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CDIGO: MN-GCL-01
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MANUAL DE CALIDAD
VIGENCIA: 2014
MANUAL DE CALIDAD
UNIVERSIDAD DE
LOS LLANOS
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TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
1.2.
1.3.
2.2.
2.3.
2.4.
Generalidades del Sistema Integrado de Gestin - SIG de la Universidad de los Llanos .... 7
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
4.2.
4.3.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
Planificacin ................................................................................................................ 14
5.5.1.
5.5.2.
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5.5.4.
5.5.5.
6.
b)
c)
d)
7.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
7.7.
7.7.1.
7.7.2.
7.7.3.
7.7.4.
8.
Generalidades ............................................................................................................. 22
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
Mejora ......................................................................................................................... 23
9.
10
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1.
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En la siguiente tabla se describen los documentos que hacen parte del Sistema Integrado
de Gestin de la Universidad de los Llanos:
Tabla 01: Documentacin del Sistema Integrado de Gestin -SIG- de la Universidad de los
Llanos.
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SIG
REQUISITOS NTCGP
1000:2009
4.2.1 a)
Las declaraciones de la
poltica de la calidad y de
los objetivos de la
calidad
4.2.1 b)
El Manual de Calidad
4.2.1 c)
Procedimientos
documentados
4.2.1 d)
Documentos,
incluidos
los registros, requeridos
por la entidad para el
cumplimiento de sus
funciones y que le
permitan asegurarse de
la eficaz planificacin,
operacin y control de
sus procesos.
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De acuerdo con la Norma NTCGP 1000:2009, para la Universidad de los Llanos se definen
y agrupan 4 categoras de procesos: Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin.
Las caracterizaciones de los procesos se definen en los siguientes documentos:
Procesos Estratgicos
CP-DIE-01
CP-COM-01
CP-GCL-01
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Procesos Misionales
CP-DOC-01
CP-INV-01
CP-PSO-01
CP-BIN-01
Procesos de Apoyo
CP-JUR-01
CP-GTH-01
CP-FIN-01
CP-GIT-01
CP-GBS-01
CP-GDO-01
CP-GRT-01
CP-GAA-01
Procesos de Evaluacin
CP-ECS-01
CP-AEI-01
5. Responsabilidad de la Direccin
5.1. Compromiso de la Alta Direccin
Trabajar convencidamente con base en el criterio del mejoramiento continuo para el
aseguramiento de la calidad en las entidades estatales requiere plena disposicin desde la
alta direccin y con la participacin de todos los servidores pblicos para la adecuada toma
de decisiones en torno de la asignacin oportuna y suficiente de recursos, uso de
herramientas organizacionales modernas, generacin de un ptimo clima organizacional,
capacitacin permanente y peridica evaluacin y control del sistema para medir los logros
y desviaciones frente a lo planeado, para ajustar mediante acciones preventivas o acciones
correctivas.
La racionalizacin de trmites, de procesos y de procedimientos contribuye al logro de este
propsito, es por ello que poner en marcha esta labor requiere involucrar desde el principio
al cuerpo directivo para generar el liderazgo, compromiso y respaldo necesarios para que el
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proceso obtenga los resultados esperados al interior de la entidad. Las orientaciones que
imparta la alta direccin en este sentido a todo el personal ayudarn a eliminar la resistencia
que pueda crearse y a un mejor ambiente de aceptacin por parte de los funcionarios al
percibir que es sta la que est liderando y dinamizando el proceso y la ms interesada en
lograr los mejores resultados colectivos (NTCGP 1000:2009)
5.2. Mirada Integral
La organizacin debe verse y actuar como un sistema conformado por una serie de partes
que interactan entre s (subsistemas) y no concentrarse en partes fragmentadas del
sistema, ya que el atomizar sus componentes rompe el concepto mismo del sistema como
un todo. Luego entonces, los anlisis parciales deben incorporar su conexin con el todo,
dado que all se definen las interrelaciones y dinmicas para lograr el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
5.3. Enfoque basado en procesos
Toda organizacin tiene un conjunto de procesos a cumplir, que se materializan a travs de
los distintos procesos que se adelantan en su interior, donde las salidas de una
transformacin pueden convertirse en entradas para otro ciclo de generacin de valor.
Existen procesos altamente complejos que involucran un sinnmero de interrelaciones entre
individuos, materiales, equipos, tecnologa y dinero, as como otros ms sencillos que solo
requieren un mnimo de elementos para relacionarse. Desde un punto de vista macro los
procesos se constituyen en el factor clave para manejar o dirigir una organizacin. Un
proceso puede subdividirse en subprocesos que lo soportan y asisten, donde se da una
relacin lgica con las fases o etapas que contribuyen al objetivo del proceso. Una mejor
gestin ser el resultado del anlisis permanente de los procesos y procedimientos de la
entidad
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5.5. Planificacin
5.5.1. Objetivos de Calidad
1. Asegurar la coherencia normativa de la entidad.
2. Establecer una estructura orgnica acorde con los objetivos estratgicos, la realidad
acadmica y las necesidades del contexto.
3. Mejorar los sistemas de informacin misionales y de gestin.
4. Mejorar la competencia del talento humano y el clima organizacional para el
cumplimiento ptimo de las funciones misionales y de gestin.
5. Incrementar los niveles de aceptacin y pertinencia de la institucin.
6. Aumentar la cobertura y la pertinencia de la oferta acadmica, de investigacin y
proyeccin social.
7. Alcanzar estndares de calidad en la infraestructura dedicada a las funciones
misionales.
4.1.a)
Determinar
los
procesos
necesarios para el Sistema de
Gestin de Calidad y su aplicacin
a travs de la organizacin.
4.1.b)
Determinacin de la secuencia de
interaccin de estos procesos.
4.1.c)
Determinar los criterios y mtodos
necesarios para asegurarse de
que tanto la operacin como el
control de estos procesos sean
eficaces.
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REQUISITO GENERAL
4.1.d)
Asegurar la disponibilidad de
recursos e informacin para
apoyar la operacin de estos
procesos.
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CARGO
RESPONSABILIDADES
a)
Conformado por:
b)
Comit
Coordinador
SIG
Conformado
mediante
Resolucin
Rectoral
No.
2287 de 2010
Rector o su delegado,
quien lo presidir
Secretario General
Vicerrector
de
Recursos Universitarios
Vicerrector Acadmico
Asesor
Oficina
de
Planeacin
Profesional de Gestin
de la Divisin de
Servicios
Administrativos
Profesional de Gestin
de
la
Divisin
Financiera
Jefe
Oficina
de
Sistemas
Asesor Oficina Jurdico
Asesor
Oficina
de
Control Interno
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
a)
b)
c)
Representante
de
la
Alta
Direccin
Asesor de Planeacin,
designado
mediante
Resolucin Rectoral No.
2287 de 2010
d)
e)
f)
g)
h)
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ROL
CARGO
RESPONSABILIDADES
a)
Grupo
de
Facilitadores
MECI-Calidad
Conformado
mediante
Resolucin
Rectoral
No.
2287 de 2010
La
designacin
de
integrantes del equipo de
facilitadores
MECI
Calidad estar a cargo de
la Oficina de Planeacin, la
cual realizara la seleccin
segn el perfil necesario
para realizar las labores
operativas del SIG, y dos
profesionales de la Oficina
Asesora de Planeacin. La
coordinacin del equipo es
responsabilidad del Asesor
de
la
Oficina
de
Planeacin.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
a)
Lderes
Proceso
de
Rector,
Vicerrectores,
Decanos,
Asesores,
Profesionales de Gestin
Institucional Y Jefes de
Oficina
b)
c)
d)
e)
Lderes
Proceso
de
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Rector,
Vicerrectores,
Decanos,
Asesores,
Profesionales de Gestin
Institucional Y Jefes de
Oficina
f)
g)
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ROL
CARGO
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RESPONSABILIDADES
h)
i)
j)
k)
l)
http://www.unillanos.edu.co/
Pgina Institucional:
Pagina del Sistema http://sig.unillanos.edu.co
Integrado de Gestin
6616800 Sede Barcelona
Lnea Telefnica:
6616900 Sede San Antonio
Buzn de PQR y http://www.unillanos.edu.co/index.php/servicios-de-informacion-alatencin al ciudadano: ciudadano.html
Boletines Internos
Boletines Externos
Direccin de
Km 12 Va Puerto Lpez, Vereda Barcelona.
Correspondencia:
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Proceso de Investigacin: Para que los grupos de investigacin puedan desarrollar sus
proyectos, se establecieron:
- PD-INV-01 Procedimiento para convocatorias de proyectos de investigacin.
-
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9. Documentos de referencia
PD-ECS-02
PD-GCL-01
CP-DIE-01
CP-GCL-01
CP-DOC-01
CP-INV-01
CP-PSO-01
CP-BIN-01
CP-JUR-01
CP-GTH-01
CP-FIN-01
CP-GIT-01
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CP-GBS-01
CP-GRT-01
CP-GAA-01
CP-ECS-01
CP-AEI-01
PD-AEI-01
PD-INV-01
PD-INV-02
PD-PSO-06
PD-GCL-03
PD-GCL-05
Trmites
Cambio
Nueva versin
11/02/2013
Documento Nuevo
01
18/07/2014
02
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