Manual de Procedimientos 15

Manual de
Procedimie
ntos
Manual de
Procedimientos
Presentacin
El presente documento incluye un manual de 15 procedimientos. De Papelera del

Parque S.A. DE C.V.
Manual de Procedimientos
Papelera del Parque S.A. DE C.V.
Pgina:
De:
Contenido
Introduccin
Objetivo
Alcance.
Procedimientos
1. Compras
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
2. Entrada de Mercanca al almacn.
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
3. Salida de Mercanca al almacn..
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
4. Ventas al contado....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
5. Ventas a crdito......
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
6. Ventas por internet...
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
Papelera del Parque S.A. DE C.V.
Pgina:
De:
Contenido
7. Cobros......................
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
8. Pagos....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
9. Contratacin....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
10.Promociones....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
11.Incidencias....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
12.Estmulos....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
13.Adquisiciones....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
14.Mantenimiento de vehculos....
Diagramas
Anexos
Formatos
Instructivos
15.Mantenimiento de instalaciones....
Diagramas
Anexos
Formatos
4
Pagina:
De:
Procedimiento de Compra
Departamento de Compras
Objetivo. Este procedimiento est diseado con la intencin de identificar las necesidades de
compra que se generan en las diferentes reas de la organizacin y hacer las respectivas
propuestas de adquisicin al responsable inmediato.
Procedimiento
Responsable
Administracin y
finanzas.
Administracin y
finanzas
Recursos
Materiales.
Recursos
Materiales.
Recursos
materiales y
administracin y
finanzas.
Recursos
Materiales.
Recursos
materiales y rea
solicitante.
Recursos
materiales
Adm. y finanzas
Actividad
1.- Recibir, requisiciones de bienes materiales
y/o servicios (F-AF- 08) de las diferentes reas
solicitantes.
2. Definir el tipo de compra por requisicin:
contado o crdito.
3. Solicitar cotizacin a proveedores (as),
de acuerdo al padrn de proveedores (as)
(F-AF-11) en el caso de que la compra sea
mayor de $2,000.00.
4. Verificar la suficiencia presupuestal segn
Cotizaciones recibidas para la adquisicin de
bienes o servicios.
5. Presentar las cotizaciones y comparativo
de proveedores (as) para la asignacin de
compra (F-AF- 17), a Administracin y Finanzas
para autorizar orden de compra.
6. Realizar y enviar orden de compra (F-AF10) al proveedor (a) seleccionado
7. Recibir y verificar que el producto comprado
cumpla con las caractersticas solicitadas. En
Caso contrario se notificara con el proveedor
(a) para su cambio y/o devolucin.
8. Suministrar el material a las diferentes reas
firmando de
conformidad en el
formato
Requisicin de Material y/o servicios F-AF-08
9.Realizar el proceso de pago
Doc. Involucrados
Requisicin de compra.
Solicitud de cotizacin
proveedores.
Cuadro comparativo
cotizaciones.
Orden de compra.
Nota de
material.
Factura
entrega
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo Procedimiento de Compra
Pgina:
De:
Anexos
Solicitud de requisicin de compra (F-AF- 089) e instructivo
Instructivo: solicitud de requisicin de compras

Nm.
Descripcin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Anotar la fecha de requisicin con el formato DD/MM/AA

Anotar el numero consecutivo de requisicin
Anotar nombre de la persona que hace la requisicin
Anotar el puesto de la persona que hace la requisicin
Anotar nombre del rea que hace la requisicin
Anotar el nmero de artculos que se solicita.
Anotar las caractersticas del artculo solicitado (especificaciones tcnicas,
marca, color, etc.).
Anotar las necesidades por el cual se solicita dicho artculo.
Nombre y firma de quien realiza la requisicin.
Pgina:
De:
Anexos
Solicitud de cotizacin a proveedor.
Instructivo: solicitud de cotizacin a proveedor

Nm.
Descripcin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Anotar el numero consecutivo de solicitud en ese ao

Anotar el ao de la solicitud
Anotar nombre del proveedor
Anotar breve descripcin de lo que se solicita.
Anotar la fecha de solicitud de la cotizacin.
Anotar la fecha lmite para recibir cotizacin.
Anotar el nmero de artculos que se solicitan
Anotar el lugar en el cual se recibir la mercanca.
Anotar las condiciones de pago 8factura, contado, crdito).
Nombre y firma del jefe de departamento de compras.
Pgina:
De:
Anexos
Cuadro comparativo de cotizaciones
Instructivo: Cuadro comparativo de cotizaciones

Descripcin
Se recaban las cotizaciones de compras realizadas a diferentes proveedores y se
compran para determinar cul es la mejor opcin para la organizacin (en cuanto a
precio, calidad y condiciones de pago).
Pgina:
De:
Anexos
Orden de compra
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Instructivo: orden de compra

Descripcin
Anotar el numero consecutivo de orden de compra en ese ao
Anotar el ao de la orden de compra
Anotar nombre del proveedor
Anotar fecha en la cual se realiza el pedido formato DD/MM/AA
Anotar la fecha en la cual se realizara el pago formato DD/MM/AA
Anotar especificaciones de la entrega (lugar en cual se entregara la
mercanca, quien recibir, etc.).
Anotar el nmero de artculos que se solicitan
Anotar la cantidad de artculos solicitados por cada tipo.
Anotar el precio unitario de cada articulo
Anotar el precio total por artculos
Anotar el importe neto a pagar
Nombre y firma de quien autoriza la compra.
10
Pgina:
De:
Anexos
Entrega de material
Nm.
1
2
3
4
5
6
Instructivo: nota de entrega de mercanca

Descripcin
Anotar la fecha de entrega de mercanca con el formato DD/MM/AA
Anotar el numero consecutivo de nota de entrega de mercanca
Anotar nombre del rea o departamento a la cual se le entrega la
mercanca
Anotar cantidad de cada artculo que se entrega
Nombre y firma de quien recibe la mercanca.
11
Pgina:
De:
Entrada de Mercanca al almacn
Objetivo. Este procedimiento est diseado con la intencin de establecer un control de

inventarios eficiente y eficaz, mediante el registro de la entrada de mercanca al almacn.
Responsable
Actividad
Doc. Involucrados
Almacn
1.-Recibir mercanca enviada por los proveedores.
Almacn
2. Contrasta la cantidad entregada con la gua de entrega.

Orden de compra (gua).
Almacn
3. Clasifica la entrega sea parcial o por factura
Almacn
4. Verifica la cantidad entregada
Almacn
5. Verifica la integridad del pedido y decide si recibirla o no
Almacn y proveedor
12
6. Recibe la mercanca realmente entregada y anota la no correspondencia entre

el documento y la cantidad entregada.
Oficio recepcin de mercanca condicionada.
Almacn
7. Recibe la mercanca y registra la entrada.
Costo Promedio
Tarjeta de almacn
Almacn
8. Coloca en los espacios
recibido.
determinados por tipo de mercanca
el material
Almacn y adm. y finanzas

9. Reporta las entradas.
Almacn y contabilidad
10. Enva a Contabilidad los formatos de entrada de almacn.
Tarjetas de almacn.
Pgina:
De:
13
Diagrama de Flujo Entrada de Mercanca al almacn
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo Entrada de Mercanca al almacn
14
Pgina:
De:
Anexos
15
Oficio de recepcin de mercanca condicionada.
Instructivo: oficio de recepcin de mercanca condicionada

Nm.
Descripcin
1
2
3
4
5
6
7
Anotar la fecha de expedicin del oficio con el formato DD/MM/AA

Anotar el nombre del proveedor
Anotar la fecha de recepcin de la mercanca con el formato DD/MM/AA
Anotar la hora de recepcin de la mercanca
Anotar las condiciones a las que se sujet la recepcin de la mercanca
Nombre y firma de quien entrega la mercanca
Nombre y forma del jefe del departamento de almacn
Pgina:
De:
Anexos
Tarjeta de almacn
16
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Instructivo: tarjeta auxiliar del almacn

Descripcin
Anotar el nm. De la tarjeta, el almacn al cual pertenece y el monto
mximo a contener de mercanca.
Anotar el nombre del artculo y el nmero de casillero al cual pertenece.
Anotar la unidad de medida, la clasificacin y el mnimo permitido de esa
mercanca.
Anotar fecha en la cual se revisa la mercancea formato DD/MM/AA
Anotar fecha en la cual se revisa la mercanca formato DD/MM/AA
Anotar la fecha de entrada de mercanca.
Anotar el nmero de asiento contable al cual pertenece o dio lugar el
registro.
Anotar el nmero de factura.
Anotar una referencia que identifique el movimiento
Anotar el nmero de mercancas que entro
Anotar el nmero de mercanca que sale
Anotar el nmero de mercanca en existencia (entradas-salidas)
Anotar el costo unitario
Anotar el costo promedio (saldo/existencia).
Anotar los cargos
Anotar los abonos
Anotar el saldo (cargos-abonos).
Pgina:
De:
Salida de Mercanca del Almacn
17
Objetivo. Este procedimiento est diseado con la intencin de establecer un

control de inventarios eficiente y eficaz, mediante el registro de la salida de
mercanca del almacn.
Responsable
Actividad
Doc. Involucrados
Ventas
1.-Requisicin de mercancas departamento de ventas

Solicitud de requisicin de mercanca
Almacn y ventas
2. Autorizacin de la mercanca (se sella la requisicin con AUTORIZADO) y se

coteja que sea lo que se pidi.
Almacn
3. Se entrega la mercanca (se sella la requisicin con RECIBIDO)

Original y copia de la solicitud de requisicin de mercanca
Almacn
4. Entrega la mercanca y se registra la salida.
Costo Promedio
Tarjeta de almacn
Almacn y adm. y finanzas
5. Reporta las salidas.
Almacn y contabilidad
6. Enva a Contabilidad los formatos de entrada de almacn.
Tarjetas de almacn.
18
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo Salida de Mercanca del Almacn
19
Pgina:
De:
Anexos
Solicitud de requisicion de mercancia
20
Requisicin de Mercanca
Nm.
1
2
3
4
5
6
Instructivo: requisicin de mercanca

Descripcin
Anotar la fecha de entrega de mercanca con el formato DD/MM/AA
Anotar el numero consecutivo de solicitud de mercanca
Anotar nombre del rea o departamento a la cual se le entrega la
mercanca
Anotar cantidad de cada artculo que se entrega
Nombre y firma de quien recibe la mercanca.
Pgina:
De:
Procedimiento de Ventas al Contado
Departamento de Ventas
Objetivo. Establecer el procedimiento de ventas al contado a travs de polticas claras

y definidas.
21
Procedimiento
Responsa
ble
Venta
cliente
Venta
cliente
Cliente
Actividad
Doc.
Involucrados
y 1.- Se establece el contacto del cliente con la empresa

a travs del agente de ventas.
y 2.El
vendedor asesora al cliente sobre el producto que ofrece
PAPELERIA DEL PARQUE, y sobre las diferentes formas de
compra ha contado.
3. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de
pago.
Cliente
4. El cliente especifica el pedido que realizar.
Cliente
5. El cliente decide como pagar efectivo, tarjeta de crdito.
Venta
6. El agente de venta elabora la factura de contado.
Cliente
7. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para

efectuar el pago del valor de la mercanca
Cliente
venta
y 8.El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando u

na copia encontabilidad y una copia en la caja
Venta
cliente
y 9. El agente de venta informa al cliente que debe esperar

para la adquisicin del producto puesto que consta de un
proceso de elaboracin. (tiempo mximo 3 das)
Cliente
Factura
10. El cliente debe revisar la mercanca antes de salir de las

instalaciones del local.
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo de Ventas al Contado
22
Pgina:
De:
Anexos
Factura
23
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Instructivo: factura
Descripcin
Anotar fecha en la cual se realiza la factura formato DD/MM/AA
Anotar el nombre o razn social
Anotar el domicilio fiscal
Anotar la localidad
Anotar el IVA que corresponde X
Anotar el CUIT
Anotar si es venta al contado o crdito
Anotar si es remisin
Anotar el nmero de artculos
Pgina:
De:
Procedimiento de Venta a Crdito
24
Objetivo. Establecer el procedimiento de ventas a crdito a travs de polticas claras y

definidas.
Procedimiento
Responsa
ble
Venta
cliente
Venta
cliente
Cliente
Actividad
Doc.
Involucrados
y 1.- Se establece el contacto del cliente con la empresa

a travs del agente de ventas.
y 2.El
vendedor asesora al cliente sobre el producto que ofrece
PAPELERIA DEL PARQUE, y sobre las diferentes formas de
compra ha contado.
3. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de
pago.
Cliente
4. El cliente especifica el pedido que realizar.
Cliente
5. El cliente decide como pagar efectivo, tarjeta de crdito.
Venta
6. El agente de venta elabora la factura a crdito y

establece los das de pago.
Cliente
7. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para

efectuar el pago del valor de la mercanca
Cliente
venta
y 8.El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando u

na copia encontabilidad y una copia en la caja
Venta
cliente
y 9. El agente de venta informa al cliente que debe esperar

para la adquisicin del producto puesto que consta de un
proceso de elaboracin. (tiempo mximo 3 das)
Cliente
Factura/Copia
cliente
10. El cliente debe revisar la mercanca antes de salir de las

instalaciones del local.
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo de Venta a Crdito
25
Pgina:
De:
Anexos
Factura
26
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Instructivo: factura
Descripcin
Anotar fecha en la cual se realiza la factura formato DD/MM/AA
Anotar el nombre o razn social
Anotar el domicilio fiscal
Anotar la localidad
Anotar el IVA que corresponde X
Anotar el CUIT
Anotar si es venta al contado o crdito
Anotar si es remisin
Anotar el nmero de artculos
Pgina:
De:
Procedimiento de Venta por Internet
27
Objetivo. Establecer el procedimiento de ventas a travs de internet con polticas

claras y definidas.
Procedimiento
Responsa
ble
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
Venta
Actividad
Doc.
Involucrados
1.- Desde el navegador que prefiera, ingrese a la tienda

Papelera del Parque. Tenga en cuenta la seccin de
Registro pues la mayora de tiendas le piden este paso
para que pueda iniciar el proceso. Es fcil y podr
beneficiarse con las notificaciones de ofertas y novedades
de la tienda que llegarn a su correo electrnico.
2. Asegrese de cul es la forma de pago que va a usar para
realizar la transaccin (ver recuadro Formas de pago).
3. Inicie la bsqueda de los artculos que desea comprar. Ya
sea navegando las secciones de la tienda (papelera,
monografas artculos de oficina, etc.) o usando un trmino
especfico en el buscador de la pgina.
4. A medida que encuentre los productos, ver que en cada uno
tiene la posibilidad de dar clic en el botn Agregar al carro,
Aadir al carrito o Agregar a la bolsa. Hasta aqu solo ha
seleccionado lo que le gusta y puede hacer cambios, eliminar un
producto del carrito o agregar otros ms.
5.
Al terminar de escoger y una vez tenga la plena Formulario
seguridad de que ha conseguido lo que buscaba, puede
pagar. Usualmente, al final de la lista de productos de su carro de
compras se puede ver un botn de Pagar. En este paso deber
llenar un formulario con informacin personal: nombre, nmero de
documento de identidad, direccin, datos para el envo, datos de
facturacin.
Factura Digital
6. Se generara su factura
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo de Venta por Internet
28
Pgina:
De:
Procedimiento de Cobro
Tesorera
29
Objetivo. Establecer el procedimiento de cobro a nuestros clientes con polticas claras

y definidas.
Procedimiento
Responsable
Actividad
Tesorera
1.- Llamada telefnica para averiguar el nivel de satisfaccin del

cliente.
Tesorera
Tesorera
Tesorera
Tesorera
Tesorera
Doc. Involucrados
2. Primer aviso de vencimiento (15 das despus al vencimiento)
3. Segundo aviso de vencimiento (al mes de vencimiento)
Se enva una copia de

factura
sellada
com
"vencida".
Aviso de vencimiento
4 Primera llamada de cobro (35 das despus al vencimiento)

5. Primera carta de cobro (60 das despus al vencimiento)
Carta de cobro
6. Traspaso a una agencia de cobro. A la fecha, la cuenta registra un

atraso de 90 o ms das y puede requerir asistencia profesional. Con
frecuencia, una carta de una agencia de cobro motiva a los deudores
a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos. Por lo general,
las agencias de cobro cobran un 25% a 50% de la suma cobrada. En
lugar de recurrir de inmediato a una agencia de cobro, puede
solicitar a su abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo
que a menudo tambin motiva el pago de los deudores morosos.
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo de Cobros
Tesorera
30
Pgina:
De:
Tesorera
Anexos
31
Aviso de vencimiento
Nm.
1
2
3
4
5
6
Instructivo: aviso de vencimiento

Descripcin
Anotar la fecha del aviso con el formato DD/MM/AA
Anotar el nombre y direccin del deudor
Anotar el nmero de factura
Anotar el importe del monto adeudado (letra y nmero)
Anotar la fecha de vencimiento
Nombre del deudor
Pgina:
De:
Tesorera
Anexos
32
Carta de Cobro
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
Instructivo: aviso de vencimiento

Descripcin
Anotar la fecha del aviso con el formato DD/MM/AA
Anotar el nombre y direccin del deudor
Anotar el nmero de factura
Anotar el importe del monto adeudado (letra y nmero)
Anotar la fecha de vencimiento
Nombre del deudor
Anotar la fecha de la ltima conversacin
Tesorera
Pgina:
De:
33
Procedimiento de Pago a Proveedores

Objetivo. Establecer el procedimiento de pagos a nuestros proveedores con polticas
claras y definidas. Para aprovechar los descuentos por pago oportuno, un mayor monto
de crdito.
Procedimiento
Responsable
Actividad
Contabilidad
1.- recibe la factura original del Proveedor y orden de compra

Autorizada y se entrega contra recibo Para cobro de dicha factura.
Factura del proveedor
Factura y orden de compra
Contabilidad
2. Verifica los datos generales de las facturas los cuales tienen que
Corresponder a los descritos en la orden de compra, adems de
observar Los requisitos fiscales vigentes.
Pliza de egreso
Contabilidad
3. Elabora una pliza de compra en la cual se registran los datos de

las facturas en las cuentas correspondientes como de proveedor,
Concepto de compra, IVA y los importes totales de las facturas y
firma de Elaborada
Contabilidad
4 verifica la elaboracin de la pliza de compra
Contabilidad
5. -elabora pliza de cheque con la Informacin descrita en la

pliza de Compras y firma de elaborado y turna.
Contabilidad
6. Verifica plizas de compra y de Cheques, firma y turna.
Doc. Involucrados
Direccin
General
7. Revisa y firma plizas de cheques y Compras, y enva plizas de

cheques a tesorera para la firma de autorizacin.
Contabilidad
8. Recibe pliza de cheques autorizadas por tesorera o presidencia

y turna Pliza de cheques y de compras.
Contabilidad
9. Recibe plizas de cheques y compras.
Contabilidad
10. Recibe del proveedor contra-recibo firmado por la factura que se

paga, recabando firma de recibido de parte Del proveedor en la
pliza de cheque.
Contabilidad
11. Elabora un paquete para archivo con pliza de cheque, pliza de

compra, Factura, orden de compra.
Pliza de egreso
Pliza de cheque
Recibo
Tesorera
Pgina:
34
De:
Diagrama de Pago a Proveedores
Tesorera
Pgina:
35
De:
Anexos
Pliza de egreso
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Instructivo: pliza de egreso

Descripcin
Anotar la cuenta
Anotar la subcuenta
Anotar el nombre de la cuenta
Anotar el importe de cada gasto de ser varios
Anotar el cargo
Anotar el abono
Bajar sumas
Anotar de forma breve, clara y concisa lo que origino el gasto.
Anotar quien elaboro, autorizo, reviso la pliza
Anotar la fecha y numero de pliza
36
Pgina:
De:
Tesorera
Anexos
Pliza de cheque
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Instructivo: pliza de egreso

Descripcin
Anotar datos del cheque
Anotar forma breve, clara y concisa concepto de pago
Anotar fecha del cheque recibido
Anotar nmero subcuenta
Anotar nmero cuneta
Anotar nombre de la cuenta
Anotar el importe de cada gasto de ser varios
Anotar el cargo
Anotar el abono
Bajar sumas
Anotar quien elaboro, autorizo, reviso la pliza
37
Pgina:
De:
Manual de Procedimiento de Contratacin de Personal
Recursos Humanos
Objetivo. Este procedimiento est diseado con la intencin cubrir las plazas
vacantes que se generen en las diferentes reas de la organizacin con personal
que cubra con el perfil de puesto deseable.
Procedimiento.
Responsable
Actividad
1. Requerimiento de personal. Cada unidad que
Todas las
reas de la
organizacin
Recursos
Humanos
Recursos
Humanos
Recursos
Humanos
Doc. Involucrados
Solicitud requerimiento
personal.
requiera contratar personal para cubrir los puestos

vacantes y los nuevos puestos creados deber
solicitarle al responsable de la funcin de Recursos
Humanos que inicie las actividades respectivas para
contratar
a
la
persona
que
cumpla
los
requerimientos del puesto.
2.
Reclutamiento (interno o externo). El
responsable de la funcin de Recursos Humanos de
forma directa o con el apoyo de personas externas
al IGD, prepara la documentacin en el cual se
detalla la informacin necesaria para que los
interesados en concursar en el proceso puedan
contar con dicha informacin y participa.
3. Seleccin.
Verificacin preliminar de cumplimiento de
requisitos mnimos.
Realizacin de pruebas de seleccin.
Presentacin de propuesta de recomendacin
para seleccin.
Contrato de trabajo
4 Contratacin.
38
Pgina:
De:
Diagrama de Contratacin de Personal
Recursos Humanos
39
Pgina:
De:
Recursos Humanos
Anexos
Formato de requisicin de personal
Nm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Instructivo: requisicin de personal

Descripcin
Anote el lugar y fecha en el que se elabor la requisicin.
Anote el nombre del jefe de departamento de recursos humanos
Anote el nombre del puesto vacante
Anote el tiempo de contratacin
Anote el rea en que estar adscrito el trabajador
Anote la funcin general y/o anexe el anlisis de puesto
Anote la fecha de contratacin
Anote el nombre del jefe del rea vacante
Anote el nombre del puesto del jefe del rea vacante
Anote el nombre del jefe del rea que autoriza la contratacin
Anote el nombre puesto del jefe del rea que autoriza la contratacin
Este formato deber ser elaborado por el jefe del rea vacante
Se deber enviar el original al jefe de recursos humanos
La requisicin debe ser archivada en el expediente de la convocatoria de personal
40
Pgina:
De:
Manual de Procedimiento de Promociones
Recursos Humanos
Objetivo. Este procedimiento est diseado con la intencin de atraer clientela

ya sea para una fecha especial o simplemente estimular las ventas.
Procedimiento.
Responsable
Recursos
Humanos
Administraci
n y finanzas
Recursos
Humanos
Tesorera
Actividad
Doc. Involucrados
1. Se origina la necesidad de promocin (publicidad).

2. Se autoriza el presupuesto
3. Se contrata a la agencia de publicidad
4. Se efecta el pago
Factura
41
Pgina:
De:
Diagrama de Flujo de Promociones
Recursos Humanos
42
Pgina:
De:
Manual de Incidencias
Recursos Humanos
Tipo de Incidencia
Faltas
Retardos
Omisiones
Incapacidades
Vacaciones
Descripcin
Ausencia del trabajador durante su
jornada laboral.
Todo empleado que se presente a sus
labores despus de transcurridos los
10 minutos de tolerancia dar lugar a
un retardo.
Exclusin del registro del inicio o
trmino de la jornada laboral, ya sea
por medio del Lector Biomtrico o
Tarjeta de Control de Asistencia.
Es la incapacidad que afronta un
trabajador
para
laborar
como
consecuencia de una enfermedad o
un accidente de trabajo.
Es el derecho que tiene todo trabajador
a que el empleador le otorgue un
descanso remunerado por el hecho de
haberle trabajado un determinado
tiempo.
43
Pgina:
De:
Manual de Procedimiento de Incidencias
Recursos Humanos
Objetivo. Este procedimiento est diseado para registrar, controlar y aplicar de manera eficaz y
eficiente la documentacin oficial de las incidencias del Personal, analizando y verificando las que
sean susceptibles de justificar o de sancionar y en su caso, turnar aquellas que procedan para su
aplicacin va nmina.
Procedimiento
Responsable
Doc.
Involucrado
Actividad
Recursos
humanos
1. Con base en la copia del formato Alta del Empleado informa al personal
contratado, mediante oficio el horario que deber cumplir y la forma en que
deber registrar su entrada y salida al centro de trabajo, ya sea en reloj digital o
lista de asistencia, obtiene copia y entrega original al servidor pblico.
Empleados
2. Recibe oficio, acusa de recibido en la copia y devuelve al Departamento de

RH., se entera de su horario de trabajo y el medio que debe utilizar para su
registro de asistencia.
Recursos
humanos
3. Recibe copia del oficio de notificacin de horario firmado y la archiva en

expediente de personal. Da de
alta al empleado en el sistema de control interno, registra la huella digital del
empleado en el reloj digital o su nombre en la lista de asistencia segn sea el
caso.
Empleados
4. Registra su asistencia en el reloj digital o en la lista de asistencia al iniciar o

terminar sus labores en su centro de trabajo y, en su caso, prepara dentro de los
plazos establecidos formato de Justificacin de
Incidencias, as como
documentacin comprobatoria, recaba la firma de su jefe inmediato (mnimo jefe
de departamento),
Adm y
Finanzas
5. Recibe formato de Justificacin de Incidencias y documentacin soporte, firma

de visto bueno formato y lo regresa junto con la documentacin soporte al
empleado.
Empleado
6. Recibe formato de Justificacin de Incidencias firmado y la documentacin

soporte, obtiene copia del formato para acuse de recibo y la entrega al
Departamento RH.
Recursos
Humanos
7.
Recibe dentro de los plazos establecidos el formato
de Justificacin de
44
Incidencias y documentacin comprobatoria, revisa que este correctamente

requisitado e integrado y determina.
Est debidamente requisitado e integrado?.
Pgina:
De:
Recursos Humanos
Responsable
Actividad
Recursos humanos
8. No est debidamente requisitado e integrado. Indica al empleado las

observaciones al formato Justificacin de Incidencias o, en su caso, a la
documentacin soporte y devuelve para correccin.
Empleados
9 Recibe formato Justificacin de Incidencias, documentacin soporte e

indicaciones, corrige y entrega. Se conecta con la operacin No. 5.
Recursos humanos
10 S est debidamente requisitado. Firma de visto bueno el formato

Justificacin de Incidencias en original y copia, devuelve la copia al
empleado y retiene el original y documentacin soporte y espera cierre
de la quincena.
Empleados
11 Recibe copia del formato Justificacin de Incidencias debidamente

firmado y archiva.
Recursos humanos
12
Antes del cierre de cada quincena, integra los formatos de
Justificacin de Incidencias y documentacin soporte, registra en
control interno y retiene. Genera y turna para firma de autorizacin de
Administracin y Finanzas las listas de asistencia.
Adm y finanzas
13 Recibe las listas de asistencia, firma y devuelve al Departamento de

RH para su seguimiento.
Recursos humanos
14 Recibe las listas de asistencia firmadas, coteja el reporte del reloj de

huella digital, las listas de asistencia y la autorizacin de vacaciones
contra las
justificaciones de incidencias presentadas, verifica y
determina: Todas las incidencias fueron justificadas?.
Recursos humanos
15
Todas las incidencias fueron justificadas?
Integra
documentacin, archiva y prepara nmina de pago a trabajadores. Se
conecta con el procedimiento inherente al pago de nmina de los
empleados.
Recursos humanos
16 No todas las incidencias fueron justificadas? Emite en original y

copia los Avisos de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia a los
Servidores Trabajadores involucrada y entrega a Administracin y
Finanzas para firma. Archiva reportes del reloj digital, listas de asistencia
y formatos de Justificacin de Incidencias.
Adm y finanzas
Doc. Involucrado
17 Recibe Avisos de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia a

los Trabajadores injustificadas, firma y devuelve al Departamento de RH
45
para su seguimiento
Pgina:
De:
Recursos Humanos
Recursos
humanos
18 Recibe Avisos de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia a

los Trabajadores firmados y los enva a los Directores de rea para la
obtencin de las firmas correspondientes.
Adm y finanzas
19 Reciben Aviso de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia

en original y copia, revisan, firman y entregan a los trabajadores para
conocimiento y firma
Empleado
20 Recibe Aviso de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencias

en original y copia, se entera, firma de recibido, se queda con la copia y
devuelve el original a la Direccin de rea.
Adm y finazas
21 Reciben Aviso de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia

original, firmado por el empleado, integra las sanciones y entrega al
Departamento de Personal.
Recursos
humanos
22 Recibe Aviso de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencias

firmados, los integra para su registro en el sistema de control de
puntualidad y asistencia y prepara movimientos de nmina para aplicar
los descuentos procedentes. Archiva Aviso de Sancin por Faltas de
Puntualidad y Asistencias en expediente personal del trabajador y
espera que concluya la quincena. Se conecta con el procedimiento
inherente al pago de nmina de los trabajadores.
46
Pgina:
De:
Diagrama de Procedimiento de Incidencias
Recursos Humanos
47
Pgina:
De:
Diagrama de Procedimiento de Incidencias
Recursos Humanos
48

Manual de Procedimientos 15

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Manual de

El presente documento incluye un manual de 15 procedimientos. De Papelera del

Instructivo: solicitud de requisicin de compras

Anotar la fecha de requisicin con el formato DD/MM/AA

Instructivo: solicitud de cotizacin a proveedor

Anotar el numero consecutivo de solicitud en ese ao

Instructivo: Cuadro comparativo de cotizaciones

Instructivo: orden de compra

Instructivo: nota de entrega de mercanca

Objetivo. Este procedimiento est diseado con la intencin de establecer un control de

1.-Recibir mercanca enviada por los proveedores.

2. Contrasta la cantidad entregada con la gua de entrega.

3. Clasifica la entrega sea parcial o por factura

4. Verifica la cantidad entregada

5. Verifica la integridad del pedido y decide si recibirla o no

6. Recibe la mercanca realmente entregada y anota la no correspondencia entre

determinados por tipo de mercanca

Almacn y adm. y finanzas

Diagrama de Flujo Entrada de Mercanca al almacn

Oficio de recepcin de mercanca condicionada.

Instructivo: oficio de recepcin de mercanca condicionada

Anotar la fecha de expedicin del oficio con el formato DD/MM/AA

Instructivo: tarjeta auxiliar del almacn

Objetivo. Este procedimiento est diseado con la intencin de establecer un

1.-Requisicin de mercancas departamento de ventas

2. Autorizacin de la mercanca (se sella la requisicin con AUTORIZADO) y se

3. Se entrega la mercanca (se sella la requisicin con RECIBIDO)

Instructivo: requisicin de mercanca

Objetivo. Establecer el procedimiento de ventas al contado a travs de polticas claras

y 1.- Se establece el contacto del cliente con la empresa

4. El cliente especifica el pedido que realizar.

5. El cliente decide como pagar efectivo, tarjeta de crdito.

6. El agente de venta elabora la factura de contado.

7. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para

y 8.El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando u

y 9. El agente de venta informa al cliente que debe esperar

10. El cliente debe revisar la mercanca antes de salir de las

Objetivo. Establecer el procedimiento de ventas a crdito a travs de polticas claras y

y 1.- Se establece el contacto del cliente con la empresa

4. El cliente especifica el pedido que realizar.

5. El cliente decide como pagar efectivo, tarjeta de crdito.

6. El agente de venta elabora la factura a crdito y

7. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para

y 8.El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando u

y 9. El agente de venta informa al cliente que debe esperar

10. El cliente debe revisar la mercanca antes de salir de las

Objetivo. Establecer el procedimiento de ventas a travs de internet con polticas

1.- Desde el navegador que prefiera, ingrese a la tienda

Objetivo. Establecer el procedimiento de cobro a nuestros clientes con polticas claras

1.- Llamada telefnica para averiguar el nivel de satisfaccin del

2. Primer aviso de vencimiento (15 das despus al vencimiento)

3. Segundo aviso de vencimiento (al mes de vencimiento)

Se enva una copia de

4 Primera llamada de cobro (35 das despus al vencimiento)

6. Traspaso a una agencia de cobro. A la fecha, la cuenta registra un

Instructivo: aviso de vencimiento

Instructivo: aviso de vencimiento

Procedimiento de Pago a Proveedores

1.- recibe la factura original del Proveedor y orden de compra

Factura del proveedor

Factura y orden de compra

3. Elabora una pliza de compra en la cual se registran los datos de

4 verifica la elaboracin de la pliza de compra

5. -elabora pliza de cheque con la Informacin descrita en la