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Como
ya se hadicho, Excel esuna hoja declculos muy poderosa,en cuanto
a su capacidad, utilidad y versatilidad. Veamos algunos ejemplos:
Descripcin general - Cuantificando el podero del Excel:
Para
poder dar unaidea de loque es capazde hacer, basta con describirla, ya
que ello ser suficiente, pues ejemplificar su enorme capacidad, si, como mtodo
de medicin, utilizamos la cantidad de informacin que puede almacenar.
Toda
planilla de clculos se compone deFILAS y COLUMNAS. Cada
interseccin entre estas y aquellas, conforma lo que se denomina CELDA. Dentro
de las celdas, se ingresa informacin, que puede contener nmeros, textos, formulas,
dibujos, fechas, etc.
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Al observar
siguientes figuras, la de la izquierda muestra la ltima fila de la planilla,
advirtindose que es la nmero 65536, y, si del mismo modo, en la figura de la
derecha se busca la ltima columna, se la identifica como IV, ya que se las enumera
con letras del alfabeto. En este caso, la columna IV, es la nmero 256.
CANTIDAD DE FILAS
CANTIDAD DE COLUMNAS
CANTIDAD DE CELDAS
CANTIDAD DE CARACTERES
POR CELDA
CANTIDAD DE CARACTERES
QUE PUEDE ALMACENAR
65536
256
16777216
x
256
4294967296
Como
se ve, Excel, puede guardar casi 4.300 millones de letras, nmeros,
signos, etc. Adems, hay que tener en cuenta que, en modo standard, cada Archivo,
cuando se inicia el trabajo con la planilla, conforma lo que se denomina
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las
La ESTANDARD y
La DE FORMATO
Abrir: Sirve para recuperar y ver en pantalla algn archivo Excel creado con
anterioridad y guardado en alguna carpeta. Muestra la siguiente pantalla de dilogo:
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Cerrar: Al hacer click sobre esta opcin, se cierra la ventana del archivo que se
encuentra activo (en uso), sin terminar la ejecucin del Excel. Previo al cierre, el
sistema consulta si se desea guardar los cambios efectuados luego de la ltima vez
que se lo grab.
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Si
se observa la barra de herramientas, todas las opciones de
GUARDAR, estn representadas por el siguiente botn:
Propiedades: Esta opcin permite ver y/o cambiar distintos parmetros propios del
archivo activo, como por ejemplo su formato de grabacin, el resumen de sus datos,
etc.
Salir: ltima opcin del men archivo, que es utilizada para terminar la sesin de
trabajo con Excel, no sin antes, consultar al usuario del Sistema, si desea guardar los
cambios realizados en la planilla de clculos en uso.
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Ingresando Informacin:
Todo
tipo de dato que se desee incorporar dentro de las celdas de Excel,
puede ser ingresado: LETRAS, NMEROS, SIGNOS, DIBUJOS, IMGENES,
TEXTOS ENTEROS, FRMULAS, etc.
a la izquierda
Color
de relleno
Centrar
Alinear
Color
a la derecha
de la fuente
TENER EN CUENTA:
1) Cada celda es independiente de las dems.
2) Para pasar de una celda a otra, en cualquier direccin, pueden utilizarse
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Fig.
Fig.
Fig.
Vrtice de
copiado
Arrastrando el vrtice
para copia el contenido
de una celda.
Recordar
que, como en las barras de herramientas de Word 2000, el
copiado de bloques de informacin, (en el caso de Excel, son bloques de celdas),
tambin puede hacerse utilizando las opciones del men Edicin, o los botones
correspondientes, que son, los de COPIAR y PEGAR.
d) LOS DECIMALES: Excel 2000, permite dar distintos formatos a los datos
numricos que se ingresen en sus celdas. En este sector, se indicar cmo lograr que
aumente o disminuya la cantidad de decimales que tengan los nmeros que se
ingresen en una celda o en un bloque, que deber ser seleccionado.
Los botones que se utilizan, son los siguientes:
TRABAJO PRCTICO N 01
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1)
Abrir
pantalla de edicin, ingresar los siguientes datos:
Excel y, en la
Comenzando a trabajar:
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En
la seccin anterior,fue descripto elformato completo del men Archivo, a
fin de conocer sus funciones. Tambin se detallaron las que cumplen algunos de los
principales iconos de las dos barras de herramientas ms importantes, esto es, las
llamadas ESTNDAR y FORMATO. La informacin aportada en dicha
seccin, si se agrega a los conocimientos previos de operacin de aplicaciones
Windows, hace posible el comienzo de las tareas con Excel.
Es
por ello, que, en el trabajo prctico correspondiente a la mencionada
seccin y de acuerdo a lo realizado en la misma, se ha comenzado a ingresar
informacin en una Planilla Excel, con el fin de que, esa informacin, sea utilizada
como ejemplo para los sucesivos aprendizajes, y, a medida que ello se vaya
logrando, el archivo generado, ir amplindose y mostrando todas las posibilidades
que permite desarrollar este sistema de clculos.
La primer planilla completa:
Si el trabajo prctic
n 01 fue realizado en tiempo y forma, al arrancar Excel, y abrir el archivo TP01, se
podr observar la siguiente planilla:
En
la presente seccin, se realizarn operaciones que permitirn conocer
muchas de las funciones de trabajo de Excel, as como su forma de operacin. Para
ello, se utilizarn opciones de los menes EDICION, VER, INSERTAR Y
FORMATO, que, en algunos de esos casos, tambin se encuentran en botones o
iconos en las barras de herramientas.
Men edicin:
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Las
primeras opciones:
DESHACER, REHACER,
Las
siguientes opciones: RELLENAR, BORRAR, ELIMINAR Y
ELIMINAR HOJA, tienen aplicaciones variadas y pueden ser utilizadas de la
siguiente manera:
a) RELLENAR:
Utilizando
el ejemplo del trabajo prctico, es posible que sea
necesario copiar el contenido de una celda en otras vacas. Para ello, se seleccionar
la celda origen y las que deban recibir el contenido de la copia.
Luego
se abrir el men Edicin, se clickear
en la opcin Rellenar y en alguna de las opciones que aparecen en el submen que
contiene, en este caso, Hacia Abajo.
Inmediatamente,
Siguiendo
con la misma opcinRELLENAR, tambin se puede hacer uso de
las denominadas SERIES. Se puede utilizar el mismo ejemplo del Trabajo Prctico
n 01, ya que en l, hay una Serie de MESES, en la que solo se escribi el mes de
Enero, y el resto se rellen utilizando esta opcin. El procedimiento es el siguiente,
por ejemplo, para que aparezca, automticamente, la serie 1 a 10:
a)
b)
Seleccionar
d)
En
ella sedebern determinarlos parmetrosde laserie (siir enfilas
o columnas, o si ser solo numrica, o de otras caractersticas). En este caso, las
opciones predeterminadas servirn para observar el resultado:
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e)
BORRAR:
De
acuerdo a como sea utilizada esta opcin del men Edicin, esto es, en
referencia al bloque de informacin que haya sido seleccionado previamente,
ELIMINAR, acta de diferentes maneras:
f)
ELIMINAR HOJA:
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Men Ver:
Tiene
varias opciones que, al igual que en Word 2000, son las que pueden
utilizarse para conseguir que en la pantalla de trabajo, SE HAGAN O NO
VISIBLES, las distintas herramientas y formas de edicin con que cuenta Excel.
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La
forma de operacin es tan simple como que,
para poder ver una de las mencionadas herramientas, solo basta hacer click sobre la
opcin correspondiente. Con ello, se logra ir mostrando en pantalla o, ir quitando de
ella, barras, menes, reglas, etc. En las siguientes figuras, se pueden observar una
pantalla Excel vaca, y otra con todas las herramientas a la vista.
Al tener a la vista todos los botones que representan a todas las acciones que
pueden llevarse a cabo con los menes, se obtiene mayor practicidad, ya que as,
puede hacer que las rdenes sean ejecutadas instantneamente, adems de que no es
necesario recordar en qu opcin del men se encuentra cada alternativa. Esto es en
razn de que, al apoyar el puntero del mouse sobre cada botn, aparecer una
pequea leyenda que anuncia la tarea o accin que efecta dicho botn.
Pero debe tenerse en cuenta que, por cada barra que se agregue a la pantalla,
se va reduciendo el espacio que queda visible en la planilla de clculo, lo que
significa que, donde se ingresa la informacin, el lugar disponible es mas pequeo
en cada oportunidad.
Men Insertar:
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Este
men, contiene muchas opciones, que son
usadas para, como su nombre lo indica, INSERTAR, en la pantalla de trabajo, esto
es, en la Planilla de Clculo, distintos OBJETOS, los cuales son descriptos en el
propio men. De todos esos objetos, ser necesario dedicar especial atencin a dos:
GRFICO y FUNCIN, ya que el, resto, se comporta del mismo modo que en
cualquier otra aplicacin Windows.
TRABAJO PRACTICO N 02
6) Abrir Excel. Luego abrir el archivo TP01, con lo que se podr observar la
planilla del trabajo prctico n 01, que, tiene el siguiente formato:
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Existen
herramientas de trabajo, creadas especialmente para clarificar y
sintetizar la presentacin de informacin. Una de las principales, son los
GRFICOS, ya que permiten, verificar valores o encontrar diferencias y
variaciones, con rapidez y sin inconvenientes.
Excel
2000 permite crear grficos de excelente calidad, y proporciona una
extraordinaria variedad de tipos y formatos, as como una enorme cantidad de
variantes en cuanto a las posibilidades de personalizar su presentacin.
Para
poder acceder a la realizacin de
grficos mediante Excel, se puede utilizar el MEN INSERTAR o la BARRA DE
HERRAMIENTAS DE GRFICOS.
Para
poder observar con ms detenimientolas acciones ysus resultados, en
esta seccin, ser utilizada la opcin Grficos, del men Insertar. Al hacer click
en ella, comenzar a funcionar un Asistente, que permitir armar, el grfico,
simplemente aportando algunos datos necesarios para ello.
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Se
deber indicar, qutipo de grficose desea
crear. En este caso, el ms til, por su forma, clara y sencilla, es el de COLUMNAS
VERTICALES, y dentro de este tipo, por su aspecto, alguno de TRES
DIMENSIONES. Para que Excel tenga esta informacin, se clickear en el ejemplo
correspondiente (para que quede seleccionado), y luego en el botn SIGUIENTE,
apareciendo la segunda ventana, llamada PASO 2:
En
esta seccin del trabajo, Excel ya muestra cmo se ver el grfico, e
incluso da opciones para observarlo de distintas manera, tomando la informacin
desde las filas o desde las columnas, conformando las denominadas SERIES DE
DATOS. De acuerdo a la que sea elegida, el grfico resultante se podr observar.
Luego de ello, se har click en SIGUIENTE, apareciendo la ventana del PASO
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3:
En esta
dilogo, Excel, solicita informacin, referida a los ttulos y rtulos que se pueden
insertar en el grfico, por lo que debern escribirse esos datos, o modificar los
sugeridos. Una vez realizado este procedimiento, se clickear en SIGUIENTE,
accediendo a la ltima pantalla del Asistente, la del PASO 4:
Lo
nico que quedapor determinar, esel destino delgrfico, esto es,dnde se
lo ubicar, si en la misma hoja donde se est trabajando, o en una hoja nueva, y
luego, se deber hacer click en TERMINAR, completando en su totalidad los
datos solicitados por Excel, con lo cual, el Sistema, se encargar de terminar su
trabajo y generar sus resultados en pantalla, con el fin de que el usuario pueda
revisarlo, modificarlo, mejorar su aspecto, cambiarle datos, verificar detalles,
imprimirlo, copiarlo, trasladarlo, etc. En el caso precedente, se elegir la opcin
EN UNA HOJA NUEVA, (para que el grfico sea insertado en una planilla
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caja
separada),
y luego se har
TERMINAR, como se ha dicho, quedando el siguiente resultado:
click en
Una
funcin, dentro deuna planilla de clculos, es una operacin automtica
que devuelve un resultado especfico. Siempre est referida a un argumento de
bsqueda, del cual el usuario necesita el resultado. Por ejemplo: TANGENTE DE
10, donde 10 es el argumento de bsqueda y la funcin es, tangente, (que para Excel
es =TAN).
Es
por eso que otraOPCIN DEL MEN INSERTAR, que debe
tener un tratamiento especial, es precisamente la llamada FUNCIN, que se
encuentra tambin en la BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR.
dilogo:
En
esta segunda ventana del procedimiento, se deber escribir el argumento
de bsqueda, en el campo vaco llamado NUMERO. Si, como al comenzar el
ejemplo, se eligi el tipo MATEMTICAS y TRIGONOMTRICAS, y
dentro de este tipo, la funcin TAN (tangente), ahora se deber colocar el nmero
del cual se desea conocer la tangente. En el ejemplo se utiliz el nmero 123, con lo
que la celda en la que estaba ubicado el cursor, ahora tendr el resultado de la
funcin:
Las
funciones de Excel,operan del mismo modo que si fueran FORMULAS
PROPIAS DEL USUARIO, ya vistas en la Seccin n 01, puesto que conservan el
mismo formato, y se ubican en la celda donde, a la vista, slo aparece el resultado
provisto por la funcin utilizada.
Su
formato, o sintaxis, est conformado por, la funcin propiamentedicha, y
l, o los argumentos, siempre precedidos por el signo =. El argumento debe estar
entre dos parntesis. Si se vuelve al caso anterior, y se observa la barra de frmulas,
se encontrar que contiene la funcin que se solicit y cuyo resultado se observa en
la celda donde se encontraba el cursor. En la barra de frmulas, se observa la
funcin que ejemplifica, la sintaxis que debe utilizarse:
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TRABAJO PRACTICO N 03
F3
F4
F5
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Men Herramientas:
Este
men contiene aplicaciones importantes, que permiten efectuar tareas
tan variadas como configurar sectores internos de Excel, o crear proyecciones a
futuro, o cambiar el mbito de trabajo.
Debido
a ello, en la
presente Seccin, se manejarn los comandos principales y no todos, ya que sera
muy extenso, adems de ser til al aprendizaje, la investigacin fuera de horarios de
clase. El men se presenta de la siguiente manera:
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Las
opciones que se utilizarn sern las siguientes: COMPARTIR LIBRO,
CONTROL DE CAMBIOS,
PROTEGER, BUSCAR OBJETIVO,
ESCENARIOS y AUDITORA. El resto de las opciones corresponden a lo
mencionado en el prrafo anterior (ORTOGRAFA, AUTOCORRECCIN,
PERSONALIZAR, OPCIONES, etc.), ya que tienen aplicaciones muy parecidas a
las conocidas en el Procesador de Textos Word 2000, o pertenecen a otro tipo de
tareas, como MACROS, opcin que activa elementos de Programacin Visual, que
no corresponden a la operacin especfica de Excel.
Las tres
controles a las formas de trabajo en red, con equipos interconectados y utilizando los
mismos Sistemas y/o Archivos. En estos casos, lo que ocurre normalmente se
denomina TRABAJO COMPARTIDO, ya que los distintos usuarios, pueden
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aportan
La
siguiente opcin,CONTROL DE CAMBIOS, tambin es muy necesaria
para el registro de las intervenciones de los distintos usuarios, en la utilizacin de
cada archivo de Excel, con lo que se puede obtener un reflejo, (mediante la
identificacin con distintos colores o con resaltados), de todo lo que se haya hecho
dentro
de
una
pueden rechazarse los cambios y hasta los usuarios.
planilla. Incluso
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Al
activar alguna de las opciones mencionadas, Excel no permite realizar
actividades (cambios), sobre las hojas o libros protegidos, si no se conoce la
contrasea utilizada. Si esto sucediera, o sea, algn usuario no autorizado intentara
realizar cambios en alguno de los archivos protegidos con clave, Excel, mostrara un
mensaje de alerta, en que se indica tambin la forma de Desproteger el archivo, que,
nicamente podr ser utilizada si se conoce la contrasea activa.
b) Opciones Profesionales:
Esta
opcin, sirve para lograr AJUSTAR el resultado de una frmula. Esto
significa, que, indicando a Excel el resultado que se desea obtener en una celda
donde se encuentre una frmula dada que haga referencia al contenido de otras, y
definiendo cul de esas celdas deber modificar su valor para la obtencin de ese
resultado, puede conseguirse el valor de la celda mencionada. Por ejemplo, y
siempre utilizando la planilla del Trabajo Prctico anterior, se observa que, en la
celda D6, se encuentra la siguiente frmula: =(B6-C6), lo que sirve para calcular el
saldo entre los ingresos y egresos del mes correspondiente.
Si
se necesita saber qu valor debera tener la celda C6, para que, por
ejemplo, el resultado de la frmula fuera 500 (en lugar de 1500 que contiene
actualmente), se escribe en la primer caja de dilogo que aparece cuando se activa la
opcin en estudio (BUSCAR OBJETIVO), el resultado que se desea, y el nombre
de la celda a modificar, como se observa a continuacin. Luego clickear en
ACEPTAR.
Inmediatamente,
Excel mostrar la siguiente ventana, en la cual aparece el
valor indicado por el usuario (500) para la celda D6, y en la planilla de clculos, se
ver la modificacin del valor de la celda C6, necesario para la obtencin de dicho
valor.
De
confirmarlo con Aceptar, Excel trasladar directamente a la Planilla, el
nuevo valor de la celda C6, lo que, automticamente, modificar el resultado de la
frmula contenida en D6.
b.2.- Escenarios:
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La
utilidad de esta opcin, es fundamental para la obtencin de resultados
SUPUESTOS, en base al cambio de los valores de celdas que componen un
determinado ESCENARIO. El ejemplo de la planilla elaborada en el Trabajo
Prctico n 2, es til al respecto. Ser nombrada como ESCENARIO 1, lo que
significa que sus valores son propios de un determinado estado o perodo, que
quedar definido con ese nombre. Si se selecciona un bloque de celdas (o todas), y
se activa la opcin ESCENARIOS, podrn determinarse nuevos valores a las
celdas seleccionadas, PERO SIN CAMBIARLOS EN LA PLANILLA, si, en una
especie de PLANILLA VIRTUAL, que pasar a conformar nuevos
ESCENARIOS. El primer paso es seleccionar un bloque de celdas, por ejemplo:
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Al
ser, en este caso, la primera vez, el Sistema
solicita que se agregue uno o ms nuevos ESCENARIOS:
Al
escribir valores nuevos en una o varias de dichas
celdas y clickear en Aceptar, Excel pedir confirmacin de todo lo hecho, mediante
la siguiente ventana:
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Si se clickea
MOSTRAR,
y luego
CERRAR, aparecern los cambios en las celdas correspondientes, ya dentro de la
planilla de clculo, lo que, obviamente, modificar los resultados de las frmulas
que hagan referencia a las que cambiaron de Escenario:
b.3. Auditora:
La
ltima opcin profesional, que ser objeto de estudio, es la llamada
AUDITORA. Al activarla, aparecer un submen con varias alternativas:
De
estas alternativas, la ms utilizada es la primera, RASTREAR
PRECEDENTES, con la que Excel, muestra las celdas que intervienen en el
desarrollo de una frmula. Esto significa que, si, como en el caso anterior, se utiliza
como ejemplo la frmula de la celda D6, se observa que en ella, se hace referencia a
las celdas B6 y C6. Con el Rastreo, Excel muestra en modo muy sencillo y por
intermedio de FLECHAS, esas celdas a las que se refiere la frmula:
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TRABAJO PRACTICO N 04
Continuar
TP4-A
222
453
7766
786
978
TP4-B
-555
1214
656
8989
-154
8) Las planillas que se vayan obteniendo con cada uno de los escenarios (TP4-A y
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Men Datos:
Para
comenzar a utilizar las opciones de este men, lo primero que deber
tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS.
Qu es y para qu sirve exactamente una Base de Datos. En principio se
deber indicar que ES UN ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos)
CON UN FORMATO ESPECFICO. Este formato, es el que permite que, este
tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad.
Se
trata de que, mediante la utilizacin de elementos llamados INDICES, un
archivo de informacin, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha
informacin, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se la busque y hacia
donde sea que se encuentre, instantneamente.
Las
Planillas de Clculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o
permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto est dado, sencillamente,
por la ubicacin en que se encuentra la informacin, ya que, las Planillas de
Clculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y,
LAS INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto
a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas,
pueden relacionarse entre s, es ms, hay planillas de clculo en las cuales, TODOS
LOS DATOS ESTN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas.
Las
Bases de datosutilizan el mismoconcepto, pero conla diferencia deque
los nombres son distintos:
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FILA
CELDA
REGISTRO
CAMPO
Una
vez conocido este concepto, esposible comenzar a utilizar aExcel, como
un excelente generador de archivos con formato de Bases de Datos. Para ello, el
MENU DATOS, es el que se utilizar, y presenta la siguiente vista:
El
men est compuestode varios sectores, de los cuales, sern observados
los ms tiles. Las opciones que se encuentran al inicio del men, son las que
permiten conocer la utilidad del formato Base de Datos.
Es
importante recalcar que este tipo de archivos, es extremadamente til, para
los casos en los cuales, la informacin a manejar es mucha, debido a que evita la
repetitividad, automatiza el control y, todo ello, impide los errores.
a) Opciones de Base de Datos:
Son las cuatro que se observan a continuacin, siendo todas muy importantes,
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a.1.- ORDENAR:
Utilizando
el ejemplo,se deberecordar elconcepto deRELACIN ENTRE
LOS DATOS. El mes de enero, tiene cuatro datos: ENERO; 1230.0; 1073.2 y
156.8. Todos estn relacionados entre s. Cada uno, en trminos de Base de Datos,
se llama CAMPO, y el conjunto de los cuatro, se denomina REGISTRO.
En
esta planilla, hay12 registros con4 campos cada uno. No se deben tener
en cuenta ni los ttulos de las columnas, ni los posibles totales que hubiera en cada
una de ellas, ya que no conforman DATOS, sino INFORMACIN EXTERNA A
LOS DATOS. Habitualmente, un archivo de base de Datos, contiene miles de
registros, cada uno de ellos, con varias decenas de campos. Un ejemplo claro es una
Planilla de Liquidacin de sueldos, en la que, cada fila (REGISTRO), contiene los
datos de una persona (CAMPOS), y, todos, estn relacionados entre s. Por esta
razn, es que este tipo de formato de acceso a los datos es tan til.
Si
se deseaORDENAR la Planilla ejemplo, utilizando los SALDOS, DE
MAYOR A MENOR, el procedimiento es el siguiente:
a) Hacer click en cualquier lugar dentro de la planilla.
b) Activar el men Datos y la opcin Ordenar.
c)
toda la planilla, tenga la dimensin que tenga y muestra la siguiente caja de dilogo:
En
ella, se deber indicar el tipo de ordenamiento deseado, por lo que, en la
lista denominada ORDENAR POR, se optar por SALDOS, haciendo luego
click en el botn DESCENDENTE y en ACEPTAR, obteniendo una nueva
planilla, reordenada, que se ver de la siguiente manera:
Debe
tenerse en cuenta que,elCRITERIO DE ORDENAMIENTO es una
eleccin del usuario. En este ejemplo, podra ordenarse la planilla tambin,
alfabticamente, o por los ingresos, o egresos. Cada columna de datos es un criterio
de ordenamiento.
a.2. Filtro:
La
opcin Filtro, en el men Datos, se encuentra en segundo lugar, y
desprende un Submen, del cual, en esta Seccin, se describir AUTOFILTRO,
por ser lo suficientemente demostrativa de las aplicaciones que permite llevar a
cabo, sin necesidad de ingresar en los temas avanzados, aptos para la investigacin.
Como
ya se ha dicho, las opciones del men Datos, son muy tiles para la
administracin de Archivos en base de datos, y especialmente, si contienen mucha
informacin. Es por ello, que, se utilizar para ejemplificar los procedimientos
siguientes, una archivo que cumpla con aquella condicin. En este caso, ser til un
archivo Excel, que contiene informacin de entrega de medicamentos en el interior
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La
figura precedente, muestralos ltimos registro del archivo que servir de
ejemplo. Para verificar la utilidad de los AUTOFILTROS de Excel, es necesario
pensar en la posibilidad de poder conocer datos especficos, como por ejemplo,
CULES FUERON LOS MEDICAMENTOS ENTREGADOS EN ICAO,
ENTRE MARZO Y JUNIO DE 2000. El procedimiento a seguir es muy sencillo,
y ser detallado de la siguiente manera:
a) Activar la opcin Autofiltro, lo que har aparecer en las celdas correspondientes
a los ttulos de cada columna, un botn con una flecha apuntando hacia abajo,
que, denota la existencia de una lista desplegable.
b) Al hacer click en alguna de ellas, se ver la lista, que mostrar los datos que
contiene la columna correspondiente, adems de opciones propias, como las que
se denominan Las 10 mas... o Personalizadas, etc.
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Botn
de
muestra de lista
para autofiltros
Ventana
de
desplegable
lista
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c)
Para
poder cumplir la consigna mencionada, sobre los medicamentos entregados en
Icao en determinado perodo de tiempo, se deber, en primera instancia
FILTRAR, todo lo que corresponda a ICAO, por lo que, se debe buscar ese
elemento dentro de la lista, y hacerle click, con lo que, quedarn en la pantalla,
todos los medicamentos que se entregaron en esa localidad, pero sin
determinacin de tiempo. La planilla deber quedar de la siguiente manera:
e) All, se debern elegir las opciones correspondientes en cada uno de los campos
que presenta la caja de dilogo, tal como se observa en la figura precedente.
Luego, clickear en ACEPTAR.
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Aqu
se observa unformulario, o ficha, en la quese encuentran loscampos
que componen a los registros de la Base de Datos. A la vista, aparece la informacin
del primero, incluso detallado en el extremo superior derecho (donde dice 1 de
2187). Si se desea agregar ms registros, slo se debe clickear NUEVO,
apareciendo los campos en blanco y el cursor en espera en el primero de ellos.
Para
buscar informacin, deber clickearse el botn CRITERIOS,
vacindose todos los campos. Luego hacer click en el campo mediante el cual se
desee acceder a la informacin y escribir las primeras letras de alguno de los datos
que se desee encontrar. Por ejemplo, para buscar informacin del hospital de
Recreo, deber escribirse por lo menos RECR, y clickear en BUSCAR
SIGUIENTE, apareciendo a continuacin, todos los registros que el sistema
encuentre, y que coincidan con el parmetro mencionado.
a.4. Subtotales:
Otro
elemento de automatizacin de tareas. Permite CORTAR y
TOTALIZAR los registros de una base de datos, de acuerdo a parmetros
determinados por el usuario. Ejemplificando, se podra necesitar conocer QU
CANTIDAD DE CIERTO MEDICAMENTO SE ENTREG EN CADA
HOSPITAL, en todo el perodo comprendido por la informacin que contiene la
base de datos.
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Para
que el ejemplo sea ms concreto, se buscarnCUNTAS AGUJAS
LARGAS POR 100 U, SE ENTREGARON POR HOSPITAL. Primero, se
filtrar la informacin, de acuerdo al procedimiento ya utilizado, quedando en la
pantalla, nicamente, los siguientes registros:
Luego,
clickear la opcinSUBTOTALES, del men Datos, apareciendo la
siguiente caja de dilogo, en la que se debern especificar los parmetros de
subtotalizacin:
Como
se observa, ya ha sido modificados y tildados los mencionados
parmetros, para que Excel, totalice la CANTIDAD de medicamentos, CADA
VEZ QUE SE CORTE UN HOSPITAL (para ello deber utilizar la funcin
SUMA). Cuando se haga click en ACEPTAR, la planilla quedar como se ve a
continuacin:
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TRABAJO PRACTICO N 05
Utilizar
todas las herramientas avanzadas para operacin de bases de Datos,
as como las bsicas ya conocidas, para lograr los siguientes objetivos:
1) Escribir los ttulos de las siguientes columnas: APELLIDO Y NOMBRE,
FECHA NAC., DOMICILIO Y TELEFONO.
2) Mediante el uso de Formularios, ingresar datos del personal del INTA, para
completar por lo menos 40 registros.
3) Hacer modificaciones en el aspecto, una vez terminada la carga, para darle un
formato agradable.
4) Copiarla completa en la hoja 2 del archivo, utilizando el botn Copiar formato
5) Ordenar la planilla copiada por Apellido y nombres.
6) Copiar la planilla ordenada en la Hoja 3 del archivo del mismo modo del punto
04.
7) Filtrar los registros cuya fecha de nacimiento sea menor que 01/01/60.
8) Totalizar la cantidad de registros que quedaron, utilizando la opcin Subtotales,
con la funcin CONTAR.
9) Grabar la planilla con el nombre TP5.
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