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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5

Inventario, Facturacin y Cuentas por Cobrar

CAMBIO DE MERCANCIA (IVA)

ver anexo

1. Hacer una Nota Crdito al cliente por el artculo que est devolviendo, anotar en
referencia el cdigo del artculo y la factura que corresponde.
2. Ingresar el artculo a catario esto es por kardex, anotar en referencia la
factura que se afecta.
3. Retirar del inventario el artculo nuevo del cliente a notar en referencia la factura que se
afecta por este cambio.
4. Hacer una nota debito por el valor del nuevo artculo con IVA incluido, aqu sale el saldo
apagar por el cliente. El cliente paga este saldo
5. Se le imprime al cliente el recibo de caja como comprobante de pago
6. Si se contabiliza el iva se debe buscar la actividad y registrar el valor del iva,
contabilidad/reg actividad.
Nota: esta documentacin se debe agrupar junta y manejar una carpeta para archivar por aparte
de las facturas y dems documentos

CAMBIAR EL COSTO DE UN ARTICULO ver anexo

1. Buscar el artculo a modificar el costo en kardex.
2. Hacer un ingreso de este artculo anotando que es ajuste costo y modificamos el valor del
costo.
3. Hacer un retiro del mismo artculo con esto el costo permanece igual.

CUADRAR CANTIDADES DEL INVENTARIO ver anexo

1. Ir a kardex y clic en el botn Inv. Fsico.
2. Abrir una nueva lista y agregar los artculos que hay que ajustar y agregar las cantidades o
retirar las mismas.

2
3. Retornar, clic en ajustar inventario seleccionar todos los artculos en la lista y aceptar.
REPORTE DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Ir a inventario, reportes Kardex del inventario

Ingresar la fecha en movimiento kardex; seleccionar detalle del movimiento y aceptar
Imprimir reporte.
Seleccionar Movimiento de Productos
Ingresar la fecha a consultar
Mostrar informe por : Volumen de venta, aceptar
Este informe muestra el artculo que ms se vende de mayor a menor

Valor del inventario: selecciona la fecha a consultar y el rango de los artculos por cdigo,
descripcin o categora

3
Listado de artculos por proveedores: Seleccionar ms reportes; seleccionar Prod. Por proveedor

En este recuadro salen las opciones de

fecha, tipo de productos y proveedores. Se
puede dejar las 2 primeras opciones y
cambiar la tercera por todos los
proveedores para que el informe sea mucho
ms preciso.

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COMPRAS POR TERMINO

IMPUESTO POR COMPRA

6
LIBRO DE COMPRA

CREAR ARTICULOS Y ARTICULOS COMPUESTO

1. Crear el o los articulo(s) padre, articulo(s) hijo; el articulo padre ser del cual se desprende
para formar las unidades del articulo hijo
2. Cuando se cree este artculo (hijo) ir a Detalles Adicionales del artculo, en la parte inferior
del recuadro dar clic en asignar
3. En el siguiente recuadro se selecciona el artculo o artculos que conforman el nuevo
artculo y la cantidad de cada uno de ellos. Es de anotar que el costo est determinado por
el costo de los artculos o articulo utilizado para este fin

Aqu se puede
colocar el iva que
corresponde

Cdigo de barras

Precio que se muestra en factura

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Aqu se coloca la categora o lnea a la cual pertenece el artculo es opcional pero para una mayor
organizacin y reportes ms precisos se debe llenar

10
Aqu es para buscar artculos de otras marcas o su equivalencia

11
Se manejan las cuentas contables de dicho artculo si su venta es exenta de iva o tiene una cuenta
especial, el costo y el inventario

Ahora en precios podemos modificar el precio de venta de un articulo o de varios y afecta a la lista
de precios.

12

Colocar el porcentaje de ajuste

Por fecha

Por codigo
Por descripcin

Aqu podemos crear etiquetas con cdigo de barra y personalizarlas

13

Seleccionamos los artculos por

grupos, categoras, descripcin,
existencia, ultimo vendidos y ultimo
comprados

Selecciona los 3 tipos de

cdigo de barras

Podemos seleccionar uno

o ms artculos que tengan
precio especial o
descuento

Lista de etiquetas
disponibles

14
Al momento de seleccionar todos los artculos se puede ajustar el precio incrementado el valor del
iva en cada artculo o aplicar descuentos solo se antepone el signo - y el porcentaje

Al seleccionar uno o varios artculos, despliega esta venta que permite escoger artculos de una
factura o una orden de compra y cambiar el precio

15

16

FACTURACION

Listado de facturas elaboradas

Pagos parciales de facturas vencidas

(abonos)
Creacin de facturas

Puede buscar al
cliente digitando su
cedula
o
NIT,
tambin
muestra
una lista de los
clientes registrados
Digitando el cdigo
del artculo sale un
submen
de
bsqueda

17

Al dar doble clic en

bsqueda
por
nombre
aparece
este listado con
escribir las iniciales
del nombre nos
ubica en el

Aqu se digita el Nit o cedula

Cupo mximo de crdito

Se fija el precio de venta para

clientes especiales.
Asigna una cuenta contable
especfica para el cliente
Intereses por mora

Termino de pago

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Al seleccionar un cliente se puede obtener el registro de las compras presionado este botn o la
tecla F12, en este registro se ven los artculos comprados por el cliente la factura, la fecha y
cantidad

Al empezar a digitar las primeras iniciales

del cdigo se abre un submenu que
muestra un listado por orden alfabtico
de artculos, presionando la tecla TAB
nos desplazamos al submen.

19

Al presionar este botn o la tecla F4 se despliega el listado de artculos por orden alfabtico
indicando el precio y la cantidad en el inventario

Al dar doble clic en precio unitario se despliega la lista de

precios 1, 2, 3 y 4; se puede seleccionar que precio aplicar
al cliente ya sea por crdito, descuento o promociones,
tambin se puede especificar el precio que se muestra al
facturar (Modificar articulo Inventario), ver pg. 8

20
Al presionar el botn pagos previos se despliega una lista que muestra el saldo a favor que tiene el
cliente por devoluciones, abonos anticipados o ajuste en su cuenta se puede elegir y aplicar el
valor que descuenta del total de la factura en curso

21
Al presionar el botn Detalle muestra las facturas vencidas que tiene le cliente y el saldo a pagar
por cada una y el saldo total

Presionando la tecla F6 o este botn podes desplegar

el recuadro de descuento que se aplica a un artculo
determinado en la factura que est abierta, el
descuento es en porcentaje y esta la opcin de
imprimir el descuento que se hizo en la factura

22
Para agregar un comentario a un artculo se debe
seleccionar una fila vaca presionar la tecla F7 o este
botn para agregar un comentario o crear uno
personalizado pulsando el botn Lista y
adicionndola al comentario

Guarda la factura y muestra

una vista previa de la misma
para imprimirla

23

Al presionar el botn Pagar, nos muestra un cuadro para

seleccionar el nmero de la factura a la cual recibiremos el
pago o el abono, tambin nos podemos ubicar sobre la factura
que esta resaltado en rojo que indica que esta vencida luego
damos clic en aceptar

Aqu escribimos
la cantidad y
automticamen
te nos da el
saldo

24

En Referencia
seleccionamos
el tipo de pago
que el cliente
hace
En Ver Otros Pagos tenemos un listado
de los pagos previos hechos
anteriormente.
Aqu
tambin
encontramos la posibilidad de asignar
un saldo a favor del cliente por
devoluciones o anticipos del cliente

Al dar clic en aceptar imprime el recibo de caja correspondiente y un recibo a la factura

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En este recibo nos indica cuanto ha pagado el cliente y cunto debe

Los reportes de facturacin se encuentran:

Libro de venta
Venta por vendedor : Utilidad de cada factura, el costo de venta y el iva
Ventas por trminos: Efectivo, crdito, cheque, tarjeta.
Impuesto por venta: Iva y rete fuente
Relacin de artculos por cliente
Ventas por categora: Muestra un anlisis estadstico de la venta de categora por artculos
Facturas que han sido eliminadas
Facturas por fecha

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27

28

29

Este es Ver por categora que

muestra el comportamiento del
inventario por categora o lnea
(detallado) indicando cuanto se
ha vendido y que utilidad deja
en un periodo determinado. Este
es el informe administrativo del
inventario

30

31

Este es Impuesto por venta donde hace una

relacin del impuesto cobrado a cada factura.
Hay artculos que estn exento del iva y son
mostrados con (Iva 0.00%) este valor del iva
debe ser colocado de antemano al momento de
crear el artculo (ver pg. 8), al momento de
facturar este valor es asignado en la factura
(exento, iva 16%, iva 12%, etc.)

32

33
Al presionar el botn Mas Reportes obtenemos 5 reportes distintos que rene el serial de los
artculos, las ventas por ciudad, las retenciones aplicadas, clase de facturas (en Mnica se manejan
3 clases de facturas con su numeracin independiente)

Este
es
Retenciones,
el
comportamiento de este reporte es
similar al de Impuesto por venta
(pg. 31). Muestra la relacin de la
retencin aplicada a las factura, este
impuesto se crea en (Factura,
formatos,
contadores,
etc.),
Referencia y definir RetencinModulo de Parmetros

34

35

CUENTAS POR COBRAR

Esta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le permite llevar un control
de las ventas al crdito, pagos, dbitos y crditos que tiene con sus clientes. Para ingresar
a esta seccin, simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrar desde el men
principal.
Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas,
pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que
representa esta venta (cada documento tiene un nmero nico asignado por MONICA), si
tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una
factura o un dbito. Si realiza una devolucin, entonces se genera un documento en catas.
Por cobrar que refleja esta transaccin

Listado de pagos, crditos y dbitos

de los clientes

Registra los pagos y

crdito de un cliente

Registra el dbito
a un cliente

Muestra e imprime un
documento seleccionado

Imprime el estado de
cuenta del cliente

36
Pagos/crditos

Cuando selecciona esta opcin, se puede

realizar los pagos para un solo cliente sobre
facturas o dbitos que tenga pendientes,
Por ejemplo si Ud. vendi al crdito y su
cliente le enva el pago, entonces utilizar
esta opcin para registrar dicho pago.
Simplemente hacer clic en Pagos/Cr.
MONICA procede a generar un documento
por este pago.

37

Clic para buscar al

cliente

Seleccionamos aqu
para enlazar el pago
con una o varias
facturas pendientes

Seleccionar si el
ingreso es por el
pago de una factura
u
otro
cargo
adicional o es por un
anticipo que hace el
cliente seleccionar
Crdito
para
el
cliente

Seleccionar factura que

aplica para el pago

Ver pg. 38-40

38

Al hacer clic en este botn se

muestra el listado de
facturas pendientes por
cliente y la posibilidad de
hacer pagos mltiples

Hay dos formas de buscar la 1 es seleccionando el cliente y la 2 es digitar el nmero de la factura

en el campo Nro. Fact donde saldr el valor apagar. Hay 2 opciones al momento de realizar los
pagos de cada factura, si se aplica retencin o no. El predeterminado es sin retencin que es para
registrar los pagos de clientes que no aplican y la otra es con retencin que aplica para clientes
retenedores de Retencin en la fuente, ReteIva y Rete ICA, estos datos son mostrados en un

39
recuadro con los valores que aplican para cada uno; as al momento de registrar el pago del cliente
estos valores son restados del total apagar

40

En este punto damos clic en Aceptar si los valores que aplican son correctos
Una vez aplicado los impuestos en la columna de
Balance est el valor a pagar por el cliente, en azul
salen los impuestos que se aplican a cada factura y
su valor correspondiente. En azul esta la columna A
Pagar

41
Imprime los recibos para cada factura

Para obtener informacin extra pulsamos el botn Ver doc. en el cual despliega informacin del
cliente seleccionado como los das vencidos, la ltima fecha de pago, el ltimo pago, los pagos
acumulados y el nmero de pagos hechos. Hay un botn editar que permite modificar estos
valores para hacer un ajuste a la cuenta del cliente

42

El estado de cuenta me permite saber la relacin de factura, pagos, crditos, dbitos y

devoluciones del cliente
Estas opciones permiten
recalcular el balance del
cliente en caso de algn
descuadre que se presente
o que la informacin este
incompleta

El Balance Inicial permite hacer un ajuste al estado de cuenta del cliente

ingresando valores que por una u otra causa no estn justificados,
tambin se usa al momento de hacer el traspaso de informacin de otro
software a Monica (Saldos de los clientes)donde se registra el saldo que
hasta la fecha se tiene del cliente y se ingresa esta informacin por este
modulo

43

44

Esta opcin se usa para ingresar el dbito al cliente,

esto pude utilizarse para ingresar conceptos que
estn fuera del parmetro de la facturacin

Cierre del Periodo: Esta opcin se usa para calcular el estado de cuenta del cliente y generar sus
estados. Es de anotar que cuando se realiza esta operacin los documentos elaborados en el
periodo de cierre no son modificable (facturas, devoluciones, pagos, dbitos, crditos y asientos
contables). Es recomendable hacer los cierres trimestralmente para un mayor control y
organizacin de la informacin.
Los estados de cuenta son enviados a los clientes posteriormente se registran los pagos
correspondientes.
Nota: Hacer una copia de seguridad antes de cada cierre y guardarla con la fecha correspondiente
en caso de presentar inconsistencia con la informacin se podra corregir sin ningn problema

45

REPORTES VARIOS

46

Rango de fecha a consultar

Modo de presentacin
de la informacin

47

En este mdulo se puede imprimir las

facturas elaboradas por cada vendedor,
aquellas que han sido cobradas y las que
estn como crdito. Adems calcula la
comisin por venta de cada vendedor

48

49

50

Este mdulo de reporte imprime las

facturas elaboradas en el da, as que un
reporte que se imprime diario en el
negocio

51

Imprime un reporte de todos los clientes

con saldo vencido y los clasifica segn el
crdito en das (30. 45, 90, etc.)

52

En este mdulo se imprimen los reportes de

los documentos emitidos a los clientes, aqu
una lista de ellos. Se pueden clasificar por
facturas, fechas, clientes y monto, til para
tener un control de operaciones

53

En este mdulo se presentan las

devoluciones emitidas a los clientes
y se clasifican en abiertas y cerradas

En la letra de cambio estn aparece aquellos clientes que estn vencidos en su saldo, el formato es
nico para todos. Se puede modificar la fecha, los das y los interese.
Tambin se puede imprimir desde el mdulo de facturas como se muestra

54

55

Marcando esta casilla Imprimir Letra de Cambio podemos elaborar una letra de cambio al cliente
ajustando los campos ya mencionados

Este mdulo es diferente al de retencin en

reportes de facturas ya que aqu se maneja
la retencin junto con ReteIva y rete ICA, se
imprime los reportes correspondientes a los
clientes que se aplican estos impuestos.
Nota: No es refleja las retencin en la
fuente echas direntamente el la factura

56

57

Imprime un listado de las facturas

que
estn
vencidas
clasificndolas por N de factura,
fecha, cliente, monto y vendedor.
No muestra los das vencidos

58

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5

Compras, Cuentas x Pagar, Remisin, Cta. Corriente, Orden-Cotizacin

Compras: Se encuentra dentro del mdulo de inventario y es aqu donde se registra la entra de
mercanca, elaborando un documento llamado orden de compra

Permite seleccionar el meto de

bsqueda: Proveedor, fecha, pagadas,
pendientes, N de compra, etc.

La columna condicin indica si la mercanca ha sido recibida y registrada en el

inventario y el asiento fue creado.
Al elaborar la orden de compra queda a espera para pulsar el botn recibir que
indica hacer un conteo previo de la mercanca y verificar que sea acorde con la
orden elaborada

Podemos observar como en la columna condicin hay una orden sin recibir y presionando este
botn Recibir y aceptar teneos la venta que permite hacer un conteo fsico de la mercanca
despachada, hacer ajustes a los precios de venta sobre los artculos de la orden como se muestra a
continuacin.

59

Esta opcin permite modificar el precio de

venta de los artculos de la lista, esto se da
en caso de que el proveedor otorgue
descuentos a uno o ms artculos y se decida
trasladar este descuento a los clientes.

Es de anotar que al momento de dar Aceptar los artculos pasan al inventario y la orden ya no se
puede modificar es por tal motivo que se debe tener cuidado en la verificacin de cantidad y
precio para hacer ajuste que impliquen cambios en las tablas del programa

60

Este mdulo es igual al de factura pg. 16 con las mismas funciones descritas anteriormente

Aqu se especifica el N de factura del proveedor

que corresponde con la orden, se recomienda
llenar este campo para una mayor organizacin
de la documentacin impresa

Rete fuente
predefinida
Presionando este botn obtenemos las ordenes previa hechas al proveedor

61

Este botn permite enviar la orden

seleccionada al proveedor va E-mail. Se
puede configurar el programa Outlook expres
o bien Windows Mail del Messenger.
Esta opcin es la misma para las facturas

COTIZACIONES: Este apartado no debe ser confundido con la creacin de cotizaciones para
clientes ya que los precios son los costos de cada artculo y es para enviar a los proveedores.
Las funciones son iguales a la elaboracin de una compra o factura lo diferente es que al crear este
documento no se generan asientos contable y esto pueden ser modificados sin que ello afecta la
informacin y la contabilidad.
El botn Convertir permite pasar esta cotizacin a orden de compra

62

63

CUENTAS POR PAGAR

Este mdulo le permite manejar las compras que realiza a sus proveedores, por
ejemplo cuando compra al crdito, Ud. puede registrar estas compras en estas
pantallas, as como los pagos los cuales pueden ser parciales o totales. Tambin
puede saber cules son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que estn por
vencer, los balances que tiene por cada proveedor.
Este mdulo esta conectado con las compras (Ver el mdulo de inventario), por
ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, sta queda registrada en las
cuentas por cobrar. Cada registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa un
documento. MONICA asigna un nro. de documento a cada transaccin que realiza,
por ejemplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento (el
cual es nico), as mismo si realiza un dbito un crdito.

Permite hace pagos, abonos,

anticipos y registrar dbitos
por facturas / ordenes

En esta pantalla seleccionamos al proveedor para realizar las operaciones

64

Aqu podemos escoger si realizamos un pago a una factura

vencida o un anticipo.
Hay que recordar que Monica maneja crdito como un
saldo a favor del cliente en CXC y un saldo a favor o
anticipo nuestro para CXP

En esta seccin se escoge la accin:

Ordenes de compra: saldrn las
ordenes pendientes.
Debito: El tratamiento es similar a de
CXC
Solamente registrar para: El p0ago es
registrado pero no es asignado a
ninguna factura

65
Aqu seleccinalos Debito y las orden ha desaparecido ya que asumimos un nuevo compromiso
con este proveedor (el valor a registrar pude ser un ajuste a la factura, flete u otra accin que este
por fuera de la compra de mercanca)

Al seleccionar solo registrar el pago el listado queda desactivado para asumir la cantidad que se
registra

66
Ahora haremos un ejemplo registrando un abono a esta orden de 50.000 peso

Se digita el valor
en esta columna

Aqu se coloca el motivo,

ejemplo (Consignacin N
Banco, Abono segn Fact N)

Aqu el tipo de pago, al

seleccionar cheque el
modelo cambia como se
muestra a continuacin
Nota: Monica presenta una falencia en este punto ya que el tipo de pago EFECTIVO no permite la
relacin de mltiples pagos como lo permite CHEQUES ya que en este se puede subdividir el valor
total en pago para arriendo, papelera, servicios, etc.

67

Consecutivo
cheque

Estas son las categoras que

permita clasificar los cheques,
estas categoras se crean en cta.
corriente
Esta clasificacin no esta activa
para los pagos en efectivo y de
este modo limita la clasificacin
de los pagos.

Crea una nueva categora

del

68

Se escribe el nombre como

papelera,
gastos
varios,
transporte, tiles de aseo,
cafetera, etc.

Se asigna la cuenta contable

correspondiente a la categora
creada

Listado de cuentas creadas.

Nota: para mayor compresin se
explica mejor en cta. Corriente,
contabilidad y parmetros

69

Si se maneja mas de una

cuenta corriente se puede
seleccionar la que aplica
para el pago.
En cta.
explicara
funcin

Corriente
mejor

se
su

Imprime
la
nota
debito/crdito
en
el
documento especifica a que
corresponde

70

Se registra el debito al proveedor seleccionado. Recuerden que esto se aplica para motivos ajenos
de la facturacin normal

71

Es la misma pantalla vista en CXC salvo que el botn editar no esta presente en esta pantalla, pero
la informacin es la misma: el total pagado, fecha de ult pago, das vencidos, N de pagos, etc.
Seguimos con estado de cuenta que es lo mismo visto en CXC solo que la informacin es sobre el
proveedor

72

En esta pantalla sacamos el

informe de los pagos hechos
hasta la fecha a los proveedores

73

Reporte de los pagos pendientes con los

proveedores, la presentacin seda por N
de compra, fecha, proveedores y valor

74

Muestra los estados con los

proveedores de tipo acreedor y
deudor no se manejan fechas
para este reporte

75

Imprime el saldo vencido a los

proveedores y los clasifica segn
los das de crdito

76

Imprime todos los documentos que se

han emitido a los proveedores tales
como ordenes de compra, crditos
pagos, dbitos, etc.

77

Esta pantalla imprime el estado

de cuenta que se tiene con uno
o mas proveedores, se puede
seleccionar de uno en uno o
todos junto

78

Aqu me permite establecer

el balance inicial si se cuenta
la
descripcin
indica
claramente como funciona

79

ESTIMADO/ORDEN/COTIZACIN
En este mdulo la creacin de documentos es similar a crear una factura, con la posibilidad de
manipular el contenido, eliminarla convertir el documento creado ya se par ser transferido a un
proveedor (en caso que el cliente haga pedido de artculos que no disponemos se puede trasladar
este documento a cotizacin de proveedores en inventario) o pasar el documento al modula de
facturacin creando una nueva factura en base a los ya elaborados.
Este mdulo no afecta la parte contable, puede ser eliminado o modificado si que esto altere la
parte administrativa del software
Transfiere el documento selecciona a
cotizacin de proveedores en inventario

Trasfiere el documento seleccionado a

facturacin creando una nueva factura

80

GUIA DE REMICION
Este mdulo es para manejar la mercanca en consignacin dada a los clientes afecta a cuentas X
cobrar y contabilidad. La creacin es similar a una factura

81

Convierte la remisin en factura

82
Este formulario permite hacer pagos o abonos, ajustar la fecha de vencimiento y trasladar a los
distintos formatos de factura

CUENTAS CORRIENTES
Este mdulo le permite realizar los cheques. Aqu Ud. puede emitir, modificar e inclusive
imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100
diferentes cuentas corrientes. Puede crear conceptos para los cheque y enlazar estos con una
cuenta contable, hacer consignaciones y retiros de la cuenta

83

Seleccionar
cliente
o
proveedor a emitir el cheque

Seleccionar conceptos

Listado
de
los
cheques elaborados

84
Esta
venta
es
desplegada
para
seleccionar
los
conceptos que aplican
al cheque y distribuir la
cantidad entre estos

Aqu permite usar el

catlogo de cuentas
para
asociar
un
concepto a una de
ellas si no se ha defino
la cuenta a usar

Crea un nuevo concepto o categora

Aqu podemos observar que se eligen los conceptos que aplican y el valor que correspondiente a
cada uno de ellos en la columna Monto digitamos el valor, en la columna Cod Cuenta indica la
cuenta contable que aplica para este concepto (esta ya se ha definido al momento de crear el
concepto pero se puede modificar al presionar el botn Cuenta)

Aqu hace la sumatoria

del valor de cada
concepto elegido el
valor debe ser igual al
monto del cheque

85
Listado de cuentas contables, podes seleccionar la cuenta que aplique al concepto elegido

Al dar aceptar podemos imprimir el comprobante del cheque

86

Depsitos y Retiros

Listado
de
las
transacciones, maneja
un consecutivo global
tanto para cheques
como para depsitos y
retiros

87
Al dar clic al botn Crear podemos registrar las consignaciones o retiros que se hagan de la cuenta
bancaria, el consecutivo o Transaccin es automtico y de igual forma muestra el saldo que se
tiene en la cuenta

88

CONSULTA CHEQUERA
Se puede realizar diferentes consultas a los cheques que se han realizado, para ello,
simplemente hacer un clic sobre Consulta Chequera la cual le muestra una pantalla con los
cheques emitidos. Ud. puede hacer consultas usando diferentes criterios. Trate de probar los
diferentes botones que se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.

89

90

Esta pestaa muestra el listado completo de los cheques emitidos y su estado N para no cobrados
y S para cobrados el cambio de estado se hace manualmente

Listado de cuentas bancarias

Manipula
creadas

las

cuentas

Crea las categoras o conceptos

91
Crea una cuenta bancaria

Consecutivo inician del

cheque para esta cuenta

Asigna una cuenta

contable para esta
cuenta corriente

Modifica por completo la cuenta bancaria creada desde su saldo hasta el nmero de cuenta

92
Creacin y modificacin de conceptos o categora para los cheques Ver pg. 68

Imprime un estado de cuenta Bancaria que puede ser comparado con el enviado por el banco

93
Aqu permite determinar el saldo inicia como lo indica el texto

94

Imprime los movimientos realizados en un periodo determinado para ser comparados con los
extractos bancarios

95

96
Como lo indica imprime el listado de cheques por categora o conceptos

97

98

99

CONTABILIDAD
Para registrar las transacciones en la empresa se usa el mtodo de 'doble entrada', o partida
doble , es decir se registra hacia donde va el dinero (Dbitos) y de donde viene el dinero
(Crditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si se vende un
producto, recibe dinero por la mercadera que entrega. La mercadera se dirige al cliente
(dbito) y viene de ventas (crdito).

100

A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un sistema computarizado como MONICA
se debe seguir ciertos lineamientos y/o restricciones, aunque no es necesario definir
completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como FACTURAS, CHEQUES,
INVENTARIO, es necesario completar la definicin de los parmetros de contabilidad, a fin de
poder ingresar los asientos al LIBRO DIARIO. A continuacin se explican los pasos necesarios
para iniciar la Contabilidad. Lea completamente estas instrucciones a fin de realizar un
correcto inicio de la Contabilidad en su empresa.
1. - Definir Fecha de Inicio

101

Esta fecha es necesaria definirla, aun

cuando no realiza ingreso de asientos,
(las cierres contables, referencian esta
fecha). Esta fecha marca el inicio de
ingreso de la informacin a MONICA.
No se permitirn ingresos de datos
(Sean facturas, cheques, etc.) antes de
esa fecha. Es recomendable tomar la
fecha de inicio del ao, como medida
de precaucin.

2.- Definir Tabla de Cuentas

En este punto se puede empezar a crear las cuentas contables una por una, para ello hacer clic
en Adicionar Cuenta y siga las instrucciones, o utilizar la tabla de cuentas predefinidas que
viene para su pas, hacer clic en Utilizar Ctas. Predef

102

103

Listado
de
cuenta
predeterminado que carga
MONICA, se puede aadir
este listado presionando en
botn Adicionar Tabla

Al presionar este botn se puede seleccionar

el catlogo de cuenta de los pases que
MONICA tiene en su base de datos y
presionando el botn Adicionar Tabla se
carga para trabajar con ella

Permite ingresar nuevas

cuentas al catlogo de
cuentas y clasificarlas

Modifica la naturaleza de las cuentas,

cdigo y descripcin, lo malo es que no
hay un botn de bsqueda y eso lo
hace muy engorroso cuando el
catalogo es muy extenso

104

Se digita el cdigo de la cuenta y

automticamente asume la naturaleza que
le corresponde

Es importante determinar si la cuenta

creada es de detalle (terceros) o es
una cuenta de agrupacin.
Cuando es de detalle se activa el NIT

Esta casilla es importante ya que la cuenta

creada es ligada a un cliente o proveedor
(terceros), as cuando se genere un asiento
contable en el detalle se sabe a quin se le
paga o quien nos paga

105
Para modificar una cuenta buscamos en la
lista hasta ubicar la cuenta deseada y hacer
doble clic en ella o presionamos el botn
Modificar Cta.

Aqu podemos modificar todos los aspectos de la cuenta contable cdigo, descripcin, Nit, estado

106

Aqu
encontramos
el
listado de los asientos
creados, podemos crear,
modificar, ver e imprimir y
pasar los asientos a otros
archivos

Listado de los asientos

creados por MONICA

107
CREAR ASIENTO
Referencia del asiento

Buscar dentro del

catlogo de cuentas

Aqu se digita el N de comprobante, es decir si se

tiene un recibo de caja o un Comp de Ingreso o
egreso estos tiene un consecutivo ese consecutivo es
digitado en esta casilla.
MONICA genera un consecutivo por asiento y no por
comprobante lo que hace que la bsqueda del
mismo se haga por otro formulario pero compensa
esta falencia con otros mtodos de busqueda

108

Seleccionar de una lista ya sea

de clientes o proveedores el
NIT correspondiente

109
CLIENTES

PROVEEDORES

MONICA genera asientos automticos para facturas, cuentas X pagar, cuentas X cobrar,
movimiento de inventario y cta. Corriente, genera un consecutivo automtico en comprobante y
clasifica el asiento por fuente contable (Ingreso, Egreso, Venta, Compra, Rb de caja, etc.)
dependiendo del mdulo, es decir si es facturacin se genera una venta, si es un pago a un
proveedor se genera un CP Egreso, etc.

Pasa el asiento
creado al libro diario

110

Permite cambiar el contenido total del

asiento, permite buscar digitando el
consecutivo del asiento o al ubicar el cursor
sobre un asiento en particular

111

Permite desplazarse el
registro de asientos

Genera el asiento contable que se

visualizan en otros formatos
(Excel, Word y PDF)

112

113

114

115

Es un registro donde se anotan

todas las transacciones del da a
da en el orden que se van
presentando

Permite buscar asientos

contable s en un periodo
determinado

Si se quiere se mas especifico se

puede buscar los asientos
correspondientes a una cuenta
determinada

Creacin, modificacin y
eliminacin de asientos

116

117

118

Aqu podemos obtener los

reportes del Libro Diaria tanto
por cuenta como por fuente
Permite imprimir el libro diario con
cuentas de 2 o ms dgitos o de una
o varias cuenta en especifico

Seleccionar el periodo para

imprimir el reporte

119

INFORME CONSOLIDADO

120

INFORMA DETALLADO

121
INFORME TOTALES

122

Este botn permite modificar los

valores del encabezado del libro
diario como es el prefijo, las pginas,
nombre de la empresa etc.

123
Imprime el reporte por
fuentes contables (venta, cp.
egreso, cp. ingreso, compra,
nomina, rb caja, etc.)

Este botn permite modificar los

valores del encabezado del libro
diario como es el prefijo, las pginas,
nombre de la empresa etc.

124

125

126

LIBRO MAYOR
Tiene por objetivo agrupar las operaciones por cuenta de tal manera que refleje la situacin de
alguna cuenta en particular en el momento que se desee

El libro mayor realiza transacciones

separadas por cuenta, ordena y
clasifica los registros que son de la
misma naturaleza

Selecciona una cuenta del PUC

Listado de operaciones

127

Imprime el reporte de la actividad

de la cuenta elegida en un periodo
determinado, este puede ser un
resumen de las operaciones o un
detalle completo. Tambin puede
imprimir un reporte global de todas
las cuentas
Tambin
se
puede
imprimir
en
otros
formatos para armar el
libro mayor

Imprime el balance mes a mes

ya sea de la cuenta que se ha
definido o de la totalidad del
PUC, tambin se puede incluir
aquellas cuentas con balance 0.
En este reporte se muestro los
saldos anteriores de cada
cuenta y el saldo final

128

129
BALANCE

130

Aqu estn los reportes contables

que MONICA arroja, como pueden
observar estn los principales
reportes utilizados en contabilidad

131
BALANCE GENRAL
Es un resumen de todo lo que
tiene la empresa, de lo que
debe, de lo que le deben y de lo
que realmente le pertenece a su
propietario, a una fecha
determinada.

132

Saldo en negativo

BALANCE DE COMPROBACION

Se trata de un documento
contable que permite hacer una
idea sobre la situacin de la
empresa, y las operaciones
realizadas en el mes

133

134

135
RESUMEN DE GASTO

136

137
BENEFICIARIOS POR CUENTA

Podemos elegir una cuenta

especfica o todas y saber los
beneficiarios de dichas cuentas
en un periodo determinado

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139
GANANCIAS Y PERDIDAS

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141

BALANCE TRIBUTARIO

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