MANUAL DE USUARIO ACCESO APLICACIONES AECID.

MANUAL DE USUARIO DEL MÓDULO DE ACCESO

ÚNICO A APLICACIONES DE LA AECID Y GESTIÓN DE
USUARIOS

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 MANUAL DE USUARIO ACCESO APLICACIONES AECID.

Contenido
1. Introducción...............................................................................................................3
2. Descripción de los módulos funcionales....................................................................4
2.1 Acceso a aplicaciones AECID..............................................................................4
2.2 Alta de Usuario.....................................................................................................6
0.1.1 Persona Física..............................................................................................6
0.1.2 Persona Jurídica.........................................................................................11
0.2 Regenerar Contraseña.......................................................................................18
0.3 Cambiar Contraseña..........................................................................................19
0.4 Modificación Usuario Físico................................................................................20
0.4.1 Modificación Usuario Físico.........................................................................21
0.4.2 Modificación Usuario Jurídico......................................................................22

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1. Introducción

El presente documento pretende explicar los pasos necesarios para la correcta

utilización de la aplicación de acceso a las aplicaciones AECID y su módulo para la
gestión del usuario.

En las páginas siguientes se especificará en detalle y desde el punto de vista

del usuario, el funcionamiento general del acceso a la aplicación deseada mediante el
uso del usuario facilitado o los dispositivos electrónicos de acceso disponibles de
acuerdo a la Ley 11 de acceso electrónico.

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2. Descripción de los módulos funcionales

2.1 Acceso a aplicaciones AECID

Desde la oficina virtual de la AECID, es posible acceder mediante enlaces, a

cada una de las aplicaciones que están disponibles para realizar diferentes tipos de
trámites. Cuando una aplicación de la oficina virtual requiere autenticación,
automáticamente es redirigido a la aplicación de acceso, mostrando la pantalla de
validación de usuario.

Pantalla de Login de Usuario

Una vez registrados en la aplicación, tenemos dos formas de autenticarnos,

rellenando el campo de usuario y contraseña y mediante el uso del DNI electrónico.

Login mediante Usuario/Contraseña y DNIe

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A continuación explicaremos más detalladamente los diferentes procesos de
validación:

 Acceso mediante Usuario/Contraseña: el usuario debe de introducir su nombre

de usuario y su contraseña, y a continuación pulsar la tecla “Acceso”.

 Acceso mediante DNI electrónico: el usuario debe de tener instalado en su PC

el programa que le permite acceder al DNI electrónico. Dicho programa puede
descargarse desde http://www.dnielectronico.es/descargas/index.html. Es
necesario que el usuario tenga introducido el DNIe en el lector antes de
acceder a la aplicación deseada. Una vez que el usuario accede a la aplicación
que desee, el sistema mostrará una ventana pidiendo la contraseña del DNIe.
La pantalla será la siguiente:

Pantalla de introducción de contraseña del DNIe

Una vez que el usuario introduce su contraseña, debe de pulsar la tecla

“Aceptar”, y el sistema le redirigirá a la pantalla de “Login”. Posteriormente,
basta con pulsar sobre la imagen resaltada del DNIe, y el sistema le redirigirá a
la aplicación que desea consultar.

Acceso mediante DNI electrónico

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2.2 Alta de Usuario

Opción del menú que nos permite dar de alta un usuario en el sistema. Para
ello debemos acceder a la opción “Alta Usuario” que se encuentra en el lateral
izquierdo de la pantalla, en la sección de Opciones.

Selección de la opción “Alta Usuario”

Una vez que el usuario, accede al “Alta de Usuario”, el sistema nos preguntará
que tipo que de usuario deseamos dar de alta en la AECID. Si deseamos dar de alta
una Persona Física, accedemos a la opción “Persona Física”, mientras que si por el
contrario, deseamos ingresar los datos de una Persona Jurídica, accederemos a la
opción “Persona Jurídica”.

A continuación, se explicará más detalladamente ambos procesos de alta.

Pantalla de Selección del Tipo de Solicitante (Persona Física o Jurídica)

0.1.1 Persona Física

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Esta opción del menú da de alta una Persona Física dentro del sistema de la
AECID.

Para ello, el usuario, debe seleccionar la opción “Persona Física” del menú de
“Alta de Usuario” y a continuación, pulsar el botón “Siguiente”.

Pantalla de Selección de Persona Física (Alta de Usuario)

Una vez seleccionado el tipo de alta que deseamos realizar en el sistema, en

este caso la de Persona Física, el sistema mostrará un formulario en que nos pedirán
los datos necesarios para realizar el alta de una Persona Física en el sistema.

La siguiente imagen, nos muestra los campos que debemos de rellenar

dividiéndolos en los 3 bloques siguientes:

• Datos de Identificación: recoge los datos de identificación del usuario,

que será usados por este cada vez que desee acceder a cualquiera de
las aplicaciones de AECID

• Datos Personales: datos relacionados con la persona física, tales como

el nombre, apellido, etc.

• Datos de Contacto: recoge los datos de contacto del usuario.

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Formulario de Alta de Persona Física

Consideraciones:
• Los campos marcados con (*) son obligatorios.
• Los campos marcados con (**) son obligatorios si el país seleccionado
es España

A continuación vamos a ir comentando detalladamente los campos que forman

parte de cada uno de los bloques del “Alta de Usuario” de “Persona Física”.

Datos de Identificación

 Usuario: este campo será el identificador de usuario dentro del sistema. El

nombre de usuario debe de ser único, de manera que si usted selecciona un
nombre de usuario ya en uso, el sistema le informará de que ese nombre de
usuario ya está dado de alta en el portal. El tamaño máximo de campo usuario
es de 15 caracteres.

 Contraseña: este campo debe de tener una longitud comprendida entre 6 y 20

caracteres alfanuméricos. Posteriormente una vez que el usuario esté dado de
alta en la AECID, deberá de usar esta contraseña para acceder a la aplicación
que desee.

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 Repita Contraseña: este campo recoge los datos de la contraseña. Debe de
coincidir con el campo anterior, en caso contrario, el proceso de alta de
usuario, no podrá finalizarse.

Datos Personales

 Tipo Documento: este campo indica el tipo de documento que vamos a

introducir el campo NIF/NIE/Pasaporte. En función del valor seleccionado, se
aplicará una validación u otra en el campo siguiente.

 NIF/NIE/Pasaporte: este campo representa el documento que identifica a la

persona física. Es un campo alfanumérico, dependiendo el valor de dicho
campo, de la selección realizada en el campo anterior “Tipo Documento”.

 Nombre: este campo recoge el nombre del usuario. El nombre puede tener un
máximo de 50 caracteres.

 Apellido1: este campo almacena el primer apellido del usuario. El número de

caracteres máximo es de 50.

 Apellido2: este campo almacena el segundo apellido del usuario. El número

máximo de caracteres es de 50.

 Nacionalidad: en este campo, el usuario deberá seleccionar una nacionalidad

entre la lista de nacionalidades que se muestra en dicho campo. Si la
nacionalidad es española es necesario introducir un NIF, en caso contario el
usuario debe de introducir en el campo NIF/NIE/Pasaporte un NIE o un
Pasaporte.

 Sexo: indica el sexo del usuario.

 Fecha de Nacimiento: indicad la fecha de nacimiento del usuario que se está

dando de alta. El formato debe de ser el siguiente DD/MM/AAAA, donde DD
(día), MM (mes) y AAAA (año).

Datos de Contacto

 Dirección: este campo almacena la dirección de contacto del usuario. El

tamaño máximo de este campo es de 100 caracteres.

 Código Postal: este campo almacena el código postal. Si el país de residencia

es España, el sistema validará que el código sea de 5 dígitos, en caso
contrario, el tamaño máximo de este campo es de 10 dígitos.

 Localidad: este campo recoge la localidad de contacto del usuario. El tamaño

máximo de este campo es de 50 caracteres.

 Provincia: este campo almacena la información de la provincia donde de

residencia del usuario. Este campo no tiene sentido si el país no es España.

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 País: Este campo almacena el país de de la dirección de contacto del usuario.
Si el país es España es necesario que el usuario haya introducido el campo
“Provincia” y el campo “Código Postal”.

 Teléfono: almacena el teléfono de contacto del usuario, este puede ser móvil o
fijo. El tamaño máximo del campo oscila entre 9-15 dígitos.

 Email: dirección de correo electrónico del usuario. Este campo es de especial

importancia para el usuario. Asegúrese de introducir una dirección de correo
electrónico válida y operativa, pues el sistema, una vez finalizado el proceso de
alta, enviará un correo electrónico a su dirección para validar el proceso de
alta. Además, para cualquier notificación (modificación del usuario,
regeneración de contraseñas, etc.) será usado dicho email. El correo
electrónico debe de ser xxxxxxx@xxxx.xxx

 Fax: almacena el fax de contacto del usuario. Este campo debe de ser un valor
numérico comprendido entre 9 y 15 caracteres.

Una vez que el usuario ha rellenado los campos obligatorios, deberá pulsar el
botón “Guardar”, y a continuación el sistema procederá a realizar la validación de los
datos de usuario. Se pueden dar las siguientes situaciones:

• Todo correcto: el sistema ha detectado que todos los datos introducidos son
correctos, y a continuación recibirá un correo electrónico de validación de su
cuenta a su email, para finalizar el proceso de alta. El correo enviado dispone
de un link para realizar el proceso de alta, permitiendo al usuario
posteriormente acceder a AECID.

Confirmación de Alta de Usuario. Correo electrónico enviado correctamente

Si por cualquier razón no se pudiera enviar el correo electrónico de

activación, el sistema mostrará el mensaje siguiente, donde se le avisa que
debe entrar en ‘Modificación Usuario’ en el menú de la izquierda y modificar el
campo correo electrónico.

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Confirmación de Alta de Usuario. El correo electrónico no ha podido ser enviado.

• Errores de validación: el sistema ha detectado que uno o varios campos no son

correctos, por lo tanto el usuario deberá modificarlos. Los campos incorrectos
se mostrarán en la parte superior del formulario, para que el usuario tenga
constancia de los datos que debe de modificar.

Errores de validación en Alta de Usuario.

0.1.2 Persona Jurídica

Esta opción del menú da de alta una Persona Jurídica dentro del sistema de la
AECID.

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Para ello, el usuario, debe seleccionar la opción “Persona Jurídica” del menú
de “Alta de Usuario” y a continuación, pulsar el botón “Siguiente”.

Pantalla de Alta de Persona Jurídica

Para dar de alta una persona jurídica, primero debe introducir los datos de la Entidad.

Pantalla de Alta de Persona Jurídica. Datos de Entidad

Consideraciones:
• Los campos marcados con (*) son obligatorios.
• Los campos marcados con (**) son obligatorios si el país seleccionado
es España.

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A continuación vamos a ir comentando detalladamente los campos que forman parte

de cada uno de los bloques del “Alta de Usuario” de “Entidad”.

Datos de la Entidad

 Razón Social: este campo recoge la Razón social de la Entidad. El nombre

debe tener 50 caracteres como máximo.

 CIF: este campo será el identificador de la Entidad dentro del sistema. Debe de
ser único, de manera que si usted selecciona un CIF ya en uso, el sistema le
informará de que ese CIF ya está dado de alta en el portal. El campo debe
tener 9 dígitos.

 Tipo de Entidad: en este campo debe indicar si la entidad es privada o pública.

 Forma Jurídica: este campo recoge la forma jurídica de la entidad, debe

seleccionar un tipo de la lista desplegable.

Datos de Contacto

 Dirección: este campo almacena la dirección de contacto de la Entidad. El

tamaño máximo de este campo es de 100 caracteres.

 Código Postal: este campo almacena el código postal. Si el país de la Entidad

es España, el sistema validará que el código sea de 5 dígitos, en caso
contrario, el tamaño máximo de este campo es de 10 dígitos.

 Localidad: este campo recoge la localidad donde se sitúa la Entidad. El tamaño

máximo de este campo es de 50 caracteres.

 Provincia: este campo almacena la información de la provincia donde se sitúa

la entidad. Este campo debe permanecer vacío si el país no es España.

 País: Este campo almacena el país de de la dirección de contacto del usuario.

Si el país es España es necesario que el usuario haya introducido el campo
“Provincia” y el campo “Código Postal”.

 Teléfono: almacena el teléfono de contacto del usuario, este puede ser móvil o
fijo. El tamaño máximo del campo oscila entre 9-15 dígitos.

 Otro Teléfono: introduzca otro número si dispone de él.

 Email: dirección de correo electrónico de contacto de la Entidad. El correo

electrónico debe de ser xxxxxxx@xxxx.xxx

 Fax: este campo almacena el fax de contacto de la entidad. El tamaño máximo

del campo oscila entre 9-15 dígitos.

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Datos del Representante

 Tipo Documento: este campo indica el tipo de documento que vamos a

introducir el campo NIF/NIE/Pasaporte. En función del valor seleccionado, se
aplicará una validación u otra en el campo siguiente.

 NIF/NIE/Pasaporte: este campo recoge el Documento del representante legal

de la Entidad. Es un campo alfanumérico, dependiendo el valor de dicho
campo, de la selección realizada en el campo anterior “Tipo Documento”.

 Nombre Rep. Legal: este campo recoge el nombre del Representante Legal. El
nombre puede tener un máximo de 50 caracteres.

 Apellido Rep. Legal: este campo almacena el primer apellido del Representante
Legal. El número de caracteres máximo es de 50.

 Apellido 2 Rep. Legal: este campo almacena el segundo apellido del

Representante Legal. El número máximo de caracteres es de 50.

 Cargo: en este campo se introduce el cargo del Representante Legal. La

longitud máxima debe ser 50 caracteres.

Si alguno de los campos no son válidos, saltará un error de validación

indicando los cambios incorrectos y que debe modificar. Este es un ejemplo:

Si la validación es correcta aparece otra pantalla en la cual debe rellenar los

datos del usuario jurídico. Tenga en cuenta que la Entidad no será dada de alta hasta
que no pulse el botón ‘Alta’ en una pantalla que se mostrará más adelante.

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Pantalla de Alta de Persona Jurídica. Datos del Usuario

Consideraciones:
• Los campos marcados con (*) son obligatorios.

A continuación vamos a ir comentando detalladamente los campos que forman parte

de cada uno de los bloques del “Alta de Usuario” de “Persona Jurídica”.

Datos de Identificación

 Usuario: este campo será el identificador de la Persona Jurídica dentro del

sistema. El Usuario debe de ser único, de manera que si usted selecciona un
nombre de usuario ya en uso, el sistema le informará de que ese nombre de
usuario ya está dado de alta en el portal. El tamaño máximo de campo usuario
es de 15 caracteres.

 Contraseña: este campo debe de tener una longitud comprendida entre 6 y 20

caracteres alfanuméricos. Posteriormente una vez que el usuario esté dado de
alta en la AECID, deberá de usar esta contraseña para acceder a la aplicación
que desee.

 Repita Contraseña: este campo recoge los datos de la contraseña. Debe de

coincidir con el campo anterior, en caso contrario, el proceso de alta de
usuario, no podrá finalizarse.

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Datos Personales

 Nombre: este campo indica recoge el nombre de la Persona Jurídica. El

nombre puede tener un máximo de 50 caracteres.

 Apellido1: este campo almacena el primer apellido de la Persona Jurídica. El

número de caracteres máximo es de 50.

 Apellido2: este campo almacena el segundo apellido de la Persona Jurídica. El

número máximo de caracteres es de 50.

Datos de Contacto

 Teléfono: almacena el teléfono de contacto de la Persona Jurídica, este puede

ser móvil o fijo. El tamaño máximo del campo oscila entre 9-15 dígitos.

 Email: dirección de correo electrónico de la Persona Jurídica. Este campo es

de especial importancia. Asegúrese de introducir una dirección de correo
electrónico válida y operativa, pues el sistema, una vez finalizado el proceso de
alta, enviará un correo electrónico a su dirección para validar el proceso de
alta. Además, para cualquier notificación (modificación del usuario,
regeneración de contraseñas, etc.) será usado dicho email. El correo
electrónico debe de ser xxxxxxx@xxxx.xxx

 Departamento: este campo recoge el departamento de la Entidad de la

Persona Jurídica.

 Cargo: este campo almacena el cargo de la Persona Jurídica.

Si alguno de los campos no son válidos, saltará un error de validación

indicando los cambios incorrectos y que debe modificar. Este es un ejemplo:

Si todos los datos son correctos pasamos a una ventana resumen con todos
los datos.

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Resumen de datos de Alta de Persona Jurídica

T
odos los datos introducidos anteriormente de Entidad y Persona Jurídica solo
se guardarán en base de datos cuando pulse el botón ‘Alta’.
Si se ha realizado el alta se le enviará un correo a su cuenta con un enlace que
debe pulsar para activarse como usuario en la aplicación.

Confirmación de Alta de Persona Jurídica. El correo electrónico se ha enviado correctamente

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Si al enviarle el mail de activación la cuenta no es válida le aparece el mensaje
siguiente, donde se le avisa que debe entrar en ‘Modificación Usuario’ en el menú de
la izquierda y modificar la cuenta.

Confirmación de Alta de Persona Jurídica. El correo electrónico no ha podido ser enviado

0.2 Regenerar Contraseña

Esta opción se puede usar si se ha olvidado la contraseña. El sistema le

genera una nueva contraseña. Para ello debe introducir el tipo, número de documento
y correo electrónico con que se dio de alta y se le volverá a enviar. Debe tener en
cuenta que si su usuario pertenece a una entidad, deberá introducir el CIF de la
entidad en el número de documento

Pantalla de Regeneración de Contraseñas

Si el Documento y el email son los correctos, aparece la siguiente pantalla y se

procede a enviar la nueva contraseña al correo.

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Regeneración de Contraseñas correcta

Por el contrario, si alguno de los datos introducidos, ya sea el

NIF/NIE/Pasaporte, o el correo electrónico no coincide con los datos almacenados en
la base de datos, el sistema mostrará los siguientes mensajes de error:

Regeneración de Contraseñas correcta

0.3 Cambiar Contraseña

Esta opción le permite cambiar su contraseña actual. Se debe introducir un

usuario y contraseña válidos. La nueva contraseña debe tener entre 6 y 20 caracteres.

Pantalla de Cambio de Contraseña

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Si los datos introducidos por el usuario son correctos, el sistema mostrará una
pantalla similar a la que se puede ver a continuación:

Cambio de Contraseña efectuado correctamente

0.4 Modificación Usuario Físico

Esta funcionalidad permite a los usuarios tanto físicos como jurídicos, modificar
sus datos una vez que ya se han registrado en el sistema. Para modificarlos, deberá
autenticarse en el sistema, desde la opción “Modificar Usuario”. La autenticación la
podemos realizar mediante los procesos de validación explicados en el apartado 2.1

Modificar Usuario

Al igual que cuando damos un usuario de alta, tenemos dos tipos de usuarios a
modificar, los “Usuarios Físicos”, y los “Usuarios Jurídico”. A continuación,
explicaremos los procesos de modificación de ambos tipos de usuarios.

Una vez que el usuario está autentificado correctamente en el sistema, en

función de si es un “Usuario Físico” o “Usuario Jurídico”, se nos redirigirá a la pantalla
correspondiente

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0.4.1 Modificación Usuario Físico

La siguiente imagen muestra la pantalla de modificación de un “Usuario físico",

en ella podemos distinguir dos bloques de datos:

• Datos Personales: datos relacionados con la persona física, tales como

el nombre, apellido, etc.

• Datos de Contacto: recoge los datos de contacto del usuario.

Pantalla de Modificación de Usuario Físico

Consideraciones:
• Los campos marcados con (*) son obligatorios.
• Los campos marcados con (**) son obligatorios si la nacionalidad es
española.

Como podemos observar en la imagen anterior, los datos que podemos

modificar son los correspondientes a los bloques de “Datos Personales” y de “Datos de
Contacto”. Para cualquier duda relacionada con alguno de los campos, remitimos al
lector a la sección Alta de Persona Física.

Una vez que se ha rellenado todos los datos, el usuario pulsará el botón
“Modificar”, y si no existe ningún problema de validación mostrará una pantalla como la
siguiente:

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Pantalla de confirmación de modificación de datos de Persona Física

En caso de que el sistema detecte algún error de validación de los datos

introducidos por el usuario, se mostrará un mensaje indicando los campos erróneos
que debe de modificar el usuario.

Pantalla de Indicación de errores de validación en la sección de “Modificar Usuario Físico”

0.4.2 Modificación Usuario Jurídico

La siguiente imagen muestra la pantalla de modificación de un “Usuario

Jurídico", en la que debemos elegir el tipo de datos que deseamos modificar:

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• Datos Usuario: datos del usuario jurídico propiamente dicho, tales como
nombre, apellido, etc.

• Datos de Entidad: datos de la entidad jurídica dada de alta por el

usuario jurídico.

Pantalla de Modificación de Persona Jurídica

En función de los datos que deseemos modificar (Datos Usuario, o de Entidad)

se nos mostraran distintas pantallas. A continuación mostraremos las pantallas
asociadas a la modificación de los “Datos de Usuario” de una Persona Jurídica.

Pantalla de Modificación de Datos Usuario de Persona Jurídica

Consideraciones:
• Los campos marcados con (*) son obligatorios.

Como podemos observar en la imagen anterior, los datos que podemos

modificar son los correspondientes a los bloques de “Datos Personales” y “Datos de
Contactos”. Para cualquier duda relacionada con alguno de los campos, remitimos al
lector a la sección Alta de Persona Jurídica.

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Una vez modificados los datos, el usuario deberá pulsar el botón “Modificar” y
si los datos introducidos son correctos, se mostrará un mensaje indicando que todo ha
ido correctamente.

Pantalla de confirmación de modificación de Datos de Usuario de Persona Jurídica

En caso de que el sistema detecte algún error de validación de los datos

introducidos por el usuario, se mostrará un mensaje indicando los campos erróneos
que debe de modificar el usuario.

Pantalla de Indicación de errores de validación en la sección de Datos de Usuario de Persona

Jurídica

A continuación mostraremos las pantallas asociadas a la modificación de los

“Datos de Entidad” de una Persona Jurídica.

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Pantalla de Modificación de Datos de Entidad de Persona Jurídica

Consideraciones:
• Los campos marcados con (*) son obligatorios.
• Los campos marcados con (**) son obligatorios si la nacionalidad es
española.

Como podemos observar en la imagen anterior, los datos que podemos

modificar son los correspondientes a los bloques de “Datos Entidad”, “Datos de
Contacto” y “Datos del Representante”. Para cualquier duda relacionada con alguno de
los campos, remitimos al lector a la sección Alta de Persona Jurídica.
Una vez modificados los datos, el usuario deberá pulsar el botón “Modificar” y
si los datos introducidos son correctos, se mostrará un mensaje indicando que todo ha
ido correctamente.

Pantalla de Confirmación de Modificación de Datos de Entidad de Persona Jurídica

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En caso de que el sistema detecte algún error de validación de los datos
introducidos por el usuario, se mostrará un mensaje indicando los campos erróneos
que debe de modificar el usuario.

Pantalla de Indicación de errores de validación en la sección de Datos de Entidad de Persona

Jurídica

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