SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Definicin de un Sistema de Informacin:

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin
de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza
diversa y normalmente incluyen:
El equipo computacional, (Hardware)
El recurso humano que interacta con el sistema de informacin.
Los datos, o informacin fuente, que son introducidos al sistema.
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)
Actividades Bsicas de un Sistema de Informacin:
Entradas de informacin. Que es proceso mediante el cual el Sistema de Informacin
toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales
o automticas.
Almacenamiento de Informacin. A travs de esta propiedad el sistema puede reconocer
la informacin guardada en la sesin o proceso anterior.
Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar
clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estas caractersticas
de los sistemas permiten la transformacin de datos fuentes en informacin que puede ser
utilizada para la toma de decisiones.
Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar
la informacin procesada o bien datos de entrada, al exterior.
El Administrador y los Modernos Sistemas de Informacin:
Los modernos sistemas de informacin estn cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues
automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan informacin de apoyo al
proceso de toma de decisiones y, lo que es ms importante, facilitan el logro de ventajas
competitivas a travs de su implementacin en las empresas.
Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin
Sistemas Transaccionales Automatizacin de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y de
Recursos Humanos.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan informacin que sirve de apoyo al
proceso de toma de decisiones.
Sistemas Estratgicos: Para lograr ventajas competitivas a travs de su implementacin y
uso.
Planeacin del sistema de Informacin Administrativa
La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Y el desempeo
eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano
lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y quin lo har. La planeacin
tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el

futuro.
Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin gerencial es
bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las
organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan
solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo. Existen 2 enfoques
para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:
Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus el sistema que
satisface las necesidades resultantes.
Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva ms
amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces del producto y una mejor utilizacin
de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se
elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
Pasos En La Elaboracin Del Plan Estratgico Del SIA.
Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que ser elaborado.
Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnolgicos que se prevn en los futuros
SIA.
Estudiar la posicin estratgica de la compaa.
Determinar el entorno en que el SIA cumplir su cometido.
Definir las restricciones y especificar las polticas que se seguirn en la instalacin del
SIA.
Establecer los objetivos estratgicos del SIA.
Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan
revisin con mayor urgencia.
Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.
Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se
requieren.
Necesidad de la Planeacin de Sistemas
El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las actividades, equipo,
personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas
y la compaa en su conjunto.
Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos
mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos de estos
ltimos se cuentan: la automatizacin de nmina y de las funciones administrativas, el
pronstico de ventas, el control de inventarios y la introduccin incontrolada de
computadoras personales.
Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma fragmentada de

realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creacin de barreras de la

comunicacin entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas,
con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que
prescinden de la forma en que interactan con los sistemas en otras partes de la
organizacin.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la informacin
referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que
tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexin entre
ellos.
El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto ms tiempo se posponga un plan
maestro, ms caras resultarn las revisiones que se necesitarn para unificar y estandarizar
el modo de aplicar el mtodo al diseo de sistemas integrados.
Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las
primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas
computacionales y de su informacin. Ni tampoco han comprendido la inversin que esto
representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa.
En los ltimos aos las empresas han advertido la necesidad de lograr una integracin
realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Informacin
Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integracin es necesario
definir las polticas de la empresa sobre la informacin y preparar planes estratgicos y a
corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Informacin:
Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los planes estratgicos a corto
plazo.
Concentrarse en los objetivos del SIA.
Planear la asignacin de recursos destinados a la introduccin del sistema de
informacin administrativa.
Garantizar un desarrollo eficiente y sistemtico de los sistemas de informacin.
Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA.
Equilibrar los costos y beneficios del SIA.
Aumentar la participacin de los usuarios en el diseo de los sistemas, con los cuales se
evita una resistencia al cambio.
Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser incorporados a los planes de la
compaa para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presin de las
operaciones. Ms aun, al incluir los planes del sistema de informacin administrativa en los
estratgicos y a corto plazo, la gerencia har de definir los objetivos de los sistemas futuros
de informacin.
Al planear la instalacin del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con
ello se asegura mejor que ser introducido conforme vaya necesitndose.

El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede ser muy costoso. Por
consiguiente, son indispensables su planeacin y control. La planeacin de los objetivos
tcnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han
de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalacin del
sistema.
Objetivos de la planeacin de SIA.
La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones
necesarios para alcanzar un objetivo. La planeacin puede ser til y debe comenzar slo
cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan
maestro a menos que los objetivos globales estn bien detallados y se conozcan bien.
La funcin de planeacin de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas
propuestos en funcin de los criterios de planeacin cuyo fin es reducir al mnimo el
nmero de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeacin de sistemas son:
Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran
aplicacin en las lneas organizacionales.
Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en
trminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de xito.
Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes.
Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso instalar, operar
y darles mantenimiento.
Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de informacin congruentes,
generales, nter organizacionales y que abarquen toda la empresa.
Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeacin del sistema de informacin administrativa son:
Que el SIA. Forme parte del plan estratgico de la compaa
Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan estratgico.
Tcnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas
Bsqueda de la Informacin
Cuanto ms sepa un analista acerca de la compaa u otra institucin, ms eficiente ser en
su trabajo con los sistemas. Bajo la presin del tiempo en situaciones reales, a menudo debe
trabajar sin una investigacin exhaustiva.
La bsqueda de informacin constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en
formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario,
consiste en aplicar varias tcnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas
perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratar de averiguar:
Qu se est haciendo

Por qu se est haciendo.

Cmo se est haciendo.
Quin lo est haciendo.
En la mayor parte de los sistemas, el analista reunir los datos en los siguientes niveles:
Ambiente de la industria y de la compaa.
La industria
La compaa y la alta gerencia.
La gerencia media.
Gerencia de primera lnea y sistemas de operacin.
Tratndose de proyectos pequeos, el analista se centrar exclusivamente en los niveles
inferiores de la compaa.
Los gerentes toman decisiones estratgicas, decisiones tcticas y decisiones de
implantacin. Bajo esos encabezados buscamos informacin que les ayude a:
Descubrir las oportunidades de la compaa en el mercado.
Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compaa.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, produccin, finanzas y otros sistemas dentro
de la compaa, los cuales estn relacionados con el sistema total de operaciones.
Fijar normas de funcionamiento, mtodos de medicin y tcnicas de control sobre
actividades a largo plazo y operacionales.
Lograr mayor eficacia (consecucin de metas) y eficiencia (disminucin de costos).
Prevenir desastres.
Mtodos de bsqueda de datos.
Los mtodos de bsqueda de datos aportan informacin slo en uno o en varios niveles.
Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de
utilidad. He aqu los mtodos.
Buscar organigramas, misiones de la organizacin.
Buscar la documentacin referente al actual sistema de informacin administrativa.
Examinar los planes de la distribucin fsica de oficinas y plantas.
Realizar un anlisis en la estacin de trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organizacin relacionada con el
proyecto en cuestin.
Determinar mediante muestreo estadstico el nmero de transacciones diarias de cada
tipo que interviene en el sistema de informacin administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus
necesidades de informacin, los problemas que advierten y lasdecisiones que toman. Una
adecuada preparacin de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y
habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rgida.
Elaboracin de tcnicas de entrevista.

El diseador del sistema de informacin administrativa (SIA) entrevistar a los gerentes y a

otras personas de rango ms alto que el suyo en la organizacin.
Si quiere recibir la informacin deseada y ser objeto de consideracin, tiene que ahorrarles
el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparacin antes de entrevista.
Primero, el analista tratar de aprender lo ms posible sobre la actividad del gerente.
Aprovechar al mximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo.
Deber imaginar mentalmente la posicin del gerente para saber cul ser la reaccin de
ste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas,
durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobacin antes
de presentar la propuesta del proyecto.
Programa.
El entrevistador deber establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas
para cumplir con los honorarios de los gerentes.
Aprobacin
El analista necesita la aprobacin de un gerente para entrevistar a los subordinados de ste
o buscar informacin aplicando tcnicas.
Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con
recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la
confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un
trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solucin puede colaborar
mediante el sistema de informacin administrativa.
Realizacin de la entrevista.
El Analista de Sistemas procurar:
Encontrar un lugar donde no haya distracciones.
Realizar la entrevista para aprender.
Tener y mostrar inters por lo que dice el entrevistado.
Escuchar, lo cual significa que permitir el entrevistado hablar con absoluta libertad.
No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al analista
penetrar ms a fondo en los problemas.
Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud. Pero nunca
finalizar de modo abrupto.
Anlisis en la estacin de trabajo.
Este anlisis es un mtodo que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la
salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los
"nodos" del sistema de informacin.
Ttulo y la descripcin del puesto.
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un ttulo y una descripcin.

Una buena descripcin contiene tres elementos:

El ttulo del puesto y la relacin jerrquica,
Un resumen de objetivos y funciones,
Una lista completa de responsabilidades.
Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y
las salidas de la estacin de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el
contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.
Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por
computadoras personales, terminales de video, mquinas de escribir, archivos tubulares,
telfonos especiales, mquinas reproductoras y estampadoras.
Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.
Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirn las interacciones entre las
estaciones son una importante consideracin en la distribucin de las oficinas.
Medicin del trabajo.
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el nmero de estaciones de trabajo,
puede servirse del anlisis de mtodos y de un estudio de medicin del trabajo. Ese estudio
revelar el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo
puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de smbolos pictricos conectados por
segmentos de lneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lgico,
flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / informacin o flujo de autoridad en
las organizaciones.
Los diagramas de flujo son tiles para l porque le ayudan en
la definicin del problema,
la formulacin y anlisis del problema,
la solucin del problema
la documentacin del diseo de sistemas.
Tipos de diagramas de flujo.
No hay estandarizacin en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido
los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.
Formas e Informes
Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Ms an, unosy
otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de informacin
administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo
mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las
empresas modernas.

El concepto de sistemas de informacin implica una comunicacin por medio de formas e

informes formales. La seleccin del medio, los mtodos de almacenamiento, el formato y el
contenido son crticos en dichos sistemas.
Por muchas transacciones que una computadora efecte cada minuto, el sistema no estar
produciendo informacin si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida est desorganizada.
Las formas han constituido la base del registro y transmisin de la informacin en las
empresas desde hace tanto tiempo que es difcil imaginar una compaa que sea dirigida sin
ellas.
Objetivos de las formas:
Uno de los objetivos ms importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar
transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese
momento, su recaptura posterior costar mucho ms y aumentar de manera considerable la
posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son
Lograr el control de las operaciones.
Facilitar el flujo, procesamiento y anlisis de datos mediante:
La organizacin de los datos.
La minimizacin del tiempo de registro eliminando los datos constantes.
La organizacin de datos en una forma estandarizada facilita su introduccin, su lectura y
su verificacin. El uso de su informacin constante posiciona los datos, identifica la
informacin variable y permite una introduccin ms rpida de los datos mediante tcnicas
como la comprobacin o poner los elementos dentro de un crculo.
Las formas como parte integral del diseo de sistemas. La relacin entre un procedimiento
particular de un sistema y los procesos de comunicacin que se sirven de formas es tal que
ambas cosas resultan inseparables.
Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseados como una unidad integral. Las
formas pueden ser diseadas como entradas para un sistema particular de informacin,
como salidas de l o como registros intermedios que permanecen dentro de l. La finalidad
de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto
importante sobre el diseo.
En resumen, las formas han de guardar relacin con el diseo de los sistemas de
informacin y con las operaciones. El diseo de ellas y de los sistemas deber ser un
proceso integrado.
Establecimiento de un programa de administracin de formas.
Necesidades de la administracin de formas:
La elaboracin de formas es parte del diseo y mantenimiento de sistemas. La
responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya
sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estar alerta ante la
posible "proliferacin de formas" en su compaa.

 Polticas y procedimientos:
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habr que preparar polticas (para el
manual) que definan claramente esta tarea. En relacin con esto, el procedimiento con que
se inicia o revisa una forma tambin se preparar y se distribuir entre todos los gerentes.
Tambin es posible establecer polticas respecto a temas como la numeracin y
clasificacin de formas, su obtencin e inventario, su emisin y conservacin, as como
respecto al mantenimiento de archivos de formas.
Control del inventario de formas:
No es sensato ordenar una dotacin de formas para diez aos ni pedir diariamente nuevas
cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarn
inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse
obsoletas muy pronto y habr necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de
ordenar diariamente cantidades pequeas ser excesivo y se requerir mucho tiempo de
espera.
Archivos y clasificaciones de formas:
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo
documento impreso y de todo formato estndar que se despliegue en el equipo perifrico de
la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numrico,
otra para el archivo de ttulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o
funciones en algunos casos se requiere adems un archivo clasificado por medios. Estos
archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numrico se
basa en el nmero de identificacin que se asigna a cada forma. Ese nmero puede
asignarse en secuencia segn el orden en que lleguen las formas al control.
Anlisis de formas:
El anlisis de formas abarca el diseo de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de informacin: Las formas en uso han de ser analizadas para
precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor nmero de ellos. Los nicos
datos referentes a la forma sern los que resulten absolutamente necesarios.
Preparar la informacin: El anlisis de la preparacin del material se propone encontrar el
modo ms fcil y econmico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema
entero de operacin e informacin. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida
que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas
con otros fines.
Presentar la informacin: Los datos se convierten en informacin cuando alguien se sirve
de ellos para tomar decisiones o medidas. La informacin se presentar en una forma que
sea fcil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros tambin es parte del anlisis de
formas. Qu formas se conservan? Cunto tiempo ha sido conservada cada una? Han
sido transformadas en otros medios de comunicacin, como microfilm o cintas de

computadora, para guardarlas? Cul es la condicin de los datos almacenados?

Diseo de Formas:
El anlisis culmina en el diseo o rediseo de formas. Se comprenden los puntos centrales
que deben ser tenidos en consideracin al disear una forma. Los contadores expertos en el
diseo sern de gran ayuda a quien lo realiza. Consideraciones generales en el diseo de
formas. Con el anlisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos
especficos en los sistemas contables y de informacin administrativa. Es decir, primero
hay que investigar:
La funcin de una forma
Cundo se emplear la forma
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transaccin, transmisin y
almacenamiento.
Quien llena la forma y quin la utiliza
Cuntas unidades de la forma se requieren al ao.
Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Informacin
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del caf hasta los informes
certificados de auditores que recibe el presidente de la compaa, por lo tanto el estudio se
har para los sistemas de informacin. Puesto que stos son sistemas formales, los informes
en los sistemas de informacin son registros planeados y formales de la informacin
transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeacin, implantacin, control y
problemas de decisin. Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y
nos y otros hacen uso de ellos.
Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en el nivel mas bajo
de operaciones contienes datos, que se transforman en informacin cuando las recibe el
usuario. Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en
el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos
tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe tambin pueden estarlo. Y es
precisamente esta caracterstica de informacin fija la que hace la mayor parte de los
informes sean formas.
En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho ms obvias. As, el informe de
un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante informacin
fija. Tambin el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye
informacin fija, como los encabezados de columna y un listado de los cdigos contables
en la columna de la izquierda.
Los informes especiales, los cuales no suelen ser peridicos, tienen pocas caractersticas de
las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por
peticin del gerente.
As pues los informes pueden ser peridicos con ciclos variables, pueden ser generados de
manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a

una pregunta particular)

Para el diseador del sistema de informacin administrativa, no es una cuestin trivial la
cantidad de informacin fija que debe asignarse a un informe. Cuanto ms informacin de
ese tipo contenga, mas pronto se preparara y ms rpidamente ser ledo por el usuario.
Estructuracin de un Sistema de Informes para el Sistema de Informacin Administrativa:
Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se
trata mas bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este mtodo no toma en
cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los
contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribucin,
los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho
de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la
estructuracin de los informes.
En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuracin de los informes, no basta una slo
orientacin en el anlisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de
poder sintetizar el sistema.
Conceptos de Diseo
Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseo que son los siguientes:
Necesidades de informacin de los gerentes: La creacin de una estructura de los
informes deber comenzar con la investigacin de las exigencias de informacin por parte
de los gerentes. El anlisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con
cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas.
Necesidades de informacin para administrar subsistemas organizacionales: La
organizacin puede verse desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos
compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa
son:
Unidades estratgicas de negocios
Fases
Centros de costos
Sistemas de recursos y
Sistema de la zona geogrfica
En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un comit o un
equipo especial de trabajo que se encargue de ella.
Estructuras de Informes
Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del sistema.
Informes sobre el desempeo e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe
de cada unidad organizacional. Son peridicos, abarcan un breve lapso o se centran en
variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeo,
costos y tiempo con los planes y presupuestos.
Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una caracterstica mensual de los

proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto.
El avance de ste se describe sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los
problemas presentes y la evaluacin del avance.
Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones: Esta clase de informes se
ocupa del resultado de la investigacin, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las
empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, as como
los pronsticos econmicos, tecnolgicos y de venta.
Informes pedidos de la investigacin: Aunque no todo informe especial de investigacin
que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de
informacin puede ser proyectada. El diseo del sistema de informacin administrativa
deber proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigacin.
Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden reducirse a la
estructura de informe mediante el diseo de sistemas computarizados de consulta a la base
de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de informacin varias veces
al ao. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podramos
guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en
un formato til se considerar parte de la estructura del informe.
Jerarqua de los informes: Aunque los informes sobre el desempeo constituyen una
jerarqua, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de
la jerarqua, primero hemos de interpretarla organizacin en trminos de los niveles
especficos de las jerarquas.
Necesidades externas de los informes: los organismos pblicos de la legislacin estatal
requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido
especfico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la
compaa (pblica o privada), del nmero de empleados y de la naturaleza del negocio o
industria donde realiza sus operaciones.
Distribucin y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribucin
interna son interdependientes. Cuanto ms grande sea el alcance de un informe, mayores
probabilidades habr de que sirva a ms gerentes. A mayor nmero de resmenes que
contengan los informes detallados corresponder una cantidad tambin mayor de niveles
gerenciales que lo utilicen.
Diseo conceptual de un SIA.
El diseo conceptual de un sistema de informacin administrativa es el resultado de un
proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relacin verbal, un diagrama de flujo,
por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseo
detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseos posibles antes de escoger uno para
precisarlo.
El diseo conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentacin de todas las
consideraciones es compleja y larga, consta de cuatro fases:

 Desarrollo de las especificaciones del desempeo:

Las especificaciones son una minuciosa descripcin de lo que los usuarios quieren de un
sistema. No les interesa cmo se satisfacen sus deseos, si no mas bien lo que obtienen.
Anlisis de los sistemas:
Se trata de una operacin tendiente o reunir hechos y a analizar la organizacin actual, su
proceso de decisin, el sistema de informacin administrativa en uso y las deficiencias del
que est emplendose actualmente.
Anlisis de factibilidad:
Esta parte de la actividad del diseo conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos
factibles para el nuevo sistema de informacin administrativa.
Seleccin del diseo conceptual:
El informe que incluye el diseo conceptual se convierte despus en la base de la
ampliacin detallada del diseo. Adems proporciona a los gerentes un resumen del diseo
definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisin y aprobacin.
Para el diseo conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del
negocio o organizacin, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del
SIA, y finalmente disear en forma aproximada los principales componentes del SIA. El
costo, el desempeo, y los programas de proyecto limitan el diseo definitivo.
Para la preparacin del informe sobre el diseo conceptual se realiza el siguiente proceso:
Preparacin de los miembros de una organizacin para el cambio:
El primer paso en el diseo no es de ndole tcnico, sino conductual. La introduccin de un
sistema de informacin administrativa supone cambios en las funciones, condicin y poder
de los individuos. Los gerentes y los diseadores de sistemas deben primero percatarse del
proceso del cambio exitoso dentro de una organizacin.
Estudio de las caractersticas de la compaa y de la industria:
El diseo conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compaa. El
hecho de que se trate de una compaa de servicio o de industrias determina los ciclos
esenciales de transacciones. El sistema de informacin administrativa deber proporcionar
por lo menos informacin sobre estas transacciones para facilitar su control.
Estudio de la organizacin de la compaa y de la estructura de la decisin:
La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de
decisiones; por ello el diseador de sistemas ha de saber quines son esas personas y
averiguar sus funciones. Casi siempre el diseador debe aceptar la organizacin y la
estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas.
Identificacin de los problemas de la compaa:
Una vez estudiados los objetivos de la compaa y la estructura del sistema que existen para
alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y
conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compaas, hay algunos
que son crnicos o peculiares en determinadas empresas.

 Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales:

Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar
las metas de su compaa. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de
procedimiento, el analista aplicar parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de
operacin, a descubrir los puntos de decisin y estudiar los informes destinados a la
gerencia.
Determinacin de las necesidades de informacin:
Para el diseo adecuado del SIA se requiere una formulacin clara de las necesidades de
informacin de cada gerente. Las compaas se equivocan al invertir grandes sumas en
hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de informacin que mejore
las percepciones de los gerentes en reas tan importantes como la identificacin de
problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeacin y control.
Determinacin de las fuentes de informacin:
Una vez descubiertos las principales necesidades de informacin de los gerentes y definidas
la organizacin y estructura de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la
informacin recabada.
Documentacin del diseo conceptual:
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseo conceptual del
sistema, no son suficientes para registrar el diseo. Hay que elaborar un informe formal.
Conclusin.
Tendencias Futuras
El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado
considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias respectos a
los Sistemas de Informacin son las siguientes.
La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia corporativa. Las
empresas de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de desarrollar
aplicaciones estratgicas que proporcionen ventajas competitivas.
La tecnologa ser parte del trabajo en equipo de las empresas. Los trabajadores usaran las
computadoras personales conectadas en red, y las fbricas usarn la tecnologa para el
diseo y control de la produccin.
El uso de la tecnologa transformar a la organizacin y cambiar su estructura. Como
ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrnico.
La tecnologa facilitar la creacin de las oficinas virtuales para las personas que requieren
estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrnico y las conferencias
por computadoras.
ELEMENTOS, CARACTERSTICAS, FUNCIONES Y OBJETIVOS DE UN SISTEMA
DE INFORMACIN.
Los 3 elementos de un S.I son:

 La informacin: Es el principal elemento del S.I ya que el S.I transforma los datos en
informacin.
Los usuarios: Son las personas que estn relacionadas entre ellos mediante un S.I y que
precisa de l para llevar a cabo sus funciones. Podemos distinguir entre:
Usuarios internos: Utilizan el S.I como apoyo a sus
actividades operativas, tcticas y estratgicas.
Normales Especialistas
(Nosotros)
Soportes tcnicos: Conjunto de recursos tangibles que comprenden las
Tecnologas de la informacin que se aaden al S.I.
Las principales caractersticas de un S.I son:
No se consume al usarlos.
Puede perder utilidad en el paso del tiempo, si la usa como si no.
Los datos a partir de los que se elabora pueden volver a utilizarse porque no se deterioran.
Una vez usado permanece intacto y puede volver a utilizarse.
Al ser intangible su administracin formal es difcil ya que no resulta inmediato calcular
su coste o evaluar su beneficio.
Los atributos que les confieren valor son aquellos que hacen que sta sea de calidad.
Funciones de un sistema de informacin:
Captar datos: para poder producir salidas y proporcionar informacin. Son datos que se
captan del mundo real y de sus relaciones con el entorno. Deben intentar que la fuente sea
cercana y actual.
Almacenar datos: de forma organizada en bases de datos para que puedan ser tratados y
acceder a ellos con rapidez.
Proceso de datos: funcin mediante la cual se transforman los datos en informacin til y
significativa para quien la necesita.
Distribucin: proporcionar la informacin a aquellos usuarios que la requieran en el
momento con el formato y el lugar adecuado.
Comunicacin: es la nica funcin que diferencia a los S.I actuales con los que existan
antes. Consiste en compartir la informacin y los recursos hardware y software. La
diferencia entre la distribucin y la comunicacin es que la distribucin consiste en hacer
llegar la informacin a los usuarios y la comunicacin supone compartirla.
Objetivos del S.I:
- Suministrar, informar a los distintos niveles de la organizacin para planificar, controlar y
gestionar la empresa en todos sus niveles.
- Colaborar en conseguirlos objetivos de la empresa.
- Gestionar la informacin como recurso. El S.I debe intentar captar y
procesar la informacin con el menor coste posible.

- Facilitar, simplificar y realizar automticamente procesos manuales.

- Adaptarse a la evolucin de la empresa.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN.

Clasificacin de los S.I:
Funcional: Definida por el rea funcional a la que sirven.
Jerrquica: Segn necesidades de informacin y problema que tratan de resolver.
Sistemas de informacin que apoyan reas funcionales:
Las reas funcionales de la empresa son marketing, produccin, contabilidad, recursos
humanos, y finanzas entre otras. En cada rea funcional existen flujos verticales y
horizontales que se relacionan entre s para lograr objetivos.
Clasificacin jerrquica:
EIS Nivel estratgico
Nivel tctico
DSS S.O
MIS
Nivel operativo
TPS
Sistema en el nivel estratgico: Pronstico de tendencia de ventas y presupuesto a un ao.
Plan operativo a 5 aos, planificacin del personal
Sistema nivel tctico: Administracin, ventas, control de inventario, programacin de
produccin, presupuestos anuales, anlisis de costes
Sistema operativo: Procesamiento de datos, agenda electrnica, imagen de documento
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN:
TPS: Sistema de proceso de transacciones.
MIS: Sistema de informacin general.
DSS: Sistema de ayuda en la toma de decisiones.
GDSS: Sistema de ayuda a la toma de decisiones en grupo.
AI: Sistema de inteligencia artificial.
EIS/ESS: Sistemas de informacin para ejecutivos.
SO/OIS: Sistemas ofimticos.
1.-TPS (sistema de proceso de transacciones)
Registran y procesan todas las transacciones diarias del mundo de la organizacin. Su
objetivo es la automatizacin a grandes velocidades de grandes cantidades de datos. Las
decisiones son estructuradas, ya que son repetitivas o habituales. Se conoce el resultado de
la decisin antes de ser tomada. Habr tantos TPS como diversas reas en la organizacin.
Caractersticas:
Las reglas de funcionamiento estn pre-especificadas.

No pueden ser alteradas por los usuarios.

Reproducen automticamente operaciones.
Ejemplo: Cuando un cliente realiza un pedido se producen 2 tipos de flujos: unos (fsicos)
tangibles y otros intangibles (que son los que se producen a travs de las bases de datos de
la organizacin)
2.-MIS (sistema de informacin general)
Aparecieron para realizar las nminas de los empleados. Estn muy bien para la toma de
decisiones estructuradas, pero el principal fracaso de stos sistemas fue que se crearon sin
tener en cuenta las necesidades de los empresarios.
Caractersticas:
Proporcionan informacin selectiva, til y resumida sobre lo que ocurre en el presente,
pero no hacen previsiones futuras.
Se tiene una visin global de la empresa.
Estructura del MIS:
TPS Informes
Escritos
Fuentes Otros
Internas MIS BASE DE Decisor
DATOS
Visualizacin de
Fuentes Otros datos
Externas Subsistemas
3.-DSS (Sistema de ayuda a la toma de decisiones)
El gerente tiene que tomar decisiones en un entorno que cambia continuamente, por lo que
son decisiones semi-estructuradas o no estructuradas. No sirven los MIS.
Estos sistemas de informacin se utilizan principalmente a nivel tctico. Su objetivo es
proporcionar informacin a los gerentes para ayudar a la toma de decisiones, reduciendo el
nivel de incertidumbre. En todo DSS la forma de trabajar es interactiva. Existe una
interaccin entre el usuario y el sistema. A travs de esta interaccin, la toma de decisiones
es cada vez ms eficiente, ya que el usuario se va familiarizando con el sistema y viceversa.
Mientras que los MIS dan una visin global de la empresa, los DSS dan una visin
especifica de la organizacin.
Estructura de un DSS:
Utilizan los mismos hardware y las mismas bases de datos que los MIS. Sus fuentes son
tambin externas, TPS y MIS. Tienen una cualidad especial; generan modelos. Esto les va a
permitir realizar exploraciones de escenarios alternativos y buscar correlaciones entre los
datos.
Para ello cuentan con un software de consulta y un software de generacin de modelos.
Software de consulta: tiene capacidad para generar informacin que va a ser til para

detectar tendencias, para realizar resmenes de gran cantidad de datos

Software de generacin de modelos: realizan una abstraccin de la realidad. Esta
generacin de modelos es matemtica y permite proyectar al futuro las consecuencias de las
decisiones.
Caractersticas:
Resolucin de problemas concretos de carcter no repetitivo o singular.
Apoyan la toma de decisiones y no la sustitucin del decidor.
Permite el funcionamiento interactivo del tipo conversacional.
Capacidad de crecer y evolucionar conforme el usuario aprende y se adapta.
4.-GDSS (sistema de ayuda a la toma de decisiones en grupo)
Tiene las mismas caractersticas que los DSS, pero cuenta con una herramienta especial, el
software de comunicaciones, con el que pueden compartir informacin con los distintos
sistemas conectados en red.
Podemos definir un GDSS como un sistema interactivo basado en el ordenador que ayuda a
la toma de decisiones semi-estructuradas o no estructuradas a un conjunto de personas que
forman un grupo de trabajo.
Estructura:
Decisor individual Grupo de trabajo
Software de consulta Software de generacin Software GDSS
De modelos
TPS Informacin disponible Otros sistemas
5.-AI (Sistema de inteligencia artificial)
Sistema diseado para simular el comportamiento o la experiencia de los seres humanos.
Implica desarrollo o aprendizaje interactivo.
6.-EIS (Sistema de informacin para ejecutivos)
Sistema de informacin para ejecutivos. Proporcionan informacin a la alta direccin para
la toma de decisiones no estructuradas, proporcionndole una visin general de la
organizacin y su entorno. Es para nivel estratgico.
-Proporciona informacin sobre el desempeo general de la empresa y de su entorno.
-Ayuda a los directivos a mejorar el proceso de anlisis de la informacin y a optimizar el
proceso de la toma de decisiones.
-Facilita el seguimiento y control de los procesos y de las acciones en curso.
-Reduce el nivel de incertidumbre de los directivos.
-Los directivos acceden a informacin cuantitativa y cualitativa a travs de sencillas
herramientas.
-Deja libertad para navegar entre los datos (data surfing) y bajar a travs de los sucesivos
niveles de informacin hasta localizar las causas de los problemas (Drif down).
-Permite acceder a la informacin en el grado de concentracin que se desee.
7.-SO (sistemas ofimticas)

Estn compuestos por la oficina y la informacin. Podemos definir la ofimtica como un

conjunto de RRHH y tcnicos que soportan los procedimientos administrativos y
organizativos de la oficina y mejoran la eficiencia de las comunicaciones.
Los Systems office no se dedican a automatizar o informatizar las tareas, sino a reformular
las funciones, tareas y procesos. Estos sistemas facilitan la comunicacin de la informacin,
integran la informacin de distinta ndole y transforman, almacenan recuperan y analizan
informacin y documentos de oficina.
8.-ERP (sistema de informacin Integrados - back office Sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas prcticas de
negocio asociadas con los aspectos operativos de una empresa (produccin, ventas,
compras, contabilidad)
Diferentes partes integradas en una nica aplicacin.
Acceso a toda la informacin de forma contable, precisa y oportuna.
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias.
Reduccin de tiempos y costes de los procesos.
9.- CRM (Gestin de la relacin con cliente-front office)
Estrategia de negocio para lograr y gestionar mejores relaciones con los clientes.
La parte fundamental de un CRM es la base de datos.
La tecnologa de informacin apoyar de manera importante el rediseo de los procesos de
negocios. Las tcnicas de reingeniera de proceso continuarn apoyndose en los sistemas
de informacin.

REPUBLICA BOLIIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVRSITARIA
ALDEA UNIVERSITARIA LICEO CREACIN
SABANA DE PARRA ESTADO YARACUY

SISTEMAS DE INFORMACIN

ASESOR:
DEYANIRA MATA
TRIUNFADOR:
IVN MORA

NOVIEMBRE, 2014