Manual de Activos Fijos

MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTNOMO MUNICIPAL DE COCAPATA

MANUAL DE ACTIVOS FIJOS PARA EL GOBIERNO AUTNOMO MUNICIPAL DE COCAPATA
1.
Introduccin
El presente manual se constituye como material de consulta, ya que contiene los

elementos fundamentales que permiten regular, identificar y describir la operatividad de
los procedimientos que realiza la unidad de Activos Fijos para la administracin de los
bienes mueble e inmuebles del Gobierno autnomo Municipal de Cocapata . Adems,
es importante sealar que las acciones a seguir contenidas en el presente manual
podrn optimizarse a medida que el procedimiento sea cada vez ms prctico, lo cual
permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y
eficacia de la gestin administrativa.
El manual est estructurado de la siguiente manera:
Captulo I. Aspectos Generales del Manual
Objetivos
Alcance del manual
Base legal vigente
Captulo II. Procedimientos para la Administracin de Activos Fijos
Ingreso
Transferencias
Prestamos
Mantenimiento de los bienes
Baja de Activos

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
2.
Objetivo
El presente Manual constituye en una herramienta de fcil consulta y gua sobre los
procedimientos para sistematizar las operaciones y lograr una administracin eficiente
en el registro, control y uso de los activos fijos y de esta manera tener una informacin
real y actualizada de los activos de la institucin.
3.
Alcance
Est dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que desarrolla la unidad
de Activos Fijos en materia de control de los activos, involucrando a a todas las
Direcciones Generales el personal del Gobierno Autnomo Municipal de Cocapata
4.
Base Legal
El Manual de Procedimientos para el Control de los Activos Fijos est normado por un
conjunto de disposiciones legales, tales como: leyes, reglamentos, resoluciones, e
instructivos, de acuerdo a las normas del sistema de administracin de bines y servicios y
la ley Marcelo Quiroga santa cruz 1178 las cuales deben cumplirse en toda su amplitud.
5.
Uso del Manual

Para la correcta aplicacin de este Manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
1)
El Manual debe estar a disposicin de todo el personal del Gobierno Autnomo

Municipal de Cocapata.
2)
En la aplicacin del presente Manual, el Departamento de Activos fijos velar por el

cumplimiento de los procedimientos aqu descritos.
3)
Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las polticas de la Secretaria

de Gestin Administrativa y Financiera que en materia de procedimientos afecte la
estructura del Manual, generar tambin un cambio en su contenido, con el fin de
adaptarlo a las nuevas polticas emitidas.

4)
El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar

una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en los
procedimientos como en las responsabilidades y acciones que deben cumplirse
durante el desarrollo de los mismos.

CAPITULO II
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
El procedimiento para la administracin de Activos Fijos, est comprendido por:
6.
Ingreso
El Ingreso de los Bienes del Gobierno Autnomo Municipal de Cocapata para la

incorporacin a su Patrimonio estar a cargo de la unidad de Activos Fijos, los mismos
que pueden ser
por compras directas, licitaciones, licitaciones traspasos de otros
municipios.
El procedimiento para su ingreso es el siguiente:
Solicitud.
Recepcin
Distribucin
Nota de recepcin
Codificacin
Registro de Activos Fijos Muebles e Inmuebles
Registro de Semovientes.
6.1.
Solicitud de adquisicin de un activo fijo.
1)
La unidad correspondiente presentara una carta de adquisicin de activo mediante

una carta dirigida al Honorable alcalde municipal.

2)
El cual estar recepcionados por la secretaria de ejecutivo la misma que dar una
hoja de ruta.
3)
El director de la unidad correspondiente emitir solicitud de certificacin

presupuestaria con destino a la direccin de administracin y finanza.
4)
El encargado de presupuestos junto con la direccin de administracin y finanzas

emitirn el correspondiente certificado.
5)
El director de la unidad solicitante emitir la solicitud de autorizacin e inicio del

proceso para la adquisicin de activos fijos al Oficial mayor del municipio.
6)
Se emitir por medio del oficial mayor la resolucin administrativa Municipal.
7)
El oficial mayor emitir un instructivo de aprobacin de compra de los activos fijos

el cual estara constato por el director de administracin y finanzas.
8)
El encargado de presupuestos y SICOES emitir la confirmacin de publicacin de

informacin.
9)
Una vez consolidado el encargado de presupuesto y SICOES emitir el form 100 con
la identificacin de convocatoria.
10) Se adquirirn las propuestas de las diferentes empresas.
11) El oficial mayor emitir memorndums de designacin a los miembros de la

comisin de calificacin.
12) Se hara el cierre de propuestas de adquisicin.
13) se emitir el formulario de evaluacin de propuestas.
14) se realizara el acta de apertura de sobres.
15) se emitir el informe de evaluacin tcnica y econmica.
16) se har la remisin de documentos.
17) se efectuara la resolucin administrativa.
18) se informara mediante una notificacin de adjudicacin a la empresa.

19) se elaborara el cotejo de documentacin de la empresa adjudicada.
20) el asesor legal emitir un informe legal de la adquisicin de los bienes.
21) el consejo emitir la resolucin municipal.
22) el asesor legal emitir el contrato administrativo de adquisicin
23) el encargado de presupuestos y SICOES declara si es desierta o no la convocatoria
mediante el formulario 200.
24) se efectuara el memorndum de designacin para la adquisicin de activosa los
diferentes participantes.de la adquisicin de mobiliario.
25) de emitir el acta de recepcin definitiva.
En las unidades Educativas ser responsable de educacin que por medio de una carta
dirigida al Honorable Alcalde municipal por va del director de desarrollo productivo dar
a conocer los requisitos de las diferentes unidades educativas del municipio. El mismo
proceso ser para las clnicas y postas o hospitales del municipio el mismo que deber
ser entregado por el encargado de administracin de salud del municipio.
6.2.
Recepcin
La recepcin de bienes ser realizada en cada unidad solicitante, aclarando que la
misma debe ser sustentada por la documentacin de respaldo,
remitidos por el
Departamento de Administracin y Finanzas,

En caso de donaciones, se debe contar con el contrato o documento de convenio de
donacin o transferencia que autoricen su ingreso emitidos por la autoridad
competente.

En caso de adquisicin de mobiliario escolar e instrumentacin o equipamiento de los
centros de salud el encargado o responsable de la unidad deber acompaar con un
informe de cules son los centros o unidades educativas destinadas los bienes
adquiridos.
6.3.
Distribucin.
Para los bienes adquiridos y donaciones, los responsables de salud y educacin estarn a
cargo de la distribucin a las unidades de su dependencia, debiendo hacer conocer a la
unidad de Activos fijos en forma escrita, para la respectiva elaboracin, nota de
Recepcin e incorporacin al inventario correspondiente.
6.4.
Nota de Recepcin
La unidad de Activos Fijos es el responsable de elaborar la Nota de Recepcin, mediante

la cual se entrega al funcionario designado por la autoridad competente, un Activo o
conjunto de estos generando la consiguiente responsabilidad, dejando como constancia
en forma escrita su conformidad mediante firma.
6.4.1.
Asignacin del custodio de activos fijos.

Mxima Autoridad designar un custodio o responsable de los bienes. Cuyo
procedimiento es el siguiente:
1)
Enva memorndum del Alcalde con el nombre de la persona responsable del bien.
2)
Recepcin de la orden por medio de memorndum a la unidad de activos fijos.
3)
Elaboracin de acta de entrega recepcin al custodio.
4)
Se legaliza el acta entrega recepcin.

6.4.2.
5)
Se archiva el proceso
6)
Fin del procedimiento
Acta de asignacin.
Mediante los reportes del sistema de administracin de bienes tenemos
La siguiente caracterstica.
Nota el presente formulario: el presente formulario deber contar con 3 copias

Original Finanzas
Primera Copia Activos fijos
Segunda Copia a Archivos
Tercera Copia Unidad-Interesado

6.4.3.
Flujograma de asignacin y custodio

6.5.
Codificacin.
Para controlar la distribucin y clasificacin de los bienes, la unidad Activos Fijos cuenta
con un Sistema de Identificacin de un sistema nuevo Interna Mediante Cdigos.
Ejemplo: Para la codificacin de Muebles y Enseres que pertenece a la Unidad de

administracin y finanzas para el cargo de director.
CDIGO
6.6.
DETALLE
DESCRIPCIN
MC
Municipio de Cocapata
Identifica al municipio.
ADM
Administracin
Identifica administracin
117
Directora de administracin y Sector o Unidad

Finanzas
2000
Muebles y Enseres
Cuenta Contable
Mesa para computadora
Identificacin del Bien
0001
Nmero nico correlativo
No. Asignado al Bien
Registro de Activos Muebles e Inmuebles

La incorporacin de bienes Muebles e Inmuebles al activo fijo de la entidad consiste en
el registro fsico y contable al sistema, se producir despus de haber sido
recepcionados y distribuidos a los funcionarios de las distintas unidades la Institucin.

7.
Baja de activos fijos por hurto.
Cuando algunos de los bienes hubiere desaparecido por hurto, robo, abigeato o por
cualquier causa semejante, el servidor encargado de la custodia de ellos comunicar
inmediatamente por escrito este hecho al encargado de activos fijos como est
estipulado en la ley.
1) Comunicacin del robo por escrito a la mxima autoridad.

2) La Mxima Autoridad recibe la comunicacin dispone acciones para su
comprobacin
3) Disposicin de acciones, investigar los acontecimientos, emitir informe y
denuncia.
4) Procurador Sndico, realiza los tramites de ley.
5) Formulacin de la denuncia penal.
6) Denuncia a la polica o fiscala.
7) El Director Financiero recibe los documentos y comunicacin del robo y
disposicin de acciones.
8) Se enva informe de acciones a la Mxima Autoridad
9) La Mxima Autoridad analiza y dispone al custodio reponga el bien.
10) Investigacin del caso, si no se recupera el bien.
11) La mxima autoridad dispone se elimine del registro contable
12) Eliminacin del registro.
13) Fin del procedimiento

7.1.
Flujograma de asignacin y custodio
ENCARGADO DE
ACTIVOS FIJOS
MXIMA
AUTORIDAD
ASESOR LEGAL
COMUNICACI
N DEL
ROBO A LA
MXIMA
AUTORIDAD
RECIBE LA
COMUNICACI
N Y
DISPONE
ACCIONES
REALIZA LOS
TRAMITES DE
LEY
RECIBE EL
INFORME Y
ANALIZA
FINANCIERO
RECIBE
DOCUMENTOS Y
DISPONE DE
ACCIONES
CONTADORA
ELIMINACIN
DEL
REGISTRO
CONTABLE
FORMULACIN
DE LA
DENUNCIA
ENVA INFORME
A LA MXIMA
AUTORIDAD
FIN DEL
PROCESO
A LA POLICA O
LA FISCALA
DISPONE AL
CUSTODIO
REPONGA EL
BIEN O
ACTIVO
RECUPERA
BIENES
DISPONE QUE
SE ELIMINE EL
REGSITRO

7.2.
Baja de activos fijos inservibles y obsoletos

Una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que seala las leyes,
dejando evidencia de justificaciones, autorizaciones y su destino final, la baja por mal
estado, obsolescencia, se sujeta al Reglamento de Bienes y a la segn el sistema de
administracin de bienes y servicios
1)
La mxima autoridad
2)
Recibe expedientes de procedimientos previos.
3)
Emite en sesin de consejo la resolucin de baja de bienes.
4)
Expediente y la resolucin de baja se enva al departamento financiero.
5)
Director financiero recibe el expediente y resolucin y nombra delegados para la

diligencia
6)
Los delegados recibe documentos lugar, fecha, hora proceden a la destruccin del
bien.
7)
Se elabora el acta de baja legaliza.
8)
Se enva la documentacin legalizada a Contabilidad
9)
Para proceder eliminar del sistema contable
10) Se archiva el proceso

11) Fin del procedimiento.

7.3.
Flujo grama de baja de activos fijos inservibles y obsoletos.
MXIMA
AUTORIDAD
RECIBE
EXPEDIENTES
DE
DOCUMENTOS
CONSEJO
EMITE RESOLUCIN
DE BAJA DE BIENES
ADMINISTRACI
N Y FIANZAS
DELEGADOS
ENCARGADO DE
ACTIVOS FIJOS
CONTADOR
RECIBE LA
DOCUMENTACI
ON
RECIBE
DOCUMENTOS
LUGAR FECHA
Y HORA DE LA
DILIGENCIA
REALIZA LA
DILIGENCIA
RECIBE LA
DOCUMENTACIN
ELABORA ACTA DE
BAJA LEGALIZADA
SE PROCEDE A LA
ELIMINACIN DEL
SISTEMA CONTABLE
RESOLUCIN DE
BAJA DE BIENES
ARCHIVA
DISTRIBUYE
EJEMPLARES
NOMBRA
DELEGADOS
FIN DEL
PROCESO
8.
Transferencias por mantenimiento preventivo.

Para promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro
incontrolado, averas u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la conservacin
del bien, las unidades debern solicitar el mantenimiento preventivo y/o correctivo a los
tcnicos respectivos,
8.1.
Preventivo
Los gabinetes de computacin, laboratorios, clnicas odontolgicas deben solicitar el
mantenimiento preventivo mediante una nota por lo menos una vez al ao a los diferentes
tcnicos con los que cuenta la institucin.
8.2.
Correctivo
Las unidades que necesiten este mantenimiento de uno o varios bienes lo harn mediante
el formulario de mantenimiento, a los tcnicos de cada rea.

Los activos que se encuentren en mantenimiento al momento de la verificacin, los
responsables tienen la obligacin de contar con el formulario respectivo, caso contrario
sern considerados como faltantes.
Gobierno
autnomo
Municipal
Cocapata
SERVICIO TECNICO
MANTENIMIENTO
DE Form. 001
N0001
FECHA
de
DE UNIDAD
CANT.
UNID.
PREPARADO POR
A UNIDAD TECNICA
DETALLE
CDIGO
Vo. Bo. JEFE UNIDAD
RECIBIDO POR TEC.

9.
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS

9.1.
Procedimiento.- La toma de inventarios de activos Fijos.
9.2.
Alcance.- Se inicia Cuando el responsable de fijos solicita la Autorizacin a la

direccin de administracin y finanzas para iniciar el proceso de inventarizacion que
termina con el informe el Responsable de Activos Fijos de la toma del inventario.
9.3.
reas que intervienen.- Director de Administracin y Finanzas y responsable de

Activos Fijos.

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
Inicio
Solicitud a
administracin y
Finanzas
Solicitud de
autorizacin de
toma de inventario
Decisin
Si
Nota interna
Se realiza la verificacin
Fsica y se compara con las
actas de entrega
Antecedentes del
Activo fijo
Reportes
informes
No esta
Conforme
con la Informacin
Se verifica la
Informacin
Fin del proceso
Si
Se archivas
los registros
Unidades
verificadas
Almacenes
Copia a
Contabilidad
Se
aprueba la
decisin
Pgina 1
El presente manual fue elaborado por.

Reinaldo Paolo Escobar Argote
Auxiliar de activos fijos y almacenes

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El presente manual se constituye como material de consulta, ya que contiene los

El manual est estructurado de la siguiente manera:

Captulo I. Aspectos Generales del Manual