DIRECCION ACDEMICA DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

AUTOMATIZACION
DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS,
CASOS
EMPRESARIALES
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

CONSIDERACIONES PARA
EL CURSO DE:
AUTOMATIZACIN DE
PROCESOS
ADMINSTRATIVOS, CASOS
EMPRESARIALES

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El tutor debe apegarse a lo establecido en el programa del

curso, y la forma de entregar la solucin del estudio de caso
(como tareas) en la semana correspondiente, sobre el
desarrollo del caso que se encuentran en EvaluaNET.
El alumno para trabajar la soluciones de los casos puede
hacerla en equipo, no mas de tres integrantes

El tutor debe anotar las correcciones pertinentes en la

tareas entregadas sobre los casos y devolvrselas en
siguiente semana siguiente

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ADMINISTRATIVOS

En el curso con la entrega de las soluciones propuestas

por los alumnos, acumulan una zona de 20 puntos;
adems tienen una comprobacin de lectura sobre el
caso, con un valor de 10 puntos, haciendo un total de 30
puntos.
este curso no tiene zona mnima, para optar al examen
final, el cual se realiza en fecha de exmenes
especiales.
Si el alumno reprueba el examen final de aprobacin de
proyectos, tiene derecho a un examen de reposicin, en
fecha programada por Control Acadmico.
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COMITE DEL AREA DE

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COMITE DEL AREA DE

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Pearsons destaca que las organizaciones poseen tres grandes niveles

organizacionales

Decisiones

Planes y

Programas

Operaciones
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Definicin de los organigramas:

Los organigramas son la representacin
grfica de la de la estructura de la
empresa u organizacin. Pg.21 A O

Es la forma ms sencilla de expresar la

estructura de una empresa, ya que
identifica
claramente
la
relacin
existente entre las diferentes unidades o
departamentos de la empresa.
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Organigrama Propuesto para

Estacin de Servicio La Bombita
Gerencia
General

Esta nos revela la divisin de

funciones, los niveles
jerrquicos, la lnea de mando
y responsabilidad, los canales
formales de comunicacin, las
relaciones de lnea y Staff, los
jefes superiores en cada
grupo, las relaciones
existentes entre los distintos
rganos (departamentos,
secciones, etc.) de la
empresa.

Contador
(Externo)

Asistente
Administrativo

Supervisor

Caja

(1 Persona)

(1 Persona)

Jefe de
Pista

Encargado de
Engrase

(1 Persona)

(1 Persona)

Despachadores

Ayudantes
de Engrase

(4 Persona)

(1 Persona)

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Tipos de Organigramas
Por su Alcance

Tipos de
Organigramas

Por su
Contenido

Generales (Maestros),
Especficos (Suplementarios).
Integrales,
Funcionales,
De puestos, Plazas y Unidades.

Por su
Presentacin

Verticales,

Horizontales,
Mixtos y
Circulares.

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10

ANLISIS FODA [TOWS]

Fortalezas
Strenghts

Debilidades
Weaknesses

Oportunidades
Opportunities

Amenazas
Threats

Interior

Exterior

Positivas
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Negativas
11

Matriz FODA para la formulacin de estrategias:

Factores Internos.
Factores Externos

OPORTUNIDADES
(O)
Anotar las Oportunidades.

FORTALEZAS
( F)

DEBILIDADES
( D)

Anotar las fuerzas.

Anotar las debilidades

( Como mnimo de 3 a 5)

( Como mnimo de 3 a 5)

FO( Maxi-Maxi)

DO ( Mini-Maxi)

Anotar las fuerzas para

aprovechar las
oportunidades.

Superar las debilidades

aprovechando las
oportunidades.

FA. ( Maxi-Mini)

DA ( Mini Mini)

Usar las fuerzas para evitar

amenazas.

Reducir las debilidades

para evitar amenazas.

( Como mnimo de 3 a 5)

Amenazas
(A)
Anotar las Amenazas.
( Como mnimo de 3 a 5)

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12

Diagrama de Causa - Efecto

(Ishikawa o Espina de Pescado)

4.

Seleccionar un pequeo nmero de las causas que tengan mayor influencia en el efecto y
demanden acciones adicionales.
No existen reglas sobre qu categoras o causas se deben utilizar, pero las ms comunes
son las 6 M, que se ordenan segn las prioridades que se manifiesten en cada problema,
siendo las siguientes:
1 Medio Ambiente
2. Maquinaria o Equipo
3. Materiales
4. Mediciones
5. Mtodos
6. Mano de Obra.

5.

Clasificar cada una de las causas y construir las espinas del pescado, segn la clasificacin
de las 6M. Para el proyecto se puede tomar la informacin de las 5C, que es otra de las
herramientas que se relacionan con este diagrama.
Las 5 C, son tomadas de la literal C.1 de la fase 1 del proyecto y son : Capacidad, control,
comunicacin, costos, y competitividad.

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13

Diagrama de Causa - Efecto

(Ishikawa o Espina de Pescado)

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14

Diagrama de Causa Efecto.

Ejercicio: Facturacin de Servicios.
MAQUINARIA

METODO
EXCESIVOS TRASLADOS DE
ORDENES DE SERVICIO AL
TALLER
CENTALIZACION
DE INFORMACION

FALTA DE
CAPACITACION DEL
PERSONAL

PERSONAL

COMPUTADORA
S OBSOLETAS

NO HAY CONTROL
DE REGISTRO DE
LAS VENTAS.

PERSONAL
INSUFICIENTE

FALTA DE SOFTWARE PARA EL

CONTROL DE VENTAS Y
SERVICIOS.

DESPERDICIO DE
REPORTES

MATERIALES

DESCONTROL DE LA
INFORMACIN DE
LOS SERVICIOS
PROPORCIONADOS
EN EL TALLER DON
HUGO.
COMPETENCIA..

MEDIO AMBIENTE.

38

Diagrama Modelo IPO

Frontera
Clientes

Medio Ambiente

Sistema

Proveedores

Procesamiento
Insumos
(Inputs)

Organismos
Reguladores

Clasificar
Organizar
Calcular
(Elementos del
Sistema)

Productos
(Outputs)

Accionistas
Competidores

Retroalimentacin
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16
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
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EJEMPLO:
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1

CLIENTE

f1

P1.2

f3

REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS

REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS

P1.3

f5

PREPARA
RESPUESTA

CLIENTE

f8

f6

f4

f2

f7

TALLER
A

dat_servicios

dat_tarifas

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dat_atendidos

17

Elementos del
procesamiento de
datos

Salida:
Es la informacin
deliberada o producto
que produce el nuevo
sistema
Entrada:
Son los datos, de
entrada o elementos
datos o insumos en la
captura de datos.

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18

QUE TIPOS DE SALIDAS EXISTEN?

POR SU DESTINO:

Internas

externas y

ambas vas (turnaround)

Internas:
Estas salidas estn
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de informacin
dentro de la
organizacin.

Externas:
Estas
salidas
estn
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de informacin
fuera de la organizacin.
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Ambas Vas:
Estas salidas son
generalmente externas y
orientadas a personas.

19

SALIDAS, POR EL TIPO DE INFORMACION QUE

PROPORCIONAN:
Detalladas
Resumen
De excepcin

Analticos (generalmente resmenes)

Comparativos
Histricos
Reporte de estado
Formas Multipartes
Formas preimpresas
Catlogos
Documentos
Mensajes
Formato grfico o grficas
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20

FORMAS QUE SIRVEN DE BASE

PARA INGRESAR
LOS DATOS AL SISTEMA

Formularios
impresos
que
sirven para la captura de datos.

FORMAS PARA CAPTURA

DE DATOS

Formularios en pantalla para

ingresar datos.

INTERFAZ DEL USUARIO

Por medio de interfaz el usuario

comunica al sistema lo que
desea realizar.

MENUS

Los mens ayudan al usuario en

la seleccin de opciones que
desea ejecutar.

21

MODALIDADES
PARA EL INGRESO
DE
DATOS
LA
SISTEMA

EN LINEA: Es decir, que se

capturan los datos en el
momento en que ocurre el
suceso en el ambiente y se
ingresan al sistema.

POR LOTES: Es decir, los

datos son ingresados al
sistema por lotes no al
momento en que ocurre el
suceso.

22

Elaboracin de manuales de procedimientos.

Tomando como base su DFD

NORMA ASME
Operacin

Inspeccin o revisin

Desplazamiento o
transporte
Retraso. Deposito
provisional o espera
Almacenamiento
permanente

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23

NORMA ANSI PARA DIAGRAMACION ADMINISTRATIVA

SIMBOLO

DESCRIPCION
Inicio o fin. Indica el inicio o
fin del diagrama. Puede
identificar a una unidad
administrativa o persona.
Actividad
Documento: Representa
cualquier documento generado
o utilizado dentro del
procedimiento.
Documento multiparte: para
representar un documento son
sus copias.

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24

SIMBOLOGIA

DESCRIPCION
Operacin

Inspeccin

Desplazamiento o transporte

Decisin:
Se
efecta
una
seleccin o se decide por una
alternativa
especifica
de
accin.
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25

Demora o retraso. Deposito

provisional o espera
Entrada de bienes

Almacenamiento: Depsito o
resguardo
de
bienes
o
informacin.
Operacin e inspeccin .
Decisin.

Quitar decisin de este cuadro

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26

CLIENTE

TECNICO

TALLER

INICIO
Revisa
solicitud
de
servicios
llena
forma

NO
FIN

Decisin si
llena o no
requerimientos

SI

Revisa
solicitud

Registra
datos de
servicios

Elaborado por:
Jos Aragn

Autorizado por:
Graciela Velsquez

Fecha de elaboracin:
03/08/08

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PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO

27

CLIENTE

TECNICO

TALLER

Revisa
solicitud

Registra
datos de
tarifas

Prepara
respuesta

Registra
datos de
atendidos

Elaborado por:
Jos Aragn

Autorizado por:
Graciela Velsquez

Fecha de elaboracin:
03/08/08

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ADMINISTRATIVOS

PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO

28

CLIENTE

TECNICO

TALLER

Recibe reporte
de servicios

Genera reporte
de servicios

FIN
Recibe reporte
de servicios

FIN

Elaborado por:
Jos Aragn

Autorizado por:
Graciela Velsquez

Fecha de elaboracin:
03/08/08

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PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO

29

NARRATIVA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

SECUENCIA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1. Revisa

Revisa la solicitud de servicios y llena todos los

datos de la forma, proporcionada para el efecto.

Cliente

2. Decisin

Decide si llena o no requerimientos de servicio.

Tcnico

3. Revisa solicitud

Revisa solicitud de servicios

Tcnico

4. Registra datos

Registra datos en almacn de servicios

Tcnico

5. Revisa solicitud

Revisa solicitud de tarifas

Tcnico

6. Registra solicitud

Registra datos en almacn de tarifas

Tcnico

7. Prepara respuesta

Prepara respuesta de solicitud de servicios

Tcnico

8. Registra datos

Registra datos sobre clientes atendidos

Tcnico

9. Genera reporte

Elabora y genera reporte de servicios

Tcnico

10. Traslada copia de

reporte de servicios

Taller recibe copia de reporte de servicios

Taller

11. Traslada copia de

reporte de servicios

Cliente recibe copia de reporte de servicios

Cliente

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30

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

31

Propuesta de solucin de la
implementacin del caso.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K

Estudio del problema

Estudio de factibilidad
Requerimientos del sistema
Especificaciones funcionales del sistema
Especificaciones de la lgica del sistema
Programacin
Entrenamiento de los usuarios
Prueba del sistema
Planteamiento de la instalacin del sistema
Documentacin
Instalacin
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32

Matriz para listar las actividades de la propuesta de solucin para

la implementacin
TABLA DE DATOS
TIEMPOS
No.

A C T IV ID A D

D ESC R IPC ION

A N T EC ED EN T E

C ON SEC U EN T E

To

Tm

Tp

OCURRENCIAS
T iemp o " t "

EI

EJ

LI

LJ

RUTA
CRTICA

HOLGURA
T OT A L

LIB R E

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

FUENTE: LIBRO DE CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS I; Capitulo 4

IN D EPEN D IEN T E

FORMULAS
FRMULA A UTILIZAR EN EL
CALCULO DE TIEMPO
t = (a + 4c + b) / 6

Holgura Total
HT= Lj-(Ei+Dij)

Holgura Libre
HL= Ej-(Ei+Dij)

Holgura Independiente
HI= Ej-(Li+Dij)

Ocurrencia temprana
Correncia Tardia

Ruta Crtica

Final
Ej=Ei+T

Ei&Ej si y solo si Li & Lj, son iguales entonces es VERDADERO

Inicial
Li=Lj+T

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34

RED CPM-PERT
EJERCICIO 1
E

7
C

12

F fi

11

13
D

0
G
6

17

J
2

21
fi

B
4

H
3

15

I
1

K
8

23

19
fi

0
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

35

RED CPM-PERT
EJERCICIO 1
16

15

7
8C

12

0 A

11

F fi 0
27 A
G

13

D
8

17

H
3

15

35
J
2
20 fi

19

16

33

I
1

21

43
K
8

23

19

4
fi

0
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

36

RED CPM-PERT
EJERCICIO 1
15

16
E

7
15
8C

0 A

27
F fi 0
12
27 A
G

13

D
8

27

16

11

31

H
3

6
19

15

33

17
33
I
1

34

35
J
2
20 fi

21
35
0

43
K
8

23

19
35
fi

5
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

0
37

RED CPM-PERT
EJERCICIO 1
15

16
E

7
15
8C

0 A

27
F fi 0
12
27 A
G

13

D
8

27

16

11

31

H
3

6
19

15

33

17
33
I
1

34

35
J
2
20 fi

21
35
0

43
K
8

23
43

19
35
fi

43
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

38

CALCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS Y TARDIAS EN EL CPM/ PERT

Y
CALCULO DE HOLGURA
1
DESCRIPCION
Act.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

ACTIVIDAD

Estudio del problema

Estudio de factibilidad
Requerimientos del sistema
Especificaciones funcionales del sistema
Especificacines de la logica del sistema
Programacion
Entrenamiento de los usuarios
Prueba del sistema
Planteamiento de la instalacion del sistema
Documentacion
Instalacion

ACTIVIDAD

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K

PRECEDENCIA

A
A
C
C
F,E
D
H
G
J,I

Conse.

C,D
0
C, F
H
G
G
J
I
K
K
FIN

"t"
8
4
7
8
1
12
6
3
1
2
8

Nodos

1
1
3
3
7
7
13
9
17
19
23

3
5
7
9
11
13
19
17
21
23
25

ES

EF

LS

LF

Ei

Ej

Li

Lj

HOLGURA
SI Ei = Li si Ej = Lj

0
0
8
8
15
15
27
16
19
33
35

8
4
15
16
16
27
33
19
20
35
43

0
39
8
23
26
15
27
31
34
33
35

8
43
15
31
27
27
33
34
35
35
43

Total

0
39
0
15
11
0
0
15
15
0
0

RUTA CRITICA

Libre Indepen.

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

0
-39
0
-15
-11
0
0
-15
-15
0
0

V
F
V
F
F
V
V
F
F
V
V

V
F
V
F
F
V
V
F
F
V
V

RUTA CRITICA
NO
RUTA CRITICA
NO
NO
RUTA CRITICA
RUTA CRITICA
NO
NO
RUTA CRITICA
RUTA CRITICA

1
haav.colex1

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

39

Estudio de factibilidades.
Factibilidad econmica, tiene que
demostrar esta factibilidad, por
medio punto de equilibrio, flujo de
efectivo, o retorno de inversin.

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

40

Costos Operativos y Punto de Equilibrio

El departamento de contabilidad de Spirit S.A. ha genera la boleta de
costos del servicio que prestan con los datos siguientes:
Costos Fijos Costos
Ventas
Variables
Q 14,175.45 Q 13,973.92 Q 50,400.00

Servicios
Prestados
35,000

Precio
Unitario
Q 1.44

INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS PROBLEMAS:

Los pronsticos del rea de operacin son que se vender la totalidad de los servicios,
para efectos de clculos el incremento de los servicios se manejan en rangos de 5,000
unidades.
Se requiere:
Encontrar el punto de equilibrio en unidades y valores
Elaborar la grfica correspondiente

COMITE DEL AREA DE

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41

FORMULAS
Contribucin Marginal:
Ventas Costos Variables
50,400 -13,973.92= 36,426.08
Margen de Contribucin:
Contribucin Marginal/Ventas:
36,426.08/ 50,400=0.72
Punto de Equilbirio en Valores

Costos Fijos/Margen de Contribucin

14,175.45/0.72=19,613.49
Punto de Equilibrio en Unidades:
Punto de Equilibrio en Valores/ Precio
19,613.49/1.44=13,620.50
Costo Variable Unitario:
Costoso Variables/Servicios Prestados
13973.92/35,000=0.399254857

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

42

CostO Fio

Costo Varibale
Unitario

Unidades Producidas Precio

Venta

14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45
14,175.45

0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857
0.399254857

0
5000
10,000
13,620
15000
20,000
25000
30,000
35000
40,000
45000
50,000
55,000

E= D* C

F= B*C

G= A+ F

Ingresos
Totales

Costos
Varibles
Produccion

Costos
Totales

1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44
1.44

0.00
7,200.00
14,400.00
19,613.49
21,600.00
28,800.00
36,000.00
43,200.00
50,400.00
57,600.00
64,800.00
72,000.00
79,200.00

0.00
1,996.27
3,992.55
5,438.04
5,988.82
7,985.10
9,981.37
11,977.65
13,973.92
15,970.19
17,966.47
19,962.74
21,959.02

14,175.45
16,171.72
18,168.00
19,613.49
20,164.27
22,160.55
24,156.82
26,153.10
28,149.37
30,145.64
32,141.92
34,138.19
36,134.47

90000
80000
70000
60000
50000

Ingresos Totales

40000

Costos Totales

30000
20000
10000
0
0

10000 20000 30000 40000 50000 60000

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

43

Retorno de la Inversin y Flujo de Efectivo

La compaa Spirit S.A. brinda servicios de entrega de documento, y para mejorar el control de
sus costos y as incrementar sus rendimientos ha decidido implementar un Sistema de Costeo por
Procesos, el proyecto generara la inversin y gastos siguientes:
No
.
1
2
3
4

1
2
3
4
5

Descripcin

Monto

Costo de implementacin del sistema de costeo

Compra del Servidor para la instalacin del sistema de costeo
Capacitacin al personal de contabilidad y costos
Compra de equipo de proteccin del nuevo servidor
Inversin inicial estimada

Q 12,473.57
Q 9,782.69
Q 3,570.76
Q 2,321.98
Q 28,149.00

Sueldo del personal administrativo, gasto anual /4

Sueldo del contador de costos y 2 auxiliares, gasto anual /4
Soporte tcnico al sistema de costeo, gasto anual, pago semestral
Sueldo del Gerente de Operaciones, gasto anual /4
Costos de papelera y tiles necesarios, gasto anual, pago semestral
Gasto anual estimado

Q 8,990.63
Q 9,272.05
Q 7,330.21
Q 7,582.56
Q 846.90
Q 34,022.35

Con la implementacin del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l
os costos operativos sern de Q 7,900.00, y que tendr incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta
llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyeccin del proyecto.

El departamento financiero ha realizado pronsticos de los beneficios que se obtendrn producto de la

optimizacin de los costos, considerando porcentajes especulativos sobre los costos acumulados de la
manera siguiente.

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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

44

RETORNO DE INVERSION
Bimestre
1
2
3
4

% de Ganancia
20%
40%
60%
80%

Periodos

COSTOS

0
1
2
3
4

Q 28,149.37
Q 7,900.00
Q 8,848.00
Q 9,909.76
Q 11,098.93

Costos
Beneficios % beneficio
Acumulados BENEFICIOS Acumulados especulativo

28,149.37
36,049.37
44,897.37
54,807.13
65,906.06

0
7,209.87
17,958.95
32,884.28
52,724.85

0
7,209.87
25,168.82
58,053.10
110,777.95

20%
40%
60%
80%

120000

Valores

100000
80000

Y Costos
Acumulados
Y Beneficios
Acumulados

60000
40000
20000
0

Trimestres
0

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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

45

FLUJO DE EFECTIVO
F L U J O DE E F E C T I V O

SALDO INICIAL

Trimestre

Trimestre

Trimestre

Trimestre

Q (11,239.99)

Q (8,590.35)

( + ) INGRESOS

3,834.30

7,209.87

Q 17,958.95

Q 32,884.28

Q 52,724.85

( - ) EGRESOS
Sueldo proporcional del Personal Administrativo /4

8,990.63

2,247.66

2,247.66

Q 2,247.66

2,247.66

Sueldo proporcional del Contador de costos y los 2 Auxiliares de

contabilidad /4

9,272.05

2,318.01

2,318.01

Q 2,318.01

2,318.01

Soporte del nuevo sistema /2

7,330.21

3,665.11

Sueldo proporcional del Gerente de Produccin /4

7,582.56

1,895.64

1,895.64

Costo de papeleria y tiles necesarios /2

846.90

423.45

Costos Operativos

7,900.00

TOTAL DE EGRESOS
SALDO FINAL

Q 3,665.11

1,895.64

Q 1,895.64
Q

8,848.00

Q 9,909.76

Q 11,098.93

Q 18,449.87

Q 15,309.31

Q 20,459.63

Q 17,560.24

Q (11,239.99)

Q (8,590.35)

Q 3,834.30

Q 38,998.91

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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

423.45

46

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

47

Analizar los puntos de riesgo y control en el sistema

Analizar todos los puntos de riesgo en los sistemas
que ya fueron creados en la fase anterior, y deber de
definir, enumerar e implementar todos los puntos de
control.

En la copia del Diagrama de Flujo de datos

(Gane-Sarson) identificar tanto los puntos de
riesgo como los puntos de control con la
simbologa que considere oportuna.

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48

ANALISIS DE PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA

Categora del nivel de gravedad

Categora

Nombre

Descripcin

Catastrfic Perdida total del proceso.

o
Muerte del sistema.

Crtico y/o Daos severos al proceso.

II
grave Muerte parcial del sistema.
III

Leve

IV

Marginal

Menores daos al proceso.

Daos ocupacionales.

Poco dao al proceso.

Daos insignificante.

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ADMINISTRATIVOS

49

DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1

CLIENTE

f1

P1.2

f3

REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS

REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS

P1.3

f5

PREPARA
RESPUESTA

f2

CLIENTE

f8

f6

f4

f7

TALLER
A

dat_servicios

dat_tarifas

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

dat_atendidos

50

Categora de los Controles

Funcin
Evitar

Subdivisin
Preventivos

Prev un dao o peligro,

anticipndose al evento

Defectivos

Determina si el evento est

sucediendo y notifica o emite
seal de advertencia

Correctivos

Subsana una situacin generada

al ocurrir un evento de riesgo.
Reduce la amenaza, reduce la
vulnerabilidad del sistema, reduce
el impacto, detecta un incidente y
se recupera del impacto

Controlar

Eliminar

Caractersticas

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

51

DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1

CLIENTE

f1

P1.2

f3

REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS

P1.3

REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS

f5

f7

PREPARA
RESPUESTA

CLIENTE

C1

f8

f6

f4

f2

TALLER
A

dat_servicios

dat_tarifas

dat_atendidos

C2

Control
C1

C2

Tipo: Funcin

Descripcin

Correctivo

Para verificar que no se han ingresado

datos incorrectos, corregir los datos
mal ingresados en la tabla fichero

Detectivo

Para registrar el prstamo del libro,

detectar que se estn ingresando
correctamente
los datos del prstamo
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

52

Rastreo de Auditoria

Paso del Sistema

P11

P12

P13

Punto de Riesgo

PR1

PR2

PR3

C1

C2

Punto de Control

Manual de contingencia
Tomando como base su diagrama de
flujo de datos del sistema que utiliz para
identificar sus puntos de riesgo y de
control, ahora desarrolle el Manual de
Contingencia. Asuma que en todos los
puntos de control que estableci, puede
existir falla o error.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

54

Tabla de Anlisis de Contingencia

Paso

Descripcin

Contingencia

Solucin

No se registran
adecuadamente los
datos de las tarifas
(XA)

Verificar datos

P1.2

Error de registro de
tarifas (AA)

P1.3

No se emite respuesta
Falla en los datos de
con datos correctos al
atendidos (AB)
cliente y al taller (XB)

Verificar datos de
respuesta con
responsable de
taller

Tipo

LL

Nota: las siglas entre parntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas
de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no
saturarlo.

DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS

P1.2

AA

XA

NO

SI

P1.3

AB

INST. No.XL25

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

SI

XB

NO

fin

Llamada.
No.T-002

56

TABLA DE LLAMADA

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

57

TABLA INSTRUCTIVO

COMITE DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

58

Lic. Hugo Girn

tutordistancia1.idea@galileo.edu

Lic. Humberto Ajc

tutor00343@galileo.edu

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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

59