actividades o tareas atpicas de la actividad, entre otras.
A continuacin exponen algunos modelos de organigrama del rea de compras.
FIGURA 1. TRADICIONAL

FIGURA 2. COMPETITIVO

FIGURA 3. DIVERSO Y COMPETITIVO

El proceso de compra

El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de la organizacin requiere algun bien o servicio y
lo solicita por medio de una requicion, de ah en adelante se construye una dinamica de procesos y
actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en
comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para lograr
un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo
contribuir en gran medida a la satisfaccion de los clientes.
El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de todas las herramientas adquiridas en base a
experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "comodos" para la organizacin de los
mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos, tiempos y
montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo,
capacitacion, infraetructura, negocios y alianzas, entre otros).
El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes actividades
La requisicion de materiales.
Registro y clasificacion de requisiciones
Localizacion de proveedores
Solicitud de cotizaciones
Analisis de cotizaciones y presupuestos
Seleccion de proveedores y negociaciones
Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y dar seguimiento a estas
Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales
Seguimiento de procesos de proveedores, revision y pago de facturas
Otras actividades indirectas del proceso.
Control de inventarios
Control de cuentas por pagar a proveedores
Generacion y transferencia de informacion a contabilidad
Generacion y transferencia de informacion a gerencia de proyectos
Entre otras.
A continuacion se presenta un grafico de actividades del proceso de la compra mas detallado para
posteriormente analizar concepto por concepto, sus definiciones y sus formas.
EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA

El proceso descriptivo de la compra

1.- LA REQUISICION DE COMPRA

Es la solicitud de cualquier rea de la organizacin de sus necesidades materiales o de servicios
para poder operar correctamente en funcin de un proyecto definido, por su origen y naturaleza la
requisicin puede ser de dos tipos.
a) Requisicin directa. Es aquella que est ligada totalmente a un proyecto constructivo (produccin) y
est reflejada en el presupuesto de obra, como son materiales, subcontratos y mano de obra.

b) Requisicin indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos
de produccin (obra), pero que contribuyen a la operacin de todos los procesos de trabajo de la
organizacin.

Elementos del documento "Requisicin"

Este documento deber contar con suficiente informacin la cual fundamenta su trmite y proceso, por lo
tanto deber contener:
Membrete de la organizacin
Concepto o titulo del documento
Area que requisita
Nombre del solicitante
Proyecto o rea de aplicacin de lo requisitado
Fecha de elaboracin
Cantidad, concepto y caractersticas o especificaciones de lo requisitado
Observaciones
Firmas del solicitante y del comprador receptor de la requisicin
Por lo regular las polticas para el abasto de material despus de ingresar la requisicin se encuentran
establecidas en los procesos de trabajo, esto dependiendo de los tiempos que marque el programa de
construccin.
2.- EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUISICIONES
El comprador deber contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo de documento de acuerdo a
su origen y naturaleza para su registro, esto depende de muchos factores y polticas de la organizacin,
pero sobre todo al tipo de sistemas informticos con los que se cuenten. Un sistema informtico
sofisticado, en automtico cumple con esta funcin el cual relaciona la informacin en cuadros de
interfase, los sistemas debern estar adaptados para dar informacin inmediata del estatus de las
requisiciones
Algunos criterios de registro:
Por proyecto
Por obra
Por solicitante
Por tipo de compra
Por plaza
Por concepto de obra
Por folios

Localizacin de proveedores (fuentes)

La investigacin para la localizacin de proveedores hoy en da es ms rpida y eficiente, por los avances
tecnolgicos y la principal fuente es la internet. La cual nos arroja informacin a nivel local, regional, e
internacional, pero para su localizacin hay que tomar estrategias y planes de investigacin, por lo tanto
enumeraremos las principales fuentes de informacin para nuestro propsito
a) Medios electrnicos.
Directorios telefnicos especializados
Guas de proveedores especializados
Ferias y exposiciones virtuales
Catlogos
Publicidad
Organizaciones de proveedores
Cmaras de la industria de la construccin
otros
b) Medios escritos
Directorios telefnicos
Catlogos
Publicidad
otros
a) Medios personalizados.
Recomendaciones (por compaeros de trabajo, proveedores, subcontratistas, amistades etc., etc.)
Formas de contacto con los proveedores
Entrevista directa con vendedores y representantes de ventas

Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del sector

Por recomendacin
Por concurso o por invitacin
Fuentes de informacin auxiliar del proveedor
Muestras fsicas
Catlogos fsicos
Catlogos virtuales
En la eleccin del proveedor para el envo de la solicitud de cotizacin, se deber crear un criterio para no
saturarse de propuestas, sino, seleccionar las que probablemente darn las mejores condiciones para ser
elegidos como proveedor y debern contar con las siguientes consideraciones
Imagen en el mercado - tamao, capacidad, calidad y servicio (a la vista)
Recomendacin - en base a experiencias o mismas recomendaciones
Criterios en base a las fuentes de informacin - anlisis de su proyeccin y su contenido informtico.

Solicitud de cotizacin

La solicitud de cotizacin es el documento enviado al proveedor para requerirle o solicitarle su cotizacin

o presupuesto de un bien o servicio, con la intensin de su adquisicin por medio de una compra. Este
documento y proceso juega un papel muy importante ya que esta depende de una buena cotizacin del
proveedor, debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la organizacin, su profesionalismo, su
tamao, y su proyeccin, con datos reales o estimados, ya que una buena relacin comercial inicia en
este paso del proceso.
Elementos del documento "solicitud de cotizacin"
membrete de la organizacin
Concepto o titulo del documento
Folio del documento
Fecha de emisin
Nombre del proveedor
Nombre del contacto
Telfono del contacto
Nombre del comprador
Area responsable
Nombre del proyecto
Ubicacin
Clasificacin
Numero de partida.
Numero de catalogo
Cantidad
Unidad
Concepto
Especificaciones o caractersticas del material
Unitario
Subtotal
Impuestos
Total
Tiempos y lugar de entrega (punto LAB)
condiciones de venta
Observaciones
Firma del solicitante
Nmero de copias al pie.
Informacin complementaria de influencia o induccin (proyecciones)
Fecha lmite de recepcin de cotizaciones.
5.- ENVIO DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS
El proveedor enva a las oficinas de la empresa, especficamente al rea de compras su cotizacin o
presupuesto, la cual contiene toda la informacin requisitada respecto del material o servicio sujeto de
futuras adquisiciones, y debern estar claramente especificadas sus condiciones de venta, adems de
sus servicios adicionales, por lo regular este documento contiene la siguiente informacin:
Descripcin del producto (especificaciones, caractersticas, formas, presentacin, empaques y similares)
Precios, crditos, montos, plazos y tiempos de entrega

Caducidad o vigencia de la cotizacin

Y datos generales del proveedor
Otros menores
6.- RECEPCION, EVALUACION Y SELECCIN DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS
La cotizacin es el documento enviado por el proveedor al rea de compras como respuesta a una
solicitud de cotizacin, en la cual hace su propuesta de venta de un bien o servicio y que segn l, son las
condiciones ms ventajosas para la organizacin respecto de precio, calidad y polticas de venta.
Para la seleccin de cotizaciones debern considerar elementos de competitividad del proveedor como
son:
Precio
Calidad
Servicio
Flexibilidad y facilidades (crditos, montos y tiempos)
Otros (fianzas, seguros, garantas entre otros)
Es importante incluir o apoyarse para este tipo de evaluaciones y anlisis, a reas especializadas de la
organizacin para intercambio de criterios y enfoques sobre la cotizacin, reas
como diseo, presupuestos, calidad, supervisin entre otras.
La generacin de cuadros comparativos de presupuestos o cotizaciones son importantes, ya que sern
parte fundamental de la seleccin del proveedor, para poder realizarlos, estos se debern adaptar a las
polticas de la organizacin, ya que muchas veces limitan o condicionan este proceso. Los criterios de
evaluacin debern arrojar resultados con ventajas de rentabilidad a la compra, soportado por un buen
manejo en las variables calidad, precio, servicio y crditos. El manejo de estas variables de alguna
manera marcan el compromiso y/o enfoque de crecimiento, generando prioridades en los conceptos de
competitividad, rentabilidad y productividad.
Importancia e influencia de las variables por su enfoque

Las negociaciones

Una vez terminado el proceso de anlisis, evaluacin y seleccin de presupuestos, se proceder a

negociar, pero para esto, se requiere de experiencia, criterio, capacidad de anlisis, diplomacia
y tolerancia, pero sobre todo, sentido comn.
La esencia de la negociacin es llevar el precio a situaciones o reas cmodas y razonables para la
organizacin, siempre tomando en cuenta que un negocio es parte de dos o ms individuos y que
la equidad es parte fundamental para el xito comercial, que generar una relacin cordial y de respeto en
un marco de cooperacin.
Los aspectos que se debern negociar.
Costos y utilidades (del proceso y la compra misma)
Calidad

Montos y plazos crediticios

Servicios (tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega etc.)
Asistencia (puntual y oportuna)
Devolucin, reposicin, garantas y fianzas
Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas
Algunas herramientas para negociar:
Crecimiento de la organizacin
Proyectos futuros
Desarrollo compartido (alianzas, negocios, etc.)
Ideales (propsitos) y valores de la organizacin
Certidumbre econmica, solvencia, crditos, apalancamientos etc.
Garantas (respaldo de operaciones comerciales)
El comprador deber generar estrategias de negociacin bien fundamentadas, planeadas y dirigidas, con
el objeto de lograr objetivos y metas para el xito de este proceso.
El negociar no es simplemente sentarse a regatear, sino que es satisfacer, convencer y generar
confianza, ganar adeptos, pero sobre todo concretar ese conjunto de ventajas para la organizacin,
ventajas con un valor competitivo, que a su vez contribuyen a satisfacer las necesidades de nuestros
clientes, reflejada en precio y calidad, que sern transferidas por el proveedor.

Seleccin del proveedor

Este se da en funcin a los resultados de las negociaciones, aquel que dio las mejores ventajas para la
organizacin en trminos competitivos.
Aquel (proveedor) que a partir de cumplir con las exigencias, cubri las necesidades de la empresa
ofreciendo ese plus, reflejado en cualquier concepto de negociacin y que cumple con todos los
requisitos.
Requisitos de influencia para la seleccin de proveedores.
Requisitos econmicos - financieros (precio, crditos y solvencia)
Requisitos tcnicos - calidad, infraestructura y produccin
Requisitos administrativos - aspectos legales y administrativos
Requisitos de desarrollo - cooperacin y desarrollo
Recomendaciones organizacionales
El proveedor es una persona o empresa que suministran bienes o servicios por medio de una venta,
generada por una compra de la empresa, por lo tanto este, deber proveer de calidad, de rentabilidad y
de desarrollo, por eso es muy importante mantener relaciones comerciales integras, que marcarn un
crecimiento profesional del comprador y por lo tanto de la organizacin.

La orden de compra

Es el documento que ordena al proveedor el envo o la entrega del bien o servicio adquirido, y que
concreta una compra en los trminos comerciales pactados, con las especificaciones, normas o
caractersticas requeridas, en el lugar y tiempo convenido.
Elementos o componentes del documento "orden de compra"
Membrete de la organizacin
Titulo del documento "orden de compra"
Folio de la orden de compra
Fecha de elaboracin
Referencia a requisicin
Referencia a cotizacin
Nombre del proveedor
Direccin del proveedor
Contacto (ventas)
Telfono
Nombre del comprador
Nombre del proyecto o dpto. requisitante
Ubicacin del proyecto o departamento
Lugar de entrega (punto LAB)
Poltica de crdito y formas
Partida
Numero de catalogo

Cantidad
Unidad
Concepto
Especificaciones tcnicas
Unitario
Subtotal
Impuestos
Total (numrico y escrito)
Observaciones
Firmas de elaboracin y autorizacin
Nmero de copias al pie

El seguimiento de la orden de compra

El seguimiento consiste en la actualizacin de la promesa de entrega del proveedor, la clave no esta en

solo generar un proceso repetitivo de llamadas telefnicas para saber el estatus de la orden de compra,
sino, acelerar el proceso o progreso del envo y entrega del bien o servicio, para que mis plazos
establecidos se cumplan o se mejoren
Herramientas para acelerar el proceso
Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas
Subrayar o enfatizar de repercusiones administrativas
Cancelaciones
Trato amable y cordial a la exigencia
Promesas (fundamentadas) de incrementar su facturacin
Repercusiones legales
Entre otros
No deben de confundirse los anteriores criterios como amenazas que afecten las relaciones comerciales,
esto depende de su manejo y uso, pero sobre todo, su interpretacin.
La confirmacin de la orden de compra es muy importante, ya que el vendedor estar enterado de esta, y
como consecuencia ha verificado y est conforme con los trminos estipulados, adems, que estos son
perfectamente comprendidos mutuamente segn acuerdos previos (esto es bsico en el proceso).

Entrada de material y aseguramiento de calidad

Proceso en el cual empiezan actividades como recepcin, custodia, cuidado y control de los materiales,
pero sobre todo, la aplicacin de logstica de distribucin y los procesos a considerar para la agilizacin
de tiempos de los sistemas establecidos de construccin.
Actividades a la recepcin de materiales.
Verificacin de la cantidad comprada contra lo entregado
Verificacin del buen estado de los materiales
Verificacin de la calidad solicitada
Empaques y presentaciones acordadas
Documentacin en regla /orden de compra, remisin de materiales del proveedor. Etc.)
Devolucin de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso.
Asignacin de la ubicacin de los materiales para su acomodo
Captura o registro en kardex manual o electrnico de la entrada
Actividades de la custodia y cuidados.
Mantener en buen estado y cuidado del material
Poner en prctica polticas (o establecerlas) respecto del manejo y seguir instrucciones de manejo
sugeridas por el proveedor o fabricante en etiquetas
Mantenimiento de las instalaciones
Aseguramiento del almacn
Por todo este proceso, se debern tener que considerar a un encargado del almacn, con experiencia y
habilidades, con cierto nivel de preparacin profesional.
12.- DEVOLUCION DE MATERIALES (NO PROCEDE LA ENTRADA)
Los factores por lo cual procede una devolucin de materiales, son varios, en los que destacan no cumplir
con la calidad, caractersticas, especificaciones, presentacin o simplemente mal estado de los
materiales, entre otros.
Este tipo de devoluciones por lo regular se hace a la entrega, pero tambin se pueden dar una vez
entrada al almacn ya que durante el proceso de construccin y almacenaje pudiesen resaltar a la vista

(calidad) aspectos ocultos que solo con el transcurso del tiempo o por pruebas posteriores cientficas
(de laboratorio) determinen su mala calidad, lo ms deseable es que a la entrega el proveedor presente
una carta de certificacin de calidad del lote entregado, o bien, a la entrega de muestras hacer las
pruebas pertinentes de calidad, que nos den confianza para las futuras adquisiciones.
Para evitar este tipo de acciones perjudiquen las relaciones comerciales con proveedores, se deber
especificar en el contrato, convenio o simplemente en la orden de compra, las acciones o sanciones a
llevar a cabo producto de una mala prctica comercial.
13.- PROCEDE LA ENTRADA DE MATERIAL.
Esta se da cuando el material cumple con todo lo requisitado en todas sus modalidades, calidad, precio y
servicio.
Elementos del documento "entrada de almacn"
Membrete de la organizacin
Titulo del documento "entrada de almacn"
Consecutivo
Fecha
Proveedor
Concepto de entrada
Obra o proyecto
Ubicacin
observaciones
Referencia a orden de compra
Firma del almacenista
14.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (ENTRADA)
El rea de control de inventarios se encargar del registro de la operacin de entrada, la cual deber
informar en lnea a reas fundamentales para su proceso tcnico y administrativo, como es la misma rea
de Compras, Residencia de obra, Contabilidad, Gerencia de proyectos y Supervisin, esta funcin la
puede desempear perfectamente el almacenista como apoyo a control de inventarios como subordinado
en el tramo de control
15.- LA SALIDA DE ALMACEN
Es un proceso en el que se terminan las responsabilidades para el rea de compras en aspectos
"tcnicos" por alguna manera de llamarle as, ya que el proceso general termina con el pago de
la factura que se vern ms adelante.
Las actividades del proceso que se tendrn que considerar son:
Recepcin de la solicitud de material (vale de bodega) requisitado por el residente de obra por medio de
los maestros a su cargo, y/o elaboracin de salida de almacn
Verificacin de los datos del vale que deben contar con informacin como:
Cantidad y concepto solicitado (material)
Destino (obra y frente)
Fecha
Firma del solicitante (maestro de obra o residente)
En formato membretado y foliado
Y/o elaboracin de salida de almacn con sus contenidos (membrete, folio, concepto, cantidad,
Unidad, obra, frente, fecha y firma del solicitante).
Entrega de material
Supervisin de la aplicacin de materiales o servicios (temporales, espordicos permanentes etc.)
Un aspecto de relevancia es que hay materiales que merecen un trato especial por su volumen o por sus
formas de manejo, que debern simplificarse respecto de su entrada y salida, (polticas especiales) pero
que se debern coordinarse con el residente de obra para su ubicacin y evitar prdidas de tiempos por
su manejo en obra (logstica de obra)
16.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (SALIDA)
Al igual que el punto 13 este proceso deber aplicarse para el control tcnico administrativo y por lo tanto
seguir dotando de informacin a las reas de Compras, Residencias de obra, contabilidad, gerencia de
proyectos y supervisin.

Elaboracin y envo de facturas para revisin

Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a las oficinas de la empresa (matriz) el cual se
deber presentar en tiempo y forma de acuerdo a las polticas que se marquen en este aspecto (revisin y
pago), al momento de la recepcin del documento se deber entregar un contra recibo al proveedor con

membrete o sello de la organizacin, el cual deber presentar contra el pago que se le haga
posteriormente al vencimiento del documento.
18.- RECEPCION DE FACTURA POR EL AREA DE COMPRAS.
La recepcin de la empresa enva a el rea de compras las facturas que entran a revisin, para que
verifique y de proceso al documento, o en su defecto, proceder a su devolucin, por no cumplir con los
requisitos establecidos, ya sea de tipo fiscal, contable o administrativo, que estn plasmados en los
contratos, convenios o en la orden de compra, una vez aceptado el documento se procede a la
generacin de pasivos con su registro en cuentas por pagar, la cual deber sujetarse a las polticas de
pago del proveedor que se hayan convenido para cubrir adeudos. El departamento de cuentas por pagar
integrada al rea de compras deber mantener en custodia la documentacin hasta su autorizacin de
pagos, ya que ser soporte de la pliza de cheque referente al proveedor.
Este proceso que es parte de las funciones de compra, constituye la confirmacin y/o notificacin por
parte del proveedor de que el material se ha entregado, o en algunos casos se ha embarcado.

Autorizacin de pago a proveedores

El rea de compras por medio o en conjunto con cuentas por pagar (por su vinculacin) autorizan el pago
del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o por situaciones de montos a tope, los cuales hay
ocasiones que se tienen que subsanar, para no parar la dinmica de operaciones comerciales y de
construccin, generando una orden de pago la cual se enva a bancos o tesorera para su proceso.
20.- TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO
El rea de bancos o tesorera reciben la informacin por medio de la orden de pago para la generacin
del cheque, siempre y cuando el proceso sea por este medio, Adems esta orden deber ir acompaada
de la documentacin que soporte el pago requerido.
Por otra parte, si el pago se hace va transferencia electrnica, las polticas de la organizacin debern
considerar otro tipo de situaciones, pero siempre protegiendo los intereses de la empresa, sobre todo en
aspectos legales que se pudiesen dar por errores o polticas de terceros (Bancos intermediarios),
obviamente, estas debidamente plasmados en contratos o convenios firmados.
Si fuese este el caso de pago, aqu concluira el proceso de compra tcnico y administrativo
21.- RECEPCION DE CHEQUES PARA SU ENTREGA
La recepcin de la empresa recibe los cheques para su entrega, y acatar las polticas y procedimientos
de la organizacin, en los das, horarios y requisitos para este proceso.
22.- EL PAGO A PROVEEDORES
El pago se efectuar en horarios acordados, la entrega del cheque se har al momento de la presentacin
del contra recibo, debiendo firmar de recibido en la pliza que hace referencia al proveedor, las firmas
autorizadas para recoger cheque debern estar autorizadas por el proveedor preferentemente con
identificacin personal.
Las plizas de cheques entregadas debern devolverse a bancos o tesorera, los cheques no entregados
podrn darse en custodia a compras (cuentas por pagar) o a la misma rea de bancos dependiendo de
las polticas o procedimiento de la organizacin, el fin es que ambas reas estn enteradas de que el
proceso se cumpli o quedan pagos en stand by (en espera)
23.- GENERACION DE INFORMACION A CONTABILIDAD.
El rea de compras estar generando informacin al rea contable con la aprobacin y captura de
facturas (pasivos - proveedores) la cual se estar transfiriendo peridicamente de acuerdo a las polticas
de la empresa.
24.- GENERACION DE INFORMACION DE INVENTARIOS
Los almacenes o bodegas estarn generando por medio de su control de inventarios, informacin al rea
de contabilidad que al igual que el punto anterior estar sujeta a periodos, polticas y procedimientos de la
organizacin, independientemente que esta informacin ya se encuentre en lnea para consulta de las
reas competentes.

Fin del proceso

Los procesos anteriores dependen mucho de los sistemas informticos con los que cuente una
organizacin, pero son las bases para adaptar cualquier software al proceso de la compra descrito, que
por su funcionalidad es adaptable y flexible a polticas y procedimiento que una empresa constructora
puede establecer.
EXTRAIDO DEL LIBRO
"LAS COMPRAS Y SU PROCESO"
EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA

GESTIONANDO LA CALIDAD

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos90/area-compras-y-su-proceso-empresaconstructora/area-compras-y-su-proceso-empresa-constructora.shtml#ixzz3MBQm4x00

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2. Los costes de la logstica

Existen grandes variaciones en los costes logsticos entre unas empresas y otras. Estos costes han
quedado reflejados en diferentes estudios que se han ido realizando en diferentes pocas. Los costes
para una empresa parecen oscilar entre menos de un 4 por 100 de las ventas para aquellas que producen
y distribuyen mercancas de alto valor, hasta ms de un 32 por 100 para las empresas que
distribuyen productos de bajo valor.
Las firmas que incluyen procesos de fabricacin experimentan generalmente costes de logstica entre un
10 y un 15 por 100 de sus ventas, mientras que empresas slo comercializadoras tienen costes que
representan alrededor del 25 por 100 de las ventas. Estos costes no incluyen el coste de los productos
que se compran, que vienen a suponer un 50 por 100 de las ventas por trmino medio, como tampoco los
costes financieros por la tenencia de los mismos. Si el coste de estos productos quedara reflejado en los
de logstica, sta se convertira en el rea ms importante de la empresa en cuanto a absorcin de
costes.
Costes logsticos como porcentajes sobre las ventas
Industria

Administra Transport Mantenimient Almacena Recepci Empaqueta Tratamient Tota

_
e
o
_
n
_
o
l
cin
de
miento
y envo
miento
de pedidos
inventarios

Farmacutica 0,7%
s

1,4%

-------

1,2%

0,5%

0,1%

0,5%

4,4
%

Alimentacin 0,4

8,1

0,3

3,5

0,9

-------

0,2

13,4

Bienes
industriales

0,7

5,9

13,7

2,9

0,2

2,0

1,0

26,4

Bienes de
consumo

1,3

8,1

8,5

4,0

0,9

0,9

0,5

24,2

En el mbito de la logstica, un problema bsico es la planificacin de los flujos de transporte que

satisfaga la demanda en los destinos respetando las limitaciones presentes en
el sistema de produccin / distribucin. El uso de diversos modelos de optimizacin
(investigacin de operaciones ? programacin lineal) hace factible reducir notablemente el coste de
distribucin, haciendo de la logstica, y de este aspecto en especial una formidable arma para incrementar
las utilidades y lograr mayores niveles de competitividad.
Dentro de sta misma tnica ha pasado a tener una importancia crtica la gestin de almacenes, pues una
optimizacin de los mismos permite no slo importantes reduccin en materia de costes, sino adems
incrementa la fluidez de los procesos productivos, reduce los cuellos de botella, mejora
la calidad de informacin y los controles de los procesos.
3. Costes ocultos
Las existencias que forman el inventario estn sujetas a diversas circunstancias que suponen una prdida
de su valor real, siendo las causas ms trascendentes para ello la obsolescencia o anticuacin, los
deterioros y los faltantes.
Obsolescencia o anticuacin: Se produce de un modo repentino debido a un cambio tecnolgico, pero
tambin puede ser el resultado de una prdida de actualidad o novedad.
Deterioros: Generados por las manipulaciones a las cuales son sometidos los artculos, pudindose dar
ello tanto en el artculo como en el envase o embalaje. Si el artculo deteriorado es irrecuperable, el coste
de su deterioro equivale a la totalidad de coste del artculo. Si se efectan trabajos para la recuperacin

de los artculos deteriorados, el coste a considerar equivaldr a los costes de estos trabajos de
recuperacin.
Faltantes: Motivados por hurtos o inclusive en ciertos productos a procesos fsico-qumicos.
Tambin deben ser considerados como costes ocultos los trabajos efectuados para el tratamiento de los
pedidos devueltos, las reposiciones, las rectificaciones de envos, los dobles manipulados, las urgencias y
los retrasos que una deficiente organizacin generan, adems de los procesos administrativos y contables
que tales circunstancias obligan a rehacer.
Otros costes ocultos, pero de un carcter diferente a los antes expuestos son los generados por la rotura
del stock. Pues ello da lugar en primer lugar a ventas no realizadas, en segundo lugar la prdida
de imagen, y la prdida de fidelidad de los clientes o consumidores.
4. Objetivos de la Logstica Empresarial
El responsable logstico de una empresa busca, dentro de los objetivos ms generales de sta, sus
propios objetivos funcionales que, bsicamente, deben servir para llevar a la firma hacia las metas
establecidas. En concreto, su misin consiste en desarrollar una relacin de actividades logsticas capaz
de lograr el mayor retorno posible de los fondos invertidos en la empresa. Este objetivo se mueve sobre
dos dimensiones: el impacto del diseo del sistema logstico sobre los ingresos y el coste de dicho diseo.
Los objetivos de la logstica es responder a la demanda, obteniendo un ptimo nivel de servicio al menor
coste posible. Dentro de este gran objetivo, podemos sealar los siguientes:
Suministrar: los productos necesarios, en el momento oportuno, en las cantidades requeridas, con la
calidad demandada y al mnimo coste.
Haciendo prioritarias las necesidades del cliente.
Con la flexibilidad necesaria para cubrir las necesidades del mercado cambiante.
Reaccionando rpidamente ante los pedidos del cliente.
As pues James Heskett nos dice que el objetivo de la logstica es el de responder a la demanda, obtenido
un ptimo nivel de servicio, al menor coste posible.
5. Interrelacin con otros departamentos
Marketing

Diseo de Productos
Envases-embalajes
Pesos-volumen
Paletizacin-manipulaciones

Mercados geogrficos
Localizacin puntos de entrega
Costes de transporte

Unidades de venta
Mnimos de entrega
Tamao de los pedidos

Tipo de canal de venta

Tamao de pedidos
Costes de transporte
Servicio exigido

Estacionalidad
Campaas

Promociones
Necesidad de medios
Costes
Puntos de servicio

Previsiones de ventas
Clculo de necesidades

Ventas

Cobertura de stock
Servicios al cliente

Capacidad de fbricas
Planificacin de necesidades
Stocks de semielaborados

Planificacin ? gestin
Recursos de Aprovisionamiento
Transporte
Stocks de Materias Primas

Produccin

Compras

Finanzas

Costes: Presupuestos logsticos

Inversiones: Control costes
Mrgenes: Inmovilizados

6. Importancia de la funcin de compras

Compras es un trmino utilizado en la industria para identificar las actividades destinadas a
obtener materiales, suministros y servicios. En sentido estricto, las metas de compras implican definir la
necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio aceptable, elaborar el contrato y dar curso para
asegurar una entrega adecuada. De tal modo los objetivos en materia de compra pueden ser definidas
como:
1. Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operacin.
2. Mantener el mnimo nivel de inversin en materia de inventarios.
3. Maximizar los niveles de calidad.
4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.
5. Estandarizar.
6. Comprar materiales al ms bajo coste total de adquisicin.
7. Fomentar las relaciones interfuncionales.
Las adquisiciones contribuyen directamente a los resultados operativos y a las utilidades de una empresa.
El hecho de que compras sea responsable de gastar ms del 60% de los ingresos de ventas de una
empresa manufacturera, hace resaltar el potencial que esta funcin representa para aumentar las
utilidades. El dinero que se ahorre al comprar es dinero que se acumula en utilidades.
7. Fases en el proceso de compras
Operaciones previas

- Conocimiento detallado de las necesidades.

- Determinacin de las condiciones en que esas
necesidades deben ser satisfechas.

Preparacin

Investigacin del mercado.

Preseleccin de los posibles proveedores.

Realizacin

Anlisis y comparaciones de las ofertas.

Negociacin con los oferentes.
Eleccin del proveedor.
Confeccin del pedido.

Seguimiento

Vigilancia y reclamacin de las entregas.

Control cuantitativa y cualitativa de los productos
recibidos.
Conformacin de las facturas.
Eventual devolucin de los productos no hallados
conformes.

Operaciones derivadas

Recuperacin y enajenacin de embalajes,

desperdicios, sobrantes, etc.

Gestin de los stocks de los materiales y productos
adquiridos.

8. El transporte y la logstica
Normalmente, el transporte constituye el coste logstico individual ms importante para la mayora de las
empresas. Se ha observado que el movimiento de carga absorbe entre un tercio y dos tercios de los
costes logsticos.
Con la mejora constante de los transportes, los costes de los productos de mercados distantes pueden
competir con los de otros productores que venden en el mismo mercado. Adems de favorecer
la competencia directa, el transporte de bajo coste tambin estimula una forma indirecta de competencia
poniendo a disposicin de un mercado productos que normalmente no podran soportar los costes de
transporte.
El transporte barato tambin contribuye a la reduccin de los precios de los artculos e insumos, Esto es
as no slo porque se genera un aumento de la competencia en los mercados, sino tambin porque el
transporte es un componente del coste que va parejo con los de produccin, venta y otros costes de
distribucin que conforman el coste total del insumo o producto.
El sistema de transporte est compuesto fsicamente por las redes a travs de las cuales se traslada la
carga y por el equipo utilizado en su transporte. As, tenemos vehculos, terminales, tuberas, autopistas,
vas acuticas, barcos, canales, aeropuertos, puertos, vas frreas, etc.
El usuario del transporte tiene a su disposicin una amplia gama de servicios, auque todos estn
centrados en torno a los cinco medios bsicos (ferrocarril, camin, barco, oleoducto y avin). La variedad
es casi ilimitada; desde combinar los cinco medios, a utilizar slo uno de ellos, pasando por las agencias
de transporte, las asociaciones o los agentes de carga. De todas estas opciones, el usuario debe elegir
aquella, o una combinacin de varios servicios, que le ofrezca el mejor equilibrio entre la calidad y el coste
del servicio.
A los efectos de poder decidir sobre que servicio o combinacin de servicios utilizar debe ser considerado
teniendo en cuenta los objetos a transportar, el coste, el tiempo medio de entrega y variabilidad del
mismo, y las prdidas y daos.
Coste. El coste del servicio para la empresa que enva la mercanca esta dada por el coste del medio del
cual se hace uso, ms unos costes accesorios o terminales que se pagan por servicios adicionales que se
suelen proporcionar. en el caso de un servicio de alquiler, el coste total del servicio est compuesto por la
tarifa que se cobra por el transporte de productos entre dos puntos, ms los costes adicionales como la
recogida en el punto de origen, la entrega en el de destino, los seguros o la preparacin de las
mercancas para el transporte. Cuando el servicio es propiedad de la empresa que enva los productos, el
coste del mismo es una parte de los costes relevantes del envo en cuestin. Estos costes relevantes
incluyen elementos como el combustible, el trabajo, el mantenimiento, la depreciacin del equipo y los
costes administrativos.
El coste de los servicios (por tonelada-milla) vara mucho de un tipo de servicio a otro. As tenemos que el
transporte areo es el ms caro, mientras que el de los oleoductos es el ms barato. El transporte por
camin es aproximadamente cinco veces ms caro que el de ferrocarril, y ste, a su vez, cinco o seis
veces ms caro que el transporte fluvial o por oleoducto.
La comparacin entre los costes con el fin de elegir un servicio de transporte debe hacerse siempre en
base a los costes reales producto de la mercanca especfica que se va a transportar, la distancia y
la direccin del transporte, y el manejo especial que pudiera requerir.
Tiempo de entrega y su variabilidad. Repetidos estudios e investigaciones han demostrado que el tiempo
medio de entrega y su variabilidad es el factor ms importante a la hora de definir y evaluar el
funcionamiento de un servicio de transporte. Por tiempo de entrega se suele entender el tiempo medio
que lleva trasladar un envo desde su punto de origen hasta su destino.
Los diferentes medios de transporte difieren en si proporcionan o no una conexin directa entre los puntos
de origen y destino, como puede ser el transporte areo de una carga entre dos aeropuertos. No
obstante, a efectos prcticos es ms real medir el tiempo de entrega "puerta a puerta", considerando
todos los medios implicados en el transporte.
La variabilidad se refiere a las diferencias normales que suele haber en el tiempo de entrega de los
envos. Incluso si tenemos una serie de mercancas con el mismo punto de origen y destino, y que van a
ser transportadas por el mismo medio, el tiempo de trnsito no ser necesariamente el mismo para cada
una de ellas. Esto se debe a diferencias en factores tales como el clima, la congestin del trfico, el

nmero de paradas en el camino o el diferente tiempo de consolidacin de los envos. Por ello, la
variabilidad del tiempo de trnsito es una medida de la incertidumbre del funcionamiento del servicio de
transporte.
Prdidas y daos. Dado que los diversos medios de transporte difieren tambin en su capacidad de llevar
la carga sin prdidas ni desperfectos, estos dos factores deben tenerse muy en cuenta a la hora de
seleccionar el medio ms apto para el transporte de los productos.
Las empresas de transporte tienen la obligacin de llevar las mercancas con una prontitud razonable y de
hacerlo con el suficiente cuidado de manera tal de evitar daos y desperfectos. Esta responsabilidad se
ve mitigada si las prdidas o los daos son la resultante del azar, fallos de quien enva los productos o por
cualquier otra causa que est fuera del control del transportista. Aunque normalmente las compaas de
transporte, tras una presentacin adecuada de un recurso por parte del cliente, asumen las prdidas que
pueda sufrir el envo, existen cientos costes que la compaa que va ha hacer el envo debe conocer
antes de elegir su medio de transporte.
Las prdidas ms serias que potencialmente puede sufrir la empresa que enva las mercancas tiene que
ver con el servicio al cliente. En principio, los productos que se envan pueden servir para reponer el
inventario de un cliente o para su uso inmediato. Un retraso o unas mercancas que llegan inutilizables
significan inconvenientes para el cliente, con mayores costes de inventario debido al aumento de
situaciones de no disponibilidad de stock, y vindose obligado a hacer nuevos pedidos de reposicin
debido a que no se han recibido los anteriores pedidos tal como estaba planificado. El proceso de
reclamacin puede ser largo, consumindose tiempo en reunir todos los factores y hechos relativos a la
reclamacin.
En cuanto a la probabilidad de daos y desperfectos, si sta es alta suele obligar a hacer un
empaquetamiento de mayor proteccin del envo, con la incidencia que ello representa en el coste
logstico.
9. Servicios coordinados
En los ltimos aos ha habido un renovado inters por la idea de coordinar los servicios con ms de un
medio de transporte. La caracterstica ms importante de la coordinacin es el libre intercambio de equipo
entre los diferentes medios. Ejemplo de esto es el transporte de un camin en avin, o el de un vagn en
barco. Este intercambio de equipos crea servicios de transporte de los que no puede disponer el usuario
de un solo medio de transporte. Normalmente, los servicios coordinados son un compromiso entre los
servicios que ofrecen las empresas de manera individual.
Esto implica que el coste y las caractersticas de funcionamiento se sitan entre las correspondientes a
los medios implicados.
Existen diez posibles combinaciones de servicios coordinados:
1. Tren ? Camin
2. Tren ? Barco
3. Tren ? Avin
4. Tren ? Oleoducto
5. Camin ? Avin
6. Camin ? Barco
7. Camin ? Oleoducto
8. Barco ? Oleoducto
9. Barco ? Avin
10. Avin ? Oleoducto
Siendo el servicio combinado "Tren ? Camin" el que mayor aceptacin y utilizacin est teniendo. La
combinaciones "Camin - Barco" y "Tren ? Barco", empleando barcos contenedores est obteniendo una
muy fuerte aceptacin, especialmente en el transporte internacional de mercancas.
10. Combinacin "Tren ? Camin"
La combinacin tren-camin implica el transporte de camiones-remolque, o mejor an slo el remolque o
bien un conteiner sobre vagones de tren, generalmente a distancias mayores que las que suele recorrer
un camin. Esta posibilidad ofrece la combinacin de la comodidad y flexibilidad del transporte por
carretera, con la economa del servicio a larga distancia del ferrocarril.
El coste total es menor que si se emplease nicamente el camin, hecho que ha permitido ampliar el
rango econmico de empleo de este medio. Adems, con esta combinacin, los trenes han sido capaces
de compartir el trfico que normalmente se transportara por carretera. Finalmente, el usuario se beneficia
de la comodidad del servicio puerta a puerta a largas distancias y a un precio razonable. Todos estos
rasgos han hecho que el servicio combinado tren-camin sea el ms popular de su categora.

11. Sistema de almacenamiento

El empleo de inventarios surge como una herramienta capaz de mejorar ostensiblemente la coordinacin
entre la demanda y el suministro, logrando al mismo tiempo que los costes totales sean ms bajos. Es el
mantenimiento del inventario el que exige realizar las actividades de almacenamiento y manejo de
mercancas, por lo que ms que como una necesidad, ambas tareas surgen como una conveniencia
econmica.
Los costes de almacenamiento y manejo de mercancas se justifican en funcin de que pueden
compensarse con otros como los del transporte, o los de produccin-compras. Esto es as ya que, por
ejemplo, el almacenamiento de un producto puede significar menores costes de produccin si sta evita
tener que ajustarse a las necesidades de una demanda con grandes variaciones o incertidumbre.
Tambin el almacenamiento de mercancas puede llevar a tener menores costes de transporte, dado que
es posible hacer envos mayores y, por tanto, ms econmicos. De esta forma, el objetivo que se plantea
es emplear la cantidad suficiente de almacenamiento, de tal manera que se pueda obtener un buen
balance econmico entre los costes de almacenamiento, produccin y transporte.
12. Cuatro razones para efectuar almacenamiento
Reduccin de los costes de produccin-transporte. El almacenamiento y el inventario asociado al mismo
son dos factores que generan nuevos gastos. No obstante, ese aumento de costes se compensan con la
disminucin de los transportes y produccin, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos.
Coordinacin de la demanda y el suministro. Las empresas que tienen una produccin de carcter
estacional y una demanda razonablemente constante suelen tener problemas de coordinacin entre la
demanda y el suministro. Un claro ejemplo de ello son las empresas de alimentacin, ya que, para
mantener su oferta de frutas y vegetales enlatados, deben almacenar toda su produccin en las pocas
de recogida con el fin de abastecer el mercado el resto del ao. Por el contrario, las empresas que deben
suministrar un producto o un servicio de carcter estacional y con demanda incierta normalmente
producen de forma constante durante todo el ao con objeto de minimizar los costes de produccin y de
crear los inventarios suficientes para dar respuesta a la demanda que se pueda generar en las pocas de
venta.
Ejemplos de este tipo de empresas son los fabricantes de aparatos de aire acondicionado o de muecos
de Navidad. Otro factor que puede crear la necesidad de emplear almacenes son los precios de los
productos. Aquellas mercancas y artculos que experimentan grandes variaciones en el precio de un
perodo a otro pueden obligar a las empresas a hacer compras de los mismos por adelantado, de modo
que se obtengan a precios ms bajos, compensando as el coste de los almacenes necesarios para su
mantenimiento.
Apoyo al proceso de produccin. El almacenamiento puede formar parte del proceso de produccin. La
fabricacin de ciertos productos, como quesos, vinos o licores, requiere un perodo de almacenamiento
para su maduracin.
Apoyo al proceso de comercializacin. La comercializacin generalmente se ocupa de cundo y cmo
estar disponible el producto en el mercado. El almacenamiento se emplea aqu para dar valor a un
producto, de modo tal que si se almacena el mismo cerca del cliente, el tiempo de entrega disminuye.
Esta mejora en el servicio al comprador puede generar un incremento de las ventas.
13. Conclusiones
El objetivo de la logstica es:
Hacer prioritarias las necesidades del cliente.
Introducir la flexibilidad necesaria en la distribucin para satisfacer las necesidades de un mercado
cambiante.
Reaccionar rpidamente ante los pedidos del cliente.
Eliminar todos los stocks innecesarios haciendo que en los pedidos del cliente "tiren" del proceso
productivo.
De ello se tiene una clara visin de su importancia estratgica. Conforme las empresas se esfuerzan por
lograr un nivel ms elevado de competitividad a nivel mundial, la administracin eficaz de la logstica, con
especial atencin a las compras, la gestin de materiales y la distribucin de los productos y servicios, se
ha convertido en un campo de gran inters, pasando a desempear un papel crtico en la reestructuracin
y restauracin de las industrias que intentan ganar, o recuperar, una posicin mundial.

Los lderes de la industria reconocen que para alcanzar una competitividad global, se necesita
una administracin eficiente de los recursos productivos y materiales de la organizacin. Costo, calidad y
entregas, se han vuelto palabras claves en las operaciones de manufactura.
En el esfuerzo por igualar y sobrepasar a la competencia, las empresas tienden a considerar cada vez al
rea logstica, no slo como una funcin necesaria, sino como un arma estratgica. Con este criterio
muchas empresas han realizado profundos cambios en sus estructuras organizacionales a los efectos de
lograr mayores niveles de consistencia en sus capacidades competitivas.
En la logstica, la reduccin de costes se plantea como objetivo bsico, pero debe atenderse a que tal
reduccin no deteriore el nivel de servicio, buscando la mejora de costes a travs de la reorganizacin de
las actividades y mejorando la coordinacin, pero por sobre todo mejorando de manera continua
performance en materia de calidad y productividad para la empresa en su conjunto.
La gestin de logstica en las empresas ha pasado a tener una importancia creciente en la conservacin
de la salud de las organizaciones en general. Basta para ello con observar el incremento en el costo
de capital, para percibir la mayor preocupacin de las empresas por los excesos de inventarios, mucho
ms cuando la incertidumbre econmica y, en particular, las oscilaciones de la recesin son
problemticas desde el punto de vista de la planeacin de materiales.
14. Anexos
ANEXO 1 ? Actividades Logsticas
Actividades clave
1. Servicio al cliente
Cooperacin con el departamento de ventas

a.
b.
c.

Determinacin de las necesidades y deseos del

usuario en relacin al servicio logstico.
Determinacin de la respuesta del cliente al
servicio que se le ha dado.
Establecimiento de los niveles de servicio al
cliente.

2. Transporte

a.
b.
c.
d.

Seleccin del modo y medio de transporte.

Consolidacin de envos.
Establecimiento de rutas de transporte.
Distribucin y planificacin de los vehculos de
transporte.

3. Gestin de Inventarios

a.

Poltica de stocks tanto a nivel de materias

primas, como de produccin final.
Proyeccin de las ventas a corto plazo.
Relacin de productos en los almacenes.
Nmero, tamao y localizacin de los puntos de
almacenamiento.
Estrategias de "entrada-salida" de productos
del almacn.

b.
c.
d.
e.

4. Procesamiento de pedidos

a.
b.
c.
d.

Determinacin del espacio de almacenamiento.

Diseo del almacn y de los muelles de carga y
descarga.
Configuracin del almacn.
Ubicacin de los productos en el almacn.

Actividades soporte
1. Almacenamiento

2. Manejo de las mercancas

a.
b.
c.
d.

Determinacin del espacio de almacenamiento.

Diseo del almacn y de los muelles de carga y
descarga.
Configuracin del almacn.
Ubicacin de los productos en el almacn.

a.

Seleccin del equipo.

b.
c.

Procedimientos de preparacin de pedidos.

Almacenamiento y recuperacin de mercancas.

3. Compras

a.
b.
c.

Seleccin de las fuentes de suministros.

Clculo de las cantidades a comprar.
Seleccin de los momentos de compra.

4. Empaquetamiento ? Diseo de funcin

a.
b.
c.

Del tratamiento.
Del almacenamiento.
Del nivel de proteccin contra prdidas y
desperfectos.

5. Planificacin del producto

Cooperacin con el departamento de produccin

a.

Especificando las cantidades de los

componentes.
Estableciendo la secuencia y el ciclo de
produccin.

b.

6. Gestin de informacin

a.
b.
c.

Recogida, almacenamiento y manipulacin de

informacin.
Anlisis de datos.
Procedimientos de control.

Anexo 2 - Resultados de los cambios en logstica en los Estados Unidos

Conceptos

1988 1990 1995

Rotacin de los stocks por ao

6,0

Pedidos completamente servidos (en %)

90,5 92,8 95,2

Pedidos servidos con retrasos (en %)

8,1

6,5

4,2

Duracin del ciclo del pedido (en das)

5,0

4,5

2,9

Duracin del transporte de las mercancas (en das) 3,0

2,8

2,0

Coste logstico (ndice)

90

86

100

6,5

8,0

Anexo 3 - Objetivos de Compras

Reduccin en roturas de stock.
Equilibrio y reduccin de existencias.
Incremento de la disponibilidad de existencias.
Mejora de los costes de los productos.
Mejorar la programacin.
Mxima aproximacin al JIT (Just in Time).
Mejora en el nivel e servicio.
Anexo 4 ? Clasificacin de los medios de transporte en funcin del coste y de las caractersticas
de operacin del servicio
Medio de
Coste por
Tiempo medio
Variabilidad del
Variabilidad del
Prdidas y
transporte tonelada-milla
de entrega
tiempo de entrega tiempo de entrega desperfectos
1 = ms alto (tiempo puerta a puerta)
Absoluto
Porcentaje
1 = menor
1 = ms rpido
1 = menor
1 = menor
Ferrocarril

Camin

Barco

Oleoducto

Avin

Anexo 5 ? Ratios
Actividad Neta

Velocidad Manipulacin

Velocidad de reparto

Trfico

Velocidad transporte

Rendimiento almacn

Grado de utilizacin

Rendimiento espacio

Grado fraccionamiento

Grado de densidad

Entrega media

Rendimiento transporte
=
Ciclos transporte

15. Bibliografa
Business Logistics Management ? Ronald Ballou ? Prentice-Hall Inc. - 1985
Logstica. Aspectos estratgicos ? Martn Christopher ? Editorial Limusa ? 1999
Logstica de Aprovisionamiento ? Bernardo Prida Romero y Gil Gutirrez Casas ? McGraw Hill ? 1997
Manual de Logstica Integral ? Jordi Pau Cos y Ricardo de Navascus ? Editorial Daz de Santos ? 1998
Optimizacin del transporte ? Enrique Parra Iglesias - Editorial Daz de Santos ? 1999

Autor:
Mauricio Lefcovich
Consultor en Administracin de Operaciones
TRABAJO CORRESPONDIENTE A JUNIO/2006

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos36/logistica/logistica2.shtml#fases#ixzz3MBR1OSMb

TEMA 2:
EL PROCESO DE COMPRAS
INTRODUCCIN
Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del
trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar
costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales
directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la
empresa tenga xito o fracaso.
En esta unidad estudiaremos en qu consiste el proceso de compras, la solicitud de
ofertas y presupuesto y la evaluacin de las mismas para adquirir el producto ms idneo
en cada momento.
2.1. EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para
estar preparado antes de que surja la necesidad.

Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de

materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan
afectar a la economa de la empresa.

Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas,
compararlas y examinarlas.

Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio,
la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto.

Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la
oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un
documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material
solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado
a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa
industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La
empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y
por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades
del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una
decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.
2.1.1. TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:
Compras especiales.

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador,
mquina, mobiliario, vehculos ); es decir, no compramos materiales para transformar o
artculos para la venta.
La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de
compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o
largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos
bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando
se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la
demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo
de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca.
Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo
riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios
de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio
extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir
necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica
para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al
ritmo de los cambios rpidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se dispone de
tiempo para comparar presupuestos.
2.2. PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la
empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de
bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

Guas telefnicas, pginas web.

Organismos Oficiales.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Prensa y revistas especializadas.

Ferias y exposiciones del sector.

Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener
informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los vendedores de la empresa
suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios
proveedores o zonas geogrficas que concentran las fbricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la
moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa ms puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en
una ciudad cuando la empresa est a muchos kilmetros de ella y quiere tener una representacin en
el mercado central.

Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera
a precios razonables.
2.3. ANLISIS DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a travs de su departamento de
compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno
denominado boletn de compras; en l se detalla las caractersticas del material que
necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificacin
antes de iniciar los trmites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o
informacin de los materiales. El proceso es el siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mnimos.

Comprobar si el artculo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera
vez.

Clasificar los boletines por materiales homogneos o adquiridos del mismo proveedor.

Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de
entrega, las condiciones financieras, etc.
2.4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de peticin de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una
prctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

Cuando inicia por primera vez la actividad.

Cuando tiene que comprar un producto nuevo.

Cuando no est satisfecha con los proveedores habituales.

Para ampliar la cartera de proveedores.

Para responder a la publicidad recibida.

Sin embargo, como el proceso de peticin de ofertas supone un coste econmico, nos
aseguraremos de enviar la solicitud slo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta
de nuestro inters y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.

Adems, dependiendo de la poltica de compras que adopte la empresa tambin existen

varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a
ambos. Estos factores son:

El tipo de producto.

La cantidad solicitada en cada periodo.

La ubicacin de la tienda.

Los servicios ofrecidos por el proveedor.

2.4.1. QU INFORMACIN DEBEMOS SOLICITAR?
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta
o personalmente para solicitarles la informacin que necesitamos conocer. La informacin
gira en torno a tres aspectos:
Condiciones econmicas.

Precio por unidad y por lote.

Descuento comercial.

Rappels y su aplicacin.

Gastos de envases y embalajes.

Gastos de transporte y seguro.

Forma de pago.

Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones tcnicas.

Caractersticas tcnicas.

Calidad.

Embalajes especiales.

Instalacin y montaje.

Tiempo de garanta.

Formacin de los usuarios.

Repuestos y mantenimiento postventa.

Servicios postventa.

Plazo de entrega.

Devolucin de excedentes.

Revisin de precios.

Otros servicios.

_____________---

Proceso de Compras
Como t bien sabes las Empresas no son autosuficientes, stas dependen de terceros o elementos
externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima,
materiales, mquinas, equipos, servicios, y un sin nmero de insumos que provienen del ambiente
exterior.

Como conclusin de lo anterior, puedes observar que para que las Empresas inicien sus
operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su
abastecimiento garantizado.
Contesta en forma breve segn tus conocimientos y en la empresa, cul es el organismo

encargado de satisfacer los requerimientos de materias prima e insumos?.

Si no sabes!, No te preocupes, la respuesta a esta pregunta investgala con tus compaeros

en la biblioteca, y si puedes visita una empresa de tu localidad.

Concepto de Compra
La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de proveedor o
fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de negociaciones de precio y
condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepcin de las mercaderas correspondientes
para controlar y garantizar el suministro de la adquisicin.

Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen caractersticas
propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuacin:

a. Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de la

Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de
Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las
necesidades de la Empresa con sus proveedores.

b. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el

abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la
empresa. Adems la colaboracin en la administracin de los recursos
materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quin, cmo y cundo
comprar, puede traer consigo mayores economa y ganancias para la Empresa.

c. Organizacin de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo

tanto sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao,
organizacin y situacin geogrfica. Dentro de todas la diferencia, podemos,
establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra
puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o
desventajas.
Para tu mayor comprensin te explicamos ambos tipos de organizacin.

1. Organizacin Centralizada:

Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, seccin o

encargado de compras.

Las ventajas de este sistemas son:

Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras

en grandes cantidades.

Calidad uniforme de los materiales adquiridos.

Mayor especializacin de los compradores.

Organizacin de los procedimientos de compras.

Las desventajas de este sistema son:

Poca flexibilidad.

No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos

de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

2. Organizacin Descentralizada:
Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras
para atender sus necesidades especificas y locales.

Las ventajas de este sistema son:

Mayor conocimiento de los proveedores locales.

Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa.
Agilidad en las compras.

Entre las desventajas ms importantes se destacan:

Permite un menor volumen de compra.

No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra.
Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
Ausencia de compradores especializados.

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