Sistema de Prevencin y Anlisis de la Desercin

en las Instituciones de Educacin Superior

(SPADIES)
Manual de Administrador de SPADIES V.2.5

PROYECTO SPADIES
MEN-CEDE
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
spadies.uniandes.edu.co
spadies@uniandes.edu.co
(++57) (1) 3324114
Versin 2.51 ltima actualizacin: Junio 10 de 2009. Categora: Manual de Administrador

Introduccin
Con el objetivo de tener mejor informacin sobre el sistema de educacin superior y los factores determinantes de la desercin, se cre el Sistema
para la Prevencin y Anlisis de la Desercin en las Instituciones de Educacin Superior (SPADIES). Este sistema se alimenta de informacin de
carcter histrico semestral que es suministrada por las Instituciones de Educacin Superior (IES) a travs de un conjunto de requerimientos de
informacin solicitados previamente. Dada la variedad de sistemas de informacin y estructuras de datos que se encuentran en las IES, se hace
necesario definir una interfaz comn para cargar la informacin; tal interfaz es constituida por un conjunto de archivos que generan las IES, que
deben cargarse en el sistema mediante un proceso denominado sincronizacin.
Este documento es una gua que describe las responsabilidades del administrador de SPADIES dentro de la Institucin. La responsabilidad ms
importante del administrador de SPADIES es sincronizar los datos de la Institucin, proceso que consiste en preparar y enviar al servidor del
Ministerio de Educacin Nacional la informacin de los estudiantes que estn matriculados en la Institucin, para que los datos sean cruzados,
completados y devueltos, con el fin de que la Institucin pueda usar esos datos dentro de SPADIES.

Tabla de contenido
1. Administrador de SPADIES Introduccin.......................................................................................................................................................... 4
2. Administrador de SPADIES Distribucin de SPADIES dentro de la Institucin........................................................................................... 6
3. Administrador de SPADIES Actualizacin de los datos en SPADIES............................................................................................................. 6
3.1. Preparacin de la versin maestra de SPADIES ........................................................................................................................................ 6
3.2. Generacin de los datos de la Institucin para cierto perodo acadmico ................................................................................................. 10
3.3. Sincronizacin de los datos de la Institucin................................................................................................................................................. 13
Apndice A Proceso Manual de carga de datos en el SPADIES ......................................................................................................................... 16
A.1. Archivo de primparos de un perodo ........................................................................................................................................................... 19
A.1.1. Variables Extra por Estudiante.............................................................................................................................................................. 20
Todos los archivos de primparos (los archivos nombrados de la forma AAAA-S-primiparos.csv) deben compartir las mismas variables
extra. ......................................................................................................................................................................................................................... 20
A.2. Archivo de matriculados de un perodo........................................................................................................................................................ 21
A.2.1. Variables Extra por Estudiante-Periodo ............................................................................................................................................... 22
Todos los archivos de matriculados (los archivos nombrados de la forma AAAA-S-matriculados.csv) deben compartir las mismas
variables extra. .......................................................................................................................................................................................................... 22
A.3. Archivo de graduados en un perodo ............................................................................................................................................................ 23
A.4. Archivo de estudiantes retirados disciplinariamente en un perodo.......................................................................................................... 24
A.5. Archivo de estudiantes beneficiarios de apoyos de tipo financiero en un perodo ................................................................................... 25
A.6. Archivo de estudiantes beneficiarios de apoyos de tipo acadmico en un perodo................................................................................... 26
A.7. Archivo de estudiantes beneficiarios de otro tipo de apoyos en un perodo.............................................................................................. 27
Apndice B Proceso Automtico de carga de datos en el SPADIES ................................................................................................................... 28
B.1. Archivo de informacin socioeconmica de los primparos de un perodo ............................................................................................... 29
B.2. Archivo de estudiantes beneficiarios de crditos ICETEX en un perodo................................................................................................. 31
B.3. Variables Extra ............................................................................................................................................................................................... 32
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................................................................................................ 33

1. Administrador de SPADIES Introduccin

Un miembro de la Institucin de Educacin Superior debe ser nombrado como Administrador de SPADIES en la Institucin, quien debe ser el
encargado de:
1. Distribuir las copias de la aplicacin dentro de la Institucin.
2. Actualizar la informacin de la Institucin en el sistema (sincronizar los datos de la Institucin).
3. Comunicarse con el Ministerio de Educacin Nacional en caso que surja alguna duda acerca del sistema.
Es deseable que el administrador de SPADIES de la Institucin sea un Ingeniero de Sistemas o un Tcnico en Sistemas.
El administrador de SPADIES de la Institucin debe recibir del Ministerio de Educacin Nacional o descargar de la pgina web del SPADIES (
Spadies.uniandes.edu.co) lo siguiente:
1. El archivo spadies_v2.5.zip, que contiene el cliente de SPADIES (la aplicacin de escritorio, descargable tambin en la pgina web de
SPADIES).
2. El archivo LicenciaSPADIES.pdf, que contiene la licencia de SPADIES (descargable tambin en la pgina web de SPADIES).
3. El tutorial del SPADIES 2.5 (E-Learning) se encuentra en la pagina del proyecto, puede visualizarse en lnea o descargarse. El E- Learning
corresponde al manual de uso de la aplicacin.
4. El archivo GuiaAdministradorSPADIES.pdf, que corresponde a este documento (descargable tambin en la pgina web de SPADIES)..
5. La contrasea que debe usar el administrador de SPADIES para poder sincronizar los datos de la Institucin. Sin la contrasea no podr
sincronizar los datos de la Institucin, pues la contrasea es validada y usada (de manera segura) para permitir una comunicacin segura y
autenticada y encriptado con el servidor del Ministerio de Educacin Nacional. De la misma manera la contrasea le servir para la
descargar:
a. El archivo XXXX.spa actualizado a la versin 2.4 de la IES (en el caso en que la IES haya sincronizado antes del 1 de Diciembre de
2007) este archivo debe copiarse en la carpeta datos de la raz de SPADIES v2.5.
b. El informe que realiz el CEDE sobre desercin en su IES (si su IES recibi acompaamiento hasta el 1 de Octubre de 2007).
c. El archivo XXXX_csvs.zip (donde XXXX es el cdigo de su Institucin), que contiene los archivos csv de la Institucin en el
formato explicado en el apndice A de este documento (solamente disponible para las IES que enviaron la informacin hasta el 31
de Mayo de 2006). Los archivos csv contenidos en el archivo XXXX_csvs.zip le sern de gran ayuda pues:
1. Le evita tener que volver a generar los datos que la Institucin ya entreg al CEDE (Centro de Estudios sobre Desarrollo
Econmico) de la Universidad de los Andes en el pasado, con formatos definidos en etapas previas del desarrollo del
sistema SPADIES.
2. Le permite corregir los datos que la Institucin entreg en el pasado.
4

3. Le sirven de ejemplo para generar los datos de los aos futuros.

6. Luego de la primera sincronizacin por parte de la IES y como fruto de esta se genera el archivo XXXX.spa. Si la institucin NO ha
realizado sincronizacin con esta herramienta es necesario realizarla preparando la informacin como se especifica en el Anexo A. S su
institucin ha enviado informacin al CEDE (Centro de Estudios sobre Desarrollo Econmico) de la Universidad de los Andes hasta el 31
de Mayo de 2006, usted podr descargarla de la pgina del proyecto para posteriormente sincronizarla. S su institucin NO ha enviado
informacin, , es necesario modificar, completar, actualizar la informacin enviada previamente es necesario realizar la carga manual
conforme se encuentra en el anexo A, basndose en la creacin de las tablas que se encuentra en el presente manual.
SPADIES no necesita el archivo .spa para sincronizar o para analizar el agregado nacional, pero s, para el anlisis sobre la informacin de
la IES.
Si su institucin tiene sedes con cdigo SNIES aprobado debe recibir una contrasea por cada sede para realizar la sincronizacin de
manera independiente para cada una. Al final tendr un archivo .spa para cada sede. Si su sede, seccional o derivadas no cuentan con
cdigo SNIES comunquese con la mesa de ayuda de SPADIES para recibir orientacin sobre la mejor forma de reportar la informacin.

2. Administrador de SPADIES Distribucin de SPADIES dentro de la Institucin

Antes de distribuir el programa SPADIES dentro de su Institucin, el administrador de SPADIES debe:
1. Asegurarse que el firewall (cortafuegos) de las instalaciones de la Institucin permita el trfico de datos de salida por los puertos 41304,
41305 y 41306 a la ip 157.253.22.157.
2. Descargar el instalador de Java Runtime Environment (JRE 5.0 Update 7 o superior) para los sistemas operativos donde va a ser instalado
SPADIES. Java Runtime Environment puede ser descargado del sitio http://java.sun.com/.
3. Leer la licencia de SPADIES, disponible en el archivo LicenciaSPADIES.pdf.
4. Leer el manual de instalacin y uso de SPADIES, disponible en el archivo GuiaUsuarioSPADIES.pdf.
5. Instalar el SPADIES en una mquina y probarlo para garantizar que todo funcione normalmente.
A cada miembro de su Institucin que requiera el programa SPADIES, debe entregarle los siguientes archivos:
1.
2.
3.
4.
5.

El archivo spadies_v2.5.zip, que contiene la herramienta SPADIES.

El archivo con extensin .spa (varios, si la Institucin tiene sedes), que corresponde al archivo de datos de su Institucin.
El archivo LicenciaSPADIES.pdf, que contiene la licencia de SPADIES.
El archivo GuiaUsuarioSPADIES.pdf, que corresponde al manual de instalacin y uso de la aplicacin.
El instalador de Java Runtime Environment (JRE 5.0 Update 7 o superior) para el sistema operativo donde SPADIES va a ser instalado.

3. Administrador de SPADIES Actualizacin de los datos en SPADIES

Esta seccin explica cmo, perodo a perodo, el administrador de SPADIES debe sincronizar la informacin de la Institucin en el sistema
SPADIES, para mantener actualizados los datos de la Institucin.

3.1. Preparacin de la versin maestra de SPADIES

Primero, el administrador de SPADIES tendr que instalar una copia de SPADIES (denominada de ahora en adelante versin maestra) que
permita sincronizar los datos de la Institucin con el Ministerio de Educacin Nacional:
6

1. Escoja la mquina donde va a ser instalada la versin maestra.

2. Instale en esa mquina el SPADIES tal y como se describe en el manual GuiaUsuarioSPADIES.pdf, y verifique que funcione. Al instalar
el SPADIES, tendr un directorio con el nombre spadies_v2.5 conteniendo los siguientes directorios y archivos:

3. Cree dentro del directorio spadies_v2.5 un directorio denominado csvs. El directorio spadies_v2.5 debera lucir as:

4. Cree dentro del directorio spadies_v2.5/csvs un directorio denominado XXXX (donde XXXX es el cdigo de su Institucin). Por ejemplo,
para una Institucin con cdigo 9999, el directorio spadies_v2.5/csvs debera lucir as:

5. Descomprima en cualquier directorio el archivo XXXX_csvs.zip (donde XXXX es el cdigo de su Institucin) que le entreg el Ministerio de
Educacin Nacional.
6. Copie dentro del directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX (donde XXXX es el cdigo de su Institucin) todos los archivos con extensin csv
descomprimidos en el paso 5, sin crear ningn directorio nuevo. Por ejemplo, para una Institucin con cdigo 9999 que tiene informacin
disponible del perodo 1998-1 al perodo 2009-1, el directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX debera lucir as:

Los archivos .csv dentro del directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX (donde XXXX es el cdigo de su Institucin) estn en el formato descrito en el
apndice A de este documento.

3.2. Generacin de los datos de la Institucin para cierto perodo acadmico

Para generar los datos de la Institucin correspondientes a cierto perodo acadmico, se deben producir archivos para tal perodo (en el directorio
spadies_v2.5/csvs/XXXX de la versin maestra de SPADIES) mediante uno de los dos siguientes procesos:
Proceso Manual: Consiste en generar o exportar los datos de la Institucin para tal perodo, segn lo explicado en el apndice A de este
documento. Para esto, la Institucin, por su propia cuenta, deber implementar un sistema que exporte los datos de sus bases de datos al
formato explicado en el apndice A. Si la Institucin es pequea, el Proceso Manual puede desarrollarse completamente por un operario
humano.
Proceso Automtico: Consiste en solicitar al sistema SNIES instalado en la Institucin la exportacin (automtica) de los datos de la
Institucin para tal perodo, segn lo explicado en el apndice B de este documento.
Tenga en cuenta que:
El Proceso Automtico slo se puede usar si la Institucin tiene instalado el sistema SNIES, y slo podr generar los datos de la Institucin
para los perodos cargados en el SNIES. Como el sistema SNIES estar funcionando a partir del ao 2007 (u otro ao, depende de la
institucin), entonces toda la informacin de la Institucin anterior a ese ao deber generarse a travs del Proceso Manual.1
A partir de cierto ao del futuro en adelante, cuando todas las Instituciones de Educacin Superior tengan instalado el sistema SNIES, el
Ministerio de Educacin Nacional obligar a que todas las Instituciones utilicen nicamente el Proceso Automtico para generar los datos
que alimentarn al SPADIES.
SPADIES siempre carga mximo los ltimos veinticuatro perodos de datos que provea la Institucin. Por ejemplo, si brinda datos del
perodo 1998-1 al perodo 2013-2, SPADIES slo cargar los datos de los perodos 2002-1 al 2013-2.
SPADIES descarta todos los estudiantes que no hayan ingresado a la Institucin en los perodos cargados. Por ejemplo, si carga en
SPADIES los datos de los perodos 1998-1 al 2008-2, los estudiantes que aparezcan matriculados en esos perodos y hayan ingresado a la
Institucin antes de 1998 sern descartados pues no se podra determinar en qu momento ingresaron a la Institucin. El archivo
XXXX_csvs.zip que le es entregado al administrador de SPADIES no contiene informacin de los estudiantes que no aparecen en alguna
tabla de primparos, pues seran estudiantes que ingresaron a la Institucin en un perodo anterior a los que la Institucin ofreci datos.

La informacin sincronizada mediante el nuevo SNIES pertenece al periodo sincronizado. Si la informacin requerida es histrica el cargue de la informacin debe ser de la
manera manual conforme se encuentra en el Anexo A.

10

Respecto a la informacin:
No suministre a SPADIES informacin de 1997 o anterior a 1997 pues SPADIES la descartar. SPADIES slo brinda la capacidad de
cargar datos de 1998 en adelante.
Slo se deben considerar programas de pregrado en los datos. No debe proveerse a SPADIES informacin de estudiantes en programas de
postgrado y maestra.
Los datos de la Institucin correspondientes a cierto perodo acadmico pueden generarse con cualquiera de los dos procesos mencionados
(Proceso Manual o Proceso Automtico). As pues, la Institucin puede tener ciertos perodos acadmicos exportados mediante el Proceso Manual
y otros exportados mediante el Proceso Automtico.
Por ejemplo, suponiendo que nos encontramos en el ao 2010, el directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX podra contener informacin del perodo
1998-1 al 2006-2 generada con el Proceso Manual e informacin del perodo 2007-1 al 2008-1 generada con el Proceso Automtico, luciendo de la
siguiente forma:

11

12

Es posible que en el directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX falten datos de su Institucin para algunos aos anteriores a la fecha actual (muy
probablemente, pueden faltar los datos correspondientes a los aos 2005, 2006 y 2007). En tal caso, el administrador de SPADIES debe liderar el
Proceso Manual de generar los datos de la Institucin para esos aos faltantes, para que no hayan vacos de informacin en el SPADIES.
Opcionalmente, si lo considera necesario, el administrador de SPADIES podr corregir o volver a generar (mediante un Proceso Manual) los datos
de la Institucin que le fueron entregados por el Ministerio de Educacin Nacional en el archivo XXXX_csvs.zip. Se recomienda al administrador
de SPADIES que revise los datos que le fueron entregados (en formato csv), en bsqueda de inconsistencias o falencias que la Institucin pueda
corregir para mejorar la coherencia de sus datos dentro del sistema SPADIES.

3.3. Sincronizacin de los datos de la Institucin

Se denomina sincronizacin al proceso de enviar la informacin de una Institucin al servidor del Ministerio de Educacin Nacional, para que
sea cruzada, completada, y devuelta a la Institucin. Luego de una sincronizacin, la Institucin recibe su informacin completada y cruzada con
la tabla del ICFES, del ICETEX y del Observatorio Laboral, localizadas en el Ministerio de Educacin Nacional.
Cada vez que se aada al directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX los datos de la Institucin para ciertos perodos acadmicos nuevos, o que se
corrija algn archivo csv del directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX (los datos en csv se pueden corregir en cualquier momento y volverlos a
sincronizar), el administrador de SPADIES deber sincronizar la informacin con el servidor del Ministerio de Educacin Nacional, de la siguiente
manera:
1. Ejecute la versin maestra de SPADIES.
2. Haga clic en el botn Operaciones de la barra de men ubicada en el extremo superior de la ventana principal de SPADIES.
3. Haga clic en Sincronizar.

Si el botn Sincronizar no le aparece es porque el directorio donde est instalada la versin maestra no contiene un directorio que se
llame csvs.
13

4. En la ventana que se despliegue, haga clic en Si.

5. Seleccione el cdigo de su Institucin y haga clic en Aceptar.

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6. Digite la contrasea que le suministr el Ministerio de Educacin Nacional para sincronizar.

7. Espere unos minutos a que la informacin se enve al servidor del Ministerio de Educacin Nacional, se procese, y se regrese de vuelta
completada y cruzada con las tablas localizadas en el Ministerio de Educacin Nacional.
Despus de realizar una sincronizacin, la versin maestra de SPADIES quedar completamente actualizada con los datos que se tengan en el
directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX. Ahora, a cada miembro de su Institucin que tenga instalado el programa SPADIES:
debe entregrsele el archivo con extensin .spa (o varios, si la Institucin tiene sedes) actualizado, que se encuentra dentro del directorio
spadies_v2.5/datos de la versin maestra de SPADIES.
debe informrsele que actualice su versin de SPADIES de acuerdo a lo establecido en la seccin 3 del manual
GuiaUsuarioSPADIES.pdf, reemplazando su .spa viejo por el .spa nuevo.
Se aconseja que el administrador de SPADIES efecte sincronizaciones perodo a perodo conforme se vayan teniendo datos de la Institucin para
nuevos perodos acadmicos, con el fin de tener siempre el sistema SPADIES actualizado.

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Apndice A Proceso Manual de carga de datos en el SPADIES

El directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX de la versin maestra de SPADIES (donde XXXX es el cdigo de la Institucin) debe contener los
siguientes archivos por cada perodo para el que la Institucin desee proveer datos:
Informacin
Primparos en el perodo AAAA-S
Matriculados en el perodo AAAA-S
Graduados en el perodo AAAA-S
Estudiantes que fueron retirados por disciplina en el perodo AAAA-S
Beneficiarios de apoyos financieros en el perodo AAAA-S
Beneficiarios de apoyos acadmicos en el perodo AAAA-S
Beneficiarios de otro tipo de apoyos en el perodo AAAA-S
donde:

Nombre del archivo

AAAA-S-primiparos.csv
AAAA-S-matriculados.csv
AAAA-S-graduados.csv
AAAA-S-retirosDisciplinarios.csv
AAAA-S-apoyosFinancieros.csv
AAAA-S-apoyosAcademicos.csv
AAAA-S-apoyosOtros.csv

(cuatro dgitos) es el ao del que se est reportando la informacin.

S (un dgito) es el semestre del ao del que se est reportando la informacin
(1 para el primer semestre del ao y 2 para el segundo semestre del ao).
AAAA

Todos los archivos deben estar en formato csv, usando punto y coma como separador2. Para evitar que herramientas como Microsoft Excel
conviertan los nmeros grandes a notacin cientfica, los valores numricos pueden ser antecedidos por una comilla sencilla (').

La pgina http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=CSV&oldid=5039569 explica el formato CSV usando coma como separador. El formato CSV usando punto y coma como
separador es el mismo, pero cambiando comas por punto y comas.

16

Por ejemplo, la informacin de una Institucin (suponga que su cdigo es 9999) entre los perodos 1998-1 y 2009-1 debe estar contenida en los
siguientes archivos:

Consideraciones a tener en cuenta:

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Aunque se obligue a que los archivos csv estn separados por punto y comas (;), la aplicacin SPADIES tambin puede leer archivos csv
separados por comas (,). Luego, los archivos csv pueden ser construidos separados por comas.
Dos programas acadmicos con el mismo nombre sern considerados iguales (indistinguibles para el sistema SPADIES). Es recomendable
que programas con distinto cdigo SNIES tengan diferente nombre, para diferenciarlos en la herramienta SPADIES.
Para cada estudiante que est inscrito en uno, dos o ms programas de la Institucin, para cada programa cursado:
o El estudiante debe aparecer en la tabla de primparos correspondiente al perodo en que ingres al programa.
o El estudiante debe aparecer en las tablas de matriculados correspondientes a los perodos que estuvo matriculado en el programa.
o Si se gradu del programa, el estudiante debe aparecer en la tabla de graduados correspondiente al perodo en que se gradu del
programa.
o Si fue retirado disciplinariamente alguna vez del programa, el estudiante debe aparecer en las tablas de retiros disciplinarios
correspondientes a los perodos en que fue retirado disciplinariamente del programa.
o El estudiante debe aparecer en las tablas de beneficiarios de apoyos financieros correspondientes a los perodos en que recibi
apoyos financieros de la Institucin para estudiar en el programa.
o El estudiante debe aparecer en las tablas de beneficiarios de apoyos acadmicos correspondientes a los perodos en que recibi
apoyos acadmicos de la Institucin para estudiar en el programa.
o El estudiante debe aparecer en las tablas de beneficiarios de otros apoyos (apoyos no financieros ni acadmicos) correspondientes a
los perodos en que recibi otros apoyos de la Institucin para estudiar en el programa.

Ntese que, si un estudiante est inscrito en dos o ms programas de la Institucin, debe aparecer su informacin para cada programa, como si se
tratase de estudiantes diferentes.
En las siguientes secciones del apndice A se describir el formato de cada uno de los tipos de archivo.

18

A.1. Archivo de primparos de un perodo

AAAA-S-primiparos.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los estudiantes que
estn cursando el primer semestre de algn programa de la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

codigoEstudiante

sexo

C
T
E
R
O

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.
Cdigo del estudiante dentro de la Institucin (cdigo que la Institucin usa para identificar al
estudiante). Si se desconoce, se deja vaco.
Sexo del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor
F
M

fechaNacimiento

codigoSNIESprograma

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Femenino
Masculino

Fecha de nacimiento del estudiante, en formato DD/MM/AAAA. Si se desconoce, se deja vaco.

Por ejemplo, si el estudiante naci el 31 de mayo de 1979, tendra el valor 31/05/1979.
Cdigo consecutivo del programa (en el SNIES) en el que est inscrito el estudiante. Si se
desconoce, se deja vaco. (No se trata del cdigo de ms de diez digitos.)

19

A.1.1. Variables Extra por Estudiante

SPADIES permite la adicin de variables extra al sistema. Para su Institucin podra ser importante hacer anlisis de desercin sobre algunas
variables que la afectan directamente; por ejemplo, dependiendo de los datos disponibles, podra ser variables interesantes del estudiante:

Su puntaje en el examen de admisin a la Institucin.

Su promedio en el ltimo ao de estudios en bachillerato.
Si son hijos de cafeteros o no.
Su estrato.
etc.

Toda variable extra que se suministre a SPADIES debe cumplir lo siguiente:

Debe ser una variable del estudiante que no cambie con el tiempo, como las del ejemplo anterior.
La variable no debe tomar ms de cien valores distintos. Si la variable toma ms de cien valores distintos, puede agrupar los valores bajo
un rango categrico que tenga cien o menos categoras, asignando esta agrupacin a una nueva variable.

SPADIES permite agregar un mximo de cinco variables extra. Para agregar variables extra a SPADIES, basta con agregar columnas adicionales
al final de cada fila de los archivos de primparos (los archivos nombrados de la forma AAAA-S-primiparos.csv), insertando al final de los
encabezados (primeras lneas de los archivos) celdas con los nombres de las variables extra, y al final de cada fila los datos del estudiante
respectivo para cada variable. Los siguientes ejemplos ilustran la adicin de variables extra (vase las columnas J y K):
Ejemplo archivo 2003-1-primiparos.csv, abierto con Microsoft Excel:

Ejemplo archivo 2003-2-primiparos.csv, abierto con Microsoft Excel:

Todos los archivos de primparos (los archivos nombrados de la forma AAAA-S-primiparos.csv) deben compartir las mismas variables extra.
20

A.2. Archivo de matriculados de un perodo

AAAA-S-matriculados.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los estudiantes que
estn matriculados (cursando materias de manera activa) en algn programa de la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

materiasTomadas

materiasAprobadas

C
T
E
R
O

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.
Nmero de materias tomadas por el estudiante en el perodo AAAA-S. Si se desconoce, se deja
vaco.
Nmero de materias aprobadas por el estudiante en el perodo AAAA-S. Si se desconoce, se deja
vaco.

21

A.2.1. Variables Extra por Estudiante-Periodo

SPADIES permite la adicin de variables extra al sistema. Para su Institucin podra ser importante hacer anlisis de desercin sobre algunas
variables que la afectan directamente; por ejemplo, dependiendo de los datos disponibles, podra ser variables interesantes del estudiante:
Recibi durante el periodo alguna distincin acadmica.
Trabaja.
Hermanos suyos estudian tambin en la institucin.
Esta bajo prueba/observacin acadmica.
etc.
Toda variable extra que se suministre a SPADIES debe cumplir lo siguiente:

Debe ser una variable del estudiante que pueda cambiar entre los periodos para un mismo estudiante, si se tratara de una variable que no
cambia para un estudiante seria ms apropiado asignarla como se describe en la seccin A1.1.
La variable no debe tomar ms de cien valores distintos. Si la variable toma ms de cien valores distintos, puede agrupar los valores bajo
un rango categrico que tenga cien o menos categoras, asignando esta agrupacin a una nueva variable.
Por ejemplo:
o Si la variable original toma valores enteros entre 0 y 200, los valores de una posible variable categrica serian:

De 0 a 50

De 51 a 100

De 101 a 200

SPADIES permite agregar un mximo de cinco variables extra. Para agregar variables extra a SPADIES, basta con agregar columnas adicionales
al final de cada fila de los archivos de matriculados (los archivos nombrados de la forma AAAA-S-matriculados.csv), insertando al final de los
encabezados (primeras lneas de los archivos) celdas con los nombres de las variables extra, y al final de cada fila los datos del estudiante
respectivo para cada variable. Los siguientes ejemplos ilustran la adicin de variables extra (vase las columnas J y K):
Ejemplo archivo 2003-1-matriculados.csv, abierto con Microsoft Excel:

Todos los archivos de matriculados (los archivos nombrados de la forma AAAA-S-matriculados.csv) deben compartir las mismas variables
extra.
22

A.3. Archivo de graduados en un perodo

AAAA-S-graduados.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los estudiantes que se
graduaron de algn programa de la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

C
T
E
R
O

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

23

A.4. Archivo de estudiantes retirados disciplinariamente en un perodo

AAAA-S-retirosDisciplinarios.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los
estudiantes que fueron retirados disciplinariamente de algn programa de la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

C
T
E
R
O

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

24

A.5. Archivo de estudiantes beneficiarios de apoyos de tipo financiero en un perodo

AAAA-S-apoyosFinancieros.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los
estudiantes (de cualquier programa) que se beneficiaron de apoyos de tipo financiero otorgados por la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S
del ao AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

C
T
E
R
O

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

25

A.6. Archivo de estudiantes beneficiarios de apoyos de tipo acadmico en un perodo

AAAA-S-apoyosAcademicos.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los estudiantes
(de cualquier programa) que se beneficiaron de apoyos de tipo acadmico otorgados por la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao
AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

C
T
E
R
O

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

26

A.7. Archivo de estudiantes beneficiarios de otro tipo de apoyos en un perodo

AAAA-S-apoyosOtros.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los estudiantes (de
cualquier programa) que se beneficiaron de otro tipo de apoyos (apoyos no clasificados como de tipo financiero ni como de tipo acadmico),
otorgados por la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

C
T
E
R
O

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

27

Apndice B Proceso Automtico de carga de datos en el SPADIES

Si su Institucin tiene instalado el sistema SNIES, entonces, para generar automticamente los datos de cierto perodo acadmico que se encuentre
ya cargado en el SNIES:

Busque en el manual de usuario del SNIES la funcionalidad de exportar datos al formato de SPADIES.
De acuerdo a lo que exprese el manual, solicite al sistema SNIES la exportacin de los datos de la Institucin de tal perodo acadmico en
el directorio que Usted desee.
Copie los archivos csv generados por el SNIES al directorio spadies_v2.5/csvs/XXXX de la versin maestra de SPADIES (donde XXXX
es el cdigo de su Institucin).

El sistema SNIES exporta automticamente para cada perodo acadmico solicitado los siguientes archivos:
Informacin
Nombre del archivo
AAAA-0S-primiparos.csv
Primparos en el perodo AAAA-S
AAAA-0S-variablesICFES.csv
Informacin socioeconmica de los primparos en el perodo AAAA-S
AAAA-0S-matriculados.csv
Matriculados en el perodo AAAA-S
AAAA-0S-graduados.csv
Graduados en el perodo AAAA-S
Estudiantes que fueron retirados disciplinariamente en el perodo AAAA-S AAAA-0S-retirosDisciplinarios.csv
AAAA-0S-apoyosFinancieros.csv
Beneficiarios de apoyos financieros en el perodo AAAA-S
AAAA-0S-apoyosAcademicos.csv
Beneficiarios de apoyos acadmicos en el perodo AAAA-S
AAAA-0S-apoyosOtros.csv
Beneficiarios de otro tipo de apoyos en el perodo AAAA-S
AAAA-0S-apoyosICETEX.csv
Beneficiarios de crditos ICETEX en el perodo AAAA-S
donde:
AAAA (cuatro dgitos) es el ao del que se est reportando la informacin.
S (un dgito) es el semestre del ao del que se est reportando la informacin
(1 para el primer semestre del ao y 2 para el segundo semestre del ao).
El formato de todos los archivos, con excepcin de AAAA-0S-variablesICFES.csv y AAAA-0S-apoyosICETEX.csv es el mismo que el ya
explicado en el apndice A de este manual.
A continuacin se explica el formato de los archivos AAAA-0S-variablesICFES.csv y AAAA-0S-apoyosICETEX.csv, y cmo agregar variables
extra a la informacin.
28

B.1. Archivo de informacin socioeconmica de los primparos de un perodo

AAAA-0S-variablesICFES.csv es un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando cierta informacin
socioeconmica de los estudiantes que estn cursando el primer semestre de algn programa de la Institucin en el perodo AAAA-0S (semestre S
del ao AAAA).

La fuente de la informacin socioeconmica es, en lo posible, el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior (ICFES).
# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

4
5

documento
nombrePrograma

numeroHermanos

posicionEntreHermanos

viviendaPropia

C
T
E
R
O

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.
Nmero de hermanos del estudiante cuando ingres al programa, contando al estudiante. Si se
desconoce, se deja vaco. Si el estudiante no tiene hermanos toma el valor 1, si tiene un hermano
toma el valor 2, si tiene dos hermanos toma el valor 3, etc.
Posicin del estudiante entre sus hermanos cuando ingres al programa. Si se desconoce, se deja
vaco. Si el estudiante es el mayor entre sus hermanos toma el valor 1, si es el segundo entre sus
hermanos toma el valor 2, si es el tercero entre sus hermanos toma el valor 3, etc.
Indicador de si el estudiante resida o no en vivienda propia cuando ingres al programa. Es uno
de los siguientes valores:
Valor
0
1

trabajaba

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Careca de vivienda
Posea vivienda

Indicador de si el estudiante trabajaba o no cuando ingres al programa. Es uno de los siguientes

valores:
Valor

Descripcin

29

0
1

Desconocido (se deja el valor vaco)

No trabajaba
Trabajaba

Valor categrico indicando el nivel educativo de la madre del estudiante cuando ingres al
programa. Es uno de los siguientes valores:
Valor

10

nivelEducativoMadre

1
2
3
4

Descripcin
Desconocido (se deja
La madre tena nivel
La madre tena nivel
La madre tena nivel
tcnica/tecnolgica
La madre tena nivel

el
de
de
de

valor vaco)
educacin bsica primaria o inferior
educacin bsica secundaria
educacin media vocacional o

de educacin universitaria o superior

Valor categrico indicando el ingreso del hogar del estudiante (de la familia del estudiante)
cuando ingres al programa. Es uno de los siguientes valores:
Valor
0
1
2

11

ingresoHogar

3
4
5
6
7
8
9

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
El salario del hogar es menor que un salario mnimo
El salario del hogar es mayor o igual que un salario mnimo y menor
que dos salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que dos salarios mnimos y
menor que tres salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que tres salarios mnimos y
menor que cinco salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que cinco salarios mnimos y
menor que siete salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que siete salarios mnimos y
menor que nueve salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que nueve salarios mnimos y
menor que once salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que once salarios mnimos y
menor que trece salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que trece salarios mnimos y
menor que quince salarios mnimos
El salario del hogar es mayor o igual que quince salarios mnimos

Edad del estudiante cuando ingres al programa. Si se desconoce, se deja vaco.

Puntaje obtenido por el estudiante en el examen del ICFES, estandarizado de 0 a 100.
Debe ser un valor numrico entre 0 y 100, aproximado al entero ms cercano.
13
puntajeExamen
Si se desconoce, se puede dejar vaco o se puede llenar con un promedio (ponderado (si se
necesita), aproximado al entero ms cercano) de los puntajes obtenidos por el estudiante en cada
una de las reas evaluadas en el examen del ICFES.
Si de algn estudiante primparo no se tiene informacin para ninguna de las columnas 6,7,8,9,10,11,12,13, el estudiante puede ser removido de la
tabla, o puede dejarse en la tabla, pero con campos vacos en tales columnas.
12

edadPresentacionExamen

30

B.2. Archivo de estudiantes beneficiarios de crditos ICETEX en un perodo

AAAA-0S-apoyosICETEX.csv es un archivo en formato csv, separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los estudiantes (de
cualquier programa) que se beneficiaron de crditos otorgados por el ICETEX en el perodo AAAA-0S (semestre S del ao AAAA).

# Columna Columna
1
2

apellidos
nombres

Descripcin
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor

tipoDocumento

documento

nombrePrograma

tipoCreditoICETEX

C
T
E
R
O

Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Tarjeta de identidad
Cdula de extranjera o identificacin de extranjera
Registro civil de nacimiento
Otro tipo de documento

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.

Nombre del programa en el que est inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco.
Comentario: Es el nombre del programa acadmico del programa en el que est inscrito el
estudiante en la Institucin, no el nombre del programa ICETEX correspondiente al tipo de
crdito ICETEX entregado al estudiante.
Tipo de crdito ICETEX que fue entregado al estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valor
L
M
A

Descripcin
Crdito ICETEX Largo plazo
Crdito ICETEX Mediano plazo
Crdito ICETEX ACCES

31

B.3. Variables Extra

Para agregar variables adicionales (variables extra) al sistema SPADIES, lea la seccin A.1.1. del apndice A de este documento. Cualquier
archivo .csv se puede modificar (de acuerdo a las necesidades de la Institucin) sin importar que haya sido generado automticamente por el
sistema SNIES.

32

DERECHOS DE AUTOR
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de este documento cae bajo responsabilidad directa y estricta del usuario.
Los ejemplos, compaas, organizaciones, productos, cdigos, nombres, lugares, documentos de identidad que fueron usados en el
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salvedades a esta regla, ninguna parte del documento (o los documentos que se anexan en el disco) puede ser reproducido, guardado o
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cualquier otro motivo, sin la autorizacin expresa del propietario de los derechos de reproduccin (Ministerio de Educacin Nacional de
Colombia).
Elaborado por:
Andrs Crdoba Melani
Luis Omar Herrera Prada
Alejandro Sotelo Arvalo

Copyright 2009, Ministerio de Educacin Nacional. Todos los Derechos Reservados.

Elaborado por: CEDE-Universidad de los Andes para el Ministerio de Educacin Nacional de Colombia.
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No Dude En Comunicarse Con La Mesa De Ayuda De MEN-CEDE (57) (1) 3324114
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