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http://revista.jacobea.edu.mx/
N 5, diciembre 2013, pgs. 1-20
ISSN 2007-3798
Monogrfico sobre logstica. Coordinador: Dr. ngel Manuel Gento Municio
configurar el ERP para que proporcione una solucin viable a las necesidades
particulares de la empresa.
Con la implantacin del sistema ERP se busca que la compaa pueda optimizar los
procesos, reducir los costos operativos, mejorar la eficiencia, tomar mejores decisiones
empresariales, incrementar la satisfaccin de sus clientes, minimizar los errores
humanos, reducir el inventario y los stocks, etc.
PALABRAS CLAVE: ERP, Gestin del Conocimiento, Logstica, OpenERP.
ABSTRACT: This publication aims to meet the need arising in companies of connecting
the management of their knowledge with the multiple possibilities offered by new
technologies. The research has analyzed the applicability of ERP tools to different
business environments and in particular to a company in the logistics sector.
The main objective of this publication is to study how to implement an ERP system for
a small transportation company in an optimal way. To achieve this goal it will be
necessary to make an analysis of the different existing ERPs, selection of the one that
best meets company's objectives and, finally, to set the ERP system to provide a viable
solution to the particular needs of the company.
With the implementation of the ERP system the company seeks to optimize processes,
reduce operating costs, improve efficiency, make better business decisions, increase
customer satisfaction, minimize human error, reduce inventory and stocks, etc.
KEY WORDS: ERP, Knowledge Management, Logistics, OpenERP.
Sumario: I. INTRODUCCIN.- II. LAS NUEVAS TECNOLOGAS AL SERVICIO
DE LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO EN LAS EMPRESAS.- III. APLICACIN
DEL ERP AL SECTOR LOGSTICO.- IV. TIPOS Y ELECCIN DE ERP.- 1. Fases
de desarrollo.- 2.Tipos de ERP.- 3. Eleccin del tipo de ERP.- 4. Seleccin del ERP.- 5.
Mdulos necesarios para la gestin de una empresa.- V. LA CONFIGURACIN DEL
ERP.- VI. PERSONALIZACIN PARA UNA EMPRESA LOGSTICA.- VII.
CONCLUSIONES - VIII. BIBLIOGRAFA.
I. INTRODUCCIN
tienen que tener planes estratgicos para la captacin del conocimiento de sus
empleados y herramientas para su gestin y convertirlo en valor.
II. LAS NUEVAS TECNOLOGAS AL SERVICIO DE LA GESTIN DEL
CONOCIMIENTO EN LAS EMPRESAS
Como se ha mencionado anteriormente, uno de los factores que explican la elevada
competitividad actual entre las empresas es la globalizacin que se est produciendo en
el mundo, que hace posible un acceso sin restricciones a los mercados. Las empresas
precisan de todos los medios a su disposicin para tener almacenado su conocimiento y
hacerlo visible para todos los miembros de la empresa, estn donde estn ubicados, para
lograr una mayor fluidez y rapidez de comunicacin y que el proceso sea lo ms
eficiente posible. Para conseguir estos objetivos, aparece el concepto de ERP o
Planificacin de Recursos de la Empresa, que no deja de ser un sistema de gestin
empresarial. Se trata de un software que permite a las empresas controlar e integrar toda
la informacin que se genera en cada departamento y en cada nivel de la misma.
Habitualmente las empresas estn divididas en diferentes reas, teniendo cada una de
ellas unas funciones determinadas, estando en ocasiones aisladas sin tener la relacin
suficiente que debieran para el ptimo funcionamiento de la empresa. Es por ello que
cada vez es ms necesario que todas las reas o departamentos estn interconectados y
mantengan una comunicacin continua, para un mejor avance y estado de la propia
empresa, trabajando todos como un nico ente y no cada uno con sus misiones
independientes. Para este objetivo las nuevas tecnologas otorgan al mercado
herramientas capaces de afrontar estos retos facilitando la interlocucin de los
trabajadores y el almacenamiento del conocimiento.
A pesar de todas las bondades que aportan las nuevas tecnologas, las entidades
generalmente no alcanzan a dimensionar el verdadero potencial del conocimiento, pues
slo si se puede ver, oler o palpar algo tiene valor suficiente para darlo un valor a priori.
An as, este problema en realidad es una oportunidad para aquellas empresas que ven
en el conocimiento un activo clave, de forma que lo adquieren de sus trabajadores, lo
conservan y gestionan para generar la riqueza suficiente que les permita distanciarse de
su competencia. Surge, por tanto, la necesidad de gestionar el conocimiento de los
trabajadores aportando soluciones apoyadas en las nuevas tecnologas para poder ser
ms eficientes.
Como afirmaba Gary Hamel, la competencia hoy en da no se establece entre los
diferentes productos. Es entre los diferentes modelos de negocio. Por ello se debe
valorar la posibilidad de relacionar la gestin del conocimiento, como bien intangible,
con las mltiples posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologas. En nuestro caso
concreto, analizamos la aplicabilidad de los ERP a diferentes entornos de negocio para
abordar, entre otros aspectos, la gestin del conocimiento de los trabajadores.
Centrndose en el sector logstico y teniendo la ptica global de los muchos factores
que se combinan en este mbito, como pueden ser el elevado nmero de operaciones
que tiene una misma actividad, las distancias geogrficas que recorren las mercancas,
las diferentes legislaciones, provocan una relacin entre el sector logstico y la
tecnologa derivada del saber aprovechar los beneficios de las nuevas tecnologas, se
propone utilizar tecnologas disponibles como el software libre con las posibilidades
que ofrecen estas y la posibilidad de eliminar las barreras provocadas por otros
software, permitiendo por ejemplo, el control de los recursos de la empresa, integrar la
gestin interna, integrar la empresa con el resto de la cadena de valor, ser en dueo del
cliente final y mejorar la eficiencia.
III. APLICACIN DEL ERP AL SECTOR LOGSTICO
Las herramientas que suministra la nueva sociedad del conocimiento digital hacen
posible que el conocimiento deje de ser simple informacin acumulada en una base de
datos esttica para convertirse en una pieza clave de la organizacin, ya que si el
conocimiento est bien organizado, es entendible y fcilmente localizable, entonces la
organizacin puede emplearlo para tomar decisiones de manera racional. Los continuos
avances en los sistemas de informacin y comunicaciones permiten simplificar los
procesos de gestin y transferencia al suprimir cadenas de trnsito y control de la
informacin, y al hacer posible que dicha informacin se comparta de forma
instantnea, en todo momento y en cualquier lugar.
En las ltimas dcadas se ha producido un cambio en el contexto empresarial de la
logstica, que obliga a las empresas a ampliar su actividad mejorando continuamente sus
niveles de productividad, calidad y exigencia. As mismo, la sociedad se encuentra en
situacin de crisis financiera y ello ha provocado que muchas empresas del sector
logstico se hayan visto abocadas a abandonar su actividad. Desde este punto de vista,
esta circunstancia puede verse como un filtro que se ha realizado en el mercado dejado
pasar a las mejores empresas, por lo que la competitividad se ha visto incrementado de
manera feroz.
La aplicacin de herramientas basadas en las nuevas tecnologas, como por ejemplo los
sistemas ERP, en empresas del sector logstico pretende crear valor a travs de la
gestin del conocimiento generado en ellas. Las caractersticas de este tipo de
herramientas facilitan su implantacin y adecuacin a los distintos tipos de empresas y a
los mltiplos departamentos que la componen (desde administracin hasta trasporte,
pasando por compras o innovacin). Estas herramientas utilizan los mdulos necesarios
para optimizar los procesos, reducir los costos operativos, mejorar la eficiencia, tomar
mejores decisiones empresariales, incrementar la satisfaccin de los clientes, minimizar
los errores humanos y reducir el inventario y los stocks.
Pero antes de seguir profundizando en esta herramienta y en las bonanzas para las
PYMES de este sector, es importante sentar las bases definiendo qu es un ERP. Para
Kumar y Hillengersberg son "paquetes de sistemas configurables de informacin dentro
de los cuales se integra la informacin a travs de reas funcionales de la
organizacin", mientas que Ramesh aseguraba que son una solucin software que trata
1. FASES DE DESARROLLO
En la elaboracin de este apartado se lleva a cabo un anlisis por actividades. Para ello
se valoran cada una de las tareas que se deben de realizar hasta la obtencin del
producto final, por lo que conviene considerar una serie de etapas o actividades que
conllevan al desarrollo del proyecto desde su inicio. Esta distribucin de actividades
comenzara con un anlisis de la situacin y un estudio del problema de la gestin del
conocimiento por parte de la empresa, analizando de esta forma, de un modo global, el
objeto de estudio as como los motivos de su posible viabilidad y sus funcionalidades
bsicas. En esta etapa se planifica, as mismo, el desarrollo del proyecto, sus fases
globales y requerimientos de recursos en cuanto a tiempos.
Posteriormente se desarrolla una seleccin de las herramientas adecuadas, es decir, el
tipo de software en cuestin. Esta fase consiste en determinar la arquitectura general del
sistema y decidir qu recursos son los requeridos por considerarlos los ms adecuados.
Todo ello teniendo presente las conclusiones tomadas en la etapa anterior.
Posteriormente se hace un diseo que implica la definicin de los pasos a seguir con el
objetivo de llevar a cabo el desarrollo del proyecto.
A continuacin se hace el desarrollo de la investigacin de los ERP en cuestin, una vez
diseado el proceso y siguiendo las lneas de diseo elaboradas en los pasos anteriores.
Se trata de seguir el proceso planificado reajustndolo en funcin de los
acontecimientos y obtener como resultado una idea de los distintos ERP y sus puntos
fuertes y dbiles a desarrollar. Posteriormente se hace una configuracin de los mdulos
necesarios para implementar el ERP en la empresa en cuestin y si es necesaria se
realiza una programacin, utilizando el lenguaje de programacin apropiado, con la que
se pretende personalizar los mdulos ms interesantes para nuestra empresa. Finalmente
se ha de realizar una evaluacin del comportamiento.
2. TIPOS DE ERP
Los tipos de sistemas ERP que se pueden encontrar en el mercado son tres: de
propietario, libres y SaaS. El primero de ellos, de propietario, se caracteriza por que el
usuario final tiene limitaciones para usarlo, modificarlo o redistribuirlo, o cuyo cdigo
fuente no est disponible o el acceso a ste se encuentra restringido por un acuerdo de
licencia, o por tecnologa anti copia. El segundo de ellos, el libre, es aquel software que
respeta la libertad de los usuarios de forma que una vez obtenido puede ser usado,
copiado, estudiado, cambiado y redistribuido libremente. Por ltimo, los SaaS son los
que la compaa provee el servicio de mantenimiento, operacin diaria y soporte del
software, pudiendo ser consultado en cualquier ordenador, est presente en la empresa o
no.
En nuestro caso, se pretende encontrar una solucin econmica para las PYMES, con el
objetivo de reducir costes. Por ello la eleccin del tipo de ERP es un paso clave en una
empresa y por lo tanto hay que realizar de una manera exhaustiva el estudio necesario
para escoger el mismo. Para realizar esta eleccin es preciso:
PROPIETARIO
Malo
Medio
Medio/Malo
LIBRE
Bueno
Medio
Medio
SaaS
Medio
Bueno
Bueno
Medio
Bueno
Malo
uno de los usuarios. Utiliza la tecnologa cliente-servidor, la interfaz es tipo web y los
mdulos obligatorios o bsicos son: contabilidad, gestin financiera, contabilidad
analtica, gestin multialmacn, recursos humanos, facturacin, planificacin de
compras y aprovisionamientos.
Por ltimo Open ERP (antiguo TinyERP) es un sistema integrado de cdigo abierto que
permite la gestin completa de los recursos empresariales, de la informacin de una
empresa, organizacin o departamento, a travs de una interfaz web o aplicacin de
escritorio. El desarrollo y modificacin de cualquiera de los mdulos bsicos u
opcionales se llevan a cabo exclusivamente a travs de XML y Python.
Bajo nuestra opinin el software que a da de hoy mejor se adapta a las necesidades que
puede tener una PYME del sector logstico es OpenERP. La justificacin la hacemos en
base a ciertas caractersticas particulares que la diferencian de las otras dos mencionadas
(Abanq y Openbravo). Adems de ser una aplicacin libre (sin costes de licencias) y de
soportar una base de datos gratuita (PostgreSQL) igual que los otros ERPs, mantiene
unas caractersticas que nos hace decantarnos hacia l. OpenERP mantiene gran
cantidad de mdulos especficos desarrollados para l (ms de 2000) lo que facilita la
personalizacin o desarrollo de un mdulo vertical para el sector logstico; su
comunidad de usuarios es de las ms activas; su funcionamiento es de parte del
servidor, lo que le hace ms seguro y verstil al no necesitar lenguajes de scripts para su
ejecucin.
Adems OpenERP ofrece otra serie de ventajas como son: multiplataforma (compatible
con Linux, MacOS, Windows, Android, ), multiusuario (posibilidad de conectarse
varios usuarios a la vez), disponibilidad de una interfaz grfica de escritorio o web,
software libre con licencia Affero GPL, permitir la importacin y exportacin de datos
en distintos formatos, adjuntar documentos a cualquier dato (sea una ficha de cliente, un
albarn o un movimiento de stocks), facilidad en la integracin con otras herramientas y
programas (Python), es utilizado por una gran red de empresas y usuarios, no hay que
pagar licencias de ningn tipo, ni tan siquiera por el sistema gestor de bases de datos
(PostgreSQL) y, por ltimo, es una aplicacin de gran rendimiento al nivel de otros
sistemas de costes muy elevados.
5. MDULOS NECESARIOS PARA LA GESTIN DE UNA EMPRESA
Histricamente las empresas han venido trabajando de forma secuencial (ingeniera
secuencial) entre los diferentes departamentos, sin embargo esta forma de trabajar est
siendo sustituida por otra ms eficiente en la mejora y en el tiempo de desarrollo de
productos (ingeniera concurrente). Mediante la ingeniera concurrente los
departamentos trabajan de forma simultnea, interactuando en el desarrollo o mejora de
productos y manteniendo un nico objetivo. Para lograrlo es preciso contar con sistemas
de gestin del conocimiento que permitan asegurar el alineamiento de los objetivos de
cada departamento con los estratgicos marcados por la empresa.
Empresas
Facturacin, cobros y pagos
Contabilidad
Estadsticas
Productos
Recursos humanos
Control de inventario
Gestin de Atencin a Clientes y Proveedores
Gestin de Compras
Gestin de Almacenes
Workflow de procesos
Gestin de proyectos
Planificacin de Proyectos
Gestin de Produccin/Fabricacin
Gestin de Ventas
Facturacin
Gestin de informes
Gestor documental
Los sistemas de gestin del conocimiento resultan claves, para las empresas logsticas, a
la hora de tomar decisiones de forma urgente y ms an cuando stas las toman personal
de la empresa (muchas veces administrativos) poco versados en las actividades y
procesos que desarrolla. Estos sistemas aportan informacin necesaria e imprescindible,
de forma ordenada y accesible, de manera rpida y clara, y representan una gua de
ayuda en la toma de decisiones. Este es el principal motivo para implantar un sistema
ERP.
Almacenes y ubicaciones.
Movimientos internos de material entre ubicaciones propias.
Control de inventarios y ajustes de inventario.
Anlisis de stock y movimientos de inventario.
Lotes y trazabilidad de material.
Envo de albaranes a mensajera.
VII. CONCLUSIONES
La centralizacin de conocimientos por parte de las empresas hace que los empleados
tengan acceso a ms informacin, que se agilice la toma de decisiones y, por tanto,
mejore la imagen ante los clientes. Esto, unido a otros factores externos, permite un
aumento de la calidad de los servicios y aumentar los ingresos de la empresa. Para ello
se utilizan estrategias basadas en sistemas ERP. Este tipo de aplicaciones permite a
OPENERP. https://www.openerp.com/
OPENERP-SPAIN. http://openerpspain.com
PLATN (2003). Dilogos. Obra completa en 9 volmenes. Madrid: Gredos. ISBN978-84-249-1487-5.
SVEIBY, KARL. E. (2008). What is knowledge management? Universidad de ICESI,
Helsinki.
TCNICAS DE LA ADMINISTRACIN. BuenasTareas.com. BuenasTareas.com.
http://www.buenastareas.com/ensayos/Tecnicas-De-La-Administracion/24660125.html
(04/2013)
ZIKZAKMEDIA-OPENERP. http://openerp.zikzakmedia.com/