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Herramienta SEIC
Sistema de Evaluacin Integral Continua
Proteccin de Activos
Versin 4.2 Febrero, 2014
Proteccin de Activos Retail
Gua de Uso SEIC V 4.1
Walmart Mxico y Centroamrica
1
Proteccin de Activos
Procesos de Cajas.
Procesos de Trastienda.
Procesos de Administracin.
Merma Administrativa.
Seguridad Alimentaria.
Seguridad Ambiental.
Seguridad.
El SEIC es una herramienta basada en procedimientos establecidos y en prcticas normalmente aceptadas por Proteccin de Activos en tiendas
de RETAIL o ventas al menudeo, por lo que ante la publicacin de un procedimiento este prevalece sobre el parmetro, lo que provocar
la emisin de una nueva versin mediante un comunicado a los Distritales de Proteccin de Activos.
Metodologa de evaluacin:
El SEIC evaluar aspectos operativos en 9 diferentes reas de la tienda, cada aspecto a evaluar est claramente definido, parametrizado y
dependiendo del impacto sobre los resultados del negocio, se le ha asignado una ponderacin especifica (ver anexo 1 y 2).
Las Listas de Chequeo del SEIC ser aplicada de la siguiente manera:
1.
2.
Listas de Chequeo de aplicacin diaria, semanal, quincenal y mensual con un nico reporte mensual, es decir, los aspectos
sern evaluadas segn frecuencia definida por los asociados (as) de Proteccin de Activos de tiendas y el/la Distritales de
Proteccin de Activos.
Lista de Chequeo Mensual aplicada por los/las Distritales en tiendas donde no se cuenta con Asociados (as) de Proteccin de
Activos.
*La Seccin de Seguridad no afecta el resultado en la calificacin mensual del SEIC aplicado en los resultados obtenidos.
Las listas de chequeo estn compuestas por una serie de parmetros descritos en la Gua de Parmetros y Procedimientos de Revisin Diaria
para Tiendas con PA, Gua de Parmetros y Evaluacin para tiendas sin APA, contenidos en este documento.
2
Proteccin de Activos
El distrital de Proteccin de Activos reporta los resultados obtenidos en la evaluacin de la seccin 5. Merma Administrativa de
acuerdo a la siguiente distribucin.
La publicacin debe hacerse el da de la evaluacin, ante cualquier contratiempo la publicacin debe realizarse a ms tardar al da
siguiente de la evaluacin en las primeras dos horas.
En caso de hacerse uso de las balas de plata, debe replicarse la nota del mes anterior tal y cmo se evalu e ingresar los datos en
la Evaluacin SEIC correspondiente.
Toda evaluacin que se ubique en el rango de notas de 0 a 49 (crtico 2) debe solicitrsele a la tienda un plan de accin y dar
seguimiento el prximo mes, el plan debe ser copiado al Distrital de Proteccin de Activos y Seguridad y al Distrital de Operaciones.
Distribucin y publicacin de informe.
Evaluaciones en Verde y Amarillo, no sern publicadas por medio de correo con el afn de evitar el trfico excesivo de
informacin.
Las mismas pueden visualizarse en el Portal de Proteccin de Activos en tiempo real en la siguiente ruta:
Ingrese a Enlace / Pgina Principal / Proteccin de Activos / (Portal de Proteccin de activos SEIC Ver estadsticas y
Resultados SEIC tipo de consulta Respuesta llenar los espacios de Pas / Formato / Con Sin APA / Seccin
Escoger Procesos de Merma Administrativa /Mes de la revisin / Dar click sobre el nombre de la tienda / dar click
sobre la fecha.
Enlace
Proteccin de Activos
SEIC
Nombre de la Tienda
Distrital
ACUMULADO 2010
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
Calificacin
Calificacin
Calificacin
Calificacin
PA
OP
78.03%
84.91%
84.91%
76.84%
O. Lagos
E. Romero
79.88%
84.91%
89.05%
77.89%
O. Lagos
A. Alvarado
79.24%
83.86%
84.91%
82.11%
L. Espinal
A. Enamorado
82.76%
91.17%
74.20%
82.33%
L. Matute
E. Romero
82.10%
86.67%
80.35%
82.81%
O. Lagos
R. Montalvo
85.92%
90.11%
83.04%
83.75%
L. Matute
E. Romero
85.47%
92.98%
88.07%
84.21%
W. Mejia
A. Enamorado
76.03%
90.88%
84.21%
84.91%
L. Espinal
R. Mendoza
85.66%
92.98%
90.18%
84.91%
O. Lagos
E. Romero
86.50%
95.44%
82.46%
85.26%
O. Lagos
E. Romero
84.45%
94.74%
89.12%
85.61%
L. Matute
R. Montalvo
81.88%
88.42%
81.75%
85.96%
O. Lagos
R. Montalvo
80.48%
71.93%
83.16%
85.96%
W. Mejia
A. Enamorado
85.96%
W. Mejia
A. Enamorado
86.67%
L. Matute
A. Alvarado
86.67%
O. Lagos
E. Romero
87.02%
O. Lagos
E. Romero
87.63%
L. Matute
A. Alvarado
87.72%
L. Espinal
R. Mendoza
87.72%
L. Espinal
A. Enamorado
En el sitio podr encontrar la informacin de los meses evaluados y el detalle de cada uno de los aspectos.
DESPENSA FAMILIAR OLANCHITO
85.38%
85.96%
84.21%
De tener cualquier consulta dirigirse al Distrital de Proteccin de Activos de su tienda.
DESPENSA FAMILIAR PROCERES
80.60%
88.42%
80.35%
DESPENSA FAMILIAR ZONAL BELEN
82.59%
90.88%
85.96%
DESPENSA FAMILIAR SANTA FE
82.57%
92.63%
92.28%
DESPENSA FAMILIAR GUANACASTE
89.49%
97.88%
89.05%
DESPENSA FAMILIAR SIETE CALLE
82.07%
100.00%
82.81%
DESPENSA FAMILIAR YORO
81.84%
96.49%
95.09%
DESPENSA FAMILIAR TALANGA
89.54%
96.49%
89.12%
DESPENSA FAMILIAR VILLANUEVA
79.52%
88.77%
94.74%
DESPENSA FAMILIAR CONCEPCIN
79.79%
85.82%
82.55%
DESPENSA FAMILIAR SIGUATEPEQUE
82.70%
88.42%
90.53%
DESPENSA FAMILIAR PROGRESO
87.06%
91.87%
90.11%
Proteccin de Activos
DESPENSA FAMILIAR JUTICALPA
84.98%
92.98%
76.14%
DESPENSA FAMILIAR LA LIMA
86.85%
94.74%
88.42%
DESPENSA FAMILIAR SAN MIGUEL.
84.30%
91.93%
91.23%
DESPENSA FAMILIAR CHAMELECON
85.23%
92.63%
89.47%
88.42%
L. Matute
A. Alvarado
88.42%
L. Espinal
R. Mendoza
88.73%
L. Espinal
R. Mendoza
88.77%
O. Lagos
E. Romero
89.40%
W. Mejia
A. Enamorado
89.47%
L. Matute
A. Alvarado
89.47%
W. Mejia
A. Enamorado
89.82%
L. Matute
A. Alvarado
90.18%
W. Mejia
R. Mendoza
Aspecto a Revisar
Operatividad de Tiendas
1. Procesos de Cajas y Tesorera
1.1 Frecuencia de Retiros de Dinero
Lu
ne
s
Ma
rte
s
Mi
rc
ole
s
Ju
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es
Vie
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S
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ng
o
Sa
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fac
Ins
tor
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Fre
cu
en
cia
Puntaje
Ejemplo de la evaluacin de un aspecto en el chequeo diario con reporte mensual se incluye la siguiente figura.
En este caso al presentarse una calificacin insatisfactoria la evaluacin mensual ser insatisfactoria.
Estos aspectos sern revisados por los Auxiliares de Proteccin de Activos y sujetos a cambios en las visitas de los Distritales.
Cdigo
3 PT-506-99-01-1.1
Rango de Referencia
VERDE
AMARILLO
ANARANJADO
ROJO
NEGRO
Entre
Entre
Entre
Entre
Entre
100%
85%
75%
60%
49%
a
a
a
a
a
86%
76%
61%
50%
0%
Satisfactorio
Mejorable
Alerta
Crtico 1
Crtico 2
4
Proteccin de Activos
SEIC
5
Proteccin de Activos
SECCIN:
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
6
Proteccin de Activos
Seguimiento
Faltantes
Sobrantes.
a
y
1.2
Servicio de entrega
de
mercadera
a
Domicilio. (Express)
1.3
Conocimiento
y
Cumplimiento
de
Principios Rafa y
Mara.
Que los formularios, blocks o talonarios sean custodiados por el encargado del Servicio Express.
Debe preguntar a los/las cajeros (as) seleccionados (as) los principios de R.A.F.A. y M.A.R.I.A., el cajero debe comprender los
mismos.
RAFA: Revisa Abajo y el Fondo del Carrito de Autoservicio. (Alerta al cajero (a) ante un posible hurto de mercadera)
MARIA: Mira Adentro Revisando el Interior de los Artculos. (Alerta al cajero (a) a revisar un artculo que pueda evadir el pago de
otro).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual (La accin se realiza una vez al mes); con reporte mensual.
Muestra:
Revisin un 50% de los cajeros del turno.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Que los cajeros revisen el contenido de aquellos artculos que pueden evadir el pago de otros, algunos ejemplos (pastillas, cremas
dentales, perfumes, colonias, vajillas, rollos de papel higinico, basureros, recipientes con tapa, electrodomsticos, etc).
Si la caja es sellada de Origen no requiere una revisin siempre que no presente indicios de haber sido abierta.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra:
Revisin un 50% de los cajeros del turno, el da asignado debe quedar indicado en el papel de trabajo.
Tolerancia: Se permite mximo 1 incumplimiento por semana por cajero.
Papel de Trabajo: P.T 1.3
7
Proteccin de Activos
Verificacin
de
Pruebas de Cdigos
(PLU) a Cajeros.
1.5
Oportunidad
depsito.
del
Que exista una lista actualizada de cdigos PLU en las cajas donde hayan cajeros laborando.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: 10% del total de cajeros.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Descuento Walmart Supermercado Bodega Club Co:
El/La Auxiliar de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con:
I.
Solicite diariamente
a.
La planilla de Conduccin y la frmula de envo de depsitos (Frmula de Control Interno de Depsitos o 4 CH).
b.
Rpte Retiros/Deposito (SCO0008R) (SMART) copia tienda.
c.
Para el caso de Walmart Costa Rica solicite el Resumen diario del banco, los comprobantes de retiro de dinero y el comprobante de
depsito adjunto a cada retiro.
II.
Verifique:
1.
Que la frmula de envo de depsitos (Frmula de Control Interno de Depsitos 4 CH), Resumen diario del banco para el formato
Walmart que cuentan con servicio dentro de la tienda) no tengan: Tachones, nmeros repintados, alteraciones o uso de corrector,
sin excepcin, todos los datos deben ser claros y legibles.
2.
Que se guarda el consecutivo numrico de la Frmula de Control Interno de Depsitos y planillas de conduccin, en caso de
frmulas nulas se guardan las copias y las originales. Tome en cuenta que entre dos formularios, no necesariamente hay
consecutivo numrico.
3.
Valide contra el reporte, Retiros/Depsitos (SCO0008R) (SMART) que los depsitos concuerden con lo especificado en las Frmulas
de Control Interno de Valores, verifique montos, nmero de consecutivos de depsitos.
4.
Verifique que los depsitos contenidos en el Rpte Retiros/Deposito (SMART) se hayan envido al Banco a ms tardar al da siguiente
de realizadas las ventas.
Valide el documento emitido por el banco (detalle de depsitos) contra el Rpte. Retiros/Depsitos que :
Los depsitos concuerden con lo especificado en Montos, y nmero de documento.
Tome el Rpte Retiros/Deposito y verifique en la columna Deposit Monto y Deposit Hoja que los datos registrados concuerdan
con los anotados en el documento emitido por el banco , aplique la revisin entre la 1:00 y las 2:00 p.m. del da siguiente de
realizadas las ventas.
De determinarse que falta un depsito (contenido en el reporte de Retiros/Deposito (SMART) y que no se anot en el Control Interno de
Depsitos) debe informar al distrital de Proteccin de Activos de inmediato.
Para la cadena Walmart Costa Rica:
Concilie el depsito que entrega el banco al punto de Venta contra el detalle de depsitos facilitado por el mismo.
Concilie el detalle de depsitos facilitado por el Banco contra Rpte. Retiros/Deposito SCO0008R, que se imprime del sistema
SMART.
Recuerde que:
I.
Debe conciliar al 100% los depsitos contenidos en el Rpte Retiros/Deposito (SMART) contra la frmula de envo de depsitos al
banco tomando en cuenta que habrn depsitos que fueron entregados el mismo da de ventas o hasta el da siguiente.
II.
Al conciliar que la numeracin del depsito anotada en la Frmula de Control Interno de Depsitos sea el mismo que se registr en
el Reporte retiro de depsitos, encontrar que se antepone al nmero de depsito un 1 para moneda local o un 2 para dlares.
III. Tiendas donde la trasportadora no recolecta valores diariamente, los depsitos se envan en la siguiente recoleccin de valores.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La accin se realiza diariamente); con reporte mensual
Muestra: Da anterior, en caso del da libre se acumulan dos das de revisin
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: PT 1.6 Control tesorera.
1.6
Arqueos de dinero.
(Fondo Fijo).
Si existen dos o ms encargados (as) de caja general se aplicar un arqueo de forma rotativa para garantizar el
adecuado manejo de los valores por parte de todos los involucrados.
Se aplican en diferentes das de la semana. No se pierde sorpresividad por reincidir ms de dos veces en un mes
calendario los das de la semana en los que se aplic el arqueo.
c.
Se aplic el arqueo al 100% de los valores.
Tome como referencia el Reporte Cierre de efectivo y valide en la lnea Retiros Fondo Fijo el monto total por fondo fijo
asignado a la tienda del reporte SCO0014R.
d.
Verifique que cada frmula de arqueo se haya confeccionado con todos los requisitos solicitados:
Requisitos solicitados por el formulario (Nombre Tienda Fecha de aplicacin Tipo de arqueo (Rutina o traspaso)
Nombre y firma del responsable del fondo Nombre y firma de quin aplica el arqueo. (Nota: Para el formato Descuento
quin debe realizar obligatoriamente el arqueo es el Administrador (a) de la tienda), detalle de requisitos solicitados por la
frmula.
8
Proteccin de Activos
e.
Dentro del arqueo no se deben contemplar faltantes de dinero aunque hayan sido declarados mediante correos (debe
quedar reflejada la diferencia en el resultado y anotando la justificacin en el espacio para observaciones).
Procesos de Retiro
de Dinero.
Los retiros de dinero se realizan en los tiempos establecidos y se cumple los aspectos de franja roja segn procedimiento vigente.
(ver tabla adjunta). Documente la frecuencia de los retiros, si existe alguna duda con las anotaciones en los controles de Retiro de
Dinero, el Auxiliar de Proteccin de Activos debe solicitar a un asociado(a) de administracin o coordinador (a) de tesorera el
reporte de parciales del da para revisarlo y emitir la evaluacin.
Que en cada retiro de dinero se recolecte la cantidad de terminales o cajas que indica el procedimiento de retiros de dinero y
procedimiento de franja roja de cada pas.
Se realizan las parciales de acuerdo a la frecuencia de retiros de dinero en cajas, se puede considerar un lapso mayor de tiempo en
el primer retiro si la Gerencia/Administracin lo puede justificar (tomando en cuenta das bajos en ventas). En el Formato Descuento
la Administracin realiza como mnimo 10 retiros al da (3 retiros, en la maana antes del medioda y despus del medio da tiene
que realizar 7 retiros, el domingo la cantidad variar de acuerdo a la hora de cierre de la tienda).
b. Se comunica a el/la Auxiliar de Proteccin de Activos para aplicar la revisin del entorno 5 minutos antes de ejecutar el retiro.
El/La auxiliar PA hace la revisin Interna de la tienda, mientras que el oficial de Seguridad Externa debe hacer la revisin del
permetro, de no haber oficial de Seguridad Externa el/la APA realiza la revisin en ambas reas.
c. Que se cumplan con la custodia durante el proceso de retiro:
Que la administracin solicite la custodia a el/la Auxiliar de Proteccin de Activos para realizar el retiro, en el caso de Descuento la
custodia la aplica un asociado de la tienda.
Se debe estar atento en todo momento al proceso y de requerirse se debe suspender el retiro ante cualquier situacin que atente
contra la integridad.
Que no se realizan otras labores que no son propias del proceso de retiro de dinero.
d. Los cierres de cajeros (99) no son considerados como un retiro.
Nota aplica para Costa Rica:
Los retiros de dinero se efectan cada hora en jornada normal y lo establecido por el procedimiento de la franja roja a partir de las
5:00 p.m. y hasta el cierre de la tienda.
Durante el periodo de franja roja, se debe ejecutar los retiros cada 45 minutos, este tiempo se debe tomar a partir de que el retiro
este depositado en el Rotary (No aplica en cadena Sper).
Formato
Walmart
Super
Bodegas
Descuentos
1.8
Verificacin
de
Compras
de
asociados
(as)
Internos y Terceros
Colaboradores.
9
Proteccin de Activos
10
Proteccin de Activos
SECCIN:
2. PISO DE VENTAS
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
11
Incluye Celulares y
Centro tecnolgico.
el
Revisa bitcora de mercancas contra formulario donde se lleve el consecutivo de las boletas que salen a
reparacin.
2.2
Estrategia
de
Sensoreo de artculos de
alto valor.
12
Proteccin de Activos
Realizar la revisin de pruebas de los pedestales entre lunes y viernes, con base al manual de Sensoreo (Realice el reporte de
forma semanal). Refirase al manual de etiquetado y Proteccin electrnica de artculos Seccin 7.2 Pasos para realizar pruebas
diarias a los pedestales.
b. Que existan desactivadores en buen estado cada 2 cajas registradoras y llaves para abrir las alphas.
c. Qu se mantenga un recipiente para el depsito de sensores en cada caja en uso.
d. Se da seguimiento en un trmino de 24 horas zona urbana y 48 horas zona rural (interior de la repblica) para que el proveedor se
haga presente.
CCTV
a. Que las cmaras y domos no estn obstaculizadas.
b. Que no se mantengan (pantallas, grabadores, domos y cmaras, matriz, joystick, aire acondicionado) en mal estado, s el/la Auxiliar
de Proteccin de Activos determina algn dispositivo del CCTV que no funcionan, debe informar y solicitar al Administrador/
Gerente la creacin de una orden de trabajo (OT), la cual deber ser abierta en un mximo de 24 h naturales (dar seguimiento), de
lo contrario el aspecto est insatisfactorio.
Nota:
El/La Auxiliar de Proteccin de Activos:
Enva el Reporte de Averas va correo electrnico una vez a la semana (lunes de la semana siguiente) a la Unidad de
Proyectos Especiales, con el fin de dar seguimiento al estado de los equipos y soluciones a los problemas presentados.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La accin se realiza una vez a la semana); con reporte mensual
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 2.3 2.3.1 2.3.2
HHC: Equipo de
radiofrecuencia.
PLU: Cdigo asignado a
productos de departamentos
frescos.
Realizar la revisin entre los das lunes y viernes, informar a la administracin/gerencia el inicio del recorrido.
Admin. de Precios
Consulta de Artcs
De determinarse rtulos o habladores con diferencia de precio retrelos de la planta y comunqueselo a la administracin/gerencia o
encargado del departamento, solicite el cambio del mismo.
Anote los rtulos o habladores con diferencia en el papel de trabajo # 2.6 y solicite al Jefe del departamento el nombre y la firma.
Si son productos que se pesan en balanza, ingrese los siguientes datos en el HHC.
13
Proteccin de Activos
Descuento
Club Co
Bodega
Sper
Walmart
Mercancas
Abarrotes
Textil
Cuidado Personal
Lcteos y Refrigerados
Pescadera
Verdulera
Carnicera
Aves
Embutidos
Panadera
Come Rico
Cafetera
10
100
5
50
50
50
100
50
50
50
100
100
50
100
50
50
50
10
50
40
20
40
20
10
10
50
100
50
50
50
10
50
40
20
40
20
10
10
150
150
110
110
110
10
50
40
20
40
20
10
10
Que se aplican conteos a la mercadera que tiene cambio de precio. Deben aparecer en el reporte prueba.
Del reporte de Cambios de Existencia, tome una muestra de 3 artculos que tuvieron cambio en su inventario, revisar su finalizacin
correcta. Verificar los que en la columna Tipo siglas PC Cambio Preci (tuvieron cambio de precio y se les aplic un cambio de
existencia). Para visualizar las siglas PC la solicitud de conteo debi hacerse directamente en la pantalla de cambios de precios.
De los 3 artculos identificados con las siglas PC, valide que se cont de forma exacta la mercadera tanto de piso de ventas (SF)
cmo en Bodega (BR), razone el conteo fsico contra lo indicado en el reporte (IP) y si determina diferencias mayores a $50 aplique
el aspecto insatisfactorio. Verifique entradas y salidas.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: Presentacin del correo y diferencias menores a $50.
Papel de Trabajo: P.T 2.5 2.5.1
14
Proteccin de Activos
Asociado (a) de PA lleva un control diario de los cajeros que no desactivan los productos cancelados. Anexo # 7 7.1.
Llevar una estadstica mensual de este reporte y enviar al Gerente de tienda, Distrital de Proteccin de Activos.
b.
Encargado (a) de cajas comunica al cajero el acumulado total de activaciones en el mes, el cual debe firmar cmo evidencia de la
notificacin.
c.
Se elabor un plan de accin por parte de la Gerencia/Administracin para minimizar las activaciones en los pedestales.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 2.5 2.5.1
15
Proteccin de Activos
SECCIN:
3. TRASTIENDA
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
16
Proteccin de Activos
Conciliacin de Facturas
Compra
Directa
(CODI
(VNDR)).
Solicite
los
siguientes
documentos:
Facturas CODI.
Cierre diario.
Que en la columna Estatus fechareci se indique la leyenda borrado o anulado, de lo contrario investigue sus causas
(validar que las facturas que su estatus indica Final, se enviaron en la fecha donde aparecen en el reporte Receipts Finalized
By Day (FN 799201K1).
Revise de acuerdo a la proyeccin de merma (ltima publicacin) el departamento con el monto ms alto en merma positiva y
negativa.
Identifique las facturas y verifique que se encuentren registradas en el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos
#SBP016B1-1 del da, las facturas identificadas debe revisarlas contra el Receipts Finalized By Day (FN 799201K1) para
validar que se encuentren asentadas contablemente.
b.
c.
Asignacin de departamentos.
Revise en el reporte Receipts Finalized By Day (FN 799201K1) que los departamentos estn cargados a la divisin que
corresponden, de existir alguna inconsistencia valide si se corrigieron mediante la aplicacin de un MTR.
Cmo evidencia de la revisin el Auxiliar de Proteccin de Activos anota nombre y firma en el Reporte. Archivar el by Day con
el reporte de Recibos y Pagos juntos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: Departamento con el monto ms alto en merma positiva y negativa de acuerdo a la proyeccin de merma.
Tolerancia: No permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: Reporte Abiertos y Pagos 3.1
3.2
Salidas de Mercadera.
Notificaciones de reclamo
CEDI - CODI.
Transferencias entre tiendas
Donaciones
Salidas Posteriores
Salidas a Reparaciones
a.
b.
El consecutivo de la notificacin.
Fecha.
Justificacin.
Firma de el/la asociado (a) de Proteccin de Activos (Auxiliar de Proteccin de Activos firma bitcora o control de los
consecutivos borrados y que fueron supervisados).
e. Que no falte ningn consecutivo en la columna Referencia nmero del reporte resumen Diario de Transmisiones SBP111B11, de faltar un consecutivo el mismo debe estar justificado y respaldado, adicional a los supervisados al momento de
eliminarlos.
f.
Que se informe a el/la Auxiliar de Proteccin de Activos sobre la salida de la mercadera.
CEDI: APA revisa todas las notificaciones de reclamo, deben firmarse como evidencia de la revisin del 100% de la
mercadera.
CODI: APA realiza una revisin aleatoria, considerando proveedores crticos, mercadera alto valor y de alto volumen (debe
firmar como evidencia de la revisin).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 3.2
Traslados entre tiendas
a.
Que los traslados enviados y recibidos se reflejan en el reporte diario de transmisiones, se ingresan al archivo en Excel
(cuadre cuentas 8XX) y cumplen con los requisitos solicitados. Recordar que el monto total a incluir en el archivo contempla
los traslados internos y entre tiendas.
Que toda transferencia (MTR) tenga: correo de autorizacin o autorizacin de traslado cmo respaldo indicada en bitcora/
17
Proteccin de Activos
b.
libro azul/ por parte del Distrital de Operaciones, Gerente de Operaciones, con la siguiente informacin; fecha, Nombre y
nmero de determinante de ambas tiendas enva/recibe, artculos a trasladar (cantidad cdigo o tem descripcin),
nombre y firma del responsable de autorizar el traslado.
Que no se traslada o recibe mercadera vencida o daada.
Que se indique la fecha efectiva en la que se aplic el traslado.
La solicitud de autorizacin va correo debe realizarse previamente al envo de la mercadera al distrital de Operaciones, el
cual debe haber confirmado en un Mximo de 3 das posterior al traslado, ambas tiendas deben contar con el correo de
autorizacin.
Que la mercadera enviada corresponda con lo capturado y detallado en el reporte de Transferencias entre Compaas
SBP008B1-0, el/la auxiliar de Proteccin de Activos valida el traslado colocando nombre y firma en el reporte cmo evidencia
de la revisin.
Que el reporte de Transferencias de Mercanca entre Compaas cumpla con los siguientes requisitos:
Sello de recepcin de la tienda (Copia tienda que Enva copia Tienda que Recibe), Nombre y firma del Coordinador de
trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administracin de turno; Transportista (Nombre, nmero de cdula y nmero de
placa del vehculo cuando la mercadera se enva por Centro de Distribucin).
Respaldo Tienda que recibe:
Copia tienda que envi, Copia del reporte de Mercadera recibida, debe tener sello de la tienda cmo recibido Nombre y firma
del Coordinador de trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administracin de turno.
Nota: El/La auxiliar de Proteccin de Activos valida el traslado colocando nombre y firma en el reporte cmo evidencia de la revisin
tanto en la salida cmo al ingreso de la mercadera.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Donaciones
Que se ejecuten las donaciones; segn PROCEDIMIENTOS DE WALMART PARA PROPORCIONAR, ADMINISTRAR Y
SUPERVISAR DONACIONES MONETARIAS Y EN ESPECIE EN CENTROAMRICA. Encuntrelo en:
Enlace Polticas y Procedimientos Escoja Procedimientos Comunicacin y Relaciones Exteriores Asuntos Corporativos
Regional Procedimiento de Donaciones en Centroamrica).
Walmart Supermercado Bodega: Revisan Auxiliar de Proteccin de Activos y Gerente o Jefe de Bodega
Descuento: Revisan Auxiliar de Proteccin de Activos y Administracin.
a.
b.
c.
d.
El duplicado de la factura debe ser entregado al beneficiario, quien lo tomara como base para hacer el
recibo correspondiente por la donacin recibida.
Qu se puede donar?
1.
Mercancas de primera lnea.
2.
Bienes aptos para consumo (humano o animal) pero no para venta.
Ingrese a Enlace Polticas y Procedimientos Comunicacin y Relaciones Exteriores Asuntos Corporativos
Regional Anexos PR Donaciones CAM Apndice 7 (Listado de Mercanca Autorizada para Donacin en Unidades
Comerciales y CDs).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La accin se realiza cuando se genera la donacin); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 1.0
18
Proteccin de Activos
3.4
Calendarizacin
proveedores Crticos.
de
3.5
Procedimiento
Recepcin.
3.6
Control Cruzado.
de
La revisin del vencimiento debe aplicarse de forma aleatoria en cada lnea tomando muestras de diferentes ubicaciones.
El proveedor no debe indicar a cules productos se les debe revisar la fecha de vencimiento.
c. Que el proveedor y receptor utilice los implementos necesarios (Redecilla y Guantes) en los casos de producto perecederos,
tambin no empacados o a granel durante (que deba manipular la mercadera) y uso de mascarilla en los casos que se
manipule producto no empacado y la persona tenga bigote.
d. Que el recepcionista revise la temperatura de los productos frescos y perecederos y su vida til, segn el procedimiento de
recepcin indicado en la gua operativa de Seguridad Alimentaria.
e. Que toda mercadera sea colocada en el andn para su revisin. (Una vez puesta la mercadera en ese lugar no se podrn
colocar ms productos que estn dentro de la factura y que no se bajaron). Nota: Una vez colocada la mercadera para la
recepcin y se detecte un faltante justificado, no aptos para la venta o daado (menos de 3 unidades), deber ser verificado
en conjunto por PA con la gerencia, para mantener un mayor control y valorar la autorizacin de recepcin.
f.
Que no se almacene la mercadera hasta finalizar la recepcin (a excepcin productos perecederos y proveedores con alto
volumen de mercadera). En este tipo de proveedores el control se podr aplicar de forma preventiva.
g. Que durante la recepcin la mercadera que va siendo recibida, se vaya ubicando en tarimas, coches, cajas u otros.
h. Que se cierre la cortina del andn en todas la recepciones (aplica nicamente para Walmart) a excepcin de proveedores de
alto volumen y productos perecederos.
i.
Que la recepcin se realice contra la factura original. Aplica para Descuento Bodega Club Co.
j.
Que se realice la recepcin con la frmula (RCD) Recepcin Compra Directa, segn procedimiento vigente (recepcin a
ciegas). Anexo # 12. Aplica para Walmart Supermercado.
k. Que cada recepcionista cuente con su cdigo o usuario, y no sea manipulado por otro recepcionista, esto se valida una vez
que se imprime el reporte final.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: Eventual (durante el da)
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 3.5
Descuento Walmart Supermercado Bodega Club Co:
El/La Auxiliar de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con:
Compras Centralizadas CEDI
Control Cruzado Preventivo
a.
b.
c.
19
Proteccin de Activos
La mercadera de farmacia (revisin lnea por lnea) es realizada por Regente o Auxiliar de Farmacia, debe quedar evidencia
de la revisin efectuada contra el Informe Detallado Recepcs Bodega RPTE # SBP025B1-1 o listado triler, auxiliar de
Proteccin de Activos no debe manipular la mercadera.
Compra Directa
El/La auxiliar de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con:
a.
b.
c.
Controles Cruzados Sorpresivos (Revisin de la mercadera contra la factura despus de haber recepcionado la
mercadera).
Que no hayan diferencias de lo recibido contra lo facturado.
Solicitar factura y reporte detalles recibos # SBP004B1, si hay diferencias debe existir la frmula o sello de Diferencia en
Factura (debe contener todos los requisitos solicitados), de lo contrario investigue sus causa.
Que no se reciba mercadera vencida o daada.
Que la mercadera de alto riesgo sea resguardada inmediatamente.
Controles cruzados Preventivos (Revisin de la mercadera contra la copia de la factura cuando el proveedor est
realizando la entrega).
a.
Que se hayan abierto todas las cajas para contar el total de unidades recibidas de producto segn factura.
Que no se recibe mercadera sin cdigo de barras ni le falta el etiquetado en espaol de acuerdo al porcentaje revisado.
Que no se manipulen las facturas durante la recepcin (recibo a ciegas) Aplica para Walmart Supermercado, en el caso de
Descuento Bodega ClubCo la recepcin se aplica contra la factura original.
Solicite Formulario de Controles Cruzados P.A y verifique que cumplan con los controles diarios establecidos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra:
Bodega
6
Sper
3
Walmart
5
Bodega
6
Sper
2
Walmart
2
Transferencias
Departamentos.
entre
3.8
Confeccin y registro de la
merma.
(Desecho y Solo-PI).
20
Proteccin de Activos
e.
f.
Notas:
Si es mercadera de Farmacia desechada por el regente y supera el monto establecido, deber firmar el reporte
departamental de rebajas y anotar una justificacin.
Costa Rica realiza el desecho de electrnicos y elctricos segn procedimiento vigente, ingrese a: Enlace / Polticas y
procedimientos / Procedimientos / Seguridad Producto Ambiental / Costa Rica.
El asociado (a) de Proteccin de Activos firma el reporte cmo evidencia de su participacin en el proceso del registro y el
desecho de la merma.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: Se permite mximo 1 incumplimiento de requisitos en la semana.
Papel de Trabajo: General 1.0.
3.9
Medidas de Seguridad en
Trastienda / Bodega.
Si se extrava la llave, el asociado (a) de PA debe informar inmediatamente al Distrital de su zona, al Gerente/ Administrador
de la tienda para que haga el reporte al call Centro de Distribucin o Desarrollo Agroindustrial.
b. Que las llaves se encuentran en la caja de Seguridad y en las tiendas donde no se tenga este dispositivo, sean resguardadas
en un gabinete, el cual debe estar en buen estado (sin llave pegada vidrio quebrado).
c. Las llaves son manipuladas solamente por Gerentes, sub. Gerentes, Coordinador de recepcin, recepcionista, Administrador,
sub. Administrador.
d. Las llaves se resguardan despus de ser utilizadas y no se prestan entre tiendas, se excepta en aquellos casos que exista
un correo de autorizacin por parte del Gerente de distrito de operaciones a la tienda que presta la llave, provocado por una
situacin especial.
Llaves generales Tienda
Walmart Supermercado Bodega Club Co:
a. Que se lleve el registro documentado de las llaves de la trastienda (andenes bodegas de riesgo portones), Centro de
Tecnologa, y llaves generales de acceso a la tienda.
b. Que las llaves sean de uso exclusivo de los responsables y no se presten a personas no autorizadas.
c. Que las llaves de los servidores estn en custodia de la gerencia.
Descuento
a. Que las llaves de los servidores estn en custodia de la administracin.
b. Que el cajn de seguridad de las llaves no tenga pegada la llave que permita el acceso.
c. Que las llaves de administracin sean custodiadas solamente por el personal administrativo (que no sean prestadas u
olvidadas en algn lugar).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 3.9 - 3.9.1
3.10 Salidas
Posteriores
Mercadera.
de
Walmart Bodega:
El/La Auxiliar de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con:
a. Que haya un lugar asignado y rotulado para la mercadera que ya se vendi y no se ha entregado al cliente.
b. Que al hacer el envo de la mercadera se utiliza un solo andn.
c. Que al realizar la entrega de mercadera los datos de la frmula coincidan con el tiquete de cajas, el cual debe indicar la
leyenda reimprime, de ser una copia debe venir firmado por la gerencia, las formulas confeccionadas deben ser
custodiadas por el personal de la tienda.
d. Que el asociado (a) de la tienda que separa el artculo anota en la frmula nombre, nmero de cdula, direccin, telfono y la
firma del cliente.
e. Proteccin de Activos en conjunto con la gerencia o persona que asignen llevarn un control cruzado de los talonarios en uso
21
Proteccin de Activos
b.
Que se corrobore el nmero de marchamo con la documentacin que enva el Centro de Distribucin, si los nmeros de
marchamo no coinciden, marchamo o candado est daado, la unidad viene abierta, el pedido no corresponde a la tienda,
debe ser reportado al centro de Atencin de Tiendas (CAT) y no recibirse la mercadera
Industrias Crnicas y Hortifruti con candado multilock cerrado y en buenas condiciones y marchamo donde aplique.
De no cumplir con lo anterior el/la Auxiliar de PA informa de inmediato al Distrital de Proteccin de Activos, para dar
seguimiento a la situacin y lo evala cmo insatisfactorio si no se cumple. Auxiliar de PA anota en el control el ingreso de la
Mercadera del Centro de Distribucin y Desarrollo Agroindustrial
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra:
100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 3.11
22
Proteccin de Activos
SECCIN:
4. ADMINISTRACIN
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
23
Proteccin de Activos
El/La APA aplica revisin de locker o casillero de forma sorpresiva una vez a la semana, garantizando que al final del mes
todos hayan sido revisados.
b.
Que todos los lockers o casilleros se encuentren con candados o marchamos en buenas condiciones, deben estar anclados o
sujetos a la pared.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100% del total de lockers o casilleros al mes
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 4.1
4.2
Documentacin del
Personal Externo.
Hoja de Seguro Social (IGSS ISSS CCSS IHSS INSS) / Colilla del INS / Documento o carta o al da.
Si el colaborador presenta hoja de Seguro Social o Colilla del INS del mes anterior tiene validez los primeros ocho das del
mes actual. (Aplica para El Salvador, Honduras y Costa Rica)
b.
Si el colaborador es de nuevo ingreso o temporal, debe portar lo siguiente:
El Salvador Honduras Costa Rica: Hoja provisional del Seguro Social, carta del proveedor y el sello de la compaa.
Nicaragua: Colilla del INSS, documento o carta vigente emitida, con el sello de la compaa.
Guatemala: Visado Vigente con el sello de la compaa, Fotocopia del documento de identificacin personal, fotocopia de la Tarjeta
de Salud y Pulmones y Fotocopia de afiliacin de IGSS o carta de responsabilidad de la empresa que provee el servicio, debe estar
sellada y firmada por Seguridad o el encargado de hacer la negociacin con el proveedor, dando fe que fue mostrada al momento
de solicitar el visado. Fotocopia de la tarjeta de Manipulacin de Alimentos para todos los terceros colaboradores que preparan
alimentos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: Una vez al mes se revisan todos los terceros colaboradores fijos, al igual los que trabajan de forma eventual.
Tolerancia No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General 1.0
4.3
4.4
Comunicacin Semanal
de la Administracin
con Proteccin de
Activos.
La reunin se puede realizar entre lunes y domingo a excepcin de la segunda quincena de Diciembre, Semana Santa e
inventario.
Se deben considerar aspectos insatisfactorios y reincidentes del (SEIC), as como hurto, descargas, procesos, aspectos de
salud ocupacional, seguridad externa y oportunidades de mejora, aspectos pendientes de solucin, soluciones propuestas,
responsables y fechas de cumplimiento.
b. Que el gerente de la tienda haya realizado un plan de accin de acuerdo a los aspectos crticos reportados en la ltima
reunin.
24
Proteccin de Activos
Poltica de Regalas.
4.6
Reporte de
Excepciones en lnea.
Excepciones en lnea:
Artculos con existencia
negativas.
Los negativos que requieren ser trabajados diariamente (pantalla de excepciones) son los negativos que tienen existencias de
-3, -4, -5, -6,..... ms. Los artculos con existencias -1 -2 no necesitan ser trabajados. Despus de 14 das sin ninguna
actividad (venta, recibo, traslado, etc.) cualquier negativo automticamente es reseteado a 0 aparece en el reporte de cambios
de existencia como usuario neg_reset.
Para el caso de Guatemala, en el departamento 87 (Wireless), validar que en los primeros diez das se realizan los cambios
de existencia segn facturacin del proveedor (Recargas).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: Se permite mximo 1 incumplimiento diario (un tem).
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
4.7
Controles de
Mantenimiento al
Inventario Perpetuo.
Cambios de Existencia.
Valide los montos reflejados en el reporte de prueba contra el reporte de Cambios de existencia (Revisar montos y
cantidades).
El Reporte de Cambios de Existencia (todos los cambios de existencia aceptados por la gerencia).
Inventario Negado o No Revisado (enlista las excepciones que fueron completadas y negadas por la Gerencia y las
excepciones que no fueron revisadas dentro de las 24 hrs).
g.
Que se les haya aplicado la correccin solicitud de conteo a aquellas lneas que les aparezca la leyenda count sht.
h.
Que exista un comunicado oficial (Procedimiento de escaneo vigente) sobre los procesos de conteos que debe realizar cada
tienda debidamente aprobado por el Gerente de Proteccin de Activos y Gerente de Operaciones de cada formato.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte Mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
25
Proteccin de Activos
Revisin de Apertura y
Cierre de la Tienda.
26
Proteccin de Activos
SECCIN:
5. MERMA ADMINISTRATIVA
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Esta seccin ser evaluada una vez al mes
por el Distrital de Proteccin de Activos.
27
Proteccin de Activos
Solicite las facturas del mes y valide que se adjunta la orden Orbit u orden manual a las facturas que quedan respaldadas en la
tienda.
En caso de que el proveedor no traiga orden de pedido debe cumplir con los siguientes requisitos si se decide recibir la
mercadera por necesidad de la tienda.
Enviar correo al CAM de Resurtido pas y copia al CAT con los datos del proveedor la justificacin que este indic.
Se envi el correo al rea de resurtido comunicando la justificacin del proveedor por la falta de la orden de pedido.
Resurtido responder en un mximo de 48 hrs. las inquietudes reportadas por la tienda en este sentido, para orientar
como proceder con el proveedor en cuestin, se debe imprimir el correo con la respuesta facilitada por el rea de
Resurtido, se podr recibir a pie de camin hasta recibir la respuesta de Resurtido por un periodo de quince das o hasta
recibir respuesta.
En caso de los pedidos de emergencia o adicionales se debe validar que exista la frmula de pedido adicional y la
autorizacin en la misma, esta debe indicar el motivo del pedido adicional: Anexo # 19
Otras cadenas Gerente (a) / Sub gerente (a) y coordinador de rea.
Descuento Administrador (a) / Subadministrador.
Para los casos de recepcin mediante orden manual, deber quedar registrada en el reporte Detalle de Recibo de la
siguiente manera:
FACTURA: Nmero de Divisin Nmero de Tienda Folio (Nmero consecutivo que pueden usarse el nmero de
factura consecutivo asignado en tienda consecutivo de orden manual). NOTA: Para las siglas OP deben ser aquellas
recepciones que se ejecutaron mediante resurtido automtico. La tienda define un criterio de ingreso que ser el utilizado.
Stat: NRPL (No Replenishment): Mercadera que slo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda y su
estatus es no resurtible.
Stat: Administra/Proveedor (ADM PRV): Mercadera que administra directamente el proveedor.
Stat: DSD (Direct Store Delivery): El sistema nunca resurtir automticamente esta mercadera.
Stat: VEN (Supplier Managed Epos Replen): Mercadera que administra directamente el proveedor.
Stat: GO (General Order) Mercadera que slo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda.
Stat: MAN (Manual): Proveedor Administra Pedido en la Tienda.
Nota:
En caso de Descuento la orden manual tiene que estar firmada por el asistente y VB del administrador cmo control cruzado a ms
tardar al da siguiente de recibido, si la factura es recibida por el administrador, debe estar la firma del asistente.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual; (La accin se realiza una vez al mes); con reporte mensual.
Muestra: Uso de tabla militar estricta para establecer los das a revisar, revise el 100%.
En caso de Descuento tome una muestra de las facturas que ingresaron en el da o da anterior.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 1.0
5.2 Revisin de pantallas.
Administracin de mercancas.
Consulta de Facturas.
Revisin de pantalla de Transmisiones de Tienda
a.
Verifique la pantalla de transmisiones de tienda y cercirese que no existan registros (cualquier registro en esta pantalla es un
error).
Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta:
Administracin Mercanca
Transmisiones de Tienda
Administracin de Mercancas.
Administracin de Inventario.
Transferencias de mercadera.
28
Proteccin de Activos
Con F11 elija otra divisin. En Ingres Divisin a Mostrar: , coloque la divisin a revisar y vuelva a repetir el paso a.
Deber revisar todas las divisiones.
Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta:
Administracin de Mercancas.
Administracin de Inventario.
Procesar Registro de Recibo
Purchase
Journal
Cuenta 800
Equivalencias
Reporte Integral de Inventarios
Consulta detallada de Cuentas
SAP 1351030
Tome el Reporte Integral de Inventarios y revise las cuentas de Rebajas y Compras correspondientes al penltimo mes liberado.
Cuenta Compras
Concilie contra el Reporte Integral de Inventarios en la columna Mes Actual Compras a precio de venta, fila Resultado Ao actual
por divisin Frescos Secos contra el formulario de conciliacin de tienda en Excel, que los montos coincidan, de determinarse
diferencias que sobrepasen los montos permitidos, valide la justificacin o solicite el correo enviado a Contabilidad el cual debe
contener departamento, fecha, monto, factura o envo en la que se dio la diferencia para su debida correccin. Se debe tener impreso
el reporte Detalle de Cuentas Contables, la seccin de las facturas del CEDI (FN307) y las compras de Frescos bajo la nomenclatura
WCAINV con los siguientes datos: fecha de contabilizacin, nmero de referencia y evidencia de la conciliacin contra el reporte
compras ingresadas en excel. Anexo # 20
Cadena
Costa Rica Nicaragua Honduras El Salvador Guatemala
Descuento
20.000,00 C$ 860,00 L 755,00
$ 40,00
Q 315,00
Supermercado - Bodega 50.000,00 C$ 2.145,00 L 1.890,00 $ 100,00 Q 790,00
Walmart
La tienda tiene 3 das despus de liberado para realizar la conciliacin respectiva.
Las tiendas que han tenido inventario, valide un mes despus que se hayan justificado y se encuentren impresos las diferencias por
ajuste de inventarios. Anexo # 21.
Contabilidad tiene hasta el da 7 de cada mes para la realizacin de los movimientos contables respectivos, una vez comunicado por
el rea contable, se deben realizar las respectivas conciliaciones. La tienda tiene 3 das despus de liberado para realizar la
conciliacin respectiva.
Valide que se hayan justificado y se encuentren impresos las diferencias por ajuste de inventarios.
El proceso de revisin por parte del Distrital no sustituye la revisin realizada por la administracin/gerencia a las
cuentas contables Ventas Rebajas y Compras del BI, debe quedar evidencia del seguimiento a la revisin aplicada
por la gerencia cmo se ha aplicado desde que se cambi a los sistemas Walmart.
29
Proteccin de Activos
Valide que se guarde en una carpeta el Reporte Integral de Inventarios, junto con la conciliacin realizada en el Formulario en Excel,
ambos reportes deben estar impresos y firmados por la gerencia como evidencia de la revisin.
Verificar que se archive y estn accesibles el Reporte Integral de Inventarios de Dic. ao anterior y todos los del ao en curso
dentro de la carpeta correspondiente.
Las diferencias detectadas en las cuentas deben estar justificadas si superan los montos permitidos en cuanto a diferencias que
puede tener una tienda en el cuadre por departamento.
Cadena
Costa Rica Nicaragua
Descuento
20.000,00 C$ 860,00
Supermercado - Bodega 50.000,00 C$ 2.145,00
Walmart
Honduras
L 755,00
El Salvador Guatemala
$ 40,00
Q 315,00
L 1.890,00
$ 100,00
Q 790,00
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: Conciliacin Mensual el ltimo mes cerrado al 100%.
Realice una muestra aleatoria de los datos digitados al archivo Conciliacin mensual en Excel.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
5.4 Revisin del Reporte
Resumen Departamental de
Rebajas (Cambios de Precio):
Cadena
Descuento
Supermercado
Bodega
Walmart
Costa Rica
Nicaragua
Honduras El Salvador
1.000.000,00 C$ 12.000,00 L. 40.000,00 $2.000,00
3.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 120.000,00 $6.000,00
4.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 160.000,00 $8.000,00
5.000.000,00
L. 200.000,00 $10.000,00
Guatemala
Q16.000,00
Q48.000,00
Q64.000,00
Q80.000,00
c.
Verifique para cada uno de los departamentos el motivo de cambios de precio e identifique aquellos departamentos con montos
iguales o superiores a los parmetros definidos a continuacin (columna Total WTD Net): No aplica para departamentos
Perecederos.
d. En caso de determinarse montos superiores a los anteriores, solicite la justificacin en el reporte Manager Recap SMR0010R
(apartado Rebajas Diarias de ms de ($50 - equivalente por pas) y valide la razonabilidad del cambio de precio para descartar
que sea un cambio de precio atpico absurdo) del da o los das del cambio de precio aplicado.
e. Si determin en el muestreo cambios de precio que superen el 20%, debe existir como respaldo el reporte Resumen Detallado
de Rebajas donde se corrigi y el correo de solicitud de correccin al departamento de tem File.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
100% Reporte Mensual de Rebajas Asentado.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
5.5 Validacin de
Procedimiento de Escaneo y
conteo en Cambio de Precios.
En caso de que la cantidad de skus establecida en el procedimiento no sea cubierta, sustituya con conteos cclicos de otras
categoras hasta completar la cantidad.
La tienda podr respaldar los escaneos en forma diaria o su equivalente en forma semanal.
Valide que se aplique el escaneo a toda la mercadera (solicite el reporte de avance de escaneo a 30 das y el reporte de
excepciones, los cuales deben reflejarse al 100% de la mercadera.
b. Cambios de precios.
Valide:
Aplicacin correcta de cambios de precio, que se aplican conteos a la mercadera que tiene cambio de precio. Deben aparecer
en el reporte prueba. (revisin de existencias y aplicacin del cambio de precio a todos los artculos).
Concilie que al 100% de cambios de precio del da se les haya realizado un conteo (Resumen de cambios de Precio Por
Departamento), validando contra el total indicado en el reporte Prueba en la parte inferior izquierda RESUMEN D/ REPORTE :
Conteo de Artcs= ***
Se archivan los reportes de prueba y cambio de precio pendientes aparte de los cclicos que realiza la tienda.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
Conciliar Reporte de Prueba de Conteo Contra Cambios de existencia. Mes cerrado, una semana.
Categoras de Conteo, verificar 5 lneas de cada categora y verifquelo en el reporte de Prueba de Conteo. Mes cerrado.
30
Proteccin de Activos
El/La Distrital de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con que:
a.
Que mensualmente se capacite a los asociados en academia en lnea y compruebe que el personal capacitado haya ejecutado
el 100% de los mdulos correspondientes a su perfil.
De forma mensual debe haber un avance del 17% de aplicacin de asociados capacitados
El proceso de capacitacin debe realizarse en forma cclica de manera que, semestralmente se capacitar el 100% del
personal. Este ciclo se ejecutar 2 veces al ao.
Para asociados de Nuevo Ingreso de la Operacin verifique que hayan ejecutado los CBLs correspondientes a su puesto,
solicite los nuevos ingresos del personal de tienda realizados del tercer mes finalizado antes de la revisin y valide que se
hayan aplicado los mdulos de acuerdo al puesto.
Ejemplo, los asociados (as) que ingresaron en el mes de mayo inician el proceso de capacitacin en CBLs un mes despus del
ingreso, por lo tanto tiene el mes de julio para completar el 100% del mdulo respecto a su puesto, por lo que para agosto se
efectuara la revisin.
Para revisar este proceso ingresar a:
Pantalla principal Academia Operaciones.
Usuario: admin
Contrasea: Xxxxx.xxxxxxx (entrar)
Categoras (escoja el programa segn puesto, formato y pas Click).
Administracin (escoja Calificaciones Click).
Aparece pantalla Calificador con el detalle de asociados que aplicaron los mdulos.
Nota: Si no encuentra algn asociado (a), valide el ingreso en la o las mquinas que contengan los CBLs, se debe recomendar a la
gerencia de tienda que cada asociado (a) utilice una misma mquina para la aplicacin al 100% de los CBLs.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: Control por asociado y Base de datos Academia en lnea.
Descuento Walmart Supermercado Bodega Club Co:
5.7 Conciliacin de
Devoluciones del CEDI.
(Journal Entries)
CEDI: Centro de Distribucin.
Claim: Devolucin a Proveedor
(Ajuste automtico en unidades y
contable).
El departamento de Contabilidad
realiza el ajuste contable.
a.
b.
Que ningn colaborador preste la llave para realizar nulos - devoluciones ni su clave de seguridad para realizar transacciones
en el sistema y que se mantenga bajo custodia.
Que se aplique en el sistema el cambio del cdigo de seguridad en los primeros cinco das cada dos meses y se documente el
cambio en hoja de control anotando los siguientes datos. Anexo #22.
31
Proteccin de Activos
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Nmero de Operador
Nombre del asociado (a) y firma
Adjuntar reporte Impreso en los primeros cinco das del mes (#Reporte: SAS66510R)
En el Reporte POS de cajeros, se establezca posicin en el sistema. (CSM CASHIER), en el caso de gerencia es el nico
que puede mantener habilitada la posicin de Manager.
Solicite que se imprima el reporte POS de Cajeros SAS6510R el da de la visita y valide que los usuarios existentes
estn activos en la tienda.
Que no exista personal con 2 cdigos asignados.
Que no existan cdigos con nombres genricos.
Que no existan cdigos asignados a colaboradores que no laboran en la tienda.
Que los usuarios que no trabajan en la tienda deben borrarse mximo al da siguiente (inclusive).
Que los asociados que cuenten con usuarios con nivel CSM se encuentran en registro de firmas de la tienda. En el caso de
asociados de Administracin y tesorera que cubran un Distrito al ser variables deben mantenerse anotados en el registro de
firmas de cada tienda.
Nota:
Farmacia
Si el/la Regente o auxiliar realiza labores de cobro de Artculos, no est autorizado para realizar sus propias anulaciones
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General 1.0
32
Proteccin de Activos
SECCIN:
6. SEGURIDAD ALIMENTARIA
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Referencia en la academia de proteccin de Activos en la siguiente ruta:
Intranet Enlace - Proteccin de Activos - Portal de Proteccin de Activos
Biblioteca de Documentos - Seccin de Manuales (consultar)
Manual SEIC - Anexos Seguridad Alimentaria SEIC.
33
Proteccin de Activos
Control de Temperaturas.
6.2
Productos Vencidos.
Si se tiene producto vencido para merma o devolucin debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que
no se genere contaminacin al producto en buen estado, no se puede almacenar por periodos desproporcionados ya que se
presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el
retiro de esos productos (15 das y si est en clara descomposicin proceder con el desecho). En El Salvador hay una situacin
especial donde se pide que la autoridad debe estar presente para la destruccin, hay casos en que los periodos son ms largos
por esa situacin.
b.
Que todos los productos tengan las etiquetas originales y que la fecha de vencimiento est legible.
a.
Secos
Que no detecten productos vencidos en el piso de ventas.
Seleccione los departamentos para la revisin de vencimientos. Anexo # 26.
Recorra la planta de ventas y verifique si existen productos vencidos. (Para efectos de evaluacin se considera si ya el producto
venci). El retiro de productos por parte de la operacin debe aplicarse tomando en cuenta lo que establece la tabla de vida til
Publicada Intranet Calidad Corporativa Seguridad Alimentaria Tabla de vida til. Las tiendas deben cumplir con las
fechas de retiro, un abarrote o consumible no debe estar exhibido hasta el da que vence (esto afectara de forma directa al
cliente).
Realice el recorrido entre lunes y viernes e indique a la administracin el inicio del recorrido.
Nota:
Un producto que declara la fecha de vencimiento como da/mes/ao est vencido un da despus de la fecha declarada en la
etiqueta. Las expresiones comnmente utilizadas para declararla son: fecha de vencimiento, fecha de caducidad, fecha de
expiracin, vence, caduca, expira, consumir preferentemente antes del un producto que declara solamente
Mes/ao de vencimiento se considera vencido el primer da del mes que aparece declarado exceptuando s tiene la expresin al
final de lo que indica que vence el ltimo da de este mes.
Si encuentra productos vencidos deben entregarse de forma inmediata al Jefe del departamento e informar a la
administracin/gerencia para que el producto sea registrado como merma. (MD-0) o se realice el cambio si corresponde.
Si se tiene producto vencido para merma o devolucin debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que
no se genere contaminacin al producto en buen estado, no se puede almacenar por periodos desproporcionados ya que se
presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el
retiro de esos productos.
En El Salvador hay una situacin especial donde se pide que la autoridad (Ministerio de Salud) debe estar presente para la
destruccin, hay casos en que los periodos son ms largos por esa situacin.
De no encontrar producto vencidos, anote en el papel de trabajo # 6.2 los departamentos verificados en la semana.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La accin se realiza una vez por semana) con reporte mensual.
Tolerancia:
Secos y Perecederos, un mximo de tres unidades del mismo o de diferente cdigo de barras.
Producto empacado por la tienda (ejemplo: Pollo Rostizado), con slo un producto se considera insatisfactorio.
Muestra:
15 productos en cada rea de perecederos.
50 lneas por departamento, de forma aleatoria.
Buenas Prcticas de
Higiene - Limpieza y
desinfeccin de reas.
Estaciones de Lavado (disponibilidad de jabn, agua, toallas de papel, todo en buen estado y en cada departamento de
34
Proteccin de Activos
perecederos).
Disponibilidad, uso correcto (que hayan existencia para la labor diaria) de guantes, cubre bocas (estos ltimos segn uso
establecido por Matriz de Uso de Guantes y Cubre bocas) en todos los departamentos de perecederos. Anexo # 29.1.
Disponibilidad (que hayan existencia para la labor diaria) de redecillas, y lineamientos de uso de Uniforme en todos los
departamentos de perecederos.
Los basureros que se encuentran en las reas de perecederos (empaque, proceso y despacho) tienen tapa y en buen
estado, no generan contaminacin.
Todos los productos perecederos en los cuartos fros / trastienda / recepcin / reas de trnsito, tienen tarima o cajilla de
arrastre que los separa del piso.
Disponibilidad de los qumicos autorizados y estn en uso (que haya existencia de qumicos aprobados y enlistados en la
gua operativa de Seguridad Alimentaria para uso de la semana). Evidencia que est en uso, no almacenados. De no
haber, la tienda incumple. Anexo # 27.
b.
Asociados (as) portan o mantiene en la tienda el carnet de manipulador de alimentos/Tarjeta de Salud/certificado de Salud segn
se define, son los nicos autorizados para manipular y vender de alimentos.
Nota: para Costa Rica, se hace extensivo requisito carnet de manipuladores de alimentos a Administradores o Gerentes de los
puntos de venta que preparan comidas de consumo directo de personas. (Tiendas con cafetera, Maxirico y Comerico,
rostizados, proceso de sushi, panadera).
c. Los equipos y utensilios estn limpios y libres de residuos slidos, si no estn en uso reciente (que no estn utilizndolo en ese
momento).
d. Estn limpias todas las reas descritas en el PLP as como cuartos fros y urnas de venta, que exista cuadro de PLP en la tienda
y que se ejecuta los das indicados, de la forma, frecuencia y usando el qumico listado en el cuadro.
e. El cuadro de PLP se encuentra en la gua operativa de Seguridad Alimentaria. Revise que el registro de limpieza este lleno y al
da. Anexo # 28.
f.
No se sustituye el uso de guantes por el mtodo de la Bolsa plstica invertida, el guante debe usarse siempre y la bolsa es
utilizada para no realizar el cambio constante de guantes segn procedimiento indicado en la gua operativa de Seguridad
Alimentaria. Anexo # 29 29.1.
Refirase a la Gua de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Proteccin de Activos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La accin se realiza una vez por semana) con reporte mensual.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Referencia: Matriz de uso de guantes y cubre bocas.
6.4
Manejo Integrado de
Plagas.
Revisar segn Check list enviado, el servicio brindado por la compaa de control de plagas (segn sea primer o segunda visita
del mes).
b.
Que la gerencia tenga el plan de accin para hallazgos reportados por el proveedor de servicio de control de plagas.
c.
Que se tenga el plano de ubicacin de trampas y cebos.
Refirase a la Gua de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Proteccin de Activos.
d.
Por cada visita que realiza el proveedor de Control de Plaga, debe realizarse una revisin aleatoria de todo el sistema de trampas
justo despus de que llega la empresa, sin esta revisin el/la gerente/administrador (a) no podr firmar ni sellar el comprobante
de la visita. Por lo que el/la asociado (a) de Proteccin de Activos debe tomar el Check List que aplic la Administracin/Gerencia
de la tienda y validar dos criterios (Cumple No Cumple) y firmar el Check List cmo evidencia de la revisin junto a los dos
aspecto revisados. Anexo # 30.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Referencia:
35
Proteccin de Activos
SECCIN:
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Referencia en la academia de proteccin de Activos en la siguiente ruta:
Intranet Enlace - Proteccin de Activos - Portal de Proteccin de Activos
Biblioteca de Documentos - Seccin de Manuales (consultar)
Manual SEIC - Anexos Seguridad Humana e Infraestructura SEIC.
36
Proteccin de Activos
Desconecte las teclas o utilice el botn de Test por un minuto para probar las lmparas de emergencia.
En caso de detectarse equipo que no cumple lo estipulado anteriormente, solicite el correo de respaldo (no aplica
si fue enviado el mismo da de la revisin a no ser que haya evidencia que el dao se produjo ese mismo da.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Lmparas, frecuencia semanal, 10% de las lmparas existentes.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Referencia: Lineamiento 1 de la Gua Rpida de Seguridad Humana.
7. 5 Funcionamiento de la Brigada
o EDP y Comit de Seguridad,
Higiene y Salud Ocupacional.
37
Proteccin de Activos
Perecederos:
Perecederos:
Bodega y trastienda.
Departamento de Cocina
Panadera
Perecederos:
Bodega y trastienda.
Departamento de Cocina
Panadera
Es prohibido prestar equipo de proteccin personal a los proveedores. Reportar los casos donde esto est pasando.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General 1.0
Referencia: Lineamiento 4, 16 y 17 de la Gua Rpida de Seguridad Humana. Seccin de Uso y Cuidados del EPP
38
Proteccin de Activos
39
Proteccin de Activos
SECCIN:
8. SEGURIDAD AMBIENTAL
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Referencia en la academia de proteccin de Activos en la siguiente ruta:
Intranet Enlace - Proteccin de Activos - Portal de Proteccin de Activos
Biblioteca de Documentos - Seccin de Manuales (consultar)
Manual SEIC - Anexos Seguridad Humana SEIC.
40
Proteccin de Activos
41
Proteccin de Activos
SECCIN:
9. SEGURIDAD
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
42
Proteccin de Activos
El control de horario se debe adaptar al horario contratado (rol definido) por tienda y a cumplir por Oficial de
seguridad. En GT, el formulario no lo deben manipular los agentes externos.
No se debe permitir bajo ninguna circunstancia que los oficiales doblen jornadas de trabajo, excepto situaciones
autorizadas por el Distrital de Proteccin de Activos y Seguridad correspondiente.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La accin se realiza a diario); con reporte mensual
Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega.
50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio y 100% en Tiendas sin parqueo propio.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papeles de Trabajo: Tabla de evaluacin diaria 9.2
Descuento Walmart Supermercado Bodega Club Co:
El/La Auxiliar de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con:
a.
Que el Oficial de seguridad porte el cinturn de seguridad con: Radio de comunicacin, black jack (bastn o vara
policial telescpica, batn de madera o bien de caucho No es un equipo Blico), esposas y arma de fuego. En
Guatemala, Honduras y El Salvador, no se evala portar Esposas.
b.
El oficial de seguridad debe portar su gafete o carnet con fotografa de la empresa de seguridad. En Costa Rica, lo
porta visiblemente, en los otros pases lo portan pero no visible.
c.
Que el oficial de Seguridad porte el Carn de portacin de armas vigente. En caso de estar vencido se considera
insatisfactorio.
d.
Que el Agente de seguridad porte el documento oficial de Seguridad Social (orden patronal) al da, debe ser
solicitado en el momento que ingrese a laborar. En caso de cualquier otra circunstancia, el Oficial de Seguridad
deber presentar la documentacin de la gestin de dicho documento ante las Autoridades respectivas.
Nota:
En GT y ES los agentes que tienen menos de dos meses de laborar en la empresa no portan el documento del
Seguro Social, por estar en periodo de prueba segn la ley.
El carnet de portacin de armas para HN, GT y ES, al ser un trmite lento se permite presentar por el oficial una
constancia de ingreso de renovacin de carnet de arma, la cual tienen 45 das segn la Ley para la renovacin de la
misma lo que es efectivo la presentacin de este documento firmado y sellado como recibido.
Los documentos mencionados deben ser revisados a todos los oficiales que llegan espordicamente a la tienda, por
ejemplo el que cubre los das libres.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega.
50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio
100% en Tiendas sin parqueo propio.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papeles de Trabajo: Tabla de evaluacin diaria 9.1.
Proteccin de Activos
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Proteccin de Activos
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Proteccin de Activos
SEIC
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Proteccin de Activos
SECCIN:
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Proteccin de Activos
47
Que se imprima los das 1 y 16 de cada mes el Formulario de Control de faltantes y sobrantes por Cajero, el cual debe estar
impreso y contener la firma de cada asociado (a), validando el monto de faltante y/o sobrante. El/La Coordinador (a) de cajas (Otros
Formatos) o el Administrador (a)/Encargado (a) caja general (formato Descuento) de la tienda, totalizan los faltantes o sobrantes.
Que se haya notificado a RH mediante correo, el cual no debe exceder de 3 das hbiles posteriores a la fecha de detectada la
diferencia. En caso que el cajero se encuentre en la ltima fase de incumplimiento de la poltica de FyS (caso laboral).
En ausencia de la respuesta de RH, el caso debe elevarse al Distrital de Operaciones por parte de la administracin/gerencia.
Verifique no existan medidas disciplinarias que hayan caducado por falta de seguimiento.
Si requiere informacin de alguna medida aplicada puede hacer la consulta al Centro de Servicio.
Jessica Gutierrez
(25157) CR
Zurama Raxtun
(37109) GT
Rita Toledo
(58186) HN
Mara R. Bravo
(49223) NI
Alexander Castillo
(36895) ES
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: 50% del total de cajeros. Evaluar con mes anterior.
En la visita mensual el Distrital revisa la aplicacin de las alertas de descuadre a los cajeros ms crticos, para el formato
Descuento se realiza con base al archivo suministrado por el Centro de Servicio, generando el reporte de asesoras al 28 de
cada mes partiendo del hecho de que la informacin suministrada cuenta con firmadas y los requisitos de la frmula, de lo
contrario se regresan al PDV para las firmas.
Tolerancia: Firmas de cajeros (as) se permite un tiempo mximo de 5 das para recopilar todas las firmas de los cajeros y la Gerencia
firma cuando estn firmados al 100%.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
1.2
Servicio Express o
entrega
de
mercadera
a
Domicilio.
1.3
Conocimiento
y
Cumplimiento
de
Principios Rafa y
Mara.
Que los formularios, blocks o talonarios sean custodiados por el encargado del Servicio Express.
RAFA: Revisa Abajo y el Fondo del Carrito de Autoservicio. (Alerta al cajero (a) ante un posible hurto de mercadera)
MARIA: Mira Adentro Revisando el Interior de los Artculos. (Alerta al cajero (a) a revisar un artculo que pueda evadir el pago de
otro).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
Revisin un 50% de los cajeros del turno.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Que los cajeros revisen el contenido de aquellos artculos que pueden evadir el pago de otros, algunos ejemplos (pastillas, cremas
dentales, perfumes, colonias, vajillas, rollos de papel higinico, basureros, recipientes con tapa, electrodomsticos, etc).
Si la caja es sellada de Origen no requiere una revisin siempre que no presente indicios de haber sido abierta.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
Revisin un 50% de los cajeros del turno, el da asignado debe quedar indicado en el papel de trabajo.
Tolerancia: Se permite mximo 1 incumplimiento durante la revisin.
Papel de Trabajo: P.T 1.3
Proteccin de Activos
48
1.4
Verificacin
de
Pruebas
de
Cdigos
(PLU) a Cajeros.
Que exista una lista actualizada de cdigos PLU en las cajas donde hayan cajeros laborando.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: 10% del total de cajeros.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
1.5
Oportunidad
depsito.
del
1.6
Arqueos de dinero.
(Fondo Fijo).
Proteccin de Activos
Si existen dos o ms encargados (as) de caja general se aplicar un arqueo de forma rotativa para garantizar el adecuado manejo de
los valores por parte de todos los involucrados.
Se aplican en diferentes das de la semana. No se pierde sorpresividad por reincidir ms de dos veces en un mes calendario los das de
la semana en los que se aplic el arqueo.
c.
Se aplic el arqueo al 100% de los valores.
Tome como referencia el Reporte Cierre de efectivo y valide en la lnea Retiros Fondo Fijo el monto total por fondo fijo asignado a la
tienda del reporte SCO0014R.
d.
Verifique que cada frmula de arqueo se haya confeccionado con todos los requisitos solicitados:
Requisitos solicitados por el formulario (Nombre Tienda Fecha de aplicacin Tipo de arqueo (Rutina o traspaso) Nombre y firma del
responsable del fondo Nombre y firma de quin aplica el arqueo. (Nota: Para el formato Descuento quin debe realizar
obligatoriamente el arqueo es el Administrador (a) de la tienda), detalle de requisitos solicitados por la frmula.
Dentro del arqueo no se deben contemplar faltantes de dinero aunque hayan sido declarados mediante correos (debe quedar reflejada
la diferencia en el resultado y anotando la justificacin en el espacio para observaciones).
49
SECCIN:
2. PISO DE VENTAS
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Proteccin de Activos
50
Medidas de
Seguridad Centro
Tecnolgico.
Incluye Celulares y
Centro tecnolgico.
el
a.
b.
Nota: En el caso de contar con un vendedor de telfonos puede estar dentro del CC como gestor de ventas, ms NO debe manipular
llaves, la venta de artculos debe ser siempre bajo supervisin del personal de la tienda.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0.
2.2
Estrategia
Sensoreo
artculos de
valor.
de
de
alto
De la muestra considerada verificar que los artculos a Sensorear el 100% que estn exhibidos en planta estn sensoreados.
c. Refirase al Manual de etiquetado y Proteccin electrnica de artculos vigente. Lo podr encontrar en la Intranet Portal de
Proteccin de Activos Biblioteca de documentos Seccin EAS.
Proteccin de Activos
51
a.
b.
c.
d.
Que no se mantengan dispositivos en mal estado (llaves, paletas, desactivadores, antenas), debe informar y solicitar al
Administrador/ Gerente la creacin de una orden de trabajo (OT), la cual deber ser abierta en un mximo de 24 h naturales (dar
seguimiento), de lo contrario el aspecto est insatisfactorio.
Realizar la revisin de pruebas de los pedestales el da de la visita, con base al manual de Sensoreo. Refirase al manual de
etiquetado y Proteccin electrnica de artculos Seccin 7.2 Pasos para realizar pruebas diarias a los pedestales.
Que existan desactivadores en buen estado cada 2 cajas registradoras y llaves para abrir las alphas.
Qu se mantenga un recipiente para el depsito de sensores en cada caja en uso.
Se da seguimiento en un trmino de 24 horas zona urbana y 48 horas zona rural (interior de la repblica) para que el proveedor
se haga presente.
CCTV
a. Que las cmaras y domos no estn obstaculizadas.
b. Que no se mantengan (pantallas, grabadores, domos y cmaras, matriz, joystick, aire acondicionado) en mal estado, s el/la
Distrital de Proteccin de Activos determina algn dispositivo del CCTV que no funcionan, debe informar y solicitar al
Administrador/ Gerente la creacin de una orden de trabajo (OT), la cual deber ser abierta en un mximo de 24 h naturales (dar
seguimiento), de lo contrario el aspecto est insatisfactorio.
Nota:
El/La Distrital de Proteccin de Activos:
Enva el Reporte de Averas va correo electrnico una vez al mes a la Unidad de Proyectos Especiales, con el fin de dar
seguimiento al estado de los equipos y soluciones a los problemas presentados
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: P.T 2.3 2.3.1 2.3.2
2.4 Medidas de Seguridad
en Piso de venta.
HHC: Equipo de
radiofrecuencia.
PLU: Cdigo asignado a
productos de departamentos
frescos.
Admin. de Precios
Consulta de Artcs
De determinarse rtulos o habladores con diferencia de precio retrelos de la planta y comunqueselo a la administracin/gerencia
o encargado del departamento, solicite el cambio del mismo.
Anote los rtulos o habladores con diferencia en el papel de trabajo # 2.6 y solicite al Jefe del departamento el nombre y la firma.
Si son productos que se pesan en balanza, ingrese los siguientes datos en el HHC.
Descuento
Club Co
Bodega
Sper
Walmart
Mercancas
Abarrotes
Textil
Cuidado Personal
Lcteos y Refrigerados
Pescadera
Verdulera
Carnicera
Aves
Embutidos
Panadera
Come Rico
Cafetera
5
50
5
20
20
20
20
20
20
20
75
75
20
20
20
20
20
5
15
10
10
15
10
5
5
20
20
20
20
20
5
15
10
10
15
10
5
5
75
75
55
55
55
5
25
20
10
20
10
5
5
Proteccin de Activos
52
Que se aplican conteos a la mercadera que tiene cambio de precio. Deben aparecer en el reporte prueba.
Generar reporte de los cambios de precio en Retail Link (en una columna los cambios de precio y otra columna la fecha de ajuste
al inventario) y valide contra el reporte de Cambios de Existencia en la columna Tipo las siglas PC Cambio Preci (son aquellos
artculos que tuvieron cambio de precio y se les aplic un cambio de existencia). Tome una muestra de 2 das. Para visualizar las
siglas PC la solicitud de conteo debi hacerse directamente en la pantalla de cambios de precios.
Seleccione en el reporte Prueba el da de la visita, 3 artculos identificados con las siglas PC del reporte de Cambios de Existencia
y valide que se cont de forma exacta la mercadera tanto de piso de ventas (SF) cmo en Bodega (BR). Razone el conteo fsico
contra lo indicado en el reporte (IP) y si determina diferencias mayores a $50 aplique el aspecto insatisfactorio. Verifique entradas
y salidas.
Concilie que al 100% de cambios de precio del da se les haya realizado un conteo (Resumen de cambios de Precio Por
Departamento), validando contra el total indicado en el reporte Prueba en la parte inferior izquierda RESUMEN D/ REPORTE :
Conteo de Artcs= ***
Se archivan los reportes de prueba y cambio de precio pendientes aparte de los cclicos que realiza la tienda.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual; con reporte mensual.
Muestra: 2 das
Tolerancia: Presentacin del correo y diferencias menores a $50.
Papel de Trabajo: P.T 2.5 2.5.1
Proteccin de Activos
53
SECCIN:
3. TRASTIENDA
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Proteccin de Activos
54
Conciliacin de Facturas
Compra Directa (CODI
VNDR).
Que en la columna Estatus fechareci se indique la leyenda borrado o anulado, de lo contrario investigue sus causas.
(validar que las facturas que su estatus indica Final, se enviaron en la fecha donde aparecen en el reporte Receipts Finalized
By Day (FN 799201K1).
Revise de acuerdo a la proyeccin de merma (ltima publicacin) el departamento con el monto ms alto en merma positiva y
negativa.
Identifique las facturas y verifique que se encuentren registradas en el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos
#SBP016B1-1 del da anterior, las facturas identificadas debe revisarlas contra el Receipts Finalized By Day (FN 799201K1)
para validar que se encuentren asentadas contablemente.
b.
Que el encargado (a) de trastienda realice un cierre diario, imprimiendo el reporte de Recibos abiertos y Pagos, firmando el
ltimo folio de cada divisin. Anexo # 8 8.1.
El reporte debe imprimirse una hora despus cmo mximo de haber recibido el ltimo proveedor.
Valide que el primer folio del da es consecutivo al folio del reporte del da anterior.
Verificar en el reporte de Registro de Recibos y Pagos abiertos que las facturas anuladas mantengan en cero las columnas
costo factura y venta recibida. Revise que de indicarse en el reporte de Registro Abiertos y Pagos en la columna factura con
dos o ms folio (02) (03), realmente exista las facturas indicadas.
Comprobar la justificacin y anotacin de facturas anuladas al pie de cada divisin en el reporte. Para la cadena Walmart se
permite llevar la justificacin en una bitcora exclusiva para el control y no al pi del reporte.
Ruta para imprimir el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos en da diferente, ingrese a:
Pantalla principal.
Utileras.
Enter
Opcin 6
Digitar las siglas PAG
Enter
Imprimir segunda lnea
Oprima F2 reimprimir y escoger la impresora
c.
Asignacin de departamentos.
Revise en el reporte Receipts Finalized By Day (FN 799201K1) que los departamentos estn cargados a la divisin que
corresponden, de existir alguna inconsistencia valide si se corrigieron mediante la aplicacin de un MTR.
Cmo evidencia de la revisin anote nombre y firma en el Reporte. Archivar el by Day con el reporte de Recibos y Pagos
juntos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: Departamento con el monto ms alto en merma positiva y negativa de acuerdo a la proyeccin de merma.
Tolerancia: No permiten incumplimientos. nicamente pueden existir errores pendientes de corregir (errores de divisin o de
departamento) que sean de los das 27-28-29-30 y 31 (estos son corregidos por contabilidad).
Papel de Trabajo: General 1.0
3.2
Salidas de Mercadera.
Notificaciones de reclamo
CEDI - CODI.
Transferencias entre tiendas
Donaciones
Salidas Posteriores
Salidas a Reparaciones
CEDI: Las notificaciones de reclamo, deben firmarse como evidencia de la revisin del 100% de la mercadera.
CODI: Administracin/Gerencia aplica una revisin aleatoria, considerando proveedores crticos, mercadera alto valor y de alto
volumen (debe firmar como evidencia de la revisin).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: Lo indicado por la tabla militar.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Traslados entre tiendas
a.
Que los traslados enviados y recibidos se reflejan en el reporte diario de transmisiones, se ingresan al archivo en Excel (cuadre
cuentas 8XX) y cumplen con los requisitos solicitados. Recordar que el monto total a incluir en el archivo contempla los
traslados internos y entre tiendas. Anexo # 9.1.
Que toda transferencia (MTR) tenga: correo de autorizacin o autorizacin de traslado cmo respaldo indicada en bitcora o
libro azul por parte del Distrital de Operaciones, Gerente de Operaciones, con la siguiente informacin; fecha, Nombre y
nmero de determinante de ambas tiendas enva/recibe, artculos a trasladar (cantidad cdigo o tem descripcin), nombre
y firma del responsable de autorizar el traslado. Ambas tiendas deben tener el correo de autorizacin.
La solicitud de autorizacin va correo debe realizarse previamente al envo de la mercadera al distrital de Operaciones, el cual
debe haber confirmado en un Mximo de 3 das posterior al traslado, ambas tiendas deben contar con el correo de
Proteccin de Activos
55
Sello de recepcin de la tienda (Copia tienda que Enva copia Tienda que Recibe), Nombre y firma del Coordinador de
trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administracin de turno; Transportista (Nombre, nmero de cdula y nmero de
placa del vehculo cuando la mercadera se enva por Centro de Distribucin).
Respaldo Tienda que recibe:
Copia tienda que envi, Copia del reporte de Mercadera recibida, debe tener sello de la tienda cmo recibido Nombre y firma
del Coordinador de trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administracin de turno.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Donaciones
Que se ejecuten las donaciones; segn PROCEDIMIENTOS DE WALMART PARA PROPORCIONAR, ADMINISTRAR Y
SUPERVISAR DONACIONES MONETARIAS Y EN ESPECIE EN CENTROAMRICA. Encuntrelo en:
Enlace Polticas y Procedimientos Escoja Procedimientos Comunicacin y Relaciones Exteriores Asuntos Corporativos
Regional Procedimiento de Donaciones en Centroamrica).
Walmart Supermercado Bodega: Revisan Auxiliar de Proteccin de Activos y Gerente o Jefe de Bodega
Descuento: Administracin.
a.
b.
c.
d.
e.
Qu se puede donar?
1.
Mercancas de primera lnea.
2.
Bienes aptos para consumo (humano o animal) pero no para venta.
Ingrese a Enlace Polticas y Procedimientos Comunicacin y Relaciones Exteriores Asuntos Corporativos
Regional Anexos PR Donaciones CAM Apndice 7 (Listado de Mercanca Autorizada para Donacin en Unidades
Comerciales y CDs).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 1.0
3.3
Proteccin de Activos
56
Calendarizacin
proveedores Crticos.
de
Solicite el reporte By Day diario y valide que segn el rol de entrega del proveedor contra el calendario establecido.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: Lista de proveedores crticos definidos por el Distrital de PA.
Tolerancia: Se permite un mximo de un 5% de que los proveedores no entreguen segn calendario establecido.
Papel de Trabajo: P.T 1.0
3.5
Procedimiento
Recepcin.
de
3.6
Control Cruzado.
Control
Cruzado
Sorpresivo: Revisin de la
mercadera contra la factura
despus
de
haber
recepcionado
la
mercadera.
La revisin del vencimiento debe aplicarse de forma aleatoria en cada lnea tomando muestras de diferentes ubicaciones.
El proveedor no debe indicar a cules productos se les debe revisar la fecha de vencimiento.
c. Que el proveedor y receptor utilice los implementos necesarios (Redecilla y Guantes) en los casos de producto perecederos,
tambin no empacados o a granel durante (que deba manipular la mercadera) y uso de mascarilla en los casos que se
manipule producto no empacado y la persona tenga bigote.
d. Que el recepcionista revise la temperatura de los productos frescos y perecederos y su vida til, segn el procedimiento de
recepcin indicado en la gua operativa de Seguridad Alimentaria.
e. Que toda mercadera sea colocada en el andn para su revisin. (Una vez puesta la mercadera en ese lugar no se podrn
colocar ms productos que estn dentro de la factura y que no se bajaron). Nota: Una vez colocada la mercadera para la
recepcin y se detecte un faltante justificado, no aptos para la venta o daado (menos de 3 unidades), deber ser verificado
por la gerencia, para mantener un mayor control y valorar la autorizacin de recepcin.
f.
Que no se almacene la mercadera hasta finalizar la recepcin (a excepcin productos perecederos y proveedores con alto
volumen de mercadera). En este tipo de proveedores el control se podr aplicar de forma preventiva.
g. Que durante la recepcin la mercadera que va siendo recibida, se vaya ubicando en tarimas, coches, cajas u otros.
h. Que se cierre la cortina del andn en todas la recepciones (aplica nicamente para Walmart) a excepcin de proveedores de
alto volumen y productos perecederos.
i.
Que la recepcin se realice contra la factura original. Aplica para Descuento Bodega Club Co.
j.
Que se realice la recepcin con la frmula (RCD) Recepcin Compra Directa, segn procedimiento vigente (recepcin a
ciegas). Anexo # 12. Aplica para Walmart Supermercado.
k. Que cada recepcionista cuente con su cdigo o usuario, y no sea manipulado por otros recepcionista, esto se valida una vez
que se imprime el reporte final.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: Eventual (durante el da)
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 1.0
Descuento Walmart Supermercado Bodega Club Co:
El/La Distrital de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con:
Control
Preventivo:
Revisin de la mercadera
contra la copia de la factura
cuando el proveedor est
realizando la entrega.
b.
c.
Compra Directa
El/La Distrital de Proteccin de Activos debe verificar que se cumpla con:
b.
c.
Controles Cruzados Sorpresivos (Revisin de la mercadera contra la factura despus de haber recepcionado la
mercadera).
Que no hayan diferencias de lo recibido contra lo facturado.
Solicitar factura y reporte detalles recibos # SBP004B1, si hay diferencias debe existir la frmula o sello de Diferencia en
Factura (debe contener todos los requisitos solicitados), de lo contrario investigue sus causa y aplique el aspecto.
Que no se reciba mercadera vencida o daada.
Que la mercadera de alto riesgo sea resguardada inmediatamente.
a.
Controles cruzados Preventivos (Revisin de la mercadera contra la copia de la factura cuando el proveedor est realizando
la entrega).
Que no existan diferencias de lo recibido contra lo facturado. Anexo # 13.
a.
Proteccin de Activos
57
Que se hayan abierto todas las cajas para contar el total de unidades recibidas de producto segn factura.
Que no se recibe mercadera sin cdigo de barras ni le falta el etiquetado en espaol de acuerdo al porcentaje revisado.
Que no se manipulen las facturas durante la recepcin (recibo a ciegas) Aplica para Walmart Supermercado, en el caso de
Descuento Bodega ClubCo la recepcin se aplica contra la factura original.
Solicite Formulario de Controles Cruzados y verifique que cumplan con los controles diarios establecidos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: Mes cerrado.
Cantidad de Controles Cruzados
Mensuales
Gerente / Administracin
Encargado de Trastienda / Recepcin
Coordinadores de rea
Descuento
Bodega
Sper
Walmart
20
-
20
20
60
20
20
60
20
20
60
Transferencias
Departamentos.
entre
3.8
Confeccin y registro de
la merma.
(Desecho y Solo-PI).
Solo
PI:
Solo
Inventario
Perpetuo.
Dentro de este criterio se deben
ingresar todos aquellos productos
que se encuentren consumidos
en la tienda.
3.9
Medidas de Seguridad en
Trastienda / Bodega.
Que se justifiquen diariamente por encargado de Mermas/ Administracin/ Gerencia, aquellos montos por motivo DATADO que
en un solo tem o cdigo de barras superan los siguientes montos: CR 25.000, GT Q400, NIC C$1000, HN L950 y ES $50.
Notas:
Si es mercadera de Farmacia desechada por el regente y supera el monto establecido, deber firmar el reporte departamental
de rebajas y anotar una justificacin.
Proteccin de Activos
58
Que las bodegas de riesgo y el recinto de basura permanezcan cerradas y con candado.
Que las bolsas para la basura sean transparentes.
No existen productos de alto riesgo y farmacia expuestos o sin custodia en bodega, de acuerdo al listado de cada formato. Si
no hay espacio en la jaula o bodega de artculos de riesgo, se podr ubicar en la bodega en cajas selladas.
Que toda caja vaca, mueble, recipiente que salga de la trastienda sean mostrado antes de salir al andn o rea externa. Para
las tiendas donde no hay Proteccin de Activos esta actividad debe ser realizada por el Administrador o Sub Administrador o
agente de seguridad.
Llaves de Afiliadas
a. Que se lleve el registro documentado de entrega, recibido y cantidad de llaves del Centro de Distribucin (CEDI) y Desarrollo
Agroindustrial (DA en la apertura y cierre de la tienda.).Ver Anexo # 17.
Si se extrava la llave, encargado (a) gerencia/administracin debe informar inmediatamente al Distrital de su zona y al Distrital
de Proteccin de Activos y el reporte al call Centro de Distribucin o Desarrollo Agroindustrial.
b. Que las llaves se encuentran en la caja de Seguridad y en las tiendas donde no se tenga este dispositivo, sean resguardadas
en un gabinete, el cual debe estar en buen estado (sin llave pegada vidrio quebrado).
c. Las llaves son manipuladas solamente por Gerentes, sub. Gerentes, Coordinador de recepcin, recepcionista, Administrador,
sub. Administrador.
d. Las llaves se resguardan despus de ser utilizadas y no se prestan entre tiendas, se excepta en aquellos casos que exista un
correo de autorizacin por parte del Gerente de distrito de operaciones a la tienda que presta la llave, provocado por una
situacin especial.
Llaves generales Tienda
Walmart Supermercado Bodega Club Co:
a. Que se lleve el registro documentado de las llaves de la trastienda (andenes bodegas de riesgo portones), Centro de
Tecnologa, y llaves generales de acceso a la tienda.
b. Que las llaves sean de uso exclusivo de los responsables y no se presten a personas no autorizadas.
c. Que las llaves de los servidores estn en custodia de la gerencia.
Descuento
El/La Distrital de Proteccin de Activos debe:
a. Que las llaves de los servidores estn en custodia de la administracin.
b. Que el cajn de seguridad de las llaves no tenga pegada la llave que permita el acceso.
c. Que las llaves de administracin sean custodiadas solamente por el personal administrativo (que no sean prestadas u
olvidadas en algn lugar).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 3.9 - 3.9.1
Proteccin de Activos
59
SECCIN:
4. ADMINISTRACIN
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Proteccin de Activos
60
Revisin Sorpresiva
Lockers o casilleros.
de
4.2
Documentacin
personal externo.
del
4.3
4.4
4.5
Comunicacin Mensual y
Seguimiento a Informes
de Proteccin de Activos.
Poltica de Regalas.
Que la tienda haya realizado un plan de accin de acuerdo a los aspectos crticos reportados en el ltimo informe del Distrital
de Proteccin de Activos (aspectos insatisfactorios y reincidentes del (SEIC), as como hurto, descargas, procesos, aspectos
de salud ocupacional, seguridad externa y oportunidades de mejora, aspectos pendientes de solucin, soluciones propuestas,
responsables y fechas de cumplimiento).
En los aspectos reincidentes que la tienda haya realizado la gestin (esto en caso que la tienda dependa de la respuesta de
otras reas).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra:
Una Reunin al Mes.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Descuento Walmart Supermercado Bodega Club Co:
El/La Distrital de Proteccin de Activos debe verificar:
a.
Que no se realicen regalas a colaboradores.
b.
Que no se utilicen regalas para la soda, cafetera o reuniones de asociados.
Farmacia:
Verificar que las regalas realizadas a clientes se respalden por medio de un tiquete de cajas (reimprime) o copia del tiquete donde
se efecto la compra.
Regalos y entretenimiento Aceptar regalos y entretenimiento puede causar un conflicto de intereses, o la apariencia de un
conflicto entre los intereses personales y la responsabilidad profesional. La cultura de Walmart es nunca aceptar regalos o
Proteccin de Activos
61
Reporte de Excepciones
en lnea.
En los departamentos perecederos, slo debe trabajarse las excepciones en lnea de los departamentos 97 (Embutido
Carne Queso Empacado) y 81 (Pan Empacado). Se excepta el trabajar las negativas en el departamento 97 mientras
existan problemas de carga del IP (facturacin).
Los negativos que requieren ser trabajados diariamente (pantalla de excepciones) son los negativos que tienen existencias de 3, -4, -5, -6,..... ms. Los artculos con existencias -1 -2 no necesitan ser trabajados. Despus de 14 das sin ninguna
actividad (venta, recibo, traslado, etc.) cualquier negativo automticamente es reseteado a 0 aparece en el reporte de cambios
de existencia como usuario neg_reset.
Para el caso de Guatemala, en el departamento 87 (Wireless), validar que en los primeros diez das se realizan los cambios de
existencia segn facturacin del proveedor (Recargas).
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: ltima semana
Tolerancia: Se permite mximo 1 incumplimiento diario (un tem).
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Excepciones en lnea:
Artculos con existencia
negativas.
4.7
Controles
Mantenimiento
Inventario Perpetuo.
Cambios de Existencia.
Proteccin de Activos
de
al
Valide los montos reflejados en el reporte de prueba contra el reporte de Cambios de existencia (Revisar montos y cantidades).
El Reporte de Cambios de Existencia (todos los cambios de existencia aceptados por la gerencia).
Inventario Negado o No Revisado (enlista las excepciones que fueron completadas y negadas por la Gerencia y las
excepciones que no fueron revisadas dentro de las 24 hrs).
g.
Valide los montos reflejados con el reporte de prueba contra el reporte de Cambios de existencia
Que se les haya aplicado la correccin solicitud de conteo a aquellas lneas que les aparezca la leyenda count sht.
Que exista un comunicado oficial (Procedimiento de escaneo vigente) sobre los procesos de conteos que debe realizar cada
tienda debidamente aprobado por el Gerente de Proteccin de Activos y Gerente de Operaciones de cada formato.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: Revisar dos semanas del mes en revisin.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
62
SECCIN:
5. MERMA ADMINISTRATIVA
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Esta seccin ser evaluada una vez al mes
por el Distrital de Proteccin de Activos.
Proteccin de Activos
63
Solicite las facturas del mes y valide que se adjunta la orden Orbit u orden manual a las facturas que quedan respaldadas en la
tienda.
En caso de que el proveedor no traiga orden de pedido debe cumplir con los siguientes requisitos si se decide recibir la
mercadera por necesidad de la tienda.
Enviar correo al CAM de Resurtido pas y copia al CAT con los datos del proveedor la justificacin que este indic.
Se envi el correo al rea de resurtido comunicando la justificacin del proveedor por la falta de la orden de pedido.
Resurtido responder en un mximo de 48 hrs. las inquietudes reportadas por la tienda en este sentido, para orientar
como proceder con el proveedor en cuestin, se debe imprimir el correo con la respuesta facilitada por el rea de
Resurtido, se podr recibir a pie de camin hasta recibir la respuesta de Resurtido por un periodo de quince das o hasta
recibir respuesta.
En caso de los pedidos de emergencia o adicionales se debe validar que exista la frmula de pedido adicional y la
autorizacin en la misma, esta debe indicar el motivo del pedido adicional: Anexo # 19
Otras cadenas Gerente (a) / Sub gerente (a) y coordinador de rea.
Descuento Administrador (a) / Subadministrador.
Para los casos de recepcin mediante orden manual, deber quedar registrada en el reporte Detalle de Recibo de la
siguiente manera:
FACTURA: Nmero de Divisin Nmero de Tienda Folio (Nmero consecutivo que pueden usarse el nmero de
factura consecutivo asignado en tienda consecutivo de orden manual). NOTA: Para las siglas OP deben ser aquellas
recepciones que se ejecutaron mediante resurtido automtico. La tienda define un criterio de ingreso que ser el utilizado.
Stat: NRPL (No Replenishment): Mercadera que slo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda y su
estatus es no resurtible.
Stat: Administra/Proveedor (ADM PRV): Mercadera que administra directamente el proveedor.
Stat: DSD (Direct Store Delivery): El sistema nunca resurtir automticamente esta mercadera.
Stat: VEN (Supplier Managed Epos Replen): Mercadera que administra directamente el proveedor.
Stat: GO (General Order) Mercadera que slo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda.
Stat: MAN (Manual): Proveedor Administra Pedido en la Tienda.
Nota:
En caso de Descuento la orden manual tiene que estar firmada por el asistente y VB del administrador cmo control cruzado a ms
tardar al da siguiente de recibido, si la factura es recibida por el administrador, debe estar la firma del asistente.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual; (La accin se realiza una vez al mes); con reporte mensual.
Muestra: Uso de tabla militar estricta para establecer los das a revisar, revise el 100%.
En caso de Descuento tome una muestra de las facturas que ingresaron en el da o da anterior.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: P.T 1.0
5.2 Revisin de pantallas.
Ingrese en una terminal fija del sistema SMART y revise las siguientes pantallas.
Finalizacin de Recibo de Centro de Distribucin
a.
Pantalla Recibo de Centro de Distribucin que todas las recepciones estn finalizadas una vez que ha ingresado la mercadera.
Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta:
Administracin de mercancas.
Consulta de Facturas.
Revisin de pantalla de Transmisiones de Tienda
a.
Verifique la pantalla de transmisiones de tienda y cercirese que no existan registros (cualquier registro en esta pantalla es un
error).
Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta:
Administracin Mercanca
Transmisiones de Tienda
Administracin de Mercancas.
Administracin de Inventario.
Transferencias de mercadera.
Proteccin de Activos
64
a.
Que se concilien:
Purchase
Journal
Cuenta 800
Equivalencias
Reporte Integral de Inventarios
Consulta detallada de Cuentas
SAP 1351030
Tome el Reporte Integral de Inventarios y revise las cuentas de Rebajas y Compras correspondientes al penltimo mes liberado.
Cuenta Compras
Concilie contra el Reporte Integral de Inventarios en la columna Mes Actual Compras a precio de venta, fila Resultado Ao actual
por divisin Frescos Secos contra el formulario de conciliacin de tienda en Excel, que los montos coincidan, de determinarse
diferencias que sobrepasen los montos permitidos, valide la justificacin o solicite el correo enviado a Contabilidad el cual debe
contener departamento, fecha, monto, factura o envo en la que se dio la diferencia para su debida correccin. Se debe tener impreso
el reporte Detalle de Cuentas Contables, la seccin de las facturas del CEDI (FN307) y las compras de Frescos bajo la nomenclatura
WCAINV con los siguientes datos: fecha de contabilizacin, nmero de referencia y evidencia de la conciliacin contra el reporte
compras ingresadas en excel. Anexo # 20
Reporte Integral de Inventarios (Cuenta Rebajas)
Tome el Reporte Resumen de Rebajas Departamental SMC080B1-1 y valide el monto indicado en la columna Total WTD Neto, fila
MTD XXX (mes respectivo) y conclielo contra el Reporte Integral de Inventarios en la columna Mes Actual Rebajas, fila Ao actual
por divisin que los montos coincidan.
De determinarse alguna diferencia en los montos superiores a los indicados en la tabla adjunta, debe verificarse en detalle el Reporte
Resumen Rebajas Departamental SMC080B1-1, y solicite el correo enviado a Help Desk que contenga departamento, monto de la
diferencia detectada para su debida correccin.
Cadena
Costa Rica Nicaragua Honduras El Salvador Guatemala
Descuento
20.000,00 C$ 860,00 L 755,00
$ 40,00
Q 315,00
Supermercado - Bodega 50.000,00 C$ 2.145,00 L 1.890,00 $ 100,00 Q 790,00
Walmart
La tienda tiene 3 das despus de liberado para realizar la conciliacin respectiva.
Las tiendas que han tenido inventario, valide un mes despus que se hayan justificado y se encuentren impresos las diferencias por
ajuste de inventarios. Anexo # 21.
Contabilidad tiene hasta el da 7 de cada mes para la realizacin de los movimientos contables respectivos, una vez comunicado por
el rea contable, se deben realizar las respectivas conciliaciones. La tienda tiene 3 das despus de liberado para realizar la
Proteccin de Activos
65
Verificar que se archive y estn accesibles el Reporte Integral de Inventarios de Dic. ao anterior y todos los del ao en curso
dentro de la carpeta correspondiente.
Las diferencias detectadas en las cuentas deben estar justificadas si superan los montos permitidos en cuanto a diferencias que
puede tener una tienda en el cuadre por departamento.
Cadena
Costa Rica Nicaragua
Descuento
20.000,00 C$ 860,00
Supermercado - Bodega 50.000,00 C$ 2.145,00
Walmart
Honduras
L 755,00
L 1.890,00
El Salvador Guatemala
$ 40,00
Q 315,00
$ 100,00
Q 790,00
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Muestra: Conciliacin Mensual el ltimo mes cerrado al 100%.
Realice una muestra aleatoria de los datos digitados al archivo Conciliacin mensual en Excel.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
5.4 Revisin del Reporte
Resumen Departamental de
Rebajas (Cambios de Precio):
Tome el reporte Rebajas del mes finalizado (mensuales) y verifique que el mismo haya sido generado como asentado. #
SMC080B1-1
Que se hayan investigado aquellas rebajas mayores a:
Cadena
Descuento
Supermercado
Bodega
Walmart
Costa Rica
Nicaragua
Honduras El Salvador
1.000.000,00 C$ 12.000,00 L. 40.000,00 $2.000,00
3.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 120.000,00 $6.000,00
4.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 160.000,00 $8.000,00
5.000.000,00
L. 200.000,00 $10.000,00
Guatemala
Q16.000,00
Q48.000,00
Q64.000,00
Q80.000,00
c.
Verifique para cada uno de los departamentos el motivo de cambios de precio e identifique aquellos departamentos con montos
iguales o superiores a los parmetros definidos a continuacin (columna Total WTD Net): No aplica para departamentos
Perecederos.
d. En caso de determinarse montos superiores a los anteriores, solicite la justificacin en el reporte Manager Recap SMR0010R
(apartado Rebajas Diarias de ms de ($50 - equivalente por pas) y valide la razonabilidad del cambio de precio para descartar
que sea un cambio de precio atpico absurdo) del da o los das del cambio de precio aplicado.
e. Si determin en el muestreo cambios de precio que superen el 20%, debe existir como respaldo el reporte Resumen Detallado
de Rebajas donde se corrigi y el correo de solicitud de correccin al departamento de tem File.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
100% Reporte Mensual de Rebajas Asentado.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
5.5 Validacin del
Procedimiento de Escaneo y
conteo en Cambio de Precios.
En caso de que la cantidad de skus establecida en el procedimiento no sea cubierta, sustituya con conteos cclicos de otras
categoras hasta completar la cantidad.
La tienda podr respaldar los escaneos en forma diaria o su equivalente en forma semanal.
Valide que se aplique el escaneo a toda la mercadera (solicite el reporte de avance de escaneo a 30 das y el reporte de
excepciones, los cuales deben reflejarse al 100% de la mercadera.
b. Cambios de precios.
Valide:
Aplicacin correcta de cambios de precio, que se aplican conteos a la mercadera que tiene cambio de precio. Deben aparecer
en el reporte prueba. (revisin de existencias y aplicacin del cambio de precio a todos los artculos).
Proteccin de Activos
66
Se archivan los reportes de prueba y cambio de precio pendientes aparte de los cclicos que realiza la tienda.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
Conciliar Reporte de Prueba de Conteo Contra Cambios de existencia. Mes cerrado, una semana.
Categoras de Conteo, verificar 5 lneas de cada categora y verifquelo en el reporte de Prueba de Conteo. Mes cerrado.
Cambios de precios, revisar una semana del periodo en revisin.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
5.6 Academia en lnea.
mes cerrado
Que mensualmente se capacite a los asociados en academia en lnea y compruebe que el personal capacitado haya ejecutado
el 100% de los mdulos correspondientes a su perfil.
De forma mensual debe haber un avance del 17% de aplicacin de asociados capacitados
El proceso de capacitacin debe realizarse en forma cclica de manera que, semestralmente se capacitar el 100% del
personal. Este ciclo se ejecutar 2 veces al ao.
Para asociados de Nuevo Ingreso de la Operacin verifique que hayan ejecutado los CBLs correspondientes a su puesto,
solicite los nuevos ingresos del personal de tienda realizados del tercer mes finalizado antes de la revisin y valide que se
hayan aplicado los mdulos de acuerdo al puesto.
Ejemplo, los asociados (as) que ingresaron en el mes de mayo inician el proceso de capacitacin en CBLs un mes despus del
ingreso, por lo tanto tiene el mes de julio para completar el 100% del mdulo respecto a su puesto, por lo que para agosto se
efectuara la revisin.
Para revisar este proceso ingresar a:
Pantalla principal Academia Operaciones.
Usuario: admin
Contrasea: Xxxxx.xxxxxxx (entrar)
Categoras (escoja el programa segn puesto, formato y pas Click).
Administracin (escoja Calificaciones Click).
Aparece pantalla Calificador con el detalle de asociados que aplicaron los mdulos.
Nota: Si no encuentra algn asociado (a), valide el ingreso en la o las mquinas que contengan los CBLs, se debe recomendar a la
gerencia de tienda que cada asociado (a) utilice una misma mquina para la aplicacin al 100% de los CBLs.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra: 100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: Control por asociado y Base de datos Academia en lnea
5.7 Conciliacin de
Devoluciones del CEDI.
(Journal Entries)
a.
b.
c.
d.
f.
El departamento de Contabilidad
realiza el ajuste contable.
e.
g.
h.
Que se tenga impreso y se hayan validado (firma de revisado) por el encargado de UPC/Oficinista de Trastienda en los
formatos Walmart Supermercado y Bodega y en el caso del formato Descuento por la administracin el reporte generado de
BI) (De la cuenta 1351030 con los ajustes, correspondientes a su acreditacin, con su respectiva referencia y nmero de
documento.
Que se aplique correctamente los ajustes de inventario correspondientes a las devoluciones del CEDI a nivel de IP conciliando
la frmula de Devoluciones al CEDI contra el reporte Ajustes de inventario.
Que se anote el nmero de Documento VLM que aparece en el reporte BI a cada una de las notas de Devolucin.
Si se determinan diferencias en la conciliacin verifique que el/la encargado (a) del PDV haya determinado las mismas y
realizado el debido reclamo.
Si hay diferencias por rechazos del Centro de Distribucin debe existir el ajuste al IP, la frmula de Reporte de Inconsistencias
o Rechazos de Mercadera del Centro de Distribucin o correo reportando al CAT la inconsistencia o rechazo.
Que se apliquen ajustes de incremento o reduccin en el momento que sale (Devolucin CEDI) o ingresa mercadera (Rechazo
CEDI). (Deben archivarse juntas Outlook o documento en Excel, con Ajuste de Inventario y/o rechazo CEDI).
Que la frmula de Atencin de Reclamos y Aprobacin utilizada y el Reporte Notificacin de Reclamos tengan los siguientes
requisitos: Sello de recepcin de la tienda, transportista (nombre, nmero de cdula y nmero de placa del vehculo) firma y
nombre Coordinador de trastienda. En Descuentos firma y nombre Administrador / sub. Administrador.
Que en el reporte Notificacin de Reclamos Tienda los departamentos correspondan a la divisin correcta.
Que si existen notas de devolucin con ms de un mes y quince das sin acreditar, se hayan gestionado por parte del
responsable. A partir del primer correo de no tener acreditacin se debe dar un seguimiento semanal con correo de respaldo
enviado al rea respectiva.
Nota:
En las tiendas donde el CEDI ingresa en la noche el ajuste puede aplicarse al da siguiente.
En el caso de reclamo por faltante detectado en la entrega del CEDI, se aplica la reduccin el mismo da al IP con el fin de no
afectar el resurtido automtico de la tienda (debe aplicarse el respectivo reclamo al CEDI) si la solicitud es rechazada por el
CAT, debe realizarse el incremento por Back Room a la misma cantidad antes rebajada y aplicarse un conteo cclico al
producto.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Proteccin de Activos
67
Nmero de Operador
Adjuntar reporte Impreso en los primeros cinco das del mes (#Reporte: SAS66510R)
c.
d.
e.
f.
g.
h.
En el Reporte POS de cajeros, se establezca posicin en el sistema. (CSM CASHIER), en el caso de gerencia es el nico
que puede mantener habilitada la posicin de Manager.
Solicite que se imprima el reporte POS de Cajeros SAS6510R el da de la visita y valide que los usuarios existentes
estn activos en la tienda.
Que no exista personal con 2 cdigos asignados.
Que no existan cdigos con nombres genricos.
Que no existan cdigos asignados a colaboradores que no laboran en la tienda.
Que los usuarios que no trabajan en la tienda deben borrarse mximo al da siguiente (inclusive).
Que los asociados que cuenten con usuarios con nivel CSM se encuentran en registro de firmas de la tienda. En el caso de
asociados de Administracin y tesorera que cubran un Distrito al ser variables deben mantenerse anotados en el registro de
firmas de cada tienda.
Nota:
Farmacia
Si el/la Regente o auxiliar realiza labores de cobro de Artculos, no est autorizado para realizar sus propias anulaciones
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Muestra:
100%
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General 1.0
Proteccin de Activos
68
SECCIN:
6. SEGURIDAD ALIMENTARIA
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Ver anexos en la academia de proteccin de Activos en la siguiente ruta:
Intranet Enlace - Proteccin de Activos - Portal de Proteccin de Activos
Biblioteca de Documentos - Seccin de Manuales (consultar)
Manual SEIC - Anexos Seguridad Alimentaria SEIC.
Proteccin de Activos
69
6.1
Control de Temperaturas.
6.2
Productos Vencidos.
Si se tiene producto vencido para merma o devolucin debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que
no se genere contaminacin al producto en buen estado, no se puede almacenar por periodos desproporcionados ya que se
presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el
retiro de esos productos productos (15 das y si est en clara descomposicin proceder con el desecho). En El Salvador hay una
situacin especial donde se pide que la autoridad debe estar presente para la destruccin, hay casos en que los periodos son
ms largos por esa situacin.
b.
Que todos los productos tengan las etiquetas originales y que la fecha de vencimiento est legible.
a.
Secos
Que no detecten productos vencidos en el piso de ventas.
Seleccione los departamentos para la revisin de vencimientos. Anexo # 26.
Recorra la planta de ventas y verifique si existen productos vencidos. (Para efectos de evaluacin se considera si ya el producto
venci). El retiro de productos por parte de la operacin debe aplicarse tomando en cuenta lo que establece la tabla de vida til
Publicada en Intranet Calidad Corporativa Seguridad Alimentaria Tabla de vida til. Las tiendas deben cumplir con las
fechas de retiro, un abarrote o consumible no debe estar exhibido hasta el da que vence (esto afectara de forma directa al
cliente).
Realice el recorrido entre lunes y viernes e indique a la administracin el inicio del recorrido.
Nota:
Un producto que declara la fecha de vencimiento como da/mes/ao est vencido un da despus de la fecha declarada en la
etiqueta. Las expresiones comnmente utilizadas para declararla son: fecha de vencimiento, fecha de caducidad, fecha de
expiracin, vence, caduca, expira, consumir preferentemente antes del un producto que declara solamente
Mes/ao de vencimiento se considera vencido el primer da del mes que aparece declarado exceptuando s tiene la expresin al
final de lo que indica que vence el ltimo da de este mes.
Si encuentra productos vencidos deben entregarse de forma inmediata al Jefe del departamento e informar a la
administracin/gerencia para que el producto sea registrado como merma. (MD-0) o se realice el cambio si corresponde.
Si se tiene producto vencido para merma o devolucin debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que
no se genere contaminacin al producto en buen estado, no se puede almacenar por periodos desproporcionados ya que se
presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el
retiro de esos productos.
En El Salvador hay una situacin especial donde se pide que la autoridad (Ministerio de Salud) debe estar presente para la
destruccin, hay casos en que los periodos son ms largos por esa situacin.
De no encontrar producto vencidos, anote en el papel de trabajo # 6.2 los departamentos verificados en la semana.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Tolerancia:
Secos y Perecederos, un mximo de tres unidades del mismo o de diferente cdigo de barras.
Producto empacado por la tienda (ejemplo: Pollo Rostizado), con slo un producto se considera insatisfactorio.
Muestra:
15 productos en cada rea de perecederos.
50 lneas por departamento de forma aleatoria
Buenas Prcticas de
Higiene - Limpieza y
desinfeccin de reas.
Proteccin de Activos
70
Que en el rea de frescos se da el cumplimiento de las Buenas Prcticas de Higiene, revisando lo siguiente:
Estaciones de Lavado (disponibilidad de jabn, agua, toallas de papel, todo en buen estado y en cada departamento de
perecederos).
Disponibilidad, uso correcto (que hayan existencia para la labor diaria) de guantes, cubre bocas (estos ltimos segn uso
establecido por Matriz de Uso de Guantes y Cubre bocas) en todos los departamentos de perecederos. Anexo # 29.1.
Disponibilidad (que hayan existencia para la labor diaria) de redecillas, y lineamientos de uso de Uniforme en todos los
departamentos de perecederos.
Los basureros que se encuentran en las reas de perecederos (empaque, proceso y despacho) tienen tapa y en buen
estado, no generan contaminacin.
Todos los productos perecederos en los cuartos fros / trastienda / recepcin / reas de trnsito, tienen tarima o cajilla de
arrastre que los separa del piso.
Disponibilidad de los qumicos autorizados y estn en uso (que haya existencia de qumicos aprobados y enlistados en la
gua operativa de Seguridad Alimentaria para uso de la semana). Evidencia que est en uso, no almacenados. De no
haber, la tienda incumple. Anexo # 27.
b.
Asociados (as) portan o mantiene en la tienda el carnet de manipulador de alimentos/Tarjeta de Salud/certificado de Salud segn
se define, son los nicos autorizados para manipular y vender de alimentos.
Nota: para Costa Rica, se hace extensivo requisito carnet de manipuladores de alimentos a Administradores o Gerentes de los
puntos de venta que preparan comidas de consumo directo de personas. (Tiendas con cafetera, Maxirico y Comerico,
rostizados, proceso de sushi, panadera).
c. Los equipos y utensilios estn limpios y libres de residuos slidos, si no estn en uso reciente (que no estn utilizndolo en ese
momento).
d. Estn limpias todas las reas descritas en el PLP as como cuartos fros y urnas de venta, que exista cuadro de PLP en la tienda
y que se ejecuta los das indicados, de la forma, frecuencia y usando el qumico listado en el cuadro.
e. El cuadro de PLP se encuentra en la gua operativa de Seguridad Alimentaria. Revise que el registro de limpieza este lleno y al
da. Anexo # 28.
f.
No se sustituye el uso de guantes por el mtodo de la Bolsa plstica invertida, el guante debe usarse siempre y la bolsa es
utilizada para no realizar el cambio constante de guantes segn procedimiento indicado en la gua operativa de Seguridad
Alimentaria. Anexo # 29- 29.1.
Refirase a la Gua de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Proteccin de Activos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Referencia: Matriz de uso de guantes y cubre bocas.
6.4
Manejo Integrado de
Plagas.
Revisar segn Check list enviado el servicio brindado por la compaa de control de plagas (segn sea primer o segunda visita
del mes). Anexo # 30.
b.
Que la gerencia tenga el plan de accin para hallazgos reportados por el proveedor de servicio de control de plagas.
c.
Que se tenga el plano de ubicacin de trampas y cebos.
Refirase a la Gua de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Proteccin de Activos.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Referencia:
Proteccin de Activos
71
SECCIN:
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Proteccin de Activos
72
Desconecte las teclas o utilice el botn de Test por un minuto para probar las lmparas de emergencia.
En caso de detectarse equipo que no cumple lo estipulado anteriormente, solicite el correo de respaldo (no aplica
si fue enviado el mismo da de la revisin a no ser que haya evidencia que el dao se produjo ese mismo da.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Lmparas, frecuencia semanal, 10% de las lmparas existentes.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papel de Trabajo: General P.T 1.0
Referencia: Lineamiento 1 de la Gua Rpida de Seguridad Humna
7. 5 Funcionamiento de la Brigada
o EDP y Comit de Seguridad,
Higiene y Salud Ocupacional.
Proteccin de Activos
73
Perecederos:
Perecederos:
Bodega y trastienda.
Departamento de Cocina
Panadera
Perecederos:
Bodega y trastienda.
Departamento de Cocina
Panadera
Es prohibido prestar equipo de proteccin personal a los proveedores. Reportar los casos donde esto est pasando.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La accin se realiza a diario); con reporte mensual.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos
Papel de Trabajo: General 1.0
Referencia: Lineamiento 4, 16 y 17 de la Gua Rpida de Seguridad Humana. Seccin de Uso y Cuidados del EPP
Proteccin de Activos
74
Proteccin de Activos
75
SECCIN:
8. SEGURIDAD AMBIENTAL
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Referencia en la academia de proteccin de Activos en la siguiente ruta:
Intranet Enlace - Proteccin de Activos - Portal de Proteccin de Activos
Biblioteca de Documentos - Seccin de Manuales (consultar)
Manual SEIC - Anexos Seguridad Humana SEIC.
Proteccin de Activos
76
Proteccin de Activos
77
SECCIN:
9. SEGURIDAD
PARMETROS Y PROCEDIMIENTOS
Proteccin de Activos
78
El control de horario se debe validar con la hoja de horario del Oficial de seguridad que se encuentra en la bitcora de
seguridad externa. En GT, el formulario no lo deben accesar los agentes externos.
No se debe permitir bajo ninguna circunstancia que los oficiales doblen jornadas de trabajo, excepto situaciones autorizadas
por el Distrital de Proteccin de Activos y Seguridad correspondiente.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La accin se realiza a diario); con reporte mensual
Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega.
50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio y 100% en Tiendas sin parqueo propio.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papeles de Trabajo: Tabla de evaluacin diaria 9.1.
En GT y ES los agentes que tienen menos de dos meses de laborar en la empresa no portan el documento del Seguro
Social, por estar en periodo de prueba segn la ley.
El carnet de portacin de armas para HN, GT y ES, al ser un trmite lento se permite presentar por el oficial una
constancia de ingreso de renovacin de carnet de arma, la cual tienen 45 das segn la Ley para la renovacin de la
misma lo que es efectivo la presentacin de este documento firmado y sellado como recibido.
Los documentos mencionados deben ser revisados a todos los oficiales que llegan espordicamente a la tienda, por
ejemplo el que cubre los das libres.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; con reporte mensual
Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega.
50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio
50% en Tiendas sin parqueo propio.
Tolerancia: No se permiten incumplimientos.
Papeles de Trabajo: Tabla de evaluacin diaria 9.1.
Proteccin de Activos
79
Proteccin de Activos
80
Proteccin de Activos
81
Anexos
Anexo 1. Revisin Mensual en tiendas con APA.
Anexo 2. Revisin Mensual en tiendas sin APA.
Anexo 3. Formulario de Faltantes y Sobrantes.
Anexo 4. Hoja de Servicio Express Entrega a Domicilio.
Anexo 5. Hoja de Comunicacin bsica para asociados y terceros Colaboradores.
Anexo 6. Reporte de Averas CCTV - EAS.
Anexo 7. Control de Activaciones.
Anexo 7.1 Control de Activaciones Electrnico.
Anexo 8. Cierre Diario de Recepcin CODI.
Anexo 8.1. Ejemplo Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos.
Anexo 9. Ejemplo Reporte Diario de Transmisiones.
Anexo 9.1. Ejemplo Reporte de transmisiones Envo MTR.
Anexo 10. Tabla Militar.
Anexo 11. Ejemplo Calendario proveedores Crticos.
Anexo 12. Formula RCD.
Anexo 13. Diferencia de Facturas.
Anexo 14. Formula traslado entre departamentos.
Error! Marcador no
definido.
Anexo 15. Destruccin de Mercadera en tiendas.
Anexo 16. Ejemplo Control de Merma Perecederos Tienda.
Anexo 17. Control de llaves de Tienda.
Anexo 18. Asignacin de Lockers o Casilleros.
Anexo 19. Ejemplo Orden de Pedido.
Anexo 20. Cuadre de cuenta 8XX tiendas un mes despus de Inventarios.
Anexo 20.1. Tabla de departamentos de Tienda.
Anexo 21. Cuadre del Reporte Inventarios en Tienda.
Anexo 21.1 Reporte Integral de Inventarios.
Anexo 22. Control de Claves.
Anexo 23. Proceso para Calibrar un termmetro.
Anexo 24. Control de Calibracin del termmetro.
Anexo 25. Control del Registro de Temperaturas.
Anexo 26. Revisin de Vencimiento por Departamento.
Anexo 27. Tabla de Qumicos Autorizados.
Anexo 28. Control del PLP de la Tienda.
Anexo 29. Proceso Bolsa Invertida.
Anexo 29.1. Matriz uso de Guantes y Cubre Bocas.
Anexo 30. Check List Manejo Integrado de Plagas.
Anexo 32. Plan de trabajo Anual EDP.
Anexo 33. Manejo de Desechos Slidos.
Anexo 34. Control Tiempos Seguridad.
Anexo 35. Lista Triler.
Anexo 36. Tabla Vida til de productos en tiendas.
Proteccin de Activos
82
Re porte
10
D- M
10
%
10
10
10
10
10
5
D
D
D
M
M
M
10
10
10
D-S
D
M
M
10
10
10
5
5
10
D
D
D
M
M
M
%
5
10
10
10
2
D
D
M
M
%
10
10
M
M
M
M
10
10
10
M
M
M
M
10
10
10
M
M
M
M
%
5
10
3
5
S
S
S
M
M
M
M
M
%
10
3
3
10
D
M
S
M
M
M
M
M
10
10
10
5
10
10
5
10
M
D
D
D
M
D
D
M
M
M
M
M
M
M
%
10
%
10
5
10
10
D
D
M
D
M
M
M
M
10
10
D
D
M
M
Proteccin de Activos
83
Accin o
Fr e cue ncia
Re por te
1. Pr oce s os de Cajas y Te s or e r a
1.1 Seguimiento a Faltantes y Sobrantes.
10
10
%
10
10
10
10
10
10
10
10
M
M
M
M
10
10
2
M
M
M
M
M
M
10
5
%
5
2
5
M
M
M
M
M
M
10
3
10
10
M
M
M
M
M
M
%
10
10
M
M
M
M
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
10
10
10
10
10
10
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
%
5
10
3
5
M
M
M
M
M
M
M
M
%
10
3
3
10
M
M
M
M
M
M
M
M
10
10
10
5
10
10
5
10
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
M
%
10
%
10
5
10
5
M
M
M
M
M
M
M
M
10
Proteccin de Activos
84
Mayo
Numero y Nombre de Operador
N
Colaborador
1 Mayo
Sobrante
02 Mayo
Faltantes
Sobrante
03 Mayo
Faltantes
Sobrante
Faltantes
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
Total de Faltantes x da
Diferencia x dia Neteo
Proteccin de Activos
0
0
0 0
0
0
85
Proteccin de Activos
86
Ingreso de productos.
Todo producto que es de venta en la tienda debe ser marcado (identificado)
antes de ingresar.
Uso del gafete.
Todo asociado debe portar su gafete de forma visible a la altura del pecho, mientras
est dentro de las instalaciones (Perecederos portan gafete sin provocar
contaminacin).
Compra de asociado.
Las compras realizadas dentro de la tienda deben ser marcadas en las cajas
establecidas por la gerencia.
Las compras deben ser superviadas por el Coordinador de Cajas al ser marcadas.
* Jefe de cajas (Supermercado - Bodega)
* Administracin / Tesorero (Descuento)
* Proteccin de Activos (Walmart)
Sensoreo de Artculos.
Manejo y Custodia de Usuarios del sistema.
Los usuarios de ingreso al sistema son de uso exclusivo para asociados de Walmart,
por lo que no se pueden prestar entre asociados ni terceros colaboradores.
Mostar bolso al salir - revisin de Lockers.
Todo asociado (a) y/o terceros colaboradores deben mostrar el bolso antes de salir
de la tienda.
Poltica de Regalas.
Aceptar regalos y entretenimiento puede causar un conflicto de intereses,
o la apariencia de un conflicto entre los intereses. Los asociados tampoco deben
aceptar regalos o propinas de clientes por trabajo realizado por el asociado en una
tienda o club , a excepcin de lo requerido por las normas locales o nacionales.
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Fecha
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Fecha
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Fecha
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Fecha
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Fecha
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Fecha
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Fecha
____/____/____
Ley
Comprendi
S
S
No
No
Firma:________________________
Nombre:_______________________
Proteccin de Activos
87
Proteccin de Activos
88
Proteccin de Activos
89
Proteccin de Activos
90
Nombre:
DIA:
DIVISIN
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCION #
1
01-09120353
01-09120405
DIVISIN
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
DIVISIN
DIVISIN
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCION #
DIVISIN
NR
NR
10
DIVISIN
11
DIVISIN
28
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
15
DIVISIN
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
DIVISIN
27
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
DIVISIN
26
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
DIVISIN
25
31
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
24
DIVISIN
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
45
INICIA RECEPCIN #
FINALIZA RECEPCIN #
OBSERVACIONES:
"NR=no recibo en divisin
PREPARADO POR:
Aqu va el nombre de la encargada IP
Proteccin de Activos
Hora:
Firma:
91
Fact. CEDI
Fecha Recibo
Departamento
Divisin
Fact. CODI
Usuario
Proteccin de Activos
92
Divisin
Departamento
N Consecutivo
por Divisin y
Departamento
Estado Anotado
Proteccin de Activos
93
Departamento
Estado Anotado
Proteccin de Activos
94
Formato Descuento
TABLA MILITAR
para definir TRACTOS
Tamao de Lote
2
8
9
15
16
25
26
50
51
90
91
150
151
280
281
500
501
1.200
1.201
3.200
3.201
10.000
10.001
35.000
35.001
150.000
150.001
500.000
500.001 y mas
Nivel
de Inspeccin
A
A
B
C
C
D
E
F
G
H
J
K
L
M
N
Tamao
de MUESTRA
A
2
B
3
C
5
D
8
E
13
F
20
G
32
H
50
J
80
K
125
L
200
M
315
N
500
P
800
Q
1250
R
2000
S
3150
Niveles de
A CEPTA CION
0-1
0-1
0-1
0-1
1-2
1-2
2-3
3-4
5-6
7-8
10-11
14-15
21-22
21-22
21-22
21-22
N/A
Formato Walmart/Supermercado/Bodega/Club
para definir
Tamao de Lote
2
8
9
15
16
25
26
50
51
90
91
150
151
280
281
500
501
1.200
1.201
3.200
3.201
10.000
10.001
35.000
35.001
150.000
150.001
500.000
500.001 y mas
Proteccin de Activos
TABLA MILITAR
MUESTREO DE ARTICULOS
Nivel
de Inspeccin
A
B
C
D
E
F
G
H
J
K
L
M
N
P
Q
Tamao
de MUESTRA
A
2
B
3
C
5
D
8
E
13
F
20
G
32
H
50
J
80
K
125
L
200
M
315
N
500
P
800
Q
1250
R
2000
S
3150
Niveles de
A CEPTA CION
0-1
0-1
0-1
0-1
1-2
1-2
2-3
3-4
5-6
7-8
10-11
14-15
21-22
21-22
21-22
21-22
N/A
95
Costa Rica
Departamento
Cervecera
Abarrotes
Pampa
Licores
Dos Pinos
Lacteos
Coca Cola
Abarrotes
Holterman y CIA Licores
CEFA
Cosmeticos
Comtel
Telefonos
Centenario
Licores
Kosmetics
Cosmeticos
Mercorrica
Cosmeticos
Equitrom
MG
Incomex
Computadoras
Electronics Center Computadoras
Multiacces
Computadoras
Gas
Abarrotes
Industrias Oliag
Aceites
Dist. Vinos y aceites Vinos
Islea
Abarrotes
Dipo
Abarrotes
Unilever
Abarrotes, Cuidado Personal
Bimbo
Pan
Ambos Proveedores Cigarros
Adams
Chiclets
Coronado
Lacteos
Proveedores por Semana
Proteccin de Activos
L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D
96
Proteccin de Activos
97
Proteccin de Activos
98
Proteccin de Activos
99
Detalle
Observaciones
Paso 1
Se detectan
medicamentos NAV (No
Apto para la Venta)
Paso 2
Se devuelven los
medicamentos NAV al
CD
Paso 3
El CD recepciona,
cuantifica y almacena los
medicamentos NAV
Paso 4
El CD contacta a
proveedor tercero que
realizar la destruccin
Paso 5
Se realiza la destruccin
en las instalaciones del
proveedor de servicios de
destruccin, llenando el
protocolo establecido
18
El CD recepcionar
medicamentos NAV, y llevar un
estricto control de la mercadera
mientras se encuentre en sus
instalaciones
Se realizarn 3 procesos de
destruccin al ao, en los meses
de abril, agosto y diciembre
Proteccin de Activos
100
Detalle
Observaciones
Paso 1
Se detectan productos
ELBAS NAV (No Apto
para la Venta)
Paso 2
Se devuelven los ELBAS
NAV al CD
Paso 3
El CD recepciona,
cuantifica y almacena los
ELBAS NAV
Paso 4
El CD contacta a
proveedor tercero que
realizar la destruccin
Paso 5
Se realiza la destruccin
en las instalaciones del
proveedor de servicios de
destruccin, llenando el
protocolo establecido
18
Proteccin de Activos
101
Destruccin de Abarrotes
Imagen
Detalle
Observaciones
Paso 1
Se detectan abarrotes
NAV (No Apto para la
Venta) y se ubica fuera
del rea de venta
Paso 2
Operacin espera un
lapso no mayor a 72
horas por una respuesta
de Comercial
Paso 3
Destruccin de abarrotes
NAV
La mercadera se destruye
dependiendo del tipo de
abarrote
En trminos generales, el
producto se saca del envase
original
Se utiliza Equipo de Proteccin
Personal (EPP), de acuerdo a
lineamientos de Seg. Humana
La mercadera que se sac del
envase se coloca en bolsas, que
luego son ubicadas en el
basurero general de la tienda
Paso 4
Nota Importante
18
Proteccin de Activos
102
PLU
Descripcin
Cantidad/peso
(Unidades)
(Kg)
Firma responsable de
anotar
Firma Gerencia
Fecha de registro al
Firma Proteccin de Activos
sistema
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
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____/____/____
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____/____/____
____/____/____
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____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
____/____/____
1 hoja de _____
Colocar:
Proteccin de Activos
1 de 5 hojas.
2 de 5 hojas.
3 de 5 hojas.
Si se utiliza
ms de una
por da.
103
Proteccin de Activos
104
FECHA DE EMISIN:
07/01/2010
VERSIN:
01
PAGINAS
- 105 -
OBJETIVO:
Establecer y regular el uso adecuado de los locker o casilleros asignados en tiendas para el uso de los asociados de
Walmart Mxico y Centroamrica
ALCANCE:
Todos los asociados de Walmart Mxico y Centroamrica que se les asigne un locker o casillero en las tiendas.
RESPONSABILIDADES:
Administracin:
Velar por el cumplimiento de las normas establecidas en dicho procedimiento.
Facilitar a los asociados el candados con la respectiva llave y mantener una copia de la misma resguardada en la
Administracin
Mantener un listado actualizado de la asignacin de locker o casillero a los asociados.
Participar en las revisiones de locker o casillero sorpresivas por parte de Proteccin de Activos.
Solicitar la presencia de los colaboradores elegidos para su respectiva revisin de locker o casillero.
Tomar las medidas disciplinarias correspondientes en caso de encontrarse anomalas en el uso del locker o casillero.
Garantizar que el locker o casillero est debidamente fijado al suelo y a la pared.
Jefes de Departamento:
Solicitar locker o casillero para cada asociado de su rea.
Facilitar a su personal para las revisiones sorpresivas de locker o casillero.
Participar en las revisiones de locker o casillero realizadas por Proteccin de Activos
Personal de Proteccin de Activos
Verificar la existencia y actualizacin del listado de asignacin de locker o casillero.
Ejecutar revisiones peridicas a los lockers o casilleros y presentar informes sobre resultados tome como referencia a
la herramienta SEIC.
Supervisar que los lockers o casilleros estn debidamente fijados al suelo y a la pared.
REVISION DEL PROCEDIMIENTO
Una vez al ao o en el momento que se requiera cambios autorizados por la Gerencia Regional de Proteccin de
Activos.
DEFINICIONES:
Locker casillero: Gabinete utilizado por los empleados y terceros colaboradores para guardar sus pertenencias e
instrumentos menores de trabajo (paos, Cutter, lapiceros).
PA: Proteccin de Activos.
APA: Auxiliar de Proteccin de Activos.
Dpto.: Departamento
RH. Recursos Humanos
FRMULAS EMPLEADAS:
FR-PRR-500-005 Frmula Revisin de Locker o casillero.
RESTRICCIONES
Cada locker o casillero debe contar con su respectivo candado el cual ser suministrado por la Gerencia
Administracin.
Las llaves de los candados son responsabilidad de cada usuario.
En las tesoreras o las oficinas de Administracin de cada tienda se guardar una copia de las llaves de locker o
casillero, las cuales deben ser entregadas por los usuarios, a la Gerencia o Administracin en un sobre sellado con su
firma.
Dichas llaves deben permanecer guardadas en un sobre sellado y cuando sea necesario entregar la llave al usuario,
se debe abrir dicho sobre en presencia de la administracin o persona asignada por este y un funcionario de PA. Esto
le garantiza al usuario que su llave se encuentra en custodia y nadie puede usarla sin su presencia y autorizacin.
En caso de extravo de la llave deber comunicarse a Proteccin de Activos, para proceder a abrir el candado haciendo
uso de la copia resguardada por la Gerencia o Administracin.
Proteccin de Activos
105
En caso de que no haya copia de la llave en Tesorera solicitar permiso a la Administracin para que Mantenimiento del
PDV (dnde exista) quite el candado.
Los locker o casillero son personales por lo que debe ser utilizado por un solo asociado. Se harn excepciones cuando
por faltante de los mismos y bajo la autorizacin de la Administracin y previa comunicacin a Proteccin de Activos, se
autorice a ms de una persona el uso del mismo locker.
No es permitido rayar, colocar calcomanas, fotos, afiches, dibujos u otros que obstruya la visibilidad del locker o
casillero.
Todo artculo que se compre o se ingrese al punto de venta (se venda o no en la tienda) y que sea de uso personal se
debe llevar al responsable de Proteccin de Activos para que le sea ubicado el sello y la firma de seguridad
establecido. Estos artculos pueden ser solicitados para su revisin en cualquier momento por parte de Proteccin de
Activos, En las tiendas que no existen PA la revisin la har la administracin o gerencia de la tienda.
Cada asociado debe conservar su locker o casillero en buen estado y limpio, no se permite guardar objetos que
promuevan la atraccin de plagas tales como: papeles, artculos que no se utilicen, recipientes de comidas sucios,
bebidas destapadas y empaques de productos.
No se permite colocar bolsos, cascos o cualquier otro producto arriba de los lockers. En caso de cascos la
administracin deber coordinar el rea donde se dejaran dichos objetos.
Proteccin de Activos har revisin sorpresiva de locker o casillero una vez a la semana, garantizando que al final del
mes todos los locker hayan sido revisados. En las tiendas en donde no hay proteccin de activos el proceso lo realizar
una vez al mes el Distrital de PA, las revisiones deben de realizarse en forma aleatoria y sin previo aviso. Las mismas
se pueden repetir en ms de dos ocasiones una misma revisin de un locker especfico.
Si al hacer la revisin de locker o casillero se encuentra algn artculo que no tenga el sello y la firma de proteccin de
activos o seguridad, se decomisar y ser la Administracin quien defina qu hacer con el artculo, si lo devuelve al
asociado o lo enva a mutilar para proceder al desecharlo.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.
Asignacin de locker:
La actualizacin del listado deber ser entregada a Proteccin de Activos en los primeros cinco das del mes en curso.
Los locker que no son utilizados deben mantenerse cerrados con marchamo, candado, etc.
Cuando algn jefe de departamento solicita que se le asigne un locker o casillero a un asociado nuevo se anotar en la
lista y se guardar la copia de la llave debidamente identificada en un sobre sellado con la firma y nombre del
colaborador o tercero, dicha accin debe ser registrada en el Control de Entrega de llaves y asignacin de locker o
casillero.
En el caso de los display y demostradoras que no son fijos en las tiendas, que solo permanecen unas horas en las
instalaciones no se les asignar locker y debern dejar sus pertenencias en la paquetera o auto paquetera. Al final de
la jornada laboral debern mostrar sus bolsos y pertenencias al asociado de PA o personal de seguridad.
Revisin de locker:
El personal de Proteccin de Activos deber informar a la Administracin que se va a realizar la revisin de locker o
casillero.
Antes de proceder con la revisin el personal de Proteccin de Activos, deber indicar con un sello colocado de forma
tal que no permita abrir el locker, una nota para que el colaborador o tercero no proceda a abrir el mismo sino es en
presencia de Proteccin de Activos y su Jefatura o responsable inmediato.
La Administracin o jefaturas de departamentos proceden a llamar a los asociados que se les realizar la revisin de
locker casillero y posteriormente en conjunto con el personal de PA les solicitaran que abran el mismo para su
revisin.
En la revisin se verifica que el locker o casillero se encuentre ordenado, limpio y que los artculos de uso personal
tengan el sello y firma de seguridad establecida por Proteccin de Activos.
El asociado ser el que manipula sus pertenencias durante la revisin y las mostrar.
Adems de la revisin del locker o casillero la administracin o el Personal de Proteccin de Activos solicitar a los
asociados que le muestren sus bolsos o pertenencias que guarden en estos. Al terminar la revisin el asociado debe
firmar la frmula FR-PRR-500-005 Revisin de locker o casillero.
Una vez finalizada la revisin se har un informe en la bitcora de Proteccin de Activos, de igual forma en caso de
anomalas relevantes como decomiso de producto de planta, drogas, u otro tipo de hallazgos se har un informe al
Distrital de Proteccin de Activos con copia a la Gerencia o Administracin de la tienda, sta ser el responsable de
solicitar las medidas disciplinarias al departamento de Recursos Humanos.
Proteccin de Activos
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Proteccin de Activos
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2
3
4
5
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
26
27
28
Div 1
Cuidado de higiene corporal
Librera/papeleria
Papeles domesticos
Electronica
Juguetes
Mascotas
Deportes
Automotriz
Ferreteria
Pinturas
Quimicos y articulos de limpieza
Articulos para hogar/ org
Enseres menores
Jardineria
Muebles/ decoracion/ maleteria
Articulos de temporada
Telas/manualidades
Cocina y bao
Cortinas y persianas
Ropa de cama
Caballeros
Nios
Bebes
Calceteria damas
Panty medias
29
30
31
33
34
35
36
41
42
43
44
45
46
48
51
52
53
55
56
57
59
60
69
73
77
82
86
Lenceria/ropa de dormir
Brassiere/tops interior
Accesorios
Nias
Damas
Maternidad y tallas gds
Abrigos para damas
Sub dpto 823
Sub dpto 810
Sub dpto 807
Sub dpto 819
Sub dpto 809
Cosmeticos & fragancias
Sub dpto 809
Sub dpto 809
Sub dpto 819
Sub dpto 803
Sub dpto 805
Plantas vivas
Sub dpto 807
Sub dpto 846
Prichos
Cuidado Personal de BB
Sub dpto 803
Enseres mayores
Vta por impulso
Serv financieros (No Venta)
Div 8
39 Snack bar/cafeteria (Costo)
Div 11
32 Joyeria
47 sub dpto 832
54 sub dpto 832
Div 10
38 Prescriptions
40 Over the Counter
Div 15
25 Zapateria
Div 24
Div 25
80 Deli (Costo)
84 Flores/ Bouquet
83 Pescado y mariscos/ cong (Costo) 94 Frutas/ Verduras/ granos (Costo)
93 Carnes cruda (Costo)
97 Embutidos/ carne/ queso
Div 26
90 Lacteos
91 Alimentos cong
Div 27
81 Pan Empacado
98 Panaderia (Costo)
Div 28
1 Confiteria & tabacco
92 Abarrotes Secos
95 Bebidas No Alcoholicas
96 Licores
Div 31
6 Fotografia
85 Revelado (No venta)
Div 30
49 ptica
50 Sevicios de ptica (No Venta)
75 Honorarios DR (No Venta)
Div 45
87 Wireless
*Recuerde el departamento 99, aplica para todas las divisiones y corresponde a un departamento de NO Venta
*Recuerde el departamento 66 (Envases) corresponde a la divisin 28, pero es un departamento de NO Venta
*Recuerde el departamento 38 es la provisin de Merma para todas las divisiones a excepcin de la 10
*Recuerde el departamento 24 es la provisin de Merma para la divisin 10 nicamente.
Proteccin de Activos
114
Oprima OK
Proteccin de Activos
115
Oprima Aadir
D un click
en Centro de beneficio
anotar:
CLAT/PAS0NMEROTIENDAG
Ejemplo: CLAT/CR04006G
9
Oprima Aadir
Oprima OK
Proteccin de Activos
116
Oprima:
1- Verificar
2- OK
11
12
Proteccin de Activos
117
1
2
3
13
2
1
3
1 - Seleccione margen inicial
2 - Aadir
3 - Ok
Nota: El margen inicial se visualizar en la
ltima columna del reporte.
14
Proteccin de Activos
118
Lnea
Resultado
ao actual
Este Reporte
contempla tanto
secos cmo
Perecederos.
15
Imprimir
reporte
Pestaa de
Exportar a PDF
Ventas
Rebajas
Mrgenes
Proteccin de Activos
119
17
18
7.000,00
83.439.223,00
96.472.114,00
56.165.559,00
164.295.864,00
DIFERENCIA
(1.848,00)
-
Cadena
Costa Rica Nicaragua Honduras El Salvador Guatemala
Descuento
20.000,00 C$ 860,00 L 755,00 $ 40,00 Q 315,00
Supermercado - Bodega 50.000,00 C$ 2.145,00 L 1.890,00 $ 100,00 Q 790,00
Walmart
Se deben justificar las diferencias que superan
los montos permitidos en cuanto a diferencias
que puede tener una tienda en el cuadre por
departamento.
Proteccin de Activos
120
Proteccin de Activos
121
Control de Claves
Asociados Cajas
Fecha Elaboracin
Da
Mes
Ao
Gerencia de Tienda: ______________________________________
Fecha de Cambio
N Operador
Nombre
Apellido 1
Apellido 2
Firma
Observaciones
Proteccin de Activos
122
Proteccin de Activos
123
Cdigo: CCSA_R_001
Versin:01_FEB_2012
Tienda:______________________________________________________
Determinante:__________________________
rea:
_______________________________________
Mes:_______________________________
Fecha
No.
termmetro/rea
Temperatura ( C ) antes
de ajustar
Proteccin de Activos
Temperatura C despus
de ajustar (0C)
124
Versin:01_FEB_2012
Tienda:______________________________________________________
Determinante: ______________________________
Mes:______________________________________________
Hora: 08:00 hrs.
Fecha
Temp.
Eq. C
Producto
Temp.
Producto
(refrig. 0C a
5C
cong. -18C)
Nombre y
Temp.
firma
Eq. C
Responsable
Producto
Temp.
Producto
(refrig. 0C a
5C
cong. -18C)
Nombre y
Temp.
firma
Eq. C
Responsable
Producto
rea: ________________________________________________
Nombre y
Temp.
firma
Eq. C
Responsable
Producto
Temp.
Producto
(refrig. 0C a
5C
cong. -18C)
Nombre y
Vo. Bo. Gerencia o Encargado de
firma
rea
Responsable
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Proteccin de Activos
125
2
5
8
11
12
13
16
18
20
46
1
1
8
10
10
24
56
59
39
38
40
80
24
24
24
25
26
26
27
27
28
28
28
28
83
93
97
94
90
91
81
98
1
92
95
96
Vivero
Cosmticos
Comerico/Cafetera
Farmacia
Medicinas/ Otc
Service Deli
Pescados y Mariscos Frescos /
Congelados
Carne Cruda / Congelada
Embutidos / Carne / Queso Empacado
Frutas / Verduras / Granos
Lcteos
Alimentos Congelados
Panadera / Repostera Empacada
Panadera
Confitera y tabaco
Abarrotes
Abarrotes / Entrega Directa
Licores
Proteccin de Activos
126
Proteccin de Activos
127
Cdigo: CCSA_R_016
Versin: 01_ABR_2012
DOM
SAB
VIE
JUE
MIE
MAR
rea/Equipo/superficie
LUN
Anden/Recibo de productos
Area de material de empaque
Basureros en general
Balanzas/Romanas
Bandejas de Producto
Carritos para traslado de producto
Difusores, lmparas, atrapamoscas, pantalla
numrica
Congeladores
Cortinas plsticas en cmaras
refrigeracin/mantenedores
Tuberas, condensador de cuarto fro
Cortinas de cuarto fro
Cuarto de basura (Cuando se retira la basura).
Dosificadores de qumicos, jaboneras.
Empacadoras
Equipos: mesas de proceso
Extractores / ventiladores
Lmparas Atrapamoscas cambio de adhesivo
Mantenedores parte exterior e interior
Mueble Administrativo / etiquetas /telfono
Lminas de acero, estantes cuarto fro
Pilas de lavado utensilios y lavamanos
Pisos, paredes, alfombras, drenajes, tuberas
Rebanadoras
Rotulacin, placas de precio
Tambos (Recipientes, Tarros)
Trampas de Grasa
Urna (parrillas, puertas, base interna, vidrios
Utensilios: pinzas, cucharas, cuchillos, cuchilleras,
tenedores, bandejas, cestas, tinas cuarto fro, cajas,
chaira, tablas de cortar, termmetro.
Vidrios exterior de urna
Urna (base interna / externa, paredes, parrillas,
techos) rea de autoservicio.
Dispensador para conos, congelador, granizadora,
mueble para nueces y/o dulces, venta directa.
Microondas. Maquina para caf
Planchas, parrillas, campanolas de extraccin
Mueble para pejibayes(mantedor caliente), checkout, Romana de colgar.
Horno Rostizador y Horizontal
Marmita, sartn industrial, cocina, bao mara,
Refresqueras (natural y gaseosa). Granizadora.
Microondas.
Pinchos
para asar
Carritos para horneado, bandejas para horneado de
pan, fermentador, horno para carros, urna de
Nombre persona que verific
Firma encargado de rea/gerencia
Proteccin de Activos
128
Proteccin de Activos
129
Proteccin de Activos
130
Proteccin de Activos
131
Descripcin
Vendas de gasa
Esparadrapo de siete y medio cm.
Curitas
Apsitos de nitrofurazona
Algodn absorbente
Torundas de algodn en un vaso de vidrio con su
respectiva tapa.
Alternativa
No hay
No hay
No hay
Apsitos de gasa en cuadritos
No hay
Torundas de algodn (pelotitas) en bolsa cerrada tipo
ziplock
1 frasco
24 unidades
1 unidad
1 unidad
4 unidades
500 ml
6 Unidades
250 ml
48 unidades
1 unidad
4 unidades
Termmetros orales
6 unidades
1 Manual
Vasos de vidrio
Manual o instructivo bsico de primeros auxilios.
Vasos desechables
No hay
1 bolsa
Proteccin de Activos
132
Nicaragua:
01 - 10
1
3
2
1
12
1
4m
1
1
6
1
1
Cantidad
Rango de Colaboradores
11 - 50
51 - 150
1
1
6
12
3
6
3
6
12
24
2
4
4m
8m
2
3
2
4
6
12
1
1
1
1
150
1
12
6
6
24
4
8m
3
4
12
1
1
Descripcion
Instructivo de Primeros Auxilios
Gasas pequeas estriles, no medicadas
Gasas medianas estriles, no medicadas
Gasas grandes estriles, no medicadas
Vendaje adhesivo de diferentes tamaos
Venda Triangulares 130cm x 92cm x 92 cm.
Escayolas adhesivas 2.5 cm
Algodn esterilizado paqte absorbente 14 gms
Tampones Oculares estriles en paquetes sellados
Alfileres de seguridad
Bandas elsticas o de presin
Mascara de Resucitacion
Alternativas
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
Honduras:
En todos los centros de trabajo se dispondr de botiquines fijos o porttiles, cada botiqun contendr como mnimo:
Cantidad
Descripcion
Alternativas
1 frasco
Agua oxigenada.
No hay
10 rollos
Gasa estril .
No hay
1 libra
Algodn.
No hay
2 unidades
Vendas.
No hay
1 frasco
Jabn antisptico.
No hay
2 rollos
Esparadrapo de 0.5 pulg.
No hay
10 tabletas
Analgsicos.
No hay
Torniquete: se acepta el uso de un pauelete en
lugar del torniquete. El pauelete puede ser de forma
triangular y deber conservarse dentro de una bolsa
plstica cerrada, Rotulada para uso exclusivo como
Torniquete y ubicada permanentemente dentro del
Torniquete.
1 unidad
botiqun de primeros auxilios.
Actas de Comisin Mixta: Las actas con fecha
anterior a Noviembre 2011 pueden tener integrantes
que No sean brigadistas porque an no se haba
impartido el Manual con lineamientos de Seguridad
Humana.
1 unidad
Bolsas de goma para agua o hielo.
No hay
5 pares
Guantes esterilizados.
No hay
2 unidades
Termmetro clnico.
No hay
la revisin por parte del SEIC podr permitir la
ausencia de frulas en el botiqun de primeros
auxilios, temporalmente hasta que tengamos una
2 unidades
Frulas.
opcin de compra de estos equipos para presentar
a Operaciones Honduras. Lo anterior aplica
nicamente a las Frulas
2 unidades
1 unidad
1 unidad
Vendas elsticas.
Cabestrillos o charpas.
Tabla rgida.
No hay
No hay
No hay
Nota:
Torniquete: se acepta el uso de un pauelete en lugar del torniquete. El pauelete puede ser de forma triangular y deber
conservarse dentro de una bolsa plstica cerrada, Rotulada para uso exclusivo como Torniquete y ubicada
permanentemente dentro del botiqun de primeros auxilios.
Actas de Comisin Mixta: Las actas con fecha anterior a Noviembre 2011 pueden tener integrantes que No sean brigadistas
porque an no se haba impartido el Manual con lineamientos de Seguridad Humana.
Proteccin de Activos
133
El Salvador:
Cantidad
Rango de Colaboradores
01 a 50
51 a 100
mas de 101
5 tabletas
10 tabletas 15 tabletad
1 frasco
1 frasco
1 frasco
5 tabletas
10 tabletas 15 tabletad
5 tabletas
10 tabletas 15 tabletad
1 frasco
1 frasco
1 frasco
5 tabletas
10 tabletas 15 tabletad
1 tubo
1 tubo
1 tubo
1 litro
1 litro
1 litro
2 unidades
4 unidades 4 unidades
1 unidad
2 unidades 3 Unidades
1 bolsa
1 bolsa
1 bolsa
1 rollo
2 rollos
2 rollos
10 rollos
20 rollos
30 rollos
10 unidades
20 unidades 30 unidades
1 unidad
2 unidades 2 unidades
1 libra
1 libra
1 libra
3 Unidades
3 Unidades 3 Unidades
Descripcion
Acetaminofen
Malox
Loratadina
Dimenhidrinato
Agua Oxigenada
Loperamida
Quemadin
Yodine
Venda Elastica
Venda de Gasa
Hisopos
Esparadrapo
Gasa
Curitas
Venda triangular
Algodn
Ferulas
Alternativas
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
No hay
Guatemala:
De acuerdo al acuerdo 1414 del IGSS,
Material de Curacin:
Cantidad
Descripcion
4 onzas
Algodn Absorbentes
1 rollo
Gasa en rollos de 2 x 3 de ancho
1 carrete
Esparadrapo, carrete de 1
1/8 litro
Alcohol 88 G.L.
2 Onzas (60 c.c.) Tintura de Merthiolate
25 unidades
Curitas
1 venda
Venda Triangular
2 tablillas
Tablillas de 30 cms., de largo
4 docenas
Aplicadores (palillos c/Algodn en un extremo)
1 docena
Baja lenguas
Alternativas
No hay
No hay
No hay
Alcohol comercial en farmacias
No hay
No hay
Mantas triangulares para hacer un cabestrillo
No hay
Hisopos
No hay
Medicamentos:
Cantidad
50 comprimidos
8 onzas
1 tubo (4 onzas)
2 onzas (60 c.c.)
4 onzas(120 c.c.)
Descripcion
Aspirina 0.50 gr.
Bicarbonato de Sodio
Vaselina Estril
Agua oxigenada
Antidiarreico
Alternativas
No hay
Alka Seltzer o Sal Andrews
Vaselina comercial
No hay
Peptobismol o Alka D
Instrumental:
Cantidad
2 unidades
2 de cada uno
1 unidad
1 unidad
2 de cada uno
Descripcion
Torniquetes
Vendas Elsticas, 2 a 3
Tijera Recta de 14 cms.
Equipo para administrar respiracin de boca a
Termmetro oral y rectal
Alternativas
Se puede utilizar la venda triangular
No hay
No hay
No hay
No hay
Proteccin de Activos
134
Proteccin de Activos
135
Proteccin de Activos
136
Proteccin de Activos
137
Proteccin de Activos
138
Proteccin de Activos
139
Horario
6:00:00
14:00:00
6:00:00
14:00:00
6:00:00
14:00:00
7:00:00
3:00 P.M
7:00:00
3:00 P.M
7:00:00
3:00 P.M
7:00:00
3:00 P.M
7:00:00
3:00 P.M
Da/Mes/Ao
Lunes a jueves y Domingo
____/____/____
Nombre de Oficial
Hora de
Ingreso
Firma Oficial
Nombre de Oficial
Hora de
Ingreso
Firma Oficial
APA Aduana
Hora de
Salida
Firma Oficial
APA Aduana
Hora de
Salida
Firma Oficial
APA Aduana
Firma C1
14:00:00 22:00:00
14:00:00 22:00:00
15:00:00 22:00:00
15:00:00 22:00:00
15:00:00 22:00:00
15:00:00 22:00:00
15:00:00 22:00:00
15:00:00 22:00:00
22:00:00 6:00:00
22:00:00 6:00:00
Refuerzos
Horario
Proteccin de Activos
APA Aduana
140
Presione la tecla F6
Presione la tecla F1 para seleccionar Listado
Digite "Cero" para seleccionar todos los departamentos (Enter)
Cuando aparezca la frase "Inicio Reporte" presione Enter
El reporte se genera en la impresora ubicada en UPC.
Proteccin de Activos
141
Conciliacin de Facturas Compra Directa (CODI), se indica en el inciso a. Que validar que las facturas que su estatus
indica Final, se enviaron en la fecha donde aparecen en el reporte Receipts Finalized By Day (FN 799201K1). Revise de
acuerdo a la proyeccin de merma (ltima publicacin) el departamento con el monto ms alto en merma positiva y
negativa.
Inciso b. se modific orden y se corrigi la ruta de impresin del reporte de Recibos Abiertos y Pagos.
Se modific la muestra.
3.2
3.7 Transferencias entre Departamentos, se aclar el inciso b sobre la custodia del formulario y el resguardo de
consecutivos.
3.9 Medidas de Seguridad en Trastienda / Bodega, se aclar el inciso b.
4.3 Reunin del Comit de Merma, se modific el aspecto y la tolerancia, adicional el papel de trabajo se ampli a la bitcora.
5.1 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 La seccin 5. Merma Administrativa, se modificaron sus parmetros de evaluacin.
6.2 Productos Vencidos, se agreg Tolerancia al aspecto y se aclar que la muestra por lnea es aleatoria.
7.1
Proteccin de Activos
142
Proteccin de Activos
143