LA SECRETARIA PERFECTA

La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa,
de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la
secretaria perfecta? ¿Hay cursos secretarias perfectas? ¿Se
aprende o se nace? ¿Hace un jefe perfecto una secretaria eficiente
o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra
respuesta es que "es cosa de dos".
Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende
perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el
estilo... es algo más.

CONSEJOS PARA HACER UNA BUENA SECRETARIA

1. El perfil de la secretaria perfecta.

Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos
humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones
humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto
vamos a centrarnos.

2. Secretaria = confianza.
Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez,
discreción carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza
absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso,
fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se
consigue la empatía y confianza total entre el jefe y la secretaria

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.

Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es
fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un
alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo
toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se
prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una
próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder
ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión
importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo
que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es
saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día
intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y
manejando los imprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el estrés en el trabajo (la
secretaria puede ayudar mucho).

4. La secretaria como gestora.

La secretaria coger el teléfono y transmitir la importancia de la empresa y de su máximo
representante, con tal maestría que se convierta en un factor de imagen, invaluable para la
empresa. Conseguir acelerar una entrega, gestionar una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto
vale una secretaria así?

5. Hacer valer la autoridad de su jefe.

La secretaria es la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se toma
decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hace debe ser
impresionante: buenas formas, notas recordatorios espaciadas, llamada 24 horas antes de
la fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había
comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en
tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas
nuevas, sabiendo que la secretaria haga un seguimiento y el pressing perfecto para que se
ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe será espectacular.

6. Saber estar: la imagen.

La secretaria debe conseguir que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo
por todos los costados. Salir a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa,
saludar con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, lo está esperando. Hacer sentir importante al
que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no lo pasara. Su cordialidad,
discreción, forma de vestir, elegancia, la convierta en la señora de la empresa. Respetada y
considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de
confianza. Contestar a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con
estilo, transmitía la imagen perfecta.

7. Aprender, cursos especializados.

Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo
que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean
complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.
Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios
extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.