UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

LECCIN N 13

CONTROL ADMINISTRATIVO, CONCEPTO Y CLASIFICACION DE LOS MATERIALES

- Materia prima
Materiales Directos

- Suministros
Materiales Indirectos

- Pistas acabadas

- Repuestos

Los materiales son el conjunto de BNS adquiridos por

la empresa para ser sometidos a un proceso de
fabricacin convirtindose en productos terminado.
A) MATERIALES DIRECTOS: Son los que entran en
el producto manufacturado, por ejemplo la madera
y los clavos utilizados en la fabricacin de
escritorios.
Cuando los materiales directos sufren cambios
bastantes profundos en las operaciones de
fabricacin se denominan Materias Primas por
ejemplo los troncos de rboles se convierten en el
papel. La transformacin del hierro en lingotes de
piezas fundidas, que indica la transformacin de un
estado bruto o primitivo a un estado manufacturado
es materia prima.
Tambin son materiales directos las piezas acabadas que las empresas dedicadas a
trabajos de montaje cobran para fabricar un artculo y la manufactura consiste en
mantenerlo para formar un artculo terminado ejemplo, fabricacin de automviles.
Para la empresa que fabrica las piezas acabadas, estas son productos terminados y si
se venden se convierten en costos de mercadera vendida. Pero si se utilizan para
artculos se convierten en material directo para el artculo contado.
B) MATERIALES INDIRECTOS: Son los que se utilizan en la fabricacin pero no pasa a
formar parte del artculo manufacturado. Ejemplo los albarasivos (papel lija) los aceites
para pulir (charol9 la grasa que sirve para lubricar las maquinarias, el petrleo que se
consume en la fbrica, los tiles de escritorios, etc.
Suministros diversos, son los usados para mantener la fbrica en buen estado como el
aceite para las maquinarias.

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En cambio materiales indirectos propiamente dichos son los que se utilizan en la

operacin de fabricacin como el papel lija en una fbrica de muebles.
Los repuestos son tambin materiales indirectos de fabricacin.
ADQUISICIN DE MATERIALES
El procedimiento de adquisicin de materiales para un buen control interno utiliza los
siguientes documentos:
1 REQUISICIN DE COMPRA.- La emite el departamento de almacn en orinal y copia en
base a la necesidad se contar con una existencia permanente dentro de los lmites
mnimo y mximo de stock-establecidos.
El original se emite al Dpto. de compras y la copia se copia se queda en el archivo de
almacn.
FLUJOGRAMA DE LA REQUISICIN DE LA COMPRA
Dpto. de almacn
Dpto. de compras
comprador
comprador

Requisicin de
compra
(Original)
Copia

Requisicin
de compra
(Original)
Archivo

Archivo

2 ORDEN DE COMPRA.- Se origina en la requisicin de compra y la emite el departamento

de compras en orinal y dos copias.
El original se emite al proveedor, la primera copia al departamento de almacn y la segunda
copia al archivo del departamento.
FLUJOGRAMA DE ORDEN DE COMPRA
DEPTO DE COMPRAS
COMPRADOR

DEPARTAMENTO DE
VENTAS DEL VENDEDOR

Requisicin de
compra

Orden de
compra
(Original)

(Original)

Orden de compra
(Original)
1 Copia
2 Copia

DEPARTAMENTO DE
ALMACEN COMPRADOR

Orden de
compra
(1ra Copia)

Archivo
Archivo

Prof. CPC Ivn Carvajal Aparicio

Pg. 25

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3 GUIA DEL REMISION DEL PROVEEDOR.- Se originan en la orden de compra recibida

del cliente y se emite en original al departamento de almacn del comprador: el encargado
de almacn recibe los ejemplares, le firma el orinal y lo devuelve quedndose con la primera
copia para su archivo. La segunda copia queda en el archivo del proveedor. La gua de
remisin original le ser remitida al cliente o comprador juntamente con la factura.
FLUJOGRAMA DE LA GUIA DE REMISIN
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEL VENDEDOR

DEPARTAMENTO DE ALMACEN
COMPRADOR

Orden de
Compra
(Original)
Gua de remisin
(Original) 1
2
1 Copia

2
3

2 Copia

Parte de 1
Entrada
(Original)

1 Copia

Archivo

Archivo

4 PARTE DE ENTRADA.- Se origina en el gua de remisin del proveedor, el departamento

de compras, quedando la 2da copia en el archivo la cual le seguir para cargar su kardex
fsico
FLUJOGRAMA DEL PARTE DE ENTRADA
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
COMPRADOR

DEPARTAMENTO DE COMPRADOR

Gua de remisin
(1ra Copia)
Parte de entrada
(Original)

Parte de
Entrada
(Original)

1 Copia

1 Copia

2 Copia
Archivo

Archivo

Pg. 26

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5. KARDEX FISICO.-Es un auxiliar para controlar el movimiento fsico y valorado de la

existencias, mediante las entradas, salidas y saldos. Se llevan en el departamento de
almacn.
Las entradas se respaldan con el parte de entrada y las salidas con la requisicin de
almacn.
6. KARDEX FISICO VALODARO.- Es una mayor auxiliar para controlar el movimiento
fsico y valorado de las existencias, mediante las entradas, salidas y saldos este auxiliar
se lleva en el departamento de contabilidad.
7. REGISTRO DE COMPRAS.-Es un registro auxiliar donde sea notan cronolgicamente
todas las compras del mes estn o no exoneradas del impuesto a las ventas.
FLUJOGRAMA DE LA FACTURA DE COMPRAS PROVEEDOR
DEPARTAMENTO DE VENTA
DEL PROVEEDOR

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
COMPRADOR

Gua de Requisicin
(Original)

Orden de compra
(Original)
Gua de remisin
(Original)
1 Copia
2 Copia

Factura del
proveedor

(Original)
1 Copia
Gua de
remisin
(Original)

Orden de compra
(Original)

Archivo

La factura de compras se origina en la gua de remisin original firmada por el encargado de

almacn del comprador.
Es emitida y la primera copia mas la gua de remisin y la orden de compra son remitidas al
departamento de compras de la empresa compradora..

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Pg. 27

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FLUJOGRAMA DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRA DEL DPTO DE COMPRAS

AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Departamento de compras
Comprador

Departamento de contabilidad
Comprador

Factura de
compra
(Original)

Factura de
Compra

1ra copia
Gua remisin
(Original)

1ra copia

Orden de compra
Parte de Entrada
Parte de entrada
(Original)

Gua de Remisin

Orden de Compra
Requisicin de compra
(Original)

Requisicin de
Compra

Archivo

CONSUMO DE MATERIALES
Para un buen control interno del consumo de materiales se utilizan los siguientes
documentos y auxiliares:
1 ORDEN DE PRODUCCION.- Documento emitido por el superintendente de produccin al
jefe de produccin para la fabricacin de un artculo. Se emite en original y en dos copias. El
original para el jefe de produccin la primera copia para la seccin de costos a fin de que
pueda aperturar la hoja de costos. La segunda copia queda en el archivo.
2 LA HOJA DE COSTOS.- El encargado de costos en base a la primera copia de orden de
produccin abre la hoja de costos.
3 LA REQUISICIN DE ALMACEN.- El jefe de produccin pide al almacn los materiales
indispensables para cumplir con la orden de produccin, mediante la requisicin de almacn
que se emite en original y cuatro copias. El original y tres copias se remiten al almacn, la
cuarta copia pasa al archivo.

Pg. 28

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4 KARDEX FISICO.- El departamento de almacn entrega los materiales pedidos y en

base a la original de la requisicin de almacn firmada por el que recibe los materiales
abona su kardex fsico remitiendo las tres copias restantes al departamento de contabilidad
seccin cuentas corrientes.
5 KARDEX FISICO VALORADO.- El auxiliar de cuentas corrientes, valoriza las tres
requisiciones quedndose con la tercera. Las otras dos las envas: Una a la seccin
tenedura de libros y la otra a la seccin costos.
6 DIARIO DE REQUISICIONES.- El encargado de la tenedura de libros en base a la
requisicin valorizada la contabiliza en el diario de requisiciones y despus resume en el
diario general.
7 MAYOR DE GASTOS DE FABRICACIN.- El auxiliar de costos una vez recibida la
requisicin de almacn verifica su contenido. Si se trata de materiales directos los registra
en la hoja de costos respectiva. Si se trata de materiales indirectos los registra en el mayor
de gastos de fabricacin por no ser posible su aplicacin directa a cada hoja de costos. El
total de los gastos de fabricacin por no ser posible su aplicacin directa a cada hoja de
costos en base a un factor de distribucin que puede ser la mano de obra directa, el material
directo utilizado etc. (Ver flujograma de materiales).

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Pg. 29

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FLUJOGRAMA DE MATERIALES
Departamento Produccin
Superintendente

n
d
e

Departamento de
contabilidad
Cuentas
Tenedora
Corrientes
libros

Orden de
Produccin

1
O
Original
r
Orden
d
Produccin e

Jefe Produccin

Departamentos
De
Almacn

Costos

Orden
Produccin

2
Requisicin

de
almacn
(original)

Produccin
Copia

Requisicin

Requisicin

de
almacn

almacn
1 Copia

Requisicin

Hoja de
Costos

Almacn

(original)

1 Copia
1 Copia

Mayor
gtos.

2 Copia

1 Copia

fabricacin

2 Copia

3 Copia

2 Copia

3 Copia

Materiales
Directos

3 Copia

4 Copia

Materiales
Indirectos
Diario
General
Requisicin

KARDEX
KARDEX

Almacn

FISICO
Diario

FISICO
VALORADO

2 Copia

requisicin

DEVOLUCION DE MATERIALES
La devolucin de materiales sigue el procedimiento siguiente:
1 INFORME DE DEVOLUCION DE MATERIALES.- Lo elabora el departamento de
produccin en original y cuatro copias, la ltima copia se queda en el Dpto. de produccin
despus de ser firmada por el encargado de almacn que recepciona la devolucin.

Pg. 30

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2 EL KARDEX FISICO.- El departamento de almacn recibe junto con los materiales

devueltos el original y 3 copias del informe de devolucin. En base al original carga su
kardex fsico con las devoluciones, las otras tres copias las remite el Dpto. de contabilidad.
3 KARDEX FISICO VALORADO.- El auxiliar de cuentas corrientes. Valoriza los informes
de devolucin y en base a la tercera copia cargan su kardex fsico valorizado. Las otras 2
copias las remite una a la seccin tenedura de libros y la otra a la seccin costos.
4 DIARIO DE REQUISICIONES Y DIARIO GENERAL.- El auxiliar de tenedura de libros al
recibir la copia del informe de devolucin registra en el diario de requisiciones las
devoluciones para posteriormente vaciar al diario general.
5 HOJA DE COSTOS YMAYOR GASTOS DE FABRICACION.- El encargado de la seccin
costos una vez recibido el informe de devolucin de materiales, si se trata de materiales
directos los registra en la hoja de costos, seccin indirectos los registra en el mayor de
gastos de fabricacin con rojo o entre parntesis.
Se sigue este procedimiento cuando el material devuelto esta en buenas condiciones las
cuentas 24, 25 y 26, sern cargadas pero si el material esta deteriorado o malogrado el
almacn lo cargar en su kardex fsico. Ni cuentas corrientes; si que el auxiliar de tenedura
de libros lo cargaran en el cuenta 22 subproductos desechos y desperdicios.
MTODOS DE VALUACIN DE LOS MATERIALES
El problema de la evaluacin de los materiales se resume a la siguiente pregunta: Cmo
deben asignarse determinada cantidad de un material utilizado en la produccin cuando en
el kardex existen varias partidas a costos diferentes?
Los mtodos que estudiaremos en relacin al costo de los materiales son principalmente 3:
1. Primeras entradas, primeras salidas.
2. Ultimas entradas, primeras salidas.
3. Costos promedios.
1.- Primeras entradas, primeras salidas (PEPS, LIFO) Este mtodo se basa en el
supuesto que los 1ros artculos que entran al almacn son los primeros en salir de el, de
este modo las unidades que salen son valorizadas al costo unitario del lote mas antiguo.
El movimiento fsico de las unidades dentro del almacn no tiene que estar necesariamente
de acuerdo con el supuesto contable para que el mtodo sea vlido.
La ventaja de este modo es que el balance general de fin de ao aparecen los inventarios
valuados con precios que reflejan casi con justeza el costo que rige en el mercado
actualmente.
La desventajas son:
1 Que no sirve se base para una buena poltica de precios ya que el costo de los artculos
producidos no se actualiza con la subida de precios de los materiales pues se estn usando
precios antiguos en cambio el precio de venta si se actualiza.
2 Se infla la utilidad de la empresa faxeandose el estado de perdidas y ganancias esto se
debe a que no se actualiza el costo de ventas pero si actualiza el precio de venta no
pudiendo conocerse la productividad real de la empresa. Supongamos que hemos

Prof. CPC Ivn Carvajal Aparicio

Pg. 31

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comprado materias primas a S/. 200 por unidad y luego compro a S/. 300. Por unidad. Si
para fijar el valor de venta en el supuesto que deseo ganar S/. 100, tomo el costo de la
segunda compra el valor de venta es S/. 400.
Si hubiera tomado la primera compra el valor de venta sera 300 igual a un costo de la
segunda compra. Luego no sirve este costo para fijar el valor de venta como el valor de
venta es de 400 y el costo no esta actualizado pues hemos tomado la primera compra o sea
200 tendramos una utilidad inflada de 200 siendo as que si actualizo el costo de ventas a
300 la utilidad sera solamente de 100.
ARTCULO: X KARDEX FISICO VALORADO (PEPS, FIFO)
Fecha

Detalle

N/ entrega requisicin N 154

N/ entrega requisicin N 154

6
7
8
9

N/ devolucin factura/320
N/ entrega requisicin N160
Devolucin informe N15
N/ entrega requisicin N170
N/ entrega requisicin N170
N/ compra factura N350
N/ entrega requisicin N180
N/ entrega requisicn N200

UNIDAD: PZA

ENTRADAS
SALIDAS
SALDO
Costo Unitario Importe
Costo Unitario Importe
Importe
2004
Unidad
S/.
S/.
Unidad
S/.
S/.
Unidad
S/.
1 N/ compra factura N300
1000
100
100,000
1000 100,000
2 N/ compra factura N320
1000
120
120,000
2000 220,000
3 N/ entrega requisicin N 150
500
100
50,000 15000 170,000
4 N/ compra fact/300
1000
150
150,000
2500 320,000

10
11
12

50

120

500

160

3450

* El inventario es fijo; pero

el estado de perdidas y
ganancias es falso

500
200

100
120

50,000
24,000

2000
1800

270,000
246,000

400
20
370
130

120
120
120
150

48,000
2,400
44,400
19,500

1750
1350
1370

240,000
192,000
194,400

45,000
15,000

870
1370
1070
970

130,000
210,500
165,500
150,500

300
100

150
150

293,500

970

150,500

6,000

80,000

444,000 2480

Anlisis del Saldo

S/.
470 unidades X 150.00 = 70,500.00
500 unidades X 160.00 = 80,000.00
150,500.00

2 ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (LIFO UEPS).- Este mtodo se basa en el

supuesto de que los ltimos artculos que entran al almacn son los primeros en salir de el.
De este modo las unidades que salen son valorizadas al costo unitario del lote recepcionado
al ltimo. As mismo el movimiento fsico dentro del almacn no tiene que estar
necesariamente de acuerdo con el supuesto contable para que el mtodo sea valido. La
desventaja de este mtodo es que el balance general de fin de ao el inventario de
materiales aparece valido al costo mas antiguo, lo que no corresponde a los precios de
reposicin del mercado.
Las desventajas son:
Que los costos de produccin se actualizan por el alza de los precios de los materiales
permitiendo una buena poltica de precios. Debido a que el costo de ventas tambin se
actualiza y en esta forma se elimina la inflamacin en las utilidades ocasionadas en el otro
mtodo.

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ARTCULO: X KARDEX FISICO VALORADO, ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS

Fecha

Detalle

2004
N/ compra factura N300
N/ compra factura N120
N/ entrega requisicin N
150
N/ compra fact/330
N/ entrega requisicin N
154
N/ entrega requisicin N
120
N/ devolucin factura/160
N/ entrega requisicin N160
Inf. Devolucin informe N15
N/ entrega requisicin N160
N/ entrega requisicin N160
N/ compra factura N350
N/ entrega requisicin N180

Unidad
1000
1000

ENTRADAS
Costo Unitario
S/.
100
120

1000

150

120

Importe
S/.
Unidad
100,000
120,000

160

Anlisis del saldo

870 unidades por 100
100 Unidades por 160
970

S/.
= 87,000.00
= 16,000.00
= 103,00.00

120

60,000

15000
2500

160,000
310,000

700

150

105,000

1800

205,000

1750

191,000

300
100
20
370
130

150
120
120
120
100

45,000
12,000
2,400
13,000
44,400

1350
1350

142,000
144,400

300

150

48,000

870
1,370
1,070

87,000
167,000
119,000

100

150

16,000

970

103,000

341,000

970

103,000

80,000

444,000

SALDO
Importe
Unidad
S/.
1000
100,000
2000
220,000

500

6,000

N/ entrega requisicn N200

3450

Importe
S/.

150,000

50

500

SALIDAS
Costo
Unitario

248

Los costos si estn actualizadas y precisos para el

estado de perdidas y ganancias y menos exacta con el
inventario

3 COSTO PROMEDIO.- Como su nombre lo indica la forma de determinarlo es sobre la

base de dividir el importe acumulado entre las unidades acumuladas hasta que se produzca
una buena compra de este modo las unidades que salen son valorizadas con el costo
resultante de la operacin antes mencionadas en tanto no se produzcan una compra a un
nuevo precio.
El balance general, muestra los materiales valuados a un costo que no es ni el antiguo ni el
mas reciente si no intermedio. Por tanto sin que la CIFRA se aparte tanto de la realidad
como la mostrada en la aplicacin del mtodo (UEPS), no est tampoco pegado a la
situacin presente como en la aplicacin del mtodo PEPS. En consecuencia no muestra la
verdadera situacin de la empresa.
Tampoco los costos de produccin estn actualizadas si bien no se apartan tanto de la
realidad como en el caso del mtodo PEPS . No servirn en base para fijar la poltica de
precios pues se requerirn estudios racionales para la fijacin de dicha poltica. Tambin la
utilidad aparece inflada pero no es tan grave como el mtodo PEPS, pero puede inducir a
un falso optimismo.

Prof. CPC Ivn Carvajal Aparicio

Pg. 33

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Fecha
2004

Detalle
N/ compra factura N300
N/ compra factura N120
N/ entrega requisicin N 150
N/ compra fact/330
N/ entrega requisicin N 154
N/ entrega requisicin N 120
N/ entrega requisicin N160

ENTRADAS
Unidad Costo Unitario
1000
100
1000
120
1000

150

50

120

Importe Unidad
100,000
120,000
500
150,000
700
6,000
400

Inf. Devolucin informe N15

N/ entrega requisicin N160
N/ compra factura N350
N/ entrega requisicin N180
N/ entrega requisicn N200

20
500
500

160

Importe

110

55,000

126

88,200

126.17
126.17

50,468

SALDO
Unidad
Importe
100
100,000
110
220,000
110
165,000
126
315,00
126
226,800
126.17
220,800
126.17
-170,332

2,523
63,085

126.17
126.17

172,855

41,556
13,852

138.52
138.52
138.52

1,089,855
148,14.40
134,362

80,000
300
100

3450

SALIDAS
Costo Unitario

444,000

Pg. 34

2480

138.52
138.52

309,638

134,362