Módulo 4 Ceremonial y Protocolo

Mdulo 4 REUNIONES Y RECEPCIONES
Ceremonial y Protocolo
OBJETIVOS
MDULO 4: REUNIONES Y RECEPCIONES
Identificar las tcnicas bsicas para la organizacin de reuniones en materia

protocolar.
Conocer todo lo referente a organizacin de smbolos nacionales dentro de un
evento.
Utilizar apropiadamente cada vocativo para autoridades segn su necesidad de
comunicacin.
INTRODUCCIN
Ya casi estamos concluyendo este viaje por los conocimientos sobre la funcin del
Ceremonial y el Protocolo, mi consejo es que sigas confiando en tus posibilidades
puesto te mantendrn en un camino de superacin.
En el Modulo anterior nos abocamos especficamente a los tipos de comunicacin,
elementos bsicos para tus funciones, en este modulo que iniciamos pondremos en
prctica todo lo anteriormente aprendido ya que es muy especifico del desempeo
de la funcin.
Es mi deseo que arribemos a buen puerto y que cada unos de los contenidos de este
curso haya sido de tu agrado es tu gran oportunidad reforzando tu esmero y
dedicacin, ya que el deseo de superarse solo puede detenerse por propia voluntad.
Jos Ingenieros deca Valorando el tiempo se intensifica la vida y es as cuando
existe la firme conviccin de que podemos lograr todo lo deseemos en nuestras vidas.
Te invito que vuelvas un poco en el tiempo y recuerdes algunos de las distintas
funciones que debers cumplir como Asistente de Protocolo y Ceremonial, te la
recuerdo:
Participa en la coordinacin y gestiona el apoyo logstico requerido en los actos y
eventos.
De eso se trata esta ltima unidad, formar parte de este importante departamento te
implicara saber cmo desenvolverte en eventos extensos, donde tu funcin tendr
tambin como responsabilidad servir a nuestros invitados.
TEMA 1: REUNIONES
Reuniones y Recepciones
Reuniones
Recepciones
Organizacin de la mesa
Organizacin protocolar
El protocolo en las empresas debe ser objeto de especial atencin y, por supuesto
que debe estar a cargo de personal muy especializado como lo sers t al finalizar el
curso. En toda corporacin donde los directivos deseen proyectar una imagen de
seriedad y de eficiencia, as como de competitividad con cualquier homlogo
nacional o extranjero, es una necesidad atender a las prcticas protocolarias en
todos los aspectos de las relaciones humanas dentro y fuera de la institucin.
La atencin al protocolo es conveniente en todas las reas; sin embargo, se hace
indispensable en los espacios destinados a los mandos altos y medios. En la prctica,
se presentan a menudo situaciones importantes que requieren de conocimientos
especializados sobre funciones protocolares para enfrentar y resolver diversas
situaciones con prontitud, eficiencia y buen juicio. Dentro de la organizacin de una
empresa es menester contemplar la infraestructura necesaria que pueda responder a
los diferentes retos que las relaciones, cada vez ms complejas, vayan presentando.
En la preparacin de cualquier evento institucional, o social que hubiera dentro o
fuera de la Empresa, se prepara un esquema o documento de trabajo donde se
describe lo importante y detallado de la organizacin protocolar. Los detalles ms
destacados serian:
Planificar con tiempo: La mejor manera de organizar un evento con todo lujo
es organizar con tiempo. Esto permite analizar las decisiones, lidiar con los
obstculos que se presenten, y reconsiderar ante cambios que pudieran
suceder, como invitados que se sumen, problemas con los servicios de rentas,
asegurarnos la disponibilidad de la vajilla, el catering y dems.
Atencin a los detalles: Debes atender todos los detalles: la lista de

invitados, el sitio de la reunin, la msica, la decoracin, la iluminacin, los
alquileres de vajilla, cubertera y otros, la contratacin de cocineros, mozos,
fotgrafos y dems, los souvenirs, el vestido de la mesa, el sitio de guarda de
abrigos, y todo detalle que la reunin requiera.
Organizacin de reuniones:
Una reunin la constituye un grupo de personas de parecido perfil profesional

unidas en un espacio y tiempo, y con una documentacin concreta para su
lectura, debate y aprobacin, con el fin de coordinar actuaciones posteriores.
Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta, en el momento de
convocarla o prepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su
interaccin condicionar el objetivo o modalidad de reunin, su tiempo o duracin y
las personas que deben asistir.
La organizacin de cualquier reunin necesita mucho tiempo de preparacin por ms
sencilla que sea; se utilizan diversidad de servicios y hay que controlar el buen
funcionamiento general de la misma y los mil detalles que comporta.
Por este motivo, te mostrare unas pautas que facilitaran tu tarea organizativa
cuando seas el encargado de realizar cualquier
reunin a nivel particular como
empresarial.
Tiempo o duracin de las reuniones
La duracin de una reunin es una variable que debe tener en cuenta la persona o
personas que la preparan o coordinan.
Definida por Mucchielli, la "intervencin" o "interaccin" es "un intercambio entre

miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo entero". Podemos sealar que,
a mayor participacin, mayor nmero de interacciones y mayor tiempo y duracin de
la reunin.
Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunin, aumenta progresivamente el
nmero de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar
una decisin o llegar a un acuerdo.
Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunin, el nmero de
personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunin.
Tema de la reunin
El tema o temas de la reunin aparecen en el orden del da, que contiene los puntos
a tratar.
Finalidad de la reunin
La finalidad de la reunin se especifica en el objetivo u objetivos que se pretende
alcanzar.
Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o finalidad.
Segn la finalidad u objetivos, las reuniones se pueden clasificar en: informativas,
consultivo-deliberativas, formativas y decisorias.
Tcnica de la reunin
Segn cul sea el tipo de reunin, se seleccionar la tcnica ms adecuada para la
consecucin de los fines propuestos.
2. Preparacin de la reunin (reunin propiamente dicha)

o
Plan de accin al minuto (o programa)
Ensayos
3. Actividades posteriores a la reunin (post-reunin)

o
Valoracin
Archivo
Agradecimientos
Cierra el Presupuesto
INVITACIONES:
Lo primero que debemos hacer es la lista de invitados, esta debe estar preparada con
tiempo y cuidado. Demos asegurarnos de recordar a todos los que precisemos que
estn presentes en la reunin.
Ya confeccionada y revisada la lista de participantes, debes proceder a definir el
LUGAR, LA FECHA, LA HORA Y EL ORDEN DEL DIA (Temas a tratar). Esto te permitir
hacer el envo de las invitaciones cuanto antes, para que cada asistente pueda
confirmar su asistencia con suficiente antelacin.
Segn el Protocolo las invitaciones deben ser enviadas de a dos a tres semanas
antes de la fecha de la reunin.
Aunque actualmente se pueden enviar invitaciones electrnicas, lo ms elegante es

enviarlas impresas indicando en el papel, la fecha, la hora, el orden del da y el
lugar de la reunin.
Las reuniones se dividen en:
Reuniones para recoger informacin. el objetivo es proporcionar a quien la

convoca los elementos necesarios para formarse una opinin.
o
Primero plantea una pregunta fuente, luego con base en las respuestas
genera otras preguntas que ayudaran
los participantes a manifestar sus
acciones, sugerencias o sentimientos.
Reuniones para formar.
La idea es que el coordinador desempeo un papel
de coordinador de conocimientos, y su funcin es hacer que de grupo surjan

las nociones que sus miembros ya poseen y despus ayudarles a relacionarlas.
Reuniones para llegar a un acuerdo. Se dan cuando alrededor de un tema o

problema, los presentes estn en desacuerdo y el objetivo es buscar la
solucin aceptada por todos y que sea capaz de solucionar el conflicto. El
animador se desempea como rbitro o mediador
Reuniones para informar.
(nuevo producto, re organizacin, nuevo
reglamento, resultados del ejercicio, para un programa de accin)

o
transmisin de informacin
respuesta a sus solicitudes de informacin complementaria que efectan

los participantes
Reuniones para intercambiar puntos de vista. Es una reunin de tipo

indagatorio que pretende hacer que los participantes se expresen en torno a
un tema o un problema.
Existen tambin:
Reuniones para generar ideas. Reuniones creativas; se recurre a tcnicas y
mtodos de creatividad, se debe tener cualidades que puedan sacar de bloqueos
y hbitos rutinarios. El animador utiliza mtodos y ejerce incitaciones.
Reuniones para tomar decisiones. El animador ha de demostrar todo su
conocimiento de de los grupos,
un gran dominio de si mismo, cualidades de
mediador y moderador y la capacidad de conducir al proceso de toma de

decisiones.
Fases de la reunin
A) El anlisis y estudio de su necesidad
La Empresa o el coordinador de reuniones, antes de convocar una reunin, debe
plantearse:
Es necesaria la reunin?
Para considerar la necesidad o conveniencia de una reunin, el responsable del grupo
debe analizar dos aspectos:
Necesidad tcnica
Existe necesidad de comunicar o de informar sobre algn aspecto de la

organizacin y funcionamiento de la Empresa, y la reunin es el mejor
cauce para transmitir esta informacin, dada la importancia o la
naturaleza de la misma.
Es conveniente y necesaria una reunin para pedir la opinin, sugerencias

o propuestas a un grupo de personas, Equipo docente u rgano del Centro
Educativo.
Es preciso tomar una decisin.
Necesidad de interrelacin o comunicacin

La reunin puede ser, a veces, tambin necesaria para:
Fomentar la participacin
Propiciar y fomentar un buen clima y ambiente de trabajo.
Potenciar las relaciones entre los diferentes miembros de la Empresa.
Es la reunin la tcnica y el procedimiento ms adecuados para afrontar el

tema o resolver el problema?
Existen procedimientos como la elaboracin de notas informativas, el cuadro de
avisos o tabln de anuncios, los horarios de visitas, que puede ser que, a veces,
hagan innecesario algn tipo de reuniones.
Cul es el momento ms propicio o adecuado?
Ciertos das y algunas horas son ms propicias e idneas para la convocatoria y
celebracin de reuniones.
B) La fase de preparacin
La responsabilidad de la preparacin de una reunin recae directamente en el
conductor o coordinador de la misma y en las personas que van a asistir y participar.
Quien cumple la funcin de la organizacin protocolar de una reunin debe observar:
1. Las condiciones materiales:
Sala de reunin.
Condiciones necesarias y ambientes de trabajo.
Recursos materiales.
2. La fijacin del orden del da y determinacin de las personas que deben asistir.
El tema o temas de las reuniones deben:
Ser real.
Afectar e interesar al grupo.
Establecer los lmites de su tratamiento.
3. El anlisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos

problemticos del tema. Debe tener claros los datos esenciales, posibles
problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesin de trabajo,
alternativas y propuestas posibles, etc.
4. La determinacin data del objetivo de la reunin. La finalidad u objetivo debe
indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisin.
La convocatoria de una reunin debe realizarse siempre que sea posible con un plazo
suficiente
En la convocatoria deben incluirse:
Fecha, lugar y hora de la reunin.
Duracin.
Orden del da (tema de la reunin).
Finalidades de la reunin en cada uno de los puntos del orden del da.
Documentacin con datos, problemas, propuestas; todo aquello que pueda

ser nuevamente analizado y estudiado por las personas que van a asistir.
Se solicitara a los participantes de la reunin
informar, recoger opiniones y
sugerencias y poder llevar a la reunin el sentir y las ideas o sugerencias de las

personas a las que se representa.
C) El inicio de la reunin
El director de una reunin debe:
Comenzar la reunin con puntualidad.
Clarificar los puntos del orden del da.
Precisar el objetivo o finalidad de la reunin.
Definir con claridad y precisin la tcnica o estrategia a emplear en la

reunin.
Priorizar el tratamiento de los puntos del orden del da.
La acogida, la presentacin y la cualificacin de los participantes constituyen un

factor esencial para crear un clima profesional y amable en la reunin.
D) El desarrollo de la reunin
Actuacin del moderador o moderadora
El moderador de la reunin tiene que conducirla teniendo en cuenta dos planos:
Plano de la efectividad, dirigido a:
La consecucin de los objetivos de la reunin.
La aplicacin de la tcnica planificada.
Plano de la comunicacin, dirigido a:
La creacin de un buen ambiente y clima de trabajo profesional (sensacin de

igualdad).
La animacin a la participacin.
El conductor de la reunin debe buscar un ambiente o tono cordial, un clima de

confianza y debe estimular el inters de las personas asistentes.
Se debe evitar:
Contestar personalmente a las cuestiones que se planteen.
El planteamiento de cuestiones personales.
Las descalificaciones personales.
Hacer sentir que las decisiones estn ya tomadas.
Se debe potenciar:
Las intervenciones de todas las personas asistentes.
El respeto a todas las opiniones e intervenciones.
La creacin de confianza, cooperacin y cordialidad.
No abordar el tema y dejarlo para otro momento.
Enfrentarse con la situacin desde otra perspectiva o enfoque del problema.
E) El final de la reunin
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El coordinador de una reunin tiene que conseguir que la sesin de trabajo no acabe
sin:
1.
Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones.
2.
Ser clarificadas las tareas y actividades que harn posible la puesta en

prctica de los acuerdos y decisiones tomadas.
3.
Ser designadas las personas responsables del seguimiento y ejecucin de

cada tarea o actividad.
4.
Ser asignados los recursos para cada tarea o actividad.
5.
Una programacin cronolgica de tareas y actividades.
6.
Un plan de valoracin procesal y final.
F) El seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas por parte de las personas

responsables e implicadas
Ya se ha indicado, al hablar de la eficacia de las reuniones, la necesidad de ejecutar
o llevar a la prctica las decisiones y acuerdos adoptados. De no ser as, cualquier
decisin o acuerdo puede incapacitar a un grupo y a su coordinador para tomar
nuevos acuerdos en reuniones posteriores.
La razn de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones es que el grupo haga
el seguimiento y lleve el control de las decisiones y acuerdos adoptados.
Cada reunin debera comenzar con la lectura del acta anterior y la revisin de la
puesta en prctica de los acuerdos.
Una de tus principales actividades como asistente de Protocolo y Ceremonial, ser
cumplir y hacer cumplir las normas de respeto y administracin de
nuestros
smbolos patrios, y participar en la estructura del ceremonial en los homenajes que

se les debe tributar, sealar su uso y ubicacin dentro de la Empresa como as
tambin en toda ceremonia o acto que tengas que organizar, veremos ahora pautas
que te ayudaran a cumplir con estas funciones.
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TEMA 2: RECEPCIONES
Reuniones
Recepciones
Recepciones
Tipos de recepciones:
Desayunos de trabajo
Los desayunos de trabajo son ofrecidos para reuniones,
presentacin
de
productos,
charlas,
exposiciones
de
invitados especiales, cierre de negocios, etc.

Existen diversos tipos:
Desayuno de trabajo simple o Continental: es el desayuno clsico de
los hoteles, de origen europeo, y que est compuesto por caf, t y
leche, panes y croissants, manteca, mermelada y jugo de frutas. En
ocasiones se completa con platos de frutas o fiambres. El desarrollo del
desayuno es de dos horas de duracin.
Desayuno
de
trabajo
buffet
Americano: generalmente
est
compuesto por caf, t y leche, jugos naturales de frutas, bandeja de

frutas frescas cortadas, cereales de distinto tipo, leche fra, yogurt,
bandeja de fiambres fros, quesos, panes y croissants, dulces,
mermeladas, miel y manteca. Se adiciona lo caliente que consiste en:
huevos revueltos, panceta ahumada frita, salchichitas, pequeos
cuadraditos de espinaca, entre otros. Puede durar ms de dos horas.
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Coffe Break
Break significa en ingls, recreo o pausa,
se da cuando la reunin de trabajo es de
media jornada o jornada completa en donde
los participantes desarrollan distintos tipos
de tareas y necesitan un tiempo de descanso
para continuar. Dura entre 15 y 20 minutos y
se desarrolla en un lugar donde se ubican
mesas con bandejas, vasos, tazas, jarras, etc. y donde los asistentes se
encuentran de pie. Consta de caf, t, leche, masas, croissant, jugos, gaseosas y
agua mineral. En una jornada de trabajo se pueden realizar hasta cuatro coffe
break.
Brunch y High Tea
En ambos se combinan infinidad de platos que
pertenecen tanto al desayuno y el almuerzo,
como a la merienda y la cena. El Brunch
incluye: fiambres, quesos, terrinas, gelatinas,
pats, caf y leche. El High Tea: mesa de
tortas, quesos, tartas, tostadas, y otras variedades. Son dos modalidades muy
populares en Europa y Estados Unidos y en nuestro pas muy utilizado durante los
fines de semana.
Almuerzo de trabajo
Por lo general se realiza durante una
reunin, posterior a esta, o se desarrolla
como eje del encuentro. Su duracin no
es mayor de una hora y cuarto, en ese
tiempo se disfruta de una recepcin, tres
platos y el caf. Los platos, por lo general, no son muy elaborados, de fcil
digestin, sencillos, rpidos y fciles de comer. Deben ser abundantes pero no
pesados. Para beber se sirven gaseosas, jugos y agua mineral. se evitan las
bebidas alcohlicas, salvo indicacin expresa del cliente.
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Cocktail
Tambin llamado recepcin, el cocktail, es una
modalidad gastronmica que dura entre 2 y 3
horas y que es aplicable a cualquier momento del
da. En el mismo se ofrecen canaps fros y
calientes, caf, una tabla de quesos y un plato
caliente. En cuanto a la bebida: vinos blanco y
tinto, whisky, agua mineral, gaseosas, jugos,
tragos especiales, champagne. Y para un evento
de mayor duracin, es aconsejable el Cocktail
Buffet, con una mayor variedad de platos fros y
calientes, postres, helados, tortas, frutas. En esta modalidad, los, invitados se
autosirven ayudados por los mozos, y pueden permanecer de pie o sentados. En
ambos casos es importante que las mesas estn dispuestas de tal forma que
permitan la libre circulacin.
Los buffets pueden ser: fro, caliente, fro y caliente, campesino, escandinavo,
cocktail party, garden party, para seminarios y para reuniones de negocios.
El tipo de evento empresario determinar la necesidad de una de estas variedades
gastronmicas, as como el horario de realizacin y sede del mismo. Para ello lo
mejor es asesorarse con la empresa de catering que sabr aconsejar la modalidad
adecuada, con el profesionalismo que la caracteriza.
Para brindar servicios completos, la oferta del catering debera abarcar desde el
desayuno o coffe break, mens de cctel o cocktail, almuerzo, merienda, cena;
siempre adaptados al tipo u organizacin del evento o reunin, tambin a los gustos y
presupuestos acordes a las posibilidades y necesidades de los clientes.
Lo usual e ideal es que los mens, estn propuestos y diseados para el tipo de
reunin y necesidades especficas de la ocasin, con el objetivo de lograr un evento o
fiesta exitosa, y satisfacer las necesidades de quien decidi contratar el catering, ya
que los servicios de comida y bebida son claves en estas ocasiones.
Los tipos de mens pueden ser: mens temticos, pizza party, pernil party, cazuelas
party, cocktails, coffe breaks, asados, picadas, lunch, sushi, finger foods, catering
para stands de ferias, cenas de galas, banquetes, brindis, brindis de honor, mens en
veleros, yates, barcos, cruceros. Orientados a reuniones tipo: bodas, congresos, work
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shops, celebraciones deportivas, reuniones sociales, fiestas patrias, grandes

acontecimientos, celebraciones ntimas, celebraciones corporativas. Comidas y
bebidas de acuerdo a la etnia: comidas argentinas tipo asados parrilladas, locro,
cocina espaola, cocina francesa, cocina mexicana, oriental, italiana, comida
japonesa, canadiense, cocina internacional.
Catering
Catering aperitivo: su duracin es de 15 a 30 minutos y se calculan dos bocados
por persona.
Catering vino de honor: su horario estimado es de 11.30 a 12.30 horas o de

18 a 19 horas. Se ofrecen vinos, dulces (oporto o jerez) y dos bocados por
persona.
Catering cocktail: El horario estimado de realizacin es de 11 a 13 o de 19 a 21

horas. Se calculan de quince a veinte bocados por personas; salados 2/3 y dulce
1/3.
Catering recepcin: su duracin aproximada es de tres horas
Catering recepcin buffet: su duracin es de tres horas, el horario

estimado es a las 20 horas. Se proveen variedades de platos fros,
calientes y guarniciones.
Catering recepcin, comida o banquete: su duracin es de seis a ocho

horas (evento prolongado), su horario estimado es de 22 horas. Los
bocados son seis por persona para la recepcin. Luego la cena: entrada,
plato principal, postre, servicio de caf, brindis, mesa de dulce y final de
fiesta.
Dentro de nuestras funciones a la hora de organizar un evento, ya sea social o

institucional, ser muy importante conocer los distintos tipos de mesa y la
colocacin de stas en un saln. Con todo criterio elegiremos aquella que mejor se
adapte a nuestro evento, segn el nmero de invitados, el espacio del saln, la
filosofa de nuestro acto (buffet, cena de gala, almuerzo multitudinario, etc.) para
que as todos nuestros invitados estn bien integrados en el acontecimiento que
estamos celebrando.
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TEMA 3: ORGANIZACIN DE LA MESA

Reuniones
Recepciones
La mesa:
En los eventos relacionados con el mbito culinario, la mesa es el lugar de la comida
y el encuentro.
En los acontecimientos empresarios es adems lugar de negociacin y acuerdo.
A diferencia que en otros mbitos de la vida, en los que normas del protocolo social
se han flexibilizado enormemente, sentarse a la mesa es algo que sigue sujeto a
preceptos claramente establecidos.
Mesas y cabeceras
Al organizar cualquier tipo de comida, distribuir correctamente los lugares es una de
las tareas fundamentales. Ya sea una comida empresarial, oficial o social, los
invitados debern ser ubicados de acuerdo con su rango.
Para decidir qu tipo de mesa conviene habr que tener en cuenta varios factores:
motivo de la comida
nmero de invitados
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si hay uno o varios invitados de honor
medidas del saln
la ubicacin, numero de puertas y ventanas, etc.
Tipos de mesas
Vale aclarar que cuando hablamos de tipos de mesa, nos referimos a una sola mesa,
un banquete es la colocacin de varias mesas en un saln (o varios salones contiguos)
para poder albergar a todos nuestros comensales
Mesa Imperial
La mesa imperial es la mesa por excelencia para las celebraciones protocolarias.

Es de gran tamao y amplias dimensiones. Sirve para albergar a todos nuestros
invitados en una misma mesa.
Es frecuente ver en celebraciones como confunden la mesa imperial con la
rectangular, pero se identifica claramente, ya que la mesa imperial es la que se
cierra en redondo por los extremos.
Desde que se tiene constancia de su uso, siempre ha sido utilizada para un gran
nmero de invitados, por lo que no se ponen de acuerdo los expertos en un nmero
mnimo de invitados como para utilizar sta mesa. Su uso a partir de unos 50
comensales.
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Quien preside sta mesa, se sentar en el centro del lado amplio de la mesa frente a
la puerta del saln (presidencia francesa) y la segunda presidencia enfrente. Nunca
se sentarn en los extremos de la mesa, ya que por su gran tamao, sera imposible
la comunicacin entre quienes presiden la mesa.
Los invitados se sentarn por orden de importancia al lado de los anfitriones y en
alternancia. Describiremos en profundidad la colocacin de invitados y tipos de
presidencia en otro apartado.
Mesa rectangular
La mesa rectangular es muy parecida a la mesa imperial aunque de menor tamao y

completamente rectangular.
En ste tipo de mesa, cabe tanto la presidencia inglesa (sentados en los extremos de
la mesa) como la francesa (sentados en el centro del lado largo de la mesa)
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Mesa Redonda
La mesa redonda tiene forma de crculo perfecto y es recomendable hasta un

mximo de 12 comensales, como mucho hasta 14.
Es el tipo de mesa ms democrtica ya que a simple vista todos los comensales
tienen la misma importancia. ste tipo de mesa favorece las relaciones sociales,
dada la cercana de todos los comensales entre s.
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Mesa Ovalada
Lo ms correcto es que la presidencia en ste tipo de mesas sea francesa, aunque las
nuevas tendencias marcan la utilizacin de la presidencia inglesa, ya que tratndose
de un tamao inferior, es posible la comunicacin entre los ocupantes de las sillas de
los extremos. Desde aqu recomendamos que se utilice una presidencia u otra
dependiendo del nmero de comensales y el tamao de la mesa.
La mesa ovalada como su propio nombre indica, tiene forma de valo, es muy
parecida en aspecto a la mesa imperial, pero de menores dimensiones.
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Mesa Cuadrada
La
mesa
cuadrada
no
es
frecuente
utilizarla
en
actos
protocolarios.
Excepcionalmente se utiliza cuando el nmero de comensales es o cuatro o doce,

puesto que con otro nmero de invitados la mesa quedara descuadrada en funcin
de las pautas indicadas en el captulo la ordenacin de invitados.
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Mesa en forma de Herradura o U Invertida
Ambos tipos de mesas son muy parecidos, la diferencia es que la de U invertida los
brazos de la mesa forman ngulo recto con la parte central de la mesa, y en la de
forma de herradura, los brazos se redondean. Es un tipo de mesa que integra muy
bien a los comensales por lo que se utiliza a menudo para reuniones de trabajo.
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La presidencia, siempre se colocar justo en medio de la parte central de la mesa,

sin que se pueda sentar ningn otro comensal justo en frente de la presidencia, ni en
los extremos cortos de la mesa. El brazo derecho tiene prioridad frente al izquierdo.
Lo ms frecuente, es ver ste tipo de mesa utilizada como mesa presidencial de un
banquete donde hay ms mesas. En ste caso, los lados interiores de los brazos no se
utilizarn, puesto que miembros de la presidencia estaran dando la espalda
notoriamente a los invitados.
Mesa en peine
No es frecuente la utilizacin de la mesa en forma de peine y en ocasiones se

prefieren otras frmulas.
Cabe destacar de ste tipo de mesa la integracin de todos los comensales.
Esta mesa consiste en una gran presidencia de la que salen varios brazos. Al igual que
en la mesa en forma de herradura, no se sentarn invitados justo en frente de la
presidencia, ni en los extremos cortos de los brazos.
La prioridad entre los brazos es en primer lugar el primer brazo de la derecha ms
cercano a la presidencia, despus el primer brazo por la izquierda, a continuacin el
segundo brazo por la derecha desde la presidencia, y as sucesivamente. Dentro de
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cada brazo se colocarn los invitados de ms importancia a menos desde la parte ms

cercana a la presidencia. Nunca quedarn mujeres en los extremos de la mesa.
El armado, servicio y arreglo de mesa:

El arreglo de mesa es el conjunto de elementos que pueden ser ubicados sobre una
mesa:
1. Mesas y sillas: debern estar escrupulosamente limpias.
Es importante tener en cuenta la altura de la mesa para que se puedan mover los
brazos correctamente, y la altura de las sillas de acuerdo con la mesa, para permitir
cruzar las piernas.
Las sillas deben ser cmodas, con buen respaldo.
2. Mantelera: para lucir un buen mantel es importante colocar debajo de este el
molletn (primer mantel), que va ubicado sobre la superficie de la mesa, y sirve para
resaltar el color y los bordados del mantel, amortiguar los sonidos que puedan
producir los elementos del servicio de mesa, repasar arrugas del mantel, proteger la
mesa.
3. Servilleta: se colocar sobre el plato playo o a la derecha de este, doblada de la
manera ms sencilla posible. Cuando se comience a comer se colocar sobre las
piernas.
4. Men: por tradicin el men suele ser escrito en francs, pero puede ser escrito
en el idioma nacional del pas.
El men debe ser equilibrado, variado y para elaborarlo se debe tener en cuenta los
gustos y las adversiones de los invitados, ya que algunos alimentos pueden verse
afectados por ciertas prescripciones medicas o religiosas.
Debe contener la relacin, por orden de servicio, de todos los platos y de los vinos
que van a servirse (denominacin, marca, procedencia o cosecha).
5. Centros de mesa: pueden ser florales, frutales o de flores secas. No deben ser
demasiado altos, para no obstaculizar la visin.
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6. Candelabros: debern ser siempre metlicos, acordes a los cubiertos. Debern

utilizarse solo de noche y siempre con las velas encendidas.
7. Platos: plato de sitio, plato playo o de comida, plato de pan, plato para ensalada.
8. Cubiertos: para disponerlos se deber tener en cuenta el tipo de men que hemos
seleccionado; los cubiertos se colocarn de afuera hacia adentro, siguiendo el orden
del men.
Existen dos formas de colocar los cubiertos:
a la francesa (las puntas de tenedores y cucharas hacia abajo)
a la inglesa (las puntas de tenedores y cucharas hacia arriba).
Los cuchillos se colocarn con el filo hacia el plato. Los cubiertos del postre se
colocarn en la parte superior del lugar, salvo la fruta ningn postre necesita
cuchillo.
9. Copas: copa de agua, de vino tinto, de vino blanco y de champagne.
Las vajillas:
La vajilla es un elemento imprescindible en la mesa, tanto a diario como en
ocasiones especiales. Aunque existe una diversidad de materiales, las ms habituales
son de porcelana y de loza. Igual nos ocurre con los diseos y los tamaos. Las
modas y los fabricantes han dado lugar a una libertad (dentro de unos lmites) en
cuanto a tamaos y diseos. Lo mejor ser escoger, algn diseo clsico, vlido para
cualquier ocasin, ya que se pasan menos de moda, y son ms fciles de combinar.
Para diario o reuniones informales podemos contar con una vajilla de diseo ms
moderno y atrevido.
Composicin.
Una vajilla debe contener, al menos en su formato ms bsico:
platos hondos,
platos Playos
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Platos de postre.
Las vajillas ms completas pueden llegar a tener un nmero de piezas elevado,
aunque muchas de ellas no se suelen utilizar nada ms que en contadas ocasiones.
Podemos encontrarnos vajillas con: platos y tazas de consom, soperas, salseras,
fuentes de los ms diversos tamaos y formas, platos especiales para esprragos,
caracoles, cuencos diversos, etc.
Algunos elementos que inicialmente no componen la vajilla, son los bajo-plato o
platos de presentacin, cada vez ms utilizados y muy elegantes. Se colocan como
elemento decorativo, y como base de la vajilla tradicional.
Cuando coloque los platos en la mesa recuerde que no se deben colocar dos platos
iguales juntos (dos Playos o dos hondos juntos, por ejemplo). Tampoco se coloca
directamente sobre el mantel (o bajo-plato) un plato hondo.
Los platos se colocan separados entre s unos 45 cms. y a unos 2-3 cms. del borde de
la mesa (para no medirlo, unos 3 dedos, ms o menos). Los platos deben colocarse
limpios libres de saltones o rayados. Se puede colocar un plato de "relleno" o
presentacin que se retira cuando se va a servir la comida. Si utiliza un platillo
para el pan ste se coloca en la parte superior izquierda, justo en la parte superior
de los cubiertos de la izquierda. Puede ir acompaado de un pequeo cuchillo (tipo
postre) para untar la mantequilla, junto al bollo de pan.
Cmo colocar los platos de forma correcta en la mesa.
Los platos, podemos decir, son uno de los elementos estrella a la hora de componer
una mesa. No hay que restarle importancia a los cubiertos y la cristalera, pero la
vajilla suele ser, como decimos, un elemento estrella.
Colocar una elegante vajilla, va a decir mucho de nosotros. Debemos elegir una
buena vajilla, de diseo clsico, y a ser posible, de porcelana. Se puede optar por
vajillas totalmente lisas o decoradas, pero siempre de forma discreta.
Toda la vajilla debe estar limpia, y en perfecto estado de conservacin, sin
ralladuras o saltones. El diseo elegido, debe ser acorde al resto de los elementos de
la mesa. Es decir, no podemos poner una vajilla muy clsica, con una cristalera
sper moderna. Hay que tratar de ser uniformes.
26
Generalmente, se colocan un plato Playo y un plato hondo, como servicio bsico;

pero un servicio completo incluye el bajo plato. Recuerde, que nunca se pone un
plato hondo directamente en la mesa; siempre tiene que llevar un plato llano de
base.
Para empezar podemos elegir unos elegantes bajo platos, que nos sirvan de base y
decoracin para la mesa. En funcin de
cmo vaya a poner la mesa puede optar
por unos lisos y clsicos o por algn otro
ms atrevido. Los materiales pueden ser
muy
diversos,
pero
entre
los
ms
elegantes estn los de metal como plata,

alpaca, etc. Y por supuesto la porcelana.
Orden de los platos.
Sobre este bajo plato,

pondremos
un
plato
llano o playo; sobre l,

un plato hondo, si vamos
a servir una sopa de
pescado, una crema o
algn alimento que lo
requiera. El plato hondo es opcional, si no vamos a poner un alimento que lo
requiera, se puede poner simplemente para composicin de la mesa y retirar al
empezar a comer. Pero si no vamos a utilizarlo, y para evitar trabajo, podemos optar
por colocar el plato llano o playo, y sobre l un plato ms pequeo de aperitivo, que
nos luce muy bien decorativamente y nos sirve de proteccin para el plato Playo, en
el caso de tomar unos aperitivos, migas de pan al untarnos un poquito de
mantequilla, etc.
Servicio completo.
27
Luego a la izquierda de las copas, ponemos un platillo pequeo, que puede ser de
metal o de porcelana, para colocar un bollito de pan. Si ponemos mantequilla para
untar, es conveniente poner en el platillo un pequeo cuchillo plano para untar.
A lo largo de la comida, todas las piezas que utilicemos (soperas, salseras,
ensaladeras, fuentes, etc.) debern ser de la propia vajilla. En caso de no serlo,
debern combinar lo mejor posible con ella.
Comportarse durante una comida.

La buena educacin en la mesa no solamente consiste en saber utilizar de forma
correcta los cubiertos. Debemos saber algo ms sobre el comportamiento adecuado
en la mesa.
1. Los codos solo se permiten en la mesa mientras se charla o conversa, pero no
cuando se come. Con los cubiertos en la mano, solo debemos apoyar los antebrazos
sobre la mesa.
28
2. A la hora de manejar los cubiertos, los brazos bien pegados al cuerpo para tratar
de no molestar a nuestros compaeros de al lado, sobre todo, cuando el espacio con
el que contamos no es muy "generoso".
3. La boca siempre bien cerrada para masticar la comida. Debemos masticar sin
hacer ruidos ni aspavientos. Si tenemos que decir algo, hay que esperar a terminar el
bocado.
4. Los alimentos se llevan a la boca con los cubiertos no con las manos u otros
utensilios. El cubierto va a la boca no la boca al cubierto. Se permite una ligera
inclinacin del cuerpo, pero muy leve.
5. Cuando nos servimos de una fuente comn, debemos hacerlo con los cubiertos de
esa fuente y no con nuestros propios cubiertos. Si caemos algo al servirnos debemos
recogerlo con nuestros cubiertos y ponerlo a la orilla de nuestro plato. No se debe
recoger con la mano o con los cubiertos de servicio de la fuente.
6. Podemos inclinar ligeramente nuestra cabeza hacia atrs para beber de una copa,
as evitamos que el borde la copa toque nuestra nariz.
7. Para facilitar el servicio de la mesa, es recomendable apartar ligeramente el brazo
y ladear un poco el cuerpo a la hora de servir-retirar un plato.
8. No debemos levantarnos de la mesa, hasta que no se levanten los anfitriones o al
menos nos den permiso para ello.
9. No debemos fumar en la mesa, ni a la hora de los postres. Es mejor esperar a
terminar de comer para irnos a fumar al jardn, a la terraza o cualquier otra
habitacin que los anfitriones han habilitado para los fumadores.
Cosas prohibidas en la mesa. O al menos, poco correctas.

La mesa es un lugar de encuentro para comer y compartir unos momentos agradables
con otras personas. Si queremos que todo vaya bien, hay que guardar unas mnimas
normas de educacin. En la mesa no debemos hacer cosas como estas:
1. No debemos utilizar cubiertos para otra cosa que para comer.
29
2. No debemos tomar los cubiertos por otro sitio que no sea el mango. Mucho
mejor si es por la parte ms baja del mango. Es poco elegante tomar los
cubiertos por la parte alta del mango.
3. El pan no debemos utilizarlo para limpiar el plato. Se puede utilizar para
probar la salsa o servir de apoyo a la hora de comer. El pan se toma con la
mano no con los cubiertos.
4. Los dedos no deben ser limpiados con las servilletas, no se chupan los dedos.
5. Si un alimento llega demasiado caliente a la mesa, hay que esperar que se
enfri en forma natural. No se debe soplar n mover para que se enfri antes.
6. Si tomamos sopa o alimento liquido, no debemos inclinar el plato para
terminarlo. Se toma lo que se pueda recoger con la cuchara.
7. La bebida no se sirve apoyando el cuello de la botella sobre la copa. Se debe
mantener a unos dos dedos de altura separado del borde de la copa o vaso.
Tampoco es correcto apurar el contenido de la botella, sobre todo cuando se
trata de vino.
8. No debemos hablar o beber con la boca llena. Debemos esperar a terminar de
masticar y tragar lo que tenemos en la boca para luego hablar.
9. No se debe pedir repetir el plato, salvo si la comida es familiar.
10. En las conversaciones en la mesa no debemos hablar de enfermedades,
accidentes, muerte o cuestiones desagradables o poco correctas para el momento
de la comida.
11. No cruzar el brazo por delante de otro comensal si necesita algo. Si alguien le
pide algo dele prioridad en el uso.
12. No debe tocarse el pelo, ni utilizar palillos, meterse el dedo en la nariz o en
la oreja.
13. Las copas se toman por el tallo para beber. No se debe dejar la cuchara
dentro del tazn, plato o taza, debe quedar en el platillo.
30
BIBLIOGRAFA
Bibliografa curso ceremonial y protocolo
1. MANUAL
DE
CEREMONIAL
PROTOCOLO.Una
estrategia
de
comunicacin de las Relaciones Publicas. ALICIA IRURETAGOYENA.2008.-
2. PROTOCOLO.ORG. Protocolo y Etiqueta- Editorial Vecchi. S.A. 20022011.-
3. GUIA DE ETIQUETA SOCIAL Y EMPRESARIAL- Mara Rosa Collel- Edic.

Gestio-2000.-
4. LA CORTESIA EN LA VIDA MODERNA- Celia Lpez Sainz-Editorial

Editer.S.A.
5. CEREMONIAL
PROTOCOLO-Universidad
del
Salvador-Lic.Natalia
Gonzles-2012.-
6. RECOPILACION DATOS Y PRINCIIOS DE PRECEDENCIA-Lic. Guillermo Jos

Pedrotti.
7. ETIQUETA Y PROTOCOLO-Aula Facil.com-2006.8. EMAGISTER-Organizacin
de
eventos-EDA-Educacin
de
Distancia
Alternativa.
9. COMUNICACIN ESCRITA-Produccin e Interpretacin-Hctor Prez

Grajales. Editorial Magisterio-1995.-
31

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los participantes a manifestar sus

acciones, sugerencias o sentimientos.

Reuniones para formar.

La idea es que el coordinador desempeo un papel

de coordinador de conocimientos, y su funcin es hacer que de grupo surjan

Reuniones para llegar a un acuerdo. Se dan cuando alrededor de un tema o

Reuniones para informar.

(nuevo producto, re organizacin, nuevo

reglamento, resultados del ejercicio, para un programa de accin)

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respuesta a sus solicitudes de informacin complementaria que efectan

Reuniones para intercambiar puntos de vista. Es una reunin de tipo

un gran dominio de si mismo, cualidades de

mediador y moderador y la capacidad de conducir al proceso de toma de

Existe necesidad de comunicar o de informar sobre algn aspecto de la

Es conveniente y necesaria una reunin para pedir la opinin, sugerencias

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Es preciso tomar una decisin.

Necesidad de interrelacin o comunicacin

Propiciar y fomentar un buen clima y ambiente de trabajo.

Potenciar las relaciones entre los diferentes miembros de la Empresa.

Es la reunin la tcnica y el procedimiento ms adecuados para afrontar el

Condiciones necesarias y ambientes de trabajo.

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Afectar e interesar al grupo.

Establecer los lmites de su tratamiento.

3. El anlisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos

Fecha, lugar y hora de la reunin.

Orden del da (tema de la reunin).

Documentacin con datos, problemas, propuestas; todo aquello que pueda

Se solicitara a los participantes de la reunin

informar, recoger opiniones y

sugerencias y poder llevar a la reunin el sentir y las ideas o sugerencias de las

Comenzar la reunin con puntualidad.

Clarificar los puntos del orden del da.

Precisar el objetivo o finalidad de la reunin.

Definir con claridad y precisin la tcnica o estrategia a emplear en la

Priorizar el tratamiento de los puntos del orden del da.

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La acogida, la presentacin y la cualificacin de los participantes constituyen un

La consecucin de los objetivos de la reunin.

La aplicacin de la tcnica planificada.

Plano de la comunicacin, dirigido a:

La creacin de un buen ambiente y clima de trabajo profesional (sensacin de

El conductor de la reunin debe buscar un ambiente o tono cordial, un clima de

Contestar personalmente a las cuestiones que se planteen.

El planteamiento de cuestiones personales.