INTRODUCTION AUX BASES DE DONNEES

- MICROSOFT ACCESS

Qu'est-ce qu'une base de donnes ?

Une base de donnes (son abrviation est BD, en anglais DB, database) est une
entit dans laquelle il est possible de stocker des donnes de faon structure et
avec le moins de redondance possible. Ces donnes doivent pouvoir tre utilises
par des programmes, par des utilisateurs diffrents. Ainsi, la notion de base de
donnes est gnralement couple celle de rseau, afin de pouvoir mettre en
commun ces informations, d'o le nom de base. On parle gnralement de
systme d'information pour dsigner toute la structure regroupant les moyens mis
en place pour pouvoir partager des donnes.

Utilit d'une base de donnes ?

Une base de donnes permet de mettre des donnes la disposition d'utilisateurs
pour une consultation, une saisie ou bien une mise jour, tout en s'assurant des

droits accords ces derniers. Cela est d'autant plus utile que les donnes
informatiques sont de plus en plus nombreuses.
Une base de donnes peut tre locale, c'est--dire utilisable sur une machine par
un utilisateur, ou bien rpartie, c'est--dire que les informations sont stockes sur
des machines distantes et accessibles par rseau.
L'avantage majeur de l'utilisation de bases de donnes est la possibilit de pouvoir
tre accdes par plusieurs utilisateurs simultanment.

La gestion des bases de donnes

Afin de pouvoir contrler les donnes ainsi que les utilisateurs, le besoin d'un
systme de gestion s'est vite fait ressentir. La gestion de la base de donnes se fait
grce un systme appel SGBD (systme de gestion de bases de donnes) ou en
anglais DBMS (Database management system). Le SGBD est un ensemble de
services (applications logicielles) permettant de grer les bases de donnes, c'est-dire :

permettre l'accs aux donnes de faon simple

autoriser un accs aux informations de multiples utilisateurs

manipuler les donnes prsentes dans la base de donnes (insertion,

suppression, modification)
Le SGBD peut se dcomposer en trois sous-systmes :

le systme de gestion de fichiers :

il permet le stockage des informations sur un support physique

le SGBD interne :
il gre l'ordonnancement des informations

le SGBD externe :
il reprsente l'interface avec l'utilisateur

Les principaux SGBD

Quelques systmes de gestion de bases de donnes (liste non exhaustive) :

IBM DB2

Ingres

Microsoft SQL server

Microsoft Access

Microsoft FoxPro

Oracle

Sybase

MySQL

PostgreSQL

Avantage dun systme de gestion de bases de donnes

Avant de commencer, regardons quelques-uns des avantages d'une base de
donnes.
Accs l'information plus rapidement et facilement.
Toute l'information se retrouve une seule place; dans votre base de donnes.
Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs
sources.
Recherche Ad hoc facile.
Ex.: Combien me reste-t-il en stock du produit X? Qui sont mes dix clients les plus
importants en ce moment? Quels produits sont mes meilleurs vendeurs? Quels
sont mes meilleurs reprsentants?
Meilleur suivi de l'information.
Meilleure gestion des donnes.
Meilleure analyse des donnes.
Meilleure prise de dcision.
Mieux apte rpondre aux besoins de la clientle.
Automatisation de certaines tches rptitives.

POURQUOI APPRENDRE A SE SERVIR DUNE BASE DE DONNES RELATIONNELLE?

Ce type de base de donnes a plusieurs avantages compars aux fichiers plats ou
flat file en anglais; nous ne parlerons pas ici de base de donnes hirarchiques
ou rseau trs peu utilises aujourdhui.
-

Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle rduit au minimum les
redondances ou les rptitions des donnes.
Pour mieux comprendre l'avantage d'un systme de gestion de base de

donnes relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de factures pour comparer 2

types de stockage dinformation (SGBD & fichier plat) et pour montrer certains
concepts de base d'un SGBDR.
Regardons quelques-unes des donnes que l'on retrouve normalement sur une
facture:
Ex.: Date, Numro de facture, Numro du vendeur, Numro du produit, Quantit
vendue, Prix unitaire, Description du produit, sous total, Taxes, Total ...
Voici quelques-unes de ces donnes dans un BD simple.
No.
Facture
1001
1002
1003

Client

Produit

Description

Prix Unitaire

Qt ...

ABC
ABC
XYZ

415
416
415

TRIANGLE
CARR
TRIANGLE

12.75
10.00
12.75

50
20
75

L'ide d'une base de donnes relationnelles est de rpartir les donnes dans
plusieurs tables et de crer des connexions, des points communs, des liens, des
relations entre chacune d'elles. Voici comment les variables pourraient tre
divises dans une BD relationnelle.

Facture

Client

Vendeur

Inventaire

No. Facture

No. Client

No. Vendeur

No. Produit

No. Produit

Adresse

Nom

Description

Qt vendue

Code Postal

Prnom

Prix unitaire

No. Vendeur

No. tlphone

No. Ass. Soc.

Qt disponible

No. Client

Personne autorise

Date d'embauche

Qt commande

Dans le tableau prcdent, la table FACTURE va chercher les informations sur le

client de la table CLIENT par le champ commun NO. CLIENT. Il est inutile de rcrire
les donnes du client plusieurs fois. On peut aller chercher l'information grce
une relation entre ces deux tables: soit par le champ No. Client. La mme chose se
produit pour les informations ncessaires pour les tables VENDEUR et INVENTAIRE
par leurs variables communes NO. VENDEUR et NO. PRODUIT respectivement.
De cette manire, il est inutile de rcrire les donnes redondantes ou rptitives.
Ceci conserve de l'espace pour d'autres donnes. Pour les trois factures de
l'exemple, on conomise de l'espace et du temps ne pas avoir rcrire les
informations sur le client ABC ni la description et le prix unitaire du produit 415.

Dfinitions
L'utilisation d'une base de donnes apporte aussi de nouveaux termes
comprendre. Voici une liste des termes qui seront utiliss pour toutes les pages sur
les sujets d' Access.
Champ :

Une information ncessaire sur une personne, une chose ou un

vnement. Ex.: couleur, taille, modle, date, nom, prnom,
tlphone, adresses, description, commentaires etc.
Enregistreme Un regroupement de champs qui dcrient une personne, une chose
nt :
ou un vnement. Ex.: nom, prnom, date de naissance,
tlphone, numro d'assurance sociale ou compagnie, adresse,
tlphone, tlcopieur, personne responsable ou dpartement,
personne responsable, tlphone.

Table:
Base de
donnes :

Le champ tlphone est utilis de trois manires diffrentes. Il est

soit le numro de tlphone d'un employ, d'une personne dans
une compagnie ou d'un dpartement.
Un regroupement d'enregistrements sur un thme un commun.
Ex.: employs, inventaire, client, fournisseurs, vhicules, contacts
etc.
Un regroupement de tables, de requtes, de formulaires, et de
rapports et de programmation qui constitue un systme complet.
Ex.: gestion de la facturation, gestion de l'inventaire,

immatriculation des vhicules, carnet de numro de tlphone,

rservations etc.
La dfinition d'une base de donnes prend maintenant un sens plus large
qu'auparavant. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour
l'utilisateur. Il contient aussi les requtes, les formulaires, les tats, les macros et
les modules pour dvelopper une "application" ou un "systme" qui rpond aux
besoins spcifiques de l'utilisateur.

Quelles sont les composantes d'Access?

Structure de la table, type de champs et les informations qui y
sont entreposes.

Tables :
Requt
es :

Formulaire :

tat :

Recherche d'informations qui rpond certains critres

dtermins par l'utilisateur.
Prsentation de l'information l'cran d'une manire pratique
pour l'utilisateur.
Prsentation de l'information sur papier d'une manire pratique
pour l'utilisateur.
Dveloppement de routines pour automatiser certaines tches.

Macro :
Programmation
Modules :

Cration d'une base de donnes

Pour vous aider comprendre la cration d'une base de donnes, cette page va
dmontrer les tapes suivre.
La premire tape de la cration d'une base de donnes est l'analyse. C'est
d'ailleurs probablement l'tape la plus importante. Si vous passez trop rapidement

sur cette tape, vous allez ensuite perdre beaucoup de temps et d'efforts refaire
ce qui aurait d tre accompli auparavant.
Avant de crer votre base de donnes, il faut avoir une ide claire de ce que seront
vos besoins pour celle-ci. Il faut prparer une analyse approfondie de vos besoins.
Quelles sont les informations dont vous avez besoin? Ex.: Quelles informations ai-je
besoin sur mes clients, sur mes fournisseurs, sur mon inventaire, sur mon
personnel etc.
Une technique parmi d'autres que vous pouvez utiliser consiste fonctionner "
l'envers" (top-down). Songez aux formulaires et aux tats dont vous aurez besoin.
Connaissant les rsultats dont vous avez besoin, il faut dcouvrir quels sont les
champs ncessaires pour atteindre ceux-ci. Par exemple, il faut connatre les
quantits vendues et quel prix unitaire avant de connatre le total des ventes .
Vous pouvez aussi utiliser la technique "bottom-up". partir de la base, vous
dterminez toutes les informations qui sont ncessaires pour les requtes, les
formulaires et les tats de votre base de donnes. Vous pouvez utiliser les deux
techniques pour vous assurer d'avoir toutes les informations ncessaires.
Pour les besoins de l'exercice, prenez quelques instants et crivez sur une feuille
quels champs que l'on retrouve sur une facture. Essayez de trouver autant de
champs que vous pouvez.

Liste des champs

Voici la liste de champs que l'on peut retrouver une facture.
Date, Numro de facture, Numro de client, Adresse de facturation du client, Ville,
Numro de tlphone, Numro de tlcopieur, Adresse de courriel (courrier lectronique),
Adresse de livraison, Personne contacter, Conditions de paiement, Numro de produit,
Description du produit, Prix unitaire du produit, Quantit achete, Total pour l'article,
Sous-Total, TVA (Taxe sur la valeur ajoute, 19,25% du prix de vente), Total Toutes Taxes
Comprises (TTC), Rabais, Bon de commande, Numro du vendeur, Nom du vendeur ...

Ouf! C'est peut tre un peu plus que vous vous attentiez.
La seconde tape: regrouper les informations dans des tables.
Il faut ensuite regrouper en entits toutes ces informations (champs) dans une
table ou un "thme" en commun. Ex.: Est-ce que le champ "Escompte" ou
"Conditions de paiement" ira dans l'entit (table) "Facture" ou avec "Client"?

Je vais premirement vous dmontrer ma technique pour regrouper les champs

dans des tables et pour dterminer les relations entre ces tables. Par aprs, on
discutera de la technique de la normalisation. Ma technique est un peu plus
simpliste et demande un peu d'exprience.
L'utilisation de la technique de la normalisation est une manire difficile
d'accomplir accomplir et raliser. Mais elle est infaillible lorsqu'on la comprend
et on l'applique correctement. Ces deux manires veulent atteindre le mme
rsultat : regrouper des champs dans des tables de manire la plus efficiente
possible. Premirement ... ma technique.
Le concept est de distribuer les champs dans le plus grand nombre de tables
possibles. Mais il y a certaines rgles suivre:
Regroupement des champs dans des tables qui peuvent tre relies.
Pas de ddoublement de champs, sauf pour les champs en commun.
Pas de ddoublement d'entre d'information.
Pas de champs calculables dont on peut avoir le rsultat avec les informations
des autres champs des tables. Ex.: Total = Qt * Prix unitaire
Il faut regrouper les champs dans des tables. Quels sont les champs que l'on peut
regrouper ensemble? Pour vous aider dans cette tche, basez-vous sur des
lments de la vie de tous les jours, du concret. Cela aide aussi de connatre les
processus de l'entreprise. Quelles sont les oprations accomplies? Qui utilise quelle
information? Pour la facture, on retrouve des lments qui distinguent la facture, le
client, les produits et le vendeur. Ce sont les quatre tables qui seront utilises.
S'assurer que les champs sont dans la bonne table. Qu'il n'y a pas de tables
caches l'intrieur des autres.
l'exception des champs en commun qui servent "relier" les tables, un champ
ne devrait pas se retrouver dans plusieurs tables.
Dterminer les cls primaires
Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de diffrencier
un enregistrement des autres. Par exemple, bien qu'il puisse avoir plusieurs
factures avec la mme date, la mme quantit achete, au mme client ou avec le
mme vendeur, il n'y aura pas deux factures avec le mme numro de facture.
Une cl primaire n'est pas obligatoire pour une table. Elle le devient lorsque vous
voulez relier deux tables. L'une des tables doit avoir une cl primaire.
Essayez de dterminer quel champ serait appropri pour une cl primaire pour la
table Employs. Certainement pas le champ sexe. moins qu'il y ait seulement
un homme et une femme dans l'entreprise. Cela limite un peu la croissance de
l'entreprise! Fumeur? Permanence? Mme chose. Il y a seulement deux valeurs
possibles (H ou F, Oui ou Non ...). Puisqu'on ne peut pas entrer deux fois la mme
valeur dans une cl primaire, ceux-ci ne sont pas de bon choix.
Il est possible d'utiliser le champ Nom de famille aussi longtemps que deux
personnes dans l'entreprise n'aient pas le mme nom. Ensuite, il est toujours
possible de crer une cl primaire compose de deux champs: nom de famille et
prnom. Cette cl va fonctionner correctement jusqu' ce que deux employs

aient le mme prnom et le mme nom. Pour rgler ce problme, il est possible de
crer une cl primaire compose du nom de famille, du prnom et de la date de
naissance. Cette cl primaire va fonctionner correctement jusqu' ce que ... Cela
peut continuer longtemps.
Rendu un certain point, vous verrez qu'il est prfrable d'avoir un champ nomm
Numro d'employ ou Numro d'assurance sociale pour distinguer chacun des
enregistrements de la table. Mais il y a des occasions o il est ncessaire d'avoir
une cl primaire qui est compose de plusieurs champs. L'une de ces situations
sera explique un peu plus loin sur cette page.
Prenez quelques instants pour essayer de dterminer quels champs dans la table
seraient appropris pour tre la cl primaire ou tre dans la cl primaire.
L'explication pour appliquer la cl primaire sur un ou plusieurs champs de la table
est sur la page Web suivante sur les tables.

Dterminer les relations entre les tables

Pour qu'une relation soit possible entre deux tables, il faut:
2 tables (ou requtes ou une combinaison des deux)
1 champ en commun dans chacune des tables.
Mme type de champ (Texte avec texte, numrique avec numrique... sauf
exception de numroauto avec numrique)
Mme longueur (Pas un champ long de 15 caractres avec un autre long de 50
caractres !)
Mme genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires,
NAS avec NAS ...)
Vous n'tes pas oblig de relier toutes les tables l'une l'autre. Il est possible
d'accder l'information tant que les tables sont relies directement ou
indirectement en elles.

Dterminer les types de relations (cardinalit)

Il existe trois types de relations : 1 1, 1 plusieurs et plusieurs plusieurs.
Pour l'exemple qui est utilis sur ce site, voici comment relier les tables dont les
informations se retrouvent sur une facture.

L'image ci-dessus dmontre la liste des tables avec les champs qui les composent.
De plus, les lignes indiquent les relations entre les tables. La relation de types
plusieurs plusieurs requiert une table intermdiaire compose, au minimum de la
cl primaire des deux tables relier. C'est la raison d'tre de la table Transition
Fact-Inv qui pourrait tout aussi s'appeler Items de la facture.

La normalisation et les formes normales.

L'avantage d'une base de donnes relationnelle est d'viter au maximum les
rptitions ou les redondances d'information. La normalisation sert sparer la
liste des champs en plusieurs tables pour avoir une base de donnes qui est plus
efficace. On parle de retirer progressivement quelques problmes que l'on retrouve
dans les bases de donnes pour afficher la base de donnes sous diffrentes
formes normales (1re, 2ime, 3ime ...) Pour le moment, nous allons seulement
regarder les trois premires formes normales.

Premire forme normale : rptition des donnes

Pour atteindre la premire forme normale, il faut liminer les groupes rptitifs en
les sparant en plusieurs tables. Le travail accomplir pour atteindre la premire
forme normale est d'viter compltement les rptitions d'entre de donnes.
Par exemple, une facture peut contenir plusieurs produits.
Numro de facture Numro de produit
1

1, 3, 5

Donc, il peut avoir plusieurs numros de produits pour une mme facture. Ceci est
de la redondance et ce n'est pas une forme approprie pour conserver de
l'information dans une base de donnes relationnelle. Comment fera-t-on ensuite
pour relier une modification au bon produit? Il faut donc mettre Numro de produit
dans une table autre que Facture. On peut en mme temps dplacer les champs

similaires dans l'autre table. Le test de la deuxime forme normale va s'assurer

que les champs sont la bonne place.
Il faut s'assurer que l'utilisateur ne va entrer plusieurs fois la mme information.
Par exemple, cela ne serait pas efficace d'avoir une table "Facture" qui contiendrait
aussi les champs "Nom du client", "Adresse de livraison", "personne contact". Cela
ne passerait pas la premire forme normale. La raison est qu'il faudrait que
l'utilisateur rentre pour chaque facture la mme information qu'il a dj entre
dans les factures prcdentes pour le mme client. Aprs tout, combien de fois
peut-on entrer la mme adresse? Pas vraiment efficient! C'est pour cette raison
qu'il faut "dcouper" la liste des champs dont vous avez besoin dans plusieurs
tables pour avoir une forme efficiente d'entre et d'utilisation des donnes. La
mme situation se rpte pour les informations sur le vendeur.
Facture: Numro de facture, date, bon de commande, escompte
Clients : Numro de client, adresse de facturation, ville, numro de tlphone,
numro de tlcopieur, adresse de courriel, adresse de livraison, personneressource, escompte, conditions de paiement
Employs : Numro du vendeur, nom, prnom, numro d'assurance sociale
Inventaire : Numro de produit, description, prix unitaire, quantit achete,
quantit disponible
Il faut ensuite dterminer la cl primaire pour chaque table. Cela est ncessaire
pour la seconde forme normale. Une cl primaire est un champ, ou une srie de
champs, qui permet de distinguer un enregistrement des autres. Pour la table
Facture, la cl primaire est le champ Numro de facture. Le contenu de tous les
autres champs de la table peut se rpter ce qui serait contraire la convention
d'une cl primaire.
Deuxime forme normale: Dpendance directe la cl primaire
Pour se rendre la deuxime forme normale, il faut premirement avoir pass
travers la premire forme normale. Il faut ensuite liminer les dpendances
partielles. Cela veut dire qu'il faut s'assurer que tous les champs de la table
dpendent de la cl primaire de la table. Sinon, il faudra crer une nouvelle table
ou dplacer le champ.
Le problme pour ce niveau est le champ Quatit achete. Il dpend en mme
temps du numro de facture et du numro de produit. Une facture peut avoir
plusieurs produits. Mais un produit peut aussi se retrouver sur plusieurs factures. Il
y a donc une relation de plusieurs plusieurs entre ces deux tables.
Facture : Numro de facture, Date, bon de commande, escompte
Clients : Numro de client, adresse de facturation, ville, numro de tlphone,
numro de tlcopieur, adresse de courriel, adresse de livraison, personneressource, escompte, conditions de paiement
Employs : Numro du vendeur, nom, prnom, numro d'assurance sociale

Inventaire : Numro de produit, description, prix unitaire, quantit disponible

Items : Numro de facture, Numro de produit, Quantit achete
Voici un exemple du contenu de la table articles. Pour cette base de donnes, la
table est appele Transition Fact-Inv puisqu'elle permet de relier les tables Facture
et Inventaire. Vous remarquez aussi que la cl primaire de cette table est
compose de deux champs: Numro de facture et Numro de produit. Ce sont
aussi les cls primaires des tables Facture et Inventaire.
Numro de facture

Numro de produit

Quantit achete

10

25

50

100

Dans cette table, un mme numro de facture et un mme numro de produit

peuvent tre utiliss plusieurs fois. Mais seulement un la fois. Il n'y aura jamais
deux fois le mme numro de facture et le mme numro de produit.
Troisime forme normale : Dpendances partielles de la cl
Troisime forme normale: liminer les dpendances transitives. Il faut s'assurer
qu'il n'y a pas de tables qui soient caches parmi les autres.
Aussi, les tables ne devraient jamais contenir de champs calculs. Par exemple, il
ne devrait pas avoir les champs "sous total", "Total", "TPS", "TVQ", "TVA" ou
"Autres taxes" dans les tables puisqu'il est possible de les calculer partir des
donnes qui sont dj dans les tables. Il est possible d'avoir le "sous total" en
multipliant les "Quantit vendue" par les "Prix unitaire". Donc, il est inutile de
l'avoir dans les tables.
La troisime tape est de dterminer les relations entre les diffrentes tables. Il
faut regarder quelles sont les relations possibles entre les entits. Pour avoir une
relation, deux tables doivent avoir au moins un champ en commun. On peut relier
une facture un client par le champ "ID_Client". Ou encore, relier un produit une
facture par le champ "ID_Produit" etc. Vous devriez ce moment vous apercevoir
que certains champs seraient mieux placs dans une autre entit. Une fois que
vous avez ralis les regroupements et dtermin les relations, vous avez votre
base pour la cration des tables.
Maintenant que vous avez les entits et les champs qui les composent, pensez
quoi devrait ressembler vos formulaires et vos tats. Est-ce que les champs que
vous avez choisis rpondent tous vos besoins? Prenez tout le temps ncessaire
pour l'analyse. Il vous cotera beaucoup plus de temps et d'effort si vous passez
trop rapidement la cration et oubliez des lments importants.

Attention!
Si vous tes dans le laboratoire d'informatique au moment de la cration de votre
premire base de donnes, assurez-vous de sauvegarder le fichier sur le lecteur
A: . Ne crez pas votre base de donnes sur le disque dur. Sinon, un technicien
sera oblig de venir vous aider la dplacer sur votre disquette. chaque session,
un tudiant "perd" sa base de donnes qu'il, ou elle, a cr sur le disque dur au
lieu de sa disquette personnelle.
Du
menu
Fichier,
slectionnez
l'option
Nouveau.
Access va ensuite vous demander quel nom vous voulez donner votre fichier et
sur quel lecteur. Pour les besoins des dmonstrations appelez-le ACCESS1.MDB.
Appuyez sur le bouton OK.
Maintenant que vous avez cr la base de donnes, il reste qu'a crer les tables,
entrer l'information, crer les requtes, les formulaires, les tats, les macros et les
modules pour votre base de donnes. Donc, il reste encore beaucoup de travail.
Rparer une base de donnes
Il peut arriver par accident que vous retirez la disquette sur laquelle se retrouve
votre base de donnes avant de l'avoir ferm dans Access. Ou, la base de donnes
s'est mal sauvegarde sur la disquette. Ceci peut endommager une base de
donnes. Access vous offre une manire de rparer une base de donnes
endommage. La procdure se fait en deux tapes: rparer et compacter la base
de donnes. Le premier isole le problme et le second le retire de la base de
donnes.
Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de donnes.
Du menu Outils, slectionnez l'option Utilitaires de base de donnes.
Slectionnez
l'option
Rparer
une
base
de
donnes.
Slectionnez le fichier rparer sur le disque dur ou la disquette.

Appuyez sur le bouton Rparer.

Access va prendre quelques instants pour rparer votre base de donnes. Si tout
s'est bien droul, Access vous affiche ensuite un message indiquant que la base
de donnes a t rpare avec succs.
Compacter une base de donnes
La dernire tape a isol le problme. Mais celui-ci est encore dans la base de
donnes. L'opration de compacter va non seulement retirer les enregistrements,
les tables, les requtes et les tats que vous avez supprims de votre base de
donnes, mais aussi le problme. Bien qu'ils ne soient plus accessibles, ils sont
encore dans le fichier de la base de donnes.
Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de donnes.
Du menu Outils, slectionnez l'option Utilitaires de base de donnes.
Slectionnez
l'option
Compacter
une
base
de
donnes.
Slectionnez le fichier compacter sur le disque dur ou la disquette.

Appuyez sur le bouton Compacter.

L'opration pour compacter une base de donnes consiste en crer une nouvelle
avec seulement les lments qui sont encore utiles. Access va ensuite vous
demander quel est le nom de la nouvelle base de donnes.

Donnez un nom la nouvelle base de donnes de votre choix dans la case "Nom
du
fichier".
Appuyez sur la touche Entre ou le bouton Enregistrer.
Malgr cette procdure, il est toujours possible que la base de donnes soit trop
endommage pour tre rpare. C'est pour cette raison, autant pour les bases de
donnes d'Access que pour tout autre document, que vous devriez avoir une copie
de scurit de vos documents. N'oubliez pas qu'avec Access, il est impossible de
faire une copie de scurit pendant que la base de donnes est ouverte. Vous
pouvez copier le fichier de la base de donnes seulement aprs avoir quitt
Access.
Introduction
C'est dans les tables qu'on retrouve les informations de la base de donnes. Ces tables
sont structures. Sa structure contient la liste des champs ainsi que les proprits ou les
caractristiques de ceux-ci. Cette page vous donne non seulement les informations sur la
cration d'une table, mais aussi sur l'ajout et la modification de celle-ci.

Pour ce faire, la premire partie de cette page consiste la cration d'une table pour conse
certaines informations sur les employs d'une compagnie. Vous allez voir de cette manire
tapes pour la cration et la gestion d'une table.

Au moment de la cration de vos tables pour vos besoins, n'oubliez surtout pas la phase d'a

Une bonne analyse en profondeur de vos besoins et des donnes dont vous avez besoin pou
atteindre vos attentes peuvent la fin vous sauver beaucoup de temps et d'aggravations.
Cette phase est explique en plus de dtails sur la page d'introduction d'Access.

Avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de la table Employs. Cha

enregistrement de la table doit avoir le nom et le prnom de la personne. Le poste est l'occu

la personne occupe dans l'entreprise. Pour cet exemple, il n'y a que deux types de poste: le

les vendeurs. Le champ bureau indique le lieu de travail. Pour cette entreprise, il y a des em

Montral et Qubec. Les grants travaillent selon un salaire tandis que les vendeurs trava

seulement commission. Pour terminer, il est ncessaire d'avoir la date d'embauche de l'em

Voici la liste des champs de la table Employs ainsi que les caractristiques obligatoires. En

donner un nom au champ, il faut lui dterminer un type et, dans la plupart des cas, une tail

indiquer la taille des champs selon le nombre de caractres que vous voulez conserver dan
champs.
Nom
champ

du Type
champ

de

Prnom

Texte

15

Nom

Texte

15

Poste

Texte

10

Bureau

Texte

15

Salaire

Montaire

Commission

Montaire

Embauche

Date

Taille Format

Date
abrge

Cration d'une table

Pour cet exercice, il consiste crer une table qui contient de l'information sur les employs

compagnie. Avant mme d'entrer de l'information, il faut donner une structure cette table
Il faut dterminer une liste de champs ainsi que les caractristiques de ces champs.

C'est seulement aprs cette tape qu'il sera possible d'entrer de l'information.
Cliquez sur l'onglet Tables
Appuyez sur le bouton Nouveau.

Access vous offre plusieurs manires de crer une table de donnes. Le mode feuille de don

vous affiche une grille dans laquelle vous crivez simplement les informations que vous vou

conserver. Vous pourrez ensuite choisir le mode cration pour changer les options qu'Access

dtermines pour vous. Le mode cration contient toutes les options pour crer et personn
structure d'une table de donnes. L'assistant Table vous donne de l'aide la cration d'une

en vous demandant de choisir parmi une liste de champs qui se retrouvent le plus souvent d

une table. Vous pouvez aussi importer une table partir d'une autre base de donne d'Acce

mme d'une feuille de travail d'Excel. La dernire option vous permet de faire un lien une
table d'une autre base de donnes et d'accder ses informations.
De la liste des choix, slectionnez l'option Mode Cration.

1. Donner un nom au champ

Lors de l'ajout d'un champ la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un type de
champ.

Selon le type de champ, il faut aussi indiquer Access le nombre de caractres que vous vo

prserver dans le champ. Vous pouvez aussi, votre choix, ajouter un commentaire pour do
plus d'information sur le contenu du champ.

Les types de champs

Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ
Texte
Mmo
Numrique
Date/Heure

Montaire
NumroAuto
Oui/Non

Objet OLE

Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par dfaut, Access indique que
champ est de 50 caractres. Vous pouvez toujours modifier la taille du c
vos besoins. Le maximum est de 255 caractres.
Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n'est pas dte
Le maximum est de 65 535 caractres.
Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi dterminer le n
chiffres aprs la dcimale selon vos besoins.
Peut contenir ou afficher des dates ou mme de l'heure. Bien qu'une da
une heure soit affiche, Access conserve ces donnes sous forme de ch
Chaque chiffre reprsente une journe. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 19
Le chiffre 2 pour le 2 janvier ... Access conserve l'heure, les minutes et
secondes en fractions de journe. Donc 0,5 est l'quivalent de midi, 0,7
18h etc. C'est aussi plus facile de faire la diffrence entre deux dates.
Il s'agit d'un type de champ numrique. Le format du champ est dj pr
afficher le signe $.
Champ numrique entier qui augmente automatiquement d'un (1) ch
nouvel enregistrement que vous ajoutez la table. Autrefois appel com
C'est idal pour ajout de nouvelles factures, de commandes ou de clien
Champ logique. Dtermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur,
non-fumeur.
Access conserve l'information sous forme numrique. 0 = faux, -1 = vra
Permet de faire un lien un objet provenant d'applications Windows. Il
capable de grer en liant ou en implantant dans la base de donnes
(Object Linking and Embedding).

Lien hypertexte

Permet de faire un lien hypertexte un autre objet ou l'un des service

l'Internet qui permet le URL (Uniform Ressource Locator) tel que FTP, g
et les newsgroups.
Assistant liste de Cet assistant vous permet d'accder une liste de choix prdtermin
choix
contenu dans une autre table ou requte. Cette liste peut tre le conte
d'une requte ou que vous avez prpar vous mme.

Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique lors
revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi d'avoir ces cham

Cette description va aussi apparatre dans le coin infrieur gauche de la fentre au momen
ou la modification des donnes.
Les proprits du champ

Au bas de l'cran, il y a les caractristiques ou les proprits du champ. Chacun est pratiqu

es circonstances. La partie qui suit explique chacune de ces proprits et quand ceux-ci son

pratiques. Vous pouvez aussi aller chercher plus d'information sur l'une des proprits ci-de
plaant le pointeur sur celle-ci et en appuyant sur la touche F1.
Taille:

Dtermine le nombre de caractre qui peut tre contenu dans un champ

Cette proprit est seulement valide pour les champs de type Texte.
Les autres types de champs ont dj une taille prdtermine.
Dtermine la faon que l'information sera affiche dans le champ.
Dtermine la faon que l'information sera entre dans le champ.

Format:
Masque
de saisie:
Lgende:

Texte qui sera affich dans la feuille de donnes, les formulaires et les
la place du nom du champ.
Dtermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistremen

Valeur
par dfaut:
Valide si:
Message
si erreur:
Null Interdit:
Chane
vide autorise:
Index:

Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut tre
dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prtes travai
un salaire ngatif.
Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictio
proprit valide si.
Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ.
Permet d'insrer des espaces " " dans un champ.

Cette proprit est pour afficher les informations en ordre croissant lors
l'affichage. Elle est aussi ncessaire lors de la cration de relations avec
tables.

Ces dernires proprits sont ceux qui sont disponibles pour les champs de type Texte.
Voici quelques proprits supplmentaires disponibles pour les autres types de champs.
Dcimales

(Numrique,

Dtermine le nombre de dcimales qui sera conserv avec

Chiffre montaire.

Nouvelles
valeurs (NumroAuto):

Dtermine si le prochain chiffre sera la suite de la srie

(Incrment) ou un chiffre au hasard (alatoire).

Pour avoir plus d'informations sur les proprits des champs:

Placez le pointeur dans la proprit pour laquelle vous voulez plus d'informations.
Appuyez sur la touche F1.
L'aide d'Access va vous afficher l'information qu'elle possde sur cette proprit.
Cl primaire

Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui aide diffrencier un enregi
les autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numro d'assurance sociale pour di
des employs de la compagnie. Il n'y a pas deux qui sont identiques. On peut aussi u
d'inventaire pour diffrencier chacun des produits des autres etc.

Une cl primaire peut aussi tre compose de plusieurs champs. Tant que la combin
diffrencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut ajouter une rservation sach
pas deux personnes qui vont se prsenter en mme temps avec le mme nom. Si cel
faudrait ajouter un autre champ la cl primaire pour les diffrencier. Ou, on pourrait sim
champ No. de rservation pour rgler le problme. L'utilisation de plusieurs champs po
cl primaire est trs rare mais possible.

La mthode pour insrer la cl primaire sur un ou des champs de la table sera explique un
cette page; au moment de la modification de la table.
Cl secondaire

Une cl secondaire est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table. Par exem
la table Facture peut tre reli la cl No. de client de la table Clients.

Sauvegarder la structure de la table

Aprs avoir conu une table, il faut la conserver.
Appuyez sur le bouton
.
OU
Du menu Fichier, slectionnez l'option Enregistrer.
Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle table.

Entrez le nom de votre choix. Pour cet exercice, entrez le nom Employs et appuyez sur l

Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une cl primaire vot
moment, cette table n'a pas besoin de cl primaire. Elle sera ajoute un peu plus loin sur ce
Appuyez sur le bouton Non.
Entre de donnes

Maintenant que la structure de la table est dfinie, il est possible d'entrer de l'inform
l'utilisateur; des donnes. Pour commencer, il y a des donnes sur les quatre employ
Montral. La prochaine tape consiste entrer ces donnes dans la table.
Appuyez sur le bouton
.
OU
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes.

Access va vous montrer une grille pour entrer les donnes comme celle-ci (sans les donne

Entrez les informations suivantes sur les employs de la compagnie.

Prno
m

Nom

Roger

Lepage Grant

Denis

Lamber Vendeu Montr

t
r
al

Salair Commissio Embauch

e
n
e

Montr
50000
al

92-01-01
43000

92-01-01

Vendeu Montr
r
al

65000

93-01-01

Gendro Vendeu Montr

n
r
al

23000

93-06-06

Suzann
Rmi
e
ric

Poste Bureau

Note: La dernire ligne d'une table ou d'une requte affiche toujours un "*" dans la case gri
la ligne. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci. Entrez les chiffres sans les signes $. Au la
les dates en format anne (2 chiffres), mois, jour avec un tiret entre chacun.
Insrer un masque de saisie

Un masque de saisie est pour indiquer Access la manire que l'information soit entre dan
pouvez forcer l'utilisateur entrer les donnes d'une certaine manire. Par exemple,
d'avoir des lettres dans un numro de tlphone ou un numro d'assurance social. De mm
est une srie de lettres et de chiffres. Comment s'assurer que les donnes seront entr
manire ? C'est pour cette raison qu'il y a les masques de saisie.

Access a dj quelques gabarits (modles) pour les donnes qui se retrouvent le plus souve
de donnes. La partie qui suit est pour vous dmontrer comment accder ces modles. Vo
selon vos besoins dans vos propres tables.
Placez le curseur sur le champ que vous voulez ajouter un masque de saisie.
Parmi sa liste de proprits, cliquez sur celle du masque de saisie.
Au bout de la case, un bouton avec trois petits points l'intrieur vient d'apparatre.

Appuyez sur ce bouton.

Access va peut-tre vous demander de sauvegarder votre table avant de pouvoir continuer.
Si Access vous demande aussi une cl primaire, pour les besoins de l'exercice, n'en ajoutez
moment.
La fentre avec la liste des modles vient d'apparatre.

Il y a plusieurs modles. Chacun est pour une occasion diffrente. Vous pouvez les utiliser p

numro de tlphone jusqu' un mot de passe.

Une fois que vous aurez fait votre choix de masque de saisie, appuyez sur le bouton Suiv
La fentre suivante va apparatre.

Cette fentre vous montre le masque de saisie. Vous pouvez exprimenter en crivant du te
Essayer. Il vous est possible de changer le format du masque de saisie pour mieux rpondr
En plaant le curseur dans la case Masque de saisie et en appuyant sur la touche F1, vou
des possibilits pour le format du masque de saisie. Cette liste est trs dtaille et devrait
attentivement.
Une fois que vous aurez dtermin le masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande ensuite de quelle manire que l'information sera entrepos dans le
champ: avec ou sans les symboles du masque de saisie (les parenthses, les espaces ainsi
tirets).
Faites votre choix et appuyez sur le bouton Suivant.

Une dernire fentre devrait apparatre pour vous indiquer que la cration du masque de sa
termine.

moins que vous vouliez changer une option en appuyant sur le bouton Prcdent, il ne
qu' appuyer sur le bouton Terminer.
Ajouter un masque de saisie

L'option prcdente montrait comment utiliser les masques de saisies existant. Mais, il vous
possible d'ajouter vos propres masques de saisies pour mieux rpondre vos besoins. Le te
montre les tapes suivre pour crer un nouveau masque de saisie. Le prochain exercice va
nouveau masque de saisie pour un code d'inventaire. Ce code est compos de trois lettres,
quatre chiffres.
Entrer dans le mode de masque de saisie en appuyant sur le bouton (...).
Appuyez sur le bouton
Appuyez sur le bouton
un nouveau.

situ au coin infrieur gauche de la fentre.

pour vous rendre la fin de la liste des masques de saisies et p

Une fentre va apparatre dont toutes les cases seront vides. C'est vous d'entrer le nom d
saisie, sa prsentation, s'il y a des espaces rservs. Vous pourrez mme ajouter un exempl
saisie.
Pour les besoins de l'exemple, entrez le texte suivant dans les cases appropries.

Une fois que vous avez entr les options voulues, appuyez sur le bouton Fermer.
Vous pouvez ajouter autant de masques de saisie que vous voulez.
Insrer un Valide Si

La proprit Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes l'entr de donnes. P
trs peu de personnes qui aiment travailler pour un salaire ou une commission ngative. L
dmontrer le fonctionnement de ValideSi en l'utilisant pour ne pas permettre des valeu
champs Salaire et Commission.
Ouvrez la table Employs en mode cration.
Placez le pointeur sur le champ Salaire.
Les proprits du champ vont apparatre dans la section du bas.
Placez le pointeur dans la case Valide Si.

C'est dans cette case que vous mettez les critres de validation. Vous pouvez utiliser de diff
oprateurs ( =, >, <, <=, >=, <>, Entre et, ou, Pas ...) pour crer le critre de validation. P
faut s'assurer que la valeur qui est entre dans le champ ne soit pas ngative.
Dans la case Valide Si, entrez le critre suivant: >= 0 .

Dans l'exercice, il est possible qu'une personne gagne aucun salaire ou aucune commission
l'occupation de l'employ dans l'entreprise. Les grants gagnent seulement un salaire tandi
vendeurs gagnent seulement une commission sur les ventes. Donc, il est possible d'avoir un
commission gale zro.

La case Message si erreur est le texte qui va apparatre l'cran lorsque le contenu du ch
les critres de validation. Dans ce cas, si l'utilisateur entre un chiffre ngatif.

Dans la case Message si erreur, entrez le texte suivant: Un employ de l'entreprise ne

avoir un salaire ngatif. Entrez un chiffre positif ou zro.

Rptez l'opration pour le champ Commission.
La prochaine fois que vous entrerez ou modifierez le contenu des enregistrements, essayez
valeur ngative pour voir le rsultat.
Modification de la table

Aprs un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont ncessaires une
besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'tre modifis ou simplemen
partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton
OU
Du menu Affichage, slectionnez l'option cration.
OU
partir du menu principal, slectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.

Pour l'exemple, il faut ajouter quatre nouveaux champs: Numro de poste, statut, perma
commentaires. Le champ Numro de poste sera utilis pour diffrencier chacun des enr
sera la cl primaire de la table. De plus, le champ Numro de poste sera insr au dbut de
table. Le champ Statut servira conserver le statut marital de l'employ. Ce champ sera d
Numrique. Il va conserver le statut marial selon un chiffre: 1 = clibataire, 2 = mari sans
mari avec dpendants, 4 = divorc, 5 = divorc avec allocation familiale. Donc, les seules
sont entre 1 et 5. Il sera aussi utilis lors de la cration d'un formulaire. Le champ Permane
Oui/Non. Il va dterminer si la personne reu sa permanence dans l'entreprise. Le champ
sera de type mmo. Il sera possible d'crire des commentaires, au sujet de la performance
employs de l'entreprise.
Nom du champ

Type
champ

Numro
poste

Compteur

de

de

Taille

Prnom

Texte

15

Nom

Texte

15

Poste

Texte

10

Bureau

Texte

15

Salaire

Montaire

Commission

Montaire

Embauche

Date

Statut

Numrique

Permanence

Oui/Non

Commentaires Mmo
Insrer un champ

Format

Autre

Date
abrge
Entier
long

Valide si: Entre 1 et

5

Placez le pointeur sur la ligne que vous voulez insrer un nouveau champ la table. Pour
le pointeur
sur
la
premire
ligne
de la
table, soit
la
ligne
du c
Du
menu
dition,
slectionnez
l'option
Insertion
d
OU
Appuyez sur le bouton

Une nouvelle ligne libre va apparatre. Les autres lignes seront dcales vers le bas.
crivez
le
nom
du
champ.
Pour
l'exercice,
il
s'agit
Slectionnez le type de champ Texte avec une taille de 15 caractres.

de

Numro

Insrez les nouveaux champs Statut, Embauche et Commentaires la fin de la

proprits qui sont dcrites dans la table ci-dessus.
Dplacer un champ
Pour changer l'ordre de prsentation des champs

Cliquez
sur
la
bote
grise

la
gauche
du
nom
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ vers le haut ou
besoins.

Le champ va se rinsrer dans la structure de la table entre les deux champs dont la ligne
plus paisse ds que vous lcherez le bouton de la souris.
Supprimer un champ
Cliquez
sur
la
ligne
du
champ
que
Appuyez
sur
la
OU
Du menu Edition, slectionnez l'option Supprimer les lignes.

vous
touche

voule

Placer la cl primaire

La cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de disting

enregistrements. Chaque personne son numro d'assurance social, un numro de clie
Celui-ci peut tre compos de lettres ou de chiffres. L'une des choses qu'Access vrifie
s'assurer qu'il n'y a pas deux enregistrements qui auront la mme information dans le cha
deux personnes peuvent avoir le mme numro d'assurance sociale ou deux produits le m
produits.

Access ne permettra pas la cration de la cl primaire si deux enregistrements ont la mme

le champ choisi. Si vous avez absolument besoin que les deux enregistrements aient la m
faudrait considrer un autre champ, ou une combinaison de champs, pour la cl primaire de

Une table n'est pas oblige d'avoir une cl primaire. Elle a cependant besoin d'une cl pr
tables veulent accder de l'information de cette table. Par exemple, la table Facture po
relations entre les tables, accder l'information de la table Clients pour connatre le n
adresse et d'autres informations. Donc, pour trouver plus rapidement l'information et pour
a pas deux clients avec le mme numro de clients, il faut que le champ Numro de c
Clients soit la cl primaire de cette table.

Pour cet exercice, le nouveau champ Numro de poste sera la cl primaire de la table.

Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la cl primaire de la table. Pour l'exe
champ
Numro
de
Appuyez sur le bouton

La cl place dans la bote grise la gauche du champ Numro de poste confirme que l
sur ce champ.

Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la cl primaire, appuyez sur l
dslectionner le champ comme cl primaire.
Placer une cl primaire sur plusieurs champs

Une cl primaire peut aussi tre compose de plusieurs champs. Il y a mme des oc
ncessaire d'avoir une cl primaire de cette faon. Pour cet exercice, la cl primaire se
champs Prnom, Nom et Date d'embauche.

Cliquez
sur
la
petite
bote
grise

la
gauche
du
cha
En gardant un doit sur la touche CTRL, cliquez ensuite sur les botes grises la gauche
et
Appuyez sur le bouton

Voici le rsultat final.

La cl place dans la bote grise confirme que la cl primaire est compose des champs
Embauche. Cela veut dire qu'il est possible d'inscrire plusieurs fois la mme valeur dans
Mais il est impossible d'inscrire plusieurs fois les mmes valeurs dans tous les champs qui
primaire en mme temps. Par exemple, il est impossible d'avoir deux personnes ayant le
nom qui sont embauchs en mme temps.

Pour les besoins des prochains exercices, replacez la cl primaire sur le champ Numro d
Liste de choix (liste droulante)

Les listes ont l'avantage de permettre d'entrer plus rapidement les donnes ainsi que de r
d'erreurs l'entre. Il est aussi possible de limiter l'entre de donnes au contenu de la lis
exercices consistent utiliser une liste de choix avec le champ Bureau.

Retournez
en
Placez
le
pointeur
sur
Au bas de l'cran, slectionnez l'onglet Liste de choix.

mode
le

champ

Au dbut la seule option disponible est le mode d'affichage des donnes qui est en mode te
Changez l'option Afficher le contrle Zone de liste modifiable.
Les autres options vont apparatre.
L'option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y a trois options:
Liste
valeurs

de Prends la liste des valeurs que vous entrez dans

la case Contenu.

Liste
champs

de Prends la liste des champs d'une table ou d'une

requte.

Table/requte

Prends la liste des valeurs des champs qui sont

dans une table ou une requte que vous
dterminez dans la case Contenu.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option Liste de valeurs.

Cette option vous permet d'crire les valeurs que vous voulez dans la liste. Il faut mainten
liste des valeurs qui seront affichs dans la liste.
Placez
le
pointeur
dans
Entrez le texte suivant: "Montral";"Qubec";"Hull" .

la

case

Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre des guillemets devant et aprs
la liste. Cela serait inutile pour un champ de type Numrique ou Montaire. Chaque vale
spare par un point-virgule (;).

Les autres options seront expliques dans les prochains exercices. Il reste la dernire option
Changez la valeur de la case Limiter la liste Oui.

L'utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles dans la liste que vous ave
afficher un message d'erreur s'il essait.

Enregistrer

les

modifications

de

la

table

en

appuyant

Appuyez
sur
le
OU
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes.

sur

le

bouton

Placez le pointeur sur le champ Bureau de l'un des enregistrements.

Le bouton de la liste va apparatre la droite de la case. Vous pouvez cliquez dessus pou
choix. Vous pouvez aussi commencer crire dans la case.
Entrez
dans
la
Appuyez sur la touche Entre.

case

la

ville

de

Access va vous afficher ce message d'erreur puisque Chicoutimi n'est pas dans la liste prd
Appuyez
sur
Slectionnez l'un des lments de la liste.

le

Retournez en mode Cration en appuyant sur le bouton

bouton

Le prochain exercice consiste utiliser une liste de choix en utilisant le nom des champ
d'une requte.

Changez
le
contenu
de
la
case
Origine
Changez le contenu de la case Contenu la table Employs.

source

Liste

La liste va contenir seulement les noms des champs de la table Employs.

Enregistrez

le

modifications

de

la

table

en

appuyant

Appuyez
sur
le
OU
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes.

sur

le

bouton

Access va afficher la liste des champs de la table slectionne. Cela peut tre pratique dans

La possibilit la plus intressante est de choisir parmi le contenu d'un autre table ou requ
donnes. Pour raliser cet exercice, vous devez donc avoir une autre table ou requt
rfrence pour la liste de choix. Vous pourrez aller chercher le fichier demoacc2.mdb ou d
la page des fichiers de dmonstrations selon que vous utilisez Access 97 ou 2000 respective
Retournez en mode cration en appuyant sur le bouton

Changez le contenu de la case Origine source Table/requte.

La source de cette liste de choix sera le contenu de la table Bureau que vous retrouverez
donnes demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb des fichiers de dmonstrations. Lorsque vou
Table/requte, la source de la liste peut tre n'importe quel table ou requte de votre base d
Changez le contenu de la case Contenu la table Bureaux.
Pour cet exercice, le contenu de la table Bureaux sera utilis.
Changez le contenu de la case Colonne lie 1.

C'est le contenu du premier champ de la table Bureaux qui sera ajout au champ Bu
Employs.

Changez le contenu de la case Nbr colonnes 3.

Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux sera affich. Cela fourni plus
l'utilisateur pour faire le bon choix.
Laissez l'option de la case En-ttes colonnes Non.

L'en-tte des colonnes affiche au dessus de la liste le nom des champs. Cela peut tre inu
comme pour ce cas.
Changez le contenu de la case Largeurs colonnes 2cm;4cm;2cm .

Vous pouvez dterminer la largeur de chaque champ qui sera affich. Il faut placer un poin
la largeur de chaque colonne (champ).
Laissez l'option de la case Lignes affiches 8.

Un maximum de huit choix sera affich en mme temps l'cran. Une barre verticale v
droite si le nombre de choix possibles est plus que cela.
Changez le contenu de la case Largeur liste 8cm.
C'est la largeur totale de tous les champs qui seront affiches.
Changez le contenu de la case Limiter la liste Non.
Enregistrez

le

modifications

de

la

table

en

appuyant

Appuyez
sur
le
OU
Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes.

sur

le

bouton

Vous remarquerez qu'il est plus facile de trouver le bon choix lorsqu'il a plus d'information
trois premiers champs de la table Bureaux vont apparatre lorsque vous allez appuyer s
droite de la cellule. C'est le contenu du premier champ qui sera plac dans cette cellule.
Ajout denregistrements
Apportez les ajouts aux enregistrements dj crs et ajoutez les autres enregistrements
Numr
o
Prno
Nom
de
m
poste

poste bureau

Grant Montr 50000

Roger

Lepage

salair commissio embauch statu permanen

e
n
e
t
e
92-01-01

oui

al
vendeu Montr
r
al

43000

92-01-01

oui

Suzann
Rmi
e

vendeu Montr
r
al

65000

93-01-01

oui

ric

Gendron

vendeu Montr
r
al

23000

93-06-06

non

Roger

Dubuc

Grant Qubec 43000

93-01-01

oui

lise

Lavigue vendeu
Qubec
ur
r

47000

93-06-01

oui

Paul

Gendron

vendeu
Qubec
r

22000

93-01-06

non

Denis

Lambert

Le tri

Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de donnes, l'option d

enregistrements en ordre croissant ou dcroissant selon un champ.

Dans le mode Feuille de donnes, vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons
Ceux-ci

Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant
Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que vous v

Tous les enregistrements seront affichs selon l'ordre que vous avez demand sur le cham
pointeur ce moment.
Le filtre

L'option du filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : celle qui r
que vous avez dtermine auparavant. Ceci est trs avantageux lorsque l'utilisateu
rapidement quelques enregistrements parmi une grande masse de donnes.

partir du mode Feuille de donnes, vous retrouverez les boutons pour crer, activer et d
sur une table ou une requte:

Cration d'un filtre

Dterminer les critres de slection. Vous pouvez
enregistrements; ceux qui rpondent certains critres.

choisir

partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton

La liste des champs de la table va apparatre l'un ct de l'autre.

Pour retirer les filtres prcdents, appuyez sur le bouton

d'afficher

seulement

Il ne reste qu' mettre les critres pour afficher seulement les enregistrements qui
conditions. Pour l'exercice, il consiste afficher seulement les vendeurs de la rgion de
faudra deux critres: l'un pour le champ Poste et l'autre pour le champ Bureau.
Placez
le
pointeur
Appuyez
sur
le
triangle
pointant
De la liste, slectionnez le poste vendeur.

Placez
le
pointeur
Slectionnez Qubec parmi la liste.

dans
vers
le

dans

la
bas

au

case
bout
d

la

case

La liste des choix rend facile de trouver l'information. Elle affiche seulement ce qui est
champ. Mais, il est aussi possible de crer ses propres critres. Par exemple, il est poss
gagne un salaire suprieur 45 000 $ en mettant l'opration >45000 en dessous du cham

Il est aussi possible de combiner des critres. Dans cet exercice, deux critres sont com
gale vendeur ET Bureau est gale Qubec.
Activer un filtre
Pour
activer
le
filtre,
appuyez
sur
OU
partir du menu Filtre, slectionnez l'option Appliquer le filtre.

le

Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui rpondent aux critres que vous av
Dsactiver un filtre
Appuyez
sur
le
bouton
OU
Du menu Enregistrement, slectionnez l'option Afficher tous les enregistrements.
Imprimer la structure d'une table
Du
menu
Outils,
Slectionnez l'option documentation.
La fentre suivante va apparatre.

slectionnez

l'option

an

Slectionnez
la
ou
les
tables
Appuyez sur le bouton Options ...

dont

vous

voulez

imprimer

la

La fentre suivante va apparatre.

Slectionnez
les
Appuyez sur le bouton OK.

options

dont

vous

avez

Une fois revenue la fentre de documentation, appuyez sur le bouton OK.

Access va gnrer l'tat que vous avez demand. Vous pouvez le voir l'cran ou l'imprime
En
OU
Du
OU

appuyant
menu

sur
Fichier,

le
slectionnez

bouton
l'option

Appuyez sur les touches CTRL et P.

Exporter une table

Access vous donne la possibilit d'exporter les donnes des tables. Celles-ci peuvent tr
d'autres bases de donnes ou dans le format d'autres applications tel qu'Excel ou Word
cette faon prendre avantage des possibilits de celles-ci pour des calculs, des analyses ou
par exemple. Il est noter cependant qu'il est prfrable d'exporter partir des requ
seulement besoin d'une partie des enregistrements et non le tout.

partir
du
menu
principal,
slectionnez
l'onglet
Cliquez
sur
la
table
que
vous
Du menu Fichier, slectionnez l'option Enregistrer sous/Exporter.

Slectionnez
l'option
Vers
Appuyez sur le bouton OK.

un

fichier

ou

une

base

Tables
voulez

de

donn

Slectionnez
le
Slectionnez
le
type
Appuyez sur le bouton Exporter.

de

nom
format

de
qui

rpond

votre

Access va crer un nouveau document avec les donnes de tables dans le format que vous
Importer une table

L'option d'importer vous permet d'aller cherches des donnes provenant d'autres base
d'autres applications et de les ajouter votre base de donnes. Le prochain exercice consis
donnes partir d'un fichier Excel. Si vous ne l'avez pas dj fait, sauvegardez le fichie
partir de la page des fichiers de dmonstrations sur une disquette.

partir
du
menu
principal,
slectionnez
l'onglet
T
Cliquez
sur
la
table
que
vous
voulez
Du menu Fichier, slectionnez l'option Donnes Externes et Importer.

La prochaine partie prsume que vous avez enregistr le fichier demodb.xls sur une disqu

De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, slectionnez Disq

De
la
liste
du
menu
Type
de
fichier,
slectionnez
l'option
Mi
Parmi
la
liste
de
fichiers
sur
la
disquette,
slectionnez
le
fic
Appuyez
sur
le
bouton
OU
Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.

Access a besoin de savoir parmi les feuilles de travail d'Excel sur laquelle se retrouve
importer. Pour l'exercice, ces donnes sur la feuille de travail nomm Feuil1. Il y a aucune
sur cette feuille autre que les donnes importer. Sinon, il aurait fallu donner un nom a
contenant les donnes importer. L'assistant d'importation appelle cela l'option "Affi
nommes".
Slectionnez
l'option
Slectionnez
la
Appuyez sur le bouton Suivant.

Afficher
feuille

les
de

feuilles
donnes

de
nomme

Access vous demande si les donnes de la premire ligne de la feuille de travail sont les n
de la table importer. Dans ce cas, il est vrai que les donnes de la premire ligne so
champs.
Cliquez
sur
l'option
Premire
Appuyez sur le bouton Suivant.

ligne

contient

les

en-ttes

Access vous demande si vous voulez crer une nouvelle table pour entreposer ces donne
une table qui existe dj. Pour l'exercice, les donnes seront conserves dans une nouvelle
Slectionnez
l'option
Appuyez sur le bouton Suivant.

Dans

une

nouvelle

Access vous demande maintenant plus d'informations sur chacun des champs, ou colonne
importer. Pour changer les proprits de chacun des champs, il suffit de cliquer sur la bot
le nom du champ. Vous pourrez ensuite changer quelques proprits tel que le nom, l'inde
voulez importer le champ ou non.

Si la premire ligne des donnes importer n'tait pas celle avec le nom des champs
changer maintenant en entrant le nom de votre choix dans la case Nom du champ. M
rpondu oui la question deux fentres auparavant, vous pouvez encore changer le
rpondre vos besoins.

Access vous demande aussi si vous voulez indexer le champ. Les choix sont non, oui ave
sans doublon. Ceci aide trier les enregistrement et aussi ncessaire lors des relations ent
acclre l'accs aux donnes aux tables relies. Placez un tri seulement sur les champs nc
besoins. Vous ralentissez la prsentation des donnes lorsque vous placez le tri sur plusie
table.

Une dernire option vous donne le choix d'importer seulement les champs dont vous avez b
encore possible d'exclure un champ de l'importation. Il suffit de choisir le nom du champ et
Ne pas importer le champ (sauter).

Access vous demande ensuite quel nom vous allez donner la table que vous importez. C
vous n'importez pas les donnes dans une table qui existe dj.

Vous avez aussi la possibilit d'activer l'assistant d'analyse de structure. Celui-ci analys
regarde pour des ddoublements d'informations. Il vous demande ensuite s'il peut dcoup
plusieurs tables pour avoir une structure des tables la plus optimale possible. Pour les beso
n'activez pas cette option. Vous pouvez aussi avoir de l'aide supplmentaire une fois
termin son travail.

Access va ensuite vous confirmer l'importation des donnes selon les choix que vous avez d
Appuyez sur le bouton OK.

Voici le rsultat de l'importation si vous ouvrez la table Employ 2.

Lier une table

Lier une table la base de donnes vous donne l'avantage d'accder des donnes qui so
celle-ci sans pour autant la "grossir" . Vous pouvez aussi ajouter ou retirer des don
extrieure. Le dsavantage est que vous ne pouvez pas changer la structure de cette t
exercice consiste lier la mme table que vous avez importe dans l'exercice prcde
tapes suivre pour lier une base de donnes externe ressemblent ceux de l'importation.
Du menu Fichier, slectionnez les options Donnes externes et Lier.

La prochaine partie prsume que vous avez enregistr le fichier demodb.xls sur une disqu

De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, slectionnez Disq

De
la
liste
du
menu
Type
de
fichier,
slectionnez
l'option
Mi
Parmi
la
liste
de
fichiers
sur
la
disquette,
slectionnez
le
fic
Appuyez
sur
le
bouton
OU
Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.

Slectionnez
l'option
Slectionnez
la
Appuyez sur le bouton Suivant.

Afficher
feuille

les
de

feuilles
donnes

de
nomme

Access vous demande si les donnes de la premire ligne de la feuille de travail sont les n
de la table importer. Dans ce cas, il est vrai que les donnes de la premire ligne so

champs.
Cliquez
sur
l'option
Premire
Appuyez sur le bouton Suivant.

ligne

contient

les

en-ttes

Pour terminer, Access vous demande quel est le nom que vous voulez donner la table atta

Pour les besoins de l'exercice, crivez dans la case Nom de la table attach
Appuyez sur le bouton Terminer.

Access vous confirme que les donnes de la feuille de travail Feuil1 du fichier demodb.xls
accessibles partir de votre base de donnes.

Pour diffrentier les tables de la base de donnes de ceux qui sont attachs, Access place u
la table attache. Puisque les donnes proviennent du chiffrier d'Excel, l'icone de l'applicatio