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La palabra gestin proviene del Latn gesto. Este trmino hace la referencia a la
administracin de recursos, sea dentro de una institucin estatal o privada, para
alcanzar los objetivos propuestos por la misma. Para ello uno o ms individuos
dirigen los proyectos laborales de otras personas para poder mejorar los resultados,
que de otra manera no podran ser obtenidos.
La nocin de gestin, por lo tanto, se extiende hacia el conjunto de trmites que se llevan a
cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestin es tambin
la direccin o administracin de una c
La definicion de gestion que podremos encontrar en cualquier libro o texto informativo acerca de
esta herramienta de administracin dice que bsicamente la gestin se encarga de ejecutar todas
aquellas rdenes planificadas por la administracin, en este caso, de empresas.
Ms especficamente, la definicin de gestin nos indica que se trata de realizacin de diligencias
enfocadas a la obtencin de algn beneficio, tomando a las personas que trabajan en la compaa
como recursos activos para el logro de los objetivos. Como bien hemos explicado a lo largo de este
sitio, la gestin se divide en todas las reas que comprenden a una empresa, ya que todos los
departamentos que la administracin tiene bajo su cargo, deben estar involucrados con la gestin
empresarial.
La calidad es una herramienta bsica para una propiedad inherente de cualquier cosa que
permite que la misma sea comparada con cualquier otra de su misma especie. La palabra
calidad tiene mltiples significados. De forma bsica, se refiere al conjunto de propiedades
inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o
explcitas. Por otro lado, la calidad de un producto o servicio es la percepcin que
el cliente tiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que asume conformidad con
dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. Por tanto,
debe definirse en el contexto que se est considerando, por ejemplo, la calidad del servicio
postal, del servicio dental, del producto, de vida, etc.
organizacin pero se concentra la atencin en el resultado de cada proceso y en la manera en que stos aportan valor al
cliente
El trmino gestin de calidad tiene significados especficos dentro de cada sector del
negocio. Esta definicin, que no apunta al aseguramiento de la buena calidad por la
definicin ms general sino a garantizar que una organizacin o un producto sea
consistente, tiene cuatro componentes1 :
1.
1. Planeamiento de la calidad
2. Control de la calidad
3. Aseguramiento de la calidad
4. Mejoras en la calidad.
Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayora de las
empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia
que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los
cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo
en el cliente.
La Gestin por Procesos es la forma de gestionar toda la organizacin basndose en los Procesos. En
tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una
ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.
Una de las caractersticas significativas de los procesos es que son capaces de cruzar
verticalmente y horizontalmente la organizacin.
El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquier persona de la organizacin.
2.
El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades
incluidos en el mismo.
CONCEPTOS BSICOS
Otros trminos relacionados con la Gestin por Procesos, y que son necesarios tener en cuenta para facilitar su identificacin, seleccin y
definicin posterior son los siguientes:
Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos y
son crticos para el xito del negocio.
Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede resultar til para aislar los
problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.
Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una
gestin determinada, como por ejemplo la gestin de la calidad, la gestin del medio ambiente o la gestin
de la prevencin de riesgos laborales. Normalmente estn basados en una norma de reconocimiento
internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestin en el aseguramiento de los
procesos.
Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se
expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin de una actividad; que debe
hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y
documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.
Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un
principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba
en la no repetitividad de los proyectos.
Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso
o de una actividad.
2.1
Una forma mas moderna y completa de ver estos ciclos de revisin y mejora se encuentra dentro de la filosofa REDER.
Resultad
os
Enfoque
Desplieg
ue
Evaluaci
n y
Revisin
2.2
Aqu ya entramos en materia. Bsicamente se puede asegurar que existen muchos mtodos para la identificacin de
los procesos. Pero a mi entender se pueden englobar en dos grandes grupos:
Mtodo "ESTRUCTURADO": En este apartado estoy englobando todos aquellos sistemas bsicamente complejos que
sirven para la identificacin de los procesos de gestin. Estamos hablando de los sistemas informatizados, ejemplo: idefo y los
sistemas mas o menos estructurados. Lo que tienen en comn todos estos sistemas es que los mismos estn diseados por personas
expertas. Normalmente su implantacin requiere de algn tipo de asistencia externa.
Ventajas:
Son sistemas estructurados que sirven para identificar y documentar un proceso de gestin. Se dan pautas, guas, soportes
y hasta plantillas. El caso Idefo esta soportado por todo un sistema informtico ideado "en origen " por militares
americanos.
Estos sistemas permiten identificar reas de gestin que no se abordan y/o ineficientes. Los procesos y subprocesos
relacionados estn perfectamente documentados.
Si se consigue mantener actualizada toda la documentacin asociada a los mismos se convierten en herramientas validas
para la formacin de los nuevos ingresos. No olvidemos que esto de la gestin del conocimiento es una asignatura
pendiente por mucho que se hable de la misma.
Inconvenientes:
Los procesos de gestin estn tan documentados que mas parecen "cdices de Amurabi" que herramientas de gestin
operativas. He visto
Inconvenientes:
Los procesos de gestin estn tan documentados que mas parecen "cdices de Amurabi" que herramientas de gestin operativas. He
visto documentos que contenan 230 paginas y estamos hablando de un solo proceso.
La empresa en cuestin todava tenia que documentar otros 20 procesos mas con el citado mtodo. Me imagino que despus de tres
aos seguirn con tan honorable tarea. A esto hay que aadir el trabajo que debe costar su mantenimiento y no digamos el dominio del
mismo por parte del personal.
Los mtodos informticos requieren menos papel, pero si nos atenemos al mtodo idefo y todos los diagramas-crucigramas que el
mismo requiere, se puede asegurar que para entenderlos-interpretarlos se requiere de una persona experta que por un lado conozca la
herramienta y por otro lado domine la gestin que supuestamente esta reflejada en dichos grficos.
Otro de los problemas asociados a este tipo de sistemas es que normalmente no suelen saber que hacer con los procedimientos
existentes y sus sistemas relacionados. Me estoy refiriendo a los procedimientos y a lo Sistemas de Calidad, Medio Ambiente y
Prevencin de Riesgos Laborales. De esta forma una empresa se encuentra con un nuevo Sistema de Procesos que no sabe muy bien
relacionar con los otros sistemas existentes.
Cada vez que usted planea, se arriesga, fracasa, revala o hace ajustes, est disponiendo de
otra oportunidad para volver a empezar, solo que en mejores condiciones que la primera
vez. J. Maxwell.