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importe comprometido en la misma como por las dificultades propias de la gestin. El trabajo
incluye una gua prctica para asegurar su eficacia
Que se refieren a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos de la entidad y a la salvaguarda de activos. En este
sentido abarca aspectos sobre la organizacin como la asignacin de responsabilidades y la disposicin de
documentos soportes de las actividades, la implementacin de tcnicas como la segregacin de funciones y la
bsqueda de resultados como el equilibrio financiero.
b) Informacin financiera
Referente a la preparacin y publicacin de estados financieros estables.
c) Cumplimiento
Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y los reglamentos aplicables.
En este trabajo nos hemos centrado en el anlisis de los objetivos operacionales del rea de compras,
utilizando como hilo conductor las actividades que constituyen los vrtices del circuito administrativo del
rea de compras y las funciones de autorizacin y ejecucin que caracterizan al control interno.
Posteriormente aplicaremos medidas de mbito estrictamente contable tendentes al registro oportuno y
fiable de cada operacin.
Finalmente, y una vez que cada actividad y tarea ha sido autorizada y ejecutada correctamente se
procede al registro contable.
Con base en el grfico 1 abordamos el estudio del sistema de control interno tomando las actividades
como hilo conductor.
a) Copia PD al Almacn para informar de la cantidad y calidad del producto contratado y la fecha de servicio. La
recepcin de este documento le informar, a su vez, de la necesidad de buscar un espacio fsico para ubicar la
mercanca. Esta copia quedar archivada en Almacn como medio para su control.
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b) La copia PD se enviar a Administracin, cuya funcin residir en guardarla en un archivo transitorio para que
posteriormente se coteje con otra copia del albarn (para la comprobacin de cantidades recibidas) y de la factura
(para la comprobacin de precios contratados).
Para la comprobacin cualitativa es recomendable que el jefe de Almacn sea asistido por un tcnico
cuando el producto lo requiera (productos qumicos, tecnolgicos, etc.) y que utilice todos los medios
disponibles para comprobar el peso u otras medidas (bsculas y balanzas de peso, anlisis de
laboratorio, etc.).
Ahora bien, una vez que el producto y el albarn han sido debidamente conformados se deber iniciar el
proceso administrativo consistente en elaborar las copias del albarn que deben emitirse y su distribucin
al resto de departamentos. Para facilitar la comprensin del mismo lo representamos por medio del
grfico 4, como gua para su desarrollo.
GRFICO 4. PROCESO OPERATIVO DE LA RECEPCIN DE MERCANCAS
a) La 1 copia (ALBARN ) a Compras para confirmarle la recepcin correcta de la mercanca. Copia que quedar
archivada en Compras.
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b) La 2 copia (ALBARN ) la enviar al director de Administracin (funcin administrativa) para la verificacin de los
datos cuantitativos con la factura a recibir, la cul quedar guardada en un archivo transitorio para que ste coteje
las cantidades que realmente han entrado con las recogidas en la factura a recibir.
Ahora bien, la copia interna del albarn que confecciona el jefe del Almacn (a la que hemos aludido
anteriormente), debe ser un modelo diseado y prenumerado cuyas copias debern estar preimpresas y
emitidas en colores distintos donde deberan constar, como
Datos identificativos: N del albarn original y datos del proveedor.
Datos descriptivos: Relacionar la descripcin de la mercanca recibida (marca, modelo, etc.).
Condiciones cuantitativas y cualitativas de la mercanca, es decir, nmero de unidades recibidas y descripcin de
calidad (peso, materiales, etc.).
Aceptacin del pedido: Se habilitar un espacio para que conste la firma o visado del responsable de almacn,
confirmando la idoneidad de la mercanca.
No obstante, en otras ocasiones, en vez de crear un albarn estndar, la empresa puede optar por
distribuir fotocopias del albarn emitido por el proveedor. En este caso, debe consignarse un sello que
indique la fecha de recepcin, la persona que lo ha recepcionado (jefe de Almacn) y su autorizacin.
Otras medidas de control complementarias que podran implantarse para mejorar el control son:
a) La llevanza de un libro de albaranes recibidos, emitido manual o informatizadamente, en el que se anotarn
cronolgicamente cada uno. En caso de llevarse electrnicamente, se debe tener en el almacn un soporte
informatizado que deber estar unido on line con otros departamentos (Comercial, Produccin y Compras), lo que
permite informar a stos en tiempo real del suministro recibido.
b) No debera aceptarse una mercanca para la que no exista copia del contrato de compra, ya que se podran
aceptar mercancas excesivas o que no renan los requisitos de calidad especficos; o bien, comunicar este hecho al
responsable de Compras para que acte autorizando o no la recepcin.
c) En el supuesto de retraso del servicio de una mercanca, el jefe de Almacn deber notificarlo al responsable de
Compras; bien a travs del soporte informatizado on line o bien por un mecanismo interno ("parte de retraso en el
pedido"), para que ste indague sobre los posibles motivos del retraso, autorizando el retraso o procediendo a su
cancelacin por haber transcurrido el perodo de servicio contratado (el cual deber especificarse en el contrato).
En este caso, el director de Compras notificar a Almacn la decisin adoptada.
b) La 2 copia (Parte devolucin ) se enva al responsable de Compras para informarle de la devolucin . ste deber
informar, a su vez, a Produccin de los problemas inherentes al suministro, ya que la falta de una materia prima u
otro aprovisionamiento puede provocar una ruptura del stock. Esta copia quedar archivada en las dependencias de
Compras.
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c) La 3 copia (Parte devolucin ) se enva a Administracin, y quedar guardada en un archivo transitorio para que
no se d conformidad a la factura original y, por tanto, se espere recibir la factura de abono correspondiente.
Posteriormente, el proveedor deber enviar una factura de abono por la devolucin, parcial o total, que
incluya los requisitos fiscales exigidos por la legislacin.
b) De albaranes recibidos pendientes de verificar con las facturas. En este registro se irn guardando los albaranes
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(ALB ) recibidos de Almacn, los cuales servirn para verificar si las cantidades facturadas corresponden a las que
efectivamente entraron y, por tanto, confirmar que no se ha producido ninguna incidencia.
Este sistema permite que peridicamente se revise el estado de las tres carpetas, de tal manera que se
pueda detectar la existencia de algn contrato para el que no se ha recibido albarn o viceversa, de un
albarn que no corresponda a ninguna factura, o bien, que exista alguna factura para la cual no haya
contrato o albarn.
Si como resultado del proceso quedan facturas para las que no existe copia de contrato o albarn, se
debe comunicar al responsable de Compras para que investigue los motivos. De otra manera su registro
facilitara el pago de la misma sin tener constancia de que haya sido contratada o recibida la mercanca.
Una vez cotejada la factura con los datos del contrato y de los albaranes, y como paso previo a su
aprobacin definitiva, se debera realizar dos controles sobre la misma:
a) Comprobar los datos aritmticos, especialmente en aquellas emitidas manualmente
b) Comprobar que la factura recibida contiene todos los datos requeridos por la legislacin fiscal (4) . En caso
contrario, antes de su conformidad, se deber avisar al proveedor para que rehaga adecuadamente la misma.
Una vez verificados los puntos anteriores se da conformidad a sta mediante un visado impreso en la
misma o por firma personalizada del director de Administracin.
Terminado este proceso la copia del contrato, el albarn y su factura se unen y se envan a Contabilidad,
donde tras su registro quedarn archivadas (tambin tendr acceso el responsable de Administracin),
evitando as la emisin de duplicados de la factura.
A veces, como medida complementaria de control, tambin podra emitirse un duplicado para Compras
con el fin de informarle que el proceso ha concluido satisfactoriamente, estando nicamente pendiente el
pago.
Finalmente, debemos relatar el hecho referente a la existencia de variaciones entre la factura recibida y
los datos consignados en el contrato o en el albarn recibidos. Para este fin, presentamos el grfico 7 que
muestra el proceso operativo que realiza la funcin administrativa.
GRFICO 7. PROCESO OPERATIVO DEBIDO A VARIACIONES ENTRE LA FACTURA RECIBIDA Y LA
COPIA DEL CONTRATO O DEL ALBARN
Este grfico muestra una variacin con respecto al proceso habitual. Ocurre cuando se comprueba que
los datos facturados no coinciden con los del albarn y pedido. En este, caso se inician dos procesos
simultneos:
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a) Se acude al archivo transitorio de "partes de devolucin" (DEV ), y se comprueba que existe un parte de
devolucin referente a esa factura. En este sentido, una vez identificada la incidencia debe reclamarse la factura de
abono coincidente con el parte anteriormente citado.
b) La factura original junto con el albarn y el pedido se unen, y quedan pendientes de enviar a Contabilidad.
Finalmente, cuando se recibe la factura de abono, se comprueba y, si se da la conformidad, se unen los
cinco documentos, formando una unidad, y se envan a Contabilidad para su registro y archivo.
4. CONTROLES CONTABLES
Una vez finalizado el proceso operativo, es decir que una compra ha sido adecuadamente autorizada y
ejecutada, se procede al registro de la operacin. Esta etapa requiere que se apliquen controles sobre el
registro en el entorno informatizado y sobre el tratamiento contable dirigidos a asegurar el registro
oportuno y fiable de cada compra: son controles tendentes a evitar la prdida de algn documento, la
duplicidad del mismo, acciones de fraude en el registro o la aplicacin incorrecta de normas contables.
Los controles que debern emplearse en esta fase sern medidas sobre la captura de datos, la entrada,
el procesamiento y la salida de datos constituyendo, por tanto, un compendio de controles "a priori" y "a
posteriori" (Snchez Fernndez de Valderrama, 1997: 349-357; Fernndez, 1995: 9-15; Heffes y otros,
1994: 291-296).
1. Los controles sobre la captura y entrada de datos, abarcan medidas administrativas relacionadas con la
aceptacin de los documentos, la exactitud y la integridad de los datos. En concreto, destacamos las siguientes:
a. Slo se registrarn facturas debidamente originales, completas y autorizadas.
b. Controles de correccin de errores. Es consecuencia de facturas que no cumplen los requisitos fiscales o que no
han sido autorizadas. En este caso es recomendable emitir un documento interno de reclamacin al proveedor o de
identificacin del error, iniciando la va reclamatoria.
2. Controles de proceso. Su finalidad reside en la integridad y verificacin del sistema, evitando la prdida de datos
durante el proceso. Este control, de ndole informtico, es inherente al resto de reas.
3. Exactitud en la salida de datos. Es una medida "a posteriori", que tiene por objetivo comprobar, una vez anotado
el asiento, la exactitud de los datos de salida del proceso con respecto a todos y cada uno de los datos de entrada:
incluye la fecha, los cdigos de subcuentas de la masa patrimonial de compras (incluyendo descuentos por pronto
pago, rappels, etc.), proveedores, HP IVA soportado, y los importes.
Una vez registrada la compra, y observadas las medidas anteriores, se deben aplicar otros controles
contables, "a posteriori", con la finalidad de:
- Asegurar la integridad y fiabilidad de los saldos de proveedores y compras; o bien,
- Detectar algn indicio de accin irregular o delictiva.
Entre las medidas que pueden comprenderse, en este sentido, destacamos las siguientes:
a) Verificar, peridicamente, que todos los proveedores que tienen subcuenta abierta han tenido movimiento
durante el ejercicio. De esta manera se pueden conocer y seleccionar:
- Aquellos que han tenido un mayor volumen de movimiento durante el ejercicio. Esta informacin se podra utilizar
para negociar descuentos comerciales por volumen de pedido, etc.;
- Los proveedores que tienen mayor saldo, los cuales sern incluidos en la circularizacin;
- La existencia de proveedores sin movimientos, en cuyo caso recabaremos informacin de los motivos por los que
estas cuentas estn activas y, en su caso, se cancelar su subcuenta; y,
- La existencia de proveedores con saldo deudor, lo que puede deberse a errores en el registro, o al hecho de haber
abonado un mayor importe que el facturado.
b) El corte de operaciones de compras (Cashin, J.A. y otros, 1988: 585). Se realiza al final del ejercicio y antes de
proceder a la regularizacin. Consiste en verificar que las ltimas mercancas recibidas e incluidas en el inventario
final han sido registradas en el mismo perodo, bien con la factura o, en su defecto, con el albarn del proveedor
(facturas pendientes de recibir o formalizar). Para ello, se seleccionan los ltimos albaranes recibidos, y se verifica
que:
- La factura a la que corresponde est contabilizada en el perodo; y,
- Que la mercanca, a la que hace referencia, ha sido incluida en el inventario de existencias.
Complementariamente, se seleccionan las ltimas facturas recibidas y se verifica que estn registradas en el
perodo, y que corresponden a mercanca inventariada.
Tambin podra comprobarse que las primeras facturas contabilizadas en el perodo siguiente corresponden, bien a
albaranes recibidos en el perodo anterior y que se contabilizaron con abono en la cuenta de proveedores facturas
pendientes de recibir o formalizar, o bien a los primeros albaranes recibidos.
c) Verificar, aleatoriamente, que los documentos contables (facturas y albaranes) contienen los diversos niveles de
autorizacin y aprobacin referente a la utilizacin de sellos impresos o firmas de los responsables.
d) Aplicar controles para comprobar la veracidad de los saldos de proveedores:
- Mediante el rastreo minucioso del libro Mayor de cada proveedor, lo que permite averiguar la existencia de
partidas mal registradas.
- Efectuar conciliaciones peridicas con los proveedores con el fin de corregir los posibles errores de contabilidad o
descubrir la prdida de algn documento, lo que puede obstaculizar su registro y el reconocimiento de la deuda.
Debe realizarse como mnimo al final de cada perodo contable verificando que la deuda mantenida con el
proveedor coincide con el saldo de las cuentas de control del Mayor. En caso de errores se deben aclarar las
diferencias, y las partidas en disputa deben ser objeto de resolucin por parte del departamento de Administracin
o Compras.
La circularizacin (REA, 1998a: C12-22; REA, 1988b: A.15-1 a A.15-6) debera realizarse por un director de rea
distinto de aqullos que habitualmente tratan con los proveedores o manejan sus cuentas (director de compras o
de administracin y contabilidad), de manera ocasional y preferiblemente por sorpresa.
- Asimismo, se deben investigar los saldos mantenidos con proveedores con poco movimiento, con el objeto de
averiguar si se han utilizado para contabilizar asientos ficticios que generen una deuda ficticia y para los que se
pueden haber efectuado pagos ficticios.
e) Comprobar que se han efectuado los ajustes provocados por situaciones atpicas como diferencias de conciliacin
con otros proveedores, pagos anticipados, etc., y que hayan sido autorizados por el responsable.
5. CONCLUSIONES
Una vez que se ha conseguido alcanzar cierta estabilidad en la esfera econmica, hoy da existe un
inters cierto por parte de las Direcciones empresariales hacia el control de la gestin; inters que tiene
como propsito la bsqueda de la eficiencia del negocio y del ejercicio de las actividades operativas para
defenderse eficazmente en un mercado competitivo.
En este contexto econmico la actividad de auditora (y ms concretamente la auditora interna) han
contribuido al perfeccionamiento de la gestin de las grandes compaas al estudiar y ayudar a la
implantacin de sistemas de control interno. Sin embargo, no se adivina este mismo escenario fuera de
ese entorno, especficamente, en las pymes. Por ello, adems de abogar por el desarrollo de la auditora
interna, debera comprenderse el control interno como una disciplina estructurada y compacta dirigida a
cualquier tipo de empresa. Y es en este marco donde las distintas reas que configuran una empresa
deben ser estudiadas, ocupando el rea de compras una parcela muy relevante.
As, la divisin de la transaccin de compras en actividades posibilita incidir de manera particular en
aspectos bsicos del desarrollo completo de estas operaciones para conocer los puntos dbiles y fuertes
de cada actividad y poder emitir propuestas de mejora que redunden en beneficio de la gestin.
El control interno para el rea de compras comprende dos tipos de controles: operativos y contables.
Los operativos se apoyan en los principios de autorizacin y ejecucin, y de acuerdo con criterios
directivos tienen como finalidad la implementacin de controles sobre las siguientes actividades: en primer
lugar, la aprobacin de la compra una vez que se han realizado las tareas preliminares, que son, la
centralizacin de las necesidades de compras, la seleccin del proveedor competitivo y la verificacin de
la existencia de crdito para el aprovisionamiento; seguidamente, la contratacin, fijando las condiciones
comerciales y financieras; la recepcin de la mercanca que conlleva la correspondiente verificacin
cuantitativa y cualitativa; finalmente, el reconocimiento de la compra por la aceptacin de la factura.
Los controles contables, a su vez, tienen un doble objetivo: evitar riesgos en el registro de la compra y
velar por el cumplimiento de la normativa contable.
Nuestra intencin no ha sido proponer de forma generalizada bateras de controles inconexos, sino
exponer los fundamentos de cada control que posibilite su comprensin y relevancia por parte de los
directivos. As, y a modo de resumen, exponemos aquellos aspectos que dan consistencia a lo
anteriormente expuesto:
En relacin con las acciones preliminares para la contratacin, debe disponerse de informacin detallada
sobre las necesidades reales de la mercanca a adquirir y de la existencia de fondos disponibles para esta
operacin a fin de evitar riesgos financieros. Asimismo, debe efectuarse un seguimiento comercial y
financiero a los proveedores con el propsito de asegurar el suministro en las mejores condiciones
posibles del mercado.
En relacin con la contratacin, la recepcin e inspeccin de la mercanca y la aprobacin de la factura,
incidimos en la relevancia de la segregacin de funciones y de la creacin de un circuito documental gil
que posibilite el buen fin de la operativa y la determinacin de responsabilidades en caso de
incumplimiento o errores.
La irrupcin de la informtica en el proceso contable exige que se implementen nuevos controles
exclusivamente informticos sobre el proceso de registro del asiento. En este sentido, son necesarios
controles que aseguren que las compras grabadas son correctas en lo referente a la fecha del registro, las
cuentas y los importes; y tambin controles relacionados directamente con los saldos de compras y
proveedores mediante revisiones peridicas del mayor, conciliaciones, circularizaciones y pruebas sobre
el corte de operaciones de compras.
Finalmente, sera recomendable la elaboracin de informes inherentes a cada actividad de compras
donde se detallen los puntos dbiles detectados en relacin con las medidas de control recomendables.
Informes que deben servir de gua para el ejercicio de posteriores revisiones y en aras a alcanzar la
eficiencia operativa de cada actividad.