Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimtica

Microsoft Office en su versin profesional. Y es una de esas aplicaciones que por

desconocimiento la mayora de las veces nunca abrimos pero Realmente que es, para que
sirve y que podemos hacer con Microsoft Access?
Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos para los sistemas operativos
Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno
personal o en pequeas organizaciones. Es un componente de la suite ofimtica Microsoft
Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fcilmente
gestionadas por una interfaz grfica simple. Adems, estas bases de datos pueden ser
consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de
tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios
para introducir datos e informes para presentar la informacin.
La definicin propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su
amplitud el concepto de base de datos es complicado
Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de
informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente.
Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. En las bases de datos, se
puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.
Posiblemente, la aplicacin ms compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos
visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede
manejarse ejecutando unos cuantos clics de mouse sobre la pantalla. Access contiene
herramientas de diseo y programacin reservadas a los usuarios con mayor experiencia,
aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; estn preparadas para tareas muy
comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado -ordenar libros,
archivar documentacin, etc.-.
Para qu sirve nos sirve el Access?
Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administracin
de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y
clientes.
Caractersticas de microsoft access
Microsoft Access es un sistema interactivo de administracin de bases de datos para
Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la informacin
resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales caractersticas se
encuentran:

Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la potencia grfica de Windows,

ofreciendo mtodos usuales de acceso a los datos y proporcionando mtodos
simples y directos de trabajar con la informacin.
Access facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de consulta y
conexin le ayudan a encontrar rpidamente la informacin deseada, cualquiera que
sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, as
como grficos y combinaciones de informes en un solo documento
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso
de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fcilmente muchas tareas
sin necesidad de programas

Cules son los componentes de Access?

Una aplicacin de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:
1.

Tablas:

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto
a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es
bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de una base de datos. La
principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una
base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la mxima flexibilidad
para una base de datos, la informacin tiene que estar organizada en tablas, para que no
haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena informacin sobre empleados, cada
empleado se insertar una sola vez en una tabla que se configurar para contener
nicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarn en su
propia tabla, y los datos sobre sucursales tambin tendrn su tabla aparte. Este proceso
se conoce como normalizacin.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada
informacin individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos
corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla
denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene informacin sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin diferente,
como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se deben
configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o
cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de fichas
tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la
base de datos. Cada informacin contenida en una ficha (autor, ttulo, etc.) corresponde
a un campo de la base de datos.
2.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las
interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de
comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar
formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los
usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en
las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos.
Adems, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede
programar los botones para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros
formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podra crear un
formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El
formulario de cliente podra tener un botn para abrir un formulario de pedido en el que
se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios tambin permiten controlar la manera en que otros usuarios interactan
con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre
nicamente ciertos campos y que permita la ejecucin de determinadas operaciones
solamente. As, se favorece la proteccin de los datos y se facilita la entrada correcta de
datos.
3.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un
informe responde a una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por
cliente este ao?" o "En qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada informe se puede
disear para presentar la informacin de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos
actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita
imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa
o enviar por correo electrnico.
4.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden
realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos
especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas
y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que
normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a
menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las
tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se producen tambin en las tablas, no solo en la hoja
de datos de la consulta.

Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una consulta de
seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn disponibles para su uso. Los
resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles.
O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las
consultas de accin pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas
existentes, actualizar datos o eliminar datos.
5.

Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin

simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por
ejemplo, puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario, de modo que
la macro se ejecute cuando se haga clic en el botn. Las macros contienen acciones que
realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi
todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se
pueden automatizar mediante macros, ahorrando as mucho tiempo.
6.

Mdulos

Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad
de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones
de una lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones
y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede
ser de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y
normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al que
se adjunta. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn
asociados a ningn otro objeto. Los mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el
panel de exploracin, pero los mdulos de clase no.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS: Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde
un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
1. . Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar
un seguimiento de la informacin y crear informes para tomar decisiones mejor
fundadas.
2. Empezar rpidamente usando soluciones prediseadas. Con la biblioteca avanzada
de soluciones prediseadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la
informacin inmediatamente. Los formularios y los informes ya estn diseados
para mayor comodidad, pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus
necesidades empresariales.

3. Crear tablas rpidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.

4. Access permite tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor.
Es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de clculo a cualquier
registro de la aplicacin.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de
datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

DESVENTAJAS:
Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es
recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y cdigo VBA
(Visual
Basic
para
Aplicaciones).
Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es multiplataforma, pues slo est
disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes
proyectos de software que requieren tiempos de respuesta crticos