Renato Valentini Arquivologia

Arquivologia Aula 001 - 030

Curso de Arquivologia Completo
CONCEITOS FUNDAMENTAIS
. INFORMAO x DOCUMENTO
. SUPORTE
. DOSSI x ACERVO
. ITEM DOC. x UNIDADES DE ARQ.
. ARRANJO
. ARMAZENAR x ACONDICIONAR
. ACESSO
. ARQUIVO
INFORMAO X DOCUMENTO
INFORMAO
->> conhecimento extrado de dados, para formao de um juzo de valor.
DOCUMENTO
->
> registro de uma informao, independente da natureza do suporte que a contm.
SUPORTE
->> MATERIAL FSICO NO QUAL A INFORMAO REGISTRADA.
COMO OS HOMENS SE COMUNICAVAM?

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SUPORTES DA ESCRITA (EVOLUO)

EXPLOSO INFORMACIONAL

DOSSI x ACERVO
DOSSI
-> DOCUMENTOS DIVERSOS
(DETERMINADA PESSOA / ASSUNTO ESPECFICO).
ACERVO
->> CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UM ARQUIVO.
ITEM DOC. X UNIDADES DE ARQ.
ITEM DOCUMENTAL
-> MENOR UNIDADE ARQUIVSTICA
MATERIALMENTE INDIVISVEL.

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UNIDADES DE ARQUIVAMENTO
->
> O MENOR CONJUNTO DE DOCS., REUNIDO DE ACORDO COM CRITRIO DE ARRANJO
PREESTABELECIDO.
ARRANJO
ORGANIZAO

ARQUIVO (ORIGEM DA PALAVRA)

ORIGEM
GREGA

arch -> archeion ->> arquivo

(palcio dos magistrados/depsito docs. antiga Grcia)

ORIGEM
LATINA

archivum -> arquivo

(lugar de guarda de docs. e de ttulos de nobreza)
CONCEITO ARQUIVO

ANTIGO: Depsito de papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com os direitos das
instituies ou indivduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando
no mais atendiam a esta exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas.
(Paes, 1986, p.4)

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CONCEITO ARQUIVO
MODERNO: o conjunto de docs. oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados
vados por si e seus
sucessores para efeitos futuros. (Solon Buck => ex
ex-arquivista dos EUA)
CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

PRODUO
RECEPO
ACUMULAO

FINALIDADE PRINCIPAL

FACILITAR A CONSULTA AOS DOCUMENTOS PELOS USURIOS (ADMINISTRADORES /

PESQUISADORES), CONSTITUINDO
CONSTITUINDO-SE,
SE, PORTANTO, EM BASE DO CONHECIMENTO DA
HISTRIA.
FUNES BSICAS:

OBJETIVOS:

Armazenar adequadamente os documentos;

Transmitir, com preciso, as informaes contidas neles.
IMPORTNCIA

A racionalizao da informao;
A eficincia administrativa;
Auxlio
uxlio na tomada de decises.

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CINCIAS AUXILIARES DA ARQUIVOLOGIA

DIPLOMTICA -> o estudo de documentos quanto sua autenticidade/fidedignidade, alm
da sua estrutura formal;
PALEOGRAFIA -> tcnica que habilita a decifrar docs. antigos; estuda a histria da escrita e a
evoluo das letras. Permite o conhecimento dos materiais e dos instrumentos usados para
escrever;
HERLDICA -> a arte ou cincia dos brases; dos emblemas;
GENEALOGIA -> estudo da origem das famlias (ascendncia e a descendncia dos indivduos)
e suas relaes.
RGOS DE DOCUMENTAO
Qual o elemento comum de um arquivo, uma biblioteca e um museu?
O documento.
Centro de documentao ou informao
. Agrupa (rene) qualquer tipo de documento;
. So, em sua maioria, reprodues (audiovisuais) ou referncias virtuais (bases de dados);
. Sua finalidade informar, com o objetivo cultural, cientfico, funcional ou jurdico, conforme
a natureza do material reproduzido ou referenciado.
MUSEU

Instituio de interesse pblico;

Objetivo: informao e entretenimento;
Documentos: peas e objetos de valor cultural;
Por serem objetos, os documentos so chamados de tridimensionais;
Finalidades: cultural e didtica.
BIBLIOTECA

Finalidade: cultural, didtica;

Objetivos: instruir, educar;
Aquisio: compra, doao ou permuta (troca);
Avaliao: peas isoladas (relao no orgnica);
Docs. existem em numerosos exemplares;
Docs. so unidos pelo contedo;
Em sua maioria, so impressos (livros, peridicos);
Pblico-alvo: pesquisador, estudante e o cidado comum (qualquer pessoa);
rgo colecionador.

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ARQUIVO

Finalidade: funcional (administrativa);

Objetivos: provar, testemunhar;
Aquisio: produo/recepo;
Avaliao: como um conjunto (relao orgnica);
Docs. existem em um nico exemplar ou em nmero limitado de cpias;
Docs. so unidos pela sua provenincia;
Em sua maioria, so docs. textuais (papel);
Pblico-alvo: administradores (rgos produtores) / pesquisadores (valor secundrio);
rgo receptor (recebimento).
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
(TERMOS BSICOS MAIS UTILIZADOS E QUE J CARAM EM CONCURSO)

ACERVO -> Conjunto dos documentos de um arquivo.

ACESSO -> Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar
em funo de clusulas restritivas.
ANTECEDENTE -> o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da
mesma pessoa (juntada de antecedentes -> ANEXAO).
ARQUIVAMENTO -> Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos
lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de
ordenao previamente estabelecido.
ARQUIVSTICA -> Princpios e tcnicas
desenvolvimento e utilizao dos arquivos.

observados

na

constituio,

organizao,

ARQUIVO EM DEPSITO -> Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo

permanente, embora no pertenam ao seu acervo.
AVALIAO OU TRIAGEM -> Processo de anlise da documentao de arquivos, visando
estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios, informativos e/ou
histricos.
CLASSIFICAO -> Na organizao de arquivos correntes, significa colocar os documentos em
uma seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de
arquivamento previamente adotado (= ARRANJO).

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CORRESPONDNCIA -> Comunicao escrita, recebida ou expedida, apresentada sob vrias

formas (cartas, cartes postais, memorandos, telegramas, entre outras), podendo ser interna
ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
DATA-LIMITE -> Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em
que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido.
DEPSITO -> Local onde os documentos so guardados, sob custdia de terceiros, sem que
haja transferncia de posse ou propriedade.
DESCARTE, ELIMINAO OU EXPURGO -> Destruio de documentos julgados destitudos de
valor para guarda permanente.
DESCLASSIFICAO -> Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documentos
anteriormente caracterizados como sigilosos.
DESTINAO -> Depois de se avaliar o grau de importncia do documento, dizer para onde o
mesmo ser encaminhado.
INSTRUMENTO DE PESQUISA -> Meio de disseminao e recuperao da informao utilizada
pelos arquivos.
ITEM DOCUMENTAL -> A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc.
NOTAO -> Elemento de identificao das unidades de arquivamento, permitindo a sua
localizao (terminologia).
PRECEDENTE -> o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porm
de pessoas diferentes (juntada de precedentes
-> APENSAO).
PROCESSO -> Termo geralmente usado na administrao pblica, designando: conjunto de
documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ao administrativa ou judiciria.
PROTOCOLO -> Denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, registro,
distribuio e movimentao dos documentos em curso.
-> Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento.
-> Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

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RECLASSIFICAO -> Alterao, pela autoridade competente, de classificao de dado ou

informao (mudana no grau de sigilo).
REFERNCIA CRUZADA, REMISSIVA OU REFERNCIA -> Liga dois ou mais assuntos correlatos
(referncia - VER TAMBM).
-> a indicao de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais
amplo (referncia - VER TAMBM).
-> Quando a entrada do nome de pessoas fsicas feita atravs de pseudnimos, usamos a
ficha remissiva VER.
-> Quando uma empresa mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razo social ou
nome de fantasia, usamos a remissiva VER.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO -> O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com
um critrio de arranjo preestabelecido.
Exs.: pastas, maos ou pacotilhas.
TEORIA DAS TRS IDADES
(CICLO VITAL DOS DOCS./ ESTGIO DE EVOLUO DOS ARQS.)

Arquivos correntes
intermedirios
permanentes
(GRAU DE FREQUNCIA DE USO)
. CORRENTE -> CONSULTA FREQUENTE
(primeira idade)
. INTERMEDIRIO -> CONSULTA NO
FREQUENTE
(segunda idade)
. PERMANENTE -> FONTE DE CONSULTA
(docs. preservados para sempre)
(terceira idade)

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LOCALIZAO FSICA
. ARQS. CORRENTES -> JUNTO AOS RGOS PRODUTORES OU PRXIMO DELES (FACILITAR O
ACESSO);
. ARQS. INTERMEDIRIOS -> LOCAL AFASTADO DOS RGOS PRODUTORES;
. ARQS. PERMANENTES -> JUNTO AOS CENTROS CULTURAIS OU PRXIMOS S
UNIVERSIDADES (LOCAIS COM AMPLAS SALAS DE CONSULTA).
ACESSO AOS DOCUMENTOS

ARQS. CORRENTES -> RESTRITO AO RGO PRODUTOR;

ARQS. INTERMEDIRIOS -> RESTRITO AO RGO PRODUTOR;
ARQS. PERMANENTES -> QUALQUER PESSOA. (FUNO SOCIAL DOS ARQUIVOS)
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

PASSAGEM DO CORRENTE AO INTERMEDIRIO (TRANSFERNCIA)

PASSAGEM DO INTERMEDIRIO AO PERMANENTE (RECOLHIMENTO)

Obs.: um documento pode passar direto do corrente para o permanente, sem passar pelo
arquivo intermedirio.
VALOR PRIMRIO/VALOR SECUNDRIO

VALOR PRIMRIO (IMEDIATO/ADMINISTRATIVO)

VALOR SECUNDRIO (MEDIATO, PERMANENTE OU DE ARQUIVO)

ARQ. CORRENTE -> VALOR PRIMRIO

ARQ. INTERMEDIRIO -> VALOR PRIMRIO
ARQ. PERMANENTE -> VALOR SECUNDRIO
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS
(TIPOLOGIA DOCUMENTAL)
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

S ENTIDADES PRODUTORAS;
S ENTIDADES MANTENEDORAS;
AOS ESTGIOS DE EVOLUO DOS ARQUIVOS;
EXTENSO DE SUA ATUAO (ABRANGNCIA);
NATUREZA DOS DOCUMENTOS.

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QUANTO ENTIDADE PRODUTORA:

PBLICOS
PRIVADOS

QUANTO ENTIDADE MANTENEDORA:

PBLICOS
INSTITUCIONAIS (ESCOLAS, IGREJAS)
COMERCIAIS
FAMILIARES OU PESSOAIS

QUANTO EXTENSO DE SUA ATUAO (ABRANGNCIA):

SETORIAIS (RGOS OPERACIONAIS)

GERAIS OU CENTRAIS (MINIMIZAR O PROBLEMA ESPACIAL)

QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS:

ESPECIAIS (MERECEM TRATAMENTO ESPECIAL) -> DOCS. DE FORMAS FSICAS

DISTINTAS (EXCETO O PAPEL).

ESPECIALIZADOS (ARA ESPECFICA DO CONHECIMENTO HUMANO) (MDICO, DE

ENGENHARIA, CONTBIL).

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

-

GNERO;
ESPCIE;
NATUREZA DO ASSUNTO

Gnero -> configurao que assume um doc. de acordo com o sistema de signos de que
seus executores se serviram p/ registrar a mensagem.
Espcie -> configurao que assume um doc. de acordo com a disposio e a natureza
das informaes nele contidas.
Tipologia -> o estudo dos tipos documentais.
Tipo -> configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade
que a gerou.

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.GNERO -> DIFERENTES SUPORTES

. ESPCIE -> ASPECTO FORMAL
(FORMALIDADE)
. TIPO -> TIPOLOGIA
ESPCIE + FUNO = TIPO
(RELATRIO) (FINANCEIRO) (RELATRIO FINANCEIRO)
OUTROS EXEMPLOS:
ESPCIES -> RELATRIO; ATA; CERTIDO; BOLETIM; EDITAL; CONTRATO.
TIPOS -> RELATRIO DE RECURSOS HUMANOS; ATA DA AGE DO CONDOMNIO MORADA
FELIZ; CERTIDO DE NASCIMENTO; BOLETIM DE FREQUNCIA; EDITAL DE CONCURSO
PBLICO; CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS.
GNERO DOCUMENTAL
. TEXTUAIS
MANUSCRITOS, IMPRESSOS (PAPEL);
. CARTOGRFICOS
ENGENHARIA, GEOGRAFIA, ARQUITETURA
(MAPAS, PLANTAS, FOTOGRAFIAS AREAS)
. ICONOGRFICOS
IMAGENS ESTTICAS
(FOTOGRAFIAS (NEGATIVOS, AMPLIAES), DESENHOS, GRAVURAS, CARTAZES, CARTES
POSTAIS, ESTAMPAS, DIAPOSITIVOS (ESLAIDES), PARTITURAS)
. FILMOGRFICOS
IMAGENS EM MOVIMENTO
(FILMES, FITAS DE VDEO)
. SONOROS (REGISTROS FONOGRFICOS)
(DISCOS, FITAS DE UDIO)
. MICROGRFICOS (MICROFILMAGEM)
(MICROFICHAS, JAQUETAS, ROLOS)
. INFORMTICOS (COMPUTADOR)
(DISQUETES, DISCOS RGIDOS, DISCOS PTICOS)

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ESPCIES DOCUMENTAIS
ATOS NORMATIVOS
DE CUMPRIMENTO OBRIGATRIO
(LEIS, DECRETOS, PORTARIAS, REGULAMENTOS)
DEVEM SER PRESERVADOS PARASEMPRE.
ATOS ENUNCIATIVOS
EMITEM UMA OPINIO
(PARECERES, VOTOS, RELATRIOS)
ATOS DE ASSENTAMENTO
FIRMA FATOS, ACONTECIMENTOS
(ATAS, AUTOS DE INFRAO)
ATOS COMPROBATRIOS
COMPROVAM DECISES
(CERTIDES, ATESTADOS, CPIAS AUTENTICADAS)
ATOS DE AJUSTE
REPRESENTAM ACORDOS FIRMADOS
- DOCUMENTOS PACTUAIS
(CONVNIOS, CONTRATOS)
ATOS DE CORRESPONDNCIA
A FIM DE OS ATOS NORMATIVOS SEREM EXECUTADOS
(EDITAIS, MEMORANDOS, TELEGRAMAS)
FORMA DOCUMENTAL
EST RELACIONADA COM O PREPARO DO DOCUMENTO E A MANEIRA COMO ELE
DISPONIBILIZADO AO USURIO.
(MINUTA, RASCUNHO,
ORIGINAL, CPIA)
FORMATO DOCUMENTAL
EST RELACIONADO COM AS CARACTERSTICAS FSICAS DE UM SUPORTE.
(CADERNO, LIVRO, CDICE)
CDICE = LIVRO DE REGISTRO

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NATUREZA DO ASSUNTO
LEI 12.527/2011
(LEI DE ACESSO INFORMAO PBLICA)
. NOVEMBRO/2011 -> SANCIONADA
. MAIO/2012 -> COMEOU A VIGORAR
GRAUS DE SIGILO DOS DOCS. PBLICOS:
ULTRASSECRETO => 25 ANOS
(UMA NICA PRORROGAO)
SECRETO => 15 ANOS
(NO H PRORROGAO)
RESERVADO => 5 ANOS
(NO H PRORROGAO)
REQUISITOS PARA UMA BOA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS

Apoio em nvel superior na escala hierrquica da empresa (com a coordenao de um

arquivista)
esprito de equipe
pessoal treinado de forma adequada
mtodos e sistemas de arquivamento eficazes
espao e layout compatveis com o acervo
manual das atividades tcnicas (inclusas nele a rotina do trmite documental e a tabela
de temporalidade, se houver)

Passos - organizar e administrar arquivos:

. LEVANTAMENTO DE DADOS
(questionrios, observaes, entrevistas e emisso relatrios)
. ANLISE DOS DADOS COLETADOS
. PLANEJAMENTO
. EXECUO OU IMPLANTAO
E ACOMPANHAMENTO

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Levantamento de dados
a) INCIO DO LEVANTAMENTO
. Antes de tudo, devemos conhecer a organizao (ver o organograma e os funcionogramas
da empresa)
. Legislao pertinente
b) CONHECER A DOCUMENTAO
. Levando-se em considerao vrios aspectos
c) PROCESSOS A SEREM OBSERVADOS
. Inerentes documentao
d) RECURSOS
. Humanos, financeiros, fsicos, ambientais, institucionais e informacionais.
Anlise dos dados coletados
Fazer um diagnstico / prognstico
Planejamento
Formulao de um plano arquivstico:
Posio do arquivo na estrutura organizacional
Centralizao ou descentralizao / coordenao
Escolher instalaes e equipamentos
Mtodos de arquivamento adequados
Estabelecer normas de funcionamento
Recursos humanos/ financeiros
Formao de arquivos intermedirio/permanente
TIPOS DE ARQUIVAMENTO:
HORIZONTAL -> DOCUMENTOS DISPOSTOS UNS SOBRE OS OUTROS.
(Arquivos Intermedirios / Permanentes)
VERTICAL -> DOCUMENTOS COLOCADOS UNS AO LADO DOS OUTROS OU ATRS.
(Arquivos Correntes)
MATERIAL DE ARQUIVO
. DE CONSUMO -> MENOR DURABILIDADE
(PASTA, FICHA, GUIA DIVISRIA, TIRA DE INSERO) - ACESSRIOS . PERMANENTE -> MAIOR DURABILIDADE
(ARQUIVOS, ARMRIO DE AO, ESTANTE, FICHRIO) - EQUIPAMENTOS -

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Execuo ou implantao e acompanhamento

Antes da implantao => sensibilizar envolvidos
Treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente na feitura das tarefas
Colocar em prtica o que foi planejado (implantao)
Ver se os objetivos foram alcanados (acompanhamento)
Melhorar a qualidade dos servios, caso seja necessrio) ajustes necessrios
Por fim, elabora-se o manual de arquivo
CORRESPONDNCIA
. A COMUNICAO ESCRITA, RECEBIDA (PASSIVA) OU EXPEDIDA (ATIVA), APRESENTADA
SOB VRIAS FORMAS CARTAS, OFCIOS, MEMORANDOS, ENTRE OUTRAS PODENDO SER:
INTERNA OU EXTERNA, OFICIAL OU PARTICULAR, OSTENSIVA OU SIGILOSA.

INTERNA -> correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio.

Exs.: memorandos, circulares, despachos.
EXTERNA -> correspondncia trocada entre uma instituio e outras entidades e/ou
pessoas fsicas.
Exs.: ofcios, cartas, telegramas.
Oficial -> trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma
instituio.
PARTICULAR -> a de interesse pessoal de servidores de uma instituio.
TIPOS DE CORRESPONDNCIA / ESPCIES DOCUMENTAIS

ATA -> EXPOSIO DOS FATOS OCORRIDOS EM UMA REUNIO;

ATESTADO -> AUTORIDADE DECLARA ALGO LEVANDO-SE EM CONSIDERAO UM FATO,
UMA SITUAO (+ USADO PARA PESSOAS). TEM VALOR DE PROVA JUNTO A TERCEIROS;
AVISO -> CORRESPONDNCIA ENTRE MINISTROS DE ESTADO OU GOVERNADORES DE
ESTADOS;
BOLETIM -> PEQUENO ESCRITO NOTICIOSO, GERALMENTE P/ SER AFIXADO EM CERTOS
LOCAIS;
CARTA -> CORRESPONDNCIA UTILIZADA EM COMUNICAES SOCIAIS ORIGINRIAS DE
CARGO E FUNO PBLICOS. NAS EMPRESAS PRIVADAS, A CARTA MUITO USADA P/
TRANSMISSO DE INFORMAES, FEITURA DE CONVITES. MENOS FORMAL QUE O OFCIO;
CERTIDO -> DOC. PROVENIENTE DE FUNCIONRIO POSSUIDOR DE F PBLICA,

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TRANSCREVENDO ALGO J REGISTRADO ANTERIORMENTE. LOGO, A CERTIDO UMA

TRANSCRIO AUTENTICADA;
CERTIFICADO -> DOC. QUE GARANTE A VERACIDADE DE ALGO.
CIRCULAR -> CORRESPONDNCIA DIRIGIDA, AO MESMO TEMPO, A VRIOS DESTINATRIOS;
CONTRATO -> ACORDO ENTRE DUAS OU MAIS PARTES QUE ENTRE SI TRANSFEREM DIREITO
OU SE SUJEITAM A UMA OBRIGAO;
CONVNIO -> ACORDO FIRMADO ENTRE ENTIDADES, PARA A REALIZAO DE ALGUM
OBJETIVO CONVERGENTE. DISTINGUE-SE DO CONTRATO PELO FATO DE OS PARTICIPANTES
ESTAREM EM IGUALDADE DE CONDIES;
MEDIDA PROVISRIA -> ATO NORMATIVO DE INICIATIVA DO PODER EXECUTIVO, SEM
NECESSIDADE DE TRAMITAO NO PODER LEGISLATIVO;
MEMORANDO -> CORRESPONDNCIA INTERNA, DESCRITA COM OBJETIVIDADE E
SIMPLICIDADE, PARA ASSUNTOS HABITUAIS ENTRE CHEFIAS DE UM MESMO ORGANISMO;
OFCIO -> FORMA DE CORRESPONDNCIA TROCADA ENTRE AUTORIDADES DA MESMA
HIERARQUIA OU ENTRE SUBALTERNOS E AUTORIDADES.
PETIO -> INSTRUMENTO PELO QUAL SE PEDE AUTORIDADE PBLICA A CONCESSO DE
UM FAVOR REGULAMENTAR OU O RECONHECIMENTO DE UM DIREITO (SEM CERTEZA DO
RESPALDO LEGAL). DIFERE DO REQUERIMENTO PELO FATO DE NESTE INSTRUMENTO A
REIVINDICAO TER AMPARO LEGAL;
PORTARIA -> ATO PELO QUAL AUTORIDADES COMPETENTES DETERMINAM PROVIDNCIAS
DE CARTER ADMINISTRATIVO, DEFININDO SITUAES FUNCIONAIS, APLICANDO
PENALIDADES DISCIPLINARES, ENTRE OUTRAS;
REGIMENTO -> CONJUNTO DE NORMAS QUE ESTABELECE O MODO DE FUNCIONAMENTO DE
UM RGO;
REGULAMENTO -> CONJUNTO DE PRINCPIOS E DE NORMAS ESTABELECIDAS PARA A
PERVEIO EXECUO DE UMA LEI;
RELATRIO -> DOC. ONDE SE RELATA A UMA AUTORIDADE SUPERIOR O DESENVOLVIMENTO
DOS TRABALHOS REFERENTES A DETERMINADOS SERVIOS PRESTADOS OU A UM
PERODO ESPECFICO;

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RESOLUO -> ATO PROVENIENTE DE RGO COLEGIADO, REGISTRANDO UMA DECISO OU

UMA ORDEM NO MBITO DE SUA REA DE ATUAO;
TERMO -> DECLARAO ESCRITA EM PROCESSO OU EM LIVRO ESPECIAL, REGISTRANDO UM
ATO, UM ACORDO, UMA VONTADE;
TESTAMENTO -> DECLARAO SOLENE DA VONTADE DE PESSOA INTERESSADA SOBRE OS
PREOCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS COM O SEU PATRIMNIO, APS A SUA MORTE.
ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES

PROTOCOLO
EXPEDIO
ARQUIVAMENTO
EMPRSTIMO
CONSULTA
DESTINAO
PROTOCOLO

Protocolo
=> Atividades de Controle:

recebimento (ENTRADA)
classificao (VER O ASSUNTO)
registro (CONTROLE SUCINTO)
autuao (ABERTURA DE PROCESSOS)
distribuio (O PRIMEIRO DESTINO)
movimentao (TRMITE, FLUXO)
expedio (SADA)

PROTOCOLO (2 COMPARTIMENTOS):

RECEBIMENTO E CLASSIFICAO

REGISTRO E MOVIMENTAO

RECEBIMENTO E CLASSIFICAO
- RECEBE O DOCUMENTO;
- SEPARA OS DOCS. (OFICIAL DO PARTICULAR; OSTENSIVO DO SIGILOSO);
- ENCAMINHA OS DOCS. DE NATUREZA SIGILOSA E PARTICULAR AOS DESTINATRIOS
ESPECFICOS;

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- INTERPRETA E CLASSIFICA OS DOCS. OSTENSIVOS;

- ENCAMINHA OS DOCS. AO SETOR DE REGISTRO E MOVIMENTAO.
REGISTRO E MOVIMENTAO
ATUA NA DISTRIBUIO E REDISTRIBUIO DO DOCUMENTO
EXPEDIO
- VERIFICAR SE NO FALTAM FOLHAS OU ANEXOS;
- NUMER-LAS E DAT-LAS NO ORIGINAL E NAS CPIAS;
SEPARAR O ORIGINAL DAS CPIAS;
PREPARAR OS ENVELOPES;
EXPEDIR O ORIGINAL E ENCAMINHAR A CPIA AO SETOR DE ARQUIVAMENTO.
ARQUIVAMENTO
ARQUIVAMENTO (ROTINAS)

INSPEO

ANLISE

(ESTUDO, CLASSIFICAO E CODIFICAA)

ORDENAO

ARQUIVAMENTO

EMPRSTIMO E CONSULTA

INSPEO

EXAMINAR O DOC., VERIFICANDO O LTIMO DESPACHO.

(ARQUIVE-SE/ PARA ARQUIVO)

ANLISE

LER COM ATENO O DOCUMENTO;

CLASSIFICAR E CODIFICAR O DOC.

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AS REFERNCIAS CRUZADAS NECESSRIAS;

A EXISTNCIA DE ANTECEDENTES.
ORDENAO

AGILIZA O ARQUIVAMENTO E RACIONALIZA AS TAREFAS.

A FORMA DE DISPOSIO DOS DOCS., OBEDECENDO A CLASSIFICAO E A CODIFICAO
ADOTADAS.
ARQUIVAMENTO
A GUARDA DO DOC. NO LOCAL DESIGNADO.
EMPRSTIMO E CONSULTA
EMPRSTIMO DOS DOCUMENTOS:

QUANDO UM DOCUMENTO FOR RETIRADO DA ESTANTE, DEVE SER COLOCADA NO

LOCAL UMA GUIA DE SUBTITUIO , TAMBM CONHECIDA COMO FICHA
LOCALIZADORA OU GUIA-FORA

GUIA-FOR A
SUBSTITUI A PASTA RETIRADA TEMPORARIAMENTE DO ARQUIVO
PARA QUE SERVE A GUIA-FORA?

INDICAR QUE O DOCUMENTO SAIU DO ARQUIVO E QUE NO FOI EXTRAVIADO OU

ARQUIVADO ERRADO;

PERMITIR A LOCALIZAO DO DOCUMENTO QUANDO DELE SE NECESSITE;

SERVIR COMO SINAL NA ESTANTE E FACILITAR O REARQUIVAMENTO POR OCASIO

DA DEVOLUO DO DOCUMENTO.
DESTINAO

. TRANSFERNCIA (C -> I)
. RECOLHIMENTO (I -> P)
. ELIMINAO
DESTINAO FINAL

. RECOLHIMENTO
. ELIMINAO

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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PORTARIA NORMATIVA NMERO 5, DE 19/12/2002
(MPOG)
DISPE SOBRE OS PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAO DOS SERVIOS DE
PROTOCOLO, NO MBITO DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL, PARA OS RGOS E
ENTIDADES INTEGRANTES DO SISTEMA DE SERVIOS GERAIS - SISG.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

SIMPLES
FLEXVEL
PERMITIR EXPANSES

MTODOS DE ARQUIVAMENTO:
2 grandes
. Bsicos
classes
. Padronizados

BSICOS E PADRONIZADOS:
2 grandes
Sistemas

.Direto (busca direta)

.Indireto(ndice Auxiliar remissivo)
MTODOS BSICOS (MAIS COMUNS):

ALFABTICO (NOME) -> REGRAS DE ALFABETAO

GEOGRFICO (LOCAL OU PROCEDNCIA)
NUMRICO (NMERO)
IDEOGRFICO (ASSUNTO)

MTODO ALFABTICO
Vantagens:
- agilidade na recuperao da informao;
- custo baixo;
- sistema direto e de fcil implantao.
Desvantagem:
- Erros mais constantes de arquivamento.

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REGRAS DE ORDENAO

REGRAS DE ALFABETAO
1) NOMES DE PESSOAS FSICAS
(ltimo sobrenome e depois o prenome)
Antnio Carlos Jobim
Arquiva-se:
JOBIM, Antonio Carlos
2) SUBSTANTIVO + ADJETIVO OU LIGADOS POR HFEN
(no se separam)
Marcelo Castelo Branco
Ruth Villa-Lobos
Arquivam-se:
CASTELO BRANCO, Marcelo
VILLA-LOBOS, Ruth
3) SANTA, SANTO OU SO
(No se separam)
Maria Santa Rita
Antnio So Paulo
Arquivam-se:
SANTA RITA, Maria
SO PAULO, Antnio
4) INICIAIS ABREVIATIVAS DE PRENOMES
(Vem antes na classificao de sobrenomes iguais)
S. Valentini
Sandra Valentini
Solange Valentini
Arquivam-se:
VALENTINI, S

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VALENTINI, Sandra
VALENTINI, Solange
5) ARTIGOS E PREPOSIES
(No so considerados parte integrante do ltimo sobrenome)
Vincius de Moraes
Arquiva-se:
MORAES, Vincius de
6) GRAU DE PARENTESCO
(So considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na
ordenao alfabtica)
Antnio Souza Neto
Csar Souza Filho
Arquivam-se:
SOUZA NETO, Antnio
SOUZA FILHO, Csar
7) TTULOS
(No so considerados na alfabetao)
Professor Lucas Soares da Silva
Arquiva-se:
SILVA, Lucas Soares da (Professor)
8) Nomes estrangeiros
(So considerados pelo ltimo sobrenome, exceto nos casos de nomes espanhis e orientais)
Sophia Loren
Arquiva-se:
LOREN, Sophia
9) PARTCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS
(Podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do
sobrenome, quando comeadas com letra maiscula)
Pepino di Capri
Mafalda Di Capri
Arquivam-se:
CAPRI, Pepino di
DI CAPRI, Mafalda

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10) NOMES ESPANHIS

(So registrados pelo penltimo sobrenome)
Oviedo Lopez Diaz
Arquiva-se:
LOPEZ DIAZ, Oviedo
11) NOMES ORIENTAIS
(So ordenados como se apresentam, na ordem direta) FICA IGUAL
Ali Mohamed
Deng Yutang
Omar Saad
Arquivam-se:
ALI MOHAMED
DENG YUTANG
OMAR SAAD
12) NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIES E RGOS GOVERNAMENTAIS
(Devem ser registrados como se apresentam. No entanto, os artigos e as preposies no so
considerados na alfabetao)
Bonf Correia LTDA.
Fundao Roberto Marinho
O Globo
The New York Times
Arquivam-se:
BONF CORREIA LTDA.
FUNDAO ROBERTO MARINHO
GLOBO (O)
NEW YORK TIMES (THE)
13) TTULOS DE CONGRESSOS, CONFERNCIAS, REUNIES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS
(Os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses)
IX Congresso Brasileiro de Arquivologia
Stimo Encontro Nacional de Jornalistas
Arquivam-se:
CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (IX)
ENCONTRO NACIONAL DE JORNALISTAS (Stimo)

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MTODO GEOGRFICO
Vantagens:
- sistema direto;
- ordenao alfabtica;
- fcil de usar.
Desvantagem:
- uso de 2 classificaes (local e nome do
correspondente).
MTODO NUMRICO
Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem:
- sistema indireto
(exigindo pesquisa aos ndices).
MTODO NUMRICO SIMPLES:
. pasta arquivada em ordem numrica
. n pasta + um n seqencial (ordem entrada)
. usado com freqncia em arquivos especiais e especializados
. pode-se aproveitar o n de uma pasta que venha a vagar
MTODO NUMRICO CRONOLGICO
. + usado em sistemas de protocolo
. ordem cronolgica
. ordem numrica (data + nmero)
NUMRICO DGITO-TERMINAL
. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS
. FORMA PARES
. LIDOS DA DIREITA PARA A ESQUERDA

Ex.: dossi n 983.021

Separando: 98-30-21
21 -> grupo primrio ou incial -> n gaveta (seo)
30 -> grupo secundrio -> n guia divisria (diviso)
98 -> grupo tercirio -> n do documento

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PADRONIZADOS:

VARIADEX
AUTOMTICO
SOUNDEX
MNEMNICO
RNEO
MTODO GEOGRFICO

Vantagens:
- sistema direto;
- ordenao alfabtica;
- fcil de usar.
Desvantagem:
- uso de 2 classificaes (local e nome do
correspondente).
EXISTEM 3 FORMAS DE ORDENAO:
. ESTADO
. CIDADE
. PAS
PELO ESTADO
(ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE)
PRIORIZA-SE A ORDEM ALFABTICA DOS ESTADOS.
AO ORDENAR POR ESTADO, A CAPITAL DESSE ESTADO DEVE VIR PRIMEIRO.
BAHIA ILHUS SANGALO, IVETE
MINAS GERAIS BELO HORIZONTE VALENTINI, IVO
MINAS GERAIS ARAX- ARAJO, RUTH
MINAS GERAIS VARGINHA COSTA, MNICA
MINAS GERAIS VARGINHA RIBEIRO, JOO DE S
RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO SOUZA, ARY
PELA CIDADE
(CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE)
AO ORDENAR PELA CIDADE, OBSERVA-SE A ORDEM ALFABTICA DAS CIDADES (INCLUSIVE
AS CAPITAIS).

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AREAL RONDNIA LOPES, ANDRESSA

CARAPEBUS RIO DE JANEIRO SILVA, LUCINDA DA
SO PAULO SO PAULO SOARES, RUI
PELO PAS
(PAS CIDADE CORRESPONDENTE)
PRIORIZA-SE A ORDEM ALFABTICA DOS PASES (= ESTADO)
FRANA PARIS BERGERE, CLAUDE
FRANA LYON FONTAINE, ALLAN
PORTUGAL COIMBRA PINTO, ANTNIO
MTODO NUMRICO
Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem:
- sistema indireto
(exigindo pesquisa aos ndices).
MTODO NUMRICO SIMPLES:
. pasta arquivada em ordem numrica
. n pasta + um n seqencial (ordem entrada)
. usado com freqncia em arquivos especiais e especializados
. pode-se aproveitar o n de uma pasta que venha a vagar
MTODO NUMRICO CRONOLGICO
. + usado em sistemas de protocolo
. ordem cronolgica
. ordem numrica (data + nmero)
NUMRICO DGITO-TERMINAL
. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS
. FORMA PARES
. LIDOS DA DIREITA PARA A ESQUERDA

Ex.: dossi n 983.021

Separando: 98-30-21
21 -> grupo primrio ou incial -> n gaveta (seo)
30 -> grupo secundrio -> n guia divisria (diviso)
98 -> grupo tercirio -> n do documento

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IDEOGRFICO (ALFABTICO)
DICIONRIO -> OS ASSUNTOS SO DISPOSTOS EM RGIDA ORDEM ALFABTICA.
ARQUIVO CORRENTE
ARQUIVOINTERMEDIRIO
DOCUMENTO USADO COMO FONTE DE PESQUISA
SINALTICAS
ENCICLOPDICO -> EXISTE UMA RELAO MTUA ENTRE OS ASSUNTOS.
(HIERARQUIZAO)
ARQUIVO CORRENTE
DOC. POSSUI VALOR PRIMRIO
SETORIAL
ARQUIVOINTERMEDIRIO
DOC. POSSUI VALOR PRIMRIO
PR-ARQUIVO
ARQUIVO PERMANENTE
DOC. POSSUI VALOR SECUNDRIO

IDEOGRFICO (NUMRICO)

DUPLEX -> ABERTURA ILIMITADA DE CLASSES.

(OS NMEROS SO SEPARADOS POR UM TRAO).
ONSTRUO:
1
1-1
1-2
2
2-1
2-1-1
2-2

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DECIMAL -> BASEIA-SE NO SISTEMA DECIMAL DE MELVIL DEWEY, QUE DIVIDE O SABER
HUMANOEM 9 CLASSES PRINCIPAIS EUMADCIMA GERAL.
(OS NMEROS SO SEPARADOS POR UM PONTO). APARTE INTEIRA COMPOSTA POR 3
ALGARISMOS.
A PARTE DECIMAL PODE OU NO EXISTIR.
CONSTRUO:
100 DEPARTAMENTO PESSOAL
110 ADMISSO
111
EXAME MDICO
112
DOCUMENTOS
112.1
DOCUMENTOS RECEBIDOS
112.2
DOCUMENTOS PENDENTES
UNITERMO OU INDEXAO COORDENADA
. A BASE DESTE MTODO A ANALOGIA;
. UTILIZADO EM ARQUIVOS ESPECIAIS E ESPECIALIZADOS.
CARACTERSTICAS:
. FICHAS EM ORDEM ALFABTICA;
. 10 COLUNAS EM CADAFICHA;
. ATRIBUIR ASSUNTOS DE UM NICO TERMO.
PADRONIZADOS:

VARIADEX
AUTOMTICO
SOUNDEX
MNEMNICO
RNEO

VARIADEX

MTODO ALFABTICO
ACRESCENTA-SE CORES S LETRAS
SO 5 CORES ( ELAS SO ATRIBUDAS EM FUNO DA 2 LETRA DO NOME DE
ENTRADA NO ARQUIVO)
AS CORES PODEM SER MODIFICADAS

LEI 8.159/1991
DISPE SOBRE A POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PBLICOS E PRIVADOS E D OUTRAS
PROVIDNCIAS.

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ARTIGOS MAIS IMPORTANTES:

ART. SEGUNDO -> DEFINE ARQUIVOS;
ART. TERCEIRO -> DEFINE GESTO;
ART. 10 -> SO INALIENVEIS E IMPRESCRITVEIS OS DOCS. DE VALOR PERMANENTE;
ART. 12 -> REVELA QUANDO OS ARQUIVOS PRIVADOS PODEM SER CONSIDERADOS PELO
PODER PBLICO COMO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL;
ART. 18 -> COMPETNCIA DO ARQUIVO NACIONAL.
ART. 25 -> DOC. DESFIGURADO OU DESTRUDO (VP)
ART. 26-> FALA SOBRE O CONARQ.
GESTO DE DOCUMENTOS
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
( Lei 8.159/1991, art. 3 )
OBJETIVO
GARANTIR, DE MANEIRA EFICAZ, A PRODUO,ADMINISTRAO, MANUTENO E
DESTINAO DE DOCS. (DE FORMA RACIONAL, ECONMICA).
PRINCPIO BSICO:
A INFORMAO DEVE ESTAR DISPONVEL NOLUGAR CERTO, NA HORA CERTA, PARA AS
PESSOAS CERTAS, E COM O MENOR CUSTOPOSSVEL
(ECONOMIA DE TEMPO, ESPAO E USO RACIONAL DE RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS).
FASES DA GESTO DOCUMENTOS
. PRODUO
. UTILIZAO
. DESTINAO
Gesto (nveis de aplicao):
nvel mnimo
nvel mnimo ampliado
nvel intermedirio
nvel mximo
(UNESCO)

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AVALIAO DE DOCUMENTOS
Conceitos -> A avaliao de um documento feita atravs da anlise e seleo do mesmo, com
vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao (cria-se uma TABELA DE
TEMPORALIDADE), contribuindo, assim, para a racionalizao dos arquivos.
A destinao um conjunto de operaes subsequentes fase de avaliao, visando
encaminh-los guarda temporria ou permanente, eliminao ou microfilmagem.
Objetivos:
. reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
. aumentar o ndice de recuperao da informao;
. garantir condies de conservao da documentao de valor permanente;
. conquistar espao fsico;
. aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.
QUANDO DEVE SER FEITA A AVALIAO?
NOS ARQUIVOS CORRENTES.
QUEM DEVE AVALIAR UM DOCUMENTO?
A COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO E DESTINAO DOCUMENTAL, COMPOSTA POR
PROFISSIONAIS DAS MAIS DIVERSAS REAS.
TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os

prazos em que os docs. devem ser mantidos nos arqs. correntes e intermedirios, ou
recolhidos aos arqs. permanentes, estabelecendo critrios p/ microfilmagem e
eliminao (terminologia).
Registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo.
Principais elementos :

. tipo e/ou assunto dos documentos;

. perodo;
. quantificao;
. prazos de reteno (AC e AI);
. destinao (T, R, M ou E);
. observaes.

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Lista de eliminao
->
> contm a relao de documentos a serem eliminados em uma nica operao. Ela precisa
ser aprovada por autoridade competente.
LISTA DE ELIMINAO

FORMAS DE ELIMINAO:

. FRAGMENTAO;
. MACERAO;
. ALIENAO POR VENDA
OU DOAO;
. INCINERAO.

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Atividades (arq. Permanente):

. Arranjo
. Descrio e publicao
. Conservao
. Referncia
Tarefas de arranjo:
INTELECTUAIS -> anlise doc.
(forma, contedo e origem funcional)
SUBSTNCIA
FSICAS -> arrumao dos papis nos locais adequados, seu empacotamento.
TRABALHO BRAAL
FUNDO
CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UMA MESMA PROVENINCIA.

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PRINCPIOS ARQUIVSTICOS

a) Princpio da Provenincia dos Arquivos (ou Respeito aos Fundos) o

arquivo produzido por uma entidade no deve ser misturado aos de outras
entidades geradoras.
b) Princpio da organicidade as relaes administrativas espelham-se nos
conjuntos documentais.
c) Princpio da unicidade os documentos de arquivo preservam seu carter
nico, em funo de seu contexto de produo.
d) Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica os fundos
devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no
autorizada ou acrscimo indevido.

e) Princpio da cumulatividade o arquivo uma formao progressiva,

natural e orgnica.
f) Princpio do respeito ordem original o arquivo deve conservar o
arranjo dado pela entidade produtora.
(Fonte: BELLOTTO, Arquivos permanentes: tratamento documental)

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 Prncpio da pertinncia (ou temtico) os documentos deveriam ser

reclassificados por assunto,, sem levar em considerao a provenincia e a
classificao original.
Princpio da reversibilidade todo procedimento ou tratamento empreendido
em arquivos pode ser revertido, se necessrio.
Princpio da provenincia territorial (ou Princpio da territorialidade) os
arquivos deveriam ser conservados em servios de arquivo do territrio
territri no qual
foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas
representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares.
Princpio da provenincia funcional com a transferncia de funes de
uma autoridade para outra como resultado de mudana poltica ou
administrativa,documentos relevantes ou cpias so tambm transferidos para
assegurar a continuidade administrativa.
administrativa Tambm chamado pertinncia
funcional.
(Fonte: ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica, 2005)
Descrio
electual de sintetizar elementos formais e contedo textual de
DEFINIO -> Processo intelectual
unidades de arquivamento, adequando
adequando-os
os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista
produzir (terminologia).
OBJETIVO FINAL -> acesso.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA

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GUIA
. ORIENTA OS USURIOS
. + ABRANGENTE DOS INSTRUMENTOS PESQUISA
. VISO GERAL DE CONJUNTO DOS SERVIOS ARQUIVSTICOS
INVENTRIO
SUMRIO -> DEVE SER O 1 INSTRUMENTO (PRELIMINAR) A SER CRIADO PARA OS
FUNDOS DOS ARQUIVOS PBLICOS E PRIVADOS.
ANALTICO -> PROPICIA AO USURIO UM CONHECIMENTO INDIVIDUALIZADO DAS
UNIDADES DE ARQUIVAMENTO, ATRAVS DA DESCRIO MINUCIOSA DE SEU
CONTEDO.

CATLOGO
CRTRIO TEMTICO, CRONOLGICO, ONOMSTICO OU GEOGRFICO
(RELAO METDICA)
DESCRIO UNITRIA DOS DOCUMENTOS
FORMA RESUMIDA OU ANALTICA
REPERTRIO OU CATLOGO SELETIVO
+ DETALHADO
DOCS. PREVIAMENTE SELECIONADOS
H UM JUZO DE VALOR
OBEDECE A UM CRITRIO ESPECFICO
A INTENO A DE RESSALTAR DOCS. IINDIVIDUAIS RELEVANTES

NDICE

LISTA SISTEMTICA E MINUCIOSA

LISTA ALFABTICA (E EVENTUALMENTE CRONOLGICA) DE NOMES DE PESSOAS,
LUGARES OU ASSUNTOS CONTIDOS EM UMA OU MAIS UNIDADES ARQUIVSTICAS.
(BELOTTO)

TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA

ESTABELECE UMA CORRESPONDNCIA ENTRE DIFERENTES NOTAES (ANTIGAS E
NOVAS) (MUDANAS NO SISTEMA DE ARRANJO)

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OPERAES DE CONSERVAO

DESINFESTAO / DESINFECO
LIMPEZA
ALISAMENTO
RESTAURAO

MTODOS DE RESTAURAO

BANHO DE GELATINA
TECIDO
SILKING
LAMINAO
LAMINAO MANUAL
ENCAPSULAO

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
Processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos
ou eletrnicos (Decreto 1.799/96 - regulamenta a lei da microfilmagem).
OBJETIVOS:
. REDUZIR O VOLUME DOCUMENTAL;
. GARANTIR A SUA DURABILIDADE.
VANTAGENS:
. VALIDADE LEGAL;
. ECONOMIA DE ESPAO;
. DURABILIDADE DO ACERVO;
. REDUO DO VOLUME DE PAPIS;
. PRESERVAO DOS DOCS. ORIGINAIS;
. COMPLEMENTAO DE ACERVOS.
DESVANTAGENS:
. ALTO CUSTO;
. DIFCIL A COMPARAO ENTRE IMAGENS, EM UM MESMO MICROFILME.

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ETAPAS:
. PREPARO
. MICROFILMAGEM;
. PROCESSAMENTO;
. DUPLICAO.
LEI 5.433/1968
(REGULA A MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS OFICIAIS)
. ART. SEGUNDO (OS DOCS. DE VALOR HISTRICO NO DEVERO SER ELIMINADOS,
PODENDO SER ARQUIVADO EM LOCAL DIVERSO DA REPARTIO DETENTORA DOS MESMOS.
DECRETO 1.799/1996
(REGULAMENTA A LEI 5.433/1968)
. ART. TERCEIRO -> DEFINE MICROFILME;
. ART. STIMO E INCISOS -> O QUE ENTRA NA IMAGEM DE ABERTURA
. ART. OITAVO E INCISOS -> O QUEENTRA NA IMAGEM DE ENCERRAMENTO;
. ART. 13 -> OS DOCS. OFICIAIS OU PBLICOS, COM VALOR DE GUARDA PERMANENTE, NO
PODERO SER ELIMINADOS APSA MICROFILMAGEM, DEVENDO SER RECOLHIDOS AO
ARQUIVO PBLICO DE SUA ESFERA DE ATUAO OU PRESERVADOS PELO PRPRIO RGO
DETENTOR.
AUTOMAO
FINALIDADE:
. OTIMIZAR E RACIONALIZAR
A GESTO DOCUMENTAL.
DIGITALIZAO
REPRODUO POR VARREDURA ELETRNICA
PROCESSO DE CONVERSO DE UM
DOC. POR MEIO DE DISPOSITIVO APROPRIADO, COMO UM ESCNER.
DOCUMENTOS ELETRNICOS
SO OS ELABORADOS POR UM COMPUTADOR.
DOCUMENTOS DIGITAIS(VANTAGENS)
. ECONOMIA DE ESPAO FSICO
. GANHO DE PRODUTIVIDADE
. FACILIDADE DE ACESSO AOS ESTOQUES

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DOCUMENTOS DIGITAIS(DESVANTAGENS)
. FACILIDADE DE MANIPULAO
. INSTABILIDADE DO SUPORTE
METADADOS
OS METADADOS SO IMPRESCINDVEIS PARA ASSEGURAR:
AUTENTICIDADE
DOS DOCUMENTOS
COMPREENSO
DIGITAIS
USO
Os dados descrevem como a informao foi registrada (hardware, software) e identificam o
documento (autor, data, assunto, entre outros).
ARQUIVOLOGIA
QUESTES CESPE/UNB
Professor; Renato Valentini
(Formado em Arquivologia, Jornalismo e Especialista em Administrao Escolar)
IBAMA 2012 (Tc. Administrativo)
A respeito dos conceitos fundamentais de Arquivologia e da preservao, conservao e
restaurao de documentos, julgue os itens a seguir.
1 - Considere que a manuteno de um documento tenha sido realizada no local em que ele foi
acumulado. Nessa situao, a ao realizada obedece ao princpio da territorialidade.
2 - O documento de arquivo em papel, independentemente de sua destinao final, deve ser
higienizado e restaurado.
3 - Os arquivos de uma organizao pblica podem ser constitudos de documentos
originrios das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais,
inclusive o digital.
4 - De acordo com o princpio da indivisibilidade, os documentos agrupados pela origem
devem ser mantidos separados de outros de origens diversas.
Acerca da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem.
5 - Ao se arquivar o documento de arquivo, estabelece-se a disposio do documento dentro
da unidade de classificao definida.
6 - Resultado do processo de avaliao dos documentos de arquivo, a tabela de temporalidade
um instrumento de gesto arquivstica.

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7 - No processo de expedio de documentos, uma rotina de protocolo, todos os documentos

devem ser contemplados, independentemente da espcie documental.
8 - Os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela atividade meio dos rgos
pblicos federais, incluindo-se o IBAMA, devem ser classificados de acordo com o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo, estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos.
9 - Os documentos considerados sigilosos so classificados em ultrassecretos, secretos e
reservados.
ANAC 2012 (Tc. Administrativo)
Acerca de conceitos e princpios arquivsticos, julgue os itens que se seguem.
10 - Os arquivos correntes armazenam documentos de valor secundrio.
11 - A avaliao dos documentos de arquivo feita com base no princpio da ordem original.
12 - Segundo o princpio de respeito aos fundos, primeiro princpio de classificao de
documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua provenincia.
13 - Apesar de seguir as orientaes do Conselho Nacional de Arquivos, a ANAC no integra o
sistema de gesto de documentos de arquivo.
14 - Nas organizaes, os arquivos compem-se dos documentos acumulados no
desenvolvimento de suas atividades, independentemente de terem sido produzidos e(ou)
recebidos pela atividade fim ou pela atividade meio e do suporte material da informao.
Com relao gesto de documentos, julgue os itens seguintes.
15 - Um cdigo de classificao de documentos de arquivo elaborado na fase de produo de
documentos de um programa de gesto de documentos.
16 - As rotinas de protocolo compreendem o recebimento do documento, o registro do
documento no sistema e a distribuio do documento ao(s) destinatrio(s), no sendo
estendidas essas rotinas aos documentos de carter particular.
17 Aps o encerramento da tramitao de um documento, ele deve ser, nesta ordem,
arquivado, ordenado e classificado.
18 - O Cdigo de Classificao de Documentos da Atividade-Meio, elaborado pela Cmara
Tcnica de Classificao do Conselho Nacional de Arquivos, deve ser utilizado pelos rgos
das agncias reguladoras federais responsveis pelos arquivos.

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19 - De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de arquivo podem ser

eliminados nas fases arquivsticas corrente, intermediria ou permanente.
20 - Ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade para estabelecer o
perodo de guarda dos documentos no arquivo intermedirio.
A respeito de preservao e conservao de documentos de arquivo, julgue os itens
subsecutivos.
21 - As condies ambientais de armazenamento de documentos em suportes especiais, tais
como o fotogrfico, so as mesmas dos documentos em suporte papel.
22 - Silking o mtodo de combate a insetos mais recomendado para a conservao e a
preservao de documentos.
23 - Uma medida de conservao e de preservao documental consiste na elaborao de
documentos identificados como de guarda permanente em papel de PH neutro.
ANCINE 2012 (Tc. Administrativo)
Acerca dos princpios, dos conceitos e da legislao arquivstica, julgue os itens a seguir.
24 - A ANCINE, por ser uma agncia reguladora, no precisa seguir as orientaes do Sistema
de Gesto de Documentos de Arquivo (SIGA).
25 - A exemplo das demais agncias reguladoras, a ANCINE responsvel pela elaborao de
suas prprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio.
26 - O princpio da ordem original no faz referncia ordem material; ele faz referncia
ordem intelectual de acumulao dos documentos.
Julgue o item que se segue, relativos gesto de documentos.
27 - As peas de um processo devem ser numeradas e rubricadas.
TRE (RJ) 2012 (Tc. Judicirio / rea Administrativa)
Acerca da legislao, dos princpios e conceitos arquivsticos, julgue os itens a seguir.
28 - Os arquivos de uma organizao podem conter diversos gneros documentais, como o
textual, o audiovisual e o cartogrfico.
29 - Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes rgos de documentao,
precisamente por tratarem de documentos com caractersticas fsicas e funes distintas,
conferem o mesmo tipo de tratamento aos gneros documentais sob sua responsabilidade.

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30 - O mtodo descritivo, no caso dos arquivos, aplicado ao conjunto de documentos.

31 - Consoante a legislao arquivstica, estar sujeito a responsabilizao penal, civil e
administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam
considerados de interesse pblico e social.
32 - Os documentos de arquivo so produzidos e(ou) recebidos para o atendimento de
objetivos culturais e histricos.
Julgue os itens que se seguem, relativos gesto de documentos.
33 - A classificao do documento de arquivo feita a partir de um cdigo ou plano de
classificao e efetivada mediante a anotao desse cdigo no prprio documento.
34 - A tabela de temporalidade instrumento que possibilita a eliminao segura e
responsvel dos documentos de arquivo, visto que nela se especificam os prazos de guarda
desses documentos bem como sua destinao final.
35 - A incorporao considerada uma das fases mais importantes de um programa de gesto
de documentos.
36 - O recebimento de documentos em um setor de protocolo compreende a separao da
correspondncia oficial da particular e a separao da correspondncia oficial de carter
ostensivo da de carter sigiloso.
37 - Sucedem ao recebimento do documento no protocolo as seguintes rotinas: difuso,
avaliao e descrio.
No que concerne preservao e conservao de documentos de arquivo, julgue os prximos
itens.
38 - O amarelecimento do papel sinal de que o documento est em processo de
deteriorao.
39 - A acidez do papel, condio que pode danific-lo, decorre da presena de elementos
metlicos no documento, como grampos, bailarinas e clipes.
CAPES 2012(Analista em Cincia e Tecnologia Jnior I Formao:Arquivologia)
Sabendo que o sistema de arranjo se baseia na organizao original do arquivo, que, na sua
essncia, corresponde organizao do rgo administrativo que o produziu, julgue os itens a
seguir, relativos aos conceitos e princpios arquivsticos e classificao de documentos.
40 - O princpio de respeito aos fundos e ordem original so a base para a classificao de
documentos.

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41 - O princpio da territorialidade prev que, na ordenao dos documentos, deve prevalecer

o assunto, em detrimento da provenincia.
42 - O princpio da pertinncia territorial refere-se ao lugar de criao dos arquivos. De acordo
com esse princpio, deve-se respeitar a provenincia dos documentos.
43 - Pode-se, em ocasies justificadas, desconsiderar a ordem primitiva dos documentos.
No que concerne anlise tipolgica de documentos de arquivo, julgue os itens subsecutivos.
44 - O formato do documento insuficiente para a determinao do tipo documental.
45 - O tipo documental, tambm denominado espcie documental, corresponde ao gnero do
documento.
46 - Memorando, ofcio e processo so exemplos de tipos documentais.
Acerca das funes arquivsticas, julgue os itens que se seguem.
47 - Na avaliao, a amostragem um procedimento estratgico para selecionar documentos
na fase permanente representativos de uma poca ou situao.
48 - Cabe ao arquivo exercer um papel social junto comunidade, de modo a promover o
acesso aos arquivos histricos ou permanentes. Esse papel reforado pela gesto
transparente da informao, desde a produo dos documentos.
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIA (CNJ) 2013
(Analista Judicirio Especialidade: Arquivologia)
Acerca de princpios e conceitos arquivsticos, julgue os itens a seguir.
49 - Os arquivos so organizados, mantidos e preservados originalmente devido a sua funo
cultural.
50 - O respeito ao modo como os documentos foram acumulados e mantidos em sua origem
refere-se aplicao do princpio da procedncia externa.
51 - O princpio de territorialidade a base para a elaborao e aplicao do princpio de
respeito aos fundos.
52 - Uma caracterstica do documento de arquivo o seu inter-relacionamento com outros
documentos e com a atividade da qual ele resultado.
53 - A delimitao do fundo de arquivo, base conceitual da prtica arquivstica, obtida a
partir da aplicao do princpio da ordem original.

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Com relao s polticas pblicas de arquivo e legislao arquivstica, julgue os itens que se
seguem.
54 - O acervo documental de uma instituio pblica extinta deve ser recolhido instituio
arquivstica pblica ou transferido instituio sucessora.
55 - Os arquivos do Poder Judicirio estadual so considerados arquivos estaduais.
Julgue os itens seguintes, relativos gesto de documentos.
56 - O arquivamento intermedirio um dos componentes da fase de destinao de um
programa de gesto de documentos.
57 - A gesto de documentos no se aplica a documentos eletrnicos.
58 - A gesto de documentos refere-se a uma rea da administrao geral relacionada com a
busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final de
documentos.
59 - O arquivista, ao elaborar o plano de classificao de documentos e informaes de
arquivo, desenvolve um dos componentes da fase de produo do programa de gesto de
documentos.
Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos.
60 - O controle da tramitao dos documentos pelos vrios setores de uma organizao uma
atividade de protocolo.
61 - Nos rgos do Poder Judicirio, apenas os processos judiciais devem ser objeto de
controle por parte dos servios de protocolo.
62 - Os elementos utilizados para o registro de documentos nos servios de protocolo so
metadados desses documentos.
63 - As atividades de protocolo so responsabilidade do arquivo geral, o qual recebe os
documentos transferidos e indicados para arquivamento.
64 - O protocolo deve registrar todos os documentos que entram na instituio,
independentemente de eles terem natureza arquivstica.
A respeito de funes arquivsticas, julgue os itens subsequentes.
65 - A classificao uma funo que antecede a descrio e a avaliao.
66 - A preservao restringe-se restaurao dos documentos deteriorados pelas condies
inadequadas de armazenamento.

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67 - A funo arquivstica intitulada difuso precedida pela descrio, visto que esta uma
atividade fundamental para a disseminao das informaes contidas nos documentos de
arquivo.
68 - Classificao e arranjo so sinnimos de uma mesma atividade: o agrupamento lgico
dos documentos de arquivo.
69 - O processo de avaliao realizado com base no princpio da pertinncia.
A respeito da anlise tipolgica dos documentos de arquivo, julgue os itens subsequentes.
70 - O gnero documental, o suporte documental e a data de acumulao so elementos
pertinentes anlise tipolgica dos documentos de arquivo.

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