Manual de Procedimientos Administrativos

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
FECHA DE EXPEDICIN:
28 DE JUNIO DE 2004
FECHA DE ACTUALIZACIN:
29 DE SEPTIEMBRE DE 2005
30 DE JUNIO DE 2008
11 DE ABRIL DE 2012
31 DE JULIO DE 2014
N D I C E
CONTENIDO
No. DE
APARTADO
Introduccin
Organograma
II
Marco Jurdico
III
Misin, Visin y Poltica de Calidad
IV
Simbologa
Procedimientos:
Contralora Interna
VI
Unidad General de Administracin
VII
Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales
VII.1
Subdireccin de Recursos Humanos
VII.2
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto
VII.3
Subdireccin de Tesorera
VII.4
rea de Sistemas
VII.5
rea de Capacitacin
VII.6
I.- INTRODUCCIN
El Manual de Procedimientos Administrativos, se actualiz con el fin de estandarizar los
procedimientos de las reas sustantivas para facilitar las tareas especficas de control
interno; minimizar los tiempos de planificacin, ejecucin y supervisin de los trabajos, con
el objeto de mejorar la eficiencia y eficacia de los recursos humanos y materiales; en su
caso, servir de gua para la induccin de servidores pblicos de nuevo ingreso.
Para la actualizacin del presente documento, ha sido importante la contribucin del
Sistema de Gestin de la Calidad materializado en el Manual de Calidad del OFSCE,
documento que establece de manera documental la poltica, los objetivos, los lineamientos
y las responsabilidades que sustentan la implementacin del Sistema de Gestin de la
Calidad del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, los cuales estn
basados en los requisitos de la norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008.
Este manual es de utilizacin y aplicacin en todas las acciones de control interno y
administrativas que se realicen en la Auditora Superior del Estado, aclarando que los
procedimientos y tareas establecidas son estndares de trabajo, por lo que en funcin de
las caractersticas del ente y de las funciones especficas encomendadas, los responsables
de cada rgano administrativo podrn flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando se
estime necesario, comunicando tal hecho a la Direccin de Planeacin e Informes para los
efectos procedentes.
Es responsabilidad del Contralor Interno y del Jefe de la Unidad General de Administracin,
en su respectivo mbito de competencia, vigilar su correcta aplicacin.
II- O R G A N O G R A M A
OFICINA DEL C.
AUDITOR SUPERIOR
SECRETARA
TCNICA
SECRETARA
PARTICULAR
CONTRALORA
INTERNA
AUDITORA ESPECIAL DE
PLANEACIN E INFORMES
AUDITORA ESPECIAL DE
LOS PODERES DEL
ESTADO, MUNICIPIOS Y
ENTES PBLICOS
UNIDAD DE ASUNTOS
JURDICOS
UNIDAD GENERAL
DE ADMINISTRACIN
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN
DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS GENERALES
SUBDIRECCIN
DE RECURSOS HUMANOS
SUBDIRECCIN
DE CONTABILIDAD
Y PRESUPUESTO
SUBDIRECCIN
DE TESORERA
REA
DE SISTEMAS
REA
DE CAPACITACIN
III.-MARCO JURDICO
CONSTITUCIONES:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitucin Poltica del Estado de Chiapas.
LEYES:
Ley General de Contabilidad Gubernamental.
Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Chiapas.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.
Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas.
Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Chiapas.
Ley de Obra Pblica del Estado de Chiapas.
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratacin de Servicios

para el Estado de Chiapas.
Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Informacin Pblica para el

Estado de Chiapas.
Ley Federal del Trabajo.
Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado
Ley del Seguro Social
CDIGOS:
Cdigo Fiscal de la Federacin.
Cdigo de la Hacienda Pblica para el Estado de Chiapas.
REGLAMENTOS:
Reglamento Interior de la Auditora Superior del Estado de Chiapas.
Reglamento de la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Informacin

Pblica del Poder Legislativo del Estado de Chiapas.
Reglamento para la Integracin y Funcionamiento del Consejo de Direccin del

rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado de Chiapas.
Reglamento de la Ley de Obra Pblica del Estado de Chiapas.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones de Bienes Muebles y Contratacin de

Servicios para el Estado de Chiapas.
Reglamento del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratacin

de Servicios del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado de
Chiapas.
Reglamento del Cdigo de Hacienda Pblica para el Estado de Chiapas.
Reglamento del Instituto Mexicano del Seguro Social.
DECRETO:
Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas, del ejercicio vigente.
ACUERDOS:
Acuerdo por el que se obliga a presentar la Declaracin de Situacin Patrimonial,

ante la Contralora Interna de la Auditora Superior del Estado, en los plazos y
trminos sealados por el artculo 78 de la Ley de Responsabilidades de los
Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.
Acuerdo por el que se establecen perodos vacacionales del personal del rgano de
Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado de Chiapas.
LINEAMIENTOS:
Lineamientos Generales para la desincorporacin y destino final de los bienes

muebles; as como, para la organizacin, conservacin y destino final de archivos de
la Auditora Superior del Estado
Lineamientos Generales en Materia de Recursos Humanos del rgano de

Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.
Lineamientos Generales en Materia de Informtica del rgano de Fiscalizacin

Superior del Congreso del Estado.
Lineamientos de operacin del fondo para el pago de gastos de sepelio, inhumacin

o cremacin por fallecimiento de trabajadores del OFSCE.
Lineamientos para la Recepcin, Registro y Control de las Declaraciones de Situacin

Patrimonial de los Servidores Pblicos de la Auditora Superior del Estado.
Lineamientos Generales que Establecen las Bases para la Entrega y Recepcin de los
Recursos Asignados a los Servidores Pblicos de la Auditora Superior del Estado.
Lineamientos Generales para el Uso, Registro y Control de Bienes Muebles Propiedad

del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.
Lineamientos en Materia de Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin del

rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.
CONVENIOS:
Convenio de Coordinacin y Colaboracin para la Fiscalizacin de los Recursos

Pblicos Federales Transferidos que celebran la Auditora Superior de la Federacin y
el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado de Chiapas.
Convenio de Colaboracin Administrativa e Intercambio de informacin, que

celebran el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado de Chiapas y la
Secretara de Gobierno.
Convenio de Colaboracin para la Prestacin de Servicio Social y Formacin Continua

que celebran la Universidad Autnoma de Chiapas y el rgano de Fiscalizacin
Superior del Congreso del Estado de Chiapas.
Convenio de Colaboracin de Asistencia Tcnica que celebran la Universidad

Autnoma de Chiapas y el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado
de Chiapas.
NORMAS:
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica del Estado de Chiapas.
OTROS:
Manual de Organizacin del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del

Estado.
Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015 OFSCE-CHIAPAS.
Manual de Calidad del OFSCE (Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008,

Sistema de Gestin de la Calidad).
Postulados Bsicos de Contabilidad Gubernamental.
Normas de Auditora Gubernamental para el Estado de Chiapas.
Manual de Operacin del Comit de Informacin del rgano de Fiscalizacin Superior

del Congreso del Estado.
Normas y Tarifas para la Asignacin de Viticos y Pasajes para el Personal del

rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.
Reglas de Operacin del Programa para la Fiscalizacin del Gasto Federalizado.
IV.- M I S I N, V I S I N Y P O L T I C A DE C A L I D A D
MISIN
Revisar y fiscalizar las Cuentas Pblicas del Estado y Municipios, sobre el origen y aplicacin
de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos,
con el fin de lograr la transparencia en la rendicin de cuentas e informar con veracidad,
imparcialidad y oportunidad al H. Congreso del Estado y a la sociedad, en los trminos de
la legislacin vigente.
VISIN
Ser una institucin reconocida por la sociedad, capaz de
brindar transparencia y
objetividad en su gestin fiscalizadora, orientada a fomentar una cultura honesta y

responsable en la Administracin Pblica Estatal y Municipal, en beneficio de la poblacin y
desarrollo del Estado.
P O L T I C A DE C A L I D A D
Mediante un enfoque de mejora continua, revisar y fiscalizar las cuentas pblicas del
estado y municipios, con el fin de garantizar la transparencia y la rendicin de cuentas e
informar al H. Congreso del Estado y a la sociedad.
V.- S I M B O L O G A
Inicio/Terminal
Operacin
Decisin o Alternativa
Conector dentro de pgina
Conector fuera de pgina
Direccin de flujo o lneas de unin
VI
CONTRALORA
INTERNA
Boulevard ngel Albino Corzo No. 934,

Colonia Santa Mara la Rivera, C. P. 29077
Tuxtla Gutirrez, Chiapas
Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
www.ofscechiapas.gob.mx
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS
1. Inventario fsico de bienes muebles y/o de almacn.
2. Revisin financiera y administrativa a la UGA y/o a los procesos licitatorios del comit
de adquisiciones
3. .Verificacin fsica a los equipos de cmputo
4. Verificacin fsica del personal comisionado.
5. Verificacin fsica de cumplimiento de metas, derivado del Programa Anual de
Actividades
6. Entrega-Recepcin.
7. Recepcin de formato Declaracin de situacin patrimonial.
8. Fincamiento de responsabilidad administrativa.

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado
DIAGRAMA DE FLUJO
INVENTARIO FSICO DE BIENES MUEBLES Y/O DE ALMACN
CONTRALORA INTERNA
A
Inicio
6
1
Elabora memorndum de
comisin y comunica al
personal que intervendr
en esta actividad.
Anexo 1
Anexo 5
2
De
igual
forma,
se
comunica a la UGA de la
actividad a realizar y el
personal que intervendr.
Anexo 2
Anexo 6
3
El personal comisionado
elabora acta para hacer
constar el inicio de la
revisin, la solicitud de
informacin, el personal
de enlace, entre otros.
Anexo
3y4
Determina
hallazgos,
como resultado de la
aplicacin de las tcnicas
y
procedimientos
de
auditora.
Procede al cierre y
lectura
del
acta
y
solicitan firmas de los
que en ella intervienen.
Anexo 7
Recibe y analiza la
informacin requerida en
el acta circunstanciada.
Practica el inventario fsico

que
corresponda,
mediante la aplicacin de
las
tcnicas
y
procedimientos
de
auditora.
8
Derivado de lo anterior,
elabora programa de
trabajo (Cronograma de
actividades) y prepara
papeles de trabajo a
utilizar.
Elabora Acta de Cierre

sobre el inventario fsico
realizado y a su vez
solicita firmas de los que
en ella intervienen.
10
Elabora
ndice
de
expediente de inventario.
A
A
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PGINA
01/07
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
AUDITORA SUPERIOR DEL ESTADO
11
14
Integra en el expediente
respectivo,
los
documentos generados
en
la
prctica
del
inventario
fsico
realizado.
Recibe memorndum e
informe de resultados del
inventario practicado.
12
Elabora
informe
de
revisin de los hallazgos
determinados.
Anexo 8
13
Elabora
memorndum
de envo del informe
respectivo y turna junto
con el mismo al Auditor
Superior del Estado y a
la UGA establecindose
los plazos para la
solventacin
correspondiente.
Anexo 9
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/07
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN
B
15
Recibe los documentos
respectivos, analiza y
solventa.
Existen documentos
justificatorios?
Elabora memorndum en
el
cual
enva
los
documentos
y/o
argumentos
justificatorios.
Contina
con
la
operacin No. 16
NO
Prev para evitar en lo

sucesivo
que
se
determinen
estos
hallazgos.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/07
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
C
16
Recibe
y
revisa
los
documentos o argumentos
justificatorios y determina.
Anexo 10
Elabora
Informe
Solventacin.
Contina
con
operacin No. 18
NO
Solventa los
hallazgos
determinados?
Elabora
Informe
de
Observaciones
Solventadas
y
No
Solventadas.
Contina con la operacin
No. 17
17
de
la
Anexo 10
Instruye y promueve el
procedimiento
de
Fincamiento
de
Responsabilidades.
18
D
Informa los resultados

finales
al
Auditor
Superior del Estado.
19
Archiva el documento en
el expediente.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Inventario fsico de bienes muebles y/o de

almacn
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
DESCRIPCIN
Contralora Interna
1. Elabora memorndum de comisin para practicar el inventario fsico que corresponda
y comunica al personal que intervendr en esta actividad (Anexo 1, documento
generado de forma manual).
2. De igual forma, se comunica a la Unidad General de Administracin (UGA) de la
actividad a realizar y el personal que intervendr (Anexo 2, documento generado de
forma manual).
3. El personal comisionado elabora acta inicio de revisin, con la participacin de la
UGA, en el cual se hace constar el inicio de los trabajos relativos a la realizacin del
inventario fsico que corresponda, la solicitud de informacin, el personal de enlace
que intervendr para la entrega de los documentos requeridos y apoyo para el
desarrollo de esta actividad, entre otros (Anexo 3 Y 4, documentos generados de
forma manual).
4. Procede al cierre y lectura del acta, al terminar de anotar todos los datos que
correspondan, se solicitan las firmas de los servidores pblicos que en ella
intervienen.
5. Recibe y analiza la informacin requerida, para iniciar con la revisin que
corresponda.
6. Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo para la realizacin del
inventario fsico que corresponda, definiendo los objetivos especficos, el alcance, las
actividades a realizar, tiempos de ejecucin, entre otros; prepara los papeles de
trabajo a utilizar (Anexo 5, documento generado de forma manual).
7. Realiza el inventario fsico que corresponda, mediante la aplicacin de las tcnicas y
procedimientos de auditora que considere pertinentes(Anexo 6, documento
generado de forma manual).
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
05/07

almacn
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
8. Determina los hallazgos, como resultado de la aplicacin de las tcnicas y

procedimientos de auditora, sobre la documentacin e informacin analizada.
9. Elabora Acta de Cierre de la revisin, con la participacin de la UGA para hacer
constar la devolucin de la documentacin recibida y a su vez, solicita firmas de los
servidores pblicos que en ella intervienen. (Anexo 7, documento generado de forma
manual).
10. Elabora ndice de expediente del inventario fsico practicado.
11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la prctica del
inventario fsico, tales como: Oficio de comisin, actas de revisin practicadas,
papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros; lo anterior
de acuerdo al ndice.
12. Elabora informe de revisin que contiene los hallazgos determinados en la prctica
del inventario fsico correspondiente. (Anexo 8, documento generado de forma
manual).
13. Elabora memorndum de envo del informe respectivo y turna junto con el mismo al
Auditor Superior del Estado y a la UGA establecindose los plazos para la
solventacin correspondiente. (Anexo 9, documento generado de forma manual).
Auditora Superior del Estado
14. Recibe memorndum e informe de resultados del inventario practicado.
15. Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa.
Existen documentos y/o argumentos justificatorios para solventar los hallazgos
determinados por la Contralora Interna y contemplados en el informe respectivo?
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
06/07

almacn
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
S,
Elabora memorndum en el cual enva los documentos y/o argumentos

justificatorios para solventar los hallazgos determinados.
Contina con la operacin No. 16.
NO,
Prev para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos.

Termina el procedimiento.
Contralora Interna
16. Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina.

Solventa los hallazgos determinados?
S,
Elabora Informe de Solventacin con la participacin de la Unidad General

de Administracin. (Anexo 10, documento generado de forma manual).
Contina con la operacin No. 18
NO,
Elabora Informe de Solventacin de Observaciones Solventadas y no

Solventadas. (Anexo 10, documento generado de forma manual).
17. Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades

derivado de las observaciones no solventadas (Las actividades de este
procedimiento se describen de manera independiente).
18. Informa los resultados finales obtenidos al Auditor Superior del Estado.
19. Archiva el documento en el expediente respectivo.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
07/07
DIAGRAMA DE FLUJO
REVISIN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA A LA UGA Y/O PROCESOS LICITATORIOS DEL COMIT
CONTRALORA INTERNA
Inicio
revisin y comunica al
en esta actividad.
Anexo 1
Anexo
5y6
2
De igual forma se
comunica a la UGA de la
(En el caso de la revisin
se comunica al Directivo
de la UGA).
Realiza la revisin que

corresponda, mediante la
y
procedimientos
de
auditora.
Anexo 2
8
Anexos
y4
Determina
hallazgos,
y
procedimientos
de
auditora.
Procede al cierre y
lectura
del
acta
y
solicitan firmas de los
que en ella intervienen.
Anexo 7
5
Recibe
y
analiza
informacin requerida.
lo anterior,
programa
actividades
y programa
y prepara
trabajo a
3
elabora acta para hacer
constar el inicio de la
revisin, la solicitud de
informacin, el personal
de enlace, entre otros.
Derivado de
elabora
detallado de
de la revisin
de trabajo
papeles de
utilizar.
la
Elabora Acta de Cierre de

la revisin efectuada y a
su vez, solicita firmas de
los
que
en
ella
intervienen.
10
Elabora
ndice
de
expediente de la revisin
realizada.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/08
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
B
14
11
respectivo los documentos
generados en la revisin,
tales como: Oficios de
comisin,
actas
de
revisin,
papeles
de
trabajo, etc.
Recibe memorndum e
informe de resultados de
la revisin practicada.
12
Elabora
informe
de
revisin de los hallazgos
determinados.
Anexo 8
13
Elabora
memorndum
de envo del informe
respectivo,
turna
el
mismo,
al
Auditor
la UGA, establecindose
los plazos para la
solventacin
correspondiente.
Anexo 9
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/08
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN (SECRETARIO TCNICO)
B
15
Recibe los documentos
respectivos, analiza y
solventa.
Elabora memorndum en
el
cual
enva
los
documentos
y/o
argumentos
justificatorios.
Contina
con
la
operacin No. 16
Existen
documentos
justificatorios?
NO

sucesivo
que
se
determinen
estos
hallazgos.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/08
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
C
16
Recibe
y
revisa
los
documentos
y/o
argumentos justificatorios
y determina.
Anexo 10
NO
Solventa los
hallazgos
determinados?
Elabora
Informe
de
Solventacin
de
observaciones.
No. 18
Elabora
Informe
de
Observaciones
Solventadas
y
No
Solventadas.
No. 17
17
Anexo 10
procedimiento
de
Fincamiento
de
Responsabilidades.
18
D

finales
al
Auditor
19
el expediente respectivo.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/08
REA QUE EJECUTA
Revisin financiera y administrativa a la

UGA y/o a los procesos licitatorios del
comit de adquisiciones, arrendamiento y
contratacin de servicios de la ASE.
Contralora Interna
DESCRIPCIN
Contralora Interna
1.
Elabora memorndum para la revisin financiera y administrativa a la UGA y/o

procesos licitatorios y comunica al personal que intervendr en esta actividad.
(Anexo 1 documento generado de forma manual)
2.
De igual forma se comunica a la UGA de la actividad a realizar y el personal que

intervendr (En el caso de la revisin a los proceso licitatorios comunicar al
Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Tcnico), (Anexo 2, documento
generado de forma manual)
3.
El personal comisionado elabora Acta inicio de revisin, con la participacin de la

UGA (En el caso de la revisin a los procesos licitatorios participar el Directivo de
la UGA en su calidad de Secretario Tcnico), en el cual se hace constar el inicio de
los trabajos relativos a la revisin administrativa y financiera a la UGA y/o procesos
licitatorios, la solicitud de informacin el personal de enlace que participar para la
entrega de los documentos requeridos y apoyo para el desarrollo de esta actividad,
entre otros. (Anexos 3 y 4, OFSCE/CI_RG-02, documentos generados de forma
manual para la revisin financiera y administrativa a la UGA)
4.
Procede al cierre y lectura del acta, al terminar de anotar todos los datos que
correspondan, solicitan las firmas de los servidores pblicos que en ella
intervienen.
5.
Recibe y analiza la informacin requerida, para iniciar con la revisin que

corresponda.
6.
Derivado de lo anterior, elabora programa detallado de actividades de la revisin y

programa de trabajo para la realizacin de la revisin que corresponda, definiendo
los objetivos especficos, alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecucin,
entre otros; asimismo, prepara los papeles de trabajo a utilizar. (Anexos 5 y 6)
OFSCE/CI_IT-01, documentos generados de forma manual, para la revisin
financiera y administrativa a la UGA)
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
05/08
REA QUE EJECUTA

Contralora Interna
7.
Realiza la revisin administrativa y financiera y/o procesos licitatorios, mediante la

aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditora que considere pertinentes.
8.
Determina hallazgos, como resultado de la aplicacin de las tcnicas y

procedimientos de auditora, sobre la documentacin e informacin analizada.
9.
Elabora Acta de Cierre de la revisin con la participacin de la UGA (En el caso de

la revisin a los procesos licitatorios participar el Directivo de la UGA en su calidad
de Secretario Tcnico), para hacer constar la devolucin de la documentacin
recibida, y a su vez solicitan firmas de los servidores pblicos que en ella
intervinieron. (Anexo 7, OFSCE/CI_RG-03, documento del SGC, y generado de
forma manual, para la revisin financiera y administrativa a la UGA)
10. Elabora ndice de expediente de la revisin practicada.

11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la revisin
efectuada, tales como: Oficio de comisin, actas de revisin practicadas, papeles
de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros.
12. Elabora informe de revisin, que contiene los hallazgos determinados en la revisin
administrativa y financiera practicada a la UGA y/o procesos licitatorios, (Anexo 8
OFSCE/CI_RG-04, documento del SGC y generado de forma manual, para la
revisin financiera y administrativa a la UGA)
13. Elabora memorndum de envo del informe respectivo, turna el mismo, al Auditor
Superior del Estado y a la UGA, establecindose los plazos para la solventacin
correspondiente. (Anexo 9, documento generado de forma manual)
14. Recibe memorndum e informe de resultados de la revisin practicada.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
06/08
REA QUE EJECUTA

Contralora Interna
Unidad General de Administracin (en su calidad de Secretario Tcnico)

15. Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa.
S,
Elabora memorndum y enva

justificatorios.
los
documentos
y/o
argumentos
NO,

Contralora Interna

S,
Elabora Informe de Solventacin con la participacin de la UGA (En el caso

de la revisin a los procesos licitatorios participar el Directivo de la UGA
en su calidad de Secretario Tcnico). (Anexo 10, OFSCE/CI_RG-05, para la
revisin financiera y administrativa a la UGA, documento del SGC y
NO,
Elabora informe de observaciones solventadas y no solventadas. (Anexo

10, documento generado de forma manual).
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
07/08
REA QUE EJECUTA

Contralora Interna

derivado de las observaciones no solventadas (Las actividades de este procedimiento
se describen de manera independiente).
FECHA DE
ACTUALIZACIN
14/07/14
PGINA
08/08
DIAGRAMA DE FLUJO
VERIFICACIN FSICA A LOS EQUIPOS DE CMPUTO
CONTRALORA INTERNA
Inicio
1
Elabora Memorndum de
en esta actividad.
Anexo 1
2
De igual forma se
comunica a las reas
involucradas
de
la
personal
que
intervendr.
Contina
con
operacin No. 6.
la
5
Anexo 2
3
elabora programa de
trabajo,
de
la
informacin recopilada y
prepara los papeles de
trabajo a utilizar.
NO
Se detectaron
irregularidades?
Soporta
irregularidades
observaciones
determinadas.
las
y
6
Anexo 3
Elabora
ndice
de
expediente
de
la
verificacin
fsica
practicada.
7
respectivo,
los
en la verificacin fsica.
Procede a realizar la
verificacin fsica que
corresponda,
en
cumplimiento
a
los
lineamientos respectivos.
8
Anexo 4
Elabora
informe
de
resultados
de
la
verificacin
fsica
practicada.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/06
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
AUDITORA SUPERIOR DEL
ESTADO
10
9
Elabora memorndum
de envo del informe
la UGA, establecindose
los
plazos para la
solventacin
correspondiente.
11
Recibe memorndum e
la revisin practicada.
Reciben los documentos

respectivos, analizan y
solventan.
Anexo 5
S
C
Existen
documentos
justificatorios?
Elabora memorndum en el
cual enva los documentos
y/o
argumentos
justificatorios.
No. 12
NO

sucesivo
que
se
determinen
estos
hallazgos.
Fin
B
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/06
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
B
12
Recibe
y
revisa
los
documentos
y/o
argumentos justificatorios y
determina.
Anexo 6
NO
Solventa los
hallazgos
determinados?
Elabora
Informe
de
Observaciones
Solventadas
y
No
Solventadas.
No 13
13
Elabora
Informe
de
Solventacin
de
Observaciones.
No. 14
Anexo 6
procedimiento
de
Fincamiento
de
Responsabilidades
14
D

finales
al
Auditor
15
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/06
Verificacin fsica a los equipos de cmputo.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
DESCRIPCIN
Contralora Interna
1. Elabora memorndum de comisin y comunica al personal que intervendr en esta
actividad. (Anexo 1, documento generado de forma manual)
2. De igual forma se comunica a las reas involucradas de la actividad a realizar y el
personal que intervendr. (Anexo 2, documento generado de forma manual)
3. Simultneamente al punto anterior el personal comisionado elabora programa de
trabajo, en el cual define los objetivos especficos, el alcance, las actividades a
realizar, tiempos de ejecucin, entre otros, derivado de la informacin recopilada
para la realizacin de la verificacin fsica a los equipos de cmputo; asimismo,
prepara los papeles de trabajo a utilizar. (Anexo 3, documento generado de forma
manual)
4. Una vez definido el programa de trabajo, procede a realizar la verificacin fsica que
corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos.
Se detectaron irregularidades mediante el cumplimiento de los lineamientos
respectivos?
S,
Soporta adecuadamente las irregularidades y observaciones determinadas.
NO,
5. Elabora ndice de expediente de la verificacin fsica practicada.

6. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la prctica de la
verificacin fsica, tales como: Oficio de comisin, actas circunstanciadas practicadas,
papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros.
7. Elabora informe de resultados que contiene las irregularidades determinadas en la
prctica de la verificacin fsica que corresponda. (Anexo 4, documento generado de
forma manual)
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/06
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
8. Elabora memorndum de envo del informe de resultados y turna junto con el mismo
al Auditor Superior del Estado y a la Unidad General de Administracin,
establecindose los plazos para la solventacin correspondiente, (Anexo 5,
documento generado de forma manual).
9. Recibe memorndum e informe de resultados de la revisin practicada.
Unidad General de Administracin y/o reas involucradas
10. Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan.
S,
Elaboran memorndum y envan

justificatorios.
los
documentos
y/o
argumentos
NO,

Contralora Interna
S,
Elabora Informe de Solventacin con la participacin de la UGA (En el caso

de la verificacin al personal comisionado participarn las reas
involucradas). (Anexo 6, documento generado de forma manual)
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
05/06
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
NO,
Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. (Anexo 6,

documento generado de forma manual)

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
06/06
DIAGRAMA DE FLUJO
VERIFICACIN FSICA DEL PERSONAL COMISIONADO
CONTRALORA INTERNA
Inicio
en esta actividad.
Elabora
informe
de
actividades
de
los
resultados obtenidos en la
verificacin
fsica
practicada.
5
Anexo 1
Anexo 4
2
Procede a realizar la
verificacin fsica que
corresponda,
en
cumplimiento
a
los
lineamientos respectivos.
6
Anexo 2
Anexo 5
3
Soporta
las
irregularidades
encontradas y elabora el
Acta Circunstanciada de
Hechos.
envo de las actas
circunstanciadas, a las
reas respectivas de
adscripcin del personal
verificado.
Anexo 3
Fin
4
Integra el expediente
respectivo
de
los
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02
Verificacin fsica del personal comisionado.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
DESCRIPCIN
Contralora Interna
1. Elabora memorndum de comisin y comunica al personal que intervendr en esta
actividad. (Anexo 1)
2. Procede a realizar la verificacin fsica que corresponda, en cumplimiento a los
lineamientos respectivos. (Anexo 2, documento generado de forma manual)
3. Soporta las irregularidades encontradas y elabora el Acta Circunstanciada de Hechos.
(Anexo 3, documento generado de forma manual)
4. Integra el expediente respectivo de los documentos generados en la verificacin
fsica.
5. Elabora informe de actividades de los resultados obtenidos en la verificacin fsica
practicada. (Anexo 4, documento generado de forma manual)
6. Elabora memorndum de envo de las actas circunstanciadas, a las reas respectivas
de adscripcin del personal verificado. (Anexo 5, documento generado de forma
manual)
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
DIAGRAMA DE FLUJO
VERIFICACIN FSICA AL CUMPLIMIENTO DE METAS, DERIVADO DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES
CONTRALORA INTERNA
Inicio
Elabora
oficio
de
en esta actividad.
Se solicita a las reas que

designen a una persona de
enlace
para
que
proporcione la informacin
requerida.
Anexo 1
recopila
informacin
relativa al informe de
metas,
derivada
del
Programa
Anual
de
Actividades de la ASE.
Recibe la informacin
requerida con el apoyo
del personal de enlace.
8
Verifica que se hayan
cumplido
las
metas
reportadas, mediante la
y
procedimientos
de
auditora.
3
Revisa el informe de
referencia a fin de
conocer cuales fueron las
metas alcanzadas del
perodo a revisar.
4
Derivado de lo anterior,
elabora programa de
trabajo
y
prepara
papeles de trabajo a
utilizar.
Anexo 3
10
5
Elabora memorndum, en
el cual comunica a los
directivos
y
mandos
medios de las reas, los
trabajos a realizar y el
personal que intervendr.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
Determina
hallazgos,
y
procedimientos
de
auditora.
Anexo 2
Elabora
ndice
de
expediente
de
la
verificacin a las metas.
PGINA
01/07
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
B
14
11
respectivo
los
Recibe memorndum e
la
verificacin
fsica
realizada.
12
Elabora
informe
de
resultados
de
los
hallazgos determinados.
Anexo 4
13
Elabora
memorndum
de envo del informe
Superior del Estado y/o
a
las
reas
administrativas
que
integran
la
ASE
establecindose
los
plazos
para
la
solventacin
correspondiente.
Anexo 5
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/07
DIAGRAMA DE FLUJO
REAS ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA AUDITORA SUPERIOR DEL ESTADO
B
15
Reciben los documentos
respectivos, analizan y
solventan.
Elaboran memorndum en
el
cual
envan
los
documentos
y/o
argumentos justificatorios.
No. 16
Existen
documentos
justificatorios?
NO
Prevn para evitar en lo

sucesivo
que
se
determinen
estos
hallazgos.
Fin
C
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/07
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
C
16
Recibe
y
revisa
los
documentos y/o argumentos
justificatorios y determina.
Anexo 6
Elaborar
Informe
Solventacin.
Contina
con
operacin No. 18
NO
Solventa los
hallazgos
determinados?
Elaborar
Informe
de
Observaciones
Solventadas
y
No
Solventadas.
No. 17
de
la
Anexo 6
17
procedimiento
de
Fincamiento
de
Responsabilidades.
18
D

finales
al
Auditor
19
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/07
Verificacin fsica al cumplimiento de metas,

derivado del Programa Anual de Actividades
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
DESCRIPCIN
Contralora Interna
1. Elabora oficio de comisin para la verificacin fsica al cumplimiento de metas y
comunica al personal que intervendr en esta actividad. (Anexo 1, documento
2. El personal comisionado recopila informacin relativa al informe de metas, derivada
del Programa Anual de Actividades de la Auditora Superior del Estado.
3. Revisa el informe de referencia a fin de conocer cuales fueron las metas alcanzadas
del perodo a revisar.
4. Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo, en el cual define los objetivos
especficos, el alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecucin, y prepara los
papeles de trabajo a utilizar.
5. De igual forma, elabora memorndum, en el cual comunica a los directivos y mandos
medios de las reas administrativas que integran la Auditora Superior del Estado, los
trabajos a realizar y del personal que intervendr. (Anexo 2, documento generado de
forma manual)
6. Una vez comunicado los trabajos a realizar al rea, se le solicita que designe a una
persona de enlace para que proporcione la informacin requerida y a su vez apoye
en el desarrollo de las actividades.
7. Recibe la informacin requerida con el apoyo del personal de enlace.
8. Revisa la informacin requerida a fin de verificar que se haya cumplido las metas
reportadas en el informe respectivo, aplicando las tcnicas y procedimientos de
auditora que considere pertinentes, elaborando los papeles de trabajo con la
informacin de utilidad.
9. Determina hallazgos, como resultado de la aplicacin de las tcnicas y
procedimientos de auditora, sobre la documentacin e informacin verificada.
(Anexo 3, documento generdo de forma manual)
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
05/07

REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
10. Elabora ndice de expediente de la verificacin fsica realizada al cumplimiento de

metas.
11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la verificacin
fsica, tales como: Oficio de comisin, actas circunstanciadas practicadas, papeles de
trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros.
12. Elabora informe de resultados que contiene los hallazgos determinados en la
verificacin fsica efectuada al cumplimiento de metas. (Anexo 4, documento
13. Elabora memorndum de envo del informe de resultados y turna junto con el mismo
al Auditor Superior del Estado y a las reas administrativas que integran la Auditora
Superior del Estado, establecindose los plazos para la solventacin correspondiente.
(Anexo 5, documento generado de forma manual)
14. Recibe memorndum e informe de resultados de la verificacin fsica realizada.
reas administrativas que integran la Auditora Superior del Estado.
15. Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan.
S,
Elaboran memorndum y envan

justificatorios.
NO,
Prevn para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos.

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
los
documentos
y/o
argumentos
PGINA
06/07

REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Contralora Interna

S,
Elabora Informe de Solventacin con la participacin de las reas

administrativas que integran la Auditora Superior del Estado.
Contina con la operacin No. 18 (Anexo 6 documento generado de forma
manual)
NO,
Elabora Informe de Observaciones de observaciones solventadas y No

Solventadas. (Anexo 6, documento generado de forma manual)

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
07/07
QUEJOSO
DIAGRAMA DE FLUJO
FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS
CONTRALORA INTERNA
Inicio
Presenta
denuncia
queja
Recibe denuncia, formato de

declaracin
de
situacin
patrimonial extempornea o
informe de solventacin.
3
Analiza si es procedente o
iniciar el procedimiento
responsabilidades
administrativas
y
sanciones disciplinarias
determina.
Inicia procedimiento y emite

acuerdo de radicacin.
Emite oficio citatorio al servidor

pblico probable responsable.
5
Anexo 5
NO
Elabora
acuerdo
sin
elementos para sustanciar el
procedimiento y archiva como
asunto concluido.
4
Anexo 4
las
y
Procede llevar
el
procedimiento?
Anexo
2y3
no
de
Anexo 1
Solicita al Titular
institucin,
representante.
de la
nombre
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/10
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
QUEJOSO
B
6
Solicita a la UGA informes del
servidor pblico involucrado.
Anexo 6
7
Desahoga la audiencia de ley

en la fecha y hora fijada.
Anexo 7
8
Desahogo de pruebas
presunto
responsable
determina:
Ofrece
pruebas?
del
y
NO
9
Anexos
8,9,10,11,12,
13 y 14
Desahoga todas y cada una

de las diligencias y dicta
Acuerdo
de
cierre
de
instruccin, ordenando la
resolucin correspondiente.
Anexo 8
Emite
acuerdo
de
cierre de instruccin.
Contina
con
la
operacin No. 10
10
Anexo 15
Emite la resolucin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/10
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRALORA INTERNA
C
11
Notifica a las partes del
procedimiento y determina:
Anexo 16
Tipo de
resolucin?
Condenatorio
Absolutorio
15
Expirado
el
trmino
para
impugnar
la
resolucin
se
declara firme la
resolucin
Anexo 20
12
Se remite copia
certificada a la
Secretaria
de
Hacienda para su
cobro.
16
Inhabilitacin
13
Amonestacin,
Suspensin,
Destitucin,
Apercibimiento.
14
Remite al Archivo
General.
Tipo de
sancin?
Econmica
Remite
copia
certificada a la
UGA y a la
Secretara de la
Funcin Pblica,
para su registro
en el padrn de
inhabilitados.
Remite
copia
certificada a la
UGA, para su
registro.
Anexo 21
Anexo 17
B
Anexo 19
Anexo s
18 y 19
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/10
Fincamiento
de
Administrativas.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Responsabilidades
D E S C R I P C I N:
Quejoso
1. Comparece personalmente o mediante escrito a la Contralora Interna del rgano de
Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, a formular queja o denuncia
correspondiente, por posibles actos u omisiones que impliquen responsabilidad
administrativa imputables a los servidores pblicos de la Auditora Superior del
Estado; por incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artculo 45 de la
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.
De igual forma, el servidor o exservidor pblico de la Auditora Superior del Estado,
presenta formato de declaracin de situacin patrimonial fuera de los plazos
establecidos por el artculo 78 de la ley mencionada en el prrafo anterior.
Contralora Interna
2. Recibe queja, denuncia o formato de declaracin de situacin patrimonial
extempornea o informe de solventacin, acompaado de las pruebas pertinentes o
soporte documental; en la cual se sealan las irregularidades cometidas, el nombre y
cargo del o los presuntos responsables.
3. Analiza si es procedente o no iniciar el procedimiento de responsabilidades
administrativas, por el incumplimiento de las obligaciones de los servidores pblicos
y aplicar por acuerdo del superior jerrquico las sanciones disciplinarias
correspondientes y determina:
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/10
Fincamiento
de
Administrativas.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Responsabilidades
Procede llevar a cabo el procedimiento de Responsabilidades Administrativas?

S,
Inicia el procedimiento de responsabilidades administrativas, emitiendo

acuerdo de radicacin (OFSCE/CI_RG-07 documento del SGC, Anexo 2 y 3
generados de forma manual), otorgndole al expediente el nmero
correspondiente, sealando fecha, hora y lugar, para el desahogo de la
audiencia de ley, ordenando adems citar personalmente al o los
presuntos responsables narrando los hechos o conductas irregulares que
se les reprochan y que sean causa de responsabilidad, as como la
indicacin expresa del derecho que tiene de ofrecer pruebas y alegar en la
audiencia lo que a su derecho convenga, ya sea por si o por medio de un
defensor, con el apercibimiento que de no comparecer sin justa causa, se
tendr por precluido su derecho a ofrecer pruebas y formular alegatos; as
tambin, se deber ordenar se enve oficio al Titular de la Auditora
Superior del Estado, para que nombre un representante que comparezca a
la audiencia de ley a manifestar lo que a los intereses de su representada
convengan; de igual manera se ordena girar oficio a la Unidad General de
Administracin de este rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del
Estado para que informe sobre la fecha de alta y/o baja, adscripcin,
ingreso mensual, antigedad y R.F.C. del o los probables responsables, as
como practicar tantas y cuantas diligencias sean necesarias para
esclarecer los hechos denunciados y en su oportunidad dctese la
resolucin que conforme a derecho corresponda.
NO,
Elabora acuerdo (Anexo 1, OFSCE/CI_RG-07 documento del SGC y

generado de forma manual) en la que se determina sin elementos para
substanciar procedimiento de responsabilidades administrativas en contra
de algn servidor pblico de esta Auditora Superior del Estado, al no
quedar debidamente demostrado el incumplimiento al catalogo de
obligaciones sealados bajo el numeral 45 de la Ley de Responsabilidades
de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas, ordenndose archivar
como asunto total y definitivamente concluido.
4. Elabora y enva oficio citatorio (Anexo 4, documento generado de forma manual) al

presunto responsable para que se presente en la fecha, hora y lugar sealada para
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
5/10
Fincamiento
de
Administrativas.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Responsabilidades
el desahogo de la audiencia de ley, mismo que deber contener el nombre del

quejoso, los hechos o conductas irregulares que se le reprocha y que sean causa de
responsabilidad, as como la indicacin expresa del derecho que tiene de ofrecer
pruebas y alegar en la audiencia lo que a su derecho convenga, ya sea por si o por
medio de un defensor con el apercibimiento de que, de no comparecer sin justa
causa, se tendr por precluido su derecho a ofrecer pruebas y formular alegatos, la
indicacin de traer consigo identificacin oficial con fotografa en original y una copia
fotosttica para su cotejo.
NOTA: Entre la fecha de la citacin y la de la audiencia deber mediar un plazo no

menor de cinco ni mayor de quince das hbiles.
5. De igual forma elabora y enva memorndum (Anexo 5 documento generado de
forma manual) al Titular del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del
Estado, para que designe un representante a fin de que comparezca a la audiencia
de ley a manifestar lo que a derecho de su representada corresponda, hacindole
saber la fecha, hora y lugar para su desahogo; as como el nombre del o los
presuntos responsables y los hechos o conductas irregulares que se les reprochan y
que sean causa de responsabilidad.
6. Asimismo, se elabora y gira memorndum (Anexo 6, documento generado de forma
manual) a la UGA de este rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado
para que informe sobre la fecha de alta y/o baja, categora, adscripcin, percepcin
mensual, funcin, antigedad y R.F.C. del o los probables responsables.
7. En la fecha y hora fijada para el desahogo de la audiencia de ley se levanta el acta
correspondiente, (anexo 7, documento generado de forma manual) en la que se
sealan los datos y etapas siguientes: Lugar, fecha y hora en que se desahoga la
diligencia, autoridad ante quien se levanta, nombre completo de dos testigos de
asistencia, generales de los comparecientes, documento con que se identifican; en
su caso, nombre completo del abogado defensor o persona que la asista, documento
con el cual se identifica el abogado defensor o persona que la asista, exhorto para
que se conduzcan con verdad en la diligencia, con advertencia de las sanciones a
que se hacen acreedores los falsos declarantes ante autoridad competente distinta a
la judicial en ejercicio de sus funciones, trascripcin de argumentos de cada uno de
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
6/10
Fincamiento
de
Administrativas.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Responsabilidades
los comparecientes en relacin a los hechos que se le imputan, preguntas especiales

(en caso de considerarlo pertinente), la etapa de ofrecimiento y desahogo de
pruebas (acuerdo sobre las pruebas ofrecidas para su admisin, en su caso, sealar
fecha y hora para el desahogo de las pruebas que no pudieran desahogarse durante
la audiencia, etapa de formulacin de alegatos y cierre de la audiencia referida;
estampando las firmas de todos los que en ella intervinieron).
8. Derivado del desahogo de la audiencia de ley del presunto responsable y determina:
(Anexos 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14, documentos generados de forma manual)
Existen pruebas por desahogar?
S,
Documentales pblicas o privadas: Estas se desahogan por su propia y

especial naturaleza, y su valoracin se har en el momento en que se dicte
la resolucin definitiva del procedimiento.
Pericial: Elabora y enva oficio (Anexo 9, documento generado de forma
manual ) al perito propuesto en el domicilio que haya sealado el oferente
de la prueba, en el cual se sealar fecha y hora para que comparezca y
acredite ser perito en la materia de que se trate, acepte, proteste y
discierne el cargo conferido.
En la fecha y hora sealada, se levantar el acta (Anexo 10, documento
generado de forma manual) correspondiente, en la que se fijar trmino al
perito de la materia para que presente su dictamen, conforme al
interrogatorio que presente el oferente de la prueba.
Testimonial: En caso de no desahogarse en la Audiencia de Ley, se
elabora y enva oficio (Anexo 11, documento generado de forma manual) al
oferente de la prueba en la que se seala fecha y hora para su desahogo,
hacindole saber que deber presentar sus testigos ofrecidos, los que
adems debern traer consigo identificacin oficial con fotografa. En caso
de que el oferente de la prueba manifieste no poder presentarlo, deber
solicitar a la Auditora Superior del Estado para citarlos, debiendo el oferente
sealar domicilio donde deben ser notificados.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
7/10
Fincamiento
de
Administrativas.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Responsabilidades
Llegada la fecha y hora sealada para el desahogo de la prueba, se

levantar el acta (Anexo 12, documento generado de forma manual)
correspondiente, hacindose constar los siguientes datos: Lugar, fecha y
hora en que se desarrolla la diligencia, autoridad ante quien se levanta,
nombre completo de dos testigos de asistencia, generales de los testigos de
descargo (comparecientes), documento con que se identifican cada uno de
ellos, nombre completo del oferente de la prueba, exhorto para que se
conduzcan con verdad en la diligencia, con advertencia de las sanciones a
que se hacen acreedores los falsos declarantes ante autoridad competente
distinta a la judicial en ejercicio de sus funciones, trascripcin de
argumentos de cada uno de los testigos en relacin a los hechos que se
investigan, preguntas especiales (en caso de considerarlo pertinente).
Inspeccin Ocular: Elabora y enva oficio (Anexo 13, documento generado
de forma manual) al oferente de la prueba sealndole fecha y hora para su
desahogo, con la indicacin del personal que la llevar a cabo y hacindole
saber que podr asistir a la misma si lo considera necesario.
Una vez llegada la fecha y hora sealada, se levantar el acta (Anexo 14,
documento generado de forma manual) correspondiente, hacindose
constar los siguientes datos: Lugar, fecha y hora en que se desarrolla la
diligencia; autoridad quien la levanta, nombre completo de dos testigos de
asistencia, narracin sucinta de los hechos y circunstancias que resulten,
fecha y hora del cierre del acta, firma de las partes que intervienen.
Si derivado de
suficientes para
responsabilidad
responsables o
investigaciones y
NO,
lo anterior, encontrare que no cuenta con elementos

resolver o advierta elementos que impliquen nueva
administrativa a cargo del presunto o presuntos
de otras personas, podr disponer la prctica de
citar para otras audiencias.
Cierra la instruccin (Anexo 8, documento generado de forma manual) y se

ordena emitir la resolucin del procedimiento de responsabilidades
administrativas.
Contina en la operacin No. 10
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
8/10
Fincamiento
de
Administrativas.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Responsabilidades
9. Desahogadas todas y cada una de las diligencias y de advertirse que no quedan

pruebas y diligencias pendientes por desahogar, dicta acuerdo de cierre de
instruccin (Anexo 8, documento generado de forma manual), ordenando emitir la
resolucin correspondiente.
10. Se emite la resolucin (Anexo 15, OFSCE/CI_RG-08 documento del SGC y generado
de forma manual, en el que se analiza y valora las constancias que integran el
expediente en que se acte, las pruebas ofrecidas y exhibidas en la misma; se turna
al superior jerrquico para la firma correspondiente y que ponga fin al
procedimiento, determinando sobre la inexistencia de responsabilidad o imponiendo
al infractor las sanciones administrativas correspondientes.
11. Notifica personalmente la resolucin dentro de las veinticuatro horas siguientes al
interesado, al representante designado por la Auditora Superior del Estado y al
superior jerrquico, levantando la constancia de notificacin (Anexo 16, documento
generado de forma manual) correspondiente; hacindose constar los siguientes
datos: Nombre, cargo y domicilio del responsable, hora, da y mes en que se
desarrolla la diligencia, nombre completo de la persona a quien se notifica,
documento con que se identifica, nmero de oficio que se notifica; fecha, mes y ao
del oficio que se notifica, nombre y cargo del Titular que firma el oficio que se
notifica, nombre y firma del notificador y nombre y firma de la persona a quien se
notifica.
Que tipo de Resolucin?
12. Con Responsabilidad Econmica: Adems de los sealados en el punto anterior,
se notifica tambin la resolucin al jefe inmediato, a la Unidad General de
Administracin de esta institucin pblica y declarada firme la misma, la Auditoria
Superior del Estado de Chiapas; remite mediante oficio (Anexo 17, documento
generado de forma manual), copia autgrafa y/o certificada de dicha resolucin a la
Secretaria de Hacienda del Estado para que en ejercicio de sus funciones, haga
efectivo el cobro a travs del procedimiento administrativo de ejecucin.
13. Con Responsabilidad Administrativa (Inhabilitacin): Adems de los
sealados en el punto 11 del presente manual, se notifica tambin la resolucin al
jefe inmediato, a la Unidad General de Administracin de esta institucin pblica y
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
9/10
Fincamiento
de
Administrativas.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
Responsabilidades
declarada firme la misma, la Auditoria Superior del Estado de Chiapas; remite

mediante oficio (Anexo 18, documento generado de forma manual) copia autgrafa
y/o copia certificada de dicha resolucin a la Secretara de la Funcin Pblica para
que en ejercicio de sus funciones, realicen el registro correspondiente en el padrn
de inhabilitados que manejan.
14. Con
responsabilidad
administrativa
(Destitucin,
Suspensin,
Amonestacin y Apercibimiento pblico o privado): Adems de los sealados
en el punto 11 del presente manual, mediante memorndum se notifica tambin la
resolucin al jefe inmediato, declarada firme la misma; remitiendo copia certificada
de dicha resolucin a la Unidad General de Administracin (Anexo 19, documento
generado de forma manual) de esta institucin fiscalizadora para que en ejercicio de
sus funciones, realice el registro correspondiente.
15. Sin responsabilidad administrativa (Absolutoria): Notificada la resolucin sin
responsabilidad administrativa y expirado el trmino legal para impugnarla, se
declara firme la misma (Anexo 20, documento generado de forma manual).
16. Una vez realizado los puntos anteriores, la Auditora Superior del Estado, determina
el asunto como concluido, remitiendo mediante memorndum (Anexo 21,
documento generado de forma manual) el expediente de Fincamiento de
Responsabilidades Administrativas, al Archivo General de este rgano de
Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado; para su resguardo y control.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
10/10
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTREGA Y RECEPCIN
REA QUE CORRESPONDA
CONTRALORA INTERNA
Inicio
1
Solicita apoyo para
entrega-recepcin.
Se entrevista con el
responsable y asesora.
la
3
Se entrevista con el rea
de Sistemas, para que
instale el programa de
entrega-recepcin.
4
Recibe
formatera
sistematizada y requisita
de
acuerdo
a
los
lineamientos establecidos.
5
Recibe
formatos
requisitados, revisa y
coteja con informacin
que genera la UGA y
determina.
Contina
con
operacin No. 6
NO
Es correcta?
la
Requiere la presencia del

servidor pblico saliente
para
aclarar
las
inconsistencias.
B
A
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTREGA Y RECEPCIN
CONTRALORA INTERNA
Contina
con
operacin No. 6
Subsana las
inconsistencias?
Procede
conforme
derecho corresponda.
(Procedimiento
Responsabilidades
Administrativas).
la
6
Elabora
Acta
Administrativa
de
Entrega-Recepcin.
NO
a
de
B
Fin
7
Requiere la presencia de
las
partes
que
intervienen en ella para
dar lectura, firma y
distribucin a las reas
correspondientes.
8
Archiva
copia
documento
para
control.
del
su
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04
Entrega y Recepcin.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
DESCRIPCIN
rea que corresponda
1. Solicita apoyo de la Contralora Interna para la intervencin en la entrega-recepcin
de servidores pblicos del OFSCE.
Contralora Interna
2. Se entrevista con el servidor pblico responsable de la entrega-recepcin y asesora
en cuanto al llenado de los formatos que se encuentran sistematizados.
3. Se entrevista con el rea de Sistemas de la Unidad General de Administracin, para
que instale el programa entrega-recepcin sistematizado, en alguna computadora
del rea solicitante.
rea que corresponda
4. Recibe formatera sistematizada y los requisita de acuerdo a los lineamientos
establecidos al respecto.
Contralora Interna
5. Recibe formatos debidamente requisitados, revisa y coteja su contenido con la
informacin que genera la UGA, a travs de su rea correspondiente, referente al
Control de Bienes Resguardados y determina.
Es correcta la informacin?
S,
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04
Entrega y Recepcin.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
NO,
Requiere la presencia del servidor pblico saliente, a efecto de aclarar las

inconsistencias determinadas en el contenido de los formatos.
Aclara y/o subsana las inconsistencias detectadas en los formatos?

S,
NO,
Procede conforme a derecho

Responsabilidades Administrativas).
corresponda.
(Procedimiento
de
6. Elabora Acta Administrativa de Entrega-Recepcin e integra en ella los formatos

respectivos, debidamente requisitados.
7. Requiere la presencia de todas y cada una de las partes que en ella intervienen, para
dar lectura, firma y distribucin del acta a las reas correspondientes.
8. Archiva copia del documento de referencia para su control correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04
DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN DE FORMATO DECLARACIN DE SITUACIN PATRIMONIAL
CONTRALORA INTERNA
Inicio
1
A travs del rea de
sistemas,
instala
el
programa de Declaracin
de Situacin Patrimonial y
asesora.
2
Recepciona formato que
corresponda, revisa y
determina.
Asigna
nmero
de
expediente
que
corresponda para dar
entrada al documento.
3
Expide constancia de
recepcin al servidor
pblico,
debidamente
requisitada.
Se encuentra
debidamente
requisitado?
NO
Seala
correcciones
y
requiere la presencia del
servidor pblico para que
realice las modificaciones.
Regresa a la operacin No.
2
4
Archiva el documento
que corresponda en el
expediente
respectivo
para
su
control
y
resguardo.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02
Recepcin de formato Declaracin de

Situacin Patrimonial.
REA QUE EJECUTA
Contralora Interna
DESCRIPCIN
Contralora Interna
1. A travs del rea de sistemas, instala el programa de Declaracin de Situacin
Patrimonial que se encuentra instalado en la red interna de la Auditora Superior del
Estado en sus modalidades de: Inicial, de modificacin y/o final y asesora a peticin
del servidor pblico en cuanto al llenado del mismo.
2. Recibe formato de Declaracin de Situacin Patrimonial en trminos del artculo 78
de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas,
revisa y determina.
Se encuentra debidamente requisitado?
S,
Asigna nmero de expediente que corresponda para dar entrada al

documento.
NO,
Seala las correcciones y a su vez requiere la presencia del servidor

pblico para que realice las modificaciones correspondientes.
Regresa a la operacin No. 2
3. Expide constancia de recepcin al servidor pblico, la cual deber ostentar con sello
y firma del rgano de Control Interno.
4. Archiva el formato de Declaracin de Situacin Patrimonial que corresponda en el
expediente respectivo, para su control y resguardo.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

VII
UNIDAD GENERAL
DE
ADMINISTRACIN

Colonia Santa Mara la Ribera, C. P. 29070
Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99,61 4-17-56, 61 4-17-70

VII.1
SUBDIRECCIN
DE RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99,61 4-17-56, 61 4-17-70

CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS:
1.- Adquisiciones por procesos de licitaciones ordinarias.
2.- Compras directas.
3.- Mantenimiento de bienes inmuebles
4.- Mantenimiento vehicular
5.- Solicitud de alimentos
6.- Entrada de material al almacn
7.- Inventario fsico de materiales en almacn
8.- Salida de materiales del almacn
9.- Recepcin-entrega de correspondencia y paquetera certificada
10.-Mantenimiento de bienes muebles
11.-Suministro de garrafones de agua
12.-Recepcin y trmite de facturas
13.-Baja de mobiliario y equipo.
14.-Transferencia de mobiliario y equipo o bienes informticos
15.-Adquisicin y suministro de combustible
16.-Servicio de fotocopiado
17.-Recepcin y trmite de facturas por concepto de mantenimiento vehicular
18.-Adquisiciones por procesos de licitaciones extraordinarias
19.-Registro voluntario de proveedores y/o prestadores de bienes o servicio del OFSCE
20.-Entrega-Recepcin de expedientes

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99,61 4-17-56, 61 4-17-70

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIONES POR PROCESOS DE LICITACIONES ORDINARIAS
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y
COMIT DE ADQUISICIONES DEL OFSCE
SERVICIOS GENERALES
Inicio
1
Elabora
programa
de
licitaciones
ordinarias
y
determina el tipo de concurso
a realizar.
2
Elabora
calendario
de
sesiones del concurso de
licitacin del OFSCE y turna
al comit.
3
Recibe
y
sesiona
para
aprobar
calendario
del
evento
de
licitacin
y
determina:
NO
Es aprobado
el calendario?
Remite para su modificacin.

Turna para continuar con el

proceso de licitacin.
No. 4
A
A
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
PGINA
01/06

DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIOS GENERALES
A
4
Elabora bases, ficha tcnica,
4
convocatoria y/o relacin de
proveedores,
oficios
de
invitacin para firma del
Secretario
Tcnico
del
Comit.
5
Publica
convocatoria
y/o
distribuye
oficios
de
invitacin con sus anexos,
recabando firmas y sellos de
los proveedores.
6
Elabora oficio circular para
convocar a sesin del comit
para la junta de aclaracin de
dudas.
7
Sesiona para llevar acabo la
junta de aclaracin de dudas.
8
para el acto de apertura de
propuestas
tcnicas
y
econmicas.
9
Recepciona las propuestas
tcnicas
y
econmicas
presentadas
por
los
proveedores convocados y/o
invitados.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/06

DIAGRAMA DE FLUJO
COMIT DE ADQUISICIONES DEL OFSCE.
SERVICIOS GENERALES
B
10
apertura
de
propuesta
tcnica y econmica y turna.
11
Elabora
tablas:
analtica
tcnica y comparativa de
ofertas
tcnicas
y
econmicas
12
Elabora oficio para firma del
Secretario Tcnico del Comit
de
Adquisiciones
para
convocar al acto de fallo.
13
Sesiona, analiza tablas y
procede a dar el fallo
correspondiente y remite
documentos.
14
Elabora oficios de fallo y
notifica a proveedores.
15
Elabora
pedidos
y/o
contratos a los proveedores
adjudicados del concurso
celebrado.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/06


REA QUE EJECUTA:
Adquisiciones por procesos de licitaciones

ordinarias.
Comit de Adquisiciones del OFSCE y
Subdireccin de Recursos Materiales y
Servicios Generales
1. Elabora Programa Anual de licitaciones ordinarias. Con base al costo se determina el
tipo de concurso a realizar (Invitacin Restringida, Abierta, Licitacin Pblica Estatal
y/o Nacional).
2. Elabora calendario de sesiones, derivado de los concursos a realizar y turna al
Comit de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratacin de Servicios del
rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, para su aprobacin
correspondiente.
Comit de Adquisiciones del OFSCE
3. Recibe el calendario, sesiona y determina:
Es aprobado?
NO,
Devuelve para su modificacin .correspondiente.

S,
Remite calendario aprobado para continuar con el proceso.

4. Elabora bases, ficha tcnica (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-02, documento del

SGC), relacin de proveedores, oficios de invitacin y/o convocatoria a la licitacin a
proveedores para firma del Secretario Tcnico del Comit de Adquisiciones,
Arrendamientos de Bienes y Contratacin de Servicios del rgano de Fiscalizacin
Superior del Congreso del Estado, para la presentacin de propuestas tcnica y
econmica.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/06


REA QUE EJECUTA:

ordinarias.
Servicios Generales
5. Publica convocatoria y/o distribuye oficios de invitacin con sus

correspondientes, recabando firmas y sellos de los proveedores invitados.
anexos
6. Elabora oficio circular signado por el Secretario Tcnico del Comit, a efecto de
convocar a sesin a los integrantes del comit del OFSCE, para la junta de aclaracin
de dudas.
7. Sesiona para llevar acabo la junta de aclaracin de dudas.
8. Elabora oficio circular signado por el Secretario Tcnico del Comit a efecto de
convocar a sesin a los integrantes del Comit de Adquisiciones del OFSCE, para el
acto de la apertura de las propuestas tcnica y econmica.
9. Recepciona las propuestas tcnicas y econmicas presentadas por los proveedores
invitados, con base al calendario de concurso aprobado.

10. Sesiona para llevar a cabo la apertura de propuestas tcnicas y econmicas y turna
para continuar con el proceso.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
05/06


REA QUE EJECUTA:

ordinarias.
Servicios Generales

11. Recibe y elabora tablas: analtica tcnica y comparativa de oferta (formatos
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-03 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-04, documentos del SGC); as
como acta de apertura de ofertas tcnica y econmica para firma de los integrantes
del Comit de Adquisiciones del OFSCE.
12. Elabora oficio para firma del Secretario Tcnico del Comit de Adquisiciones del
OFSCE, para convocar de acuerdo al calendario del concurso, al acto de fallo
correspondiente.
13. Sesiona y analiza dichas tablas, y procede a dar el fallo al proveedor que haya
cumplido con lo solicitado en las bases y ficha tcnica del concurso realizado
(formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/02 documento del SGC) y remite documentos.
14. Recibe y elabora oficios de fallo y notifica a proveedores participantes.
15. Elabora pedidos (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/05 documento del SGC) y/o
contratos a los proveedores adjudicados del concurso celebrado.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
06/06

COMIT DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS
CONCURSO:____________(1)____________.
TABLA ANLITICA TCNICA
FECHA:____(2)____
5971.- LICENCIAS INFORMTICAS E INTELECTUALES, EJEMPLO___(3)_____
LOTE
(4)
CANTIDAD
(5)
U.M.
(6)
DESCRIPCIN
(7)
PROVEEDOR
(8)
PROVEEDOR
(8)
OBSERVACIONES____(9)_____
DICTAMEN TECNICO____(10)_____
ELABOR
AUTORIZ
_________(11)______________
C. SUBDIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Y/O JEFE DEL AREA DE SISTEMAS
_____________(12)_______________
C. JEFA DE LA UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN Y SECRETARIO
TCNICO DEL COMIT
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-03

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: TABLA ANALITICA

TCNICA POR LICITACIN.
Identificador
Descripcin
En cada uno de los espacios del formato se deber anotar lo siguiente:

1
Describir el nombre del concurso y la modalidad de licitacin.
Fecha de elaboracin de la tabla.
Nmero y nombre de la partida presupuestal correspondiente.
Nmero de lote correspondiente.
Nmero de bienes a licitar que ampara el lote correspondiente.
Anotar la unidad de medida del o los bienes a licitar.
Descripcin del bien o los bienes a licitar.
Nombre de los proveedores licitantes.
Las observaciones por proveedores licitantes.
10
El dictamen correspondiente por proveedor licitante, que para el caso

deber ser la leyenda: CUMPLE Y/O, NO CUMPLE, segn el caso.
11
Nombre y cargo de la persona quien elabora el documento.
12
Nombre y cargo de la persona quien autoriza el documento.

TABLA COMPARATIVA DE OFERTAS DEL CONCURSO: _______(1)_________
FECHA:____(2)____
UNIDAD
LOTE CANTIDAD
DE
(4)
(5)
MEDIDA
(6)
DESCRIPCIN
DEL BIEN
(7)
PROVEEDOR
(8)
PROVEEDOR
(8)
PROVEEDOR
(8)
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
(9)
(10)
(9)
(10)
(9)
(10)
SUBTOTAL
(11)
(11)
(11)
I. V. A.
(12)
(12)
(12)
IMPORTE TOTAL
(13)
(13)
(13)
TIEMPO DE ENTREGA
(14)
(14)
(14)
L A B.
(15)
(15)
(15)
CONDICIONES DE PAGO
(16)
(16)
(16)
CONDICIONES DE PRECIOS
(17)
(17)
(17)
GARANTA
(18)
(18)
(18)
VIGENCIA DE LA OFERTA
(19)
(19)
(19)
OBSERVACIONES
(20)
(20)
(20)
DICTAMEN
(21)
ELABOR
AUTORIZ
_________(22)______________
Y/O JEFE DEL AREA DE SISTEMAS
_____________(23)_______________
TCNICO DEL COMIT

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: TABLA COMPARATIVA DE

OFERTAS, POR LICITACIN.
Identificador
Descripcin

1
Unidad de medida del o los bienes a licitar.
9
10
11
Precio unitario antes de I.V.A., del bien

correspondiente.
Resultado de la multiplicacin de la cantidad
correspondiente por el precio unitario antes de
La suma del importe del precio unitario antes
ofertados.
ofertado en el lote
(5) de bienes del lote
I.V.A., (9).
de I.V.A, de los bienes
12
I.V.A, del subtotal de los bienes ofertados.
13
Importe de la suma del subtotal (11) ms el I.V.A, (12).
14
15
Transcribir literalmente el tiempo de entrega establecido en la

propuesta del proveedor licitante.
Transcribir literalmente las condiciones de entrega (LA.B.)
establecidas en la propuesta del proveedor licitante.

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO : TABLA COMPARATIVA DE

Identificador
Descripcin

16
17
18
19
Transcribir literalmente las condiciones de pago establecidas en la

Transcribir literalmente las condiciones de precios establecidas en la
Transcribir literalmente la garanta establecida en la propuesta del
proveedor licitante.
Transcribir literalmente la vigencia de la oferta establecida en la
20
Las observaciones por proveedores licitantes
21
Dictamen correspondiente del concurso, fundamentado

Reglamento del Comit y en las bases del concurso.
22
23
en
el
DIAGRAMA DE FLUJO
COMPRAS DIRECTAS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
SERVICIOS GENERALES
Inicio
1
Recibe formato de Solicitud
de
Materiales,
elabora
Tabla
Comparativa
de
Cotizaciones
y
turna
Solicitud de Validacin de
Suficiencia Presupuestal.
2
Recibe solicitud de validacin
de suficiencia presupuestal y
determina:
NO
Notifica a la Subdireccin de
Recursos
Materiales
y
Servicios Generales para su
conocimiento
y
efectos
procedentes.
3
de suficiencia presupuestal
autorizada.
Existe suficiencia
presupuestal?
Autoriza
solicitud
de
validacin
de
suficiencia
presupuestal
para
la
aplicacin del gasto y turna.
Contina operacin. N 3.
Fin
4
Realiza compra vigilando el
cumplimiento del Reglamento
del Comit de Adquisiciones
del OFSCE.
5
Requisita
Formatos
Requisicin y Orden de
Compra, recaba firmas y
entrega la Orden de Compra.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Compras directas
Servicios Generales y Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto.
1. Recibe formato de Solicitud de Materiales (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-17 documento
del SGC), debidamente requisitado por las distintas reas del rgano de Fiscalizacin
Superior del Congreso del Estado, se entera y verifica existencia en el almacn; en
caso de no haber, cotiza los precios evaluados (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-08
documento del SGC), elabora tabla comparativa de cotizaciones (Al menos tres
proveedores, en compras mayores a $1,000) (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-07
documento del SGC), y solicita al rgano administrativo correspondiente, la
autorizacin de suficiencia presupuestal respectiva.
2. Recibe solicitud de validacin de suficiencia presupuestal (OFSCE/UGA/SRMSG_RG06 documento del SGC) y determina:
Existe suficiencia presupuestal?
No,
Notifica a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales para

su conocimiento y .efectos procedentes.
S,
Autoriza
solicitud
de
validacin
de
suficiencia
presupuestal
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06 documento del SGC), y turna para la aplicacin
del gasto.
Contina con la operacin N 3.
3. Recibe solicitud de validacin de suficiencia

(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06 documento del SGC).
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
presupuestal
autorizada.
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Compras directas
4. Con base a las cotizaciones proporcionadas y la constancia de suficiencia

presupuestal debidamente autorizada, procede a efectuar la compra directa vigilando
que esta no exceda el monto de los salarios mnimos permitidos para su ejecucin,
segn Reglamento del Comit de Adquisiciones del OFSCE.
5. Requisita formatos de requisicin y orden de compra (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-09 y
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10, documentos del SGC), recaba firmas y entrega la orden
de compra y procede a efectuar la compra directa.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03

Folio
(1)
Solicitud de Materiales
CANTIDAD
CLAVE SOLICITADA AUTORIZA
(6)
(7)
(8)
Da
(3)
(4)
(5)
Correspondiente al mes :
Proyecto :
Partida :
DA
PRECIO
UNIDAD
(9)
UNITARIO
Mes
Ao
(2)
DESCRIPCION
COSTO
(11)
(10)
(12)
Total:
Solicita
Vo. Bo.
Autoriza
Da
(13)
(14)
Recibe material
Mes
Ao
(15)
(17)
C.
Subdirector de
C.
Director de
C.
Subdirector de Recursos. Materiales y
Servicios Generales.
(16)

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: SOLICITUD DE

MATERIALES
Identificador
Descripcin

1
Folio consecutivo que da el sistema para darle salida del almacn.
Fecha de solicitud.
Indicar el mes en que se utilizar.
4
5
6
7
8
9
10
Nombre del proyecto de conformidad con la estructura programtica

autorizada.
Nombre de la partida de conformidad con la estructura programtica
autorizada.
Clave que le corresponda, de conformidad con el catlogo de artculos.
Especificar la cantidad de artculos que se requieren para el mes que
corresponda.
Cantidad autorizada de artculos, y deber ser llenado por la Subdireccin de
Recursos Materiales y Servicios Generales.
Especificar la unidad que corresponda, de acuerdo a las necesidades de las
reas, ejemplo: pieza, caja, paquete, etc.
Precio del artculo, y deber ser llenado por la Subdireccin de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
11
Descripcin del producto, de conformidad con el Catlogo de Partidas.
12
Costo del artculo, y deber ser llenado por la Subdireccin de Recursos

Materiales y Servicios Generales.
13
Deber ser firmado por la Subdireccin que solicita el material.
14
Otorgar el Vo. Bo. del Director del rea que corresponda.
15
Firma de autorizacin de la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios

Generales.
16
Firma de la persona que recibe el material solicitado.
17
Fecha en que se recibe el material solicitado.

DIAGRAMA DE FLUJO
MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Inicio
1
Realiza
inspeccin
del
inmueble, verifica su estado
fsico y determina.
NO
Existe
deterioro?
Solicita visita del prestador

del servicio para determinar
el costo de reparacin.
No. 2
Procede a elaborar reporte

del
estado
fsico
del
inmueble.
Fin
Solicita a la Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto
verifique
la
suficiencia
presupuestal.
NO
Existe solicitud de
validacin de
suficiencia
presupuestal?
Espera hasta que exista

suficiencia presupuestal.
Recibe de la Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto el
monto
presupuestal
disponible.
No. 3
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES
A
3
Revisa
los
costos
de
mantenimiento presentados
por los prestadores de
servicio y determina:
NO
El costo oscila de 1 a
750 salarios mnimos?
Turna para trmite ante el

comit de adquisiciones del
OFSCE.
Realiza cotizacin con un solo

prestador,
de
manera
econmica.
4
Requisita solicitud y orden de
servicio, recaba firma y enva
al prestador del servicio.
Fin
5
Recibe factura y anexo, se
entera, verifica el trabajo y
factura y determina:
NO
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
Estn correctos?
Devuelve la factura, para su

correccin
y/o
realiza
reclamacin del trabajo.
Sella la factura e integra

documentos, recaba firma,
distribuye y archiva.
Fin
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Mantenimiento de bienes inmuebles

Subdireccin de Recursos Materiales
Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.
1. Realiza inspeccin en todas y cada una de las reas del inmueble y verifica su estado
fsico,
en
cumplimiento
al
Programa
Anual
de
Mantenimiento
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-15 documento del SGC) y determina:
Existe deterioro?
NO,
Procede a elaborar el reporte del estado fsico del inmueble.

S,
Solicita va telefnica visita del prestador del servicio para determinar el costo
de su reparacin.
2. Solicita de manera econmica a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto, la

existencia de suficiencia presupuestal (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06 (Si aplica)
documento del SGC) y determina:
NO,
S,
Espera hasta que exista suficiencia presupuestal.

Recibe de manera econmica el monto presupuestal disponible.
3. Revisa las cotizaciones solicitadas a los prestadores de servicio, sobre el

mantenimiento y/o reparacin de los bienes inmuebles, para convocar a los
proveedores evaluados (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-08 (Si aplica) documento
del SGC) y determina:
El costo oscila entre 1 a 750 Salarios mnimos?
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
Mantenimiento de bienes inmuebles

NO,
Turna para trmite ante el Comit de Adquisiciones del rgano de

Termina procedimiento.
S,
Realiza cotizacin con un solo prestador de servicio de manera econmica.

4. Requisita el formato Orden de Servicio (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 (Si aplica)

documento del SGC), en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad General
de Administracin y enva al prestador de servicio.
5. Recibe del prestador de servicios factura en original y 2 copias y Orden de Servicio
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 (Si aplica) documento del SGC), se entera y verifica
fsicamente que el trabajo est realizado conforme a la Orden de Servicio y la
factura est debidamente requisitada y determina:
Estn correctos?
NO,
Devuelve la factura al prestador de servicios para su correccin y archiva.

En caso de que el trabajo no sea lo convenido en la Orden de Servicio, se
realiza su reclamacin y no se le da trmite a la factura para el pago
correspondiente.
S,
Se recibe la factura e integran la documentacin soporte (Solicitud de

validacin de suficiencia presupuestal, Solicitud de servicio, Orden de
servicio y solicitud de pago) para trmite de pago.
NOTA: Las cedulas de trabajo que se utiliza para el registro y control de las actividades, se generan a travs del SGC
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

DIAGRAMA DE FLUJO
MANTENIMIENTO VEHCULAR
Inicio
1
Verifica
bitcora
de
mantenimiento por tipo de
vehculo y atiende el reporte
de falla mecnica.
2
Solicita revisin mecnica y
presupuesto con un solo
proveedor
de
manera
econmica.
3
validacin
de
suficiencia
presupuestal.
NO
Espera hasta que haya

presupuesto.
Regresa a la operacin No. 3.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
Existe
Presupuesto?
Elabora, requisita solicitud y

orden de servicio.
No.
PGINA
01/03

DIAGRAMA DE FLUJO
MANTENIMIENTO VEHCULAR
A
4
Entrega al proveedor la
orden de servicio, recaba
firma y sello de recibido.
5
Verifica
los
servicios
contratados, segn orden de
servicio.
NO
Solicita al prestador de
servicio se corrijan las
anomalas detectadas.
Regresa a la operacin No.5.
Esta
correcto?
Recibe factura y tramita el

pago correspondiente.
Fin
B
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Mantenimiento vehicular
Subdireccin de Recursos
Servicios Generales
Materiales
1. Verifica bitcora de mantenimiento por tipo de vehculo y atiende el reporte de fallas
mecnicas (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-12 (Si aplica) documento del SGC).
2. Solicita revisin mecnica y presupuesto con un solo prestador de servicio de forma
econmica.
3. Solicita a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto solicitud de validacin de
suficiencia presupuestal mediante formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, documento
del SGC.
Existe presupuesto?
NO,
Espera hasta que haya presupuesto.

S,
Elabora y requisita solicitud de servicio y orden de servicio

4. Entrega al prestador de servicio la orden de servicio (formato

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 documento del SGC), recaba firma y sello de recibido.
5. Verifica los servicios contratados, segn orden de
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 documento del SGC) y determina:
servicio
(formato
Est correcto?
NO,
Solicita al prestador de servicio se corrijan las anomalas detectadas.

Regresa a la operacin No.5
S,
Recibe factura y tramita el pago correspondiente.

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03


MES
DA
AO
SOLICITUD DE SERVICIO
(1)
DESCRIPCIN DEL BIEN O SERVICIO SOLICITADO
(2)
BIEN O SERVICIO:
NUM. INVENTARIO Y/0 PLACAS :
MANTENIMIENTO
(7)
SERIE:
(4)
REPARACIN
(5)
OTROS
(8)
MARCA:
(3)
MODELO
(6)
(9)
(10)
ESPECIFICAR:
(11)
CON CARGO A LA DIRECCIN:
DESCRIPCIN DEL TRABAJO
(12)
INFORMACIN ADMINISTRATIVA
PROYECTO:
(13)
(14)
CDIGO PROGRAMATICO:
(15)
PARTIDA:
SOLICITA
(16)
REVISA
(17)
RECIBE
(18)
JEFE DE OFICINA DE ADQUISICIONES
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13)

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO:SOLICITUD DE SERVICIO

MANTENIMIENTO VEHICULAR
Identificador
Descripcin

1
Fecha de elaboracin del documento.
Nombre del bien o el servicio a realizar.
Marca del bien.
Nmero de inventario del bien y/o placas.
Nmero de serie del bien.
Modelo del bien.
Especificar el mantenimiento o servicio a realizar.
Especificar si es reparacin el servicio a realizar.
Especificar si el servicio a realizar no corresponde a mantenimiento

y/o reparacin.
10
Especificar el tipo de servicio a realizar.
11
Nombre de la direccin a quien se le cargar presupuestalmente el

servicio correspondiente.
12
Descripcin detallada del servicio a realizar.
13
Nombre del proyecto que se est afectando.
14
Cdigo programtico que se est afectando.

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO: SOLICITUD DE SERVICIO

MANTENIMIENTO VEHICULAR
Identificador
Descripcin
En cada uno de los espacio del formato se deber anotar lo siguiente:

15
Partida presupuestal que se est afectando.
16
Nombre y firma de la persona solicitante.
17
Nombre y firma del Jefe de Oficina de Adquisiciones o el Titular del

rea solicitante quien revisa.
18
Nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios

Generales quien autoriza.


ORDEN DE SERVICIO
MES
DA
AO
(1)
DESCRIPCIN DEL BIEN O SERVICIO SOLICITADO
(2)
BIEN O SERVICIO:
NUM. INVENTARIO Y/0 PLACAS :
MANTENIMIENTO
(7)
SERIE:
(4)
REPARACIN
(5)
OTROS
(8)
MARCA:
(3)
MODELO
(6)
(9)
(10)
ESPECIFICAR:
(11)
CON CARGO A LA DIRECCIN:
DESCRIPCIN DEL TRABAJO
(12)
PROYECTO:
COSTO APROXIMADO
(13)
(14)
CDIGO PROGRAMATICO:
(15)
PARTIDA:
SOLICITA
REVISA
(17)
AUTORIZA
(18)
(16)
RESGUARDANTE DEL VEHICULO
ENCARGADO DE VEHICULOS
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14)

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO: SOLICITUD DE SERVICIO

MANTENIMIENTO Y CONTROL DE VEHCULOS
Identificador
Descripcin
Nombre del bien o el servicio a realizar.
Marca del bien.
Nmero de inventario del bien y/o placas.
Nmero de serie del bien.
Modelo del bien.
Especificar si es mantenimiento el servicio a realizar.
Especificar si es reparacin el servicio a realizar.
Especificar si el servicio a realizar no corresponde a mantenimiento

y/o reparacin.
10
Especificar el tipo de servicio a realizar.
11
Nombre de la direccin a quien se le cargar presupuestalmente el

servicio correspondiente.
12
Descripcin detallada del servicio a realizar.
13
Nombre del proyecto que se est afectando.
14
Cdigo programtico que se est afectando.
15
Partida presupuestal que se est afectando.
16
Resguardante del vehculo.
17
Nombre y firma del encargado de control de vehculos.
18
Nombre y firma del Subdirector de recursos materiales y servicios

generales.

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE ALIMENTOS
SERVICIOS GENERALES
Inicio
2
Revisa formato de Solicitud
de Alimentos se entera y
verifica
si
est
bien
requisitado y determina:
1
A
Recibe formato de Solicitud

de Alimentos, se entera y
turna.
NO
Est
Devuelve al rea solicitante

para su correccin.
Regresa a la operacin N. 1
debidamente
requisitado?
Solicita al proveedor
servicio de alimentos.
el
3
El rea solicitante recibe y
firma
la
comanda
de
alimentos
al
proveedor
correspondiente
4
Recibe factura del proveedor
e integra documentacin.
Solicitud de validacin de
suficiencia
presupuestal,
solicitud de servicio y pago
para su trmite.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Solicitud de alimentos
Unidad
General
de
Administracin,
DESCRIPCIN
1. Recibe de las unidades y rganos administrativos del OFSCE formato de Solicitud
de Alimentos, debidamente requisitado, se entera y turna para su trmite
correspondiente.
2. Recibe, revisa formato de Solicitud de Alimentos y determina:
Est debidamente requisitado?
NO,
Devuelve de manera econmica al rea solicitante, para su correccin.

Regresa a la operacin N. 1
S,
Procede a solicitar el servicio de alimentacin.

Contina con la operacin N. 3
3. Concilia con el proveedor las comandas por la entrega de los alimentos solicitados
por las unidades y rganos administrativos, con los vales correspondientes y archiva
copia de la Solicitud de Alimentos, con su respectiva copia de la comanda que
ampara el nmero de comidas entregadas.
4. Recibe factura del proveedor e integran documentacin, Solicitud de validacin de
suficiencia presupuestal OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, Solicitud de servicio
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13, Orden de servicio OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14 y solicitud
de pago OFSCE/UGA/SRMAG_RG-16, documentos del SGC; para su trmite.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

Formato de Solicitud de Alimentos

PROVEEDOR:
(1
FECHA:
VALES POR (3
PARA EL PERSONAL DEL REA DE:
(4
MOTIVO:
(5
(2
OREDEN (ES) DE ALIMENTO.
SOLICITANTE
AUTORIZA
(6
______________________________
(7
____________________________

Tuxtla Gutirrez, Chiapas.
Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
www.ofscechispas.gob.mx
RECIB SERVICIO DE ALIMENTOS
1.-
NOMBRE
(8
FIRMA
(9
2.3.4.5.6.-

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: SOLICITUD DE

ALIMENTOS
Identificador
Descripcin
Nmero de folio correspondiente.
Nmero de personas que requieren de alimentos
Nombre del rea que solicita los alimentos.
Motivo del trabajo a realizar.
Nombre del Subdirector quin solicita.
Nombre del Director quin autoriza.
Nombre de las personas quienes reciben alimentos
Firma de las personas quienes reciben alimentos.

DIAGRAMA DE FLUJO
ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACN
Inicio
1
Recibe de los proveedores el
material solicitado en el
formato de Orden de
Compra y/o pedido.
2
Verifica que el material rena
las condiciones especificadas
en el formato Orden de
Compra y/o pedido.
3
Verifica que la descripcin de
los materiales solicitados en
la Orden de Compra y/o
pedido coincida con la
factura.
NO
Devuelve al proveedor los

materiales para su cambio.
Renen las
especificaciones?
Recibe los materiales y da

entrada a los mismos en el
formato
Entradas
de
almacn.
Contina con la operacin No.
4
4
Sella de recibido la factura
original al proveedor para
trmite de pago.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

DIAGRAMA DE FLUJO
ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACN
A
5
Registra en el sistema de
cmputo, generndose a la
vez el formato Entradas de
Almacn, se archiva formato
con copia de la factura y
turna para el trmite de
pago.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Entrada de material al almacn

Servicios Generales
1. Recibe de los proveedores el material solicitado anexando formato original de Orden
de Compra y/o Pedido (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-05,
documentos del SGC).
2. Verifica que el material rena las condiciones especificadas en el formato Orden de
Compra y/o pedido.
3. Verifica que la descripcin de los materiales solicitados en la Orden de Compra y/o
pedido coincida con la factura y determina:
Renen los materiales las especificaciones correspondientes?
NO,
Devuelve al proveedor los materiales para su cambio.

S,
Recibe los materiales especificados en la Orden de Compra y da entrada a

los mismos en el formato entrada de Almacn (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11 (Si
aplica) contenido en el plan de calidad.
4. Sella de recibido la factura original al proveedor para su solicitud de pago.

5. Registra en el sistema de cmputo, control de almacn, el ingreso de los bienes
generndose
a
la
vez
el
formato
Entradas
de
Almacn
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11 documento del SGC), se archiva con una copia de la
factura y turna copia del mismo a la oficina de adquisiciones; para el trmite de
pago.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03


DIA
MES
AO
ORDEN DE COMPRA
(1)
CANTIDAD
UNIDAD
DESCRIPCIN
(2)
(3)
(4)
COSTO APROXIMADO:
(5)
UTILIZADO PARA:
(6)
PERODO:
(7)
PROGRAMA O PROYECTO:
(8)
CLAVE PRESUPUESTAL:
PARTIDA:
(9)
(10)
(11)
REGIN:
SOLICITA
AUTORIZA
RECIBE
(12)
(13)
(14)
SUBDIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
JEFA DE LA UNIDAD GENERAL DE

ADMINISTRACIN
NOMBRE, FIRMA Y/O SELLO

DEL PROVEEDOR
GENERALES

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA DEL FORMATO: ORDEN DE COMPRA

Identificador
Descripcin

1
Da, mes y ao de elaboracin de la orden de compra.
Cantidad de artculos que se refiere.
Especificacin de la unidad de medida.
Se describir claramente los artculos requeridos, sealando todas

las caractersticas posibles que identifiquen plenamente el producto.
De acuerdo a la cotizacin previa, se anotar el costo aproximado.
6
7
8
9
10
11
12
Se describir claramente para que sean utilizados los artculos

descritos, mencionando el rea solicitante.
Perodo refiriendo de acuerdo con la estructura programtica
autorizada.
Nombre del programa o proyecto de conformidad con la estructura
programtica autorizada.
Clave presupuestal
que corresponde de conformidad con la
estructura programtica autorizada.
Partida que corresponde de conformidad con el Clasificador por
Objeto del Gasto vigente.
Nombre de regin donde esta ubicado el rea administrativa que se
est afectando en la solicitud de pago.
Generales.
13
Nombre y firma del Jefe de la Unidad General de Administracin.
14
Nombre, firma y sello del proveedor al que se asigna la orden de

compra.

DIAGRAMA DE FLUJO
INVENTARIO FSICO DE MATERIALES EN ALMACN
Inicio
1
Clasifica los materiales por
clave para levantamiento del
inventario fsico.
2
Efecta conteo
materiales.
fsico
de
3
Coteja inventario fsico de
materiales con los registros
del sistema y determina:
NO
Estn correctos?
Efecta correcciones y/o

aclaraciones.
Genera
el
reporte
de
inventario fsico.
No. 4
Recaba firmas del reporte de

inventario fsico y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Inventario fsico de materiales en almacn

Servicios Generales
1. Clasifica los materiales por clave para llevar a cabo el levantamiento del inventario
fsico.
2. Efecta conteo fsico de los materiales clasificndolos por clave.
3. Coteja inventario fsico de materiales con los registros de existencias de materiales
en el sistema computarizado y determina:
Estn correctos?
NO,
Efecta correcciones y/o aclaraciones que se requieran.

S,
Genera reporte de inventario fsico.

4. Recaba firmas del reporte de inventario fsico y archiva.

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
MANUAL DE PROCDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
SALIDA DE MATERIALES DEL ALMACN
Inicio
1
Recaba firma en el formato
Solicitud de Materiales de la
persona
que
recibe
el
material y entrega.
2
Con el formato Solicitud de
Materiales
debidamente
requisitado, se procede a
darle salida del sistema de
almacn.
3
El sistema genera un folio
consecutivo que se anota en
el formato Solicitud de
Materiales.
4
Archiva la documentacin.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Salida de materiales del almacn

Servicios Generales
1. Recaba firma por la persona que recibe el material, en el formato de Solicitud de
Materiales (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-17 documento del SGC), y entrega.
2. Con el formato Solicitud de Materiales debidamente requisitado, se procede a darle
salida en el sistema de almacn. El sistema genera un folio consecutivo que se
anotar en referido formato.
3. Archiva la documentacin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN-ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERA CERTIFICADA
Inicio
1
Recibe de las diferentes
unidades
y
rganos
administrativos del OFSCE,
correspondencia para su
distribucin.
2
Verifica la correspondencia y
determina:
NO
Est completa
y correcta?
Devuelve para correccin a

los rganos correspondientes.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
Recibe, sella de recibido,

ordena la documentacin por
dependencia y/o entidad y
verifica.
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN, ENTREGA DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERA CERTIFICADA
Es fuera de
la ciudad?
NO
Verifica si la correspondencia
se enva por mensajera
especializada; segn solicite
el rea.
Entrega
documentos
a
dependencias y/o entidades,
recaba sello o y firma de
recibido.
Fin
Se enva
por mensajera?
NO
Enva por correo certificado

sepomex.
Enva
por
mensajera
especializada (Sepomex, dhl,
estafeta u otros)
3
Recibe de sepomex, relacin
de documentos requisitada y
sellada con nmero de folio.
Fin
4
Registra informacin de
documentacin entregada
cuadernillo y entrega a
reas, relacin y copia
documentacin.
la
en
las
de
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Recepcin, entrega de correspondencia y

paquetera certificada
Subdireccin de Recursos Materiales Y
Servicios Generales
1. Recibe de las diferentes Direcciones y/o Unidades, correspondencia para su distribucin.
2. Verifica la correspondencia y determina:
Est completa y correcta?
NO,
Devuelve para su correccin, a los rganos administrativos correspondientes.

S,
Recibe, sella de recibido anotando da y hora, ordena por dependencia y/o

entidad la correspondencia y verifica en cuanto a su distribucin lo siguiente:
Es fuera de la ciudad?
NO,
Entrega la documentacin a las dependencias y/o entidades, recaba sello y/o

firma de recibido, registra informacin de la correspondencia en el cuadernillo
de control de la misma y entrega a los rganos administrativos del OFSCE copia
y relacin de la documentacin referida, debidamente requisitada.
Se enva por mensajera u otro medio?
S,
Enva al domicilio por mensajera especializada, llena gua en original y 2 copias,

correspondiente.
NO,
Enva por correo certificado (Sepomex); elabora original y 2 copias de la

relacin de documentos.
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
03/04

REA QUE EJECUTA:
Recepcin,
entrega
de
correspondencia
y
paquetera
certificada
Servicios Generales
3. Recibe de Sepomex, original de la relacin de la documentacin enviada,

debidamente requisitada y sellada de recibido, conteniendo el nmero de folio con el
que fue enviado cada documento, verificando que sea entregado el acuse de recibo
respectivo.
4. Registra informacin de la correspondencia entregada en el cuadernillo de control de
del mismo y entrega a los rganos administrativos involucrados, copia y relacin de la
documentacin entregada debidamente requisitada.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

DIAGRAMA DE FLUJO
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
Inicio
1
2
Recibe
memoranum
y
formato
para
el
mantenimiento
y
solicita
presupuesto al prestador.
Recibe de las unidades y

rganos administrativos de
solicitud
para
el
mantenimiento de mobiliario
y equipo y turna
3
Recibe de los prestador de
servicios
presupuesto
y
verifica si existe suficiencia
presupuestal.
NO
Existe
suficiencia
presupuestal?
Suspende el trmite hasta

que
exista
suficiencia
presupuestal.

No. 4
A
A
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVCIOS GENERALES
A
4
Recibe
la
solicitud
de
validacin
de
suficiencia
presupuestal el monto de
para la reparacin.
NO
Oscilan de 1 a 750 salarios

mnimos?
Turna
al
Comit
Adquisiciones.
de
Asigna al que present la

cotizacin de menor costo.
5
Requisita solicitud y orden de
servicio y recaba firmas,
elabora pase de salida y
distribuye
Fin
6
Recibe del prestador de
servicios factura, orden de
servicio y determina.
NO
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
Cumple
requisitos
fiscales?
Devuelve la factura para su

correccin al prestador de
servicio.
Sella de recibido en la
factura, elabora contra recibo
con la documentacin para
su trmite de pago.
Fin
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Mantenimiento de bienes muebles

Servicios Generales
1. Recibe de las unidades y rganos administrativos solicitantes memorndum
debidamente requisitado, para el mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina,
se entera y turna.
2. Recibe memorndum y formato para el mantenimiento de mobiliario y equipo de
oficina, se entera y solicita a los prestadores de servicios, presupuesto de reparacin
y mantenimiento de equipo de oficina y archiva la documentacin temporalmente.
3. Recibe de los prestadores de servicio, presupuesto de reparacin y mantenimiento
de mobiliario y equipo de oficina, se entera y solicita a la Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto, verificar si existe validacin de suficiencia presupuestal
(formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06, documento del SGC) y determina:
Existe Solicitud de validacin de suficiencia presupuestal?
NO,
Suspende el trmite temporalmente hasta que exista solicitud de

validacin de suficiencia presupuestal.
Regresa a la operacin No.3
S,
Extrae del archivo cotizacin de reparacin y mantenimiento

4. Revisa la solicitud de validacin de suficiencia presupuestal sobre el monto de

reparacin y mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina, recibida de los
prestadores de servicio y al formato de Solicitud de Servicio, revisa entre qu
salarios mnimos oscila el costo de reparacin y determina:
Oscilan de 1 a 750 salarios mnimos los costos de reparacin?
NO,
Turna ste trmite al Comit de Adquisiciones del OFSCE.

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
S,
Mantenimiento de bienes muebles

Servicios Generales
Asigna al prestador de servicios que present cotizacin a un menor costo.

5. Requisita
el
formato
Solicitud de servicio
y
Orden
de servicio
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14, documentos del SGC),
para sus firmas correspondientes, elabora Pase de Salida en original y copia,
recaba firma del resguardante del equipo y mobiliario de oficina, de quien lo recibe
y del Jefe de Unidad General de Administracin y distribuye.
6. Recibe del prestador de servicio, factura original y copia, as como el formato
Orden de Servicio (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14, documento del SGC), se entera y
verifica si cumple con los requisitos fiscales y determina:
Cumple con los requisitos fiscales?
NO,
Devuelve la factura al prestador de servicio con la documentacin anexa,

para su correccin.
S,
Sella de recibido en la factura, elabora contra recibo e integran

documentacin solicitud de validacin de suficiencia presupuestal, solicitud de
servicio, orden de servicio y solicitud de pago (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06,
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-13,
y
OFSCE/UGA/SRMAG_RG-16, documentos del sistema SGC), respectivamente,
para su trmite de pago; junto con el memorndum donde solicitan y firman
de conformidad del servicio.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04


(1)
PASE DE SALIDA
Bienes .Informticos
Tuxtla Gutirrez, Chiapas, a __ de ___________ de 2006
C. COMANDANTE DE GUARDIA:
(2)
El portador de la presente est autorizado para sacar del edificio del OFSCE lo siguiente:
N de
Descripcin del Bien
Modelo
(3)
Marca
(4)
Motivo de la salida del bien:
N de Serie
(6)
(5)
Inventario
Observacin
(7)
(8)
(9)
Nota: Favor de Notificar a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales el Ingreso del Bien.
Fecha de salida del bien:
Solicita
C.
(12)
(10)
_________________
Revisa
(13)
SERVICIOS GENERALES
Page 1 of 1
Fecha probable de entrada del bien:
(11)
___________________
V B
(14)
SUBDIRECTOR DE SISTEMAS
Recibe
C.
(15)

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PASE DE SALIDA DE

Identificador
Descripcin

1
Fecha de elaboracin del formato.
Nombre del comandante de guardia.
Descripcin del bien relacionado.
Modelo del bien relacionado
Marca del bien relacionado.
Nmero de serie del bien relacionado.
Nmero de inventario actual del bien relacionado.
Las observaciones que presente el bien relacionado.
Motivo de salida del bien relacionado.
10
Fecha de salida del bien relacionado.
11
Fecha probable de entrada del bien relacionado.
12
Nombre de la persona quien solicita el bien.
13

Generales quien revisa el bien relacionado.
14
Nombre y firma del Subdirector de Sistemas quien da el Vo. Bo.
15
Nombre y firma de la persona quien recibe los bienes relacionados.

DIAGRAMA DE FLUJO
SUMINISTRO DE GARRAFONES DE AGUA
Inicio
1
Solicita al prestador del servicio
el suministro de agua en
garrafones
2
Recibe la cantidad de agua
requerida en garrafones y sella
de recibido la nota de remisin
y archiva.
3
Recibe factura, verifica notas
de remisin y determina:
NO
Devuelve al proveedor para su

correccin.
Cumple
requisitos fiscales?
Recibe la factura para trmite de

pago.
4
Realiza trmite de factura para

pago e integra documentacin,
solicitud
de
validacin
de
suficiencia presupuestal, orden de
compra, entradas de almacn,
solicitud de materiales, solicitud de
pago, distribuye y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Suministro de garrafones de agua

Servicios Generales
1. Solicita al prestador de servicio, el suministro de agua en garrafones de 19 litros, de
acuerdo al consumo de los empleados del OFSCE, y a la constancia de suficiencia
presupuestal que le indica la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto.
2. Recibe del prestador de servicios la cantidad de agua en garrafones solicitado, sella
de recibido en la nota de remisin en original y copia.
3. Recibe del proveedor factura que ampara la cantidad del suministro de agua en
garrafones, verifica factura con las notas de remisin y determina:
Cumple los requisitos fiscales?
NO,
Devuelve al proveedor para su correccin.

S,
Recibe la factura para trmite de pago.

4. Realiza trmite de la factura para pago e integra documentacin, solicitud de

validacin de suficiencia presupuestal, orden de compra, Entradas de almacn,
solicitud de materiales y solicitud de pago (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06,
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11, OFSCE/UGA/SRMSG_RG-17
y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16 documentos del SGC), distribuye y archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN Y TRMITE DE FACTURAS.
Inicio
1
Recibe factura,
compra
y/o
respectivo.
orden de
pedido
2
Revisa factura, orden
compra
y/o
pedido
determina:
NO
Devuelve al proveedor para

su regularizacin y trmite.
Rene
requisitos
fiscales?
de
y
Emite y entrega al proveedor

contra recibo.
No. 3
3
Integra
factura
y
documentacin y elabora
Solicitud de Pago.
4
Turna la Solicitud de Pago
mediante memorndum a la
Subdireccin de Contabilidad
y Presupuesto, para su pago
respectivo.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Recepcin y trmite de facturas.

Servicios Generales
1. Recibe del proveedor factura original, registra en formato Orden de Compra y/o
pedido respectivo (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-05
documentos del SGC).
2. Revisa factura, orden de compra y/o pedido que renan los requisitos fiscales y
administrativos y determina:
Rene los requisitos?
NO, Devuelve al proveedor para su regularizacin y trmite.
S,
Emite y entrega contra-recibo al proveedor.

3. Integra factura con la documentacin soporte y elabora solicitud de pago (formato

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16 documento del SGC).
4. Turna la solicitud de pago de facturas con su documentacin soporte mediante
memorndum a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto, para su pago
respectivo
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02


MES
DA
AO
(1)
FOLIO: (2)
SOLICITUD DE PAGO
R.F.C.:
(4)
REGIN:
(7)
PARTIDA:
(23)
(3)
A FAVOR DE:
CONCEPTO:
(5)
(6)
(8)
CLAVE PRESUPUESTAL:
CONCEPTO
FACTURA
P. UNITARIO
(10)
(9)
NETO
(11)
I.V.A.:
(13)
(14)
TOTAL:
(15)
SUBTOTAL:
USO EXCLUSIVO DE LA SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

ORDEN DE MINISTRACIN:
DOCTO. DE REFERENCIA:
SOLICITA
(20)
SEVICIOS GENERALES
(16)
(17)
REVIS
(21)
SUBDIRECTOR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
(12)
CHEQUE No.:
(18)
C.C.G.:
(19)
AUTORIZ
(22)
JEFE DE LA UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SOLICITUD DE PAGO

Identificador
Descripcin

1
Fecha del documento.
2
Nmero de folio correspondiente.
3
Nombre del proveedor al que se le tramita la solicitud de pago.
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Registro Federal de Causantes del proveedor al que se esta solicitando

el pago.
Descripcin de la compra que se est efectuando al proveedor.
Nombre del programa que se esta afectando en la solicitud de pago.
Nombre de regin donde se ubica el rea administrativa que se est
afectado en la solicitud de pago.
Clave presupuestal correspondiente.
Nmero de la factura correspondiente.
Concepto de la compra que ampara la factura.
Precio unitario de los artculos que se estn comprando.
Precio neto sin incluir el I. V. A. de los artculos que se estn
comprando.
Subtotal de los artculos que se estn comprando sin incluir el I. V. A.
Anotar el I. V. A. de los artculos que se estn comprando.
Monto total de los artculos que se estn comprando.
Anotar informacin de uso exclusivo de la Subdireccin de
Anotar
informacin de uso exclusivo de la Subdireccin de
20
Anotar nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales y

21
Nombre y firma del Subdirector de Contabilidad y Presupuesto.
22
Nombre y firma del Jefe de la Unidad General de Administracin.
23
Partida presupuestal correspondiente.

DIAGRAMA DE FLUJO
BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
Inicio
2
Recibe memorndum, se
entera y verifica la baja.
Recibe memorndum de
los
rganos
administrativos, solicitan
baja de mobiliario y
equipo de oficina o bienes
informticos.
3
Verifica tipo de bienes, si
es mobiliario y equipo o
bienes informticos.
A
No
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
Qu tipo de
bien es?
Transfiere al almacn en
espera de su reasignacin
correspondiente.
Transfiere al archivo para

su guarda y custodia Y
solicita al Comit la baja.
Fin
Fin
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Baja de mobiliario y equipo o bienes

informticos
Unidad General de Administracin y
Servicios Generales
1. Recibe memorndum original y copia de los rganos administrativos que solicitan la
baja de mobiliario y equipo o bienes informticos, turna original para su trmite
correspondiente.
y Servicios Generales .
2. Recibe memorndum en original, se entera y verifica lo siguiente:
El tipo de bien ya sea mobiliario o equipo informativo para baja es inservible?
SI,
Transfiere para su guarda y custodia y solicita

Desincorporacin, la baja y destino final del bien.
NO,
Transfiere al almacn en espera de su reasignacin correspondiente.

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
al
Comit
PGINA
02/02
de

DIAGRAMA DE FLUJO
TRANSFERENCIA DE MOBILIARIO Y EQUIPO O BIENES INFORMTICOS
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
Inicio
1
Recibe memorndum de las
unidades
y
rganos
administrativos,
solicitan
transferencia de mobiliario y
equipo de oficina o bienes
informticos.
2
Recibe memorndum y se
entera y determina.
No
Hay faltante?
Cancela resguardo y requisita

formato nico de pago.
Fin
Si
Elabora acta administrativa

para reposicin de faltantes.
No. 3
3
Elabora y requisita nuevo
resguardo.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Transferencia de Mobiliario y Equipo o

Bienes Informticos
1. Recibe memorndum en original y copia de los rganos administrativos que solicitan
transferencia de mobiliario y equipo o bienes informticos y turna.
2. Recibe memorndum en original, se entera, verifica y determina:
Hay faltante?
NO,
Cancela resguardo y elabora y requisita nuevo resguardo.

SI,
Elabora acta administrativa para reposicin de faltante.

3. Recibe del resguardante a travs de memorndum, comunicando por la reposicin

del bien faltante.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIN Y SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
SERVICIOS GENERALES
Inicio
1
la disponibilidad de recursos
para
adquisicin
de
combustible, mediante el
formato
Solicitud
de
validacin de suficiencia
presupuestal.
2
determina:
NO
Existe suficiencia
presupuestal?
Notifica a la Subdireccin
de Recursos Materiales y
Servicios Generales, para su
conocimiento
y
efectos
procedentes.
Autoriza
solicitud
de
validacin de suficiencia
presupuestal
para
la
Fin
3
de suficiencia presupuestal,
autorizada.
4
solicitud de compra y turna.
6
Recibe
transferencia
electrnica
de
pago
y
procede a la compra con el
proveedor.
5
Recibe memorndum de
solicitud de compra y
documentacin respectiva,
elabora
transferencia
electrnica de pago y turna.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIN Y SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
A
7
Recibe factura original y vales
de gasolina del proveedor.
8
Verifica la factura y determina.
NO
Devuelve la factura y anexos

al proveedor.
Esta correcta?
Procede a darle entrada al

sistema
de
almacn,
generando
el
formato
Entradas
de
Almacn,
elabora Solicitud de Pago,
Requisicin de Compra y
Orden
de
Compra;
fotocopia la documentacin,
distribuye y archiva.
9
Entrega vales de combustible
al almacn.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Adquisicin y suministro de combustible

1. Solicita a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto, la disponibilidad de recursos
para la adquisicin de combustible mediante el formato Solicitud de Validacin de
Suficiencia Presupuestal (OFSCE/UGA/SRMSG_RG-06 documento del SGC).
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto.
2. Recibe solicitud de validacin de suficiencia presupuestal y determina:
NO,
Comunica a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales

para su conocimiento y efectos procedentes.
S,
Autoriza solicitud de validacin de suficiencia presupuestal para la

3. Recibe la solicitud de validacin de suficiencia presupuestal autorizada.

4. Elabora memorndum de solicitud de compra y turna.
5. Recibe memorndum de solicitud de compra y documentacin respectiva, elabora
transferencia electrnica de pago y turna.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
Adquisicin y suministro de combustible


6. Recibe transferencia electrnica de pago y procede a la compra con el proveedor
respectivo.
7. Recibe factura original y vales de gasolina del proveedor.
8. Verifica la factura y determina.
Esta correcta?
NO,
Devuelve la factura al proveedor, regresa a la operacin No. 6
S,
Procede a dar entrada al sistema de almacn, generando el formato

Entradas de Almacn OFSCE/UGA/SRMSG_RG-11, elabora Solicitud de
Pago,
Requisicin
de
Compra
y
Orden
de
Compra
(OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16,
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-10 documentos del SGC), fotocopia la
documentacin, distribuye y archiva.
9. Entrega vales de combustible al almacn para su guarda, custodia y prximo

suministro al personal del OFSCE que sale de comisin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE FOTOCOPIADO
Inicio
1
Recibe
del
rea
administrativa
solicitante
Vale de Fotocopiado.
2
Revisa que est correcto el
llenado
del
Vale
de
Fotocopiado y determina:
NO
Es correcto?
Devuelve para su correccin

el formato al rea solicitante.
Autoriza y proporciona
servicio de fotocopiado.
el
Fin
A
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Servicio de fotocopiado.
Subdireccin de Recursos
Materiales
1. Recibe del rea administrativa solicitante, Vale de Fotocopiado.
2. Revisa que est correcto el llenado del formato y determina:
Es correcto?
NO,
Devuelve para su correccin.

S,
Autoriza y proporciona el servicio de fotocopiado.

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

Vale de Fotocopiado
Da
Mes
Ao
(2
rea de:
(1
Descripcin
(3
Asunto
Tamao (Un lado)
Tamao (Ambos Lados)
Archivo
Tramite
Carta
Oficio
Carta
Oficio
(4
(4
(5
(5
(6
(6
Total
(7
Solicita
Autoriza
Vo.Bo.
(8
(9
(10
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Subdirector de Recursos Materiales y


Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

DE VALE DE FOTOCOPIADO SERVICIO DE FOTOCOPIADO
Identificador
Descripcin

1
Nombre del rea solicitante del servicio de fotocopiado.
Fecha de la solicitud del servicio de fotocopiado.
Descripcin del documento o documentos a fotocopiar.
Asunto tachar con una x si el documento a fotocopiar es para tramite o

archivo
Descripcin de fotocopiado solicitadas de un lado.
Descripcin de fotocopiado solicitadas de ambos lados.
Numero total de copias solicitadas de un lado y ambos lados.
8
9
10
Nombre y firma del trabajador del rea que solicita el servicio de

fotocopiado.
Nombre y firma del servidor pblico del rea facultado para autorizar
el vale de fotocopiado.
Generales quien da el Vo. Bo.

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN Y TRMITE DE FACTURAS POR CONCEPTO DE MANTENIMIENTO VEHICULAR
Inicio
1
Recepciona factura y orden
de servicio.
2
Revisa factura y orden de
servicio.
NO
Rene
requisitos?
Devuelve al prestador de
servicio
para
su
regularizacin y trmite.
Emite y entrega al prestador

de servicio contra recibo.
No. 3
Integra
factura
y
documentacin; y elabora
Solicitud de Pago.
4
Turna la Solicitud de Pago,
mediante memorndum a la
y Presupuesto para su
trmite correspondiente.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Recepcin y trmite de facturas por

concepto de mantenimiento vehicular.
Servicios Generales
1. Recibe factura y orden de servicio (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-14, documento
del SGC).
2. Revisa factura y orden de servicio y determina:
Rene los requisitos?
NO; Devuelve al prestador de servicio para su regularizacin y trmite.
S;
Emite y entrega contra-recibo al prestador de servicio.

3. Integra factura y documentacin y elabora

OFSCE/UGA/SRMSG_RG-16 documento del SGC).
solicitud
de
pago
(formato
4. Turna la solicitud de pago, mediante memorndum a la Subdireccin de Contabilidad

y Presupuesto para su trmite correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02


MES
DA
AO
(1)
FOLIO:(2)
SOLICITUD DE PAGO
(3)
A FAVOR DE:
CONCEPTO:
R.F.C.:
(4)
REGIN:
(7)
PARTIDA:
(23)
(5)
(6)
(8)
CLAVE PRESUPUESTAL:
CONCEPTO
FACTURA
P. UNITARIO
(10)
(9)
(11)
NETO
(12)
I.V.A.:
(13)
(14)
TOTAL:
(15)
SUBTOTAL:
USO EXCLUSIVO DE LA SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

ORDEN DE MINISTRACIN:
(16)
CHEQUE No.:
(18)
DOCTO. DE REFERENCIA:
(17)
C.C.G.:
(19)
SOLICITA
(20)
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES
Y SEVICIOS GENERALES
REVIS
(21)
SUBDIRECTOR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
AUTORIZ
(22)
JEFA DE LA UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

Identificador
Descripcin

1
Fecha del documento.
2
Nmero de folio de servicio correspondiente.
Nombre del prestador del servicio al que se le tramita la solicitud de
3
pago.
Registro Federal de Causantes del prestador del servicio al que se esta
4
solicitando el pago.
Descripcin del trabajo que se est efectuando por parte del prestador
5
del servicio.
6
Nombre del programa que se esta afectando en la solicitud de pago.
Nombre de regin donde se ubica el rea administrativa que se est
7
afectado en la solicitud de pago.
8
Clave presupuestal correspondiente.
9
Nmero de la factura correspondiente.
10
Concepto del servicio que ampara la factura.
Precio unitario de las refacciones y mano de obra realizados al
11
servicio.
Precio neto sin incluir el I. V. A. de las refacciones y mano de obra
12
realizados al servicio.
Subtotal de las refacciones y mano de obra realizados al servicio sin
13
incluir el I. V. A.
Anotar el I. V. A. de las refacciones y mano de obra realizados al
14
servicio.
15
Monto total de las refacciones y mano de obra realizados al servicio.
Orden de ministracin (uso exclusivo de la Subdireccin de
16
Contabilidad y Presupuesto).
Documento de referencia (uso exclusivo de la Subdireccin de
17
Contabilidad y Presupuesto).
Cheque nmero (uso exclusivo de la Subdireccin de Contabilidad y
18
Presupuesto).
19
20
Generales.
21
Nombre y firma del Subdirector de Contabilidad y Presupuesto.
22
Nombre y firma de la Jefa de la Unidad General de Administracin.
23
Partida presupuestal correspondiente.

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIONES POR PROCESOS DE LICITACIONES EXTRAORDINARIAS
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
COMIT DE ADQUICISIONES DEL
RGANOS ADMINISTRATIVOS
Y SERVICIOS GENERALES
OFSCE
Inicio
1
Solicita adquisiciones de
bienes o servicios en los
casos que procedan.
Recibe solicitud en los casos

que proceda y determina el
tipo de concurso a realizar.
3
Elabora
calendario
de
sesiones del concurso de
licitacin del OFSCE y turna
al comit.
4
Recibe y sesiona para
aprobar calendario del
evento de licitacin y
determina:
NO
Devuelve para su modificacin.

Es aprobado
el calendario?
Remite calendario aprobado

para continuar con el proceso
de licitacin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/06

DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIOS GENERALES
A
5
Elabora bases, ficha tcnica,
4
convocatoria y/o relacin
de
proveedores,
oficios
de
invitacin para firma del
Secretario
Tcnico
del
Comit.
6
Publica
convocatoria
y/o
distribuye oficios de invitacin
con sus anexos, recabando
firmas y sellos de los
proveedores.
8
7
para la junta de aclaracin de
dudas.

junta de aclaracin de dudas.
9
para el acto de apertura de
propuestas
tcnicas
y
econmicas.
10
Recepciona
las
propuestas
tcnicas
y
econmicas
presentadas
por
los
proveedores convocados y/o
invitados.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/06

DIAGRAMA DE FLUJO
COMIT DE ADQUISICIONES DEL OFSCE.
SERVICIOS GENERALES
B
11
apertura
de
propuesta
tcnica y econmica y turna.
12
Elabora
tablas:
analtica
tcnica y comparativa de
ofertas.
14
13
Elabora oficio para firma del
Secretario Tcnico del Comit
de
Adquisiciones
para
convocar al acto de fallo
Sesiona,
analiza
tablas
y
procede
a
dar
el
fallo
correspondiente
y
remite
documentos.
15
13
Elabora oficios de fallo
notifica a proveedores.
16
Elabora pedidos y/o contratos
a los proveedores adjudicados
del concurso celebrado.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/06

Adquisiciones por Procesos de Licitaciones

Extraordinarias.
REA QUE EJECUTA:
Comit
de
Adquisiciones
del
OFSCE,
Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios
Generales y rganos Administrativos del OFSCE
rganos Administrativos
1. Solicitan adquisiciones de bienes o servicios, en los casos que proceda.
2. Recibe solicitud de adquisiciones de bienes o servicios en los casos que proceda. Con
base al costo se determina el tipo de concurso a realizar (Invitacin Restringida,
Abierta, Licitacin Pblica Estatal y/o Nacional).
3. Elabora calendario de sesiones del concurso y turna al Comit de Adquisiciones,
Arrendamientos de Bienes y Contratacin de Servicios del rgano de Fiscalizacin
Superior del Congreso del Estado, para su aprobacin correspondiente.
4. Recibe el calendario, sesiona y determina:
Es aprobado el calendario?
NO,
Devuelve para su modificacin .correspondiente.

S,
Remite calendario aprobado para continuar con el proceso de adquisicin.

5. Elabora bases, fichas tcnicas (formato: OFSCE/UGA/SRMSG_RG-02), relacin de

proveedores y oficios de invitacin a la licitacin a proveedores para firma del
Secretario Tcnico del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y
Contratacin de Servicios del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del
Estado, para la presentacin de propuestas tcnica y econmica.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/06


Extraordinarias.
REA QUE EJECUTA:
Comit
de
Adquisiciones
del
OFSCE,
6. Publica convocatoria y/o distribuye oficios de invitacin con sus

correspondientes, recabando firmas y sellos de los proveedores invitados.
anexos
7. Elabora oficio circular signado el Secretario Tcnico del Comit, a efecto de

convocar a sesin a los integrantes del comit del OFSCE, para la junta de aclaracin
de dudas.
8. Sesiona para llevar acabo la junta de aclaracin de dudas.
9. Elabora oficio circular signado por el Secretario Tcnico del Comit, a efecto de
convocar a sesin a los integrantes del Comit de Adquisiciones del OFSCE, para el
acto de la apertura de las propuestas tcnica y econmica, el cual firma el.
10. Recepciona las propuestas tcnicas y econmicas presentadas por los proveedores
invitados, con base al calendario de concurso aprobado, se convoca al Comit de
Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratacin de Servicios del rgano de
11. Sesiona para llevar a cabo la apertura de propuestas tcnicas y econmicas y turna
para continuar con el proceso.
12. Elabora tablas: analtica tcnica, y comparativa de oferta (formatos
OFSCE/UGA/SRMSG_RG-03 y OFSCE/UGA/SRMSG_RG-04, documento del SGC) y
acta de apertura de ofertas tcnica y econmica para firma de los integrantes del
Comit de Adquisiciones del OFSCE.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
05/06


Extraordinarias.
REA QUE EJECUTA:
Comit
de
Adquisiciones
del
OFSCE,
13. Elabora oficio para firma del Secretario Tcnico del Comit de Adquisiciones del
OFSCE, para convocar de acuerdo al calendario del concurso al acto de fallo
correspondiente.
14. Sesiona y analiza dichas tablas, y procede a dar el fallo al proveedor que haya
cumplido con lo solicitado en las bases y ficha tcnica del concurso realizado
(formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/02 documento del SGC), y remite documentos.
15. Recibe y elabora oficios de fallo y notifica a proveedores participantes.
16. Elabora pedidos (formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG/05 documento del SGC) y/o
contratos a los proveedores adjudicados del concurso celebrado.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
06/06


COMIT DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS
CONCURSO:______________(1)____________________.
TABLA ANLITICA T C N I C A
ANEXO 01

LOTE
(4)
CANTIDAD
(5)
U.M.
(6)
DESCRIPCIN
(7)
FECHA:____(2)____
PROVEEDOR
(8)
PROVEEDOR
(8)
OBSERVACIONES____(9)_____
DICTAMEN TECNICO____(10)_____
ELABOR
AUTORIZ
OFSCE/UGA/SRMSG_RG/05
_________(11)______________
GENERALES Y/O JEFE DEL AREA
DE SISTEMAS
_____________(12)_______________
TCNICO DEL COMIT

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: TABLA ANALITICA

TCNICA POR LICITACIN.
Identificador
Descripcin

1
Observaciones por proveedores licitantes
10
Dictamen correspondiente por proveedor licitante, que para el caso

deber ser la leyenda: CUMPLE Y/O, NO CUMPLE, segn el caso.
11
12

TABLA COMPARATIVA DE OFERTAS DEL CONCURSO: _______(1)_________
ANEXO 02
FECHA:____(2)____
LOTE
(4)
CANTIDAD
(5)
UNIDAD
DE
MEDIDA
(6)
DESCRIPCIN
DEL BIEN
(7)
PROVEEDOR
(8)
PROVEEDOR
(8)
PROVEEDOR
(8)
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
(9)
(10)
(9)
(10)
(9)
(10)
SUBTOTAL
(11)
(11)
(11)
I. V. A.
(12)
(12)
(12)
IMPORTE TOTAL
(13)
(13)
(13)
TIEMPO DE ENTREGA
(14)
(14)
(14)
L A B.
(15)
(15)
(15)
CONDICIONES DE PAGO
(16)
(16)
(16)
CONDICIONES DE PRECIOS
(17)
(17)
(17)
GARANTA
(18)
(18)
(18)
VIGENCIA DE LA OFERTA
(19)
(19)
(19)
OBSERVACIONES
(20)
(20)
(20)
DICTAMEN
(21)
ELABOR
AUTORIZ
_________(22)______________
GENERALES Y/O JEFE DEL AREA
DE SISTEMAS
_____________(23)_______________
TCNICO DEL COMIT


Identificador
Descripcin

1
9
10
11
Precio unitario antes de I.V.A., del bien ofertado en el lote

correspondiente.
Anotar el resultado de la multiplicacin de la cantidad (5) de bienes
del lote correspondiente por el precio unitario antes de I.V.A., (9).
Suma del importe del precio unitario antes de I.V.A, de los bienes
ofertados.
12
I.V.A, del subtotal de los bienes ofertados.
13
Importe de la suma del subtotal (11) ms el I.V.A, (12).
14
15
Transcribir literalmente el tiempo de entrega establecido en la

Transcribir literalmente las condiciones de entrega (LA.B.)
establecidas en la propuesta del proveedor licitante.


Identificador
Descripcin

16
17
18
19
Transcribir literalmente las condiciones de pago establecidas en la

Transcribir literalmente las condiciones de precios establecidas en la
Transcribir literalmente la garanta establecida en la propuesta del
proveedor licitante.
Transcribir literalmente la vigencia de la oferta establecida en la
20
Observaciones por proveedores licitantes
21
Dictamen correspondiente del concurso, fundamentado

Reglamento del Comit y en las Bases del concurso.
22
23
en
el

DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO VOLUNTARIO DE PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE BIENES O SERVICIOS DEL OFSCE
Inicio
1
Solicita
mediante
memorndum
la
publicacin
de
los
Lineamientos en la pgina
WEB del OFSCE.
2
Derivado de la difusin de
los Lineamientos, mediante
spot de radio.
NO
Registra al proveedor y/o

prestador de bienes o servicios.
3
Elabora credencial de registro
del proveedor y/o prestador de
bienes o servicios.
Existe
anomalas?
Devuelve al proveedor y/o

prestador de bienes o servicios
la
documentacin
para
correccin.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO VOLUNTARIO DE PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE BIENES O SERVICIOS DEL OFSCE
SERVICIOS GENERALES
A
5
4
Convoca
a
sesin
de
Comit, para validacin de
registro.
Sesiona y autoriza registro

de
proveedores
y/o
prestadores de bienes o
servicios.
6
Entrega credencial de registro a
proveedores y/o prestadores de
bienes o servicios.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Registro Voluntario de Proveedores y/o

Prestadores de Bienes o Servicios del
OFSCE.
Servicios
Generales
y
Comit
de
Adquisiciones del OFSCE.

1. Solicita la publicacin de los Lineamientos Generales para el Registro Voluntario de
Proveedores y Prestadores de Bienes o Servicios del rgano de Fiscalizacin Superior
del Congreso del Estado de la siguiente manera:
Mediante memorndum al rea de Sistemas en la pgina WEB del OFSCE.
Mediante oficio al Instituto de Comunicacin Social del Gobierno del Estado de
Chiapas (ICOSO), a travs de spot de radio.
2. Derivado de la difusin de dichos lineamientos en los medios de comunicacin
(pgina WEB del OFSCE y spot de radio), recibe de Proveedores y/o Prestadores de
Bienes o Servicios, solicitud de registro y documentacin de los mismos, revisa y
determina:
Existe anomalas?
NO,
Registra al proveedor y/o prestador de bienes o servicios

S,
devuelve al proveedor y/o prestador

documentacin para correccin.
de
bienes
servicios
la
3. Elabora credencial de registro del proveedor y/o prestador de bienes o servicios.

4. Convoca a sesin del Comit de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes y
Contratacin de Servicios del OFSCE, para validacin del registro de proveedores
acreditados.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04


REA QUE EJECUTA:
Registro Voluntario de Proveedores y/o

Prestadores de Bienes o Servicios del
OFSCE.
Servicios
Generales
y
Comit
de
Adquisiciones del OFSCE.

5. Sesiona y autoriza registro de proveedores y/o prestadores de bienes o servicios, a
travs del formato OFSCE/UGA/SRMSG_RG-01 documento del SGC.
6. Entrega credencial de registro a proveedores y/o prestadores de bienes o servicios.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

DIAGRAMA DE FLUJO
ENTREGA RECEPCION DE EXPEDIENTES
Inicio
1
Elabora formato nico de
Entrega Recepcin de
expedientes.
2
Distribuye el Formato
foliados a los rganos
administrativos del OFSCE.
3
Revisa
Formato
solicitud y determina.
de
Est
debidamente
requisitado
NO
Devuelve
Formato
para su correccin.
Fin
Entrega expedientes y se
registra para su control hasta
su devolucin.
No. 4
4
Recibe expedientes otorgados
en custodia cancela formato y
registra para su control.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Entrega Recepcin de Expedientes

Servicios Generales
1. Elabora formato nico de entrega recepcin de expedientes.
2. Distribuye el formato nico de entrega recepcin de expedientes foliados a los
rganos administrativos del OFSCE, para su utilizacin.
3. Recibe y revisa el formato de solicitud de expedientes enviados por los rganos
administrativos y determina.
Est debidamente requisitado?
NO,
Devuelve para su correccin.

S,
Entrega expedientes a travs del formato y registra para su control.

4. Recibe, revisa los expedientes otorgados en custodia, cancela el Formato y registra

para su control
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

FORMATO nico de Recepcin y Entrega de Expedientes.

RECEPCIN
PRSTAMO TEMPORAL
CONSULTA
FOLIO:______(4)________
AREA:________________(5)___________________
FECHA:________(6)________
DOCUMENTACIN CORRESPONDIENTE A: (7)

CUENTA PBLICA
FISM
AO____(9)_______
NO. DE OBRA/
CLAVE PPTAL
(12)
FAFM
PIM
OTROS
______
(8)
REGIN___(10)________ MUNICIPIO____(11)__________
CONCEPTO
MES
(13)
SOLICITA
(14)
VO. BO.
____(17)_____
___(18)____
NOMBRE Y FIRMA DEL

DIRECTOR, COORDINADOR
Y/O SUBDIRECTOR
NOMBRE Y FIRMA DEL

AUDITOR ESPECIAL
Y/O JEFE DE UNIDAD
EXPEDIENTE (S) ORIGINAL (ES)
FOLIOS
PAQS.
X/Y
(16)
DEL
AL
(15)
REVISA
AUTORIZA
_____(19)___
_____(20)_______
SUBDIRECTOR DE RECURSOS
JEFA DE LA UNIDAD GENERAL
DE ADMINISTRACIN
REVISIN Y/O CONSULTA

ARTCULOS 28 Y 78 FRACCIN III DE LA LEY DE FISCALIZACIN
SUPERIOR DEL ESTADO DE CHIAPAS, Y EN LOS CASOS QUE PROCEDA A LO DISPUESTO EN EL ARTCULO 80 FRACCIN III DE
DICHA LEY.
RECIBE
ENTREGA
QUE RECIBO A MI ENTERA SATISFACCIN PARA SU
CORRESPONDIENTE, SUJETNDOME A LO DISPUESTO EN LOS
____(21) ___________
NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR
PARA USO EXCLUSIVO DEL REA SOLICITANTE (23)

(24)
_______ (22) ________

PERSONAL DEL ARCHIVO GENERAL
PARA USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO GENERAL

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: NICO DE RECEPCIN Y

ENTREGA DE EXPEDIENTES
Identificador
Descripcin

Recepcin: Marcar con una x cuando el formato se requiera para
1
entrega de expedientes al archivo general de: FISM, FAFM, PIM o
cuentas pblicas municipales.
Prstamo temporal: Marcar con una X cuando el formato se requiera
2
para solicitar expedientes al Archivo General en calidad de prstamo.
Consulta: Marcar con una X cuando el formato se requiera para
3
consulta de expedientes dentro de las instalaciones del Archivo
General.
4
Folio: Para uso de exclusivo del Archivo General.
rea: Se anotar el nombre del rea que entrega o solicita el(los)

expediente(s).
Fecha: Se anotar la fecha de elaboracin de la solicitud.
Documentacin correspondiente a:
Cuenta Pblica
FISM
marcar con una X segn el caso corresponda
Otros: Deber indicar el tipo de documento a que se refiere.
9
10
11
12
13
14
FAFM
PIM
Ao: Anotar el ao del ejercicio fiscal que corresponda a los

expedientes solicitados o reintegrados.
Regin: Anotar el nmero de la Regin econmica del Municipio que
corresponda al expediente solicitado o reintegrado.
Municipio: Anotar el nombre completo del Municipio que corresponda
al expediente solicitado o reintegrado
Nmero de obra-clave presupuestal: Para el caso de expedientes del
FISM y FAFM, se anotar el nmero del expediente de obra-proyecto,
para el PIM ser clave presupuestal.
Concepto: Describir segn el caso, si es para expedientes de FISM,
FAFM y PIM
Anotar el nombre de la obra o proyecto, para Cuenta Pblica
Municipal, anotar el nombre del paquete que corresponda (cuenta
mensual, disponibilidad, control presupuestal, dif municipal, entre
otros).
Mes: Anotar el mes que corresponda en el caso de Cuenta Pblica
Municipal

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO: NICO DE RECEPCIN Y

ENTREGA DE EXPEDIENTES
Identificador
15
16
17
18
19
20
21
Descripcin
Paquetes X/Y: Anotar el nmero de paquete para el caso de Cuenta

Pblica Municipal.
Folios: Se anotar el nmero de los folios de inicio y final de cada
expediente.
Solicita: Anotar el nombre completo, cargo y firma de la persona que
solicita.
Vo Bo: Anotar el nombre completo, cargo y firma de la persona que
otorga el visto bueno.
Revis: Anotar el nombre completo del subdirector de recursos
materiales y servicios generales.
Autoriz: Anotar el nombre completo del titular de la Unidad General
de Administracin
Recibe: Anotar el nombre completo y firma del trabajador que recibe
el o los expedientes
22
Entrega: para uso exclusivo del Archivo General.
23
El area solicitante deber anotar el periodo solicitado del o los

expedientes
24
Para uso exclusivo del Archivo General
VII.2
SUBDIRECCIN
DE RECURSOS
HUMANOS

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Reclutamiento y seleccin de personal

Movimiento nominal alta personal de confianza o alta personal eventual
Tramite de apertura de cuenta bancaria para el pago de sueldos
Afiliacin de los trabajadores al instituto mexicano del seguro social
Alta al seguro colectivo de vida
Actualizacin y manejo de plantillas de personal
Vacaciones del personal
Movimiento nominal personal de confianza por: cambio de adscripcin, promocin,
recategorizacin, permuta
9. Baja por renuncia del personal
10. Modificacin de salario o baja del trabajador ante el IMSS
11. Control de asistencia
12. Solicitud y expedicin de constancias de ingreso y/o laborales
13. Expedicin de tarjetn de auditor
14. Incapacidad mdica
15. Licencia con o sin goce de sueldo
16. Elaboracin y manejo de nminas
17. Entrega de credencial oficial

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20

DIAGRAMA DE FLUJO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL
UNIDAD GENERAL DE
SUBDIRECCIN DE RECURSOS
ADMINISTRACIN
HUMANOS
Inicio
2
1
Proponen a sus candidatos a
ocupar
la plaza vacante y
solicita
mediante
memorndum la aplicacin de
examen respectivo.
Recibe
propuestas
de
candidatos para ocupar la
plaza
vacante,
mediante
memorndum revisa, autoriza
y turna.
3
Recibe
memorndum
y
documentacin
de
los
candidatos a ocupar la plaza
vacante.
4
Programa la aplicacin de
exmenes y entrevista a los
candidatos.
5
Aplica el examen de seleccin
a candidatos a ocupar la plaza
vacante.
6
Comunica el resultado del
examen al rea solicitante para
los efectos procedentes.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Reclutamiento y seleccin de personal.

Subdireccin de Recursos Humanos.
1. Proponen ante la Unidad General de Administracin a sus candidatos a ocupar la plaza
vacante, solicitando mediante memorndum, la aplicacin de examen de seleccin
correspondiente.
2. Recibe propuestas de las diversas unidades y rganos administrativos que integran el
rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, mediante memorndum la
solicitud de aplicacin del examen de seleccin a candidatos a ocupar la plaza
vacante, anexando la documentacin respectiva, revisa, autoriza y turna.
3. Recibe memorndum y documentacin anexa de los candidatos a ocupar la plaza
vacante.
4. Programa la aplicacin de exmenes de conocimientos, psicomtricos y entrevista a
los candidatos.
5. Aplica el examen de seleccin a los candidatos a ocupar la plaza vacante en la hora y
fecha establecida.
6. Comunica el resultado del examen al rgano administrativo solicitante, para los
efectos procedentes.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
MOVIMIENTO NOMINAL ALTA PERSONAL DE CONFIANZA O ALTA PERSONAL EVENTUAL
SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
Inicio
1
Recibe memorndum de las
unidades
y
rganos
administrativos la propuesta
del candidato para ocupar la
plaza
vacante,
con
la
documentacin respectiva, se
entera y turna.
2
Recibe
memorndum
del
personal propuesto y la
documentacin respectiva.
3
Revisa
la
documentacin,
verifica si cumple con los
requisitos y determina:
NO
Esta completa
y correcta la
documentacin
Solicita
la
documentacin
faltante al trabajador y/o
aclaraciones.
Integra expediente.
4
4
Captura datos personales del
candidato propuesto en el
sistema
de
Recursos
Humanos.
5
Emite movimiento nominal,
alta personal de confianza o
eventual y determina:
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
MOVIMIENTO NOMINAL ALTA PERSONAL DE ESTRUCTURA O ALTA PERSONAL EVENTUAL
NO
Es de
confianza?
Emite contrato para alta de

personal eventual y distribuye.
6
Emite nombramiento para alta

de personal de confianza y
distribuye.
Contina con la operacin No
6
6
B
B
Archiva en el expediente.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Movimiento nominal alta personal

confianza o alta personal eventual.
de
Se origina en el procedimiento: Reclutamiento y seleccin de personal.
1. Recibe de las diferentes unidades y rganos administrativos mediante memorndum la
propuesta de la persona a ocupar la plaza vacante, en el cual anexa la documentacin
que a continuacin se describe:
Solicitud de empleo c/ fotografa tamao infantil de frente en blanco y negro a
color (original).
Currculum vitae.
Preferentemente original del acta de nacimiento con formato actualizado.
Copia del ltimo grado de estudios, que podr ser: Certificado de estudios o carta de
pasante, ttulo profesional y cdula esta ltima en caso de tenerla.
En caso de tener estudios de posgrados, copia de los documentos que acrediten
especialidades, diplomados, maestras, doctorados, etc.
Carta de liberacin o constancia de no adeudo del ltimo empleo; en caso de no
tener antecedentes de empleo anterior, deber presentar el aspirante documento en
el cual manifieste bajo protesta de decir verdad no haber laborado.
Constancia de no inhabilitacin de empleo, expedida por la Secretara de la Funcin
Pblica.
2 fotografas tamao infantil de frente a en blanco y negro color.
Copia de identificacin oficial (credencial de elector, pasaporte o cartilla militar
liberada).
Copia de la Clave nica de Registro de Poblacin (C.U.R.P.)
Copia de comprobante de domicilio de por lo menos tres meses de anterioridad
(recibo de luz, agua o telfono).
Copia del acta de nacimiento de hijos de hasta doce aos.
Copia de cdula de identificacin fiscal o de la constancia de inscripcin al Registro
Federal de Causantes, ante el Servicio de Administracin Tributaria.
Copia del aviso de inscripcin del trabajador al I.M.S.S. (hoja rosa) en caso de haber
estado afiliado anteriormente.
Constancia de antecedentes no penales.
Escrito bajo protesta de decir verdad si labora o no para dos o ms patrones.
Se entera y turna a la Subdireccin de Recursos Humanos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
Movimiento nominal alta personal

confianza o alta personal eventual.
de

2. Recibe memorndum del personal propuesto y la documentacin respectiva.
3. Revisa datos de la documentacin y verifica si cumple con los requisitos establecidos
para integrar el expediente y determina:
Esta completa y correcta la documentacin?
NO,
Solicita al personal propuesto la documentacin faltante y/o las aclaraciones

necesarias.
S,
Integra el expediente respectivo.

4. Captura datos personales del candidato propuesto, en el sistema de Recursos

Humanos.
5. Emite movimiento nominal, alta del personal de confianza o eventual y determina:
(OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC).
Es de confianza?
NO,
Emite contrato para alta de personal y distribuye.

S,
Emite nombramiento para alta de personal de confianza y distribuye.

6. Archiva en el expediente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04


MOVIMIENTO NOMINAL DE ALTA DE PERSONAL DE CONFIANZA
APELLIDOS
PATERNO
MATERNO
NOMBRE(S)
DATOS DE LA PLAZA
DEPENDENCIA:
SUB. DEP.:
AREA:
DATOS PERSONALES
No. DE HIJOS:
DOMICILIO
TELEFONO
16
17
POSGRADO
11
FECHA DE INGRESO A LA INSTITUCIN:
20
21
22
18
19
PROFESIN
10
CLAVE CATEGORA:
S
23
APELLIDOS
CATEGORA:
15
NIVEL DE ESCOLARIDAD
CLAVE NOMINAL:
14
CIUDAD Y ESTADO
SUBDIRECCIN:
CATEGORA:
13
ESTADO CIVIL
PLAZA:
12
R.F.C.:
DIRECCIN:
SEXO
PATERNO
MATERNO
NOMBRE(S)
CLAVE CATEGORA:
24
SEXO
25
26
ELABOR
27
SUBDIRECTOR DE
RECURSOS HUMANOS
REVIZ
28
JEFE DE LA UNIDAD
GENERAL DE ADMINISTRACIN
AUTORIZ
29
AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO
OFSCE/UGA/SRH_RG-07

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: MOVIMIENTO NOMINAL DE ALTA

DE PERSONAL DE CONFIANZA
Identificador
Descripcin
1
Nombre (s) completo (s) del trabajador sin abreviaturas
2
Sexo
3
Clave de la dependencia
4
Clave de la sub-dependencia
5
Clave del rea
6
Clave de la direccin
7
Clave de la subdireccin
8
No. de plaza
9
Descripcin de la categora
10
Clave de la categora
11
Clave nominal
12
Registro Federal de Contribuyentes
13
Estado Civil
14
No. de hijos
15
Domicilio particular
16
Nombre de la Ciudad y Estado
17
No. de telfono particular
18
Nivel de escolaridad terminada
19
Carrera profesional
20
Posgrado
Fecha de ingreso al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del
21
Estado
Nombres completos del trabajador sin abreviaturas, a quien se
22
sustituye
23
Sexo
24
25
26
Lugar y fecha de elaboracin del movimiento de alta
27
Nombre y firma del C. Subdirector de Recursos Humanos
28
Nombre y firma del C. Jefe de la Unidad General de Administracin
Nombre y firma del C. Titular del rgano de Fiscalizacin Superior del
29
Estado


MOVIMIENTO NOMINAL DE ALTA DE PERSONAL EVENTUAL

2
1
APELLIDOS
PATERNO
MATERNO
NOMBRE(S)
DATOS DE LA PLAZA
DATOS PERSONALES
DEPENDENCIA:
R.F.C.:
SUB. DEP.:
DIRECCIN:
DOMICILIO:
14
TELFONO:
16
17
NIVEL DE ESCOLARIDAD:
PROFESIN:
10
CLAVE CATEGORA:
CLAVE NOMINAL:
15
CIUDAD Y ESTADO:
CATEGORA:
13
No. DE HIJOS:
SUBDIRECCIN:
PLAZA:
12
ESTADO CIVIL:
AREA:
POSGRADO:
11
21
FECHA DE INICIO:
SEXO
18
19
20
FECHA DE TRMINO:
22
24
23
APELLIDOS
PATERNO
CATEGORA:
MATERNO
NOMBRE(S)
25
CLAVE CATEGORA:
SEXO
26
27
ELABOR
28
SUBDIRECTOR DE
RECURSOS HUMANOS
REVIS
29
JEFE DE LA UNIDAD
AUTORIZ
30
OFSCE/UGA/SRH_RG-07

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: MOVIMIENTO NOMINAL DE

ALTA DE PERSONAL EVENTUAL
Identificador
Descripcin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Nombre (s) completo (s) del trabajador sin abreviaturas

Sexo
Clave del rea
Clave de la subdireccin.
No. de plaza
Clave nominal
Estado Civil
No. de Hijos
Nombre de la Ciudad y Estado
No. de telfono particular
Nivel de escolaridad
Profesin
Posgrado
Fecha de inicio de contrato
Fecha de termino de contrato
Nombre completo del trabajador sin abreviaturas, a quien sustituye
Sexo
Lugar y fecha de elaboracin del movimiento de alta
Nombre y firma del C. Titular del rgano de Fiscalizacin Superior
del Estado






DIAGRAMA DE FLUJO
TRAMITE DE APERTURA DE CUENTA BANCARIA PARA EL PAGO DE SUELDOS
Inicio
1
Captura datos personales del
trabajador en el sistema
(SIGA).
2
Enva la informacin en medio
magntico del personal de
nuevo
ingreso
a
la
Subdireccin de Contabilidad y
Presupuesto.
3
Recibe
informacin,
da
atencin a lo solicitado y
genera acuse de recibo.
4
Recibe
de
la
institucin
bancaria va Internet la cuenta
bancaria de los trabajadores.
5
Incorpora la cuenta bancaria
del trabajador en el sistema
(SIGA) e imprime Acuerdo de
Adhesin de Dispersin de
Nomina, de la cuenta bancaria
del trabajador.
6
Recibe las tarjetas bancarias,
nip(s) y acuse de recibo para
su entrega a los trabajadores
de nuevo ingreso.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

DIAGRAMA DE FLUJO
TRMITE DE APERTURA DE CUENTA BANCARIA PARA EL PAGO DE SUELDOS
A
7
Recaba
firmas
del(s):
Trabajador(s), Titular de la
Subdireccin
de
Recursos
Humanos y Titular de la
Institucin Bancaria.
8
Una vez recabadas las firmas
para el Acuerdo de Adhesin
de Dispersin de Nomina,
turna copias de este a cada
uno de ellos.
9
Distribuye y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Trmite de apertura de cuenta bancaria

para el pago de sueldos.
1. Captura datos personales del trabajador en el Sistema Integral de Generacin de
Archivos (SIGA), en medio magntico.
2. Enva la informacin en medio magntico del personal de nuevo ingreso a la
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto, para la generacin de la cuenta
bancaria correspondiente.
3. Recibe informacin, atiende lo solicitado y genera acuse de recibo.
4. Recibe de la Institucin Bancaria va Internet la cuenta bancaria de los trabajadores.
5. Incorpora la cuenta bancaria del trabajador en el Sistema Integral de Generacin de
Archivos (SIGA) e imprime Acuerdo de Adhesin, de la cuenta bancaria del
trabajador.
6.- Recibe las tarjetas bancarias, nip (s) y acuse de recibo para su entrega a los
trabajadores de nuevo ingreso.
7.- Recaba firmas del Trabajador(s), Titular de la Subdireccin de Recursos Humanos y
de la institucin bancaria, para los Acuerdos de Adhesin de Dispersin de Nomina.
8.-Una vez recabadas las firmas del Acuerdo de Adhesin de Dispersin de Nomina
turna copias a cada uno de ellos.
9.- Distribuye y archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03

DIAGRAMA DE FLUJO
AFILIACIN DE LOS TRABAJADORES AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Inicio
1
Requisita formato AFIL-02 y
solicita al trabajador requiste
el cuestionario mdico.
2
Elabora oficio y enva formato
AFIL-02 y cuestionario mdico
requisitado, para la inscripcin
ante el IMSS.
3
Recibe formato AFIL-02 y
cuestionario mdico, revisa y
asigna nmero de afiliacin y
devuelve copias al carbn del
formato AFIL-02 del patrn y
trabajador.
4
Recibe copias del formato
AFIL-02 y cuestionario medico
y distribuye.
5
Registra nmero de afiliacin
en el Sistema de Recursos
Humanos, distribuye y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Afiliacin de los trabajadores al instituto

mexicano del seguro social.
Se origina en el procedimiento: movimiento nominal alta personal de confianza o alta
personal eventual.
1.
Requisita el formato AFIL-02 Aviso de inscripcin del trabajador al Instituto

Mexicano del Seguro Social, y solicita al trabajador requisite en original y copia el
cuestionario mdico complementario, necesario para la inscripcin del titular y/o
beneficiarios al seguro de salud.
2. Elabora oficio, relacin de personal, enva formato AFIL-02 y cuestionario mdico

debidamente requisitado para trmite de inscripcin ante el Instituto Mexicano del
Seguro Social.
Instituto Mexicano del Seguro Social
3. Recibe, revisa, asigna nmero de afiliacin y devuelve copias al carbn debidamente
sellado, el formato AFIL-02, para su distribucin del patrn y trabajador.
4. Recibe copias del formato AFIL-02 y cuestionario mdico debidamente sellado con el
nmero de afiliacin y distribuye.
5. Registra nmero de afiliacin en el Sistema de Recursos Humanos, distribuye y
archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

FORMATO AFIL-02
AVISO DE INSCRIPCIN DEL TRABAJADOR AL I.M.S.S.
(*)
(2)
(*)
(1)
(3)
(4)
(5)
(6)
(8)
(7)
(9)
(10)
(13)
(11)
(12)
(*)

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: AFIL-02 AVISO DE

INSCRIPCIN
Identificador
Descripcin
1
Nmero de registro patronal: A 683901638-8
2
Indicar el tipo de contrato del trabajador (permanente, eventual o
eventual const.)
3
Clave nica de registro poblacin, o en su caso su Registro Federal de
Contribuyentes del trabajador
4
Nombre completo del trabajador
5
Salario base de cotizacin
6
Tipo de salario (fijo, variable o mixto)
7
Fecha de ingreso al trabajo
8
Sexo del trabajador
9
Lugar de nacimiento.
10
Fecha de nacimiento
11
En caso de jornada o semana reducida, anotar los das que labora o
el horario
12
Ocupacin del trabajador (su categora)
13
Nombre del padre (aun finado)
14
Nombre de la madre (aun finada)
15
Domicilio del trabajador
16
Nombre del patrn: rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del
Estado.
17
Ubicacin del centro de trabajo (su domicilio)
18
Nombre, cargo y firma del representante legal
19
Firma o huella del trabajador
Nota: Los espacios que aparecen con (*) en el formato ejemplo, son para ser llenado exclusivamente por el
Instituto Mexicano del Seguro Social.

DIAGRAMA DE FLUJO
ALTA AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA
HUMANOS
TRABAJADOR
INSTITUCIN DE SEGUROS
Inicio
1
Entrega formato de solicitud

de alta al seguro colectivo de
vida para que sea requisitada.
Recibe solicitud de alta al

seguro colectivo de vida, para
requisita y devuelve.
3
Recibe solicitud debidamente
requisitada, autoriza y realiza
trmite correspondiente.
4
Recibe solicitud debidamente
requisitada, sella y remite
copias de las plizas para el
trabajador y contratante.
5
Recibe copias de las plizas de
seguros, distribuye y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Alta al seguro colectivo de vida.

Se origina el procedimiento: Alta de personal de nuevo ingreso o por reingreso
1. Una vez realizado el movimiento de alta de del personal se le hace entrega al
trabajador el formato de solicitud de alta al seguro colectivo de vida, para que sea
requisitada.
Trabajador
2. Recibe solicitud de alta al seguro colectivo de vida, para requisitar y posteriormente
devuelve a la Subdireccin de Recursos Humanos.
3. Recibe solicitud de alta al seguro colectivo de vida, debidamente requisitado por el
trabajador, autoriza y realiza el trmite ante la institucin de seguros.
Institucin de Seguros
4. Recibe solicitud de alta al seguro colectivo de vida del trabajador debidamente
requisitado, sella y remite copia de pliza para el trabajador y contratante.
5. Recibe copias del seguro colectivo de vida del trabajador y contratante, distribuye y
archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
ACTUALIZACIN Y MANEJO DE PLANTILLAS DE PERSONAL
Inicio
1
De los movimientos nominales
efectuados por concepto de
alta y/o baja del personal de
confianza
y/o
eventual,
recategorizacin, promocin,
cambio de adscripcin y
permuta; verifica datos y
captura en el Sistema de
Recursos Humanos
2
Emite plantilla actualizada de
personal para la revisin de
datos y determina.
NO
Existe error?
3
Efecta correcciones.
Vlida plantilla.
4
4
Emite plantilla y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Actualizacin y manejo de plantillas de

personal.
1.
De los movimientos nominales efectuados por concepto de alta y/o baja de

personal de confianza y/o eventual, recategorizacin, promocin, cambio de
adscripcin y permuta; efecta la verificacin de datos y captura en el Sistema de
Recursos Humanos.
2.
Emite preliminar de plantilla de personal actualizada para revisin de datos y

determina:
Existe error?
3.
S,
Efecta correcciones.
NO,
Valida plantilla.
Emite plantilla de personal y archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
VACACIONES DEL PERSONAL
HUMANOS
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
Inicio
1
Emite reporte del personal que
tiene derecho a vacaciones.
3
2
Enva
circular,
anexando
reporte vacacional y turna.
Reciben circular y reporte de

vacaciones.
4
Elaboran el rol de vacaciones
del personal.
5
Turnan
mediante
memorndum
el
rol
de
vacaciones del personal.
6
Recibe mediante memorndum
el rol de vacaciones del
personal de las diversas reas
administrativas, se entera y
turna.
7
Recibe el rol de vacaciones del
personal del OFSCE y ordena.
8
Captura en el sistema de
Recursos Humanos, datos del
trabajador e informacin del
perodo vacacional a disfrutar.
9
Fotocopia y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03


REA QUE EJECUTA:
Vacaciones del personal.

1. Emite reporte del Sistema de Recursos Humanos, del personal que tiene derecho a
disfrutar vacaciones por rea de trabajo.
2. Enva circular a las diferentes unidades y rganos administrativos que integran el
rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, en la cual se da a conocer
el personal que podr disfrutar el perodo vacacional, anexando en el mismo, reporte
por rea de trabajo del personal con derecho a vacaciones.
3. Reciben circular y reporte del personal con derecho a vacaciones.
4. Elaboran rol de vacaciones del personal de acuerdo a las necesidades y/o cargas de
trabajo del rea.

5. Turnan mediante memorndum rol de vacaciones del personal.

6. Recibe mediante memorndum el rol de vacaciones del personal de las diversas
reas administrativas, se entera y turna.

7. Recibe memorndum y rol de vacaciones del personal de los diversos rganos
administrativos y las ordena de acuerdo a la plantilla del personal.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Vacaciones del personal.

8. Captura en el sistema de recursos humanos, datos del trabajador e informacin del
perodo vacacional a disfrutar.

9. Fotocopia el aviso de vacaciones autorizadas y archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03

DIAGRAMA DE FLUJO
MOVIMIENTO NOMINAL PERSONAL DE CONFIANZA POR: CAMBIO DE ADSCRIPCIN, PROMOCIN,
RECATEGORIZACIN, PERMUTA
Inicio
2
1
Recibe mediante memorndum
la solicitud de movimiento
nominal
por
cambio
de
adscripcin,
promocin,
recategorizacin, permuta, del
trabajador, se entera y turna.
Recibe
memorndum
de
solicitud
de
movimiento
nominal
por
cambio
de
adscripcin,
promocin,
recategorizacin, permuta del
trabajador, y verifica.
3
Captura datos del movimiento
en el sistema de Recursos
Humanos.
4
Emite movimiento nominal del
personal de confianza por
adscripcin
promocin,
recategorizacin, permuta.
5
Emite nombramiento
6
Archiva en el expediente del
personal.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Movimiento nominal personal de confianza

por: Cambio de adscripcin, promocin,
recategorizacin, permuta.
1.
Recibe mediante memorndum la solicitud de los rganos administrativos,

movimiento nominal del personal de confianza por cambio de adscripcin,
promocin, recategorizacin, permuta; se entera y turna para su trmite. (formato
OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC).
2.
Recibe memorndum de solicitud del movimiento nominal personal de confianza

por cambio de adscripcin, promocin, recategorizacin, permuta del trabajador,
para la promocin o cambio de adscripcin y verifica. (formato
OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC).
3.
Captura datos del movimiento en el Sistema de Recursos Humanos.
4.
Emite el formato nico de movimiento nominal personal de confianza por cambio de

adscripcin, promocin, recategorizacin, permuta. (formato OFSCE/UGA/SRH_RG07, documento del SGC).
5.
Emite nombramiento (formato OFSCE/UGA/SRH_RG-08, documento del SGC).
6.
Archiva en el expediente del personal.
Nota: Entendindose por promocin, el cambio de categora y plaza del trabajador de una menor a una superior y por cambio de
adscripcin, el cambio del trabajador de una rea a otra con igual categora. Recategorizacin, cambio de categora del trabajador
de una menor a una superior y permuta, es el cambio de lugar fsico del trabajador con la misma categora.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
Anexo No. 5


MOVIMIENTO NOMINAL DE PERSONAL DE CONFIANZA
CAMBIO POR :
ADSCRIPCIN
PROMOCIN
RECATEGORIZACIN
PARTIDA AMISORA
AREA:
DIRECCIN:
PLAZA:
16
17
18
CATEGORIA:
8
9
CLAVE CATEGORIA:
CLAVE CATEGORIA:
10
NOMBRE:
15
SUBDIRECCIN:
CATEGORIA:
14
DIRECCIN:
SUBDIRECCIN:
PLAZA:
13
SUB. DEP.:
AREA:
12
DEPENDENCIA:
SUB. DEP.:
R.F.C.:
PARTIDA RECEPTORA
DEPENDENCIA:
PERMUTA
R,F.C.:
NOMBRE:
11
19
20
21
23
22
APELLIDOS
PATERNO
CATEGORA:
24
MATERNO
25
NOMBRE(S)
SEXO
CLAVE CATEGORA:
26
FECHA DE CAMBIO:
C
C
O
FECHA DE INGRESO AL OFSCE:
27
28
ELABOR
29
SUBDIRECTOR DE
RECURSOS HUMANOS
REVIS
30
JEFE DE LA UNIDAD
AUTORIZ
31
OFSCE/UGA/SRH_RG-07

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: MOVIMIENTO NOMINAL DE

PRESONAL DE CONFIANZA POR PROMOCION, CAMBIO ADSCRIPCION
RECATEGORIZACION PERMUTA
Identificador
Descripcin
1
Tipo de movimiento
2
3
4
Clave del rea
5
6
7
No. de la plaza emisora
8
Descripcin de la categora emisora
9
Clave de la categora emisora
10
11
Nombre completo del trabajador sin abreviaturas
12
13
14
Clave del rea
15
16
Clave de la sub-direccin
17
No. de la plaza receptora
18
Descripcin de la categora receptora
19
Clave de la categora receptora
20
21
Nombre completo del trabajador sin abreviaturas
Nombre completo del trabajador sin abreviaturas de quien dejo la
22
plaza
23
Sexo
24
Descripcin de la categora receptora
25
Clave de la categora receptora
26
Fecha en la cual se aplica el movimiento nominal
Fecha de ingreso al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso
27
del Estado
28
Lugar y fecha de elaboracin del movimiento nominal
29
30
Nombre y firma del C. Titular del rgano de Fiscalizacin Superior
31
del Estado

DIAGRAMA DE FLUJO
BAJA POR RENUNCIA DEL PERSONAL
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
Inicio
2
Recibe memorndum de baja y

renuncia
original
del
trabajador,
verifica
y
determina:
Recibe la renuncia original del

trabajador
mediante
memorndum signado por el
titular,
para
su
baja
respectiva, se entera y turna.
Esta elaborada
correctamente?
NO
A
Solicita al trabajador elaborar

de nuevo.
4
Recibe movimiento nominal
baja personal de confianza y/o
eventual y autoriza.
Emite el movimiento nominal

de baja del personal de
confianza
y/o
eventual.
3
3
Turna para su autorizacin.
5
Recibe movimiento nominal de
baja del personal de confianza
y/o eventual y archiva en el
expediente personal.
6
Archiva
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Baja por renuncia del personal

1. Recibe de las diferentes unidades y rganos administrativos, la renuncia original del
trabajador mediante memorndum signado por el C. Titular del rea, para su baja
respectiva, se entera y turna (OFSCE/UGA/SRH_RG-06, documento del SGC).
2. Recibe memorndum de baja del trabajador y renuncia original del mismo, se
entera, verifica y determina: (OFSCE/UGA/SRH_RG-06, documento del SGC).
Esta elaborada correctamente?
NO,
Solicita al trabajador la elaborar de nuevo.

S,
Emite el movimiento nominal de baja del personal de confianza y/o eventual,

(OFSCE/UGA/SRH_RG-07, documento del SGC) y Turna a la Unidad General
de Administracin, para su autorizacin.
3. Recibe movimiento nominal baja personal de confianza y/o eventual, autoriza y

devuelve.
4.
Recibe movimiento nominal de baja del personal de confianza y/o eventual, verifica
firmas de autorizacin y archiva al expediente personal.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02


INSTRUCTIVO DE LLENADO DELFORMSATO: MOVIMIENTO NOMINAL BAJA

DE PERSONAL DE CONFIANZA Y/O EVENTUAL
Identificador
Descripcin
1
Nombre completo del empleado sin abreviaturas
2
Sexo
3
4
5
Clave del rea
6
7
8
No. de plaza
9
10
11
Fecha en la que procede la baja
12
13
14
Nombre de la ciudad
15
Nombre del estado
16
Motivo de la baja
17
Observaciones
18
Lugar y fecha de elaboracin del movimiento nominal
19
20
21
Nombre y firma del C. Titular del rgano de Fiscalizacin Superior del
Estado

DIAGRAMA DE FLUJO
MODIFICACIN DE SALARIO O BAJA DEL TRABAJADOR ANTE EL IMSS
Inicio
1
Genera
datos
en
disco
magntico de los movimientos
del aviso de modificacin de
salario o baja del trabajador
ante IMSS, segn sea el caso.
2
Elabora y emite reporte de
movimientos, relacionados a
los movimientos por trabajador
y disco magntico, y turna
para su autorizacin y trmite
ante el IMSS.
3
Recibe reporte de movimientos
operados Cifras de control de
movimientos procesados por
el IMSS.
4
Fotocopia reporte y distribuye.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Modificacin de salario o baja del

trabajador ante el Instituto Mexicano del
Seguro Social
1. Genera datos en disco magntico de los movimientos de aviso de modificacin de
salario o de baja del trabajador ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, segn
sea el caso.
2. Elabora y emite reporte de los movimientos efectuados, relacionados a los
movimientos por trabajador y disco magntico y a su vez lo enva para autorizacin
y trmite mediante oficio ante el I.M.S.S.
3. Recibe de manera oficial del I.M.S.S., reporte de movimientos operados denominado
Cifras de control de movimientos procesados, se entera de su correcta aplicacin.
4. Fotocopia reporte y distribuye.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE ASISTENCIA
Inicio
1
Registra la huella digital del
trabajador, en el sistema de
recursos humanos.
2
El
personal
registra
su
asistencia a travs del lector
de huella digital.
3
Emite
mensualmente
el
concentrado
general
de
registro
de
asistencia
e
incidencias, revisa, verifica y
determina.
NO
Archiva reporte.
Es acreedor el
trabajador de
sancin?
Aplica sancin disciplinaria de

acuerdo a los Lineamientos
Generales en Materia de
Recursos Humanos del OFSCE.
Fin
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Control de asistencia
1.
Se registra la huella digital del trabajador, en el sistema de recursos humanos.
2.
El personal registra su asistencia a travs del lector de huella digital.
3.
Emite mensualmente el concentrado general de registro de asistencia e incidencias.

Revisa, verifica y determina.
Es acreedor el trabajador de sancin?
NO, Archiva reporte.
SI,
Aplica sancin disciplinaria de acuerdo a los Lineamientos Generales en

Materia de Recursos Humanos del rgano de Fiscalizacin Superior del
Congreso del Estado.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
MANUAL DE PROCEDIMEINTOS ADMINISTRATIVOS
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD Y EXPEDICIN DE CONSTANCIAS DE INGRESO Y/O LABORALES
Inicio
1
Recibe del trabajador solicitud
de constancia de ingresos.
2
Captura datos del trabajador e
imprime constancia.
3
Turna constancia para

autorizacin y firma.
su
Recibe constancia, autoriza y

turna.
5
Recibe constancia laboral o de
ingresos debidamente firmada.
6
Entrega
archiva.
al
trabajador
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Solicitud y expedicin de constancias de ingreso

y/o laborales.
1. Recibe directamente de los trabajadores del rgano de Fiscalizacin Superior del
Congreso del Estado, solicitud de constancia de ingresos y/o laborales.
2. Captura datos del trabajador e imprime constancia respectiva.
3. Turna constancia de ingreso y/o laboral, segn sea el caso a la Unidad General de
Administracin, para su autorizacin y firma.
4. Recibe constancia de ingreso y/o laboral, revisa, autoriza y devuelve.
5. Recibe constancia de ingreso o laboral, debidamente firmada.
6. Entrega al trabajador constancia y archiva en su expediente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
EXPEDICIN DE TARJETN DE AUDITOR
UNIDAD GENERAL DEL
ADMINISTRACIN
RGANOS
ADMINISTRATIVOS
Inicio
1
Solicitan
mediante
memorndum
la
elaboracin
y
expedicin de tarjetn
de auditor.
Recibe solicitud de
elaboracin
y
expedicin de tarjetn
de auditor, se entera y
turna.
Recibe
solicitud
y
procede
a
su
elaboracin, a travs
del
Sistema
de
Recursos Humanos.
4
Imprime tarjetn de
auditor y turna para su
autorizacin.
5
Recibe tarjetn de
auditor autorizado y
procede a sellar y
enmicar.
6
Entrega tarjetn al
auditor con acuse de
recibido y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Expedicin de tarjetn de auditor.

1. Solicitan ante la Unidad General de Administracin, mediante memorndum la
elaboracin y expedicin de tarjetn de auditor para el personal que desempea
funciones de auditora.
2. Recibe solicitud de elaboracin y expedicin de tarjetn de auditor, se entera y
turna.
3. Recibe solicitud y procede a su elaboracin a travs del Sistema de Recursos
Humanos.
4. Imprime tarjetn de auditor y turna para su autorizacin del C. Auditor Superior del
Estado.
5. Recibe tarjetn de auditor, autorizado por el C. Auditor Superior del Estado y
procede a sellar y a enmicar el documento.
6. Entrega tarjetn al auditor con acuse de recibido y archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
MANUAL DE PROCEDIMEINTOS ADMINISTRATIVOS
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
INCAPACIDAD MDICA
Inicio
1
Recibe incapacidad mdica del

trabajador,
mediante
memorndum, se entera y
turna.
Recibe memorndum y original

de la incapacidad mdica.
3
Verifica el documento
incapacidad y determina:
NO
de
Cumple con
los requisitos
establecidos?
Devuelve incapacidad mdica

al rea emisora para su
regularizacin.
Efecta
registro
de
la
incapacidad mdica en el
Sistema de Recursos humanos.
4.
4
Archiva incapacidad mdica en
el expediente del trabajador.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Incapacidad mdica.
1. Recibe mediante memorndum emitido por el rgano Administrativo respectivo,
original de la incapacidad mdica del trabajador, se entera y turna a la Subdireccin
de Recursos Humanos.
2. Recibe memorndum con original de incapacidad mdica del trabajador.
3. Verifica el documento de incapacidad y determina:
Cumple con los requisitos establecidos?
NO,
Devuelve incapacidad mdica al rea administrativa emisora, para su

regularizacin.
S,
Efecta registro de la incapacidad medica del trabajador en el Sistema de

Recursos Humanos.
4. Archiva la incapacidad mdica en el expediente del trabajador.
Nota: Las incapacidades mdicas solo sern validas para el personal de CONFIANZA Y EVENTUAL, las
emitidas por el Instituto Mexicano del Seguro Social, as como las de instituciones privadas, siempre y
cuando el servicio mdico no este considerado dentro del convenio celebrado ante el IMSS, y para el
personal de BASE las emitidas por el Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de
Chiapas.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
LICENCIA CON O SIN GOCE DE SUELDO
Inicio
1
Recibe solicitud de licencia con

o sin goce de sueldo del
trabajador, se entera y turna.
Recibe solicitud de licencia, se

entera, analiza y determina.
Tiene
derecho?
NO
Comunica al trabajador la
improcedencia de su solicitud.
Verifica
antecedentes
del
trmite
en
sistema
de
Recursos
Humanos
y
expediente del trabajador y
determina.
Fin
NO
Es procedente?
Comunica al trabajador la
improcedencia de su solicitud.
Captura la informacin en el
sistema.
3
Fin
A
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

DIAGRAMA DE FLUJO
LICENCIA CON O SIN GOCE DE SUELDO
A
3
Distribuye
y
archiva
memorndum de autorizacin.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Licencia con o sin goce de sueldo.

1. Recibe del trabajador escrito original mediante el cual solicita licencia con o sin goce
de sueldo, segn sea el caso, con el visto bueno del jefe inmediato superior y del
jefe del rgano administrativo correspondiente, se entera y turna para su trmite.
2. Recibe escrito original de solicitud de licencia con o sin goce de sueldo del
trabajador; se entera, analiza y determina:
Tiene derecho?
NO,
Comunica al trabajador la improcedencia de su solicitud.

S,
Verifica antecedentes del trmite en el Sistema de Recursos Humanos y

expediente del trabajador y determina:
Es procedente?
NO,
Comunica al trabajador la improcedencia de su solicitud.

S,
Captura informacin de la licencia del trabajador en el Sistema de Recursos

Humanos.
3. Distribuye y archiva memorndum de autorizacin.

FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN Y MANEJO DE NMINAS
Inicio
1
Vlida
quincenalmente
movimientos nominales en el
sistema de nominas.
2
Revisa y aplica deducciones
por prstamos y/o crditos,
etc.
3
Procesa e imprime nminas y
determina.
Realiza las correcciones.

Hay errores
en listado?
NO
Determina el costo de nmina

e informa.
4.
4
Genera comprobantes de pago
digitales para el trabajador y
enva a su correo electrnico.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN Y MANEJO DE NMINAS
A
5
Emite reportes y realiza
trmite de pago a terceros.
6
Captura y realiza la dispersin
bancaria correspondiente.
7
Procede a recabar firma de los
trabajadores en nmina y
entrega sus comprobantes de
pago.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Elaboracin y manejo de nminas

1. Vlida quincenalmente en el sistema de nominas los movimientos nominales de baja,
alta, promocin y recategorizacin, efectuados durante la quincena.
2. Revisa y aplica descuentos por prstamos, crditos, licencias con y sin goce de sueldo,
licencias mdicas etc. al personal del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso
del Estado.
3. Procesa e imprime nomina (formato OFSCE/UGA/SRH_RG-04, documento Del SGC) y
determina:
Hay errores en la emisin del listado previo?
S,
Realiza las modificaciones.

NO,
Determina costo de nmina e informa a la Subdireccin de Contabilidad y

Presupuesto.
4. Genera comprobantes de pago digitales para el trabajador y enva a su correo

electrnico.
5. Emite reportes y realiza trmite de pago a terceros ante la Subdireccin de
6. Realiza la dispersin bancaria correspondiente para pago de nmina del personal.
7. Procede a recabar la firma de los trabajadores en nmina y entrega sus comprobantes
de pagos de acuerdo al calendario.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03


DIAGRAMA DE FLUJO
ENTREGA DE CREDENCIAL OFICIAL
Inicio
1
Recabar firma electrnica del
trabajador en el sistema de
recursos humanos.
2
Elabora
credenciales
de
identificacin del personal del
OFSCE.
3
Entrega de credenciales de
identificacin al trabajador.
4
Personal identificado.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Entrega de credencial oficial.

1.
Recaba la firma electrnica del trabajador en el sistema de recursos humanos.
2.
Elabora credenciales de identificacin del personal del rgano de Fiscalizacin

Superior del Congreso del Estado.
3.
Entrega de credenciales de identificacin al trabajador.
4.
El personal del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado es

identificado.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
VII.3
SUBDIRECCIN
DE CONTABILIDAD
Y PRESUPUESTO

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Recepcin de facturas para pago a travs de cheques a proveedores y/o

prestadores de servicios
Recepcin de facturas para pago a travs de transferencia electrnica a
proveedores y/o prestadores de servicios
Pago de sueldos y salarios a travs de cheque, al personal de confianza y eventual
Registro del pago de sueldos y salarios del personal de confianza y base, a travs
de nmina electrnica
Integracin del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
Expedicin de solicitud de validacin de suficiencia presupuestal.
Pago de viticos, pasajes y peajes a travs de transferencia electrnica.
Reposicin de fondo revolvente.
Registro de comprobacin de gastos por concepto de viticos, pasajes y peajes.
Pago de impuestos federales (Retenciones I.S.R.) a travs de transferencia
electrnica.
Pago de impuesto estatal (Impuesto sobre nminas).
Creacin de pasivos por cierres mensuales.
Elaboracin de estados financieros.

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A TRAVS DE CHEQUES A PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE
SERVICIOS
SUBDIRECCIN CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN
DE TESORERA
Inicio
1
Recibe
memorndum
y
solicitud de pago de facturas
de proveedores y/o prestadores
de servicio.
2
Revisa
facturas
documentacin
soporte
determina:
NO
Esta completa y cumple

con los requisitos fiscales
y administrativos?
Realiza observaciones y regresa

documentacin
a
la
Subdireccin
de
Recursos
Materiales
y
Servicios
Generales
para
su
regularizacin.
y
y
Clasifica el gasto y elabora la

afectacin correspondiente en
la base de datos.
3
Imprime Cdula y anexa a la
documentacin soporte.
4
Elabora pliza contable y
cheque turna a la Unidad
General de Administracin.
5
Recibe pliza de cheque para
su firma y la del C. Auditor
Superior y turna.
6
Recibe plizas firmadas, y turna
a la Subdireccin de Tesorera,
para su pago respectivo.
7
Recibe las plizas
cheques para su pago.
8
Recibe pliza y documentacin,
revisa y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03
de


REA QUE EJECUTA:
Recepcin de facturas para pago a travs de

cheques a proveedores y/o prestadores de
servicios
Unidad
General
de
Administracin
y
1. Recibe de la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales memorndum
y solicitud de pago de facturas de proveedores y/o prestadores de servicio, para su
pago respectivo.
2. Revisa facturas y documentacin soporte (Solicitud de pago, orden de compra y/o
servicios, requisiciones de compra y/o servicios, vale de entrada de almacn y salida
y, solicitud de validacin de suficiencia presupuestal) y determina:
Est completa y cumple con los requisitos fiscales y administrativos?
NO,
Realiza observaciones y regresa documentacin a la Subdireccin de Recursos

Materiales y Servicios Generales, para su regularizacin.
S,
Clasifica el gasto y elabora afectacin correspondiente en el sistema

presupuestario.
Contina la operacin No. 3.
3. Imprime Cdula de operacin presupuestaria del gasto y anexa a la documentacin.

4. Realiza el registro contable, elabora pliza de cheque y turna al Jefe de la Unidad
General de Administracin para su autorizacin correspondiente.
5. Recibe plizas de cheques, para su firma y la del C. Auditor Superior del Estado y
devuelve.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Recepcin de facturas para pago a travs de

cheques a proveedores y/o prestadores de
servicios
Unidad
General
de
Administracin
y

6. Recibe las plizas de cheques con la documentacin soporte debidamente firmado, y
turna a la Subdireccin de Tesorera.
7. Recibe las plizas de cheques correspondientes, efecta el pago a los proveedores y/o
prestadores de servicios, y regresa dichos documentos a la Subdireccin de
8. Recibe pliza de cheque debidamente pagada con la documentacin soporte, a travs
del listado de cheques, revisa y archiva para su control correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A TRAVS DE TRANSFERENCIA ELECTRNICA A PROVEEDORES Y/O
PRESTADORES DE SERVICIOS
SUBDIRECCIN CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN
DE TESORERA
Inicio
1
Recibe memorndum y solicitud
de pago de facturas de
proveedores y/o prestadores de
servicio.
2
Revisa facturas y documentacin
soporte y determina:
NO
Esta completa y cumple

con los requisitos fiscales
y administrativos?
Realiza observaciones y regresa

documentacin a la Subdireccin
de
Recursos
Materiales
y
Servicios Generales para su
regularizacin.
Clasifica el gasto y elabora la

afectacin correspondiente en la
base de datos.
3
Imprime Cdula y anexa a la
5
4
Elabora solicitud de pago a
travs
de
transferencia
electrnica y turna a la Unidad
Recibe solicitud de pago a

travs
de
transferencia
electrnica para su firma y
la del C. Auditor Superior y
turna.
6
Recibe solicitud de transferencia,
realiza el pago a travs del
sistema bancario y turna a la
Subdireccin
de
Tesorera,
recabar sellos y entrega
del
comprobante de transferencia a
proveedores.
7
Recibe el comprobante de
transferencia
para
su
entrega a los proveedores.
8
Recibe
la
documentacin;
revisa y efecta su archivo
correspondiente.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03


REA QUE EJECUTA:
Recepcin de facturas para pago a proveedores

a travs de transferencia electrnica a
Unidad
General
de
Administracin
y
1. Recibe de la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales memorndum
y solicitud de pago de facturas de proveedores y/o prestadores de servicio, para su
pago respectivo.
2. Revisa facturas y documentacin soporte (Solicitud de pago, orden de compra y/o
servicios, requisiciones de compra y/o servicios, vale de entrada y salida de almacn,
solicitud de validacin de suficiencia presupuestal) y determina:
Est completa y cumple con los requisitos fiscales y administrativos?
NO,
Realiza observaciones y regresa documentacin a la Subdireccin de Recursos

Materiales y Servicios Generales, para su regularizacin.
S,
Clasifica el gasto y elabora afectacin correspondiente en el sistema

presupuestario.
Contina la operacin No. 3.
3. Imprime Cdula de operacin presupuestaria del gasto y anexa a la documentacin.

4. Elabora solicitud de pago a travs de transferencia electrnica (OFSCE/UGA/SCP_RG02), turna al Jefe de la Unidad General de Administracin para su autorizacin
correspondiente.
5. Recibe solicitud de pago a travs de transferencia electrnica de la Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto, para su firma y la del C. Auditor Superior del Estado y
devuelve.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Recepcin de facturas para pago a proveedores

a travs de transferencia electrnica a
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto y
Tesorera

6. Recibe las solicitudes de transferencia debidamente requisitadas, realiza el pago a
travs del sistema bancario y turna a la Subdireccin de Tesorera para recabar los
sellos y hacer entrega del comprobante de transferencia a los proveedores.
7. Recibe los comprobantes de transferencia electrnica para su entrega a los
proveedores y/o prestadores de servicios, y regresa los documentos.
8. Recibe la documentacin, revisa y archiva para su control correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
PAGO DE SUELDOS Y SALARIOS A TRAVS DE CHEQUE, AL PERSONAL DE CONFIANZA Y EVENTUAL
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN DE
TESORERA
Inicio
1
Recursos Humanos nminas y
recibos.
2
Revisa los recibos y/o nmina
con documentacin soporte y
determina:
NO
Esta completa y es
correcta la
documentacin?
Realiza observaciones y turna a

la Subdireccin de Recursos
Humanos para su regularizacin.
3 Analiza y clasifica el gasto.

3
Elabora la cdula y anexa a la
documentacin
5
4
Elabora pliza contable,
cheque y turna para firma.
de
Recibe y firma las plizas de

cheques y recaba firma del C.
Auditor Superior y turna.
6
Recibe las plizas de cheques y
turna para su pago.
7
Recibe cheques, efecta el pago
al personal y turna.
8
Recibe plizas, revisa y archiva
para su control.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de sueldos y salarios a travs de cheque,

al personal de confianza y eventual.
Unidad
General
de
Administracin
y
1. Recibe de la Subdireccin de Recursos Humanos mediante memorndum, la solicitud
de pago de nminas.
2. Revisa las nminas con la documentacin soporte y determina:
Est completa y es correcta la documentacin?
NO,
Realiza observaciones y devuelve a la Subdireccin de Recursos Humanos

para su regularizacin.
S,
Analiza y clasifica el gasto de acuerdo a los soportes recibidos.

3. Elabora cdula en
correspondiente.
el
sistema
presupuestal
anexa
la
documentacin
4. Elabora las plizas contables y de cheques, turna a la Unidad General de

Administracin para firma y autorizacin correspondiente.
5. Recibe las plizas de cheques con la documentacin soporte autoriza y recaba firma,
del C. Auditor Superior del Estado y devuelve.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de sueldos y salarios a travs de cheque,

al personal de confianza y eventual.
Unidad
General
de
Administracin
y

6. Recibe las plizas de cheques impresas, con la documentacin soporte debidamente
firmado y turna para su pago.
7. Recibe las plizas de cheques debidamente firmadas, efecta el pago correspondiente
y turna.
8. Recibe las plizas de cheques con la documentacin soporte, revisa y archiva para su
control correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DEL PAGO DE SUELDOS Y SALARIOS DEL PERSONAL DE CONFIANZA Y BASE, A TRAVS DE NMINA
ELECTRNICA
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
Inicio
1
Recursos Humanos mediante
memorndum, costo de nmina y
archivo
para
realizar
la
dispersin.
2
Realiza proceso de dispersin en
el sistema bancario, imprime
comprobantes
y
turna
la
Subdireccin
de
Recursos
Humanos.
3
Revisa los importes del costo de
nmina y determina:
NO
Turna a la Subdireccin
Recursos Humanos para
regularizacin.
Son correctos?
de
su
Realiza
la
afectacin
presupuestal correspondiente.
4
Elabora registro contable, en

pliza de diario y turna para
firma.
5
Recibe y firma pliza de diario y
turna.
6
Recibe
documentos,
firmas y archiva
verifica
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Registro del pago de sueldos y salarios del

personal de confianza y base, a travs de
nmina electrnica
Unidad
General
de
Administracin
y
1. Recibe de la Subdireccin de Recursos Humanos, la solicitud de pago a travs de
memorndum resumen del costo de nmina y archivo a travs de medio magntico
para realizar la dispersin de la nmina.
2. Realiza el proceso de dispersin a travs del sistema bancario, se imprimen los
comprobantes y se turnan a la Subdireccin de Recursos Humanos.
3. Revisa los importes del costo de nmina y determina:
Son correctos?
NO,
Regresa a la Subdireccin de Recursos Humanos para su regularizacin e

integracin.
SI,
Procede a su registro de afectacin presupuestal.

4. Elabora registro en pliza de diario los movimientos contables y turna para firma.
5. Recibe pliza de diario del reporte de transferencia electrnica, autoriza, firma y
devuelve.
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Registro del pago de sueldos y salarios personal

de confianza y base, a travs de nmina
electrnica

6. Recibe y revisa pliza de diario del reporte de transferencia electrnica de fondos que
este debidamente autorizado e integrado y procede a su archivo respectivo.
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
Inicio
1
Recibe instruccin de la Unidad
General de Administracin para
la elaboracin del Anteproyecto
de Presupuesto de Egresos.
2
Solicita y recibe informacin
necesaria de los rganos
administrativos.
3
Integra
y
analiza
la
documentacin e informacin y
determina:
NO
Es correcta?
Realiza observaciones y remite

a los rganos para su
correccin.
Captura en el SAPE
informacin obtenida.
la
4
Revisa
la
informacin
capturada y determina:
NO
Es correcta?
S
5
Integra informacin y turna
al Jefe de la Unidad
Recibe anteproyecto de
presupuesto
y
solicita
firmas de los lderes de los
proyectos y enva al H.
B
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Integracin del Anteproyecto de Presupuesto

de Egresos.
1. Recibe instruccin de la Unidad General de Administracin, de elaborar el
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del siguiente ejercicio fiscal.
2. Solicita y recibe informacin mediante memorndum enviados por los diversos
rganos administrativos que integran el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso
del Estado.
3. Integra y analiza la documentacin e informacin recibidos de los diversos rganos
administrativos; datos a incluir en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de
Egresos (SAPE) y determina:
Es correcta?
NO,
Realiza observaciones y remite a las reas para su correccin.

S, Captura en el SAPE la informacin obtenida.

4. Revisa la informacin capturada, y determina:
Es correcta?
NO,

S,
Integra informacin y turna al Jefe de la Unidad General de Administracin

para recabar firma de los lderes de los proyectos y del Auditor Superior, para
su envo al H. Congreso del Estado.
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Integracin del Anteproyecto de Presupuesto

de Egresos.

5. Recibe el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, recaba firmas de los
lderes de los proyectos y del C. Auditor Superior del Estado y enva al H. Congreso
del Estado para su autorizacin.
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
EXPEDICIN DE SOLICITUD DE VALIDACIN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
Inicio
1
Recursos Materiales y Servicios
Generales, solicitud de validacin
soporte.
2
Revisa
que
el
formato
contengan los datos correctos y
NO
Realiza observaciones y devuelve

a la Subdireccin de Recursos
Materiales y Servicios Generales
para su correccin.
Cumple con
los requisitos?
Consulta saldos en partidas y

proyectos
a
afectar
presupuestalmente y determina:
NO
Existe
disponibilidad
presupuestal?
Notifica a la Subdireccin de
Generales para los efectos
procedentes.
Fin
Sella formato de validacin de

3
Registra en auxiliar de partidas
el importe a comprometer.
4
Turna a la Subdireccin de
Generales la solicitud de validacin
de suficiencia presupuestal para
que realice la adquisicin del bien
o servicio.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Expedicin de solicitud de validacin de

1. Recibe de la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicitud de

validacin de suficiencia presupuestal.
2. Revisa que el formato contenga los datos correctos relativos a la partida, proyecto e
importe a comprometer y cotizaciones; as como nombre y firma del responsable del
rea solicitante y determina:
Cumple con los requisitos?
NO,
Realiza observaciones y devuelve a la Subdireccin de Recursos Materiales y

Servicios Generales para su correccin.
S,
Consulta saldos en las partidas y proyectos a afectar del presupuesto, en la

base de datos y determina:
Existe disponibilidad presupuestal?

NO,
Notifica a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales para los

efecto procedentes.
S,
Sella formato
Contina en la operacin No. 3
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Expedicin de solicitud de validacin de

3. Registra en auxiliar de partidas presupuestales el importe a comprometer para

actualizar saldos a efecto de tomar decisiones.
4. Turna a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales la constancia de
suficiencia presupuestal, para que realice la adquisicin del bien o servicio.
FECHA DE
ACTUALIZACION
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
PAGO DE VITICOS, PASAJES Y PEAJES A TRAVS DE TRANSFERENCIA ELECTRNICA
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN DE
TESORERA
Inicio
2
Recibe solicitud de viticos,
pasajes, peaje y formato nico
de comisin, revisa que este
requisitado.
1
Turna solicitud de viticos,
pasajes, peajes y formato nico
de comisin.
3
Realiza pago va transferencia
electrnica
y
turna
la
documentacin soporte para
firma.
4
Recibe
electrnicas
turna.
para
transferencias
la firma y
5
Recibe
transferencia
con
documentos soportes, elabora
pliza de diario y turna para su
autorizacin.
6
Recibe pliza de diario para su
autorizacin y turna.
7
Recibe pliza de diario con
documentos soportes, revisa y
archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de viticos, pasajes y peajes a travs de

transferencia electrnica
Unidad General de Administracin, Subdireccin
de Tesorera y Subdireccin de Contabilidad y
Presupuesto
1. Turna a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto solicitud de viticos y formato
nico de comisin debidamente validado para realizar la transferencia electrnica.
2. Recibe solicitud y formato nico de comisin y revisa que la documentacin est
completa.
3. Realiza pago va transferencia electrnica y turna a la Subdireccin de Tesorera con la
documentacin soporte, para firma del comisionado.
4. Recibe transferencias electrnicas, para firma respectiva del comisionado y turna.
5. Recibe transferencia debidamente firmada con los soportes, realiza registro contable
en Pliza de Diario y turna a la Unidad General de Administracin para su firma
correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de viticos, pasajes y peajes a travs de

transferencia electrnica
Unidad General de Administracin, Subdireccin
de Tesorera y Subdireccin de Contabilidad y
Presupuesto

6. Recibe pliza de diario, revisa, para su autorizacin y firma; devuelve.
7. Recibe y revisa pliza de diario que este debidamente autorizado e integrado y
procede a su archivo respectivo.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIN DE FONDO REVOLVENTE
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN
DE TESORERA
Inicio
1
Recibe mediante memorndum la
documentacin
comprobatoria
para la reposicin de fondo
revolvente.
2
Revisa la
determina:
NO
documentacin
Cumple con los requisitos?
Realiza observaciones y turna

Clasifica el gasto para realizar la

afectacin presupuestal.
3
Elabora cdula de gastos en el

sistema de control presupuestal
y anexa a la documentacin
soporte.
5
4
Realiza el registro contable,
elabora plizas de cheques y
turna para firma.
Recibe plizas de cheques,

5autoriza y recaba firma del C.
Auditor Superior.
6
Recibe, y turna a la Subdireccin
de Tesorera.
7
Recibe plizas de cheques,
efecta el pago y turna para
su archivo.
8
Recibe plizas pagadas, revisa y
archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Reposicin de fondo revolvente

Unidad
General
de
Administracin,
Subdireccin de Tesorera y Subdireccin de
1. Recibe mediante memorndum comprobacin del fondo revolvente para su reposicin.
2. Revisa la documentacin y determina:
Cumple con los requisitos fiscales y administrativos?
NO,
Realiza observaciones y turnan para su regularizacin.

S,
Clasifica el gasto para realizar la afectacin presupuestal de las facturas

recibidas.
3. Elabora cdula de gastos en el sistema de control presupuestal y se anexa a la

4. Realiza el registro contable, elabora plizas de cheques e integra a la documentacin y
turna para firma y autorizacin correspondiente.
5. Recibe las plizas de cheques con la documentacin soporte, revisa, autoriza y recaba
firma del C. Auditor Superior del Estado, y devuelve.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Reposicin de fondo revolvente

Unidad
General
de
Administracin,
Subdireccin de Tesorera y Subdireccin de

6. Recibe de la Unidad General de Administracin las plizas de cheques con la
documentacin soporte debidamente firmado; y turna para los efectos
correspondientes.
7. Recibe las plizas de cheques debidamente firmadas, efecta el pago y turna para su
archivo.
8. Recibe las plizas de cheques con la documentacin soporte, a travs del listado de
cheques; revisa y procede a su archivo correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DE COMPROBACIN DE GASTOS POR CONCEPTO DE VITICOS, PASAJES Y PEAJES
PRESUPUESTO
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN DE TESORERA
Inicio
1
2
Recibe la documentacin y
realiza afectacin presupuestal
correspondiente.
Turna la comprobacin de
viticos, pasajes, y peajes para
su registro correspondiente.
3
Elabora cdula de operacin
presupuestaria del gasto en el
sistema de control presupuestal.
4
Realiza registro contable en

plizas de diario del sistema
contable y turna.
Recibe las plizas de diario con

documentacin soporte, revisa,
autoriza y turna.
6
Recibe pliza y documentacin
autorizada; revisa y efecta su
archivo correspondiente.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02

REA QUE EJECUTA:
Registro de comprobacin de gastos por

concepto de viticos, pasajes y peajes.
Subdireccin de Tesorera, Unidad General de
Administracin y Subdireccin de Contabilidad y
Presupuesto
1. Turna a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto para su registro contable y
presupuestal, la comprobacin por concepto de viticos, pasajes y peajes, una vez
revisada y analizada.
2. Recibe la documentacin correspondiente, realiza la afectacin presupuestal en las
partidas y proyectos que corresponda la comprobacin recibida.
3. Elabora cdula de operacin presupuestara del gasto en el sistema de control
presupuestal y anexa la documentacin comprobatoria.
4. Realiza registro contable en plizas de diario del sistema contable y turna para su
autorizacin.
5. Recibe las plizas de diario con la documentacin soporte, revisa, firma y turna para
archivo.
6. Recibe de la Unidad General de Administracin las plizas de diario debidamente
autorizada, revisa y archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
DIAGRAMA DE FLUJO
PAGO DE IMPUESTOS FEDERALES (RETENCIONES I.S.R.) A TRAVS DE TRANSFERENCIA ELECTRNICA
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN
Inicio
1
Recursos Humanos cdula de
determinacin
del
impuesto
sobre sueldos y salarios a
enterar.
2
Se genera el analtico de la
cuenta a pagar y se determina el
impuesto a enterar.
3
Se revisa que los datos
proporcionados
por
la
Subdireccin
de
Recursos
Humanos correspondan a los
registrados
en
el
sistema
contable.
NO
Esta correcta la
Informacin?
Realiza observaciones y turna a

la Subdireccin de Recursos
Humanos para su regularizacin.
Recibe pliza de diario, revisa y

autoriza, firma y turna.
En base a saldos determinados

del impuesto a enterar, efecta
el pago llenando formato y
realizando
la
transferencia
electrnica
e
imprime
comprobante.
5
Realiza el registro contable y
elabora Pliza de Diario de
comprobantes de pago impreso y
turna.
7
Recibe y revisa pliza de diario
autorizada e integrada y procede
a su archivo.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de impuestos federales (Retenciones

I.S.R.) a travs de transferencia electrnica
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto,
1.
Recibe de la Subdireccin de Recursos Humanos mediante memorndum cdula de

determinacin del impuesto sobre sueldos y salarios a enterar.
2.
De los pagos por concepto de honorarios, arrendamiento, sueldos y/o salarios, de

los cuales se les efecta las retenciones, al trmino de mes se emite analtico de
saldos de las cuentas por pagar del impuesto retenido y se determina los montos a
enterar.
3.
De la informacin enviada por la Subdireccin de Recursos Humanos, se revisa que

los datos proporcionados correspondan con los registrados en el sistema contable y
determina:
Est correcta la informacin?
NO:
Realiza observaciones y devuelve a la Subdireccin de Recursos Humanos

S:
4.
En base a los saldos determinados del impuesto a enterar, efecta el pago

respectivo llenando el formato y realizando la transferencia electrnica e imprime
comprobantes.
5.
Realiza el registro contable y elabora pliza de diario de los comprobantes de pago

impresos y turna a la Unidad General de Administracin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de impuestos federales (Retenciones

I.S.R.) a travs de transferencia electrnica

6. Recibe pliza de diario, revisa y autoriza, firma y regresa a la Subdireccin de
7.
Recibe y revisa pliza de diario que este debidamente autorizada e integrada y

procede a su archivo respectivo.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
PAGO DE IMPUESTO ESTATAL ( IMPUESTOS SOBRE NMINAS)
UNIDAD GENERAL DE
ADMINISTRACIN
SUBDIRECCIN DE
TESORERA
Inicio
1
Determina la base para el clculo
del impuesto.
2
Efecta el clculo del impuesto
aplicando tasa del 2 %.
3
Requisita el formato y elabora
plizas de cheques para su
pago.
5
4
Turna las plizas de cheques y
formato respectivo para su
autorizacin.
Recibe plizas de cheques y

formato, revisa, autoriza y
recaba firma del C. Auditor
Superior y turna.
6
Recibe, las plizas de cheques
y turna a la Subdireccin de
Tesorera para su pago.
7
Recibe cheques, efecta el
pago y turna para su archivo.
8
Recibe y revisa las plizas que
estn integradas y archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de impuesto estatal (Impuesto sobre nmina)

Unidad General de Administracin, Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto y Subdireccin de
Tesorera
1. Determina la base para el clculo del impuesto del 2% sobre nmina, con relacin a
los pagos sobre sueldos y salarios efectuados en el bimestre al personal de estructura,
base y programa; as como las retenciones efectuadas a los prestadores de servicios
sujetos a dicho impuesto.
2. Efecta el clculo del impuesto aplicando la tasa del 2% sobre la base determinada.
3. Requisita el formato y elabora pliza de cheque para su pago.
4. Turna plizas de cheques y formato requisitado para su autorizacin a la Unidad
5. Recibe plizas de cheques y formato requisitado, revisa documentacin soporte, para
su autorizacin, recaba firma del C. Auditor Superior del Estado y devuelve.
6. Recibe las plizas de cheques con la documentacin soporte debidamente autorizado,
y turna para su pago correspondiente.
7. Recibe las plizas de cheques debidamente autorizada, firmada, efecta el pago
correspondiente y turna para su archivo correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03

REA QUE EJECUTA:
Pago de impuesto estatal (Impuesto sobre nmina)

Unidad General de Administracin, Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto y Subdireccin de
Tesorera

8. Recibe y revisa plizas de cheques que estn debidamente integradas y procede a su
archivo respectivo.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03
DIAGRAMA DE FLUJO
CREACIN DE PASIVOS POR CIERRES MENSUALES
UNIDAD
GENERAL
ADMINISTRACIN
Inicio
1
Generales
mediante
memorndum, copia de las
facturas con su documentacin
soporte.
2
Revisa
facturas
con
su
documentacin y determina:
NO
Renen
los requisitos fiscales y
administrativos?
Generales para su regularizacin.
Clasifica el gasto, elabora cdula

de operacin presupuestaria del
gasto
y
anexa
a
la
documentacin.
3
Realiza el registro contable,

elabora pliza de diario y turna
para firma.
Recibe, revisa, firma pliza

de diario y turna para su
archivo.
5
Recibe
documentos,
firma y archiva.
verifica
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02

REA QUE EJECUTA:
Creacin de pasivos por cierres mensuales

Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto y
1. Recibe de la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante
memorndum, copia de las facturas con la documentacin soporte.
2. Revisa las copias de las facturas con la documentacin soporte (Orden de compra y/o
servicio, requisicin de compra y/o servicio, vale de entrada y salida de almacn
segn corresponda y solicitud de validacin de suficiencia presupuestal debidamente
requisitado), y determina:
Renen los requisitos fiscales y administrativos?
NO,
Turna a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales para su

regularizacin.
Regresa a la operacin No.1.
S,
Clasifica el gasto, elabora cdula de operacin presupuestara del gasto en el

sistema presupuestal y anexa a la documentacin.
3. Realiza el registro contable, elabora pliza de diario y turna para su autorizacin.

4. Recibe pliza de diario con la documentacin soporte, revisa, firma para su
autorizacin y turna para su archivo.
5. Recibe documentacin, verifica y archiva.
Termina el Procedimiento.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS
Inicio
1
Verifica la informacin contable
y presupuestal y determina:
Se encuentra
registrada en su
totalidad?
NO
Localiza movimientos pendientes

y realiza correcciones.
Emite reportes presupustales y

analticos de saldos.
2
Concilia saldos contables
presupustales y determina:
Determina diferencias y realiza

correcciones.
NO
Existen
diferencias?
Concilia cifras contables y

financieras de cuentas bancarias
con las cifras de la Subdireccin
de Tesorera.
3
Emite analticos presupustales y
contables.
4
Revisa la informacin y recaba
firmas del Jefe de la UGA y del C.
Auditor Superior del Estado.
5
Respalda la informacin y
archiva.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02

REA QUE EJECUTA:
Elaboracin de Estados Financieros

1. Verifica la informacin contable y presupuestal elaborada durante el perodo y
determina:
Se encuentra registrada en su totalidad?
NO,
Localiza los movimientos pendientes a registrar y realizan las correcciones

necesarias.
Regresa con la operacin No. 1
S,
Emite reportes presupustales y analticos de saldos de la cuentas afectadas

durante el perodo que corresponda.
2. Concilia saldo contable y presupuestal, para determinar si existen diferencias con

relacin al presupuesto ejercido, comprometido y ministrado, contable y presupuestal.
Existen diferencias?
NO,
Concilia cifras contables y financieras de las cuentas bancarias con las cifras de
la Subdireccin de Tesorera.
S,
Determina las diferencias y realiza las correcciones.

3. Emite analticos presupustales y contables (Reportes presupuestales, balanza de

comprobacin, balanza acumulada, libro diario, libro mayor, analtico de saldos,
auxiliares, estados de resultados, y estado de situacin financiera; as tambin
anualmente, la hoja de trabajo y cierre del ejercicio).
4. Revisa la informacin y recaba las firmas en los estados financieros del Jefe de la
Unidad General de Administracin y del C. Auditor Superior del Estado.
5. Respalda informacin y archiva.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
VII.4
SUBDIRECCIN
DE
TESORERA

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Pago a personal de contrato y personal que causo baja, por medio de cheque.
Elaboracin de conciliaciones bancarias.
Inversin en mesa de dinero.
Atencin de solicitudes de viticos, pasajes y peajes para trmite de pago.
Comprobacin de gastos por concepto de viticos, pasajes y peajes.
Bonificaciones de cargos indebidos.
Pago a proveedores y/o prestadores de servicios, por medio de cheque.
Entrega de reportes de transferencia electrnica de fondos a proveedores y/o
prestadores de servicios.

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20

DIAGRAMA DE FLUJO
PAGO A PERSONAL DE CONTRATO Y PERSONAL QUE CAUSO BAJA, POR MEDIO DE CHEQUE
PRESUPUESTO
Inicio
1
Tesorera remesa de Plizas
de Cheques para su pago.
A
2
Recibe, remesa de Plizas de
Cheques, revisa y determina:
NO
Realiza
observaciones
y
devuelve a la Subdireccin de
para
su
regularizacin.
Estn
requisitadas?
Efecta el registro de las

Plizas de Cheques.
No. 3
3
Procede al pago de cheques
al personal.
4
Registra fecha del pago y
turna a la Subdireccin de
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Pago a personal de contrato y personal que

causo baja , por medio de cheque
1. Turna a la Subdireccin de Tesorera mediante remesa, las plizas de cheques y
documentacin soporte para trmite de pagos al personal de confianza, contrato y
los que causaron baja.
2. Recibe, remesa de plizas de cheques, revisa y determina:
Estn requisitadas?
NO,
Realiza observaciones y devuelve a la Subdireccin de Contabilidad y

Presupuesto para su regularizacin.
S,
Efecta el registro de las plizas de cheques de manera electrnica para su

control.
3. Procede al pago de las plizas de cheques al personal de confianza, contrato y

personal que causo baja de la siguiente manera: Para el personal activo, mediante la
presentacin de identificacin oficial de la institucin y para el personal que caus
baja mediante la presentacin del formato nico de liberacin para pago,
debidamente validado por las Subdirecciones de Recursos Humanos, Materiales y
Servicios Generales, Contabilidad y Presupuesto, y Planeacin e Informes de
Resultados, as como la presentacin de identificacin oficial, preferentemente
credencial para votar.
4. Registra electrnicamente para su control la fecha de pago de las plizas de cheques
y turna mediante relacin a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Inicio
1
reportes de movimientos:
Auxiliar de Bancos y Analtico
de Saldos Mensuales.
2
Determina
partidas
de
conciliacin para verificar los
cheques en circulacin y
cargos indebidos.
3
Concilia
diferencias
de
movimientos bancarios con la
y Presupuesto.
4
Elabora
formatos
Conciliacin
Bancaria
anexos.
de
y
5
Turna los formatos de
Conciliacin Bancaria para
firma del Jefe de la Unidad
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Elaboracin de conciliaciones bancarias

1. Recibe de la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto, auxiliar de bancos y
analtico de saldos mensuales.
2. Determina partidas en conciliacin para identificar los cheques en circulacin, cargos
y abonos indebidos, verificando los movimientos con el auxiliar de bancos y estado
de cuenta.
3. Verifica partidas en conciliacin con la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto,
por las diferencias existentes.
4. Elabora Formato de Conciliacin Bancaria (OFSCE/UGA/ST_RG-03, documento del
SGC) por cuenta, y anexos de las partidas en conciliacin, derivados de cheques en
circulacin; movimientos en bancos y movimientos del Organismo, si aplica, se revisa
y procede a firmarse el formato de Conciliacin Bancaria.
5. Turna los formatos de Conciliacin Bancaria para firma del Jefe de la Unidad General
de Administracin, recibe formatos debidamente firmados y archiva para su control.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
INVERSIN EN MESA DE DINERO
Inicio
1
Concilia
movimientos
bancarios por cuenta para
determinar el saldo contable,
monto y plazo a invertir.
2
Captura
movimientos
bancarios
para
obtener
reporte de la disponibilidad
bancaria.
3
Elabora oficio de solicitud de
inversin en mesa de dinero.
4
Turna
reporte
de
disponibilidad y oficio para
5
Entrega oficio a la institucin
bancaria
y
recibe
comprobante de la inversin
y turna para su registro.
6
Verifica en Estado de Cuenta
los intereses generados y
registra en medio electrnico.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Inversin en mesa de dinero

1. Concilia movimientos bancarios por cada una de las cuentas, en coordinacin con la
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto, para determinar el saldo contable; as
como el monto y plazo a invertir.
2. Captura los movimientos bancarios por cuenta, para obtener reporte de la
disponibilidad bancaria.
3. Elabora oficio de solicitud de inversin en mesa de dinero dirigido al titular de la
institucin bancaria.
4. Turna reporte de la disponibilidad bancaria y oficio de solicitud de inversin en mesa
de dinero, para firma y autorizacin del Jefe de la Unidad General de Administracin
y recibe debidamente firmados para su trmite.
5. Turna oficio de solicitud de inversin en mesa de dinero a la institucin bancaria
correspondiente, se realiza la inversin y recibe original del comprobante solicitud de
operacin en mesa de dinero; entrega para su registro a la Subdireccin de
Contabilidad y Presupuesto fotocopia de oficio y originales del comprobante
operacin en mesa de dinero y del reporte de la disponibilidad bancaria y archiva
fotocopias para su control.
6. Verifica en el estado de cuenta correspondiente, el importe de los intereses
generados por las inversiones realizadas, y registra electrnicamente para su control.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIN DE SOLICITUDES DE VITICOS, PASAJES Y PEAJES, PARA TRAMITE DE PAGO
Inicio
1
Recibe solicitud de viticos,
pasajes y peajes, revisa y
determina:
NO
Efecta
observaciones
y
regresa
para
su
regularizacin.
Est
requisitada?
Procede a recibir en el
Sistema de Viticos y recaba
General de Administracin
para autorizacin de pago.
2
para su trmite.
No. 3
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIN DE SOLICITUDES DE VITICOS, PASAJES Y PEAJES, PARA TRMITE DE PAGO
A
3
Efecta
transferencia
electrnica de fondos en
cuenta de los comisionados y
turna.
Recibe
original
de
transferencia electrnica de
fondos, valida, registra y
recaba firmas.
5
Turna
transferencias
electrnicas
de
fondos
debidamente requisitadas a
la
Subdireccin
de
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Atencin de solicitudes de viticos, pasajes

y peajes, para trmite de pago
y Subdireccin de Tesorera
1. Recibe solicitud de viticos, pasajes y peajes (Formato nico de Comisin
OFSCE/UGA/ST_RG-01, documento del SGC), en dos tantos originales y copia de
memorndum de comisin, revisa que est requisitado de acuerdo con lo establecido
en las Normas y Tarifas para la Asignacin de Viticos y Pasajes al personal del
rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, vigente y determina:
Esta requisitada?
NO,
Efecta observaciones y regresa al rea responsable correspondiente para

su regularizacin.
S,
Procede a recibir en el sistema de viticos, sellar de recibido y recaba firma

del Jefe de la Unidad General de Administracin para autorizacin de pago.
2. Anota el nmero de cuenta de nmina del personal comisionado y clave de

identificacin en el Formato nico de Comisin, y turna de manera econmica a la
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto para el depsito correspondiente.
3 Efecta transferencia electrnica de fondos a la cuenta del personal comisionado, y
turna originales de transferencia y formatos nicos de comisin a la Subdireccin de
Tesorera.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
Atencin de solicitudes de viticos, pasajes

y peajes, para trmite de pago
4. Recibe original del reporte de transferencia electrnica de fondos y formatos nicos
de comisin; valida, registra para su control y recaba firmas del personal
comisionado.
5. Turna mediante relacin reportes de transferencias electrnicas de fondos y
formatos nicos de comisin debidamente requisitados a la Subdireccin de
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

DIAGRAMA DE FLUJO
COMPROBACIN DE GASTOS POR CONCEPTO DE VITICOS, PASAJES Y PEAJES
Inicio
1
Recibe
del
comisionado
formato
nico
de
comprobacin
y
documentacin
soporte,
revisa y analiza si la
documentacin
est
requisitada.
NO
Est
requisitada?
Efecta
observaciones
y
regresa al comisionado para
correccin.
SI
Valida
la
comprobacin,
recibe en el Sistema de
Viticos recaba sello de
recibido de la Unidad General
de Administracin.
2
Determina el clculo de la
comprobacin y/o liquidacin
de viticos.
3
Sella de recibido los formatos
nicos de comprobacin y los
de comisin.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Comprobacin de gastos por concepto de

viticos, pasajes y peajes
1. Recibe del comisionado Formato nico de Comprobacin (OFSCE/UGA/ST_RG-02,
documento del SGC) y documentacin soporte por concepto de viticos, pasajes,
peajes y combustible en algunos casos, revisa, analiza si la documentacin
comprobatoria est debidamente requisitada, segn las Normas y Tarifas para la
Asignacin de Viticos y Pasajes al personal del rgano de Fiscalizacin Superior del
Congreso del Estado y determina:
Estn requisitadas?
NO,
Efecta observaciones y regresa al comisionado para su correccin.

SI,
Valida la comprobacin, recibe en el Sistema de Viticos, recaba sello de

recibido de la Unidad General de Administracin en el Formato nico de
Comprobacin y sella copia del comisionado.
2. Efecta el clculo de la comprobacin y/o liquidacin de los viticos, pasajes y

peajes, en el Formato nico de Comisin comparando los recursos otorgados con lo
comprobado.
3. Sella de recibido el Formato nico de Comprobacin y el Formato nico de
Comisin; recaba firma del Subdirector de Tesorera y turna mediante relacin a la
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
BONIFICACIONES DE CARGOS INDEBIDOS
Inicio
1
Determina
mediante
Conciliacin Bancaria
cargos indebidos.
la
los
2
Elabora oficio solicitando las
bonificaciones,
a
la
institucin bancaria y recaba
3
Entrega oficio a la institucin
bancaria para su atencin.
4
Efecta el seguimiento a
travs del Estado de Cuenta,
verificando las bonificaciones.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Bonificaciones de cargos indebidos

1. Determina mediante la Conciliacin Bancaria los cargos bancarios indebidos.
2. Elabora oficio solicitando las bonificaciones, dirigido a la institucin bancaria y recaba
firma del Jefe de la Unidad General de Administracin, para la gestin
correspondiente.
3. Entrega oficio debidamente firmado a la institucin bancaria correspondiente, para
su atencin urgente de los cargos indebidos.
4. Efecta el seguimiento de manera mensual a travs del estado de cuenta,
verificando las bonificaciones realizadas por la institucin bancaria correspondiente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
PAGO A PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE SERVICIOS, POR MEDIO DE CHEQUE
Inicio
1
Tesorera remesa de plizas
de cheques para su pago.
A
2
Recibe y revisa remesa de
plizas
de
cheques
y
determina:
NO
Estn
requisitadas?
Realiza
observaciones
y
devuelve
para
su
regularizacin.
Efecta Registro de las

plizas de cheques para su
control.
3
Procede al pago de cheques
a proveedores y prestadores
de servicios.
4
Registra fecha del pago de
las plizas de cheques para
su control.
5
Sella
de
pagado
la
documentacin soporte de
las plizas de cheques y
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Pago a proveedores y/o prestadores de

servicios, por medio de cheque
1. Turna a la Subdireccin de Tesorera mediante remesa, las plizas de cheques y
documentacin soporte, para trmite de pagos a proveedores y/o prestadores de
servicios.
2. Recibe y revisa remesa de plizas de cheques con su respectiva documentacin
soporte y determina:
Estn requisitadas?
NO,

SI,
Efecta registro de plizas de cheques para su control, de manera electrnica.
3. Procede al pago de las plizas de cheques a proveedores y/o prestadores de

servicios, mediante la presentacin del contra recibo original, identificacin y sello en
su caso; as como, carta poder o escrito de autorizacin de pago segn corresponda.
4. Registra de manera electrnica la fecha del pago de las plizas de cheques para su
control.
5. Sella de pagado la documentacin soporte correspondiente, con la fecha realizada,
anota el nmero del cheque y turna mediante relacin, las plizas de cheques a la
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
ENTREGA DE REPORTES DE TRANSFERENCIA ELECTRNICA DE FONDOS A PROVEEDORES
Y/O PRESTADORES DE SERVICIOS
Inicio
1
Tesorera
remesa
de
transferencias electrnicas de
fondos.
2
Recibe y revisa la remesa de
transferencias electrnicas y
determina:
NO
Estn
requisitadas?
Realiza
observaciones
y
devuelve
para
su
regularizacin.
Efecta registro de las

transferencias
electrnicas
para su control.
3
Procede
a
entregar
la
transferencia electrnica a
proveedores y/o prestadores
de servicios.
4
Sella
de
pagado
la
transferencia electrnica y
documentacin soporte, y
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Entrega de reportes de transferencia

electrnica de fondos a proveedores y/o
prestadores de servicios
1. Turna a la Subdireccin de Tesorera mediante remesa, las transferencias
electrnicas de fondos en dos tantos y documentacin soporte por pagos a
proveedores y/o prestadores de servicios.
2. Recibe y revisa remesa de transferencias electrnicas de fondos con su respectiva
documentacin soporte y determina si estn requisitadas:
Estn requisitadas?
NO,

SI,
Efecta registro de transferencias electrnicas de fondos de manera

electrnica para su control.
3. Procede a la entrega de un tanto de la transferencia electrnica de fondos a los

proveedores y/o prestadores de servicios que lo soliciten, mediante la presentacin
del contra recibo original, y sello en su caso.
4. Sella de pagado la transferencia electrnica de fondos y documentacin soporte
correspondiente, con la fecha realizada, anota el nmero de transferencia y turna
mediante relacin a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto.
3FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
VII.5
REA DE SISTEMAS
CONTENIDO
Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
PROCEDIMIENTOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Desarrollo de sistemas.
Adecuacin o modificacin de sistemas.
Respaldos de las bases de datos y sistemas del OFSCE.
Mantenimiento preventivo de equipo de cmputo.
Mantenimiento correctivo de equipo de cmputo.
Dictaminar la adquisicin de bienes y servicios informticos.
Prestacin de asesoras tcnicas (Hardware y Software).

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20

DIAGRAMA DE FLUJO
DESARROLLO DE SISTEMAS
REA DE SISTEMAS
A
Inicio
7
1
Solicitud
del
correspondiente.
rea
Reuniones de
entre
las
involucradas.
trabajo
reas
Pre-entrega al usuario
mediante el formato de
pre-entrega de sistemas
de informacin
8
Pruebas
usuario.
por
parte
del
3
Anlisis
de
tcnica
humanos,
Hardware).
viabilidad
(Recursos
Software,
Existen fallos y/o

errores?
Entrega
formal
del
sistema
al
rea
correspondiente mediante
memorndum.
Realiza las correcciones

necesarias.
NO
Es factible?
NO
S
9
B
Comunica
al
rea
solicitante el motivo de la
improcedencia.
Se inicia el anlisis y
diseo del sistema.
Instalacin.
10
Entrega
documentacin
de usuario).
4
Esquematizacin
del
sistema y diseo de la
base de datos.
de
(Manual
11
Capacitacin.
5
Creacin de la base de
datos.
12
Registro ante el
INDAUTOR (si aplica).
6
Codifica el sistema en el
lenguaje de programacin
establecido.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Desarrollo de sistemas
rea de Sistemas
DESCRIPCIN:
rea de Sistemas
1. Solicitud del rea correspondiente.
2. Reuniones de trabajo con las reas involucradas en el proceso a automatizar.
3. Anlisis de viabilidad tcnica
conocimientos tcnicos).
(Recursos
humanos,
Software,
Hardware
Es factible la realizacin del sistema?

NO,
Comunica al rea correspondiente, motivo de la improcedencia.

S,
Se inicia el anlisis y diseo del sistema,

Continua con la operacin No. 4.
4. Esquematizacin del sistema y diseo de la base de datos.

5. Creacin de la base de datos.
6. Codificacin del sistema en el lenguaje de programacin establecido.
7. Preentrega al usuario usando el formato OFSCE/UGA/AS_RG-01.
9. Instalacin.
10. Entrega de documentacin (Manual de usuario).
11. Capacitacin.
12. Registro ante el INDAUTOR, en caso de que aplique.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

DIAGRAMA DE FLUJO
ADECUACIN O MODIFICACIN DE SISTEMAS
REA DE SISTEMAS
Inicio
8
Pre-entrega al usuario
Solicitud de modificacin
por parte del rea
correspondiente.
9
Pruebas de usuario
2
Reuniones de trabajo
S
3
Anlisis
de
viabilidad
tcnica (recursos humanos,
Software,
Hardware,
conocimiento, impacto de
la modificacin)
NO
Es factible?
Realiza las correcciones

necesarias
Entrega formal
modificaciones
sistema
al
correspondiente
de
las
del
rea
Instalacin de la versin
modificada
Anlisis de flujo de la
informacin
11
Entrega de
documentacin (manual
de usuario) modificado
Modificacin al esquema
del sistema y al diseo de
la base de datos
NO
10
4
Comunica
al
rea
solicitante el motivo de la
improcedencia
Existen fallos y/o

errores?
12
Capacitacin acerca de las

nuevas funcionalidades
Modificacin a la base de
datos
7
Codifica las modificaciones
en
el
lenguaje
de
programacin establecido
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03


REA QUE EJECUTA:
Adecuacin o modificacin de sistemas

rea de Sistemas
DESCRIPCIN:
rea de Sistemas
1. Recibe formato OFSCE_UGA_AS_RG-06, mediante el cual el rea correspondiente
solicita la adecuacin o modificacin de un sistema existente.
2. Realiza reuniones de trabajo a fin de obtener informacin relativa a las nuevas
necesidades del sistema de informacin.
3. Analiza la informacin obtenida y determina la viabilidad tcnica.
Es viable?
NO,
Comunica mediante oficio al rea correspondiente los motivos que impiden la

realizacin de las mismas.
S,
Se inicia el anlisis y diseo de las modificaciones.

Contina con la operacin No.4
4. Anlisis del flujo de informacin, incorporando las nuevas funcionalidades.

5. Modificacin al esquema general del sistema y al diseo de la base de datos.
6. Modificacin de las bases de datos, para que soporte las nuevas funcionalidades.
7. Codificacin de las modificaciones en el lenguaje de programacin establecido.
8. Pre-entrega de las
OFSCE/UGA/AS_RG-01.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
modificaciones
al
usuario,
utilizando
el
formato
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:
Adecuacin o modificacin de sistemas

rea de Sistemas
9. Pruebas de parte de los usuarios

Existen fallos y/o errores en el sistema derivados de las modificaciones?
NO,
Entrega formal al rea, mediante memorndum y/o firma del formato

OFSCE_UGA_AS_RG-06,
S,
Realiza las correcciones necesarias,

10. Instalacin de la nueva versin del Sistema.

11. Entrega de documentacin (manual de usuario modificado).
12. Capacitacin acerca de las nuevas funcionalidades.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03

DIAGRAMA DE FLUJO
RESPALDOS DE LAS BASES DE DATOS Y SISTEMAS DEL OFSCE
REA DE SISTEMAS
Inicio
1
Se establecen respaldos totales y
diferenciales en la semana, mes y ao
para el OFSCE.
NO
Es fecha programada para

hacer el respaldo?
Conectarse al Sourcesafe y obtener

las ltimas actualizaciones de los
sistemas.
2
Copiar las bases de datos que han
sido programadas por el backup
automtico de SQL de los servidores
SIAHE y ASE.
3
Se establece una carpeta con el da y
la fecha para almacenar las bases de
datos y los sistemas.
4
Se comprimen los respaldos
NO
Los archivos ya comprimidos, se dejan
almacenado
en
el
disco
duro
temporalmente para que se copie en
cintas de almacenamiento los viernes.
Son Bases de Datos

Diferenciales?
S
Se genera respaldos en cinta de las
bases de datos de tipo DIFERENCIAL
de domingo a jueves.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
RESPALDOS DE LAS BASE DE DATOS Y SISTEMAS DEL OFSCE
REA DE SISTEMAS
B
5
Se genera un respaldo en cinta de
las bases de datos de tipo completa
los sbados.
6
Las cintas de almacenamiento
graban los respaldos diferenciales y
totales de lunes a viernes
NO
Es fin de mes?
Fin
A
Se hace un respaldo de forma completa de

todas las Bases de Datos,
as como
tambin los sistemas, accesos directos,
reportes y se almacena en una cinta de
almacenamiento que llevar de etiqueta el
nombre del mes que corresponda el
respaldo.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04

Respaldo de las bases de datos y sistemas

del OFSCE
rea de Sistemas
REA QUE EJECUTA:

DESCRIPCIN:
rea de Sistemas
1. Se establece respaldos totales y diferenciales en la semana, mes y ao para el
OFSCE.
Es fecha programada para hacer respaldo?
NO,
S,
Conectarse al Soursafe y obtener las ltimas actualizaciones de los cdigos

de los sistemas.
2. Copiar las bases de datos que han sido programadas por el backup automtico de
SQL de los servidores SIAHE y ASE.
3. Se establece una carpeta con el da y la fecha para almacenar las bases de datos y
los sistemas.
4. Se comprime los respaldos para ganar espacio de almacenamiento.
Las Bases de datos son diferenciales?
NO,
Los archivos ya comprimidos, se dejan almacenado en el disco duro

temporalmente para que se copie en cintas de almacenamiento los das
viernes.
SI,
Se genera respaldos en cinta de las bases de datos de tipo DIFERENCIAL

de domingo a jueves.
5. Se genera un respaldo de las bases de Datos de tipo completo los sbados.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
Respaldo de las bases de datos y sistemas

del OFSCE
rea de Sistemas
6. Las Cintas de almacenamiento graban los respaldos de lunes a viernes de forma

diferencial y total, de acuerdo al tipo de informacin y fecha.
Es fin de mes?
NO,
SI,
Se hace un respaldo de forma completa de todas las bases de datos, as

como tambin de los sistemas, accesos directos, reportes y se respalda en
una cinta de almacenamiento que llevar etiqueta el nombre del mes que
corresponda el respaldo.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

DIAGRAMA DE FLUJO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPO DE CMPUTO
REA DE SISTEMAS
Inicio
1
Determina la calendarizacin del
mantenimiento de los equipos de
cmputo, con base al total con que
cuenta el OFSCE.
2
Disea
el
programa
de
mantenimiento preventivo y se da a
conocer mediante memorndum a
todas las reas.
3
Realiza el mantenimiento preventivo
de acuerdo al programa respectivo.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Mantenimiento preventivo de equipo de

cmputo
rea de Sistemas
DESCRIPCIN:
rea de Sistemas
1. Determina la calendarizacin del mantenimiento preventivo de los equipos de
cmputo, con base al total con que cuenta el rgano de Fiscalizacin Superior del
2. Disea el programa de mantenimiento preventivo y comunica mediante
memorndum a todas las reas del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso
del Estado y turna copia para la Unidad General de Administracin y Contralora
Interna.
3. Lleva a cabo el mantenimiento preventivo a los equipos de cmputo segn el
calendario de trabajo, y anota los datos de los equipos en el formato Registro de
mantenimiento preventivo de equipo de cmputo (OFSCE_UGA_AS_RG-04) para
llevar a cabo su registro y control.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02


DIAGRAMA DE FLUJO
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CMPUTO
REA DE SISTEMAS
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/03

Inicio
8
Proveedor analiza falla y
designa fecha de entrega
1
Recibe memorndum del
rea
solicitante
comunicando la falla del
equipo.
9
Acude con el proveedor a
recoger
el
equipo
verificando que funcione
correctamente.
2
Se recibe equipo y/o se
acude a verificar el
equipo al rea solicitante
y analiza.
10
Elabora
formato
de
mantenimiento correctivo
del equipo de cmputo.
3
Detecta fallas de
funcionamiento.
mal
11
Se elabora pase de salida
para llevar el equipo al
centro
de
servicio
adjuntando factura.
Entrega el equipo, se
instala y el usuario firma
formato
de
mantenimiento correctivo
La falla es por uso
inadecuado del
equipo?
NO
S
Fin
Es en domicilio
del proveedor?
Tiene y aplica la
garanta?
Se enva memorndum
con el Dictamen Tcnico
al rea resguardante.
S
NO
Se comunica con soporte tcnico
del fabricante del equipo, para
verificar el dao y/o falla del
equipo.
NO
Se solicita la compra
de la(s) refaccin(es)
a Recursos Materiales.
4
El resguardante compra
las refacciones y/o el
material y lo entrega al
rea de Sistemas
6
Recursos
Materiales
entrega refaccin(es)
Soporte tcnico del rea

de Sistemas repara el
equipo.
Procede la sustitucin y/o

envo de la refaccin por
parte del fabricante de 3 a 5
das hbiles.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/03


REA QUE EJECUTA:

cmputo
rea de Sistemas
DESCRIPCIN:
rea de Sistemas
1. Recibe memorndum del rea respectiva, en el cual solicitan el servicio de
mantenimiento y reportan la falla o mal funcionamiento del equipo de cmputo, se
entera y archiva.
2. Recibe el equipo y/o se acude al rea solicitante, se verifica el funcionamiento del
equipo y se realiza el anlisis del mismo.
3. Detecta la o las causas de falla del equipo y verifica si la falla es por mal uso del
usuario.
La falla es por uso inadecuado del equipo por parte del usuario?
SI,
Enva memorndum al rea resguardante y el dictamen tcnico de la

falla.
NO,
Verifica si el equipo tiene y si aplica la garanta.
Tiene y aplica garanta?

NO,
Solicita la compra de la(s) refaccin(es) a Recursos Materiales.

S,
Es a domicilio del proveedor o con soporte tcnico del fabricante.
Es en domicilio del proveedor?

S,
NO,
Elabora pase de salida para llevar el equipo al centro de servicio el

proveedor, adjuntando factura y contina con la operacin No. 8.
Comunica con soporte tcnico del fabricante del equipo, para verificar el
dao y/o la falla del equipo.
4. El resguardante compra la refaccin y/o el material y lo entrega al rea de

sistemas.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/03


REA QUE EJECUTA:

cmputo
rea de Sistemas
5. Soporte tcnico del rea de Sistemas repara el equipo.

6. Recursos Materiales entrega la refaccin (es).
7. Procede la sustitucin y/o envo de la refaccin por parte del fabricante de 3 a 5
das hbiles. Contina con la operacin No. 5
8. El proveedor analiza falla y designa fecha de entrega para recoger el equipo.
9. Se acude con el proveedor a recoger el equipo y se verifica que funcione
correctamente.
10. Elabora formato de mantenimiento correctivo del equipo de cmputo.
11. Entrega del equipo, instalacin del mismo y el usuario firma el formato correctivo
como aceptacin del servicio.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/03

DIAGRAMA DE FLUJO
DICTAMINAR LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMTICOS
REA DE SISTEMAS
SERVICIOS GENERALES
Inicio
1
Realiza
evaluacin
de
las
necesidades de bienes y servicios
informticos del OFSCE.
2
Conjunta la informacin tcnica de
los diferentes medios, que se
adecuen a las necesidades.
3
Elabora ficha tcnica de los bienes y
servicios a adquirir.
4
Enva la ficha tcnica a la
y Servicios Generales.
5
Recibe y elabora las bases para el
concurso y enva invitaciones a los
licitantes que se encuentran en el
catlogo de proveedores del OFSCE.
7
Dar contestacin a las preguntas
realizadas por los proveedores para
la junta de aclaraciones.
6
Recibe las preguntas de la junta de
aclaraciones y turna.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
DICTAMINAR LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMTICOS
REA DE SISTEMAS
A
8
Revisa y analiza que sean factibles
las propuestas tcnicas de los
proveedores.
NO
Elimina
propuestas
e
informa las causas en el
dictamen de la evaluacin
tcnica.
Es factible?
Acepta propuestas y se realiza

dictamen de la evaluacin
tcnica.
9
A
Enva dictamen de evaluacin

tcnica a la Subdireccin de
Generales.
10
Evala los costos de los bienes y/o
servicios
ofertados,
elige
y
dictamina el mejor costo y
caractersticas ofertadas.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Dictaminar la adquisicin de bienes y

servicios informticos
rea de Sistemas
DESCRIPCIN:
rea de Sistemas
1. Recibe solicitudes del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado y
realiza la evaluacin de las necesidades de bienes y servicios informticos.
2. Conjunta la informacin tcnica investigada en los diferentes medios, tales como:
(Internet, cotizaciones, revistas, catlogos, etc.); que se adecuen a las necesidades
requeridas.
3. Elabora ficha tcnica de los bienes y servicios a adquirir, basndose en las
necesidades antes mencionadas.
4. Enva la ficha tcnica a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.
5. Recibe y emite las bases para el concurso y a su vez enva invitaciones a los
licitantes de equipo de cmputo que se encuentran en el catlogo de proveedores
del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.
6. Recibe las preguntas de la junta de aclaraciones y turna al rea de Sistemas.
rea de Sistemas
7. Da contestacin cada una de las preguntas realizadas por los proveedores, relativo a
la junta de aclaraciones.
8. Revisa y analiza que sean factibles las propuestas tcnicas de los proveedores, con
base a la ficha tcnica.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
Dictaminar la adquisicin de bienes y

servicios informticos
rea de Sistemas
Es factible?
NO,
Eliminan las propuestas e informa las causas en el dictamen de evaluacin

tcnica.
S,
Aceptan las propuestas y realiza dictamen de la evaluacin tcnica.

9. Enva dictamen de la evaluacin tcnica va memorndum a la Subdireccin de

Recursos Materiales y Servicios Generales, con copia a los miembros del Comit de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
10. Evala los costos de los bienes y/o servicios ofertados, elige y dictamina el mejor
costo y caractersticas ofertados.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

DIAGRAMA DE FLUJO
PRESTACIN DE ASESORIAS TCNICAS (HARDWARE Y SOFTWARE)
REA DE SISTEMAS
Inicio
1
Recibe solicitud de servicio va
memorndum o de manera
econmica explicando la asesora
requerida.
2
Acude el personal especializado
al rea solicitante con la persona
que necesita el servicio para que
explique
su
problema
o
necesidad.
3
Analiza la peticin, toma decisin
y explica al usuario como resolver
el problema en cuestin.
4
Requisita el formato de solicitud
de servicios informticos y
comunica al rea solicitante que
su peticin fue atendida.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02


REA QUE EJECUTA:
Prestacin de asesoras tcnicas (hardware

y software)
rea de Sistemas
DESCRIPCIN:
Subdireccin de Sistemas
1. Recibe solicitud de servicio va memorndum, o de manera econmica del rea
respectiva, en el cul explica el tipo de ayuda o asesora que requieren.
2. Acude el personal especializado al rea solicitante con la persona indicada para que
sta explique detalladamente sus necesidades.
3. Analiza la peticin, toma una decisin sobre la mejor manera de resolver el problema
y capacita al usuario para solucionar dicho problema.
4. Requisita formato Asesoras y apoyo a usuarios y comunica al rea solicitante, que
su peticin fue atendida satisfactoriamente.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

VII.6
REA
DE CAPACITACIN

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS:
1.2.3.4.5.6.-
Deteccin de necesidades de capacitacin.

Capacitacin Interna
Capacitacin Externa
Atencin de solicitudes directas.
Oferta no programada.
Promocin de Instructores.

Telfonos (01-961)
60 4-23-43, 60 4-23-72, 60 4-29-01
60 4-28-99, 61 4-17-56, 61 4-17-20

DIAGRAMA DE FLUJO
DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
REA DE CAPACITACIN
Inicio
1
Delimita
los
rganos
administrativos y servidores
pblicos objeto del estudio.
2
Disea el o los instrumentos
de medicin para recabar
informacin
sobre
las
necesidades de capacitacin
de los servidores pblicos.
3
Solicita autorizacin de la
Unidad
General
de
Administracin
para
su
aplicacin.
No
4
Aplica
instrumento
medicin.
Se cuenta
con
autorizacin?
Realiza modificaciones y/o

ajustes.
Si
Procede a su aplicacin.
No. 4
de
5
Evala los resultados.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

DIAGRAMA DE FLUJO
DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
REA DE CAPACITACIN
A
6
Conforma el programa de
capacitacin interno.
7
Solicita autorizacin de
Unidad
General
Administracin
para
ejecucin del programa
No
Se cuenta
con la
autorizacin?

ajustes.
la
de
la
de
Si
Procede a su ejecucin del

programa.
B
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Deteccin de necesidades de capacitacin

rea de Capacitacin
rea de Capacitacin
1. Delimita los rganos administrativos y servidores pblicos objeto del estudio.
2. Disea el o los instrumentos de medicin para recabar informacin sobre las
necesidades de capacitacin de los servidores pblicos.
3. Solicita autorizacin de la Unidad General de Administracin para su aplicacin.
Se cuenta con la autorizacin?
NO,
Realiza modificaciones y/o ajustes.

Regresa a la operacin nmero 2
SI,
Procede a su aplicacin.
Contina con la operacin nmero 4
4. Aplica instrumento de medicin.

5. Evala los resultados.
6. Conforma el programa de capacitacin interno, el directorio de instructores internos
certificados, directorio de proveedores de servicios de capacitacin y programa de
capacitacin. (OFSCE/UGA/AC_RG-01, OFSCE/UGA/AC_RG-02 y OFSCE/UGA/AC_RG03 documentos del SGC y generados de forma manual) respectivamente.
7. Solicita autorizacin de la Unidad General de Administracin para la ejecucin del
programa de capacitacin interno.
NO,

Regresa a la operacin 6
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
SI,
Deteccin de necesidades de capacitacin

rea de Capacitacin
Procede a su ejecucin del programa.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

REA DE CAPACITACIN
DIAGRAMA DE FLUJO
CAPACITACIN INTERNA
Inicio
1
Gestiona con instituciones
pblicas o privadas el servicio
de capacitacin.
Se tiene
confirmacin
del prestador
de servicio?
No
Se indagan objeciones, se
proponen opciones y se
buscan acuerdos. Regresa a
la operacin No. 1
Si
Se convoca la participacin
de los servidores pblicos,
que mediante el diagnstico
necesiten
tomar
la
capacitacin.
2
Planea la organizacin
logstica de los eventos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/04

REA DE CAPACITACIN
DIAGRAMA DE FLUJO
CAPACITACIN INTERNA
A
3
Emite convocatoria a
eventos de capacitacin.
los
4
Supervisa y registra el
desarrollo de los eventos del
programa de capacitacin
interno.
5
Emite informe del programa.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/04


REA QUE EJECUTA:
Capacitacin interna
rea de Capacitacin
rea de Capacitacin
1. Gestiona con instituciones pblicas o privadas el servicio de capacitacin.
Se tiene confirmacin del prestador de servicio?
NO,
Se indagan objeciones, se proponen opciones y se buscan acuerdos.

SI,
Se convoca la participacin de los servidores pblicos que, conforme el

diagnstico, necesiten tomar la capacitacin.
2. Planea la organizacin y logstica de los eventos, (Anexo 04, Logstica de los eventos
OFSCE/UGA/AC_RG-04 documento del SGC).
Unidad General de Administracin.
3. Emite convocatoria a los eventos de capacitacin.
rea de Capacitacin
4. Supervisa y registra el desarrollo de los eventos del programa de capacitacin interno
en el registro de asistencia, registro de incidencias y constancia de participacin,
(Anexos 5A, 6A y 11, OFSCE/UGA/AC_RG-05, OFSCE/UGA/AC_RG-06-A,
OFSCE/UGA/AC_RG-11, documentos del SGC y generados de forma manual
respectivamente).
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/04


REA QUE EJECUTA:
Capacitacin interna
rea de Capacitacin
5. Emite informe del resultado del programa, requisitando los anexos 7-A Encuesta de
satisfaccin OFSCE/UGA/AC_RG-07-A, 8 Informe del evento de capacitacin
OFSCE/UGA/AC_RG-08 y 10 Efectividad de la capacitacin OFSCE/UGA/AC_RG-10
documentos del SGC y generados de forma manual.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/04

REA DE CAPACITACIN
DIAGRAMA DE FLUJO
CAPACITACIN EXTERNA
Inicio
1
Analiza
las
reglas
de
operacin del Programa para
la Fiscalizacin del Gasto
Federalizado.
2
Identifica los trminos y
condiciones de operacin
para los montos asignados a
la
capacitacin
de
municipios, dependencias y
entidades del estado.
3
Con base en la normatividad
aplicable y consultando la
opinin de los directivos de
los rganos administrativos,
define
propuesta
de
contenidos.
4
Conforma
y
solicita
aprobacin del programa de
capacitacin a municipios,
dependencias y entidades del
estado a la Unidad General
de Administracin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/05

DIAGRAMA DE FLUJO
CAPACITACIN EXTERNA
REA DE CAPACITACIN
Se cuenta
con la
aprobacin del
programa?
No
Si
Se plantean
ejecucin.
ajustes.
Regresa
a
la
operacin No.3
opciones
de
5
Autoriza
la
opcin
de
ejecucin con la que se
realizar el programa de
capacitacin a municipios,
dependencias y entidades del
estado.
6
Planea la organizacin
logstica de los eventos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/05

REA DE CAPACITACIN
DIAGRAMA DE FLUJO
CAPACITACIN EXTERNA
AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO
B
7
8
Supervisa y registra
desarrollo de los eventos.
los
el
9
Emite informe de la ejecucin
del programa.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
03/05


REA QUE EJECUTA:
Capacitacin externa
rea de Capacitacin
rea de Capacitacin
1. Analiza las Reglas de Operacin del Programa para la Fiscalizacin del Gasto
Federalizado.
2. Identifica los trminos y condiciones de operacin para los montos asignados a la
capacitacin de municipios, dependencias y entidades del estado.
3. Con base en la normatividad aplicable y consultando la opinin de los directivos de las
rganos administrativos, define propuesta de contenidos.
4. Conforma y solicita aprobacin del programa de capacitacin a municipios,
dependencias y entidades del estado a la Unidad General de Administracin.
Se cuenta con la aprobacin del programa?
NO,
SI,
Se plantean opciones de ejecucin.

Contina con la operacin nmero 5.
5. Autoriza la opcin de ejecucin con la que se realizar el programa de capacitacin a

municipios, dependencias y entidades del estado.
rea de Capacitacin
6. Planea la organizacin y logstica de los eventos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
04/05


REA QUE EJECUTA:
Capacitacin externa
rea de Capacitacin
rea de Capacitacin
8.
Supervisa y registra el desarrollo de los eventos, requisitando los formatos 05-B

Registro de asistencia OFSCE/UGA/AC_RG-05 y 06 Registro de incidencias
OFSCE/UGA/AC_RG-06-A, documentos del SGC y generados de forma manual.
9.
Emite informe de la ejecucin del programa, requisitando los formatos 07-B Encuesta
de satisfaccin y 09-A y B Informe ejecutivo del instructor externo
(OFSCE/UGA/AC_RG-07-B y OFSCE/UGA/AC_RG-09-A y B, documentos del SGC y
generados de forma manual).
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
05/05

DIAGRAMA DE FLUJO
ATENCIN DE SOLICITUDES DIRECTAS
REA DE CAPACITACIN
Inicio
1
Recibe de los rganos
administrativos, solicitud para
la realizacin o participacin
de servidores pblicos en
eventos de capacitacin que
no hayan sido considerados
en
el
programa
de
2
Ordena la atencin
evento
al
rea
Capacitacin.
del
de
3
Gestiona, organiza y registra
el evento o participacin, con
base en las polticas y reglas
para
la
realizacin
de
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02

REA QUE EJECUTA:
Atencin de solicitudes directas

rea de Capacitacin
1. Recibe de los rganos administrativos, solicitud para la realizacin o participacin de
servidores pblicos en eventos de capacitacin que no hayan sido considerados en el
2. Ordena la atencin del evento al rea de Capacitacin.
rea de Capacitacin
3. Gestiona, organiza y registra el evento o participacin; con base en las polticas y
reglas para la realizacin de eventos de capacitacin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
DIAGRAMA DE FLUJO
OFERTA NO PROGRAMADA
REA DE CAPACITACIN
Inicio
1
Recibe de los proveedores de
capacitacin, la invitacin o
programa de capacitacin
dirigido a los servidores
pblicos para participar en
estos eventos que no forman
parte del programa de
2
Ordena la atencin
evento
al
rea
Capacitacin.
3
del
de
los
4
Gestiona, organiza y registra
el evento o participacin, con
base en las polticas y reglas
para
la
realizacin
de
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02

REA QUE EJECUTA:
Oferta no programada
rea de Capacitacin
1. Recibe de los proveedores de capacitacin, la invitacin o programa de capacitacin
dirigido a los servidores pblicos para participar en estos eventos que no forman parte
del programa de capacitacin interno.
2. Ordena la atencin del evento al rea de Capacitacin.
rea de Capacitacin
4. Gestiona, organiza y registra el evento o participacin; con base en las polticas y
reglas para la realizacin de eventos de capacitacin.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02
DIAGRAMA DE FLUJO
PROMOCIN DE INSTRUCTORES
REA DE CAPACITACIN
Inicio
1
Solicita autorizacin de
Unidad
General
Administracin
para
ejecucin del programa
NO
Se cuenta
con la
autorizacin?

ajustes.
Regresa
a
la
operacin No. 1
la
de
la
de
Procede a su ejecucin del

programa.
2
Disea y/o actualiza el taller
Formacin y preparacin
para la certificacin de
instructores.
3
Imparticin del taller.
4
Evaluacin de instructores.
Fin
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
01/02

REA QUE EJECUTA:
Promocin de Instructores
rea de Capacitacin
rea de Capacitacin
1. Solicita autorizacin de la Unidad General de Administracin, para la ejecucin del
NO,

SI,
Procede a su ejecucin del programa.

2. Disea y/o actualiza el taller Formacin y preparacin para la certificacin de

instructores.
3. Lleva a cabo la imparticin del taller.
4. Efecta la evaluacin de instructores.
FECHA DE
ACTUALIZACIN
31/07/14
PGINA
02/02

Manual de Procedimientos Administrativos

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RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

Misin, Visin y Poltica de Calidad

Unidad General de Administracin

Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales

Subdireccin de Recursos Humanos

Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitucin Poltica del Estado de Chiapas.

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Chiapas.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.

Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas.

Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Chiapas.

Ley de Obra Pblica del Estado de Chiapas.

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratacin de Servicios

Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Informacin Pblica para el

Ley Federal del Trabajo.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado

Ley del Seguro Social

Cdigo Fiscal de la Federacin.

Cdigo de la Hacienda Pblica para el Estado de Chiapas.

Reglamento Interior de la Auditora Superior del Estado de Chiapas.

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

Reglamento de la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Informacin

Reglamento para la Integracin y Funcionamiento del Consejo de Direccin del

Reglamento de la Ley de Obra Pblica del Estado de Chiapas.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones de Bienes Muebles y Contratacin de

Reglamento del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratacin

Reglamento del Cdigo de Hacienda Pblica para el Estado de Chiapas.

Reglamento del Instituto Mexicano del Seguro Social.

Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas, del ejercicio vigente.

Acuerdo por el que se obliga a presentar la Declaracin de Situacin Patrimonial,

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

Lineamientos Generales para la desincorporacin y destino final de los bienes

Lineamientos Generales en Materia de Recursos Humanos del rgano de

Lineamientos Generales en Materia de Informtica del rgano de Fiscalizacin

Lineamientos de operacin del fondo para el pago de gastos de sepelio, inhumacin

Lineamientos para la Recepcin, Registro y Control de las Declaraciones de Situacin

Lineamientos Generales para el Uso, Registro y Control de Bienes Muebles Propiedad

Lineamientos en Materia de Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin del

Convenio de Coordinacin y Colaboracin para la Fiscalizacin de los Recursos

Convenio de Colaboracin Administrativa e Intercambio de informacin, que

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

Convenio de Colaboracin para la Prestacin de Servicio Social y Formacin Continua

Convenio de Colaboracin de Asistencia Tcnica que celebran la Universidad

Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica del Estado de Chiapas.

Manual de Organizacin del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del

Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015 OFSCE-CHIAPAS.

Manual de Calidad del OFSCE (Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008,

Postulados Bsicos de Contabilidad Gubernamental.

Normas de Auditora Gubernamental para el Estado de Chiapas.

Manual de Operacin del Comit de Informacin del rgano de Fiscalizacin Superior

Normas y Tarifas para la Asignacin de Viticos y Pasajes para el Personal del

Reglas de Operacin del Programa para la Fiscalizacin del Gasto Federalizado.

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

objetividad en su gestin fiscalizadora, orientada a fomentar una cultura honesta y

RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL CONGRESO DEL ESTADO

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